Informe Anual del área de Comunicaciones y Marketing de AIESEC Arequipa 2010

AIESEC Perú | Comité Local Arequipa | Universidad Católica Santa María – Oficina “D” 300 www.aiesec.org/peru - www.aiesecarequipa.org | � [email protected] | ℡ + (51) (54) 25 1210 anexo 1182

INFORME ANUAL

I. INFORMACIÓN GENERAL: Nombre del Área: Communication and Information Management Nombre del LCVP: Jania Jimena Rodríguez Butrón II. INTEGRANTES DEL ÁREA:

Miembros

Inicio del Periodo Luego de Captación Actuales

Larissa Bravo Rojas Ximena Rubina Rubina Ximena Rubina Rubina

Evelyn Ezquerra Bernardo Larissa Bravo Rojas Larissa Bravo Rojas

Evelyn Ezquerra Rocío Gonzáles Ordóñez

Jonathan Portilla Pinto Jonathan Portilla Pinto

Jonathan Pinto Cordova Jonathan Pinto Córdova

Raúl Alarcón Valderrama Raúl Alarcón Valderrama

Jazmina Sanz Salluca Jazmina Sanz Salluca

Edwin Paucar Vargas Edwin Paucar Vargas

Desarrollo de Miembros:

- Larissa Bravo Rojas

Coordinadora de Comunicación Interna Q3 (Cargo Principal) Coordinadora de Medios Sociales Q4 OCVP COMM Fund Raising OC Member Global Village 2010 I OC Member Global Village 2010 II *Licencia: de Diciembre 2010 – Febrero 2011

- Ximena Rubina Rubina

OCVP COMM Pocket Recruitment II 2010 Coordinador de Diseño Creativo Q3 Coordinador de Diseño Creativo Q4


OC Member Global Village II 2010

- Jonathan Portilla Pinto

Coordinador de IM Estratégico Q3 Coordinador de IM Q4 (Cargo Principal-LR) OC Member Global Village 2010 II

- Jonathan Pinto Córdova

Coordinador de Medios Sociales Q3 OCP Global Village 2010 II ALUMNI Coordinator 2010 OCVP COMM Team Building 2010 Coordinador de Comunicación Interna Q4 (Cargo Principal-LR)

- Raúl Alarcón Valderrama

Coordinador de IM Q3 Coordinador de IM Estratégico Q4 OC Member Finanzas y Logística Pocket Recruitment 2010 II OC Member Global Village 2010 II OCP Reencuentro ALUMNI 2010

- Jazmina Sanz Salluca

Coordinador de Información y Medios Sociales Q3 Coordinadora en el Manejo de Bases de datos Q4


*Reallocation al área de Relaciones Externas (Actual)

- Edwin Paucar Vargas

Coordinador de Comunicación Externa Q4 (Cargo Principal-LR) Coordinador de Relaciones Públicas Q3 (Cargo Principal) OC Member Global Village 2010 II OC Member Exchange - Pocket Recruitment II OC Member Ventas - FundRaising 2010

- Rocio Gonzáles Ordoñez

Coordinadora del Wiki Q4 OC Support – CNV Congreso Nacional de Verano 2011 Reallocation al área de Relaciones Externas (Actual)

- Evelyn Ezquerra Bernardo

OCP Global Village 2010 I Coordinadora de Comunicación Externa Q2 (Cargo Principal) *Mal desempeño en el área – depuración

III. METAS ANUALES

En base al área de Comunicaciones: Incrementar el posicionamiento de AIESEC como organización la cual brinda tres oportunidades:

- Desarrollo del Liderazgo. - Intercambios/pasantías internacionales. - Impactar positivamente en la sociedad.


En base al área de Information Management: En base a la recopilación y guardado de información buscamos ser sostenibles y realizar un óptimo knowledge Management.

PLANIFICACIÓN Adjunto Planificación COMM periodo 2010-2010: PER_CLAQ_COMM_Planificacion_Anual_Enero2010

IV. ANÁLISIS FODA

FODA

Fortalezas Oportunidades

Crecimiento del posicionamiento de AIESEC en los estudiantes universitarios.

Plataforma de AIESEC es aceptada y bien recibida en cualquier medio de comunicación masiva (medios de comunicación).

Buen posicionamiento en páginas web y redes sociales (Facebook y Twitter) como medio de difusión de programas y actividades.

Estudiantes comienzan a entender la importancia de realizar un intercambio internacional durante la universidad.

Incremento en el número y recopilación de Bases de Datos, como herramienta para llegar a más estudiantes e interesados.

AIESEC Arequipa tiene acceso a cualquier Universidad e Instituto dado que no está solo dentro de una sola Universidad.

Muy buena retención de miembros dentro del área, lo cual garantiza la transmisión de conocimientos para el 2011.

Única plataforma internacional de estudiantes a nivel mundial que brinda una variedad de beneficios.

IM: Conocimientos en MYAIESEC.NET y de los procesos de las áreas.

Muchos beneficios si se maneja una estrategia en Medios Sociales.

Debilidades Amenazas

Falta de Posicionamiento en empresas y ONGs. Procesos burocráticos para permisos en universidades.

Falta de miembros que estudien y/o tengan conocimientos en Comunicaciones.

Complejidad de AIESEC como organización, actividades y beneficios que brinda.

El servicio al cliente (interesados en AIESEC) no tiene un seguimiento óptimo, lo cual no permite que se midan los resultados del área objetivamente.

Mal seguimiento de las otras áreas a las personas que se interesan en AIESEC gracias a nuestras campañas, no se tiene un seguimiento sobre estas.


V. INFORME DE ACTIVIDADES

Actividad Descripción

Nueva estructuración del área, creación de Coordinaciones (LR) y Manual de Funciones

Fecha

Abril 2010 – Diciembre 2010

Objetivo

Organizar y estructurar el área de COMM&IM, de manera que las funciones estén bien definidas para cada coordinador, y a la vez se incentive el liderazgo dentro del área.

