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EVALUACIÓN Y CONTROL

INFORME DE AUDITORIA

Código: ANSV-ECO-FO-04 Versión: 00 Fecha: 2018-04-16

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N.º OCI-2019-035

AGENCIA NACIONAL DE SEGURIDAD VIAL

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

PERIODO EVALUADO JULIO A OCTUBRE DE 2019

Elaborado Noviembre de 2019





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Tabla de Contenido

INFORMACIÓN GENERAL ..................................................................................................................... 3

OBJETIVO ............................................................................................................................................... 3

ALCANCE ................................................................................................................................................ 3

MARCO LEGAL ....................................................................................................................................... 3

RESULTADOS INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO .................... 4

1.AMBIENTE DE CONTROL……………………………………………………………………………………... 4

2.GESTIÓN DE RIESGOS DE LA ENTIDAD…………………………………………………………………..20

3.ACTIVIDADES DE CONTROL…………………………………………………………………………………23

4.INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN………………………………………………………………………….24

5.MONITOREO Y SUPERVISIÓN……………………………………………………………………………….31

RECOMENDACIONES GENERALES ................................................................................................... 36





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INFORMACIÓN GENERAL

Tipo de Informe: Informe de Ley Destinatarios: Luís Felipe Lota, Director General Carine Pening Gaviria, Secretaria General Sonia Patricia Cruz Ortega, Jefe Oficina de Planeación Página Web de la Agencia Nacional de Seguridad Vial Fuente de Información: Información suministrada por las áreas de: Talento Humano, Oficina

Asesora de Comunicaciones, Oficina Asesora de Planeación, Atención al Ciudadano, TICS, GIT servicios administrativos, GIT gestión documental, GIT gestión financiera, oficina jurídica, direcciones técnicas de coordinación interinstitucional, comportamiento, infraestructura y vehículos y el observatorio nacional de seguridad vial.

Emitido por: Orlando Correa Núñez Asesor con funciones de Control Interno Auditor: Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo Profesional Especializado OCI OBJETIVO Evaluar el estado del Sistema de Control Interno (SCI) de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, de acuerdo con la estructura del Modelo Estándar de Control Interno (MECI) definida en la séptima dimensión "Control Interno" de la Guía Técnica del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG V2. ALCANCE La evaluación se abordará desde los cinco componentes del Sistema de Control Interno y de acuerdo con las responsabilidades en relación con las líneas de defensa del MECI, validando su desarrollo y alcance en el periodo de julio a octubre de 2019. MARCO LEGAL

• Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011

• Decreto 1499 de 2017

• Artículo 2.2.23.2 del Decreto 1083 del 2015

• Actualización del Modelo Estándar de Control interno-MECI, adoptada mediante el Documento Marco General del Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG V2





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RESULTADOS INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO El objetivo del MECI es proporcionar una estructura de control de la gestión que especifique los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de parámetros necesarios en cuanto a las acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo, en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral1 A continuación, se presentan los aspectos y productos en los que ha avanzado la ANSV, por cada componente Modelo Estándar de Control Interno: 1. AMBIENTE DE CONTROL

Asegurar un ambiente de control que le permita a la ANSV disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del Control Interno, requiere del compromiso, liderazgo, de la alta dirección, del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, entre otros. Teniendo en cuenta que el ambiente de control se fortalece a partir del desarrollo de las dimensiones de Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados y Talento Humano, para el periodo de evaluación se ejecutaron las siguientes actividades:

• El código de Integridad El código de Integridad de la ANSV fue adoptado mediante Resolución No. 791 del 23 de noviembre de 2018. Como estrategia de socialización se informa por parte del Grupo de Talento Humano que este documento está publicado en la extranet, situación que la fecha no fue posible su verificación puesto que no fue posible su acceso por estar en actualización esta herramienta, sin embargo, como una manera de propiciar su internalización, el 27 de junio del año en curso, en el marco del día del servidor público, se llevó a cabo un taller de sensibilización en los valores que componen el mencionado Código.

Oportunidad de Mejora

Es necesario que en la planeación de actividades para el año 2020, el grupo de Talento Humano incluya temas relacionados con la implementación, herramientas y actividades de

1 Manual Operativo Sistema de Gestión – Modelo Integrado de Planeación y gestión - MIPG





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seguimiento al código de integridad de la Entidad. Para tal fin se puede apoyar en los documentos que brinda la Función Pública en la caja de herramientas dispuesta para tal fin.

• Conflicto de Intereses

En lo relacionado con el manejo de conflictos de intereses y otros estándares éticos y de comportamiento, el 12 de junio de 2019 se llevó a cabo la elección de los nuevos integrantes de los comités de convivencia laboral y el Comité Paritario de Seguridad y Salud en Trabajo COPASST que se encuentran en funcionamiento desde el mes de julio de 2019, así mismo, se asistió al taller de conflicto e intereses y dilemas éticos que dictó el departamento Administrativo de la Función Pública el 15 de agosto de 2019 y charla sobre acoso laboral el 17 de octubre de 2019.





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• Línea de Denuncia

El grupo de atención al ciudadano en la página web de la ANSV en el enlace PQRS, cuenta con un formulario el cual incluye el ítem denuncias, allí los ciudadanos pueden registrar la información de su requerimiento y si es el caso presentar la denuncia correspondiente. También se cuenta con el canal presencial y el buzón de sugerencias que presta además el servicio de recepción de denuncias, sin embargo, no se cuenta con una línea de denuncia como tal.

• Asignación de responsabilidades líneas de defensa MIPG

En cuanto a la asignación de responsabilidades en las diferentes líneas de defensa establecidas en el MIPG, se adelantó borrador de resolución por la cual se establece la metodología y las competencias al interior de la Agencia Nacional de Seguridad Vial ANSV, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1712 de 2014. Se asignó el área responsable de suministrar la información acorde a la subcategoría y descripción de cada componente, este proyecto de resolución se encuentra en trámite de revisión y firma.

• Planes y Programas

- Proyectos de Inversión Para el 2019 la ANSV inscribió cuatro (4) proyectos de inversión, uno por cada área misional en los cuales se detallan acciones encaminadas a cumplir los objetivos establecidos por la Entidad. Así mismo, se formuló un proyecto adicional “Fortalecimiento institucional de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV – 2019”, con el fin de cubrir las actividades transversales que se requieren. El avance del desarrollo de cada uno de estos proyectos se resume en el siguiente cuadro:

Proyecto inversión No. Proyecto Valor

Avance

Responsable

Físico Gestión Financiero





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Proyecto inversión No. Proyecto Valor

Avance

Responsable

Físico Gestión Financiero

Fortalecimiento institucional de la Agencia Nacional de Seguridad Vial – ANSV – 2019

2018011000399 $ 8.000.000.000 38% 0 100% Secretaria General

Mejoramiento de los componentes de seguridad vial que constituyen la infraestructura vial, vehículos y el servicio de transporte.

