INFORMATICA - TEMA 6 CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION...

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Introducción

En este tema aprenderemos a gestionar hojas de cálculo y nos familiarizaremos con la interfaz de Excel 2000 ycon los diferentes elementos que pueden componer una hoja de cálculo..

Excel es una hoja de cálculo y, como tal, puede usarse para manipular cantidades dispuestas en forma detablas, para realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y para dibujar distintos tipos de gráficas.También se puede utilizarse para hacer pequeñas bases de datos.

Las barras de herramientas de las diversas aplicaciones que componen el paquete MicrosoftOffice (Excel, Access, PowerPoint,...) son muy similares. De esta forma se facilita el trabajo alos usuarios que hayan adquirido los conocimientos de uno de estos productos.

Por ejemplo, hay un 80 por ciento de similitud entre la barra de herramientas y menús de Excel y Word.

La hoja de cálculo Excel. Conceptos básicos

Introducción

En este tema aprenderemos a gestionar hojas de cálculo y nos familiarizaremos con la interfaz de Excel 2000 ycon los diferentes elementos que pueden componer una hoja de cálculo..

Excel es una hoja de cálculo y, como tal, puede usarse para manipular cantidades dispuestas en forma detablas, para realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y para dibujar distintos tipos de gráficas.También se puede utilizarse para hacer pequeñas bases de datos.

Las barras de herramientas de las diversas aplicaciones que componen el paquete MicrosoftOffice (Excel, Access, PowerPoint,...) son muy similares. De esta forma se facilita el trabajo alos usuarios que hayan adquirido los conocimientos de uno de estos productos.

Por ejemplo, hay un 80 por ciento de similitud entre la barra de herramientas y menús de Excel y Word.


Trabajando con Excel

Una vez instalada la aplicación en su ordenador, el icono de Microsoft Excel aparecerá dentro del grupo deprogramas de Windows. Para ejecutarlo, basta hacer clic sobre el icono.

Puede cambiar la ubicación de los iconos de Microsoft Office utilizando el comando Barra de tareas y menú Inicioque se encuentra dentro del menú Inicio de Windows en el comando Configuración.

Microsoft Excel también se puede ejecutar desde un acceso directo creado en el escritorio de Windows. Paracrear un acceso directo al programa hay que hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el escritorio en unazona donde no haya iconos, seleccionar la opción Nuevo y, a continuación, Acceso directo. Aparecerá un cuadrode diálogo en donde ha de escribir la ruta al fichero ejecutable de Excel (o bien seleccionarlo mediante el botónExaminar...), habría que poner "C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Excel.exe", hacer clic en el botónSiguiente y, por último, pulsar Finalizar.

El icono de Microsoft Excel aparecerá en el escritorio de Windows; para ejecutarlo tendrá que hacer doble clicsobre él. Además, si arrastra este icono del escritorio sobre el botón Inicio de Windows, automáticamenteaparecerá el acceso directo a Microsoft Excel dentro de las opciones del menú Inicio.

Demo: Veamos cómo crear accesos directos de sus aplicaciones en el escritorio de Windows2000.

1. Haz clic sobre el menú Inicio de Windows.

2. En el menú que aparece, pulsa sobre la opción Programas.

3. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la opción Microsoft Excel para desplegar el menú contextual.

4. En el menú contextual ejecuta Enviar a / Escritorio (crear acceso directo).

5. Haz clic sobre el escritorio para ver el acceso directo creado.

Una vez iniciada la aplicación, podemos abrir un libro de Excel, que es lo equivalente a un documento de Word.Son ficheros electrónicos que poseen una extensión ".xls" (en el caso de Word, los ficheros tenían extensión".doc").

Para abrir un libro (fichero, archivo o documento) ya existente hay que seleccionar el comando Abrir del menúArchivo o bien hacer clic en el botón Abrir de la barra Estándar.

Se debe buscar la localización del libro a través del cuadro de lista desplegable Buscar en. Por defecto apareceráen primer lugar la carpeta que hayamos establecido en el comando Herramientas Opciones, en la ficha General.Si queremos abrir un libro con extensión distinta a xls, seleccionaremos el formato en la lista Tipo de archivo.

Excel 2000 puede mostrar más información sobre el libro seleccionado en el cuadro de diálogo

Abrir. Para ello

Trabajar con hojas de cálculo

Las hojas de cálculos son los documentos principales utilizados por Microsoft Excel para almacenar ymanipular datos. Una hoja de cálculo está formada por celdas organizadas en filas y columnas y siempre formaparte de un libro.

Cada libro puede contener varias hojas y, por lo tanto, pueden organizarse varios tipos de informaciónrelacionada en un único libro.

Los nombres de las hojas aparecen en etiquetas (Hoja1, Hoja2,...) en la parte inferior de la ventana de la hoja decálculo. Para moverse de una hoja a otra, haga clic en las etiquetas de las hojas. La hoja activa es aquella en laque se está trabajando y su nombre aparecerá en negrita sobre fondo blanco.

Una hoja de cálculo puede tener a su vez varias páginas que se imprimirán en foliosseparados.


Insertando y eliminando hojas de un libro

Para insertar una hoja nueva en un libro de Excel 2000, seleccionaremos el comando Hoja de cálculo del menúInsertar.

También se puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier etiqueta de hoja (Hoja1, Hoja 2,...),y seleccionar el comando Insertar del menú contextual. De esta forma, se puede elegir qué tipo de hoja sequiere insertar: Hoja de cálculo, Gráfico, Macro de Microsoft Excel 4.0, Hoja internacional de macros o Diálogode Excel 5.0. Cuando se inserta una hoja, ésta pasa a ser la hoja activa y aparecerá situada delante de la hojaactiva anterior a su inserción.

Para eliminar una hoja de cálculo, primero hay que activarla y después seleccionar elcomando Eliminar hoja del menú Edición o Eliminar del menú contextual.

DEMO: Aprendamos a crear y eliminar hojas de un libro de Excel 2000.

1. Hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de una de las hojas.

2. En el menú contextual, seleccionamos el comando "Insertar".

3. En la ventana que aparece, pulsamos sobre el icono de "Hoja de cálculo" y sobre el botón "Aceptar".

4. A continuación, eliminaremos la hoja creada, para ello nos situamos en la hoja que queremos eliminar y utilizamos el

comando "Eliminar hoja" del menú "Edición".

5. Pulsamos sobre "Aceptar" en la ventana de advertencia que aparece, y ya hemos eliminado la hoja.

Autoevaluación

En un libro de Excel...

a) Se pueden crear o insertar varias hojas.

b) Se pueden insertar varias hojas hasta un máximo de cinco hojas.

c) Sólo podemos utilizar las hojas que vienen preestablecidas.


Moviendo y copiando hojas

Puede mover una hoja para cambiarla de ubicación dentro del libro. Para ello, se selecciona la etiqueta de lahoja y, sin soltar el ratón, se arrastra por el resto de etiquetas a la posición que quiera.

Para copiar una hoja, el proceso es el mismo, pero se tendrá quemantener pulsada la tecla <Control> mientras se desplaza la etiqueta.

También es posible hacerlo mediante el menú contextual, seleccionandola opción Mover o copiar. Dentro del cuadro de diálogo que se abre hayque seleccionar el libro al cual queremos copiar o mover la hoja y la hojadelante de la cual queremos poner la que movemos o copiamos. Si lo quese desea es copiar hay que activar la opción "Crear una copia", paramover hay que desactivar dicha opción.

Demo: Veamos cómo mover y copiar hojas.

1. En este caso vamos a copiar una hoja: seleccionamos la hoja que queremos

copiar y pulsamos el botón derecho del ratón.

2. Pulsamos sobre el comando "Mover o Copiar" del menú contextual.

3. En la lista que aparece seleccionamos la hoja delante de la cual se va a situar

la página.

4. Marcamos la opción "Crear una copia" (para mover una página el

procedimiento sería similar pero no se activaría esta opción).


Cambiando el nombre y ocultando hojas

Para cambiar el nombre de una hoja hay que hacer doble clic en el nombre que aparece en la etiqueta paraeditarlo y se introduce el nuevo.

También se puede seleccionar el comando Cambiar nombre bien del menú contextual, que se activa comoantes hemos dicho, o bien seleccionando del menú Formato el apartado Hoja.

El número máximo de caracteres que puede tener el nombre de una hoja es 31.

Demo: Veamos cómo cambiar el nombre de las hojas.

1. Hacemos doble clic en la etiqueta de la hoja.

2. Tras esto, el texto de la etiqueta aparece "editable" y cambiaremos el nombre de la página.

3. Otra posibilidad es mediante el comando "Cambiar nombre:" Para ello seleccionamos la hoja...

4. Utilizamos dentro del menú "Formato" el comando "Hoja : Cambiar nombre".


Seleccionando hojas y desplazándonos

Excel 2000 permite seleccionar varias hojas de cálculo para realizar acciones con todas ellas a la vez, porejemplo: copiarlas, moverlas, imprimirlas, etc.

Para seleccionar todas las hojas de un libro hay que situarse en laetiqueta de una de las hojas y hacer clic en Seleccionar todas las hojasde su menú contextual (se llama menú contextual al listado que sedespliega pulsando el botón derecho del ratón).

Si sólo estamos interesados en seleccionar algunas hojas y soncorrelativas, activaremos la primera pulsando haciendo clic con el cursorsobre su nombre (aparecerá en primer plano), luego pulsaremos la tecla<Mayús> del teclado y haremos clic en la última hoja del libro. Paraseleccionar hojas no correlativas, hay que mantener pulsada la tecla <Control> mientras hacemos clic en susetiquetas.

