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E2003

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Informe al Consejo Permanente de la

Organización de los Estados Americanos

AUDITORÍA DE CUENTAS Y ESTADOS FINANCIEROS

POR LOS AÑOS TERMINADOS EL

31 DE DICIEMBRE DE 2003 Y 2002

Por la

Junta de Auditores Externos

Secretaría General


Secretaría General


2003

2003ISBN 0-8270-4647-2ISBN 0-8270-4647-2

Por la







LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

Antigua y Barbuda, Argentina, BahamasBarbados, Belice, Bolivia, Brasil, Canadá, Colombia, Costa Rica, Cuba, Chile, Dominica

Ecuador, El Salvador, Estados Unidos, Grenada, Guatemala, Guyana,Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, RepublicaDominicana, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucia, San Vicente y las Granadinas, Suriname,Trinidad y Tobago, Uruguay y Venezuela.

La Organización de los Estados Americanos (OEA) es la organización regional más antigua

del mundo, ya que se remonta a la Primera Conferencia Internacional de Estados Americanos,

celebrada en Washington, D.C., de octubre de 1889 a abril de 1890. En esta reunión se aprobó la

creación de la Unión Internacional de Repúblicas Americanos. La Carta de la OEA se suscribió en

Bogota en 1948 y entró en vigencia en diciembre de 1951. Posteriormente la Carta fue enmendada

por el Protocolo de Buenos Aires, suscrito en 1967, el cual entró en vigencia en febrero de 1970; por

el Protocolo de Cartagena de Indias, suscrito en 1985, el cual entró en vigencia en noviembre de

1988; por el Protocolo de Managua, suscrito en 1993, el cual entró en vigencia el 29 de enero de

1996; y por el Protocolo de Washington, suscrito, en 1992, el cual entró en vigor el 25 de septiembre

de 1997. En la actualidad la OEAtiene 35 Estados miembros.Además, la Organización ha otorgado

categoría de Observador Permanente a mas de 45 Estados, así como a la Unión Europea.

Los propósitos esenciales de la OEA son los siguientes: afianzar la paz y la seguridad del

Continente; promover y consolidar la democracia representativa dentro del respeto al principio de no

intervención; prevenir las posibles causas de dificultades y asegurar la solución pacífica de las

controversias que surjan entre los Estados miembros; organizar la acción solidaria de esto en caso

de agresión; procurar la solución de los problemas políticos, jurídicos y económicos que se susciten

entre ellos; promover, por medio de la acción cooperativa, su desarrollo económico, social y cultural,

y alcanzar una efectiva limitación de armamentos convencionales que permita dedicar el mayor

número de recursos al desarrollo económico y social de los Estados miembros.

La OEA realiza sus fines por medio de los siguientes órganos: la Asamblea General; la

Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores; los Consejos (el Consejo Permanente y

el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral); el Comité Jurídico Interamericano; la

Comisión Interamericana de Derechos Humanos; la Secretaría General; las Conferencias

Especializadas; los Organismos Especializados, y otras entidades establecidas por la Asamblea

General.

La Asamblea General celebra períodos ordinarios de sesiones una vez por año. En

circunstancias especiales sé reúne en períodos extraordinarios de sesiones. La Reunión de

Consulta se convoca con el fin de considerar asuntos de carácter urgente y de interés común, y para

servir de Órgano de Consulta en la aplicación del Tratado Interamericano de Asistencia Recíproca

(TIAR), que es el principal instrumento para la acción solidaria en caso de agresión. El Consejo

Permanente conoce de los asuntos que le encomienda la Asamblea General o la Reunión de

Consulta y ejecuta las decisiones de ambas cuando su cumplimiento no haya sido encomendado a

otra entidad; vela por el mantenimiento de las relaciones de amistad entre los Estados miembros así

como por la observancia de las normas que regulan el funcionamiento de la Secretaría General,

además, actúa provisionalmente como órgano de Consulta para la aplicación del TIAR. La

Secretaría General es el órgano central y permanente de la OEA. La Sede, tanto del Consejo

Permanente como de la Secretaría General esta ubicada en Washington, D.C.

ESTADOS MIEMBROS: (Commonwealth de las),

(Commonwealth de),

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

De conformidad con la resolución 123 de la Asamblea General adoptada el 14 de abril de 1973, y la

resolución 124 del Consejo Permanente del 30 de junio de 1975, la Junta es responsable por la

auditoría externa de las cuentas de la Secretaría General. La Junta inició sus funciones en marzo de

1976, y adoptó reglamentos y procedimientos detallados para llevar a cabo sus deberes y

responsabilidades. Estos reglamentos reflejan las normas y requerimientos prescritos por la

Asamblea General y el Consejo Permanente para la auditoría externa de la OEA.

La Junta está compuesta por tres miembros electos por laAsamblea General.


ÍNDICE

Página

SECCIÓN I

COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES PARA MEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y LOS CONTROLES INTERNOS CONTABLES I-1

Capítulo 1 - Comentarios relacionados con la Secretaría General I-3 Capítulo 2 - Comentarios relacionados a otras entidades relacionadas

a la OEA I-13

Capítulo 3 - Comentarios relacionados con la Oficina del Inspector General I-17

SECCIÓN II

ESTADOS FINANCIEROS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN II-1 DE LOS ESTADOS AMERICANOS Responsabilidad por los Estados Financieros II-3

Capítulo 1 - ESTADOS FINANCIEROS DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS II-5

Análisis y Discusión de la Administración II-7 Dictamen de Contadores Públicos Independientes II-19 Estados Financieros II-21 Notas a los Estados Financieros II-25 Fondo Regular – Estado de Cuotas Asignadas, Recaudaciones y Saldos II-33 Fondo Regular – Estado de Resumen de Apropiaciones y Disposición de Apropiaciones II-34 Fondos Específicos – Estado de Cambios en el Saldo De Fondo II-36 Informe de los Contadores Públicos Independientes sobre Cumplimiento II-57

Página SECCIÓN II (Continuación)

Capítulo 2 - ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO PANAMERICANO LEO S. ROWE II-67

Dictamen de Contadores Públicos Independientes II-69 Estados Financieros II-71 Notas a los Estados Financieros II-75

Capítulo 3 - ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICENCIA ROWE II-79


Capítulo 4 - ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEA II-87


Capítulo 5 - ESTADOS FINANCIEROS DE LA UNIDAD PARA LA PROMOCIÓN DE LA DEMOCRACIA II-99 Dictamen de Contadores Públicos Independientes II-101 Estados Financieros II-103 Notas a los Estados Financieros II-107

SECCIÓN III

ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA INTERAMERICANA PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO Y FUNDACIÓN PARA LAS AMÉRICAS III-1

Responsabilidad por los Estados Financieros III-3 Capítulo 1 - ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA INTERAMERICANA

PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO III-5

Dictamen de Contadores Públicos Independientes III-7 Estados Financieros III-9 Notas a los Estados Financieros III-11

Página SECCIÓN III (Continuación)

Fondos Específicos – Estados de Variaciones en los Saldos de Fondos III-16

Informe de los Contadores Públicos Independientes sobre Cumplimiento III-21

Capítulo 2 - FUNDACIÓN PARA LAS AMERICAS (ESTADOS FINANCIEROS 2003-2002) III-31 Dictamen de Contadores Públicos Independientes III-33 Estados Financieros III-35 Notas a los Estados Financieros III-39

SECCIÓN IV ESTADOS FINANCIEROS DE OTRAS AGENCIAS Y ENTIDADES RELACIONADAS A LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS IV-1

Capítulo 1 - ESTADOS FINANCIEROS DE LA JUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA IV-3 Dictamen de Contadores Públicos Independientes IV-5 Estados Financieros IV-7 Notas a los Estados Financieros IV-11

Capítulo 2 - ESTADOS FINANCIEROS DEL FONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES IV-15

Dictamen de Contadores Públicos Independientes IV-17 Estados Financieros IV-19 Notas a los Estados Financieros IV-21

SECCIÓN I

COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES PARAMEJORAR LOS PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Y LOS CONTROLES INTERNOS CONTABLES

Contenido Pág.

Capítulo 1 Comentarios relacionados con la Secretaría General 3

Capitulo 2 Comentarios relacionados a otras entidades relacionadas a la OEA 13

Capítulo 3 Comentarios relacionados con la Oficina del Inspector General 21

EDIFICIO DE SERVICIOS GENERALES DE LA OEA

2 Sección I

3 Sección I

SECCIÓN ICAPÍTULO 1

COMENTARIOS RELACIONADOS CON LASECRETARÍA GENERAL

4 Sección I

5 Sección I

CAPÍTULO 1

COMENTARIOS RELACIONADOS CON LA SECRETARÍA GENERAL

En este capítulo se tratan temas, preocupaciones y recomendaciones de la Junta sobre los que éstadesea llamar la atención de la Asamblea General, el Consejo Permanente y el Secretario General conrespecto a la Secretaría General de la OEA. Además de la sinopsis de la situación financiera del FondoRegular y los Fondos Específicos, se analizan las iniciativas tomadas por la Administración de la OEA conobjeto de llevar a la práctica las recomendaciones de la Junta incluidas en el informe del año pasado ynuevos temas que son motivo de preocupación para la Junta.

Informes de auditoría de los estados financieros

Como se explica en este informe, la firma de auditores independientes Ernst & Young, LLP (E&Y) auditólos estados financieros de 2003 de los fondos y entidades significativas que administra la SecretaríaGeneral de la OEA y emitió dictámenes sin salvedades (“limpias”), los mejores resultados posibles de unaauditoría, respecto a todos los fondos y entidades. No se detectaron deficiencias materiales ni condicionesque requieren ser notificadas en los informes de auditoría. La auditoría de Ernst & Young se centró enáreas claves con base en su evaluación del riesgo. En la sección IV de este informe se incluyen losdictámenes de los auditores.

Entorno de control interno – Cartas de los auditores independientes a la Administración

Los auditores de Ernst & Young, tras evaluar el entorno general de control interno de la OEA lo consideraroneficaz y presentaron varias recomendaciones para mejorarlo aún más.

Comentarios sobre los Informes Anuales

La Junta recibió una serie de comentarios positivos sobre el Informe Anual 2002 y alienta a la Administracióna seguir ilustrando la información financiera sobre la OEA con gráficos en la medida de lo posible. Latransparencia de la información financiera y la gestión administrativa en los informes anuales incrementala comprensión y la confianza de los Estados Miembros y de los donantes actuales y futuros.

Situación financiera del Fondo Regular y de los Fondos Específicos de la OEA

El objetivo primordial del Fondo Regular, que se financia principalmente con las cuotas de los Estadosmiembros (97%) es proveer los servicios generales que requiere la Secretaría General, así como supervisióntécnica y respaldo administrativo a la Asamblea General, el Consejo Permanente, la Comisión Interamericanade Derechos Humanos, la Comisión Interamericana de Mujeres, el Comité Jurídico Interamericano, elInstituto Interamericano del Niño, la Corte Interamericana de Derechos Humanos, la ComisiónInteramericana para el Control del Abuso de Drogas y la Comisión Interamericana de Telecomunicaciones.

6 Sección I

El Fondo Regular de la OEA mantiene una sólida posición financiera. El saldo de cierre al 31 de diciembrede 2003 fue de $19.1 millones. Esta reducción se debe a la transferencia de $21 millones durante 2003a los fondos específicos, como consecuencia de una Resolución de la Asamblea General. Ver Notas (B)y (C) abajo.

Resultados financieros del Fondo Regular de 1999 a 2003:

Notas:A) El ingreso está compuesto por cuotas, otros ingresos como resultado del apoyo a proyectos del FEMCIDI, ingresos por

concepto de intereses y otros.B) El aumento en 2002 se debió a que se cobraron cuotas atrasadas que se debían a la OEA por un elevado monto. El saldo

en el Fondo de $44.5 millones en 2002 estaba compuesto por la plena constitución del Fondo de Reserva de $22.1 millones,asignaciones complementarias por $21 millones y $1.4 millones del subfondo de operación sin asignación presupuestaria.El Sub Fondo de Reserva de la OEA fue diseñado para satisfacer necesidades inesperadas de la organización.

C) El saldo en el Fondo de $19.1 no incluye los $21 millones de apropiaciones suplementarias transferidos en 2003 a fondosespecíficos en virtud de la Resolución 831 de la Asamblea General.

Recaudación de cuotas del Fondo Regular de 1999 a 2003:

Notas:D) El saldo no incluye cuotas en mora de Cuba, que ascienden a $2.2 millones en 2003. Si se incluye a Cuba, el monto de cuotas en mora asciende a $16.7 millones en 2003 y a $12.7 millones en 2002.E) Los países con cuotas en mora son: Argentina, $10.8 millones (74.7% de las cuotas en mora), República Dominicana, $1.3 millones (8.9%) y Nicaragua, $0.62 millones (4.3%).

1999 2000 2001 2002 2003Pendiente de cobro de años anteriores alcomienzo del año 49 55 46 34 13Cuotas del año en curso 74 74 74 74 74Recaudación de cuotas -68 -83 -86 -95 -70

Pendientes de cobro al final del año (D, E) 53 43 32 11 15

Recaudación de cuotas del Fondo Regular (en millones de $)

Año Ingreso (A ) Gasto Resultados operat ivos Saldo del Fondo

1999 73.9 77.5 -3.6 -4.6

2000 87.9 74.6 13.3 8.7

2001 90.0 76.0 14.0 22.7

2002 98.1 76.3 21.8 44.5 (B)

2003 71.9 76.3 -4.4 19.1 (C)

Variaciones en e l Fondo Regular (en millones de $)

7 Sección I

Los Fondos Específicos están financiados por donaciones o legados para actividades especificadas por eldonante y por otras contribuciones de entidades públicas o privadas, nacionales o internacionales, paradesempeñar actividades o llevar a cabo programas de la Secretaría General. Se incluyen fondos designadosque han sido clasificados según su propósito específico y cuyo uso está restringido por designación de laAsamblea General o de la Secretaría General.

Las contribuciones a los Fondos Específicos (proyectos) registraron un incremento de 79% de 2002 a2003, debido sobre todo al aumento de las contribuciones a la Secretaría de Conferencias y Reuniones.En el análisis que hizo la Junta del ingreso de los últimos cinco años se observa una tendencia ascendenteen el uso de estos fondos, y los países miembros y observadores contribuyen a las iniciativas de la OEAmediante acuerdos bilaterales en los que se asignan fines específicos a los fondos. En 2003, el ingresode los Fondos Específicos sobrepasó por primera vez el presupuesto de los fondos regulares.

Resultados financieros de los Fondos Específicos de 1999 a 2003:

Ajuste Saldo en elAño Ingreso Gastos Ingreso neto (F) Fondo

1999 (G) 47.3 44.6 2.7 1.1 32.22000 47.9 58.8 -10.9 -0.2 21.12001 52.2 43.3 8.9 -3.8 26.22002 50.2 58.6 -8.4 -2.8 15.0

2003 (H) 89.9 74.6 15.3 1.3 31.6

Resultados financieros de los Fondos Específicos (en millones de $)

Notas:(F) El ajuste se debe a la actividad neta del Fondo de Reembolso de Impuestos.(G) El saldo inicial en 1999 es $28.4 millones(H) El ingreso de $89.9 millones incluye la transferencia de $21 millones del Fondo Regular, de acuerdo a lo aprobado en laResolución de la Asamblea General 831.

8 Sección I

RECOMENDACIONES DE LA JUNTA DE 2003

En su informe de 2002, la Junta planteó varios temas relacionados con la operación de la OEA y presentórecomendaciones específicas. La Junta se muestra satisfecha con el avance realizado por la SecretaríaGeneral y la Oficina del Inspector General pese a sus limitados recursos. A continuación se describen lasrecomendaciones pendientes de 2002 y los nuevos temas que surgieron en 2003. En algunos casos laJunta revisó las recomendaciones pendientes de 2003 teniendo en cuenta nuevas circunstancias. Enotros casos, la Junta reafirma la necesidad de atender la recomendación original.

RECOMENDACIONES PENDIENTES DEL AÑO ANTERIOR

Idoneidad del personal y proceso de las actividades generales

Como se dijo, el límite fijado a las cuotas durante los años recientes impuso reducciones de gastos entoda la Organización. Esas reducciones afectaron, entre otras, a las iniciativas de la OEA para establecerun proceso de evaluación de sus empleados y asegurar que todo su personal se encuentre capacitadode manera profesional y apropiada. En 2002 se dieron los primeros pasos para mejorar la evaluación yel desempeño de los empleados, pero no se avanzó mucho debido a las limitaciones presupuestarias. LaJunta sigue respaldando los esfuerzos del Departamento de Servicios de Recursos Humanos (DHRS)tendientes a la institucionalización de procesos anuales de evaluación y capacitación de los empleados.

El capital humano constituye uno de los activos más significativos de la Organización, aunque no consteen sus estados financieros. La OEA debe tener un programa permanente y adecuado de mantenimientoy mejoramiento de la idoneidad de sus empleados, a medida que instala nuevas tecnologías. El mundoes un entorno que cambia con la introducción de nuevas tecnologías y estructuras administrativas parausarlas. Esto reviste especial importancia para una variedad de disciplinas complejas, pero es particularmentecrítico para los empleados encargados del uso y el funcionamiento de OASES, profesionales comoabogados y contadores, y los que se dedican a actividades controladas por la nueva tecnología. En estesentido, quizá la capacitación en el propio lugar de trabajo no sea apropiada para satisfacer todas lasnecesidades de la OEA en esta materia y se requieran recursos presupuestarios para la capacitaciónexterna.

I.1 – La Junta reafirma su recomendación y alienta firmemente a la OEA a incrementar engran medida su presupuesto de capacitación de su nivel actual de $39.500 y determinar quéoportunidades específicas de capacitación deberá recibir cada empleado en el corto plazo.Este monto es evidentemente insuficiente para mantener una fuerza de trabajo idónea enáreas críticas.

Asignación de cuotas y recursos presupuestarios

Durante los últimos años las cuotas se mantuvieron fijas en $73.7 millones. Si se ajusta este monto enfunción de la inflación, la OEA registró una disminución continua de los recursos disponibles para laadministración y gestión de sus operaciones. Los presupuestos administrativos se mantuvieron al mismonivel o más bajo pese al requisito de equiparar los incrementos salariales por el impacto de la tasa de lainflación en los últimos años a los del personal de las Naciones Unidas para las operaciones en la Sede yen el resto del continente. La Junta respalda los esfuerzos del Secretario General y el Subsecretario deAdministración de someter este tema a la consideración de los países Miembros para obtener recursosadicionales. En particular, los recursos para capacitación son sumamente deficientes para el mantenimientode una fuerza de trabajo moderna y se requieren además recursos anuales para que los funcionarios dela OIG cumplan los requisitos profesionales mínimos para hacer cumplir los controles internos.

9 Sección I

I.2 – Habida cuenta de la necesidad de aplicar las recomendaciones de la Junta del añoanterior, que no pudieron implementarse debido a la limitación de los recursos disponibles,la Junta recomienda que los Estados Miembros reexaminen el límite a las cuotas de $73.7millones.

Control administrativo de la OEA sobre las actividades descentralizadas y transición alsistema financiero Oracle 11i

La unificación de la gestión financiera y administrativa de la OEA con Oracle11i ha fortalecido el sistema decontroles internos de todas las unidades operativas y fue un factor decisivo para obtener un dictamensin salvedades de los auditores en 2003 con costos de auditoría razonables. La capacidad de administraciónde proyectos de Oracle 11i también ha permitido a la OEA atraer y administrar un monto creciente derecursos para fondos específicos. Desde 1998, los recursos del fondo regular disminuyeron ligeramente5% mientras que los recursos para fondos específicos aumentaron 178%.

En el siguiente gráfico se muestra el aumento de la ejecución del Fondo Regular y de los FondosEspecíficos de 1998 a 2003

767578788076

43

59

45

30

59

75

40

60

80

100

120

140

160

1998 1999 2000 2001 2002 2003

Gastos del Fondo Específico

Gastos del Fondo Regular

La ejecución del Fondo Regular disminuyóligeramente 5% desde 1998

La ejecución de los Fondos Específicos aumentó178% desde 1998

La ejecución de los Fondos Específicosrepresenta ahora el 50% del trabajo, frente a25% en 1998

Estos logros se han alcanzado a un costo sustancial y con la asignación de recursos de la OEA, ya queel total invertido por la OEA en hardware, software, seguridad, conversión de datos y entrenamiento enOASES excedió los $8 millones en los últimos tres años. El procesamiento de transacciones relacionadascon los fondos específicos actualmente representa el 50% de los recursos del Departamento de ServiciosFinancieros, comparado con solo el 25% en 1998.

Funcionarios del Departamento de Servicios Financieros señalaron que los costos administrativos de lagestión de los fondos específicos son mucho más elevados (aproximadamente 75%) que para el FondoRegular. La razón es que a diferencia del Fondo Regular, que ejecuta el 65% en salarios periódicos y elresto bajo un presupuesto preaprobado, la ejecución de los fondos específicos es singular para cadaacuerdo. Es necesario establecer en el sistema financiero un registro único para cada donante de unfondo específico a fin hacer coincidir la estructura de información del proyecto y los informes financierospropios, las necesidades específicas de recursos humanos, que suelen ser temporales, las necesidadesespecíficas de adquisiciones, que suelen requerir múltiples licitaciones, y la especialización técnica dediferente índole.

10 Sección I

El año pasado los administradores financieros de la OEA tuvieron dificultades en producir informes útiles,fiables y puntuales a los usuarios de Oracle 11i. La Junta señala que en este sentido se logró un avancesignificativo, y que hubo un menor número de quejas de los usuarios sobre la falta de puntualidad y/ofiabilidad de los informes de proyectos. Además, este año parecen ser menos significativas las actividadesque consumen recursos operativos.

I.3 - Ante el crecimiento significativo de los fondos específicos y de los costos administrativosde su administración, la Junta alienta a la Administración de la OEA a que siga negociandocon los donantes los costos indirectos y permita el cobro de un cargo por administración delos fondos, que incluya las auditorías internas necesarias para verificar que los fondos seutilicen para los fines previstos.

I.4 – Ante la continua necesidad de proporcionar información útil, fiable y oportuna a losusuarios de Oracle 11i, la Junta reafirma su recomendación del año anterior de que

1. La Secretaría General asegure que se disponga de recursos suficientes para el desarrollo continuo y satisfactorio de Oracle.2. Los usuarios de Oracle 11i sigan recibiendo capacitación adecuada en la Versión 11i.3. La OIG siga participando en el seguimiento de la instalación.4. La OEA siga mejorando el mecanismo y los procedimientos para captar, llevar registro y responder eficazmente a las necesidades de declaración de información de los usuarios.

11 Sección I

Importancia de los estados financieros en los resultados de la declaración de información

Los estados financieros presentan los resultados de la operación de una entidad al cierre del año. En elcaso de la OEA, los estados financieros son los únicos documentos que proveen una confirmaciónauditada de cómo la administración usó y asignó todos los recursos financieros de la OEA entre diferentesentidades y fondos relacionados. No obstante que esta información es extremadamente relevante, laJunta considera que hay lugar substancial para mejorar los informes financieros actuales y hacerlos másútiles y transparentes a los Estados Miembros, la Administración de la OEA y los donantes.

En particular, la Junta considera que los estados de la OEA pueden mejorarse vinculando el uso actual delos recursos financieros con las principales metas estratégicas y prioridades.

En 2003 los Estados Miembros contrataron a Deloitte & Touche (D&T) para conducir un análisis objetivode las operaciones de la Secretaría General de la OEA. En el estudio de D&T se identificó la necesidad deestablecer un vínculo más firme entre las prioridades y recursos de la OEA y los resultados de losprogramas.1 La Junta considera que los estados financieros de la OEA podrían usarse para cubrir estabrecha en la información.

I.5 – Habida cuenta de la importancia de la información que se presenta en los estadosfinancieros, la Junta recomienda que la Administración de la OEA inicie un proceso deconsulta para examinar las prácticas de declaración de información financiera de laOrganización, estableciendo un vínculo directo entre el uso de recursos y cumplimiento delogros estratégicos y objetivos de más utilidad para los Estados Miembros, la Administracióny los donantes. El proceso de consulta incluiría a aquellos responsables por la preparacióny usuarios de informes financieros de la OEA, expertos en prácticas de informes financierosde entidades similares a la OEA y otros usuarios interesados.

Dos descubrimientos adicionales en el estudio de D&T, que están directamente relacionadas a finanzasfueron la fragmentación organizacional actual y la poca responsabilidad sobre el uso de recursos. Deacuerdo a D&T existe una coordinación y comunicación limitada entre departamentos y áreas de servicio.Esta fragmentación genera “redundancias” en varias actividades, incluyendo “recaudación de fondos,funciones de apoyo administrativo, contabilidad de proyectos e informes, datos administrativos y otrasáreas”. 2

Para poder corregir esta fragmentación organizacional y reducir gastos inútiles, D&T propone que losprincipales interesados de la OEA – representantes de los Estados Miembros y de la Secretaría General,se comprometan a elaborar un plan para identificar estrategias prioritarias, asignar responsabilidadespara alcanzar resultados, proveer recursos suficientes en una forma sistemática y racional y producirinformes generales y acertados de los resultados alcanzados.3 Este proceso permitiría la eliminación deduplicación de programas y actividades redundantes eliminando aquellos que se encuentran en la prioridadmás baja.

RECOMENDACIONES DE ESTE AÑO

1.Véase Deloitte & Touche, “Organization of American States, Management Study of the Operations of the General Secretariat, Final Report, Part I”, 3 de noviembrede 2003.2. D&T, Informe Final, 2003, página 15.3. D&T, Informe Final, 2003, página 14.

12 Sección I

La Junta nota que para trabajar en una estrategia factible, se requiere el compromiso de la SecretaríaGeneral con los Estados Miembros. La articulación y prioridad de los mandatos de la OEA requierecomunicaciones efectivas y continuas entre la Secretaría General y los Estados Miembros. El conocimientotécnico de la Secretaría General es una entrada esencial en el proceso de racionalizar y establecerprioridades entre todos los mandatos emitidos por Estados Miembros individuales y producir presupuestospara alinear las prioridades de recursos y estrategias de la OEA.

Con respecto a las prácticas presupuestarias actuales de la OEA, D&T encontró que “el presupuestoactual tiene poca integridad, los excesos de gastos son comunes, y los recursos no son asignadosproporcionalmente con las prioridades de la organización”. Una de las opciones propuestas por D&T paramejorar las decisiones presupuestarias es el crear un proceso donde se requiera que la oficina depresupuesto provea el costo de los mandatos antes de ser sometidos a la Asamblea General. LaAsamblea General tendría luego una mejor información de costos para hacer decisiones presupuestarias.

I.6 – Dada la limitación de recursos disponibles en la OEA, existe una necesidad urgente demejorar eficiencia y eficacia. La Junta alienta a la OEA y a los mandos de la SecretaríaGeneral a comprometerse en un proceso de plan estratégico conjunto para identificarclaramente los objetivos estratégicos de la OEA, asignar suficientes recursos presupuestariosa las actividades específicas que apoyen metas y objetivos estratégicos claves, producircostos estimados de los mandatos antes de su aprobación y producir resultados responsables.

Al examinar los fondos operados en la OEA se determinó que la información financiera de ciertos fondosse presenta de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados, en tanto que enotros casos se siguen los principios de contabilidad prescritos en las Normas Presupuestarias y Financierasde la OEA.

I.7 La Junta también alienta a la Administración de la OEA a que analice el proceso deproducción de información contable para determinar si ciertas transacciones que secontabilizan tal como se indica en las Normas Presupuestarias y Financieras de la OEA seapegan a las prácticas óptimas de entidades similares a la OEA.

13 Sección I


COMENTARIOS RELACIONADOS AOTRAS ENTIDADES RELACIONADAS A LA OEA

14 Sección I

15 Sección I

CAPÍTULO 2

COMENTARIOS RELACIONADOS A OTRAS ENTIDADES DE LA OEA

La Junta se complace en señalar que la OEA ha encargado auditorías de las diferentes entidades queforman parte de su estructura organizacional y cuentan con montos significativos de recursos de la OEA.Las auditorías independientes proporcionan información y seguridades de que existen controles paraproteger los recursos de la Organización. En la compleja estructura organizacional que constituye la OEA,la Administración debe centrar la atención en todas las principales entidades o sus partes que manejanmontos significativos de recursos de la OEA.

Como se explica en este informe, los auditores independientes emitieron dictámenes sin salvedades(“limpios”), los mejores resultados posibles de una auditoría, sobre los estados financieros de 2003 de lasentidades de la OEA. No se detectaron deficiencias materiales ni condiciones que deban notificarse..

• Fondo Panamericano Leo S. Rowe (“Fondo Panamericano Rowe”)

• Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe (“Fondo de Beneficencia Rowe”)

• Unidad para la Promoción de la Democracia (“UPD”)

• Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (“AICD”)

• Fundación para las Américas (“Fundación”)

• Fondo de la Junta Interamericana de Defensa (“JID”)

• Fondo de Jubilaciones y Pensiones

• Fondo Fiduciario de Beneficios Médicos (“Fondo de Beneficios Médicos”)

16 Sección I

FONDO PANAMERICANO LEO S. ROWE

El Fondo Panamericano Rowe es un fideicomiso establecido con objeto de ofrecer préstamos a estudiantesde los Estados Miembros, salvo residentes y ciudadanos de los Estados Unidos, y a empleados de la OEAcon fines educacionales o para hacer frente a situaciones de emergencia. En 2000, tras la creación de laAICD, el Fondo pasó a formar parte de la estructura orgánica de la AICD.1

El monto de préstamos nuevos a estudiantes descendió 11%, ubicándose en $734,000 en 2003, frentea $824,000 en 2002. También descendió el monto de préstamos nuevos a empleados con fineseducacionales o situaciones de emergencia. La reducción fue de 17%, ubicándose en $181,000 en 2003.Los activos principales del Fondo al 31 de diciembre de 2003 eran inversiones financieras (75%), préstamosa estudiantes (19%) y préstamos a empleados de la OEA (6%). Los activos totales del Fondo aumentaron21% ubicándose en $11.7 millones en 2003.

El Fondo tiene saldos pendientes de reembolso de préstamos por aproximadamente $696,000 para losfuncionarios de la OEA y $2,410,000 para estudiantes de la OEA, respectivamente, al 31 de diciembrede 2003. Los administradores del Fondo indicaron que nunca hubo pérdidas por préstamos otorgados afuncionarios de la OEA, a los que se aplica un interés de aproximadamente 1% por debajo de la tasapreferencial vigente. Los reembolsos se efectúan por deducción en nómina en el caso de los préstamosa funcionarios. Los préstamos a estudiantes son sin interés, y los reembolsos comienzan una vez que elestudiante haya concluido sus estudios.

1. La Junta señaló que el Asesor Principal a cargo de este Fondo se jubilará en 2004 y que en el presupuesto de 2005 todavía no hay fondos asignados para susucesor

2003 (Auditado) 2002 (Auditado)

(en miles de $) (en miles de $)

Ingreso $ 2,184 $ 285

Gastos (261) (1,349)

Variación de los activos netos 1,923 (1,064)

Activos netos al comienzo del ejercicio 9,789 10,853

Activos netos al cierre del ejercicio 11,712$ 9,789$

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros del FondoPanamericano Leo S. Rowe en 2002 y 2003:

17 Sección I

FONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICENCIA ROWE

Tradicionalmente, este Fondo ha otorgado recompensas de hasta $300 a funcionarios de la OEA quehayan hecho una contribución destacada a la OEA o que hayan enfrentado una emergencia financieraimprevista.2

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros del Fondo en 2002 y 2003:

2. Después del 31 de diciembre de 2003, se efectuó un cuantioso desembolso en favor de la familia de un empleado guatemalteco de la OEA que fue asesinado

2003 (Auditado)* 2002 (Auditado)*

Dividendos e ingresos $ 7,191 $ 11,117

Pérdidas en inversiones (8,863) (31,179)

Recompensas y otros gastos (300) (600)

Servicios técnicos (6,000) (22,680)

Variación de los activos netos (7,972) (43,342)

Activos netos al comienzo del ejercicio 269,233 312,575

Activos netos al cierre del ejercicio 261,261$ 269,233$

*Saldo en cifras reales, sin redondeo.

UNIDAD PARA LA PROMOCIÓN DE LA DEMOCRACIA (UPD)

La UPD proporciona asistencia a los Estados Miembros para mejorar sus instituciones y procesosdemocráticos. En 2003 la UPD recibió grandes contribuciones significativas del gobierno de los EstadosUnidos, Suecia, Nicaragua y la Comunidad Económica Europea. El saldo en el fondo de la UPD al 31 dediciembre de 2003 era $6,167,000, lo que representa una disminución de 15% en comparación con elsaldo de $7,105,000 al 31 de diciembre de 2002.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros de la UPD en 2002 y 2003:



Ingreso $ 18,518 $ 13,932

Gastos: Incluidas pérdidas realizadas y

no realizadas por inversiones (19,456) (12,254)

Variación de los act ivos netos (938) (1,678)

Act ivos netos al comienzo del e jercicio 7,105 5,427

Act ivos netos al cierre de l e jercicio 6,167$ 7,105$

18 Sección I

AGENCIA INTERAMERICANA PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO

La AICD fue creada en 1999 para fomentar, coordinar, administrar y facilitar la planificación y la ejecuciónde programas, proyectos y actividades de asistencia técnica. La Junta alienta al personal de la AICD y dela Secretaría General a que continúen trabajando en conjunto para lograr las metas de la OEA. Todos losregistros de la AICD se encuentran en el sistema Oracle y la Administración indicó a la Junta que el añopasado no se habían notificado problemas significativos y que los informes se habían emitido puntualmente.La AICD sigue manteniendo una sólida posición. Su saldo combinado al cierre de 2003 ascendía a$31,350 un incremento del 20% frente a los $26,240 en 2002.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros de la AICD en 2002 y 2003:2003 (A ud it ado ) 2002 (A udit ado)

(en mile s de $ ) (en mile s de $)

Ingreso $ 37 ,002 $ 17,989

(31 ,892) (17,639)

V ariac ión de los act ivos ne t os 5 ,110 350

A ct ivos ne tos al comienzo de l e je rc ic io 26,240 25,890

A ct ivos ne tos al c ie rre de l e je rc ic io $ 31 ,350 $ 26,240

Gast os: Inclu idas pé rd idas realizadas y norealizadas por inve rsione s

FUNDACIÓN PARA LAS AMÉRICAS

La Fundación moviliza contribuciones de la AICD y otros donantes institucionales para abordar la pobrezaextrema y promover la democracia. La Fundación tiene un acuerdo significativo de donaciones con elDepartamento de Trabajo de los Estados Unidos en El Salvador. La OEA, a través de la AICD, apoya ala Fundación prestándole respaldo financiero, material y de personal. Aproximadamente el 22% de losingresos de la Fundación en 2003, que ascendieron a $1,918,000, eran contribuciones en especie.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros de la Fundación en 2002 y 2003:



Ingreso $ 1,918 $ 1,760

Gastos: Incluidas pérdidas realizadas y

no realizadas por inversiones (1,575) (1,759)

Variación de los activos netos 343 1

Activos netos al comienzo del ejercicio 92 91

Activos netos al cierre del ejercicio 435$ 92$

19 Sección I

JUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA (JID)

La misión de la JID es mantener la autodefensa colectiva del Hemisferio Occidental siendo sus objetivosprimarios la paz y la seguridad. La JID recibe contribuciones sustanciales de la OEA pero tiene autonomíaadministrativa. Los ingresos y los gastos se mantuvieron en niveles similares con una pequeña disminuciónrespecto al año precedente. La Junta señaló que el edificio en el que se encuentra la JID necesita muchomantenimiento y alienta a la OEA a ocuparse de este asunto. Los ingresos y gastos en 2003 de la JID seaproximan cada uno a $5.0 millones y los ingresos proceden principalmente de la OEA. Los activos netosal cierre del ejercicio se aproximan a $184,000.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros de la JID en 2002 y 2003:



Ingreso

$ 4,873 $ 5,028

Gastos (4,892) (5,103)

Variación de los act ivos netos (19) (74)

Variación en activos netos

temporalmente restringidos 44

Activos netos al comienzo del 159 233

ejercicio

Activos netos al cierre del ejercicio $ 184 $ 159

Incluidos los act ivos netos liberados de restricciones

FONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES

El programa de jubilación de la OEA está integrado por el Plan de Jubilaciones y el Plan de Previsión los queestán contemplados en el Fondo de Jubilaciones y Pensiones, y un nuevo plan U.S. IRS Sección 401(m)para funcionarios recién contratados que trabajan en organismos internacionales. Los Planes de Jubilacionesy de Previsión están administrados por la Comisión de Jubilaciones y Pensiones de la OEA, integrado portres miembros: (1) un representante designado por el Secretario General (2) un representante designadopor el Comité de Personal y (3) un representante del Consejo Permanente que actúa como presidente.

