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Ejemplo de consulta de una base de datos AVISO: Esta página ha sido generada para facilitar la impresión de los contenidos. Los enlaces externos a otras páginas no serán funcionales. La base de datos Access. Conceptos básicos Introducción Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales . Esto permite a Access almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc.. Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para almacenar y gestionar estos datos. Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de datos para gestionar información. Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos, los alumnos, y los profesores que tenemos. Si abrimos el primer cajón, donde ubicamos la información relativa a los vehículos, obtendremos una ficha por cada vehículo, como la que aparece en la imagen derecha, donde guardaremos datos relativos a la marca y modelo del vehículo, matrícula del mismo, foto, etc... La archivadora sería una base de datos la cual estructura la información en tablas, que serían los cajones. Las tablas creadas no actúan como objetos independientes, sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (en este caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí). A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access 2000 para la gestión de datos. La base de datos Access. Conceptos básicos La base de datos Access. Conceptos básicos Introducción Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Access almacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc.. Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios para almacenar y gestionar estos datos. Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases de datos para gestionar información. Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos,

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Ejemplo de consulta de una base de datos

AVISO: Esta página ha sido generada para facilitar la impresión de los contenidos. Los enlaces externos a otraspáginas no serán funcionales.

La base de datos Access. Conceptos básicos

Introducción

Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Accessalmacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc..

Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionadaentre sí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios paraalmacenar y gestionar estos datos.

Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases dedatos para gestionar información.

Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora dondealmacenamos los datos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos informaciónen tres cajones relativa a los vehículos, los alumnos, y los profesores que tenemos.

Si abrimos el primer cajón, dondeubicamos la información relativa a losvehículos, obtendremos una ficha porcada vehículo, como la que aparece en la

imagen derecha, donde guardaremos datos relativos a lamarca y modelo del vehículo, matrícula del mismo, foto,etc...

La archivadora sería una base de datos la cual estructura lainformación en tablas, que serían los cajones.

Las tablas creadas no actúan como objetos independientes,sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (eneste caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí).

A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access2000 para la gestión de datos.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Introducción

Microsoft Access es lo que se denomina un gestor de bases de datos relacionales. Esto permite a Accessalmacenar una gran cantidad de información, manipularla, imprimirla, ordenarla, etc..

Una base de datos no es más que un conjunto de información, con una característica común, relacionada entresí, mientras que un gestor de base de datos es el conjunto de herramientas y objetos necesarios paraalmacenar y gestionar estos datos.

Hoy en día existen multitud de situaciones en las que, de un modo u otro, se utilizan gestores de bases dedatos para gestionar información.

Supongamos que somos el propietario de una autoescuela y tenemos una archivadora donde almacenamos losdatos de nuestro negocio. Así, en esta archivadora tenemos información en tres cajones relativa a los vehículos,

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Ejemplo de consulta de una base de datos

los alumnos, y los profesores que tenemos.

Si abrimos el primer cajón, dondeubicamos la información relativa a losvehículos, obtendremos una ficha porcada vehículo, como la que aparece en laimagen derecha, donde guardaremosdatos relativos a la marca y modelo del

vehículo, matrícula del mismo, foto, etc...

La archivadora sería una base de datos la cual estructura lainformación en tablas, que serían los cajones.

Las tablas creadas no actúan como objetos independientes,sino que es posible establecer relaciones entre ellas de modo que actúen como un conjunto interrelacionado (eneste caso los vehículos, alumnos y los profesores están relacionados entre sí).

A lo largo de esta unidad iremos viendo las principales herramientas que proporciona Access2000 para la gestión de datos.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Entrando en Access

Para empezar a trabajar con Access lo primero que tendrá que hacer será acceder a él, lo podrá hacer dedistintas formas igual que cualquier aplicación Windows.

Para acceder a Access existen dos formas básicas

Desde el botón de Inicio situado en la esquina inferior izquierda situamos el ratón sobreProgramas, y hacemos clic sobre la opción Microsoft Access en el apartado de Programas, elprograma se cargará en memoria y aparecerá la ventana de aplicación,o bien, a través

del icono de Access situado en el escritorio de Windows y que, en caso de no tenerlo disponible,podrás añadirlo fácilmente siguiendo los pasos enumerados en la demo de esta misma página.

Debes tener en cuenta que en algunas ocasiones, por la configuración del ordenador en el que nosencontremos trabajando, la opción de crear un acceso directo en el escritorio de Windows no esposible realizarse.

Igual que con cualquier archivo de Windows, si hace doble clic sobre cualquier archivo de base de datos (.MDB),se abrirá la aplicación Access con la base de datos ya abierta.

Si es la primera vez que se ejecuta el programa, aparecerá un cuadro de diálogo parainformarle de las novedades. En tal caso, haga clic sobre el botón Cerrar para que no vuelvaa mostrarse.

DEMO: Veamos cómo crear un acceso directo.

1. Pulsamos el botón Inicio situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

2. Seleccionamos el comando Programas y buscamos Microsoft Access.

3. Pulsamos sobre el botón derecho del ratón.

4. Elegimos la opción Enviar a : Escritorio (crear acceso directo).

La base de datos Access. Conceptos básicos

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La base de datos Access. Conceptos básicos

Conocer la ventana inicial de Access

Al acceder a Microsoft Access nos aparece una ventana inicial. Desde esta ventana podrá crear o abrir unabase de datos, o bien utilizar el asistente para crear una nueva.

La ventana que hemos comentado antes es la siguiente:

Para crear una base de datos nueva tendremos queseleccionar la opción Base de datos en blanco. Tambiénpodemos crear una nueva base de datos basada enalguna ya prediseñada usando un asistente que nos guíaen cada paso para ello tendremos que seleccionarAsistente para bases de datos.

En la parte inferior de esta pantalla aparecerán losnombres de las cuatro últimas bases de datos que sehayan abierto. En nuestro caso sólo se ha abierto unallamada bd1. Para abrir una de ellas tendremos queseleccionar la opción Abrir una base de datos existente,seleccionarla y pulsar Aceptar.

Si queremos abrir una base de datos ya creada ydistinta de las que aparecen tendremos que seleccionar Abrir una base de datos existente / Más archivos... yaceptar. Entonces nos aparecerá un cuadro de diálogo llamado Abrir que nos permite buscar la base de datosdeseada.

Autoevaluación

Desde la ventana inicial de Access se puede:

a) Abrir, utilizar o crear una Base de datos con o sin Asistente.

b) Abrir y cerrar la Base de datos.

c) Crear una Base de datos.

d) Utilizar el Asitente.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Creando bases de datos

A continuación aprenderá a crear una base de datos en dos situaciones diferentes:

Si el programa no está ejecutándose

Arranca el programa (Access), empleando el método descrito antes y haz clic sobre la opción Base de datos enblanco para seleccionarla y pulsa sobre el botón Aceptar.

DEMO: Vamos a crear una base de datos desde cero.

1. Abrimos Access 2000.

2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar.

3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos.

4. Se hace clic sobre Crear.

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Si el programa está ejecutándose

Para crear la base de datos seguiremos los siguientes pasos:

1. En la barra de herramientas, pulsa sobre el icono Nueva base de

datos...

Esta acción abre el cuadro de diálogo Nueva que contiene dos solapas:General y Bases de Datos.

La primera permite generar una base de datos desde cero, "de lanada".

La segunda permite elegir una serie de bases de datos queAccess 2000 tiene prediseñadas. Si selecciona una se pone enmarcha el asistente que le guiará durante toda la creación de labase de datos escogida.

En este caso en cuestión selecciona la opción Base de datos en blanco ypulsa Aceptar.

2. Selecciona el directorio donde almacenará la base de datos eintroduce el nombre, en el campo Nombre de Archivo. Pulsa elbotón Crear para terminar, de esta forma se creará un archivo que contendrá la base de datos. No esnecesario introducir la extensión, ya que Access 2000, por omisión, crea de forma automática laextensión .mdb.

3. Para empezar a crear objetos solo tiene que seleccionar algunas de las opciones que aparecen en laventana de Base de datos (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos). Al crear unabase de datos nueva esta ventana estará vacía, solo aparecerán tres opciones referentes a las accionesque puede realizar sobre los objetos.

DEMO: Así creamos una base de datos con Access abierto.

1. Seleccionamos Archivos.

2. Seleccionamos Nueva base de datos

3. Seleccionamos ficha General y luego Base de datos en blanco.

4. Se hace clic en Aceptar.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Abriendo, cerrando y eliminando bases de datos

Para abrir una base de datos creada con anterioridad se selecciona el menú Archivo y la opción Abrir base dedatos. A continuación, localizaremos el directorio y la base de datos a abrir.

Access 2000 permite abrir bases de datos creadas con versiones anteriores que se pueden convertir para quetomen todas las nuevas funcionalidades disponibles en Access 2000.

Si la base de datos a abrir es de una versión anterior, de forma automática se abre una ventana de diálogo quepermite convertir o conservar la base de datos. Se puede convertir o habilitar para su utilización una base dedatos de Access versión 1.x, 2.0, 95 o 97 con Access 2000. Si seleccionamos Abrir la base de datos, conAccess 2000 podemos realizar cambios en los datos almacenados en ella, podremos ver los objetos que lacomponen, pero no podremos realizar modificaciones o agregar nuevos objetos. De esta forma podremos seguirabriendo la base de datos con la versión de Access utilizada para crearla. Pero si marcamos la opción Convertirla base de datos podremos modificar tanto los datos como los objetos, incluso podremos añadir nuevos objetos.

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En definitiva trabajará con la base de datos como si lahubiera creado en la versión que está utilizando. Una vezabierta ya sea mediante convertir como abrir la base dedatos los datos se mostraran de la misma forma, si ningunavariación, solo que Access mostrará un aviso si intentarealizar un cambio en la estructura si lo ha abierto sinconvertirla.

Autoevaluación

Se puede agregar o quitar objetos de una Base de datos de Access 95 si se abre sinconvertir con Access 2000

a) No

b) Si

No es posible abrir una base de datos de Access 2000 utilizando una versión anterior deAccess.

