INFORME AUDITORÍA

AU-05

Auditores Internos del SIGC15 de octubre de 2007

UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROOUNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO

CONTENIDO:

RESULTADOS

ÁREAS DE OPORTUNIDAD

REALIZACIÓN DE AUDITORÍA

CONCLUSIONES

REALIZACIÓNDE AUDITORÍA

Papel de la Auditoría Interna

Es una herramienta eficiente y confiable que tiene por objetivo determinar la eficacia del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad implantado y proporcionar información para la toma de decisiones de la Alta Dirección.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05

Cliente

La presente Auditoría ha sido solicitada por la Alta Dirección, quien definió los objetivos y alcance de la misma. Por lo anterior, se reconoce a ésta como cliente de la misma.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Objetivos

Verificar la eficacia del SIGC (forma en que contribuye a que la institución cumpla sus objetivos)

Localizar las oportunidades de mejora, tanto para productos, procesos o para el propio SIGC.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Alcance

El alcance de la Auditoría fue dirigida a los procesos del SIGC:

A) Procesos Estratégicos

B) Procesos Sustantivos

C) Procesos de Soporte (No se incluyen servicios bibliotecarios)

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Criterios

Para la identificación de hallazgos de conformidad y en su caso, detectar las No Conformidades*, el equipo auditor utilizó los siguientes criterios:• Documentación vigente del SIGC.

• Norma ISO 9001:2000

• Norma ISO 19011.*Incumplimiento de los criterios de la auditoría.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 ¿Cómo se auditó?

Con la participación de 16 personas 8 auditores certificados y 8 en formación y con la asesoría del Lic. Gabino Villa Auditor de AENOR.

Mediante entrevistas, encuestas y revisión documental se verificó el cumplimiento de los criterios de la auditoría en los procesos y áreas bajo alcance de la misma.

RESULTADOS

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Resultados

La Universidad de Quintana Roo cuenta con un sistema de gestión de calidad implantado, documentado y certificado, el cual demuestra evidencia de su operación.

El personal entrevistado demostró interés en trabajar utilizando el Sistema Institucional de Gestión de la Calidad.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05Resultados

El personal mostró interés en iniciar los trabajos para evaluar el desempeño de sus procesos, en seguir otorgando los servicios y productos que por su experiencia está comprometido a realizar.

Se confirma el compromiso y la oportunidad de avanzar hacia la mejora continua en la organización.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Resultados

La Alta Dirección tiene identificado los Objetivos de Calidad e indicadores institucionales dentro de las “Parrillas OVAR”.

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Resultados

Realizado las acciones necesarias para asegurar la atención de las no conformidades de la auditoria Interna AU-04.

Con base en los Criterios de la Auditoría, no se encuentra evidencia documental suficiente de que la Alta Dirección haya:

Realizado un curso de inducción acerca del SIGC a los nuevos integrantes de la comunidad universitaria comprometiendo principalmente a la Alta Dirección.

Realizado la actualización de los organigramas.

Evaluado los riesgos y el impacto sobre clientes, proveedores y otras partes interesadas.

Proporcionado una inducción, capacitación y evaluación de la eficacia de las competencias de los recursos humanos.

RESUMEN DE NO CONFORMIDADES

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Resultados

TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

Observaciones No en todos los casos, se muestra evidencia que exista un compromiso por parte de los responsables del proceso, ya que las actividades las realizan paralelamente al sistema.

El SIGC fue creado considerando a la Universidad como un todo y que independientemente de las Unidades Académicas existentes, se hace necesario operarlo como fue planteado y no como entidades independientes.

Se muestra evidencia documental de que no todos los procesos están documentados en el SIGC.

No todos los casos, se encontró evidencia de que las áreas auditadas tengan conocimiento de la elaboración del PAL 2008, aún cuando se señala en el manual del SIGC que se desarrolla de agosto a noviembre, referente al PAL 2007, como costumbre institucional es utilizado como instrumento de medición del alcance de metas, en algunos casos, las áreas auditadas se encuentran registrando en fechas actuales sus logros correspondiente a los 3 primeros trimestres. Ejemplo: DBME, DCPH, DCI, DCSEA.

