INFORME DE AUDITORíA...2.1.2 Control de Resultados 29 2.1.3 Contratación y Legalidad 45 2.1.4...

INFORME DE AUDITORíA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA -ESAP-VIGENCIA 2013

062CGR-CDSS- No.Fecha: Diciembre 2014

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected] •www.contraloria.gov.co. Bogotá, D. C., Colombia

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® ~Qt!:r;,~~,"g.F.i~INFORME DE AUDITORíA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA -ESAP-VIGENCIA 2013

Contralor General de la República Edgardo José Maya Villazón

Vicecontralor (E) José Antonio Soto Murgas

Contralora Delegada para el Sector Social Adriana Herrera Beltrán

Directora de Vigilancia Fiscal Carolina Sánchez Bravo

Coordinador de Gestión Claudia Isabel Berbeo Nocua

Responsable de Entidad Alexander Celeita Cubillos

Equipo de auditores: Ivonne Gavilán SarmientoMartha Lucia Pulido DíazYurany Andrea León BuenoRicardo Barriga PatinoJorge L. Arrieta Consuegra (Apoyo)


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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 4

1.1 EVALUACION DE GESTIÓN Y RESULTADOS 7

1.1.1. Gestión 8

1.1.2. Resultados 8

1.1.3. Legalidad 8

1.1.4. Financiero 9

1.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno. 10

1.2 FENECIMIENTO DE CUENTA

1.3 RELACIÓN DE HALLAZGOS

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1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO

2. RESULTADOS DE LA AUDITORíA

2.1 EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESUL TADOS

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2.1 .1 Control de Gestión 14

2.1.2 Control de Resultados 29

2.1.3 Contratación y Legalidad 45

2.1.4 Financiero 48

2.1.5 Atención Denuncias 62

2.1.6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento 63

2.1.7 Seguimiento a la Función de Advertencia -FA- sobre el contrato 494 de2012 Radicada 2013EE0045404 28/05/13 64

3. ANEXOS 65


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1. DICTAMEN INTEGRAL


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Bogotá D. C.

DoctoraZULL y DAVID HOYOSDirectora General (E)Escuela Superior de Administración Pública - ESAPBogotá D.C.

La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultadesotorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó auditoría a laEscuela Superior de Administración Publica ESAP, a través de la evaluación delos principios de la gestión fiscal (eficiencia, eficacia y economía), con queadministró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión enlas áreas, actividades o procesos examinados.

El desarrollo del proceso auditor se focalizó en el Macroproceso de prestación deservicios educativos y de formación, contemplado en el Sistema Integrado para elControl' de Auditorías -SICA-, específicamente en los procesos de BienestarInstitucional y de Extensión, temas que se consideraron en la auditoría y que serelacionan con la ESAP, los cuales correspondieron a Docencia y al proceso deAsesoría y Asistencia Técnica respectivamente. Cabe aclarar que dentro delProceso de Bienestar Universitario se relacionó el de construcción y dotación de lainfraestructura física correspondiente al proceso de Apoyo Administrativo yFinanciero, el cual es transversal y permite verificar el cumplimiento del objetivoInstitucional de la ESAP.

De igual forma, se enfocó el proceso de Gestión Ambiental (SICA), ejecutadodentro del Proceso de Planeación Estratégica y en cumplimiento de lo dispuestoen el Plan de Acción Institucional 2013.

Así como el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2013 y el Estadode Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado enesa fecha. Dichos Estados Contables fueron examinados y comparados con losdel año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de laRepública.

La auditoría incluyó la comprobación de las operaciones financieras,administrativas y económicas que se llevaron a cabo conforme con las normaslegales, estatutarias y de procedimientos aplicables; de igual forma, se evaluó elSistema de Control Interno.


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Es responsabilidad de la administración el contenido de la informaciónsuministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de la República.Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estosEstados Contables de acuerdo con las normas prescritas por las autoridadescompetentes y los principios de contabilidad prescritos por la Contaduría Generalde la Nación.

La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producirun informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de lacuenta, con fundamento en la evaluación de la gestión y resultados (Control deGestión, de Resultados, Financiero (opinión sobre la razonabilidad de los EstadosContables), Legalidad y Control Interno) obtenidos por la administración de laentidad en las áreas y/o procesos auditados.

El representante legal de la Escuela Superior de Administración Publica, rindió lacuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2013, dentro de los plazosprevistos, ajustándose a la normatividad.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamentalcolombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría -(NIA's) y con políticas y procedimientos prescritos por la Contraloría General de laRepública. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoría paraobtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libresde errores e inconsistencias significativas. La auditoría incluye examinar, sobreuna base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en losestados contables los documentos que soportan la gestión y los resultados de laentidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuadaimplementación y funcionamiento del sistema de control interno.

Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del criterio profesionaldel auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en losestados contables y de la gestión y resultados de la Entidad. En la evaluación delriesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante paratodos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que seanapropiados en las circunstancias. Una auditoría también incluye, evaluar losprincipios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativashechas por la administración, así como evaluar la presentación general de losestados contables. Consideramos que la auditoría proporciona una baserazonable para expresar nuestro concepto y la opinión.

La auditoría incluye el examen a los proyectos y procesos seleccionados comosignificativos en el proceso auditor.

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® Sg!';l~~~,"gBi~En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones.

Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro deldesarrollo de la auditoría y las respuestas de la administración fueron analizadas ytenidas en cuenta para la elaboración del presente informe.

1.1 EVALUACION DE GESTiÓN Y RESULTADOS

La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de controlde: Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; los cualescontemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor.

Cuadro No. 1 Matriz de Calificación de la Gestión

Fuente: elaboro grupo auditor CGR

La consolidación de la calificación de la Gestión y Resultados fue de 42,51correspondiente a un concepto de la gestión DESFAVORABLE, resultante deponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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®Sg!';l::r:IJ~,"QJ~J.~1.1.1. Gestión

En la línea de gestión, la ESAP presenta una calificación de 61.29, teniendo encuenta las debilidades evidenciadas frente a los procesos evaluados, en elcumplimiento de los objetivos misionales y lineamientos de la entidad. Deficienciasen la planeación de los proyectos de inversión, registros de información, ejecución,seguimiento y controles de los mismos y en los procesos administrativos en lagestión contractual y financiera.

En relación a la gestión presupuestal de los recursos de inversión, se observó faltade planeación y de programación para la ejecución de los mismos, lo que afectó lagestión de los proyectos de la entidad. Asimismo, se constituyeron reservaspresupuestales sin la justificación legal pertinente.

1.1.2. Resultados

La calificación de este componente fue 61.25, debido a las deficiencias en el gradode cumplimiento de metas y objetivos en los proyectos de inversión, así como en'los registros de información e identificación de la población objetivo de los mismos.La entidad presenta debilidades en la información contenida y metas previstas enel Plan de Acción Institucional.

1.1.3. Legalidad

El componente de Legalidad y Gestión Contractual obtuvo una calificación de 70debido a que se evidenciaron deficiencias en los contratos celebrados en losproyectos, de acuerdo con la gestión que se evaluó en el proceso auditor; asímismo, no se garantiza la aplicación del procedimiento para el reconocimiento yrevelación de procesos judiciales, sobre cuentas bancarias, como quiera que nopresenta razonabilidad de la entidad en cuanto a los procesos judiciales en contrade la ESAP.

A su vez en el área de contratos, si bien en la respuesta dada por la ESAP a lasobservaciones comunicadas por este ente de control, se observa que fueronsubsanadas y se argumentó la legalidad de las mismas frente al complimiento delobjeto contractual, la selección objetiva en los contratos de prestación de serviciosy los soportes de pago de los contratos; también lo es que la entidad debe realizaracciones de mejora en dichos aspectos, en procura que no represente undesgaste institucional.


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® SQ!';!~~~~gBif:1.1.4. Financiero

Los errores o inconsistencias, salvedades e incertidumbres encontradas, queafectan la razonabilidad de los estados contables de la ESAP, ascienden a$76.392 millones, valor que representa el 10.08% del activo total de la entidad, lasinconsistencias se encontraron principalmente en:

La cuenta Depósitos en Instituciones Financieras, presentó diferencias entre losvalores registrados en el SIIF y los valores del extracto, que no fueron depuradasantes del cierre contable; persiste la existencia de partidas pendientes por conciliarde vigencias anteriores reflejadas en la cuenta del pasivo Recaudos por Clasificar;los saldos de las cuentas del Grupo de Deudores, no fueron depurados parareflejar su existencia e integridad. La cuenta de Seguros, presentó unasubestimación en razón a que se registraron compras directamente como gastosdel período.

Se presentó incertidumbre sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas dePropiedad, Planta y Equipo en razón a que la información de inventariosproveniente del aplicativo en el cual se administran los bienes de la ESAP, no esconfiable, verificable, ni consistente frente a los registros contables realizados enel SIIF. La cuenta de Valorizaciones presenta subestimación ya que al realizar laactualización de los bienes en la Sede Central, según los avalúos realizados por elInstituto Geográfico Agustín Codazzi-IGAC, no se tuvo en cuenta el valor de lasdepreciaciones de los edificios para calcular el valor en libros. Asimismo, seobservó que la entidad no tiene establecido un control sobre los bienes inmuebles,bajo el cual se pueda identificar el costo histórico de cada bien, el costo de lasmejoras o adiciones, las depreciaciones y las valorizaciones respectivas.

Las cuentas por pagar presentan incertidumbres debido a la existencia de saldosnegativos que vienen de vigencias anteriores afectando la razonabilidad de lainformación, en cuanto a la Provisión para contingencias-Litigios, se encuentraafectada en su razonabilidad debido a la falta de conciliación de información entreel área jurídica y contable de la entidad.

La cuenta del Patrimonio-Resultados del Ejercicio presentó subestimación en razóna que se registraron Gastos generales por mantenimiento, por concepto del procesode conciliación efectuado entre el área de Inventarios y Contable de la entidad, locual no corresponde a la naturaleza de la cuenta. Asimismo se registraron pagospor contratos bajo los cuales se adquirieron equipos de cómputo y comunicacióncomo gastos por Contratos de Administración, la misma situación se presentó enel pago para un convenio de infraestructura que esta sin legalizar, y fue registradocomo gasto del periodo.


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®Sg~:r;,~t,"gf.!.~Opinión de los Estados Contables

En nuestra opinión, por lo expresado en los párrafos precedentes, los estadoscontables de la Escuela Superior de Administración Pública, no presentanrazonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera a 31 dediciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones por el año que terminó enesta fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por laContaduría General de la Nación, teniendo como resultado una opiniónNEGATIVA.

1.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno.

El Sistema de Control Interno, se evaluó con base en la metodología determinadaen la Guía de Auditoria de la CGR, obteniendo una calificación de 2,023 que loubica en el rango de INEFICIENTE, acorde con la valoración del equipo auditor lasprincipales conclusiones que sustenta la calificación se enuncian a continuación:

• Debilidades en la administración de riesgos en cumplimiento de los procesos yprocedimientos dispuestos para este fin, lo que puede afectar la operación dela entidad.

• Deficiencias en las actividades de mejoramiento de los procesos auditados enlos años anteriores, como consecuencia del seguimiento y efectividad de losplanes de mejoramiento ejecutados, en razón a que las acciones correctivastomadas por la entidad no han sido eficaces.

• Incumplimiento normativo en razón a la falta de consistencia y actualización delnormograma de la entidad.

• Deficiencias de seguimiento y evaluación a los planes institucionales.• Debilidades de seguimiento y control a la ejecución de los proyectos de

inversión.

Macroproceso Prestación de Servicios Educativos y de Formación

• Ausencia de una Política Institucional de Bienestar que integre y demuestre lasactividades específicas hacia la comunidad estudiantil.

• Debilidades en cuanto adopción de mecanismos y estrategias de promoción yproyección Social, no se está dando una debida divulgación y promoción de lasactividades que desarrolla la ESAP, en el marco de sus programas deProyección Institucional en sus diferentes líneas temáticas.

Macroproceso Gestión Financiera, presupuestal y contable

• Se observó falta de integración de los aplicativos SIIF NACION 11, Seven yGestasoft, lo que afecta la razonabilidad de las cifras contables oficiales.


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• La entidad no aplica efectivamente los procedimientos de Control Internocontable relacionados con la depuración permanente de la información.

• No se observa un adecuado flujo de información entre los diferentes procesosde la entidad, que permita el suministro de la información que corresponda alproceso contable y exista una conciliación permanente entre áreas.

• La entidad no tiene debidamente actualizados los manuales de procedimientosy demás prácticas contables que guíen u orienten el proceso, teniendo encuenta los del SIIF NACION II y la implementación de GESTASOFT, queimpone nuevos procedimientos al proceso contable.

• A través de los informes de Auditorías realizadas por la Oficina de ControlInterno, se observó la falta de una evaluación de los riesgos específicos a cadaprocedimiento involucrado en el proceso de gestión financiera, que permita eldiseño e implementación de controles para mitigarlos.

Macroproceso Gestión de Tecnología de la Información

• Desarticulación entre los sistemas de información.• Riesgo de consistencia de la información dadas las deficiencias en las medidas

de seguridad y controles en los diferentes sistemas que utiliza en todos losprocesos.

• Obsolescencia del cableado estructurado y de los equipos activos decomunicaciones.

• No contar con un SGSI, que permita de forma organizada y sistémica,mantener la' seguridad de la información que maneja la ESAP con un altogrado de confiabilidad, integridad y disponibilidad.

• El Macroproceso de Gestión de las Tecnologías no tiene identificadosclaramente los controles.

Macroproceso Gestión de Adquisición de Bienes y Servicios.

• Riesgo en la selección objetiva en los contratos de prestación de servicios,debido a deficiencias en la elaboración de estudios previos.

• Inoportunidad en la entrega de bienes o servicios, en razón a prórrogas,adiciones y modificaciones

• Debilidades en la supervisión e interventoría de los contratos.

Macroproceso de Gestión Ambiental

• Ausencia de lineamientos para la aplicación de la Política Ambiental.• Debilidades en cuanto a la creación del sistema de gestión ambiental como

herramienta para ajuste y continuidad de la política ambiental institucional.


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Cuadro No. 2 Evaluación de la Efectividad del Sistema de Control Interno

1.2 FENECIMIENTO DE CUENTA

Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de laGestión y Resultados, la Contraloría General de la República NO FENECE lacuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013.

1.3 RELACiÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se establecieron treinta y cinco (35)hallazgos administrativos, de los cuales uno (1) con presunto alcance disciplinario;el cual será trasladado ante la autoridad competente.

1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe elaborar un Plan de Mejoramiento con acciones y metas quepermitan solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor y quese describen en el presente informe.

El Plan de Mejoramiento debe ser registrado en el Sistema de RendiciónElectrónica de Cuenta e Informe -SIRECI- dentro de los 25 días hábiles siguientes


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®Sg~~~1,,9Bi~al recibo del informe, de conformidad con los requerimientos revistos en laResolución número 7350 de 28 de noviembre de 2013.

Contralora Delegada para el Secto

\ ft'\Carolina Sánchez Bravo /Directorab FiSC~1 ~Claudia Isabel Berbeo Nocua /Coordinadora de Gestío~~vAlexander Celeita Cubillos /Responsable Auditoría '--\ L-


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®S9blJ:~~,"QJ3J.~2. RESULTADOS DE LA AUDITORíA

2.1 EVALUACiÓN DE LA GESTiÓN Y RESULTADOS

El Plan de Acción Institucional 2013 de la ESAP es un instrumento deprogramación y control de la ejecución anual de actividades y proyectos quedeben realizar cada una de las dependencias para dar cumplimiento a losobjetivos y estrategias establecidos en el Plan Estratégico - PDDI. En el mes deenero se elaboró y se publicó el Plan de Acción para la vigencia 2013, el cual nofue aprobado oficialmente. Se actualizó en coordinación con todas las unidadesejecutoras con base en el Plan Decenal de Desarrollo Institucional de la ESAP ycriterios establecidos en el Decreto 2482 de 2012 "Modelo Integral de Planeacióny Gestión". Presentándose para su aprobación en el Consejo Directivo Nacional dela ESAP hasta el 27 de junio de 2013.

Plan Operativo Anual de Inversión: herramienta base para la definición ydeterminación de los proyectos de inversión a ejecutar durante una vigencia fiscal,identificando las posibles fuentes de financiación y la entidad responsable de suejecución. De conformidad con el Decreto de Liquidación No. 2715 de 15 dediciembre de 2012, en el mes de enero se realizó la actualización de los proyectosde inversión para la vigencia 2013 en el aplicativo SUIFP (Sistema Unificado deInversiones y Finanzas Públicas) del Departamento Nacional de Planeación y losajustes al Plan Operativo Anual de Inversión aprobados mediante Acta de Comitéde Dirección de 5 de marzo de 2013.

En la matriz general de indicadores presentada por la ESAP, se evaluaron lospolíticas de desarrollo administrativo, las dependencias y procesos determinandoel cumplimiento de metas y avances de las herramientas y de planeación, asícomo la integración de los planes institucionales. De esta forma se determinó elnivel de cumplimiento en la calificación expuesta en los diferentes tipos deindicadores establecidos por la CGR y el DAFP.

Los indicadores reportados por el Aplicativo SIGEB de la ESAP y como resultadodel análisis de los mismos estos se encontraron acorde con las hojas de vida decada uno de ellos y con los reportes de los resultados alcanzados en los proyectosanalizados dentro del proceso auditor.

2.1.1 Control de Gestión

PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

Dentro del proceso de Docencia se encuentra el desarrollo de las actividades deBienestar Universitario cuyo objetivo es "Coordinar acciones encaminadas amejorar la calidad de vida de la comunidad Esapista, a través de la oferta y


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®Sg.t!::r:~~,"gJ'JJ.~desarrollo de programas establecidos por las áreas de salud, cultura, recreación,deporte, desarrollo humano y promoción socioeconómica".

El Grupo de Bienestar Universitario hace parte de la Subdirección Académica dela Escuela Superior de Administración Pública -ESAP, con programas de alcancemúltiple dirigidos a la comunidad universitaria conformada por estudiantes,docentes, funcionarios y egresados, que en la Escuela cubre las áreas de Cultura,Desarrollo Humano, Promoción Socioeconómica, Socialización, FormaciónIntelectual, Recreativa, Deportiva, Estéticas, Cultural y de Salud.

El objetivo general, hace referencia a determinar políticas y generar accionesencaminadas a mejorar la calidad de vida de la comunidad de la ESAP, a travésde la oferta y desarrollo de programas, establecidos por áreas de desarrollo comocultura, deporte y recreación, salud, promoción socio-económica, y desarrollohumano integral. Entre los objetivos específicos se encontraron:

1. Diseñar y ejecutar el Plan Institucional de Bienestar Universitario 2011-2013, dirigido ala Comunidad Universitaria de la ESAP, teniendo en cuenta los proyectos establecidos enel Plan de Desarrollo Institucional y las normas vigentes sobre la materia. El cual no seadelantó en la vigencia 2013.

2. Generar, fomentar y promover la formación integral de los miembros de la ComunidadUniversitaria de la ESAP, a través de la planeación, programación y ejecución deprogramas específicos relacionados con los componentes del Bienestar.

3. Adelantar las investigaciones requeridas para detectar las necesidades e intereses dela Comunidad Universitaria de la ESAP. Tarea que según verificaciones se encuentra enproceso de desarrollo a partir del 2014 mediante encuestas a los estudiantes.

4. Garantizar la correcta aplicación de normas y procedimientos vigentes.

5. Brindar asesoría a los beneficiarios de los programas y servicios de bienestar laboral.

6. Coordinar eventos culturales, deportivos y recreacionales con otras entidades yorganismos que desarrollen programas en el área de bienestar, recreación, vivienda,salud y deporte.

7. Coordinar con las demás dependencias y las territoriales el desarrollo del PlanOperativo Anual de Bienestar Universitario de la ESAP.

8. Propender por mantener a los miembros de la Comunidad Universitaria sanos físicos ymentalmente satisfechos.

9. Realizar actividades complementarias de orientación, habilitación y formación para elaprovechamiento del tiempo libre.


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®~Qt'::r:~l,;-9J~1~10. Realizar labores tendientes a promover la red de Bienestar Universitario con lasdiferentes Entidades del Estado y ONG.

11. Implementar la Red de desarrollo de Bienestar Universitario, con las SedesTerritoriales de la ESAP a nivel Nacional.

La ESAP en concordancia con las disposiciones académicas y culturales en lavida universitaria, se encuentra en proceso de actualización y elaboración delmodelo y la Política Nacional de Bienestar Universitario de la ESAP con principiosde equidad y prevención en la deserción estudiantil, teniendo en cuenta el PlanDecenal de Desarrollo Institucional 2010-2019, en relación con el Decreto 1295 de2010 Y la reforma académica en la Escuela. Actualmente cuenta con el AcuerdoNo. 011 del 29 de julio de 2004, por el cual se expide el reglamento de BienestarUniversitario de la Escuela Superior de Administración Pública - ESAP.