Las etiquetas de las hojas seleccionadas aparecerán con el fondo de color blanco.

Demo: Veamos cómo seleccionar varias hojas.

1. Sitúate en la pestaña de la hojas y pulsa el botón derecho.

2. Elige la opción Seleccionar todas las hojas.

3. Ahora vamos a seleccionar varias hojas, para ello pulsa la tecla Ctrl. y sin soltarla.

4. Haz un clic en cada hoja que quieras seleccionar.

Para movernos por una hoja de cálculo existen las barras de desplazamiento. Haciendo clic en las flechas queaparecen tanto en la horizontal como en la vertical, cambiamos de fila y columna en la hoja.

Arrastrando el cuadro de desplazamiento nos movemos más rápido y en proporción al tramo arrastrado.Además, al deslizar el cuadro de desplazamiento se indica en una pista en qué columna o fila nos situaremos alsoltar el ratón. Los cuadros de desplazamiento serán más pequeños cuanto más grande sea el área ocupada dela hoja de cálculo.

También se pueden utilizar las teclas de dirección y las teclas <Av Pág> y <Re Pág> para moverse por la hoja.


Desplazándonos por un libro

Un libro de trabajo está compuesto por varias hojas de cálculo. El número máximo de hojas que puede contenerun libro depende únicamente de la memoria del ordenador. El máximo de hojas que se pueden establecer por

defecto al crear un libro nuevo son

Abriendo, guardando y cerrando libros

A pesar de que un libro de trabajo puede contener muchas hojas y, en la mayoría de las ocasiones serásuficiente para desarrollar un modelo, puede ocurrir que necesitemos consultar información de otros libros oincluso tomar información de otro para completar dicho modelo. De ahí que a veces necesitemos trabajar convarios libros de trabajo abiertos a la vez.

Excel 2000 permite tener tantos libros abiertos como la memoria de nuestro ordenador nos permita y comorecursos libres tenga el sistema. A medida que vayamos abriendo libros se irán incluyendo dentro del área detrabajo y aparecerán listados en la parte inferior del menú Ventana.

Si se necesita ver más de un libro a la vez, se seleccionará la disposición que más convenga dentro de dichomenú en el comando Ventana/Organizar. Hay cuatro posibilidades: Mosaico, Horizontal, Vertical y Cascada.

El libro activo es el libro sobre el cual podemos trabajar y se distingue en la pantalla por ser el único queaparece o bien, si se visualizan varios, por aparecer con la barra de título en color y con los iconos de

Minimizar, Restaurar y Cerrar típicos deWindows.

Para cambiar el libro activo,seleccionaremos su nombredel menú Ventana o bien

haremos clic en su barra de título, sila disposición de las ventanas nospermite verlo.

Demo: A continuación,tenemos un ejemplo de cómo

abrir varios libros y de como verlostodos en la pantalla.

1. A través del menú "Archivo" vamos a abrir varios documentos de forma sucesiva (ver apartado "Abrir un libro de Excel").

2. Seleccionamos el comando "Organizar..." dentro del menú "Ventana".

3. En la ventana que aparece seleccionamos la opción "Mosaico" y pulsamos sobre "Aceptar".

4. Vemos como aparecen todas las ventanas abiertas de forma simultánea, repartidos por la ventana de Excel.

5. Repitamos el última paso pero esta vez seleccionaremos la opción "En Cascada".

6. Como resultado, las ventanas abiertas aparecen una encima de otra, mostrando la barra de títulos de cada una.

Una vez creado un libro de trabajo, debemos guardarlo en un dispositivo permanente (disco duro o disquete)para poder recuperarlo en futuras sesiones de trabajo.

Para hacer esto, seleccionamos el comando Guardar como del menú Archivo y, entonces, se abrirá el cuadrode diálogo Guardar como en el que podemos dar un nombre al archivo. El nombre hay que introducirlo en elcuadro Nombre de archivo. Excel colocará automáticamente la extensión xls, que es la correspondiente a librode trabajo.

Excel 2000 puede guardar con formatos correspondientes a otras versiones más antiguas deExcel e incluso puede guardar con otros formatos, por ejemplo dBase, Lotus, etc. Paraguardar un libro con cualquiera de estos formatos hay que seleccionarlo de la lista Guardar

como tipo.

Excel propone por defecto la carpeta Mis documentos para guardar los ficheros. Esta configuración por defectola puede cambiar en el comando Herramientas / Opciones en la ficha General. Si quisiéramos guardar en otraubicación, desplegaremos la lista Guardar en y buscaremos la carpeta donde se desea guardar en el árbol decarpetas.

DEMO: Practicaremos la forma de guardar un documento en distintas versiones.

1. Partimos de un libro de excel abierto. Utilizamos el comando Guardar como... del menú Archivo.

2. En la lista desplegable Guardar como tipo: seleccionamos el tipo Libro de Microsoft Excel 4.0.

3. A continuación, en la parte superior de la ventana, en la lista Guardar en seleccionamos el directorio donde vamos a

guardar el libro.

4. Por último, indicamos el nombre que le vamos a dar en Nombre de archivo: .

5. Es posible que algunos libros de excel no sean compatibles con el formato que estamos utilizando, en ese caso al

guardarlo perderemos parte de la funcionalidad del mismo. Si esto sucede, Excel nos lo advertirá con un mensaje.

Para crear una nueva carpeta por debajo de la actual y guardar el archivo, hay que hacer clic en el botón Crearnueva carpeta.

También se puede utilizar el comando Guardar como una vez guardado el libro por primeravez para crear una copia del mismo con otro nombre.

El comando Guardar del menú Archivo y el botón Guardar de la barra Estándar guardan lasmodificaciones realizadas en el libro de trabajo manteniendo el mismo nombre si dicho libro ha sido guardadoantes, si no, aparecería el cuadro de diálogo Guardar Como. Conviene guardar los libros de vez en cuando sivamos a trabajar con un libro durante mucho tiempo, de esta forma nos aseguramos de tener la informaciónguardada en caso de fallo en el sistema o en el suministro eléctrico.

Para cerrar un libro, hay que seleccionar el comando Cerrar del menú Archivo. Si el libro no se ha guardadotodavía o se han realizado últimas modificaciones aún no guardadas, Excel nos pedirá que confirmemos sidesea o no guardar el libro.

Si se tienen varios libros abiertos es posible cerrarlos todos a la vez. Para ello hay que pulsar la tecla<Mayús> mientras se selecciona el menú Archivo, entonces, en lugar del comando Cerrar, aparecerá elcomando Cerrar todo que cierra todos los libros abiertos del área de trabajo. En caso de que haya alguno singuardar, Excel preguntará si se quiere o no guardar ese libro en concreto. También se puede optar por elegir laopción Sí a todo que guarda y cierra todos los libros abiertos.

Autoevaluación

Señale el procedimiento más adecuado para guardar un libro de Excel.

a) No hay que hacer nada, siempre se guardan con nombre diferente.

b) Hay que hacerlo después de cerrar Excel.

c) No se pueden guardar los libros con otro nombre.

d) Hay una opción específica en el menú Archivo.

e) Se escribe un nuevo nombre en la barra de título y se pulsa Guardar.


Conocer la pantalla de Excel

La pantalla de Excel está compuesta por varios elementos. La mayoría de ellos son comunes al resto deaplicaciones Windows, por ejemplo, la barra de título que contiene el nombre de la aplicación y los botonespara maximizar, minimizar y cerrar la aplicación.

De todos estos elementos, centraremos nuestra atención en los más importantes y que se van a utilizar conmás frecuencia:

Barras de comandosBarras de fórmulasVentana del documentoBarra de estado


Barras de comandos

Debajo de la barra de título encontramos las barras de comandos , que pueden ser de dos tipos: barra demenús o barra de herramientas.

Barra de menús

Es la barra donde están contenidos todos los comandos de Excel 2000. El acceso a los menús puederealizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente:

Con el teclado pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la letra subrayada que aparece encada comando. Por ejemplo, para abrir el menú Archivo, pulse la combinación de teclas <Alt-A>.

Si desea utilizar el ratón, sitúe el puntero sobre la palabra Archivo y pulse el botón izquierdo del ratón(por defecto el ratón tiene seleccionado el botón izquierdo como primario).

En el mismo instante que activamos la palabra del menú, se despliega automáticamente la lista de comandosreferentes a ese menú mostrando sus opciones. Para acceder a estos comandos, sitúe el puntero sobre elcomando elegido y pulse el botón izquierdo del ratón. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, hagaclic fuera del menú o presione la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario. Los comandos pueden llevar acabo una acción directamente o bien presentar un cuadro de diálogo para seleccionar opciones adicionales. Lamayoría de los cuadros de diálogo presentados por los comandos contienen los botones Aceptar y Cancelar.Si hacemos clic en Aceptar, aceptamos los cambios realizados en el cuadro de diálogo. Si pulsamosCancelar, descartamos dichos cambios y permanecen las opciones anteriores. En muchos cuadros de diálogoaparecen además diversas fichas que contienen a su vez opciones relacionadas.

Sólo se pueden ejecutar comandos que estén en negro. Aquellos que aparezcan en gris(atenuados) no se pueden ejecutar en esa determinada situación. Por ejemplo, no podremospegar datos (del menú Edición / Pegar) si previamente no hemos copiado, Edición / Copiar.

Barras de herramientas

Excel 2000 incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En estas barrasse engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de librosestando representadas por una serie de iconos ejecutables (botones). Además, Excel 2000 dispone de otrasbarras de herramientas aplicables en todo momento.

Los botones de las barras de herramientas permiten llevar a cabo acciones sin tener que acceder al comandocorrespondiente, para lo cual, hay que hacer clic sobre dichos botones. Por ejemplo, haciendo clic sobre elbotón Negrita (el botón con la N) de la barra Formato, ponemos el texto seleccionado en negrita.