2018011000772 $ 12.486.000.000 78% 50% 100% Dirección Técnica de

Infraestructura y Vehículos

Aplicación de medidas en el comportamiento humano para la movilidad segura nacional

2018011000807 $ 50.600.000.000 44% 5% 100% Dirección de

comportamiento

Desarrollo del Sistema de información del Observatorio Nacional de Seguridad Vial

2018011000398 $ 13.700.000.000 0 0 100% Dirección ONSV

Fortalecimiento de la capacidad técnica, gestión e implementación de la Política Pública de Seguridad Vial

2018011000818 $ 59.150.000.000 90% 0 100% Dirección de Coordinación

Interinstitucional

Fuente: https://spi.dnp.gov.co/Consultas/ConsultaProyectos.aspx?id=img_Proyectos

Las cifras anteriormente descritas corresponden a las registradas en el sistema SPI del DNP. El % de avance financiero de cada proyecto es debido a la vinculación con el SIIF Nación el cual, al hacer el traslado de estos recursos a la fiducia, se reportan como ejecutados al 100%.

- Plan de Acción 2019 De las 72 actividades planteadas en el Plan de Acción 2019 de la ANSV, con corte al 31-Oct-2019, presentan un avance físico del 38%, en donde la mayor ejecución se presenta en el área del Asesor con Funciones de Control interno con el 100%, Grupo de Gestión del Talento Humano con el 91%, Oficina Asesora de Comunicaciones con el 86%, Oficina Asesora Jurídica y Grupo de Gestión Contractual con el 83%; Oficina Asesora de

https://spi.dnp.gov.co/Consultas/ConsultaProyectos.aspx?id=img_Proyectos





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Planeación 77%; Dirección de Coordinación Interinstitucional 75%; Grupo de Atención al Ciudadano 74%, Secretaría General 67%; TIC 60%, Dirección de Comportamiento 40%, el resto de áreas por debajo del 40%. Para el corte a 30 de septiembre de 2019, se reporta un 7% de avance financiero equivalente a $10.509.204.830, cifra conciliada con la fiducia y cuya fuente de información es el grupo de gestión financiera.

- Planes Decreto 612 de 2018

En la página web de la Entidad https://ansv.gov.co/Transparencia numeral 6.4, se encuentran registrados los planes que integran el MIPG, cuyo avance se relaciona a continuación:

https://ansv.gov.co/Transparencia%20numeral%206.4





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Plan Institucionales

Proceso Responsable Valor Ejecutado % de

ejecución Actividades desarrolladas

Plan institucional de

Archivos de la entidad -

PINAR

Gestión Documental

Secretaría General

(Grupo de Gestión

Documental)

0 15%

Presentación de las TRD al Archivo General de la Nación, las cuales fueron devueltas para realizar ajustes

y presentadas a más tardar hasta el 03 de diciembre de 2019. Las demás actividades están programadas

para ejecución de acuerdo con el objeto del contrato 115 de 2019.

Plan Anual de Adquisiciones

Gestión de recursos

financieros

Oficina Asesora de

Planeación y Grupo de Servicios

Administrativos

$ 3.939.972.779 93%

Las actividades que se encuentran con una ejecución del 100% - Prestación de servicios profesionales de asesoría y capacitación en materia de contractual para la

Agencia Nacional de Seguridad Vial. - Prestación de servicios profesionales especializados para asesorar, soportar y acompañar

jurídicamente a la comisión negociadora del sindicato de la ANSV. - Adquisición de elementos de oficina, papelería y Útiles de escritorio. - Contratar la prestación de servicios para realizar los exámenes médicos ocupacionales de ingreso,

periódicos, así como los exámenes de laboratorio a los funcionarios de la agencia nacional de seguridad vial.

- Contratar la inscripción de unos funcionarios de la agencia nacional de seguridad vial para asistir al XI congreso nacional de presupuesto público a realizarse los días 6,7 y 8 de junio de 2019 en atención a las necesidades de entrenamiento en el resto de trabajo y conforme a especificaciones técnicas descritas.

- Contratar servicios de capacitación en supervisión de contratos. - Contratar diplomado en temas financieros. - Contratar los Seminarios taller de informe de auditoría y control interno, y Construcción del mapa de

aseguramiento a partir de las 3 líneas de defensa. - Prestación de servicios integrales para realizar actividades, culturales, lúdicas, deportivas, recreativas y

formación para los servidores y sus familias previstas en el programa de bienestar social y del sistema general de estímulos de la ANSV.

- Prestación de servicio integral de correo certificado nacional y urbano incluye suministro de counter. - Adquisición de programa de seguros para la entidad. - Servicio de suministro combustible y lubricantes para el parque automotor. - Servicios de seguridad y vigilancia. - Servicio de arrendamiento de bienes muebles e inmuebles- aplicación de área arrendada. - Prestación integral del servicio aseo. - Constituir un patrimonio autónomo en donde se recaudarán, administrarán e invertirán los recursos del

Fondo Nacional de Seguridad Vial, fondo cuenta especial de la Agencia Nacional de Seguridad Vial, destinados a financiar el funcionamiento e inversión de dicha entidad.

- Token dispositivos eléctricos o electrónicos, componentes y suministros electrónicos.





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- Prestar los servicios de publicación en el Diario Oficial respecto de los diferentes actos administrativos proferidos por la Agencia Nacional de Seguridad Vial y que de conformidad con la Ley requiera divulgar por ese medio.

Plan Anual de vacantes

Gestión del Talento Humano

Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- 92.98%

El Plan Anual de Vacantes fue adoptado mediante la Resolución No. 029 del 31 de enero de 2019, la

planta global cuenta con 114 cargos de los cuales a 31 de octubre se encuentran 106 ocupados, al

respecto es necesario aclarar que se han atendido las actividades de provisión de cargos allí previstos,

tales como nombramientos en provisionalidad, nombramientos ordinarios, encargos entre otras situaciones

administrativas.

Plan de Previsión de

recursos Humanos


Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- 83%

Plan de Previsión de recursos Humanos. Porcentaje de ejecución 83%. Este plan fue adoptado mediante Resolución No. 030 del 31 de enero de 2019, en el cual se contemplan entre otros, el cálculo de provisión de empleos y la estimación de costos de personal derivados de lo anterior, motivo por el cual es preciso anotar que con corte a 31 de octubre de 2019 la Agencia Nacional de Seguridad Vial ha asumido en su totalidad el costo que genera la nómina de la Entidad.

Plan Estratégico de Talento Humano


Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- 83%

El PETH fue adoptado mediante Resolución No. 031 del 31 de enero de 2019, en el cual se integran todos los planes del área. Para tal efecto es preciso anotar que se han llevado a cabo diversas actividades relacionadas con el plan de bienestar, el plan de capacitación, el proceso de inducción y entrenamiento en el puesto de trabajo, el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la gestión de la plataforma SIGEP, actualización de manual de funciones de la Entidad, Constitución de comisión de personal, Comité Paritario de Salud Ocupacional y Comité de Convivencia Laboral, entre otros.





