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CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDIO

INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD REGULAR

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Fecha: 08/07/2019

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M.A No. 018 de 2019

NOMBRE ENTIDAD AUDITADA: ESE HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCA

VIGENCIA 2018

CONTRALORÍA GENERAL DEL QUINDÍO

Armenia, Octubre 7 de 2019



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NOMBRE ENTIDAD AUDITADA: ESE HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCÁ

CONTRALOR TERRITORIAL: GERMÁN BARCO LÓPEZ DIRECTOR TÉCNICO DE CONTROL FISCAL: CLAUDIA PATRICIA GONZALEZ Q

EQUIPO AUDITOR: MAGDA JOHANA ARIAS GALVIS LUZ ELENA RAMIREZ VELASCO MARTHA LUCIA AGUDELO B Profesionales Universitarios CARLOS MARIO LOZANO Pasante Biología Uniquindio



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TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN ............................................................................................................................................... 4

1.1 CONCEPTO FENECIMIENTO .................................................................................................................... 5 1.1.1 Control de Gestión ............................................................................................................................. 6 1.1.2 Control de Resultados ....................................................................................................................... 6 1.1.3 Control Financiero .............................................................................................................................. 7

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables ............................................................................................. 8

1.2 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................................... 9

2. HALLAZGOS ............................................................................................................................................ 10

2.1 CONTROL DE GESTIÓN ................................................................................................................................ 10 2.1.1 Gestión Contractual ......................................................................................................................... 10 2.1.2 Revisión y Rendición de la Cuenta ............................................................................................... 21 2.1.3 Legalidad ........................................................................................................................................... 21 2.1.4 Gestión Ambiental ............................................................................................................................ 24 2.1.6 Plan de Mejoramiento...................................................................................................................... 26

2.2 CONTROL DE RESULTADOS.......................................................................................................................... 27 2.2.1 Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos ........................................................................... 27

2.3 CONTROL DE FINANCIERO ........................................................................................................................... 27 2.3.1. Estados Contables .......................................................................................................................... 27 2.3.2. Gestión Presupuestal ..................................................................................................................... 27 2.3.3. Gestión Financiera .......................................................................................................................... 28

3. EVALUACION PLAN DE MEJORAMIENTO ................................................................................................ 29

3.1. CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO ...................................................... 44

4. SOLICITUD DE PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO ................................................................ 53

5. ANÁLISIS DERECHO DE CONTRADICCIÓN ................................................................................................ 55

6. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS ................................................................................................................. 70



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1. DICTAMEN Armenia, octubre 7 de 2019 Doctor LEONARDO QUICENO PÁEZ Gerente ESE Hospital La Misericordia Calarcá, Quindío Asunto: Dictamen de Auditoria modalidad Regular La Contraloría General del Quindío, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular a la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá vigencia 2018, a través la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Estado de Situación Financiera y el Estado de Resultados a 31 de diciembre de 2018, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. ALCANCE DE LA AUDITORÍA El alcance de la auditoría incluyó los componentes y factores que se enuncian a continuación: Componente Control de Gestión

Factor gestión contractual: Especificaciones técnicas en la ejecución de los contratos, deducciones de Ley, objeto contractual, labores de interventoría y seguimiento, liquidación de los contratos.

Factor rendición y revisión de la cuenta: oportunidad, suficiencia y calidad de la información rendida.

Factor Legalidad: Cumplimiento de las normas internas y externas aplicables al ente o asunto auditado en los componentes evaluados.



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Factor Plan de mejoramiento: Cumplimiento del Plan de Mejoramiento y efectividad de las acciones.

Factor Ambiental: Gestión e inversión ambiental

Factor Control Fiscal Interno: Calidad y efectividad de los controles en los componentes evaluados.

Componente Control de Resultados

Factor planes programas y proyectos: Cumplimiento de los planes de desarrollo: Indicadores resolución 743 de 2013 y resolución 710 de 2012. Evaluación del Gerente por parte de la Junta Directiva.

Componente Control Financiero

Factor Estados Contables: Cuentas de los estados contables para emitir una opinión.

Factor Presupuestal: Programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución.

Gestión Financiera: Indicadores

1.1 CONCEPTO FENECIMIENTO

Con base en la calificación total obtenida de la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría General del Quindío No Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal 2018.

Cuadro No. 1 Evaluación de la Gestión Fiscal

Componente Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Control de Gestión 62,1 0,5 31,1

2. Control de Resultados 87,2 0,3 26,1

3. Control Financiero 91,6 0,2 18,3

Calificación total 1,00 75,5

Fenecimiento NO FENECE

Concepto de la Gestión Fiscal DESFAVORABLE



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RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Rango Concepto

80 o más puntos FENECE

Menos de 80 puntos NO FENECE

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Rango Concepto

80 o más puntos FAVORABLE

Menos de 80 puntos DESFAVORABLE

Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Gestión es Desfavorable como consecuencia de la calificación otorgada a los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 2 Control de Gestión

Factores Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Gestión Contractual 63,5 0,53 33,7

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 89,8 0,02 1,8

3. Legalidad 74,1 0,2 14,8

4. Gestión Ambiental 67,5 0,05 3,4

5. Plan de Mejoramiento 27,1 0,1 2,7

6. Control Fiscal Interno 57,5 0,1 5,8


Concepto de Gestión a emitir Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control de Resultados es Satisfactorio, como consecuencia de la calificación asignada a los factores que se relacionan a continuación:



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Cuadro No. 3

Control de Resultados

Factores mínimos Calificación Parcial Ponderación Calificación

Total

1. Cumplimiento Plan de Gestión 87,2 1,00 87,2


Concepto de Gestión de Resultados Satisfactorio

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Rango Concepto

70 o más puntos Satisfactorio

Menos de 70 puntos Insatisfactorio


1.1.3 Control Financiero La Contraloría General del Quindío como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero es Favorable, como consecuencia de la calificación asignada a los factores que se relacionan a continuación:

Cuadro No. 4 Control Financiero

Factores mínimos Calificación

Parcial Ponderación

Calificación Total

1. Estados Contables 90,0 0,70 63,0

2. Gestión presupuestal 85,7 0,10 8,6

3. Gestión financiera 100,0 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal Favorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Rango Concepto

80 o más puntos Favorable

Menos de 80 puntos Desfavorable


Cuadro No. 5 Estados Contables

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (pesos) $692.008.841

Índice de inconsistencias (%) 2.5%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 90,0



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Calificación

Con Salvedad

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención - Fuente: Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal

1.1.3.1 Opinión sobre los Estados Contables

Opinión con Salvedades En nuestra opinión, excepto por la calificación otorgada al factor estados contables, de lo cual se hace referencia en el punto que precede, los Estados Financieros del auditado ESE HOSPITAL LA MISERICORDIA DE CALARCA, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2018 y los resultados del ejercicio económico del año terminado a la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Las siguientes situaciones, que afectaron la razonabilidad de los estados contables, continúan del año 2017, por tanto no se constituyen en observación administrativa por cuanto forman parte del Plan de Mejoramiento, cuyas acciones correctivas vencían en mayo de 2019, por tanto no fue posible evaluar la efectividad de las mismas:

1. La subcuenta 131901 POS POR EPS SIN FACTURAR O FACTURACIÓN PENDIENTE POR RADICAR cuyo saldo a diciembre 31 de 2018 es $6.060.605, presenta incertidumbre en igual valor, toda vez que correspondió a facturación pendiente de radicar por errores en el diligenciamiento de las facturas, la cual fue anulada y re facturada nuevamente en el año 2019.

2. La subcuenta 131902 POS POR EPS CON FACTURACION RADICADA POR DESCARGAR registra un saldo a diciembre 31 de 2018 de $680.534.731, la cual genera incertidumbre en igual valor, toda vez que corresponde a cartera que no pudo ser descargada, una vez pagada por las diferentes EPS, ya que éstas no han suministrado las facturas canceladas. De este saldo corresponde a MEDIMAS un valor de $398.025.522 pendiente por descargar hasta que dicha EPS no aporte la desagregación de las facturas pagadas, que por demás es importante mencionar es un proceso lento por parte de estas entidades prestadoras de salud.



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3. La subcuenta 131908 SERVICIOS DE SALUD POR IPS PRIVADAS SIN

FACTURAR O CON FACTURACION PENDIENTE DE RADICAR registra un saldo a diciembre 31 de 2018 por valor de $5.413.504, el cual genera incertidumbre por igual valor, en consideración a que la facturación que soporta este saldo presento errores que originaron su anulación y posterior re facturación en el año 2019.

1.2 SUSCRIPCIÓN PLAN DE MEJORAMIENTO Dentro de los 15 días siguientes a la notificación del Informe Final de Auditoría, la entidad debe remitir una copia del plan de mejoramiento suscrito en medio físico y magnético en archivo Excel, a la Dirección Técnica de Control Fiscal de la Contraloría General del Quindío, con el fin de realizar la labor de seguimiento a las acciones planteadas. Dicho plan debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo y debe ser suscrito por el Representante Legal y el Responsable de Control Interno; este último debe velar por su oportuno cumplimiento. Además de lo anterior, dicho plan de mejoramiento debe consolidar la totalidad de acciones correctivas de los planes vigentes para la entidad, con la debida identificación de la auditoria que los originó. El plan de mejoramiento debe ser remitido con la copia del documento de conformidad del Plan de mejoramiento suscrito por el responsable del proceso de control interno, de conformidad a lo expuesto en la Circular Externa 009 de 2019 emitida por la CGQ En caso de que la Entidad no remita el Plan de Mejoramiento en el formato excel exigido, éste se dará por no recibido. Atentamente, CLAUDIA PATRICIA GONZALEZ QUINTERO Director Técnico de Control Fiscal Revisó: Luz Elena Ramírez Velazco Profesional Universitario Elaboró: Magda Johana Arias Galvis Profesional Universitario



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2. HALLAZGOS Los siguientes son los hallazgos originados de la evaluación de cada factor: 2.1 CONTROL DE GESTIÓN 2.1.1 Gestión Contractual Hallazgo administrativo No.1 con incidencia disciplinaria. - Archivo de los expedientes contractuales.

Una vez revisados los expedientes contractuales correspondientes a los contratos de la muestra selectiva, no se encontraron los documentos soportes de las actas de supervisión, facturas de ventas, y/o seguridad social, que evidenciaran la efectiva ejecución de las obligaciones contractuales en el archivo documental suministrado por el área jurídica, teniéndose que buscar los soportes de dichas supervisiones en el área de tesorería y a través de los contratistas que realizan el apoyo técnico a la supervisión de estos contratos, situación que dificulta y retrasa el control posterior realizado por este equipo auditor y demás organismos que realicen controles a los procesos contractuales de la ESE. Como ejemplo de esta situación se menciona lo encontrado en los siguientes contratos:

Contrato 2018-116, cuyo objeto es la prestación de servicios de lavandería: No reposa en el expediente los soportes de la ejecución del contrato, documentos del contratista como RUT o cámara de comercio. Estos debieron ser requeridos al supervisor del contrato.

Contrato 2018-187, cuyo objeto es la compra de medicamentos: No reposaba en el expediente los soportes de ejecución del contrato ni los soportes de recibido por parte de la ESE.

Contrato 2018-069: Ni en el expediente contractual suministrado por la oficina jurídica y ni en el comprobante de egreso número 37542 y sus soportes, reposa evidencia del pago de la seguridad social por parte del contratista.

El desorden evidenciado en el manejo de los expedientes contractuales impide el cumplimiento de la función propia definida en la ley de archivo, que indica que el expediente tiene función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Criterio: Ley 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones,



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Artículo 4º. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia. d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos. i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único, ARTÍCULO 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: Numerales 1 y 2. Causa: Inexistencia de controles al manejo de archivo en el área jurídica, que permita mantener la integridad de los expedientes contractuales. Efecto: Riesgo de la pérdida de la función probatoria, garantizadora y perpetuadora que tiene el archivo documental de los contratos, de acuerdo a lo definido en la ley. Falta de evidencia del cumplimiento del objeto contractual. Hallazgo administrativo No.2. Incidencia Disciplinaria. Plan Anual de Adquisiciones.

Una vez consultado el Plan Anual de Adquisiciones aprobado por la ESE, y publicado en el SECOP, se pudo constatar que éste se encuentra incompleto teniendo en cuenta que solamente se contemplan las adquisiciones de insumos y suministros de almacén, material médico quirúrgico, medicamentos y laboratorio clínico, odontología y sistemas, por un valor de $3.042.596.638; sin incluir los demás servicios adquiridos por la ESE y que en total ascendieron a $9.453.169.557. Aun cuando el Plan Anual de Adquisiciones es un documento informativo, no se realizan los ajustes necesarios para cumplir con los principios de transparencia y publicidad y se incumple lo definido en el artículo 7 de la resolución 5185 de 2013, en la que se indica que el Plan Anual de adquisiciones debe ser actualizado con las modificaciones que se realicen.



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Criterio:

Artículo 209 de la CP

Ley 1150 de 2007, artículo 13.

Resolución 5185 de 2013, artículo 7.

Ley 1712 de 2014, artículo 9. Información mínima obligatoria.

Ley 1937 de 2011, artículo 3, numerales 8 y 9. Acuerdo 05 de 2014, por medio del cual se aprueba el Manual de Contratación

de la ESE La Misericordia. Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Artículo 34. Deberes. Son deberes de todo servidor público: Numerales 1 y 2. Causa: Inobservancia de los principios de publicidad, transparencia y calidad de la información. Efecto: Suministro de información deficiente sobre la gestión contractual. Limitación en el acceso a la información pública a la comunidad. Hallazgo administrativo No.3 con incidencia disciplinaria. Estudios de mercado y análisis de precios.