Para cerrar una base de datos no hay más que proceder como en una aplicación Windows, no haymás que ir al menú Archivo y seleccionar Cerrar o dar directamente al botón de cierre que hay a la derecha laventana de la base de datos.

Para Borrar o eliminar una base de datos Access: se realiza desde fuera de la propia aplicación y para ello,utilizaremos como mejor recurso, el propio Explorador de Windows.

DEMO: Esta demostración servirá para aprender los pasos a seguir en la eliminación de unabase de datos.

1. Se cierra la base de datos. Si está compartida porque se ha instalado en una red y se ha dado acceso a la misma a más de

un usuario, hay que comprobar que todos los usuarios conectados a la misma la han cerrado.

2. En Mis documentos se busca el archivo de la base de datos, que es el archivo con extensión .mdb.

3. Se selecciona y se pulsa la tecla <Supr>.

4. Para recuperar el archivo, se busca en la Papelera de reciclaje. El archivo eliminado permanecerá en la papelera hasta que

ésta se vacíe.

Autoevaluación

Para borrar una Base de datos es mejor utilizar:

a) Microsoft Access

b) El asistente para eliminar bases de datos

c) Explorador de Windows

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La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Bases de datos y tablas

Recordemos que una base de datos es un conjunto infinito de información relacionada entre sí, de acuerdo conuna característica común.

Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlosy organizarlo de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendenciaso relaciones de otro tipo.

Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que lacantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usarcarpetas, archivadores..., pero en un momento dado es conveniente acudir a losordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas, pero deseamosinformatizarlas, es decir automatizar las tareas relativas a la información.

En Access el concepto de base de datos es diferente al de otros programas gestores de bases de datos. Unabase de datos para Access es el conjunto de herramientas (objetos) necesarias para poder manipular lainformación almacenada. Y consta de los siguientes objetos:

Tablas: Las tablas permiten almacenar los datos de forma organizada.

Consultas: Las consultas le permitirán dar respuesta a las preguntas que pueda plantearse referentesa los datos almacenados en las tablas. Además de permitir datos calculados a partir de losalmacenados.

Formularios: Le permitirán visualizar los datos en pantalla de un modo que resulte agradable yeficiente a la vez. También se utilizan para introducir nuevos datos o para modificar los existentes.

Informes: Son los objetos que le permitirán obtener los datos impresos según un modelo que habrádiseñado previamente.

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Macros: Son una especie de miniprogramas que permiten realizar una serie de operacionesrepetitivas en un solo paso.

Módulos: Son un conjunto de instrucciones y procedimientos escritos en Visual Basic.

Autoevaluación

Access es:

a) Procesador de datos.

b) Un Gestor de Bases de datos.

c) Una Base de datos.

d) Almacen de datos.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Tablas

Una tabla de una base de datos relacional es un conjunto de datos organizado en una matriz bidimensional.Estas dimensiones son los registros (filas) y los campos (columnas).

Todas las bases de datos tienen una estructura formada por los siguientes elementos:

Tabla: Lugar donde se almacenan datos sobre un determinado tema como, por ejemplo, empleados ofacturas.

Registros: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. Es el conjunto de datosrelacionados entre sí, que son tratados como una unidad, es decir, cada registro de una tablacontiene información sobre algo específico, como por ejemplo, sobre un empleado. Son denominadostambién líneas o filas.

Campos: Es cada uno de los datos que componen un registro, como apellidos y nombre. También loconocemos como columnas.

Por ejemplo, interesa tener ordenados los datos de los empleados. Para una mayor claridad se ha desglosadoen varios apartados: Apellidos, Nombre, Cargo, Dirección, haciendo que aparezca cada uno de ellos en unacolumna diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando su nombre.

Aquí vemos como la información referida a una persona, "un dato" aparece en una fila de la tabla, un registro. Acada una de las partes en las que hemos desglosado la información son los campos y el conjunto de todo, es latabla.

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Referente a los tipos de campos, podemos ver en la tabla empleados que hay unos campos más importantesque otros, así el Apellido es fundamental para que el registro tenga sentido. Por este motivo se suelendenominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que locomplementan.

En una base de datos puede haber muchas tablas, cada una de las cuales almacenainformación sobre un tema distinto. Cada tabla puede contener datos de muchos tipos,incluyendo textos, números, fechas e imágenes.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Diseñando una base de datos

A la hora de comenzar a crear una base de datos, dependiendo de la complejidad, convendría establecer uncroquis o borrador en papel de los objetivos de la misma.

Si es una base de datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizarla base de datos para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una base de datos paragestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:

Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos.Informes sobre artículos más vendidos.Etiquetas postales para clientes.Existencias de artículos.Pedidos a proveedores, etc.

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que haga, podrá comenzar a construir las tablas que formaránsu Base de Datos. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir lainformación en varias tablas que puedan gestionarse por separado, para enlazarse cuando sea necesario.

En estas dos tablas, la primera, "Empleados", recoge todos los datos referentes a empleados y la segunda,"Pedidos", es donde se almacenan los pedidos que recibe la empresa. Como verá existe un campo en común IdEmpleado, este campo es el que relaciona las dos tablas, para poder mostrar información coherente, es decir,si quiere mostrar los pedidos que realiza un empleado necesitará relacionar las dos tablas, pero esto loaprenderá más adelante.

Al diseñar una base de datos, primero debe dividir en distintos temas la información quedesea procesar, por ejemplo, los datos de los empleados y luego le debe indicar a Accessqué relación existe entre dichos temas. De esta manera Access puede acceder de forma

adecuada a los datos

Vamos a crear nuestra primera base de datos.

1. Abrimos Access 2000.

2. Seleccionamos base de datos de Access en blanco y hacemos clic en Aceptar.

3. Seleccionamos carpeta e introducimos el nombre con que queremos que se guarde la base de datos (Tienda).

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4. Se hace clic sobre Crear.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Creando una tabla

Una vez creada la base de datos, el siguiente paso que debe realizar es la creación de las tablas en las que sealmacenarán los datos.

Una base de datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datosse necesitan.

En realidad, la creación de la tabla se limita a la definición de los distintos campos que la componen, puestoque los registros se introducirán posteriormente; esta operación debe realizarse en una ventana especial:Ventana de diseño de la Tabla. Para crear una tabla hay que tener abierta la base de datos y, desde la ventanaBase de datos, seleccionamos los objetos tablas (parte izquierda de la ventana) y seleccionamos la opciónCrear una tabla en vista Diseño. Aparece entonces el cuadro de diálogo Nueva tabla, que ofrece tres opciones:

Mediante Crear una tabla utilizando el asistente. Estaopción le permitirá crear una tabla a partir de tablas yadefinidas que incorpora Access para su inmediatautilización, en caso de que alguna se ajuste a nuestrasnecesidades.

Desde el modo Crear una tabla introduciendo datos.Podemos introducir directamente los datos.

Crear una tabla en Vista Diseño. Esta opción permite definir los campos, con todas suscaracterísticas, en la ventana diseño.

Además de las tres opciones anteriores, existen dos más, aunque no aparecen en la ventana indicadaanteriormente, Importar tabla y Vincular tabla. Para poder acceder a estas dos opciones, hay que ir al menúArchivo, y pulsar sobre la opción "Obtener datos externos". Estas opciones se pueden utilizar en los casos:

Importar tabla: Access 2000 puede importar una tabla de datos de otras bases de datos de Access,al igual que datos de otros programas y formatos de archivo, como los de Excel, dBASE, FoxPro oParadox. Al importar datos se crea una copia de la información en una tabla nueva de su base dedatos de Access 2000. La tabla o archivo de origen no se modifica en este proceso.

Vincular tabla: la vinculación de datos permite la lectura y, en muchos casos, su actualización en elorigen de datos externo sin tener que importarlos. El formato del origen de datos externo no se modificapara que pueda continuar utilizando el archivo con el programa que lo creó originalmente, pero también sepueden agregar, eliminar o editar los datos utilizando Access 2000.

Las cinco opciones indicadas anteriormente, se pueden ver además si se hace clic en Nueva en la barra de

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herramientas de la ventana Base de datos.

Al seleccionar la opción Vista Diseño, se abre el cuadro de diálogo Tabla, que a su vez contiene la tabla enmodo Diseño. Si la tabla todavía carece de nombre, en la ventana aparece el nombre genérico Tabla.

Esta ventana está dividida de forma horizontal en dos partes. El panel superior está estructurado en columnas yfilas. Cada fila permite definir un campo con las características que seindiquen en cada una de las columnas. Cada una de estas filas estándivididas en tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos yDescripción.

La zona inferior, denominada Propiedades del campo, está dividida deforma vertical en dos partes. La de la izquierda, dispone de dos solapas:General, que permite seleccionar características especificas del tipo decampo seleccionado y Búsqueda, con la que se selecciona el tipo decampo a utilizar cuando se crea un formulario (una ventana, para laentrada o consulta de datos de la tabla.) La parte derecha muestra unpequeño texto explicativo que varía según se seleccionan las diferentesopciones.

DEMO: Vea cómo se crea una tabla.

1. Abrir base de datos si no está abierta.

2. Seleccionamos el Objeto Tabla.

3. Hacemos doble clic en crear una tabla en Vista Diseño.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Insertando y eliminando campos

En Access 2000 es posible tanto insertar nuevos campos en una tabla ya creada como eliminarlos. Puedeañadirse el campo nuevo al final del último o insertarlo entre otros ya existentes.

Insertar un campo

Para insertar un campo al final de la tabla, se hace clic en la primera fila libre de laventana de diseño definiendo el campo.

Para insertar un campo entre otros ya existentes, se hace clic en el botón deselección del campo delante del que se va a insertar el nuevo. Se pulsa con el botónderecho del ratón para abrir el menú contextual y se selecciona la opción Insertarfila. Luego nómbralo y elige el tipo de datos.

DEMO: Con esta demostración se aprende a insertar un nuevo campo.

1. Con la tabla abierta en modo Vista Diseño, pulsa sobre la fila sobre la que se desea

insertar una nueva.