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Plan Institucional de Capacitación


Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- 29

El PIC adoptado mediante Resolución No. 033 del 31 de enero de 2019. Al respecto, se informa que se han llevado a cabo 41 capacitaciones y una actividad de entrenamiento en el puesto de trabajo, dirigidos a servidores públicos de la Entidad: Plan anticorrupción y de atención al ciudadano y planeación de acciones de participación ciudadana en la gestión, Auditorias ARY Bustamante, Sistemas de contención, Auditoria en Seguridad Vial, Nuevo código disciplinario y socialización, Plan estratégico de Seguridad Vial, Comisión de personal, Encuentro de Derecho Disciplinario, Taller de Gestión del cambio, Tablas de retención Documental, Inducción y reinducción ANSV 2019, Caracterización de los residuos sólidos generados en la ANSV, Escuela terapéutica cuello y espalda, Curso Ingles Básico Presencial, Curso virtual de MIPG, Conversatorio Participación del sector privado y autoridad para la gestión del riesgo vial, Taller de participación ciudadana en el ciclo de la gestión púbica con enfoque en derechos humanos, Código de Integridad, Seguridad vial infantil y sistemas seguros para niños, niñas y adolescentes, Contratación para temas presupuestales y similares, Derecho de petición y supervisión de contratos, Trabajo en equipo, Comunicación Asertiva, Seguridad y salud en el trabajo una mirada integral hacia el futuro laboral, Orientación en la implementación del Decreto 2011 de 2017, Taller de manejo del estrés enfocado al cambio, Cámaras de foto detección para infracciones de tránsito, Campusera MINTIC, Matriz de peligros, Programas caja de compensación compensar, Ley de Transparencia, Autocuidado y Manejo del estrés, Taller de alimentación y vida saludable, Entrenamiento Brigada de emergencia, Redacción y ortografía, Pensamiento basado en riesgos, planes y contingencia, Capacitación Gestión de riesgos y planes de contingencia, Escuela terapéutica de espalda, Taller de Acoso Laboral, Delot, Office (Excel-word) Herramientas de Microsoft. UTADO, % DE EJECUCIÓN, BENEFICIARIOS DE ESTAS CAPACITACIONES

Plan de Bienestar e Incentivos

Gestión de Talento Humano

Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- 0%

En cuanto al plan de bienestar, se llevaron a cabo las siguientes actividades:

ACTIVIDAD FECHA BENEFICIARIOS

Caminata ecológica Jornada de integración y clima organizacional

Agosto Servidores

Curso de Baile Agosto Servidores

Celebración de amor y amistad Septiembre Servidores

Mini Match trabajo en equipo Octubre Servidores

Concurso de disfraces Octubre Servidores

Olimpiadas sector Transporte octubre Servidores

Celebración niños Halloween Octubre Hijos de servidores





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El Plan de Incentivos Institucionales, adoptado con Resolución No. 032 de 2019. En septiembre de 2019 se realizó la convocatoria para la asignación de estímulos declarándose desierta la convocatoria por medio de la Resolución No. 528 del 24 de septiembre de 2019.

Plan de trabajo anual en

seguridad y salud en el

trabajo


Secretaria General

(Grupo de Talento

Humano)

- Sin

Reporte

El Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el Trabajo., adoptado mediante Resolución No.034 del 31 de enero de 2019, se informa que se han llevado a cabo las siguientes actividades:

▪ Actualización perfil sociodemográfico ▪ Actualización de la matriz de elementos de protección personal ▪ Ejecutar el Plan de Seguridad Vial ▪ Redactar documento funciones equipo investigador de accidentes ▪ Seguimiento a las recomendaciones médicas ocupacionales ▪ Capacitación (1) a la brigada de emergencia TA-, VALOR EJECUTADO, % DE EJECUCIÓN,

Plan Anticorrupción

y de Atención al ciudadano

Planeación y direccionamiento

estratégico / Servicio

al ciudadano

Oficina Asesora de

Planeación y Grupo de Atención

al Ciudadano

- 47.4%

Componente mapa de riesgos de corrupción: El avance de este componente es de 0%, dado que a la

fecha de corte del presente informe la ANSV no ha iniciado actividades respecto al cumplimento de las

metas propuestas, las cuales están para ser cumplidas a partir del mes de mayo del presente año.

Componente racionalización de tramites: La entidad no definió actividades para este componente, por lo

tanto, no forma parte de la evaluación.

Componente rendición de cuentas: Este componente tuvo un avance del 34,9%%; Este componente no

presenta avance para el periodo evaluado, mayo – agosto de 2019, en comparación con el seguimiento

anterior se mantiene un cumplimento del 34.9%. Dentro de las actividades que se han desarrollado a lo

largo de la vigencia se destacan: publicación de avances trimestrales del plan de acción 2019, Informe de

gestión del sector transporte con la participación de la ANSV, además se han publicado los boletines de

prensa, campañas en redes sociales y campañas en la página web de la Entidad. En relación con la

rendición de cuentas, tal como se indicó en el informe anterior, la entidad no ha iniciado las siguientes

actividades programada en el PAAC 2019, las cuales están previstas para ser cumplidas durante el

presente año. Además, la OCI no pudo evidenciar en el link de transparencia y acceso a la información

pública la estrategia de rendición de cuenta 2019 para identificar los mecanismos y las actividades a





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desarrollar en la presente vigencia; no obstante, se pudo evidenciar que la Oficina Asesora de Planeación

viene adelantando la estrategia de rendición de cuenta, Dicha actividad está programada para ser

cumplida el 20 de diciembre del 2019.

Componente mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: Este componente tuvo un avance del

35,7%%; En la página web de la ANSV en el link transparencia y acceso a la información Ítem 2.9

información de interés se encuentra publicado el informe de PQRSD correspondiente al primer semestre

del 2019. En la página web de la entidad en el link de Atención a la Ciudadanía, existe una encuesta para

que los ciudadanos califiquen la atención a las PQRSD. Sin embargo, no se observó una encuesta de

satisfacción del usuario en donde se evalúen los servicios prestados por la entidad, tal como se describe

en la actividad 4.3, en el PAAC 2019. En relación con los mecanismos para mejorar la Atención al

Ciudadano, la entidad no ha iniciado las siguientes actividades programada en el PAAC 2019, las cuales

están previstas para ser cumplidas en el presente año como se describe a continuación.

✓ Continuar con el mejoramiento de los canales de Atención al Ciudadano, fecha de cumplimento

30/09/2019.

✓ Caracterización de usuarios, fecha de cumplimento 30/10/2019.

Componente mecanismos para la transparencia y acceso a la información: Este componente tuvo un

avance del 59,5%; Este componente está estructurado por 5 subcomponentes (5.1 Lineamientos de

Transparencia activa (100%), 5.2 Lineamientos de Transparencia Pasiva (0%), 5.3 Elaboración de

instrumentos de Gestión de la Información (50%), 5.4 Criterio diferencial de accesibilidad (0%), 5.5

Monitoreo al acceso de la información pública (66.6%). El componente en su conjunto presenta un avance

del 59.3%. Control Interno hizo un seguimiento al cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 link de

Transparencia y acceso a información pública de la página web de la ANSV y de acuerdo con la

verificación realizada, se observó que la página web no cumple con todos los criterios establecidos de la

siguiente manera:

Categorías que se encuentran desactualizadas: 2.8. Información Niños y Niñas (a). 2.9. Información

Adicional (a). 6.1 Políticas, lineamientos y manuales (c). 6.5 Participación en la formulación de políticas

(c). 8.1 Publicación de la información contractual (a). 8.2 Publicación de la ejecución de contratos (a). 10.7

Registro de publicaciones (a,b). 10.9 mecanismo para presentar quejas y reclamos (a). 10.10 Informe de

Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información (a,b,c,d,e). 11.2

Divulgación de los canales para la recepción de las solicitudes de información pública (a). 11.4 Formulario





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para la recepción de solicitudes de información pública (f).

