Informe anual PMO marzo 2010

2009-2010

Oficina de Gestión de Proyectos

y Apoyo a la Investigación de la

Universidad de Las Palmas de

Gran Canaria

30/04/2010

Informe anual de actividades (marzo 2009-marzo 2010)

© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010

Informe anual de actividades (marzo 2009-marzo 2010)

OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y APOYO A LA INVESTIGACIÓN

© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 i

Contenidos

CONTROL DEL DOCUMENTO .......................................................................................................................................... III

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................... 1

2. ORÍGENES DE LA INICIATIVA Y RECURSOS DISPONIBLES ......................................................................................... 2

3. CREACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA PMO ................................................................................................................ 3

4. SERVICIOS DE LA PMO ....................................................................................................................................... 6

5. PRESENTACIÓN DE LA PÁGINA WEB DE LA PMO .................................................................................................... 7

6. PRINCIPALES SISTEMAS DE CONTROL Y AUTOEVALUACIÓN ...................................................................................... 9

6.1. AUTOEVALUACIÓN ...................................................................................................................................... 9

6.2. CONTROL .................................................................................................................................................. 9

7. RESULTADOS E INDICADORES ............................................................................................................................ 11

7.1. HORAS Y ACTIVIDADES .............................................................................................................................. 11

7.2. INDICADORES ........................................................................................................................................... 20

7.3. ESTUDIO DE OPINIÓN ................................................................................................................................ 21

8. CONCLUSIONES ................................................................................................................................................ 24

ANEXO I - ENTREVISTA Y CUESTIONARIO INICIAL ........................................................................................................ 27

ANEXO II - GUÍA DE SERVICIOS DE LA PMO ............................................................................................................... 31

GUÍA DE SERVICIOS A DISPOSICIÓN DE LOS GRUPOS DE INVESTIGACIÓN ..................................................................... 33

ANEXO III – PRIMERA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN .................................................................................................... 35

ANEXO IV – SEGUNDA ENCUESTA DE SATISFACCIÓN .................................................................................................. 41


ii © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010

Índice de figuras

Figura 1: Principales demandas y necesidades de los Grupos de Investigación ...................................................... 4

Figura 2: Imagen de la página inicial del sitio web de la PMO (http://pmo.ulpgc.es) ................................................. 8

Figura 3: Horas de Gestión Técnica y Administrativa de la PMO ............................................................................ 11

Figura 4: Horas dedicadas a los Grupos de Investigación, agrupados según demanda. ........................................ 12

Figura 5: Distribución del tiempo por actividades principales .................................................................................. 13

Figura 6: Evolución Temporal de las Actividades .................................................................................................... 14

Figura 7: Distribución de las Actividades de la Unidad de Gestión por categorías principales. .............................. 15

Figura 8: Horas dedicadas por la Unidad de Gestión por actividades específicas. ................................................. 16

Figura 9: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad de Gestión. ............................................... 17

Figura 10: Distribución de las Actividades de la Unidad Administrativa por categorías principales ........................ 17

Figura 11: Horas dedicadas por la Unidad Administrativa por actividades específicas. .......................................... 18

Figura 12: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad Administrativa ........................................ 19

Figura 13: Resultados de la primera encuesta de satisfacción. .............................................................................. 21

Figura 14: Resultados de la segunda encuesta de satisfacción .............................................................................. 22

Índice de tablas

Tabla 1: Indicadores de la PMO. ............................................................................................................................. 20


© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 iii

Control del Documento

Información Documental

Información

ID del Documento Informe Anual de Actividades

Redactor del Documento Oficina Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación

Ultima fecha grabada 20 de abril de 2009

Nombre del Archivo Informe Anual PMO 2009-2010.pdf

Historial Documental

Versión Fecha de Publicación Cambios

[1.0] 12 de abril de 2010 Elaboración del texto base.

[1.1] 19 de abril de 2010 Fusión de los diferentes apartados

[1.2] 20 de abril de 2010 Redacción de conclusiones y ajustes de formato

[1.3] 21 de abril de 2010 Incorporación de los resultados de la 2ª encuesta

[1.4] 22 de abril de 2010 Modificación de los gráficos de las encuestas

[1.5] 24 de abril de 2010 Incorporación de todos los cambios propuestos por la Oficina


© Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010 1

1. Introducción

El objeto del presente informe es documentar el seguimiento de las actividades desarrolladas por la

experiencia piloto “Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación” (en adelante, “Oficina”

o “PMO1”), promovida por la Agencia Canaria de Investigación, Innovación y Sociedad de la

Información (ACIISI) y gestionado por el Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e Innovación de la

Universidad de Las Palmas de Gran Canaria (VIDI) y la Fundación Universitaria de Las Palmas (FULP).

El documento, describe la trayectoria del primer año de funcionamiento de dicha Oficina, pasando por

el origen y motivación de la iniciativa, la organización y estructura adoptada para desarrollar las

actividades, los servicios ofertados y prestados a la comunidad investigadora de la ULPGC y los

principales resultados e indicadores alcanzados en estos 12 meses de actividad, así como algunas

conclusiones preliminares del trabajo de la Oficina.

También se hace especial mención a un hito importante alcanzado durante el segundo semestre, la

creación de la página web de la Oficina. Mediante la puesta en marcha de esta página se pretende, por

un lado, difundir y divulgar la actividad de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la

Investigación y, por otro, proporcionar herramientas de gestión de proyectos y de atención telemática

para agilizar la prestación de servicios e incrementar la eficacia y eficiencia de la Oficina.

1 Siglas del estándar internacional “Project Management Office” (Oficina de Gestión de Proyectos en inglés).


2 © Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. 2010

2. Orígenes de la Iniciativa y Recursos Disponibles

La ACIISI detectó como una de las problemáticas más comunes de los grupos de I+D+i+d a la hora de

presentarse a programas de ayudas y subvenciones para el desarrollo de proyectos de investigación, la

falta de tiempo y de conocimiento acerca de la tramitación administrativa que conlleva estas

solicitudes. Por este motivo, y con el fin de facilitar el acceso y presentación de estos grupos a los

programas públicos, tanto autonómicos como nacionales y europeos, la ACIISI estimó necesario y

conveniente la creación de una oficina que diese soporte técnico y administrativo en la preparación de

proyectos a los grupos más competitivos.

La FULP, por su parte, cuenta con una amplia experiencia en el asesoramiento y presentación de

propuestas a programas públicos de ayudas y subvenciones para el desarrollo de proyectos de

investigación, en todas las escalas, por lo que se constituye en la entidad idónea para desarrollar esta

actividad. Igualmente, la FULP se constituye en entidad de intermediación como apoyo a la

investigación y la transferencia de conocimiento para la propia Universidad de Las Palmas de Gran

Canaria.

Con estas premisas, quedaron establecidas originalmente las siguientes funciones para la Oficina de

Gestión de Proyectos:

1.- Dar apoyo técnico y administrativo a los investigadores para

la preparación de proyectos de I+D+i+d relevantes en los

que participe el personal investigador de la ULPGC.

2.- Desarrollar acciones conducentes a mejorar la participación

de la ULPGC en proyectos relevantes de I+D+i+d.

