Informe Adminsitrativo

Redacción de Informes de Auditoria Gubernamental

Escuela Nacional de Control – Contraloría General de la RepúblicaEscuela Nacional de Control – Contraloría General de la República

CPC. Johnny Carlo Rubina Meza

Redacción su redacción debe ser :• Sencillo.• Con párrafos no extensos.• Conciso.• Observ. significativas e importantes.

¿ Cómo deben ser los informes resultantes ?

Informe de Auditoría Gubernamental


• Observ. significativas e importantes.• Puede incluir fotos, gráficos (barras,

dispersión, etc.) ó cuadros estadísticos.

Revisión:• Actividades de revisión y control de

calidad de los informes de auditoría.• Aprobación, presentación y remisión.

• Conjunto de hechos comprobados,suficientes, competentes y relevantes quesustentan las conclusiones del auditor.

• Información específica obtenida a travésde observación, inspección, entrevistas yexámenes de registro.

Los atributos de la evidencia son:

SuficienciaSuficiencia, es aquella evidenciaveraz, adecuada y convincente.También se refiere al volumen ocantidad de evidencia

Competencia,Competencia, se refiere a la

Evidencias de Auditoría


• Incluye documentos, fotografías, análisisejecutados y toda documentación einformación para determinar si loscriterios de auditoria han sido aplicados.

Competencia,Competencia, se refiere a laevidencia válida y confiable

Pertinencia,Pertinencia, la evidenciapertinente es aquella que esválida y se relaciona con elhallazgo específico


Tipos:

- Física

- Documental


- Confirmaciones

- Analítica

- Testimonial (se suele usar como complemento yevidencia corroborativa de otras evidencias)

Evidencias de AuditoríaCasos Prácticos:



Casos Prácticos: Para identificar lostres atributos de las evidencias

1. La Comisión Auditora (CA) obtuvo “confirmación” de un postor, quiénseñala que no participó de la ADS N° 01-2007-MPQ.

2. El Gte. de Logística (quien labora desde junio del 2007), comunicó a


2. El Gte. de Logística (quien labora desde junio del 2007), comunicó ala C.A. que, revisado el Exped. de la ADP-2006-GRI se denota que nose ha efectuado la publicación del proceso en el diario “El Peruano”.

3. Respecto del “Sistema de Agua Potable” (construido en JUN-SET.2006), el Ingeniero de la C.A. levantó un “Acta de InspecciónFísica” con dirigentes de la Comunidad Campesina y el Jefe de Obrasdel GR(quien labora desde enero 2007); en el Acta se señala que enesa oportunidad no se efectuó la prueba hidráulica, sino la comunidadse habría dado cuenta que la obra no estaba funcionando.


Casos Prácticos: Sobre los tresatributos de las evidencias

4. En el “Acta de Arqueo de Caja”, el Tesorero reconoce que el faltante de

S/. 25,000, determinado por el Auditor, está en su domicilio debido a la

falta de seguridad en la Entidad. Cuando el Auditor y Tesorero se dirigen

a la vivienda de éste último, solo encuentran S/. 10,000. El Tesorero


a la vivienda de éste último, solo encuentran S/. 10,000. El Tesorero

suscribe en Acta declarando que lo prestó a diversos funcionarios, y que

lo devolverá en días posteriores. A los 10 días ingresa los S/. 15,000 a

Caja y alcanza al Auditor, el voucher.

5. Respecto de un desembolso en cuestión (cheque del 25.JUN.2007, por S/.

35,000), girado a favor de un tercero que no cumplió con entregar la

antena parabólica, el Tesorero señala que le falsificaron su firma y que él

no autorizó dicho egreso. El Auditor denota que aquella firma es idéntica

a las demás consignadas en otros C/P.

Proceso mediante el cual el auditor, unavez evidenciadas las presuntas deficienciaso irregularidades, cumple en formaoportuna con dar a conocer a las personascomprendidas en las mismas (estén o nolaborando en la entidad), para brindarlela oportunidad de presentar susaclaraciones y/o comentarios debidamente

ELEMENTOS:ELEMENTOS:

Los hallazgos a ser comunicadosrevelarán necesariamente lasituación o hecho detectado(condición)(condición); la norma, disposición oparámetro de medicióntransgredido (criterio)(criterio); el resultado

Hallazgo de Auditoría


aclaraciones y/o comentarios debidamentedocumentados.