El Plan de Jubilaciones se basa en aportes y beneficia a todos los funcionarios regulares de la OEA y otrasentidades afiliadas. Este plan fue establecido en 1929. A diciembre de 2003, había alrededor de 6323

miembros activos y 148 jubilados. Las prestaciones del Plan de Jubilaciones se basan en un 2% de laremuneración anual pensionable promedio de los últimos tres años con remuneración más alta dentro delos últimos cinco años de aporte al plan, multiplicado por el número de años en el plan hasta un máximode 30 y de 1.6% para períodos de servicio de 31 a 40 años.

El Plan de Previsión es un plan de ahorro basado en contribuciones establecido para beneficio de losfuncionarios contratados por la OEA por períodos breves que no tienen derecho a participar en el Plan deJubilaciones. El plan fue establecido en 1954 y actualmente tiene 40 participantes.

3. El número de miembros activos comprende 549 de la OEA, 70 del Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura, 6 de la Junta Interamericana deDefensa (JID) y 7 de la Corte Interamericana de Derechos Humanos.

20 Sección I

La Comisión de Jubilaciones y Pensiones de la OEA no administra el plan 401(m). Este plan se establecióen 2002 y es principalmente para los funcionarios contratados por períodos breves que no tiene derechoa participar en otros planes o no los consideran convenientes. En julio de 2001, la Comisión encargó unestudio actuarial, en el cual se llegó a la conclusión de que el nuevo plan no tendría repercusionesnegativas en el Plan de Jubilación ni en el Plan de Previsión inclusive con el mecanismo de transferenciamás rápida que se ofrece bajo la opción del plan 401(m).

Los funcionarios del Fondo de Jubilaciones y Pensiones presentaron puntualmente los estados financierosal 31 de diciembre de 2003. Los recursos del Plan de Jubilaciones y del Plan de Previsión parecen estarbien administrados y el fondo es solvente desde el punto de vista actuarial.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros del Fondo deJubilaciones y Pensiones en 2002 y 2003:



Adiciones $ 66,828 $ 18,543 Deducciones (39,041) (71,277) Aumento neto 27,787 52,734

Activos netos al comienzo del ejercicioActivos netos al cierre del ejercicio

267,365 320,099

$ 295,152 $ 267,364

Como se observa en el siguiente cuadro, el valor de mercado de las inversiones, los activos netos y larelación entre los activos netos y los pasivos actuariales (pasivos por beneficios actuariales) registraronun incremento en el período 2002-2003.

Valor de las Activos ValoresActivos netos vs.

PasivosAl 31 de inversiones netos actuariales actuariales

diciembre (millones $) (millones $) (millones $) (Porcentaje)

2000 380.80 369.90 277.50 1.33

2001 339.30 320.10 310.20 1.03

2002 284.20 267.40 265.60 1.01

2003 295.50 295.10 273.50 1.08

FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS

Este Fondo suministra prestaciones para atención médica a los empleados de la OEA. Su actividad selimita al pago de los gastos médicos de los empleados cubiertos. Blue Cross tramita los pagos.

En el siguiente cuadro se resumen los resultados financieros delFondo de Beneficios Médicos en 2002 y 2003:



Ingreso $ 9,483 $ 6,421 Gastos (6,512) (7,769) Variación de los activos netos 2,971 (1,348)Activos netos al comienzo del ejercicio 7,771 9,119

Activos netos al cierre del ejercicio $ 10,742 $ 7,771

21 Sección I


COMENTARIOS RELACIONADOS CON LAOFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

22 Sección I

23 Sección I

En este capítulo se tratan los temas relacionadas con la Oficina del Inspector General durante 2003.

OPERACIONES DE LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL EN 2003

Para la Junta, el rango y el papel de la Oficina del Inspector General (OIG) son importantes porque lafunción de la OIG opera como una salvaguardia adicional permanente en cuanto a la evaluación y elmantenimiento del entorno de control interno. En virtud de la Orden Ejecutiva 95-05, la Función deAuditoría Interna de la Secretaria General y la Oficina del Inspector General, la OIG tiene la responsabilidadde prestar asistencia al Secretario General y a los órganos directivos para el control de los distintos nivelesadministrativos relacionados con los programas y recursos de la Secretaría General y de la AICD, y de laadhesión al régimen jurídico que los rige.

Dotación de personal y presupuesto

La dotación actual de la OIG consiste en la Inspectora General, tres auditoras y una asistente general,cinco personas en total. El cargo de Inspector General Adjunto sigue vacante, no se encuentra financiadapara 2004 y tampoco se dispondrá de esos fondos en 2005. Actualmente la OIG tiene tres personascontratadas (CPR) como respaldo para sus actividades de auditoría externa. Estas personas no trabajantiempo completo en la OIG, sino que son contratadas cuando es necesario.

Por recomendación de la Junta, la OIG recibió recursos adicionales por $115,000 para contratar mano deobra en 2004, lo que representa un incremento de 115% respecto a los fondos para contratos CPRdisponibles en 2003. Además, la OIG recibió $10,000 de fondos específicos de la AICD para ayudar arealizar la investigación de la Oficina de la SG/OEA en El Salvador. El suministro de fondos por parte de laAICD atiende la recomendación de la Junta de asegurar que la OIG reciba fondos de proyectos sujetosa auditoría.

Aún cuando la OIG recibió fondos adicionales para realizar sus funciones en 2003, su falta de recursossigue siendo motivo de preocupación y le impide a esta Oficina responder adecuadamente a las necesidadesde auditoría de la OEA, la emisión de informes puntuales y el seguimiento que se requiere. Además,aunque la OIG pudo contratar personal mediante CPR, los conocimientos institucionales obtenidos no seretuvieron y es necesario invertir más en capacitación. La Inspectora General señaló que la oficinanecesitaría por lo menos dos cargos de auditor adicionales para poder manejar la carga de trabajo.

III.1 – Ante la importancia de la labor realizada por la Oficina del Inspector General paragarantizar un buen sistema de controles internos, y la importancia de obtener resultadosde auditorías en forma oportuna, la Junta reafirma su recomendación de que se considerefavorablemente y se dé prioridad a la solicitud de recursos de la OIG.

III.2 – Ante el incremento actual y proyectado de fondos específicos y proyectos en la OEA,la Junta recomienda que se incluya una provisión específica en los acuerdos de proyectos afin de que la OIG reciba los fondos necesarios para realizar las auditorías necesarias.

CAPÍTULO 3

COMENTARIOS RELATIVOS A LA OFICINA DEL INSPECTOR GENERAL

24 Sección I

Capacitación y desarrollo profesional para la OIG

Durante las conversaciones de la Junta con la Inspectora General se confirmó que el personal de la OIGha recibido suficiente capacitación para el mantenimiento y perfeccionamiento de sus aptitudes, deacuerdo con los de dependencias similares de otras organizaciones. No obstante, el presupuesto decapacitación, de $4,000 anuales, no provee recursos suficientes para mantener credenciales y oportunidadesapropiadas de desarrollo profesional. La Junta considera que el personal de la OIG deberá acumular 40horas anuales de créditos de instrucción profesional continua, como es obligatorio para los auditores enlos Estados Unidos.

III.3 – La Junta reitera la recomendación de larga data de que el presupuesto de la OIGincluya recursos financieros suficientes para financiar la capacitación necesaria para cumplircon los requisitos profesionales mínimos.

Examen de las normas profesionales

En la Orden Ejecutiva 95-05 de la Secretaría General, se hace referencia a la necesidad de queperiódicamente la OIG se someta a una evaluación de pares exhaustiva realizada por auditoresindependientes y ajenos a la OEA, que deberán informar acerca del cumplimiento de las Normas depráctica profesional de la auditoría interna. La Inspectora General señaló que hasta la fecha no se harealizado ni programado dicha evaluación.

III.4 – La Junta reafirma la necesidad de esta evaluación, recomienda que se financieadecuadamente en el presupuesto de la OEA y que se lleve a cabo cada tres años, deconformidad con las normas.

III.5 – La Junta reconoce los logros continuos de la OIG pese a la disminución de sus recursos,y recomienda que dicha Oficina continúe el proceso actual de seguimiento de las auditoríaspara poder tomar medidas adecuadas respecto a las recomendaciones pendientes.

LABOR DE AUDITORÍA DE LA OIG EN 2003

En 2003 la OIG realizó importantes actividades de control interno, centrando sus esfuerzos en lasrecomendaciones de la Junta del año precedente y en las deficiencias de los controles internos de altoriesgo. Durante 2003, la OIG realizó y emitió 10 informes basados en ocho auditorías de control interno,una inspección y una investigación. Uno de los informes de auditoría y la inspección abarcaban lasactividades de control interno de la Oficinas Nacionales y siete informes abarcaban las actividades decontrol interno de varias áreas de la Sede. Se investigaron alegatos de contravenciones de las directivasde la SG/OEA en la oficina de El Salvador.

Los propósitos de las auditorías eran: 1) identificar los controles internos operativos de los recibos ydesembolsos de efectivo, conciliaciones bancarias y caja chica, 2) verificar si las oficinas estaban cumpliendosus funciones de acuerdo con las políticas y procedimientos pertinentes, como las Normas presupuestariasy financieras, el Manual Financiero de Campo, las Normas Generales, el Reglamento del Personal, lasdirectrices de la Secretaría General, los acuerdos de proyectos, y 3) dar seguimiento a las recomendacionesde auditorías previas.

25 Sección I

En el siguiente cuadro se muestran las áreas en las que la OIG realizó la labor de control interno en 2003y el número de informe correspondiente.

Informe de auditoría interna sobre llamadas telefónicas de larga distancia en la Sede.

(SG/OIG/AUDIT-01/03)

Informe de auditoría interna sobre los controles internos dentro de la Secretaría de Servicios Financieros en la Sede.


Informe de auditoría interna Biblioteca Colón (SG/OIG/AUDIT-03/03)

Informe de auditoría interna de la Secretaría Ejecutiva de la Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas (CICAD)


Secretaría Permanente de la Comisión Interamericana de Mujeres (Secretaría de la CIM)


Unidad de Mensajeros, Correo y Servicios de Transporte (SG/OIG/AUDIT-06/03)

Informe de auditoría interna sobre la Oficina de la SG/OEA en la República Dominicana


Operaciones y controles internos del Departamento de Servicios de Gestión de Compras


Investigación Interna – Funcionario EO2008, Funcionario EO5309 de la Oficina de la SG/OEA en El Salvador

(SG/OIG/INV-01/03)

Inspección Interna de la Oficina de la SG/OEA en Paraguay (SG/OIG/INSP-01/03)

Título del Informe de la OIG Número del Informe

26 Sección I

Situación de las recomendaciones

La OIG emitió un total 87 recomendaciones (561 con un factor de riesgo alto y 31 con un factor de riesgomediano) en los informes de auditoría de 2003, en comparación con 72 recomendaciones presentadasen 2002. Del total de recomendaciones, nueve estaban relacionadas con inventarios, 5 se centraban enla necesidad de actualizar manuales de procedimiento, 68 pertenecían al cumplimiento, a mejoras en laeficiencia operativa y controles, y 5 trataban cuestiones relativas a sistemas. Al concluir este trabajo, 36recomendaciones habían sido totalmente implementadas de conformidad con los procedimientos de laOIG y las 51 restantes se encontraban en distintas etapas de implementación. En el seguimiento quehizo la OIG sobre la situación de las recomendaciones del año previo se detectó que quedaba unarecomendación pendiente de 2001.

1. En estas 56 se incluyen cuatro recomendaciones pendientes de 2002 relacionadas con el Sistema OASES, que se consideran cerradas porque estos temas se vana abordar en las auditorías que se realizarán en 2004. Por lo tanto, no se incluyeron en la lista de recomendaciones pendientes de 2002.

En los siguientes cuadros se presenta la situación de las recomendaciones que aún siguen pendientes:

RECOMENDACIONES EN PROCESO POR NIVEL DE RIESGO

Recomendaciones en proceso 2003 Aud.# Fecha Entidad Alto riesgo Bajo riesgo

Total

01/03 30-Sep-03 DTFS – Llamadas telefónicas de larga distancia 3 1 4

02/03 30-Sep-03 DFS – Controles internos 1 Ninguno 1

03/03 31-Dic-03 Biblioteca Colón 5 7 12

04/03 31-Dic-03 CICAD – Secretaría Ejecutiva 5 2 7

05/03 31-Dic-03 CIM – Secretaría Permanente 3 5 8

06/03 31-Dic-03 DTFS – Mensajeros, correo, transporte 3 2 5

07/03 31-Dic-03 Oficina de la SG/OEA en la República Dominicana 1 1 2

08/03 31-Dic-03 DPMS – Operaciones y controles internos 8 3 11

01/03 24-Sep-03 Oficina de la SG/OEA en El Salvador. 1 Ninguno 1

TOTAL 2003 30 21 51

Recomendaciones en proceso

2002 Aud.# Fecha Entidad

Alto riesgo

Mediano

Total

11/02 31-Dic-02 Oficina de la SG/OEA en México 1 Ninguno 1

La recomendación se implementó en 2004.

TOTAL 2002 1 1

Recomendaciones en Proceso 2001

Aud. # Fecha Entidad Alto riesgo Mediano

Total

04/01 31-Dic-01 Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (AICD) - DHD

Ninguno 1 1

DHD indicó que esta recomendación quedará concluida en 2004.

TOTAL 2001 0 1 1

27 Sección I

Plan de trabajo de la OIG para 2004

Las actividades de la OIG están coordinadas con las de la Junta y los auditores independientes seleccionadospor la Junta. La Junta actual presta su apoyo y está de acuerdo en que las actividades de auditoríaplaneadas de la OIG para 2004 continúen encaminadas hacia operaciones con el más alto grado deriesgo y/o que tengan el más alto potencial para elevar la eficiencia, la economía y la eficacia dentro de laOEA.

La Inspectora General presentó a la Junta su plan de trabajo de auditoría para 2004, donde se indica quela OIG tiene previsto aumentar su cobertura de auditoría de las Oficinas Nacionales, de acuerdo con lasrecomendaciones de la Junta de 2002. La cobertura propuesta de las auditorías para 2004 es 42% paralas Oficinas Nacionales y 58% para las operaciones de la Sede.

Las actividades de auditoría se adaptarán a medida que vayan cambiando las prioridades y los niveles deriesgos y la Inspectora General evalúe todos los asuntos que le presenten para su consideración losEstados Miembros, el Secretario General, los directores de departamento y los funcionarios a fin de quese tomen las medidas pertinentes.

Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos

Plan de trabajo de la Oficina del Inspector General 2004

Aud. Área Técnica/Tema Última Aud.

1 Sistema OASES - Servidor NT, aplicaciones y seguridad 2002

2 Operaciones y controles internos en la Unidad para la Promoción de la Democracia y proyectos seleccionados

-

3 Operaciones y controles internos de la Unidad de Comercio 1998

4 Contratos por desempeño adjudicados por la Secretaría General 2001

5 Costos de viajes en la Sede 2001

6 Proceso de reembolso de impuestos 2001

7 UPD – Programa de desminado en Guatemala 1998

8 Oficina de la SG/OEA en Costa Rica 1998

9 Oficina de la SG/OEA en Bolivia 1999

10 Oficina de la SG/OEA en Perú 2001

11 Oficina de la SG/OEA en Guyana 2001

12 Operaciones y controles internos en el Departamento de Información Pública

1997

28 Sección I

El aumento previsto de las auditorías de las Oficinas Nacionales se basa en las preocupaciones de la OIGcon respecto a los controles internos, que incluyen lo siguiente:

o Cuatro Oficinas Nacionales (Bolivia, Costa Rica, Paraguay y Nicaragua) sin Directores –TécnicosAdministrativos llevan a cabo operaciones o diarias con la dirección atenta de Directores de Oficinasvecinas de la SG/OEA.

o En junio de 2004 se abre la vacante del puesto de director en Honduras.o Dos Oficinas Nacionales (Perú y Guyana) tienen nuevos directores y nuevos técnicos administrativos.o Algunas oficinas ejecutan proyectos grandes.o Solicitudes de investigaciones para el proyecto de desminado en Guatemala, así como para Misión

Especial en Haití.

III.6 – Habida cuenta de la creciente importancia de los fondos específicos en el presupuestode la OEA, la Junta respalda la propuesta de la OIG para 2004 de trasladar recursos deauditoría a los contratos por resultado y procesos de viaje.

III.7 – Para dar mayor importancia a la labor desempeñada por la Oficina del InspectorGeneral en la evaluación de los controles internos y en los procedimientos de evaluación deriesgos realizados por auditores externos, la Junta recomienda que la OIG y los auditoresexternos continúen coordinando sus planes de auditoría.

Contenido Pág

Responsabilidad por los Estados Financieros 3

Capítulo 1 Secretaría General de la OEA 5

Capítulo 2 Fondo Panamericano Leo S. Rowe 67

Capítulo 3 Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe 79

Capítulo 4 Fondo de Beneficios Médicos de la OEA 87

Capítulo 5 Unidad para la Promoción de la Democracia 99

SECCIÓN II

ESTADOS FINANCIEROS DE LA

SECRETARÍA GENERAL DE LAORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

EDIFICIO PRINCIPAL DE L A OEA

2 Sección II

3Sección II

SECCIÓN II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSESTADOS FINANCIEROS DE LA SECRETARÍA GENERAL

CON EL INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

RESPONSABILIDAD POR LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Asamblea General aprobó que la administración delos fondos bajo su responsabilidad esté a cargo de laSecretaría General y de la Agencia Interamericana parala Cooperación y el Desarrollo (AICD) y otorgóautonomía a ciertos organismos, agencias y/o entidades.

Durante los años 2003 y 2002, la administración de lasentidades de la OEA referidas en este informe se repartióde la siguiente manera: la Secretaría General fueresponsable de la administración financiera del FondoRegular y de los proyectos específicos relacionados condicho Fondo. La AICD fue responsable del Fondo deOperaciones, del Fondo Especial Multilateral del ConsejoInteramericano para el Desarrollo Integral (FEMCIDI)y de los proyectos específicos relacionados. En el año2002 la AICD firmó un acuerdo con la SG/OEA pararegistrar la mayoría de sus transacciones contables enel sistema financiero (OASES) de la SG/OEA. El FondoPanamericano Leo S. Rowe (en adelante, el FondoRowe) estuvo bajo la responsabilidad administrativa dela AICD, mientras que la Tesorería del Fondo fueresponsabilidad de la Secretaría General. La JuntaInteramericana de Defensa y el Fondo de Jubilaciones yPensiones recibieron contribuciones de la OEA, perooperaron administrativamente como entidades autónomas.

En función de la responsabilidad administrativa de lasdiversas entidades antes mencionadas, el libro de auditoríaanual correspondiente al año 2003 fue dividido en cuatrosecciones: la Sección I refleja los comentarios yrecomendaciones de la Junta de Auditores Externos paramejorar los procedimientos operativos y el controlinterno; la Sección II contiene los estados financieros deaquellos fondos administrados por la Secretaría General;la Sección III incluye los estados financieros de los fondosadministrados por la AICD, y la Sección IV contiene losestados financieros de entidades relacionadas con laOEA que operan con autonomía administrativa.

Tal como se señala en la Sección II, la Secretaría Generalpreparó los estados financieros adjuntos y es responsablede la integridad de la información financiera incluida enellos. Dichos estados financieros fueron preparados deconformidad con las prácticas contables establecidas enel Reglamento Presupuestario y Financiero de la OEA,que incluye las disposiciones financieras de las NormasGenerales para el Funcionamiento de la SecretaríaGeneral y otras disposiciones aprobadas por la AsambleaGeneral. Las prácticas de contabilidad utilizadas por laSecretaría General difieren en ciertos aspectos de losprincipios de contabilidad generalmente aceptados en losEstados Unidos de América. En la Nota 2 a los estadosfinancieros se presenta una descripción de las diferenciasmás significativas con respecto a los principios decontabilidad generalmente aceptados en los EstadosUnidos de América.

La Secretaría General utiliza un sistema de contabilidadcon sus respectivos controles para garantizar de manerarazonable que los registros contables sean confiablescomo base para la preparación de los estados financieros.El sistema de contabilidad incluye controles internos queaseguran la aplicación de métodos y procedimientosoperativos apropiados para ejecutar los planes, las normasy las directrices de la Secretaría General.

Por otra parte, la Junta de Auditores Externos, integradapor tres miembros elegidos por la Asamblea General,está autorizada para revisar todas las cuentas, fondos yoperaciones de la Organización. La Junta de AuditoresExternos ha contratado los servicios de la firma deauditores independientes Ernst & Young LLP (enadelante, E & Y LLP) con el fin de que audite los estadosfinancieros. Los dictámenes de E & Y LLP sobre losestados financieros se basan en procedimientos deauditoría que incluyen una revisión de la estructura decontrol interno y pruebas selectivas de transacciones y

4 Sección II

registros. Estos procedimientos de auditoría tienen porobjeto garantizar un nivel de certeza razonable acercade que los estados financieros representan la situaciónfinanciera en todos los aspectos significativos. La Juntade Auditores Externos tiene reuniones periódicas conlos auditores independientes, los funcionarios de laSecretaría General y los auditores internos a fin de revisary evaluar las actividades y responsabilidades relacionadascon la contabilidad, la auditoría y los informes financieros.La Junta de Auditores Externos, los auditoresindependientes y los auditores internos tienen acceso

ilimitado a todos los registros que lleva la SecretaríaGeneral.

En cuanto al Fondo Rowe, la Secretaría General actúacomo su Tesorero y, en calidad de tal, ha preparado losestados financieros y es responsable por la integridadde la información contenida en ellos. Sin embargo, elFondo Rowe funciona bajo la administración de laAICD y, por consiguiente, la AICD es responsable detodos los aspectos operativos de la Secretaría Técnicadel Fondo Rowe.

5Sección II

SECCIÓN IICAPÍTULO 1

ESTADOS FINANCIEROS DE LA

SECRETARÍA GENERAL DE LAORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

6 Sección II

7Sección II

ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

8 Sección II

9Sección II

ANALISIS Y DISCUSIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

SITUACIÓN FINANCIERA DEL FONDO REGULAR Y FONDOS ESPECÍFICOS

SUB FONDOS DE OPERACIONES Y DE RESERVA DEL FONDO REGULAR

La situación financiera del Fondo Regular continua siendo sólida. El saldo del Fondo disminuyó de un superávit de$44.5 millones al final de 2002 (Subfondo de reserva $22.1, Apropiaciones $21.0 y Subfondo de operaciones noapropiadas $1.3) a un superávit de $19.1 millones al final de 2003. La disminución en el Subfondo de Reserva se debea la falta de pago de cuotas. Este saldo está asignado en su totalidad al Subfondo de Reserva del Fondo Regular yrepresenta el 26% de las cuotas, el cual es 4% inferior al requisito estatutario de 30%.

Los desafíos que el Fondo Regular continua enfrentando están relacionados con la administración del flujo de caja ycrecientes demandas para hacer más con menos recursos. La administración de flujo o de caja ha sido una preocupaciónconstante durante el año, ya que el recibo de las cuotas es a destiempo comparado con la ejecución del presupuestoque inicia diligentemente el 1ro de enero.

El análisis a continuación refleja la autorización presupuestaria (apropiaciones) por la Asamblea General y el ConsejoPermanente, el financiamiento provisto por los Estados Miembros, los niveles de ejecución durante el año, variacionesen saldos morosos de cuotas y finalmente, un resumen de la situación financiera del Fondo Regular.

APROPIACIONES (APROBACIÓN PRESUPUESTARIA)

En la XXXII Sesión Ordinaria de la Asamblea General, la Secretaría General fue autorizada a ejecutar un total de $76millones correspondientes a actividades del presupuesto regular con asignación de cuotas a los Estados miembros de$73.7 millones y $2.3 millones de otros ingresos.

FINANCIAMIENTO PRESUPUESTARIO

Al 31 de diciembre de 2003, el Fondo Regular recibió un financiamiento total de $71.9 millones; $69.7 millones porpagos de cuotas menos un crédito de $0.3 millones por pagos puntuales y $2.5 millones por otros ingresos. Del netode $69.4 millones por pagos de cuotas, $68.8 millones correspondieron a cuotas de 2003 y $0.6 millones a cuotas deaños anteriores.

El siguiente cuadro muestra el total de cuotas por recibir al inicio de 2003, el monto recibido durante el año y el saldopendiente al final del año.

10 Sección II

El siguiente gráfico muestra un listado de la recaudación de cuotas del Fondo Regular por donante para el año 2003.

* No incluye deuda de Cuba

Fondo Regular - Recaudación de CuotasAño 2003

COLOM BIA0.6%

OTROS2.8%

VENEZUELA3.4%

CHILE0.6%

M EXICO6.5%

CANADA13.2%

BRASIL9.2%

ESTADOS UNIDOS63.7%

Fondo Regular - Recaudación de Cuotas Actividad por el año 2003 / Al 31 de diciembre 2003

(en miles de dólares)

0

10,000

20,000

30,000

40,000

50,000

60,000

70,000

80,000

Series1 10,552 73,727 625 69,104 9,928 4,623

Cuotas años anteriores

Cuotas 2003Recaudación de

cuotas años anteriores

Recaudación de cuotas 2003

Saldo por colectar de años anteriores

Saldo por colectar 2003

Cuotas*84,279

Recaudación69,729

Saldo por colectar14,550

11Sección II

EJECUCION PRESUPUESTARIA

Al cierre del período 2003, la Secretaría General ejecutó actividades por un total de $76.3 millones, lo cual incluye elpresupuesto aprobado y actividad adicional de la revista Américas. El resultado final de la actividad neta financierafue de un déficit operativo de $(4.4) millones (el balance operativo se calcula restando el presupuesto ejecutado deingresos por cuotas y otros). Este déficit operativo incluye la ejecución de la Resolución 831 aprobada por el ConsejoPermanente el 6 de noviembre de 2002 (CP/RES.831/1342/02) por un total de $21.0 millones de apropiacionessuplementarias. El balance operacional de $(4.4) millones conjuntamente con el balance 2002 arrastrado de $44.5millones y la ejecución de $21.0 millones de acuerdo a la CP/RES.831, resultaron en un saldo del fondo para el 2003de $19.1 millones.

La siguiente tabla compara la ejecución del Fondo Regular de 2003 vs. 2002 por objeto de gasto.

El siguiente cuadro muestra la comparación de ingreso, ejecución, ingreso neto y saldo del fondo por los años 2003 y2002 del Fondo Regular.

Variación$ % $ %

Salarios 47.4 62.2 48.3 63.2 (0.9)Becas 7.1 9.3 5.9 7.8 1.2V iajes 1.7 2.2 1.8 2.4 (0.1)Documentos 0.7 0.9 0.7 0.9 0.0Equipo 1.1 1.4 1.6 2.1 (0.5)Rentas 5.5 7.2 5.6 7.3 (0.1)Contratos 7.7 10.1 11.1 14.6 (3.4)Otros 5.1 6.7 1.3 1.7 3.8

TOTAL 76.3 100.0 76.3 100.0 0.0

Fondo RegularEjecución por Objeto de Gasto

(en millones de dólares)

Dic-03 Dic-02

Fondo RegularEstado Comparativo de Variación en el Saldo del Fondo

Año terminado el 31 de diciembre (en millones de dólares)

71.976.3

(4.4)

19.1

98.1

76.3

21.8

44.5

(10)

10

30

50

70

90

Ingreso Ejecución Ingreso Neto Saldo del Fondo

2003

2002

12 Sección II

CUOTAS POR COBRAR

Al inicio del período, el Fondo Regular tenía un total de $10.6 millones en cuotas por cobrar y $73.7 millones en cuotascorrientes de 2003 por un total de $84.3 millones (este balance no incluye una deuda de $2.2 millones de Cuba).Después de recibir $69.7 millones en cuotas, $69.1 millones en cuotas de 2003 y $0.6 en cuotas de años anteriores; lascuotas por cobrar incrementaron de $10.6 millones a $14.6 millones. No se recibieron planes de pagos de cuotassignificativos en 2003.

El siguiente gráfico muestra las cuotas por cobrar porcentuales del Fondo Regular por país al final del año 2003.

SITUACIÓN FINANCIERA GENERAL

La salud financiera del Fondo Regular es considerada solvente, aún cuando el monto requerido del Subfondo deReserva no ha sido cubierto en su totalidad. El Subfondo de Reserva quedo constituido por el 26% de cuotas en lugardel 30% requerido por las Normas Generales vigentes.

PERSPECTIVA HISTÓRICA DE LAS ACTIVIDADES DEL FONDO REGULAR

En general, durante los últimos cinco años, la situación del Fondo Regular ha mejorado gradualmente, con la excepcióndel año pasado. Como se puede observar en el gráfico siguiente, los resultados operativos han mejorado de un déficitde $6.5 millones en 1997 a un saldo positivo de $21.8 millones en 2002 y un déficit de $4.4 millones el año pasado. Sinembargo, vale la pena notar que el saldo del Fondo, el cual refleja acumulación de saldos de operación (neto deapropiaciones suplementarias), sigue siendo positivo llegando a $19.1 millones en 2003.

El siguiente cuadro muestra los resultados operativos del Fondo Regular de 1997 a 2003.

Fondo Regular - Cuotas por Cobraral 31 de diciembre de 2003

SURINAM1.8% OTROS

3.1%

REPUBLICA DOM INICANA

8.9%

PARAGUAY2.5%NICARAGUA

4.3%

COLOM BIA2.0%

ARGENTINA74.7%

URUGUAY2.7%

13Sección II

El siguiente cuadro muestra el saldo del fondo del Fondo Regular de 1995 a 2003.

* incluye $21.0 millones en apropiaciones suplementarios

DESAFÍOS DEL FONDO REGULAR

Dos desafíos continúan afligiendo al Fondo Regular, la administración de flujo de caja y las demandas crecientes conrecursos escasos.

Como se puede observar en el siguiente cuadro, la mayoría de los pagos de cuotas al Fondo Regular no se reciben alcomienzo del año, si no hacia la segunda mitad del año. Este recibo de dinero a destiempo no concuerda con laejecución del presupuesto que requiere pagos periódicos de salarios y actividades de proyectos. Consecuentemente,la Subsecretaría de Administración debe dosificar las demandas competitivas con poco efectivo.

Otro desafío continúa siendo las demandas crecientes en el Fondo Regular como resultado de numerosos mandatosde los Estados Miembros que son aprobados sin un financiamiento correspondiente. El Fondo Regular está en unaposición donde sus escasos recursos son extendidos al límite.

Fondo Regular - Resultado de Operaciones 1997-2003(en miles de dólares)

(6,483) (4,404)

14,041

21,763

13,388

(3,646)

(12,000)

(6,000)

-

6,000

12,000

18,000

24,000

1997-1998 1999 2000 2001 2002 2003

Fondo Regular - Saldo Disponible 1995-2003(en millones de dólares)

0.13

(0.95)

8.71

19.10*

44.52

5.53

(4.62)

22.76

2.74

(10)

-

10

20

30

40

50

1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

14 Sección II

Fondo RegularRecaudación Trimestral de Cuotas 2002-2003

(en dólares)

-

5,000,000

10,000,000

15,000,000

20,000,000

25,000,000

30,000,000

35,000,000

40,000,000

45,000,000

50,000,000

Ene-Mar Abr-Jun Jul-Sep Oct-Dic

2003

2002

Fondo RegularRecaudación de Cuotas 2002 - 2003

52,365,928

2,900,768

25,545,793

88,230,346

94,647,736

49,889,472

16,911,261

49,987,265

49,852,172

14,056,768

14,379,168

37,876,29038,335,979 38,691,537

2,900,768

58,503,208

55,304,883

69,695,408

69,729,037

51,427,843

47,872,480

14,197,597

21,643,34422,035,835

-

10,000,000

20,000,000

30,000,000

40,000,000

50,000,000

60,000,000

70,000,000

80,000,000

90,000,000

100,000,000

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Cuota 2002Cuota 2003Cuotas Aprobadas 2003

15Sección II

FONDOS ESPECIFICOS

Las contribuciones a los Fondos Específicos (proyectos) se han incrementado del año 2002 al 2003. Durante 2003,los proyectos específicos recibieron un total de $82.3 millones en comparación a $50.2 millones durante el año 2002.El incremento se debe principalmente a un aumento de contribuciones a la Secretaría de Reuniones y Conferencias.