Categorías no publicadas: 1.4 Correo electrónico para notificaciones judiciales (d). 2.1 Datos abiertos (a,b).

2.7 Calendario de actividades (a). 6.1 Políticas, lineamientos y manuales (d,e,f). 10.1 Información mínima.

10.2 Registro de Activos de Información (a,b,c,d,e,f,g,h,i).10.3 Índice de Información Clasificada y

Reservada (a,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k,l,m,n,o). 10.4 Esquema de Publicación de Información (a,b,c,d,e,f,g,h,i,j,k).

10.6 Tablas de Retención Documental (a). 11.1 Medios idóneos para recibir solicitud de información

pública (e). 11.3 Seguimiento a las solicitudes de información pública (a). 11.4 Formulario para la recepción

de solicitudes de información pública (d,j,n,o,u,w,x,y). El detalle de la evaluación se presenta en el anexo

No 2.

Con relación a la actividad denominada “seguimiento a la gestión de las solicitudes de información

(PQRSD) de acuerdo con los términos”, se observa que aún se presentan solicitudes de ciudadanos

contestadas fuera de términos.

Plan estratégico de tecnologías

de la información y

las comunicaciones

PETI

Gestión TIC Secretaría General

(Grupo Tics) - 15%

Publicación de los servicios web a través de la página www.ansv.gov.co y el micrositio del Observatorio Nacional de Seguridad Vial. Para apoyar la gestión documental de la ANSV se implementó el sistema ORFEO. Para apoyar el Sistema de Gestión de Calidad se da continuidad al sistema DELOT. Se apoya la divulgación de campañas de concientización institucional utilizando la plataforma de correo electrónico y fondos de pantalla. Se efectuaron contrataciones de prestación de servicios profesionales para apoyo al cumplimiento de las políticas de Gobierno Digital y Seguridad de la información. Se han adelantado proceso de contratación para adquisición de bienes y servicios TI (hardware, software y servicios) para apoyar la gestión de la entidad. Se están adelantado reuniones con las Dependencias de la ANSV con el fin de identificar necesidades de bienes y/o servicios TI, a partir de las cuales se han hecho exploraciones en el mercado para encontrar soluciones que puedan satisfacer dichas necesidades.





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Plan de tratamiento de

riesgos de seguridad y

privacidad de la información


(Grupo Tics) - 5%

Se realizó diagnóstico del Plan de riesgos de seguridad y privacidad de la información que esta publicado en la página web de la ANSV, el cual evidenció que este Plan no está alineado con los objetivos estratégicos y necesidades actuales de la entidad. La implementación de este plan se ha visto rezagada por cuanto no se contaba con personal de apoyo para el desarrollo de esta. Se realizó contrato de prestación de servicios profesionales, desde el 2 de octubre se incorpora a un profesional que desempeña el rol de Oficial de Seguridad de la Información desde el Grupo TIC de la Secretaria General.

Plan de Mantenimiento

de Servicios Tecnológicos


(Grupo Tics) - 50%

Se está realizando el mantenimiento de los computadores asignados a los colaboradores de la Entidad que cuentan con soporte y garantía. Para los equipos que no cuentan con soporte y garantía se está estructurando el respectivo proceso de contratación.





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• Implementación del MIPG En la ANSV se ha venido implementando el MIPG, iniciando con la conformación del Comité Institucional de Gestión y Desarrollo mediante resolución 099 del 14-03-20149, así mismo la oficina Asesora de Planeación mediante comunicado del 05-07-2019 solicita el diligenciamiento del autodiagnóstico por parte cada una de las áreas involucradas.

A la fecha se han presentado avances en las dimensiones de Talento humano en cuanto a la identificación de los valores del servidor público, en el direccionamiento estratégico y planeación en cuanto a la formulación de planes, programas y proyectos, avances en la dimensión de gestión con valores con las directrices para la atención al ciudadano y acceso a la información. En cuanto a la dimensión del información y comunicación, flujo de información tanto interna como externa, contando con canales de comunicación acordes a la capacidad organizacional, estableciendo la TRD tablas de retención documental las cuales son enviada para su convalidación al AGN, presentando observaciones de ajuste la remitirse a más tardar el 03 de diciembre de 2019. Con lo previsto en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información se ha venido desarrollando la dimensión de información y comunicación.

La ANSV cuenta con procesos, procedimientos que se desarrollan en la actividades y puntos de control, así como mecanismos para la prevención y evaluación, contribuyendo a generar una cultura de organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua. Para tal fin se ha fortalecido el Sistema de Control interno a través de sus componentes donde se especifica los elementos necesarios para construir y fortalecer el Sistema de Control Interno, a través de parámetros necesarios (autogestión) para que las entidades establezcan acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura de su mejoramiento continuo (autorregulación), en la cual cada uno de los servidores de la entidad se constituyen en parte integral (autocontrol), diseñando y manteniendo el Modelo Estándar de Control Interno – MECI a través de sus cinco componentes y asignando responsabilidades a cada uno de los servidores, acorde con el esquema de las líneas de defensa.

Es imponerte tener en cuenta que la implementación del MIPG genera mayor confianza, genera un cambio cultural y ayuda a cumplir eficazmente con las funciones asignadas, es por ello que se debe continuar con su implementación y priorizando en las 17 políticas que debe contener, las actividades descritas en los documentos emitidos por el DAFP y en especial temas como el diseño de indicadores, lineamientos para la administración del riesgo, formulación de planes, gobierno y seguridad digital, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, evaluación (gestión del riesgo, percepción de los grupos de





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valor y autodiagnóstico), administración de archivos y gestión documental, herramientas para el uso, apropiación y generación del conocimiento ente otro temas.

• Plataforma Estratégica La ANSV ha venido trabajando en la construcción de las estrategias del Plan Nacional de Desarrollo - PND con los distintos actores de la Entidad, el Ministerio de Transporte y el DNP, lo anterior con el fin que los proyectos, planes y programas estén enmarcados los objetivos y metas del PND, para esto, se cuenta con el documento borrador “Plan Estratégico de la Agencia Nacional de Seguridad Vial 2019 – 2022 “Pacto por Colombia-Pacto por la Equidad”.