Debe de considerarse la materialidad y/oimportancia relativa, su vinculación ycompetencia personal del destinatario.

Debe usarse lenguaje sencillo y fácilmenteentendible que refiera su contenido enforma objetiva, concreta y concisa.

transgredido (criterio)(criterio); el resultadoadverso o riesgo potencialidentificado (efecto); así como larazón que motivó el hecho oincumplimiento establecido(causa), cuando ésta última hayapodido ser determinada a la fechade la comunicación.

Sujeción a normativa

constitucional, legal y

reglamentaria

aplicable a su actuación.

LEGALIDAD

Principios del Control GubernamentalAplicables a los Informes

Salvo prueba en contrario

los funcionarios han

actuado con arreglo a la ley

y normas administrativas.

PRESUNCIÓN DE LICITUD



Actuar sobre operaciones

de mayor significancia

Económica o relevancia

en la entidad.

MATERIALIDAD


Durante ejecución de controlno se debe revelar información

que pueda causar daño aentidad o personas

RESERVA

Principios del Control GubernamentalAplicables a los Informes

Acciones de control con

imparcial evaluación de

fundamentos de hecho y de

derecho, sin subjetividades

OBJETIVIDAD

Difusión oportuna de

resultados de acciones

de control

PUBLICIDAD


derecho, sin subjetividades

Tipos Informe de Auditoría Gubernamental

Financiera

Gestión


Examen Especial

El Informe de Auditoría Financiera

(Informe Corto)El Auditor opina sobre la razonabilidad de los estadosfinancieros .

TiposTipos dede DictamenDictamen:


TiposTipos dede DictamenDictamen:

Opinión Limpia o Estándar Opinión Calificada o con Salvedades Dictamen con Opinión Negativa o AdversaDictamen con Abstención o Denegación de Opinión

El Informe de Auditoría Financiera

(Informe Largo)El Auditor expone los principales hechos

relacionados con:

Desviaciones a los principios de contabilidad La falta de Revelaciones significativas


La falta de Revelaciones significativas La carencia de análisis detallados Sobre las debilidades de control interno

El Informe de Auditoría de Gestión

El Auditor no debe expresar una opinión sobre el desempeñode los funcionarios.

En el Informe deberá presentar las observaciones,conclusiones y recomendaciones.


Informes de Exámenes Especiales

• El examen especial tiene como objetivo básico evaluar silos recursos públicos se han utilizado correctamente,teniendo en consideración las metas establecidas y lasnormas legales.

• Asimismo, para verificar las denuncias.


II.. INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓNOrigen del ExamenNaturales y Objetivos del ExamenAntecedentes y base legal de laentidadComunicación de hallazgosMemorándum de Control Interno

Estructura de un Informe Administrativo


Memorándum de Control InternoOtros aspectos de importancia

IIII.. OBSERVACIONESOBSERVACIONESIIIIII.. CONCLUSIONESCONCLUSIONESIVIV.. RECOMENDACIONESRECOMENDACIONESVV.. ANEXOSANEXOS

Estructura del Informe Especial (NAGU 4.50)

I. INTRODUCCIÓNII. FUNDAMENTOS DE HECHO

1. Sumilla2. Condición3. Criterio4. Efecto5. Causa


5. Causa6. Comentarios y/o Aclaraciones7. Evaluación de Comentarios y/o Aclaraciones

III. FUNDAMENTOS DE DERECHOIV. IDENTFICACIÓN DE PARTÍCIPESV. PRUEBASVI. RECOMENDACIÓNVII. ANEXOS

Tratamiento de Casos Especiales

Cuando existe perjuicio económico, pero éste es susceptiblede ser recuperado en la vía administrativa.

Cuando en los hechos han participado únicamente “terceros”y no funcionarios o servidores públicos.