El incremento contínuo en contribuciones a los Fondos Específicos confirma una tendencia creciente en el uso de estemecanismo útil, donde países miembros y observadores contribuyen a las iniciativas de la OEA a través de acuerdosbilaterales que permite dar uso específico a sus aportes.

Vale la pena señalar que por primera vez en la historia de la OEA, la contribución 2003 de los Fondos Específicossobrepaso el presupuesto aprobado del Fondo Regular. El fondo específico tuvo $82.3 millones en contribucionesmientras que el presupuesto aprobado del Fondo Regular fue de $76 millones.

* Incluye $11.6 milliones de la resolución CP Res 831

El siguiente cuadro muestra ingreso y ejecución comparativos de Fondos Específicos para 2002 y 2003.

Fondos Específicos - Ingreso y Ejecución ComparativosAños terminados 31 de diciembre

(en miles de dólares)

90,201

74,697

58,56650,198

-

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

Ingreso Ejecución

20032002

76,000

82,358 *

-

20,000

40,000

60,000

80,000

100,000

1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003

Presupuesto Aprobado Fondo Regular

Contribuciones Fondos Específico

16 Sección II

El nivel de ejecución fue mayor durante el año 2003 comparado con el 2002. La ejecución en el año 2003 incrementóen 27.5% a $74.7 millones comparado a $58.6 millones en el año 2002. La actividad neta de fondos específicosresultó en un incremento neto de $15.5 millones en el año 2003 comparado a una disminución neta de $8.4 millones enel año 2002.

El siguiente cuadro muestra el porcentaje de ingreso recibido por área de la SG/OEA en el año 2003.

El siguiente cuadro muestra los ingresos a los fondos específicos por fuente de financiamiento en el año 2003.

Secreatria de Reuniones y Conferencias

12.0%

Otros40.6%

Oficina del Secretario General Adjunto

5.1%

Comision Interamericana contra el Terrorismo

2.1%

Comision Interamericana de Derechos Humanos

1.6%

Unidad para la Promoción de la Democracia

18.0%

Unidad Intersectorial de Turismo1.6%

Unidad de Desarrollo Sostenible y Medio

Ambiente9.9%

Comision Interamericana contra Abuso de Drogas

9.1%

Fondos Específicos Ingreso Recibido por Area de la SG/OEA

31 de diciembre de 2003

Fondos Específicos - Ingreso por Fuente de Financiamiento31 de diciembre de 2003

Suecia4.2%

Naciones Unidas6.4%

Resolución CP 831/200212.9%

Préstamos de Renovación de Instalaciones

12.9%

Nicaragua2.5%

Otros21.3%

Estados Unidos19.9%

Noruega2.1%

M éxico11.5%

Unión Europea2.8%

Canadá3.6%

17Sección II

Comparación Anual de Gastos por Area(en millones de dólares)

-

4,000

8,000

12,000

16,000

20,000

Unidad para laPromoción de la

Democracia

Renovación de lasInstalaciones

Resolución CP831/2002

Secretaría deReuniones y

Conferencias

Unidad de DesarrolloSostenible y Medio

Ambiente

ComisiónInterAmericana

contra el Abuso deDrogas

Oficina delSecretario General

Adjunto

ComisionInterAmericana

contra el Terrorismo

Otros

Gastos 2002

Gastos 2003

FONDOS ESPECÍFICOS – PERSPECTIVA HISTÓRICA

Desde 1997 los Fondos Específicos han incrementado en 588.5% de $13.1 a $82.3 millones.

El siguiente cuadro compara contribuciones recibidas y gastos ejecutados por área por los años 2002 y 2003.

DESAFÍOS DE FONDOS ESPECIFICOS

Apoyo Administrativo:

Las crecientes contribuciones a Fondos Específicos repercuten en demandas adicionales en la infraestructura técnicay administrativa. Con el propósito de satisfacer estas demandas, la subsecretaria de Administración en coordinacióncon las áreas técnicas presentó una metodología para cubrir los costos marginales. Este programa comenzó en elaño 2003, su éxito depende del apoyo continuo por parte de los cuerpos políticos, la Junta de Auditores Externos,altos niveles gerenciales y áreas técnicas.

La razón por la necesidad de recursos adicionales se encuentran en la distribución de la carga financiera entre elFondo Regular y los Fondos Específicos. El Fondo Regular realizó una inversión significativa en la adquisición de unsistema financiero (Oracle) de avanzada tecnología con la capacidad de incorporar un número de proyectos infinito,cada uno con requisitos de información y peculiaridades únicas. Adicionalmente el Fondo Regular en el contexto desu presupuesto anual, aprueba financiamiento para personal dedicado al apoyo de Fondos Específicos. Sin embargo,la cantidad de recursos necesarios para dar un servicio satisfactorio a Fondos Específicos tiene un costo marginalque va mas allá de la inversión del Fondo Regular y es este monto el cual debe ser considerado cuando se traenrecursos adicionales a la Secretaría General para su ejecución.

Comparación Anual por Area de Contribuciones Recibidas(en miles de dólares)

-

4,000

8,000

12,000

16,000

20,000

Unidad para laPromoción de la

Democracia

Renovación deInstalaciones

Resolución CP831/2002

Secretaría deReuniones y Conferencias

Unidad deDesarrollo

Sostenible y M edioAmbiente


contra el Abuso deDrogas

Oficina delSecretario General

Adjunto


contra Terrorismo

Otros

Contribuciones 2002

Contribuciones 2003

18 Sección II

Planificación financiera coordinada:

Es evidente que los esfuerzos de “recaudación de fondos” por parte de las áreas técnicas son inciertos en susresultados. Además surgen mandatos inesperados durante el año y como consecuencia donaciones no anticipadas.Sin embargo, con el objetivo de proporcionar un mejor nivel de servicios administrativos a donantes, se recomiendaconsiderar un mecanismo de planificación financiera mas centralizado que incluya elaboración de presupuestos porproyecto, controles y procedimientos financieros que permitan anticipar, al grado posible, los recursos venideros y suutilización. De esta manera, se podría contar con los niveles de recursos humanos y monetarios requeridos poranticipado y de esta manera satisfacer las exigencias de los donantes.

19Sección II

!@# r Ernst & Young LLP r Phone: (410) 539-7940

621 East Pratt Street Fax: (410) 783-3832

Baltimore, Maryland 21202 www.ey.com

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Dictamen de Contadores Públicos Independientes

Junta de Auditores Externos Organización de los Estados Americanos

Hemos examinado el estado financieros adjunto de activos, pasivos y saldo del fondo de la Organización de los Estados Americanos (la Organización), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y el estado de cambios en el saldo del fondo relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Organización. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas en los Estados Unidos y con los requisitos de auditoría externa del Capitulo IX de las Normas Generales de la Organización de los Estados Americanos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

Como se menciona en la Nota 2, la Organización elabora sus estados financieros con base en los principios de contabilidad establecidos por las Reglas Presupuestarias y Financieras (que incluyen las Normas Generales relativas a cuestiones financieras aplicables adoptadas por la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos), que es una base de contabilidad integral diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.

En nuestra opinión, los estados financieros del 2003 y 2002 antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los activos, pasivos y saldo de los fondos de la Organización al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los cambios en el saldo de los fondos, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con las bases contables descritas en la Nota 2.

El propósito principal de nuestra auditoria es expresar una opinión sobre los estados financieros básicos de 2003 de la Organización, enumerados en el primer párrafo del presente dictamen, tomados en conjunto. La información que se presenta en la sección de Discusión y Análisis de la Administración y los Anexos Complementarios 1 a 4, que se adjuntan, se presenta con el propósito de llevar a cabo análisis adicionales y no es una parte obligatoria de los estados financieros básicos. Los procedimientos aplicados en la auditoria de estados financieros básicos han sido aplicados a dicha información y, en nuestra opinión, la información se presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, con relación a los estados financieros básicos antes mencionados, tomados en conjunto.

Baltimore, MD 22 de marzo de 2004

20 Sección II

21Sección II

Véanse notas adjuntas

CUADRO 1

(en miles)

2003 2002

ActivosEfectivo y depósitos en custodia en el Fondo de Tesorería de la OEA $ 17,680 $ 45,195Otros activos 6,865 6,682Valor presente de anualidades SG/OEA 4,581 4,971Inversión en fondo de activos fijos 53,379 45,203Total activos $ 82,505 $ 102,051

Pasivos y saldos de fondosObligaciones sin liquidar $ 1,881 $ 3,334Cuotas/ofrecimientos recaudados por adelantado 2,257 2,260Apropiaciones a cargar en años futuros 4,581 4,971 Cuentas por pagar y otros pasivos 1,214 2,530Hipoteca a largo plazo 24,860 12,995

34,793 26,090

Saldos de Fondos: Reserva para apropiaciones suplementarias - 21,016 Subfondo de operaciones no apropiado - 1,384 Subfondo de reserva 19,098 22,118

19,098 44,518Patrimonio en activos fijos 28,614 31,443Total pasivos y saldos de fondos $ 82,505 $ 102,051

FONDO REGULAR

SUBFONDOS DE OPERACIONES Y DE RESERVA

ESTADOS DE ACTIVOS, PASIVOS Y SALDOS DE FONDOS

Al 31 de diciembre

22 Sección II


CUADRO 2

SUBFONDOS DE OPERACIONES Y DE RESERVA

ESTADOS DE VARIACIONES EN LOS SALDOS DE FONDOS

Por los años terminados el 31 de diciembre(en miles)

2003 2002

Aumentos Recaudación de cuotas/ofrecimientos $ 69,729 $ 94,648 Menos créditos por pronto pago 318 226

69,411 94,422

Contribuciones para apoyo administrativo y técnico 1,222 1,266Ingresos del Fondo de Tesorería 246 728Otros ingresos, reembolsos y desobligaciones 1,041 1,663Total Aumentos 71,920 98,079

DisminucionesGastos y obligaciones correspondientes a apropiaciones: Asamblea General y Consejo Permanente 12,655 12,254 Oficina Ejecutiva de la Secretaría General 11,004 11,165 Unidades y Oficinas Especializadas 12,088 12,221 Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral (CIDI) 11,330 11,138 Oficinas fuera de la Sede 5,623 5,341 Actividades de la Subsecretaría para Asuntos Jurídicos 1,946 1,948 Actividades de la Subsecretaría de Administración 11,034 10,456 Costos comunes administrativos y de personal 5,934 6,877 Contribuciones a otras agencias 4,710 4,916Total Disminuciones 76,324 76,316

(Disminución)/ Aumento neto durante el año (4,404) 21,763

Transferencia extraordinaria a Apropiaciones Suplementarias (21,016) -

Saldo del fondo al inicio del año 44,518 22,755

Saldo del fondo al término del año $ 19,098 $ 44,518

FONDO REGULAR

23Sección II


CUADRO 3

(en miles)

ActivosEfectivo y depósitos en custodia en el Fondo de Tesorería de la OEA $ 47,437 $ 33,851 Anticipos a funcionarios y otras cuentas por cobrar 6 - Total activos $ 47,443 $ 33,851

Pasivos y Saldos y de FondosObligaciones sin liquidar $ 8,272 $ 11,459 Cuentas por Pagar y otros pasivos 7,328 7,348 Saldos de Fondos 31,843 15,044 Total pasivos y saldos de fondos $ 47,443 $ 33,851

(en miles)

AumentosContribuciones $ 70,758 $ 44,711 Contribuciones para reembolso de impuestos 12,782 8,777 Transferencia OEA por Mandato (CP/R. 831) 11,600 - Otros ingresos e intereses 7,843 5,487 Total Aumentos 102,983 58,975

DisminucionesGastos y obligaciones 71,442 58,378 Gastos y obligaciones (CP/R. 831) 2,782 - Tranferencias 40 13 Reembolso a donantes 433 175 Reembolso de impuestos a empleados 11,487 11,521 Total Dismunuciones 86,184 70,087

Aumento/(disminución) neto durante el período 16,799 (11,112)

Saldo de fondos al comienzo del período 15,044 26,156

Saldo de fondos al término del período $ 31,843 $ 15,044

FONDOS ESPECÍFICOS RELACIONADOS A ACTIVIDADES DEL FONDO REGULAR

ESTADOS DE ACTIVOS, PASIVOS Y SALDOS DE FONDOS

Al 31 de diciembre

2002

20022003

2003

ESTADOS DE VARIACIÓN EN LOS SALDOS DE FONDOSPor los años terminados el 31 de diciembre

24 Sección II

25Sección II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSNOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS


1ORGANIZACIÓN Y ESTADOS FINANCIEROSLa Carta de la Organización de los Estados Americanos(OEA) fue suscrita en Bogotá en 1948 y reformada porel Protocolo de Buenos Aires en 1967, por el Protocolode Cartagena de Indias en 1985, por el Protocolo deWashington en 1992 y por el Protocolo de Managua en1993. En esta Carta, los Estados Americanos consagrana la OEA como una organización internacional para lograrun orden de paz y de justicia, fomentar su solidaridad,robustecer su colaboración y defender su soberanía, suintegridad territorial y su independencia. Dentro de lasNaciones Unidas, la OEA constituye un organismoregional.

La OEA realiza sus fines por medio de: a) la AsambleaGeneral, b) la Reunión de Consulta de Ministros deRelaciones Exteriores, c) los Consejos, d) el ComitéJurídico Interamericano, e) la Comisión Interamericanade Derechos Humanos y f) la Secretaría General.

La Secretaría General es el organismo central ypermanente de la OEA. Para asegurar el cumplimientode las limitaciones y restricciones impuestas sobre el usode los recursos disponibles de la OEA, las cuentas de laorganización se mantienen de conformidad con losprincipios de contabilidad aplicables a los fondos. Cadafondo se administra como una entidad independiente. Enlos estados financieros que se adjuntan, los fondosadministrados por la Secretaría General se clasifican deacuerdo con su origen financiero y sus objetivos:

Fondo Regular: financiado principalmente por las cuotasde los Estados Miembros y las contribuciones efectuadaspor otros fondos de la OEA (Nota 2D). El objetivo deeste fondo es prestar los servicios de apoyo general quela Secretaría General requiere, así como proporcionarsupervisión técnica y apoyo administrativo a losprogramas. Además de la Secretaría General, con laspartidas presupuestarias del Fondo Regular se financiantotal o parcialmente los órganos, organismosespecializados, agencias y entidades de la OEA que seenumeran a continuación y que están incluidos en losestados financieros del Fondo Regular:

ancier

Asamblea GeneralConsejo Permanente de la OEAComisión Interamericana de Derechos HumanosComisión Interamericana de MujeresComité Jurídico InteramericanoInstituto Interamericano del NiñoCorte Interamericana de Derechos HumanosComisión Interamericana para el Control del Abuso

de DrogasComisión Interamericana de TelecomunicacionesJunta Interamericana de DefensaConsejo Interamericano para el Desarrollo IntegralReunión de Consulta de Ministros de Relaciones

Exteriores Fundación Panamericana para el Desarrollo

Fondos Específicos y Fondos de ContribucionesEspeciales (Fondos Específicos y FondosFiduciarios): conformados por donaciones o legadosdestinados a solventar actividades especificadas por eldonante y por otras contribuciones de entidadesnacionales o internacionales, públicas o privadas, las quese destinan a la realización o fortalecimiento deactividades específicas o programas de la SecretaríaGeneral. Estos fondos son asignados a fines específicosy administrados en forma separada; su uso quedarestringido al destino asignado por la Asamblea General,la Secretaría General o los donantes.

El estado financiero y las variaciones en los saldos delFondo Regular se reflejan en forma consolidada en losCuadros 1 y 2. El estado financiero y las variaciones enlos saldos de los Fondos Específicos se registran en formaconsolidada en el Cuadro 3.

OTROS ORGANISMOS Y ORGANIZACIONESESPECIALIZADAS

Los activos y pasivos al 31 de diciembre de 2003 y 2002,así como los ingresos y gastos de dichos añoscorrespondientes a los organismos enumerados a

26 Sección II

2003 2002

Viaje al país de origen

$ 183,453 $ 160,537 Repatriación de familia y efectos personales por separación

147,588 179,745

Indemnización por separación y pago por terminación

441,113 824,504

Beneficios médicos posteriores a la separación

1,501,339 1,798,842

Total $2,273,493 $2,963,628

Las licencias anual y especial devengadas y no contabilizadas fueron aproximadamente $6,403,720 y $6,315,620 al 31 de diciembre de 2003 y 2002 respectivamente.

D. La Asamblea General de la OEA aprueba unprograma con su respectivo presupuesto consolidado quecomprende el presupuesto correspondiente al FondoRegular. En el presupuesto consolidado, los montos delas apropiaciones destinadas a sufragar todos los costosdel personal (de carrera) aprobados están incluidos enel presupuesto del Fondo Regular. Existen también otrosgastos administrativos que benefician a todos los fondosy que se incluyen en el presupuesto del Fondo Regular.En lugar de distribuir estos costos entre los diversosfondos en base a los servicios prestados, la AsambleaGeneral ha decidido que los otros fondos paguen unacontribución al Fondo Regular en concepto de apoyoadministrativo y técnico. El monto de esta contribuciónno necesariamente guarda relación directa con el costoreal de los servicios prestados a los fondos durante elperíodo en cuestión.

E. Los Estados de Activos, Pasivos y Saldos del FondoRegular incluyen ciertas partidas atribuibles aoperaciones de años futuros. Estos gastos son diferidoscomo financiación presupuestaria y no en razón de losbeneficios que puedan generarse en períodos futuros.

*Reciben contribuciones en efectivo, en especie o apoyoadministrativo del Fondo Regular.

continuación están sujetos a controles presupuestarios einformes financieros que se realizan en forma separada,por lo que no se incluyen en los estados financieros de laOEA que se adjuntan (Cuadros I, II y III):

Instituto Indigenista InteramericanoInstituto Interamericano de Cooperación Agrícola *Biblioteca Interamericana Simón Bolívar*Fondo Panamericano Leo S. Rowe*Fondo de Beneficios Médicos de la OEA*Organización Panamericana de la SaludFondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe*

2PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD

Los estados financieros adjuntos han sido preparados deconformidad con el Reglamento Presupuestario yFinanciero de la OEA (Reglamento). El Reglamentoproporciona la base de los principios de contabilidad quese aplican en la preparación de los estados financieros.El Reglamento fue adoptado con el fin de cumplir conlos requisitos en materia presupuestaria y con otrasdisposiciones de la OEA y, en tal carácter, da lugar aprincipios de contabilidad y de presentación de estadosfinancieros que varían, en ciertos aspectos importantes,respecto de los principios de contabilidad generalmenteaceptados en los Estados Unidos de América. La OEAno ha cuantificado el impacto de estas diferencias en losestados financieros, pero lo significativo de talesvariaciones es lo siguiente:

A. La Secretaría General considera poco práctico evaluarla colectividad de las cuotas asignadas y no recaudadas,por lo tanto, en los estados financieros se incluyen lascuotas de los diversos fondos sólo en la medida en quehayan sido recaudadas. En forma similar, lascontribuciones para fines específicos provenientes de losEstados Miembros y otras partes interesadas secontabilizan en el momento en que se recaudan.

B. Las obligaciones por liquidar de ciertos fondosrepresentan compromisos de desembolso de fondos parala adquisición de bienes y servicios en ejercicios futuros.Dichos montos representan pasivos con terceros altérmino de los respectivos ejercicios, que habrán de serdesembolsados en el siguiente año o a la finalización delprograma o actividad. Las obligaciones sin liquidar delFondo Regular se desobligan cuando caduca la

apropiación correspondiente. Estos fondos desobligadosson registrados como otros ingresos en los estadosfinancieros adjuntos.

C. La OEA brinda a sus funcionarios ciertos beneficiosque se acumulan durante su servicio activo y que seabonan en distintos períodos a lo largo de su vida laboralo bien al momento de su retiro, sea éste voluntario oinvoluntario. Históricamente, los gastos de dichosbeneficios se contabilizan en el momento en que se pagany no cuando se devengan.

La tabla que se presenta a continuación muestra losgastos y las obligaciones correspondientes a los ejercicioscerrados el 31 de diciembre de 2003 y 2002:

27Sección II

F. Los Estados de Activos, Pasivos y Saldo del FondoRegular no imputan los anticipos no gastados destinadosal desarrollo de ciertos programas de la OEA comoingreso diferido (Nota 7).

G. Ciertas actividades de los fondos administrados por laSecretaría General reciben contribuciones de los Estadosmiembros y otras entidades en forma de uso deinstalaciones y servicios. Los estados financieros que seadjuntan no registran ningún monto relacionado con eluso de dichas instalaciones y servicios, ya que laSecretaría General no cuenta con un procedimientoobjetivo para valuar dichas contribuciones.

H. No se presenta el estado del flujo de caja ni se aplicanciertas disposiciones conforme a los principios decontabilidad generalmente aceptados de los EstadosUnidos relacionados con la presentación de los estadosfinancieros. Asimismo, los ingresos no incluyen lasganancias o pérdidas no realizadas de inversiones y lasinversiones son registradas al valor del costo en vez deal valor de mercado.

I. La OEA ha creado, de conformidad con sus Reglas,cuentas rotatorias (fondos de servicio interno) paradistribuir los costos comunes entre los diversos fondos yentidades. El propósito principal de los fondos de serviciointerno es identificar los costos que deben distribuirse aotras dependencias de la SG/OEA. Estas dependenciasreconocen el monto distribuido como un gastocorrespondiente al fondo de servicio interno y, a la vez,como ingreso.

J. Los montos que pudiesen recibirse en concepto depólizas de seguro no son imputados como ingresos delFondo Regular. En cambio, se registran como pasivospara ser utilizados como pago de futuros beneficios a losempleados.

3USO DE ESTIMACIONES

La preparación de estados financieros obliga a laadministración a efectuar estimaciones y adoptar hipótesisque afectan los montos reflejados en los estados deactivos y pasivos y a la declaración de activos y pasivoscontingentes a la fecha de los estados financieros, asícomo a los importes declarados de ingresos y gastosdurante el período de la declaración. Los resultadosreales pueden diferir de esas estimaciones.

4MONEDA EXTRANJERA

Ciertas transacciones de ingresos y gastos durante 2003y 2002 se efectuaron en monedas distintas del dólarestadounidense. Dichas transacciones han sidoconvertidas a dólares de los Estados Unidos utilizando eltipo de cambio vigente al momento de talestransacciones. Los activos en moneda extranjeraincluidos en los estados financieros adjuntos que consistenprincipalmente de efectivo y depósitos a plazo(US$520,000 y US$39,000 al 31 de diciembre de 2003 y2002, respectivamente) fueron convertidos a dólares delos Estados Unidos según el tipo de cambio vigente en lafecha de cada transacción. Algunas de estas monedastienen restricciones para su conversión, por lo que tienenque ser utilizadas en actividades que desarrolle la OEA.

5DEPÓSITOS EN CUSTODIA EN EL FONDO DE TESORERÍA DE LA OEATodo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades de losdiversos fondos de la OEA está consolidado en el Fondode Tesorería de la OEA. El Fondo Regular y los FondosEspecíficos tienen una participación en el Fondo deTesorería equivalente a los respectivos saldos en efectivoque allí mantienen. La Secretaría General administra elFondo de Tesorería de la OEA e invierte las cantidadesque no se requieren de inmediato para solventaroperaciones. Con sujeción a ciertas condiciones, losingresos devengados por el Fondo de Tesorería de la OEAse agregan a los diversos fondos en forma proporcional

28 Sección II

Sub Fondo Operativo Sub Fondo Inversiones enApropiado de Reserva Activos Fijos

Balance al 31 de diciembre de 2002 $ 21,016 $ 1,384 $ 22,118 $ 31,443 Aumento neto durante el periodo (21,016) (1,384) (3,020) - Aumento/(disminución) en Activos Fijos - - - (2,829)

Balance al 31 de diciembre de 2003 $ - $ - $ 19,098 $ 28,614

Sub Fondo Operativo No Apropiado

Saldos del Fondo

El Fondo Regular está dividido en tres subfondos:Subfondo asignado para partidas suplementarias,Subfondo de reserva y Subfondo de operaciones noasignado.

Subfondo asignado para partidas suplementarias:El objeto del subfondo asignado para partidassuplementarias es reservar fondos para cubrirresoluciones que han sido aprobadas pero nocontempladas en el programa presupuestado al 31 dediciembre de 2003.

El siguiente detalle corresponde a los saldos de fondo de diciembre 31, 2002 a diciembre 31, 2003:

La composición del Fondo de Tesorería de la OEA al 31 de diciembre es la siguiente:

Subfondo de operaciones no asignado: El subfondode operaciones no-asignado es el subfondo al cual seacreditan los ingresos del Fondo Regular y en el cual seregistran los gastos de acuerdo con el programapresupuestado del Fondo Regular, con excepción deaquellos montos asignados al subfondo de reserva o alde partidas suplementarias.

Subfondo de reserva: Su propósito es garantizar elfuncionamiento financiero regular y continuo de laSecretaría General. El monto del subfondo es equivalenteal 30 por ciento de las cuotas anuales de los EstadosMiembros previstas en el presupuesto. Al 31 de diciembrede 2003, el saldo del fondo fue insuficiente para cubrir el30 por ciento requerido.

2003 2002

Depósitos a la vista y a plazo excluyendo $612,000 y 95,991,000$ 73,145,000$ $669,000 de cheques no presentados a cobrar al 31 de diciembre 2003 y 2002 respectivamente.Convenios de recompra - - Pagares del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos 999,000 6,321,000 (valor aproximado de mercado $1,028,000 y$6,693,000 al 31 de diciembre de 2003 y 2002 repectivamente)Intereses acumulados por cobrar 36,000 219,000 Desembolsos programados (143,000) (517,000) Moneda local en Oficinas Nacionales de la OEA 520,000 39,000

97,403,000 79,207,000 Menos participaciones de:Fondos Administrativos y Fiduciarios (Rowe, Medical Benefits) 428,000 163,000 Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo 31,875,000 15,000 Sub total 65,100,000 79,029,000 Más:Caja Chica y efectivo en tránsito 17,000 17,000 Total 65,117,000$ 79,046,000$

1. Vencimiento de bonos de la Tesoreria de EEUU al 31 de diciembre de 2003Costo de Amortización Valor Aprox del mercado

Corriente (1 año o menos) 999,000 982,000 1-5 años - - Total 999,000$ 982,000$

Fondo de Tesorería de la OEA 2003

29Sección II

2003 2002Fondo Regular 1,312.00 - Fondos Específicos 449,376 - Total 450,688 -

6ACTIVOS FIJOS

La Secretaría General adopta el método de imputar a lasapropiaciones del período fiscal en curso las cantidadesdesembolsadas en la adquisición de propiedades, equipoy obras de arte y, posteriormente, capitalizar estasadquisiciones en un fondo separado de Activos Fijos.Esta práctica permite a la Organización compararcontinuamente los gastos en concepto de activos fijoscon las sumas destinadas a dichos propósitos y al mismotiempo presentarlos como activos capitalizados en elEstado de Activos, Pasivos y Saldos de Fondos.

La OEA capitalizó aproximadamente US$12 millones yUS$13 millones en costos asociados con la renovacióndel inmueble ubicado en el 1889 de la calle F, NW enWashington, D.C., entre calle 17 y avenida Constitutional 31 de diciembre de 2003 y 2002, respectivamente.

En esta cantidad se incluyen aproximadamenteUS$1,500,000 y US$500,000 en concepto de cargos porcapitalización de intereses debido a que los montos sefinanciaban con préstamos hipotecarios al 31 dediciembre de 2003 y 2002 respectivamente (ver nota 10).Los préstamos hipotecarios de aproximadamente US$11y US$9,3 millones fueron utilizados para financiar costosrelacionados con la renovación del edificio al 31 dediciembre de 2002 y 2003, respectivamente. Además,US$1,5 millones fueron financiados por medio de otrasfuentes al 31 de diciembre de 2002 y 2003,respectivamente.

7ANTICIPOS SUJETOS A RENDICIÓN DE CUENTASEn la ejecución de diversas actividades, losadministradores de los fondos pueden considerarnecesario anticipar recursos para la realización de unprograma o de una obra específica antes de que seincurra efectivamente en dichos gastos. De acuerdo con

* Equipo de computadores y accesorios son depreciados en 5 años.

8CONTRIBUCIONES A LOS FONDOS ESPECIFICOSLas contribuciones destinadas a los Fondos Específicosdurante el año fiscal con cierre el 31 de diciembre de2003 se reflejan en los estados financieros adjuntos:

Activo Base de depreciación 2003 2002

Terrenos - no depreciados $ 5,491,305 $ 5,491,305 Edificios - 50 años 54,195,172 44,067,509 Vehículos - 5 años 2,173,371 1,984,668 Muebles y equipo - 10 años 4,946,512 4,203,181 Maquinaria y equipo técnico - 10 años * 10,998,689 9,773,509 Obras de arte - no depreciadas 2,437,652 2,386,452 Colecciones 1,350 - 80,244,051 67,906,624 Menos: depreciación acumulada (26,865,297) (22,704,401) Valor en libros al 31 de diciembre $ 53,378,754 $ 45,202,223

En los estados financieros se incluyen solamente losactivos bajo el control de la Secretaría General que seencuentran en su sede y en las oficinas de los EstadosMiembros, así como ciertos activos ubicados en lasmisiones.

Los activos fijos se registran según su valor de costo ysu depreciación se calcula por el método lineal dedepreciación a lo largo de su vida útil.

Al 31 de diciembre, los activos fijos se integraban de lasiguiente manera:

la opinión de los administradores de los fondos, esamedida es necesaria para garantizar la ejecución oportunade las actividades.

Es requisito que aquellos que reciben anticipos envíen ladocumentación contable o de respaldo de los gastosfinales de acuerdo con el formato que los administradoresde los fondos y el Departamento de Servicios Financierosconsideran adecuado. Los anticipos de esta naturalezase registran como gastos correspondientes al período enque se adelantan los fondos. No se registraron anticipospendientes de rendición de cuentas al 31 de diciembrede 2003 y 2002.

30 Sección II

8CONTRIBUCIONES A LOS FONDOS ESPECÍFICOS

Donante Total

Estados Miembros:Argentina $ 23,281Bahamas 25,700Brasil 1,659,739Canadá 3,209,547Chile 387,812Colombia 154,348Costa Rica 25,844Dominica 13,500El Salvador 101,390Estados Unidos 17,990,106Guatemala 128,666Honduras 427,654Jamaica 17,272México 10,330,694Nicaragua 2,268,445Panamá 311,891Perú 25,000República Dominicana 2,376St. Lucía 40,176Trinidad y Tobago 34,035Uruguay 59,356

37,236,833

Observadores:Alemania 34,869Corea 45,000Dinamarca 142,777España 900,494Finlandia 98,648Francia 425,868Grecia 20,000Holanda 711,297Italia 380,330Japón 192,800Noruega 1,866,487Reino Unido 794,700Santa Sede 10,000Suecia 3,793,688Suiza 98,800Turquía 6,000Unión Europea 2,534,281

12,056,040

Estados no miembros y Otros:AICD 541,208Banco Interamericano de Desarrollo 201,774Banco Mundial 1,609,892Naciones Unidas 5,732,086RCP 831 11,600,000Renovación de Edificio 11,638,923Otros 1,741,004

33,064,886Total $ 82,357,759Total $ 82,357,759

31Sección II

9REEMBOLSO DE IMPUESTOS

Los reembolsos de impuestos representan importesabonados a ciertos funcionarios de la Secretaría Generalde la Organización de Estados Americanos (SG/OEA)en concepto de impuestos sobre la renta pagaderos a losrespectivos Estados Miembros. Los Estados Miembros,a su vez, son responsables de aportar a la SG el montocorrespondiente a los impuestos que la Secretaría hareembolsado a los funcionarios. En ocasiones, el FondoRegular reembolsa los montos de los impuestos a los

saldar la hipoteca y para pagar los costos de lafinanciación y las renovaciones.

A pesar de que los pagarés a la vista deben librarse a latasa de mercado entonces vigente, la SG/OEA haestablecido un acuerdo de canje con el Bank of Americasegún el cual la tasa de interés de la carta de crédito fuefijada en 6.37%.

Acuerdo de canje

Como la SG/OEA no sigue los principios contablesgeneralmente aceptados de los Estados Unidos deAmérica, los intereses del acuerdo de canje no seregistran conforme a la declaración de NormasFinancieras No. 133, “Contabilidad de instrumentosfinancieros derivados y actividades de cobertura deriesgos”. Por consiguiente, la SG/OEA no ha determinadosi este acuerdo de canje guarda una relación eficaz oineficaz de cobertura; en cambio, lo ha valuadonuevamente en función del valor de mercado medianteel capital accionario o cambios en el saldo del fondo.Durante el ejercicio 2003, la OEA pagó aproximadamenteUS$1,524,000 en concepto de intereses relacionados conel acuerdo de canje.

Durante 2001, la SG/OEA inició un acuerdo financierocon el Bank of America con el objeto de saldar la hipotecaactual, tomar un nuevo préstamo hipotecario porUS$25,000.000 y renovar la propiedad ubicada en el 1889de la calle F, N.W.

En este sentido, el 24 de octubre de 2001, la SG/OEAautorizó al Bank of America N.A. (prestamista) laemisión y venta de hasta veinticinco millones de dólares(US$25,000,000) en el valor principal agregado de unpagaré a la vista de tasa variable de la Secretaría Generalde los Estados Americanos, Serie A y utilizar larecaudación para cancelar la hipoteca anterior, financiarel costo de la construcción, renovación y equipamientode la propiedad ubicada en el 1889 de la calle F, N.W.

Los pagarés a la vista vencen el 1º de septiembre de2032 y serán emitidos de acuerdo con el programaestablecido por la SG/OEA para implementar el proyectode renovación. El Bank of America ha abierto en favorde la SG/OEA una carta de crédito respaldada por lospagarés a la vista, cuyas fechas de vencimiento estánprevistas, al 31 de diciembre de 2003, para el 1º denoviembre de 2006. Los pagarés a la vista fueronemitidos y la SG/OEA retiró un total de US$25,000,000contra la carta de crédito. Dicho monto fue utilizado para

funcionarios antes de recibir el aporte correspondiente.Al 31 de diciembre de 2003, el Fondo Regular desembolsóUS$6,7 millones de dólares en concepto de impuestosque estaban pendientes de reembolso por parte deEstados Miembros.

10DEUDA HIPOTECARIA

Solo el Fondo Regular contrajo deudas hipotecarias segúnlas siguientes condiciones:

Primera hipoteca con “Bank of America” (garantizada por el edificio de la Secretaría)

Saldo de capital al 31 de diciembre de 2003 $24,860,000

Condiciones de Pago Pagadero en mensualidades Empezando 1 de septiembre 2003, hasta 1 de Septiembre 2032.