Condición: En la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá Quindío, se encontró durante la ejecución de la auditoría, que en la etapa pre contractual no se está llevando a cabo un análisis de precios ni estudio de mercado que lleve a la definición del valor del proceso contractual. Es así que una vez analizados los contratos de la muestra selectiva, R2018-615, R2018-037, 2018-069, 2018-015, 2018-116, se evidencia falta de claridad en la justificación del valor contratado, se desconoce la manera de calcular el valor del mismo al no justificarse cantidades y precios a contratar. Teniendo en cuenta lo anterior y que el artículo 7 del manual de contratación de la ESE, prevé en el numeral 7.1, lo relacionado a la fase de planeación indicando lo siguiente: “(…) 7.1. Fase de Planeación. Comprende entre otras, las siguientes actividades: Elaboración de estudios y documentos previos. Los estudios y documentos previos son el soporte para tramitar los procesos de la entidad, los cuales deberán contener los siguientes elementos:



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7.2 CONTRATACIÓN DIRECTA. En los casos de contratación directa, siempre se requerirá: “3. El valor estimado del contrato y la justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos.” (…)” Como se puede evidenciar, la ESE dentro de su manual de contratación aprobado a través del Acuerdo No. 05 de 2014, prevé que dentro de la etapa precontractual, en relación a los contratos realizados bajo la modalidad de contratación directa, caso de los contratos auditados y arriba mencionados, se debe realizar la justificación del valor estimado del contrato, situación que no se evidenció en ninguno de los siguientes contratos, R2018-615, R2018-037, 2018-069, 2018-015, 2018-116. Que en concordancia con el manual de contratación de la ESE, como fundamento jurídico encontramos igualmente que la Resolución No. 5183 de 2015 “por medio de la cual se fijan lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual” establece dentro de los principios que rigen la actividad contractual, lo siguiente: Artículo 4 de la Resolución No. 5185 del 2013 PRINCIPIOS QUE RIGEN LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL:

“(…) En desarrollo de su actividad contractual, las Empresas Sociales del Estado aplicarán los principios de la función administrativa de que trata el artículo 209 de la Constitución Política, los contenidos en la Ley 489 de 1998, los propios del Sistema General de Seguridad Social en Salud contenidos en el artículo 3° de la Ley 1438 de 2011, así como los principios de las actuaciones y procedimientos administrativos contenidos en el CPACA, en especial, los principios de: debido proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, eficiencia, economía y celeridad. Así mismo, deberá tener en cuenta el principio de Planeación. (…) 4.16 En virtud del principio de economía, la Empresa Social del Estado deberá proceder con austeridad y eficiencia en el proceso de contratación y optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en las actuaciones. (…)



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4.14 En virtud del principio de planeación, la Empresa Social del Estado debe hacer durante la etapa de planeación el análisis de la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica y de riesgo del objeto a contratar. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los documentos del proceso. (… )” Negrilla y subraya fuera de texto

En consecuencia, la ESE Hospital La Misericordia no sólo debe cumplir con los requisitos básicos contenidos en los estudios previos, además debe establecer que en la etapa de planeación se genere un mayor control para determinar el valor del contrato a ejecutar en hechos puntuales y reales, con el fin de obtener un mayor beneficio en el dinero público a invertir. Lo anterior evidencia, el desorden en materia contractual que la ESE La Misericordia del municipio de Calarcá Quindío, llevó a cabo durante la vigencia 2018, en consideración a que si bien, es de conocimiento público la crisis hospitalaria existente en el país, el no realizar un ejercicio juicioso para la justificación del valor de los contratos suscritos por la entidad, genera como se mencionó una presunta violación a los principios de economía y de planeación, los cuales también están contemplados dentro del manual de contratación de la ESE. Criterios: Artículo 209 de la Constitución Política: Principios de la función pública. Ley 734 de 2002, “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Artículo 34 numeral 1. Ley 1150 de 2007 “Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.” Artículo 13. Principios generales de la actividad contractual para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública. Resolución No. 5183 de 2013 “Por medio de la cual se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual” artículo 4, numerales 4.12, 4.14, artículo 9 numeral 9.1.4

Acuerdo 005 de 2014 “por medio del cual se aprueba el manual de contratación de la Empresa Social del Estado Hospital la Misericordia de Calarcá Quindío” Numerales 2.7, 2.12 y 2.14 del artículo 2, Numerales 7.1 y 7.2 del artículo 7. Y demás normas concordantes. Causa: Falta de conocimiento de requisitos en materia de contratación para entidades no sometidas al estatuto general de contratación de la administración pública.

http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0080_1993.html#1



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Efecto: Posible incumplimiento de principios y disposiciones generales, así como riesgo de pérdida de recursos por sobrecostos al no determinar los costos más favorables para le ESE de los bienes o servicios a contratar. Hallazgo administrativo No.4 Desorden en el proceso de contratación. Una vez revisada la contratación de la entidad, se observó por parte del equipo auditor que la ESE La Misericordia, durante la vigencia 2018, no realizó un adecuado seguimiento y control al proceso de contratación de la misma entidad, situación que generó diferentes situaciones, como es el caso del contrato de prestación de servicios No. 116 del 2018, suscrito el día 4 de septiembre de 2018, cuyo objeto es la prestación de servicio de lavandería de la ropa hospitalaria de la ESE La Misericordia, en la cual se encontró que el valor inicial del contrato fue por $8.500.000, en el cual se realizó la primer acta de supervisión en el mes de septiembre, autorizando el pago al contratista por valor de $4.497.500, quedando pendiente por ejecutar un valor de $4.002.500, no obstante, se encuentra que la ESE realiza una adición al valor del contrato por $2.400.000. Que con base en lo anterior, el equipo auditor consultó a la supervisora del contrato, nos indicara que había pasado con los $4.002.500, que habían quedado pendiente por ejecutar, encontrándose acta de liberación de certificado de disponibilidad y registro presupuestal del 12 de diciembre de 2018, es decir casi 2 meses después de terminado el contrato. En este sentido, se evidencia falta de control y seguimiento financiero a los contratos celebrados por la ESE, al dejar de utilizar recursos que habían sido asignados financieramente al contrato en comento para cubrir demás necesidades de la entidad hospitalaria. Así mismo, se evidencia inconsistencias en la planeación del contrato en cuestión, al realizarse estudios previos, disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y contrato por valor de $8.500.000, cuando, en realidad lo que se evidencia era que esos $4.00.2.500 que quedaron por ejecutar no se requerían, tanto es así que en el mes de diciembre de 2018, debieron liberarse, situación que a criterio del equipo auditor, no tiene ningún fundamento en razón a que si bien es de conocimiento publico las dificultades por las que atraviesa la salud en nuestro País, no es impedimento, para que los recursos se manejen de manera eficiente y ordenada. Esta misma situación se presentó en la Resolución 037 de 2018, por medio de la cual se autorizó la compra de bolsas para la recolección de residuos hospitalarios, en razón a que se realizó un Registro Presupuestal de $12.000.000, de los que se ejecutaron tan sólo $8.000.000, debiéndose liberar $4.000.000, sin embargo la ESE tuvo que realizar posteriormente dos (2) contratos más con el mismo objeto, por valor



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de $6.000.000 durante la vigencia 2018. Esta situación denota una clara falta de planeación e ineficiencia en el proceso de contratación y de supervisión financiera, desarrollado por la entidad.

Criterio: Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”., artículo 3- numeral 12. En virtud del principio de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

Resolución No. 5183 de 2013 “Por medio de la cual se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual” artículo 3 Fines de la contratación. La actividad contractual de las Empresas Sociales del Estado buscará el cumplimiento de los objetivos institucionales y la continua y eficiente prestación de los servicios de salud a su cargo.

Causa: Desorden en la cadena del proceso de contratación desde la fase precontractual (elaboración de los CDP) contractual (supervisión) y postcontractual. Falta de control y seguimiento financiero al contrato.

Efecto: Ineficiencia presupuestal al dejar de utilizar recursos para cubrir otras necesidades del hospital. Hallazgo administrativo No.5 con Incidencia Fiscal. Sobrecostos en la resolución de compra 2018-037. Una vez analizado el expediente del contrato R 2018-037, cuyo objeto es la compra de bolsas para la recolección de residuos hospitalarios, por valor de $12.000.000, con el establecimiento comercial Plasticol, no se evidencia análisis del sector que permita determinar los precios del mercado para el producto a adquirir (bolsas de recolección de residuos), aunque presentan dos cotizaciones de establecimientos comerciales. Adicionalmente, en la descripción técnica, no se estipula la cantidad de bolsas requeridas por la entidad, lo que impide tener claridad en la forma en el que se calculó el valor del contrato. De acuerdo a Colombia Compra Eficiente, la función de compras debe estar orientada a satisfacer las necesidades de la Entidad Estatal y a obtener el mayor valor por el dinero público. En consecuencia, la Entidad Estatal debe entender claramente y conocer: (a) cuál es su necesidad y cómo puede satisfacerla; (b) cómo



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y quiénes pueden proveer los bienes, obras y servicios que necesita; lo anterior para poder dar cumplimiento a los principios de Economía en la contratación. En este sentido, al revisar los precios por unidad de bolsa con las características requeridas, llamó la atención del equipo auditor, los precios cotizados y contratados, evidenciando costos notablemente elevados, para lo cual se procedió a solicitar cotizaciones a establecimientos que suministran estas bolsas a otros centros hospitalarios públicos del departamento (RedSalud). Por lo anterior se presenta a continuación el análisis de los posibles sobrecostos en los que incurrió la ESE al autorizar la compra con el establecimiento comercial Plasticol:

Cuadro No. 6 Análisis Costos R 037-2018

ITEM Producto Plasticol* Cantidad

Valor Total TodoPlast** Valor Total

Valor unitario (4 entregas) Plasticol

Valor Unitario TodoPlast

1 Bolsa color verde impresión 70*98 cm $682 2400 $1.636.800 $223 $534.456

2 Bolsa color roja impresión 70*98 cm $682 1175 $801.350 $223 $261.661

3 Bolsa gris con impresión 70*98 $682 500 $341.000 $223 $111.345

4 Bolsa verde con impresión 45*47 $195 5887 $1.147.965 $137 $806.342

5 Bolsa Roja con impresión 45*47 $195 10100 $1.969.500 $137 $1.383.397

6 Bolsa gris con impresión 45*47 $195 300 $58.500 $137 $41.091

7 Bolsa Gris súper Impresión 95*120 $1.292 250 $323.000 $458 $114.495

8 Bolsa verde súper impresión 95*120 $1.292 700 $904.400 $458 $320.586

9 Bolsa Roja súper impresión 95*120 $1.282 500 $641.000 $458 $228.990

10 rollo Bolsa $13.333 4 $53.332 $53.332

11 rollo Bolsa $13.300 1 $13.300 $13.300

TOTAL $7.890.147 $3.868.995

Fuente: CGQ, 2019. Datos de cotización solicitada en proceso auditor y de la autorización de compra 037 -2018. *Plasticol: Establecimiento comercial con el que se realizó la compra R037-2018. **TodoPlast: Establecimiento comercial al que se le solicitó cotización por parte de la Contraloría General del Quindío.

Diferencia total entre los dos proveedores

Concepto Plasticol Todo Plas Diferencia

Total cotizaciones $7.890.147 $3.868.995 $4.021.152

(Menos) Descuentos y Estampillas -$645.300 Nota 1 * 0

Total $7.244.847 $3.868.995 $3.375.852

Nota 1*: La cotización de Todo Plas no especifica los descuentos Teniendo en cuenta los precios cotizados y el análisis anterior, se logra determinar un presunto detrimento patrimonial de $3.375.852, al realizar el pago de bolsas



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plásticas para la recolección de residuos con precios unitarios dos y hasta tres veces más costosos que los precios del mercado. Criterio: Artículo 209 de la Constitución Política. Ley 42 de 1993, Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Artículo 8. La vigilancia de la gestión fiscal del Estado se fundamenta en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, de tal manera que permita determinar en la administración, en un período determinado, que la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados; que en igualdad de condiciones de calidad los bienes y servicios se obtengan al menor costo; que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas (…). Ley 610 de 2000, por la cual se establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías. Artículo 3. Gestión Fiscal.

Ley 1437 de 2011 “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”. Artículo 3- numeral 12. En virtud del principio de economía, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.

Resolución 5185 de 2013 artículo 4 No. 4.12 y 4.14

Acuerdo 005 de 2014 “por medio del cual se aprueba el manual de contratación de la Empresa Social del Estado Hospital la Misericordia de Calarcá Quindío” Numerales 2.7, 2.12 y 2.14 del artículo 2, Numerales 7.1 y 7.2 del artículo 7. Causa: Inobservancia de los principios de Economía y Eficiencia en la contratación y gestión fiscal de la ESE. Contratación sin realizar análisis del sector y del mercado. Deficientes procesos de planeación en la contratación de la ESE Efecto: Pérdida de recursos financieros. Operaciones antieconómicas de la ESE. Riesgo de incurrir en delitos contra la administración pública.



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Hallazgo Administrativo No 6 con incidencia disciplinaria. Pago de seguridad social contrato de prestación de servicios No. 2018-116.

Condición: La ESE Hospital La Misericordia, celebró contrato de prestación de servicios No. 2018-116, cuyo objeto fue la prestación del servicio de lavandería de ropa hospitalaria, suscrito con el señor ALEXANDER CORTES RIOS, en calidad de propietario del establecimiento de comercio denominado LAVASECO LAS VEGAS #2 por valor de $8.500.000. Que la minuta del contrato de prestación de servicios No. 2018-116, antes relacionado, estipula en la cláusula segunda, las obligaciones del contratista, previendo en el numeral 17, lo siguiente: “(…) 17. Aportar la prueba documental del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, que regula lo relacionado con las afiliaciones y aportes al sistema general de seguridad social en salud, pensión y riesgos laborales (…)” Una vez observado el expediente contractual, se evidenció que en el mismo reposa acta de supervisión No. 01 correspondiente al mes de septiembre de 2018, en la cual se registra lo siguiente:

Que una vez, cotejado lo anterior con la planilla, se evidencia que efectivamente el número de planilla corresponde a la aportada por el contratista, señor Alexander Cortes Ríos, no obstante, se encuentra que el señor únicamente canceló el aporte a salud, por valor de $228.300, es decir, que canceló parcialmente los aportes a los que está obligado por ser un particular que contrata con el estado, no cancelando pensión, ni ARL. Así mismo, en el acta de supervisión ni en el expediente contractual, se evidencia observación o aclaración alguna del porque el contratista no realiza el aporte a Pensión ni a riesgos profesionales. Con respecto a lo anterior, es preciso indicar que el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 indica que:



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“(…) Control a la evasión de los recursos parafiscales. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con Entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. (…)” Subraya fuera de texto.