De ser necesario se podrá formular más de un Informe


De ser necesario se podrá formular más de un InformeEspecial emergente de la misma acción de control.

Síntesis Gerencial.- Adicionalmente al Informe de la acción decontrol, podrá emitirse una "Síntesis Gerencial del Informe",de contenido necesariamente breve y preciso.

Cualidades Formales de los Informes de Auditoría

Cualidades Formales

Exponer las ideas principales; luego las secundarias que

constituyen su desarrollo o explicación (método analizante

o deductivo).

Utilizar voz activa en las oraciones. (Pedro de Mendoza

fundó Buenos Aires)


fundó Buenos Aires)

Utilizar “pies de página” para exponer datos

complementarios.

Oraciones cortas pero completas.

Separar en párrafos los componentes de la observación.

Errores Formales

Faltas ortográficas

Falta de concordancia

Tiempo de los verbos


Cualidades Sustantivas de los Infomes

Debe ser OBJETIVO:

• Basado en evidencia verdadera.

• Hechos correctamente expuestos.

• Contiene suficiente información.


• Contiene suficiente información.

• Permite al usuario una adecuada interpretación.

“Debe coincidir de manera exacta con las evidencias”

Cualidades sustantivas de los Informes

Debe ser CONCRETO:

• Pero no suponer que el usuario conoce detalle de los temas.

• No debe ser más extenso de lo necesario.


Debe ser CONCISO:

• Uso adecuado de palabras.

• Incluir detalles específicos necesarios.

• Omitir palabras que lleven a interpretaciones erróneas.

Errores Frecuente en la Formulación de losInformes de Auditoría

Errores de Fondo

No se identifica el QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO,

CUÁNTO

Exposición de párrafos cargados y confusos.

Exposición de comentarios no relevantes al

caso materia de observación.


caso materia de observación.

Errores de Fondo

La CAUSA no se relaciona con la CONDICIÓN.

Se expone en término condicional.

El EFECTO se repite al igual que la CONDICIÓN.

El EFECTO no se “cuantifica” en los casos que

debería hacerse.


debería hacerse.

No se consignan los cuatro elementos del

Hallazgo.

Los CRITERIOS no se relacionan con la

CONDICIÓN.

Empleo de “NORMAS” genéricas

Errores de Fondo

En la CONDICIÓN

Se inserta afirmaciones como si fueran del Auditor y que

corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las


corresponden a manifestaciones del auditado y sobre las

cuales no se ha efectuado las validaciones correspondientes.

Errores de Fondo

La sumilla no concuerda con lo que se ha consignado

en la Condición.


Errores de Fondo

Sobre el Criterio

El AUDITOR busca:

• Normas para cuestionar la adulteración de documentos.


• Normas para cuestionar la adulteración de documentos.

• Normas legales para observar el “autoalquiler maquinaria”.

• Normas sobre funciones y atribuciones para cuestionar

actos contrarios a cierta normativa específica.

• Normas para cuestionar la apropiación o retención de

dinero.

Errores de Fondo

Sobre la Causa

• No hay relación lógica entre lo señalado como Causa y

el hecho observado.


• Se consignan Hechos que debieron formar parte de la

CONDICIÓN, incluso se les menciona sin tener

evidencia plena.

Errores de Fondo

Sobre el Efecto

• Falta de evidencias para sustentarlo.

• Se consigna como EFECTO lo mismo que lo señalado enla CONDICIÓN.


la CONDICIÓN.

• Se consigna un EFECTO potencial pero se estáconsiderando responsabilizar.

• Las evidencias obtenidas sobre el EFECTO no sedesarrollan.

Errores de Fondo

Sobre el Efecto

Se afirma sobre valuaciones o mayores pagos, aún

cuando el parámetro adoptado carece de consistencia

técnica.


técnica.

Exposición de Casos Reales

Caso Practico 1:

Evalúe si el hecho descrito debe ser planteado como un Hallazgode Auditoría:

En Abril del 2007, S/. 100,000 correspondiente alFONCOMUN Inversiones fue usado en Gastos Corrientes.

Datos Adicionales:


Datos Adicionales:

En el 2007 no se ejecutaron algunas obras programadas porS/. 110,000.