Para el seguimiento de las actividades de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación,

se crea una Comisión de Seguimiento formada por la ACIISI, la ULPGC y la FULP.



3. Creación y Estructura de la PMO

Tras el lanzamiento formal de la PMO, marcado por la Resolución de la ACIISI, la FULP y el

Vicerrectorado de la ULPGC inician las actividades conducentes a la creación y puesta en marcha de la

Oficina.

Inicialmente y partiendo de las premisas de la ACIISI, se procede a una selección de personal de

gestión y administración cualificado. De esta forma y con fecha 9 de marzo de 2009, arranca la

actividad de la PMO con la contratación de 6 gestores y 3 administrativos. Posteriormente, en

diciembre del mismo año, se incorpora un administrativo más. La FULP y la ULPGC ubican la oficina

principal en las instalaciones del Edificio Polivalente II del Parque Científico y Tecnológico de la ULPGC

y se dota al personal de todo el equipamiento necesario para la ejecución de las actividades previstas.

Dado que la PMO se enfrenta a diversas restricciones partiendo de los recursos con los que cuenta, su

asignación a los grupos de investigación ha sido determinada partiendo de la resolución de la propia

entidad financiadora y de la selección de los grupos de investigación atendiendo a su historial y

potencial investigador. De esta forma, la actividad de la Oficina está dirigida a proyectos concretos,

siempre por un tiempo limitado y dando preferencia a las solicitudes en función del orden de petición,

de la importancia de los proyectos, la posibilidad de obtención de financiación nacional, europea o

privada, del tamaño y número de proyectos en manos de los grupos de investigación que lo solicitan,

del ámbito espacial de aplicación de los proyectos (internacionales, nacionales o autonómicos) y de si

están encuadrados en las áreas prioritarias de actuación del Plan Canario de I+D+i+d.

De esta forma, de los 139 grupos de investigación de la ULPGC, fueron seleccionados 66 para recibir el

apoyo en gestión y administrativo para los proyectos de I+D+i+d de la PMO.

La PMO comienza sus actividades el día 9 de marzo. Durante ese primer mes, desde la Oficina se

plantearon y cumplieron tres objetivos genéricos iniciales:

1. Formación interna y adaptación al entorno: Comprende aquellas actividades que permiten

conocer las estructuras internas y organización de la Fundación Universitaria de Las Palmas y

del Vicerrectorado de Investigación, Desarrollo e Innovación de la ULPGC.

2. Estructuración, definición del método y división del trabajo interno de la PMO: La PMO

queda constituida como una oficina con una estructura organizativa horizontal, dirigida por el

Vicerrectorado de I+D+i+d de la ULPGC. Internamente queda dividida en dos unidades

básicas; la Unidad Gestora y la Unidad Administrativa que atienden a un total de 66 grupos de

investigación repartidos en las áreas de Ciencias Experimentales y Salud, Ciencias

Tecnológicas, Humanidades y Ciencias Sociales y Jurídicas. Los Gestores, con el fin de facilitar

el acercamiento y la comprensión de las temáticas, han repartido la asistencia a los diferentes

grupos, atendiendo al perfil profesional de cada uno.



3. Determinación de las demandas y necesidades particulares en materia de gestión de la

I+D+i+d e inicio de las primeras tareas de apoyo hacia los grupos de investigación: Para el

cumplimiento de este objetivo, la PMO en su conjunto elaboró un trabajo basado en un

análisis inicial de los grupos a partir de fuentes de información a disposición de la ULPGC y la

FULP, y una entrevista personal2 con cada uno de los coordinadores de los Grupos de

Investigación de la Universidad. El análisis de los servicios demandados por los grupos de

investigación entrevistados mostró las principales preocupaciones de los investigadores así

como la visión de estos respecto al apoyo que más necesitan y que puede ser prestado por la

Oficina.

Resultados del Diagnóstico Inicial

Los resultados obtenidos tras el diagnóstico inicial de los grupos, mostraron un notable grado de

homogeneidad en los servicios demandados por los diferentes grupos de investigación. A continuación

se muestra el resultado del diagnóstico inicial de manera gráfica (Figura 1):

Figura 1: Principales demandas y necesidades de los Grupos de Investigación

Como se observa, destaca especialmente como la principal demanda, solicitada por alrededor del 65%

de los grupos entrevistados, es recibir apoyo en la Solicitud y Presentación de nuevos proyectos de

Investigación. La necesidad de recibir información precisa, verificada y filtrada de acuerdo a sus

intereses sobre nuevas convocatorias públicas de proyectos de I+D+i+d, recibir información

2 En el Anexo I se adjunta la entrevista y el cuestionario inicial efectuados a los coordinadores de los Grupos de

Investigación

PRINCIPALES DEMANDAS Y NECESIDADES DE LOS GRUPOS DE INVESTIGACIÓN



documentada y concreta de los aspectos destacados de estas convocatorias a partir de una

investigación y análisis previos de las mismas, el apoyo en el seguimiento de proyectos activos y la

tramitación de la facturación fue destacado por el 50% de los grupos entrevistados.

Otra de las principales demandas solicitadas por más de la mitad de los grupos de investigación fue la

de incrementar su visibilidad y capacidad de promoción de sus actividades de I+D con el objetivo de

recibir propuestas para sumarse a proyectos de investigación cooperativos y ampliar su red de

contactos. Alrededor del 20% de los grupos entrevistados solicitaron apoyo en la justificación y cierre

de los proyectos, fundamentalmente en la redacción de memorias financieras, tanto intermedias

como finales así como soporte en la gestión de los RRHH.

Por otro lado, el 10% de los grupos mostró cierta preocupación hacia aspectos relacionados con la

gestión interna del mismo, solicitando servicios de consultoría general para la mejora de la

productividad interna del Grupo. Aproximadamente el mismo porcentaje (10%), mostró interés en

reforzar sus capacidades para la promoción y gestión de convenios y acuerdos de colaboración con

otras entidades públicas y privadas. Finalmente, menos del 5% de los grupos entrevistados mostró

interés en la mejora de las herramientas y sistemas de comunicación interna de los proyectos de

I+D+i+d.



4. Servicios de la PMO

A la vista de estos resultados, desde la Oficina de Gestión de Proyectos, se elaboró y puso a disposición

de los investigadores, un catálogo de servicios técnicos y administrativos de apoyo y soporte en la

gestión de la I+D+i+d, que trata de cubrir sus principales demandas. De esta forma, los servicios que

ofrece la Oficina de Gestión de Proyectos quedan estructurados de la siguiente forma:

1. GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN.

1.1. SERVICIOS DE INTEGRACIÓN.

1.1.1. Solicitud y presentación de nuevos proyectos.

1.1.2. Seguimiento de proyectos activos.

1.1.3. Justificación y cierre de proyectos.

1.2. SERVICIOS DE APOYO EN ADQUISICIONES.

1.3. SERVICIOS DE APOYO EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

2. BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN.

2.1. BÚSQUEDA PERSONALIZADA

2.2. CONVOCATORIAS ESPECÍFICAS

2.3. CONVENIOS Y ACUERDOS CON OTRAS ENTIDADES

3. SERVICIOS DE CONSULTORÍA GENERAL

3.1. DIFUSIÓN Y VISIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

3.2. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Este catálogo de servicios3 ha sido desarrollado con el objetivo de atender a la mayoría de las

necesidades y demandas solicitadas por los Grupos de Investigación, en materia de Gestión de la

I+D+i+d. No obstante, es premisa de la Oficina, mantener un perfil abierto y flexible con capacidad de

incluir nuevos servicios y/o modificar los servicios ofrecidos inicialmente.