Por lo anterior, se evidencia un posible incumplimiento a la normatividad antes expuesta y a las obligaciones del acuerdo de voluntades, en razón, a la falta de control y seguimiento por parte del supervisor del contrato de prestación de servicios No. 116 de 2018, en cuanto al cumplimiento del contratista frente a la seguridad social. Criterio: Ley 789 de 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo” Artículo 50. Ley 734 de 2002, “Por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Artículo 34 numeral 1. Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública” Artículos 82, 83 y 84. Contrato de prestación de servicios No. 2018-116, cláusula segunda, numeral 17. Y demás normas concordantes. Causa: Falta de control y seguimiento por parte del supervisor del contrato de prestación de servicios No. 116 de 2018, en lo referente a la verificación de la seguridad social del contratista. Efecto: Incumplimiento de disposiciones generales relacionadas al pago de la seguridad social.



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2.1.2 Revisión y Rendición de la Cuenta No se presentaron hallazgos en este factor, aun cuando continúan las falencias relacionadas con la rendición de información contractual en los sistemas de información SIA y SECOP, éstas se encuentran en Plan de Mejoramiento que no fue evaluado en la presente auditoría. 2.1.3 Legalidad Hallazgo administrativo No.7 Infraestructura y legalización los centros de salud administrados por el Hospital La Misericordia. Condición: La ESE hospital la misericordia cuenta con 5 centros de salud y un centro hospitalario (Barcelona) que hacen parte de su red de prestación, sin embargo una vez realizada la visita por parte del equipo auditor a cada uno de ellos, se evidencian problemas en las condiciones locativas, como humedades, pisos y cubiertas en mal estado, y deterioro de las condiciones de infraestructura en general, especialmente del centro de salud de la Virginia, como se registra en el archivo fotográfico.

Foto1. Humedades, Centro de Salud de La Virginia

Fuente: CGQ, 2019



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Foto1. Cubiertas Centro de Salud de La Virginia

Fuente: CGQ, 2019

En este sentido, el equipo auditor solicitó a la ESE Hospital La Misericordia, a través de los requerimientos N°3 y N°4 del 15 y el 16 de agosto de 2018, información sobre las inversiones para garantizar las condiciones locativas y legalidad de la tenencia de los centros de salud a su cargo, obteniendo como respuesta que:

1. Los comodatos de los centros de salud de Barcelona, Simón Bolívar y Gaitán se encuentran vencidos y no se ha logrado su legalización, pese a diferentes solicitudes realizadas al municipio de Calarcá para buscar la renovación de los comodatos sin obtener respuesta de la administración.

2. En relación a los centros de salud de La Virginia, Quebrada Negra y Balcones, el hospital no cuenta con documentos soportes de la legalización de tenencia y administración de ellos.

3. En relación a las inversiones realizadas para garantizar las condiciones locativas y de habilitación, la ESE informa sólo haber realizado algunas actividades de mantenimiento como cambio de empaques de llaves, cambio de luminarias, cambio de tejas rotas y de hojas de icopor; sin embargo, no informa sobre la presentación de ningún proyecto de inversión ante ninguna entidad para lograr el mejoramiento de las condiciones de infraestructura ya descritas.

4. Adicionalmente, la ESE informa que la Superintendencia de salud en visita del año 2017, sugirió el cierre de los centros de salud por no cumplir con los requisitos de Habilitación; sin embargo, la Junta Directiva del Hospital el 31 de agosto de 2017, tomó la decisión de no autorizar el cierre de los centros de salud.



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Por otra parte, el equipo auditor, solicitó al municipio de Calarcá a través de oficio 001422, informar sobre la titularidad de los centros de salud anteriormente mencionados y sobre las inversiones realizadas por el municipio sobre ellos, que en respuesta informa lo siguiente:

1. La administración municipal se encuentra en proceso de actualización catastral tendiente a la formalización de la entrega a la ESE Hospital La Misericordia.

2. Los centros de salud adscritos al municipio son: Centro de Salud La Virginia, Centro de Salud Quebrada Negra, Puesto de Salud Simón Bolívar y Centro de Salud Balcones.

3. El centro de Salud del Corregimiento de Barcelona, según cruce de base de datos de IGAC, Secretaría de Planeación y Oficina de Inventarios, le pertenece a un tercero (ESE Hospital La Misericordia).

4. En la respuesta el municipio no informa las gestiones que adelantó la administración municipal para la adecuación de la infraestructura de estos centros de salud durante las últimas vigencias.

En conclusión, La ESE Hospital La Misericordia, actualmente está operando unos centros de salud que pertenecen al municipio de Calarcá sin contar con la legalización de su administración, situación que se agrava al identificar el deterioro de la infraestructura de dichos bienes y el incumplimiento de las condiciones mínimas de habilitación, en especial del centro de Salud de La Virginia. Adicionalmente, el municipio de Calarcá, siendo el propietario de 5 de los centros de salud, no ha realizado las acciones para garantizar las condiciones óptimas de infraestructura ni legalizar los comodatos de estos bienes. Criterio: Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los

numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras

disposiciones. Artículo 3º.- Principios de la función administrativa. La función administrativa se desarrollará conforme a los principios constitucionales, en particular los atinentes a la buena fe, igualdad, moralidad, celeridad, economía, imparcialidad, eficacia, eficiencia, participación, publicidad, responsabilidad y transparencia. Los principios anteriores se aplicarán, igualmente, en la prestación de servicios públicos, en cuanto fueren compatibles con su naturaleza y régimen. Parágrafo.- Los principios de la función administrativa deberán ser tenidos en cuenta por los órganos de control y el Departamento Nacional de Planeación, de

https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#189.15

https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#189.16



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conformidad con lo dispuesto en el artículo 343 de la Constitución Política, al evaluar el desempeño de las entidades y organismos administrativos y al juzgar la legalidad de la conducta de los servidores públicos en el cumplimiento de sus deberes constitucionales, legales o reglamentarios, garantizando en todo momento que prime el interés colectivo sobre el particular. Causa: Escasas o nulas inversiones en el mantenimiento locativo por parte del propietario (Alcaldía Municipal) y el tenedor (ESE Hospital La Misericordia). Falta de legalización en la tenencia y administración de los centros de salud operados por la ESE Hospital La Misericordia. Efecto: Se afecta el servicio a la comunidad por posibles cierres al no tener las condiciones mínimas de seguridad y habilitación. Riesgo de un presunto detrimento patrimonial por la falta de mantenimiento de estos bienes y de no lograr asegurar los mismos al no contar con la legalización de la tenencia. 2.1.4 Gestión Ambiental

Hallazgo administrativo No.8 Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y Otras Actividades-PGIRASA Condición: Realizado el recorrido de verificación de las rutas y cumplimiento de los protocolos definidos en el PGIRASA para el manejo de residuos hospitalarios, se identifican diferentes falencias asociadas a la operación del mismo, como son:

El manifiesto de entrega de residuos químicos generados en los laboratorios a la empresa RH no contiene discriminado la cantidad de estos residuos y los contabilizan como residuos anatomo-patológicos. Es decir que no se logra identificar claramente el manejo que se le puede estar dando a los residuos químicos peligrosos que genera el hospital.

El punto de almacenamiento temporal de residuos no cuenta con las condiciones locativas definidas en el decreto 1164 de 2000.

Se evidencian bolsas de residuos reciclables y ordinarios en el suelo, sin ser almacenados en contenedores, con riesgo de exposición y generación de plagas y roedores con potencial ingreso a las instalaciones hospitalarias.

No se lleva registro de temperatura de las neveras que almacenan residuos anatomo-patológicos

https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4125#343



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Se disponen líquidos con riesgo biológico (en salas de partos), directamente en alcantarillado, sin realizar inactivación con hipoclorito.

No se realizaron durante la vigencia auditada las auditorías internas y externas a la gestión de los residuos hospitalarios.

En conclusión, el Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos, que ejecuta el Hospital, tiene falencias operativas y de organización, que generan riesgos ambientales y sanitarios en la prestación del servicio y posibles impactos ambientales por su inadecuada operación. Criterio: Resolución 1164 del 2000, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos hospitalarios y similares. (Ministerios de Ambiente y Salud). Artículos 1 y 2. Decreto 351 de 2014, Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades. Artículos 3 y 6. Causa: No se aplican los controles y protocolos definidos en el PGIRASA vigente para la ESE Efecto: Riesgo de contaminación hídrica por inadecuado manejo de residuos químicos y biológicos generados en los servicios prestados por el Hospital. Riesgo de proliferación de vectores y roedores por las condiciones inadecuadas de almacenamiento temporal de residuos especiales y ordinarios generados por la ESE. Hallazgo administrativo No.9 Falta de operatividad del Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria. Condición: Una vez requeridas las actas de reunión del Grupo GAGAS, a través del requerimiento N° 3, la ESE Hospital La Misericordia, informa no haber operado durante el año 2018, no contar con soportes de informes ni reuniones del grupo y haber estado vacante durante varios meses el cargo del responsable de Salud Ocupacional y medio ambiente. En tal sentido, el hospital se encuentra incumpliendo lo definido la resolución 1164 del 2000, por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos hospitalarios y similares; en cuanto a la Gestión Interna, la que



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consiste en la planeación e implementación articulada de todas y cada una de las actividades realizadas en el interior de la entidad; incluyendo las actividades de generación, segregación en la fuente, desactivación, movimiento interno, almacenamiento y entrega de los residuos al prestador del servicio especial de aseo, sustentándose en criterios técnicos, económicos, sanitarios y ambientales; asignando recursos, responsabilidades y garantizando, mediante un programa de vigilancia y control el cumplimiento del Plan (negrilla fuera de texto). Criterio: Resolución 1164 de 2000. , por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los residuos hospitalarios y similares. (Ministerios de Ambiente y Salud). Artículos 1 y 2. (Titulo 7.1. Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y sanitaria). Decreto 351 de 2014, Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos generados en la atención en salud y otras actividades. Artículos 3 y 6. Resolución 498 de 2016, emitida por la ESE Hospital La Misericordia, por medio de la cual se actualiza el Comité Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria. Causa: Intermitencia en el personal encargado de la gestión ambiental y sanitaria dentro del establecimiento. Inobservancia de las normas de gestión ambiental que rigen a la ESE. Efecto: Inadecuada gestión ambiental y sanitaria por parte de la ESE Hospital La Misericordia. Riesgos de generar eventos adversos ambientales. Riesgos de incurrir en sanciones y multas por parte de las autoridades en salud y ambiente, dado el incumplimiento de las normas y disposiciones en materia de gestión ambiental y sanitaria de la ESE. 2.1.6 Plan de Mejoramiento No se presentan observaciones en este factor, sin embargo, se solicita proceso administrativo sancionatorio por el incumplimiento de 7 acciones de 14 evaluadas, relacionadas con el componente ambiental.



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2.2 CONTROL DE RESULTADOS 2.2.1 Cumplimiento Planes, Programas y Proyectos

No se presentaron observaciones en este factor

2.3 CONTROL DE FINANCIERO

2.3.1. Estados Contables


2.3.2. Gestión Presupuestal La evaluación incluyó la revisión del proceso de programación, elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto, en cumplimiento del decreto 115 de 2016 obteniendo una calificación de 85,7 puntos, eficiente. Mediante Acuerdo No. 011 de octubre 31 de 2017, se fijó el presupuesto de ingresos y gastos de la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá, para la vigencia fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2018, por la suma de $15. 271.128.248, presupuesto que igualmente fue aprobado por el Comité de Política Fiscal CODEFIS, a través de la Resolución No 036 de diciembre de 2017 y a través de acuerdo 013 del 27 de diciembre del 2017, La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Hospital la Misericordia de Calarcá Quindío, aprobó la liquidación del presupuesto de Ingresos y Gastos para la vigencia fiscal 2018, cumpliendo con lo regulado por la norma, toda vez que su programación fue realizada de acuerdo a lo estipulado en la Ley 1797 de 2016, artículo 17, lo que significa que su proyección fue sobre los ingresos efectivos de la vigencia 2016 más la meta de inflación proyectada por la Junta Directiva del Banco de la República la cual es del 6%. Mediante Acuerdo N°002 del 12 de enero de 2018, la Junta Directiva autorizó al Gerente de la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá Quindío para realizar los traslados en el Presupuesto de Gastos de la vigencia fiscal del 2018, siempre que no se modifique en cada caso el valor total de los gastos de funcionamiento, gastos de operación comercial, servicio de la deuda y gastos de inversión. La ejecución de ingresos se llevó a cabo de acuerdo a dos modificaciones: La primera corresponde a la adición de la disponibilidad inicial (caja, bancos), la segunda obedece a adición por mil millones de aportes del departamento, para funcionamiento y reducción de $71.722.090, por ajuste en la asignación de aportes patronales para la vigencia quedando un presupuesto definitivo de $16.740.337.879,



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de lo cual se reconoció $16.500.444.836 (que corresponde a lo que se radica a las EPS) y se recaudó $13.075.867.817 el 79.25%. La ejecución de ingresos logró un indicador de eficiencia del 78.11%, calificación que obedece en su mayor proporción a la venta de servicios régimen contributivo y subsidiado, venta de servicios, sin embargo, se observa que el reconocimiento en los ingresos por la venta de servicios de salud superó lo programado, así: E.P.S régimen contributivo, E.P.S régimen subsidiado, I.P.S privadas y públicas, municipio de Calarcá – vinculados, compañías de seguros de accidente de tránsito, entidades de régimen especial, administradoras de riesgos profesionales, otros programas especiales. En lo relacionado con la recuperación de cartera, se logró recaudar $2.542.983.908,82, es decir el 65,31% frente a lo proyectado que ascendió a $3.893.446.881. El indicador de eficiencia para la ejecución de gastos, alcanzó un cumplimiento del 97.72%, con unas cuentas por pagar que ascienden a $3.903.408.110,83, aprobadas por la resolución n° 002 del 02 de enero del 2018. De acuerdo a información dada por la Ingeniera de sistemas de la ESE, todas las interfaces desde otro modulo al módulo de presupuesto están inactivas, “ya que presentan errores de transferencia, el caso se ha reportado en diversas oportunidades (se cuenta con evidencia de dichos reportes), sin obtener una solución definitiva a la fecha”. Lo anterior significa que este proceso presenta riesgos de confiabilidad de la información, no obstante, se evidencia la conciliación entre áreas llevada a cabo por la administración del hospital; para concluir, la situación financiera de la ESE en la vigencia 2018 es deficitaria, toda vez que se cuenta con un déficit de Tesorería de $-3.286.961.473. 2.3.3. Gestión Financiera




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3. EVALUACION PLAN DE MEJORAMIENTO

Aquí se debe relacionar la conformación del plan de mejoramiento de la vigencia auditada, independiente a la fecha de vencimiento de las acciones.