Informe

Nueva estructuración del área, creación de Coordinaciones (LR) y Manual de Funciones

Durante el año se a tenido muy buenos resultados y el área a tenido un gran avance, sobre todo por que por primera vez los miembros asumieron responsabilidades al ocupar puestos de coordinaciones a la vez que se tuvieron 3 áreas definidas: Comunicación Interna, Comunicación Externa y Information Management; con coordinadores a los cuáles se les brindó la oportunidad de realizar su LR en estos puestos. Aquí los miembros pudieron trabajar según el organigrama y se realizaron correctamente las tareas.

- Se creo un manual de funciones del área, en donde se especificó la función exacta de cada coordinación (LR) y de los miembros dentro de las coordinaciones.

- Se diseño y modificó el organigrama por quarters, a pesar que fue un proceso muy complicado los miembros se sintieron a gusto al saber que hacer, y como hacerlo.

Adjunto, manual de funciones: PER_CLAQ_COMM_Manual_de_Funciones2010_Q4

Leadership Roles del área durante el Q4 - Jonathan Pinto: Coordinador de Comunicación Interna, con

tres miembros a cargo. Informe Final Adjuntado: PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_Q4_Comunicacion_Interna2010

- Jonathan Portilla: Coordinador de Information Management, con tres miembros a cargo.

Informe Final Adjuntado: PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_Q4_Information_Management2010


- Edwin Paucar Vargas: Coordinador de Comunicación Externa, con más de tres miembros a cargo.

Informe Final Adjuntado: PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_Q4_Comunicacion_Externa2010

Observaciones

Se adjuntan los informes finales de las coordinaciones del Q4


Soporte en la Campaña de Captación 2010

Fecha

Marzo-Abril 2010

Objetivo

Brindar soporte al OC Captación con estrategias y de promoción online.

Informe

El soporte que se brindó fue de manera Online, incrementando la promoción mediante el uso de redes sociales y el uso de Mailing – Marketing directo, creando e implementando una comunicación óptima con todos los postulantes: Proceso del soporte:

- Manejo y soporte en las gráficas que se utilizaron en la promoción. (Gráficas brindadas por la Unit de Marketing – SMU)

- Promoción online de los talleres y charlas que se brindaron antes del reclutamiento.

- Encargado del Marketing Directo / Mailing en el proceso, se envío detalladamente el proceso por el cual debía pasar el postulante para ser miembro del comité, y a la vez se le brindó toda la información necesaria sobre AIESEC vía correo electrónico. Proceso que fue presentado como Best Case Practice en el NLDC 2010.

Resultados comparados con el 2009

Soporte en la Campaña de Captación

2010

- +200 inscritos online para el proceso de captación, gracias a Facebook se lograron obtener 300 inscritos en total - +100 postulantes asistentes al taller de competencias. Gracias al evento se tuvieron 200 postulantes asistentes a la captación. - Crecimiento de un 90% de crecimiento a comparación del año anterior en cuanto a postulantes asistentes al proceso de reclutamiento.



Guardado de la Base de Datos de postulantes e interesados en AIESEC.

Fecha

Enero – Diciembre 2010

Objetivo

El objetivo de este proyecto, fue recopilar durante el año, la mayor cantidad de bases de datos (cuentas de e-mail) de estudiantes y/o egresados que estén interesados en AIESEC, para que se les envíe periódicamente información sobre AIESEC, y se creen lazos más fuertes con el público objetivo.

Informe

El guardado de las bases de datos nos permitió obtener una recopilación en números, adjuntando algunas bases de datos del 2009 de los siguientes eventos: - 245 Inscritos por Web: (Son todos aquellos que se suscriben vía www.aiesecarequipa.org/pasantias) - 100 Charla Informativa Pocket Recruitment II 2010 - 739 Asistentes al CONEII 2010: Congreso Nacional de Ingeniería Industrial Perú. - 700 Asistentes de Arequipa al CONEII 2010. - 230 Inscritos en las mesas de datos de la UCSM, UCSP y UNSA del Pocket Recruitment II 2010. - 40 Inscritos en la mesa informativa ubicada en el JINIS: Jornada Internacionales de Estudiantes de Ingeniería de Sistemas. - 30 Inscritos en la mesa informativa del Global Village 2010 II. - 145 Inscritos en la mesa informativa del evento: Feria Explora tu mundo en la UCSM. - 300 Inscritos vía www.aiesec.org/peru. - 2550 cuentas de toda la UCSP, obtenida en el 2009. - 175 Inscritos en la mesa informativa de Captación 2010. - 70 Inscritos en la mesa informativa del Pocket I 2009. - 257 Inscritos en la mesa informativa del Pocket II 2009. - 100 Inscritos en la mesa informativa del Pocket III 2009.

TOTAL: 5681 interesados en su mayoría en AIESEC.

Acceso

Guardado de la Base de Datos

El acceso a estas bases de datos sólo la tiene el área de COMM&IM y OGX, mediante las cuentas creadas [email protected], [email protected], [email protected].



Informe del número de apariciones que se tuvieron en el año en medios de Comunicación Externa.

Fecha

Enero 2010 – Diciembre 2010

Objetivo

Llegar a más medios de comunicación y llegar a más público objetivo llevando el mensaje de AIESEC.