Tasa de interés anual 6.37%

Gastos por intereses durante 2003 $1,524,060

Pagos de capital $140,000

Los pagos de capital para los próximos cinco años y años subconsiguientes bajo el nuevo acuerdo son los siguientes: 2004: $310,000; 2005: $315,000; 2006: $345,000; 2007: $360,000; 2008: $390,000, y años subconsiguientes; $23,280,000

32 Sección II

La tasa de rendimiento promedio ponderado que se utilizópara determinar el valor presente actuarial de losbeneficios acumulados del plan fue del 8,5%.

Además del plan de jubilación antes descripto, laSecretaría General ofrece una pensión vitalicia a los exSecretarios Generales y ex Secretarios GeneralesAdjuntos, con beneficios de supervivencia destinados asus cónyuges y ha extendido las pensiones a algunos ex–funcionarios, cuyas pensiones a término fijo caducaron.El costo de estos beneficios —US$399,000 y US$402,000en los años 2003 y 2002, respectivamente— se contemplae imputa en el año en que se abona efectivamente. Elvalor actual aproximado de pagos que habrán derealizarse en el futuro —que asciende a US$4.58 millonesy US$4.97 millones al 31 de diciembre de 2003 y 2002respectivamente— se refleja en los montos que deberánser registrados en futuras partidas en el Estado deActivos, Pasivos y Saldo del Fondo Regular.

13BENEFICIOS DE SALUD Y SEGURO DE VIDA PARA RETIRADOS

Además de proporcionar los beneficios de pensionesdescritos en la Nota 12, la Secretaría General brindabeneficios de salud y seguros de vida a los funcionariosjubilados y a las personas a su cargo. El costo de laatención médica es financiado parcialmente por losjubilados. El costo que afronta la Secretaría General enconcepto de atención médica y seguro de vida se registraa medida que se abona. Para los años con cierre el 31 dediciembre de 2003 y 2002, estos costos ascendieron aUS$1,640,000 y US$1,973,000, respectivamente.

14IMPREVISTOS

En el curso normal de las actividades de la Organizaciónse ha registrado la presentación de varios reclamoshechos por diversas personas. Según la opinión de ladirección, dichas demandas y presentaciones no tendránun efecto económico adverso importante en la situaciónfinanciera de los fondos Regular y Específico.

11ALQUILERES

La Secretaría General alquila ciertos locales y equipos.El gasto de estos arrendamientos fue deaproximadamente US$821,929 y US$330,000 en los añosfiscales con cierre el 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente. El monto de alquileres posteriores al31 de diciembre de 2003 no es significativo.

12PLAN DE JUBILACIÓN

Todos los funcionarios de la Secretaría General estánobligados a participar en el Plan de Jubilaciones yPensiones, en el Plan de Previsión o en el Plan 401(M).En circunstancias especiales, funcionarios de otrosorganismos del sistema interamericano pueden participaren estos planes. Entre ellos, cabe mencionar lossiguientes: Instituto Interamericano de Cooperación parala Agricultura (IICA), Junta Interamericana de Defensa(JID) y Corte Interamericana de Derechos Humanos(CIDH).

El Plan de Jubilaciones y Pensiones es un plan de retiropara beneficio de aquellos funcionarios de la SecretaríaGeneral de la Organización de los Estados Americanosque tengan un contrato de un año, como mínimo, y defuncionarios de otras instituciones afiliadas. Los aportesobligatorios son solventados en 2/3 partes por lainstitución y el 1/3 restante, por el funcionario. El Plande Previsión es un plan de ahorro con el objeto debeneficiar a empleados contratados por períodos cortos.Los aportes obligatorios de los participantes se realizanen montos iguales y los saldos de las cuentas pertenecenen su totalidad a los participantes. Estos participantesreciben el total acumulado en sus cuentas sólo cuando elfuncionario es transferido al Plan de Retiro en elmomento de quedar desvinculado del servicio.

El Plan 401(m) es también un plan diseñado para aquellosempleados con contratos de tiempo limitado superioresa un año y que han optado por no participar en el Plan deJubilaciones y Pensiones. El Plan 401(m) es de naturalezasimilar a las cuentas IRA (Cuentas Individuales deRetiro). Los gastos en concepto de pensionescorrespondientes a los Planes de Jubilaciones yPensiones, al Plan de Previsión y al Plan 401(m)solventados por el Fondo Regular ascendieron aUS$6,861,000 en 2003 y a US$6,536,000 en el año 2002.

Al 31 de diciembre de 2003, los beneficios acumulados ylos activos netos del plan eran los siguientes:

Valor presente actuarial de los beneficios acumulados del plan:

Conferidos $ 259,588,000 No conferidos 13,895,000

Total al 31 de diciembre de 2003: $ 273,483,000

Activos Netos disponibles para beneficios: $295,151,000

33Sección II

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39Sección II

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698

-

-

417,

698

-

-

-

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-

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7

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12,1

92

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(1

,088

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3,15

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1

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reta

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man

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31 A

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-

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4,23

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-

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dáTr

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7

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13

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. In

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-

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tera

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55

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tera

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4,99

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-

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127

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42 Sección II

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,000

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,000

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69

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46

,426

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3

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48 Sección II

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49Sección II

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51Sección II

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134,

487

264,

693

Urug

uay

Apoy

o a

la S

ocie

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Civil

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guay

254,

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-

-

-

-

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9,90

0

-

179,

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L1,

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4,

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6,

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-

89

,031

4,

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26

8,54

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1,

718,

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55

7,61

4

1,

160,

497

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etar

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14

9

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-

-

-

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nión

de

Min

istro

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600

-

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-

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4,60

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4,

600

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9,

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9,74

3

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etar

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1

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-

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-

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466)

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n- R

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-

-

-

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-

14,7

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-

-

-

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,599

-

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-

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-

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-

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-

3,91

9

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-

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icoII

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nión

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9,

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-

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1

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53Sección II

Pág.

18

de

21A

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XVII

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97

-

97

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54 Sección II

Pág.

19

de

21A

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57Sección II




A Member Practice of Ernst & Young Global 0404-0536406-MCL

26 de febrero de 2004

Junta de Auditores Externos Organización de los Estados Americanos 1889 F Street, NW Washington, D.C. 20006

Estimadas señoras y señores:

Hemos aplicado los procedimientos que enumeramos más adelante, que fueron acordados por la Asamblea General y la administración, únicamente para asistirlos a ustedes con respecto al cumplimiento de las Normas Generales de la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 2003. Este compromiso de aplicar los procedimientos convenidos fue descargado de conformidad con normas establecidas por el American Institute of Certified Public Accountants. La suficiencia de los procedimientos es sólo responsabilidad de los usuarios especificos del informe. En consecuencia, no formulamos representación alguna respecto de la suficiencia de los procedimientos descritos, sea con el fin para el cual se solicitó el informe o con otro fin. Los procedimientos aplicados y sus resultados se han desglosado entre gastos del director y gastos generales. Los resultados son los siguientes:

1) Gastos del Director

En el caso de los gastos del director, la población consistió en todos los gastos del director durante 2003. Usando la orientación de la empresa, determinamos que el alcance de nuestro muestreo sería de 25 gastos basados en un 80% de confiabilidad, 0% de tasa de error y 10% de tasa de error tolerable. Las 25 unidades de muestreo (es decir, los gastos) fueron seleccionadas usando un generador numérico aleatorio.

En las muestras descritas, examinamos el cumplimiento de las Normas Generales (en adelante, “NG”) en cuatro áreas. Las cuatro áreas son las siguientes:

1. Honorarios

2. Asignaciones para hospitalidad y representación

3. Personal (nivel de Director)

4. Viajes

A continuación, se documentan las pruebas efectuadas y las excepciones.

Honorarios

Sometimos a pruebas las muestras seleccionadas para asegurar que no se habían brindado servicios a ninguna entidad gubernamental ni se habían aceptado obsequios, premios u honores de ninguna entidad gubernamental, sin la aprobación del Secretario General. No se observaron excepciones.

58 Sección II

!@# r Ernst & Young LLP

Asamblea General Página 226 de febrero de 2004


Asignaciones para hospitalidad y de representación

Sometimos a pruebas las muestras seleccionadas a fin de asegurar que no se gastan asignaciones para hospitalidad o representación para atender a funcionarios de la Secretaría General, a menos que el Secretario General lo indique en aras del interés de la entidad y previa la documentación pertinente. No se observaron excepciones.

Personal (nivel de Director)

En el caso de las muestras seleccionadas, sometimos a prueba los gastos relacionados con los directores para asegurar que el personal de nivel de dirección:

1. Tiene una declaración vigente sobre conflicto de intereses

2. Cuenta con la debida aprobación para firmar cheques (si corresponde)

3. No se considera ni figura como miembro del servicio de carrera

4. Si sus servicios terminaron en 2003, que se notificó debidamente al director, según la definición del Capítulo III, Artículo 21 de las NG

5. Cuenta con declaraciones actuales de su patrimonio personal al momento de la contratación

6. Cuenta con declaraciones juradas de sus asociaciones personales

Efectuamos las observaciones siguientes:

• Falta la declaración de un funcionario sobre conflicto de intereses.

• Falta la declaración patrimonial personal de seis funcionarios.

• Falta la declaración de dos funcionarios sobre conexiones.

Viajes

En el caso de las muestras seleccionadas, sometimos a prueba los gastos de viaje para asegurar lo siguiente:

1. Los viajes se aprueban por adelantado y por escrito

2. Los funcionarios de mayor nivel preparan un plan de viajes oficiales trimestral que es aprobado por el Secretario General con un mes de anticipación

59Sección II




3. Los supervisores efectúan un informe trimestral de los viajes oficiales que incluya todos los viajes realizados en el trimestre anterior a la conclusión del informe trimestral

4. Los pedidos de reembolso de gastos de viaje exigen aprobación por el supervisor dentro de los 15 días a partir del regreso del viaje


• Nuestras pruebas indicaron que los planes de viajes oficiales trimestrales para autorizar los viajes con anticipación no se preparaban de acuerdo con el Memorando Administrativo (AM) 79 A.3. Se distribuyó un memorando el 20 de julio de 2001, instruyendo a todos los directores de departamento para que autorizaran sus propios viajes, no teniendo, pues, que preparar los planes de viajes oficiales trimestrales. Este memorandum provino de la Oficina del Secretario General. Aunque este memorandum no es una norma general, se observó que, según la norma general 2.12.F, el Secretario General tiene autoridad para impartir disposiciones administrativas, según sea necesario. Actualmente, la OEA está en vías de revisar las normas generales para efectuar el cambio señalado.

• Observamos ocho instancias de falta, presentación tardía, falta de fecha o falta de la aprobación pertinente de los pedidos de reembolso de los gastos de viaje.

• Observamos que no había documentación de que dieciséis pesonas presentaran sus informes trimestrales de viajes oficiales detallando los viajes efectuados en el trimestre anterior.

2) Gastos generales

En el caso de los gastos generales, la población consistía en todos los gastos de 2003 (no incluidos los gastos de director). Usando la orientación de la empresa, determinamos que nuestra muestra debía ser de 25 gastos, basada en un porcentaje de confiabilidad del 80%, 0% de tasa de error y 10% de tasa de error tolerable. Las 25 unidades de muestreo (es decir, los gastos) fueron seleccionadas usando un generador numérico aleatorio.

En el caso de la muestra descrita, procuramos determinar el cumplimiento de las Normas Generales (NG) en las ocho áreas generales siguientes:

1. Activos fijos

2. Concesiones o donaciones

3. Honorarios


5. Obligaciones

60 Sección II




6. Contratos por resultado (incluidos los contratos de servicios personales)

7. Contratos de compra

8. Viajes

A continuación se documentan las pruebas efectuadas y las excepciones.

Activos fijos

En los rubros de la muestra, probamos los gastos relacionados con los activos fijos para asegurar lo siguiente:

1. Las compras fueron debidamente aprobadas por los funcionarios correspondientes con autoridad de gasto presupuestario

2. Todos los costos relacionados con la adquisición de bienes son considerados para efectos de la capitalización

3. Todos los gastos superiores a US $500 son capitalizados

4. Los bienes se deprecian sobre la base del método lineal

5. Se colocan etiquetas prenumeradas a los activos fijos al recibo de estos, llevándose los registros adecuados

6. Se efectúan inventarios a intervalos periódicos

7. Se prepara la contabilidad de los activos fijos a intervalos periódicos

Estas pruebas no revelaron excepciones.

Concesiones o donaciones

En el caso de los elementos de la muestra, sometimos a prueba las concesiones o donaciones para asegurar lo siguiente:

1. Las concesiones son debidamente aprobadas

2. Las concesiones relacionadas con el equipo inventariado cuentan con un Memorando de Certificación debidamente aprobado


61Sección II




Honorarios

En el caso de los rubros de la muestra seleccionados, efectuamos pruebas para asegurar que no se prestaron servicios a ninguna entidad gubernamental, ni se aceptaron obsequios, premios u honores de ninguna entidad gubernamental sin la aprobación del Secretario General. No se detectaron excepciones.


En el caso de los rubros de la muestra seleccionados, efectuamos pruebas para asegurar que las asignaciones para hospitalidad y representación no se destinan a atender a funcionarios de la Secretaría General, a menos que el Secretario General lo indique, en aras del interés de la entidad y previa la debida documentación. No se detectaron excepciones.

Obligaciones

En la muestra seleccionada, efectuamos pruebas de las obligaciones para asegurar que:

1. Se llevan y archivan registros de las obligaciones

2. Se obtiene el debido apoyo del Departamento de Servicios Financieros antes de efectuar los desembolsos

3. Que trimestralmente, cada dependencia de la Secretaría General presenta al Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Serevicios de Apoyo un informe indicando el estado de las obligaciones que no hayan sido totalmente gastadas dentro de los 180 días a partir de contraidas

4. Existen apropiaciones para atender las obligaciones incurridas en el ejercicio

5. Todas las obligaciones son registradas en el sistema contable

6. Todas las obligaciones deben tener una fecha de inicio y una fecha de terminación

7. Las obligaciones durante el ejercicio no superan el ingreso estimado de las cuotas y otros ingresos, a menos que estén debidamente aprobadas, por nivel de fondo

8. Las obligaciones deben basarse en compromisos firmes cuando son aprobadas y deben ser jurídicamente vinculantes

62 Sección II




Observamos lo siguiente:

• Las dependencias de la Secretaría General no están presentando un informe trimestral que indique el estado de las obligaciones. El Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo presenta en su lugar un informe a las dependencias solicitando un informe sobre el estado de las obligaciones que no han registrado actividad en 90 días. Como esto no sigue las NG, sino “la intención”, este proceso debe ser corregido y es preciso actualizar las NG para evitar una posible confusión.

Contratos por resultado

Para los rubros de la muestra seleccionados, sometimos a prueba los gastos relacionados con los contratos por resultado para asegurar lo siguiente:

1. Los contratos por resultado son aprobados por el debido nivel de autoridad

2. No se compromete, firma ni ejecuta contrato por resultado alguno a menos que estén disponibles y asignados al contrato todos los fondos necesarios

3. Los contratos de más de US$50.000 son aprobados por el Director de Servicios Jurídicos

4. Los contratos por resultado del fondo específico no excederán de un período de tres años

5. Dentro de los 30 días a partir de la firma del contrato, se enviará una copia ejecutada del contrato al Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras (OPMS)

6. Los contratos de más de US$20.000 deben ir acompañados de la documentación y los estados financieros requeridos

7. Los contratos por resultado de más de US$70.000 financiados por el fondo específico y el fondo operativo requieren licitación competitiva

8. Se efectuará el pago contra la factura del contratista y previa autorización del funcionario competente que indique que los servicios se brindaron a satisfacción

9. Al terminar el contrato, la certificación para el pago final debe ir acompañada de una evaluación del servicio y de la firma del funcionario que autoriza el contrato


• Observamos que durante 2003, las copias de los contratos ejecutados se mantenían al nivel de departamento. La Oficina de Servicios de Gestión de Compras mantiene sólo versiones preliminares o en borrador de los contratos. Sin embargo, los contratos recibidos no llevan el sello que permite verificar el requisito de los treinta días.

63Sección II




Contratos de compra

Para los rubros de la muestra seleccionados, sometimos a prueba los gastos relacionados con los contratos de compra para asegurar lo siguiente:

1. Los contratos de compra deben ser aprobados al nivel de director o superior

2. Los contratos de compra de más de US$30.000 exigen aprobación del Comité de otorgamiento de contratos

3. Las obras de más de US$50.000 y otros contratos de compra por más de US$75.000 serán examinadas por el Departamento de Servicios Jurídicos

4. Los contratos de construcción de más de US$250.000 requieren caución del contratista

5. Los contratos de compra de más de US$999 requieren cotización de tres proveedores

6. No se pueden concertar contratos de compra con ciertas entidades/particulares de los Estados miembros

7. Los contratos de compra de más de US$10.000 requieren fundamentación por escrito

Las pruebas no revelaron excepciones.

Viajes

Para la muestra de items seleccionados, sometimos a prueba los gastos relacionados con viajes para asegurar lo siguiente:

1. Los viajes son aprobados con antelación y por escrito

2. Los supervisores preparan un informe trimestral de viajes oficiales con todos los viajes efectuados durante los tres meses anteriores a la preparación del informe trimestral

3. Los altos funcionarios preparan un plan de viajes oficiales aprobado por el Secretario General con una antelación de un mes

4. Los adelantos para viajes exigen aprobación y documentos de respaldo (por ejemplo, el itinerario)

5. Los pedidos de reembolso de gastos de viaje requieren aprobación del supervisor dentro de los 15 días del regreso del viaje

64 Sección II


Asamblea General Page 8 26 de febrero de 2004


Contratos de compra


1) Los contratos de compra deben ser aprobados a nivel de director o superior

2) Los contratos de compra de más de US$30.000 exigen aprobación del Comité de otorgamiento de contratos

3) Las obras de más de US$50.000 y otros contratos de compras por más de US$75.000 serán examinados por el Departamento de Servicios Jurídicos

4) Los contratos de construcción de más de US$250.000 requieren caución del contratista

5) Los contratos de compra de más de US$999 requieren cotización de tres proveedores

6) No se pueden concertar contratos de compra con entidades que no sean de los Estados miembros

7) Los contratos de compra de más de US$10.000 requieren fundamentación por escrito


Viajes


1) Los viajes son aprobados con antelación y por escrito

2) Los altos funcionarios preparan un plan de viajes oficiales aprobado por el Secretario General con una antelación de un mes

3) Los supervisores preparan un informe trimestral de viajes oficiales con todos los viajes efectuados durante los tres meses anteriores a la preparación del informe trimestral

4) Los adelantos para viajes exigen aprobación y documentos de respaldo (por ejemplo, el itinerario)

65Sección II




El propósito de este informe es únicamente el de la información y el uso por la Junta de Auditores Externos, y no tiene el propósito de ser usado, ni debería ser usado, por nadie que no sean esas partes especificadas.

Muy atentamente,

66 Sección II

67Sección II


ESTADOS FINANCIEROSDEL FONDO PANAMERICANO LEO S. ROWE

68 Sección II

69Sección II





Dictamen de contadores públicos independientes

Junta de Auditores Externos Organización de Estados Americanos

Hemos examinado el estado de situación financiera del Fondo Panamericano Leo S. Rowe (el Fondo), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los estados de actividades y flujos de efectivo relacionados con el mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración del Fondo. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Fondo al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


70 Sección II

71Sección II


Activos 2003 2002

Efectivos y depósitos en custodia en el Fondo de Tesorería OEA $ - $ 66,141

Inversiones al valor del mercado:

Efectivo en Bank of America 157,546 - Fondos mutuos invertidos en acciones 6,607,130 4,924,863 Fondos mutuos invertidos en valores de plazo fijo 2,095,815 2,078,513

8,860,491 7,003,376

Préstamos por cobrar Estudiantes 2,409,753 2,247,943 Reserva para préstamos incobrables (227,087) (356,747)

Total de prestamos por cobrar 2,182,666 1,891,196

Funcionarios de la OEA 695,801 849,352 2,878,467 2,740,548

Deuda del Fondo Conmemorativo de Beneficencia Rowe - 22,680

Otras cuentas por cobrar 5,216 29,973

Total Activos $ 11,744,174 $ 9,862,718

Pasivos y Activos Netos

Cuentas por pagar al Fondo de Tesorería de OEA $ 10,959 $ - Cuentas por pagar 22,863 8,449 Deuda Fondo Beca MacLean 65,523 65,523 Total pasivo 99,345 73,972

Activos netos no restringidos Designados por la comisión 1,000,000 1,000,000 Disponibles para Préstamos 10,609,770 8,766,723 Garantía suplementaria para prestamos 5,832 - Fondo de Becas MacLean 13,694 12,567 Seguro de vida para estudiantes 15,533 9,456 Total de activos netos 11,644,829 9,788,746

Total de Pasivos y Activos Netos $ 11,744,174 $ 9,862,718

Al 31 de diciembreESTADOS DE SITUACION FINANCIERA


72 Sección II


Por los años terminados el 31 de diciembre

2003 2002Ingresos

Ingresos por dividendos e intereses $ 168,238 $ 204,933

Ganancias realizadas en inversiones - 56,513

Ganancias no realizadas en inversiones 1,687,703 -

Contribución Especial 5,832 -

Interés por préstamos 26,037 -

Ajuste a valoración de reserva 169,135 11,089

Ingresos varios 41,609 12,089

Total ingresos 2,098,554 284,624

Gastos

Pérdidas no realizadas en inversiones - 1,118,773

Gastos administrativos 242,471 229,904

Total Gastos 242,471 1,348,677

Cambio en activos netos 1,856,083 (1,064,053)

Activos netos al comienzo del período 9,788,746 10,852,799

Activos netos al final del período $ 11,644,829 $ 9,788,746

ESTADO DE ACTIVIDADES


73Sección II


2003 2002

Actividades de Operación

Variación en activos netos $ 1,856,083 $ (1,064,053)

Ajustes para conciliar variación en activos netos con

efectivo neto (usado en)/proveniente de actividades operacionales:

Ganancias no realizadas en inversiones (1,687,703) -

Pérdidas no realizadas en inversiones - 1,118,773

Reserva para préstamos incobrables (129,660) 28,286

Cambios en activos operativos y pasivos:

Préstamos a estudiantes (161,810) (210,230)

Préstamos a funcionarios 153,551 (45,503)

Cuentas por cobrar varias 47,437 (26,273)

Cuentas por pagar varias 25,373 (27,998)

103,271 (226,998)

Actividades de Inversión

Importe de ventas de inversiones - 400,000

Compra de inversiones - (171,911)

Reinversión de Dividendos recibidos (169,412) (56,513)

(169,412) 171,576

Disminución neta en efectivo y equivalentes (66,141) (55,422)

66,141 121,563

Efectivo en el Fondo de Tesorería al final del año $ - $ 66,141

ESTADOS DE FLUJO DE CAJAPor los años terminados el 31 de diciembre


Efectivo en el Fondo de Tesorería al comienzo del año

Activo neto proveniente de/(usado en) actividades de inversión

Efectivo neto (usado en)/proveniente de actividades operacionales

74 Sección II

75Sección II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSFONDO PANAMERICANO LEO S. ROWE

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS 31 DE DICIEMBRE DE 2003 Y 2002

1ORGANIZACIÓN Y FINANCIAMIENTO

El Fondo Panamericano Leo S. Rowe (en adelante, elFondo) es un fideicomiso sin fines de lucro creado en1948 por el Directorio de la Secretaría General de laUnión Panamericana (UP) de acuerdo con el testamentodel ex Director General de la Secretaría General de laUnión Panamericana, el Dr. Leo S. Rowe. El objetivodel fondo es conceder préstamos a estudiantes de losEstados miembros de América Latina y el Caribe quedeseen estudiar en universidades de los Estados Unidosy otorgar préstamos de educación y de emergencia a losfuncionarios de la Organización de los EstadosAmericanos (OEA). La Comisión del Fondo estáconformada por representantes del Consejo Permanentey del Secretario General y tiene la responsabilidad desupervisar y aprobar las actividades del Fondo. LaComisión designó US$1,000,000 de activos netos parainversiones que no pueden ser usados para otorgarpréstamos.


Los estados financieros adjuntos se presentan conformea la contabilidad en valores devengados, de acuerdo conlos principios de contabilidad generalmente aceptadosen los Estados Unidos de América.

La preparación de estados financieros en virtud dedichos principios obliga a la Administración a efectuar

estimaciones y adoptar hipótesis que afectan los montosdeclarados en los estados financieros y notas adjuntas.Los resultados reales pueden diferir de esas estimaciones.

3DEPÓSITOS EN CUSTODIA EN EL FONDO DE TESORERÍA DE LA OEATodo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades delos diversos fondos de la OEA está consolidado en elFondo de Tesorería. Los fondos administrados por laSecretaría General tienen una participación en el Fondode Tesorería equivalente a los respectivos saldos enefectivo que allí mantienen. La Secretaría Generaladministra el Fondo de Tesorería de la OEA e inviertelas cantidades que no se requieren para solventaroperaciones inmediatas. Los ingresos devengados por elFondo de Tesorería de la OEA se agregan a los diversosfondos en proporción a los saldos que mantienen enTesorería.

4INVERSIONES

En los estados financieros, las inversiones se presentanal valor del mercado, determinado en función de losúltimos precios publicados o informados por corredoresde Bolsa.

En la página siguiente se presenta el resumen de lasinversiones.

76 Sección II

5SITUACIÓN DE LOS PRÉSTAMOS

Los préstamos para estudiantes se otorgan sin interesesy son pagaderos en diferentes plazos siempre que no seexcedan los 53 meses posteriores a la terminación de losestudios para los cuales fueron otorgados. La Comisióndel Fondo Panamericano Leo S. Rowe ha prorrogadolos plazos para el reembolso de algunos préstamos.

A juicio de la administración, la reserva de US$227,087,o de aproximadamente el 9% del saldo de los préstamosa los estudiantes, al 31 de diciembre de 2003 es suficientepara cubrir las pérdidas que puedan ocasionarse por lafalta de reembolso de estos préstamos.

El movimiento en la reserva para préstamos incobrables fue el siguiente:

31 De diciembre 2003 2002

Saldo al comienzo del año $356,747 $328,461

Provisión para préstamos incobrables (129,660) 28,286

Saldo al término del año $ 227,087 $356,747

Durante 2003 y 2002 el Fondo desembolsó en conceptode nuevos préstamos a estudiantes cerca de US$734,464y US$823,905 respectivamente. El Fondo recibió enconcepto de amortizaciones de préstamosaproximadamente US$565,568 y US$649,282 durante2003 y 2002 respectivamente.

Los préstamos nuevos otorgados a empleados parapropósitos educativos o situaciones de emergenciaascendieron a US$191,862 y US$219,235 durante 2003y 2002 respectivamente. El Fondo recibió en conceptode amortizaciones de préstamos a empleados

Inversiones en Fondos Mutuos

31 de Diciembre de 2003Valor Dividendos y Dividendos y Valor

de Mercado Compras/ Ganancias (Pérdidas) Gancias (Pérdidas) de Mercadoal 1/1/03 Ventas Realizadas No Realizadas al 12/31/03

Valor de inversiones 2,078,513 - 107,272 67,576 2,253,361 en plazo fijoInversiones en Acciones 4,924,863 - 62,140 1,620,127 6,607,130

7,003,376 - 169,412 1,687,703 8,860,491

31 de Diciembre de 2002

Valor Dividendos y Valorde Mercado Compras/ Ganancias (Pérdidas) Gancias (Pérdidas) de Mercadoal 1/1/02 Ventas Realizadas No Realizadas al 12/31/02

Valor de inversiones 4,340,600 (2,376,406) 155,942 (41,623) 2,078,513 en plazo fijoInversiones en Acciones 3,953,125 1,976,406 72,480 (1,077,148) 4,924,863

8,293,725 (400,000) 228,422 (1,118,771) 7,003,376

77Sección II

US$397,869 y US$193,854 en 2003 y 2002respectivamente. La tasa de interés que se aplica a lospréstamos que se otorgan a los empleados es 1% inferiora la tasa de interés preferencial de los Estados Unidos yes ajustada periódicamente. La tasa de interés sobre lospréstamos a empleados otorgados en 2003 varió entre el3% y el 3.25%. La tasa de interés sobre préstamosotorgados en el año 2002 varió entre 3.25% y 3.75%.

6DEUDAS AL FONDO MACLEAN

El saldo de las deudas del Fondo MacLean al 31 dediciembre de 2003, representa cantidades que se debenal Julia MacLean Legacy Fund (El Fondo MacLean),un fondo separado establecido con miras a proporcionarbecas a mujeres peruanas que estudian en Washington,D.C, usando el interés del legado inicial para proveerbecas adicionales. El saldo de la deuda al Fondo de BecasMacLean es igual al legado inicial de $65,523 recibidodel patrimonio de la señora Julia MacLean al FondoMacLean.

7GASTOS ADMINISTRATIVOS

El estado financiero adjunto incluye aproximadamente$108,000 relacionados al contrato de servicios para unsistema subsidiario en 2002, los cuales son registradoscomo gastos administrativos. No se han registrado otrosmontos en los estados financieros adjuntos asociados conel uso de servicios e instalaciones que proporciona laOEA al Fondo, dado que no se dispone de una base objetivapara calcular el valor de dichas contribuciones.

8COMPROMISOS E IMPREVISTOS

Al 31 de diciembre de 2003, el Fondo se habíacomprometido a conceder préstamos para estudiantespor un valor total de $14,900.

9LITIGIOS

El Fondo no está sujeto a demandas ni litigios que laadministración considere puedan tener algún efectonegativo sobre la situación financiera del Fondo.

78 Sección II

79Sección II


ESTADOS FINANCIEROS DELFONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICENCIA ROWE

80 Sección II

81Sección II







Hemos examinado los estados de situación financiera del Fondo de Beneficios Rowe Memorial (el Fondo), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los estados de actividades y flujos de efectivo relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración del Fondo. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestras auditorías.

Nuestros exámenes fueron realizados de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos. Estas normas requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tornados en conjunto. Consideramos que nuestros exámenes proporcionan una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los estados financieros del 2003 y 2002, antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Fondo al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


82 Sección II

83Sección II


Al 31 de diciembre

2003 2002Activos

Efectivo y depósitos en custodia en el fondo de Tesorería OEA $ 26,786 $ 5,382Inversiones al valor del mercado 234,475 286,531

Total de activos netos no restringidos $ 261,261 $ 291,913

Pasivos y Activos Netos

Deuda al Fondo Panamericano Leo S. Rowe $ - $ 22,680 Activos netos no restringidos 261,261 269,233

Total pasivos y activos netos $ 261,261 $ 291,913

2003 2002Ingresos

Dividendos $ 3,284 $ 10,996 Interés del Fondo de Tesorería de la OEA 3,907 121 Total de ingresos 7,191 11,117

Egresos

Pérdidas realizadas en inversiones 8,863 - Pérdidas no realizadas en inversiones - 31,179 Servicios técnicos 6,000 22,680 Premios y otros beneficios 300 600 Total de egresos 15,163 54,459

Variación en los activos netos (7,972) (43,342)

Activos netos no restringidos al comienzo del año 269,233 312,575

Activos netos no restringidos al fin del año $ 261,261 $ 269,233

ESTADOS DE ACTIVIDADES

ESTADOS DE SITUACION FINANCIERA

FONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICIENCIA ROWE


FONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICIENCIA ROWE

84 Sección II


2003 2002

Actividades Operacionales

Variación en activos netos $ (7,972) $ (43,342)

Ajustes para conciliar variación en activos netos con efectivo neto proveniente de actividades operacionales:

Pérdidas netas no realizadas en inversiones - 31,179 Deuda al Fondo Panamericano Leo S. Rowe (22,680) 22,680

Efectivo neto (usado en) proveniente de actividades operacionales (30,652) 10,517

Actividades de Inversión

Compra de inversiones (228,895) (10,996) Ventas de inversiones 280,951 - Efectivo neto usado en actividades de inversión 52,056 (10,996)

Aumento/(disminución) neta en efectivo y equivalentes 21,404 (479)

Efectivo en el Fondo de Tesorería a comienzo del año 5,382 5,861

Efectivo en el Fondo de Tesorería a final del año $ 26,786 $ 5,382

FONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICENCIA ROWE

ESTADOS DE FLUJO DE CAJAPor los años terminados el 31 de diciembre

85Sección II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSFONDO CONMEMORATIVO DE BENEFICENCIA ROWE

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS31 DE DICIEMBRE DE 2003 Y 2002

1ORGANIZACIÓN Y FINANCIAMIENTO

Los activos del Fondo Conmemorativo de BeneficenciaRowe (en adelante, el Fondo) se han acumuladoprincipalmente como resultado de las contribucionesrealizadas por el Dr. Leo S. Rowe, ex Director Generalde la Unión Panamericana. Estos activos se mantienenen fideicomiso a fin de proporcionar determinadosbeneficios a funcionarios de la Organización de losEstados Americanos (OEA). La Secretaría General dela OEA (en adelante, la SG/OEA) ejerce a título gratuitolas funciones administrativas del Fondo.


Uso de estimaciones

Los estados financieros adjuntos se presentan conformea la contabilidad de valores devengados, de acuerdo conlos principios de contabilidad generalmente aceptadosen los Estados Unidos de América.

La preparación de estados financieros en virtud dedichos principios obliga a la Administración a efectuarestimaciones y adoptar hipótesis que afectan los montosdeclarados en los estados financieros y en las notasadjuntas. Los resultados reales pueden diferir de esasestimaciones.

Los estados financieros adjuntos no reflejan los montosrelacionados al uso de servicios e instalacionessuministrados por la SG/OEA al Fondo, dado que no sedispone de una base objetiva para valuar dichascontribuciones.

Situación del impuesto sobre la renta

Dada su condición de organismo internacional, la OEAestá exenta del pago de los impuestos federales sobre larenta de los Estados Unidos de América. Por lo tanto,dicha exención se aplica también al Fondo.

3DEPÓSITOS EN CUSTODIA EN EL FONDO DE TESORERIA DE LA OEA

Todo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades delos diversos fondos de la OEA está consolidado en elFondo de Tesorería de la OEA. Los fondos administradospor la Secretaría General tienen una participación en elFondo de Tesorería equivalente a los respectivos saldosen efectivo que allí mantienen. La Secretaría Generaladministra el Fondo de Tesorería de la OEA e inviertelas cantidades que no se requieren para solventaroperaciones inmediatas. Los ingresos devengados por elFondo de Tesorería se agregan a los diversos fondos enforma proporcional a los saldos que mantienen enTesorería.