Para visualizar estas barras de herramientas seleccione el comando Barras de herramientas del menú Ver y, acontinuación, elija aquella barra de herramientas que desee entre las disponibles o bien haga clic con el botónsecundario del ratón (derecho) en cualquier barra de herramientas y seleccione la que desee del menúcontextual.

Para ocultar una, desactívela mediante el mismo proceso de visualización.

A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.

Barra de herramientas FormatoBarra de herramientas Estándar

No es nuestra intención que aprenda qué es lo que contiene cada una de las barras. Másadelante verá cómo utilizarlas de forma práctica y sencilla y podrá conocerlas mejor.

Autoevaluación

Las barras de herramientas...

a) Se visualizan seleccionando el comando Ver del menú Formato.

b) Contienen todos los comandos de Excel.

c)Se visualizan seleccionando el comando Ver barras del menúHerramientas.

d)Tienen botones que permiten llevar a cabo acciones sin tener queacceder al comando correspondiente.


Barra de herramientas Formato

En esta barra se encuentran gran parte de los comandos que se necesitan para dar formato a las celdas de lahoja de cálculo.

Más adelante se verá como utilizar adecuadamente los botones de esta barra de herramientas para cambiar elformato de las celdas seleccionadas.


Barra de herramientas Estándar

Contiene los comandos más habituales que un usuario necesita para la edición y creación de documentos.

En esta imagen se muestran las herramientas mas frecuentemente utilizadas en la barra Estándar y unapequeña descripción de su utilidad. Más adelante verás su utilidad práctica a través de una explicacióndetallada, de autoevaluaciones y de películas (demos).


Barra de fórmulas

En esta barra se edita el contenido de una celda. Podemos introducir un valor escribiendo directamente dentrode la celda, o bien situando el puntero sobre la barra de fórmulas y haciendo clic con el botón izquierdo delratón.

DEMO: Veamos cómo introducir texto dentro de una celda y en la barra de fórmulas.

1. Selecciona una celda.

2. Introduce texto en ella.

3. Introduce ahora el texto en la barra de fórmulas.

En el Cuadro de nombres, situado en la parte izquierda de la barra de fórmulas, aparece el nombre a la celdaactiva en un momento dado. Más adelante aprenderemos a asignarle nombres a las celdas y rangos de celdas.

En la parte derecha de dicha barra vemos el contenido real de la celda. Por ejemplo, si introducimos =15+8 enla barra de fórmulas, en la celda A1 aparecerá el resultado 23 pero en la barra de fórmulas se mantendrá elcontenido real, es decir, la fórmula de la que proviene dicho valor.

Autoevaluación

Podemos introducir un valor en una celda de Excel...

a) Escribiendo en la barra de fórmulas, pero sólo admite letras.

b) Escribiendo directamente dentro de la celda.

c) Escribiendo en la barra de fórmulas, pero sólo admite números.


Ventana del documento y Barra de estado

En el área de trabajo aparece la ventana del documento. El área de trabajo contendrá todos los ficheros que sehayan abierto o creado en Microsoft Excel, bien como iconos o bien como ventanas.

Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Por defecto, cuando iniciamos una sesión con Excelaparecerá el Libro1. A medida que vayamos creando nuevos libros se llamarán Libro2, Libro3… hasta que losguardemos con un nombre.

Un libro está compuesto por varias hojas. Siempre aparecerán tres hojas cuando creemos un libro nuevo. Elnúmero de hojas por defecto se puede modificar en el comando Opciones del menú Herramientas, en la fichaGeneral.

Cada hoja está dividida en filas y columnas. Microsoft Excel tiene 256 columnas nombradas de la A a la IV y65536 filas, numeradas de la 1 a la 65536. A la intersección de una fila con una columna se le denomina celda.Una celda se identifica por la letra de la columna a la que pertenece seguida por el número de fila.

La Barra de estado se encuentra situada en la parte inferior de la pantalla y muestra información acerca de losprocesos que se están realizando en la hoja de cálculo.

En la parte derecha aparecerán siglas indicando si determinadas teclas están pulsadas; por ejemplo,aparecerá MAY si la tecla <Bloq Mayús> se ha activado.


Formas de presentación en la pantalla

En este apartado se verán algunas de las herramientas y opciones que Excel 2000 ofrece para variar lapresentación de las hojas de cálculo por pantalla.

Vistas personalizadas

En Excel es posible dar formatos distintos a un mismo libro, dependiendo de cuál vaya a ser su uso. Para norealizar un cambio de formato cada vez que necesitemos el libro, existen las Vistas. Una vista es un conjuntode opciones de presentación e impresión que puede aplicar a una hoja de cálculo.

En primer lugar se configura el libro para que aparezca de la manera en que se desea presentar y con elaspecto que desee que tenga al imprimirlo. Se definen anchos de columna y altos de fila, líneas de división,filas y columnas ocultas, área de impresión, etc. La vista que se crea siempre incluirá tamaño y posición de laventana, secciones o títulos inmovilizados, esquemas, porcentaje de ampliación o reducción, celda activa, áreade impresión y muchas de las configuraciones del cuadro de diálogo Opciones,

a) Escribiendo en la barra de fórmulas, pero sólo admite letras.

b) Escribiendo directamente dentro de la celda.

c) Escribiendo en la barra de fórmulas, pero sólo admite números.


Trabajar con los datos de un libro de Excel

En este capítulo veremos los mecanismos básicos de trabajo con Excel 2000: qué datos podemos introducir,el modo de introducirlos y cómo seleccionar y trabajar con esos datos.

Hay datos que se introducen directamente en celdas y otros que se introduciránde modo automático sin necesidad de ir celda por celda.

Todo proceso que realicemos en la hoja de cálculo implica una selección de losmismos, es decir, indicar a Excel dónde queremos introducir la información, a quéqueremos dar formato, qué queremos borrar...

Nos centraremos en los siguientes aspectos:

Tipos de datos

Fórmulas y funcionesSelección de datosDeshacer y rehacer


Tipos de datos de un libro

En Excel es posible introducir datos en forma de número, fecha-hora o texto. Aunque pueden tener diferenteformato (moneda, contabilidad, fracción...), se reducen a estos tres tipos generales: número, fecha y texto.

Un número es cualquier combinación de dígitos que pueden ir acompañados de símbolos, pero la mayoría delas veces no son necesarios, ya que corresponden a formatos que se pueden establecer posteriormente.

Una fecha es un número comprendido entre el 1 (que corresponde al 1 de enero de 1900) y el 2958465 (quecorresponde al 31 de diciembre del 9999). Por tanto, podremos operar con las fechas para calcular, porejemplo, los días transcurridos entre dos fechas.

Texto para Excel son las cadenas que no se pueden interpretar como valores numéricos, ni fechas, ni valoresde error (#¿NOMBRE?, #¡DIV/0!, etc.), ni valores lógicos (VERDADERO, FALSO).


Fórmulas y funciones

Una vez colocados los datos en la hoja de cálculo, se pueden introducir fórmulas para realizar cálculos. Losresultados de dichas fórmulas cambiarán en el momento en que se modifiquen los valores originales. Paracálculos complejos, Excel incluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones.

Una fórmula es una ecuación para realizar operaciones con los valores de la hoja de cálculo, como suma,multiplicación y comparación; también pueden combinar los valores.

La fórmula tendrá una sintaxis que describe el proceso del cálculo. En Microsoft Excel, una fórmula comienzapor un signo igual (=), seguido de los operadores y operandos. Estos últimos pueden ser constantes oreferencias a celdas en la misma hoja de cálculo, a celdas en otras hojas de cálculo del mismo libro o a celdas

en hojas de otros libros.

Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de5: =5-1. Todo esto se verá detalladamentemás adelante.


Seleccionando datos de una celda o un rango

Cualquier proceso que realicemos en la hoja de cálculo va a implicar una selección, esto es, indica a Exceldónde queremos introducir la información, a qué queremos dar formato, qué queremos borrar, etc.

Cualquier operación se lleva a cabo en celdas, pues una celda es la unidad fundamental de Excel. Se nombrapor la letra de la columna seguida por el número de la fila, por ejemplo, A2. Un rango es un grupo de celdas.Los rangos se designan por el nombre de la primera celda (en la esquina superior izquierda) seguida por dospuntos y el nombre de la última (esquina inferior derecha). Por ejemplo, C2:E5.

No hablaremos de nombres de celdas y rangos sino de referencias: A2 es una referencia a una celda, C2:E5es una referencia a un rango.

Para seleccionar una celda basta hacer clic sobre ella. A la celda seleccionada se le denomina celda activa.Aparece con un borde más grueso y su referencia se indica en la barra de fórmulas en el cuadro de nombres.Se pueden utilizar las teclas de dirección para cambiar la celda activa.

Para ir rápidamente la celda A1 de la hoja, se presiona la combinación de teclas <Control-Inicio>. Para ir a la última celda ocupada de la hoja, se pulsa <Control-Fin>.

Para seleccionar un rango de celdas hay que activar la primera celda que contiene el rango y, sinsoltar el ratón, arrastrar hasta la última celda; en caso de equivocación, no se debe soltar el ratón y rectificar elrango. La primera celda quedará en blanco indicando que es la celda activa.

Se pueden seleccionar rangos disjuntos de la hoja, por ejemplo para aplicar rápidamente un formato a todaslas celdas que lo componen. Para ello, hay que seleccionar la primera celda que se quiera incluir en el rango,arrastrar el ratón hasta seleccionar la última celda contigua, mantener pulsada la tecla <Control> y arrastrar elratón sobre el siguiente grupo de celdas que se quieran incluir en el rango. Se deben repetir los pasosanteriores hasta haber seleccionado todos los rangos.