De esta forma, plantea las políticas generales a desarrollar:

• Integrar el proyecto de BIENESTAR al proceso académico de la ESAP.• Generar una cultura de hábitos saludables hacia la conservación de la salud

entendida como el Bienestar Físico, Psicosocial, espiritual, laboral y ambiental.• Propiciar la formación integral de los miembros de la comunidad ESAPIST A.• Asumir el BIENESTAR no como un conjunto de acciones sino como una

filosofía de CALIDAD DE VIDA.• Desarrollar programas de formación artística- cultural, y la integración de

grupos culturales institucionales.• Desarrollar un proyecto de cultura deportiva, recreativa y competitiva con toda

la comunidad ESAPISTA.

El Acuerdo 011 de 2004, en su artículo 15, designa al responsable del Grupo deBienestar Universitario para establecer los mecanismos para consultarpermanentemente a la comunidad universitaria interna sobre sus intereses ynecesidades en materia de bienestar universitario, como referentes para nuevosprogramas o actividades. El Artículo 16°, determina en la asignación de recursos,por lo menos, el 2% de los recursos de su presupuesto anual de funcionamientopara garantizar los programas de bienestar universitario, los cuales se distribuiránde acuerdo con las prioridades que defina el Comité Nacional de BienestarUniversitario, tanto para la Sede Nacional como para las Territoriales. En amboscasos se mantendrán los principios de equidad, racionalidad y eficiencia.

Parágrafo: El Grupo de Bienestar Universitario, de acuerdo con las demandas dela comunidad universitaria interna y las prioridades del Plan, podrá presentarproyectos de inversión que permitan asignar recursos adicionales para bienestaruniversitario.


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® SQ.!';I~~~,"gJ~i~En el Decreto 1295 de 2010 en el punto 6. Evaluación de las condiciones decalidad de carácter institucional, numeral 6.5.Bienestar Universitario. Establece laorganización de un modelo de bienestar universitario estructurado para facilitar laresolución de las necesidades insatisfechas en los términos de la ley y de acuerdoa los lineamientos adoptados por el Consejo Nacional de Educación Superior -CESU.

Teniendo en cuenta la normatividad citada y analizado el cumplimiento deobjetivos y desarrollo de la política de BU en la ESAP, se observa que si bien sehan realizado actividades de promoción socioeconómica no resultaron suficientesen cuanto a condiciones y estímulos necesarios para el óptimo rendimientoacadémico, individual y social. Adicionalmente, como la misma entidad observa enla mayoría de las sedes territoriales no se cuenta con infraestructura ni conpresupuesto para brindar los servicios por tener programas a distancia, por tantola Escuela no precisa estrategias de política para la participación de estosestudiantes a distancia en los planes de bienestar universitario.

Los recursos asignados para la ejecución del proyecto "MejoramientoFortalecimiento de la Calidad de los Programas de Educación Formal" presentaronactividades de Bienestar Universitario por $1.778 millones, de los cuales seejecutaron $1.746 millones para el nivel central y $ 32.3 millones nivel territorial,en Apoyo logístico, viáticos y gastos de viaje, los cuales no precisan compleción alBienestar Universitario. Razón por la cual se verificó la pertinencia de los recursosen dicho proyecto de acuerdo al cumplimiento de metas del Plan de AcciónInstitucional vigencia 2013.

2.1.1.1 Procesos Administrativos

La evaluación realizada a los procesos administrativos, refleja debilidades en laplaneación, organización, control y seguimiento a los diferentes procesos queejecuta el Instituto, por la falta de definición de directrices precisas para las laboresmisionales y de apoyo.

Hallazgo No. 1. Actividades Bienestar Universitario recursos del 2% -Funcionamiento (A)

El procedimiento institucional Código: PT-M-DC-13 "actividades de bienestaruniversitario", estableció la actividad de verificar que se estén desarrollando deforma adecuada y de acuerdo al plan de acción, las actividades de bienestaruniversitario. Sin embargo, en la ejecución de los recursos de funcionamiento deBienestar Universitario a la Sede Central y Territoriales por $1.027 millones, segúnel Plan de Acción de la dependencia, se detectó que las Territoriales no sonprecisas en los valores reportados, además no cumplen las directrices con lafecha estipulada para la presentación de los proyectos de actividades de cada

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®Sg!:;l:r:~~QBJt.territorial, para lo cual la ESAP manifiesta encontrarse en proceso de seguimientocon actividades de mejoramiento y fortalecimiento administrativo.

De acuerdo con el contenido del acta 3 del 11 de abril de 2013, se observó que lasTerritoriales no cumplen con las fechas estipuladas para la entrega de los planesde bienestar con recursos de funcionamiento, por cuanto las Territoriales Boyacá yAtlántico no remitieron los ajustes solicitados oportunamente, la Territorial Bolívarsolo remitió acta de reunión, las territoriales de Huila, Cauca y Nariño noremitieron acta ni proyecto, lo cual genera retrasos por incumplimiento ydebilidades de control en las tareas a realizar y la programación de los recursos aejecutar. De igual forma, en las actividades realizadas en las sedes territoriales,según resultados en el informe de gestión de Bienestar Universitario a diciembrede 2013, las Direcciones Territoriales de Antioquia - Chocó, Atlántico, Cauca,Cundinamarca, Nariño - Putumayo y Tolirna, no presentaron informe.

Esta situación, revela deficiencias de seguimiento y control de acuerdo con losprocedimientos implementados y falta de directrices precisas que demuestren losresultados reales de las actividades ejecutadas en el Plan de Acción de BienestarUniversitario de manera que se evidencie el desarrollo del Acuerdo 011 de 2004reglamento de Bienestar Universitario -BU-.

Convenio Interadministrativo Fondo en Administración ICETEX- ESAP

El convenio interadministrativo tiene como objeto la constitución de un Fondo enadministración denominado FONDO DE CRÉDITO PARA EL PROGRAMA DEEXCELENCIA ACADEMICA "CARLOS LLERAS RESTREPO" con los recursosentregados por la ESAP al ICETEX quien actuará como administrador ymandatario.

El Fondo está destinado a otorgar créditos reembolsables por prestación deservicios, a estudiantes en los programas de formación profesional enAdministración Pública, en la Sede Central y de Administración Pública Territorial,en las sedes de la direcciones Territoriales de la ESAP, que acrediten pertenecera los estratos 1, 2 o 3 y quienes por su alto puntaje en las pruebas del Estadofueron admitidos dentro del Programa Excelencia académica "CARLOS LLERASRESTREPO".

Ese Fondo tiene igualmente el propósito de promover la excelencia académica delos estudiantes, mediante la concesión de un préstamo-beca, representado en unsalario mínimo legal mensual vigente durante los doce (12) meses del año. Estepuede asignarse durante los cinco (5) años de formación profesional.

En el informe de gestión "Rendición de cuentas de julio - diciembre 31 de 2013Fondo ESAP 120548", se estableció que el fondo ha percibido ingresos por


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®Sgt!7:~~~9J~i~rendimientos por $86 millones, cartera de créditos por $62 millones y los gastos deadministración correspondieron a $4.9 millones.

Hallazgo No. 2. Convenio ICETEX- ESAP (A)

La cláusula segunda del convenio establece que la "finalidad del Fondo estará destinadoa otorgar créditos reembolsables por prestación de servicios, a estudiantes de los programas deformación profesional en Administración Pública, en la Sede Central y de Administración Territorialen las Direcciones Territoriales de la ESAP, que acrediten pertenecer a los estratos 1, 2 o 3 yquienes por su alto puntaje en las Pruebas de Estado fueron admitidos dentro del Programa deExcelencia Académica "CARLOS LLERAS RES TREPO" de la ESAP.

Parágrafo. El programa de excelencia académica ... tiene como propósito impactar positivamente ypromover el proceso de modernización y descentralización de la administración públicacolombiana, ofreciendo formación profesional para aquellos jóvenes que con reconocido méritoacadémico demuestren interés en formarse como administradores públicos, para desempeñarsecompetentemente en pro de sus comunidades y entidades territoriales de origen, de conformidadcon el acuerdo 014 de 2008 expedido por el consejo directivos de la ESAP."

Dadas las condiciones establecidas en el "Reglamento Operativo del fondo decrédito para el programa de Excelencia Académica Carlos Lleras Restreposuscrito entre la ESAP e ICETEX" se observa debilidad en el acceso yparticipación de los estudiantes en las convocatorias de dicho fondo, resaltando asu vez la condición del reintegro del monto otorgado.

No obstante la gestión argumentada por la ESAP, se observó que el Fondo creadoen el año 2008 inicialmente por $92.8 millones, prorrogable automáticamente en 5oportunidades, presentó a diciembre 31 de 2013, un estado de cuenta con saldode $632.8 millones, evidenciando que en este periodo tan solo 17 estudiantes hanaccedido al crédito por un semestre ya los cuales les fue suspendido el beneficioen el segundo semestre al no cumplir o mantener los requisitos, teniendo quereintegrar el valor asignado inicialmente.

Revelando una baja ejecución de los recursos financieros del Fondo para lapolítica de beneficio y/o apoyo de los estudiantes, puesto que el total de egresosha ascendido a $62 millones, es decir el 9% del valor total de los ingresos delmismo.

Lo expuesto demuestra deficiencias y falta de estrategias de gestión en eldesarrollo del convenio en menoscabo de políticas de Bienestar con estímulos ybeneficios en un esquema de equidad a la población estudiantil vulnerable conposibles riesgos de deserción.


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Hallazgo No. 3. Población Beneficiaria (A)

En la ficha BPIN del Proyecto "Adecuación y Fortalecimiento del DesarrolloInstitucional de las entidades públicas y organizaciones de orden nacional yterritorial", se establece como objetivo contribuir al fortalecimiento y desarrollo enniveles de calidad de la descentralización y el desarrollo de las entidades públicasy organizaciones sociales y comunitarias para incrementar la eficiencia del estado.

Se describe en la ficha una población beneficiaria en el proyecto para la vigencia2013, de 2.750 personas. No se identifica con claridad, en el transcurso de laejecución del proyecto, la población objetivo y la población atendida de acuerdocon los diferentes productos, bienes o servicios que se ofrecieron tanto a nivelcentral y territorial. De igual forma, en el informe de Gestión presentado por laSubdirección de Proyección Institucional no se contempló esta información,presentando incertidumbre respecto de la población realmente atendida.

La ESAP en su respuesta, no determinó el número exacto de la población objetivoy población beneficiaria de los diferentes productos, bienes o servicios que seejecutaron por medio del proyecto.

A pesar de tenerse claridad sobre las principales características de su poblaciónobjetivo y de acuerdo con las líneas de acción que atiende el Departamento deAsesoría y Consultorías, no se pudo establecer la población objetivo y beneficiariade las actividades ejecutadas con este proyecto. Esta situación generaincertidumbre sobre la población realmente satisfecha con los diferentes serviciosofrecidos por el proyecto.

Hallazgo No. 4. Registros SIGEB-Sistema de Gestión de EstadísticasBásicas (A)

El sistema para la medición de la gestión por resultados, es utilizado para laformulación, ejecución y seguimiento de los sub proyectos de inversión, de igualforma recopila la información estadística de los diferentes procesos.

Con respecto a los registros reportados por las diferentes Unidades Ejecutoras v/sinformación presentada por la Subdirección del total de Procesos de AsistenciaTécnica vigencia 2013, se presentan las siguientes diferencias con respecto a losregistros reportados SIGEB así:

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected] •www.contraloria.qov.co. Bogotá. D. C., Colombia

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Cuadro 3 Procesos de Asistencia técnicaUnidad ejecutora de Total procesos de Consolidado Nacional de

las actividades asistencia técnica, estadísticas desegún cuadro de asistencia técnica 2013estadísticas SIGEBpresentado por laSubdirección de PI

Territorial Antioquia 11 14

Territorial Boyacá 10 21

Territorial Huila 18 17

Territorial Meta 9 14

Territorial Tolima 16 15

Territorial cauca 10 16

Territorial Bolívar 9 No aparece registro enSIGEB

Fuente: Información suministrada por la SPI- Estadísticas ASistencia técnica a todo nivel POAI 2013- Estadísticas SIGEB

Sin embargo la Escuela, en la respuesta no aclaró las diferencias presentadasentre las diferentes fuentes de información. Situación que evidencia inconsistenciay poca confiabilidad en la información reportada por los diferentes sistemas yfuentes de información de la ESAP, asimismo se estableció carencia demecanismos de seguimiento y control para la misma. Esto de acuerdo a lopreceptuado en el numeral e) art 2°.de la Ley 87 de 1993: ... "Asegurar laoportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros".

PROCESO GESTiÓN AMBIENTAL INSTITUCIONAL

La Gestión Ambiental de la ESAP, se encuentra en cabeza de la Oficina Asesorade Planeación con el proyecto "Mejoramiento Administrativo y Operativo de laESAP Nacional" en el cual se encuentran inmersos los temas de (Gestiónambiental, Bienestar institucional y Adecuación tecnológica) con una asignaciónpresupuestal de $7.237millones, una ejecución de $6.913 millones equivalente al95.5% de ejecución.

Hallazgo No. 5. Proceso Gestión Ambiental (A)

Durante la vigencia 2013, la ESAP no adelantó acciones para avanzar en elfortalecimiento de la Gestión Ambiental, aun no se han promovido las accionesque la misma Escuela ha venido desarrollando tanto normativas como las mismasconductas ambientales y de los mismos procesos. Persisten debilidades en laaplicación de la Resolución No. 2482 del 3 de octubre de 2012 para laimplementación del Sistema de Gestión Ambiental. Al igual, desde el conceptotécnico, la norma internacional ISO 14001:2004 que contiene los requisitos parala aplicación del sistema de gestión ambiental. Circunstancias que permiten


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®Sg.!';;l:r:~L"gF.if.:establecer que no se están teniendo en cuenta algunas de la funciones del comitéde gestión ambiental según lo preceptuado al Art. 9 Resolución 2482 del 3 deoctubre de 2012. Por consiguiente la CGR, evidenció que el proceso de GestiónAmbiental no obtuvo mayores logros y resultados para la vigencia 2013, dejandoentrever falta de mecanismos por parte de la alta dirección para laimplementación de dicha herramienta de gestión.

2.1.1.2 Gestión Presupuestal

El presupuesto de la ESAP para la vigencia 2013 presentó apropiaciones por$122.903 millones, las cuales fueron ejecutadas en un 89.9%. La ejecuciónpresupuestal se encuentra concentrada en su mayoría en la Sede Central, la cualtiene una participación del 61.8% sobre la apropiación definitiva.

El presupuesto de inversión para la vigencia 2013 tuvo una apropiación por$86.162 millones, con una ejecución del 86.8%. De la ejecución presupuestal de2013, se constituyeron reservas presupuestales por $2.725 millones y cuentas porpagar por $7.887 millones.

En cuanto al rezago presupuestal de la vigencia 2012, las reservas presupuestalesse ejecutaron en un 96% ($4.381 millones) y las cuentas por pagar fueronejecutadas en un 99% ($4.922 millones).

Hallazgo No. 6. Ejecución Presupuesto de Inversión (A)

El artículo tercero del Decreto 4836 de 2011, establece: "los compromisospresupuestales legalmente adquiridos, se cumplen o ejecutan, tratándose decontratos o convenios, con la recepción de los bienes y servicios, y en los demáseventos, con el cumplimiento de los requisitos que hagan exigible su pago",asimismo el principio de planificación presupuestal (Art. 13 Oto. 111 de 1996)establece: "El Presupuesto General de la Nación deberá guardar concordanciacon los contenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan Nacional deInversiones, del Plan Financiero y del Plan Operativo Anual de Inversiones".

Al analizar el comportamiento de la ejecución presupuestal de los recursos deinversión a partir de la información del SIIF Nación 11, se observó que el 42% delos compromisos presupuestales realizados durante la vigencia 2013, seefectuaron durante los últimos cuatro meses del año y más del 50% delpresupuesto de inversión fue ejecutado en el último trimestre del año. Lo anterior,evidencia la falta de planeación y de programación en la ejecución presupuestalde la entidad, que afecta la gestión de los proyectos de inversión.

La entidad índico que existieron situaciones que le generaron mayor ejecucióndurante el último trimestre del 2013, relacionadas con el cambio del equipo

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60·50. Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected] •www.contraloria.qov.co. Bogotá, D. C., Colombia

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® SQ.!:;I::r::~~,"gF.l~directivo en el primer semestre de 2013, lo que ocasionó demora en la ejecuciónde las actividades de planeación administrativa y de los procesos de capacitación,difusión, asesoría y asistencia técnica y de soporte.

Sin embargo, de acuerdo con el principio de planificación presupuestal, debeexistir concordancia entre las apropiaciones contempladas en la Ley dePresupuesto para la entidad, con sus metas y programas, con el fin de alcanzar laplena realización del desarrollo de sus objetivos, por lo cual un cambio deadministración no justifica la demora en la ejecución de los proyectos que ya estánpreviamente definidos.

Hallazgo No. 7. Constitución de Reservas Presupuestales(A-D)

El Artículo 12 del Decreto 111 de 1996, establece: "Los principios del sistemapresupuestal son: la planificación, la anualidad, la universalidad, la unidad de caja,la programación integral, la especialización, la inembargabilidad, la coherenciamacroeconómica y la homeóstasis", asimismo el Articulo 14 precisa: "Anualidad. Elaño fiscal comienza el 1° de enero y termina el 31 de diciembre de cada año.Después del 31 de diciembre no podrán asumirse compromisos con cargo a lasapropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fecha y los saldos de apropiaciónno afectados por compromisos caducarán sin excepción".

Las reservas que se constituyan deben ser de manera excepcional ante laverificación de eventos imprevisibles y de manera complementaria, obedecer acompromisos que de no constituirse, se afecte de manera sustancial la prestacióndel servicio.

La Contraloría General de la República, emitió el 29 de noviembre de 2012,Función de Advertencia sobre la constitución de reservas presupuestales ysolicitud de autorización de vigencias futuras, en la cual precisa lo siguiente:"Numeral 1.4 Las entidades que hacen parte del Presupuesto General de laNación, deberán planear su ejecución presupuestal de tal manera que lasapropiaciones presupuestales aprobadas por el Congreso de la República, puedanejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente".

"Numeral 1.6 La CGR observa la práctica generalizada de adquirir compromisos alfinal de la vigencia sin la debida planeación, únicamente con el propósito de evitarpérdidas de apropiación y omitiendo el cumplimiento de los requisitos legales;afecta la transparencia en el uso de los recursos públicos, en especial cuando deante mano se sabe que los bienes obras y servicios serán recibidos en lasvigencias fiscales siguientes".

"Numeral 1.9 Art. 3 Decreto 4836 de 2011 ... la vigencia futura es la instituciónpresupuestal pertinente para adquirir compromisos que superan la vigencia ... "


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Por otra parte en la Sentencia del Consejo de Estado del 31 de agosto de 2006,Radicación R-7664 se estableció: "Los contratos suscritos en los cuales seconstituyeron reservas demuestran incumplimiento al Principio de Planeación envirtud del cual resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisissuficientemente serios y completos, antes de iniciar un procedimiento deselección, encaminados a determinar, entre muchos otros aspectos relevantes:

i) La verdadera necesidad de la celebración del respectivo contrato.ii) Las opciones o modalidades existentes para satisfacer esa necesidad y lasrazones que justifiquen la preferencia por la modalidad o tipo contractual que seescoja.iii) Las calidades, especificaciones, cantidades y demás características quepuedan o deban reunir los bienes, las obras, los servicios, etc., cuya contratación,adquisición o disposición se haya determinado necesaria, lo cual, según el caso,deberá incluir también la elaboración de los diseños, planos, análisis técnicos, etc.iv) Los costos, valores y alternativas que, a precios de mercado reales, podríademandar la celebración y ejecución de esa clase de contrato, consultando lascantidades, especificaciones, cantidades de los bienes, obras, servicios, etc., quese pretende y requiere contratar, así como la modalidad u opciones escogidas ocontempladas para el efecto.v) La disponibilidad de recursos o la capacidad financiera de la entidad contratantepara asumir las obligaciones de pago que se deriven de la celebración de esepretendido contrato.vi) La existencia y disponibilidad, en el mercado nacional o internacional, deproveedores ... ".

Igualmente, según el artículo 3ro del Decreto 4836 de 2011, "Para pactar larecepción de bienes y servicios en vigencias siguientes a la de celebración delcompromiso, se debe contar previamente con una autorización por parte delConfis o de quien este delegue, de acuerdo con lo establecido en la ley, paraasumir obligaciones con cargo a presupuestos de vigencias futuras. Para talefecto, previo a la expedición de los actos administrativos de apertura del procesode selección de contratistas en los que se evidencie la provisión de bienes oservicios que superen el 31 de diciembre de la respectiva vigencia fiscal, deberácontarse con dicha autorización."

Para la vigencia 2013 la Escuela Superior de Administración Pública ESAPconstituyó reservas por $2.473 millones, de las cuales se revisaron en la sedecentral $1.784 millones, labor que permitió evidenciar lo siguiente:


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Cuadro No. 4 Reservas Presupuestales no justificadas

NombreNo. Fecha NoTdenf.