4INVERSIONES

Las inversiones se consignan en los estados financierosa valor de mercado.

En abril de 2003, se vendieron las inversiones de losFondos Mutuos, lo que generó una pérdida de US$8,863.Estos montos fueron invertidos en la Bank of AmericaStrategic Cash Portfolio, una cartera compuesta deinstrumentos de bajo riesgo.

En la siguiente página se resumen las inversiones al 31de diciembre de 2002.

5COMPROMISOS E IMPREVISTOS: LITIGIOSNo se ha planteado ninguna demanda judicial contra elFondo que, a juicio de la Administración, haya deperjudicar sustancialmente la situación financiera delFondo.

86 Sección II

( en miles)

31 de Diciembre de 2002Div idendos y Div idendos y

Valor de Ganancias Ganancias Valor de Mercado (pérdidas) (pérdidas) Mercado al 1/1/02 Realizadas No Realizadas al 12/31/02

Fondo Blue Chip 167$ 6$ (34)$ 139$

Bonos de Corto plazo 140 5 3 148

307$ 11$ (31)$ 287$

Fondos Mutuos Invert idos en Acciones y en Valores de Plazo Fijo

87Sección II


ESTADOS FINANCIEROSDEL

FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEA

88 Sección II

89Sección II






Miembros del Patronato Fideicomiso de Beneficios Médicos

Hemos examinado el estado de situación financiera del Fideicomiso de Beneficios Médicos de la Secretaría General de la Organización de los Estados Americanos (el Fideicomiso), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los estados de actividades y flujos de efectivo relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración del Fideicomiso. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos. Estas Normas requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tornados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los estados financieros del 2003 y 2002 antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del Fideicomiso al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los cambios en activos netos, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


90 Sección II

91Sección II


Al 31 de diciembre

2003 2002Activos

Efectivo, Equivalentes e Inversiones

Efectivo y depósitos en custodia en el Fondo de Tesorería OEA y equivalentes 217,443$ 91,725$

Inversiones al valor de mercado:

Fondos mutuos invertidos en acciones 8,586,554 5,203,779

Fondos mutuos invertidos en valores de ingreso fijo 2,805,729 2,646,166

Dividendos e intereses por cobrar 9,590 12,160

Total efectivo equivalente e inversiones 11,619,316 7,953,830

Cuentas por cobrar a los retirados 7,529 7,658

Cuentas por cobrar a Bank of America - 81,344

Otras cuentas por cobrar - 72,076

Total Activos 11,626,845$ 8,114,908$

Pasivo y activos netos

Cuentas por pagar 540,569$ 36,483$

Ingresos diferidos 343,199 306,980

Total pasivo 883,768 343,463

Activos netos no restringidos

Designados para reclamos por pagar 987,000 1,039,400

Disponibles para aumentos de costos futuros y casos catastróficos 9,756,077 6,732,045

Total Activos Netos 10,743,077 7,771,445

Total pasivos y activos netos 11,626,845$ 8,114,908$

FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEAESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA

92 Sección II



2003 2002

Ingresos

Contribuciones $ 7,152,438 $ 6,050,398

Contribuciones por recibir-retirados 7,529 7,658

Ingreso por dividendos y otros 360,673 363,351

Ganancia neta no realizada en inversiones 1,962,827 -

Ingreso total 9,483,467 6,421,407

Gastos

Gastos administrativos relacionados al administrador de plan

Reclamos pagados $ 5,798,567 $ 5,658,837

Servicios del administrador de plan 519,126 479,803

Primas de seguro relacionadas con reclamos sobre el límite 125,346 119,124

Total gastos relacionados al Administrador de Plan 6,443,039 6,257,764

Otros gastos no relacionados al administrador de plan 68,796 69,204

Pérdida-neta no realizada en inversiones - 1,441,854

Gasto total 6,511,835 7,768,822

Cambio en activos netos 2,971,632 (1,347,415)

Activos netos al comienzo del año 7,771,445 9,118,860

Activos netos al fin del año $ 10,743,077 $ 7,771,445

FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEA


93Sección II



2003 2002

Actividades Operacionales

Variación en activos netos $ 2,971,632 $ (1,347,415)

Ajustes para conciliar variación en activos netos conefectivo neto usado en actividades operacionales:

Ganancia neta realizada en inversiones (1,962,827) - Pérdida neta realizada en inversiones - 1,441,854

Cambios en activos operativos y pasivos:

Aumento en misceláneos por cobrar - (137,455)

Disminución en misceláneos por cobrar 156,119 -

Aumento en misceláneos por pagar 540,305 39,551

Efectivo neto usado en actividades operacionales 1,705,228 (3,465)

Actividades de inversión

Importe por venta de inversiones - 200,000 Compra de inversiones (1,470,000) - Dividendos y ganancia en capital reinvertido (109,510) (124,905)

Efectivo neto proveniente de actividades operacionales (1,579,510) 75,095

Aumento neto en efectivo y equivalentes 125,718 71,630

Participación en el fondo de Tesorería de la OEA al comienzo del año 91,725 20,095

Participación en el fondo de Tesorería de la OEA al final del año $ 217,443 $ 91,725

FONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEAESTADOS DE FLUJO DE CAJA

94 Sección II

95Sección II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSFONDO DE BENEFICIOS MÉDICOS DE LA OEA

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS31 DE DICIEMBRE DE 2003

1DESCRIPCIÓN DEL FIDEICOMISO

Generalidades

El Fideicomiso es un fideicomiso sin fines de lucroestablecido por la Secretaría General de la Organizaciónde los Estados Americanos (en adelante, la SG/OEA)en abril de 1982 para cumplir con las disposiciones delPlan de Beneficios Médicos de la SG/OEA (en adelante,el Plan). Conforme a lo estipulado en el acuerdo fiduciariofechado el 1º de julio de 2000, el único agente fiduciariodel Fideicomiso es la Secretaría General de laOrganización de los Estados Americanos (en adelante,el Secretario General). Los activos del Fideicomiso estánbajo la custodia del Bank of America.

Requisitos y beneficios

El Plan prevé beneficios de salud —incluidos serviciosmédicos, odontológicos y medicamentos de venta bajoreceta— para los empleados de la SG/OEA y laspersonas a su cargo a quienes alcanza la cobertura. Losempleados jubilados tienen derecho a una cobertura deseguro ampliada que se otorga sobre la base de un estudiocaso por caso, conforme a ciertos criterios relacionadoscon la edad y los años de servicio.

Los reclamos de beneficios de salud realizados por losparticipantes actuales y retirados del Plan y por laspersonas a su cargo están cubiertos por un segurocolectivo contratado con Carefirst BlueCross BlueShield(en adelante, Carefirst).

Aportes

Los empleados y jubilados que participan en el Planaportan sumas específicas al Fideicomiso, determinadasperiódicamente por Carefirst, para su propia cobertura yla de las personas a su cargo que reúnen los requisitospertinentes.

Los ingresos provenientes de los aportes son reconocidose ingresados mensualmente para el período de vigencia

de la cobertura de asistencia sanitaria. Los ingresosdiferidos representan pagos previos de primas para lacobertura de asistencia sanitaria futura.

Pagos de reclamos

Los gastos por pagos de reclamos se reconocen en elperíodo en que éstos son recibidos por el terceroadministrador del Plan y se facturan al Fideicomiso. Losreclamos facturados al Fideicomiso por el terceroadministrador pero no pagados al 31 de diciembre de2003 se incluyen en el ítem Reclamaciones Pagaderasen el estado financiero adjunto.

Terminación del Fideicomiso

Aunque no ha expresado intención alguna de hacerlo, elSecretario General, en su condición de agente fiduciario,está facultado en virtud del Fideicomiso para modificarlos beneficios dispensados a los empleados en actividady jubilados, para dejar de efectuar sus contribuciones ypara dar por terminado el Fideicomiso en cualquiermomento.

2RESUMEN DE LAS POLÍTICAS DE CONTABILIDAD

Gastos administrativos

El Fideicomiso paga la totalidad de los costosadministrativos del Plan. Los costos totales abonados alPlan por el Fideicomisocorrespondientes al año cuyocierre se efectuó el 31 de diciembre de 2003representaron aproximadamente US$519,126.

Valuación de las inversiones

Las inversiones del Fondo Fiduciario de BeneficiosMédicos (en adelante, el Fideicomiso) de la SG/OEAestán consignadas a su valor de mercado. Las accionesde los fondos de inversión se registran al valor decotización del mercado, que representa el activo neto delas acciones en poder del Fideicomiso al cierre delejercicio. Las inversiones a corto plazo se registran a

96 Sección II

El valor de mercado de las inversiones individuales del total de los activos netos del Fideicomiso es el siguiente:

valor de costo, que equivale aproximadamente al valorde mercado.

Equivalentes de efectivo

El efectivo y los equivalentes de efectivo comprendenlas sumas invertidas en cuentas que pueden fácilmenteconvertirse en efectivo. Las inversiones cuyos plazoscontractuales de vencimiento no exceden los noventadías de la fecha de adquisición original se clasifican comoequivalentes de efectivo. El equivalente de efectivoconsiste en fondos del mercado monetario al 31 dediciembre de 2003 y 2002. Conforme a la política deadministración del efectivo del Fideicomiso tendiente aaumentar al máximo el monto de los fondos invertidosen activos generadores de ingresos, el Fideicomiso prevéen forma periódica la oportunidad y el monto de los flujosde caja futuros.

Valor de mercado de los instrumentos financieros

Los montos de mantenimiento de los instrumentosfinancieros, incluidos el efectivo y los equivalentes deefectivo, las contribuciones por cobrar, las cuentas porpagar y los ingresos diferidos, se aproximan al valor demercado, pues se trata, por naturaleza, de instrumentosa corto plazo.

Uso de estimaciones

Los estados financieros adjuntos se presentan conformea la contabilidad en valores devengados, de acuerdo conlos principios de contabilidad generalmente aceptadosen los Estados Unidos de América. La preparación deestados financieros en virtud de dichos principios obligaa la Administración a efectuar estimaciones y adoptarhipótesis que afectan a las sumas declaradas de activosy pasivos y a la declaración de activos y pasivoscontingentes a la fecha de los estados financieros, asícomo a los importes declarados de ingresos y gastosdurante el período de la declaración. Los resultadosreales pueden diferir de esas estimaciones.

Riesgo de mercado

Por lo general se prevé que las inversiones delFideicomiso en instrumentos y valores de inversión estánexpuestas a diversos riesgos, como los relacionados conlas tasas de interés, el crédito y la inestabilidad generaldel mercado. Además, dada la magnitud del riesgovinculado a ciertos valores de inversión, esrazonablemente que a corto plazo se produzcanvariaciones en los valores de los instrumentos de inversióny que dichas variaciones puedan afectar sustancialmentelos montos que figuran en las declaraciones de activosnetos disponibles para cubrir beneficios.

31 de diciembre de 2003

Vanguard Index $ 4,964,573

Nations Fund Inc. International Value Fund 1 ,820,317

Vanguard Mid-Cap 1,098,928

Vanguard Small-Cap 702,736

Pimco Total Return 2,172,470

Pimco High Yield 633,259

Total $ 11,392,283

97Sección II

3DEPÓSITOS EN CUSTODIA EN EL FONDO DE TESORERÍA DE LA OEATodo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades delos diversos fondos de la OEA está consolidado en elFondo de Tesorería de la OEA. El Fondo Fiduciario deBeneficios Médicos tiene una participación en el Fondode Tesorería equivalente al saldo en efectivo que allímantiene. La Secretaría General administra el Fondo deTesorería de la OEA e invierte las cantidades que no serequieren de inmediato para solventar operaciones. Consujeción a ciertas condiciones, los ingresos devengadospor el Fondo de Tesorería de la OEA se agregan a losdiversos fondos en forma proporcional a los saldos quemantienen en Tesorería.

4ACTIVOS NETOS DESIGNADOS A CUBRIR CUENTAS POR PAGAR EN CONCEPTO DE RECLAMOS MÉDICOS Al 31 de diciembre de 2003 se destinaron activos netospor un valor de US$987,000 para cubrir cuentas por pagaren concepto de reclamos médicos. Esta suma se calculósobre la base de experiencias anteriores en materia pagode reclamos y, a juicio de la Administración, se trata duna estimación razonable de los reclamos en los que seincurrió pero que no se declararon al 31 de diciembre de2003.

5SITUACIÓN TRIBUTARIA

Dada su condición de organismo internacional, la OEAestá exenta del pago de los impuestos federales sobre larenta de los Estados Unidos de América. Por lo tanto,esa exención se aplica también al Fideicomiso.

6OBLIGACIONES POR CONCEPTO DEBENEFICIOS

El costo de servicios salud prestados a los participantesy a las personas a su cargo está cubierto por contratosde seguros que el Fideicomiso mantiene.

La SG/OEA y el Fideicomiso prevén continuar con lacobertura de seguros para los beneficios. Lascontribuciones al Fideicomiso se utilizan para cubrir lasprimas de seguros de las futuras obligaciones delFideicomiso en concepto de beneficios posteriores a lasjubilaciones.

7RIESGOS E INPREVISTOS

La Administración evalúa en forma continua losimprevistos tomando como base las pruebas másfehacientes disponibles y, cuando es necesario, suministraasignaciones para cubrir pérdidas. El imprevisto principalconsiste en el riesgo de obligaciones por reclamosmédicos. La Administración sostiene que las asignacionespara cubrir pérdidas han sido establecidas en el montonecesario y que su evaluación de imprevistos esrazonable. Sostiene asimismo que la resolución deimprevistos no afectará sustancialmente la situaciónfinanciera del Fideicomiso ni los resultados de lasoperaciones.

8COMPROMISOS E IMPREVISTOS:LITIGIOS

No se ha planteado ninguna demanda judicial contra elFideicomiso que, a juicio de la Administración, haya deperjudicar sustancialmente la situación financiera delFideicomiso.

9VALOR PRESENTE ACTUARIAL DEBENEFICIOS ACUMULADOS

Los pasivos acumulados al 31 de diciembre de 2000(fecha del último estudio actuarial) en concepto debeneficios de seguros de salud y de vida posteriores a lajubilación ascienden aproximadamente a US$42.2millones (US$40.3 millones corresponden a los beneficiosde salud para los jubilados y US$1.9 millones, a losseguros de vida). Al 31 de diciembre de 2003, el total deactivos del Fideicomiso era de aproximadamente$11,627,000.

98 Sección II

99Sección II


ESTADOS FINANCIEROSDE LA

UNIDAD PARA LA PROMOCIÓN DE LA DEMOCRACIA

100 Sección II

101Sección II







Hemos examinado los estados combinados de activos, pasivos y saldo del fondo de la Unidad para la Promoción de la Democracia de la Organización de los Estados Americanos (la Unidad), al 31 de diciembre de 2003, y el estado de actividades y cambios en el saldo del fondo relacionados al mismo, por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Unidad. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos sobre la base de nuestra auditoría.

Nuestra auditoría fue realizada de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos y con los requisitos de auditoría externa del Capítulo IX de las Normas Generales de la Organización de los Estados Americanos. Estas Normas requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respaldan las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tornados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

Como se menciona en la Nota 2, los estados financieros de la Unidad han sido elaborados con base en los principios de contabilidad establecidos por las Reglas Presupuestarias y Financieras de la Organización de los Estados Americanos (que incluyen las Normas Generales relativas a cuestiones financieras aplicables adoptadas por la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos), que es una base de contabilidad integral diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.

En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los activos, pasivos y saldo del fondo de la Unidad para la Promoción de la Democracia de la Organización de Estados Americanos al 31 de diciembre de 2003, y las actividades y cambios en el saldo del fondo, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las bases contables descritas en la Nota 2.


102 Sección II

103Sección II


UNIDAD PARA LA PROMOCIÓN DE LA DEMOCRACIA (UPD)

ESTADO COMBINADO DE ACTIVO, PASIVO Y SALDO DEL FONDO

Al 31 de diciembre de 2003

ActivoEfectivo en el Fondo de Tesorería de la OEA $ 6,835,275

Total activo 6,835,275

Pasivo y saldo del fondo

Obligaciones sin liquidar $ 655,839

Otras cuentas por pagar 12,115

Saldo del Fondo 6,167,321

Total pasivo y saldo del fondo $ 6,835,275

104 Sección II



PROG. ESPECIAL ACCIÓNPROGRAMA DE FORUM APOYO A LOS PROMOCIÓN INTEGRAL RECONSTRUCCIÓN ASISTENCIA TÉCNICA

ENTRENAMIENTO INTERAMERICANO FACILITADORES DEL DIÁLOGO CONTRA DE HOGARES AL TRIBUNALPARA LÍDERES DE PARTIDOS JUDICIALES Y RESOLUCIÓN MINAS EN NICARAGUA ELECTORAL DE

DEMOCRÁTICOS POLÍTICOS RURALES DE CONFLICTO ANTIPERSONALES PHASE II GUATEMALAAumentos

Contribuciones y transferenciasAntigua y Barbuda $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ - Argentina - - - - - - - Australia - - - - - - - Bahamas - - - - - - - Bolivia - - - - - - - Brasil - - - - - - - Canadá - 74,353 - 8,075 815,398 - 87,441 CARICOM - - - - - - - Chile - - - - - - - Colombia - - - - - - - Dinamarca - - - - - - - Dominica - - - - - - - El Salvador - - - - - - - Finlandia - - - - - - - Francia - - - - 75,185 - - Alemania - - - 11,149 - - - Guatemala - - - - 79,221 - Honduras - - - - 294,708 - - IADB 100,000 - - - - - - Italia - - - - 380,330 - - Japón - - - - 17,000 - - Corea - - - - - - - México - - - - - - - Nicaragua - - - - - 2,250,032 - Holanda - 5,437 - - - - 429,594 Noruega - - - - 670,558 - 433,860 Panamá - - - - - - - Paraguay - - - - - - - Rusia - - - - - - - España - 99,194 - - 195,624 - - Saint Kitts y Nevis - - - - - - - Surinam - - - - - - - Suecia - - 537,982 - 1,289,131 - 356,204 Suiza - - - - - - 53,895 Trinidad y Tobago - - - - - - - Reino Unido - - - 18,000 308,042 - - Naciones Unidas - - - - - - - Estados Unidos - 200,000 - 263,463 199,100 - 1,050,000 Uruguay - - - - - - - Venezuela - - - - - - - Unión Europea - - - - 1,128,600 - - Otros - - - - 46,675 - -

Ingresos Fondo Tesorería OEA - - - 2,598 17,654 469 17,037 Otros Ingresos/Reembolsos - 9,222 - 19 26,752 - 116

$ 100,000 $ 388,206 $ 537,982 $ 303,304 $ 7,335,877 $ 2,250,501 $ 2,428,146

Disminuciones Transferencias $ - $ - $ - $ - $ 14,049 $ - $ - Reembolsos - 554 - - 228 - - Obligaciones y Gastos

Viajes - 126,878 32,878 34,116 1,695,768 - 193,109 Documentos - 1,005 43,287 173 - - 227,191 Equipo y suministros - 1,236 152,121 - 1,965,090 119,187 937,892 Edificio y mantenimiento - - 13,757 12,447 127,595 927,388 47,313 Contratos 127,864 244,129 311,611 476,325 2,825,800 870,438 1,868,744 Otros - 7,894 143,709 2,046 354,764 326,260 373,576

$ 127,864 $ 381,696 $ 697,362 $ 525,108 $ 6,983,295 $ 2,243,274 $ 3,647,824

Variación neta durante período (27,864) 6,510 (159,380) (221,804) 352,582 7,227 (1,219,279)

Saldo fondo comienzo del período 66,600 87,856 549,119 361,563 2,227,914 46,228 1,630,514

Saldo del fondo al término del período $ 38,737 $ 94,366 $ 389,739 $ 139,760 $ 2,580,947 $ 53,456 $ 410,836

Total disminuciones

ESTADO COMBINADO DE ACTIVIDAD Y VARIACIONES EN EL SALDO DEL FONDOAÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

Total ingresos

105Sección II



AÑO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

PROGRAMA PROGRAMA DE DE APOYO

MISIONES VALORES COOPERACIÓN AL SISTEMA OTRASDE OBSERVACIÓN DEMOCRÁTICOS Y TÉCNICA EN ELECTORAL EN INICIATIVAS 2003

ELECTORAL GERENCIA POLÍTICA NICARAGUA II HONDURAS DEMOCRÁTICAS TOTAL 2002 2003Aumentos Contribuciones y transferencias

Antigua y Barbuda $ - $ - $ - $ - $ - $ - $ 1000 $ 1,000 Argentina 17,180 - - - - 17,180 421,658 438,838 Australia - - - - - - 42,497 42,497 Bahamas - - - - - - 5,000 5,000 Bolivia - - - - - - 1,042,589 1,042,589 Brasil 4,875 - - - - 4,875 300,000 304,875 Canadá 34,250 - - - 133,552 1,153,069 6,658,178 7,811,247 CARICOM - - - - - - 6,150 6,150 Chile - - - - - - 74,000 74,000 Colombia - - - - - - 25,000 25,000 Dinamarca - - - - - - 4,134,076 4,134,076 Dominica - - - - - - 1,000 1,000 El Salvador - - - - 80,000 80,000 1,000 81,000 Finlandia - - - - - - 142,477 142,477 Francia - - - - - 75,185 804,642 879,827 Alemania - - - - - 11,149 394,597 405,746 Guatemala - - - - - 79,221 1,400,859 1,480,080 Honduras - - - - - 294,708 255,360 550,068 IADB - - - - 20,100 120,100 1,786,550 1,906,650 Italia - - - - - 380,330 269,921 650,251 Japón 89,960 - - - 106,960 2,598,076 2,705,036 Corea - - - - 25,000 25,000 - 25,000 México - - - - - - 11,400 11,400 Nicaragua - - - - - 2,250,032 5,495,000 7,745,032 Holanda 100,000 149,466 - - 1,795 686,292 3,807,546 4,493,838 Noruega 69,371 524,584 - - 21,858 1,720,231 7,988,987 9,709,219 Panamá - - - - - - 45,400 45,400 Paraguay - - - - - - 191,969 191,969 Rusia - - - - - - 1,500 1,500 España - - - - - 294,818 2,540,454 2,835,272 Saint Kitts y Nevis - - - - - - 3,000 3,000 Surinam - - - - - - 1,007,803 1,007,803 Suecia - 43,931 731,868 500,647 - 3,459,763 19,320,004 22,779,766 Suiza 19,925 - - - - 73,820 269,488 343,308 Trinidad y Tobago - - - - - - 1,500 1,500 Reino Unido 24,123 - - - 50,000 400,165 1,591,600 1,991,765 Naciones Unidas 2,980 2,980 345,185 348,165 Estados Unidos 386,000 - - - 1,240,687 5,131,150 65,528,803 70,659,953 Uruguay - - - - - - 5,000 5,000 Venezuela - - - - - - 88,469 88,469 Unión Europea - - - - 618,275 1,746,875 249,040 1,995,915 Otros - - - - 125,810 172,485 1,566,974 1,739,459

Ingresos Fondo Tesorería OEA - 4,163 17,617 358 5,582 65,477 1,376,276 1,441,753 Otros ingresos/reembolsos - - 35 - 130,399 166,543 388,992 555,744

$ 745,684 $ 722,145 $ 749,520 $ 501,004 $ 2,456,038 $ 18,518,408 $ 132,189,021 $ 150,707,637

Disminuciones Transferencias $ - $ 2,138 $ - $ - $ 55,063 $ 71,249 $ 1,398,775 $ 1,470,024 Reembolsos - 2,750 - - 60,265 63,798 135,453 199,251 Obligaciones y gastos

Viajes 202,326 41,540 43,791 - 519,743 2,890,148 19,253,357 22,143,505 Documentos 1,641 69,049 43,963 - 37,458 423,767 887,885 1,311,652 Equipo y suministros 80,774 15,200 88,073 - - 3,359,573 21,533,541 24,893,114 Edificio y mantenimiento 32,275 64,501 4,844 - - 1,230,120 4,401,442 5,631,563 Contratos 210,255 533,764 486,240 - 1,312,825 9,267,995 62,538,676 71,806,671 Otros 42,778 244,862 215,262 6,008 432,801 2,149,961 14,934,575 17,084,536

$ 570,049 $ 973,804 $ 882,174 $ 6,008 $ 2,418,155 $ 19,456,612 $ 125,083,704 $ 144,540,316

Variación neta durante período 175,635 (251,659) (132,654) 494,997 37,883 (938,204) 7,105,317 6,167,321

Saldo fondo comienzo del período 140,422 334,742 166,066 - 1,494,500 7,105,525 - -

Saldo del Fondo al término del período $ 316,057 $ 83,082 $ 33,412 $ 494,997 $ 1,532,383 $ 6,167,321 $ 7,105,317 $ 6,167,321

ESTADO COMBINADO DE ACTIVIDAD Y VARIACIONES EN EL SALDO DEL FONDO

Total ingresos

Total disminuciones

DESDE INCIOAL 31 DE DICIEMBRE DE

106 Sección II

107Sección II

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSUNIDAD PARA LA PROMOCIÓN DE LA DEMOCRACIA

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROSAL 31 DE DICIEMBRE DE 2003

1ORGANIZACIÓN

Por medio de la Resolución AG/RES.1063/90, laAsamblea General de la Organización de los EstadosAmericanos solicitó al Secretario General la creación deuna Unidad para la Promoción de la Democracia (enadelante, UPD) en el ámbito de la Secretaría General.El 15 de octubre de 1990, mediante la Orden Ejecutiva90-3 (Rev. 1), el Secretario General creó la Unidad parala Promoción de la Democracia y el 25 de julio de 1995,por Orden Ejecutiva 95-6, estableció la nueva estructuraorganizacional de la Unidad si bien mantuvo susfunciones y responsabilidades originales:

Brindar asistencia a los Estados miembros para mejorarsus instituciones y procesos democráticos.

Ofrecer apoyo a los Estados miembros para lageneración, difusión e intercambio de información sobresistemas políticos y valores democráticos.

Fomentar el intercambio de experiencias entre lasinstituciones y los especialistas del hemisferio en áreasdel conocimiento relacionadas con la promoción de lademocracia.

Brindar asistencia en la observación de los procesoselectorales.

Propiciar los procesos de reconciliación nacional y defortalecimiento de la paz.

Entre las mayores contribuciones realizadas a la UPDdurante el año 2003 se encuentran la del gobierno de losEstados Unidos, que aportó un total de US$5,1 millones;Suecia, que contribuyó con US$3,5 millones; Nicaragua,con US$2,3 millones, y la Unión Europea, con US$1,7millones. Algunas de estas contribuciones tienenrestricciones en cuanto a su aplicación, oportunidad deuso o propósito.

A los efectos de la operación de la Unidad, el SecretarioGeneral estableció varias cuentas de la OEA destinadasa contabilizar los ingresos y egresos de las distintasactividades coordinadas por la UPD.


Los estados financieros adjuntos han sido preparados deconformidad con el Reglamento Presupuestario yFinanciero de la OEA (en adelante, el Reglamento). ElReglamento sienta la base de los principios de contabilidadque se aplican en la preparación de los estadosfinancieros. El criterio para la presentación de los estadosfinancieros adjuntos propicia la divulgación detallada dela información financiera correspondiente a proyectoscon actividad financiera significativa durante el períodocorriente, así como un agrupamiento denominado “OtrasIniciativas Democráticas” para el resto de los proyectosde la UPD. Este criterio de presentación da lugar a laexposición detallada de los diferentes proyectos año trasaño.

El Reglamento se adoptó con el fin de cumplir con losrequisitos en materia presupuestaria y con otrasdisposiciones de la OEA y, en tal carácter, da lugar aprincipios de contabilidad y de presentación de estadosfinancieros que varían, en ciertos aspectos importantes,respecto de los principios de contabilidad generalmenteaceptados en los Estados Unidos de América. Ladiferencia significativa respecto de los principios decontabilidad generalmente aceptados en los EstadosUnidos es la siguiente:

Las obligaciones por liquidar incluyen montos relacionadoscon compromisos originados en ofertas efectuadas porla UPD a proveedores para la adquisición de bienes yservicios en ejercicios futuros. Dichos montos norepresentan pasivos con terceros contratados por la UPDal 31 de diciembre de 2003. Se trata de sumas anticipadasque han de desembolsarse en el año siguiente al año definalización de esos proyectos.


La preparación de estados financieros de conformidadcon las reglas obliga a la Administración a efectuarestimaciones y adoptar hipótesis que afectan a losmontos reflejados en los estados de activos, pasivos yen las notas adjuntas a la fecha de los estados financieros,así como a los importes declarados de ingresos y gastos

108 Sección II

durante el período de la declaración. Los resultadosreales pueden diferir de las estimaciones.

4DEPÓSITOS EN EL FONDO DE TESORERÍA DE LA OEATodo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades delos diversos fondos de la Organización de los EstadosAmericanos está consolidado en el Fondo de Tesoreríade la OEA. Los fondos administrados por la SecretaríaGeneral tienen participación en el Fondo de Tesoreríaequivalente a los respectivos saldos en efectivo que allímantienen. La Secretaría General administra el Fondode Tesorería e invierte las cantidades que no se requierenpara solventar operaciones inmediatas. Con sujeción aciertas condiciones, los ingresos devengados por el Fondode Tesorería de la OEA se agregan a la participación delos diversos fondos en forma proporcional a los saldosque mantienen en Tesorería.

5ESTADO DE LAS MISIONES

Programa de Capacitación para LíderesDemocráticos (CALIDEM)

El Programa de Capacitación para Líderes Democráticos(CALIDEM), emprendimiento conjunto de la Unidadpara la Promoción de la Democracia (UPD) de laSecretaría General de la Organización de los EstadosAmericanos (SG/OEA) y el Banco Interamericano deDesarrollo (BID), es un programa hemisférico de cursosde capacitación nacionales y subregionales para jóveneslíderes democráticos. El 27 de octubre de 2000, se firmóun acuerdo entre la SG/OEA y el BID, conforme al cualeste convenía aportar un total de US$1,000,000. El períodode ejecución del acuerdo ha sido extendido hasta 2006.El objetivo del programa es apoyar el fortalecimiento deun liderazgo democrático efectivo en el hemisferiomediante la capacitación de jóvenes líderes cívicos ypolíticos en instituciones, valores y prácticasdemocráticas. El CALIDEM aporta fondos decontrapartida (unos US$30,000 por curso) para laimplementación de alrededor de 25 cursos nacionales ysubregionales que se dictan en varios países delhemisferio.

Se seleccionan en cada país institutos de capacitaciónpúblicos y privados a través de licitaciones competitivaspara organizar y dictar los cursos. La UPD diseñó elmarco, contenido y metodología de los cursos, que losinstitutos seleccionados adaptan para reflejar lasrealidades de cada país o subregión. Cada curso es

ofrecido a un grupo de no menos de 36 líderes jóvenesde menos de 30 años, provenientes de los partidos políticos,las universidades, las organizaciones no gubernamentales,los medios de comunicaciones, las empresas y otrossectores sociales. Los grupos representan un amplioespectro de la filiación política, económica y social, y seequilibran entre hombres y mujeres.

Foro Interamericano sobre Partidos Políticos

El Foro Interamericano sobre Partidos Políticos es unainiciativa de la UPD/OEA que apunta a implementar losmandatos hemisféricos sobre el fortalecimiento y lamodernización de los partidos políticos, elaborados porlos Estados miembros en la Tercera Cumbre de lasAméricas y en la Carta Democrática Interamericana.La iniciativa está respaldada por una serie de institucionesy sirve de punto de encuentro para partidos,organizaciones de la sociedad civil, universitarios,autoridades electorales, medios de comunicaciones yorganismos internacionales de cooperación. El objetivocentral es contribuir, a través del diálogo, el intercambiode experiencias y acciones específicas, al diseño eimplementación de un temario interamericano para lareforma y modernización de los partidos y de los sistemasde partidos políticos del hemisferio.

A lo largo de los dos últimos años de actividades, el ForoInteramericano sobre Partidos Políticos se ha mantenidoestrictamente dentro de sus mandatos, celebrando tresreuniones por año, a las que fue invitada una amplia ypluralista gama de representantes de más de 20 países,para debatir, no sólo la situación actual de los partidospolíticos, sino cursos de acción estratégicos para orientarla labor del Foro en este campo. El Foro también realizóuna serie de actividades complementarias, comoseminarios conjuntos con protagonistas clave para laevolución de los partidos políticos, entre otros,organizaciones y fundaciones internacionales einstituciones de los partidos políticos. También ha iniciadoun análisis comparativo sobre el financiamiento de lospartidos políticos y las campañas en los 34 Estadosmiembros de la OEA, y ha emprendido la coproduccióna escala regional de publicaciones sobre el dinero y lapolítica en el Mercado de Libre Comercio del Cono Sur(MERCOSUR); los partidos y parlamentos de la regiónandina, y la relación entre los partidos y la sociedad civilen América Latina.

Apoyo a los Facilitadores Judiciales Rurales

El 26 de noviembre de 2002, se firmó un acuerdo entre el

109Sección II

Gobierno de Suecia y la Secretaría General de laOrganización de los Estados Americanos para apoyar elPrograma de Facilitadores Judiciales Rurales en Nicara-gua. La ejecución del presupuesto de ese proyectoalcanzó un total de 38,400,000 coronas suecas (unosUS$4,200,000). El programa terminará el 31 de mayode 2007.

El objetivo principal del Programa es brindar acceso a lajusticia a los ciudadanos que viven en las zonas alejadasmás pobres de Nicaragua rural. El componente y losobjetivos específicos de este Programa son el fomentodel sistema de facilitadores judiciales rurales; sucapacitación, elaborando un sistema de adiestramientointegrado; su operación, mediante el fomento de lainstitucionalización de los mismos dentro del poder judi-cial y hacer funcionar el sistema; el suministro de apoyomaterial como equipo básico y apoyo logístico a losfacilitadores judiciales y a los tribunales locales, segúncorresponda; la ampliación del programa para coordinaren el campo con otras instituciones y actores, y conprogramas relacionados con la justicia, y el fortalecimientoy la sostenibilidad institucionales para establecer unsistema administrativo dentro de la Suprema Corte quefacilite la institucionalización del proceso de losfacilitadores judiciales en Nicaragua.