Informe

Apariciones en Medios

de Comunicació

n Externa

Se crearon estrategias gracias a la creación de una coordinación dentro del área llamada Relaciones Públicas, y se trabajo junto con todos los miembros en búsqueda de más apariciones. Apariciones: 1. TV - América Televisión - La carcocha – Reportaje. El reportaje fue sobre el Summer Fun Project, y se grabó en el Global Village 2010 - I Enfocado a Holanda y Brasil http://www.youtube.com/watch?v=49nejVDX6jY 2. Web - http://aqp.juventudemprendedora.org/2010/04/aiesec-inicia-proceso-de-seleccion-2010.html - Articulo. La web nos dio un espacio para publicar nuestro articulo sobre la captación 2010, esta web está enfocada a publicar eventos conocidos y tiene una amplia base de datos a la cual manda sus publicación http://farm5.static.flickr.com/4147/5181067539_f638f969f9_z.jpg 3. Prensa Escrita - Diario Correo - Nota de Prensa. Se hizo el artículo a los trainees de Brasil que llegaron a la municipalidad por el Summer Fun Project http://sphotos.ak.fbcdn.net/hphotos-ak-snc3/hs147.snc3/17467_303706172836_228606512836_4741170_5411297_n.jpg 4. Web - Facebook - Pages. Posicionamiento sobre AIESEC Arequipa y los eventos que realiza durante todo el año en General http://www.facebook.com/pages/AIESEC-Arequipa/64487718086 5. Web - Página Web - Universidad Católica San Pablo - Artículo web. Artículo enfocado al Congreso Nacional de Verano http://usp.edu.pe/relacionesinternacionales/index.php/eventos/121-congreso-nacional-de-verano-2010-aisec-peru 6. Web - Página Web - Universidad Católica Santa María Sección en la pagina de la UCSM en relaciones internacionales http://www.ucsm.edu.pe 7. TV - TV UNSA – Entrevista Se realizó una entrevista a Adrián Rodríguez LCP 2010, y a Amy Valdivia VP OGX 2010, se menciono quienes somos y se hizo un llamado al público para postular a las pasantías http://www.youtube.com/watch?v=kIpINbC6h00 8. TV - América Televisión La carcocha – Reportaje Reportaje enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales" http://www.youtube.com/watch?v=BHiVUZ088-Q 9. Prensa Escrita - Diario "LA VOZ" – Articulo Artículo enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio


Electrónico para desarrollar negocios internacionales" http://farm5.static.flickr.com/4151/5181168203_f73332e147_b.jpg 10. Prensa Escrita - Diario "Correo" – Articulo Se contacto al diario correo para que haga el reportaje para el evento del FR, el artículo fue sobre AIESEC y el informe de Helmud Caceda - Expositor del evento 11. Revista informativa - Revista Mensual de la Municipalidad de Jose Luis Bustamente – Articulo Articulo sobre el proyecto Summer Fun Project en la revista de la Municipalidad 12. Web - Facebook – Pages Se creo una página de seguidores en Facebook para el Summer Fun Project de manera que el público comience a conocer este tipo de proyectos que realiza AIESEC Arequipa, y a la vez se tenga una página para el contacto con OGX y los interesados EPs en venir a trabajar para el proyecto. http://www.facebook.com/summerfunproject 13. Web - http://larevista.aqpsoluciones.com/ - Página Principal Publicación enfocada al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales" http://farm5.static.flickr.com/4132/5181167953_d769e1c0f2_b.jpg 14. Web - Facebook – Pages Página creada y enfocada al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales" http://www.facebook.com/pages/Comercio-Electronico-en-Arequipa/152094731475341 15. Exposición - Curso: Administración de Personal - Exposición Exposición a los alumnos de la Universidad de San Agustín, sobre los Desafios Internacionales y AIESEC como una alternativa para realizar prácticas en el extranjero. 16. Web - http://administraciondepersonal-epii-unsa.blogspot.com/ - Páginas de Interés Link de AIESEC Arequipa en el blog del curso de Administración de Personal, además de subida y actualización de información permanente. 17. Radio - Radio Melodía – Entrevista https://docs.google.com/leaf?id=0B7ZsELi5jsp4Y2E2ZjJjMDgtM2E4YS00MzJjLWJjOWUtZTBmMzY3ZGJlNzQy&hl=es 18. Prensa Escrita - Diario "LA VOZ" - Portada/Artículo. Artículo enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y de promoción de las pasantías http://www.facebook.com/photo.php?fbid=485273228086&set=a.485272903086.249570.64487718086 19. Web - Cursos Totales . COM – Artículo. Posicionamiento sobre AIESEC Arequipa y los eventos que realiza durante todo el añoen General. http://sphotos.ak.fbcdn.net/hphotos-ak-ash2/hs614.ash2/156627_485289748086_64487718086_5820331_5228023_n.jpg 20. TV - Perú TV - Programa Nuevo Día - Entrevista – Reportaje Entrevista realizada a Deydra Garcia - OCP, a Ghillerme Ferreira y Gabriela Freitas (Trainees), en el programa donde se hablo sobre AIESEC, el programa de pasantías y sobre el proyecto con las municipalidades Facebook AIESEC Arequipa en Medios: http://www.facebook.com/album.php?aid=249570&id=64487718086


Apariciones en el 2009: 9 Apariciones en el 2010: 20



Manejo de la cuenta en Youtube – Creación constante de material visual durante el año.

Fecha

Enero – Diciembre 2010.

Objetivo

Crear un registro de los videos producidos en el comité, y incrementar así el entendimiento sobre los beneficios de AIESEC mediante material visual. Publicación constante de este material, a los medios sociales donde tenemos mayor presencia.

Informe

- Se creo una pestaña dentro de la página en Facebook de AIESEC Arequipa, para que se tenga un acceso más rápido a nuestro canal. http://www.youtube.com/user/AIESECarequipa Visitas: 2002 visitas al canal en youtube. Videos nuevos: 59 videos subidos en el 2010. Total de videos 100. Reproducciones: +8615 total de reproducciones de los videos subidos durante el 2010. Total a la actualidad 14618. Promedio de reproducciones por video: +146.02 reproducciones promedio por video subido en el 2010. Promedio en total 146.08.

Observaciones

Actualizado al 10 de Enero del 2011. El acceso solo lo tiene el área de COMM&IM.


Canal Youtube

Visitas: Incremento en un 239.9%. Videos nuevos: Incremento en un 43.9%. Reproducciones: Incremento en un 43.5%. Promedio de reproducciones por video: Incremento en un 15%.


http://www.facebook.com/pages/AIESEC-Arequipa/64487718086 Trabajo conjunto dentro de los medios sociales: - Función de Social Media Manager: VP COMM&IM - Función de Community Manager: Miembros del área Manejo y creación de estrategias dentro de la página de seguidores “AIESEC Arequipa” y actualización objetiva y oculta del perfil Aiesec Arequipa (cuenta de perfil)

Fecha


Objetivo

Facebook

Posicionar a AIESEC dentro de las redes sociales, ser el medio de comunicación principal para promocionar eventos realizados por la


organización.