• Plan de Acción Áreas Misionales

- Dirección técnica de comportamiento Formación y capacitación: Sensibilización en seguridad vial con 114 militares del Ejército Nacional el 23 de agosto de 2019. Durante los meses de septiembre y octubre en el marco de la estrategia "La Seguridad Vial se toma tu ciudad" se realizaron 14 talleres en vía con miembros de la Policía Nacional, Ditra, ESMAD en las ciudades de Neiva, Montería, Pereira, Cali, Manizales, Bucaramanga, Barranquilla, Sogamoso, Cali, Armenia y Medellín con la participación de 811 motociclistas. Así mismo en el mes de septiembre se inició la estrategia territorial "La Seguridad Vial se toma tu ciudad", se realizó en las ciudades de Neiva, Montería, Chiquinquirá y Bucaramanga con la participación de 1.628 personas capacitadas. Durante el mes de octubre se realizaron las actividades de esta estrategia en las ciudades de Barranquilla, Sogamoso, Cali, Armenia y Medellín con la participación de 733 personas entre autoridades locales, ciclistas, adultos mayores, conductores de transporte público de pasajeros y representantes de empresas. Asistencia Técnica: La ANSV ha venido participando en las mesas del Sector Transporte, desarrolladas y lideradas por el Ministerio de Trabajo, en las cuales se han tratado 2 tremas principalmente; las modificaciones regulatorias a los Planes Estratégicos de Seguridad Vial, y la implementación de una mesa específica con el sector de usuarios de motocicleta. La primera mesa se desarrolló el pasado 31 de octubre de 2019, y se planea realizar una mesa con la participación de más Stakeholders durante el mes de noviembre del año en curso. Se propone como una estrategia que permite a los colegios o instituciones educativas conformar un plan en tanto instrumento de organización y proyección de acciones y gestiones alrededor de la promoción de la movilidad segura de la comunidad educativa y la prevención de siniestros viales en entornos escolares.





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Acciones en vía: Desde el mes de junio y hasta el mes de agosto 2019, se dispuso de tres (3) puntos seguros de inspección y dos (2) de bienestar a conductores: Ruta trasversal 40, tramo 06 entre Bogotá y Villavicencio, ruta 62 Tramo 11 entre Sogamoso y Aguazul, Puente helicoidal en la Ruta 40, Tramo 03, ruta trasversal 40: Bogotá - Ibagué - Armenia, en el intercambiador Américas (Calarcá) y ruta 55 Bogotá - Duitama; ruta 62 Duitama – Sogamoso. Estudios e Investigaciones: Caracterización Seguridad Vial, estudio sistema sancionatorio. Acciones con motociclistas: Taller: “Motociclistas líderes por la seguridad vial” El 10 de julio se realizaron 2 talleres en la ciudad de Cali con la participación de 12 asistentes y un taller con líderes ciclistas con la participación de 29 asistentes. El 24 de julio se realizó en la ciudad de Medellín 4 talleres con la participación de 22 asistentes; taller con líderes ciclistas con la participación de 17 asistentes; taller con niños, niñas y adolescentes con la participación de 33 estudiantes y el taller con docentes con la participación de 101 asistentes. El 25 de julio se realizó en Bucaramanga 4 talleres con la participación de 21 asistentes; taller con líderes ciclistas con la participación de 6 asistentes; taller con niños, niñas y adolescentes con la participación de 29 estudiantes y el taller con docentes con la participación de 90 asistentes. El día 31 de Julio se realizó Encuentro de Saberes Ciudad Escuela en la ciudad de Barranquilla con 58 docentes participantes y 28 estudiantes. El 14 de agosto se realizó el Encuentro de Saberes en Bogotá con 135 docentes y 35 estudiantes participante y el 20 de agosto se realizó el encuentro de saberes en la ciudad de Cali con 11 docentes participantes y 27 estudiantes. En cuanto a las dificultades que se han presentado para el cumplimiento de las acciones establecidas en el plan de acción de la Dirección Técnica de Comportamiento se encuentran los cambios de administración que no han permitido la continuidad de los procesos, los tiempos de revisión en cada una de las instancias previstas para ello (Dirección General, Secretaria General y Contratos), los tiempos para el cumplimiento de las directivas presidenciales de austeridad 03 y 09 de 2018, referente a la publicación de los procesos de contratación en SAMMI.

- Observatorio Nacional de Seguridad Vial Con el fin de controlar la gestión en la implementación del PNSV, verificar el cumplimiento de las metas, evaluar los resultados obtenidos y tomar decisiones que permitan mejorar la Seguridad Vial del país, se evaluó los siguientes indicadores con corte a 30 de septiembre de 2019: 1. Número de víctimas fatales por accidentes de tránsito en Colombia. 2. Tasa de mortalidad por cada 100.000 habitantes por accidentes de tránsito en Colombia. 3. Número de víctimas fatales en condición de motociclista por





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accidentes de tránsito. 4. Número de víctimas fatales en condición de peatón por accidentes de tránsito. 5. Número de personas con lesiones no fatales por accidentes de tránsito.

MEDICIÓN DE INDICADORES DEL PNSV ENERO –SEPTIEMBRE 2019 (preliminar)

INDICADORES META AÑO 2019

PNSV META ENERO –SEP 2019 PNSV

CIFRA ENERO-SEP 2019 INMLCF

(*)

EXCESO SOBRE LA META ONSV

Total Fallecidos 4.738 3.553 4.761 34%

Tasa PCCH 9,81 7,36 9,86 34%

Motociclistas 1.637 1.227 2.476 102%

Peatones 1.563 1.172 1.073 88%

Lesionados 34.156 25.617 25.476 -0.55%

Cálculos propios realizados por el ONSV con base en los datos del Instituto Nacional de Medicina Legal y ciencia Forenses 2019, cifra preliminar ene-sept 2019 sujeta a cambios por actualización de la fuente primaria

• Estudio prospectivo para la seguridad vial al 2030

La ANSV dio inicio al estudio de prospectiva institucional con el fin de “analizar el futuro de la seguridad vial al 2030 para consolidar, tanto el plan estratégico de la agencia (ANSV), como también fortalecer su propuesta de política pública anticipatoria”. El cual se diseñó para ser desarrollado en las siguientes fases:

Este estudio continúa con un avance del 50% en su segunda fase, lo cual permite establecer un cambio de enfoque respecto a la priorización de variables que evidencien el fin último o propósito de cualquier gestión que debe ser ante todo la seguridad vial de los usuarios vulnerables y laborales.

• Requerimiento Comisión Nacional de Servicio Civil - CNSV

Para la provisión de cargos de carrera administrativa, la CNSC solicita mediante correo electrónico del 12-07-2019 solicita reportar a más tardar el 25-07-2019 las vacantes definitivas de los empleos de carrera administrativa, identificando cuales están siendo desempeñados con personal vinculado mediante nombramiento provisional antes de diciembre de 2018 y cuyos titulares les falte (3) años o menos para causar el derecho a la pensión de jubilación. La ANSV reportó la OPEC en la plataforma del Sistema de Igualdad y Apoyo a la Oportunidad – SIMO de la CNSC el 25 de octubre de 2019. Respecto de los recursos





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para financiar el proceso de convocatoria a concurso público de méritos, se solicitó incluirlos dentro del presupuesto para la vigencia 2020.

2. GESTIÓN DE RIESGOS DE LA ENTIDAD

Siendo un proceso dinámico e interactivo que le permite a la entidad identificar, evaluar y gestionar aquellos eventos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de los objetivos tanto institucionales como por proceso, debe estar liderado por el equipo directivo y de todos los servidores de la ANSV.

• Política de administración del riesgo Se presenta documento borrador “Guía para la Administración del Riesgo” la cual incluye la política de administración del riesgo, roles y responsabilidades, mapa de riesgos institucional entre otros temas. Actualmente la guía y política se encuentra en proceso de ajuste final para su formalización.