Demo: Veamos cómo seleccionar un rango disjunto de celdas.

1. Haz clic sobre la primera celda que se quiera incluir en el rango y arrastra el ratón, sin soltar el botón izquierdo, hasta

seleccionar la última celda contigua.

2. Pulsa la tecla <Control> y, manteniéndola pulsada, selecciona el siguiente grupo de celdas que quieras incluir en el rango.

Autoevaluación

En una hoja Excel se puede seleccionar...

a) Los rangos tienen que ser correlativos.

b) Sólo cinco rangos por hoja.

c) Los rangos no tienen por qué correlativos.


Seleccionando columnas, filas y hojas

Para seleccionar una fila o columna entera se hace clic en el número o letra de la fila o columna.

Para seleccionar filas y columnas juntas, se debe mantener pulsada la tecla <Mayusculas> entre una y otraselección.

Para seleccionar filas y columnas disjuntas, se debe mantener pulsada la tecla <Control> entre una y otraselección.

Para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo, se hace clic en el botón situado a la izquierda de losencabezados de columnas y encima de los encabezados de filas. Se podría seleccionar toda la hoja para, porejemplo, cambiar el ancho de todas las columnas.


Deshacer y rehacer

Desde el momento en que comenzamos a trabajar con una hoja de cálculo, Excel va grabando las accionesque se van realizando, de forma que en cualquier momento podemos deshacer las operaciones erróneas quehayamos realizado.

Por ejemplo, si hemos introducido una fórmula y nos hemos equivocado, podemos seleccionar el comandoDeshacer del menú Edición para eliminar dicha fórmula, esto es, deshacemos la última operación. Excel 2000introduce la posibilidad de deshacer no sólo la última acción sino las últimas que se hayan realizado en unasesión de trabajo.

Toda acción que se haya deshecho se añade a la lista de rehacer y se puede utilizar encualquier momento para volver a hacer una acción que se haya hecho anteriormente. Elbotón Rehacer se encuentra a la derecha del botón Deshacer en la barra Estándar.

No se pueden deshacer ni rehacer acciones individuales si no es la última, siempre habrá que deshacer orehacer todas las acciones que ésta lleve por encima en la lista.

Autoevaluación

¿Que ocurre al utilizar el comando "Deshacer"?

a)Existe una lista de acciones realizadas, y cada vez que pulsamossobre este comando, se deshace la última acción realizada.

b)En cualquier momento podemos deshacer operaciones erróneas quehemos hecho, hasta las que estaban ya guardadas.

c)Cada vez que utilizamos este comando deshacemos, de una vez,todas las operaciones realizadas previamente.


Cambiando el tamaño de filas y columnas

El ancho y alto por defecto de una fila o columna viene establecido según la fuente por defecto que hayamosdefinido, pero pueden ser modificados para adaptarse mejor al tamaño de los datos. Se puede cambiar el alto oel ancho de todas las celdas en general o bien solo el alto de una fila o el ancho de una columna.

Si se quiere cambiar el ancho de todas las columnasdirectamente se selecciona el subcomando Anchoestándar del comando Columna del menú Formato y,entonces, se introduce en el cuadro de diálogo queaparece el valor deseado. Si el ancho de alguna de lascolumnas de la hoja se ha modificado previamente,entonces su ancho no cambiará al poner un nuevo anchoestándar; solo se modificarán las columnas que siganteniendo el ancho estándar.

Cuando un texto no cabe en una celda, éste invadirá lasceldas adyacentes siempre que no exista algo escrito enellas. No ocurre así con los números. Si un número esdemasiado grande para el ancho de la celda, apareceránlos símbolos ####. En estos casos y cuando se quieracambiar la apariencia de la hoja, habrá que modificar elancho de las columnas.

Para cambiar el ancho de una columna hay que situar elratón en la línea que separa los encabezados de lascolumnas, hacer clic y, sin soltar el ratón, arrastrar hastaobtener el tamaño deseado. Al mover el ratón aparecerá una indicación del ancho que alcanzará la columna sise suelta en ese determinado momento. El ancho de columna que aparece corresponde al número medio dedígitos 0-9 de la fuente estándar que cabe en una celda. Para cambiar el alto de las filas el proceso es elmismo, pero situando el ratón entre los encabezados de las filas.

Si hacemos doble clic en la línea que separa los encabezados de dos columnas, el ancho dela columna de la izquierda se ajusta al texto más largo que hayamos introducido en ella.

Si queremos poner a varias columnas el mismo ancho debemos seleccionar al menos una celda decada una de las columnas y, después, seleccionar el subcomando Ancho del comando Columna del menúFormato. En el cuadro de diálogo que aparece introduciremos el valor de ancho de columna que deseemos.Para cambiar el alto de varias filas el proceso es igual, pero habria que seleccionar el subcomando Alto delcomando Fila del menú Formato.

Demo: Veamos cómo cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas.

1. Sitúate en la columna a cambiar y vete al menú Formato y selecciona Columna.

2. Elige la opción Ancho Estándar, inserta el valor que desee y pulsa Aceptar.

3. Ahora vamos a modificar la altura de una fila, para ello vete al menú Formato.

4. Selecciona la opción Fila, y después Alto.

5. Por último, inserta el valor que desees y pulsa Aceptar.


Introducir datos en EXCEL

En este capítulo veremos los mecanismos básicos de trabajo con Excel 2000: qué datos podemos introducir ycómo seleccionar y trabajar con esos datos.

Veremos qué tipos de datos podemos introducir en Excel y el modo de hacerlo. Hay datos que se introducendirectamente en celdas y otros que se introducirán de modo automático sin necesidad de ir celda por celda.

Todo proceso que realicemos en la hoja de cálculo implica una selección de los mismos, es decir, indicar aExcel dónde queremos introducir la información, a qué queremos dar formato, qué queremos borrar...

Concretamente haremos hincapié en los siguientes temas:

Introducción y edición de datos en las celdas

Mover y copiar celdas

Borrar datosInsertar y eliminar celdas filas y columnas


Introduciendo y editando datos en celdas

En Excel hay datos que se colocan directamente en celdas y otros que se introducen de modo automático sinnecesidad de ir celda por celda.

Para introducir datos en una celda basta seleccionarla, introducir el dato y pulsar la tecla <Intro>. Cuando secomienza a escribir, automáticamente se activa la barra de fórmulas. Aparecen tres botones: uno para cancelarlos datos introducidos, otro para validar dichos datos y el símbolo de igual para iniciar el asistente deintroducción de fórmulas. La mayoría de las veces es mucho más rápido pulsar la tecla <Intro> que hacer clicen el botón para validar los datos. De igual forma que es mucho más rápido pulsar la tecla <Esc> que hacerclic en el botón para cancelar los cambios.

A continuación veamos como introducir cada uno de los tipos de datos disponibles en Excel:

Número

Un número es cualquier combinación de dígitos. Estos dígitos pueden ir acompañados de símbolos, pero lamayor parte de las veces no son necesarios ya que corresponden a formatos que se pueden establecerposteriormente. Son necesarios cuando queremos poner un número negativo que debe ir acompañado delsigno menos (-) o bien cuando queremos poner un número decimal.

El símbolo de separador decimal será el que se haya establecido en el Panel de control de Windows, en elicono Configuración regional. El separador por defecto es la coma. Cuando se quiera introducir un tanto porciento, bien se puede poner el valor decimal, por ejemplo 0,15 y luego darle formato de tanto por ciento, o biendirectamente poner 15%.

Fechas

Las fechas se deben introducir siguiendo el esquema día mes año a no ser que se haya cambiado estaconfiguración en el Configuración regional en el Panel de control. Entre el día, el mes y el año debe aparecer elseparador / o bien el guión (-). Por ejemplo 23/2/97.

Horas

Para introducir horas se pondra la hora, los minutos y los segundos separados por dos puntos (:). Se puedenintroducir también seguidas de PM o AM según corresponda. Por ejemplo, escribir 20:44 equivale a 8:44 PM.

Texto

Excel entiende como texto todas aquellas cadenas que no pueda interpretar como valores numéricos ni fechasni valores de error (#¿NOMBRE?, #¡DIV/0!, etc.) ni valores lógicos (VERDADERO, FALSO). Por ejemplo, siintroducimos 12.56 en una celda, Excel lo considerará texto puesto que no sabrá reconocer el punto comoseparador decimal.


Moviendo y copiando celdas

Moviendo y copiando celdas y rangos, puede reorganizar su trabajo rápidamente, sin necesidad de realizartediosos procesos de edición. También se pueden utilizar estas operaciones para ayudar en la creación denuevos documentos, empleando celdas existentes en diferentes hojas u otros libros.

La forma más sencilla de mover y copiar celdas y rangos es utilizar la técnica de "arrastrar y colocar".

Los datos seleccionados para realizar las operaciones de arrastrar y colocar no pueden serrangos disjuntos de celdas.

Demo. A continuación explicamos cómo utilizar la técnica de "arrastrar y colocar":

1. Seleccionamos las celdas que deseamos mover.

2. Hacemos clic en el borde de la selección cuando el puntero del ratón tenga forma de flecha y manteníendolo pulsado, lo

arrastramos hasta las celdas donde deseamos mover los datos. Si en las celdas de destino hubiera datos, Excel

preguntaría si se quiere reemplazar el contenido de dichas celdas con los datos que se están moviendo.