Saldo de Balance al 31.Dic.2007: FONCOMUN InversionesS/. 10,000; FCM Funcionamiento S/. 110,000 .

FONCOMUN recibido durante el 2007: S/. 1´200,000

Acuerdo del Concejo para el 2007: 50% para inversiones y50% corrientes.

Caso Práctico 2:

El auditor redacta el hallazgo indicando que se han producido

irregularidades en la Adjudicación de Directa Selectiva N° 004-

2005 (no se ha comunicado a PROMPYME, no existe evidencia

de haberse emitido las tres cartas de invitación y no han

definido las características técnicas del servicio).


En el hallazgo que viene elaborando también observa que el

proceso fue simulado, pues, dos de los tres postores han

declarado que no participaron.

Caso Práctico 3:

El Auditor está considerando observar como una compra

sobrevaluada, la diferencia de precios en la compra de unenriquecido lácteo (para el PVL). Tomó como precio dereferencia:

Tres Casos Hipotéticos:


1. El precio pagado por el mismo insumo, por otro Municipio,ubicado 10 Km. después de la entidad edil bajo examen.

2. El precio pagado por un insumo similar (iguales componentesnutritivos), pero de diferente marca.

3. El precio de ese mismo producto en las tiendas del distrito: S/.2.30 la unidad (en tiendas); S/. 2.40 (valor pagado por laMunicipalidad)

Una Municipalidad ha adquirido leche evaporada enlata, para el PVL a una empresa de LIMA.

El Auditor ha indagado lo siguiente:

En el lugar existe producción de leche fresca.

Caso Práctico 4:


En el lugar existe producción de leche fresca.

También hay producción de soya.

¿Éste hecho debe ser susceptible de ser observado?

El Auditor ha establecido que los gastos de combustibles(corriente) del año 2005 ascienden a S/. 850,000 y en el Año2004, S/. 420,000, por lo que considera que este excesovulnera las “normas de racionalidad” de la Ley.

Art. 7°, inciso c) de la Ley N° 28427 – Ley de Presupuesto del Sector

Caso Práctico 5:


Art. 7°, inciso c) de la Ley N° 28427 – Ley de Presupuesto del SectorPúblico para el Año Fiscal 2005: “Adoptar medidas de ahorro efectivo,racionalizando el consumo de energía eléctrica , agua, teléfono,combustible, materiales de oficina, así como los viajes dentro y fueradel pais en comisión de servicios.

¿El Auditor debe observar este hecho?

El Auditor está revisando la Cuenta 384 “Entrega conCargo a Rendición:

Establece que la cuenta tiene partidas antiguas de hace 10años atrás.

Está considerando la posibilidad de observar este hecho,

Caso Práctico 6:


Está considerando la posibilidad de observar este hecho,pues, la Administración no acreditado ninguna acción paraexigir la rendición de cuentas.

¿Qué debe hacer el Auditor?

El 20/12/2005 el Gerente de Administración y el Tesorero giran uncheque por S/. 350,000 (de la cuenta del PVL) y lo depositan en unaCuenta de Ahorro hasta el 10/01/2006, luego del cual lo retornan a sucuenta de origen.

Datos Adicionales:

- En esa fecha estaba en curso un recurso de apelación presentado

Caso Práctico 7:


- En esa fecha estaba en curso un recurso de apelación presentadopor un postor (ante CONSUCODE) participante en el proceso.

El Auditor está considerando plantearlo como unamalversación de fondos. Usted como supervisor,

¿qué opina?

El Auditor establece un exceso en la utilización de gastos corrientes, quefueron financiados con recursos del FCM Inversiones:

Distribución según acuerdo de Concejo Municipal:

FCM 60% Inversiones : S/. 600,000

FCM 40% Funcionamiento : S/. 400,000

Ejecución de gastos corrientes : S/. 650,000

Caso Práctico 8:


Ejecución de gastos corrientes : S/. 650,000

Ejecución de gastos de inversión : S/. 350,000

Dentro de los S/. 650,000, existen C/P sin sustento documentario hasta porS/. 280,000.