Informe

Cuenta de perfil: + 1440: Total de amigos de perfil Aiesec Arequipa. La cuenta llegó al límite de solicitud de amigos en Agosto del 2010 (5000), con la cuál se manejó una estrategia de eliminación de amigos quienes ya siguen la página oficial y recibir a quienes aún no son seguidores de la página oficial (Fan Page). Fan Page: +2821 Total de fans página AIESEC Arequipa La cuenta de facebook se utiliza para promocionar los eventos y actividades del comité y de AIESEC en general, a la vez se comunica diariamente e interdiario las oportunidades que AIESEC ofrece y que pueden los universitarios aprovechar. *Estrategia: La estrategia para atraer más gente interesada en AIESEC es subiendo las fotos de los eventos que se realizan, y realizando el etiquetado a los miembros del comité en los álbumes, esto hace que la experiencia sea el mejor modo para promocionar AIESEC dentro de las redes de amigos de los miembros, modo de marketing por el cuál la mayoría de nuevos miembros ingresan a la organización y quienes traen mejores beneficios.

Observaciones

Actualizado al 10 de Enero del 2010 El acceso solo lo tiene el área de COMM


Cuenta de perfil: Se llegó al límite de amigos a mediados de año +5000 amigos, y se a comenzado a eliminar a quienes ya nos siguen en el Fan Page, y se está aceptando a quienes no. Página de seguidores AIESEC Arequipa”: Incremento en un 24% de seguidores.


http://www.facebook.com/home.php?sk=group_174690105884656 Creación del Grupo de Comunicación Interna por Facebook, se lo utiliza como soporte en la comunicación interna, publicación de los mensajes en gmail, de uso formal e informal.

Fecha


Objetivo

Mejorar la comunicación interna, y hacer que los comunicados lleguen a los miembros más rápido, ya que se tiene un mayor número de miembros conectados en esta red social que en gmail.

Informe

Grupo Interno de Comunicación por

FACEBOOK

Actualmente la plataforma de grupos a mejorado dentro de


Facebook, lo cual permite que el grupo sea más visitado y se tenga más participación de los miembros. La pestaña de grupos ahora se encuentra en la página principal de cualquier cuenta de perfil, lo cual permite que se tenga un link de acceso rápido.

Observaciones

Actualizado al 10 de Enero del 2010 Las publicaciones están abiertas a todos los miembros sin excepción.

Problemas:

Se tiene poca participación de publicaciones por los miembros, el mayor número de publicaciones vienen de los miembros de COMM&IM.


http://www.twitter.com/aiesecarequipa Se realizaron las siguientes actividades:

- Configuración de la cuenta Facebook + Twitter, lo que hizo que todas las publicaciones realizadas en Facebook se realicen en Twitter automáticamente.

- Configuración con la herramienta “TweetDeck” para publicaciones directas desde la cuenta.

Fecha


Objetivo

Posicionar a AIESEC dentro de las redes sociales, ser el medio de comunicación principal para promocionar eventos realizados por la organización.

Informe

+ 243 Nuevos seguidores en Twitter

Observaciones

Actualizado al 10 de Enero del 2010 El acceso solo lo tiene el área de COMM


Twitter

El año anterior no se tenía esta cuenta por lo que el crecimiento no es medible.


Creación de otras cuentas y direcciones electrónicas de Gmail para la comunicación externa e interna.

Fecha


Objetivo


Se fijaron las tres cuentas principales de comunicación externa para poder usarlas en campañas enfocadas a pockets, captación y fundraisings. Las tres cuentas tienen compartida la Base de Datos, la cuál es utilizada para enviar los mailings, en base a los eventos y/o campañas que se realizan en el año.

Informe

Se realizaron las siguientes actividades: - Creación de cuentas definitivas enfocadas:

[email protected] (para pasantías) [email protected] (para captación) [email protected] (para FundRaising) Manejo de las cuentas permanentes: [email protected] E-mail principal y re-direccionada a [email protected] Grupo de la Junta Directiva. Grupo de Comunicación Interna único y principal: [email protected] Comunicados Generales del comité: [email protected] Cuenta que es utilizada para enviar comunicados oficiales de la EB. *Se fijaron políticas dentro del grupo las cuales son las siguientes: - El grupo oficial [email protected] es el medio de comunicación formal oficial del comité, se permiten temas informales sólo cuando se realizan publicaciones que traten sobre actividades de integración como por ejemplo: Pichangas, reuniones, invitación a fiestas, otros. No se permiten otro tipo de mensajes informales, los cuales se realizan vía Facebook.

Observaciones

GMAIL – Cuentas y Grupos

- El acceso a 3 cuentas creadas enfocadas a campañas de promoción, las tienen los miembros de COMM&IM, y se brinda el acceso a los miembros de COMM de los OCs. - El acceso de la cuenta [email protected] la tiene la EB, y todos los mensajes que se reciben aquí son enviados al grupo de la EB. - El acceso al grupo [email protected] lo administra la EB, y cada VP es responsable de agregar/eliminar a los miembros respecto a su área. - El acceso para enviar mensajes por la cuenta [email protected] la tiene el área de COMM&IM y la EB.



Cuentas que se han creado y utilizado durante el año

Fecha


Objetivo

Utilizar más herramientas online que permitan un mejor desarrollo de las actividades de comunicación y promoción de AIESEC.

Informe

Página Web AIESEC Arequipa.org http://www.aiesecarequipa.org - Actualización y publicación de los Newsletter externos. - Página oficial del comité local. Blogger: http://www.aiesecaqp.blogspot.com - Actualizado con información permanente, se a dejado de usar sin embargo se lo a actualizado para que tenga información básica de AIESEC y de redireccionamiento a nuestras páginas principales. Issuu: http://issuu.com/aiesecarequipa Herramienta online en donde se suben y publican los newsletters externos, y la cual se puede utilizar para subir archivos para que sean visualizados online. Flickr: http://www.flickr.com/people/52232858@N03 Herramienta online donde se pueden publicar imágenes y visualizarlas en alta calidad. Se ha utilizado en el año para subir imágenes de gran tamaño para utilizarlas en los mensajes dentro de la comunicación interna y/o en comunicados oficiales. Cuenta en SlideShare: http://www.slideshare.net/aiesecaqp Esta cuenta nos permite subir presentaciones, PPTs, DOCs, PDFs, para que podamos incrustarlo en alguna página, dentro de los Wikis, y para publicaciones en Facebook

Observaciones

Otras cuentas y páginas

Los accesos de estas cuentas lo tiene sólo el área de COMM&IM



Proyecto de Newbies 2010

Fecha

Mayo – Junio 2010

Objetivo

Implementar una nueva herramienta de comunicación online mediante Skype, agregando una aplicación de llamado directo mediante la página web http://www.aiesecarequipa.org

Informe

Se creo la cuenta oficial en skype: aiesec.arequipa El proyecto consistió en instalar un espacio dentro de la página web http://www.aiesecarequipa.org de donde se pueden realizar llamadas directas por skype.