2. Pulsamos el Botón Derecho del ratón y selecciona Insertar Filas.

3. Introduce el Nombre de Campo y el Tipo de Datos.

Eliminar un campo

Al eliminar un campo se ha de tener en cuenta que si la tabla ya tiene información, se perderán los datosalmacenados en dicho campo. El campo se puede eliminar desde la Vista diseño y desde la Vista Hoja dedatos.

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DEMO: Vea cómo eliminar un campo desde la Vista Diseño y desde la de Hoja de datos.

1. Sitúate en Vista Diseño.

2. Señala el campo que va a eliminar.

3. Pulsa el Botón Derecho del ratón, selecciona Eliminar Filas y pulsa confirmar ante la pregunta de Access.

4. Para eliminar desde la Vista Hoja de Datos, sitúate en ella.

5. Pulsa sobre la columna (campo) que quiera eliminar.

6. Clic Derecho para menú contextual y selecciona Eliminar Columna.

7. Confirma en el cuadro de advertencia.

Para pasar directamente de la Vista Diseño de un Tabla a Vista Hoja de Datos, pulsamossobre el icono o en para hacerlo al contrario. Estos botones se encuentra en

la barra de herramientas cuando una tabla se encuentra abierta.

Autoevaluación

¿Es posible insertar campos en una tabla con datos?

a) No, porque ya contiene datos.

b) Si, si no tiene datos.

c) Si, aunque contenga datos.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Nombrando campos. Tipo de datos.

Para poder crear campos se debe de encontrar en la vista diseño de una tabla, un campo debe, como mínimo,definir las siguientes características:

Nombre del campo:

Un nombre de campo no puede comenzar con un espacioen blanco ni contener los siguientes caracteres: Puntos(.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes([ ]).Un nombre de campo puede tener hasta 64 caracterescomo máximo.En una misma tabla no pueden existir dos campos con elmismo nombre.Es recomendable dar a los campos nombres que tenganlógica, si se va a crear un campo en una tabla que va acontener nombres de personas, lo lógico es denominarlenombre, si los nombres van a ser de clientes, se podríaescribir por ejemplo nombre_ cliente. No conviene asignarcaracteres especiales o símbolos, ya que a la hora de crear expresiones de consulta éstos puedendificultar su creación.

Tipos de Datos:

Dependiendo del dato que vaya a introducir, deberá seleccionar el tipo adecuado que permitirá, posteriormente,realizar las operaciones deseadas con ellos. Access permite seleccionar entre 9 tipos diferentes de datos:

Tipo de datos Uso

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Texto/MemoCaracteres alfanuméricos. El campo Memo se suele utilizar para introducir grancantidad de caracteres.

NuméricoDatos de tipo numérico. Podrán realizarse operaciones matemáticas con ellos.Contiene números enteros o fraccionarios.

Fecha/HoraContiene fechas y horas, pueden realizarse operaciones sobre ellos como númerode días entre dos fechas.

Moneda Valores monetarios.

Autonumérico Valor numérico que Access incrementa de forma automática.

Si/No Valor booleano.

Objetos OLE Objetos OLE, gráficos u otros datos binarios.

Hipervínculo Enlaces a página Web o objeto de la base de datos.

ConsultaAsistente...

Los campos declarados permiten almacenar datos provenientes de otras tablas olista de valores.

La inserción de los datos dependerá del tipo de dato que seseleccione, de forma que cuando se selecciona un tipo dedato se está indicando:

El tipo de valor permitido. Por ejemplo, no es posiblealmacenar texto en un campo Fecha/Hora.El tipo de operaciones que se pueden realizar sobrelos valores. No podemos realizar cálculos (sumar,restar, calcular promedios) sobre un campo Texto,pero sí sobre un campo Numérico.

Utiliza el tipo de dato Texto en vez de utilizar datosNuméricos para los tipos de números que no se utilicen para cálculos matemáticos, como números deteléfonos, códigos postales, etc. .

DEMO: Vea cómo se nombran los campos y como se les da un tipo

1. Con la tabla abierta pulsa en Vista Diseño.

2. Haz clic en un campo vacío y posteriormente pulsa Intro.

3. Haz clic en la flecha de Tipo de datos y seleccionar Fecha/Hora.

4. Haz doble clic en un campo para renombrar un campo.

Descripción:

Opcionalmente podrá utilizar el Campo Descripción, este campo permite al usuario introducir un texto libre quese utilizará para aclarar la función del campo.

Es recomendable utilizar esta opción de modo que, al crear un campo, éste quede documentado tanto para lapersona que crea la tabla como para las personas que puedan usarlo después para modificar o mantener labase de datos. Este texto aparecerá en la barra de estado, cuando este campo se utilice al crear un formulario.

DEMO: En esta demo se enseña cómo introducir información en la columna Descripción.

1. Con una tabla abierta pulsa en Vista Diseño.

2. Pulsa sobre el campo descripción de cualquier registro.

3. Introduce la información.

Autoevaluación

En una tabla puede existir 2 campos con el mismo nombre...

a) No, no se puede, Access presenta un error.

b) Si, siempre, Access diferencia los campos.

c) Si, siempre que el tipo de datos sea distinto.

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La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Grabando y borrando una tabla

Grabar una tabla:

La estructura de la tabla ya está preparada para guardarla en disco. Esta operación le permitirá, posteriormente,utilizarla para introducir datos, modificar los existentes, etc.

Los nombres de las tablas (y de cualquier otro objeto de una base de datos) deben cumplir una serie de normasmínimas:

Cómo máximo, se pueden utilizar 64 caracteres.Deben evitarse los caracteres: Puntos (.), Signos de admiración (!), Acentos graves ('), Corchetes ([ ]).No pueden asignarse un mismo nombre a dos objetos del mismo tipo: a dos tablas, a dos consultas...Tampoco interesa asignar el mismo nombre a objetos de distinta naturaleza, aunque en algunos casos síes posible.

Para guardar una tabla, proceda de la siguiente forma:

1. Seleccione Archivo/Guardar o haga clic sobre el botón que simboliza un disquete en la barra deherramientas. Aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente, tal y como se muestra en la figura.

2. Escriba el Nombre de la Tabla y haga clic sobre el botón Aceptar, para admitir el nombre y guardarla.

A la hora de guardar una tabla, Access mostrará un mensaje indicando que no hay claveprincipal definida. Selecciona la opción No (mas adelante aprenderá qué es una claveprincipal).

Borrar una tabla:

Recuerde que si realiza esta acción, no podrá recuperar los datos.

1. En la ventana de la base de datos, selecciona la tabla que desea eliminar.2. Ejecute Edición/Eliminar o bien pulsa Supr.3. En la caja de avisos, haga clic en el botón Si.

Autoevaluación

¿Se puede utilizar el nombre cliente.antiguos para el nombre de una tabla?

a) No, no se puede utilizar "." en los nombre de los objetos.

b) Si.

c) Si, siempre y cuando no exista una tabla con ese nombre.

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La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Creando con el asistente y con datos

El asistente para tablas permite crear una tabla a partir de tablas ya definidas para su inmediata utilización, encaso de que alguna se ajuste a nuestras necesidades.

Access incorpora un gran número de tablas ya creadas, agrupadas en dos grandes bloques: tablas relacionadascon el mundo de los negocios o tablas de ámbito personal.

Cada una de las tablas, lógicamente, está constituida por una serie de campos que están perfectamentedefinidos.

La filosofía general de emplear el Asistente para crear una tabla,es utilizar la definición completa de una tabla (si se ajusta a susnecesidades) o construir una tabla tomando los camposnecesarios de las tablas ya definidas. Además, si fueranecesario, podría modificar las propiedades de alguno de estoscampos para ajustarlo aún más a sus necesidades.

A continuación va a crear una Nueva Tabla tomando los camposnecesarios de las que una incorporada en el Asistente. Estanueva tabla almacenará los datos necesarios para mantener unaposible correspondencia con los empleados: Teléfono, Dirección, Ciudad, Código Postal y el campo clave de latabla.

Utilice el asistente cuando los campos de la tabla sean muy parecidos a los predeterminadosdel asistente, si no es así es mejor que descarte la utilización del asistente.

DEMO: Vea cómo se crea una tabla utilizando el asistente.

1. Haz clic sobre el botón Nuevo.

2. Haz clic sobre la opción Asistente para tabla y sobre el botón Aceptar.

3. Selecciona la opción Negocios y, en Tablas de ejemplo, selecciona Lista de direcciones.

4. Resalta los campo requeridos (IdListaDirecciones, Dirección, CódigoPostal y Teléfono) y pulsa > para añadirlos.

5. Selecciona el campo IdListaDirecciones y haz clic sobre Cambiar Nombre, cambialo por Clave.

6. Haz clic sobre Siguiente.

7. Introduce como nombre de la tabla "Datos Contactos" y deja seleccionada la opción Sí, asignar una clave principal por mi.

8. Pulsa Finalizar.

Como ya sabrá las tablas de Access se compone de dos partes: una estructura y los datos propiamentedichos.

Se puede crear una tabla en la vista Hoja de datos introduciendola información. Entonces se encarga de crear la estructura paralos datos automáticamente. Los pasos a seguir son lossiguientes:

En la ventana de la base de datos se indica que se va acrear primero. Se pulsa en la ficha tabla y luego enNuevo.

Se abre el cuadro de diálogo Nueva tabla. Y seleccionaVista Hoja de Datos.

Ahora aparece una tabla creada con Access, donde se puede introducir los datos, pero antes puede asignar losnombre de columna, haciendo doble clic sobre ellos. Hay que tener en cuenta las recomendaciones dadasanteriormente para nombrar los campos.

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Una vez introducidos todos los datos es recomendable pasar a la Vistadiseño y ver si los tipos de datos que ha elegido Access son loscorrectos o simplemente para introducir alguna propiedad del campo.

DEMO: Vea cómo crear una tabla con los datos.