3. Si lo que queremos es copiar las celdas, mantenemos presionada la tecla <Control> mientras arrastramos el puntero.

También puede insertar celdas entre las celdas existentes, para ello mantenga presionadala tecla <Mayús> mientras arrastra el puntero. Para arrastrar la selección a una hoja decálculo diferente, hay que tener presionada la tecla <Alt> y arrastrar la selección a la

etiqueta de la hoja.

En Microsoft Excel se pueden mover y copiar celdas de una hoja de cálculo a otro lugar dela misma hoja, a otra hoja del libro, a otro libro o incluso a otra aplicación.

Los comandos Cortar, Copiar y Pegar permiten copiar y mover la celda o rango deceldas seleccionadas a cualquier lugar de un documento o aplicación y se suelen utilizar paramover o copiar datos a una hoja de cálculo diferente o a larga distancia.

Cuando se cortan datos, Excel los borra del rango origen y los guarda en el Portapapeles. Para cortar hay queseleccionar el comando Cortar del menú Edición o bien hacer clic sobre el botón Cortar de la barra deherramientas Estándar.

Cuando se copian datos, Excel los guarda en el Portapapeles, pero no los borra del rango origen. Para copiarhay que seleccionar el comando Copiar del menú Edición o bien hacer clic sobre el botón Copiar de la barra deherramientas Estándar.

Para finalizar las operaciones de cortar y copiar hay que seleccionar la celda superior izquierda del área dedestino de los datos y pegar esos datos en la nueva ubicación, haciendo clic sobre el botón Pegar de la barrade herramientas Estándar o bien seleccionando el comando Pegar del menú Edición. Los datos guardados enel Portapapeles pasarían ahora a las celdas de destino.

Demo: Veamos cómo cortar y copiar.

1. Selecciona las celdas a copiar.

2. Pulsa el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar.

3. Selecciona la nueva ubicación y haz clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar.

4. Selecciona las celdas que desees mover.

5. Ejecuta Edición / Cortar.

6. Selecciona la nueva ubicación.

7. Ejecuta Edición / Pegar.

Para copiar sin utilizar el Portapapeles se puede utilizar la técnica de "arrastrar y colocar".

Cuando termine de utilizar los comando Cortar, Copiar y Pegar, pulse la tecla <Esc> para quitar elborde móvil del rango de celdas seleccionadas.


Borrando datos

Para eliminar completamente el contenido de una celda o de un rango de celdas, se selecciona la celda o elrango y se pulse la tecla <Supr>.

De este modo sólo se borrará el contenido, pero no los formatos. Si quiere borrar todo, seleccione el comandoEdición / Borrar con la celda o rango seleccionados y elija la opción correspondiente, según lo que desee

eliminar: Todo (contenido y formatos), Formatos, Contenido o Comentarios.

Demo: Veamos un ejemplo.

1. Selecciona las celdas a las que quieras borrarle el formato.

2. Ejecuta Edición / Borrar / Formatos.

3. Selecciona las celdas que desees borrar por completo.

4. Ejecuta Edición / Borrar / Todo.

5. Selecciona las celdas cuyo contenido quieras eliminar.

6. Ejecuta Edición / Borrar / Contenidos.

Autoevaluación

Para borrar los datos de un rango en Excel...

a) Se puede usar la opción Cerrar del menú Edición.

b) Se puede seleccionar el rango y pulsar la tecla Supr.

c) Hay que eliminar todas las filas y columnas del rango.

d) Hay que escribir encima de cada celda espacios en blanco.

e) Hay que borrar cada celda por separado.


Insertando y eliminando celdas, filas y columnas

Para insertar una fila o una columna, se selecciona una celda de la fila o columna delante de la cual se deseainsertar. Una vez hecho esto, se selecciona el comando Filas o Columnas del menú Insertar.

Para insertar una celda seleccionamos la celda donde queremos colocarla y, a continuación, se selecciona elcomando Celdas... del menú Insertar. Nos aparecerá entonces un cuadro de diálogo llamado Insertar celdas enel que se puede elegir hacia donde se desplazan el resto de celdas: hacia la derecha o hacia abajo. Medianteeste cuadro de diálogo también se puede insertar una fila o columna, seleccionando la opción correspondiente.

Demo: Veamos cómo insertar columnas y filas.

1. Selecciona la fila anterior a la que deseas insertar.

2. Ejecuta Insertar / Filas.

3. Selecciona la columna anterior a la que deseas insertar.

4. Ejecuta Insertar / Columnas.

Para eliminar una celda tenemos que seleccionarla y, después,activar el comando Eliminar... del menú Edición. Dentro del cuadrode diálogo Eliminar Celda elegiremos hacia donde se debendesplazar el resto de celdas: hacia la izquierda o hacia arriba.Mediante este cuadro de diálogo también se puede eliminar una filao columna, seleccionando la opción correspondiente.

Para eliminar una fila o columna completa, se ha de seleccionar lafila o columna que se desea eliminar y, después, activar el comandoEliminar... del menú Edición.


Usar funciones y fórmulas. Excel como hoja de cálculo

Las fórmulas realizan operaciones con los valores de las hojas de cálculo y almacenan los resultados enceldas. Dichos resultados cambiarán automáticamente en el momento en que se modifiquen los valoresoriginales usados en la fórmula, de ahí la importancia de la hoja de cálculo. Para cálculos complejos, Excelincluye fórmulas incorporadas que se denominan funciones.

Toda fórmula debe comenzar por el signo igual seguido de los operadores y operandos. Los operandos puedenser valores constantes, por ejemplo =13+4, o bien pueden ser referencias a celdas.

Una fórmula puede ser tan sencilla como la referencia a una celda. Porejemplo, si tenemos en la celda A1 de la hoja de cálculo el valor 10,podemos poner en la celda B1 =A1 y aparecerá 10. Si se modifica elvalor 10 de la celda A1 automáticamente cambiará en B1.

Las funciones son fórmulas incorporadas en Microsoft Excel. Existenmás de 400 funciones que se pueden utilizar en la hoja de cálculo. Sereconocen por su nombre y suelen necesitar valores para llevar a cabolos cálculos; estos valores se denominan argumentos. Por ejemplo, siquisiéramos calcular la raíz cuadrada de un valor, utilizaríamos lafunción RAÍZ; si introducimos en una celda por ejemplo =RAÍZ(64),obtenemos 8. En este caso, la función RAÍZ sólo necesita unargumento.

Existen funciones que requieren más de un valor para realizar el cálculo.

Autoevaluación

Las fórmulas en Excel...

a) No hay fórmulas en Excel.

b)Todos los datos se consideran fórmulas, no hay diferencia entre datos yfórmulas.

c) Se distinguen porque sus celdas tienen otro color de fondo.

d) Se distinguen porque comienzan por el signo igual.

e)Se distinguen porque al colocar el puntero del ratón sobre ellas, sinhacer clic, aparece la fórmula que contiene, cosa que no pasa con losotros datos.


Conocer los operadores

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. MicrosoftExcel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación;combinan números y generan resultados numéricos:

+ Suma

- Negación

- Resta

* Multiplicación

/ División

% Porcentaje

^ Exponente, igual que

Los operadores de comparación comparan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO:

= igual a

> (mayor que)

< (menor que)

>= (mayor o igual que)

<= (menor o igual que)

<> (distinto)

El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una única porción de texto.

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los cálculos:

Operador Función Ejemplo

:Operador de rango que genera una referencia atodas las celdas entre dos referencias, éstasincluidas

B5:B15

;Operador de unión que combina variasreferencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

un espacioOperador de intersección que genera unareferencia a las celdas comunes a dosreferencias

SUMA(B5:B15 A7:D7)


Usando referencias relativas en las fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel 2000 en quéceldas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula.

Excel 2000, para hacer una referencia a una celda, hay que introducir la letra de columna seguida del número defila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacerreferencia a un rango de celdas, hay que introducir la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dospuntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. A continuación, semuestran algunos ejemplos de referencias:

Referencia Significado

A10 Celda en la columna A y la fila 10

A10:A20 Rango de celdas en la columna A y las filas de la 10 a la 20

B15:E15Rango de celdas en la fila 15 y las columnas desde la B hasta laE

5:5 Todas las celdas de la fila 5

5:10 Todas las celdas de las filas de la 5 a la 10

H:H Todas las celdas de la columna H

Estas referencias se denominan referencias relativas, porque al copiar una fórmula a otra celda las referenciasutilizadas cambian y se ajustan a la nueva posición de la fórmula. Por ejemplo, supongamos que la celda B6contiene la fórmula =A5, que usa una referencia relativa, entonces, Microsoft Excel buscará el valor una celdapor encima y una celda a la izquierda de B6. Al copiar esta fórmula en la celda C7 se actualizará la referenciarelativa según la nueva posición de la celda y la formúla pasaría a ser = B6, que hace referencia a la celda queestá una celda por encima y a la izquierda de la celda C7.


Desplazando y copiando fórmulas

Para mover o copiar una fórmula se hace exactamente lo mismo que para mover o copiar una celda individual.Todo esto se explicó anteriormente, por lo que no volveremos a repetirlo.

Si se mueve una fórmula, las referencias de celda no cambiarán. Si se copia una fórmula, las referenciasrelativas de celda cambiarán.

También pueden copiarse fórmulas en celdas adyacentes utilizando el controlador derelleno.


1. Selecciona una celda con una fórmula que desees copiar.

2. Haz clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas Estándar


4. Haz clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar. Observa como al copiar la celda, las referencias

relativas han cambiado.