Cuadro No. 7 Conformación Plan de Mejoramiento

M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo

Identificación de los hallazgos

Identificación de las acciones correctivas

Fecha de Vencimiento

MA-030- 16

1. Estudios Previos.

1. Rediseñar el formato y la metodología para la elaboración de la justificación con contenidos que conlleven los requisitos y la información exigidos

28/05/2018

2. Tener un registro de devolución de justificaciones que no cumplan con la justificación técnica de los elementos o bienes a adquirir

28/05/2018

MA-030- 16

2. Evaluación de ofertas de la etapa

precontractual

1. Actualizar la resolución de conformación del Comité de compras y contratación 28/05/2019

2. Comunicar y socializar a los miembros del comité de compras y contratación la actualización de la resolución

28/05/2019

3. Capacitar a los jefes de Área, sobre la responsabilidad e importancia del proceso de contratación

28/05/2019

4. Actualizar el proceso de contratación 28/05/2019

5. Realizar seguimiento a las actas de comité de compras y contratación

28/05/2019

MA-030-16

3. Desarrollo del Proceso

Contractual


28/05/2019

2. Actualizar el proceso de contratación 28/05/2019

3. Incluir en la lista de chequeo ítems que correspondan al valor y la modalidad de contrato, que permita realizar el filtro para iniciar el proceso contractual

28/05/2019

MA-030- 16

4. Gestión documental y

manejo de archivo

1. Realizar el diagnostico actual del archivo central y los archivos de gestión implementados por las diferentes áreas (Identificación del problema , oportunidades y objetivos)

28/05/2019

2. Elaborar y socializar el manual de archivo que debe contener la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de la entidad

28/05/2019

28/05/2019



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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




3. Actualizar el proceso de gestión documental.

28/05/2019

MA-030- 16

5. Manejo de Residuos Líquidos y Caracterización

de Vertimientos

1. Actualizar el PGIRASA realizando énfasis en el manejo de residuos líquidos definiendo clasificación, inactivados y permitidos con el fin de que sean vertiditos en aguas residuales o almacenados y recolectados por la entidades encargadas, según sea el caso.

28/05/2019

2. Generar protocolo de manejo de vertimiento de líquidos y afluentes. 28/05/2019

3. Socializar el PGIRASA y el protocolo de vertimientos líquidos y afluentes. 28/05/2019

4. Realizar inspecciones con el fin de evaluar el cumplimiento del PGIRASA y el protocolo.

28/05/2019

5. Realizar la caracterización de vertimientos para el año 2019 con muestras e informe antes del 15 de diciembre del año 2018.

28/05/2019

6. Obtener el permiso de vertimientos por parte de la CRQ.

28/05/2019

MA-030- 16

6.Depuración Contable

Permanente y Sostenibilidad.

Condición

Realizar el registro contable de los procesos de depuración contable de conformidad con las acciones No. 9, 12, 22, 23, 25, 26 y 27 del presente plan de mejoramiento.

28/05/2019

MA-030- 16

7. Riesgos Procesos Judiciales

1. Realizar el diagnóstico del archivo de gestión de área jurídica (Identificación del problema , oportunidades y objetivos)

28/05/2019

2. Elaborar un manual específico de gestión documental para el área jurídica, de conformidad a la información de cada proceso judicial registrado en el SIHO.

28/05/2019

M.A-038- 16

8. Estados Contables

1. Realizar el proceso de conciliación de las cuentas por cobrar con las empresas responsables de pago ERP.

28/05/2019

2. Registro en los estados financieros de la depuración de la cartera de acuerdo a las conciliaciones realizadas

28/05/2019

M.A-038- 16

9. Recaudos Por

Clasificar

Identificar las notas bancarias de las consignaciones que no se conoce el tercero que las realizó.

28/05/2019

M.A- 07- 17

1. Publicación en el SECOP.

Realizar la publicación en el SECOP, de toda la información contractual requerida

28/05/2019

M.A- 07- 2. Inconsistencias 1. Solicitar a las ERP, los soportes de las 28/05/2019



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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




17 en la Información Financiera.

consignaciones identificadas y no descargadas.

2. Descargar las facturas canceladas por las ERP para generar informes que permitan la toma de decisiones.

28/05/2019

M.A-24-2018

1. Fase de Selección

Contractual.

1. Actualizar la resolución de conformación del Comité de compras y contratación. 28/05/2019

2. Comunicar y socializar a los miembros del comité de compras y contratación la actualización de la resolución.

28/05/2019

3. Capacitar a los Jefes de Área, sobre la responsabilidad e importancia del proceso de contratación.

28/05/2019

4. Actualizar el proceso de contratación. 28/05/2019

5. Realizar seguimiento a las actas del comité de compras y contratación.

28/05/2019

M.A-24-2018

2. Publicación en el Sistema de Contratación

Pública: SECOP, de la etapa final

del proceso contractual

1. Realizar la publicación en el SECOP, de los documentos poscontractuales cuando a ello hubiere lugar.

28/05/2019

2. Convocar a los supervisores a fin de que realicen y envíen a la Oficina de Contratación las actas de supervisión y de liquidación de los contratos, para su publicación en el SECOP.

M.A-24-2018

3. Uso de recursos con destinación

específica en otras obligaciones

1. Actualizar del manual de tesorería con énfasis en el pago de multas o sanciones, con énfasis en la importancia del cumplimiento en los plazos establecidos por la entidad que genera el requerimiento con el fin de evitar pagos de intereses de mora.

28/05/2018

28 de mayo de 2019

como fecha limite del plan

de mejoramiento, no obstante

el cumplimiento

de esta acción deberá

ser permanente

2. Realizar el pago al Departamento del Quindío por los valores generados por concepto de estampillas, de acuerdo a lo establecido en normatividad vigente, es decir los primeros cinco días del mes siguiente al cierre contable mensual.

M.A-24-2018

4. Cumplimiento del Plan Integral de los Residuos Generados en

1. Solicitar al personal Jefe de enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de

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Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




Atención en Salud (PGIRASA).

carácter obligatorio.

M.A-24-2018

II. Servicio de Hospitalización: No se realiza cambio de guantes al momento de atender a diferentes pacientes, ni cambio de guantes al momento del cambio de la ropa contaminada por la limpia;

2 Realizar reinducción de uso de elementos de protección al personal asistencial. (Lavado de manos - aplicar la policita de seguridad del paciente en 7 pasos - Contaminación cruzada).

28/05/2019

M.A-24-2018

M.A-24-2018

III Servicio de Laboratorio: No se

cuentan con los implementos de

bioseguridad (guantes,

tapabocas, cofia, gafas);

3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a traves del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo

28/05/2019

4. Comprar los EPP para el laboratorio clínico Incluidos en el en el plan de adquisición.

28/05/2019

M.A-24-2018

IV Disipación temporal y final de

residuos: No cumple con lo

establecido en el plan.

5. Actualización del PGIRASA de la ESE. 28/05/2019

6. Revisión y adecuación según sea el caso, en cada cuarto de disposición temporal y final de residuos en el área asistencial, de conformidad a la normatividad vigente en habilitación en salud.

28/05/2019

7. Optimizar la disposición de residuos reciclables - separación adecuada para contribuir a un reciclaje eficaz.

28/05/2019

8. Renovar el convenio con la empresa retrepas para la recolección de todos los residuos reciclables.

28/05/2019

M.A-24-2018

V Centro de salud de la Virginia:

Infraestructura y baterías sanitarias

en muy mal estado.

9. Ejecutar las acciones Incluidas en el plan de mantenimiento Hospitalario, relacionado con los arreglos básicos de la infraestructura que requieran los puestos de salud La Virginia y Quebrada negra.

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M.A-24-2018

VI Centro de Salud Quebrada Negra:

Goteras y humedades;

10. Diseñar e implementar un plan de adquisición de elementos de protección personal trimestral , que permita identificar los EPP adecuados para el personal de

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Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




recolección de residuos (overol en tela anticuados, cofia, tapabocas,monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal en pvc),

11. Realizar inducción y reinducción de manejo de residuos hospitalarios y uso de elementos de EPP.

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M.A-24-2018

VIII Falta de

interiorización de las capacitaciones

de riesgo biológico.

12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de bioseguridad, , manejo de elementos de EPP, Manejo de corto punzantes

28/05/2019

13. Evaluar el aprendizaje en las capacitaciones con el fin de identificar la adherencia de las mismas.

28/05/2019

M.A-24-2018

5. Dotación de seguridad a los empleados.

Diseñar e implementar un plan de dotación bimestral al personal que realiza las actividades de bioseguridad en conformidad con lo planteado en el PGIRASA.

28/05/2019

M.A-24-2018

6. Procedimientos de disposición de

residuos líquidos en el laboratorio.

1. Actualizar el PGIRASA realizando énfasis en el manejo de residuos líquidos con énfasis en su clasificación, inactivados y permitidos con el fin de que sean vertiditos en aguas residuales o almacenados y recolectados por la entidades encargadas, segun sea el caso.

28/05/2019




28/05/2019


28/05/2019


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M.A-24-2018

7. Pago

Intereses INVIMA.

Actualizar del manual de tesorería con énfasis en el pago de multas o sanciones, con relevancia en la importancia del cumplimiento en los plazos establecidos por las entidades que generan los requerimientos con el fin de evitar pagos de intereses de mora.

28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




M.A-24-2018

8. Módul

o de Carter

a

Generar informes de cartera en forma mensual desde el módulo de cartera del sistema CNT pacientes, con el fin de que satisfagan las necesidades de información de los usuarios internos y externos

29/05/2019

M.A-24-2018

9. Revelación de Hechos

Económicos.

1. Elaborar acta de comité de conciliación analizando el resultado de la sentencias en segunda instancia.

29/05/2019

2. Remitir por parte del secretario del comité de conciliación, las sentencias en segunda instancia y el acta del comité de conciliación al área contable.

29/05/2019

3. Clasificar y registrar correctamente en los estados contables las cuentas por pagar por sentencias en segunda instancia

29/05/2019

M.A-24-2018

10. Baja de cuentas de

cartera.

1. Actualizar el manual de catera. 29/05/2019

2. Identificar las causales establecidas en la norma al momento de dar de baja la cartera.

29/05/2019

3. Realizar estudio técnico detallado de la cartera a dar a baja. 29/05/2019

4. Presentar a análisis del comité de cartera la baja de cartera. 29/05/2019

5. Elaborar, comunicar y cumplir por medio de acto administrativo la baja la cartera, de acuer a la recomendación del comité de cartera.

29/05/2019

M.A-24-2018

11. Demora en el proceso de cobro

de facturación servicios de salud, establecido en el

manual de políticas

contables.

1. Actualizar el proceso de facturación. 28/05/2019

2. Elaborar el manual de facturación de la ESE.

28/05/2019

3. Actualizar la Resolución 350 de 2015 Política Contable numeral 4.2.1.2.3.

28/05/2019

4. Socializar los documentos elaborados y actualizado. 28/05/2019

5. Radicación mensual de la facturación 28/05/2019

M.A-24-2018

12. Aplicación del deterioro de

cartera de acuerdo a la norma

internacional del saldo de servicios

1. Diseñar formato institucional para realizar el cálculo y la revelación del deterioro en forma detallada.

30/03/2019

2. Realizar el análisis de deterioro a la cartera del régimen subsidiado y

30/03/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




de salud de difícil cobro.

contributivo.

3. Registrar en los estados financieros el deterioro de los regímenes subsidiado y contributivo en forma detallada de conformidad al análisis del deterioro de cartera realizado.

30/03/2019

M.A-24-2018

13. Cuentas por

pagar

Elaborar de forma conjunta por las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto acto administrativo de constitución de cuentas por pagar

28/01/2019

M.A-24-2018

14. Disponibilidad

Inicial.

Incorporar recursos que se encuentren disponibles (No restringidos) al presupuesto de la Entidad

28/05/2018

(Reprogramado 10 auditoria vigencia

2014)

M.A-24-2018 15. Se destaca la falta de controles

en el área contable de acuerdo con lo

evidenciado:

a) Desactualización de los Inventarios Físicos, teniendo en cuenta que el referenciado en

los Estados Contables, no ha sido actualizado.

1. Actualizar el inventario físico de los activos fijos, individualizando cada bien y cruzándolo con los registros contables.

28/05/2019

2. Dar de baja a los bienes que se encuentran inservibles u obsoletos

3. Realizar el registro en el sistema CNT modulo "inventarios", del inventario físico realizado.

(Reprogramado auditoria vigencia 2014)

M.A-24-2018 16. c) Actualizar el inventario físico, individualizando

cada bien y contrastándolo

con los registros contables. Contactar

proveedor de Máquina y

Software de plaqueteo para

solucionar problemas

técnicos. Proceder al ingreso en el sistema de los

activos existentes e iniciar proceso

de baja o valoración de los

que ameriten Activar Interface

CNT Activos Fijos


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Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




a Contabilidad para generación

automática de las depreciaciones.

A continuación se presentan las acciones correctivas evaluadas en la presente auditoría:

Cuadro No. 8 Acciones correctivas a evaluar

M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




MA-030- 16

RM.A-24-2018

5. Manejo de Residuos Líquidos y Caracterización de Vertimientos


28/05/2019

2. Generar protocolo de manejo de vertimiento de líquidos y afluentes.

28/05/2019

3. Socializar el PGIRASA y el protocolo de vertimientos líquidos y afluentes.

28/05/2019


28/05/2019


28/05/2019


28/05/2019

M.A-24-2018

Evaluado en la presente auditoría

4. Cumplimiento del Plan Integral de los

Residuos Generados en


1. Solicitar al personal Jefe de enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de carácter obligatorio.

28/05/2019

II. Servicio de Hospitalización: No se realiza cambio de guantes al momento de atender a diferentes pacientes, ni cambio de guantes al momento del cambio de la ropa contaminada por la


28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




limpia;



bioseguridad (guantes, tapabocas,

cofia, gafas);

3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a traves del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo

28/05/2019

4. Comprar los EPP para el laboratorio clínico Incluidos en el en el plan de adquisición.

28/05/2019


residuos: No cumple con lo establecido en

el plan.