3 En el Anexo II se adjunta la guía de servicios completa.



5. Presentación de la página web de la PMO

Desde el 20 de Enero de 2010 está accesible la URL http://pmo.ulpgc.es. Con dicho localizador se

accede a la web de la Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación de la ULPGC. El uso de

tecnologías web para la generación de output es un pilar fundamental en la Economía y la Sociedad

actuales. La Universidad de Las Palmas de Gran Canaria y su Vicerrectorado de Investigación Desarrollo

e Innovación, siendo conscientes del carácter competitivo que debe imprimirse a todas las acciones

que emprenda la Institución, ha apostado desde el primer momento porque también la PMO cuente

con el acceso a estas herramientas y consiga aumentar el grado de interacción con la comunidad

investigadora, minimizando los tiempos de acceso al usuario final de los servicios.

Inicialmente el sitio web está constituido por diversas páginas que informan básicamente con un

espíritu meramente divulgativo de la actividad de la PMO, haciendo llegar a la comunidad

investigadora y otros interesados de su participación en el circuito de gestión de la investigación, los

diferentes aspectos relevantes de su identidad.

El desarrollo posterior del sitio estará encaminado a proveer una vía adicional a la atención presencial

que la Oficina otorga a los investigadores. Con ello se pretende minimizar los tiempos de respuesta a

la vez que aumentar la calidad en el servicio prestado, permitiendo que los usuarios de la PMO tengan

un acceso en tiempo real al estado de la información relevante en cada momento. La reducción de

tiempos aumenta el grado de eficiencia de la Oficina al disminuir los costes operativos en la prestación

del servicio liberando tiempo del personal de la PMO para tareas alternativas o ampliar el alcance de

sus servicios.

El sitio web integrará herramientas que permitirán solicitar servicios en línea que permitan almacenar

conocimiento sobre los procesos relativos a la gestión de proyectos de investigación y aquellos que

tienen que ver con buenas prácticas a la hora de abordar dichos proyectos. Con ello se pretende

impulsar una cultura de buenas prácticas y estandarizar procedimientos extendiendo un lenguaje

común propio del campo de conocimiento que practica la PMO y del cual pretende participar para

crear referencias que lleven a la ULPGC a la excelencia en dichos aspectos de la investigación.

El sitio web está programado con un lenguaje que permite mantener el dinamismo del sitio y la

modificación de los contenidos de las páginas para que la información esté disponible en el menor

tiempo posible. Actualmente, a la fecha de elaboración de este informe están disponibles los

siguientes contenidos:

Inicio: Muestra la descripción básica de la Oficina, sus patrocinadores y describe algunos aspectos

básicos de su Misión.

Noticias ULPGC: Consiste en redifusión de noticias sobre la ULPGC con fuente web en formato RSS.

PMO: ¿Qué es una PMO (Project Management Office)? Describe la funcionalidad estándar de una

Oficina de Gestión de Proyectos y su integración típica dentro de la línea estratégica de proyectos de

una Organización.

http://pmo.ulpgc.es/



Misión, Visión y Valores: Describe ciertos aspectos estratégicos de la PMO, aspectos de Filosofía

Organizacional, en el caso de los Valores, así como otros aspectos relativos al estado futuro de la

Organización como la Visión y también la Misión, una definición amplia y duradera que explica el

propósito de la Oficina distinguiéndola de otras unidades y explicando el alcance de sus funciones.

Informes de Actividad: Incluye el acceso en línea a los informes semestrales / anuales de actividad de

la PMO.

Servicios: Incluye una descripción con detalle de los diferentes servicios provistos por la Oficina y su

alcance.

Nuestra Oficina: Muestra el perfil del personal que integra la PMO, así como sus datos de contacto.

Recursos I+D+i: Aquí, el investigador podrá encontrar documentos y enlaces útiles tanto para la

solicitud de nuevos proyectos de I+D+i como para la gestión de los proyectos ya aprobados.

Figura 2: Imagen de la página inicial del sitio web de la PMO (http://pmo.ulpgc.es)



6. Principales sistemas de control y autoevaluación

Debido a la complejidad de los diferentes servicios ofertados, y al carácter piloto de la Oficina de

Gestión de Proyectos, consideramos fundamental, la inclusión de herramientas que permitan la

autoevaluación de nuestro trabajo y el control de las horas de actividad.

6.1. Autoevaluación

Con el fin de autoevaluar su funcionamiento, la PMO diseñó un cuestionario para la obtener

información sobre la opinión de los usuarios y como vía de comunicación periódica (semestral) con los

grupos.

Se distribuyó a través de correo electrónico una encuesta en línea4 dirigida a los coordinadores de los

GI o en su caso a aquellos investigadores o personal del Grupo que mantenía la coordinación efectiva

del grupo. El envío se realizó el 24 de julio de 2009, con dos recordatorios el 1 y el 10 de septiembre,

ampliando el plazo de respuesta hasta el 15 de septiembre.

Para obtener un resultado más representativo de la opinión de los investigadores, el envío de la

segunda encuesta5 no se limitó tan solo al coordinador de cada grupo sino a todos los investigadores a

los que se había dado servicio a lo largo del año, aumentando por tanto el número de encuestas

enviadas. El envío se realizó el 17 de marzo de 2010, con un recordatorio el 9 de abril, ampliando el

plazo de respuesta hasta el 15 de abril.

6.2. Control

Para poder llevar un control de las horas de trabajo de la PMO, se implantaron herramientas de

“Timesheet” o seguimiento y control de horarios. A través de estas herramientas, cada uno de los

miembros de la PMO, puede registrar e imputar sus horas de trabajo a actividades concretas. Debido a

la complejidad de los servicios ofrecidos y las actividades realizadas, éstas han sido agrupadas en 6

categorías principales:

I. Procesos orientadas a realizar el DIAGNÓSTICO INICIAL

II. Procesos orientadas al DESARROLLO DE LA PMO

III. Procesos propias y específicas de la GESTIÓN DE PROYECTOS

IV. Procesos relativas a la ejecución de las actividades generales llamada PROCESOS CONTÍNUOS

V. Procesos específicas orientadas a la búsqueda de financiación: CAPITAL RAISING

VI. Procesos dedicados a Servicios CONSULTORÍA GENERAL.

4 En el Anexo III se adjunta la primera encuesta de satisfacción enviada a la comunidad investigadora

5 En el Anexo IV se adjunta la segunda encuesta de satisfacción enviada a la comunidad investigadora



Esta clasificación permite, por lo tanto, la organización y el control de las horas de trabajo y de las

actividades y permite ofrecer resultados de la actividad desempeñada por la PMO desde marzo de

2009 a marzo de 2010.