1. Haz clic sobre el botón Nuevo.

2. Haz clic sobre la opción Vista Hoja de Datos y sobre el botón Aceptar.

3. Cambia el nombre de las columnas haciendo doble clic.

4. Introduce algunos datos.

5. Pasa a vista Diseño e introduce un nombre para guardar la tabla.

6. Pulsa sobre la opción No, en el cuadro de elegir una clave principal.

7. En la vista Diseño, realiza alguna modificación si es necesario

8. Cierra la tabla.

Autoevaluación

Al crear una tabla en Vista Hoja de datos, Access asigna de forma automática los tiposde datos.

a) Falso, depués de introducir los datos, es necesario establecer los tipos.

b) Verdadero.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Usar registros

Para llevar a buen fin la introducción de datos, conviene tener en cuenta algunos detalles. Unos hacen referenciaal tipo de campo y otros son propios del funcionamiento de Access 2000.

Si el campo está definido como autonumérico, se rellena con un número que se va incrementando de formaautomática, no se podrá introducir información en este campo.

Si el campo es OLE, la información se introduce de la siguiente forma:

1. Se hace clic en el campo de tipo OLE para seleccionarlo.2. Se hace clic con el botón derecho del ratón para obtener su menú desplegable.3. Se selecciona la opción Insertar objeto que abre el cuadro de diálogo del mismo nombre y que permite

seleccionar un archivo de imagen ya creado o crearlo, utilizando uno de los programas instalados en elordenador. Access 2000 identifica estos programas y los muestra en una lista para facilitar su selección.

4. Cuando la imagen está asociada al campo OLE, aparece indicado en este campo.

Si el campo es de t ipo memo, permite la introducción de texto libre, de forma que se pueda escribir el texto quese quiera. Si el ancho de la columna es más pequeño que el ancho del campo, el texto se irá desplazandosegún se escriba, para permitir que el usuario pueda introducir toda la información que el campo permite.

Además de estos detalles, hay que tener en cuenta que cuando se están introduciendo datos,aparece un lápiz en el botón de la izquierda, lo que indica que los datos que se estánescribiendo, todavía no han sido almacenados en la tabla.

Autoevaluación

Cuando aparece un lápiz a la hora de introducir un registro. ¿Qué está indicado? (2respuestas correctas)

a) El registro no está guardado.

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b) Se esta produciendo un error al escribir.

c) Es la herramienta lápiz.

d) Se esta editando un registro.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Introduciendo y editando registros

En principio, la introducción de registros se debe realizar a través de la hoja de datos. Esta hoja se abre en unaventana con el nombre de la tabla seleccionada. Muestra todos los campos de la tabla, permitiendo su edición ymodificación.

Si la tabla no contiene aún registros, cuando se abra, ésta estará preparada para la introducción de nuevosdatos. Sin embargo, si la tabla ya tiene registros almacenados, puede ser molesto tener quedesplazarse hasta el final de la tabla para situarse en un registro vacío para poder introducir nuevosdatos, para evitar esto Access dispone del botón Nuevo Registro de la barra de herramientas, que sitúael cursor en el primer registro en blanco.

El registro en blanco tiene un asterisco en su selector de registro. Al comenzar a introducir un registro en unatabla, de forma automática aparece debajo el siguiente en blanco, para permitir seguir introduciendo lainformación.

Si desea agregar registros y no necesita ver los registros existentes, podrá utilizar el comando Entradas dedatos del menú Registros. En este modo de presentación, sólo estarán disponibles los registros que seagreguen. Si desea ver de nuevo todos los registros existentes en una hoja de datos elija en el menú Registros /Quitar filtros.

Para comenzar a introducir datos, una vez abierta la hoja de datos de la tabla, deben seguirse los siguientespasos:

1. En la primera fila de la hoja de datosaparecen señalados de forma destacada losnombres de los campos de la tabla en elmismo orden en el que se crearon. Estosnombres se pueden seleccionar haciendo clicsobre ellos, lo que le permite seleccionartoda la columna.

2. Debajo, en la segunda línea, aparece elprimer registro de la tabla, si es la primeravez que va a introducir datos. Si la tabla yatiene datos almacenados, se muestran todoslos registros. A la izquierda se encuentra elbotón que permite seleccionar todo elregistro, muestra una flecha para indicar qué registro está seleccionado en cada momento.

3. En el pie de la ventana existen una serie de botones que permiten el desplazamiento a través de losregistros de la tabla, el campo que está entre estos botones muestra siempre un número, que es elregistro que está seleccionado. En este campo también se puede introducir un número y pulsar <Intro>,lo que permite seleccionar cualquier registro.

4. Para comenzar a introducir datos en la tabla, se selecciona un campo y se escribe. Para ir introduciendolos datos siguientes, se puede hacer clic con el ratón en los restantes campos o ir pulsando las teclas<Tab> o <Flecha dcha>.

5. Una vez introducida la información, se cierra la ventana, guardando los cambios realizados.

Siempre que modifique datos, Access guardará automáticamente dichos cambios tan pronto comovaya a otro registro o en cuanto cierre la hoja de datos. No es necesario indicar a Access que guarde

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los cambios

DEMO: Vea cómo introducir un registro.

1. Pulsa sobre el selector de nuevo registro.

2. Introduce datos.

3. Activa la opción Entrada de datos del menú Registro.

4. Selecciona Quitar filtros para mostrar de nuevo todos los registros, en el menú Registro o pulsando sobre el botón

secundario del ratón, en el menú contextual.

Además de introducir registros, otra función de gran utilidad es modificar la información almacenada en lastablas, es decir, modificar registros de las tablas. Para modificarla, se tiene que abrir la tabla en modo Hoja dedatos.

Cuando se abre una tabla, Access presenta resaltado el contenido del primer campo perteneciente al primerregistro. Además, si desplaza el cursor a otro campo, el contenido de éste también quedará resaltado; en estasituación, si escribe cualquier dato, éste reemplazará al existente en el campo activo. Si solo quiere modificaruna parte del campo, pulse la tecla de edición <F2> o haga clic en la parte del texto a modificar.

El registro mostrará el indicador de botón de lápiz escribiendo, lo que significa que se han realizadomodificaciones y aún no se han grabado. Recuerde que Access graba automáticamente los datoscorrespondientes a un registro cuando se activa otro. Si quiere grabar los datos del registro activo sin necesidadde activar otro, seleccione Registros/Guardar registro.

Los registros que muestra la tabla, estarán ordenados conforme al campo que es clave, por lo que puede que nose vean en el mismo orden en que fueron introducidos.

Existe una serie de campos que, por su formato, no es posible editar y que, por lo tanto, no se puedenmodificar. La siguiente lista los describe:

Campos autonuméricos: se utiliza para generar una clave en la tabla, se generan de forma habitual si elusuario no define una clave para la tabla.Campos calculados: almacena información como resultado de realizar alguna operación entre otroscampos.Campo bloqueado: es aquél en el que no se puede editar la información que contiene.Campo desactivado: no permite editar ni introducir texto. Se tienen que definir de forma explícita en elformulario.Registros bloqueados: este caso se dará si se trabaja en red y en ese momento existe algún usuarioutilizando ese registro. Sólo se podrá modificar cuando el usuario que lo utiliza deje de utilizarlo.

Si se da cuenta de que el resultado de una operación no es el que esperaba, puede utilizarla operación deshacer, pulsando el botón

También puede utilizar un corrector ortográfico para corregir el contenido de los campos cuyos datossean de tipo texto, pulsando

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Copiando, moviendo y eliminando registros

A veces necesitará copiar o mover datos almacenados en la base de datos de Access. Existen varias formas decopiar información: entre campos de una misma tabla o de diferentes tablas o desde otras aplicaciones.

Con el comando Copiar puede copiar datos, dejando intacto los datos originales, o bien utilizando el comandoCortar, que elimina los datos originales, de forma que pueden moverse a otro sitio. Luego podrá pegar los datosgracias a que estos se almacenan en el portapapeles de Windows.

También puede copiar o mover los datos de múltiples campos o de varias columnas completas, para ello solotendrá que seleccionar los campos a modificar.

Puede copia y pegar datos si desea, en una misma tabla, entre dos tablas o bien entre aplicaciones Windows.

En los siguientes pasos se describe la manera más sencilla y recomendable para copiar datos entre campos:

1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar.2. Se hace clic en el botón de Copiar de la barra de herramientas.3. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla

<F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción,haciendo clic con el ratón, en el lugar donde se quieren pegar.

4. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos de una misma tabla.

1. Seleccionar los datos a copiar.

2. Pulse copiar en la barra de herramientas.

3. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas.

Si lo que se quiere realizar es la copia de datos entre dos tablas diferentes, los pasos a seguir son:

1. Desde la hoja de datos se seleccionan los datos que se quieran copiar.2. Se hace clic en el botón Copiar de la barra de herramientas.3. Se abre la tabla en la que se va a pegar la información copiada.4. Para reemplazar el valor en el campo de destino, se selecciona el campo completo utilizando la tecla

<F2>. Si lo que se quiere es insertar datos dentro de datos existentes, se coloca el punto de inserción,haciendo clic con el ratón en el lugar donde se quieren pegar.

5. Se hace clic en el botón Pegar de la barra de herramientas.

DEMO: Con esta demo se ve el procedimiento para copiar datos en distintas tablas.

1. Seleccionar los datos a copiar.

2. Pulse copiar en la barra de herramientas.

3. Abra la tabla donde quiera copiar los datos

4. Busque el destino donde quiere copiar y pulse pegar en la barra de herramientas.

Se puede eliminar información de una tabla de dos formas: borrando sólo el contenido de un campo o el de unregistro completo de la tabla.

Para eliminar de una sola vez la información de un campo, y pulsar la tecla <Supr>.

Para eliminar un registro completo, tiene que seleccionarlo, pulsando el botón de selección de la izquierda. Acontinuación, puede eliminarlos de dos formas: o pulsando el botón <Supr> o haciendo clic en el botón Eliminarde la barra de herramientas Hoja de datos de la tabla

Cuando elimine un registro no podrá utilizar la opción deshacer del menú herramientas, losdatos se habrán perdido por completo.