5. Selecciona una celda con una fórmula que desees mover.

6. Ejecuta Edición / Cortar.


8. Ejecuta Edición / Pegar. Observa como al mover la celda, las referencias relativas no han cambiado.


Gráficos basados en datos

Los gráficos son, sin duda, una de las herramientas más vistosas y potentes de Excel. Si usted era ya usuariode versiones anteriores de Excel habrá podido comprobar el gran número de posibilidades que esta aplicación leofrece para la realización de gráficos. Si no lo ha sido, prepárese a descubrir una de las facetas mássorprendentes de esta hoja de cálculo. Veremos a lo largo de este apartado todo lo relativo a los gráficos, sucreación y su formato.

Como en versiones anteriores, Excel 2000 incorpora la posibilidad de obtener el menúcontextual para disponer de las opciones más usuales que facilitan su acceso y ahorranmucho tiempo.

El primer paso para la generación de un gráfico es la elección de los datos que queremos representar.Imaginemos que queremos hacer un análisis de las ventas de los diferentes productos que nuestra empresacomercializa. Para ello, creamos una tabla con los productos y los clientes. Una vez que ya sabemos qué datosqueremos representar, se seleccionan.

Mediante el Asistente para gráficos podremos crear un gráfico para los datos seleccionados. Más adelante seexplicará como utilizar este asistente.


Elementos de un gráfico

Cuando se sitúa el puntero sobre un elemento de gráfico, se puede ver su nombre y valor en una sugerencia

(recuadro pequeño sobre el gráfico).

Los elementos de un gráfico son: el área del gráfico, el área del trazado, eltítulo, la leyenda, los ejes, sus líneas de división, etc. En la imagenaparecen representados los elementos principales de un gráfico de Excel2000


Tipos de gráficos

En Excel es posible crear numerosos tipos de gráficos. Éstos son los tipos de gráficos que se pueden realizarcon Excel 2000:

De columnas

De barras

De líneas

Circulares

Gráficos xy

De área

De anillos

Radiales

De superficie

De Cotizaciones

En 3D

De burbujas


Gráfico de columnas

Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado períodode tiempo o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y losvalores verticalmente, con el objeto de resaltar la variaciones a lo largo del tiempo.

Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. Elgráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.


Gráficos de barras

Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las categorías aparecenorganizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores yhaciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cadaelemento con el todo.


Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.


Gráficos circulares

Los gráficos circulares son excelentes para representar datos como un porcentaje de una cantidad total. Sinembargo, cuando varios de los datos representados son pequeñosporcentajes entre el 1% y el 5% del círculo total, es bastantecomplicado diferenciar cada uno de estos pedazos en el gráfico,especialmente cuando se muestran rótulos o valores junto con elgráfico. Excel 2000 soluciona este problema permitiéndonosexportar a un segundo gráfico de tipo circular o de barras estospequeños porcentajes, representando todo el conjunto en un soloárea.

Seleccionando el tipo estándar Circular observamosque, entre los subtipos que nos muestra en la partederecha del cuadro de diálogo aparecen además de los típicos en dos y tres dimensiones, dos

nuevos gráficos que nos mezclan dos gráficos circulares o uno circular y uno de barras.

Este gráfico secundario aparecerá sobre el mismo área que el gráfico principal y siempre a su derecha, nopudiéndose cambiar su posición. Excel 2000 determinará qué datos debe representar en este gráfico secundarioseleccionando los tres últimos datos del gráfico principal.

Para cambiar esto y permitir representar más datos en el gráfico secundario, se selecciona el comando Opcionesdel menú Formato una vez que se haya hecho clic sobre el gráfico. Desde esta ficha, se puede variar el númerode series que se representarán en el gráfico secundario, la distancia entre ambos, el tamaño del gráficosecundario con respecto al primero y otra serie de parámetros que le ayudarán a conseguir una mejorrepresentación de la información.


Gráficos en 3D

Los gráficos en 3D son, sin lugar a duda, los más vistosos de que dispone Excel. Con ellos podemos representarmás datos que con los de dos dimensiones, pero no conviene abusar de ellos puesto que su legibilidad nosiempre es sencilla.

Primero se crea un gráfico tridimensional utilizando cualquier hoja de cálculo, se selecciona el gráfico y se activael comando Vista en 3D que le aparece en el menú Gráfico. Excel presenta en pantalla un cuadro de diálogo conlas siguientes opciones:

Elevación: se refiere al giro respecto al eje horizontal o transversal del gráfico. Puede introducir un valor enla casilla o hacer clic en las flechas e ir observando cómo varía.Giro: se realiza respecto al eje vertical. También puede introducir un valor en el cuadro o utilizar lasflechas.Perspectiva: controla el grado de deformación del gráfico. Al igual que antes, puede introducir un valor enel cuadro o hacer clic en las flechas.Autoescala: hace que el gráfico ocupe todo el espacio disponible en la ventana del gráfico.Ejes en ángulo recto: elimina el efecto de la perspectiva y pone los ejes a 90 grados. En la ventana Vistaen 3D, además de los botones que aparecen en todos los cuadros de diálogo, hay dos botones nuevos. Elbotón Aplicar traslada los cambios efectuados en este cuadro de diálogo al gráfico, como si de unapresentación preliminar se tratase. No cierra el cuadro de diálogo, sino que le permite ver en su gráfico losefectos de los cambios por usted introducidos. Si hace clic en Aceptar los cambios, se cierra el cuadro dediálogo y los cambios se reproducen en el gráfico hasta que los vuelva a cambiar. Si elige Cerrar, elcuadro se cierra también, pero no se transmiten los cambios. El botón Predeterminado coloca todas lasopciones en sus valores por defecto.Si convierte un gráfico que originalmente estaba en 2-D a 3-D observará, al intentar modificar su formatoque algunas de las opciones que Excel nos ofrece son diferentes de un tipo de gráfico al otro.

Hay un pequeño truco para colocar el gráfico en la posición más adecuada sin tener que recurrir a ningún cuadrode diálogo. Para ello, se selecciona el gráfico y se pone el puntero del ratón sobre una de las esquinas. Cuandose vea que el puntero cambia de forma para pasar a ser una pequeña cruz, se hace clic y, sin soltar, se mueve elratón. Una vez que el gráfico haya adquirido la posición deseada, se suelta el botón. Se puede repetir laoperación cuantas veces sea necesario.


Otros tipos de gráficos

Existen otra serie de gráficos útiles para diversas aplicaciones:

Gráficos XY (Dispersión): muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos, otrazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY y suelen utilizarse para datoscientíficos.

Gráficos de área: destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la sumade los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

Gráfico de anillos: al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes conun todo, aunque puede contener más de una sola serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillosrepresenta una serie.

Gráficos radiales: En estos gráficos, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el puntocentral. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series. El gráfico radial compara los valoresagregados de determinada cantidad de series de datos.

Gráficos de superficie: resultan de gran utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entredos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las áreas que seencuentran dentro del mismo rango de valores.

Gráficos de cotizaciones: suelen utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Debe organizar los datosen el orden correcto para que el gráfico tenga sentido.

Gráficos de burbujas: Son similares a los gráficos de dispersión, pero en lugar de tener marcadores delmismo tamaño donde se intersectan los ejes x e y, estos puntos son marcados con burbujas cuyo tamañoviene determinado por una tercera serie de datos.


Creando gráficos

El primer paso para la generación de un gráfico es la elección de los datos que queremos representar. ElAsistente para gráficos no es más que un conjunto de cuadros de diálogo que nos permiten la realización de ungráfico paso a paso. En cada cuadro de diálogo, Excel nos pedirá conformidad a unos datos que nos irápresentando. También nos permitirá cambiar y agregar elementos a nuestro gráfico. Siguiendo estos pasos,podremos crear todo tipo de gráficos sin ningún problema.

Hay dos maneras de llamar al Asistente para gráficos. La primera, aunque no es la más utilizada, consiste enseleccionar el comando Gráfico del menú Insertar. La segunda forma de acceder es a través del botón Asistentepara gráficos que se encuentra en la barra de herramientas Estándar. Tanto en un caso como en el otro,llegaremos a un cuadro de diálogo, que es el primer paso del Asistente. En este cuadro, Excel 2000 nospresenta los diferentes tipos de gráficos que tenemos disponibles, así como los subtipos incluidos encada uno de ellos:

Se selecciona el tipo que se crea que más conviene para los datos que se van a representar. Si se desea ver unaimagen preliminar de cómo quedará el gráfico, se hace clic sin soltar el botón del ratón en el botón Presionar paraver muestra, que se encuentra debajo de los subtipos. El cuadro Subtipo de gráfico cambia por otro denominadoMuestra que le presentará su gráfico. Una vez elegido el tipo de gráfico que desea, se hace clic en el botónSiguiente para continuar con el proceso de elaboración del gráfico. Entonces, Excel presenta un nuevo cuadro dediálogo con dos fichas:

Bajo la lengüeta Rango de datos, vemos la apariencia de nuestro gráfico, así como el rango de celdas marcadoen la hoja de cálculo. Desde este cuadro de diálogo podemos redefinir este área si fuese preciso. Tambiénpodemos establecer si las series de datos se encuentran en las filas o en las columnas. Observe cómo cualquiermodificación que realice en las opciones antes mencionadas se refleja automáticamente en el gráfico mostrado.

Con la lengüeta Serie podemos comprobar cuáles son las series que forman parte de nuestro gráfico. Podemostambién agregar series al mismo o quitarlas, así como definir cuáles van a ser los nombres que irán asociados alas categorías.

El siguiente paso del Asistente para gráficos muestra un cuadro de diálogo. En él vemos seis lengüetasdiferentes, cada una de las cuales hace referencia a alguno de los elementos del gráfico. Dependiendo del tipo degráfico que hayamos seleccionado, el contenido de cada una de estas fichas será diferente:

1. En la primera, Títulos, podemos definir el título que tendrá el gráfico y los títulos para los ejes de abscisasy ordenadas. En el caso de haber seleccionado alguno de los gráficos en tres dimensiones, podremosdefinir el título de cada uno de los tres ejes.

