SOCIEDAD DE AUDITORIA LOS DELFINES “S. Civil de R.L.” Jr. Arequipa Nº 236 – Ayacucho Teléf. 31-4560 Celular 966932545

INFORME DE AUDITORIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMPUTARIZADA

ORIGENEn atención al contrato suscrito, de fecha 01 de abril 2015, con vuestra representada. Motivado con el requerimiento de la Junta General de Accionistas, en la asamblea ordinaria de fecha 01 de marzo del año en curso, a efectos de que se practique la auditoría a los Sistemas de Información Gerencial por existir inversión significativa en la adquisición de hardware y software orientado para la producción de información para la toma de decisiones. Hemos auditado de manera selectiva el proceso del subsistema de Información Gerencial, cuyo resultado se detallan en los rubros siguientes:

OBJETIVO GENERAL

Evaluar las políticas, normas, prácticas, procesos, procedimientos e informes relacionados con los sistemas de información computarizados para toma de decisiones, con la finalidad de emitir una opinión.

ESPECIFICOS Evaluar la eficiencia en el diseño, desarrollo y uso de los recursos informáticos. Evaluar la eficiencia y validez de la información gerencial computarizada. Evaluar la efectividad de los controles establecidos.

ALCANCELa auditoría comprendió la revisión selectiva de: gestión administrativa e informática; diseño y desarrollo de los sistemas de información computarizados; operación de los sistemas computacionales; capacitación y adiestramiento del personal y usuario del sistema; protección, custodia y niveles de acceso a las bases de datos; protección y respaldo de archivos e información; seguridad y protección de hardware y software, e informes para la toma de decisiones. Por el periodo junio 2014 a abril 2015.

Durante el trabajo de campo, las desviaciones detectadas respecto a los objetivos, metas y políticas empresariales fueron discutidos con mayor amplitud con el personal de planta y funcionarios responsables de la administración de fuente de información, de equipos de cómputo, software, procesamiento de información y los reportes para la toma de decisiones, los cuales forman parte de nuestros papeles de trabajo.

Mediante carta de control interno, en su oportunidad, se ha alcanzado a la Gerencial General las debilidades detectadas como producto de la evaluación del sistema de control interno. Los mismos, durante el proceso de auditoría, en un 90% fueron subsanados por el personal de la entidad, según seguimiento realizado. Anexo Nº 01.

ACTIVIDAD QUE DESARROLLA LA EMPRESALa empresa MODA SA, se dedica a la comercialización de prendas de vestir para caballeros y damas a nivel nacional, para lo cual cuenta con tres sucursales en las ciudades de Arequipa, Huancayo y La Libertad, la sede principal se encuentra en la ciudad de Lima, Av. Abancay Nº 350. La empresa para cumplir con sus objetivos y metas estratégicos se ha organizado en gerencias de Finanzas, Abastecimientos, Marketing y Ventas y Gestión del talento Humano, además cuenta con Área de Cómputo adscrita a la Gerencia General. Cada una de las gerencias cuenta con un software especializado. La venta total diaria en promedio asciende a la suma de S/. 150,000.00. La empresa cuenta con 50 accionistas ordinarias. Sus principales proveedores son los empresarios de Gamarra.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONESDe acuerdo a las pruebas y criterios de evaluación aplicadas a la gestión del subsistema de información gerencial nos permitimos informarles las observaciones y recomendaciones siguientes:

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NO OBSERVACION CONCLUSION RECOMENDACIÓNCONDICION CRITERIO EFECTO CAUSA1. Durante el cuarto trimestre del 2014 se

adquirieron 10 computadoras Pentium IV compatibles, cada uno a S/. 2,950.

Los sistemas operativos y los programas aplicativos carecen de la licencia correspondiente.

La compra de computadoras debió ser de marca de prestigio para garantizar su funcionalidad. Asimismo, el Artículo 4º de la Ley Nº 25456 Derechos del Autor precisa “Que toda producción intelectual no se puede utilizar sin la autorización del autor”.