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Realizando operaciones con datos

En los siguientes apartados aprenderemos a modificar diferentes aspectos de la ventana de una tabla, demanera que mejore su visualización. Además aprenderemos a buscar y visualizar datos dependiendo de unacondición (filtrado), así como a imprimirlos o exportarlos.

Modificar ancho de una columna y alto de una fila:

Es posible modificar el ancho de la columna así como su altura para visualizar mejorel contenido; o bien reducirse para visualizar más campos en la ventana. Lamodificación del ancho de columna no debe confundirse con la modificación delancho del campo. El ancho de la columna no permitirá introducir datos másextensos en el campo, solo permitirá visualizar los datos del campo de forma másextensa.

Para modificar tanto el alto de una fila como el ancho de una columna utilice elmenú Formato, también puede utilizar el ratón haciendo clic y arrastrando, sobre laslíneas divisorias de campos y filas, hasta obtener el tamaño deseado, el cursorcambiará a una flecha doble.

Modificar las fuentes y aspecto de la hoja de datos:

Access incorpora una gran variedad de fuentes que permiten modificar el tipo de letra de los datos de una tabla;de este modo se consigue mejorar el aspecto de la misma. Para ello seleccione Formato/Fuente... Obtendrá uncuadro de diálogo donde aparecerán las opciones disponibles para el formato de las fuentes.

Otra opción que tiene es la de modificar el aspecto de la hoja de datos, para ello acceda al cuadro de diálogomediante Formato/Hoja de datos..., en este cuadro podrá seleccionar los colores de la cuadrícula y el fondo asícomo el efecto que puede presentar las celdas.

Las modificaciones que realice sobre una tabla, solo afectarán a esa tabla y no a las demás,por lo tanto puede utilizar distintos formatos para cada una de las tablas.

DEMO: Vea como modificar el formato de una tabla.

1. Marque la fila y seleccione menú Formato/Alto de fila...

2. Seleccione menú Formato/Fuentes y cambia la fuente de la hoja de datos.

3. Seleccione el menú Formato/Celdas y seleccione en Efecto de celda la opción bajo relieve y como Color de cuadrícula

azul.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Visualizando y ocultando campos

A veces le será útil ocultar el contenido de uno o varios campos; de este modo, puede evitar que los datos sevisualicen.

Ocultar el contenido de un campo:

Si oculta el contenido de un campo, puede evitar que otra persona vea determinados datos y, además, queestos no se obtengan en la impresión de la tabla. Para ocultar una columna, seleccione la columna y ejecute laopción Ocultar columna del menú Formato.

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Para volver a visualizar una columna seleccione Formato/Mostrarcolumnas... en el cuadro de diálogo que aparece, si la columna estámarcada, esta se visualiza; si está desmarcada, esta no se mostraráen la tabla.

Inmovilizar un campo:

Esta opción es útil cuando necesite visualizar un campo mientrasmueve la barra de desplazamiento para ver los otros campos.Seleccione Formato/Inmovilizar columnas... la columna pasará a laparte izquierda de la tabla y permanecerá fija, hasta que ejecute laopción Formato/Liberar todas las columnas.

Por ejemplo, si tuviéramos la tabla producto con 20 campos y leinteresa estar viendo el campo Nº de producto, pero conforme avanza a través de los campos éste desaparece,bien pues para tenerlo visible, inmovilice el campo Nº de producto, de esta manera lo tendrá siempre visible,aunque se desplace al último campo.

También puede colocar las columnas (campos) en la posición que desee. Para ello, solo tieneque seleccionarla, mediante el selector de columna, y desplazarla después hasta el lugar enel que quiera colocarla.

Autoevaluación

Cuando se oculta el contenido de un campo. ¿Qué se consigue? (2 respuestas correctas)

a) Que no se imprima ese campo.

b) Se evita su visualización.

c) Se está eliminando el campo.

d) No se puede ocultar el contenido de un campo.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Ordenando datos

En una tabla con multitud de registros, quizás le interese tenerlos ordenados de una determinada forma.

Access presenta los registros colocados según el orden de entrada u ordenados por el campo declarado comoclave primaria. Sin embargo Access permite realizar ordenaciones de los registros de diversas formas. Dentrode éstas, existen unas sencillas y rápidas de realizar, que son las que utilizan el contenido de un campo pararealizar la ordenación. Para ello sitúe el cursor en cualquier celda del campo e indicar a Access el tipo deordenación deseada:

Ascendente (0..9, A..Z)

Descendente (9..0, Z..A)

Puede ordenar por varios campos, por ejemplo, si tiene una tabla cliente y quiere ordenar por País y

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luego por Ciudad, tendría que mover y colocar el campo País antes que el campo Ciudad yluego aplicar la ordenación correspondiente.

DEMO: Vea como ordenar varios campos.

1. Sitúate en el primer campo a ordenar

2. Muévelo y colócalo justo antes que los otros campos que deseas ordenar, y así sucesivamente.

3. Selecciona cada campo.

4. Ordena ese campo de forma ascendente.

5. Si quieres ordenar por más de un campo al mismo tiempo repetimos este último paso pero con todos los campos que

quieres ordenar seleccionados.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Buscar y Reemplazar datos

Para encontrar y acceder a un determinado registro o ciertos valores en una tabla, utilice la opción Buscar delmenú Edición. El cuadro de diálogo buscar permanecerá abierto sobre la ventana de la hoja de datos hasta quelo cierre.

Access de forma predeterminada realiza la búsqueda en el campo que se encuentra activo en ese momento,para realizar una búsqueda en toda la tabla pulse sobre el desplegable del campo Buscar en, y elija la opción enla que aparece el nombre de la tabla, seguido de " : tabla". De esta forma buscará en todo el contenido de latabla. Se puede ver, en la imagen de arriba, cómo aparece, en la parte inferior, el campo Buscar y las opciones"Mayúscula y minúscula" y "Buscar los campos con formatos". Estas opciones aparecen por defecto ocultas.Para verlas, hay que pulsar en el botón Más >> que aparece en el lugar del botón << Menos (para ocultarlo hayque pulsar el botón << Menos).

Access 2000 dispone de un método para reemplazar información ya almacenada en una tabla. El sistema quese utiliza está muy ligado al sistema de búsqueda de información. La forma de utilizarlo es buscar lainformación primero y, después, sustituirla.

Imagine que tienen una tabla de clientes, donde existe un cliente con el nombre "Bernardo Batista" y lo quierereemplazar por Fernando Jiménez. La forma de proceder sería la siguiente:

1. Abre la tabla cliente y selecciona la columna donde se encuentren los datos,2. Abre el menú Edición y selecciona la opción Buscar, que abre el cuadro de diálogo Buscar y

Reemplazar.3. Pulsa sobre la pestaña Reemplazar.4. Después, se busca el nombre de "Bernardo Batista" y se reemplaza por el nombre que se introduzca en

el campo Reemplazar por.

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5. Por último, pulsa el botón Reemplazar o Reemplazar todos, según quiera reemplazar un solo registro dela tabla o todos los que contengan la información coincidente.

Este cuadro de diálogo es casi idéntico al que permite buscar información, las opciones de que disponefuncionan de la misma forma que las del cuadro de diálogo Buscar. A continuación se describen los campos ybotones nuevos:

Cuadro de texto Reemplazar por: el usuario puede introducir la información por la que quiere sustituir loque aparece en el campo Buscar.Buscar siguiente: permite encontrar el patrón buscado. Una vez encontrado, lo señala, detiene labúsqueda, pero no lo reemplaza. Si se quiere reemplazar, se pulsa el botón Reemplazar y, si no, sepulsa nuevamente este botón.Reemplazar: reemplaza el dato encontrado y comienza a buscar nuevamente el patrón.Reemplazar todos: reemplaza todos los patrones de búsqueda que encuentre. No pide confirmación yrealiza el reemplazo de forma automática hasta que encuentra el final de la tabla.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Filtrando registros

Un filtro es una restricción que se realiza en una tabla para visualizar sólo un conjunto de registros. Mediante lautilización de filtros podemos buscar dentro de una tabla cuáles son aquellos registros que cumplen unosdeterminados criterios y hacer que solamente estos aparezcan visualizados en pantalla.

Existen varios tipos de filtros, siendo, en un uso básico de Access, los filtros por selección los másinteresantes por su sencillez y funcionalidad. La filosofía de estos filtros es muy simple: basta con indicar eldato, el campo correspondiente por el que se desean filtrar los registros, y aplicar el filtro. Una vez aplicado elfiltro puede imprimir o modificar los registros

Para crear un filtro por selección debe indicar el dato que debe contener los registros y el campo en quedebe estar incluido; posteriormente debe activarse el filtro pulsando el botón Filtro por selección.

Si se coloca en una celda y activa el filtro, se mostarán los registros que coinciden con él.

Si selecciona la primera letra de un campo y filtra, se mostrarán todos los registro cuyo campocomience por la letra seleccionada. Por ejemplo, en el campo Ciudad tenemos un registro deBarcelona, si selecciona la "B" y aplica el filtro todos los registros que aparezcan, su campo Ciudadcomenzará por la letra "B".

Si selecciona cualquier letra del campo que no sea la primera, al aplicar el filtro, aparecerán todos los

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registros cuyo campo contenga esa letra. Por ejemplo,

en el campo Ciudad, tenemos un registro de Madrid, siselecciona la letra "a", al aplicar el filtro obtendremoscomo resultado todos los registros que en su campociudad contengan al menos una "a", Málaga, Albacete,Mérida pero no Toledo.

Utilizando el menú contextual podemos definir el filtroque queremos realizar utilizando la opción Filtrar por:,en este filtro podemos utilizar los caracterescomodines. Por ejemplo, si quiere buscar en un campolos registros que empiecen por "La", tienes quesituarte en el campo correspondiente, sacar el menú contextual y, en el cuadro Filtra por:, introducir"La*".

También utilizando el menú contextual puede realizar Filtro excluyendo laselección, realiza la misma función que los anteriores pero de formainversa, es decir, si señala la letra "B" buscara aquellos registros que nocontengan la letra "B".