No en todos los casos se encontró evidencia de que las metas fijadas en el PAL 2007 puedan alcanzarse con los recursos finalmente otorgados. Ejemplos: DCPH y DBME.

ZONA 3 ZONA 4

ZONA 1 ZONA 2

ISO

90

01

:20

00

NO

CO

NF

OR

MID

AD

- C

ON

FO

RM

IDA

D

MADUREZ DE LA CULTURA DE CALIDAD

BAJO ALTO

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Resultados

Desempeño de la Institución respecto a la Calidad

Zona 1. Baja Madurez de la “Cultura de Calidad”; No Conforme con la norma ISO 9001:2000.

Zona 4. “Cultura de Calidad Madura”; Conforme con la norma ISO 9001:2000.

Zona 3. Baja madurez de la “Cultura de Calidad”; Conforme con la norma ISO 9001:2000.

Zona 2. “Cultura de Calidad Madura”; No Conforme con la norma ISO 9001:2000.

ÁREAS DE OPORTUNIDAD

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Áreas de Oportunidad de Mejora

El área especializada del SIGC debe verificar que las acciones se efectúen, estableciendo las líneas de comunicación que aseguren el logro de las mismas.

La Alta Dirección debe asegurarse de que el SIGC funcione permanentemente, aún cuando existan cambios de personal, para que se vuelva un sistema sólido, eficaz y eficiente.

•No deberían aplicarse soluciones de tipo funcional, a nivel operativo, sin la aplicación de un método eficaz para el análisis de las causas raíz de los problemas y sin un enfoque a procesos.

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Áreas de Oportunidad de Mejora

Plantear objetivos medibles y coherentes con la política de calidad y asegurar su implantación.

Analizar los procesos, para satisfacer los objetivos del SIGC y lograr su eficacia.

Verificar los procesos de toma de decisiones (para la planificación, gestión y administración de los recursos, materiales, infraestructura y ambiente de trabajo).

Verificar los mecanismos para asegurar la efectiva planeación, operación y control de los procesos.

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Áreas de Oportunidad de Mejora

Identificar las necesidades de capacitación y las competencias del personal y evaluar la eficacia de las acciones realizadas.

Diagnosticar la actitud y disponibilidad al cambio en todos los niveles de la organización.

Determinar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la eficacia del SIGC y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del sistema.

Realizar una Revisión al Manual de Calidad para su actualización

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Áreas de Oportunidad de Mejora

Redefinir el proceso del CEN

Asegurar que los objetivos de la calidad y/o de la organización se estén cumpliendo.

CONCLUSIONES

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Conclusiones

Una reproducción geométrica de la documentación.

De no implementarse las acciones correctivas necesarias para atender las No Conformidades, el SIGC corre el riesgo de:

Pérdida de eficacia y eficiencia del los procesos y del sistema.

Auditoría AU-04Auditoría AU-04 Conclusiones

LOS RESULTADOS DE ESTA AUDITORÍA DEBEN SER

CONSIDERADOS PARA DEFINIR E IMPLEMENTAR

ACCIONES INMEDIATAS QUE ASEGUREN SU

OPERACIÓN Y MEJORA. EN ESTE SENTIDO, SE INVITA

A TODAS LOS PROCESOS QUE AÚN NO HAN SIDO

INCLUIDOS, INCORPORARSE AL SIGC, COMO ES EL

CASO DEL PROCESO ENSEÑANZA- APRENDIZAJE.

Auditoría AU-05Auditoría AU-05 Informan

Nombre Completo DirecciónFunción en la

Auditoría

Alberto del Moral Cima Auditoría Interna Auditor

Adela Marissa Joven Sánchez Dirección de Administración y Finanzas Auditor

Blanca Estela Moo Canul División de Desarrollo Sustentable Auditor

Cristina Caamal Pérez Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor

Francisco Sánchez Hidalgo Morales Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor

Lila García Álvarez Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor

María de Guadalupe Cuellar Espadas

Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor

Rosario Lima Pita Dirección de Bienestar y Movilidad Estudiantil Auditor

¡Gracias por su tiempo!¡Gracias por su tiempo!