Razón SocialIdentificació n modificación Modificación Valor reserva Observacióndel Contrato del contrato contrato

AGENC~ DE La ESAP constituyó reserva presupuestal justificando que no se hanVIAJES y

Diciembre '6 de OTROSI3agotado los recursos del contrato, lo cual no corresponde a un evento

TURISMO 1732013 PRORROGA 1

$ 306,6 excepcional o imprevisible sino que por el contrario demuestra falta deGOLDTOUR planeación contractual y el incumplimiento al principio de anualidad

SAS. presupuestal.EMPRESA DE Se constituyó reserva presupuestal en razón a que el contrato tenía

TELECOM UNICA Diciembre 27 deADICION y como fecha de finalización inicial hasta el 30 abril de 2014 , lo cual

CIONESDE 53 PRORROGA $ 1)0,0 demuestra el incumplimiento al principio de anualidad presupuestal,BOGOTASA

2013NO.1 máxime cuando en la vigencia 2014se ha venido prorrogando el contrato.

ESP la reserva no es justificableLa ESAP constituyó reserva presupuestal justificando en que "Los

FONDOdiseños y la respectiva interventoría para la Sede Territorial Atlántico,

FINANCIERO DEMODIFICACION eran imposibles de adelantar en el período que quedaba entre octubre y

PROYECTOS DE 46Diciembre 27 de NO.1

$diciembre de 2013" lo cual no corresponde a un evento excepcional o

2013 PRORROGA406,9 imprevisible sino que por el contrario demuestra falta de planeación

DESARROLLOFONADE

NO.1 contractual y el incumplimiento al principio de anualidad presupuestal,máxime cuando el contrato fue suscrao en diciembre de 2012,ycontinúanlas prórrogas.La ESAP constituyó reserva presupuestal justificando que "Así mismoteniendo en cuenta que se ha determinado que la infraestructura de laSede en la ciudad de Santa Marta aumentaba su área construida, lo cual

HIMHER Yha implicado demoras en la ejecución del proyecto, así como se

COMPAÑ~ SA Diciembre 18deADICiÓN Y determinó que el actual convenio se adelantará solamente una primera

SOCIEDAD DE758

2013PRORROGA $ 354,1 fase del proyecto que no abarcará la zona de biblioteca, se hace

FAMILIANO.1 necesario suprimir la dotación de ésta yprorrogar el plazo para su entrega

hasta el 28 de febrero de 2014." Lo cual no ca rresponde a un eventoexcepcional o imprevisible sino que por el contrario demuestra falta deplaneación contractual y el incumplimiento al principio de anualidadpresupuestal... ..

Fuente: lnformación suministrada ESAP

Con lo anterior se evidencia que las anteriores reservas presupuestales no atienenla normatividad vigente para su constitución, no tienen un justificación precisa, porcuanto se denota faltas al principio de anualidad y planeación presupuesta!.Hallazgo con presunto alcance Disciplinario, de acuerdo al numeral 1, artículo 35de la Ley 734 de 2002 CUD.

2.1.1.3 Sistemas de Información

La Oficina de Sistemas e Informática de la Escuela Superior de AdministraciónPública - ESAP, cuya misión es "Innovar, construir, administrar, consolidar ymantener la plataforma tecnológica institucional aplicando soluciones tecnológicasde punta y sistemas de información integrados, confiables, disponibles y segurosacordes a las necesidades misionales, administrativas y financieras de lainstitución", tiene bajo su responsabilidad el proceso de gestión tecnológica, cuyoobjetivo es "gestionar la infraestructura tecnológica apropiada al desarrollo de lafunción de la entidad de tal manera que esta cuente con las condiciones técnicas


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®Sg!:;l:r;,~~'_;;_gF.i~que le permitan el cumplimiento de sus objetivos". Las áreas de interés de laOficina de sistemas son, básicamente: Datacenter y comunicaciones, sistemas deinformación, Mesa de Ayuda-Acuerdos de Niveles de Servicio (ANS), ESAPVirtual, Seguridad Informática y de la Información, y Gobierno en Línea.

En la vigencia 2013, la Oficina de Sistemas de la ESAP realizó un diagnóstico dela situación actual de TI donde describe la problemática que afronta la Entidad enrelación con las Tecnologías de Información y enumera, entre otros, los siguientesproblemas:

• Desarticulación entre los sistemas de información• Infraestructura computacional técnicamente débil, que no permite ofrecer

una alta disponibilidad de las herramientas tecnológicas en la operación delos servicios.

• Reducir la obsolescencia de los equipos tecnológicos.• Limitada disponibilidad para atender los servicios informáticos dirigidos a

los usuarios, debido al incremento acelerado de requerimientos de soportea las aplicaciones, que con la infraestructura y plataforma tecnológica deservidores existente, no brinda garantías para proporcionar la altadisponibilidad exigida por la mayoría de aplicativos de carácter transversal ymisional que la entidad requiere.

• Recursos y servicios informáticos, tecnológicos y de comunicacionesdesactualizados, que limitan el adecuado desarrollo armónico y competitivode las funciones y la gestión de las áreas funcionales.

• No contar con un plan de diseño, implementación, y mantenimiento de unaserie de procesos que permitan gestionar de manera eficiente lainformación, para asegurar la integridad, confidencialidad y disponibilidadde la información.

• Desarticulación de los proyectos y requerimientos de cada oficina de laESAP relacionados con tecnología.

• Deficiencia en el seguimiento y control de los procesos tecnológicos.• Deficiencia en las redes inalámbricas a nivel nacional.• Algunas áreas misionales no cuentan con un sistema de información que

les permita gestionar sus procesos y servicios, tal es el ejemplo de lafacultad de investigaciones; otras áreas cuentan con sistemas obsoletospara su gestión como la subdirección de alto gobierno y la subdirección deproyección institucional-departamento de capacitación.

• Actualmente la infraestructura tecnológica no cuenta con entornos segurospara los equipos servidores que hospedan las diversas aplicaciones ybases de datos de los diferentes servicios educativos, investigación,capacitación asesoría, consultoría y asistencia técnica que se prestan alestado y a la ciudadanía en general. Así mismo, se requieren entornosseguros para los equipos de redes y comunicaciones que permiten la


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®~g!::l::r:,~e'-;;-9Bl~adecuada difusión en el territorio nacional de los servicios misionales quebrinda la ESAP por mandato legal.

• La ESAP no cuenta con un esquema de Disaster Recovery, plan decontingencias, reducción de los riesgos actuales del datacenter en laseguridad física y el entorno accesos físicos y lógicos, protección ambientaly protección eléctrica.

• Existen servidores hardware que ya cumplieron su ciclo de servicio, seencuentran en un nivel de obsolescencia bastante avanzado. No se tieneuna composición solida de cableado estructurado para satisfacer lasnecesidades actuales y futuras de los usuarios en cuanto a voz, datos,video y otros.

• No se cuenta con centros de cableados organizados y administrables• La fibra óptica que comunica los centros de cableado soporta hasta 1 gbit. Y

falta certificarla para verificar su buen funcionamiento.• El cableado estructurado de la ESAP se encuentra obsoleto por su

categorización que esta de 5 a 5e.• La presente obsolescencia de los equipos activos de comunicaciones que

se reducirá con la adquisición de nuevos equipos en el segundo semestredel 2014.

• De la seguridad informática y de la información, no se cuenta con un SGSI,que permita de forma organizada y sistémica, mantener la seguridad de lainformación que maneja la ESAP con un alto grado de confiabilidad,integridad y disponibilidad.

En concordancia con lo anterior, la Oficina de Sistemas e Informática, centró suatención en el año 2013, a atender las áreas de Data Center y Comunicaciones,Sistemas de Información y Mesa de Ayuda-(ANS), para lo cual reestructuró el planestratégico de TI, planteó la disminución de la obsolescencia tecnológica a un35%, inició la implementación del nuevo Data Center, inició la implementación delSistema de Gestión de Seguridad de la Información-SGSI y elaboró la política deANS(Acuerdos de Niveles de Servicio), implementando la Mesa de Ayudaalineada a esta política. No obstante, lo anterior y atendiendo los objetivosplanteados por el grupo auditor para el apoyo técnico, se observaron lassiguientes debilidades:

Hallazgo No. 8. Infraestructura Tecnológica (A)

El artículo 37 de la Ley 489 de 1998 indica que:

Los sistemas de información de los organismos y entidades de la Administración Públicaservirán de soporte al cumplimiento de su misión, objetivos y funciones, darán cuenta deldesempeño institucional y facilitarán la evaluación de la gestión pública a su interior asícomo, a la ciudadanía en general. [ ... ] En la política de desarrollo administrativo deberádarse prioridad al diseño, implementación, seguimiento y evaluación de los sistemas de


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información y a la elaboración de los indicadores de administración pública que sirvan desoporte a los mismos."

El Plan Estratégico de la Oficina de Sistemas 2011-2015, dentro de sus objetivosplantea:• Elaborar, implementar, oficializar y divulgar las políticas y reglamentos de la

OSI para toda la institución.• Actualizar, Implementar, probar y mantener en óptimo funcionamiento un

sistema de información integrado para brindar un servicio óptimo a todos losprocesos misionales y de apoyo a la institución. Para con los otros sistemasexistentes en la Escuela será necesario buscar la integralidad de la informacióna través de las debidas interfaces y controles.

• Modernizar, renovar y ampliar la estructura de la locación física e inmueblesde la OSI de acuerdo a estándares de salud ocupacional. Extender estapolítica a las sedes territoriales.

• Modernizar (Renovar, Optimizar, actualizar, mantener, capacitar) lainfraestructura tecnológica física, iniciando por el Data Center de la SedeCentral, la red física interna y luego en las territoriales. Incluir el plan decontingencia: emergencia, respaldo y recuperación.

Por otra parte el Plan de acción ESAP 2013, establece:• Formular, implementar y ejecutar un plan de ajuste tecnológico de la entidad• Implementar un sistema de Gestión de Seguridad de la Información

Una vez revisadas las actividades realizadas por la entidad para el cumplimientode los objetivos propuestos en el área de sistemas se observa que para lavigencia 2013 persisten situaciones como: la desactualización en la infraestructuratecnológica, en la cual se había propuesto una meta de bajar la obsolescencia aun 35%, incluyendo, no solo los equipos de cómputo sino las comunicaciones, losservidores y los sistemas de información, llegando a un 45% durante el año 2013;la falta de implementación de planes de recuperación ante desastres y continuidaddel negocio; la consolidación de la integración entre los diferentes aplicativos; lacompleta implementación del modelo SGSI y de seguridad informática y la totalimplementación del sistema biométrico, que afectan la integridad, confiabilidad,disponibilidad y seguridad de la información.

Lo anterior debido a que la ESAP tuvo que replantear su plan maestro informáticoque abordara la obsolescencia, no sólo de los equipos de cómputo sino de todo elHardware y Software, para efectuar esta labor hasta el mes de septiembre serealizó el diagnostico de las tecnologías de información que sirvió como base paraimplementar su plan maestro informático.


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®S9~m~t.gBJ.~Hallazgo No. 9. Cruces de información (A)

La Ley 87 de 1993 en su artículo 2° numeral E establece que uno de los objetivosdel control interno es [...] Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacióny de sus registros.

Realizados los cruces entre el archivo de Aportes a la ESAP por concepto de Ley21, en la vigencia 2013, registrados en PILA, solicitado al Ministerio de Salud(archivo "PILA CGR_ESAP.xlsx'), contra los archivos de ingresos por esteconcepto ("REPORTE GESTA BBVA ENERO-DICIEMBRE 2013.xls"; "REPORTEGESTA BCSC 3207 ENERO-DICIEMBRE 2013.xls"; "REPORTE GESTA BCSC4950 ENERO-DICIEMBRE 2013.xls"; "REPORTE GESTA DAVIVIENDA ENERO-DICIEMBRE 2013.xls" y "REPORTE GESTA OCCIDENTE ENERO-DICIEMBRE2013.xls'') generados desde el aplicativo Gestasoft, entregados por la ESAP algrupo auditor, teniendo en cuenta las variables: número de identificación, valorconsignado y fecha de pago, se encontró lo siguiente:

Existen ingresos por $28.426,4 millones en los archivos de la ESAP, generadospor el aplicativo Gestasoft que no aparecen en los archivos de PILA del Ministeriode salud. (Ver archivo "APORTES LEY 21 ESAP GESTASOFT no están en PILALey 21 ESAP CGR.xlsx')

Existen ingresos por $8.429,5 millones en los archivos de PILA del Ministerio deSalud que no aparecen en los archivos de la ESAP, generados por el aplicativoGestasoft. "PILA APORTES LEY 21 ESAP CGR no están en GestasoftESAP.xlsx".

Diferencias que no fueron explicadas por la ESAP evidenciando falta deconfiabilidad en las cifras registradas en Gestasoft.

Lo anterior debido a la falta de conciliación entre las áreas involucradas en elproceso de recaudo y la depuración de las bases de datos.

2.1.2 Control de Resultados

El presupuesto de inversión ejecutado por la ESAP a nivel nacional en el 2013ascendió a $86.215 millones, dentro del cual se seleccionaron los proyectos deinversión que desarrollan los programas de Bienestar Institucional, Proyecto deInversión de Construcción y Dotación de Infraestructura y el Proyecto "Adecuacióny fortalecimiento del desarrollo institucional de las entidades públicas yorganizaciones sociales del orden nacional y territorial" de Asesoría y AsistenciaTécnica, los cuales representaron el 33.9% del total del presupuesto de inversión.


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®~g,tl::r:~t'"9J~i~Hallazgo No. 10. Acciones Plan de Acción Institucional 2013 - Bienestar

Universitario (A)

El Procedimiento PT-S-PE-05 del 26 de septiembre de 2011 determina elSeguimiento y Evaluación Planes Institucionales por parte de la oficina de ControlInterno, sin embargo, se evidenciaron debilidades de control en los registros de losplanes de acción y de seguimiento en los mismos, por cuanto el Plan de AcciónInstitucional 2013 presentó en el proyecto "Mejoramiento Administrativo yOperativo de la ESAP" la línea de acción Bienestar Institucional, bajo laresponsabilidad de las áreas de Talento Humano y la Subdirección Académicareferida a "la elaboración y ejecución del Plan de Bienestar Institucional". Al cierrede la vigencia 2013, se evidenció que esta actividad es operativa y hace parte delas funciones del área y además, no se efectuó en la vigencia.

El proyecto documento de Política Nacional de Bienestar Universitario 2013,presentado como soporte por la entidad de fecha 28 de agosto de 2014, evidenciaque se encuentra en proceso de aprobación ante el Comité Nacional de BienestarUniversitario de la ESAP para el mes de diciembre de 2014, por lo que en lavigencia auditada no se definió una Política de Bienestar Institucional y/o el Plande Bienestar Institucional debidamente aprobado y en ejecución, en cumplimientode lo programado en el proyecto citado y el Plan Institucional 2013, como tampocose evidenció documento del Plan Bianual que cubriera las directrices de lasvigencias 2011-2013.

Este hecho además, se sustenta con la respuesta de la ESAP, en la cualargumenta que "Hasta este semestre del 2014, se va a aplicar una encuesta paradeterminar el perfil socioeconómico y calidad de vida de los miembros de lacomunidad Esapista para focalizar los programas de bienestar en la poblaciónvulnerable. Los resultados que arrojen esta encuesta se tendrán en cuenta paraelaborar el MODELO Y LA POLlTlCA NACIONAL DE BIENESTARUNIVERSITARIO DE LA ESAP (mediante el cual se va a adecuar el bienestarteniendo en cuenta el decreto 1295 de 2010)". Es decir, que no se han definidoacciones respecto de los servicios de BU en las territoriales que solo cuentan conprogramas a Distancia ni integrado las acciones de apoyo socioeconómico.

Del mismo modo, se observó que el Plan de Acción Institucional 2013 registróindicador de cumplimiento del 107%, lo cual no es consistente, pues como ya semencionó la actividad no se realizó y el registro refiere solamente a los alumnosmatriculados, sin vincular las variables al personal docente y administrativo.

Lo anterior, revela incumplimiento de directrices institucionales de seguimiento einexactitud en la información publicada en la planeación institucional frente a losresultados, que en el caso de Bienestar Universitario presentó inconsistencias.


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®Sg,tl!:,~t,-;;-gBJ.~Hallazgo No. 11. Ejecución Recursos de Inversión - Bienestar Universitario

(A)

En la ejecución de recursos de inversión para el Bienestar Universitario por $1.778millones se observó que la ESAP registró en el cierre del Plan de AcciónInstitucional 2013, en la línea de acción Bienestar Institucional la actividad"Elaborar y ejecutar el Plan de Bienestar Institucional" en el proyecto"Mejoramiento Administrativo y Operativo de la ESAP", al efectuar lasverificaciones en el SIGEB de ejecución de estos recursos, se encontró que estoscorrespondían al proyecto "Mejoramiento Fortalecimiento de la Calidad de losProgramas" perteneciente al proceso de Docencia, adicionalmente la ficha Técnicade los proyectos citados, no precisó actividades formuladas en desarrollo delproceso de Bienestar Universitario.

Sustentando lo anterior, el Acta número 1 del Comité Nacional de BienestarUniversitario de enero 14 de 2013, en su contenido presenta que el presupuestode inversión no fue objeto de planeación por parte del Comité Nacional deBienestar Universitario, estableciendo tan solo la distribución y asignaciónpresupuestal de los recursos de funcionamiento (2%) a nivel sede central yterritorial, dejando los recursos de inversión a consideración de la DirecciónNacional.

Si bien, la ESAP argumenta la causa de este hecho en el cumplimiento a lodispuesto en el Decreto 2482 de diciembre de 2012 frente a la implementación"Modelo Integrado de Planeación y Gestión", para lo cual, debió consolidar el Plande Acción Institucional 2013 en un único documento y organizar las actividadesprogramadas a partir de los escenarios estratégicos del PDDI y encorrespondencia ejecutarlas en el proyecto existente de "MejoramientoFortalecimiento de la Calidad de los Programas de Educación Formal", estas noguardaron relación directa con la estructura definida en la ficha BPIN, tal como loadmite la ESAP en su respuesta.

Por tanto, la metodología de Cadena de Valor definida por el DNP para laformulación de Proyectos de Inversión se encuentra en proceso de definición porparte de la ESAP, que para el caso de Bienestar Universitario no precisó unproyecto que desarrolle su actividad, ni acto administrativo con lineamientosinternos que regulen dicha inclusión de recursos, actividades y registros en elproyecto en mención.

En relación con la ejecución de las actividades de BU, se observó quecorrespondió a Apoyo Logístico por $1.498 millones Sede Central, dentro de loscuales se encuentra la suscripción del Contrato Interadministrativo 062 ESAP y laSOCIEDAD HOTELERA TEQUENDAMA S.A., para la realización de eventoscomo la "Socialización Resultados Investigación Región Central y Plan de


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® Sg.t!:r:~~9f!~Formación", el "X Encuentro Nacional Simultáneo de Egresados" y el "EncuentroAcadémico, Cultural y Deportivo, conmemorativo de los 55 años ESAP" sin que lossoportes allegados demostraran la gestión frente al proyecto y tampoco allegara elinforme final de cumplimiento de la cláusula tercera que dice: presentar informefinal en soporte físico y magnético que detalle la prestación de los servicios encada uno de los eventos relacionados y debidamente firmados por las partes. Sineste soporte no fue posible establecer la pertinencia de los recursos señaladoscon cargo al área de Bienestar Universitario.

En cuanto a los recursos ejecutados por tiquetes aéreos por $199 millones laSubdirección Académica, circunscribe su respuesta a relación de usuarios enviadopor el grupo de Gestión del Talento Humano de acuerdo con las resolucionesemitidas por esta área, lo mismo que la vinculación de personal reflejada por $48millones, cifras que no fueron identificadas en la gestión con una actividad y metadefinida dentro del proyecto.

Situación que genera debilidades en métodos confiables para la evaluación de lagestión en cuanto al seguimiento de proyectos de inversión y organización en lastareas de programación y ejecución de los mismos, de acuerdo con el artículo 4°.Literal j Ley 87 de 1993.

PROYECTO INFRAESTRUCTURA

El Plan de Desarrollo Institucional PDDI 2010-2019 determinó dentro del escenarioestratégico de DESARROLLO INSTITUCIONAL, la programación y ejecución delproyecto "ADQUISICION O CONSTRUCCION y DOTACION DE SEDESCENTRAL Y TERRITORIALES DE LA ESAP", el cual contiene la línea de acciónde infraestructura física que debe permitir en el decenio señalar estrategias paracontar con sedes territoriales adecuadas a la manera de "campus universitarios",para atender la demanda de programas y cupos; de igual forma, permitir una viday bienestar universitario según los estándares que por ley rige las universidades.De igual forma, dispuso el trabajo con los Centros Territoriales de AdministraciónPública CETAPS, a fin de evaluar cada uno de estos centros en funcionamiento ymejorar las condiciones que se tienen para los estudiantes. A la fecha no se haadelantado dicho estudio en los CETAP'S.