• Mapas de Riesgos

Para la identificación de los riesgos institucionales y por proceso, la entidad se encuentra realizando la contextualización y de conocimiento de los 19 procesos que componen la operación de la entidad, con el propósito de proceder con la identificación y análisis de los riesgos a que éstos puedan estar expuestos.

Se han llevado a cabo capacitación con los funcionarios de la entidad sobre pensamiento estratégico basado en riesgos y plan de contingencia el 27-09-2019 con la asistencia de 30 funcionarios de las diferentes áreas.

Es importante tener en cuenta que la política de administración de riesgos y la matriz de riesgos por proceso publicada en la página web de la entidad no ha sido actualizada dese el 2018.

• Riesgos materializados

No es posible determinar si existió la materialización o no de los riesgos tanto de gestión como de corrupción puesto que no existe un procedimiento para el reporte de eventos de riesgo materializados.





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• Mapa de Riesgos de Corrupción

La OCI realizó seguimiento a las actividades consignadas en el mapa de riesgos de corrupción con corte al 30 de agosto de 2019, cuyo producto de este seguimiento se evidenció:

- La política de administración del riesgo no está aprobada por la alta dirección y no

se encontró evidencia que se le esté haciendo seguimiento a la misma.

- Se reiteran las observaciones realizadas en los anteriores informes presentados con corte a agosto y diciembre de 2018 en cuanto a que no es posible determinar si existió la materialización o no de los riesgos de corrupción puesto que no existe un procedimiento para el reporte de eventos de riesgo materializados que permita conocer el suceso de manera oportuna; tan solo en la guía para la administración del riesgo se especifica “En el evento de materializarse un riesgo, es necesario realizar los ajustes necesarios tales como: Informar a las autoridades de la ocurrencia del hecho de corrupción, revisar el mapa de riesgos de corrupción, en particular las causas, riesgos y controles, verificar si se tomaron las acciones y se actualizó el mapa de riesgos de corrupción y realizar un monitoreo permanente”.

- Teniendo en cuenta la definición de causa como todos aquellos factores internos y

externos que solos o en combinación con otros, pueden producir la materialización de un riesgo, la OCI evidenció que las causas identificadas para los riesgos de corrupción no están claramente definidas por lo tanto no permite incorporar controles efectivos para mitigar los riesgos de corrupción.

- En cuanto al diseño e implementación de controles para mitigar de manera

efectiva las causas que hacen que el riesgo se llegase a materializar, no están reflejadas tal como se pudo evidenciar y quedó registrado en la revisión realizada por la OCI, especialmente en cuanto a no tener definido el responsable de llevar a cabo la actividad de control, no se especifica la periodicidad para su ejecución, no se indica cual es el propósito del control, qué pasa con las observaciones o desviaciones resultantes de ejecutar el control y en la mayoría de los controles no se cuenta con las evidencias que soporten su implementación.

- En cuanto a las capacitaciones y/o sensibilizaciones como actividades de control,

no aportan considerablemente a evitar que estos riesgos se puedan materializar, puesto que no se cuenta con la verificación de la efectividad de estas capacitaciones.





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- El archivo publicado en la página web (matriz de riesgos de corrupción), no tiene identificada fecha de emisión o de suscripción, ni definido el medio de aprobación que permita establecer la versión oficial del mismo.

Oportunidad de mejora:

▪ Acorde a los lineamientos establecidos en la guía de riesgos, es importante que la Alta Dirección de la ANSV con la participación del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, establezca y apruebe la Política de Administración del Riesgo.

▪ Es importante revisar y actualizar la política y la guía de admiración de riesgos, con el fin

de determinar aquellos aspectos que de acuerdo con los lineamientos de la guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades púbicas – riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital V-4 de octubre de 2018, aún no han sido incorporados.

▪ De acuerdo con los resultados del análisis de las causas de los riesgos de corrupción, es

prioritario determinar las situaciones que pueden llegar originar prácticas corruptas, con el fin de establecer los factores internos y externos y definir los agentes generadores de estos riesgos.

▪ En cuanto al diseño e implementación de controles, se recomienda tener en cuenta los

aspectos mínimos requeridos y que a los mismos se haga el respectivo seguimiento para así poder evidenciar su efectividad.

▪ Para facilitar la identificación de un riesgo de corrupción y evitar que se presenten

confusiones con los riesgos de gestión, tener en cuenta las directrices de la función pública en cuanto a la definición y los componentes requeridos para estos.

▪ En cuanto a las técnicas establecidas para la redacción de riegos se recomienda seguir

las indicaciones en cuanto a no iniciar con palabras negativas o con palabras que denoten un factor de riesgo (causa), situación evidenciada para 9 de los 12 riesgos de corrupción identificados en la Entidad.

▪ Se reitera la sugerencia del pasado informe de seguimiento en cuanto a “Crear un

proceso o procedimiento que contemple: 1.) El reporte de los riesgos que se materializan (Reporte de eventos de riesgo materializados), 2.) la investigación y/o análisis de las causas de su ocurrencia y 3.) la definición de las acciones de prevención y/o corrección a seguir según el caso”.





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3. ACTIVIDADES DE CONTROL Actividades implementadas en los diferentes niveles de la ANSV para apalancar el logro de los objetivos tanto institucionales como por procesos, estas actividades forman parte de las políticas y procedimientos establecidos y que ayudan a asegurar la correcta administración de los riesgos. Para el periodo evaluado, la entidad presento la siguiente gestión en cuanto a la implementación de actividades de control:

• Modelo de Operación por Procesos Acorde con la estructura de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión -SIG, a octubre 31 de 2019, se han actualizado procedimientos y formatos, se han implementado nuevos formatos. En el sistema Delot se encuentran alojados 308 documentos, 37 de ellos han tenido un ajuste, 5 un segundo ajuste, 3 un tercer ajuste y 1 un cuarto ajuste.

• Políticas de Operación

La entidad cuenta con los manuales de atención al ciudadano, supervisión e

interventoría, de administración de bienes y de pagos, manual de defensa Judicial,

manual de cobro coactivo. Los manuales de contratación derivada y de supervisión e

interventoría, se actualizaron en los meses de julio y octubre de 2019 respectivamente,

quedando en la versión 2 de cada uno de ellos.

• Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Para el periodo evaluado, el comité de gestión y desempeño se reunió en 23-08-2019 tratando temas como la revisión por la dirección efectuada a los sistemas de gestión certificados en la entidad, seguimiento y ajustes al plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la república, reporte al avance en la implementación del índice de transparencia activa ITA

• Gobierno Digital y seguridad Digital Establecida mediante el Decreto 1008 de 2018, en el componente transversal de seguridad de la información (MSPI), la agencia presenta un avance del 19%.





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La implementación de Gobierno y Seguridad Digital se ha visto rezagada por cuanto no se contaba con personal de apoyo para el desarrollo de esta, siendo así, que para apoyar la implementación de esta política se incorporan al Grupo TIC de la Secretaria General los ingenieros Yesid Rodríguez y Diego Ramírez, desde el día 10 y 02 de octubre de 2019 respectivamente.