5. Actualización del PGIRASA de la ESE. 28/05/2019


28/05/2019


28/05/2019

8. Renovar el convenio con la empresa retrepas para la recolección de todos los residuos reciclables.

28/05/2019


Infraestructura y baterías sanitarias en

muy mal estado.


28/05/2019



10. Diseñar e implementar un plan de adquisición de elementos de protección personal trimestral , que permita identificar los EPP adecuados para el personal de recolección de residuos (overol en tela anticuados, cofia, tapabocas, monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal en pvc),

28/05/2019


28/05/2019

VIII Falta de interiorización de las

capacitaciones de riesgo biológico.

12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de bioseguridad, manejo de elementos de EPP, Manejo de corto punzantes

28/05/2019


28/05/2019

5. Dotación de seguridad a los

empleados.

Diseñar e implementar un plan de dotación bimestral al personal que realiza las actividades de bioseguridad en

28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




conformidad con lo planteado en el PGIRASA.


residuos líquidos en el laboratorio.

1. Actualizar el PGIRASA realizando énfasis en el manejo de residuos líquidos con énfasis en su clasificación, inactivados y permitidos con el fin de que sean vertiditos en aguas residuales o almacenados y recolectados por la entidades encargadas, segun sea el caso.

28/05/2019




28/05/2019


28/05/2019


28/05/2019

Las siguientes acciones correctivas no fueron evaluadas en la presente auditoria, aun cuando la fecha de vencimiento es previa a la de evaluación, la efectividad de las acciones solo se pueden medir al terminar la vigencia 2019.

Cuadro No. 9 Acciones correctivas no evaluadas en la presente auditoria

M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




MA-030- 16

1. Estudios Previos.

1. Rediseñar el formato y la metodología para la elaboración de la justificación con contenidos que conlleven los requisitos y la información exigidos

28/05/2018

2. Tener un registro de devolución de justificaciones que no cumplan con la justificación técnica de los elementos o bienes a adquirir

28/05/2018



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Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




MA-030- 16

2. Evaluación de ofertas de la etapa

precontractual

1. Actualizar la resolución de conformación del Comité de compras y contratación

28/05/2019

2. Comunicar y socializar a los miembros del comité de compras y contratación la actualización de la resolución

28/05/2019


28/05/2019

4. Actualizar el proceso de contratación

28/05/2019

5. Realizar seguimiento a las actas de comité de compras y contratación

28/05/2019

MA-030-16 3. Desarrollo del

Proceso Contractual


28/05/2019

2. Actualizar el proceso de contratación

28/05/2019

3. Incluir en la lista de chequeo ítems que correspondan al valor y la modalidad de contrato, que permita realizar el filtro para iniciar el proceso contractual

28/05/2019

MA-030- 16

4. Gestión documental

y manejo de archivo

1. Realizar el diagnostico actual del archivo central y los archivos de gestión implementados por las diferentes áreas (Identificación del problema , oportunidades y objetivos)

28/05/2019

2. Elaborar y socializar el manual de archivo que debe

contener la producción, recepción, distribución, tramite,

organización, consulta, conservación y disposición final

de los documentos de la entidad.

28/05/2019

28/05/2019

3. Actualizar el proceso de gestión documental.

28/05/2019

MA-030- 16

6. Depuración Contable Permanente y

Sostenibilidad. Condición

Realizar el registro contable de los procesos de depuración contable de conformidad con las acciones No. 9, 12, 22, 23, 25, 26 y 27 del presente plan de

28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




mejoramiento.

MA-030- 16

7. Riesgos Procesos

Judiciales

1. Realizar el diagnóstico del archivo de gestión de área jurídica (Identificación del problema , oportunidades y objetivos)

28/05/2019

2. Elaborar un manual específico de gestión documental para el área jurídica, de conformidad a la información de cada proceso judicial registrado en el SIHO.

28/05/2019

M.A-038- 16

8. Estados Contables

1. Realizar el proceso de conciliación de las cuentas por cobrar con las empresas responsables de pago ERP.

28/05/2019

2. Registro en los estados financieros de la depuración de la cartera de acuerdo a las conciliaciones realizadas

28/05/2019

M.A-038- 16

9. Recaudos Por

Clasificar

Identificar las notas bancarias de las consignaciones que no se conoce el tercero que las realizó.

28/05/2019

M.A- 07- 17

1. Publicación en el

SECOP.

Realizar la publicación en el SECOP, de toda la información contractual requerida

28/05/2019

M.A- 07- 17

2. Inconsistencias en la Información Financiera.

1. Solicitar a las ERP, los soportes de las consignaciones identificadas y no descargadas.

28/05/2019

2. Descargar las facturas canceladas por las ERP para generar informes que permitan la toma de decisiones.

28/05/2019

M.A-24-2018

1. Fase de Selección

Contractual.

1. Actualizar la resolución de conformación del Comité de compras y contratación.

28/05/2019

2. Comunicar y socializar a los miembros del comité de compras y contratación la actualización de la resolución.

28/05/2019

3. Capacitar a los Jefes de Área, sobre la responsabilidad e importancia del proceso de contratación.

28/05/2019

4. Actualizar el proceso de contratación.

28/05/2019

5. Realizar seguimiento a las actas del comité de compras y

28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

Página 41

M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




contratación.

M.A-24-2018

2. Publicación en el Sistema de

Contratación Pública: SECOP, de la etapa

final del proceso contractual

1. Realizar la publicación en el SECOP, de los documentos poscontractuales cuando a ello hubiere lugar.

28/05/2019

2. Convocar a los supervisores a fin de que realicen y envíen a la Oficina de Contratación las actas de supervisión y de liquidación de los contratos, para su publicación en el SECOP.

M.A-24-2018

3. Uso de recursos con destinación específica en otras obligaciones

1. Actualizar del manual de tesorería con énfasis en el pago de multas o sanciones, con énfasis en la importancia del cumplimiento en los plazos establecidos por la entidad que genera el requerimiento con el fin de evitar pagos de intereses de mora.

28/05/2018

28 de mayo de 2019 como

fecha límite del plan de

mejoramiento, no obstante el cumplimiento

de esta acción deberá

ser permanente

2. Realizar el pago al Departamento del Quindío por los valores generados por concepto de estampillas, de acuerdo a lo establecido en normatividad vigente, es decir los primeros cinco días del mes siguiente al cierre contable mensual.

M.A-24-2018

9. Pago Intereses INVIMA.

Actualizar del manual de tesorería con énfasis en el pago de multas o sanciones, con relevancia en la importancia del cumplimiento en los plazos establecidos por las entidades que generan los requerimientos con el fin de evitar pagos de intereses de mora.

28/05/2019

M.A-24-2018

10. Módulo de

Cartera

Generar informes de cartera en forma mensual desde el módulo de cartera del sistema CNT pacientes, con el fin de que satisfagan las necesidades de información de los usuarios internos y externos

29/05/2019

M.A-24-2018

9. Revelación de

Hechos Económicos. 1. Elaborar acta de comité de conciliación analizando el

29/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




resultado de la sentencias en segunda instancia.

2. Remitir por parte del secretario del comité de conciliación, las sentencias en segunda instancia y el acta del comité de conciliación al área contable.

29/05/2019

3. Clasificar y registrar correctamente en los estados contables las cuentas por pagar por sentencias en segunda instancia

29/05/2019

M.A-24-2018

10. Baja de cuentas de

cartera.

1. Actualizar el manual de catera. 29/05/2019

2. Identificar las causales establecidas en la norma al momento de dar de baja la cartera.

29/05/2019

3. Realizar estudio técnico detallado de la cartera a dar a baja.

29/05/2019

4. Presentar a análisis del comité de cartera la baja de cartera.

29/05/2019

5. Elaborar, comunicar y cumplir por medio de acto administrativo la baja la cartera, de acuer a la recomendación del comité de cartera.

29/05/2019

M.A-24-2018

11. Demora en el proceso de cobro de

facturación servicios de salud, establecido en el

manual de políticas contables.

1. Actualizar el proceso de facturación. 28/05/2019

2. Elaborar el manual de facturación de la ESE.

28/05/2019

3. Actualizar la Resolución 350 de 2015 Política Contable numeral 4.2.1.2.3.

28/05/2019

4. Socializar los documentos elaborados y actualizado. 28/05/2019

5. Radicación mensual de la facturación

28/05/2019



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




M.A-24-2018

12. Aplicación del deterioro de cartera de

acuerdo a la norma internacional del saldo de servicios de salud

de difícil cobro.

1. Diseñar formato institucional para realizar el cálculo y la revelación del deterioro en forma detallada.

30/03/2019

2. Realizar el análisis de deterioro a la cartera del régimen subsidiado y contributivo.

30/03/2019

3. Registrar en los estados financieros el deterioro de los regímenes subsidiado y contributivo en forma detallada de conformidad al análisis del deterioro de cartera realizado.

30/03/2019

M.A-24-2018 13. Cuentas por pagar

Elaborar de forma conjunta por las áreas de contabilidad, tesorería y presupuesto acto administrativo de constitución de cuentas por pagar

28/01/2019

M.A-24-2018 14. Disponibilidad

Inicial.

Incorporar recursos que se encuentren disponibles (No restringidos) al presupuesto de la Entidad

28/05/2018

(Reprogramado

10 auditoria vigencia 2014)

M.A-24-2018

15. Se destaca la falta de controles en el área

contable de acuerdo con lo evidenciado:

a) Desactualización de los Inventarios Físicos, teniendo en cuenta que el referenciado en los Estados Contables, no

ha sido actualizado.


28/05/2019



(Reprogramado auditoria vigencia 2014)

M.A-24-2018

16. c) Actualizar el inventario físico,

individualizando cada bien y contrastándolo

con los registros contables. Contactar

proveedor de Máquina y Software de

plaqueteo para solucionar problemas técnicos. Proceder al ingreso en el sistema

de los activos existentes e iniciar proceso de baja o

valoración de los que


28/05/2019





Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

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M.A auditoria

origen

M.A auditoria

que lo evalúo




ameriten Activar Interface CNT Activos Fijos a Contabilidad

para generación automática de las depreciaciones.

3.1. CUMPLIMIENTO Y EFECTIVIDAD DEL PLAN DE MEJORAMIENTO El cumplimiento del Plan de Mejoramiento obtuvo una calificación de 30, la cual obedeció a que del total de las 17 acciones evaluadas, correspondientes a 4 hallazgos del componente ambiental, 5 acciones alcanzaron un cumplimiento del 100%, 4 se cumplieron parcialmente y 8 no se cumplieron. En cuanto a la efectividad, se evidenció que del total de las 5 acciones que se cumplieron en un 100%, 3 de ellas alcanzaron una efectividad del 100% y 2 no presentan efectividad. En cuanto a las acciones que se cumplieron de manera parcial o que no se cumplieron la efectividad de éstas fue del 23,3%. A continuación, se detalla la calificación otorgada a las acciones de mejora evaluadas, cuyo cumplimiento y efectividad fueron calificadas parcialmente o incumplidas.

Cuadro No. 10 Calificación de Acciones Correctivas

M.A DE

AUDITORÍA o DENUNCIA

HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA CALIFICACIÓN

CUMPLIMIENTO EFECTIVIDAD

MA-030- 16



0 0


0 0


0 0

4. Realizar inspecciones con el fin 0 0



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M.A DE AUDITORÍA

o DENUNCIA HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA

CALIFICACIÓN


de evaluar el cumplimiento del PGIRASA y el protocolo.


1 0


NC (acción no pertinente)

NC (acción no pertinente)

4. Cumplimiento del Plan Integral de los Residuos Generados en


1. Solicitar al personal Jefe de enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de carácter obligatorio.

0 0



2 0

M.A-24-2018





3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a través del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo 0 0

4. Comprar los EPP para el laboratorio clínico Incluidos en el en el plan de adquisición. 2 2




5. Actualización del PGIRASA de la ESE.

Acción repetida ya calificada


1 0

7. Optimizar la disposición de 2 1



Código: FO-AS-44

Fecha: 08/07/2019

Versión: 1

Página 46

M.A DE AUDITORÍA


CALIFICACIÓN


residuos reciclables - separación adecuada para contribuir a un reciclaje eficaz.

8. Renovar el convenio con la empresa retrepas para la recolección de todos los residuos reciclables. 2 2



en muy mal estado.


1 0



10. Diseñar e implementar un plan de adquisición de elementos de protección personal trimestral , que permita identificar los EPP adecuados para el personal de recolección de residuos (overol en tela anticuados, cofia, tapabocas, monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal en pvc),

0 0


2 2

M.A-24-2018

VIII Falta de interiorización de

las capacitaciones de riesgo biológico.

12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de bioseguridad, manejo de elementos de EPP, Manejo de corto punzantes.

1 1


0 0

5. Dotación de seguridad a los

empleados.

1. Diseñar e implementar un plan de dotación bimestral al personal que realiza las actividades de bioseguridad en conformidad con lo planteado en el PGIRASA.

Acción repetida ya evaluada


residuos líquidos en el

1. Actualizar el PGIRASA realizando énfasis en el manejo de residuos líquidos con énfasis en su clasificación, inactivados y

Esta acción de mejora ya fue calificada en el hallazgo 4.



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M.A DE AUDITORÍA


CALIFICACIÓN


laboratorio. permitidos con el fin de que sean vertiditos en aguas residuales o almacenados y recolectados por las entidades encargadas, según sea el caso.











MA 30-2016 hallazgo 5. Manejo de Residuos Líquidos y Caracterización de Vertimientos Acción 1. Actualizar el PGIRASA realizando énfasis en el manejo de residuos líquidos definiendo clasificación, inactivados y permitidos con el fin de que sean vertiditos en aguas residuales o almacenados y recolectados por la entidades encargadas, según sea el caso, toda vez que revisado el documento PGIRASA no se observa actualizado, y no se identifican los procedimientos para el manejo de residuos líquidos. Se certifica por parte de la subgerente administrativa la alta rotación y vacancia del cargo de profesional en salud ocupacional, quien tiene esta función. Control interno informa igualmente el incumplimiento.

Acción 2. Generar protocolo de manejo de vertimiento de líquidos y afluentes: La ESE no ha establecido los protocolos de manejo de residuos líquidos y vertimientos. Se evidenció en el recorrido, que los líquidos generados en sala de partos no son inactivados y son dispuestos directamente en alcantarillado sin uso de hipoclorito para su inactivación.