Una vez obtenido los resultados, se pueden seguir filtrando datos con elmismo método, es decir, si realiza un filtro sobre un conjunto deregistros ya filtrados, ese filtro solo afectará a esos registro y no a todoslos registros de la tabla. Por ejemplo, imagine que tiene una tabla contodas las provincias de España y todas sus ciudades, podría realizar unfiltro para la provincia de Sevilla, sobre los resultados obtenido realizarotro filtro con las ciudades que empiecen por A, el resultado sería unconjunto de registros filtrados que pertenecen a la provincia de Sevilla yel nombre de la ciudad comienza por la letra A.

Para cancelar cualquier filtro pulsa , si no hay ningún filtro y lopulsa se aplicará el último filtro que se realizó.

Cuando quiera modificar temporalmente los registros de una tabla utilice un filtro perocuando desee ver un determinado conjunto de registros varias veces utilice una consulta deesta forma no tendrá que ejecutar el filtro tantas veces como quiera visualizarlo.

DEMO: Vea cómo realizar un filtro.

1. Selecciona la palabra, saca menú contextual y filtra por selección.

2. Filta otra vez utilizando de nuevo un filtro por selección.

3. Vuelve a seleccionar y filtra por exclusión.

Autoevaluación

Los datos filtrados se pueden... (3 respuestas correctas)

a) Eliminar.

b) Modificar.

c) Volver a filtrar.

d) No se pueden realizar cambios sobre ellos.

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Imprimiendo datos

Aunque Access permite crear de forma sencilla informes para imprimir los datos de una tabla, es posible que enun momento determinado, le interese imprimir todos los datos de la tabla.

La impresión de los datos dependerá del aspecto de la tabla (tipo de letra, ancho de las columnas, aspecto delas celdas, etc.); además, no se imprimirán los datos de los campos ocultos.

La impresión de los datos puede realizarse desde la misma ventana Hoja de datos o desde la ventana dela visualización previa.

Desde la ventana de Hoja de datos, seleccione Archivo/Imprimir y aquí puede indicar la impresión de todos losdatos de la tabla, la impresión de los datos seleccionados previamente o en caso de existir varias páginas, laimpresión de algunas determinadas.

Una utilidad que podría ser muy útil, sería exportar datos a Microsoft Word, donde los podrá editar y tratarlocomo si un documento de Word se tratara, para ello abra el menú Herramientas/Vínculos con Office yseleccionamos Publicar con MS Word, donde se creará un documento como el de impresión, pero que puedeeditar.

DEMO: Observa cómo exportar datos a Microsoft Word.

1. Selecciona los datos a mostrar.

2. Ejecuta el comando Publicar con MS Word del menú Herramienta/Vínculos con Office.

Autoevaluación

¿Afecta el formato de una tabla a la hora de imprimirla? (2 respuestas correctas)

a) Una tabla no se puede imprimir, hay que crear un informe.

b) No, se muestran en un formato estandar.

c) Si un campo esta oculto no se imprime.

d) Si, se muestra según el formato que tengan los datos.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Crear consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos devarias tablas, cree una consulta.

Como fácilmente puede imaginar, trabajar con una tabla resulta algunas veces un poco tedioso, y lento, sobretodo si piensa en tablas en las que puede existir un número muy elevado de registros. Utilizando una consultapuede realizar multitud de operaciones sobre los datos obtenidos, desde imprimirlos, actualizarlos, crear unanueva tabla... También pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y páginas deacceso a datos.

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Para realizar consultas sobre las tablas que forman la base de datos nos apoyamos en el Generador deconsultas de Access. En ellas se hace referencia al lenguaje SQL (Standard Query Language) para realizarmúltiples operaciones sobre bases de datos relacionales.

Access 2000 proporciona una serie de asistentes que le guiarán en la creación de consultas, dependiendo deltipo de consulta a generar, para ver los distintos asistentes haga clic en Nueva en la barra de herramientas de laventana Base de datos (y le aparecerá la imagen de abajo).

Access dispone de varios tipos de consulta predefinidos en los asistentes que se utilizansegún la necesidad de cada momento sin tener que escribir las sentencias en formato SQL.

Autoevaluación

Para recuperar datos que cumplan una condiciones específicas en varias tablas. ¿Quétiene que utilizar?

a) Un nueva tabla.

b) Una consulta.

c) Un filtro.

d) Un filtro de selección.

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Creando consultas con asistente

Para aprender a generar consultas, es mejorrealizar al principio una consulta sencilla sobreuna tabla. El primer paso, desde la ventanaBase de datos, es seleccionar Consultas en laparte de los objetos.

Al hacer clic en Nuevo de la barra deherramientas, este botón abre la ventana Nuevaconsulta, que permite seleccionar el asistentenecesario para crear la consulta deseada. Paraaprender a realizar consultas se puede escogerla opción Asistente para consultas sencillas ypulsar el botón Aceptar.

En el Cuadro Desplegable que te aparece debes seleccionar, en primer lugar, la tabla sobre la que quieresrealizar la consulta. Luego, en la ventana Campos Disponibles se van seleccionando los campos que se quieranañadir, haciendo clic sobre “>” para que pasen a formar parte de la consulta. Al pulsar “>>” se añadirán todoslos campos, mientras que pulsando “<” o “<<” se podrán eliminar uno o todos los campos de la consulta.

Si todos los campos seleccionados o todos menos uno son numéricos, nos aparecerá una ventana en la que senos pedirá si deseamos ver un listado con todos los registros que se encuentren o queremos verlos resumidospor alguno de los campos que tengan igual valor.

En la siguiente ventana se introduce el nombre y la ventana que se desea visualizar.

Abrir la consulta para ver información: Con esta opción se muestra la información solicitada por laconsulta.Modificar el diseño de la consulta: Se abrirá la ventana Diseño de consulta, para poder modificar o añadiropciones a la consulta.

La ventana de la consulta, es de aspecto similar al de una tabla, se visualizan todos los registros pero sóloaquellos campos indicados en su creación. Sobre los resultados se pueden realizar las mismas operaciones quelos registros contenidos en una tabla.

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Recuerde que todas las modificaciones que se realicen en los datos de una consulta, tendránefecto en la tabla correspondiente.

DEMO: Vea el proceso para crear una consulta utilizando asistente.

1. Haz clic sobre consultas.

2. Pulsa el botón Nuevo.

3. En la ventana, selecciona Asistente para consultas sencillas y pulsa Aceptar.

4. Selecciona la tabla y los campos a visualizar y pulsa Siguiente.

5. Deja seleccionada la opción Detalle y pulsa Siguiente.

6. Introduce un nombre para la consulta y haz clic en Finalizar.

7. Cierra la consulta y vuélvela a abrir haciendo doble clic sobre ella.

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Creando consultas en vista diseño.

También es posible crear una consulta sin utilizar el asistente, de esta forma hay que ir añadiendo las tablassobre la que irá la consulta. Así como añadir los campos a visualizar manualmente.

El primer paso, desde la ventana Base de datos, es seleccionar Consultas. Si es la primera que se va a abrireste apartado, aparecerá con dos posibles opciones, Crear una consulta en vista Diseño y Crear una consultautilizando el asistente.

Selecciona la opción Crear una consulta en vista dediseño. Como la consulta todavía no tiene una tabla otablas asignadas, de forma automática, al pulsar elbotón Aceptar, aparece la ventana Mostrar tabla, que enla solapa tablas, muestra todas las tablas de la base dedatos. Si, por ejemplo, se quiere obtener una lista conlos diez productos más caros, la tabla que se ha deseleccionar es Productos. A continuación se hace clicen el botón Agregar. Para salir de este cuadro pulse elbotón Cerrar.

A continuación aparecerá la Vista Diseño de la consulta,es la ventana principal sobre la que se trabajará a la horade realizar o modificar consultas. La ventana se divide enuna serie de partes:

La parte superior de la ventana, que muestra lastablas que forman parte de la consulta con sus relaciones, si es que éstas existen y se denomina partede datos.Una parte inferior que contiene una cuadrícula que permite seleccionar los campos de las tablas queintervienen en la consulta, así como las restricciones o cálculos que se realizan en la consulta, estaparte se denomina cuadrícula QBE.

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Para añadir los campos a la consulta, se hace doble clic en el nombre de los campos de la tabla situada en laparte superior. Otra forma sería situarse en la parte inferior e ir seleccionando en el cuadro desplegable loscampos. Para eliminarlo se selecciona el campo en la rejilla inferior y pulsa <supr>.

Para eliminar una tabla se selecciona ésta en la parte superior de la ventana y se pulsa <supr>. Si sequiere añadir una nueva tabla, mediante el botón Mostrar tabla se vuelve a mostrar la ventana de Añadirtabla.

Si quiere visualizar los datos pulsa sobre el botón Vista. Como ya habrá visto existen dos tipos depresentaciones: la Vista Diseño, donde se especifica la estructura de la consulta, la vista Hoja dedatos donde se muestran los resultados. Para pasar de Hoja de datos a Vista Diseño pulsa sobre elbotón

También se puede realizar una nueva consulta sobre una consulta ya realizada.

DEMO: Vea el proceso para crear una consulta.

1. Haz clic sobre Consulta y pulsa Nuevo.

2. En la ventana selecciona Vista Diseño.

3. Haz doble clic en nombre de la tabla a añadir y cierra la ventana.

4. Añade los campos necesarios.

5. Visualiza los datos y pulsa Salir.

Autoevaluación

¿Sobre qué objetos se puede realizar una consulta? (2 respuestas correctas)

a) Una consulta.

b) Un formulario.

c) Un informe.

d) Una tabla.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Usar formularios

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Los formularios se utilizan como interfaz entre las tablas de las bases de datos y el usuario. Permiten introducir,consultar y extraer datos de forma simple y cómoda.

Al igual que un impreso en papel, que se cumplimenta con un bolígrafo o un lápiz, un formulario de Accessidentifica los datos que desea recopilar. No obstante, también proporciona una forma de introducir los datos enla base de datos, de mostrarlos para su examen y de imprimirlos para su distribución.