7. Resultados e Indicadores

Fruto del análisis de los datos recopilados por los miembros de la Oficina se obtiene una panorámica

general de las actividades que ha venido desarrollando y ejecutando la PMO en el primer año de su

andadura.

7.1. Horas y Actividades

Como se puede observar en la Figura 3, las horas totales de gestión y administración de la PMO han

sido 13.997. Repárese como el 56% del tiempo ha sido imputado a servicios, en tareas dedicadas

específicamente a Grupos de Investigación. Se incluyen aquí principalmente las actividades dedicadas

a la Gestión de Proyectos, como nuevas solicitudes, seguimiento de proyectos activos o

procedimientos de justificación y cierre de los mismos. Posteriormente se explicará con mayor detalle

cómo se distribuyen las horas por actividades específicas. El concepto de “Ejecución de la PMO”, hace

referencia a aquellas horas de trabajo que no se pueden imputar específicamente a un Grupo de

Investigación concreto, pero que son esenciales para el desarrollo general de las funciones de la

Oficina, como por ejemplo los tiempos empleados en reuniones de equipo, los empleados en

comunicaciones, como la gestión del correo, la atención telefónica, o la propia auto-organización y

preparación de las agendas de los miembros de la PMO. Estas actividades representaron el 31% del

trabajo. Finalmente, debido al hecho de que la Oficina se encuentra en su primer año de andadura, y

que entre sus objetivos, como se expuso anteriormente está el de establecer un método propio de

organización del trabajo para una oficina con estas características, se requirió un 9% del tiempo para la

elaboración de un proyecto de Desarrollo Organizativo de la propia Oficina.

HORAS DE GESTIÓN TÉCNICA Y ADMINISTRATIVA

MARZO 2009 1133..999977 MARZO 2010

Figura 3: Horas de Gestión Técnica y Administrativa de la PMO



Del total de las horas de Servicio de la PMO, el 66% de las mismas se corresponden con Gestión, en

tanto que, las tareas de Administración representan el 34%. Estos resultados son coherentes dado el

hecho de que la Oficina la componen actualmente 6 personas en la Unidad de Gestión frente a 4 en la

Unidad de Administración.

Aunque inicialmente se partió de 66 grupos de investigación, finalmente, durante este primer año se

ha prestado servicio a 74 grupos. El análisis de los resultados de las horas dedicadas específicamente a

los grupos de investigación permite clasificarlos en tres grupos principales, como se aprecia en la

Figura 4.

Figura 4: Horas dedicadas a los Grupos de Investigación, agrupados según demanda.

225 h

37 h

4 h



Como se observa en el gráfico, los grupos con una demanda ALTA de servicios han consumido de

media 225 horas de servicios de gestión y administración, los de demanda MEDIA se sitúan en torno a

las 37 horas y los de BAJA demanda consumiendo una media de 4 horas del tiempo del personal de la

PMO. Los resultados obtenidos no permiten extraer conclusiones inmediatas respecto a la distribución

de los servicios de gestión y administración. Podemos observar como esta distribución es muy

heterogénea y a partir de la experiencia de la Oficina, obedece a la igualmente heterogénea forma de

organización de los propios Grupos de Investigación.

Lo que sí puede observarse es que los grupos de investigación con demandas ALTA y MEDIA combinan

la demanda de servicios de gestión y administración, en tanto que aquellos que mantienen una BAJA

solicitud de servicios, han recibido mayoritariamente servicios de gestión, orientados principalmente

hacia la búsqueda específica de financiación y al incremento de la visibilidad del Grupo con su

introducción en redes internacionales para el desarrollo de proyectos de I+D cooperativos,

especialmente, dentro del VII Programa Marco de la U.E.

En el siguiente gráfico (Figura 5), se muestra la fragmentación del tiempo por actividades específicas y

el peso que han tendido las diferentes Actividades y Servicios de la PMO, clasificados por las categorías

principales mencionadas inicialmente. En ella se aprecia que el grueso de la actividad se ha centrado

en actividades específicas de la Gestión de Proyectos así como en todas las actividades cotidianas que

se desarrollan diariamente y las derivadas del trabajo en equipo.

Figura 5: Distribución del tiempo por actividades principales

Como se observa, más del 80% del tiempo se ha orientado conjuntamente hacia la Gestión de

Proyectos y los Procesos Continuos, representando un 49% y 34% respectivamente. Del 17% restante,

un 2% fueron las actividades que permitieron el Diagnóstico Inicial de los grupos, un 6% actividades

específicas orientadas a la búsqueda de financiación pública o privada de I+D+i+d y, en igual

porcentaje las actividades que permiten crear, estructurar y consolidar la PMO. Las acciones de

consultoría general representaron tan solo 3% del total.

Uno de los análisis que consideramos más interesantes, es observar cómo han evolucionado estos

grupos de actividades a lo largo del tiempo desde que comenzó la actividad de la Oficina (Figura 6).

Este análisis arroja los siguientes resultados:



Figura 6: Evolución Temporal de las Actividades

En este gráfico, se aprecia como las actividades dedicadas al Diagnóstico Inicial fueron importantes,

con alrededor de las 120 horas en el mes de marzo, disminuyendo progresivamente hasta el mes de

mayo. Debe reseñarse que, aunque el esfuerzo por realizar un diagnóstico de las principales

necesidades y demandas con celeridad, no siempre fue posible por problemas de agenda y

disponibilidad de los Grupos de Investigación. El dato más significativo de esta gráfica, es el notable

incremento progresivo de las horas dedicadas específicamente a la Gestión de Proyectos de I+D que

alcanza su punto máximo en el mes de julio con casi 840 horas. Igualmente, se aprecia su descenso en

el mes de agosto coincidente con el principal mes de vacaciones de la comunidad universitaria.

En esta gráfica se muestra también como la actividad cotidiana de la PMO fluctúa dentro de la banda

de 480 y 240 horas, con algunas excepciones notables en marzo, abril y octubre de 2009. Las

actividades dedicadas a la búsqueda de financiación, también mantienen una regularidad mensual

alrededor de las 100 horas. A su vez, las actividades de consultoría general, se incrementaron

principalmente en el mes de junio, relacionadas fundamentalmente con actividades para aumentar la

visibilidad de los Grupos de Investigación. Las actividades dedicadas a crear y consolidar la PMO, al

igual que las del diagnóstico inicial, fueron importantes los tres primeros meses y disminuyeron

progresivamente a niveles bastante bajos.

Respecto a la distribución de las actividades de las Unidades de Gestión y Administración, a

continuación, en la Figura 7, se analiza la distribución de las actividades de la Unidad de Gestión

agrupadas atendiendo a las seis categorías principales anteriormente descritas, mientras que en la

Figura 8, se relaciona, en los mismos colores, estas agrupaciones con las actividades específicas

desarrolladas. Complementariamente, en la Figura 9, se plasma el peso relativo de cada actividad

específica dentro de cada categoría.



Figura 7: Distribución de las Actividades de la Unidad de Gestión por categorías principales.