En el proyecto de INFRAESTRUCTURA FíSICA el objetivo refiere a contar coninfraestructura física adecuada en las Sedes y Áreas de la ESAP para el desarrollode sus funciones, presenta como meta: Contar con infraestructura física en cadauna de las 15 direcciones territoriales para el desarrollo misional.

Estrategia 1: Adquirir, construir, adecuar y mantener la infraestructura físicanecesaria para el desarrollo de las funciones de la ESAP. Indicador 1: Metroscuadrados de infraestructura física mantenida, adquirida, construida o adecuada.


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La ficha BPIN registra el problema planteado por la ESAP en infraestructura comola existencia de sedes territoriales que funcionan en instalaciones de propiedadde las alcaldías municipales o gobernaciones, mediante la figura de convenio,comodato o arrendamiento; en algunos casos resulta insuficiente o presentancondiciones inadecuadas para hacer frente a la demanda de servicios misionales yespacios para realizar actividades administrativas y académicas complementarias.

El Plan de Acción Institucional 2013, estructuró la Planeación Estratégica quedesarrolla el proyecto para la vigencia 2013 a través del aplicativo SIGEB, paralograr el mejoramiento de las condiciones de bienestar y seguridad de lacomunidad universitaria, evidenciando, un bajo porcentaje de ejecuciónpresupuestal con un 66% y con un 16% de ejecución frente a la apropiación totaldel Plan. Igualmente, presenta un bajo cumplimiento del 11% en el cumplimientode sus metas.

Hallazgo No. 12. Plan de Infraestructura Física (A)

Las directrices efectuadas en los Planes de Oesarrollo, 2004-2007 y el documentosoporte del POOl 2010-2019 establecen en la ESAP "la necesidad imperiosa demejorar las instalaciones e infraestructura para la prestación de los servicios porparte de la ESAP, para lo cual debió establecer estrategias para la adquisición,construcción y adecuación de las Sedes Territoriales en primera instancia y luegoiniciar el trabajo con los Centros Territoriales de Administración Pública CETAPS".

Sin embargo, con la presentación del documento borrador del POOl versión 1.0con fecha de febrero de 2010, en el cual se detallan los problemas planteados conla infraestructura institucional - Gestión Administrativa, no se evidencia un Plan deInfraestructura oficial que describa el objeto de las obras, los antecedentes ysituación previa a las mismas, las necesidades a satisfacer y la justificación de lasolución adoptada, detallándose los factores de todo orden a tener en cuenta, queademás sirvan como referente en la formulación de objetivos y actividades en unplanteamiento estratégico de la situación de cada una de las unidades ejecutorasen el desarrollo y ejecución del "Proyecto de Adquisición y Construcción yDotación de Sedes".

De igual forma, la entidad no precisó los resultados de evaluación de las sedes delas territoriales y cada uno de los CETAPS de la ESAP en su funcionamiento yrevisión de los acuerdos que se tuvieron con las diferentes instituciones donde seprestaron los servicios en la vigencia 2013, en consonancia con lo determinadopor el POOl 2010-2019, encontrando imprecisión en el número y estado actual delas mismas, adicional a las debilidades de condición de campus universitario y lafalta de zonas deportivas.


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®SQ,tI::,:~g.R.J.~Por lo anterior, no se han establecido las actividades frente a las necesidadesdocumentadas para cada vigencia que permitan el conocimiento de los estudios ydiseños adelantados, en atención al procedimiento Código: PT-S-PE-02 del 26 deseptiembre del 2011, "formular el proyecto asociado a los compromisos ynecesidades identificadas".

Hallazgo No. 13. Ejecución Proyecto "Adquisición y Construcción yDotación de Sedes (A)

La Ley 1599 de 2008 Subsistema de evaluación - MECI, contempla la existenciade "componentes que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente laefectividad del Control Interno de la Entidad Pública, la eficiencia, la eficacia y efectividad de losprocesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectardesviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones demejora", de manera que se cumpla el objetivo de "garantizar la implementación demecanismos y procedimientos que permitan realizar seguimiento a la Gestión de la entidad a cadaresponsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios".

Sin embargo, con las debilidades evidenciadas en la planeación de infraestructuray los cambios presentados en la programación del "Proyecto de Adquisición yConstrucción y Dotación de Sedes", se determinaron deficiencias en la ejecución yresultados del mismo frente a la gestión de compra de terrenos e inmuebles, larealización de las obras físicas, continuidad en dotación y puesta en marcha, porlo que los objetivos planteados en el POOl y su operativización a través de losPlanes de Acción Institucionales de cada año no presentan resultados óptimos.

Cuadro 5 Recursos Proyecto de ConstrucciónCOSTO TOTAL DEL PROYECTO VS RECURSOS PGN

Año ~propiación VigenteEjecución

%AvanceProyecto

2009 $ 3.200 $ 3.068 95%

2010 $ 12.997 $ 5.887 45.3%

2011 $ 12.228 $ 7.547 61.40%

2012 $ 9.669 $ 3.503 36.20%

2013 $ 13.500 $ 9.013 67%

$ 51.594 $ 29.018 56.24%... , ., "'Fuente: Ficha BPIN - Proyecto de Adquisición y Construcción y Dotación de Sedes (cifras en millones)

Los porcentajes de ejecución relacionados en el cuadro frente a los recursosasignados para la financiación, demuestran que no se lograron los objetivospropuestos, registra una ejecución total del 56.24% de los recursos, precisandoque en los reportes de ejecución solicitados no fue incluida la información devinculación de personal tiquetes, viáticos y 4x1 000 con cargo al proyecto.

Por lo anterior, en relación con el costo total del proyecto y los registros en la fichaBPIN relacionados con la apropiación de cada vigencia y los compromisos

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected] •www.contraloria,gov.co. Bogotá, D. C" Colombia

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http://www.contraloria,gov.co.

® Sgt!J:,~~,"9J~J.~efectuados por la ESAP, presentaron diferencias, como se detalla en el siguientecuadro:

Cuadro 6. Recursos Proyecto de Construcción

AÑORecursos Ficha BPIN-

Grupo de Infraestructura DiferenciaSol icitados registros SIIF

2009 3.200 3.068 5.1v_,~"'~

2010 14.000 5.887 5.865 22_ .....-._ .._.- •.._ . .~~ ......~..~-----~~_. __ ._~.~~_.._--_.~.~~.~._~.~._.·_w..-_~,~_._.__ ..__ ~~.o' __ ._·,,·._·_· __ ·_·· •. • ...• ,,_._ •. _ ..__ .._._-_ .. .__ ._-,,_ ...._ .....

2011 13.653 7.547 7.218 329----2012 14.000 3.503 5.709 -2.206

2013 14.000 9.013 9.036 -23Fuente: Ficha BPIN - Proyecto de Adquisición y Construcción y Dotación de Sedes, (cifras en millones)

Para la vigencia 2011, la entidad argumenta en su respuesta que la diferenciaradicó en los viáticos, impuesto del 4x1000 y contratos de vinculación de personal,para lo cual anexó archivo de Sede Central donde persiste una diferencia de $8.4millones que según la entidad relaciona con el 4x1000 de las transaccionesrealizadas por las territoriales, pero no se encuentra soportada.

En la vigencia 2012, la entidad argumenta que "la diferencia en las cifrassuministradas por infraestructura se incluyó el valor de la vigencia expirada queamparó la reserva del contrato de construcción de la sede de Pasto que feneció el31 de diciembre de 2011, información que SIIF refleja como un proyecto diferente."Las demás vigencias no fueron justificadas ni soportadas por la entidad.

Situación que determina deficiencias en los mecanismos de control y seguimientoa resultados de proyectos.

Hallazgo No. 14. POAI Inicial Vs POAI cierre Proyecto Adquisición yConstrucción y Dotación de Sedes (A)

La Ley 1599 de 2008 contempla que el Componente de Autoevaluacióncorresponde a un conjunto de controles que permita en cada área medir laefectividad de los controles en los procesos y los resultados de la gestión entiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a sucargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de losobjetivos previstos por la entidad.

Se determinó la falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo en lareprogramación y ajustes a los subproyectos y recursos dentro de las actividadescreadas, no se precisaron actos administrativos y/o actas de justificación yautorización que soporten el replanteamiento del Plan Operativo Anual deInversión - POAI inicial frente al cierre de cada vigencia en el proyecto deinfraestructura, por lo que las actividades y unidades ejecutoras programadas


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~---------------_ ..-

®SQ!:;I::r:~t,"g.13J.~sufrieron modificaciones con la viabilidad de la oficina de planeación pero sinsoportes de justificación en la gestión del proyecto.

Hecho que se demuestra en la ejecución de actividades del proyecto presentadapor la ESAP que no correspondía en las obras y unidades territoriales frente alPOAI inicial de cada vigencia, además, en ningún caso se relacionaron los gastospor vinculación de personal y tiquetes asociados al proyecto. Al respecto la ESAP,argumenta los cambios del proyecto en un alto impacto de variables externas quehicieron que la programación de actividades se viera afectada, sin embargo, en elanálisis de cada vigencia se detectó desorganización en la información delproyecto y deficiencias de planeación en la determinación de necesidades, asícomo fallas en el seguimiento y control, demostrados de la siguiente manera:

e Ruadro 7. Proyeccion de ecursosANO PROGRAMADO OBSERVACION EJECUCION

2009 El POAI no especificó las unidades Los resultados se presentaron en las Territoriales Nariño, Atlántico yejecutoras y programó una ejecución por Cauca, sin información de la gestión efectuada.$3.068 millones.Territorial Atlántico radicó la actividad en La ejecución del proyecto se contrató con FONADE hasta el 2012el SIGEB en 2009. mediante Convenio 046.

2010 Territorial Boyacá programada No presentó gestión en la vigencia. El predio fue donado en 2011 , lasobras adelantadas presentan proceso de incumplimiento declaradoen abril de 2014 mediante ResoluciónDT-08 No 134.

Territorial Huila programada La donación del predio se logra a finales del 2011 y la licencia deconstrucción se expide hasta el 5 de noviembre de 2014

Territorial Tolima programada No demostró gestión. El inmueble hasta el 30 de octubre de 2014 espropiedad de la ESAP pero no se demuestra ejecución.

Territorial Cauca no programada Presentó ejecución sin haber sido programada.Territorial Nariño - Pasto La obra se vio afectada por el proceso de incumplimiento del

consultor de los diseños. El presupuesto feneció el 31 de diciembrede 2011 y presenta actividades de ejecución hasta la vigencia del2012 con la figura de vigencias expiradas.

2011 Territorial Huila programada No presenta ejecución.Sedes de Cauca y Nariño Fueron atendidas esta vigencia sin estar orooramadas en el POAI

2012 Territorial Antioquia - Chocó programó La construcción de infraestructura no se desarrolló por ubicación delpredio.

Territorial Meta, ESAP Villavicencio, San No han presentado resultados de gestión en infraestructura.José del Guaviare y Santanderprogramadas en la vigencia.Sede Central Realizó estudios, diseños y trámite de licencias y permisos para la

construcción de cerramientos y portales de la sede central de laESAP en Bogotá, pero por el POT de la actual administración nofueron aprobados.

Territorial Valle del Cauca Adquirió el predio hasta la viuencla 20132013 Sede Central - programada como La ejecución reportada por el área de Infraestructura en la Sede

Dotación Sede Teusaquillo Central no tiene correspondencia y revela que incluyó en elsubproyecto 1 - Sede Central, la ejecución de las TerritorialesAntioquia, Atlántico, Bolívar, Huila, Santander, Tolima y Valle.

Territorial Santander - Registrada No presentó obras ni adquisición.inicialmenteTerritorial Nariño No estaba contemplada dentro de la programación, sin embargo

efectuó la ejecución de recursos. Situación que fue demostrada comoerror de reaistros por ESAP frente al POAI... ..

Fuente. íntorrnaclón suministrada - Grupo de Infraestructura ESAP


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®SQ!:;I~~~9JJi~Adicionalmente, para la vigencia 2013 se determinaron 16 reprogramaciones en laasignación de recursos en las unidades ejecutoras y 10 traslados presupuestalespor $135 millones, encontrando que la Sede Central inició con $1.051 millones, yal cierre del POAI presentó el 92% de los recursos correspondientes a $12.425millones asignados para la ejecución de unidades ejecutoras diferentes a lasaprobadas en el POAI inicial, así:

Cuadro 8. POAI inicio y cierre vigencia 2013

POAI INICIAL APROBADO 2013 • ACTA 002 DE FEBRERO DE 2014APROPIACION

ACTA 37 DE 2012 PRESUPUESTO ASIGNADO VIGENTE

SEDE CENTRALseDE CENTRAL $ 12.290

$ 1.051 ANTIOQUIA $ 6

TERRITORIAL ATLANTICO ATLANTICO $ 55B/QUILLA $ 4.671 BOLlVAR $ 20TERRITORIAL ATLANTlCO . SANTA BOYACA $ 30

MARTA $ 250 HUILA $ 1

TERRITORIAL HUILA $TOLlMA $ 2

5.723VALLE DEL CAUCA $ 22

TERRITORIAL NARINO $ 350 TRASLADOS TERRITORIALES $ 136

TERRITORIAL SANTANDER $ 1.455 TOTAL SEDE CENTRAL $ 12.426

TOTAL ASIGNADO AL PROYECTOTERRITORIAL NARIÑO $ 1.075

$ 13.500 TOTAL EJECUCION PROVECTO, $ 13.600

Fuente: Soportes de Heproqramaciones - OAP (Cifras en millones)

Hecho que demuestra control inadecuado de los recursos y/o actividades en laprogramación y estructura organizativa del proyecto en mención, por la falta de unmecanismo de seguimiento que permita a nivel institucional y a cada responsabledel proceso y/o proyecto medir la efectividad de los controles y deficiencias en losresultados. Por lo que se afecta la administración del mismo y se tienen riesgos enla toma de decisiones, que impiden alcanzar los objetivos e impacto en la solucióna la problemática de infraestructura.

Hallazgo No. 15. Identificación Metas del Proyecto(A).

Se observó que la meta del proyecto "Adquisición y Construcción y Dotación deSedes" correspondiente a infraestructura construida fue registrada en el POAIinicial 2013 por 3.000 metros.

En Acta 002 del Comité de Dirección de febrero 28 de 2014, se observó que concargo al mismo proyecto se registró en el cierre del POAI 2013 una meta de13.600 metros, situación que evidencia combinación en los resultados deindicadores de dos proyectos distintos "Adquisición y Construcción y Dotación deSedes" y el proyecto de "Adecuación Mantenimiento de Edificios de la ESAPNacional", los cuales tienen objetivos, metas y actividades diferentes, según semuestra en el cuadro:


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Cuadro 9. Avance de MetasINDICADOR Meta - mts 2 Avance %DE

CUMPLIMIENTOMts2 infraestructura adquirida 10.600 4.167 39.3%Mts2 infraestructura construida 3.000 275 9.2%Contratos de obra física celebrados 3 1 33.3%.- ..

Fuente: lnformaclón suministrada por OAP-ESAP

Adicionalmente, la información publicada en el Plan de Acción Institucional 2013registró en el proyecto una meta programada de 4.080 metros- de InfraestructuraFísica y de cumplimiento de 9.233 metros", cifras que en ningún casocorresponden con los datos presentados en el cierre del POAI, generandoincertidumbre sobre el cierre real de meta. Este hecho, demuestra deficiencias deseguimiento a los planes y realización de actividades en información que aportepara el análisis de la gestión del proyecto (... ) para medir el avance del Plan deDesarrollo" .

Hecho que demuestra control inadecuado de recursos o actividades en laprogramación y estructura organizativa del proyecto, deficiencias en laimplementación de control de resultados mediante el desarrollo el componente deautoevaluación, según lo dispuesto en MEel Ley 1599 de 2008.

Hallazgo No. 16. Ejecución Proyecto "Adquisición y Construcción yDotación de Sedes vigencia 2013" (A)

El proyecto "Adquisición y Construcción y Dotación de Sedes" presentó unaapropiación para la vigencia 2013 de $13.500 millones y una ejecución de $9.013millones según la información suministrada por la Oficina Asesora de Planeación.


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®SQ!;!::r:~~l,;-gf.i~Cuadro 10. Ejecución Proyecto "Adquisición y Construcción y Dotación de Sedes

cia 2013"

Territorial Tolima: Avaluo del predio que se recibe en donación $ 2

Subdirección

Administrativa y

Financiera

Adquisición o

Construcción y

Dolación de la Sede

Central 2013

técnicas y funcionales para ejecutar cada una de las activ idades misionales en ambientes

confortables que mejoren y fortalezcan la productiv idad académica, de proyección

institucional y administrativa para beneficio de la comunidad académica Esapista de

Sede Central

Convenio FONADE: Autorización vigencias Futuras

Estudios y diseño Construcción Sede Cartagena - Territorial Bolívar.

Estudios y diseño Construcción Sede Barranquilla- Territorial Atlantico

Actualización estudios y diseños reforzamiento Estructural Sede Central.

Estudio de vulnerabilidad y reforzamiento estructural Sede Territorial Manizales

$ 1.047

Territorial N ariño

Valle: Adquisición y Diseños de edificio nuevo de aulas en el

la Sede Cali;

$ 5Territorial Antioquia: Adquisición predios Sede Medellin

Territorial Atlántico: Dolación Sede CETAP Santa Marta $ 1.146

Territorial Atlantico: Barranquilla $ 47

Territorial Bolívar: Dolación de Aires Acondicionados $ 20

Territorial Boyacá: Construcción Fase 1 Sede Territorial Túnja $ 30

Territorial Huila: FASE 1 Construcción Sede Neiva $ 3.801

Territorial Santander: Adquisición lote para ampliación de la Sede Bucaramanga $

$ 1.875

con instalaciones físicas propias, integrales y modernas, con altas

y funcionales para ejecutar cada una de las actividades misionales en ambientes

que mejoren y fortalezcan la productiv idad académica, de proyección

y administrativa para beneficio de la comunidad académica Esapista de la

Fuente: Grupo de Infraestructura - ESAP

$ 1.040

Dado que la ejecución del proyecto evidenció 16 reprogramaciones en la vigencia2013 frente a lo programado y la información del proyecto en el área deInfraestructura no permitió conocer la trazabilidad ni identificación de algunosrecursos ejecutados, se observaron debilidades en la administración, seguimientoy control del proyecto por cuanto los soportes no fueron precisos para laevaluación y verificación del valor en Tiquetes aéreos por $26.8 millones, viajes ygastos de viaje $15.4 millones y Vinculación de Personal $195.8 millones.

Si bien los objetos de los contratos fueron suscritos para apoyo a infraestructura ylos recursos de tiquetes se soportaron en SIGEB con cargo al proyecto, no resultósuficiente por parte de la coordinación del proyecto en la documentación e


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®~Q!'::I:r;,~t"9~J.~informes de gestión que precisaran la utilización y correspondencia en la ejecucióndel proyecto.

En el mismo rubro "Adquisición o construcción y dotación de las Sede Central" seevidenciaron registros de actividades de ajuste al proyecto en diferentesterritoriales por $1.976 millones, presentando diferencia por $122 millones, frente alos registros del SIGEB, situación que demuestra inconsistencia en la ejecucióndel proyecto.

La Territorial Nariño en la ejecución por $1.040 millones, soporta como dotaciónde obra $1.291 millones, al ser corroborados con la información contenida enSIGEB, reflejaron diferencia de $251 millones, sin que la coordinación del proyectojustificara documentalmente dicha situación. Al respecto, la entidad responde conun cuadro que describe actividades y cifras sin clarificar su correlación frente a losrequerimientos efectuados por la CGR.

En la ejecución convenios FONADE, relacionados con la Sede Central, seevidenciaron inconsistencias de información, falta de claridad y organización enlos soportes allegados, por lo que no fue posible establecer el avance y situaciónreal de los convenios frente a obras especificas efectuadas en la sede central talcomo se registraron.

El Convenio 052 de 2011 de FONADE, fue suscrito para efectuar obra en SantaMarta, presentando retrasos frente al cronograma planteado por el contratista,revelando problemas de personal escaso en las obras y con ejecución por $749millones, que en respuesta de la ESAP del 3 de octubre de 2014 revela un 79 %de avance, sin dar explicaciones de sus estado en cuanto a la realización deobras.

El Convenio 212076 FONADE/ 046 de 2012 ESAP, en su clausulado terminaba endiciembre de 2013, sin embargo, en acta de seguimiento de enero del 2014, seestableció su continuación dado que los porcentajes no estaban cumplidos y lamayoría de contratos derivados se encontraban suspendidos por la introducciónpor parte de la ESAP de ítems no incluidos en las obras. La ESAP en surespuesta, argumenta que el recurso entregado por $774 millones a FONADEcorrespondió a trámite de licencias ante curaduría para los diseños de Cartagena,Barranquilla y Manizales, para Bogotá en la actualización de estudios dereforzamiento, sin establecer concretamente el porcentaje de avance.