2. Desde la ficha Eje podemos definir qué ejes queremos que aparezcan en nuestro gráfico y cuáles no. 3. Además de los ejes, Excel nos permite incluir en nuestro gráfico líneas de división que nos ayudan a ver

los valores que alcanzan los datos y a separar una serie de otra. Hay que tener en cuenta que la inclusiónde líneas secundarias sobrecarga a veces la representación de los datos, pero, sin embargo, puede serinteresante para saber entre que valores se hallan los mismos.

4. La Leyenda es otro de los elementos fundamentales de un gráfico. Excel nos permite hacer que éstaaparezca así como definir en qué parte del gráfico vamos a representarla.

5. Para ayudarnos en la comprensión de los datos representados, podemos hacer que junto a las series nosaparezca el valor que representan. Para ello debemos seleccionar la casilla de verificación que aparececon el nombre Mostrar valor de la ficha Rótulos de datos. También podemos hacer que aparezca elnombre del rótulo sobre los datos representados. Por último, una nueva facilidad que Excel 2000 nosofrece es la de poder poner junto al valor que aparece en el gráfico el color con el que aparecerepresentado en el mismo, de modo que la comprensión del mismo sea mucho más sencilla.

6. La última ficha de este tercer paso del Asistente para gráficos es Tabla de datos. Si activamos la casillade verificación que aparece como Mostrar tabla de datos, veremos cómo en la parte inferior del gráfico nosaparece una tabla con los datos que han dado origen al gráfico.

Una vez seleccionadas todas las opciones de estas fichas, haremos clic en el botón Siguiente. De esta manerallegamos al cuarto y último paso del Asistente para gráficos. En este cuadro de diálogo, Excel nos ofrece laposibilidad de situar el gráfico como un objeto en la hoja de cálculo en la que nos encontramos o como una hojaindependiente del libro de trabajo. Se selecciona una de las dos opciones y se hace clic en el botón Terminar. Deeste modo se habrá realizado un gráfico en Excel 2000.

Demo: Veamos cómo crear un gráfico utilizando el Asistente.

1. Selecciona los datos con los que quieres crear un gráfico.

2. Haz clic sobre el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

3. Elige el tipo y subtipo de gráfico que desees crear.

4. Pulsa el botón Siguiente.

5. Vuelve a pulsar sobre Siguiente

6. Introduce los títulos de los elementos del gráfico que desees.

7. Haz clic sobre el botón Siguiente.

8. Pulsa Terminar.

Autoevaluación

La leyenda de un gráfico...

a) Siempre debe estar a la derecha y no se puede cambiar de lugar.

b) Siempre tiene el mismo tamaño.

c) No se puede suprimir.

d) Puede estar en cualquier lugar, se puede cambiar de tamaño y suprimir.

e) Siempre debe estar a la izquierda y no se puede cambiar de lugar.


Cambiando el estilo de los caracteres

Para cambiar el estilo de los caracteres de un conjunto de celdas debemos seleccionarlas y, después, ejecutarel comando Celdas... del menú Formato. Se abrirá entonces un cuadro de diálogo llamado Formato de celdas,que contendrá una ficha llamada Fuente en la cual podremos cambiar el estilo de los caracteres: tipo de fuente,tamaño, color, subrayado,... Casi todos estos cambios de estilos se pueden aplicar utilizando los botones de labarra de herramientas Formato.

Otra forma de abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas es seleccionando el comando Formato de celdas...del menú contextual

También es posible cambiar el formato de parte del contenido de una celda, para ello habrá que seleccionar solola parte que deseemos variar. El resto del proceso es idéntico al explicado en el párrafo anterior.

Generalmente es mucho más rápido utilizar la barra de Formato para aplicar un formato disponible en dicha barra.


Cambiando el tipo de fuente, tamaño y color de los caracteres

En la ficha Fuente del cuadro de diálogo Formato de celdas podemos ver todos los formatos aplicables a loscaracteres. Aquí es posible cambiar el tipo de fuente, el estilo, el tipo de subrayado y aplicar algunos efectos altexto, entre otras cosas.

Mediante las listas de opciones y los cuadros de opción del cuadro de diálogo Formato de celdas se podráseleccionar el formato de fuente deseado. Además tendremos una vista previa en la que se nos muestra comoquedarían los caracteres.

Para acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas debe seleccionar las celdas o trozo detexto que desee cambiar y elegir el comando Celdas... del menú Formato.


1. Selecciona las celdas cuyo formato desees cambiar.

2. Ejecuta Formato / Celdas.

3. Haz clic sobre la pestaña Fuente.

4. Cambia el estilo, por ejemplo, a Negrita.

5. Pulsa el botón Aceptar.

Utilizando la barra de herramientas Formato también es posible seleccionar el tipo de fuente, mediante una listadesplegable, y poner el texto en negrita, cursiva y subrayado, mediante unos botones.

Podemos cambiar el tamaño y el color de los caracteres, seleccionando los que deseemos de la ficha Fuente delcuadro de diálogo Formato de celdas

También se puede cambiar el tamaño mediante una lista desplegable de la barra de herramientas Formato.Igualmente, se puede cambiar el color utilizando el botón Color de fuente y la pestaña que aparece a su lado enla misma barra de herramientas.

No se debe seleccionar un tamaño de fuente que no proponga Excel, ya que podrían ocurrir errores enla salida por impresora.


1. Selecciona las celdas cuyo color de fuente desees cambiar.

2. Ejecuta Formato / Celdas.

3. Haz clic sobre la pestaña Fuente.

4. En el desplegable color selecciona el rojo.

5. Pulsa Aceptar.


Imprimiendo un libro de Excel

Los datos introducidos en una hoja de cálculo, junto con los resultados obtenidos a partir de las fórmulas son desuma utilidad. En ocasiones dicha información debe transmitirse a otros destinatarios que no son los propiosusuarios de la hoja, en este caso nosotros.

Básicamente existen dos formatos para transmitir datos como los que tenemos: en papel o en formatoelectrónico. Con Excel podemos usar cualquiera de los dos, imprimiendo la información, publicándola en Interneto una intranet o enviándola por correo electrónico.

En este capítulo aprenderemos a imprimir nuestros documentos generados con Excel 2000; esto implica unproceso previo de preparación:

Configurar la página y establecer el área de impresiónEstablecer márgenes, encabezados y pies de páginaUsar la vista preliminar e imprimir hojas


Configurando la página y estableciendo el área de impresión.

La opción Configurar página del menú Archivo es la que facilita mayor número de posibilidades para lapresentación de nuestros documentos.

En el cuadro de diálogo que aparece hay cuatro fichas. Asimismo, podemos ver el botón Imprimir que nos lleva alcuadro de diálogo Imprimir, el botón Opciones que nos lleva al cuadro de diálogo para configurar al impresora y elbotón Vista preliminar. En la ficha Página podemos cambiar la orientación de la página, la escala de impresión, elTamaño del papel, la calidad de impresión y el primer número de página.


1. Ejecuta Archivo / Configurar página.

2. Selecciona la orientación horizontal.

3. En el desplegable Tamaño del papel elige Ejecutivo.

4. Pulsa Aceptar.

En el caso de tener seleccionado un gráfico cuando se active este cuadro de diálogo, la últimaficha, Hoja, cambia por otra de nombre Gráfico. Además de esto, las opciones agrupadas encada ficha también sufren variaciones.

En Excel 2000 es posible imprimir solo una parte de una hoja de cálculo, para lo cual, hay que definir dicha partecomo el área de impresión.

Para definir el área de impresión de una hoja de cálculo se deben seguir los pasos siguientes:

Seleccionar dentro de la hoja de cálculo las celdas que se desea imprimir.Activar la opción Área de impresión del menú Archivo.Seleccionar la primera de las opciones que aparecen: Establecer área de impresión.

Si después de realizar esta operación, su hoja de cálculo ha crecido o el área de impresión ha cambiado, sepueden repetir los pasos anteriores para redefinir el área de impresión tantas veces como sea necesario.

También se puede borrar mediante la opción Borrar área de impresión del mismo menú.

Si la zona que definimos como área de impresión no está formada por celdas adyacentes, cada zona seimprimirá en una hoja distinta. Lo mismo sucederá si estamos imprimiendo varias hojas simultáneamente. Cadahoja del libro de trabajo se imprimirá en una hoja de papel distinta.

Una vez definido este rango de celdas como área de impresión, cada vez que imprimamos la hoja del libro o ellibro entero, salvo que tenga seleccionada la primera opción de Imprimir Selección en el cuadro de diálogoImprimir, se imprimirá esta zona de la hoja. Tenga por lo tanto en cuenta que, si añade datos fuera de este rangoy no redefine el área de impresión, estos datos no le aparecerán en su impresión. Para acceder al cuadro dediálogo Imprimir hay que seleccionar el comando Imprimir del menú Archivo.

Otro detalle que debe tener en cuenta es que si elige la opción Imprimir Selección a la que antes hacíamosmención, al imprimir hojas de cálculo no se tiene en cuenta la definición de Área de impresión. Es decir, se va aimprimir el rango o rangos de celdas seleccionados al realizar la impresión, con independencia de la zona quetengamos marcada como área de impresión. Por lo tanto, esta es otra forma de imprimir solo una parte de la hojade cálculo.

Por último, si se seleccionan filas o columnas enteras como área de impresión, sólo se imprimirá hasta la últimacolumna o fila que tenga datos o sobre la que se haya aplicado un formato.