Se aprecia claramente como la Unidad de Gestión ha dedicado un 44% de su tiempo a actividades

específicas de Gestión de Proyectos, entre las que ha destacado significativamente el tiempo dedicado

a la Solicitud y Presentación de Nuevos Proyectos y las actividades de Seguimiento de Proyectos ya

activos. Los procesos continuos representaron para la Unidad de Gestión el 31% de su tiempo. En

orden decreciente estas actividades ocupan una posición intermedia destacando las reuniones de

coordinación, las comunicaciones y la formación interna.

Por otro lado, en la Figura 9 podemos observar como la categoría de Procesos Continuos se fragmenta

de forma relativamente proporcional en estas actividades de carácter cotidiano, características de una

oficina de gestión. Por su parte, en la actividad de Gestión de Proyectos destacan el tiempo dedicado a

nuevas solicitudes y el seguimiento de proyectos activos.



1 G.P. Solicitud y presentación de nuevos proyectos

5 P.C. Comunicaciones: e-mail, teléfono, epm,...

9 P.C. Reuniones de Equipo

13 P.C. Preparación de Informes de Seguimiento

17 C.R. Negociación, gestión y acuerdos sector privado

2 G.P. Seguimiento de Proyectos Activos

6 G.P. Apoyo en Adquisiciones

10 P.C. Formación interna 14 Diagnóstico de Necesidades Iniciales

18 C.G.- Planificación estratégica

3 G.P. Justificación y Cierre de Proyectos

7

POP - Desarrollo de la Metodología, Indicadores y Plan de Formación

11 P.C. Chequeo y filtrado personalizado de fuentes de financiación

15 Desarrollo del Dossier Documental

4 C.R. Investigación especializada en fuentes de financiación

8 P.C. Autoorganización 12 C.G. Visibilidad a los Grupos de Investigación

16 G.P. Gestión de R.R.H.H.

Figura 8: Horas dedicadas por la Unidad de Gestión por actividades específicas.

1 1

2 1

3 1

4 1

5 1

6 1

7 1

8 1

9 1

10 1

11 1

14 1 15 1

16 1 17 1

18 1

12 1

13 1



Figura 9: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad de Gestión.

Son también significativos los tiempos que la Unidad Técnica de Gestión ha empleado en la búsqueda

de nuevos recursos financieros para los Grupos de Investigación y en el proyecto de desarrollo de la

propia PMO, representando cada uno el 9% del total de horas de trabajo. En estas dos categorías

destacan respectivamente las actividades específicas de Investigación y estudio de nuevas

convocatorias públicas de financiación y el desarrollo de procesos de trabajo, procedimientos de

control y seguimiento e indicadores de la PMO.

De manera análoga, para la Unidad de Gestión Administrativa de la PMO (Figura 10), tenemos los

siguientes datos:

Figura 10: Distribución de las Actividades de la Unidad Administrativa por categorías principales



1 G.P. Apoyo en adquisiciones

5 P.C. Autoorganización 9 P.C. Elaboración de agendas

13 G.P. Justificación y cierre de proyectos

17 G.P. Gestión traslado de equipamientos

2 G.P. Actualización curricular

6 P.C. MiCV 10 P.C. Planificación de tareas

14 G.P. Seguimiento de proyectos qctivos

18 G.P. Procedimiento negociado

3 P.C. Formación Interna 7 G.P. Balance contable 11 G.P. Gestión RRHH 15

POP Desarrollo de la metodología, plantillas, manuales, redacción de actas

19 G.P. Apoyo a auditorías de proyectos

4 P.C. Reuniones de equipo

8 G.P. Traducción 12 P.C. Preparación de informes de seguimiento

16 G.P. Solicitud y presentación de nuevos proyectos

20 Otros

21

C. G. Visibilidad de grupos

Figura 11: Horas dedicadas por la Unidad Administrativa por actividades específicas.

El análisis de estos datos muestra que el tiempo de dedicación de la Unidad Administrativa de la PMO

se reparte en aproximadamente un 60% de dedicación a actividades específicas para la Gestión de

Proyectos de I+D+i+d y un 40% a procesos continuos. En el gráfico 10, se aprecia claramente que es la

Gestión de las Adquisiciones, especialmente la tramitación de las facturas del material y equipamiento

adquirido y de los viajes de los investigadores, la actividad más destacada representando un total

aproximado de 1300 horas. Otra actividad específica que destaca en la Gestión de Proyectos de la

Unidad Administrativa son las horas empleadas en la actualización de los curriculum vitae de los

investigadores, con alrededor de 650 horas.

En la Figura 12 puede observarse, al igual que ocurre para la Unidad de Gestión, cómo las diferentes

actividades que constituyen los procesos continuos se distribuyen de forma relativamente

proporcionada y cómo destaca de forma notoria la gestión de la facturación y viajes de los Grupos de

Investigación entre las actividades específicas para la Gestión de Proyectos de I+D+i+d.

2 1

3 1

4 1

5 1

6 1

7 1

8 1

9 1

10 1

14 1 16 1 19 1

11 1

15 1 18 1

13 1

12 1

17 1 20 1 21 1



Figura 12: Peso relativo de las Actividades desarrolladas por la Unidad Administrativa



7.2. Indicadores

A continuación se muestran los indicadores relativos al trabajo de la PMO correspondientes al período

comprendido entre el 9 de marzo de 2009 y el 8 de marzo de 2010.

Indicadores Generales

Indicador Descripción Relación de Medida



Nº de GI contactados 74

Nº de IP que reciben servicio 83

H dedicadas a los GI 7859:44:00

Nº reuniones formales 38

Nº de informes emitidos 62

Indicadores de Gestión de Proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación

Indicador Descripción Relación de Medida

Logro (apoyo a la gestión de

proyecto)

Solicitud y presentación de nuevos proyectos

Nº de proyectos preparados 55

Nº de proyectos presentados 43

Nº de proyectos concedidos 86

Nº de palabras de traducciones 38454

Nº de convocatorias estudiadas 27

Nº de contratos, convenios, acuerdos redactados

9

Seguimiento de proyectos activos

Nº de proyecto en seguimiento y control 105

Nº de proyectos en contabilidad paralela al GRAI

33

H tramitación administrativa 3490:01:00

Justificación y cierre de proyectos

Nº de justificaciones y cierre de proyectos 12

Adquisiciones Apoyo en la gestión de

adquisiciones Nº de procedimiento de negociado de

adquisiciones 5

Gestión de RRHH

Apoyo en la búsqueda de financiación para la provisión de

RRHH. Nº de contratos laborales/becas gestionados 41

Servicios de consultoría General

Indicadores Descripción Relación de medida

Consultoría

Implantación de herramientas informáticas que contribuyen a la visibilidad o a la creación de redes internas de excelencia.

Nº herramientas colaborativas implantadas a GI 0

Difusión Visibilidad de los GI

Nº de páginas web 7

Nº de altas a nivel europeo/nacional/local 31

Nº de otras actividades de difusión 11

Tabla 1: Indicadores de la PMO.