Lo expuesto refleja deficiencias en la ejecución, riesgos en la administración,seguimiento y control del proyecto "Adquisición, Construcción y Dotación", por loque la información no es clara, ni organizada, dificultando establecer los recursosejecutados, los fines con que fueron estimados y las actividades realizadas frentea la inversión efectuada.


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Hecho que demuestra control inadecuado de recursos o actividades en laprogramación y estructura organizativa del proyecto, deficiencias en laimplementación de control de resultados mediante el desarrollo el componente deevaluación, según lo dispuesto en MECI Ley 1599 de 2008.

PROCESO ASESORíA Y ASISTENCIA TÉCNICA

La Subdirección de Proyección Institucional es la Unidad Institucional encargadade promover el desarrollo corporativo, adoptar los mecanismos estratégicos derelación al interior y con otras instituciones, liderar el sistema académico deextensión y proyección social universitaria, en torno a los avances científico -tecnológicos de la Administración Pública y la modernización del Estado.

La Subdirección de Proyección Institucional, a través del Departamento deAsesoría y Consultorías, el Departamento de Capacitación y el Proyecto Gestióndel Talento Humano por Competencias Laborales, lidera acciones estratégicasque tienen por finalidad contribuir desde la capacitación, la asesoría, la asistenciatécnica y la difusión, al fortalecimiento de la capacidad organizacional y de gestiónen los diferentes ámbitos, niveles y órdenes de la administración pública.

El Departamento de Asesoría y Consultorías ofrece y realiza estudios diagnósticospara atender las necesidades de las entidades públicas, a fin de fortalecer sucapacidad técnica y mejorar la gestión institucional. Así mismo, es el encargado deestablecer relaciones, redes de cooperación, intercambio, integración y asistenciacon organismos nacionales e internacionales que cumplan funciones similares;sus funciones están establecidas en el artículo 24 del Decreto 219 de 2004 y lagestión realizada está estructurada en las siguientes actividades:

ASISTENCIA TÉCNICA Y CONSULTORíA.

La Asistencia Técnica y Consultoría se gestiona mediante acciones deacompañamiento y transferencia de conocimientos, tecnología, métodos oprocedimientos y el diseño e instrumentos que son requeridos para el desarrollode competencias y habilidades para la gestión de lo público.

La oferta de estos servicios se da bajo alguna de las siguientes líneas y temáticas:

La profundización de la descentralización• Gestión fiscal y financiera de las entidades públicas• Reestructuración administrativa• Servicios públicos domiciliarios• Desarrollo institucional


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Promoción de la excelencia en la Administración Pública• Selección de personal• Evaluación de desempeño• Modelos gerenciales públicos• Gestión de la calidad• Desarrollo organizacional• Interventoría administrativa

Planeación del Desarrollo• Formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de los planes y proyectos

de desarrollo.• Ordenamiento territorial• Coordinación en las políticas del desarrollo institucional• Asesoría en cooperación internacional

Participación Ciudadana tanto para el ejercicio del control de la gestión, como parala intervención directa en los asuntos públicos

• Cultura administrativa para la comunidad• Generación y diseño de proyectos productivos• Desarrollo del programa Nacional del SISBÉN

PROCESOS DE SELECCiÓN

Esta actividad permite al Departamento de Asesoría y Consultorías realizarconcursos para proveer cargos vacantes en la administración pública, adelantarprocesos de selección para la conformación de listas de elegibles en los diferentescargos meritocráticos, mantener actualizado el banco de preguntas, que sea elsoporte para participar en la aplicación de pruebas en los diferentes procesos,bajo la acreditación otorgada a la ESAP por la Comisión Nacional del Servicio Civildesde el año 2005.

SISTEMA NACIONAL DE CONSULTORIOS EN ADMINISTRACiÓN PÚBLICA -SISCAP.

El SISCAP es un servicio gratuito y especializado de apoyo al proceso dedescentralización, dando respuesta puntual a las consultas que se demandensobre administración pública por parte de entidades públicas, servidores públicos yciudadanía en general. Siendo los temas de consulta: carrera administrativa,régimen de personal, finanzas públicas, organización y funcionamiento de lasentidades territoriales, derecho constitucional y administrativo, servicios público,contratación administrativa, régimen fiscal y demás temas relacionados con laadministración pública.


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Hallazgo No. 17. Plan de Acción Asesorías y Consultorías (A)

Proyecto: "Adecuación y fortalecimiento del desarrollo institucional de lasentidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial."

El Plan de Acción es un instrumento de programación y control de la ejecuciónanual de las actividades y proyectos que debe realizar cada una de lasdependencias para el cumplimiento a los objetivos y estrategias.

Una vez verificado y analizado el Plan de Acción vigencia 2013, se observó queen el mismo no se contempló la meta correspondiente a la actividad-Asesoríasrealizadas a entidades públicas por líneas estratégicas en administración pública,sin embargo se evidenció en el POAI una meta de 235 asesorías, con un nivel decumplimiento 240 asesorías y un porcentaje de cumplimiento del 102,1%, con locual se genera información o registros inexactos por diferentes fuentes deinformación que genera la Entidad.

Situación que conlleva en determinado momento a afectar el logro de losobjetivos, dejando entrever falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo alPlan de Acción. Esto de acuerdo a lo estipulado en el numeral d, arto2 de la Ley87 de 1993: "...Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestiónorganizacional". Al igual el numeral e) "asegurar la oportunidad y confiabilidad dela información y de sus registros".

Hallazgo No. 18. Promoción y Proyección Institucional (A)

Teniendo en cuenta lo preceptuado en el numeral 14 del Art. 23 del Decreto 219de 20041, la CGR evidenció debilidades en la adopción de mecanismos yestrategias de promoción y de proyección social, por cuanto no se estádesarrollando las actividades en el marco de los programas de proyeccióninstitucional en sus diferentes líneas temáticas. Además, no se cuenta con unportafolio de servicios actualizado.

Situación que deja entrever que no se está respondiendo a la función misional deproyección social, mediante la adopción de una oferta de servicios coherente,

1 Artículo 23. Subdirección de Proyección Institucional. Corresponde a la Subdirecciónde Proyección Institucional cumplir las siguientes funciones: ...14. Diseñar y ofrecer a las diferentes instituciones del sector público el portafolio deservicios que con base en los programas institucionales tracen aquellas para susservidores


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®SQ!';l::r;,~~,"gJJ1~pertinente y efectiva, al mismo tiempo se está corriendo el riesgo deldebilitamiento en el fortalecimiento de la imagen institucional.

Hallazgo No. 19. Contratos- ejecucíon proyecto "Adecuación yfortalecimiento del desarrollo institucional de las entidades públicas yorganizaciones sociales del orden Nacional y Territorial" (A)

Contrato Prestación de servicios No. 157 de 2013

Objeto: Realizar las acciones de coordinación, asesorías y seguimiento de laimplementación de las estrategias de asistencia técnica de los municipios de 5a. y6a, categoría conforme a lo establecido en el arto 5 de la ley 1551 del 6 de julio de2012.

Una vez analizadas las actividades desarrolladas por el contratista y descritas enlos informes No 1- por el periodo del 5 al 30 de abril de 2013 y el informe No. 2 -periodo del 1 al 31 de mayo. La CGR, no evidencio la articulación de dichasactividades en lo relativo con el fortalecimiento del desarrollo institucional de lasentidades públicas y organizaciones sociales del orden nacional y territorial, nose observó el debido acompañamiento y asistencia técnica en aquellos municipiosde 4a - 5a y 6. Máxime cuando en el informe final solo anexó el acta de terminaciónanticipada y por mutuo acuerdo del contrato. Situación que genera incertidumbreen cuanto al cumplimiento de las actividades de asesoría, asistencia técnica porparte del contratista y como apoyo al proyecto.

Contrato No. 161 de 2013.

Objeto: Acompañar y asesorar a la Dirección Nacional de la ESAP en elestablecimiento y operacionalización de la estructura necesaria ajustada a lascondiciones particulares de la entidad en sus actividades misionales primariascomo institución educativa superior y entidad estatal de promoción del serviciopúblico, con base en una formulación de direccionamiento estratégico para laprimera y un plan de acción específico para la segunda.

Analizados los informes de actividades presentados por el contratista, no seevidenció el asesoramiento, acompañamiento y apoyo en procura delfortalecimiento del desarrollo institucional y mejoramiento a la administraciónpública, no se pudo establecer que estos dieran cuenta al cumplimiento de lasactividades propuestas y ejecutadas en el proyecto de inversión "adecuación yfortalecimiento institucional de las Entidades públicas y organizaciones socialesdel orden nacional y territorial". La anterior situación genera incertidumbre encuanto al cumplimiento de las actividades por parte del contratista, quecoadyuvaran al desarrollo y ejecución del proyecto. Los soportes anexos a larespuesta no reflejaron claramente las actividades ejecutadas por el contratista.


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Con base en lo anterior, se evidenció falta de mecanismos de seguimiento ymonitoreo frente a soportes documentales, generando inadecuado control en laejecución de las actividades en procura del fortalecimiento del desarrolloInstitucional y mejoramiento a la Administración Pública.

2.1.3 Contratación y Legalidad

De acuerdo a la información suministrada por la ESAP, durante la vigencia 2013se celebraron contratos de prestación de servicios, convenios interadministrativosy uniones temporales, bajo las modalidades de selección, siendo la contratacióndirecta la más alta, representando el 91.35%, es así que suscribieron en total3.352 contratos discriminados así: 3.062 por contratación directa, 246 por mínimacuantía, 32 por selección abreviada, 4 licitaciones públicas, y 8 concursos demérito abierto, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

a ores en mi ones e pesosRelación de Contratos Entregados por la Entidad

Numero de

Modalidad Contratación Contratos Valor Inicial Adiciones Valor Total

1 CONCURSO DE MÉRITOS ABI ERTO 8 $ 344 $ - $ 344

2 CONTRATACiÓN DIRECTA 3062 $ 34.981 $ 555 s 35.536

3 LICITACiÓN PÚBLICA 4 $ 2.794 $ 8 $ 2.802

4 SELECCiÓN ABREVIADA 32 $ 3.055 $ 100 $ 3.155

5 MíNI MA CUANTíA 246 $ 2.141 $ 76 $ 2.217

Total general ' fU 3352 $ 43.317 s 741 $ 44.058

Fuente: Información remitida por la oficina de contratación ESAP I I

Cuadro No. 11Totalidad de Contratos Celebrados en la Vigencia 2013

V I 'JI d

Se suscribieron 267 convenios interadministrativos, de los cuales, en 194 la ESAPrealiza actividades como contratista y los restantes fueron erogaciones defuncionamiento e inversión tal como se muestra:

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 7000cgr@contraloria,gov.co •www.contraloria.gov.co. Bogotá, D. C., Colombia

45

mailto:7000cgr@contraloria,gov.co


RELACION CONVENIOS ENTREGADOS POR LA ENTIDAD¡

NUMEROCONTRAT

CLASE DE CONTRATO OS Valor Contrato Adiciones Total1 CONTRATO I CONVENIOINTERADMINISTRATIVO 121 $ 21.977,56 $ 69,95 $ 22.047,512 CONVENIO DE COOPERACiÓN(NACIONAL I INTERNACIONAL) 146 $ 14.140,40 $ 131,86 $ 14.272,26Total general 267 $ 36.117,96 $ 201,81 $ 36.319,77,Fuente: Información remitida por la

Cuadro No. 12Totalidad de Convenios Celebrados en la Vigencia 2013

Valores en millones de pesos

De otra parte se suscribieron 8 contratos estatales, con uniones temporales, bajolas diferentes modalidades de selección contractual, así:

Cuadro No. 13Totalidad de Uniones Temporales Celebrados en la Vigencia 2013


Relación de Uniones Temporales Entregados por la EntidadNumero de

Modalidad Contratación Contratos Valor Inicial Adiciones Valor Total

1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO 1 $ 11 $ 114 SELECCiÓN ABREVIADA 1 $ 84 $ 84Contratación Directa 1 $ 150 $ 150Licitación Pública 3 $ 5.018 $ 7.837 $ 12.855Mínima Cuantía 1 $ 20 $ 20Selección Abreviada Menor Cuantía 1 $ 37 $ 37Tota I genera I 8 $ 5.321 $ 7.837 $ 13.158Fuente: Información remitida por la oficina de contratación ESAP I

De conformidad con la información suministrada se procedió a realizar lacorrespondiente selección de la muestra por un método no estadístico de loscontratos de mayor valor y de aquellos que inciden en la gestión de los proyectossignificativos en la evaluación de riesgos del proceso auditor, es así que fueronseleccionados 96 contratos por $20.774 millones, que representan el 24.51% delvalor total de contratos celebrados en la vigencia, así:

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected]. Bogotá, D. C., Colombia

46

mailto:[email protected].


Cuadro No. 14Muestra de los Contratos Auditados la Vigencia 2013

Valores en millones de pesos._ ...__ ~ __ ~'_~~~~"~_~_· __ ~n"~'_."·P_"" •.._'.·__ ..___ '_''_.n•.A.W..•n.___ •...•..••.._ .•..____•.___ .•..._·__......•.."' .•_ ...•.•. _ •. M .• ·.• ·••-.-.·.M_y_·.·.,_.·.·.n ••__ ••••..••...•.. n ..•.•.• " •..•.•...• ·••.• _."._._ ····-···T-·_···········._, .._------_ .. ]

Muestra de Contratos a Auditar

Numero de % Muestra % Muestra en

Modalidad Contratación Contratos Valor Inicial Adiciones Valor Total en Numero Valor

2 CONTRATACiÓN DIRECTA Proyecto

asesorias (CONCURSO DE MÉRITOS

ABIERTO) 5 s 86 s - s 86 63% s O2 CONTRATACiÓN DIRECTA 110 $ 5.623 $ 75 $ 5.698 4% $ O3 LICITACiÓN PÚBLICA 2 s 2.695 $ 8 s 2.703 50% s 14 SELECCIÓN ABREVIADA 10 s 1.778 s 90 s 1.868 31% s 15 MíNIMA CUANTíA 10 s 230 s 7 s 237 4% s OTota I genera I 133 $ 10.390 s 182 s 10.572 4% $ O, IFuente: Información remitida por la oficina de contratación ESAP

Cuadro No. 15Muestra de los Convenios Auditados la Vigencia 2013


.... .__ -.--====~~=~~UESTB¡,;:~j:>Ñ_V_~NIOS A A~riITA~ . ------~ _w t-·¡

NUMEROCONTRATOS Valor Contrato Adiciones Total

46%

CLASE DE CONTRATO

1 CONTRATO / CONVENIO INTERADMINISTRATIVO 10085,32752 o 10085,32752

%MUESTRA %ENNUMERO EN VALOR

4%

MUESTRA

2 CONVENIO DE COOPERACiÓN (NACIONAL/

INTERNACIONAL) 2 1547,874786 o 1547,874786

Total general o 11633,2023111633,202317

Fuente: Información remitida del are a de contratos ESAP

Cuadro No. 16Muestra de Uniones Temporales Auditados la Vigencia 2013

.......YéllC?r~~(;!~ J'!IillC?~~s~~ p~~C?~..Muestra de Uniones Temporales a Auditar "'r

1% 11%

3% 32%

···········1

Numero de %Muestra % Muestra en

Modalidad Contratación Contratos Valor Inicial Adiciones Valor Total en Numero Valor

1 CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO 1 s 11 $ - s 11 10000% 100,00%

4 SELECCiÓN ABREVIADA 1 $ 84 $ - $ 84 100,00% 10000%

Selección Abreviada Menor Cuantía 1 $ 37 $ - $ 37 100,00% 100,00%

en blanco) $ - $ -

Tota I genera I 3 s 132 $ - s 132 3750% 100%

Fuente: Información remitida por la oficina de contratación ESAP L_ _j

De acuerdo a las observaciones comunicadas por este ente de control y larespuesta dada por la ESAP, se concluye que éstas fueron subsanadas, comoquiera que se argumentó la legalidad de las mismas frente al cumplimientoefectivo del objeto contractual, la selección objetiva en los contratos de prestaciónde servicios y los soportes de pago de los contratos, también lo es que la entidad


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®~g,tl::r:~~,"9J~J.~debe realizar acciones de mejora en aras de vislumbrar dichos aspectos y que norepresenten un desgaste institucional tanto para la entidad como para los entes decontrol.

2.1.4 Financiero

Los activos de la ESAP ascendieron a $757.516 millones, presentando un incremento del12% con respecto a la vigencia 2012. Los pasivos se calcularon en $29.166 millones y elpatrimonio en $728.351 millones. Los ingresos totales de la ESAP fueron de $214.103millones, los cuales disminuyeron con respecto al 2012 en 6%. Los gastos de la ESAP alcierre alcanzaron los $148.929 millones, disminuyen con respecto al 2012 en un 13,6%.

Hallazgo No. 20. Partidas conciliatorias por Clasificar (A)

El numeral 3.8 del Procedimiento de Control Interno Contable adoptado por laResolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, establece:"Conciliaciones de información: Para un control riguroso del disponible yespecialmente de los depósitos en instituciones financieras, las entidadescontables públicas deberán implementar los procedimientos que sean necesariospara administrar los riesgos asociados con el manejo de las cuentas bancarias,sean éstas de ahorro o corriente. Manteniendo como principal actividad laelaboración periódica de conciliaciones bancarias, de tal forma que el procesoconciliatorio haga posible un seguimiento de las partidas generadoras dediferencias entre el extracto y los libros de contabilidad ... "

Se revisaron las conciliaciones bancarias realizadas a 31 de diciembre de 2013 delas cuentas de la Sede Central, a través de estas se pudo observar que existendiferencias entre los valores registrados en el SIIF y el valor del extracto, paratodas las cuentas bancarias.

Al revisar el detalle de las partidas conciliatorias de cada cuenta bancaria, seevidenció que no fueron debidamente depuradas antes del cierre contable, por loanterior se observa una sobreestimación del saldo de la cuenta 111006 Cuentasde Ahorro por valor de $4.126,4 millones y una subestimación de esta cuenta por$2.696 millones, ya que los saldos en libros no reflejan integridad y exactitud,afectando la razonabilidad de los estados contables.

Asimismo, persiste la existencia de partidas pendientes por conciliar de vigenciasanteriores que se encuentran reflejadas en los estados contables en la cuenta290580 RECAUDOS POR CLASIFICAR, saldo que genera incertidumbre de$17.425 millones, ya que la existencia de estas partidas, afecta el reconocimientode ingresos, gastos, costos o deudores, de manera oportuna e integral, ademásque no se evidenció un control estricto sobre los registros en dicha cuenta.


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Hallazgo No. 21. Deudores por Aportes sobre la Nómina (A)

El numeral 1.2.6 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece: Las entidades deberán adelantar las accionesadministrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados enlos estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligacionessean ciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos que garanticen laexistencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en losnumerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008."

La cuenta de Deudores por Aportes sobre la nómina, presentó un saldo de $5.165millones para la vigencia 2013, este saldo está en proceso de depuración debido aque antes del año 2008 se facturaban deudas presuntas que no fueron conciliadasen su momento con los pagos realizados por las entidades, por lo anterior lossaldos no son reales, teniendo en cuenta que los aportes por Ley 21 deben serregistrados en el momento en que son recibidos por la Escuela.

Al analizar los movimientos de la cuenta presentados por cada Sede territorial y laSede Central, se pudo observar una disminución del saldo por $1.259 millones conrespecto a la vigencia 2012, movimiento presentado principalmente en la SedeCentral, para las sedes de Nariño y Valle, se observó una depuración de latotalidad del saldo que venía de las vigencias anteriores y para el resto de lassedes territoriales, se continuó con los saldos que venían de vigencias anterioressin ninguna depuración.

Por lo anterior, se presenta una sobreestimación por el saldo de la cuenta 140203por $5.165 millones.

Hallazgo No. 22. Deudores por Servicios Educativos (A)

El numeral 1.2.6 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece: Las entidades deberán adelantar las accionesadministrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados enlos estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones seanciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos que garanticen laexistencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en losnumerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008."

Se observó que el saldo de la cuenta Deudores por Servicios Educativos, no tuvouna depuración efectiva durante el 2013, lo anterior se ratifica en las notas a losestados contables, donde se indica que dichos saldos corresponden a vigenciasanteriores, que están en evaluación y análisis para determinar su existencia.


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®SQ!,:!::r;,~~gJ~J.~Según el Informe de Cartera de financiaciones a estudiantes a nivel nacional, elsaldo pendiente de cobro ascendía a $268 millones al cierre del 2013, valor quetiene soportes en el área de Recaudo y Cartera de la ESAP. Por lo anterior, segenera una incertidumbre en el saldo de la cuenta 140701 Servicios Educativos de$2.812 millones.

Hallazgo No. 23. Devolución IVA para entidades de educación superior (A)

El numeral 1.2.6 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece : Las entidades deberán adelantar las accionesadministrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados enlos estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones seanciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos que garanticen laexistencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en losnumerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008."