Con Access podrá diseñar formularios fáciles de utilizar y quepresenten la información de la forma deseada. Podrá utilizardiversos elementos de diseño (texto, datos, imágenes, líneas ycolor) para crear exactamente el formulario deseado.

Por ejemplo, podría utilizar un formulario para actualizar yexaminar información sobre clientes. Además si quiere puedeimprimir el formulario con los clientes.

Existen distintos tipos de formularios (pulse sobre el enlace decada tipo de formulario para ver más):

Formulario tabular: Tiene un aspecto análogo al de una tabla; solo pueden visualizarse 12 registrospor pantalla y el aspecto de cada celda será más vistoso.

Formulario columna simple: Cada uno de los campos de la tabla se distribuye en una fila. De estemodo, el formulario mostrará un solo registro.

Formulario multitabla: Permite visualizar datos que provienen de distintas tablas.

Formulario gráfico: Permite visualizar los datos en forma dinámica gráfico o diagrama. Son útilescuando se quiere mostrar la variación de ciertos datos.

Tablas dinámicas: Este formulario permite agrupar y totalizar los datos de una tabla, el agrupamientose realiza teniendo en cuenta dos campos. Al ser dinámica, si se actualizan los datos, ésta seactualizará.

Autoevaluación

Un formulario se puede crear desde... (2 respuestas correctas)

a) Otro formulario.

b) Una consulta.

c) Un informe.

d) Una tabla.

La base de datos Access. Conceptos básicos

La base de datos Access. Conceptos básicos

Funcionamiento formularios

La forma más rápida de entender su funcionamiento es observar un formulario y el origen de sus datos.

Parte de la información de un formulario puede proceder de una tabla o una consulta, aunque la informacióntambién puede ser independiente de la tabla o consulta. Por ejemplo se pueden incluir gráficos, nombre, etc.

Un formulario es una ventana de Windows que contiene dos tipos básicos de controles: los que muestran o

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admiten entradas de datos a las tablas de la base de datos, estos controles dependen de campos existentes enla tabla, y los que muestran información estática como imágenes o textos, estos controles se almacenarán enel diseño del formulario y son independiente de la tabla o consulta.

Se pueden crear formularios que no estén basados en una consulta o tabla. Éstos reciben elnombre de formulario independiente.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Creando formularios

Access 2000 dispone de un generador de formularios que permite hacerlo de forma sencilla. Lo más practico esempezar el formulario utilizando el asistente y después personalizarlo o adaptarlo poniéndolo en modo Diseño.

Cuando se utilice un formulario para introducir o presentar datos, habrá que relacionarlo con la tabla o consultaque contiene dichos datos, esto será el origen de datos. Si todos los datos se encuentran en una tabla, se debebasar el formulario en esa tabla, pero si éstos se encuentran en varias tablas, habrá que usar una consulta parapoder crear el formulario.

Access presenta varias posibilidades a la hora de crearun formulario:

Desde cero, Vista Diseño: Aparece un formularioen blanco donde habrá que ir añadiendo loscontroles y establecer las propiedades de éstosCon la ayuda del Asistente resulta muy sencilla yeficiente. Por defecto, el formulario contendrá loscampos de la tabla indicados, con unascaracterísticas determinadas pero,posteriormente, podrá modificar el diseño delformulario.El Asistente Autoformulario produce un formulariosencillo preformateado sin pedirle información.

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Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente Autoformulario.

1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios.

2. Haz clic sobre Nuevo y selecciona Autoformulario: columna.

3. En cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario.

4. Pulsa Aceptar.

Los demás Asistentes para formularios plantearán ciertaspreguntas y luego crearán un formulario. Cuando se crea unformulario utilizando el asistente:

1. Se selecciona la tabla o consulta origen de los datos, ydespués se añaden los campos que incluirá elformulario.

2. La siguiente pantalla permite que el usuario seleccionela distribución de los campos en el formulario.Aparecen cuatro opciones. Se pueden probar todas, yaque en la ventana va a apareciendo de forma aproximada el esquema de cómo se distribuyen loscampos en el formulario.

3. Selecciona el estilo del formulario Colorido 1, Nubes...4. Por último, el asistente muestra la ventana final, donde debe escribir el nombre del formulario. La

ventana dispone de dos opciones: Abrir el formulario (para ver o introducir información que permiteejecutar el formulario de forma inmediata) y Modificar el diseño del formulario, que permite abrir elformulario en modo Diseño de forma que se puedan introducir los cambios necesarios. Seselecciona la primera opción y se hace clic en el botón Terminar. El formulario aparece en formade ejecución. Al pie de este formulario aparece el campo registro que permite desplazarse deforma consecutiva por los registros de la tabla de empleados.

Demo: Vea cómo crear un formulario utilizando el Asistente.

1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Formularios.

2. Haz clic en Asistente para formulario.

3. En el cuadro desplegable seleccionar la tabla sobre la que se creará el formulario y añade los campos.

4. Pulsa Siguiente y marca la casilla En columnas.

5. Pulsa Siguiente y selecciona el estilo deseado.

6. Introduce un nombre y marca la casilla Abrir el formulario...

7. Pulsa Terminar.

El formulario queda almacenado en la ventana Bases de datos. Para comprobarlo, se abre la ventana y seselecciona la solapa Formularios.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Diseñando formularios

Una vez generado el formulario, lo más usual es cambiar parte de su diseño y añadirle nuevas funcionalidades.Esto se hace utilizando la pantalla del generador de formularios.

Para modificar un formulario hay que modificar los controles del mismo. La modificación de los controles, sueliminación o la adición de otros nuevos, debe realizarse en la ventana de diseño del formulario. Parapasar a modo Diseño se hace clic con el botón derecho del ratón sobre el título de la ventana y seselecciona la opción Diseño del formulario.

Cuando el formulario pasa a modo Diseño es posible modificar la mayoría de sus características. La ventana deDiseño muestra las tres partes básicas de un formulario:

Encabezado del formulario: donde se pone la información que se quiere siempre visible como el títulodel formulario o algún botón con una función determinada, por ejemplo, abrir otra ventana. Todos loscontroles se repetirán en la visualización de todos los registros.

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Detalle: en esta sección se ponen los campos de los registros que el formulario mostrará. Además sepueden poner controles que añadan funcionalidad al formulario, como botones para imprimir lo que seestá viendo o para que el usuario consiga más información. El contenido de esta sección se repiteuna vez por cada registro que visualice el formulario.Pie de formulario: actúa de forma similar al encabezado pero permite que la información salga al finaldel formulario.

Para pasar un formulario a su modo Diseño pulse Diseño en la barra deherramientas.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Seleccionando y moviendo objetos

Aunque se haya utilizado un asistente para crear el formulario, es posible modificarlo cuando sea necesario.

Lo primero que se debe aprender es cómo seleccionar objetos en el formulario. Para hacerlo, siempre debeestar en modo Diseño. El método a seguir es hacer clic sobre el objeto y, cuando esté seleccionado, aparecena su alrededor una serie de puntos negros. Estos puntos recibenel nombre de selectores que permiten realizar dos operacionesbásicas: mover el objeto y redimensionarlo.

Para mover un objeto, al seleccionar un campo, en el vérticesuperior izquierdo hay un punto negro algo más grueso que losdemás, es lo que permite mover de sitio el objeto dentro delformulario. Al hacer clic sobre este selector, el cursor del ratóncambia y muestra una mano, en ese momento se puededesplazar el objeto a cualquier parte del formulario. Si se colocaen el punto negro más grande el objeto se moverá independientemente, en este caso de muestra una mano conel dedo índice hacia arriba.

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También es posible seleccionar y mover varios objetos al mismo tiempo manteniendo pulsada la tecla <Mayús>y haciendo clic en todos los campos que necesite marcar.

Para modificar el tamaño señalando en una esquina con el ratón, cambia a flecha, se pulsa el botón del ratón yarrastrar hasta tener el tamaño que se desea. Si se tienen varios controles y se quiere tener el mismo tamañoen todos, con ellos seleccionados en el menú Formato/Ajustar tamaño, se puede hacer que todos tengan lamisma altura o la misma anchura.

Si lo que se quiere es eliminar una selección de un objeto, se hace clic con el ratón fuera del área del objetoseleccionado.

No se puede mover de forma independiente una etiqueta o el cuadro de texto de un objeto,entre el encabezado de pagina y la zona de detalles. Se deberá mover el objeto completo.Para poder ponerlos independientes hay que crear uno en cada zona y eliminar la etiqueta o

el cuadro de texto según corresponda.

DEMO: Observa cómo trabajar con los objetos de un formulario.

1. Selecciona el control, con su etiqueta.

2. Mueve el objeto.

Autoevaluación

¿Se puede moficar un formulario creado con el asistente?

a) No, es un formato predefinido y no se puede modificar.

b) Si es la forma más fácil de crear un formulario.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Añadiendo y eliminando objetos

Durante la vista diseño de un formulario se pueden añadir y eliminar objetos.

Dependiendo del objeto que se vaya a añadir habrá que proceder de una forma u otra:

Si una vez creado el formulario se desea añadir un campo de una tabla, pulsando el botón Lista decampos aparecerá el cuadro lista de campos, muestra una lista con los campos disponibles de una

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tabla. Haciendo doble clic sobre él, se añadirá al formulario.Para añadir un objeto, por ejemplo una etiqueta:

Si el cuadro de herramientas no esta abierto,seleccione la opción Cuadro de Herramientasdel menú Ver.Luego se selecciona el objeto que se va añadir.Sobre el formulario se pulsa sobre el lugar enconcreto y sin soltar el botón se arrastra hastatener el tamaño deseado.

Si se desea se puede modificar el tamaño, tipo y color de la letra de la etiqueta. Para modificar el tamaño de laletra, se selecciona su tipo y tamaño en la barra Formato. Para cambiar el color se selecciona el color de lalista de colores Color de fuente. Por último, se puede probar a poner la letra en negrita. Si se quieren crearetiquetas que contengan texto en varias líneas, cuando se termine de escribir una línea, se pulsa la secuenciade teclas <Control-Intro>.