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Acción 3. Socializar el PGIRASA y el protocolo de vertimientos líquidos y afluentes: Al no tener listos el PGIRASA y los protocolos, no se han realizado socializaciones. Esto se sustenta en la respuesta dada por la ESE al requerimiento N° 2 dentro de la ejecución de esta auditoría. Acción 4. Realizar inspecciones con el fin de evaluar el cumplimiento del PGIRASA y el protocolo: La ESE no realizó auditorías internas ni externas al PGIRASA. Esto se sustenta en la respuesta dada al requerimiento 2, incumpliendo con lo definido en la normatividad ambiental aplicable a residuos generados en la atención en salud. Acción: 5. Realizar la caracterización de vertimientos para el año 2019 con muestras e informe antes del 15 de diciembre del año 2018: La ESE realizó caracterización del vertimiento pero la muestra fue tomada por el cliente (Hospital), lo cual no permite garantizar cadena de custodia de la muestra y confiabilidad del resultado. Esta caracterización no cuenta con límites de referencia normativos. No se analizaron parámetros físico-químicos, ni microbiológicos de aguas residuales requeridos en las normas de vertimientos (DBO, DQO, OD) definidos en la Resolución 631 de 2015 del ministerio de ambiente para vertimientos de aguas no domesticas en el sistema de alcantarillado público. Acción 6. Obtener el permiso de vertimientos por parte de la CRQ: Esta acción planteada no fue evaluada por no ser pertinente, toda vez que el permiso que se debe tramitar es un certificado de vertimientos que lo emite la empresa prestadora del servicio de alcantarillado y no la CRQ. Esta acción deberá ser replanteada para que sea pertinente. MA 024 de 2018. Hallazgo 4. Cumplimiento del Plan Integral de los Residuos Generados en Atención en Salud (PGIRASA). Acción 1. Solicitar al personal Jefe de enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de carácter obligatorio: No se realizó la solicitud por medio de la circular. En el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias en el uso de EPP Acción 2. Realizar reinducción de uso de elementos de protección al personal asistencial. (Lavado de manos - aplicar la policita de seguridad del paciente en 7 pasos - Contaminación cruzada): Esta acción se cumplió sin embargo es inefectiva, toda vez en el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias en el uso de EPP, es decir se observó personal del área asistencial y operativos del área de aseo, sin el uso de elementos como cofias, tapa bocas.



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Acción 3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a través del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo: No se implementó la lista de chequeo, y por tal no hay evidencia de los seguimientos realizados al uso de la cofia, y de los elementos de protección personal (esto es soportado en el seguimiento que realizó la oficina de control interno al PM). Acción 6. Revisión y adecuación según sea el caso, en cada cuarto de disposición temporal y final de residuos en el área asistencial, de conformidad a la normatividad vigente en habilitación en salud: En el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias tanto en infraestructura, toda vez que el sitio de almacenamiento final no cuenta con pisos y paredes de fácil limpieza, se encuentra expuesto al ingreso de plagas y roedores, adicionalmente el almacenamiento de los residuos ordinarios y reciclables no cuenta con los contenedores de acuerdo a la normatividad. Acción 7. Optimizar la disposición de residuos reciclables - separación adecuada para contribuir a un reciclaje eficaz: Existe separación del material generado por los centros de salud y la E.S.E Hospital la Misericordia, pero se evidencias falencias en su disposición final (sitios no adecuados para su almacenamiento), bolsas dispuestas en pisos, sin contenedores. Acción 9. Ejecutar las acciones Incluidas en el plan de mantenimiento Hopitalario, relacionado con los arreglos básicos de la infraestructura que requieran los puestos de salud La Virginia y Quebrada negra. En el recorrido realizado por el equipo auditor se evidencio que las condiciones del centro de salud La Virginia graves condiciones locativas, con humedades, cubiertas en mal estado, moho, filtraciones de agua y en general no se han realizado las adecuaciones de infraestructura requeridas E.S.E Hospital. En el seguimiento de control interno se manifiesta: es pertinente aclarar, que la situación del Puesto de Salud de la Virginia es crítica, toda vez que las redes hidráulicas, por su antigüedad, presentan filtraciones, que están perjudicando la infraestructura del Centro de Salud, y que para su arreglo se necesita del levantamiento del piso y cambio de tubería, lo que tendría un costo alto, que la ESE no tiene la forma de financiar en este momento; la acción que se ha realizado para mitigar en parte la filtración de agua fue disponer la instalación de una llave de paso después del contador, con el fin de realizar el corte de agua en el momento en que no se realiza atención al público; se realizaran gestiones ante el Municipio de Calarcá, con el fin de que se realice una intervención. Acción 10. Diseñar e implementar un plan de adquisición de elementos de protección personal trimestral, que permita identificar los EPP adecuados para el personal de



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recolección de residuos (overol en tela antifuidos, cofia, tapabocas, monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal en pvc): Al no existir un plan de adquisición es difícil realizar un seguimiento de la portabilidad adecuado de los EPP del personal que realiza las rutas de recolección y disposición de los residuos hospitalarios. Acción 12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de bioseguridad, manejo de elementos de EPP, Manejo de cortopunzantes: Se realizó capacitación sobre el manejo de cortopunzantes. No se han realizado otras capacitaciones en temas de bioseguridad, y ha tenido efectividad parcial, dadas las observaciones ya mencionadas en el manejo de EPP. 13. Evaluar el aprendizaje en las capacitaciones con el fin de identificar la adehrencia de las mismas. No se ha realizado seguimiento y evaluación al aprendizaje.

Acciones a reprogramar

Cuadro No. 11 Acciones a Reprogramar

M.A DE

AUDITORÍA o DENUNCIA

HALLAZGO ACCIÓN CORRECTIVA CALIFICACIÓN


MA-030- 16



0 0


0 0


0 0


0 0


1 0


Deberá replantearse por

pertinencia

Deberá replantearse

por pertinencia

4. Cumplimiento 1. Solicitar al personal Jefe de 0 0



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M.A DE AUDITORÍA


CALIFICACIÓN


del Plan Integral de los Residuos Generados en


enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de carácter obligatorio.



2 0

M.A-24-2018

M.A-24-2018





3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a través del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo

0 0





1 0


2 1



en muy mal estado.


1 0

VI Centro de Salud 10. Diseñar e implementar un plan 0 0



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M.A DE AUDITORÍA


CALIFICACIÓN


Quebrada Negra: Goteras y

humedades;

de adquisición de elementos de protección personal trimestral , que

permita identificar los EPP adecuados para el personal de

recolección de residuos (overol en tela anticuados, cofia, tapabocas, monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal

en pvc),

VIII Falta de interiorización de

las capacitaciones de riesgo biológico.

12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de

bioseguridad, manejo de elementos de EPP, Manejo de

corto punzantes.

1 1

13. Evaluar el aprendizaje en las capacitaciones con el fin de

identificar la adherencia de las mismas.

0 0

Conformación del nuevo Plan de Mejoramiento Una vez sea comunicado el informe final de la presente auditoría, el Sujeto de Control deberá suscribir un nuevo plan de mejoramiento unificado (ver numeral 1.1 de este informe), incluyendo las acciones de los hallazgos que se generen de esta auditoría, más las acciones a reprogramar (ver cuadro 11), así como las acciones que no fueron evaluadas (ver cuadro 9). Ahora bien, cada vez que se genere un hallazgo por parte de la Contraloría General del Quindío, ya sea por resultados de auditorías, de seguimiento a denuncias o por cualquier otra actuación, se deben formular las acciones correctivas y suscribirlas de conformidad a lo establecido en la Resolución 330 de 2017 expedida por la Contraloría General del Quindío, por la cual se reglamenta los planes de mejoramiento; en todo caso los nuevas acciones suscritas se deberán adicionar al plan de mejoramiento existente y remitirlo consolidado a esta Contraloría. Es importante recordar que la no suscripción de acciones en los planes de mejoramiento puede generar sanciones de conformidad a lo estipulado en el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.



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4. SOLICITUD DE PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

Se solicita iniciar Proceso Administrativo Sancionatorio en contra de la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá a por incumplimiento de 8 acciones de mejoramiento, relacionadas con el factor ambiental y por lograr tan solo una efectividad del 23% del plan de mejoramiento evaluado (del factor ambiental), como se describe a continuación: Acción 1. Solicitar al personal Jefe de enfermería del Hospital el uso de la cofia a través de una circular, socializar su uso como de carácter obligatorio: No se realizó la solicitud por medio de la circular. En el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias en el uso de EPP Acción 2. Realizar reinducción de uso de elementos de protección al personal asistencial. (Lavado de manos - aplicar la policita de seguridad del paciente en 7 pasos - Contaminación cruzada): Esta acción se cumplió sin embargo es inefectiva, toda vez en el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias en el uso de EPP, es decir se observó personal del área asistencial y operativos del área de aseo, sin el uso de elementos como cofias, tapa bocas. Acción 3. Realizar seguimiento mensual al cumplimiento de las directrices a través del diligenciamiento de una lista de chequeo, que deberá implementar el profesional del Seguridad y Salud en el Trabajo: No se implementó la lista de chequeo, y por tal no hay evidencia de los seguimientos realizados al uso de la cofia, y de los elementos de protección personal (esto es soportado en el seguimiento que realizó la oficina de control interno al PM). Acción 6. Revisión y adecuación según sea el caso, en cada cuarto de disposición temporal y final de residuos en el área asistencial, de conformidad a la normatividad vigente en habilitación en salud: En el recorrido realizado por el equipo auditor en las instalaciones, se evidencian falencias tanto en infraestructura, toda vez que el sitio de almacenamiento final no cuenta con pisos y paredes de fácil limpieza, se encuentra expuesto al ingreso de plagas y roedores, adicionalmente el almacenamiento de los residuos ordinarios y reciclables no cuenta con los contenedores de acuerdo a la normatividad. Acción 7. Optimizar la disposición de residuos reciclables - separación adecuada para contribuir a un reciclaje eficaz: Existe separación del material generado por los centros de salud y la E.S.E Hospital la Misericordia, pero se evidencias falencias en su disposición final (sitios no adecuados para su almacenamiento), bolsas dispuestas en pisos, sin contenedores.



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Acción 9. Ejecutar las acciones Incluidas en el plan de mantenimiento Hopitalario, relacionado con los arreglos básicos de la infraestructura que requieran los puestos de salud La Virginia y Quebrada negra. En el recorrido realizado por el equipo auditor se evidencio que las condiciones del centro de salud La Virginia graves condiciones locativas, con humedades, cubiertas en mal estado, moho, filtraciones de agua y en general no se han realizado las adecuaciones de infraestructura requeridas E.S.E Hospital. En el seguimiento de control interno se manifiesta: es pertinente aclarar, que la situación del Puesto de Salud de la Virginia es crítica, toda vez que las redes hidráulicas, por su antigüedad, presentan filtraciones, que están perjudicando la infraestructura del Centro de Salud, y que para su arreglo se necesita del levantamiento del piso y cambio de tubería, lo que tendría un costo alto, que la ESE no tiene la forma de financiar en este momento; la acción que se ha realizado para mitigar en parte la filtración de agua fue disponer la instalación de una llave de paso después del contador, con el fin de realizar el corte de agua en el momento en que no se realiza atención al público; se realizaran gestiones ante el Municipio de Calarcá, con el fin de que se realice una intervención. Acción 10. Diseñar e implementar un plan de adquisición de elementos de protección personal trimestral, que permita identificar los EPP adecuados para el personal de recolección de residuos (overol en tela antifluidos, cofia, tapabocas, monogafas, guantes hasta el codo en pvc, botas plásticas y delantal en pvc): Al no existir un plan de adquisición es difícil realizar un seguimiento de la portabilidad adecuado de los EPP del personal que realiza las rutas de recolección y disposición de los residuos hospitalarios. Acción 12. Realizar reinducción y capacitaciones de normas de bioseguridad, manejo de elementos de EPP, Manejo de cortopunzantes: Se realizó capacitación sobre el manejo de cortopunzantes. No se han realizado otras capacitaciones en temas de bioseguridad, y ha tenido efectividad parcial, dadas las observaciones ya mencionadas en el manejo de EPP. 13. Evaluar el aprendizaje en las capacitaciones con el fin de identificar la adherencia de las mismas. No se ha realizado seguimiento y evaluación al aprendizaje. En conclusión, el incumplimiento e inefectividad de las acciones de mejoramiento ya descritas generan graves riesgos de contaminación ambiental y riesgos laborales en la operación del servicio de salud prestado por la institución. En tal razón se solicita el inicio del proceso administrativo sancionatorio en contra de la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá.



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5. ANÁLISIS DERECHO DE CONTRADICCIÓN

Después de comunicado por correo electrónico el informe preliminar de la auditoría, el sujeto de control remite respuesta al mismo, según comunicación radicada en la Contraloría General del Quindío con el No. 1644 del 27 de septiembre de 2019, la cual reposa en el expediente de la auditoría. A continuación se expone al análisis realizado a la contradicción realizada por el Hospital a cada una de las observaciones:

Observación administrativa No.1 con incidencia disciplinaria. - Archivo de los expedientes contractuales.

(Ver contenido de observación en la página 10 del informe preliminar) Respuesta de la Entidad “Si bien el equipo auditor argumenta que no se encontraron los soportes en un solo expediente, es importante aclarar que la oficina de contratación se apoyó en los expedientes del área de tesorería y los expedientes de los supervisores de los contratos, lo anterior evidencia que se dio respuesta al requerimiento. NO SE ACEPTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA: Tras la exposición del equipo auditor y analizada la causa raíz del hallazgo la ESE toma conciencia de la obligatoriedad de la obligatoriedad de la conformación de los expedientes y unidades documentales simples y de que se hace urgente y prioritario aplicar los criterios y normas que establecen que la ESE como entidad pública está obligada a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos que hacen parte del mismo y a realizar las gestiones que evidencien la gestión en desarrollo de la conformación de unidades documentales simples en caso de documentos del mismo tipo documental y en relación con la gestión del expediente, establecer los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo. No obstante se aclara que si bien se aclara que se acepta el hallazgo como observación administrativa, se sugiere de manera respetuosa, valorar que en el momento de dar respuesta a los documentos requeridos, la ESE en ningún momento declaró NO contar con los documentos soporte, es decir que si bien el desorden en mención, los documentos fueron hallados en otra unidad documental. Bajo este argumento, se solicita al equipo auditor desvirtuar la observación con incidencia disciplinaria y en consecuencia configurar observación administrativa, la cual deberá ser incluida en el plan de mejoramiento”

La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría



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Análisis y resultado de la respuesta de la entidad SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, toda vez que la Entidad no contradice los argumentos presentados por el equipo auditor en relación al manejo del archivo documental de los contratos evaluados e informa que tomará las acciones de mejora para que la situación respecto de la organización de los expedientes contractuales se realice conforme a la ley de archivo. Pese a informar que “en ningún momento declaró NO contar con los documentos soportes”, se aclara a la ESE que la condición de la observación no se fundamentó en la no existencia de los documentos solicitados, sino en el desorden evidenciado en el manejo de los expedientes contractuales que impide el cumplimiento de la función propia definida en la ley de archivo. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Observación administrativa No.2. Incidencia Disciplinaria. Plan Anual de Adquisiciones.