La cuenta de Devolución IVA para entidades de educación superior presentóel saldo de $3.685 millones a 31 de diciembre de 2013, al analizar el auxiliarcontable se observaron varios terceros diferentes a la DIAN, lo anterior denotafalta de depuración contable sobre los registros realizados en esta cuenta, ya quelas solicitudes de devoluciones de IVA presentadas a la DIAN y que quedaronpendientes de pago a favor de la ESAP, son las correspondientes a los periodosNo. 5 y 6 de 2013 por $1.446 millones, saldo realmente adeudado por la DIAN, yque debería ser el valor reflejado en esta cuenta contable.

La entidad presentó la depuración que ha llevado a cabo sobre esta cuentacontable, indicando que el proceso de depuración se encuentra suspendido enrazón a que a la fecha no cuenta con el personal para darle la continuidadrequerida al proceso. En razón a la falta de confiabilidad y consistencia en lainformación financiera, se presenta una sobreestimación en cuenta 140766 de$2.200 millones.

Hallazgo No. 24. Recursos Entregados en Administración (A)

El numeral 1.2.6 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece : Las entidades deberán adelantar las accionesadministrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados enlos estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones seanciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos que garanticen laexistencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en losnumerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008."

Se revisó la existencia e integridad de los derechos representados en los saldosde la cuenta 1424-Recursos Entregados en Administración y en primer lugar es


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®SQ.!';I!O~~L,,9fJ.~preciso señalar lo revelado en las Notas a los Estados Contables de la ESAP2013, donde se indicó: "se continua con el análisis de los convenios decooperación técnica suscito por la Entidad, con el fin de reflejarlos en los EstadosContables de acuerdo a su ejecución administrativa y financiera; con un desarrollolento, considerando que la mayoría de los interventores y/o supervisores noentreguen oportunamente no correctamente la documentación de los soportesdocumentales, ni el diligenciamiento del formato RE-A-GF-No. 10 Informe deIngresos y Gastos; lo que retrasa sustancialmente esta actividad, lo que determinaque la Oficina Asesora Jurídica debe realizar la respectiva notificación a losresponsables y hacer el seguimiento respectivo".

Asimismo se indicó que se realizaron algunas depuraciones en la Sede Central,sin embargo en las Sedes Territoriales de Atlántico y Norte de Santander, lossaldos no presentaron ninguna depuración con respecto al 2012.

Teniendo en cuenta lo anterior, se analizaron cada uno de los saldos presentados,frente a la información complementaria sobre los convenios que fue entregada porla entidad, sin embargo se precisa que no se pudo establecer el estado real de losconvenios, ya que la mayoría se informa que está en liquidación, pero no seevidenciaron avances con legalizaciones que hayan disminuido el saldo de losconvenios. A continuación se detallan las observaciones por tercero:


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Cuadro No. 17 Análisis Convenios - Recursos entregados en Administración

Entidad Observación

DEPARTAMENTOFUNCION PUBLICA -GESTION GENERAL

DEPARTAMENTOADMINISTRATIVO DECIENCIA TECNOLOGIA EINNOVACION

COMISION NACIONAL DELSERVICIO CIVIL

Saldo a31 de Die

$4.312

Se informó que el Convenio tenía como fecha de Finalizaciónel 30 de Mayo de 2013, se presenta incertidumbre sobre elsaldo, ya que no hay evidencia sobre el estado del proceso delegalización y/o depuración financiera, operativa y jurídica,máxime que no presento movimiento contable durante el 2013.

$ 400

Se informó que el Convenio tenía como fecha de Finalizaciónel 21 de diciembre de 2012, se presenta incertidumbre sobreel saldo, ya que no hay evidencia sobre el estado del procesode legalización y/o depuración financiera, operativa y jurídica,máxime que no presento movimiento contable durante el 2013.

$ 91

Se informó que el Convenio tenía como fecha de Finalizaciónel 31 de diciembre de 2006, se presenta incertidumbre sobreel saldo, ya que no hay evidencia sobre el estado del procesode legalización y/o depuración financiera, operativa y jurídica,máxime que no presento movimiento contable durante el 2013.

FEDERACION NACIONALDE DEPARTAMENTOS

INSTITUTO COLOMBIANODE CREDITO EDUCATIVOy ESTUDIOS TECNICOSEN EL EXTERIORMARIANO OSPINA PEREZICETEX

FIDUCIARIA BOGOTA SA

EMPRESA DE RECURSOSTECNOLOGICOS SAE.S.P.

FONDO FINANCIERO DEPROYECTOS DEDESARROLLO FONADE

UNIVERSIDAD NACIONALDE COLOMBIA

$ 600

Se informó que el Convenio tenía como fecha de Finalizaciónel 30 de diciembre de 2013, se presenta incertidumbre sobreel saldo, ya que no hay evidencia sobre el estado del procesode leqalización y/o depuración financiera, operativa y jurídica.

Se presenta sobreestimación del saldo contable por valor de$139.137.863, ya que según certificación del ICETEX, estefondo a 31 de diciembre de 2013, tenía un valor de$632.830.166,41, se evidencia debilidades en el control sobreeste convenio.

$ 772

$ 2.594

Se presenta incertidumbre sobre el saldo, ya que no hayevidencia sobre el estado del proceso de legalización y/odepuración financiera, operativa y jurídica, máxime que nopresento movimiento contable durante el 2013. Además lainformación complementaria de los convenios no es clara,frente a este saldo.

$ 1.569

Se informó que el Convenio tenia prorroga gasta el 30 demarzo de 2013, se presenta incertidumbre sobre el saldo, yaque no hay evidencia depuración financiera u operativa,máxime que el movimiento crédito contable durante el 2013,fue de $49 millones.

$ 12.152

Se presenta incertidumbre por $8.351 millones, es decir por elsaldo del tercero menos el valor del convenio No. 069, firmadoen Diciembre de 2013, ya que no obstante que el convenio seha venido ejecutando, no se evidenciaron legalizacionessobre los avances presentados, por lo cual existeincertidumbre sobre la realidad de los hechos económicos.

$ 225

Se informó que los Convenio tenían como fecha deFinalización en el año 2009 y 2010, por lo cual se presentaincertidumbre sobre el saldo, ya que no hay evidencia sobre elestado del proceso de legalización y/o depuración financiera,operativa y jurídica, máxime que el movimiento contabledurante el 2013, se relacionó con una reclasificación del saldoa la cuenta de Avances.


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Se presenta incertidumbre sobre el saldo presentado, ya queen la información de Convenios se reporta un saldo de $4.149

OEI $ 3.767 millones, indicando además que existen seis conveniosfinalizados, sin presentar depuración sobre los saldoscorrespondientes.Se informó que los Convenios tenían como fecha de

CORPORACION Finalización en el 2012, por lo cual se presenta incertidumbreFINANCIERA $ 540 sobre el saldo, ya que no hay evidencia sobre el estado delINTERNACIONAL proceso de legalización y/o depuración financiera, operativa y

jurídica.Fuente: SIIF e información entregada por la ESAP

Se observó que la entidad no cuenta con información consistente sobre el estadoactual de los convenios presentados en esta cuenta a 31 de diciembre de 2013,debido a la falta de conciliación de información entre las áreas que permita ladepuración de los saldos, por tal razón existen convenios liquidados que no hansido descargados de la contabilidad sobrestimando el valor de este activo, lo quedenota faltas al control interno contable.

Por lo anterior, se genera una incertidumbre para el saldo de la cuenta 1424Recursos entregados en Administración por $22.588 millones.

Hallazgo No. 25. Provisión Deudores (A)

El numeral 1.2.1 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece que: "Antes de realizar el cierre contable debentenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan conlas conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas ypasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones yvalorizaciones; y reconocimiento de pasivos pensiona les, aplicando elprocedimiento contenido en el Régimen de Contabilidad Públice-Rtlt?".

A 31 de diciembre de 2013, la cuenta de PROVISiÓN PARA DEUDORES (CR)presenta un saldo de $637 millones, este valor viene de vigencias anteriores sinninguna depuración, que permitan validar la razonabilidad de dicha estimación.Por lo anterior se determina una incertidumbre por el saldo de la cuenta 1480.Asimismo se evidencian debilidades en el control interno contable, teniendo loestablecido por la Resolución 357 de 2008, donde se establece: "la entidad debeimplementar un sistema que permita verificar periódicamente la elaboración ycálculo de los ajustes quesean necesarios, para revelar razonablemente lainformación contable, especialmente los relacionados con depreciaciones,provisiones y amortizaciones, entre otros. "


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® ~Q!':rr;,~~,"gJ~J~Hallazgo No. 26. Otros Activos (A)

En el Régimen de Contabilidad Pública, Libro II Manual de Procedimientos,Catalogo General de Cuentas, se establece que la cuenta "BIENES Y SERVICIOSPAGADOS POR ANTICIPADO- Representa el valor de los pagos anticipados porconcepto de la adquisición de bienes y servicios que se recibirán de terceros,cuando las normas de contratación le permitan a la entidad contable pública haceresta modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Estospagos deben amortizarse durante el período en que se reciban los bienes yservicios, o se causen los costos o gastos.

Se analizó el detalle de la cuenta 190501 Seguros, que presentó un saldo de$84,7 millones al cierre de 2013, se observó que se realizaron las amortizacionespendientes de vigencias anteriores, sin embargo al revisar la informaciónespecífica de seguros relacionada con el número de contrato, fecha de contrato,periodos de amortización establecidos y amortizaciones causadas a 31 dediciembre de 2013, se pudo observar que se registraron compras de segurosdirectamente como gastos del periodo es decir en la cuenta 511125 Seguros,generando una subestimación por $43 millones en el activo de Gastos pagadospor anticipado.

Hallazgo No. 27. Propiedades, planta y equipo (A)

La Resolución No. 357 de 2008 de la CGN, establece diferentes procedimientosde control interno contable que las entidades deben observar como mínimo, paralograr una información contable con las características de confiabilidad, relevanciay comprensibilidad, entre estos se destaca para el caso de Propiedad Planta yEquipo:

• Depuración contable permanente y sostenibilidad. Las entidades contablespúblicas cuya información contable no refleje su realidad financiera, económica, socialy ambiental, deben adelantar todas las veces que sea necesario las gestionesadministrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados,informes y reportes contables, de tal forma que estos cumplan las característicascualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marcoconceptual del Plan General de Contabilidad Pública.• Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos yobligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien sea porlas áreas contables o en bases de datos administradas por otras dependencias.• Conciliaciones de información. Deben realizarse conciliaciones permanentes paracontrastar, y ajustar si a ello hubiere lugar, la información registrada en la contabilidadde la entidad contable pública v los datos que tienen las diferentes dependenciasrespecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico.• Eficiencia de los sistemas de información. Con independencia de la forma queutilicen las entidades públicas para procesar la información, sea esta manual o


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® SQt'~~er.g.8i~automatizada, el diseño del sistema implementado deberá garantizar eficiencia,eficacia v economía en el procesamiento v generación de la información financiera,económica, social y ambiental.

Se realizó el análisis de la información generada desde el aplicativo SEVEN, bajoel cual se realiza la administración de los inventarios de la ESAP, con el objeto decomprobar la existencia de los activos, verificar la exactitud de los registros en elSIIF, examinar la clasificación de los bienes dentro del catálogo contable ydeterminar si el registro del costo histórico y la depreciación de los bienes esrazonable.

Se contrastó la información de SEVEN frente al Saldo Final consolidado de losActivos Fijos reflejados en el SIIF Nación, determinando las siguientes diferencias:

Grupo Saldo Final LIBRO DE DIFERENCIAactivos Cuenta SIIF Descripcion Consolidado ACTIVOS SIIF Vs. ActivosSeven 31 Dic-13 Seven a 31 de Seven

19 1605 TERRENOS 9.576,25 - -160501 Urbanos 9.576,25 7.354,00 2.222,251640 EDIFICACIONES .. 21.425,20 - -

20 164001 Edificios y casas 17.316,54 17.011,36 305,18164090 Otras edificaciones 4.108,66 - 4.108,661655 MAQUINARIA Y EQUIPO 584,31 - -

6 165501 Equipo de construcción 480,89 352,86 128,0413 165505 Equipo de música 48,46 47,05 1,41

7+16 165506 Equipo de recreación y deporte 35,75 30,01 5,7412 165511 Herramientas y accesorios 19,21 16,31 2,90

1660 EQUIPO MEDICO Y CIENTfFICO 70,41 - -

8+9 166002 Equipo de laboratorio 65,18 56,20 8,98166003 Equipo de urgencias 5,23 - 5,231665 MUEBLES, ENSERESY EQUIPOS DEOFICINA 3.582,21 - -

15 166501 Muebles y enseres 2.373,64 2.253,39 120,2510 166502 Equipo y maquina de oficina 1.206,73 783,13 423,60

166590 Otros muebles, enseres y equipos de oficina 1,84 - 1,841670 EQUIPOS DE COMUNICACION y COMPUTACION 19.447,23 - -

5 167001 Equipo de comunicacion 4.443,11 4.289,06 154,0418 167002 Equipo de computacion 14.913,83 14.668,81 245,02

167090 Otros equipos de comunicacion y computacion 90,29 - 90,291675 EQUIPO DETRANSPORTE, TRACClON y ELEVACION 1.178,50 - -

11 167502 Terrestre 1.178,50 1.191,72 (13,22)EQUIPOS DE COMEDOR, COCINA, DESPENSA Y

1680 HOTELERIA 81,38 - -4 168002 Equipo de restaurante y cafeteria 81,38 70,34 11,05

1685 DEPRECIACION ACUMULADA (CR) (19.415,42) - -

20 168501 Edificaciones (3.464,46) (3.406,67) (57,80)6+13+7+12 168504 Maquinaria y equipo (263,76) (234,23) (29,53)

8+9 168505 Equipo medico y cientifico (65,38) (47,71) (17,67)15+10 168506 Muebles, enseres y equipos de oficina (2.736.53) (2.485,94) (250,60)5+18 168507 Equipos de comunicacion y computacion (12.347,50) (12.002,30) (345,19)11 168508 Equipos de transporte, traccion yelevacion (456,40) (440,71) (15,68)4 168509 Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria (81,38) (63,54) (17,84)

Cuadro No. 18 Activos Fijos Saldo Final SIIF Vs. Libro de Activos Seven

Fuente: Información contable SIIF e información inventarios SEVEN Cifra en millones


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Con las diferencias observadas, se evidencia que la información referente aPropiedades Planta y Equipo, no es confiable, verificable, ni consistente, en razóna que la información del módulo de activos fijos de SEVEN, no está conciliado conla información contable, y además la información de SEVEN, presentainconsistencias entre los reportes que genera.

Por todo lo anterior, se puede concluir que existe incertidumbre sobre larazonabilidad de los saldos de las cuentas de Propiedades, Planta y Equipo 1605,1640, 1655, 1660, 1665, 1670, 1675 Y 1680 para la ESAP en la vigencia 2013 por$7.821 millones, e incertidumbre en la cuenta de Depreciación Acumulada 1685por $734 millones.

Hallazgo No. 28. Inventario de Bienes Inmuebles individualizado (A)

La Resolución No. 357 de 2008 de la CGN, en su Artículo primero, adopta losprocedimientos de control interno contable que las entidades deben observarcomo mínimo, para lograr una información contable con las características deconfiabilidad, relevancia y comprensibilidad, en el Numeral 3.4 se establece:"Individualización de bienes, derechos y obligaciones. Los bienes, derechos yobligaciones de las entidades deberán identificarse de manera individual, bien seapor las áreas contables o en bases de datos administradas por otrasdependencias. "

Al cierre de la vigencia 2013, se realizó la actualización de los bienes inmueblesde la ESAP, sin embargo se observó que el registro contable se realizó de maneraglobal, tomando los saldos contables referentes a terrenos y construcciones, sinatender los procedimientos de control interno que establecen que la entidad debeidentificar los bienes en forma individualizada.

La entidad no tiene establecido un control estricto sobre los bienes inmuebles,bajo el cual se pueda identificar el costo histórico de cada bien, el costo de lasmejoras o adiciones, las depreciaciones y las valorizaciones respectivas. Loanterior denota debilidades en el control interno contable de la entidad.

Para analizar la razonabilidad de los registros de la actualización, se observaronespecíficamente los bienes inmuebles de la Sede Central. El valor en Libros de losinmuebles de la Sede Central se calculó así:

Av. La Esperanza (Calle 24) No. 60-50 • Código Postal 111321 • PBX 647 [email protected]. Bogotá, D. C., Colombia

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mailto:[email protected].


Valor Libros Inmuebles $Fuente: SIIF (cifras en millones)

Se contrasto con la información de los Avalúos que se relaciona a continuación:

Cuadro No.20 Avalúos Sede Central Informe IGAC

..," --'>~, DES~RIPCI9N~US~

,i' MATRICULA FECHA DEL ;'~ VALOR ,·,\rT::"RRIT~~I~L Ir"';: J?BED!O;¡ií;; "'/'/5. INMOBILIARIA .. AVALUO j$/ AVAl:UOSEDE CENTRAL Terreno Funciona parte del 545537 12/09/2013 353,70

SEDE CENTRAL Edificación Departamento de Asesorías 545537 12/09/2013 378,83

SEDE CENTRAL Terreno 528601 12/09/2013 2.537,88

Edificaciónen Comodato con la CNSC

SEDE CENTRAL 528601 12/09/2013 626,00

SEDE CENTRAL Terreno Sede Académica y parte de 05000113494 10/09/2013 32.342,48

SEDE CENTRAL Edificaciónadministrativa

05000113494 10/09/2013 8.714,08

Total Bienes Sede Central $ 44.952,96Fuente: Anexo grupo propiedad planta y equipo - Inmuebles, entregado por ESAP (cifras en millones)

Al comparar la información, se evidencia una diferencia entre el valor en libros yelvalor de los avalúos, determinando una subestimación en la cuenta devalorizaciones de edificios por $936 millones. La entidad indicó que: "La diferenciapresentada por valor de $936 millones, se debe a que no se tuvo en cuenta elvalor de la depreciación, para el reconocimiento y revelación de hechosrelacionados con las valorizaciones de las edificaciones", lo cual ratifica elhallazgo.

Hallazgo No. 29. Depuración Saldo de Cuentas por Pagar (A)


Para analizar la integridad, existencia y exactitud de los montos registrados en lacuenta por pagar 2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES,se revisó el auxiliar contable por terceros, donde se evidenció que a 31 de


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®Sg.!';l::r;,~~"QBi~diciembre de 2013, la cuenta presenta un total de 34 terceros con saldo negativopor $1.579,6 millones, determinándose una incertidumbre por dicho valor, estossaldos en su mayoría vienen de vigencias anteriores afectando la razonabilidad delos Estados Contables.

La entidad indicó que: "Los montos reflejados en la cuenta 2401 se debe a latransición entre los aplicativos SEVEN al SIIF del año 2011, tiempo en el que sedefinió cargar los saldos finales de las cuentas existentes en SEVEN con el finmostrar igualdad, sin tener en cuenta la totalidad de los terceros, debido a quealgunos no se encontraban creados, otros mostrando saldos no correctos yalgunos como terceros genérico con NIT 99999, Tercero sin identificar con NIT999999999 Y la ESAP con NIT 899999054, que compensaban los valores pordepurar. Dicho proceso se encuentra pendiente para depurar en la vigencia 2014,debido a que el Grupo Gestión Contable no cuenta con el Recurso Humanosuficiente para realizar esta actividad con el fin de dar cumplimiento al Régimen deContabilidad Pública". Con la respuesta de la entidad se ratifica el hallazgo.

Hallazgo No. 30. Retención en la Fuente por pagar (A)

El numeral 1.2.6 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece, de la Contaduría General de la Nación,establece: Las entidades deberán adelantar las acciones administrativas yoperativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estadoscontables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos ycuenten con los documentos soportes idóneos que garanticen la existencia yexigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y3.7 de la Resolución 357 de 2008."

Se analizó la cuenta por pagar por concepto de Retención en la Fuente de la SedeCentral, encontrado que la Declaración Mensual de Retenciones en la Fuente dediciembre de 2013, presentaba un valor a pagar de $381,2 millones, sin embargo,en la cuenta contable 2436 se observa el saldo de $1.026,5 millones por lo que sepresenta una sobreestimación del pasivo por $645,3 millones, afectando larazonabilidad de los Estados Contables de la Escuela.

La entidad indico que: "Los montos reflejados en la cuenta 2436 se debe a latransición entre los aplicativos SEVEN al SIIF del año 2011, tiempo en el que sedefinieron cargar los saldos finales de las cuentas existentes en SEVEN con el finde mostrar igualdad, sin tener en cuenta la totalidad de los terceros, debido a quealgunos no se encontraban creados, otros mostrando saldos no correctos yalgunos como terceros genérico con NIT 99999, Tercero sin identificar con NIT999999999 Y la ESAP con NIT 899999054, que compensaban los valores pordepurar. Dicho proceso se encuentra pendiente para depurar en la vigencia 2014,debido a que el Grupo Gestión Contable no cuenta con el Recurso Humano


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® SQt:!::r:~t'.9J3J.~suficiente para realizar esta actividad con el fin de dar cumplimiento al Régimen deContabilidad Pública". Con la respuesta de la entidad se ratifica el hallazgo.