¿El Auditor debe plantear alguna

observación?

¿En qué sentido?

Los hallazgos no sólo se formulan para dar la oportunidaddel derecho de defensa, sino también para ultimar lasposibilidades de conseguir evidencia aún no obtenida; enmuchos casos inclusive en el hallazgo se consignan cifras,datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente las

Caso Práctico 8:


datos, circunstancias, etc. que el auditado finalmente lasaclara y muchas veces las corrige, sobre todo condocumentos, que es lo esencial.

Análisis de Aclaraciones, Identificación deResponsabilidades y Tipos de Responsabilidad

Sugerencias para la Evaluación de Aclaraciones

• Consignar las aclaraciones y comentarios que sólo son

relativos al hallazgo.

• Explicar las razones del desacuerdo del auditor con las

aclaraciones recibidas.

Excluir las aclaraciones de las personas no partícipes,


• Excluir las aclaraciones de las personas no partícipes,

salvo de los terceros partícipes.

• Señalar la frase: “…no desvirtúa su participación en el

hecho observado”. Nunca “No levanta la observación”.

Ventajas de una adecuada Evaluaciónde Aclaraciones

• Se precisa y consolida la participación de cada

persona.

• Se excluye a otras personas.

• Puede que se incluya a otros.


• Se define los tipos de responsabilidad que asume

cada partícipe.

Conceptos a Tener en Cuenta Para laIdentificacion de los Participes

Asumen Responsabilidad Funcional aquellos servidores ofuncionarios que en el ejercicio de sus funciones, poracción u omisión, infraccionan algún precepto que guía sugestión.


Problemática en la Identificaciónde Participes

Se suele comprender a personas que no están ligadas con los

hechos observados.

No se identifica con claridad la naturaleza de la participación

de un servidor o funcionario.


de un servidor o funcionario.

Situaciones estructurales o de coyuntura generan problema

para la identificación de los partícipes.

“No sea subjetivo en su análisis”

Matriz de Sujetos

Observación Sujetos que participaron:

N° 01 A B C D

Sub hecho 1 x x x x


Sub hecho 2 x

Sub hecho 3 x x x

Sub hecho 4 x x

Participó? SI No No Si

Sujeción a normativa

constitucional, legal y

reglamentaria


LEGALIDAD

Principios a Aplicar en la Identificación de losPartícipes

Salvo prueba en contrario

los funcionarios han

actuado con arreglo a la ley


PRESUNCIÓN DE LICITUD

“no sea subjetivo en su análisis”


aplicable a su actuación. y normas administrativas.

ImputabilidadCausalidad

“Sea Ojetivo en su análisis”

Identificación de ResponsabilidadesIdentificación de Responsabilidades

Servidor o Funcionario Público

Todo aquel que independientementedel régimen laboral en que seencuentra, mantiene vínculo laboral,


encuentra, mantiene vínculo laboral,contractual o relación de cualquiernaturaleza con alguna de lasentidades, y que en virtud de elloejerce funciones en tales entidades.

Tratándose de la existencia deresponsabilidades, el Auditor, identificará eltipo de responsabilidad que corresponda a lospresuntos implicados, contando para ello conuna adecuada coordinación y asesoramientocon la Asesoría Legal.

Identificación de ResponsabilidadesIdentificación de Responsabilidades


con la Asesoría Legal.

En los casos de las responsabilidadesde carácter penal y civil, se deberáemitir el Informe Legal, según loprevisto en la NAGU 4.50.

ADMINISTRATIVAADMINISTRATIVA

Aquella en la que intervienenservidores y funcionarios por habercontravenido el ordenamientojurídico administrativo y las normasinternas de la entidad.

Tipos de ResponsabilidadTipos de Responsabilidad


PENALPENAL

Aquella en la que incurrenlos servidores o funcionariosque en ejercicio de susfunciones han efectuado unacto u omisión tipificadocomo delito.

CIVILCIVIL

Aquella en la que incurren losservidores y funcionarios públicos,que por su acción u omisión, en elejercicios de sus funciones hayanocasionado un daño económico a laEntidad o al Estado.

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