(Ver contenido de observación en la página 11 del informe preliminar) Respuesta de la Entidad “Se omitió el reporte de las necesidades que hacen referencia a servicios, sin dejar de reportar el informe. NO SE ACEPTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA: se hace necesario aclarar que en ningún momento la NO publicación del plan de adquisiciones de forma completa haya sido realizada por parte de la ESE y del profesional responsable de forma premeditada, con el fin de ocultar información o de mala fe, faltando al principio de publicidad y veracidad de la información. Prueba de lo anterior es que la ESE ha realizado la publicación de sus contratos incluidos los de prestación de servicios en las diferentes plataformas con las que hoy cuentan las diferentes entidades públicas como un elemento que garantice la contratación pública, ejemplo de ello es la plataforma denominada SECOP, que es en la que de forma exclusivamente se cargan todos los documentos inherentes a las diferentes etapas de la contratación de acuerdo a los lineamientos de la agencia nacional de contratación- Colombia compra eficiente y en el Sistema Integral de Auditoría SIA OBSERVA. De igual manera, se cuenta con el histórico de contratación donde la publicación de este plan omite lo relacionado con la adquisición de servicios.



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Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y al hecho de que fue una omisión, la ESE propone al grupo auditor permitir la realización de acciones de mejora, enfocadas al registro y publicación total de las necesidades de bienes, obras y servicios de la entidad a través de la plataforma SECOP, como lo establece la guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, expedida por la Agencia Nacional de Contratación y así subsanar dicho incumplimiento. Quedando este hallazgo como observación administrativa”. Análisis y resultado de la respuesta de la entidad SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, toda vez que la Entidad no desvirtúa los argumentos presentados por el equipo auditor, e indica lo siguiente “Teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto y al hecho de que fue una omisión, la ESE propone al grupo auditor permitir la realización de acciones de mejora, enfocadas al registro y publicación total de las necesidades de bienes, obras y servicios de la entidad a través de la plataforma SECOP, como lo establece la guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones, expedida por la Agencia Nacional de Contratación y así subsanar dicho incumplimiento” argumento ratifica las debilidades relacionadas con la publicación del PAA, evidenciadas por el equipo auditor. Al valorar los argumentos expuestos por la ESE que informa que la omisión del reporte completo de la información en el PAA, no se realizó de mala fe y que prueba de ello está la publicación de todos los contratos en la plataforma SECOP y SIA; éste Órgano de Control informa que es la Entidad Disciplinaria la encargada de valorar aspectos relacionados con el dolo y la culpa con la que actúan los funcionarios en el presunto incumplimiento de la normatividad y la Ley. Es importante mencionar, que la ESE publicó un Plan de Adquisiciones que cubría tan solo el 32% de las necesidades reales de compras y adquisiciones. Situación que amerita la incidencia disciplinaria en la observación, por haber omitido la necesidad de adquirir alrededor de $ 6.420.220.998 en la contratación de bienes y servicios del año 2018. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Observación administrativa No.3 con incidencia disciplinaria. Estudios de mercado y análisis de precios.

(Ver contenido de observación en la página 12 del informe preliminar) Respuesta de la Entidad



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“Es importante aclarar que se hace la referencia de la definición de CONDICIONES DEL MERCADO, tal y como lo establece el parágrafo único del artículo 19 del manual de contratación, se colige que el gerente se encuentra facultado para autorizar la adquisición de bienes y servicios y se permite que “cuando el valor sea igual o inferior al 5% de la mínima cuantía (500 SMLMV), la Empresa Social del Estado Hospital La Misericordia de Calarcá, podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado” (Negrilla subrayada fuera de texto)” La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría Análisis y resultado de la respuesta de la entidad SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, basado en los siguientes hechos: Para comenzar, se tiene que si bien es conocido por todos la crisis por la que atraviesa la salud en Colombia, también es cierto que esto no es óbice para que las entidades que están inmersas en este sector, realicen sus actuaciones administrativas prescindiendo de los principios de la actuación administrativa y los que rigen la actividad contractual de las empresas sociales del estado, como son los principios de planeación y economía, los cuales deben contener, entre otros, el análisis comercial que engloba el estudio de mercado y de precios de los productos a adquirir. Por esta razón, este ente de Control no atenderá los argumentos expuesto por la ESE, en el que se justica por la falta de recursos para pagar cumplidamente a sus proveedores; pues como se adujo anteriormente, este tipo manifestaciones o explicaciones no son pretexto para adelantar un proceso contractual sin un análisis de mercado y de precios, pues esto conlleva a incumplir los principios de planeación y economía contemplados en el manual de contratación de la ESE y los establecidos en la Resolución No. 5185 de 2013 “Por medio de la cual se fijan los lineamientos para que las Empresas Sociales del Estado adopten el estatuto de contratación que regirá su actividad contractual”. En igual sentido, la ESE no logra desvirtuar, con los argumentos expuestos en su derecho de contradicción, la incidencia disciplinaria avizorada por este ente; por el contrario, de manera tácita está reconociendo que dichos estudios comerciales o de mercado no se realizaron en su fase de planeación. Aquí es importante dejar claro a la entidad sujeta a control, que las buenas prácticas administrativas nacen al interior de cada institución pública, sin importar su



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naturaleza, en procura de mejorar la gestión y los resultados de la misma; y por tanto, dar cumplimiento al principio de planeación establecido en la normatividad vigente; realizando el respectivo análisis comercial, que contenga, entre otros, un estudio económico de mercado y de valor, a cada uno de los procesos contractuales que la entidad pretenda suscribir en el futuro, los cuales deben ser consultados a través de los siguientes mecanismos: a. Solicitud de cotizaciones. b. Consulta de bases de datos especializadas. c. Análisis de consumos y precios históricos, situaciones que deben quedar evidenciadas en el proceso precontractual. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Observación Administrativa N° 4. Desorden en el proceso de contratación.

(Ver contenido de observación en la página 15 del informe preliminar)

Respuesta de la Entidad “Se hace necesario hacer claridad en lo siguiente: Contrato No. 116 de 2018: ver cuadro No1. Es importante aclarar que las cuentas de este contrato fueron radicadas por el contratista en el mes de diciembre del año 2018, más exactamente el día 10, razón principal del porque no se pudo proceder a realizar la liberación presupuestal del contrato después de su ejecución (…). Cabe aseverar que tal y como lo expresa la auditoria, se cometió un error en la proyección de la facturación, que no permitió evidenciar que no era necesario realizar una adición presupuestal; se hace relación a la proyección, toda vez que el supervisor no contó con la radicación a tiempo de las cuentas de cobro que permitiera realizar un seguimiento real de ejecución al contrato”.

La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría Análisis y resultado de la respuesta de la entidad Teniendo en cuenta los argumentos expuestos por la Entidad SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN UN HALLAZGO ADMINISTRATIVO, lo anterior, en virtud a lo siguiente: Con relación a lo expuesto por la ESE “cabe aseverar que tal y como lo expresa la auditoría, se cometió un error en la proyección de la facturación que no permitió



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evidenciar que no era necesario realizar una adición presupuestal; se hace relación a proyección toda vez que el supervisor no contó con la radicación a tiempo de la cuenta de cobro que permitiera realizar un seguimiento real de ejecución al contrato” esta entidad de control, encuentra que el Hospital la Misericordia acepta que el supervisor del contrato, no evidenció que aún quedaban recursos por ejecutar en el contrato de prestación de servicios No. 116 del 2018, solicitando una adición al mismo. En este aspecto, es importante mencionarle a la ESE, que si bien es cierto, en contratación estatal se pueden hacer adiciones en valor a los contratos, también es cierto que la ESE, debe realizar un adecuado seguimiento y control al proceso de contratación, y más si se tiene en cuenta lo expuesto por la misma entidad, relacionado con la crisis financiera por la que a traviesa en la actualidad la ESE Hospital la Misericordia de Calarcá Quindío, en razón a que esta situación demuestra que la ESE, puede dejar de utilizar recursos y dejar de cubrir otras necesidades misionales de la entidad hospitalaria. En conclusión es importante instar a la ESE Hospital la Misericordia de Calarcá, a realizar una adecuada vigilancia a la ejecución del objeto contratado, toda vez que si los supervisores de los contratos suscritos por la entidad llevan un adecuado seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico, estas situaciones no ocurrirían al interior de la ESE y por ende los recursos de la entidad se invierten de manera eficiente.

Así las cosas, se hace necesario que la Entidad identifique las causas que dieron origen a la inconsistencia y documente en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Observación Administrativa No. 05 con Incidencia Fiscal. Sobrecostos en la Resolución de Compra (Ver contenido de observación en la página 16 del informe preliminar)

Respuesta de la entidad. “NO SE ACEPTA OBSERVACION ADMINISTRATIVA NO SE ACEPTA INCIDENCIA FISCAL. El proveedor que ha realizado el suministro de bolsas a la E.S.E desde hace más de 15 años, facilitando plazos amplios de crédito (superiores o iguales a 140 días, después del plazo para pagar que es de 60 días), situación que ningún otro proveedor de plásticos ha otorgado a la entidad, situación que se complementa con el ininterrumpido suministro de los productos requeridos por la ESE durante los años en mención (…)”



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“Se hace necesario resaltar que en el momento en que el grupo auditor comparó al proveedor Plásticol con el proveedor Todoplas, se omito el hecho de que esta última no ha sido proveedor de la ESE Hospital la Misericordia. Lo anterior no permitió realizar los análisis de los elementos de evaluación relevantes como son las condiciones técnicas, calidades de fabricación y términos de pago”

Análisis y resultado de la respuesta de la entidad.

SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURANDOSE EN HALLAZGO CON INCIDENCIA FISCAL, toda vez que analizada la respuesta, no se desvirtúa la condición descrita en la observación, teniendo en cuenta los siguientes argumentos: En relación a la afirmación “El proveedor que ha realizado el suministro de bolsas a la E.S.E desde hace más de 15 años, facilitando plazos amplios de crédito (superiores o iguales a 140 días, después del plazo para pagar que es de 60 días), situación que ningún otro proveedor de plásticos ha otorgado a la entidad, situación que se complementa con el ininterrumpido suministro de los productos requeridos por la ESE durante los años en mención”, la Contraloría advierte que en ninguna parte del contrato se estipula la determinación de un incremento en el valor del mismo por la demora en los pagos, ratificándose la debilidad en el análisis del sector y del mercado, como se expone en la condición de esta observación y en la observación administrativa con incidencia disciplinaria número 3 del presente informe. Adicionalmente, no se justificaría en ningún caso, un incremento mayor a los intereses causados por la mora en el pago de las facturas de los proveedores del Hospital La Misericordia. En cuanto al argumento “Se hace necesario resaltar que en el momento en que el grupo auditor comparó al proveedor Plásticol con el proveedor Todoplas, se omito el hecho de que esta última no ha sido proveedor de la ESE Hospital la Misericordia. Lo anterior no permitió realizar los análisis de los elementos de evaluación relevantes como son las condiciones técnicas, calidades de fabricación y términos de pago”, se le aclara a la ESE que la Contraloría General del Quindío solicitó la cotización a la empresa Plasticol, empresa que suministra el producto a otras clínicas y hospitales públicos del departamento del Quindío, que requieren condiciones técnicas y calidades similares en las bolsas plásticas. Adicionalmente y como aspecto de mayor relevancia, en la cotización se solicitaron los calibres y condiciones técnicas de las bolsas, definidas en los estudios previos de la Resolución 037 de 2018, en los que se indica:



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Figura1. Características técnicas de la necesidad. Estudios Previos, Resolución de Compra

037 de 2018. ESE Hospital La Misericordia.

Figura2. Objeto de compra. Estudios Previos, Resolución de Compra 037 de 2018. ESE

Hospital La Misericordia.

Concluyéndose que en la compra se incurrió en posibles sobrecostos por valor de $3.375.852, al no adelantar los análisis del sector y una adecuada fase de planeación contractual, en contravía de los principios de economía y eficiencia en la gestión fiscal de la entidad. En tal sentido, se sostiene la OBSERVACIÓN CONFIGURANDOSE EN HALLAZGO CON INCIDENCIA FISCAL y la Entidad deberá identificar las causas que dieron origen al hallazgo y documente en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar. Observación No. 06 Pago de Seguridad Social Contrato de Prestación de Servicios No2018-116

(Ver contenido de observación en la página 18 del informe preliminar) Respuesta de la entidad. “La ESE Evidencia con la observación la necesidad de replantear la indicción a los profesionales para realizar su función o tarea de supervisores según sea su vinculación laboral



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NO SE ACEPTA INCIDENCIA DISCIPLINARIA: Tras realizar la trazabilidad del hallazgo, el profesional de seguridad y salud de la ESE, pudo evidenciar que el acta de supervisión tiene un error en el control de aportes de SGSS, toda vez que la planilla deja ver que el contratista en mención realizó el pago de salud del mes de septiembre a la EPS Medimas por valor de $100.200 y pensión al fondo Protección por valor de $128.100, para un valor total cancelado de $228.300. Esta aclaración amerita que la ESE presente excusas al equipo auditor, toda vez que este error generó un hallazgo no fundamentado. No obstante, el contratista no realzó el pago de la ARL, este hallazgo fue realizado por la supervisora del contrato tras el cierre de la vigencia (…)” La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría Análisis y resultado de la respuesta de la entidad. En consideración a la respuesta dada por el sujeto de control, se tiene que si bien se evidencia que el contratista canceló el aporte a pensión del mes de septiembre, no hay evidencia del pago a la ARL. Así mismo, se evidencia que lo cancelado por el contratista no está acorde con lo exigido por la Ley, en virtud de que el pago realizado tiene como ingreso base de cotización de un salario mínimo. Cuando el pago revisado por esta entidad de control para el mes de septiembre de 2018, fue por valor de $4.497.500, es decir que su seguridad social se debía ser pagada conforme al siguiente cuadro:

Contrato

Nombre Valor

Mensual del Contrato

Índice Base de Cotización,

IBC.