Hallazgo No. 31. Pasivos estimados (A)

El numeral 1.2.1 del Instructivo No. 002 de diciembre 13 de 2013, de la ContaduríaGeneral de la Nación, establece: "... También debe garantizarse la aplicación delprocedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudosarbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutadossobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el áreajurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad."

La cuenta de Provisión para contingencias-Litigios, presentó un saldo de $2.604millones, en esta cuenta se registran los procesos judiciales en contra de la ESAP,al analizar el auxiliar contable de y contrastarlo con la información rendida en lacuenta fiscal de 2013 en el Formato No. 9, se evidencio que la cuenta contable seencuentra afectada en su razonabilidad por una cuantía de $112,2 millones, porlas siguientes situaciones:

a) Subestimación por $24,8 millones toda vez que falta incluir en la contabilidad unproceso judicial, b) Sobreestimación por $17,3 millones por cuanto se encontrarondos procesos judiciales que se terminaron en el 2011 y no se han retirado de lacontabilidad y c) Incertidumbre por $70,2 millones en atención a que no seobservó evidencia sobre la existencia de seis procesos que se encontraron en lacontabilidad y no se reportaron en el informe de SIRECI.

En la respuesta a esta observación, la entidad precisó que para la vigencia 2014,dicha cuenta se encuentra totalmente depurada, sin embargo el saldo a 31 dediciembre de 2013, no presentaba razonablemente la realidad de la entidad encuanto a los procesos judiciales en contra de la ESAP.

Hallazgo No. 32. Gastos por Mantenimiento (A)

Según el Manual de Procedimiento Contables de la Contaduría General de laNación: "El valor de las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta yequipo que no se encuentren relacionados con la producción de bienes o laprestación de servicios individualiza bIes, se reconoce como gasto en la subcuenta511115-Mantenimiento o 511116-Reparaciones, de la cuenta 5111-GENERALES ...".

Al analizar el saldo de la subcuenta de Gastos Generales de Mantenimiento a 31 dediciembre de 2013 para la Sede Central, se observó el registro para el terceroESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICA - ESAP por $2.892millones. Al revisar el detalle de los movimientos se evidenció que desde junio de2013, se realizaron registros contables con el concepto: "CONCILIACIÓN


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®~gt':r:1Jt,"9fJ.~INVENTARIOS Vs SIIF - BODEGA, SERVICIO DE LA SEDE CENTRAL", sinembargo los movimientos no corresponden a mantenimientos específicos de laspropiedades, planta y equipo, que tengan el soporte correspondiente a la naturalezade la cuenta.

La entidad indicó para esta observación que: "La afectación en la cuenta de gastosde mantenimiento fueron ocasionados de acuerdo al desarrollo operativo de laentidad ..., se realizó el comprobante de ajuste 59039 afectando la subcuenta 511115por valor de $1.964.105.042,65 de los gastos generales, con el fin justificar yregistrar las contrapartidas de las subcuentas 163504 por valor de $371.472.178,167001 por valor de $891.024.350,08, 167090 por valor de $786.410.169,57producto de la conciliación entre las áreas en la que determinaba la disminución delas subcuentas. La diferencia se presentó al afectarse cuentas del gasto diferentes,pero que igual al cierre de la vigencia desaparecen por ser cuentas nominales en elEstado de la Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, resultando al finalel mismo efecto, aunque no es el deber ser".

Con la respuesta de la entidad se ratifica la observación en razón a que lasafectaciones a la cuenta de gastos de mantenimiento correspondieron a valoresresultantes de conciliaciones, lo que no corresponde a la naturaleza de la cuentacontable.

Por lo anterior, los Gastos Generales de Mantenimiento para la Sede Central,presentan una sobreestimación de $2.892 millones, debido a que los registrosincluidos en esta subcuenta no corresponden a pagos por concepto demantenimientos para las propiedades, planta y equipo de la Escuela y además, nocuentan con un soporte idóneo para el asiento contable, asimismo, la conciliaciónentre Inventarios y SIIF, debe tener un soporte ya sea que se trate de altas, bajas otraslados de propiedades, planta y equipo y no un registro global en una cuenta degastos.

Hallazgo No. 33. Gasto por Contratos de administración (A)


Para la vigencia 2013, se registraron gastos por Contratos de Administración por$2.953 millones. Al analizar el detalle de estos gastos, se observó el registro decontratos para los siguientes terceros: 1) Con la Empresa de Telecomunicaciones


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®SQ,tI:r;,~~,"gJJJ.~de Bogotá SA ESP por $1.754 millones, 2) con el Fondo Financiero de Proyectos deDesarrollo -FONADE por $797.9 millones y con la Fundación Tecnológica Social por$390.6 millones.

Al analizar los conceptos de gastos se determinó que los valores registrados nocorresponden estrictamente al concepto de gasto para la vigencia 2013, en razóna:

El valor registrado con el tercero EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DEBOGOTA SA ESP, corresponde a la compra que la entidad realizó de equipos decómputo y adecuaciones del Data Center de la Sede Central, por lo cual nocorresponde a un concepto de gasto subestimando las propiedades plata y equipocorrespondientes a equipos de cómputo.

• El valor registrado con el tercero FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DEDESARROLLO FONADE, corresponde a un pago realizado el 26 de diciembrede 2013 con la orden de pago No. 353825113, por el ConvenioInteradministrativo NO.046de 2012 suscrito entre ESAP y FONADE, por lo cualcorresponde a un Recurso entregado en administración ya que este conveniono presenta ninguna legalización de avances, subestimando el saldo de dichoactivo.

• El valor registrado con el tercero FUNDACION TECNOLOGICA SOCIAL,corresponde a la compra de antenas satelitales móviles realizada por la ESAP,por lo cual no corresponde a un concepto de gasto, subestimando laspropiedades planta y equipo correspondientes a equipos de comunicación.

Por lo anterior, se presenta sobreestimación del gasto correspondiente aContratos de Administración por $2.942 millones, con efecto en las cuentas deEquipos de Comunicación y Computación y de Recursos Entregados enAdministración.

Hallazgo No. 34. Convenio Especial de Cooperación No. 732 de 2013 (A)


Se pudo observar que el Convenio Especial de Cooperación No. 732 de 2013,suscrito con Colciencias, que tiene como objeto: "aunar esfuerzos para orientar ygestionar políticas, lineamientos y estrategias para el fomento, el desarrollo la


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® ~gtl:r::~t'..gBif.:consolidación de la investigación a través de la formulación e implementación delsistema de investigaciones del país", fue registrado como un gasto del periodo(comprobante contable 181158 de 2013); sin embargo, el convenio fue suscrito el23 de diciembre de 2013, con un plazo de ejecución de 12 meses, lo queevidencia que los recursos entregados bajo este convenio son de la ESAP, hastaque no se cumpla el objeto del convenio, debiéndose reflejar en los activos de laEscuela.

Por lo anterior se está subestimando la cuenta 1424 por el valor entregado aColciencias en virtud de Convenio comentado es decir por $948 millones.

Hallazgo No. 35. Confiabilidad información Ingresos Ley 21 y ServiciosEducativos (A)

El Parágrafo del Artículo 6° del Decreto 2674 de 2012, precisó: "Las aplicacionesadministradas por las entidades y órganos que hacen parte del PresupuestoGeneral de la Nación, empleadas para registrar negocios no previstos en el SIIFNación, servirán como auxiliares de los códigos contables que conforman losestados contables. Dicha información hará parte integral del Sistema Integrado deInformación Financiera SIIF Nación".

Al analizar la Base de Datos de los ingresos por concepto de los aportes Ley 21 yde Servicios educativos facturados durante la vigencia 2013, generada desde elaplicativo de apoyo Gestasoft, se evidenció el reporte de ingresos por $111.524millones, al contrastar esta información con el saldo contable SIIF a 31 dediciembre de 2013, por Ingresos por Aportes sobre la Nómina-Ley 21 y losIngresos por Servicios Educativos por un total de $118.485 millones, se estableceuna diferencia de $6.961 millones, según la entidad la diferencia corresponde aque en Gestasoft no se registran los pagos que los estudiantes realizan sin códigode barras.

Aunque la información oficial es la presentada por el SIIF Nación 11,se generaincertidumbre sobre el uso de un aplicativo de apoyo en este caso Gestasoft, queno cumple integralmente la función para la cual fue adquirido, ya que como seindica en la respuesta de la entidad, es un auxiliar de detalle para el SIIF, y sinembargo, no está reflejando la realidad financiera de la Entidad.

2.1.5 Atención Denuncias

RADICADO 2013ER0090805 23/8/13, 20131E0094708 6/09/13, denuncia número2013-59177 -82111-D. AT. 95 del 22 de septiembre de 2014.

Esta Delegada recibió documento vía email, a través de la Oficina de ParticipaciónCiudadana de la CGR número 2013-59177-82111-D sobre presuntas falencias en


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®Sg.t:t~~~1,;-9J~i~la ESAP, que por competencia llegaron a esta Dirección de Vigilancia Fiscalasignada mediante AT 95 del 22 de septiembre de 2014 al grupo auditor queadelanta auditoría a la vigencia 2013, una vez analizados los hechos descritos, yde acuerdo con lo que por competencia de la CGR, corresponde asumir; seprocedió a solicitar información con el fin de que se indicará si la Oficina deControl Interno Disciplinario de la ESAP ha iniciado acciones sobre los hechosmateria de la denuncia, igualmente si ha remitido por competencia alguno de loshechos allí descritos. Esto con fin de lograr un total esclarecimiento de los mismos.

De acuerdo con la respuesta dada por la entidad, así como a los documentosanexos a la misma, se considera que los hechos que por competencia tieneconocimiento la CGR, no ameritan iniciar acciones fiscales, así mismo referente alos hechos respecto a los contratos con FONADE, este ente de control en laauditoría practicada a la vigencia 2012, configuró hallazgos fiscales que sereflejaron en el informe de auditoría. A su vez, respecto de las posibles accionesdisciplinarias se observó que el quejoso envió los hechos materia de la denuncia alas autoridades competentes, es decir, Procuraduría General de la Nación. En losanteriores términos, se dio respuesta al denunciante.

De otra parte es del caso señalar, que en las resoluciones mediante las cuales seconfiere comisión de servicios a los funcionarios de la ESAP, se establece en suartículo segundo de la parte resolutiva que: "Para la legalización de la comisión otorgada,el funcionario debe rendir informe de las labores realizadas ante el jefe inmediato, quien a su vezdebe remitir al Grupo de Gestión Contable - Central de Cuentas, todos los documentos soporte dela legalización de la comisión, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la finalización de lamisma, lo cual será prerrequisito para la aprobación de una nueva comisión." (Subrayado fuerade texto), dicho informe se realiza de diferentes maneras, verbal, con lasactuaciones adelantadas y es ratificado con la certificación de cumplimiento,hecho que debe ser reevaluado por la entidad.

2.1.6 Seguimiento al Plan de Mejoramiento

El plan de mejoramiento resultado del proceso auditor de la vigencia 2012, fuepresentado en el aplicativo de Rendición Electrónico de Cuenta e Informes -SIRECI- en el segundo semestre del año 2013, de acuerdo con la DirectivaPresidencial 03 de 2012 y la Resolución Orgánica 6368 de 2011 de la CGR. Deacuerdo con la información suministrada por la Oficina de Control Interno de laESAP, se observó que la presentación del último avance se realizó con corte a 31de agosto de 2014, la OCI reportó un cumplimiento de metas del 87.6%, y unavance del 86.5%, correspondiente a 237 acciones de mejora, de 88 hallazgosdel proceso auditor realizado a la vigencia 2012 y 81 hallazgos correspondiente avigencias anteriores, se establecieron 186 metas cumplidas de las cuales 14 deellas poseen un avance del1 00%, las restantes presentan un avance entre el 61%Yel 92%, a su vez 51 están pendientes de cumplimiento.


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2.1.7 Seguimiento a la Función de Advertencia -FA- sobre el contrato 494 de2012 Radicada 2013EE0045404 28/05/13

En desarrollo de la auditoría a la vigencia 2013 se realizó el seguimiento a laFunción de Advertencia relacionada con el contrato 494 de 2012, sobredeficiencias detectadas que pueden comprometer el patrimonio público, por elincumplimiento en los requisitos para el adecuado desarrollo de lo convenido, alno planificar la disposición de las herramientas que permitan identificar y analizarlas relaciones financieras y operativas, entre otros aspectos relacionados con lasobligaciones contractuales. .

Dentro de la muestra seleccionada fue asumida la revisión y análisis del contratoBOG-494-2012 del 2012/07/10 Y celebrado con la empresa GRANTTHORNTONULLOA GARZON, con el objeto: "SERVICIOS DE UNA FIRMA ESPECIALIZADAEN REALIZAR LA DEPURACiÓN Y NORMALIZACiÓN DE LOS ESTADOSFINANCIEROS Y CONTABLES DE LA ESAP" observándose que a fecha 28 dejunio de 2013, se realizó acta de balance técnico y económico del contrato, en laque se establece que no se realizaron pagos adicionales a lo ejecutado, en lamisma se resolvió la procedencia de liquidar el contrato, es así, que se procedió aliquidar por mutuo acuerdo mediante acta del 28/6/13 quedando las partes a paz ysalvo por todo concepto. En consecuencia no hay hechos que ameriten accionesde carácter fiscal y por consiguiente no se continúa con el seguimiento a la funciónde advertencia.


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3. ANEXOS

Anexo 1 Matriz de Hallazgo

Anexo 2. Estados Contables ESAP 2013


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N.•..ON

M.•..ON

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ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PUBLICAESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA, SOCIAL y AMBIENTAL

COMPARATIVO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE:(Cífras el"! miles ti! P!SO$· Presentación por cuentas)

ACTIVIDADES ORDINARIASINGRESOS OPERACIONALESINGRESOS FISCALESNo TributaríasAportes sobre la NóminaDevoluciones y Descuenlos (OS)VENTA OE BIENESProductos ManufaduradosBienes ComercializadosVENTA DE SERVICIOSServicios EducativosOtros ServiciosDevoluciones, Rebajas y Descuentos en Venta da Servicios (08)

118485.977100.682.861

15100.776.176

·93.330

2013 2012

111.291.78091.608.717

2524689l.356.249

1)

17.803.11618,190.014

105.656-492.554

COSTOS OE VENTAS y OPERACIONCOSTO DE VENTAS DE SERVICIOSServicios Educativos

65.17338265. 1733B265.173.382

55.345.03955.34503955.345039

GASTOS OPERACIONALESDE ADMINISTRACIONSueldos y SalariosContribuciones ImputadasContribuciones EfectivasAporfes sobre la NóminaGeneralesImpuestos, Contribuciones y TasasPROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONESProvisión para DeudoresProvisión para Protección de Propiedades. Planta y EquipoProviSIón para ContingenciasTRANSFERENCIASTransferencias al Sedar Privado

36.999.30533.179.08813.769.707

33.6011.643.565336.725

16.856.679538,811

3.739.3728.125

980.9342.750.313

oOO

1.9401.916

2419.681.12319.628.008

129.606-76.491

26.142.19125.794.79412.212.994

437.3461.574.044325.734

10695.339549.337284662

O()

284.66280.84580.845

62.73562.735

EXCEDENTE (OEFlCID OPERACIONAL 16313290

INGRESOS NO OPERACIONALESOTROS I.NGRESOSFinancierosOtros Ingresos OrdinariosAjuste de Ejercicios Anteriores

9340153493.401.53492685.128

9.169707.237

GASTOS NO OPERACIONALESOTROS GASTOSComisionesFinancierosOtros Oasíos OrdinariosAjustes de Ejercicios Anteriores

96.679.42796.679427

12.09491.714.693

22.7134929927

29.804.550

116360.484116.360.484110.572.587

19.B035.768.094

17.385.23917385.239

12.51917.230.754

24.472117.494

-3.27.7.893 98.975.245EXCEDENTE (Dt:FICIT) NO OPERACIONAL

EXCEDENTE (DÉFICIT) DE ACTIVIDADES ORDINARIAS 13.035.397

PARTIDAS EXTRAORDINARIASOTROS INGRESOSExtraordinariosOTROS GASTOSExíraordmanos

2.215.4822.215.4822215.482

128779.795

2B.53928.55928.559

EXCEDENTE (DE:FICIT) DEL EJERCICIO

o 20

••••••~S9t) Escuela Superior de Administración PúblicaJ~epú h I ¡u, de Colombia

EL REPRESENTANTE LEGAL Y EL CONTADOR PÚBLICO DE LA ESCUELA SUPERIOR DEADMINISTRACION PÚBLICA· ESAP

CERTIFICAN:

Que los saldos fueron tomados fielmente de los registros contables del Sistema Integrado deInformación Financiera - SIIF NACION 11del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, que lacontabilidad se elaboró conforme a la normativa señalada en el Régimen de Contabilidad Pública y alas dIrectrices impartidas por la Administración del SIIF, y que la información revelada al corte del 31de Diciembre de 2013 refieja saldos en proceso de depuración, para establecer los saldos reales dela situación financiera, económica, social y ambiental de las Direcciones Territoriales y la SedeCentral de la Escuela Superior de Administración Pública. . I

Que se han verificado las afirmaciones contenidas en los estados contables básicos, princípalmentelas referidas a:

a) Que los hechos, transacciones y operaciones han sido reconocidos y realizados por lasDirecciones Territoriales y la Sede Central de la Escuela Superior de Administración Públicadurante el período contable de 2013 en el SIIF NACiÓN 11Yestos se encuentran en procesode depuración.

b) Que los hechos económicos se revelan conforme a lo establecido en el Régimen deContabilidad Pública y las exigencias de la Coordinación del SIIF 11del Ministerio deHacienda y Crédito Público y se encuentran en proceso de depuracíón.

/

é)· Que el valor total de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas deorden¡ han sido revelados en los Estados Contables Básicos al 31 de Diciembre de 2013, yestos se encuentran en proceso de depuración.

d} Que los activos representan un potencial de servicios o beneficios económicos futuros y lospasivos representan hechos pasados que implican un flujo de salida de recursos, endesarrollo de las funciones de cometido estatal de la Escuela Superior de AdministraciónPública, a 31 de Diciembre de 2013, igualmente se encuentran en proceso de depuraciónpara establecer los saldos reales.

e} Que los Estados Financieros con corte a 31 de Diciembre de 2013, fueron transmitidos ypresentados de conformidad en las fechas establecidas para I n por la ContaduríaGeneral de la Nación, de acuerdo con el macroproceso contable el año 2013, el día 14de Febrero de 2014.

\_lhwA.. ~ ( ..ELVIA fíAAi.A'ME.JlA FE ~Representante Legal

Anexo 1 Matriz de hallazgos ESAP VIGENCIA 2013No. NombreHallazgo A D F p Otro

del 2%Actividades Bienestar Universitario recursosFuncionamiento:Se observó que en la ejecución de los recursos de funcionamientode Bienestar Universitario Sede Central y Territoriales por $1.027millones, las Territoriales no fueron precisas en los valoresreportados de resultados, además no cumplen las directrices con lafecha estipulada para la presentación de los proyectos deactividades de cada territorial, para lo cual la ESAP manifiestaencontrarse en proceso de seguimiento con actividades demejoramiento y fortalecimiento administrativo.

1 Además, se observó que las Territoriales no cumplen con las fechas Xestipuladas para la entrega de los planes de bienestar con recursosde funcíonamiento,' lo cual genera retrasos por incumplimiento ydebilidades de control en las tareas a realizar y la programación delos recursos a ejecutar. De igual forma, en los resultados del informede gestión de Bienestar Universitario a diciembre de 2013, donde lasDirecciones Territoriales de Antioquia - Chocó, Atlántico, Cauca,Cundinamarca, Nariño - Putumayo y Tolima, no presentaroninforme.Esta situación, revela deficiencias de seguimiento y control deacuerdo a procedimiento PT-M-DC-13 "actividades de bienestaruniversitario" .Convenio ICETEX- ESAP: De acuerdo a lo dispuesto en la cláusulasegunda del convenio y las condiciones establecidas en el"Reglamento Operativo del fondo de crédito para el programa deExcelencia Académica Carlos Lleras Restrepo suscrito entre laESAP e ICETEX" se observa debilidad en el acceso y participaciónde los estudiantes en las convocatorias de dicho fondo.

2 Se observó que en el Fondo creado en el año 2008 por $92.8 Xmillones, presentó a diciembre 31 de 2013, un estado de cuenta consaldo de $632.8 millones, tan solo 17 estudiantes han accedido alcrédito por un semestre y a los cuales les fue suspendido elbeneficio en el segundo semestre. Revelando una baja ejecución delos recursos financieros del Fondo en una política de beneficio y/oapoyo de los estudiantes.Demuestra deficiencias y falta de estratecia de cestión.Población Beneficiaria En la ficha BPIN del Proyecto"Adecuación y Fortalecimiento del Desarrollo Institucional de lasentidades públicas y organizaciones de orden nacional y territorial",con el objetivo de contribuir al fortalecimiento y desarrollo en nivelesde calidad de la descentralización y el desarrollo de la entidadespúblicas y organizaciones sociales y comunitarias para incrementarla eficiencia del estado.