1. Selecciona las celdas que van a formar el área de impresión.

2. Ejecuta Archivo / Área de impresión / Establecer área de impresión.

3. Para ver como quedaría la hoja impresa, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

4. Cierra la vista preliminar.

5. Ejecuta Archivo / Área de impresión / Borrar área de impresión.

6. Haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

Autoevaluación

Señale de entre los mostrados el procedimiento apropiado para imprimir un rango de unahoja de cálculo

a) Hay que usar la orden Establecer área de impresión.

b) Es necesario copiar el rango a otro libro e imprimirlo.

c) Es necesario copiar el rango a una hoja nueva e imprimir esa hoja.

d) Hay que indicarlo en el apartado Rango de la ventana de diálogo Imprimir.

e) No se puede imprimir sólo un rango.


Estableciendo márgenes, encabezados y pies de página

Se pueden fijar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho del documento que va a imprimir, además delos márgenes de los encabezados y pies de página.

Para configurar los márgenes hay que seleccionar el comando Configurar página... del menú Archivo y, dentro delcuadro de diálogo que se abre, elegimos la ficha Márgenes.

Las opciones que aparecen agrupadas en la sección Centrar en la página permiten colocar en el centro el área deimpresión en la superficie definida para la impresión. Se puede centrar horizontal y verticalmente por separado sise desea.

Como consejo práctico se sugiere utilizar el centrado horizontal para la impresión de hojas decálculo con datos numéricos puesto que la presentación de esta manera es más profesional. Elcentrado vertical es práctico para gráficos y si se están haciendo transparencias.

Por defecto, los márgenes que aparecen son todos cero. Se recomienda modificarlos porque si no, los datosaparecerán muy próximos a los extremos de la hoja impresa.

Demo: Veamos como cambiar los márgenes.

1. Ejecuta Archivo / Configurar página.

2. Haz clic sobre la pestaña Márgenes.

3. Marca las casillas Horizontalmente y Verticalmente.

4. Establece diversos márgenes, poniendo los valores en las casillas Superior, Izquierda,...

5. Pulsa el botón Vista preliminar.

De cara a tener un mayor control de los documentos una vez impresos, es interesante en muchas ocasionesque, al imprimirlos, aparezcan con sus números de página o incluso con los nombres del libro de trabajo o la hojade cálculo. Excel 2000 permite utilizar el encabezado y pie de cada página para hacerlo.

Para crear encabezados y pies de página hay que seleccionar el comando Configurar página... del menú Archivoy, dentro del cuadro de diálogo que se abre, elegimos la ficha Encabezado y pie de página. Otra forma deacceder a dicha ficha es seleccionando el comando Encabezado y pie de página... del menú Ver. Por defecto,Excel 2000 no agrega ninguna información a las cabeceras y pies de página de las hojas de cálculo, pero desdeeste cuadro de diálogo nos permite definirlos. Cuando lo hacemos, debemos tener en cuenta que éstos sonlocales a cada hoja del libro de trabajo. Si lo que queremos es definir un encabezado y/o pie común a todas oparte de las hojas de un libro, debemos seleccionar este conjunto de hojas y, después, definir los encabezados ypies que deseemos.

En la ficha correspondiente a esta lengüeta observamos dos botones que nos permiten personalizar elencabezado y el pie de cada página. Si hacemos clic sobre alguno de ellos se abrirá un cuadro de diálogo en elque se puede ver tres grandes cuadros que se corresponden con las partes derecha, central e izquierda de sucabecera/pie de página. En cada uno de ellos puede introducir lo que usted desee. Si lo que quiere hacer esintroducir un texto cualquiera no tiene más que escribirlo y le aparecerá en la posición que elija cuando imprimasu documento.

En la parte superior de estos cuadros blancos aparecen una serie de iconos:

El primero es equivalente a Formato / Fuentes. Para usarlo, seleccione el texto o código que hayaintroducido y luego haga clic en este icono. Le aparecerá un cuadro de diálogo ya conocido para usted.Desde él puede cambiar el tipo de letra, su tamaño, sus características, etc.A continuación hay una pareja de iconos que le imprimirán el número de página y el número total depáginas que tiene su documento.La siguiente pareja de iconos hacen que aparezca la fecha y la hora en que el archivo se imprimió. Deesta forma puede, por ejemplo, controlar si está trabajando con la última versión o no de un documentoimpreso.El último grupo de iconos le imprime el nombre de la hoja de cálculo y el nombre del libro de trabajo.

Al hacer clic en cualquiera de estos iconos, aparece un código entre corchetes con el símbolo & delante. Cuandose vuelva al cuadro de diálogo se comprobará cuál es el texto real que aparecerá. No obstante, le reproducimosaquí los códigos y su significado para que pueda consultarlos en cualquier momento:

&[Página] Página dentro del documento.&[Páginas] Páginas totales.&[Fecha] Fecha de impresión.&[Hora] Hora de impresión.&[Archivo] Nombre del libro de trabajo.&[Etiqueta] Nombre de la hoja de cálculo.


1. Ejecuta Ver / Encabezado y pie de página.

2. Pulsa el botón Personalizar encabezado.

3. Introduce texto en la sección izquierda.

4. Haz clic sobre Aceptar.

5. Pulsa el botón Personalizar pie de página.

6. Introduce texto en la sección central.

7. Haz clic sobre Aceptar.

8. Pulsa el botón Vista previa.

Autoevaluación

Cual de las siguientes afirmaciones es cierta

a) En Excel no se pueden configurar los márgenes.

b)Excel sólo permite modificar los márgenes del encabezado y pié depágina, porque el resto son fijos.

c)En Excel se pueden fijar los márgenes superior, inferior, izquierdo,derecho y los de encabezado y pie de página.

d)En Excel no se pueden modificar los márgenes del encabezado y pie depágina, porque son fijos.


Usar la vista preliminar e imprimir hojas

La Vista preliminar, también llamado por algunos usuarios presentación preliminar, es un modo de trabajo en elque se muestra una página de una hoja a un tamaño reducido para comprobar como aparecerá dicha páginacuando la imprima.

Se puede acceder a esta Vista preliminar de diferentes formas:

Pulsando el botón Vista previa del cuadro de diálogo Imprimir. Para acceder a este cuadro de diálogo hayque seleccionar el comando Imprimir... del menú Archivo.Pulsando el botón Vista preliminar del cuadro de diálogo Configurar página, al que se accedeseleccionando el comando Vista preliminar... del menú Archivo.Seleccionando el comando Vista preliminar del menú Archivo.Haciendo clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar.

Desde la Vista preliminar puede realizar diversas acciones mediante los botones que aparecen en la partesuperior:

Moverse a la siguiente página de la hoja o a la anterior, para lo cual hay que hacer clic sobre el botónSiguiente o sobre el botón Anterior respectivamente.Cambiar entre una vista de la hoja completa y una vista aumentada. Para ello, hay que hacer clic en elbotón Zoom o hacer clic en cualquier área de la hoja. Esta función no afecta al tamaño de la impresión.Imprimir una hoja, haciendo clic sobre el botón Imprimir.Configurar la página. Si se hace clic sobre el botón Configurar se abrirá un cuadro de diálogo parecido alde Configurar página, en el cual se pueden cambiar los márgenes, encabezados y piés de páginas y otraspropiedades de la página. Todo esto se vio anteriormente.Cambiar los márgenes y anchos de columnas haciendo clic sobre el botón Márgenes. Aparecen entoncesunas líneas en la hoja que delimitan los distintos márgenes. Si se coloca el puntero del ratón encima deestas líneas, el puntero cambiará de forma. Si en ese momento, se hace clic y, sin soltar, se arrastra, sepodrán cambiar los márgenes del documento sobre la presentación preliminar. Además de estas líneasque hemos mencionado, en la parte superior de la pantalla aparecen otras líneas que se corresponden conlas columnas que se van a imprimir. Podemos modificar el ancho de las columnas variando la posición dedichas líneas al igual que se hacía con las de los márgenes.Cambiar la posición de los saltos de página. Para eso habría que hacer clic sobre el botón Saltos depágina, en cuyo caso, nos cerraría la Vista preliminar y nos abriría la Vista previa de saltos de página.

Para cerrar la Vista preliminar y volver a la vista anterior de la hoja activa haga clic sobre elbotón Cerrar.

Para imprimir hojas de cálculo tendremos que seleccionar el comando Imprimir... del menú Archivo. Enla sección Copias del cuadro de diálogo que se abre, indicaremos el número de cópias que se van a imprimir, quecomo mínimo será una. A través de la sección Imprimir de este cuadro de diálogo, definiremos qué parte del librode trabajo deseamos imprimir. Las tres opciones que tenemos son las siguientes:

Selección: imprime el rango de celdas seleccionado en cada una de las hojas seleccionadas, incluyendolos títulos a imprimir, si los hubiera. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes cada zona seimprimirá en una hoja diferente.Hojas activas: imprime el área de impresión definida en cada una de las hojas seleccionadas del libro detrabajo. Si alguna hoja no tiene área de impresión definida, imprime la hoja completa.Todo el libro: imprime todo el libro de trabajo, es decir, todas las hojas del libro basándose en el área deimpresión definido en cada una de ellas. Si alguna no tiene un área de impresión definida, al igual que enel caso anterior, imprime toda la hoja.

Autoevaluación

Vista preliminar ofrece una visualización de nuestro documento tal como quedaría...

a) Si lo vemos desde otro programa.

b) Si lo abrimos con otro programa.

c) Si lo enviamos a la impresora.


INFORMATICA - TEMA 6 CONCEPTOS BASICOS DE EXCEL - FP A DISTANCIA ANDALUCIA - GRADO SUPERIOR GESTION...

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