Es posible eliminar varios objetos de un formulario al mismo tiempo, lo único que se tiene que hacer esseleccionarlos todos antes de pulsar la tecla <Supr>. La barra de herramientas Diseño de formulario dispone delbotón Deshacer eliminar, que permite recuperar un objeto eliminado en caso de equivocación.

DEMO: Vea como añadir objetos.

1. Abre el formulario en Vista Diseño.

2. Selecciona un campo y elimínalo.

3. Saca el cuadro Lista de campos.

4. Arrastra el campo hasta el lugar deseado.

5. En el cuadro de herramientas selecciona una etiqueta y añádela al formulario.

Autoevaluación

¿Cómo se llama la vista donde se pueden introducir objetos en un formularios?

a) Vista Hoja de datos.

b) Vista Previa.

c) Vista Diseño.

d) Vista Preliminar.

La base de datos Access. Conceptos básicos

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Guardando e imprimiendo

Cuando cierre la ventana Formulario después de crear un formulario o de modificar un formulario existente,Access le pedirá automáticamente que guarde dicho formulario. Pero también el formulario se puede guardarmanualmente.

Para guardar un formulario:

1. En el menú Archivo, elija Guardar o bien pulse sobre el botón Guardar de la barra Diseño deformularios.

2. Si el formulario es la primera vez que se guarda, escriba elnombre en el cuadro "Nombre del formulario" y luego enAceptar.

Puede imprimir un formulario desde la ventana de la base de datoso desde cualquier modo de representación del formulario. Para ello

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solo hay que elegir la opción Imprimir del menú Archivo o bien pulsar el botón Imprimir de la barra de la

barra Diseño de formularios.

Antes de realizar la impresión es conveniente utilizar el modo Vista preliminar, del menú Archivo, podrá ver enpantalla una imagen general del lo que va a imprimir.

Si lo que se quiere imprimir son solo los datos del formulario, pero sin que se presente el diseño, habrá quemarcar la casilla Imprimir sólo los datos del menú Archivo / Configurar página.

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Usar utilidades de formularios

Puede facilitar el acceso a los datos de un formulario utilizando un filtro o bien activando un formulario desde elescritorio.

Ocultar los registros existentes

Siempre puede ocurrir que, por error, se equivoque de fila e introduzca los datosdonde no corresponde, o sobrescriba o cambie sin querer los datos; lo mejorsería que los registros anteriores ni tan sólo se mostraran en pantalla. Para elloAccess incorpora una opción.

1. Selecciona en el menú Registros / Entrada de datos, ahora aparecerá unregistro en blanco. Ahora puede rellenar los datos sin temor a modificaralguno de los registros existentes.

2. Para volver a visualizar de nuevo todos los registros sólo hay que quitarel filtro, para ello basta con seleccionar la opción Quitar filtro u orden delmenú Registros o en el menú contextual.

Igual que con las tablas, en los formularios se pueden establecer filtros, que ayuden a la búsqueda dedeterminados datos.

Activar el formulario directamente desde el escritorio

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Si tiene que introducir datos con frecuencia y ya está harto de iniciar primero Access, después abrir la base dedatos y finalmente activar el formulario, puede utilizar una forma abreviada muy elegante.

Windows ofrece la posibilidad de crear con toda la facilidad un acceso directo para poder activar el formulariodirectamente desde el escritorio, de esta forma al ejecutar el acceso directo el formulario se abrirá directamente.

DEMO: Vea cómo crear un acceso directo a un formulario y cómo utilizarlo.

1. Disminuya el tamaño de la ventana de Access.

2. Seleccione el formulario que quiera tener en el escritorio y dejar pulsado el botón izquierdo del ratón.

3. Ahora se coloca el puntero en el escritorio de Windows y después suéltalo.

4. Si, ahora pulsa dos veces en el botón Acceso directo a "Nombre formulario", accederá directamente al formulario.

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Creando informes

La creación de informes es muy útil para presentar de forma impresa o en pantalla la información que contienela base de datos. También se pueden crear fácilmente etiquetas porque la forma de generarlas está muy unida ala creación de informes. Access 2000, de hecho, toma la generación de etiquetas como un tipo más de informe.

Crear un informe es un método muy eficaz de presentar los datos en forma de documento impreso. También esposible imprimir los formularios y las hojas de datos, los informes brindan mayor control sobre cómo sepresentarán los datos, así como mayor flexibilidad a la hora de presentar información de resumen. Por ejemplo,un informe que presente las ventas por empleado, el total de ventas...

La forma de generar informes es similar a la de generación de formularios, de hecho, disponen de métodosparecidos, cuando no los mismos. La diferencia radical entre formularios e informes es que los formularios seutilizan para modificar el contenido de la base de datos, mientras que los informes sólo permiten ver lainformación contenida en la base de datos y no permiten modificarla.

Utiliza los informes para una presentación formal de los datos.

DEMO: Ésta es la manera de crear un informe.

1. Sitúate en la solapa informe y pulsa sobre Nuevo.

2. Selecciona Autoinforme:columna.

3. Establece el origen de datos.

4. Pulsa Aceptar.

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Conocer los tipos de informes

Dependiendo de la naturaleza de los datos y de la finalidad del informe, Access permite diseñar distintos tiposde informes, cada uno de los cuales tiene unas características específicas.

Por eso, antes de empezar a diseñar un tipo de informe, es conveniente analizar y decidir cual de los informesse ajusta mejor a su finalidad. Los tipos de informes que pueden crearse son:

Columna simple: este informe imprime, en líneas, el contenido de cada registro en cada campo. Cadauna de las líneas presentará la etiqueta y el dato correspondiente al campo. El aspecto será similar alobtenido en el informe automático.Tabular: presenta la información de cada campo de la tabla o consulta sobre el que se imprime elinforme. Imprime una fila por cada una que tenga la tabla. Las cabeceras de cada columna pueden ser elnombre de los campos de la tabla. Su aspecto es similar al de una tabla.

Grupos/totales: permite obtener los registros de la tabla sobre la que se realiza el informe. Los registrosse agrupan por los valores de uno o varios campos, mostrando los totales al final de éste. Además escapaz de mostrar cálculos aritméticos en el informe.Resumen: es como el anterior, pero sólo muestra la información de los campos que sean numéricos.Etiquetas: sirve para extraer información de una tabla en forma de etiqueta postal.

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Usando el asistente para informes

Al igual que para crear formularios, Access dispone de un asistente de informes. Lo más práctico a la hora decrear un informe es realizarlo mediante el asistente, para luego retocar o añadir detalles desde el generador deinformes.

Utilizando el Asistente se evitarán errores y se ganará tiempo. Igual que ocurría con los formularios habrá queseleccionar un origen de datos. Si los datos provienen de una sola tabla, el informe se basará en ella, si por elcontrario necesita utilizar datos de varias tablas se necesitará una consulta.

Para crear un informe, Access presenta distintas opciones:

Desde cero, Vista Diseño: aparece la página generador de informes en blanco, para ir añadiendo los elementos

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necesarios. Con esta forma resulta complicado realizar un informe sino se es un usuario experto.

Utilizando el Asistente es la forma más sencilla y aconsejable derealizar un informe. Primero se creará el informe utilizando elAsistente y luego se modificará en la Vista Diseño.

El Asistente Autoinforme realiza un informe de forma muyrápida sin pedir ningún detalle. Solo hay que seleccionar elinforme crear y elegir la tabla o consulta de donde provienenlos datos.

Los otros Asistentes para informes plantearán preguntas y luego crearán un informe. Para crear uninforme se procede de la siguiente forma:

1. En la primera ventana que aparece se selecciona la tabla/consulta y los campos que se quierenañadir en el informe.

2. La siguiente ventana del Asistente permite elagrupamiento de la información del informe.En la lista de la izquierda aparecen loscampos disponibles que puede agrupar. Para agrupar algún campo solo hay que hacerdoble clic sobre él. Si se quiere quitar el nivelde agrupamiento se hace doble clic sobre elelemento en la ventana derecha que irámostrando un esquema de como quedará laestructura del informe.Por ejemplo, se tiene una tabla con loscampos cliente, empleado y venta. Se quieremostrar el total de ventas realizado por un empleado a ese cliente. Entonces habrá queagrupar clientes(doble clic) y luego agrupar empleados.Para variar la prioridad utilice los botones flecha, para subir o bajar niveles

3. En la siguiente ventana se define el ordenamiento de la información que está en el cuerpo delinforme. Permite ordenar la información hasta por cuatro campos diferentes. Cada uno de estoscampos se pueden seleccionar desde su listadesplegable. Al lado de cada uno de estos camposexiste un botón A-Z desde el que se ordena lainformación de forma alfabética.

4. A continuación selecciona la distribución delinforme entre seis opciones diferentes. Alseleccionar una de las opciones, en el lado de laizquierda de la ventana, aparecerá el esquema delinforme según la opción seleccionada. En elapartado Orientación se selecciona cómo sequieren orientar las hojas del informe:verticalmente u horizontalmente.

5. Por último, se puede definir el estilo a aplicar en el informe. El asistente proporciona seisestilos predefinidos, según va escogiendo en la lista de la izquierda de la ventana, la partederecha muestra de forma esquemática cómo queda la presentación.

6. Para acabar, introduce un nombre para el informe.

Una vez creado el informe, es más fácil realizar modificaciones en la Vista Diseño, se puedenañadir títulos, números de página...

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DEMO: Vea como crear un informe.

1. En la ventana Base de datos, selecciona la pestaña Informes.

2. Ejecuta Nuevo/Asistente para informes.

3. En el cuadro desplegable selecciona la tabla sobre la que se creará el formulario y añade todos los campos.

4. Pulsa Siguiente y agrupa por un campo y desagrupa.

5. Ordena por un campo.

6. Elige la distribución en columna y, en la siguiente ventana, el estilo formal.

7. Introduce un nombre y pulsaTerminar.

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