3 XSe describe una población beneficiaria del proyecto para la vigencia2013, de 2.750 personas, no se identifica con claridad en titranscurso de la ejecución del proyecto la población objetivo y lapoblación atendida de acuerdo a los diferentes productos, bienes oservicios que se ofrecieron tanto a nivel central y territorial, en elinforme de Gestión presentado por la Subdirección de ProyecciónInstitucional no se contempló esta información, no dandoconfiabilidad de la población realmente atendida.

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Constitución de Reservas Presupuesta les7 Se evidenció que las reservas presupuestales de la Sede Central no atienen X X

la normatividad vigente para su constitución, no tienen un justificación

La ESAP en su respuesta, no determinó el número exacto de lapoblación objetivo y población beneficiaria de los diferentesproductos, bienes o servicios que se ejecutaron por medio delproyecto.Registros SIGEB-Sistema de Gestión de Estadísticas Básicas(A)Sistema para la medición de la gestión por resultados, es utilizadopara la formulación, ejecución y seguimiento de los sub proyectos deinversión, de igual forma recopila la información estadística de losdiferentes procesos.Con respecto a los registros reportados por las diferentes UnidadesEjecutoras v/s información presentada por la Subdirección del totalde Procesos de Asistencia Técnica vigencia 2013, se presentan lassiguientes diferencias con respecto a los registros reportados SIGEBasí:

4 Ver Cuadro 3. informe Procesos de Asistencia técnica XSin embargo la Escuela, en la respuesta no aclaró las diferenciaspresentadas entre las diferentes fuentes de información. Situaciónque evidencia inconsistencia y poca confiabilidad en la informaciónreportada por los diferentes sistemas y fuentes de información de laESAP, asimismo se estableció carencia de mecanismos deseguimiento y control para la misma. Esto de acuerdo a lopreceptuado en el numeral e) art 2°.de la Ley 87 de 1993: ..."Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de susregistros".

Hallazgo No. 5.Proceso Gestión Ambiental (A)Durante la vigencia 2013, la ESAP no adelantó acciones paraavanzar en el fortalecimiento de la Gestión Ambiental, aun no sehan promovido las acciones que la misma Escuela ha venidodesarrollando tanto normativas como las mismas conductasambientales y de los mismos procesos. Persisten debilidades en laaplicación de la Resolución No. 2482 del 3 de octubre de 2012 parala implementación del Sistema de Gestión Ambiental. Al igual, desdeel concepto técnico, la norma internacional ISO 14001 :2004 que

5 contiene los requisitos para la aplicación del sistema de gestión Xambiental. Circunstancias que permiten establecer que no se estánteniendo en cuenta algunas de la funciones del comité de gestiónambiental según lo preceptuado al Art. 9 Resolución 2482 del 3 deoctubre de 2012. Por consiguiente la CGR, evidenció que el procesode Gestión Ambiental no obtuvo mayores logros y resultados para lavigencia 2013, dejando entrever falta de mecanismos por parte de laalta dirección para la implementación de dicha herramienta degestión. Situación que genera un manejo inadecuado del usoracional de los recursos.Ejecución Presupuesto de Inversión t:

Al analizar el comportamiento de la ejecución presupuestal de los recursosde inversión a partir de la información del SIIF Nación 11,se observó que el42% de los compromisos presupuestales realizados durante la vigencia

6 2013, se efectuaron durante los últimos cuatro meses del año y más del 50% Xdel presupuesto de inversión fue ejecutado en el último trimestre del año. Loanterior, evidencia la falta de planeación y de programación en la ejecuciónpresupuestal de la entidad, que afecta la gestión de los proyectos deinversión.

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precisa, por cuanto se denota faltas al principio de anualidad y planeaciónpresupuestal, se denota un presunto alcance Disciplinario.Infraestructura TecnológicaMeta de bajar obsolescencia tecnológica a 35% no cumplida. Faltaimplementar planes de recuperación ante desastres. No se t1a

8 completado la integración entre los aplicativos. Falta completar Ximplementación del modelo de seguridad informática, afectando laintegridad, confiabilidad, disponibilidad y seguridad de lainformación.Cruces de informaciónLos aportantes registrados en la base de datos de PILA del

9 Ministerio de Salud comparados con los registrados en la base de Xdatos de ingresos por ley 21 de la ESAP no son los mismos, lo cualevidencia falta de confiabilidad en las cifras registradas en elaplicativo Gestasoft.Acciones Plan de Acción Institucional 2013 - Bienestar Universitario:Se evidenciaron debilidades de control en los registros de los planesde acción y seguimiento en los mismos, por cuanto el Plan deAcción Institucional 2013 presentó en el proyecto "MejoramientoAdministrativo y Operativo de la ESAP" la línea de acción BienestarInstitucional, bajo la responsabilidad de las áreas de TalentoHumano y la Subdirección Académica referida a "la elaboración yejecución del Plan de Bienestar Institucional". Al cierre de la vigencia

10 2013, se evidenció que esta actividad es operativa y hace parte de Xlas funciones del área y además, no se efectuó en la vigencia. No sedefinió una Política de Bienestar Institucional y/o el Plan deBienestar Institucional debidamente aprobado y en ejecución, encumplimiento de lo programado en el proyecto citado y el PlanInstitucional 2013, como tampoco se evidenció documento del PlanBianual que cubriera las directrices de las vigencias 2011-2013.Revela incumplimiento de directrices institucionales de seguimientoe inexactitud en la información publicada en la planeacióninstitucional.Ejecución Recursos de Inversión - Bienestar Universitario: Seobservó que la ESAP registró en el cierre del Plan de AcciónInstitucional 2013, en la línea de acción Bienestar Institucional laactividad "Elaborar y ejecutar el Plan de Bienestar Institucional" en elproyecto "Mejoramiento Administrativo y Operativo de la ESAP", alefectuar las verificaciones en el SIGEB de ejecución de estosrecursos, se encontró que estos correspondían al proyecto"Mejoramiento Fortalecimiento de la Calidad de los Programas"

11 perteneciente al proceso de Docencia, adicionalmente la ficha XTécnica de los proyectos citados, no precisó actividades formuladasen desarrollo del proceso de Bienestar Universitario.El presupuesto de inversión no fue objeto de planeación por partedel Comité Nacional de Bienestar Universitario.En la ejecución de las actividades de BU por $1.498 millones SedeCentral, los soportes allegados no demostraron la gestión frente alproyecto. Situación que genera debilidades en métodos confiablespara la evaluación de la gestión en cuanto al seguimiento deproyectos de inversiónPlan de Infraestructura Física:No se evidenció un Plan de Infraestructura oficial que demostrara el

12 objeto de las obras, los antecedentes y situación previa a las Xmismas, las necesidades a satisfacer y la justificación de la soluciónadoptada, detallándose los factores de todo orden a tener en cuenta,que además sirvan como referente en la formulación de objetivos v


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actividades del proyecto. No precisó resultados de evaluación de lassedes de las territoriales y cada uno de los CETAPS de la ESAP.No establecieron las actividades frente a las necesidadesdocumentadas para cada vigencia que permitan el conocimiento delos estudios y diseños adelantados.Ejecución Proyecto "Adquisición y Construcción y Dotación deSedes:Teniendo en cuenta lo dispuesto en la Ley 1599 de 2008Subsistema de evaluación - MECI se observaron deficiencias en elseguimiento en la ejecución y resultados del mismo frente a lagestión de compra de terrenos e inmuebles, la realización de las

13 obras físicas, continuidad en dotación y puesta en marcha, por loque los objetivos planteados en el PDDI y su operativización a través Xde los Planes de Acción Institucionales de cada año no presentanresultados óptimos.Los porcentajes de ejecución, demuestran que no se lograron losobjetivos propuestos, registrando una ejecución del 56.24% de losrecursos. Situación que determina deficiencias en los mecanismosde control v seguimiento a resultados de proyectos.POAI Inicial Vs POAI cierre Proyecto Adquisición yConstrucción y Dotación de Sedes: Se determinó la falta demecanismos de seguimiento y monitoreo en la reprogramación yajustes a los subproyectos y recursos dentro de las actividadescreadas, no se precisaron actos administrativos y/o actas dejustificación y autorización que soporten el replanteamiento del PlanOperativo Anual de Inversión - POAI inicial frente al cierre de cadavigencia en el proyecto de infraestructura, por lo que las actividadesy unidades ejecutoras programadas sufrieron modificaciones con laviabilidad de la oficina de planeación pero sin soportes de

14 justificación en la gestión del proyecto. XLa ejecución de actividades del proyecto presentada por la ESAP nocorrespondió en las obras y unidades territoriales frente al POAIinicial de cada vigencia. se determinaron 16 reprogramaciones en laasignación de recursos en las unidades ejecutoras y 10 trasladospresupuestales por $135 millones, encontrando que la Sede Centralinició con $1.051 millones, y al cierre del POAI presentó el 92% delos recursos correspondientes a $12.425 millones. Hecho quedemuestra control inadecuado de los recursos y/o actividades en laprogramación y estructura organizativa del proyecto.

Identificación Metas del Proyecto:La información de metas del proyecto publicada en el Plan de AcciónInstitucional 2013 registró en el proyecto una meta programada,

15 datos que en ningún caso correspondieron con los datospresentados en el cierre del POAI, generando incertidumbre sobre el Xcierre real de meta. Este hecho, demuestra deficiencias deseguimiento a los planes y realización de actividades en informaciónque aporte para el análisis de la oestión del provecto.Ejecución Proyecto "Adquisición y Construcción y Dotación deSedes vigencia 2013:Dado que la ejecución del proyecto evidenció 16 reprogramacionesen la vigencia 2013 frente a lo programado y la información del

16 proyecto en el área de Infraestructura no permitió conocer la Xtrazabilidad ni identificación de algunos recursos ejecutados, seobservaron debilidades en la administración, seguimiento y controldel proyecto por cuanto los soportes no fueron precisos para laevaluación y verificación del valor en Tiouetes aéreos por $26.8

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millones, viajes y gastos de viaje $15.4 millones y Vinculación dePersonal $195.8 millones.Los soportes no resultaron suficientes por parte de la coordinacióndel proyecto en la documentación e informes de gestión queprecisaran la utilización y correspondencia de los recursos en laejecución del proyecto.En la ejecución convenios FONADE, relacionados con la SedeCentral, se evidenciaron inconsistencias de información, falta declaridad y organización en los soportes allegados, por lo que no fueposible establecer el avance y situación real de los convenios frentea obras especificas efectuadas en la sede central tal como seregistraron.Lo expuesto refleja deficiencias en la ejecución, riesgos en laadministración, seguimiento y control del proyecto "Adquisición,Construcción y Dotación", por lo que la información no es clara, niorganizada, dificultando establecer los recursos ejecutados, los finescon que fueron estimados y las actividades realizadas frente a lainversión efectuada.Proyecto: "Adecuación y fortalecimiento del desarrolloinstitucional de las entidades públicas y organizacionessociales del orden nacional y territorial."

El Plan de Acción es un instrumento de programación y control de laejecución anual de las actividades y proyectos que debe realizarcada una de las dependencias para el cumplimiento a los objetivos yestrategias. ¡

Una vez verificado y analizado el Plan de Acción vigencia 2013, seobservó que en el mismo no se contempló la meta correspondiente ala actividad-Asesorías realizadas a entidades públicas por líneas

17 estratégicas en administración pública, sin embargo se evidenció en Xel POAI una meta de 235 asesorías, con un nivel de cumplimiento240 asesorías y un porcentaje de cumplimiento del 102,1 %, con locual se genera información o registros inexactos por diferentesfuentes de información que genera la Entidad.

Situación que conlleva en determinado momento a afectar el logrode los objetivos, dejando entrever falta de mecanismos deseguimiento y monitoreo al Plan de Acción. Esto de acuerdo a loestipulado en el numeral d, arto 2 de la Ley 87 de 1993:"... Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestiónorganizacional". Al igual el numeral e) "asegurar la oportunidad yconfiabilidad de la información y de sus registros".

Promoción y Proyección Institucional Teniendo en cuenta lopreceptuado en el Art. 23 numeral 14 del Decreto 219 de 2004, laCGR evidenció debilidades en la adopción de mecanismos yestrategias de promoción y de proyección social, por cuanto no seestá desarrollando las actividades en el marco de los programas deproyección institucional en sus diferentes líneas temáticas. Además

18 no se cuenta con un portafolio de servicios actualizado, igualmente Xexiste debilidades en cuanto a redes de cooperación, intercambio yasistencia con organismos nacionales e internacionales quecumplan con labores de la misma naturaleza.Situación que deja entrever que no se está respondiendo a lafunción misional de proyección social, mediante la adopción de unaoferta de servicios coherente, pertinente y efectiva, al mismo tiempo

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se está corriendo el riesgo del debilitamiento en el fortalecimientode la imagen institucional.

Contratos- ejecución proyecto "Adecuación y fortalecimientodel desarrollo institucional de las entidades públicas yorganizaciones sociales del orden Nacional y Territorial"Contrato Prestación de servicios No. 157 de 2013Una vez analizadas las actividades desarrolladas por el contratista ydescritas en los informes No 1- por el periodo del 5 al 30 de abril de2013 y el informe No. 2 - periodo del 1 al 31 de mayo. La CGR, noevidencio la articulación de dichas actividades en lo relativo con el,fortalecimiento del desarrollo institucional de las entidades públicasy organizaciones sociales del orden nacional y territorial, no seobservó el debido acompañamiento y asistencia técnica en aquellosmunicipios de 4a - 5a y 6. Máxime cuando en el informe final soloanexó el acta de terminación anticipada y por mutuo acuerdo delcontrato. Situación que genera incertidumbre en cuanto alcumplimiento de las actividades de asesoría, asistencia técnica porparte del contratista y como apoyo al proyecto. Igualmente seobservó debilidades en cuanto al cumplimiento de las funciones desupervisión del mismo contrato.

19 Contrato No. 161 de 2013 XAnalizados los informes de actividades presentados por elcontratista, no se evidenció el asesoramiento, acompañamiento yapoyo en procura del fortalecimiento del desarrollo institucional ymejoramiento a la administración pública, no se pudo establecerque estos dieran cuenta al cumplimiento de las actividadespropuestas y ejecutadas en el proyecto de inversión "adecuación yfortalecimiento institucional de las Entidades públicas yorganizaciones sociales del orden nacional y territorial". La anteriorsituación genera incertidumbre en cuanto al cumplimiento de lasactividades por parte del contratista, que coadyuvaran al desarrollo yejecución del proyecto. Los soportes anexos a la respuesta noreflejaron claramente las actividades ejecutadas por el contratista.Con base en lo anterior, se evidenció falta de mecanismos deseguimiento y monitoreo frente a soportes documentales, generandoinadecuado control en la ejecución de las actividades en procura delfortalecimiento del desarrollo Institucional y mejoramiento a laAdministración Pública.

Partidas conciliatorias por ClasificarPara la cuenta de Depósitos en Instituciones Financieras, se presentarondiferencias entre los valores registrados en el SIIF y los valores del extracto,que no fueron depuradas antes del cierre contable, por lo cual se determina

20 una sobreestimación de dicha cuenta por valor de $4.126,4 millones y una Xsubestimación por $2,.696 millones, asimismo persiste la existencia d&partidas pendientes por conciliar de vigencias anteriores reflejadas en lacuenta 290580 Recaudos por Clasificar, que generan incertidumbre por valorde $17.425 millones.Deudores por Aportes sobre la NóminaLa cuenta de Deudores por Aportes sobre la Nómina, presenta una

21 sobreestimación por valor de $5.165 millones, en razón a la falta de Xdepuración al cierre de 2013, ya que los saldos de esta cuenta no son reales,teniendo en cuenta que los aportes por Ley 21 deben ser registrados en elmomento en que son recibidos por la Escuela.Deudores por Servicios Educativos

22 La cuenta de Deudores por Servicios Educativos, presenta una incertidumbre Xpor valor de $2.812 millones, debido a que los saldos corresponden a

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vigencias anteriores, que están en evaluación y análisis para determinar suexistencia.

Devolución IV A para entidades de educación superior23 La cuenta de Devolución IVA para entidades de educación superior presento X

sobreestimación por valor de $2.200 millones, en razón a la falta dedepuración de la información registrada en la cuenta.

Recursos Entregados en AdministraciónLa cuenta de Deudores por Recursos Entregados en Administración,presenta incertidumbre por valor de $22.588 millones, debido a que no se

24 pudo establecer el estado real de los convenios, ya que la entidad informa Xque algunos están en liquidación, pero no se evidenciaron avances delegalizaciones que hayan disminuido el saldo de los convenios, debido a lafalta de depuración de la información contable.Provisión DeudoresLa cuenta de Provisión para Deudores (Cr), presenta un saldo de $637

25 millones, este valor viene de vigencias anteriores sin ninguna depuración, Xque permitan validar la razonabilidad de dicha estimación, por lo anterior sedetermina una incertidumbre por el saldo de la cuenta.

Otros ActivosLa cuenta de Bienes y Servicios Pagados por Anticipado -Seguros, presento

26 una subestimación al cierre de 2013, en razón a que se registraron compras Xde seguros directamente como gastos del periodo por valor de $43 millones.

Propiedades, planta y equipo ¡

Se presentó incertidumbre sobre la razonabilidad de los saldos de lascuentas de Propiedad, Planta y Equipo por $7.821 millones, e incertidumbre

27 en la cuenta de Depreciación Acumulada por $734 millones, en razón a que Xla información de inventarios proveniente del aplicativo SEVEN no esconfiable, verificable, ni consistente frente a los registros contables realizadosen el SIIF.Inventario de Bienes Inmuebles individualizadoLa cuenta Valorizaciones presenta subestimación por valor de $936 millones,en razón a que al realizar la actualización de los bienes en la Sede Central,según los avalúos realizados por el IGAC, no se tuvo en cuenta el valor de

28 las depreciaciones de los edificios para calcular el valor en libros. Asimismo Xse observó que la entidad no tiene establecido un control estricto sobre losbienes inmuebles, bajo el cual se pueda identificar el costo histórico de cadabien, el costo de las mejoras o adiciones, las depreciaciones y lasvalorizaciones respectivas.Depuración Saldo de Cuentas por PagarLa cuenta por pagar de Adquisición de Bienes y Servicios Nacionales,presenta saldos negativos por valor de $1.579,6 millones, determinándose

29 una incertidumbre por dicho valor, ya que estos saldos en su mayoría vienen Xde vigencias anteriores afectando la razonabilidad, integridad, existencia yexactitud de las cuentas por pagar al cierre de la vigencia.

Retención en la Fuente por pagarLa cuenta por pagar por concepto de Retención en la Fuente de la SedeCentral, se encuentra sobreestimada, en razón a que la Declaración Mensual

30 de Retenciones en la Fuente de diciembre de 2013, presentaba un valor a Xpagar de $381,2 millones, sin embargo, en la cuenta contable se observa elsaldo de $1.026,5 millones por lo que se presenta una sobreestimación delpasivo por $645,3 millones.Pasivos estimadosLa cuenta de Provisión para contingencias-Litigios, se encuentra afectada ensu razonabilidad por una cuantía de $112,2 millones, debido a que falta

31 incluir en la contabilidad un proceso judicial, se encontraron dos procesos Xjudiciales que se terminaron en el 2011 y no se han retirado de lacontabilidad y no se observó evidencia sobre la existencia de seis procesosque se encontraron en la contabilidad y no se reportaron en el informe deSIRECI.

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Gastos por MantenimientoLa cuenta de Resultados del Ejercicio presenta una subestimación por valorde $2.892 millones, en razón a que se registraron Gastos Generales de

32 Mantenimiento para la Sede Central, que no corresponden a pagos por Xconcepto de mantenimientos realmente efectuados sobre las propiedades,planta y equipo de la Escuela, sobreestimando los gastos del periodo.

Gasto por Contratos de administraciónSe presenta subestimación en la cuenta de Equipos de Comunicación yComputación por valor de $2.144 millones y de Recursos Entregados en

33 Administración por valor de $797.9 millones, ya que se registraron pagos por Xcontratos bajo los cuales se adquirieron equipos de cómputo y comunicacióncomo gastos por Contratos de Administración, la misma situación sepresentó en el pago para un convenio de infraestructura que esta sinleaalizar, y fue reqlstrado también como qasto del periodo.Convenio Especial de Cooperación No. 732 de 2013La cuenta de Recursos entregados en Administración se encuentra

34 subestimada por valor de $948 millones, en razón a que se registró como un Xgasto del periodo, un convenio suscrito en diciembre de 2013, cuyo plazo deejecución es de doce meses.Confiabilidad información Ingresos Ley 21 y ServiciosEducativosSe genera incertidumbre sobre el uso de un aplicativo de apoyo al SIIF en

35 este caso Gestasoft, que no cumple integralmente la función para la cual fue Xadquirido, ya que es L:n auxiliar de detalle para el SIIF, y sin embargo, noestá reflejando la realidad financiera de la Entidad.


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