Programa Especial para la Promoción del Diálogo yla Resolución de Conflictos

En 2001, en respuesta al creciente número de pedidos ypara fortalecer más el gobierno democrático en lasAméricas, la UPD estableció un Programa Especial parala Promoción del Diálogo y la Resolución de Conflictos.Este programa asiste a la OEA, los gobiernos y lassociedades civiles de sus Estados miembros en el diseñoy la implementación de procesos de diálogo y construcciónde consensos, y de sistemas de prevención y resoluciónde conflictos. El Programa Especial pone a disposiciónde la OEA y de sus Estados miembros recursos humanos,metodologías y marcos conceptuales que han sidoformulados a través de múltiples experiencias regionalesen más de un decenio. Las metodologías empleadas porel Programa Especial apuntan a fomentar la confianza yla cooperación entre el gobierno y la sociedad civil, asícomo a promover valores, actitudes y prácticas queimpulsen la inclusión, la participación ciudadana y la tomade decisiones en forma consensuada.

Los objetivos específicos del Programa son los siguientes:

• Fortalecer la capacidad de los gobiernos y de la sociedad

civil de los Estados miembros para diseñar, implementare institucionalizar mecanismos de diálogo y de prevencióny solución de conflictos.

• Reforzar la capacidad institucional de la OEA, suSecretaría General, sus órganos políticos y misionesespeciales, para la promoción de situaciones en queestén garantizados mecanismos de diálogo y deprevención y solución de conflictos, y para responder atales situaciones.

• Elevar el nivel del debate y el análisis en relación con eldiálogo y la prevención y solución de conflictos, a fin deelaborar enfoques más estratégicos, sensiblesculturalmente y contextualmente correctos de los desafíosactuales del hemisferio.

El Programa Especial utiliza los instrumentos y serviciossiguientes:

• Análisis, control y evaluación de conflictos• Extensión, concientización y construcción de coaliciones• Asistencia técnica y seguimiento• Fomento de la capacidad y capacitación• Facilitación de procesos y mediación• Investigación y sistematización de experiencias

En la consecución de estos objetivos, el Programa Espe-cial implementa una serie de actividades que estáncomprendidas en las siguientes categorías estratégicas:

Programas Nacionales y Regionales para fortalecerla Gobernabilidad Democrática. Estos programas secentran en el desarrollo de la capacidad interna paradiseñar e implementar mecanismos de diálogo,participación ciudadana y solución de conflictos.Actualmente, sobresalen dos programas en estacategoría:

• El Programa Centroamericano para elFortalecimiento del Diálogo Democrático (PCA)brinda asistencia y fortalece la capacidad de los Estadosy las sociedades civiles en la prevención y gestión deconflictos y en la construcción de consensos.

• A través del Programa para Diseñar eImplementar Sistemas de Prevención y Resoluciónde Conflictos en Bolivia, el Programa Especial brindaasistencia técnica especializada y servicios de fomentode la capacidad, facilitación y seguimiento al Gobiernode Bolivia para el diseño, implementación e

110 Sección II

institucionalización de un sistema integrado de prevencióny solución de conflictos sociopolíticos en ese país.

Programas de las organizaciones internacionales yla OEA para el diálogo y la gestión de conflictoscon apoyo del Programa Especial. El Programa Es-pecial ofrece apoyo técnico y fomento de la capacidad adiferentes entidades y misiones de la OEA a efectos derealzar su capacidad para responder a pedidos deasistencia en las áreas del diálogo y la resolución deconflictos en la región. Análogamente, el Programa Es-pecial establece relaciones estratégicas y colaboraactivamente con otras organizaciones internacionales entorno a procesos destinados a perfeccionar losinstrumentos y las metodologías en estas áreas temáticas.

Foros Nacionales y Regionales para la Promocióndel Diálogo y la Resolución de Conflictos entre laSociedad Civil y el Gobierno Estos encuentrosfomentan el intercambio de ideas y experiencias entrelos diferentes países de la región en relación con laimplementación de procesos y mecanismos para mejorarlas relaciones entre el gobierno y la sociedad civil, yfomentar el diálogo político y la participación ciudadanaen la formulación de las políticas públicas.

Actividades de fomento de la capacidad y decapacitación La capacitación es un componente clavede la mayoría de los programas y proyectos específicosdel Programa Especial. El objetivo de los cursos decapacitación es conectar conceptos, habilidades yprácticas clave de la cultura democrática con los delanálisis y la solución de conflictos y la negociación. Estándirigidas a individuos clave de instituciones yorganizaciones que actúan en el fomento de procesos dediálogo, negociaciones políticas o reformas fundamentales,cuya posición les permite desempeñar un papel importanteen la solución, gestión o prevención de conflictos socialesen sus propios países.

Proyectos de investigación, sistematización deexperiencias, publicaciones y proyectosrelacionados con la TI El Programa Especial estásistematizando varias experiencias y produciendo unaserie de publicaciones y materiales didácticos sobreanálisis y transformación de conflictos, facilitación deldiálogo y toma de decisiones consensuadas, así como unmarco para hacer operativo el fomento de la paz en laregión. Al mismo tiempo, el Programa Especial procurautilizar tecnologías nuevas y avanzadas para divulgarmejor la información y elaborar material didáctico enmedios múltiples y en formato electrónico por Internet,

para llegar a audiencias más amplias.

La experiencia de ProPaz en Guatemala Parteimportante de la capacidad técnica, la metodología y losrecursos humanos del Programa Especial fue desarrolladay corroborada a través de la experiencia recogida en laimplementación del Programa PROPAZ de la OEA, enGuatemala. Desde su creación en 1996, el ProgramaPROPAZ de la OEA procuró establecer una capacidadinterna para seguir respaldando el proceso de paz, eldiálogo político y el fortalecimiento de la democracia enel país. En 2003, el Programa Especial transfirió losmandatos, la visión y las metodologías del ProgramaPROPAZ a la sociedad guatemalteca, con la creaciónde la Fundación ProPaz, garantizando así la continuidadde su éxito en el país.

Acción Integral Contra las Minas TerrestresAntipersonales (AICMA) – 2003

El Programa de Acción contra las minas, conocidooficialmente como el “Programa de Acción Integral Con-tra las Minas Terrestres Antipersonales” (AICMA), haregistrado un sustancial crecimiento desde su creaciónhace más de diez años. Los mandatos de la AsambleaGeneral de la OEA incluyen los contenidos en lasresoluciones AG/RES. 1934 (XXXIII-O/03), AG/RES.1935 (XXXIII-O/03) y AG/RES. 1936 (XXXIII-O/03)-.El Programa AICMA continuó en 2003 respaldando laacción contra las minas terrestres en el hemisferio, enseis Estados miembros (Colombia, Ecuador, Guatemala,Honduras, Nicaragua y Perú). El Programa AICMA –en esencia, un proyecto humanitario- procura restablecercondiciones de seguridad y la confianza de los ciudadanos,reducir la amenaza y el peligro que plantean los artefactosexplosivos y las minas antipersonal, y restaurar laproductividad económica de la tierra en las zonasafectadas.

Actividades de desminado En 2003, se destruyó untotal de 29,047 minas y municiones sin explotar y selimpiaron 641,867 metros cuadrados en Guatemala, Hon-duras, Nicaragua, Ecuador y Perú. Militares y expertostécnicos suministrados por la Junta Interamericana deDefensa y el Departamento de Estado de Estados Unidosdictaron cursos de capacitación para especialistas enremoción de minas y realizaron visitas de asistenciatécnica para fomentar la efectividad de las organizacionesencargadas del desminado humanitario en cada uno delos países beneficiarios. Se efectuaron relevamientostécnicos, demarcación de campos minados y operacionesde desminado en regiones de Centroamérica y de Perú y

111Sección II

Ecuador.

Educación para crear conciencia del riesgo de lasminas terrestres El objetivo es reducir, no sólo el riesgode muerte y de lesiones, fomentando un comportamientoseguro, sino también facilitar soluciones para elcomportamiento de alto riesgo que se observa en algunasde las comunidades afectadas. Esta campaña educativade concientización acerca del riesgo de las minasterrestres para la población civil fue fortalecida a travésde visitas a las comunidades, mensasjes en la radio ytelevisión nacionales, programas en las escuelas yfomento de la participación de las comunidades afectadas.En Guatemala, las campañas de prevención consistieronen visitas de equipos conjuntos de la Unión RevolucionariaNacional de Guatemala (URNG) y de bomberosvoluntarios. En 2003, la campaña abarcó a la poblaciónde 325 comunidades diferentes. En Nicaragua, se utilizómaterial didáctico sistematizado, aprobado por la ComisiónNacional de Desminado en campañas que en 2003abarcaron a más de 20,000 personas que viven en laszonas afectadas por las minas. En octubre de 2003, seinició una segunda campaña para llegar a otras 100comunidades antes de mediados de 2004. Además, seemprendieron campañas educativas sobre el riesgo delas minas en Ecuador y Perú.

Asistencia a las víctimas El Programa de atención alas víctimas de las minas y los artefactos explosivos habrindado asistencia a más de 590 víctimas desde sucreación en 1997, en Nicaragua. Desde esa fecha, elprograma ha atendido las necesidades específicas de lascomunidades afectadas brindando, a las víctimas carentesde recursos, transporte de sus comunidades a los centrosde rehabilitación, alojamiento, alimentación, prótesis,terapia y medicamentos. El Programa AICMA, encolaboración con el Instituto Nacional Tecnológico deNicaragua (INATEC), ha elaborado un programainnovador para la capacitación y el empleo en el país; ala fecha, se han beneficiado 106 sobrevivientes de lasminas terrestres. AICMA también ha elaborado una basede datos de víctimas de las minas en Ecuador y Perú. EnBogotá, se celebró un Seminario Regional de Asistenciaa las Víctimas, patrocinado por AICMA, la James Madi-son University y el Gobierno de Colombia, con el apoyofinanciero del Departamento de Estado de EstadosUnidos.

Destrucción de arsenales El Programa AICMA sigueapoyando la eliminación de los arsenales de minasantipersonal en los Estados miembros de la OEA. ElGobierno de Chile cumplió las obligaciones derivadas de

la Convención de Ottawa al dar término a su programadestinado a destruir 275,637 minas de sus arsenalesnacionales. El Gobierno de Argentina también concluyóla destrucción de 89.604 minas en 2003, con lo que ambasnaciones se suman a Ecuador, Honduras, Nicaragua yPerú como países libres de arsenales de minas en elhemisferio. El Gobierno de Colombia también inició unprograma de destrucción de unas 22,000 minasantipersonal que permanecían en sus arsenales, con laposibilidad de concluir el proceso en 2004. Estos esfuerzosfueron posibles merced a contribuciones del Gobiernodel Canadá.

Base de datos para la acción de desminado Se haestablecido la base de datos del Sistema de Gestión deInformación para Actividades relativas a las Minas paracada uno de los países beneficiarios, con la ayuda deAICMA y el apoyo técnico del Centro Internacional deGinebra para el Desminado Humanitario (GICHD). ElSistema de Gestión de Información para Actividadesrelativas a las Minas ha asumido un papel cada vez máspreponderante en cada uno de los programas con respectoal registro y rastreo de datos sobre víctimas de las minasterrestres, los campos minados y las zonas donde serealizan campañas de educación sobre el riesgo de lasminas.

Defensa de la prohibición de las minas terrestresEl programa AICMA siguió promoviendo el interésexpresado en resoluciones de la Asamblea General de laOEA de universalizar la Convención sobre la prohibicióndel uso, almacenamiento, producción y transferencia deminas antipersonal y sobre su destrucción (Convenciónde Ottawa). Aparte de la participación en la QuintaReunión de Estados Partes de la Convención de Ottawa,celebrada en Bangkok, Tailandia, el AICMA también haparticipado en las reuniones de los comités permanentesde la Convención. El programa AICMA, conjuntamentecon los Gobiernos de Canadá, Perú y Ecuador, hapatrocinado dos seminarios regionales. En 2003, secelebró en Lima, Perú, el seminario “Hacia un HemisferioLibre de Minas Antipersonal”; el segundo seminario secelebrará en Quito, Ecuador, en 2004.

En 2003, se recibió un total de US$ 7.2 millones encontribuciones para financiar los programas de AICMA.Desde 1992, el financiamiento de AICMA por un totalde US$37.1 millones ha sido posible merced a aportes deArgentina, Australia, Brasil, Canadá, Dinamarca, Francia,Alemania, Honduras, Italia, Japón, Países Bajos, Noruega,España, Suecia, el Reino Unido y Estados Unidos, asícomo de entidades, como las Naciones Unidas. Además,

112 Sección II

el programa recibió contribuciones en especie de EstadosUnidos, la Federación de Rusia y Corea del Sur, por untotal aproximado de US$ 4.5 millones, en el período 1992-2002.

La Junta Interamericana de Defensa (JID), con el apoyogeneroso de varios Estados miembros (Argentina, Bo-livia, Brasil, Colombia, El Salvador, Guatemala, Hondu-ras, Perú, Venezuela y Estados Unidos), brindaronasistencia en 2003 por un valor estimado de US$2.4millones. Desde 1992, el total de estas constribucionesse calcula en US$13.9 millones.

Finalmente, los Estados miembros, respaldados por elPrograma, siguen brindando recursos humanos ymateriales sustanciales, en base a su capacidad ynecesidades individuales.

La coordinación con otras entidades internacionales en2002 incluyó a las Naciones Unidas, sobre todo a travésdel Servicio de las Naciones Unidas de Actividadesrelativas a las Minas (UNMAS) y el Fondo de lasNaciones Unidas para la Infancia (UNICEF); el CentroInternacional de Ginebra para el Desminado Humanitarioy el Centro de Información sobre Actividadesrelacionadas con las Minas, de James Madison Univer-sity.

Reconstrucción de viviendas en Nicaragua – EtapaII

El 15 de agosto de 2000, se firmó una ampliación delacuerdo entre el Gobierno de Nicaragua y la SecretaríaGeneral de la Organización de los Estados Americanossobre el Apoyo al Programa de Construcción de Viviendaspor el período 15 de agosto de 2000- 31 de diciembre de2003. El objetivo es construir 1.500 viviendas einfraestructura social básica en el marco del programa“Autoconstrucción solidaria”, en beneficio de las familiasque perdieron sus hogares a raíz del huracán Mitch.

La ejecución presupuestaria del programa alcanzó un totalde US$4.800.000 a lo largo de tres años. Se cumplierontotalmente los objetivos del proyecto.

Plan de asistencia técnica para el Supremo TribunalElectoral de Guatemala –Plan de trabajo para laselecciones de 2003

Con miras a supervisar el proceso electoral de 2003 enGuatemala, la SG/OEA preparó, en el marco del Plan deAsistencia Técnica para el Supremo Tribunal Electoral

de Guatemala, un calendario de trabajo para las eleccionesgenerales de 2003.

Con apoyo vital del Reino de los Países Bajos, elOrganismo Noruego de Cooperación para el Desarrollo(NORAD), el Organismo Suizo para el Desarrollo y laCooperación (SDC), el Organismo Canadiense deDesarrollo Internacional (CIDA), el Organismo Suecopara la Cooperación Internacional y la Agencia de EstadosUnidos para el Desarrollo Internacional (USAID), se inicióla labor sobre el calendario de trabajo para las eleccionesde 2003.

El calendario prevé la creación de las condicionesadecuadas a efectos de que el Tribunal controle el procesoelectoral con mayor rigor, con personal capacitado y conlos instrumentos necesarios para la consecución de susobjetivos:

Educación cívica: con acento en los derechos y deberesde los ciudadanos con respecto a la participación de losguatemaltecos en el proceso político, subrayando el papelde la mujer, los jóvenes y la población indígena, así comoen los programas de capacitación para el personalpermanente y temporario del Supremo Tribunal Electoralde Guatemala.

Descentralización electoral: incluido el establecimientode rutas de acceso a los puestos de votación, la distribuciónde material electoral, el apoyo a las juntas electoralesdepartamentales y municipales, y todos los procesos yprocedimientos que deben establecerse para garantizaruna mayor eficiencia en el proceso de votación y en lapresentación de los resultados electorales.

Promoción de la democracia y participación activade la sociedad civil organizada: generandooportunidades y espacio para el establecimiento de gruposde observadores nacionales, que podrían ayudar a crearuna atmósfera de mayor seguridad y transparenciaelectorales, respaldados por el Supremo Tribunal Elec-toral y dotados de la independencia que necesitan lasorganizaciones no gubernamentales para cumplir su tarea.

Misiones de observación electoral

Las misiones de observación electoral son un ingredienteesencial para el fortalecimiento de la democracia y laprotección de los derechos humanos en las Américas,objetivos fundamentales de la Organización.

El Artículo 24 del Capítulo V de la Carta Democrática

113Sección II

Interamericana establece que “Las misiones deobservación electoral se llevarán a cabo por solicitud delEstado Miembro interesado. Con tal finalidad, el gobiernode dicho Estado y el Secretario General celebrarán unconvenio que determine el alcance y la cobertura de lamisión de observación electoral de que se trate. El EstadoMiembro deberá garantizar las condiciones de seguridad,libre acceso a la información y amplia cooperación conla misión de observación electoral.”

Los objetivos principales de las misiones electorales sonlos siguientes:

a. Supervisar el proceso electoral y a todos los actoresprincipales para garantizar que respeten las normaselectorales vigentes. Con tal fin, la misión se reúne conrepresentantes de los distintos órganos gubernamentales,como los miembros del Tribunal Electoral y de lostribunales electorales provinciales, los miembros de lasfuerzas armadas y de la policía, los candidatos de lospartidos políticos que participan en las elecciones y loslíderes de las organizaciones no gubernamentales queparticipan en las elecciones.

b. Estar a disposición de los actores, a fin de ayudar agarantizar la observancia y el uso de los procedimientosestablecidos en la legislación interna para resolver losconflictos.

c. Contribuir, con la presencia y la labor de la misión, acrear una atmósfera de confianza pública y apoyo yestímulo a la participación ciudadana. Con ello en mente,la misión divulga comunicados de prensa y otorgaentrevistas a los medios de comunicaciones.

d. Mejorar el proceso electoral, formulando sugerenciasy recomendaciones.De acuerdo con las resoluciones AG/RES. 991 (XIX-O/89) y CP/RES. 572 (882/91), el financiamiento de lasmisiones de observación electoral debe provenir de fuentesexternas. De esta manera, toda vez que la OEA recibeun pedido de organización de una misión de observaciónelectoral, la UPD tiene que reunir los fondos necesarios.En 1999, la resolución AG/RES. 1637 (XXIX-O/99)estableció un fondo específico permanente para financiarlas actividades relacionadas con las misiones deobservación electoral de la OEA, que en esencia se utilizapara realizar misiones exploratorias preelectorales.

Misiones de observación electoral realizadas en 2003

• Misión de observación electoral a Guatemala Lamisión observó las elecciones generales del 9 de noviembrede 2003. Fue financiada por los gobiernos de EstadosUnidos, Reino Unido, Japón, Noruega, Suiza y PaísesBajos.

• Misión de observación electoral a Granada Lamisión observó las elecciones generales del 27 denoviembre de 2003. La misión fue financiada por losgobiernos de Brasil y Estados Unidos.

• Misión de observación electoral a la ArgentinaLa misión observó las elecciones presidenciales de laRepública Argentina, el 27 de abril de 2003, y laselecciones generales de la Provincia de Santa Fe, el 7 deseptiembre de 2003. Fue financiada por el Gobierno dela República Argentina y la Provincia de Santa Fe.

Valores democráticos y gestión política

A mediados de 1998, la UPD diseñó un proyecto pilotodestinado a fortalecer los partidos políticos de Guate-mala. El proyecto fue ejecutado en dos años con fondosde la Fundación Soros de Guatemala, y consistió en laorganización y el dictado de una serie de cursos paradirigentes de partidos políticos y comités cívicos de losdepartamentos y municipios.

A fines de 1999, la OEA amplió el alcance del programa,transformándolo en un instrumento de apoyo general alos partidos y organizaciones políticas de Guatemala. Estatransformación comportó, entre otras cosas, el diseño deun programa que preveía el establecimiento de foros paraencuentros y diálogo interpartidarios, el fortalecimientoinstitucional de las organizaciones políticas y la laborpreparatoria para establecer en el futuro un órganonacional responsable de la educación sistemática ypermanente de los protagonistas políticos.

Se diseñó un calendario de ejecución para un período decuatro años, de manera de coincidir con las etapaspreelectoral, interlectoral y poselectoral del calendariode elecciones de Guatemala. El proyecto tiene, en loscuatro años, el apoyo del Gobierno de Noruega (por lavía del Organismo Noruego de Desarrollo, NORAD), elGobierno de Dinamarca (a través del programa dederechos humanos de ese país, PRODECA) y del Reinode los Países Bajos (a través del Ministerio de Desarrolloy Cooperación).

114 Sección II

Programa de Cooperación Técnica de Nicaragua -Etapa II

Tras la conclusión del programa de cooperación técnicapara la paz y la reinserción de Nicaragia (Etapa 1), y alos efectos de dar seguimiento a las actividades iniciadasen su contexto, el 5 de julio de 2001, la SG/OEA y elGobierno de Suecia firmaron un acuerdo para iniciar laEtapa II del programa. El proyecto concluirá el 31 dediciembre de 2003 y la contribución total será de unosUS$2,300,000.

Los objetivos principales son los siguientes: la participacióndemocrática, con apoyo a vínculos más estrechos entrelos gobiernos municipales y la población local, sobre todoen las zonas rurales. La reducción de la extrema pobreza,promoviendo la educación y la salud; la reducción de laimpunidad; el impulso a la justicia y el fortalecimiento delos mecanismos existentes para la solución decontroversias.

Programa de apoyo al sistema electoral de Hondu-ras

El 3 de diciembre de 2003, se firmó un acuerdo entre elGobierno de Suecia y la Secretaría General de laOrganización de los Estados Americanos para el apoyoal Programa de reformas electorales y políticas en Hon-duras durante el período diciembre de 2003- diciembrede 2005. El presupuesto que se ejecutará para eseproyecto asciende a un total de 7,400,000 de coronassuecas (unos US$931,900).

El objetivo principal del programa es actuar en laimplementación de dos proyectos, “Actualización delregistro electoral nacional” e “Inscripción de datos en elregistro nacional de la población”. Los objetivos delprograma consisten en modernizar y perfeccionar lainscripción civil y el registro electoral como medio dehacer más transparente y fiable el proceso electoral.

SECCIÓN III


AGENCIA INTERAMERICANA PARALA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO Y


Contenido Pág.

Capítulo 1 Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo 5

Capítulo 2 Fundación para las Américas 31

EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA OEA

2 Sección III

3Sección III

SECCIÓN IIIESTADOS FINANCIEROS DE LA AGENCIA INTERAMERICANA

PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLOCON EL INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES

RESPONSABILIDAD POR LOS ESTADOS FINANCIEROS

La Agencia Interamericana para la Cooperación y elDesarrollo (AICD) ha preparado los estados financierosadjuntos y es responsable de la integridad de la informaciónfinanciera incluida en ellos. Los estados han sidopreparados de conformidad con las prácticas contablesestablecidas en el Reglamento Presupuestario yFinanciero de la Organización de los Estados Americanos,que incluye las disposiciones financieras de las NormasGenerales para el funcionamiento de la Secretaría Gen-eral y otras disposiciones aprobadas por la AsambleaGeneral. Las prácticas contables utilizadas por la AICDdifieren en ciertos aspectos de los principios decontabilidad generalmente aceptados en los EstadosUnidos aplicados a la presentación de estados financieros.En la Nota 2 a los estados financieros adjuntos se presentauna descripción de las diferencias más significativas conrespecto a los principios de contabilidad generalmenteaceptados en los Estados Unidos. El sistema de controlinterno de la AICD incluye un programa de auditoríainterna que asegura la aplicación de métodos yprocedimientos operativos apropiados para ejecutar losplanes, las normas y las directrices de la AICD.

Por otra parte, la Junta de Auditores Externos, integradapor tres miembros elegidos por la Asamblea General, estáautorizada para auditar todas las cuentas, fondos yoperaciones de la AICD. La Junta de Auditores Externosha contratado los servicios de la firma de auditoresindependientes Ernst & Young LLP con el fin de queaudite los estados financieros. Sus dictámenes sobre losestados financieros se basan en procedimientos deauditoría que incluyen una revisión de la estructura decontrol interno y pruebas selectivas de transacciones yregistros. Estos procedimientos de auditoría tienen porobjeto proporcionar un nivel de certeza razonable acercade que los estados financieros representan la situaciónfinanciera en todos los aspectos significativos. La Juntatiene reuniones periódicas con los auditoresindependientes, los funcionarios de la AICD y los auditoresinternos a fin de revisar y evaluar las actividades yresponsabilidades relacionadas con la contabilidad, laauditoria y los informes financieros. La Junta deAuditores Externos, los auditores independientes y losauditores internos tienen acceso ilimitado a todos losregistros que lleva la AICD.

4 Sección III

5Sección III

SECCIÓN IIICAPÍTULO 1


AGENCIA INTERAMERICANA PARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO

6 Sección III

7Sección III






Junta de Auditores Externos Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo

Hemos examinado el estado financiero adjunto de activos, pasivos y saldo del fondo de los fondos de la Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo (la Agencia), una entidad del la Organización de los Estados Americanos, al 31 de diciembre de 2003, y el estado de cambios en el saldo del fondo relacionado al mismo, por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Agencia. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos y con los requisitos de auditoría externa del Capítulo IX de las Normas Generales de la Organización de los Estados Americanos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

Como se menciona en la Nota 2, la Agencia elabora sus estados financieros con base en los principios de contabilidad establecidos por las Reglas Presupuestarias y Financieras (que incluyen las Normas Generales relativas a cuestiones financieras aplicables adoptadas por la Asamblea General de la Organización de los Estados Americanos), que es una base de contabilidad integral diferente a los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.

En nuestra opinión, los estados financieros de 2003 antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los activos, pasivos y saldos de los fondos de la Agencia al 31 de diciembre de 2003, y los cambios en los saldos de los fondos, por el año terminado en esa fecha, de conformidad con las bases contables descritas en la Nota 2.

El propósito principal de nuestra auditoría es expresar una opinión sobre los estados financieros básicos de 2003 de la Agencia, enumerados en el primer párrafo del presente dictamen, tomados en conjunto. La información que se presenta en los Anexos Complementarios 1 a 2, que se adjuntan, se presenta con el propósito de llevar a cabo análisis adicionales y no es una parte obligatoria de los estados financieros básicos. Los procedimientos aplicados en la auditoría de estados financieros básicos han sido aplicados a dicha información y, en nuestra opinión, la información se presenta razonablemente, en todos los aspectos importantes, con relación a los estados financieros básicos antes mencionados, tomados en conjunto.


8 Sección III

9Sección III

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11Sección III

AGENCIA INTERAMERICANAPARA LA COOPERACIÓN Y EL DESARROLLO

NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS31 DE DICIEMBRE DE 2003

1ORGANIZACIÓN Y ESTADOS FINANCIEROSLa Agencia Interamericana para la Cooperación y elDesarrollo (AICD) fue establecida por Resolución AG/RES. 3 (XXVI-E/99) de la Asamblea General ennoviembre de 1999 con el fin de promover, coordinar,administrar y facilitar la planificación y ejecución deprogramas, proyectos y actividades de asistencia técnicadentro del ámbito establecido en la Carta de laOrganización de los Estados Americanos (OEA) y dentrodel marco del Plan Estratégico de Cooperación Solidariadel Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral(CIDI). Mediante la Orden Ejecutiva 03-01, con fechade entrada en vigor el 25 de junio de 2003, se reorganizala estructura de la AICD, que está compuesta por laoficina del Director General y los siguientes cuatrodepartamentos: Desarrollo de Políticas de Cooperación,Desarrollo de Programas, Becas y Capacitación, eInformación y Tecnología para el Desarrollo Humano.

El 26 de junio de 2001, entró en vigencia la OrdenEjecutiva 01-5, mediante la cual se creó la Oficina de laComisión InterAmericana de Puertos (OCIP) como partede la Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral. Elcontrol de los fondos de OCIP en la AICD comienza el1º de enero de 2002 con la transferencia de US$348,000de la Secretaría General de la OEA a la AICD. El totalde contribuciones y gastos correspondientes al año fiscal2003 fue de US$314,125 y US$307,183, respectivamente.

Para asegurar el cumplimiento de las limitaciones yrestricciones impuestas sobre el uso de los recursosdisponibles de la AICD, las cuentas se mantienen deconformidad con los principios de contabilidad aplicablesa los fondos. Cada fondo se administra como una entidadindependiente. En los estados financieros que se adjuntan,los fondos administrados por la AICD están agrupadosen las siguientes categorías de acuerdo con su propósitoy fuente de financiamiento:

Fondo de operaciones: financiado por transferenciasprovenientes del Fondo Regular de la OEA y porcontribuciones para apoyo administrativo, comisiones e

intereses provenientes de algunos Fondos Específicos.El objetivo de este Fondo es prestar los serviciosgenerales que la AICD requiere, así como proporcionarsupervisión técnica y apoyo administrativo a losprogramas de la AICD.

Fondo especial multilateral del ConsejoInteramericano para el Desarrollo Integral(FEMCIDI): financiado principalmente por lascontribuciones voluntarias de los Estados miembros enapoyo a los programas auspiciados por el Consejo yaprobados por la Asamblea General. El FEMCIDIfinancia programas de cooperación multilateral y nacional,proyectos y actividades del CIDI. El FEMCIDI estáconformado por una cuenta de Desarrollo Integral y porlas siguientes cuentas sectoriales:

• Diversificación e Integración Económica, LibreComercio y Acceso al Mercado

• Desarrollo Social y Creación de Empleo Productivo• Educación• Cultura• Desarrollo Científico e Intercambio y Transferencia de Tecnología• Fortalecimiento de las Instituciones Democráticas• Desarrollo Sostenible y Medio Ambiente• Desarrollo Sostenible del Turismo

Fondos específicos: conformados por donaciones olegados destinados a solventar actividades especificadaspor el donante o testador y por otras contribuciones deentidades nacionales o internacionales, públicas oprivadas, las que se destinan a la realización ofortalecimiento de actividades específicas o programasde la AICD. Estos fondos son asignados a finesespecíficos y su uso queda restringido al destino asignadopor la Asamblea General o la AICD. Este Fondo tambiénincluye los activos y pasivos, así como los ingresos ygastos al 31 de diciembre de 2003, de las siguientesorganizaciones:

12 Sección III

• Fondo Principal para Programas de Becas y Capacitación de la OEA.• Fondo para la Implementación de los Mandatos de la Cumbre de las Américas.

Ver nota 8 para mayores detalles acerca de lasorganizaciones arriba mencionadas.

Proyectos especiales: son proyectos financiados condonaciones y solicitudes cuya finalidad es realizaractividades especificadas por los donantes. Los saldosque se presentan en la columna “Proyectos Especiales”consignan fondos que la AICD administra, a través delas Oficinas de la Secretaría General en los Estadosmiembros, y que están destinados a proyectos o iniciativasejecutadas en los países donde se desembolsan dichosfondos.

Fundación para las Américas (en adelante, laFundación); la Fundación para las Américas fue creadaen 1997 y se constituyó como entidad sin fines de lucroen el Distrito de Columbia. Se ocupa de ayudar a la OEAy a la AICD, en carácter de entidad de enlace, a expandirla cooperación hemisférica y mejorar el desarrolloeconómico, proporcionando un canal para el envío deinformación, servicios, materiales y fondos. En el año2003, la Fundación recibió contribuciones en especie —transferencias de activos distintos de efectivo—, incluidosservicios y bienes donados por varias organizaciones enapoyo de sus objetivos administrativos y programáticos.Estas contribuciones en especie fueron registradas alvalor estimado por la AICD por los servicios y artículosrecibidos.

Los Estados de Activos, Pasivos y Saldo y los Estadosde Variaciones en los saldos del Fondo de operaciones,del FEMCIDI, de los Fondos específicos, de losProyectos especiales y de la Fundación se reflejan enlos Cuadros 1 y 2 sobre una base combinada.

El Subfondo de operaciones no asignado incluido en elCuadro 1 es la cuenta a la cual se acredita todo el ingresode los fondos, incluidos los subsidios recibidos de la OEAy las contribuciones de donantes voluntarios. Es tambiénla cuenta a la cual se imputan las obligaciones y losgastos, con excepción de los montos asignados al Fondode reserva del FEMCIDI.

El Fondo de reserva del FEMCIDI es un fondo destinadoa solventar las actividades imprevistas que podríanpresentarse en el transcurso del año. El monto del Fondo

de reserva representa el 3 % de la recaudación dedonaciones que recibe el FEMCIDI.

Durante el año 2003, la AICD cumplió sus funcionesfinancieras y contables utilizando dos unidades operativasdentro de las aplicaciones financieras de OASES. Al 31de diciembre de 2003, la AICD suspendió esta practicay se integró por completo a la Unidad Operativa de laSecretaria General.

La AICD mantiene un acuerdo con la Secretaría deAdministración para la prestación de ciertos servicioscontables y financieros. Específicamente, los serviciosconsisten en lo siguiente: (1) mantener las cuentas de laAgencia en OASES; (2) custodiar el efectivo de laAgencia; (3) mantener los controles internos existentese implementar nuevos; (4) crear y aprobar órdenes decompra; (5) procesar facturas; (6) administrar la cuentabancaria de la AICD; (7) procesar los desembolsos defondos; (8) registrar las transacciones en los libros; y (9)procesar la nómina. Dentro del alcance de este acuerdo,la Secretaría de Administración se ocupa de losprocedimientos, procesos y la revisión técnica de losfondos, mientras que la AICD retiene la responsabilidaddel control y manejo de los fondos que le han sidoencomendados.


Los estados financieros adjuntos han sido preparados deconformidad con el Reglamento Presupuestario yFinanciero de la OEA (Reglamento). El Reglamentoproporciona la base de los principios de contabilidad quese aplican en la preparación de los estados financieros.El Reglamento fue adoptado con el fin de cumplir conlos requisitos en materia presupuestaria y con otrasdisposiciones de la OEA y, en tal carácter, da lugar aprincipios de contabilidad y de presentación de estadosfinancieros que varían, en ciertos aspectos importantes,respecto de los principios de contabilidad generalmenteaceptados en los Estados Unidos de América. Lo mássignificativo con respecto a los principios de contabilidadgeneralmente aceptados en los Estados Unidos son lassiguientes:

A. La AICD considera poco práctico evaluar la cobranzade ofrecimientos voluntarios pendientes; por lo tanto, enlos estados financieros se incluyen los ofrecimientos alos diversos fondos sólo en la medida en que hayan sidorecibidas. Las contribuciones para fines específicosprovenientes de los Estados miembros y otras partes

13Sección III

7. Contribuciones

interesadas se contabilizan en el momento en que serecaudan.