Observaciones

Proyecto Newbies: LET’S SKYPE

El acceso solo lo tiene el área de COMM&IM *No se tiene un horario de atención por skype fijo.


Best Case Practice presentado en el NLDC

Fecha

Octubre 2010

Objetivo

Presentar a todo AIESEC Perú una de las 2 estregias que han permitido el crecimiento y el avance del área de comunicaciones del comité

Informe

El Best Case Practice se enfocó a: - Optimización de la comunicación interna, utilizando

myaiesec.net - Optimización de la comunicación externa, utilizando el

marketing directo.

Observaciones

BEST CASE PRACTICE

Adjunto el Informe que se envío al MC PER_CL@Q_COMM&IM_BestCasePractice_2010


Implementar la Campaña I am an AIESECer (Yo soy un AIESECo)

Fecha

Abril 2010

Objetivo

I am an AIESECer

Plasmar de forma dinámica las experiencias de los miembros de AIESEC


Arequipa vía Facebook.

Informe

A través de estas experiencias, esta campaña apoyo mucho la captación 2010, se obtuvieron las experiencias de:

- Adrián Rodríguez Amat y León - Caroline Cáceres - Diego Valdivia Vizcarra - Lucía Vizcarra Contreras - Claudia Quiroa Escudero - Erick Guevara Dávila - Luz Zúñiga Portilla - Jania Rodríguez Butrón - Yubalena Salas Esquia - Eduardo Rivero

Ver gráficas en Facebook: http://www.facebook.com/album.php?aid=151676&id=64487718086

Observaciones

-


Global Village I 2010 – Brasil y Holanda fue una presentación cultural sobre la forma de vida, costumbres, platos típicos y demás de los países participantes. Evento enfocado a la municipalidad de J.L.B. y Rivero.

Fecha

Febrero 2010

Objetivo

Promover la multiculturalidad, promocionar las oportunidades que AIESEC ofrece.

Informe

GLOBAL VILLAGE I

Brasil y Holanda 2010

El evento fue enfocado a la municipalidad de J.L.B. y Rivero. Fue un evento exitoso y una oportunidad para que la municipalidad conozca más el enfoque que AIESEC tiene sobre la multiculturalidad. Participaron los 5 trainees del proyecto de vacaciones útiles “Summer Fun Project”:

- Joost Van Schie (Holanda) - Barbara Heldt Piva (Brasil) - Gabriela Andrietta (Brasil) - Fernando Araujo (Brasil) - Rogerio Santos (Brasil)


Reportaje del evento en el programa “La Carcocha” Ver reportaje: http://www.youtube.com/watch?v=49nejVDX6jY Imágenes del evento: http://www.facebook.com/album.php?aid=190932&id=64487718086&page=3

Observaciones

Adjunto Informe Final del “Global Village I 2010” PER_CLAQ_COMM_Informe_global_Village_2010


Global Village II 2010 – Holanda y USA fue una presentación cultural sobre la forma de vida, costumbres, platos típicos y demás de los países participantes. Evento enfocado a los estudiantes de la Universidad Católica de Santa María.

Fecha

Agosto 2010

Objetivo


Informe

El evento fue enfocado a los estudiantes de la UCSM. A pesar que estuvo localizado en una zona poco transitada, se obtuvo una base de datos de 30 personas interesadas. Participaron :

- Ambassadors de Holanda. - Alex Rosa, Ceeder del MC.

Imágenes del evento http://www.facebook.com/album.php?aid=190932&id=64487718086&page=3

Observaciones

GLOBAL VILLAGE II Holanda & USA

Adjunto Informe Final del “Global Village I 2010” PER_CLAQ_COMM_Informe_global_Village_2010-II



Se realizó una presentación cultural sobre la forma de vida, costumbres, platos típicos y demás de los países participantes, Brasil, Colombia y Turquía Evento enfocado a los estudiantes de la UCSM.

Fecha

Febrero 2010

Objetivo


Informe

El evento fue organizado y realizado por los estudiantes de la Facultad de Comunicaciones de la UCSM gracias a un proyecto realizado por nuestro LCP Adrián Rodríguez, y el área dio soporte en la promoción vía Facebook. Imágenes del evento http://www.facebook.com/album.php?aid=178893&id=64487718086&page=3

Observaciones

Explora tu Mundo -

Feria Cultural de Oportunidades Internacionales

No se tiene informe final

Actividad Descripcióm

Elaboración de Poleras para los miembros del comité

Fecha

Mayo – Setiembre 2010

Objetivo

Uniformizar a través de un polera a todos los miembros del comité.

Informe

Hubo muchos retrasos para la confección de los poleras debido a que la mayoría de los miembros no pagaron a tiempo.

Observaciones

Poleras CLAQ

Tener un control estricto de pagos


Publicaciones del Boletín Local de AIESEC Arequipa

Fecha

Febrero 2010 | Abril 2010 | Junio 2010| Agosto 2010 | Octubre 2010

Objetivo

Comunicar mediante una revista online, las actividades que se vienen realizando bimestralmente, enfocados a un público externo.

Informe

Newsletter AIESEC Arequipa

Las ediciones que se publicaron durante el año son:


FEBRERO 2010 http://issuu.com/aiesecarequipa/docs/per_claq_newsletter_4_marzo2010 Visitas: 6888 ABRIL 2010 http://issuu.com/aiesecarequipa/docs/per_claq_newsletter_4_abril2010 Visitas: 954 JUNIO 2010 http://issuu.com/aiesecarequipa/docs/per_claq_newsletter_5_junio2010 Visitas: 872 AGOSTO 2010 http://issuu.com/aiesecarequipa/docs/www.aiesecarequipa.org Visitas: 374 OCTUBRE 2010 http://issuu.com/aiesecarequipa/docs/per_claq_newsletter_8_noviembre2010Visitas: 30

Observaciones

Se debe mejorar el proceso de recopilación y de publicación del Newsletter ya que es un proceso que no está bien definido en el área.