6 Este número incluye los proyectos concedidos hasta marzo de 2010. No se han contabilizado los que

aún están en fase de evaluación.



7.3. Estudio de Opinión

A continuación se muestran los resultados obtenidos para la primera encuesta de satisfacción

realizada a los Grupos de Investigación al finalizar el primer semestre de funcionamiento de la PMO.

Se planteó a los grupos un total de 6 preguntas de las cuales 5 constituían una valoración subjetiva de

la Iniciativa de la creación de la PMO, el grado de conocimiento sobre los servicios ofrecidos por la

PMO, el grado de satisfacción con los servicios recibidos y con el trato del personal y el grado de

interés sobre la continuidad de la Oficina. La última pregunta era un campo de comentarios en el que

los investigadores podían realizar cualquier observación relacionada con la PMO que estimaran

conveniente.

La encuesta se realizó con objeto de obtener resultados estadísticos sobre el censo total de Grupos de

Investigación vinculados a la PMO como usuarios de la misma. El hecho de contar con una población

de grupos pequeña en términos estadísticos, provoca un error muestral relativamente alto (del 12%

para un intervalo de confianza del 95%) incluso cuando 1 de cada 2 grupos, 32 en total, respondió a la

encuesta. Factores como el ser la primera encuesta, la coincidencia con el mes de agosto y por tanto

del periodo vacacional, deben tenerse en cuenta a la hora de valorar la participación de los grupos en

la misma.

Figura 13: Resultados de la primera encuesta de satisfacción.

De entre los resultados se puede destacar que un 87% mostró un interés “alto” o “muy alto” en la

continuidad de la PMO y un 78% mostró una satisfacción “alta” o “muy alta” con los servicios

prestados por la PMO frente a un 6% que mostró un nivel “bajo” de satisfacción. Un 50% conocía los

servicios de la PMO en un “alto” o “muy alto” grado. Respecto al trato recibido por parte de la PMO El



90% respondió haber recibido un trato “bueno” o “excelente”, mientras que un 81% definió como

“muy buena” o “excelente” la iniciativa de la creación de la PMO (Figura 13).

La segunda encuesta de satisfacción lanzada por la PMO abarca el periodo de servicios prestados

desde el 31 de agosto de 2009 al 15 de abril de 2010. Se obtuvieron un total de 38 respuestas sobre

toda la comunidad de investigadores a los que la Oficina presta servicio. Para esta segunda encuesta,

la cuestión sobre cuál es el parecer del investigador respecto a la iniciativa de la PMO fue suprimida y

se incorporó la cuestión de su opinión respecto al grado de conocimientos, en materia de gestión de la

I+D+i+d, del personal de la PMO. En la Figura 14 se muestran los resultados obtenidos.

Figura 14: Resultados de la segunda encuesta de satisfacción

En el análisis de estos resultados puede destacarse que cerca del 90% de los investigadores

encuestados muestran un grado “muy alto” o “alto” de satisfacción con los servicios prestados y el

trato recibido por parte del personal de la PMO. Por otra parte, un 66% consideró que el nivel de

conocimientos en materia de gestión de la I+D+i+d del personal de la PMO es igualmente “muy alto” o

“alto”. Por el contrario, un 14% de los investigadores encuestados mostraron un grado de satisfacción

bajo con los servicios recibidos, debido principalmente a que los gestores y administrativos no tienen

una presencia física continua en su grupo de investigación y consideran que pierden más tiempo

solicitando los servicios de la PMO que haciendo el trabajo de gestión ellos mismos. Sin embargo tan

solo uno de los 4 investigadores que se mostraron poco satisfechos con el funcionamiento de la PMO,

declaró tener poco interés en la continuidad de la misma.

Tras el segundo semestre, el grado de conocimiento de los servicios, que la PMO pone a disposición de

los investigadores, fue considerado “muy alto” o “alto” por el 52%, en tanto, que alrededor del 47%

mostraron tener un conocimiento intermedio.



Finalmente, los resultados derivados de la encuesta de satisfacción mostraron que un amplio

porcentaje de los encuestados mantienen un interés “muy alto” (71%) o “alto” (21%) en la continuidad

de este servicio de apoyo en la gestión de la I+D+i+d a los grupos de investigación de la ULPGC.

Comparando los datos obtenidos en la segunda encuesta con respecto a la primera se observa que los

datos son muy similares, con un ligero aumento tanto del grado de conocimiento de los servicios

ofrecidos por la PMO como del grado de satisfacción de los usuarios con los servicios y el trato

recibido. Estos datos se traducen también en un aumento de 5 puntos del interés en que la PMO

continúe prestando sus servicios.

A pesar de que el grado de conocimiento de los servicios ofertados ha aumentado, sigue existiendo

aún un 47% de usuarios que afirman tener tan solo un grado de conocimiento “intermedio” por lo que

la PMO debe seguir esforzándose en dar a conocer todos aquellos servicios que puede prestar en

materia de gestión de la I+D+i+d. Con esta intención se ha puesto en marcha la página web de la PMO,

tal y como se ha descrito en el apartado 5.

Por otro lado, a pesar de la experiencia adquirida durante este año por el personal de la PMO, existe

alrededor de un 30% de usuarios que considera que el nivel de conocimientos del personal es tan solo

“intermedio” lo que hace recomendable un plan de formación adecuado.



8. Conclusiones

De los datos presentados en los apartados anteriores se concluye lo siguiente:

1. En el primer año de funcionamiento de la Oficina de Gestión de Proyectos se dedicó un 56% del

tiempo a dar servicio a los grupos de investigación, mientras que el 44% restante se empleó en la

puesta en marcha y desarrollo de la propia Oficina y en tareas no enfocadas a grupos concretos,

pero necesarias para el funcionamiento de la misma (comunicaciones, reuniones, formación,

auto-organización, etc.). Inicialmente se planteó el objetivo de dedicar un 60% del tiempo a la

gestión de los grupos de investigación y un 40% a la gestión interna de la propia Oficina. Existe un

4% de margen para realizar ajustes en las horas dedicadas a las actividades internas.

2. De entre los 74 grupos de investigación a los que se da servicio en la actualidad, 24 tienen una

demanda elevada (con una media de 225 horas de dedicación durante el periodo de

funcionamiento de la PMO), 29 tienen una demanda media (37 horas) y 21 tienen una demanda

baja (4 horas). Los 24 grupos de alta demanda, consumieron aproximadamente el 82% del tiempo

de Gestión específica dedicado a Grupos de Investigación. La experiencia del equipo de la Oficina

y los datos analizados en este informe, hacen plantear la hipótesis de la existencia de una

tendencia en la que, es posible, que cada vez el tiempo de dedicación en gestión se concentre y

sea absorbida por un menor número de grupos de investigación, condicionando de esta manera la

capacidad de la Oficina para atender adecuadamente a todos los grupos a los que se presta

servicio o la introducción de nuevos grupos.