B. Las obligaciones por liquidar de ciertos fondosrepresentan compromisos de desembolso de fondos parala adquisición de bienes y servicios en ejercicios futuros.Dichos montos representan pasivos con terceros altérmino de los respectivos ejercicios, que habrán de serdesembolsados en el siguiente año o a la finalizacióndel programa o actividad.

C. La Asamblea General de la OEA aprueba elPrograma con el presupuesto consolidado. En elpresupuesto consolidado, se consigna que el FondoRegular incluye y financia los montos de lasapropiaciones destinadas a sufragar todos los costos delpersonal (de carrera) de la AICD aprobados. Existentambién otros gastos administrativos que benefician atodos los fondos y que se incluyen en el Fondo Regularde la OEA, puesto que dicho Fondo es el que los financia.Una parte de la asignación de la AICD fue retenida parala ejecución de estos costos por parte de la SecretaríaGeneral.

En lugar de distribuir estos costos administrativos entrelos diversos fondos sobre la base de los serviciosprestados, la Asamblea General ha decidido que los otrosfondos paguen una contribución al Fondo Regular de laOEA en concepto de apoyo técnico y administrativo. Elmonto de esta contribución no necesariamente guardarelación directa con el costo real de los servicios prestadosa los fondos durante el período en cuestión.

D. Ciertas actividades de los fondos administrados porla OEA reciben contribuciones de los Estados miembrosy terceros interesados en forma de uso de instalacionesy servicios. Con excepción de las contribuciones enespecie dadas a la Fundación para las Américas, losestados financieros que se adjuntan no registran ningúnmonto relacionado con el uso de dichas instalaciones yservicios, ya que la AICD no cuenta con un procedimientoobjetivo que permita valuar dichas contribuciones.

E. No se presenta el estado de flujo de caja conforme alos principios de contabilidad generalmente aceptadosde los Estados Unidos.

F. Las contribuciones al FEMCIDI recibidas en un añofiscal se desembolsan durante el año siguiente. Losingresos se consignan en el año en que se reciben y seacreditan a las cuentas sectoriales del FEMCIDI según

lo hayan indicado los países contribuyentes hasta que seproceda a la ejecución del proyecto durante el períodofiscal siguiente. Esta política refleja las disposicionescontenidas en el Artículo 17 del Estatuto del FEMCIDI.

La Administración no ha cuantificado el impacto de estasdiferencias en los estados financieros.

3 USO DE ESTIMACIONES

La preparación de estados financieros obliga a laadministración a efectuar estimaciones y adoptar hipótesisque afectan los montos reflejados en los estadosfinancieros y las notas adjuntas. Los resultados realespueden diferir de esas estimaciones.

4DEPÓSITOS EN CUSTODIA EN EL FONDODE TESORERÍA DE LA OEA

Todo el efectivo que se encuentre disponible en dólaresestadounidenses para llevar a cabo las actividades delos diversos fondos de la OEA está consolidado en elFondo de Tesorería. Cada Fondo administrado por laSecretaría General mantiene depósitos iguales al saldoen efectivo disponible en los mismos. La SecretaríaGeneral administra el Fondo de Tesorería e invierte lascantidades que no se requieren de inmediato parasolventar operaciones.

De conformidad con un acuerdo interno entre laSecretaría de Administración y la AICD, con fecha 1ºde enero de 2003, el interés generado por fondosespecíficos y/o fondos de la Fundación fue utilizado paracubrir los costos administrativos de la Secretaría deAdministración resultantes de la prestación de ciertosservicios financieros a la AICD, según lo descripto en elpunto 1. Además, al 31 de diciembre de 2003, la AICDmantenía depósitos por US$1,324,137 en cuentas debanco en el exterior, destinados a los tres ProyectosEspeciales.

5MONEDA EXTRANJERA

Ciertas transacciones de ingresos y gastos durante elaño 2003 se efectuaron en monedas distintas del dólarestadounidense. Dichas transacciones han sidoconvertidas a dólares de los Estados Unidos utilizando eltipo de cambio vigente al momento de tales transacciones.Los activos de los Proyectos Especiales son convertidosa dólares de los Estados Unidos según el tipo de cambiovigente en la fecha de cada transacción. Las ganancias

14 Sección III

o pérdidas por transacciones en moneda extranjera parael año 2003 no fueron sustanciales.

6EQUIPO

El equipo adquirido se limita a compras efectuadasdirectamente por la AICD para el cumplimiento de susfunciones. Para el Fondo de Operaciones, el equipoadquirido se consigna al valor de costo y su depreciaciónse calcula utilizando el método de amortización linealsobre la base de la vida útil estimada en los registroscontables. La composición de los activos fijos del Fondode Operaciones al 31 de diciembre de 2003 fue lasiguiente:

En cuanto al equipo financiado por los proyectos ypropiedad de los mismos, el costo y la descripción seregistran en las cuentas de orden. Al 31 de diciembrede 2003, se encuentra bajo la custodia de la AICD untotal no depreciado de US$219,369 en concepto de activosde proyectos.

7CONCESIONES

Las concesiones otorgadas a la AICD podrían estarsujetas a auditorías del donante de conformidad con lo

Base de Depreciación 2003

Computadoras y Equipo - 5 años $29,721 Menos: Depreciación Acumulada (17,163) Valor Neto en Libros al 31 de diciembre $12,558

descripto en los respectivos acuerdos. La Administraciónconsidera que este aspecto está en concordancia conlos requerimientos del donante.

8TRANSFERENCIAS

De acuerdo a la Resolución del Consejo PermanenteCP/RES 831 (1342/02), de fecha 6 de noviembre de 2002,la AICD está incluyendo, como parte de lostransferencias recibidas para Fondos Específicos, $9millones adicionales que corresponden al Fondo Principalpara Programas de Becas y Capacitación de la OEA yFondo para la Implementación de los Mandatos de laCumbre de las Américas.

9ALQUILERES

La AICD no posee ni arrienda ninguna instalación. Enlugar de ello, la Secretaría General de la OEA imputa ala AICD un cargo por el espacio de oficina que ocupa enel edificio de la OEA. En el año 2003, el costo total delpresupuesto asignado a la AICD que retuvo la OEA paraeste propósito fue de US$208,000.

10CONTRIBUCIONES

Las contribuciones a los Fondos Específicos, ProyectosEspeciales, FEMCIDI y la Fundación para las Américasdurante el año finalizado el 31 de diciembre de 2003 sereflejan en el cuadro siguiente:

15Sección III

10CONTRIBUCIONES

Donante FEMCIDI Fondos EspecíficosProyectos Especiales Fundación

Estados Miembros:Antigua y Barbuda 6,988$ -$ -$ -$ Argentina 49,010 131,034 - - Bahamas 13,100 - - - Barbados 16,400 6,089 - - Belice 7,800 - - - Bolivia 29,100 - - - Brasil 268,343 30,950 - - Canadá 1,333,847 586,639 - - Chile 110,000 5,980 - - Colombia - - - - Costa Rica 32,900 5,980 - - Dominica 5,100 - - - Ecuador 16,678 6,018 - - El Salvador 32,100 71,752 992,849 - Estados Unidos 5,100,000 408,000 - 1,105,112 Grenada 6,000 7,990 - - Guatemala 25,012 439,069 601,524 - Guyana 5,100 6,077 - - Haití 15,000 6,000 - - Honduras 16,434 106,104 56,498 - Jamaica 39,800 6,000 - - México 749,915 247,285 - - Nicaragua 18,000 6,000 - - Panama 42,950 11,572,259 - - Paraguay 18,979 - - - Perú 85,200 17,940 - - República Dominicana - 6,000 - - San Kitts & Nevis 5,100 4,025 - - Santa Lucia 7,600 6,000 - - San Vicente y las Grenadinas 5,100 5,980 - - Suriname 8,500 12,025 - - Trinidad & Tobago 31,200 - - - Uruguay 6,894 5,985 - - Venezuela 47,904 6,928 - - Total 8,156,054$ 13,714,109$ 1,650,871$ 1,105,112$

Estados No Miembros y Otros:

Altria Servicios Corporativos -$ -$ -$ 20,000$

Banco Inter-Americano de Desarrollo (BID) - 155,294 - - CAC Farmacéuticos 55,000 Chemonics Farmacéuticos - - - 38,000 Corporacion Andina de Fomento - 75,000 - - Daimler Chrysler - - - 60,000 España - 35,412 - Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey - 45,000 - - International Development Research Cent. - 47,527 - - Mastercard - - - 30,000 Merck - - - 50,000 Microsoft - - - 110,500 Naciones Unidas - 21,219 - Siemens - - - 35,000 Stewart Internacional - 100,000 - United Parcel Service - - - 100,000 Fondo para Jovenes Empresarios de las Americas 47,400 Otros - 256,868 - 46,645

TOTAL 8,156,054$ 14,497,829$ 1,650,871$ 1,650,257$

16 Sección III

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20 Sección III

21Sección III





26 de febrero de 2004

Junta de Auditores Externos Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo 1889 F Street NW Washington, DC 20006

Estimadas señoras y señores:

Hemos aplicado los procedimientos que enumeramos más adelante, que fueron acordados por la Asamblea General y la administración, únicamente para asistirlos a ustedes con respecto al cumplimiento de las Normas Generales de la Organización de los Estados Americanos (OEA) en 2003. Este compromiso de aplicar los procedimientos convenidos fue descargado de conformidad con normas establecidas por el American Institute of Certified Public

Accountants. La suficiencia de los procedimientos es sólo responsabilidad de los usuarios especificados del informe. En consecuencia, no formulamos representación alguna respecto de la suficiencia de los procedimientos descritos, sea con el fin para el cual se solicitó el informe o con otro fin. Los procedimientos aplicados y sus resultados se han desglosado entre gastos del director y gastos generales. Los resultados son los siguientes:

1. Gastos del Director

En el caso de los gastos del director, la población consistió en todos los gastos del director durante 2003. Usando la orientación de la empresa, determinamos que el alcance de nuestro muestreo sería de 25 gastos basados en un 80% de confiabilidad, 0% de tasa de error y 10% de tasa de error tolerable. Las 25 unidades de muestreo (es decir, los gastos) fueron seleccionadas usando un generador numérico aleatorio.

En las muestras descritas, examinamos el cumplimiento de las Normas Generales (en adelante, “NG”) en cuatro áreas. Las cuatro áreas son las siguientes:

1. Honorarios


3. Personal (nivel de Director)

4. Viajes





Honorarios

Sometimos las muestras seleccionadas a pruebas para asegurar que no se habían brindado servicios a ninguna entidad gubernamental ni se habían aceptado obsequios, premios u honores de ninguna entidad gubernamental, sin la aprobación del Secretario General. No se observaron excepciones.


Sometimos las muestras seleccionadas a pruebas para asegurar que no se gastan asignaciones para hospitalidad o representación para atender a funcionarios de la Secretaría General, a menos que el Secretario General lo indique en aras del interés de la entidad y previa la documentación pertinente. No se observaron excepciones.

Personal (nivel de Director)

En el caso de las muestras seleccionadas, sometimos a prueba los gastos relacionados con los directores para asegurar que el personal de nivel de dirección:

1) Tiene una declaración vigente sobre conflicto de intereses

2) Cuenta con la debida aprobación para firmar cheques (si corresponde)

3) No se considera ni figura como miembro del servicio de carrera

4) Si sus servicios terminaron en 2003, que se notificó debidamente al director, según la definición del Capítulo III, Artículo 21 de las NG

5) Cuenta con declaraciones actuales de su patrimonio personal al momento de la contratación

6) Cuenta con declaraciones juradas de sus asociaciones personales y una declaración de acreedores


• La ficha de personal de una persona no incluía una declaración patrimonial.




Viajes

En el caso de las muestras seleccionadas, sometimos a prueba los gastos de viaje para asegurar lo siguiente:

1) Los viajes se aprueban por adelantado y por escrito

2) Los supervisores efectúan un informe trimestral de los viajes oficiales que incluya todos los viajes realizados en el trimestre anterior antes de concluir el informe trimestral

3) Los funcionarios de mayor nivel preparan un plan de viajes oficiales trimestral que es aprobado por el Secretario General con un mes de anticipación

4) Los pedidos de reembolso de gastos de viaje exigen aprobación por el supervisor dentro de los 15 días a partir del regreso del viaje


• Nuestras pruebas indicaron que los planes de viajes oficiales trimestrales para autorizar los viajes que anticipación no se preparaban de acuerdo con el Memorando Administrativo (AM) 79 A.3. Se distribuyó un memorando el 20 de julio de 2001, instruyendo a todos los directores de departamento que autorizaran sus propios viajes, no teniendo que preparar los planes de viajes oficiales trimestrales. Este memorandum provino de la Oficina del Secretario General. Aunque este memorandum no es una norma general, se observó que, según la norma general 2.12.F, el Secretario General tiene autoridad para impartir disposiciones administrativas, según sea necesario. Actualmente, la OEA está en vías de revisar las normas generales para efectuar el cambio señalado.

• Observamos nueve instancias de incumplimiento con la aprobación de los pedidos de reembolso de los gastos de viaje.

• Observamos que no había documentación de que veintiun personas presentaran sus informes trimestrales de viajes oficiales detallando los viajes efectuados en el trimestre anterior.




2. Gastos generales

En el caso de los gastos generales, la población consistía en todos los gastos de 2003 (no incluidos los gastos de director). Usando la orientación de la empresa, determinamos que nuestra muestra debía ser de 25 gastos, basada en un porcentaje de confiabilidad del 80%, 0% de tasa de error y 10% de tasa de error tolerable. Las 25 unidades de muestreo (es decir, los gastos) fueron seleccionadas usando un generador numérico aleatorio.

En el caso de la muestra descrita, procuramos determinar el cumplimiento de las Normas Generales (NG) en las ocho áreas generales siguientes:

1) Activos fijos

2) Subsidios o donaciones

3) Honorarios

4) Asignaciones para hospitalidad y representación

5) Obligaciones

6) Contratos por resultado (incluidos los contratos de servicios personales)

7) Contratos de compras

8) Viajes


Activos fijos

En los rubros de la muestra, probamos los gastos relacionados con los activos fijos para asegurar lo siguiente:

1) Las compras fueron debidamente aprobadas por los funcionarios correspondientes, con autorización para el gasto presupuestario

2) Todos los costos relacionados con la adquisición de bienes son considerados a efectos de la capitalización

3) todos los gastos superiores a US $500 son capitalizados




4) los bienes se deprecian sobre la base del método lineal

5) se colocan etiquetas prenumeradas a los activos fijos al recibo de estos, llevándose los registros adecuados

6) se efectúan inventarios a intervalos periódicos

7) se prepara la contabilidad de los activos fijos a intervalos regulares


Subsidios o donaciones

Sometimos a prueba los subsidios o donaciones para asegurar lo siguiente:

1) las donaciones son debidamente aprobadas

2) las donaciones relacionadas con el equipo inventariado cuentan con un Memorando de Certificación debidamente aprobado


Honorarios

En el caso de los rubros de la muestra seleccionados, efectuamos pruebas para asegurar que no se prestaron servicios a ninguna entidad gubernamental, ni se aceptaron obsequios, premios u honores de ninguna entidad gubernamental sin la aprobación del Secretario General. No se detectaron excepciones.


En el caso de los rubros de la muestra seleccionados, efectuamos pruebas para asegurar que las asignaciones destinadas a hospitalidad y representación no se destinan a atender a funcionarios de la Secretaría General, a menos que el Secretario General lo indique, en aras del interés de la entidad y previa la debida documentación. No se detectaron excepciones.




Obligaciones

En la muestra seleccionada, efectuamos pruebas de las obligaciones para asegurar que:

1) se llevan y archivan registros de las obligaciones

2) se obtiene el debido apoyo del Departamento de Servicios Financieros antes de efectuar los desembolsos

3) que, trimestralmente, cada dependencia de la Secretaría General presenta al Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo un informe indicando el estado de las obligaciones que no hayan sido totalmente gastadas dentro de los 80 días a partir de contraídas

4) existen apropiaciones para atender las obligaciones incurridas en el ejercicio

5) todas las obligaciones son registradas en el sistema contable

6) todas las obligaciones deben tener una fecha de comienzo y una fecha de terminación

7) las obligaciones durante el ejercicio no superan el ingreso estimado de las cuotas y otros ingresos, a menos estén debidamente aprobadas, por nivel de fondo

8) las obligaciones deben basarse en compromisos firmes cuando son aprobadas y deben ser jurídicamente vinculantes


• Dependencias de la Secretaría General no están presentando un informe trimestral que indique el estado de las obligaciones. El Departamento de Análisis Administrativo, Planificación y Servicios de Apoyo presenta en su lugar un informe a las dependencias pidiendo un informe sobre el estado de las obligaciones que no han registrado actividad en 90 días. Como esto no sigue las NG, sino “la intención”, este proceso debe ser corregido y es preciso actualizar las NG para evitar una posible confusión.




Contratos por resultado

Para los rubros de la muestra seleccionados, sometidos a prueba los gastos relacionados con los contratos por resultado para asegurar lo siguiente:

1) Los contratos por resultado son aprobados por el debido nivel de autoridad

2) No se compromete, firma ni ejecuta contrato por resultado alguno a menos que estén disponibles y asignados al contratos todos los fondos necesarios

3) Los contratos de más de US$50.000 son aprobados por el Director de Servicios Jurídicos

4) Los contratos por resultado del Fondo Especial Multilateral del Consejo Interamericano de Desarrollo Integral (FEMCIDI) no superarán un período de un año y para el fondo específico, no excederán de un período de tres años

5) Dentro de los 30 días a partir de la firma del contrato, se enviará una copia ejecutada del contrato al Jefe de la Oficina de Servicios de Gestión de Compras (OPMS)

6) Los contratos de más de US$20.000 deben ir acompañados de la documentación y los estados financieros requeridos

7) Los contratos por resultado de más de US$70.000 financiados por el fondo específico, el fondo operativo o FEMCIDI requieren licitación competitiva

8) Se efectuará el pago contra la factura del contratista y previa autorización del funcionario competente que indique que los servicios se brindaron a satisfacción

9) Al terminar el contrato, la certificación para el pago final debe ir acompañada de una evaluación del servicio y de la firma del funcionario que autoriza el contrato


• Observamos que durante 2003, las copias de los contratos ejecutados se mantenían a nivel de departamento. La Oficina de Servicios de Gestión de Compras indicó, además, falta de comprensión y de capacitación general en torno a esta sección de las NG.




Contratos de compra


1) Los contratos de compra deben ser aprobados a nivel de director o superior

2) Los contratos de compra de más de US$30.000 exigen aprobación del Comité de otorgamiento de contratos

3) Las obras de más de US$50.000 y otros contratos de compras por más de US$75.000 serán examinados por el Departamento de Servicios Jurídicos

4) Los contratos de construcción de más de US$250.000 requieren caución del contratista

5) Los contratos de compra de más de US$999 requieren cotización de tres proveedores

6) No se pueden concertar contratos de compra con entidades que no sean de los Estados miembros

7) Los contratos de compra de más de US$10.000 requieren fundamentación por escrito


Viajes


1) Los viajes son aprobados con antelación y por escrito

2) Los altos funcionarios preparan un plan de viajes oficiales aprobado por el Secretario General con una antelación de un mes

3) Los supervisores preparan un informe trimestral de viajes oficiales con todos los viajes efectuados durante los tres meses anteriores a la preparación del informe trimestral

4) Los adelantos para viajes exigen aprobación y documentos de respaldo (por ejemplo, el itinerario)




5) Los pedidos de reembolso de gastos de viaje requieren aprobación del supervisor dentro de los 15 días del regreso del viaje


• Como se explicó al referirnos a los viajes de directores, los planes trimestrales de viajes oficiales para aprobar los viajes con anticipación no fueron preparados de acuerdo con el Memorandum Administrativo (AM) 79 A.3.

No efectuamos un análisis ni una auditoría cuyo objetivo sería la expresión de una opinión de los elementos, cuentas o rubros especificados. En consecuencia, no expresamos tal opinión. Si hubiéramos realizado otros procedimientos, otros aspectos podrían haber llamado nuestra atención y de ello estaríamos informando.

El propósito de este informe es únicamente el de la información y el uso por la Junta de Auditores Externos, y no tiene el propósito de ser usado, ni debería ser usado, por nadie que no sean esas partes especificadas.

Muy atentamente,

30 Sección III

31Sección III

SECCIÓN IIICAPÍTULO 2

FUNDACIÓN PARA LAS AMÉRICASESTADOS FINANCIEROS 2003 - 2002

32 Sección III

33Sección III






Junta de Auditores Externos Agencia Interamericana para la Cooperación y el Desarrollo

Hemos examinado el estado de situación financiera de la Fundación para las Américas (la Fundación), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y el estado de actividades y flujos de efectivo relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Fundación. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los estados financieros del 2003 y 2002 antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Fundación para las Américas al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


34 Sección III

35Sección III

Véanse notas adjuntasVéanse notas adjuntas

2003 2002

Activos

Efectivos y depósitos en custodia en el Fondo

de Tesorería OEA $ 491,733 $ -

Cuentas por cobrar 23,912 158,202

Gastos por adelantado y otros activos 2,989 -

Total activos $ 518,634 $ 158,202

Pasivos y activos netos

Cuentas por pagar al fondo de Tesorería de la OEA $ - $ 50,215

Cuentas por pagar 12,175 15,908

Ingresos diferidos 71,646 -

Total pasivo 83,821 66,123

Activos netos no restringidos 434,813 92,079



ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERAAl 31 de diciembre

36 Sección III

Véanse notas adjuntasVéanse notas adjuntas


ESTADOS DE ACTIVIDADESPor los años terminados el 31 de diciembre

2003 2002

Ingresos

Contribuciones 1,444,523$ $ 687,400

Distribución de intereses al fondo 3,517 -

Rembolso de años anteriores y otros ingresos 45,418 -

Contribuciones en especie 132,500 790,140

Contribuciones en especie de AICD 291,976 282,761

1,917,934 1,760,301

Gastos

Gastos proyectados 1,110,474 1,319,995

Gastos administrativos 464,726 438,735

1,575,200 1,758,730

Cambio en activos netos 342,734 1,571

Activos netos al comienzo del año 92,079 90,508

Activos netos al término del año 434,813$ $ 92,079

37Sección III



ESTADOS DE FLUJO DE CAJA


2003 2002

Actividades operacionales

Exceso de ingresos sobre gastos $ 342,734 $ 1,571

Ajustes para conciliar variación en excesos de ingresos sobre gastos

con efectivo neto usado en las actividades operacionales:

Cambios en activos pasivos y operativos :

Aumento en cuentas por cobrar - (155,212)

Disminución en cuentas por cobrar 134,290 -

Aumento en gastos prepagados (2,989) -

Disminución en gastos prepagados - 24,018

Disminución en cuentas por pagar (3,733) (9,015)

Aumento en cuentas por pagar al Fondo de Tesorería de la OEA - 50,215

Disminución en cuentas por pagar al Fondo de Tesorería de la OEA (50,215) -

Aumento en ingreso diferido 71,646 (28,400)

Efectivo neto utilizado en actividades operacionales 491,733 (116,823)

Efectivo al comienzo del año - 116,823

Efectivo al término del año $ 491,733 $ -

38 Sección III

39Sección III

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSFUNDACIÓN PARA LAS AMÉRICAS

NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DICIEMBRE 31 DE 2003 Y 2002

1ORGANIZACIÓN

La Fundación para las Américas (en adelante, laFundación) se creó en 1997 como una entidad sin finesde lucro constituida en el Distrito de Columbia. LaFundación representa un medio para la Organización deEstados Americanos (OEA) con miras a expandir lacooperación hemisférica y aumentar el desarrolloeconómico, al proporcionar un canal para la información,los servicios, las mercancías y los fondos.

Al abordar las metas principales de la OEA y darrespuesta a lo establecido en las Cumbres de lasAméricas, la Fundación moviliza recursos para enfrentarlos problemas que presenta la pobreza extrema y parafomentar la democracia a través de acciones ambiental,económica y socialmente sostenibles que promuevan laparticipación del público, sobre todo de los grupos queanteriormente se han excluido de los diálogosinternacionales.

Las operaciones de la Fundación empezaron en el añofiscal 1998 con el propósito principal de establecer unmarco en virtud del cual pudieran iniciarse las actividadesdel programa. El financiamiento para la creación de laFundación fue donado por el Consejo Interamericanopara el Desarrollo Integral (CIDI) utilizando un fondoespecífico creado para financiar los programas del CIDItendientes a fortalecer las asociaciones con empresas yfundaciones privadas. Los Estados Unidos de Américaotorgaron una donación inicial de US$250,000 con elpropósito de fomentar esta iniciativa específica.

Los recursos de la Fundación provienen de contribucionesde donantes corporativos, de aportes de la AgenciaInteramericana para la Cooperación y el Desarrollo(AICD) destinados al personal y apoyo de oficina y dedonaciones en especie de donantes corporativos y otrosdonantes.

2RESUMEN DE POLÍTICAS CONTABLESSIGNIFICATIVAS

Base de presentación

Los estados financieros adjuntos se presentan conformea la contabilidad en valores devengados, de acuerdo conlos principios de contabilidad generalmente aceptados enlos Estados Unidos de América. Los estados financieroscubren un período de dos años con cierre el 31 dediciembre de 2003.

Contabilidad de Fondos y Clasificación de Activos Netos

A fin de asegurar el cumplimiento de las restriccionessobre los recursos que están a disposición de la Fundación,las cuentas de la Fundación se clasifican a los finescontables e informativos en fondos establecidos segúnsu carácter y propósito. En los estados financieros, losfondos que tienen características similares se hancombinado en dos categorías de activos netos: los norestringidos y los temporalmente restringidos.

Los activos netos sin restricción son aquellos que no estánrestringidos por los donantes o bien aquellos en que lasrestricciones impuestas por los donantes han vencido.

Contribuciones del gobierno e ingresos diferidos

Las contribuciones se registran cuando son devengadas.La Fundación tiene una contribución significativa vigenteal 31 de diciembre de 2003 otorgada por un organismogubernamental de los Estados Unidos, la cual se describeen la Nota 4, “Contribuciones Significativas”. Losingresos diferidos se registran cuando los montos recibidosexceden lo gastado en costos reembolsables porcontribuciones del gobierno de los Estados Unidos. Seregistran cuentas por cobrar cuando los montos gastadosexceden los recibidos.

40 Sección III

Contribuciones en especie

Durante los ejercicios con cierre el 31 de diciembre de2003 y 2002, la Fundación recibió contribuciones enespecie que fueron donadas a la Fundación como partedel acuerdo cooperativo (en adelante, el Acuerdo) con laOEA a través de la AICD. De conformidad con loestipulado en el Acuerdo, la OEA apoyará a la Fundacióna través de la AICD mediante la provisión de apoyofinanciero, material y de personal de manera de permitirque la Fundación cumpla sus objetivos. Las contribucionesy gastos en especie incluyen gastos de personal y otrosgastos financiados con el presupuesto de la AICD por unvalor aproximado de US$291,976 y US$282,761 al 31 dediciembre de 2003 y 2002, respectivamente.

La Fundación recibió contribuciones en especie parallevar a cabo sus programas por parte de empresas yotras entidades por un total de US$132,500 y US$790,140durante los años con cierre el 31 de diciembre de 2003 y2002, respectivamente, según fueron tasadas al valor demercado en la fecha de cada contribución.

Impuesto federal sobre la renta

La Fundación está exenta del pago de impuestosfederales sobre la renta de conformidad con la sección501(a) del Internal Revenue Code de los EstadosUnidos, en su condición de organización descripta en lasección 501(c)(3). Se ha determinado que la Fundaciónno constituye una fundación privada conforme a laSección 509(a) de dicho Código por tratarse de unaorganización descripta en la sección 509(a)(1)170(b)(1)(A)(vi).


La preparación de estados financieros de conformidadcon los principios de contabilidad generalmente aceptadosen los Estados Unidos de América obliga a laAdministración a efectuar estimaciones y adoptarhipótesis que afectan a las sumas declaradas de activos

y pasivos a la fecha de los estados financieros, así comoa los importes declarados de ingresos y gastos duranteel período de la declaración. Los resultados reales puedendiferir de esas estimaciones.

4CONTRIBUCIONES SIGNIFICATIVAS

La Fundación mantiene un acuerdo de contribuciónsignificativo con el Departamento de Trabajo de losEstados Unidos destinado a actividades en El Salvador.Este acuerdo es por un total de US$1,379,948, de loscuales se han recibido US$310,798 y se han gastadoUS$334,710 durante el ejercicio con cierre el 31 dediciembre de 2003. Al 31 de diciembre de 2002, serecibieron US$325,489 y se gastaron US$483,691. Elexcedente de gastos equivalente a US$23,912 no fuereembolsado al 31 de diciembre de 2003 y está registradoen una cuenta por cobrar. El excedente correspondienteal año 2002 fue de US$158,202.

5ANTICIPOS SUJETOS A RENDICIÓN DE CUENTASLa Fundación también ha firmado un acuerdo con laAgencia de Desarrollo Internacional de los EstadosUnidos (USAID) para realizar actividades en Jamaica.El acuerdo es por un total de US$233,525, de los cualesse recibieron US$145,500 y se gastaron US$73,854durante el año con cierre el 31 de diciembre de 2003. Elexcedente de US$71,646 recibidos no se ejecutó al cierredel año fiscal y se registró en el ítem “Anticipos sujetosa rendición de cuentas”.

6GASTOS DE PROYECTOS

Los gastos de proyectos de la Fundación se destinaron asolventar sus dos iniciativas principales de la siguientemanera:

• Proyectos de Transparencia y Gobernabilidad: US$394,066• Tecnologías para Proyectos de Desarrollo: US$483,319

Contenido Pág.

Capítulo 1 Junta Interamericana de Defensa 3

Capítulo 2 Fondo de Jubilaciones y Pensiones 15

SECCIÓN IV

ESTADOS FINANCIEROS DE OTRAS AGENCIAS Y ENTIDADESRELACIONADAS

A LAORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

2 Sección IV

3Sección IV

SECCIÓN IVCAPÍTULO 1

ESTADOS FINANCIEROSDE LA JUNTA

INTERAMERICANA DE DEFENSA

4 Sección IV

5Sección IV






Junta de Auditores Externos Junta Interamericana de Defensa

Hemos examinado el estado de situación financiera de la Junta Interamericana de Defensa (la Junta), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los estados de actividades y flujos de efectivo relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración de la Junta. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que soporta las cifras y revelaciones de los estados financieros; asimismo, incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los estados financieros del 2003 y 2002 antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la Junta al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo, por los años terminados en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


6 Sección IV

7Sección IV


Al 31 de diciembre

2003 2002Activos

Activos corrientes

Efectivos y equivalentes $ 123,744 $ 100,562

Gastos pagados por adelantado y otros activos 89,504 100,274213,248 200,836

Propiedad y equipo al costo

Equipo 670,005 663,032

Muebles 133,593 133,593

Menos: depreciación acumulada 758,329 715,97645,269 80,649

Total activos $ 258,517 $ 281,485

Pasivos y activos netosPasivos

Cuentas por pagar $ 2,858 $ 10,630 Licencias acumuladas 71,776 111,928

74,634 122,558

Activos netos Activos netos no restringidos 139,883 158,927 Restricciones Temporales 44,000 -

Total activos netos 183,883 158,927


JUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA

ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA

Total pasivos

8 Sección IV



2003 2002Ingresos

Financiamento recibido de la OEA $ 1,741,144 $ 1,824,253Contribuciones en especie 2,666,400 2,907,660Reembolsos 417,192 292,340Intereses y otros ingresos 42,602 4,211

Total ingresos 4,867,338 5,028,464

Activo neto libres de restricciones 6,000 - Total de ingresos, apoyo y Activo neto libres de restricciones 4,873,338 5,028,464

Personal 900,422 966,951Administrativos y otros 485,661 628,569Depreciación 42,353 72,218Gastos en especie 2,666,400 2,907,660Gastos de reembolsos 417,192 292,340Contratos 380,354 234,966

4,892,382 5,102,704

Cambio en activos netos (19,044) (74,240)

Activo neto temporalmente restringidos Contribuciones 50,000 - Activo neto libres de restricciones (6,000) -

44,000 -

24,956 (74,240)

158,927 233,167

Activos netos no restringidos al término del año $ 183,883 $ 158,927

Activos netos no restringidos al comienzo del año

Gastos

Total gastos

JUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA


Cambios temporales en activo neto libres de restricciones

Aumento / (incremento) en activo neto

9Sección IV


Por los años terminados el 31 de didiembre

2003 2002Actividades operativas

Variación en activos netos 24,956$ (74,240)$

Ajustes para conciliar variación en activos netos con elefectivo (usado en) neto previsto por las actividades operativas:

Depreciación 42,353 72,218

Variaciones en activos y pasivos operativos:

Gastos pagados por adelantado y otros activos 10,770 (40,040)Cuentas por pagar (7,772) (14,548)Licencias acumuladas (40,152) (28,755)

Efectivo neto previsto por (usado en) actividades operativas 30,155 (85,365)

Actividades de inversión

Adquisición de propiedades y equipos (6,973) (2,501)

Cambio neto en efectivo y equivalentes 23,182 (87,866)

Efectivo y equivalentes al comienzo del año 100,562 188,428

Efectivo y equivalentes al fin del año 123,744$ 100,562$

JUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA ESTADOS DE FLUJO DE CAJA

10 Sección IV

11Sección IV

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSJUNTA INTERAMERICANA DE DEFENSA

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS31 DE DICIEMBRE DE 2003 Y 2002

1ORGANIZACIÓN

La Junta Interamericana de Defensa (la Junta) fueestablecida el 30 de marzo de 1942 y fue designada pororden ejecutiva el 26 de marzo de 1951 como unaOrganización Internacional Pública por la Asamblea Gen-eral de la Organización de Estados Americanos. La Juntaestá compuesta por oficiales militares que representanlos escalafones superiores de la defensa de sus naciones.La misión de la Junta es la auto defensa colectiva delhemisferio occidental; la paz y la seguridad son susobjetivos principales.

El Colegio Interamericano de Defensa fue creado en1962 como una suborganización de la Junta. Su objetivoprincipal es la preparación de futuros líderes militares yciviles para su participación en la seguridad hemisférica.

La Junta es una agencia afiliada de la Organización delos Estados Americanos (OEA) y como tal recibe unaparte considerable de su financiamiento a través de lasapropiaciones de la OEA; sin embargo, las dosorganizaciones mantienen estructuras de administraciónseparadas. La Junta ha experimentado continuasreducciones presupuestarias debido a la disminución delos fondos que le son asignados por la OEA. En respuestaa los bajos presupuestos, la Junta ha tenido que reducirdrásticamente el personal civil de 87 funcionarios en 1987a 6 funcionarios al cierre del año fiscal 2003.