Team Building COMM&IM, actividad de Integración de los miembros de Comunicaciones

Fecha

Setiembre 2010

Objetivo

Conocimiento e Integración de los Miembros de Comunicaciones

Informe

Nos fuimos a almorzar y por la tarde tuvimos un tiempo para realizar actividades de integración.

Observaciones

Team Building

Es importante tener una agenda estructurada de actividades para la actividad.



Soporte en la Campaña de Pocket Recruitment II

Fecha

Agosto – Octubre 2010

Objetivo

Brindar soporte al OC Pocket Recruitment con estrategias y diseño de gráficas para los eventos que se realizaron en el proceso.

Informe

El apoyo que se brindó llego a cubrir la asistencia de 100 personas interesadas en los intercambios. Se crearon los siguientes diseños: Modelo 1 http://farm6.static.flickr.com/5046/5345301468_2cc154f023_z.jpg Modelo 2 http://farm6.static.flickr.com/5242/5345298102_d0d471a390_z.jpg El enfoque de la campaña del Pocket fue captar EPs enfocadas a DTs y TTs, la campaña local se acopló a la campaña a nivel nacional de Pocket realizada por la SMU, a la vez el área dio el contacto de la empresa CLARO al OC para que se consiga un auspicio de promoción, saliendo beneficiados con la impresión de 1 millar de volantes. La campaña siguió la campaña de la SMU con los siguientes modelos – Campaña Nacional de Pocket Recruitment enfocado. Modelo 1: Enfocado a DTs http://farm5.static.flickr.com/4153/5058771909_696af77c5e_b.jpg Modelo 2: Enfocado a TTS http://farm5.static.flickr.com/4129/5058766257_ccdb9f4620_b.jpg


Soporte en la Campaña de Pocket

Recruitment II

- +70 asistentes a una charla informativa de AIESEC, crecimiento de un 200% de asistentes - Crecimiento en EPs Raized de un 100% comparado con el año anterior.



Almuerzo para el reencuentro de ALUMNIs y Celebración del Aniversario del CLAQ

Fecha

Noviembre 2010

Objetivo

Reencontrarse e integrarse con los Alumni de AIESEC Arequipa, para afianzar las relaciones con los miembros Actuales. Celebración de los 48 años de creación del comité AIESEC Arequipa.

Informe

Durante el almuerzo se presentó el estado del comité. Contó con la participación de muchos alumni. Se tuvo la visita de Leonardo Adachi (Presidente de la nueva Asociación de ALUMNI AIESEC Perú), y de Percy Rodríguez Fundador de AIESEC Arequipa. Se repartieron las invitaciones con anticipación, y se tuvo más presencia de alumni a comparación de años pasados. Imágenes del evento: http://www.facebook.com/album.php?aid=242333&id=64487718086 Adjunto informe del Reencuentro ALUMNI PER_CLAQ_COMM_Informe_Almuerzo_Reencuentro_Alumni_Noviembr

e2010


Reencuentro ALUMNI y

Aniversario del CLAQ 2010

Asistentes en el 2009: 15 alumni Asistentes en el 2010: 35 alumni


Soporte en el FundRaising

Fecha

Agosto – Noviembre 2010

Objetivo

Brindar soporte al evento para que se llegue a más personas y se aumente el número de ventas de las entradas mediante la promoción constante del evento

Informe

Soporte en el FundRaising

“Herramientas de Comercio Electrónico

para Negocios Internacionales”

Imágenes del evento: http://www.facebook.com/album.php?aid=245070&id=64487718086


- Se tuvo el contacto directo con CAPECE, Cámara Peruana de Comercio Electrónico, empresa con la que se realizó el evento, gracias al contacto con Helmud Cáceda vía Facebook. - Se creo la estrategia de pre-inscripciones Online, mediante el survey

en donde se obtuvieron 80 inscritos. Gracias a esto se envio información más directa de los beneficios del evento y se pudo concretar ventas de las entradas, utilizando la cuenta [email protected]

- Las gráficas fueron brindadas por CAPECE, sin embargo el área apoyo en la modificación para afiches y volantes. Creación de la estrategia de Promoción del evento vía Online – Facebook http://www.facebook.com/pages/Comercio-Electronico-en-Arequipa/152094731475341 http://ecommerceaqp.tk Página creada del evento por el área de Comunicaciones del OC

Observaciones

- El trabajo se realizo en conjunto con los miembros que integraban el área de Comunicaciones del OC.

Resultados

100 asistentes al evento.


Actividad que reconoce el buen desempeño de los miembros

Fecha

Enero – Noviembre 2010

Objetivo

Reconocer y hacer público a los mejores miembros del comité, mensualmente, enviando un comunicado oficial de felicitación.

Informe

La actividad se llevo a cabo durante todo el año, teniendo el contacto con los VPs, y mediante previa evaluación de la EB, se seleccionaba al CLAQuero cada mes.

Observaciones

CLAQuero del mes

- El área que manejó esta campaña y la incentivó fue COMM&IM


Resultados

Mayor motivación en los miembros gracias al reconocimiento público.


Envío de saludos de cumpleaños

Fecha

Febrero 2010 – Enero 2011

Objetivo

Enviar saludos a quienes cumplen años

Informe

Se envío saludos a todos los miembros durante el año, mediante una plantilla.

Observaciones

-

Resultados

Envíos de Saludos de Cumpleaños

Mayor integración en los miembros.


- Creación del Wiki de AIESEC Arequipa y de las áreas del comité.

- Subida de información por Quarter e informes finales para transición.