Existe el riesgo de que las computadoras no operen a su máxima capacidad. Asimismo, la empresa puede ser acreedora de una sanción pecuniaria por utilizar software sin la licencia pertinente.

El Gerente General y el Jefe del Centro de Cómputo, justifican que el INDECOPI nunca realiza inspección y además se ha obtenido un ahorro para la empresa. Entonces se evidencia el desconocimiento de los derechos y deberes inherentes a la propiedad.

Se ha adquirido equipos de cómputo compatibles con sistemas operativos y programas de aplicación que carecen de la licencia de autorización, lo que podría generar sanción pecuniaria a la entidad por parte las instancias pertinentes.

Obtener la licencia para el uso del software: sistema operativo y programas aplicativos.

2. Se ha adquirido los siguientes software: Administración de ventas y clientes. Administración de compras y lista de

productos. Presupuesto maestro. Proceso contable. Administración de personal. Administración de almacén.La adquisición fue realizada en bloque por S/.174 876.00; garantía por un año. El vendedor aún no ha entregado el manual de operación.El software está orientado para ser aplicado en grandes empresas industriales, cuenta con bondades que nunca va ser utilizado por la empresa. No existe interfaz entre los software.

Entre los software debe existir interfaz, a fin de minimizar los esfuerzos y gastos en la producción de información oportuna.

El software debe ser adecuado a la necesidad de la empresa y entrelazado con las sucursales.

La empresa cuenta con software sobredimensionado y que genera mayor tiempo, esfuerzo y gasto en producción de información.

El Gerente General y el Jefe del Centro de Cómputo, justifican que la adquisición fue con proyección a 10 años, puesto que se tiene previsto que en el año 2016 fabricará prendas de vestir de moda.No existe, estudio para implementar el sistema de información gerencial donde evidencia la participación de los subgerentes.

A falta de un estudio para implementar el sistema de información gerencial, la empresa incurrió en exceso de inversión en la adquisición de software, lo que no va ser operada a su máxima capacidad.

Contratar los servicios de una consultoría para que realice objetivamente el estudio, diseño y desarrollo de software para la producción de la información gerencial computarizada, a la medida de la empresa, en el marco de su misión y visión, y con la participación activa de los funcionarios y servidores usuarias.

3. Los software tienen bondades para reportar infinidad de información

Para la producción oportuna, de calidad y

En los diferentes niveles de gestión

Falta de experiencia del personal en el

Existen serias limitaciones en la

Capacitar al personal responsable del

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gerencial para toma de decisiones, sin embargo, se aprovecha en promedio el 10% de su capacidad.

La información requerida, en el nivel táctico, se reporta después de 20 días de cerrado el mes y el nivel estratégico después de 30 días.

No cuenta con suficiente información en la base de datos, carece de archivo físico y electrónico de información fuente debidamente organizada: En esta actividad es la que se demora más el personal que procesa la información, además existe duplicidad de ingreso de datos por las razones expuestas en el P/T AS 2. La empresa no cuenta con manual de proceso de información gerencial.

confiable de la información gerencial, la empresa tiene que implementar bases de datos y fuente de información necesaria, confiable y de calidad, además de capacitar al personal en el manejo óptimo del software.

empresarial la información gerencial que producen no es oportuna, confiable y de calidad. Consecuentemente existe el riesgo de tomar decisiones erradas.

manejo de los software y producción de información gerencial computarizado.

Falta implementar información en la base de datos de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Falta manual de proceso del subsistema información gerencial que establezca sus parámetros de medición.

producción de información gerencial para la toma de decisiones. Por lo que carece de calidad, confiablidad y oportunidad para toma de decisiones en los diferentes niveles de la empresa.

manejo de software y producción de información gerencial.Implementar base de datos y fuente de información de acuerdo a la necesidad de la empresa.

Elaborar manual de procesos del sistema de información en la que debe establecer con claridad sus características de los informes a producir.

Es todo cuanto informamos a ustedes para su conocimiento y fines.Ayacucho, 30 de abril del 2015

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PEDRO CAMACHO LOPEZGERENTE

MAT. 017-091