La administración ha reducido gastos y costos de per-sonal a niveles mínimos y las próximas reduccionespueden comprometer la capacidad de la organización decumplir adecuadamente con su misión.

2RESUMEN DE POLÍTICAS CONTABLES SIGNIFICATIVAS

Bases de presentación

Los estados financieros adjuntos se presentan conformea la contabilidad de valores devengados ,de acuerdo conlos principios de contabilidad generalmente aceptados enlos Estados Unidos de América.

Uso de estimaciones

La preparación de estados financieros obliga a laAdministración a efectuar estimaciones y adoptar hipótesisque afectan a las sumas declaradas de activos y pasivosy a la declaración de activos y pasivos contingentes a lafecha de los estados financieros, así como a los importesdeclarados de ingresos y gastos durante el período de ladeclaración. Los resultados reales pueden diferir de esasestimaciones.

Valor justo de instrumentos financieros

Los instrumentos financieros de la Junta al 31 dediciembre de 2003 y 2002 consisten de efectivo yequivalentes de efectivo, cuentas por cobrar (incluidasen pagos por adelantado y otros bienes), cuentas por pagary gastos acumulados. Según la opinión de laAdministración, el valor de estos instrumentos se aproximaal valor justo al 31 de diciembre de 2003 y 2002.

Equivalentes de efectivo

La Junta considera equivalentes de efectivo a las carterasde inversión líquida cuyo vencimiento original es, comomáximo, a los tres meses. El equivalente de efectivoconsiste en fondos del mercado monetario al 31 dediciembre de 2003 y 2002.

Cuentas por cobrar y activos corrientes

Las cuentas por cobrar en los gastos por adelantado yactivos corrientes, al 31 de diciembre de 2003 y 2002,consisten principalmente de montos que se adeudan a laJunta en concepto de gastos incurridos que sonreembolsables por el Departamento de Defensa de losEstados Unidos.

Muebles y equipo

Los muebles y equipo se consignan a precio de costo. Ladepreciación se calcula por el método de amortizaciónlineal sobre la base de la vida útil estimada de los bienes.La vida útil de muebles y equipos de impresión se estima

12 Sección IV

en diez años; la vida útil de otros equipos, incluidas lascomputadoras, se calcula en tres años.

Activos netos temporalmente restringidos

Los activos netos temporalmente restringidos al 31 dediciembre de 2003 consisten en dinero aún no gastadoque ha sido recibido del Departamento de Defensa paracubrir el salario específico de un empleado.

Reclasificación

Ciertos saldos de los estados financieros de 2003 hansido reclasificados a fin de que coincidan con lapresentación de la documentación del presente año. Deigual modo, las contribuciones en especie mencionadasen el siguiente párrafo para el 2002 fueron registradasen el estado de actividades de manera tal de lograrconformidad con la presentación de 2003.

3IMPUESTO SOBRE LA RENTA

La Junta opera como una organización internacional, porlo que está exenta del pago de los impuestos federalessobre la renta.

4PLAN DE PENSION Y BENEFICIOS A FUNCIONARIOSBásicamente todos los funcionarios de la Junta participanen un plan de jubilaciones con contribuciones múltiplesdel empleador administrado por el Comité de Jubilacionesy Pensiones de la OEA. Los aportes que la Junta y losfuncionarios hacen al plan se basan en un porcentaje fijode los sueldos anuales de conformidad con las escalasde las Naciones Unidas. Estas cifras ascendieronaproximadamente a US$138,211 y US$167,000 en losaños fiscales de 2003 y 2002, respectivamente.

La Junta brinda beneficios a sus funcionarios, que losacumulan durante el transcurso de su empleo; al términode su servicio, los reciben. Todos los funcionarios tienenderecho a acumular vacaciones, mientras que otrosfuncionarios reciben pagos por rescisión de contrato,premios por mérito y licencias especiales. Los pagosefectuados por tales conceptos durante 2003 y 2002fueron de aproximadamente US$75,891 y US$17,000,respectivamente.

5FINANCIAMIENTO

El financiamiento recibido de la OEA en forma decontribuciones directas en efectivo se redujo de

US$1,824,253 en 2002 a US$1,741,144 en 2003. La OEAha asignado US$1,486,900 para el año 2004. La Juntacuenta con el respaldo financiero continuo de la OEApara hacer frente a la mayoría de sus actividadesoperativas.

La sede de la Junta se encuentra en un edificio depropiedad de la Secretaría General de la OEA; por tanto,los gastos por renovación y mejoras del edificio no sonconsignados en el estado financiero de la Junta.

6 GASTOS DE PROGRAMA

Los gastos en los que incurrió la Junta correspondieronprincipalmente a solventar cuatro funciones principales:el Consejo de Delegados, el personal internacional, elColegio Interamericano de Defensa y el servicio de apoyoadministrativo.

Los gastos incurridos durante 2003 fueron los siguientes:• Consejo de Delegados - US$121,880• Personal internacional - US$174,114• Colegio Interamericano de Defensa - US$1,305,858• Apoyo administrativo - US$139,292

7CONTRIBUCIONES EN ESPECIE

La Junta recibió contribuciones en especie por parte dela OEA y de países miembros por un total aproximado deUS$3,100,000 y US$3,200,000 durante los años fiscalescon cierre el 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente. Estas contribuciones en especie fuerontasadas al valor justo de mercado en la fecha de lacontribución. El uso del espacio de oficina de la Junta ydel Colegio Interamericano de Defensa por parte delDepartamento de Defensa de los Estados Unidos (DoD)y de la OEA ascendió a la suma de US$2,112,000 ó 68%y US$2,464,000 ó 76% del total de las contribuciones enespecie correspondientes a los años finalizados el 31 dediciembre de 2003 y 2002, respectivamente. El DoD ypaises miembros también contribuyeron con la Junta y elColegio solventando viajes y gastos de transporte, incluidoel costo relacionado con el uso de un avión de los EstadosUnidos y de transporte local para viajes de estudiantespor un total aproximado de US$548,000 y US$444,000en los años finalizados el 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente. Estas cifras no incluyen los serviciosprestados por aproximadamente 90 efectivos militares ydelegados, por lo que la Junta no considera prácticocalcular el valor de estas contribuciones.

13Sección IV

La Junta solicitó y recibió apoyo de la DoD para elauspicio de varios seminarios y actividades del ColegioInternacional de Defensa. Este respaldo fue deaproximadamente US$417,192 y US$292,340 durante losaños finalizados el 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente. Estas nuevas iniciativas se realizaronademás de las operaciones y planes regulares del ColegioInteramericano de Defensa, lo que brinda mayoroportunidad de participación a todos los Países miembrosde la OEA. Mientras la Junta continúe procurandoobtener financiamiento externo para realizar eventos de

este tipo, todas las contribuciones futuras estarán sujetasa la aprobación de eventos específicos por parte de laagencia del DoD que proporciona el financiamientonecesario.

8COMPROMISOS E IMPREVISTOS

No se ha planteado ninguna demanda judicial contra laJunta que, a juicio de la Administración, haya de perjudicarsustancialmente la situación financiera de la Junta.

14 Sección IV

15Sección IV

SECCIÓN IVCAPÍTULO 2

ESTADOS FINANCIEROSDEL

FONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES

16 Sección IV

17Sección IV







Hemos examinado el estado de activos netos disponibles para beneficios del Fondo de Jubilaciones y Pensiones de la Organización de los Estados Americanos (el Fondo), al 31 de diciembre del 2003 y 2002, y el estado de cambios en activos netos disponibles para beneficios relacionados al mismo, por los años terminados en esa fecha. Dichos estados financieros son responsabilidad de la Administración del Fondo. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en nuestra auditoría.

Nuestro examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en los Estados Unidos, las cuales requieren que la auditoría sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. La auditoría consiste en el examen, con base en pruebas selectivas, de la evidencia que respalda las cifras y revelaciones de los estados financieros. Asimismo, una auditoría incluye la evaluación de los principios de contabilidad utilizados, de las estimaciones significativas efectuadas por la Administración y de la presentación de los estados financieros tomados en conjunto. Consideramos que nuestro examen proporciona una base razonable para sustentar nuestra opinión.

En nuestra opinion, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados en los Estados Unidos.


18 Sección IV

19Sección IV


Fondo de Jubilaciones y Pensiones

Estados de los Activos Netos Disponibles para Prestaciones a los Participantes

Al 31 de diciembre

2003 2002

ActivosInversiones a valor de mercado: Inversiones a corto plazo $ 5,068,663 $ 29,596,802 Obligaciones del gobierno de los Estados Unidos 12,896,363 2,245,324 Bonos corporativos 6,630,636 25,159,072 Débito de gobierno extranjero 2,695,263 76,146,700 Fondos del mercado de valores 175,528,064 140,255,715 Fondos de ingresos regulares 77,458,339 - Acciones comunes 15,227,942 10,829,377

295,505,270 284,232,990

Interés y dividendos acumulados 226,281 1,195,341

Total Activos $ 295,731,551 $ 285,428,331

PasivosAdeudo al agente por compras de valores $ 80,211 $ 17,596,478 Cuentas de participantes en el Plan de Previsión 382,135 301,929 Gastos administrativos a pagar 117,686 165,381 Total Pasivos $ 580,032 $ 18,063,788

Activos netos disponibles para prestaciones a participantes $ 295,151,519 $ 267,364,543

20 Sección IV


Fondo de Jubilaciones y Pensiones


2003 2002AumentosApreciación neta favorable en valores de inversión $ 53,227,998 $ - Intereses y dividendos 1,390,068 6,289,721Menos gastos de inversiones (417,464) (516,525)

54,200,602 5,773,196

Contribuciones Instituciones 8,066,345 7,617,370 Participantes 4,033,175 3,810,198 Fluctuaciones del participante para la compra a crédito 527,722 1,341,984

12,627,242 12,769,552

Total aumentos $ 66,827,844 $ 18,542,748

DisminucionesPagos a pensionistas $ 4,696,558 $ 4,375,567Liquidaciones pagadas a participantes (o a sus beneficiarios) 33,681,674 32,600,011Intereses acreditados a las cuentas del Plan de Previsión 11,394 - Gastos administrativos 651,242 633,674Depreciación neta - 33,667,287 Total disminuciones $ 39,040,868 $ 71,276,539

Aumento (disminución) neta 27,786,976 (52,733,791)

Activos netos disponibles para prestaciones a participantes principio del año 267,364,543 320,098,334

Activos netos disponibles para prestaciones a participantes fin del año $ 295,151,519 $ 267,364,543

Estados de Variación de los Activos Netos Disponibles para Prestaciones a los Participantes

21Sección IV

ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOSFONDO DE JUBILACIONES Y PENSIONES

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROSAL 31 DE DICIEMBRE DE 2003 Y 2002

1DESCRIPCIÓN DEL FONDO

La actividad del Fondo de Jubilaciones y Pensiones de laOrganización de los Estados Americanos (en adelante,el Fondo) comprende el Plan del Fondo de Jubilaciones yPensiones (en adelante, el Plan), así como el Plan dePrevisión. La breve descripción del Plan y del Plan dePrevisión que se presenta a continuación sirve sólo a losfines de obtener una información general. Para unainformación más completa deben consultarse losdocumentos del Plan y del Plan de Previsión.

Aspectos generales

El Plan es un plan contributivo de retiro para beneficiode todos los empleados de la Organización de los EstadosAmericanos (OEA) y de otras instituciones afiliadas. Lascontribuciones obligatorias son compartidas por lainstitución, que aporta dos tercios, y por el empleado, queaporta un tercio.

El Plan de Previsión es un plan contributivo de ahorrocreado para beneficio de empleados contratados porperíodos cortos. El empleador y el participante aportancomo contribución obligatoria sumas equivalentes y lossaldos de las cuentas pertenecen en su totalidad a losparticipantes. El total de los fondos acumulados en unacuenta sólo puede ser liquidado cuando fallece elparticipante, cuando el funcionario es transferido a otroplan calificado ó cuando se desvincula del servicio.

Política de financiamiento

El Plan y el Plan de Previsión son financiados por laSecretaría General, por otras instituciones afiliadas y porlas contribuciones obligatorias de los participantes, queconstituyen porcentajes fijos de sus remuneracionespensionables anuales. Un porcentaje del ingresodevengado por las inversiones del Fondo se adjudicasemestralmente a las cuentas de los participantes del Plany del Plan de Previsión a la tasa determinada por laComisión de Jubilaciones y Pensiones (en adelante, laComisión). El remanente, si lo hubiera, queda retenidoen la Reserva General del Fondo a fin de solventar costos

operativos y asegurar la sustentabilidad del Fondo. Losintereses acreditados en las cuentas de los participantessegún lo establecido por la Comisión a las cuentas de losparticipantes fueron de 4,5% y 0% en 2003 y 2002,respectivamente. Las contribuciones acumuladas de losparticipantes del Plan ascendieron a US$87,994,120 yUS$92,568,780 al 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente, incluidos los intereses compuestossemestralmente acreditados a las tasas determinadas porla Comisión.

Beneficios

Los montos acumulados en las cuentas de los participantesen el Plan pueden retirarse únicamente en caso defallecimiento o desvinculación del servicio. Losparticipantes que dejan el Plan antes de la fecha de retiroobligatorio del servicio tienen derecho a recibir el montode sus créditos personales (contribuciones del empleadomás intereses) y un porcentaje de los créditosinstitucionales (contribuciones del empleador másintereses) que les correspondan según las disposicionesdel Plan sobre derechos de pensión consolidados.

En materia de derechos acumulados sobre lascontribuciones e intereses, el Plan establece que losparticipantes con menos de cuatro años de antigüedaden el Plan tienen derecho a recibir, además del 100% desus créditos personales, el 35% del crédito institucional.Los participantes con cuatro años de antigüedad en elPlan (pero menos de cinco años) reciben el 40% delcrédito institucional. Los participantes reciben un 20%adicional del crédito institucional por cada año deantigüedad posterior a los 4 años. Finalmente, obtienenel derecho pleno a recibir el crédito institucional total alcumplir siete años de antigüedad.

Las condiciones mínimas para jubilarse son tener al menoscincuenta y cinco años de edad y quince años deantigüedad en el Plan. Al jubilarse los participantes en elPlan tienen derecho a una pensión vitalicia con la opciónde solicitar hasta un tercio del valor actuarial de la pensiónen un solo pago de una suma fija en efectivo. Losparticipantes que ingresaron al plan antes del primero deenero de 1982 pueden optar, en lugar de los beneficios

22 Sección IV

mencionados, por una pensiones vitalicia con base en elmonto total del crédito en sus cuentas. En formaalternativa y si así se le solicita, la Comisión puede sustituirla pensión vitalicia por algún otro tipo de beneficio devalor equivalente.

El Plan establece un nivel mínimo de beneficio de pensión.La pensión vitalicia mínima para los participantes desesenta y cinco años de edad con no menos de quinceaños de antigüedad en el Plan es un monto anualequivalente al 2% de la remuneración anual pensionablepromedio correspondiente a los treinta y seis mesesconsecutivos en los que correspondía la remuneraciónpensionable más alta dentro de los últimos cinco años deafiliación remunerada, multiplicado por el total de añosde antigüedad en el Plan hasta un máximo de treinta,más 1 2/3% adicional por cada año de antigüedad supe-rior a los treinta años pero inferior a los cuarenta. Elmismo método de cálculo se utiliza para determinar elmonto de las pensiones de los participantes que optanpor la jubilación voluntaria, opción que se aplica a losparticipantes que tienen cincuenta y cinco años de edado más, pero menos de sesenta y cinco, y cuyos años deantigüedad en el Plan y de edad sumados arrojan comoresultado ochenta y cinco o más (regla de los 85 años).Se hacen algunas reducciones actuariales si el participanteque se retira no satisface las condiciones para la jubilaciónobligatoria o la regla de los 85 años. El Plan contempla elajuste de las pensiones en función del costo de vida.

Beneficios del Plan en relación con el fallecimiento

Al fallecer un pensionado (o un participante en servicioactivo que tenga por lo menos cinco años de antigüedaden el Plan), su cónyuge y sus hijos menores de edad odiscapacitados tienen derecho a una pensión, según lodispuesto por el Plan. Cuando un participante que seencuentra en servicio activo fallece con menos de cincoaños de antigüedad en el Plan, el cónyuge supérstite ylos hijos menores o discapacitados, si los hubiere, recibiránel total de los fondos acumulados en la cuenta delparticipante. Por otra parte, cuando un participante falleceen servicio activo sin dejar cónyuge o hijos sobrevivientes,el Plan autoriza el pago del crédito personal a losbeneficiarios designados.

Beneficios del Plan en relación con la incapacidad

Los participantes en servicio activo con un mínimo decinco años de antigüedad en el Plan que seandesvinculados del servicio por incapacidad física o men-

tal reciben una pensión vitalicia por incapacidad, conformelo establecido en el Plan. Los participantes con menosde cinco años de afiliación reciben el total de los fondosacumulados en sus cuentas. Los participantes que seafiliaron al Plan antes del 1º de enero de 1982 puedenoptar por la aplicación de disposiciones alternativas sobreretiro por incapacidad establecidas en el Plan.

Terminación del Fondo

En la eventualidad que el Fondo sea terminado, cadaparticipante, sin importar su antigüedad, tiene el derechode recibir la totalidad de las contribuciones acreditadasen su cuenta y a los incrementos sobre ellas.

Salvo con el objeto de subsanar eventuales erroresactuariales, ningún porcentaje de las contribuciones alPlan efectuadas por la Secretaría General de la OEA ocualquiera de sus instituciones afiliadas ni el incrementosobre dichas contribuciones podrá ser devuelto a losfondos generales de las instituciones ni ser utilizado paracualquier otro propósito que no sea en beneficio exclusivode los participantes o sus beneficiarios.

2POLÍTICAS CONTABLESSIGNIFICATIVAS

Principios de contabilidad

Los estados financieros adjuntos se presentan de acuerdocon las normas contables de valores devengados. Losbeneficios se registran en el momento de su pago.

Valuación de inversiones y reconocimiento deingresos

Las acciones ordinarias y los títulos de deuda son tasadosal valor justo de mercado de acuerdo con la cotizacióndel mercado activo donde los mismos son comercializadosa la última fecha de comercialización anterior al cierredel ejercicio. Las inversiones a corto plazo se declaran avalor de costo, que equivale aproximadamente al valorjusto de mercado. Los fondos combinados de inversiónen acciones ordinarias son valuados obteniendo el preciodel emisor de los mismos.

La compra y la venta de títulos/valores se registranbasándose en la fecha de comercialización. Los ingresospor intereses se registran cuando son devengados. Losdividendos se registran en la fecha ex dividendo.

23Sección IV

Valor presente actuarial de los beneficios acumuladosdel Plan

Los beneficios acumulados del Plan son aquellos pagosperiódicos futuros estimados, incluidas las distribucionesde pago de suma fija, que, según las disposiciones del Plan,son atribuibles a los participantes o a sus beneficiarios.Los beneficios acumulados del Plan comprenden aquellosbeneficios que se estima que serán pagados a: a) losempleados retirados o desvinculados o a sus dependientes,y b) los empleados actuales o a sus beneficiarios. El valorpresente actuarial de los beneficios acumulados del Planson determinados por los actuarios de Mellon HumanResources & Investor Solutions (también conocidos comoMellon Consultants y que previamente operaban bajo elnombre de Buck Consultants).

Uso de estimaciones

De conformidad con los principios de contabilidadgeneralmente aceptados en los Estados Unidos deAmérica, la preparación de estados financieros obliga a laAdministración a efectuar estimaciones y adoptar hipótesisque afectan los montos declarados en dichos estadosfinancieros así como en las notas que los acompañan. Losresultados reales pueden diferir de esas estimaciones.

Reclasificación

Algunos montos de los estados financieros de 2001 hansido reclasificados en función de la presentación de 2002.

3INVERSIONES

La cartera de inversiones del Fondo es administrada porState Street Global Advisors; The Northern Trust Com-pany; Barclays Global Investors; Deutsche Asset Man-

El valor justo de mercado de las inversiones individuales que representan el 5% o más de los activos netos del Fondoes el siguiente:

agement; Lord, Abbett and Co., y Graham, Mayo, VanOterloo & Co., LLC (GMO), de conformidad con lasdirectrices en materia de inversiones establecidas porla Comisión. La Comisión también ha contratado losservicios de asesoría financiera de la firma Mellon Con-sultants.

State Street Global Advisors administra con metodologíapasiva: i) la cartera de acciones de empresas de losEstados Unidos de América (de grande y medianacapitalización) y ii) un porcentaje de la cartera de bonosa largo plazo. También actúa como custodio de laprimera. La compañía Lord, Abbett & Co. administraen forma activa la parte de la cartera correspondiente aacciones de empresas de los Estados Unidos de Américade pequeña capitalización. La compañía Northern Trustadministra la cartera de inversiones de ingresos fijos acorto plazo y actúa como custodio de la misma. Tambiénactúa como custodio de la cartera de acciones deempresas de pequeña capitalización, así como de lacartera de bonos a largo plazo administrada conmetodología pasiva. La compañía Deutsche Asset Man-agement administra en forma activa y actúa comocustodio del porcentaje restante de la cartera de bonosa largo plazo. La compañía Barclays Global Investorsadministra con metodología pasiva un porcentaje de lacartera de capitales internacionales y actúa comocustodio de la misma. La compañía GMO administra enforma activa el porcentaje restante de la cartera decapitales internacionales y actúa como custodio de lamisma. Mellon Consultants también efectúa elseguimiento de las actividades de los administradoresde las inversiones y de los rendimientos de las mismas,a fin de que se cumplan los lineamientos establecidospor la Comisión. Dicha firma presenta asimismo informestrimestrales a la Comisión.

diciembre 31,

2003 2002

State Street Russell 1000 Fund $ 122,051,127 $ 98,636,724 EAFE (excluyendo Japón) Equity Index Fund $ 33,372,546 $ 25,130,545

24 Sección IV

4VALOR PRESENTE ACTUARIAL DE LOS BENEFICIOSACUMULADOS DEL PLANLa tabla que se presenta a continuación muestra lavaluación actuarial del Fondo al 31 de diciembre de 2002y las hipótesis actuariales para la valuación actuarial de2003. Las hipótesis se basan en la presunción que elPlan continuará. Si el Plan terminase, podrían ser

Estos cuadros facilitan la comprensión de la composicióny carácter de la estructura de las inversiones del Fondo.Además, la lista de activos de inversión que figura en el

Estado de Activos Netos sigue la clasificación porinstrumentos financieros, cumpliendo estrictamente conlos principios de contabilidad generalmente aceptadosen los Estados Unidos.

La amortización neta realizada y no realizada correspondiente a los ejercicios con cierre el 31de diciembre de 2003y 2002 es la siguiente:

La clasificación de las inversiones en términos de carteras e instrumentos financieros permite la presentación de lasiguiente matriz:

aplicables suposiciones actuariales distintas y otrosfactores para determinar el valor presente actuarial delos beneficios acumulados del Plan.

A continuación, se presenta el valor presente actuarialde los beneficios acumulados del Plan y la informaciónsobre los beneficios correspondientes al 31 de diciembrede 2003 y 2002:

Carteras de 2003

Categorías Financieras

Corto Plazo

Plazo Fijo

Acciones nacionales

Acciones Internacionales

Total

Inversiones a corto plazo $ 4,687,972 $ 433 $ 380,259 $ - $ 5,068,664 Obligaciones del Gobierno de

EE.UU.

12,896,363

-

-

-

12,896,363 Bonos de corporativos 6,630,635 - - - 6,630,635 Deuda de gobiernos extranjeros

2,695,263

-

-

-

2,695,263

Ingreso indexado fijo - 77,458,339 77,458,339 Fondos del mercado de Valores/acciones ordinarias - - 137,279,069 53,476,937 190,756,006

Total $ 26,910,233 $ 77,458,772 $ 137,659,328 $ 53,476,937 $ 295,505,270

2003 2002

Ingreso indexado fijo $ (757,822) $ -

Obligaciones del Gobierno de EE.UU. (86,695) 1,318,185

Bonos corporativos 100,559 2,993,877

Deuda de gobiernos extranjeros (205,116) (208,027)

Fondo del Mercado de valores 45,375,827 (35,239,575)

Acciones ordinarias 8,801,245 (2,531,747)

$53,227,998 $(33,667,287)

Carteras de 2002

Categorías Financieras

Corto Plazo

Plazo Fijo

Acciones nacionales

Acciones Internacionales

Total

Inversiones a corto plazo $ 11,477,364 $ 17,627,148 $ 492,283 $ - $ 29,596,795

Obligaciones del Gobierno de EE.UU.

15,550,941

42,096,725

-

-

57,647,666

Bonos de corporativos 3,823,400 26,263,677 - - 30,087,077

Deuda de gobiernos Extranjeros

2,493,854

13,322,499

-

-

15,816,353

Fondos del mercado de Valores/acciones ordinarias

-

-

109,466,100

41,618,999

151,085,099

Total $ 33,345,559 $ 99,310,049 $ 109,958,383 $41,618,999 $ 284,232,990

25Sección IV

La conciliación que se presenta a continuación muestra las razones que justifican el incremento (la disminución) delvalor presente actuarial total de los beneficios acumulados del Plan entre 2003 y 2002.

31 de diciembre de 2003 31 de diciembre de 2002 Mortalidad Tablas de Mortalidad de las Naciones

Unidas - Mujer 1990, Hombre 1982 Tablas de Mortalidad de las Naciones Unidas

– Masculino 1990, Femenino 1982 Retiro 1.3% a 6.3% para edades 55-64 con 15

años o mas de servicio 75% para edades 65-69 con 15 años o más de servicio

1.3% a 6.3% para edades 55-64 con 15 años o mas de servicio 75% para edades 65-69 con 15 años o más de servicio

Intereses 8.5% de los cuales 5.1 se asume fueron

acreditados a las cuentas de los participantes

8.5% de los cuales 5.1 se asume fueron acreditados a las cuentas de los participantes

Elección de Beneficio de Retiro

75% de los participantes quienes ingresaron antes de 1/1/82 eligen conmutación total Se asume que el remanente elige 1/3 de conmutación En todos los casos, el valor del beneficio no será inferior al saldo de la cuenta

75% de los participantes quienes ingresaron antes de 1/1/82 eligen conmutación total Se asume que el remanente elige 1/3 de conmutación En todos los casos, el valor del beneficio no será inferior al saldo de la cuenta

Gastos Operacionales 0.4% 0.4%

31 de diciembre,

2003 2002

(en miles)

Valor presente actuarial de los beneficios acumulados del plan

Montos asignados en propiedad:

Participantes: $209,101 $206,542

Pensionados: 50,487 45,265

Total de montos en propiedad 259,588 251,807

Montos no asignados en propiedad 13,895 13,759

Valor presente actuarial total de los beneficios acumulados del plan $273,483 $265,566

31 de diciembre

2003 2002

(en miles)

Valor presente actuarial de los beneficios acumulados del Plan

al inicio del año

$265,566

$310,162

Aumento (disminución) atribuible a:

Intereses ganados sobre los beneficios acumulados del Plan 20,924 24,797

Beneficios pagados (38,806) (36,860)

Beneficios acumulados 25,799 (32,533)

Valor actuarial total presente de los beneficios acumulados del Plan al termino

del año

$273,483

$265,566

26 Sección IV

5CUENTA EN EL MERCADO MONETARIO

El Fondo de Jubilaciones y Pensiones mantiene una cuentade efectivo y equivalentes con la firma Merrill Lynch, lacual sirve para el pago de pensiones y anualidades. Estacuenta se considera parte de la cartera de inversionesque mantiene el Fondo y se incluye como parte de efectivoy equivalentes de efectivo cuando se calcula la asignaciónde inversiones de acuerdo con los lineamientos en mate-ria de política de inversiones establecidos por la Comisión.Los fondos se han invertido en los saldos de la cuenta deefectivo y equivalentes son de US$4,594,509 yUS$7,116,597 al 31 de diciembre de 2003 y 2002,respectivamente.

6PRÉSTAMOS DE TÍTULOS/VALORES

El Fondo participa en un programa de préstamo de títulos/valores administrado por la compañía Northern Trust (enadelante, Northern). Ciertos títulos/valores del Fondo sonotorgados en calidad de préstamo a corredoresparticipantes, quienes proporcionan garantía en efectivo,en instrumentos del gobierno o en cartas de créditoirrevocables, valuadas al 102% del valor de mercado delos títulos/valores en préstamo. La garantía se invierte a

favor del Fondo y el ingreso devengado, deducido el montoa reembolsar al prestatario como reintegro de la garantía,se comparte en una proporción de 60/40 y 50/50 entre elFondo y Northern por instrumentos gubernamentales einstrumentos corporativos, respectivamente. El Fondo yNorthern enfrentan un riesgo económico si el ingresodevengado por la garantía es inferior al reembolsoacordado con el prestatario. Dicho riesgo se ve reducidoal invertir la garantía en un pool de instrumentos deinversión a corto plazo de bajo riesgo. El Fondo conservala titularidad de los títulos/valores otorgados en préstamoy tiene el derecho de solicitar su devolución en cualquiermomento. Por consiguiente, los títulos/valores enpréstamo, que aproximadamente ascienden aUS$12,569,295 y US$35,478,142 al 31 de diciembre de2003 y 2002, respectivamente, están incluidos en losactivos fijos netos del Fondo.

7SITUACIÓN DEL FONDO RESPECTO DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTADada su condición de organismo internacional, la OEAestá exenta del pago de los impuestos federales sobre larenta de Estados Unidos de América. Por lo tanto, esaexención se aplica también al Fondo de Jubilaciones yPensiones de la OEA.

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ESTADOS AMERICANOS

Antigua y Barbuda, Argentina, BahamasBarbados, Belice, Bolivia, Brasil, Canadá, Colombia, Costa Rica, Cuba, Chile, Dominica

Ecuador, El Salvador, Estados Unidos, Grenada, Guatemala, Guyana,Haití, Honduras, Jamaica, México, Nicaragua, Panamá, Paraguay, Perú, RepublicaDominicana, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucia, San Vicente y las Granadinas, Suriname,Trinidad y Tobago, Uruguay y Venezuela.

La Organización de los Estados Americanos (OEA) es la organización regional más antigua

del mundo, ya que se remonta a la Primera Conferencia Internacional de Estados Americanos,

celebrada en Washington, D.C., de octubre de 1889 a abril de 1890. En esta reunión se aprobó la

creación de la Unión Internacional de Repúblicas Americanos. La Carta de la OEA se suscribió en

Bogota en 1948 y entró en vigencia en diciembre de 1951. Posteriormente la Carta fue enmendada

por el Protocolo de Buenos Aires, suscrito en 1967, el cual entró en vigencia en febrero de 1970; por

el Protocolo de Cartagena de Indias, suscrito en 1985, el cual entró en vigencia en noviembre de

1988; por el Protocolo de Managua, suscrito en 1993, el cual entró en vigencia el 29 de enero de

1996; y por el Protocolo de Washington, suscrito, en 1992, el cual entró en vigor el 25 de septiembre

de 1997. En la actualidad la OEAtiene 35 Estados miembros.Además, la Organización ha otorgado

categoría de Observador Permanente a mas de 45 Estados, así como a la Unión Europea.

Los propósitos esenciales de la OEA son los siguientes: afianzar la paz y la seguridad del

Continente; promover y consolidar la democracia representativa dentro del respeto al principio de no

intervención; prevenir las posibles causas de dificultades y asegurar la solución pacífica de las

controversias que surjan entre los Estados miembros; organizar la acción solidaria de esto en caso

de agresión; procurar la solución de los problemas políticos, jurídicos y económicos que se susciten

entre ellos; promover, por medio de la acción cooperativa, su desarrollo económico, social y cultural,

y alcanzar una efectiva limitación de armamentos convencionales que permita dedicar el mayor

número de recursos al desarrollo económico y social de los Estados miembros.

La OEA realiza sus fines por medio de los siguientes órganos: la Asamblea General; la

Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores; los Consejos (el Consejo Permanente y

el Consejo Interamericano para el Desarrollo Integral); el Comité Jurídico Interamericano; la

Comisión Interamericana de Derechos Humanos; la Secretaría General; las Conferencias

Especializadas; los Organismos Especializados, y otras entidades establecidas por la Asamblea

General.

La Asamblea General celebra períodos ordinarios de sesiones una vez por año. En

circunstancias especiales sé reúne en períodos extraordinarios de sesiones. La Reunión de

Consulta se convoca con el fin de considerar asuntos de carácter urgente y de interés común, y para

servir de Órgano de Consulta en la aplicación del Tratado Interamericano de Asistencia Recíproca

(TIAR), que es el principal instrumento para la acción solidaria en caso de agresión. El Consejo

Permanente conoce de los asuntos que le encomienda la Asamblea General o la Reunión de

Consulta y ejecuta las decisiones de ambas cuando su cumplimiento no haya sido encomendado a

otra entidad; vela por el mantenimiento de las relaciones de amistad entre los Estados miembros así

como por la observancia de las normas que regulan el funcionamiento de la Secretaría General,

además, actúa provisionalmente como órgano de Consulta para la aplicación del TIAR. La

Secretaría General es el órgano central y permanente de la OEA. La Sede, tanto del Consejo

Permanente como de la Secretaría General esta ubicada en Washington, D.C.

ESTADOS MIEMBROS: (Commonwealth de las),

(Commonwealth de),


JUNTA DE AUDITORES EXTERNOS

De conformidad con la resolución 123 de la Asamblea General adoptada el 14 de abril de 1973, y la

resolución 124 del Consejo Permanente del 30 de junio de 1975, la Junta es responsable por la

auditoría externa de las cuentas de la Secretaría General. La Junta inició sus funciones en marzo de

1976, y adoptó reglamentos y procedimientos detallados para llevar a cabo sus deberes y

responsabilidades. Estos reglamentos reflejan las normas y requerimientos prescritos por la

Asamblea General y el Consejo Permanente para la auditoría externa de la OEA.

La Junta está compuesta por tres miembros electos por laAsamblea General.

AU

DIT

OR

ÍAD

EC

UE

NTA

SY

ES

TA

DO

SF

INA

NC

IER

OS

PO

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OS

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OS

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INA

DO

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L31

DE

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E2003

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OR

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EC

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SY

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SF

INA

NC

IER

OS

PO

RL

OS

AÑ

OS

TE

RM

INA

DO

SE

L31

DE

DIC

IEM

BR

ED

E2003

Y2002






Por la


Secretaría General


Secretaría General


2003

2003ISBN 0-8270-4647-2ISBN 0-8270-4647-2

Por la







Informe al Consejo Permanente de la Organización de los ...

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