Fecha

Febrero 2010 – Enero 2011

Objetivo

El objetivo de esta actividad fue realizar un óptimo Knowledge Management, para que la EB, y los miembros tengan la información necesaria subida dentro de myaiesec, para que la transición se realice óptimamente. Otro de los objetivos fue crear el Wiki en Inglés del comité, el cual engloba información detallada de nuestro LC, para quienes nos quieran contactar vía myaiesec

Informe

Creación del Wiki de AIESEC Arequipa (en inglés) y subida de

información a MYAIESEC.NET

Se envío saludos a todos los miembros durante el año, mediante una plantilla.


Observaciones

Wiki Oficial de AIESEC Arequipa en inglés, dentro están las wikis de cada área: http://www.myaiesec.net/content/viewwiki.do?contentid=10129245

Resultados

Creación del primer Wiki de AIESEC Arequipa en inglés, optimizado y con información para los miembros.


Auditoría seguida por el área de IM, realizada a todo el comité, evaluación que se realizó a la EB 2010.

Fecha

Setiembre - Noviembre 2010

Objetivo

El objetivo de esta actividad fue realizar una auditoría y evaluación a las áreas dentro del comité, la cual servirá de soporte para la nueva EB 2011, a manera que se mejoren los procesos de las áreas y que se tenga un mejor conocimiento de la actualidad del comité.

Informe

- El formato: Fue trabajado en base a KPIs, los cuáles fueron trabajados por el área de IM.

- Las entrevistas: Se realizaron a los VPs, cada una de 1 hora aproximadamente en donde se evaluó sus actividades.

- Evaluación: Se tuvo una reunión con IM, y Linccy Mamani VP IM 2009, quien realizó la auditoría anterior, se evaluaron las respuestas de los VPs, y se dieron soluciones y recomendaciones generales, para los principales problemas que se reconocieron en la auditoría

- Presentación: Se presentó la auditoría a las EB 2011, en una reunión y se explicaron las recomendaciones que brindaba la auditoría.

Observaciones

Adjunto el informe final de las auditorías PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_Auditoria2010

Resultados

Auditoría 2010

Conocimiento de la situación actual del comité a la nueva EB 2011



Recopilación de @XPs de los miembros.

Fecha

Setiembre - Noviembre 2010

Objetivo

Almacenamiento del @XP de cada miembro del comité

Informe

- Se creo un documento en donde los miembros llenaban su experiencia.

- Se recopilo el formato del 50% de miembros del comité. - Dichas @XP están adjuntadas en el archivo PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_@XPs2010

Observaciones

Falta adjuntar 50% de experiencias

Resultados

Recopilación de @XPs

Almacenamiento del desarrollo de los miembros


Creación del grupo de Comunicación Interna de ALUMNI

Fecha

Agosto 2010

Objetivo

Integrar más a nuestros alumni, mediante la creación de un grupo de comunicación interna.

Informe

La actividad fue la de pasar antiguos contactos ALUMNI de la cuenta que se tenia en yahoo (que no se usaba), a la plataforma de gmail, dado que muchos renovaron sus cuentas y en su mayoría usaban Google. A la actualidad se tienen 25 alumni dentro del grupo, los cuales son quienes más participan de las actividades del comité, sin embargo falta agregar a muchos más contactos al grupo para mejorar la comunicación

Observaciones

Comunicación Interna de ALUMNI

No se observa participación activa al responder mensajes por parte de los alumni.


Actividad - Descripción Fecha

Febrero 2010 – Diciembre 2010

Objetivo

Tener un medio oficial online, en el cual se tiene información básica sobre AIESEC, y sus beneficios en la ciudad.

Informe

- Se actualizó la página web, con las publicaciones de los Newsletters Externos, agregando la aplicación de Facebook y adjuntando el link de Skype, proyectos mencionados en las anteriores actividades.

- Se realizó el pago del Dominio $10, y gracias a Roy Ramos miembro de AIESEC quien auspicio el pago del posting.

Adjunto las gráficas obtenidas por Google Analytics del tráfico y visitas a la página oficial en el archivo: PER_CLAQ_COMM&IM_Informe_Final_Paginaweb_2010

Resultados

Actualización de la página web oficial www.aiesecarequipa.org

Nos brinda tener un espacio propio, el cual nos a ayudado bastante para las pasantías, para la publicación oficial de newsletters, y para el área de ventas.

Aparición en Medios

Fecha Medio Tipo Descricción Abril 2010 América Televisión - La

carcocha TV El reportaje fue sobre el Summer Fun Project, y se

grabó en el Global Village 2010 - I Enfocado a Holanda y Brasil

Abril 2010 http://aqp.juventudemprendedora.org/2010/04/aiesec-inicia-proceso-de-seleccion-2010.html

Web La web nos dio un espacio para publicar nuestro articulo sobre la captación 2010, la cual está enfocada a publicar eventos conocidos y tiene una amplia base de datos a la cual manda sus publicación

Enero 2010 Diario Correo Prensa Escrita

Se hizo el reportaje a los trainees de Brasil que llegaron a la municipalidad.

Enero-Abril 2010

Facebook Web Se creo una página de seguidores en Facebook de manera que el público comience a conocer este tipo de proyectos que realiza AIESEC Arequipa

Enero 2010 Página Web - Universidad Católica San Pablo

Web Artículo enfocado al Congreso Nacional de Verano

Marzo 2010 Página Web - Universidad Católica Santa María

Web Sección en la pagina de la UCSM en relaciones internacionales

Setiembre 2010

TV UNSA TV Se realizó una entrevista a Adrián Rodríguez LCP 2010, y a Amy Valdivia VP OGX 2010, se menciono quienes somos, que hacemos y se intensifico el llamado a postular a las pasantías

Noviembre 2010

América Televisión - La carcocha

TV Reportaje enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales"

Noviembre Diario "LA VOZ" Prensa Artículo enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y


2010 Escrita evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales"

Noviembre 2010

Diario "Correo" Prensa Escrita

Se contacto al diario correo para que haga el reportaje para el evento del FR, el artículo fue sobre AIESEC y el informe de Helmud Caceda - Expositor del evento

Marzo 2010 Revista Semanal de la Municipalidad de Jose Luis Bustamente

Revista informativa

Articulo sobre el proyecto Summer Fun Project en la revista de la Municipalidad

Enero 2010-Noviembre 2010

Facebook Web Posicionamiento sobre AIESEC Arequipa y los eventos que realiza durante todo el año en General

Noviembre 2010

http://larevista.aqpsoluciones.com/

Web Publicación enfocada al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales"

Setiembre 2010

Facebook Web Página creada y enfocada al Posicionamiento sobre AIESEC y evento del Fund Raising "Herramientas de Comercio Electrónico para desarrollar negocios internacionales"

Noviembre 2010

Curso: Administración de Personal

Exposición Exposición a los alumnos de la Universidad de San Agustín, sobre los Desafíos Internacionales y AIESEC como una alternativa para realizar prácticas en el extranjero.