3. Teniendo en cuenta lo expuesto en la conclusión 2, existe el riesgo de que los grupos de

investigación se habitúen a contar con una alta respuesta por parte de la PMO a sus demandas, de

modo que, la introducción de nuevos grupos solicitantes no sea posible sin tener que reducir las

horas de gestión dedicadas a los mismos. Frente a esta situación, y de cara a no dejar desatendida

las nuevas peticiones de apoyo en la Gestión de I+D+i de nuevos grupos y/o el incremento de los

servicios y atención a los grupos de alta demanda, se hace imprescindible considerar la

introducción, en el sistema de gestión de la PMO, de herramientas basadas en las nuevas

tecnologías de la información y la comunicación que permitan una agilización de los procesos y un

incremento en la eficacia y eficiencia de los servicios de la Oficina. La nueva web de la Oficina,

además de cumplir la función de difundir y divulgar la actividad de la PMO entre los grupos de

investigación, contará además con herramientas de gestión de proyectos y atención telemática de

las demandas tratando de lograr ese objetivo.

4. Mientras que los grupos de demanda alta y media requieren apoyo de Gestión y de

Administración, los grupos de demanda baja requieren casi exclusivamente apoyo de Gestión que

consiste básicamente en recibir información sobre convocatorias abiertas o actividades

conducentes a aumentar la visibilidad de los grupos.



5. En cuanto a la distribución del tiempo de dedicación de la PMO por actividades, las dos

actividades que han ocupado la mayor parte del tiempo han sido la Gestión de Proyectos, con casi

la mitad del tiempo y los Procesos Continuos (comunicaciones, reuniones, formación…), con

aproximadamente el 34% del tiempo. El tiempo restante se ha repartido en actividades como la

búsqueda de financiación, el desarrollo de la propia Oficina, los diagnósticos iniciales hechos a los

grupos de investigación y la consultoría general.

6. Al hacer la diferenciación entre el tiempo de dedicación de la unidad de Gestión y la unidad

Administrativa, se sigue manteniendo el hecho de que la mayor parte del tiempo se ha dedicado a

la Gestión de Proyectos y a los Procesos Continuos mientras que el resto del tiempo se distribuye

en menor medida en otras actividades.

7. En la distribución temporal de las actividades, cabe destacar que la dedicación a la Gestión de

Proyectos sufrió un aumento continuo a lo largo del primer semestre. Durante el mes de agosto

hubo un descenso debido a la coincidencia con el periodo vacacional de los investigadores.

Durante el segundo semestre el tiempo dedicado a la Gestión de Proyectos volvió a mostrar un

incremento continuo a lo largo de los meses.

8. Respecto a los resultados obtenidos de la segunda encuesta de satisfacción realizada a los

usuarios de la PMO, los porcentajes son muy similares a los obtenidos en el primer semestre,

detectándose un aumento tanto en el conocimiento por parte de los investigadores de los

servicios prestados como del grado de satisfacción con los servicios y el trato recibido. También el

interés en que la PMO continúe ha aumentado. El hecho de que un porcentaje considerable de

investigadores tenga tan solo un grado de conocimiento “intermedio” de los servicios ofrecidos

por la PMO (46%) y que considere que el personal tiene solo un grado “intermedio” de

conocimientos en materia de gestión de la I+D+i+d (35%) hace que se deba invertir un mayor

esfuerzo tanto para dar a conocer la PMO entre la comunidad investigadora de la ULPGC como

para establecer un plan de formación adecuado para el personal.


ANEXO I - Entrevista y Cuestionario Inicial

2010




Entrevista y Cuestionario Inicial

Entrevistador/a:

Fecha de la entrevista:

Grupo de Investigación:

Ubicación:

Coordinador/a:

INTRODUCCIÓN

PRESENTACIÓN DEL/LA TECNICO/A DE GESTIÓN

PRESENTACIÓN DE LA PMO Y OBJETIVOS PRINCIPALES

CUESTIONARIO

De su tiempo total de trabajo, ¿qué porcentajes estima usted que representan el tiempo que dedica a la

gestión, a la docencia y a la investigación?

1. El tiempo dedicado a la gestión, es diferente a lo largo del año, intensificándose en periodos

concretos. ¿Cuáles son estos periodos en su caso?

2. ¿Cómo se organiza su grupo de investigación en relación con la gestión administrativa de los

proyectos?

a. La realiza cada IP individualmente

b. Tenemos una estructura interna de gestión

c. Contamos con asesoramiento/soporte externo

d. Otras posibilidades

Observaciones de interés del entrevistador/a





3. ¿Con qué Unidad de Gestión Económica trabajan habitualmente?

a. Con la UGI

b. Con el SUE

c. Con ambos indistintamente

d. Dependiendo de los proyectos

4. ¿Podría decirme cuantos proyectos de investigación activos tienen actualmente e identificar a la

persona responsable?

5. ¿Podría indicarnos cuales son las tareas de gestión que realiza usted habitualmente?, y de estas,

¿podría indicarnos cual/es le requieren la mayor cantidad de tiempo?

6. La PMO es un proyecto piloto y no tenemos referencias anteriores. En su opinión, ¿Cuál/les son los

indicadores que habrán de marcar el éxito de este proyecto?, ¿qué aspectos considera críticos?,

¿prevé algún riesgo o amenaza?

7. Otras observaciones de interés del coordinador/a.








ANEXO II - Guía de Servicios de la PMO

2010




Definición de los Servicios de la Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC

Los servicios de la PMO están agrupados en tres bloques principales aquellos orientados a la gestión

integral de los proyectos de I+D+i+d, el bloque de servicios destinados a la búsqueda de financiación

para el desarrollo de proyectos de I+D+i+d y el bloque de servicios de consultoría general. Dentro de

cada bloque se definen y especifican cada uno de los servicios que la PMO pone a disposición de los

Grupos de Investigación.

Guía de Servicios a disposición de los Grupos de Investigación

1. GESTIÓN INTEGRAL DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN, DESARROLLO E INNOVACIÓN.

1.1. SERVICIOS DE INTEGRACIÓN

Conjunto de servicios que abarcan la gestión integral de proyectos de I+D+i+d desde su planteamiento inicial y solicitud hasta su justificación final y cierre.

1.1.1. Solicitud y presentación de nuevos proyectos.

Asesoramiento técnico y complementación en las condiciones y formalidades de las bases, redacción de memorias técnicas y documentación administrativa necesaria.

Asesoramiento y complementación en el manejo de aplicaciones informáticas de solicitud.

Resolución de dudas y contacto con la asistencia de las entidades financiadoras.

Búsqueda de socios, formalización de acuerdos y creación de consorcios.

Asesoramiento y procedimiento de reclamaciones.

Complementación de propuestas con los documentos administrativos pertinentes.

Gestión de currículum vítae de los Grupos de Investigación.

1.1.2. Seguimiento de proyectos activos.

Asesoramiento y complementación en la presentación de informes anuales a los organismos financiadores.

Soporte técnico en la gestión de proyectos activos.

Soporte administrativo en la gestión de proyectos activos.

1.1.3. Justificación y cierre de proyectos.

Complementación en la redacción y presentación de la memoria justificativa final.

Asesoramiento y contraste de la justificación económica.

Complementación administrativa de la justificación cierre de proyectos.