Aporte a Pensión

Aporte a Salud

Riesgos Laborales

Clase I

Valor Total Calculado de

Aportes Mensual o Total

Valor Cancelado Seg - Social /

Mensual o Total

116 Alexander Cortés Ríos

$ 4.497.500

$ 1.799.000

$ 287.840

$ 224.875

$ 9.355 $ 522.070 $ 228.300

Es decir que la ESE Hospital la Misericordia, incumplió lo establecido por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, en cuanto a que el supervisor del contrato, no requirió al contratista el pago sobre el 40% del valor mensual del contrato, el cual según acta de supervisión y sus anexos fue por valor de $4.497.500. En tal sentido, se sostiene LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO CON INCIDENCIA DISCIPLINARIA, en consideración a la Falta de control y seguimiento por parte del supervisor del contrato de prestación de servicios No. 116 de 2018, en lo referente a la verificación de la seguridad social del contratista.



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Observación No. 07 Infraestructura y legalización los centros de salud administrados por el Hospital La Misericordia (Ver contenido de observación en la página 21 del informe preliminar). Respuesta de la ESE Hospital La Misericordia “Se hace necesario aclarar lo siguiente: INVERSION EN INFRAESTRUCTURA: La ESE no puede garantizar las condiciones óptimas de infraestructura de los predios en comodato toda vez que las normas vigentes que reglamentan la inversión en infraestructura desde presupuesto hasta la presentación de proyectos, no garantizan la legalización de estas inversiones. Se solicita al equipo auditor analizar la resolución 829 de 2015, “por la cual se definen las condiciones técnicas para la destinación de los recursos del proyecto fortalecimiento de la capacidad instalada asociada a la prestación de servicios de salud en infraestructura y dotación hospitalaria nacional” expedida por el ministerio de salud y protección social Anexo Técnico REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA LA PRESENTACION Y VIABILIZCIÓN DE PROYECTOS. 2.2.1 En cuanto a proyectos de infraestructura deberá aportar: 2.2.1.8 Certificados de libertad y tradición del inmueble en el cual se desarrollará el proyecto. MANTENIMIENTO La ESE, tiene dentro de su plan de mantenimiento, actividades de mantenimiento a los centros de salud, se evidencia en la ejecución del plan. LEGALIZACION DE COMODATOS: Se evidencia falta de voluntad política municipal. COBERTURA DE PÓLIZAS: Si bien lo enunciado por el equipo auditor, a la fecha la ESE, a pesar de la gestión realizada, no ha logrado obtener la firma del comodato, de manera formal de los centros de salud propiedad del municipio de Calarcá, en cabeza de su alcaldía, estos se encuentran cubiertos por las pólizas que adquirió el hospital a comienzos del año 2019 y con cobertura hasta el 31 de diciembre. Lo anterior se logró tras argumentar a la aseguradora (La Previsora) la retroactividad de la cobertura y la tenencia de los mismos, sin embargo se tiene una restricción y es que de tener un evento de PERDIDA TOTAL, el municipio no podría cobrar la reconstrucción de estos predios hasta tanto el comodato esté debidamente legalizado con la ESE. Esta situación permite evidenciar que si bien el tomador de las pólizas es el hospital, el comodato es el que permite al municipio acceder a la cobertura.”



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Respuesta de la Administración Municipal de Calarcá “Nos permitimos presentar derecho de contradicción y defensa a la Observación Nro. 7 del Informe Preliminar producto de la auditoría realizada a la ESE Hospital la Misericordia de Calarcá, conforme a lo planteado por el equipo auditor así: Comodatos: Considerando que nos encontramos en Ley de Garantías, nos permitimos informar que una vez que culmine la misma, la Administración Municipal realizará las acciones pertinentes que permitan aclarar lo planteado respecto a los predios en donde funcionan los centros de salud. Mantenimiento de Infraestructura: Respecto a este punto es importante precisar que la ESE Hospital la Misericordia de Calarcá es de orden departamental; es decir que el Departamento del Quindío es el directo responsable de la administración del mismo.

En tal sentido, la responsabilidad del cuidado y mantenimiento de la infraestructura física tanto donde funciona la ESE como sus centros de salud, no es responsabilidad del Municipio de Calarcá sino de la misma de ESE y del Departamento del Quindío, lo cual es concordante con lo contemplado por la Ley 715 de 2001 en su Artículo 43 así:

Aunado a lo anterior, tenemos que la ESE Hospital la Misericordia se encuentra habilitada para la prestación de servicios de salud, certificación que es otorgada por la Secretaría de Salud Departamental, en ejercicio de las competencias asignadas por la Ley a ésta; por lo tanto solicitamos respetuosamente retirar la observación en lo que tiene que ver con el mantenimiento de la infraestructura física donde funcionan los centros de salud. Análisis y resultado de la respuesta de la ESE Hospital La Misericordia En relación a la afirmación expuesta por la ESE “La ESE no puede garantizar las condiciones óptimas de infraestructura de los predios en comodato toda vez que las normas vigentes que reglamentan la inversión en infraestructura desde presupuesto hasta la presentación de proyectos, no garantizan la legalización de estas inversiones.” Es preciso indicar la definición de contrato de comodato, que está dada por el artículo 2.200 del código civil colombiano:

“El comodato o préstamo de uso es un contrato en que la una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el



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uso. Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa” (negrilla fuera de texto)

En segundo lugar define el artículo 2203, la responsabilidad del comodatario en el cuidado de la cosa:

“El comodatario es obligado a emplear el mayor cuidado en la conservación de la cosa, y responde hasta de la culpa levísima” (negrilla fuera de texto). Es, por tanto, responsable de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso legítimo de la cosa; y si este deterioro es tal, que la cosa no sea ya susceptible de emplearse en su uso ordinario, podrá el comodante exigir el precio anterior de la cosa, abandonando su propiedad al comodatario”.

En tal sentido, esta Contraloría al identificar las condiciones de deterioro de la infraestructura física, especialmente del centro de salud de la Virginia, advierte descuido en la conservación de este bien. Así mismo observa, que con las condiciones de deterioro identificadas, no se está cumpliendo con la función de prestar el servicio de salud con calidad, y por el contrario, genera riesgos a la población atendida en estos sitios, requiriendo ser atendida prioritariamente por los responsables de la administración esta red hospitalaria de orden departamental. En cuanto a la indicación “Se solicita al equipo auditor analizar la resolución 829 de 2015”, una vez revisada esta norma que indica lo transcrito por la ESE en su derecho de contradicción: “REQUISITOS Y DOCUMENTOS PARA LA PRESENTACION Y VIABILIZCIÓN DE PROYECTOS. 2.2.1 En cuanto a proyectos de infraestructura deberá aportar: 2.2.1.8 Certificados de libertad y tradición del inmueble en el cual se desarrollará el proyecto”, este Órgano de Control no observa nada diferente a que la norma requiere como uno de los documentos soporte, presentar los certificados de tradición del inmueble en el cual se desarrollará el proyecto y no solicita acreditar la titularidad del bien. Sin embargo, tampoco se observa que la entidad haya presentado algún tipo de proyecto de infraestructura para ser viabilizado con los recursos a los que hace referencia la resolución 829 de 2015 o que haya sido devuelto por no acreditar la titularidad de los predios de los centros de salud que opera. Por lo anterior, se sostiene la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA para el Hospital La Misericordia y el Municipio de Calarcá, y las entidades deberán identificar las causas que dieron origen al hallazgo y documentar en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.



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Así mismo, se pone en conocimiento de la Gobernación del Quindío, este informe final, con el fin de que se tomen las medidas necesarias para la correcta prestación del servicio de salud por parte de la red del Hospital La Misericordia de Calarcá. Análisis y resultado de la respuesta del Municipio de Calarcá En relación a lo expuesto por la administración municipal frente a los comodatos y el mantenimiento de la infraestructura de los centros de salud, este Órgano de Control acepta los argumentos expuestos y se sostiene la OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVA para el Hospital La Misericordia y el Municipio de Calarcá, y las entidades deberán identificar las causas que dieron origen al hallazgo y documentar en un plan de mejoramiento las acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar. Observación administrativa No.8 Plan de Gestión Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y Otras Actividades-PGIRASA (Ver contenido de observación en la página 24 del informe preliminar). Respuesta de la entidad. Se hace necesario aclarar lo siguiente

1. La entidad tiene contratada coordinadora de seguridad y salud en el trabajo a partir de septiembre de 2018, tras un periodo de vacancia del cargo prolongado entre los años 2017 y 2018 tal y como se puede evidenciar en los certificados expedidos por la Gerencia para la vigencia 2018.

2. La entidad cuenta con evidencia de capacitación en actividades como: 2.1. Capacitación en el manejo de corto punzantes 2.2. Protocolo de desinfección al personal de servicios generales 2.3. Se realizó capacitación en normas de bioseguridad y lavado de manos

Primera observación: el manifiesto de entrega de residuos químicos generados en los laboratorios a la empresa RH no contienen discriminado la cantidad de estos residuos y los contabilizan como residuos anatomopatológicos (…). Como acción de mejora la ESE implementará el formato RH1 y realizara seguimiento de los residuos a cada área en el momento de la recolección (…). La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría



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Análisis y resultado de la respuesta de la entidad. SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO, toda vez que la Entidad reconoce las debilidades que dieron origen al hallazgo administrativo y plantea acciones de mejora que podría implementar para cada uno de los aspectos y debilidades analizadas en la observación. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad documente en un plan de mejoramiento la acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar. Observación administrativa No.9 Falta de operatividad del Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria.

(Ver contenido de observación en la página 25 del informe preliminar). Respuesta de la entidad.

Se acepta la observación administrativa

Análisis y resultado de la respuesta de la entidad. SE SOSTIENE LA OBSERVACIÓN CONFIGURÁNDOSE EN HALLAZGO ADMINISTRATIVO, toda vez que la Entidad acepta la observación administrativa. Así las cosas, se hace necesario que la Entidad documente en un plan de mejoramiento la acciones a implementar para prevenir que la misma se vuelva a presentar.

Solicitud de proceso administrativo sancionatorio

Se solicita iniciar Proceso Administrativo Sancionatorio en contra de la ESE Hospital La Misericordia de Calarcá a por incumplimiento de 8 acciones de mejoramiento, relacionadas con el factor ambiental y por lograr tan solo una efectividad del 23% del plan de mejoramiento evaluado (del factor ambiental), como se describe a continuación: (Ver contenido de la solicitud en la página 58 del informe preliminar) Respuesta de la Entidad



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SE SOLICITA PERIODO DE GRACIA ANTES DE TERMINAR LA VIGENCIA 2019 PARA REALIZAR LAS ACTIVIDADES Y DAR CUMPLIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

La solicitud se hace de manera respetuosa, justificados en que si bien la ESE, entiende la responsabilidad de la Contraloría frente al tema ambiental, de igual manera acude al principio de solidaridad toda vez que el plan de mejoramiento no da cumplimiento por razones de peso que no son controlables, estas razón de carácter interno: Es decir déficit presupuestal y situación financiera más exactamente alto grado de iliquidez, agudizada en los últimos tres años.

La respuesta completa puede ser consultada en el expediente de la presente auditoría

Análisis y resultado de la respuesta de la entidad En cuanto a la solicitud que realiza la ESE de un periodo de gracia antes de terminar la vigencia 2019 para realizar las actividades y dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento, nos permitimos indicar que las acciones que fueron evaluadas y corresponden al factor ambiental, en su mayoría fueron producto de la auditoría regular realizada por la Contraloría en el año 2017 y que fue reprogramada en el plan de mejoramiento suscrito por la ESE en diciembre del 2018, adicionalmente, tenía como plazo máximo de cumplimiento 30 de mayo de 2019. En tal sentido, estas acciones deberán ser nuevamente reprogramadas y suscritas en el plan de mejoramiento, como se definió en el capítulo “EVALUACION PLAN DE MEJORAMIENTO” ítem “Conformación del nuevo Plan de Mejoramiento” en la página 56 del informe preliminar. Teniendo en cuenta los argumentos expuestos por la Entidad SE SOSTIENE LA SOLICITUD DE PROCESO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO, toda vez que la ESE no desvirtúo el incumplimiento las 8 acciones de mejora relacionadas con el factor ambiental, las cuales fueron suscritas por la entidad en los Planes de Mejoramiento producto de auditorías regulares realizadas por éste Órgano de Control.



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6. TIPIFICACIÓN DE HALLAZGOS

Cuadro No.12 Consolidado de Hallazgos

Tipo Cantidad Valor

(en pesos)

1. Administrativos 9

1.A Con incidencia fiscal 1 $3.375.852

1.B Con incidencia disciplinaria 4

1.C Con incidencia penal 0

2 Solicitud de proceso administrativo sancionatorio 1

Cuadro No.13 Matriz detalle tipificación de Hallazgos

No. Observación Administrativ

a Cuantía

Incidencias

F S D P

1 Archivo de los expedientes contractuales. Pág. 10

X X

2 Plan anual de adquisición. Pág. 11 X X

3 Principio de planeación contractual, estimación del valor del contrato. Pág. 12

X X

4 Desorden en el proceso de contratación. pág. 15

X

5 Sobrecostos en la resolución de compra 2018 – 037. pág. 16

X $3.375.852 X

6 Seguridad social de los contratistas. pág. 19 X X

7 Infraestructura y legalización de los centros de salud administrativos por el Hospital la Misericordia. pág. 21

X

8 Plan de gestión integral de residuos sólidos. pág. 24

X



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No. Observación Administrativ

a Cuantía

Incidencias

F S D P

9 Grupo administrativo de gestión ambiental y sanitaria. pág. 25

X

10 Solicitud de proceso administrativo sancionatorio por incumplimiento de acciones de mejoramiento. pág. 53

X X

TOTALES 10 1 1 4

Firmas equipo auditor: Profesional Universitario Líder de Auditoria

Profesional Universitario Profesional Universitario

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