Noviembre 2010

http://administraciondepersonal-epii-unsa.blogspot.com/

Web Link de AIESEC Arequipa en el blog del curso de Administración de Personal, además de subida y actualización de información permanente.

Noviembre 2010

Radio Melodía Radio Entrevista otorgada a Raúl Alarcón y Edwin Paucar, quienes brindaron información de AIESEC

Diciembre 2010

Diario "LA VOZ" Prensa Escrita

Artículo enfocado al Posicionamiento sobre AIESEC y de promoción de las prácticas

Noviembre 2010

Cursos Totales . COM Web Posicionamiento sobre AIESEC Arequipa y los eventos que realiza durante todo el año en General

Diciembre 2010

Peru TV - Programa Nuevo Día

TV Entrevista realizada a Deydra Garcia - OCP, a Ghillerme Ferreira y Gabriela Freitas (Trainees), en el programa donde se hablo sobre AIESEC, el programa de pasantías y sobre el proyecto con las municipalidades

Comunicación Interna Se mejoraron los procesos de comunicación interna a través de la creación del Grupo en Facebook, de manera que así se está llegando más rápidamente a los miembros, con mensajes formales e informales. Comunicación Externa Se intensificó la aparición en medios durante el periodo. El más destacado fue Facebook, con el cual se logró ampliar la red de contactos y poder ser útil como un medio de comunicación dirigido a estudiantes Mayor descripción sobre este en la sección actividades Alumni


Durante el periodo se retomó un contacto más directo con los Alumni y se abrió el puesto para Alumni Coordinator, Jonathan Pinto aplico al puesto para coordinadora de Alumni a nivel interno, y Linccy Mamani, aceptó ser coordinador de Alumni a nivel externo. Se empezó a trabajar con la base de datos de Alumni. Se vienen actualizando la información y datos de cada Alumni. Es un trabajo muy difícil. Adjunto: Base de Datos Actualizada PER_CLAQ_COMM_Base_de_datos_Alumni_Act_Noviembre2009 IM A pesar de tener pocos conocimientos en el área, gracias a la apertura de la coordinación de IM, y al soporte de Linccy Mamani (VP IM 2009), se logró obtener buenos resultados dentro del área. VI. APRECIACIÓN DEL TRABAJO EN EL ÁREA

- ORIENTADO A RESULTADOS Si bien es cierto los resultados en el área de comunicaciones no son exactamente medibles, se puede concluir que durante el periodo el posicionamiento de AIESEC en los estudiantes universitarios como una plataforma de Intercambios a aumentado, y esto se ve reflejado en el crecimiento de EPs que ha aumentado más de 100% En cuanto se refiere al posicionamiento con empresas y ONGs no hay resultados visibles, es algo a tomar en cuenta y a lo cual se debe tomar énfasis en el siguiente periodo. 100% aumento de EPs raised + 11 apariciones en medios de comunicación masiva, total 20 apariciones durante el año. + 3 LR para el Comité. +200 inscritos online para el proceso de captación. +100 postulantes asistentes al taller de competencias de la captación. + 5681 interesados en su mayoría en AIESEC, obtenidos de las bases de datos. +2821 Total de fans en la página AIESEC Arequipa, actualmente se tienen 5100. +1 medio de comunicación interna, grupo en facebook. + 243 Nuevos seguidores en Twitter. + 3 cuentas oficiales para Comunicación Externa. + 5 Boletines externos. +70 asistentes a una charla informativa de AIESEC del Pocket II, crecimiento de un 200%. + 20 asistentes ALUMNI a un reencuentro. 1 Wiki oficial del comité en myaiesec y en inglés. 1 Auditoria anual - Participación de + 100 universitarios en el evento del FundRaising 2010 - Participación de los universitarios de la UCSM en evento Global Village – Holanda y USA. - Participación de + 3000 niños, padres y organizadores de las vacaciones útiles de la municipalidad de Jose Luis Bustamante y Rivero en el evento Global Village Brasil – Holanda - Participación de los universitarios de la UCSM en evento Feria Explora tu mundo


- ORIENTADO A TRABAJO EN EQUIPO

VII. APRECIACIÓN PERSONAL

Ser VP es una experiencia muy enriquecedora, es un cambio muy fuerte al obtener el cargo, ya que a pesar de que se tiene un proceso de transición, los retos, la forma, la manera y los objetivos dependen de uno mismo como se los trace para el 2011.

El trabajo en el área fue de innovación, de estrategia, lo que me permitió descubrir en mi persona muchas cualidades que no había descubierto y que me a abierto las puertas a muchas oportunidades, a la vez me ayudo a darme cuenta que es lo que más me gusta hacer, y en lo que me voy a desempeñar a nivel profesional los años que vienen próximamente. El trabajo en EB, fue una experiencia también enriquecedora, ya que trabajé con personas muy profesionales y que conocían mucho del trabajo de sus áreas, lo que me permitió aprender de ellos, de su forma de trabajo y de sus estrategias. En cuanto a mi área, nunca antes había tenido un equipo que dure tantos meses a mi cargo, lo cual para mi significo un gran reto ya que los miembros de mi área tienen diferentes personalidades, sin embargo el avance que he visto en cada uno significa que han sabido encontrar su camino en AIESEC, que somos un equipo y lo más importante que somos amigos y que sabemos que podemos contar unos con otros. Estoy plenamente agradecida a AIESEC por brindarme una experiencia como lo es ser VP, y agradecida por ser parte de los éxitos del comité.

Informe Anual del área de Comunicaciones y Marketing de AIESEC Arequipa 2010

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