1.2. SERVICIOS DE APOYO EN ADQUISICIONES.

Conjunto de servicios destinados principalmente a la gestión económico administrativa para la adquisición de material inventariable o fungible de carácter científico-técnico.

Soporte en el desarrollo de procedimientos negociados.

Soporte administrativo en la gestión y tramitación de facturas con los organismos responsables de la gestión económica.

1.3. SERVICIOS DE APOYO EN LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

Redacción de perfiles y entrevistas a candidatos/as.

Difusión de demandas hacia bolsas de empleo.

2. BÚSQUEDA DE FINANCIACIÓN.

2.1. BÚSQUEDA PERSONALIZADA

Chequeo constante y filtrado personalizado de las principales fuentes de información en la búsqueda de convocatorias públicas y privadas para el desarrollo de proyectos I+D+i+d.

2.2. CONVOCATORIAS ESPECÍFICAS

Proyectos de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i+d).

Proyectos para Recursos Humanos destinados a la I+D+i+d.

Proyectos para Infraestructuras dedicadas a la I+D+i+d.

2.3. CONVENIOS Y ACUERDOS CON OTRAS ENTIDADES.

Apoyo en la negociación, gestión de convenios y acuerdos con otras entidades, tanto públicas como privadas, para la financiación y soporte de la I+D+i+d.

3. SERVICIOS DE CONSULTORÍA GENERAL

3.1. DIFUSIÓN Y VISIBILIDAD DE LA INVESTIGACIÓN

Soporte en la promoción y visibilidad de los grupos de investigación para el incremento de oportunidades en I+D+i+d a escalas nacional e internacional.

3.2. ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD

Servicios de consultoría especializada en la organización-gestión interna de los grupos de investigación para maximizar la productividad I+D+i+d.


ANEXO III – Primera encuesta de Satisfacción

2010




Encuesta de Satisfacción: Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la ULPGC

La presente encuesta tiene como objetivo recabar información respecto al grado de satisfacción

general, de los Grupos de Investigación (GI), con la iniciativa y primeras acciones desarrolladas por la

Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC.

Esta encuesta se envía únicamente al/la coordinador/a del grupo pero su objeto es el de evaluar el

grado de satisfacción del GI al completo. Por este motivo, le rogamos que las repuestas traten, en la

medida de lo posible, de reflejar la opinión general del GI y se envíe una única encuesta rellena por

cada GI.

Se ruega completen cada una de las cuestiones planteadas y no se olviden de pulsar en el botón

SUBMIT.

Es posible el reenvío de la encuesta tantas veces como se desee. No obstante, será sólo considerada

para su análisis la recibida en último lugar.

Este tipo de encuestas resultan en una herramienta muy valiosa para la PMO de cara a mejorar y/o

readaptar sus servicios con respecto al grado de satisfacción y demanda de los GI Les rogamos no

dejen de completarla por que redundará siempre en su beneficio.

El plazo para el reenvío de la encuesta quedará abierto desde el momento de su recepción hasta el

lunes 7 de septiembre de 2009 incluido.

* Requerido

1. Nombre del Grupo de Investigación *

2. La creación de la PMO le parece una iniciativa… *

Excelente

Muy buena

Buena

Regular

Mala

NS/NC



3. ¿Cuál es su grado de conocimiento respecto a los servicios que presta la PMO? *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

4. Indique cuál/les son los grupos de servicios que ha solicitado/recibido hasta la fecha. *

Solicitud, seguimiento y justificación de proyectos de I+D+i

Gestiones relativas a facturación y desplazamientos

Análisis e información específica de convocatorias públicas

Gestiones relativas a la cooperación I+D+i con empresas

Gestiones para el incremento de la visibilidad del grupo de investigación

5. Indique el grado de satisfacción con los servicios recibidos. *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC



Otras gestiones realizadas que desee especificar en relación a los servicios recibidos:

6. Indique el grado de satisfacción con el trato recibido por parte del personal de la PMO *

Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

NS/NC

7. ¿Cuál es su grado de interés en la continuidad de la PMO? *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

8. Otros comentarios, observaciones o sugerencias que desee hacer constar.


ANEXO IV – Segunda encuesta de Satisfacción

2010




Encuesta de Satisfacción: Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) de la ULPGC

La presente encuesta tiene como objetivo recabar información respecto al grado de satisfacción

general, de los Grupos de Investigación (GI) y sus investigadores/as, con las acciones que viene

desarrollando la Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC.

Este tipo de encuestas resultan en una herramienta muy valiosa para la PMO de cara a mejorar y/o

readaptar sus servicios con respecto al grado de satisfacción y demanda de los GI. Les rogamos no

dejen de completarla por que redundará siempre en su beneficio.

El plazo para el reenvío de la encuesta quedará abierto desde el momento de su recepción hasta el

miércoles 7 de abril de 2010 incluido. Se ruega completen cada una de las cuestiones planteadas y no

se olviden de pulsar en el botón SUBMIT.

Muchas gracias de antemano por su colaboración.

La Oficina de Gestión de Proyectos de la ULPGC

* Requerido

1. Nombre del Grupo de Investigación *

2. ¿Cuál es su grado de conocimiento respecto a los servicios que presta la PMO? *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

3. Indique cúal/les son los grupos de servicios que ha solicitado/recibido hasta la fecha. *

Solicitud, seguimiento y justificación de proyectos de I+D+i

Gestiones relativas a facturación y desplazamientos



Análisis e información específica de convocatorias públicas

Gestiones relativas a la cooperación I+D+i con empresas

Gestiones para el incremento de la visibilidad del grupo de investigación

4. Indique el grado de satisfacción con los servicios recibidos/solicitados. *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

5. Otras cuestiones que desee especificar en relación a los servicios recibidos:

6. Indique el grado de satisfacción con el trato recibido por parte del personal de la PMO *

Excelente

Muy bueno

Bueno

Regular

Malo

NS/NC



7. En su opinión y experiencia ¿cuál es el grado de conocimientos en materia de Gestión de la I+D+i del

personal de la PMO? *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

8. ¿Cuál es su grado de interés en la continuidad de la PMO? *

Muy alto

Alto

Intermedio

Bajo

Muy bajo

NS/NC

9. Otros comentarios, observaciones o sugerencias que desee hacer constar.

Unidad Técnica:

Mireia Aguilera Rodà: [email protected]

Ayoze Castro Alonso: [email protected]

Fran Dávila Cárdenes: [email protected]

Silvia Hildebrandt: [email protected]

Javier Rodríguez Sosa: [email protected]

J. Acerina Sosa Herrera: [email protected]

Unidad Administrativa:

Lidia Aguiar Castillo: [email protected]

Elena Gelado Caballero: [email protected]

Elena Melián Recco: [email protected]

Patricia Morán Hurtado: [email protected]

Oficina de Gestión de Proyectos y Apoyo a la Investigación

Edificio Polivalente II, 1ª planta

Parque Científico-Tecnológico

Campus Universitario de Tafira

35017 Las Palmas de Gran Canaria

Teléfonos: 928 45 9951 / 928 45 9917 / 928 45 9916

Fax: 928 45 9917

http://pmo.ulpgc.es

mailto:[email protected]










Informe anual PMO marzo 2010

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