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Este componente del MECI, logra identificar, capturar y comunicar la información necesaria para que los servidores puedan llevar a cabo sus responsabilidades empleando los medios y tiempos oportunos, se requiere manejar la información tanto interna como externa necesaria, para la toma de decisiones y para generar los informes externos confiables.

• Gestión Documental Mediante la Resolución 149 del 16-04-2019 se aprueban los instrumentos archivísticos: Tablas de Retención Documental – TRD y el cuadro de clasificación documental CCD. Estos documentos fueron radicados en el AGN según oficio 20192070010101 bajo el radicado del AGN No 1-2019-04879 del 26-abr-2019, el día 05 de septiembre de 2019 mediante radicado 2019-207-003942-2 se recibió concepto técnico producto de la evaluación de las TRD radicadas en el Archivo General de la Nación, en el cual detalla cada uno de los ajustes a realizar, informando a su vez que la ANSV tiene 30 días hábiles para enviar dichos ajustes. Se solicitó prórroga del plazo para presentar de nuevo las TRD, concediendo 3 días más, es decir hasta el 03 de diciembre de 2019.

• Transparencia y Acceso a la Información En cumplimiento de la ley de transparencia y acceso a la información, la Oficina Asesora de Planeación ha venido realizando seguimiento a la actualización de la información en el botón de Transparencia de la página Web. En agosto de 2019, se realizó una actualización del Botón de Transparencia y Acceso a la información pública de la página de acuerdo con la directiva 006 de la Procuraduría General de la Nación, el cual automatiza la captura de la información de la "Matriz de cumplimiento normativo de la Ley 1712 de 2014"; con la Secretaria de Transparencia se realizó capacitación de sensibilización en la ley de transparencia el día 2 de agosto al personal de la ANSV. Se elaboró proyecto de resolución en el cual se indican los responsables para el cumplimiento de la mencionada ley, la Oficina Asesora de Planeación con el apoyo de cada una de las áreas responsables, hará el seguimiento a la información publicada en el sitio web de la entidad (Link de Transparencia), de





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acuerdo con los términos establecidos por la Resolución 3564 de 2015 del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

• Política de Comunicaciones En cuanto a las políticas o directrices para garantizar la fiabilidad, integridad y seguridad de la información generada y los mecanismos de comunicación implementados para los grupos de valor, ciudadanía, entes de control y gubernamentales, se elaboró la política de comunicaciones, documento que continúa en proceso de adopción e implementación.

• Gestión de PQRSD

El comportamiento de las PQRS para el periodo evaluado en el presente informe se presenta a continuación:

Durante los meses de enero a octubre del 2019, fueron gestionados en total 739i PQRSD en la Agencia Nacional de Seguridad Vial, registradas por el aplicativo de gestión documental ORFEO, estos trámites se dan tanto de usuarios externos como internos, los cuales fueron atendidos en su totalidad así:

Mes Cantidad Porcentaje

Enero 81 11%

Febrero 34 5%

Marzo 66 9%

Abril 139 19%

Mayo 69 9%

Junio 107 14%

Julio 19 3%

Agosto 44 6%

Septiembre 101 14%

Octubre 79 10%

TOTAL 739 100%

Fuente de Información y estadística: Correspondencia Manual en Excel -Periodo comprendido del 1 de Julio al 30 de septiembre de 2019





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Modalidades de petición:

Mes Petición Queja Reclamo Sugerencia Denuncia

Enero 81 - - - -

Febrero 34 - - - -

Marzo 64 1 - 1 -

Abril 138 1 - - -

Mayo 69 - - - -

Junio 105 1 - - 1

Julio 18 - 1 - -

Agosto 44 - - - -

Septiembre 99 1 1 - -

Octubre 77 - - 1 1

TOTALES 739 4 2 2 2

Rango de días en dar respuesta

RANGO DE DÍAS RESPUESTA FINAL AL

REMITENTE

Entre 1 y 3 días 136








Más de 52 días 3

Sin Respuesta 37

En Tramite Octubre 79

TOTAL PQRSD (Corte al 31 de octubre 2019) 739





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• Comunicación Interna y Externa

En el periodo de julio a octubre de 2019 no se produjeron ni emitieron programas de radio ni de televisión puesto que esta actividad fue suspendida definitivamente por recomendación de la Presidencia y Comunicaciones del Ministerio de Transporte. Estadística de la participación en diferentes medios de comunicación y redes sociales: - Página web de la entidad (ingresos): 692.040.341 - Facebook (visualizaciones): el alcance en esta red social fue de 310 mil personas





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- Instagram (seguidores en esta red social): se aumentaron en 343, los seguidores de esta red social.





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- Twitter (número de veces que le apareció el contenido a una persona): el número de impresiones en esta red social fue de alrededor de 1 millón 200 mil

- YouTube (suscriptores): 84 nuevos suscriptores se aumentaron a octubre 31.

Encuentros "todos somos ANSV" Agosto 29 de 2019: en este encuentro el señor director realizó un resumen de las gestiones adelantadas durante su administración. De igual forma se dio a conocer el funcionario del mes, contando con la asistencia de 102 funcionarios y contratistas de la entidad.





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Octubre 3 de 2019: en la jornada el señor director hizo un breve resumen de las acciones adelantadas durante el último mes y se dieron a conocer los funcionarios del mes. Se tuvo la asistencia de 104 funcionarios y contratistas de la entidad.

Boletines de prensa emitidos en el periodo de julio a octubre

En el periodo mencionado se emitieron 33 boletines de prensa, que están debidamente publicados en la página web institucional.





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• Estrategia de rendición de cuentas.

Se han realizado reuniones entre las oficinas de Planeación y Comunicaciones con el fin de establecer las acciones a seguir, de acuerdo con la estrategia de rendición de cuentas. La Oficina de Planeación de la entidad realizó el documento de Estrategia de Rendición de cuentas, que fue complementado con aportes por parte de la Oficina Asesora de Comunicaciones. De igual forma, se han asistido a las capacitaciones que, sobre el tema, ha dictado la Función Pública.

Oportunidades de Mejora:

▪ Dar cumplimiento a las actividades que quedaron contempladas en el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivo -Pinar- de acuerdo con la priorización y definición de las acciones aprobadas por el comité MIPG.

▪ Se continúa presentando repuesta a las diferentes PQRS de manera extemporánea por lo tanto se recomienda adoptar medidas efectivas en cuanto al control implementado por el GIT de Atención al Ciudadano a fin de evitar que esta situación se continúe presentando.

5. MONITOREO Y SUPERVISIÓN Comprende la supervisión continua (controles permanentes) así como las evaluaciones periódicas (autoevaluación, auditorias) que permiten valorar la efectividad del control, eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes, programas y proyectos y los resultados de la gestión. Lo anterior contribuye a la detección temprana de las





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desviaciones a los objetivos planteados lo cual permite generar recomendaciones oportunas para la implementación de las acciones de mejora de manera oportuna.

• Indicadores aplicados a la planeación estratégica, procesos, programas y metas

Actualmente la entidad se encuentra en fase de contextualización y conocimiento de los procesos incluyendo sus objetivos particulares y cómo estos aportan a los objetivos estratégicos de la entidad, para posteriormente definir los indicadores adecuados que permitan medir la efectividad en la gestión y realización de los procesos y la consecución de los objetivos.

• Resultados de Evaluaciones

- La Oficina de Control Interno elaboró y remitió los siguientes informes de evaluación y seguimiento:

INFORME PERIODO QUE APLICA MES

ELABORACION

Informe de Austeridad en el Gasto Público II trimestre de 2019

Julio

Informe de seguimiento Planes de mejoramiento - CGR Mayo - Junio

Informe de Seguimiento Planes de mejoramiento - ANSV Abril - Junio

Informe Pormenorizado del estado de Control Interno Marzo - Junio

Consolidación y transmisión plan de mejoramiento CGR seguimiento con corte al 30-06-2019 Auditoria de desempeño PNSV

30/06/2019

Consolidación y transmisión plan de mejoramiento CGR seguimiento con corte al 30-06-2019 Auditoria de Cumplimiento

30/06/2019

Reporte gestión contractual II trimestre de 2019

Apoyo rendición CGR: Reporte gestión contractual Julio - Agosto 2019

Septiembre

Auditoria registro información en el sistema E-KOGUI Agencia Nacional de Defensa Judicial del Estado

I Semestre de 2019

Seguimiento PAAC: Informe Seguimiento Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano

Mayo - Agosto 2019

Seguimiento MRC: Informe Seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupción, acorde a los periodos de seguimiento del PAAC.

Mayo - Agosto 2019





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INFORME PERIODO QUE APLICA MES

ELABORACION

Comité conciliación: Seguimiento a las Funciones del Comité de Conciliación

I semestre de 2019

5to Seguimiento Planes de mejoramiento - CGR Julio - Agosto 2019

4to Seguimiento Planes de mejoramiento - ANSV Julio - Septiembre 2019

Apoyo rendición CGR: Reporte gestión contractual. Mensual de septiembre de 2019.

Septiembre de 2019

Octubre

Informe: Austeridad en el Gasto Público III trimestre

- El Plan Anual de Auditorias vigencia 2019 aprobado por el Comité institucional del

Sistema de Control Interno en reunión del 26-feb-2019, presenta un avance acumulado al 31-octubre-2019 del 88% en las actividades programadas.

- De acuerdo con los informes presentados por la Oficina de Control Interno, los procesos de Gestión Financiera y Atención al Ciudadano han elaborado planes de mejoramiento los cuales presentan el siguiente avance con corte al 30-08-2019 en la implementación de las acciones de mejora:

.

Fuente: Informe de seguimiento a planes de mejoramiento internos corte al 31-08-2019 OCI





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- La Agencia Nacional de Seguridad Vial suscribió dos planes de mejoramiento producto de la auditoría de desempeño al PNSV y la auditoría de cumplimiento adelantada por la Contraloría General de la República, al respecto la Agencia se comprometió: Estado de las actividades de mejora con corte al 31-Oct-2019 es:





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- En cuanto al desarrollo de actividades de autocontrol, la OCI mensualmente mediante boletines internos “todos somos ANSV” ha venido realizando campañas de concientización a todos los funcionarios y contratistas de la entidad en temas como: Líneas de defensa del Modelo Estándar de Control Interno, roles de la OCI, principios del MECI, beneficios del Control Interno entre otros.





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- En la definición de indicadores, la firma contratada SES Colombia, apoyará en la elaboración de los indicadores de gestión, con base al estado actual de los procesos según la estrategia y objetivos misionales de la entidad, actualmente se encuentra en fase de contextualización y conocimiento de los procesos incluyendo sus objetivos particulares y cómo estos aportan a los objetivos estratégicos de la entidad, para posteriormente definir los indicadores adecuados que permitan medir la efectividad en la gestión y realización de los procesos y la consecución de los objetivos.

RECOMENDACIONES GENERALES

✓ Realizar seguimiento a la implementación del Código de Integridad de ala ANSV, para tal fin, la entidad se puede apoyar en las herramientas suministrada por la Función Pública en la caja de herramientas.

✓ Para la identificación de riesgos relacionados con fraude y corrupción, tener en cuenta la información proveniente de quejas y denuncias de los ciudadanos.

✓ Con la contratación de la firma SES Colombia, revisar los riesgos identificados en la

Entidad, así como los controles establecidos en sus procesos y que realmente aporten a

la mitigación de riesgos hasta nivel aceptable, que el diseño de estos controles sean los

correctos y que estén plenamente identificados los responsables de su implementación.

✓ El monitoreo y revisión de la gestión de riesgos no está adecuadamente alineado con la dimensión del MIPG de “Control Interno”, que se desarrolla con el MECI a través de un esquema de asignación de responsabilidades y roles, el cual se distribuye en diversos servidores de la entidad, por lo que se recomienda su revisión y ajuste.

✓ Se reitera la necesidad de adoptar mecanismos para el monitoreo y seguimiento

periódico a la gestión de riesgos por parte de la primera y segunda línea de defensa, siguiendo las directrices establecidas en la Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles en entidades pública, riesgos de gestión y corrupción y seguridad digital de octubre de 2018.

✓ Crear un canal institucional y un procedimiento que contemple: 1.) El reporte de los riesgos de corrupción que presuntamente se materializan, 2.) la investigación y/o análisis de las causas de su ocurrencia y 3.) la definición de las acciones de prevención y/o corrección a seguir según el caso, 4.) la protección a los denunciantes





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✓ Continuar trabajando en las acciones que se establecieron en el Plan de Mejoramiento a fin de subsanar eficientemente los hallazgos descritos por la Contraloría y los originados producto de la Auditoria Interna, de tal manera que contribuyan al fortalecimiento los procesos.

✓ Se continúan presentando respuestas de PQRSD fuera de términos, por lo tanto, es

necesario implementar acciones efectivas a fin de evitar que esta situación se siga presentando.

✓ Implementar la estrategia de Gobierno Digital de acuerdo con los plazos y condiciones

fijados por el Ministerio de las TIC

ORLANDO CORREA NÚÑEZ Asesor con funciones de Control Interno

Elaboró: Néstor Raúl Gutiérrez Caycedo – Profesional Especializado OCI CC. De acuerdo con lo señalado en el Decreto N.º 338 del 04 de marzo del 2019 “Los informes auditoria, seguimientos y evaluaciones tendrán como destinatario principal el Representante Legal de la entidad y el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, y deberá ser remitidos al nominador cuando éste lo requiera”. Luis Felipe Lota - Director General Carine Pening Gaviria - Secretaria General Angélica María Avendaño - Jefe Oficina Jurídica Oscar Julián Gomez - Director Técnico de infraestructura y vehículos Liliana Paola Oñate Acosta - Directora Técnica de Coordinación Interinstitucional Sandra Burgos - Directora Técnica del Observatorio (E) María Isabel Rodríguez Vargas - Directora Técnica de Comportamiento Sonia Patricia Cruz Ortega - Jefe Oficina asesora de Planeación Germán Mejía Gallo - Jefe Oficina de Comunicaciones

INFORME DE AUDITORIA · 2019-11-12 · INFORME DE AUDITORIA Código: ANSV-ECO-FO-04 Versión: 00...

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