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AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA: GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA RICA EN HOUSTON, TEXAS, ESTADOS UNIDOS Diciembre de 2015

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AUDITORIA GENERAL. MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO

INFORME DEL ESTUDIO DE AUDITORIA:

GESTIÓN DEL CONSULADO DE COSTA

RICA EN HOUSTON, TEXAS, ESTADOS

UNIDOS

Diciembre de 2015

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Contenido

Contenido ............................................................................................................................................ 2

1. Introducción:................................................................................................................................ 3

1.1. Origen ....................................................................................................................................... 3

1.2 Objetivo General .................................................................................................................... 3

1.3 Objetivos Específicos ............................................................................................................. 4

1.4 Metodología ............................................................................................................................. 4

1.5. Alcance ..................................................................................................................................... 6

1.6 Antecedentes ......................................................................................................................... 6

2. RESULTADOS ................................................................................................................................... 8

2.1 Sobre la cantidad de personal asignado para el ejercicio de las funciones......................... 8

2.2 Sobre el disfrute oportuno de las vacaciones .................................................................... 11

2.3 Sobre la necesidad de realizar Consulados Móviles ...................................................... 12

2.4 Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular ...................................... 15

2.5 Sobre el uso y custodia de las claves de acceso a los sistemas de información en el

Consulado ...................................................................................................................................... 15

2.6 De los recursos financieros del Consulado ............................................................................. 16

2.7 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la información financiera de las

Embajadas, Consulados y Representaciones ................................................................................ 18

3. Conclusiones.................................................................................................................................. 19

4. Recomendaciones ......................................................................................................................... 20

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Informe del Estudio de Auditoría "Gestión en el Consulado de

Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos”

1. Introducción:

1.1. Origen

El estudio corresponde a una de las actividades programadas en los

Planes Anuales de Trabajo de la Auditoría General 2014 y 2015. Se

fundamenta en lo que establece la Ley General de Control Interno, artículo

22 inciso a) “Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en

relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional”.

La Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores, en adelante

la Auditoría, ha considerado conveniente efectuar estudios en el Servicio

Exterior al representar el 57,55% del presupuesto del Ministerio, en la

Calificación de Riesgo realizada por esta Auditoría, resultó con un 67,55%

que lo clasifica dentro de los procesos institucionales en un nivel de riesgo

“alto”.

1.2 Objetivo General

Determinar la eficiencia, eficacia y uso racional de los recursos asignados

al Consulado General de Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos,

en adelante el Consulado.

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1.3 Objetivos Específicos

• Verificar si la administración y control utilizados por el Ministerio

permiten al Consulado una adecuada gestión.

* Determinar si los procedimientos de planificación, ejecución, control y

seguimiento facilitan los servicios consulares a los usuarios residentes

e interesados.

* Determinar si la capacidad de los recursos asignados en el Consulado

proporcionan eficiencia en el servicio.

* Verificar si los bienes patrimoniales asignados al Consulado se

encuentran debidamente registrados y custodiados.

1.4 Metodología

En el desarrollo del estudio se utilizó la Ley General de Control Interno

No. 8292, las Normas de Control Interno para el Sector Público, las

Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, las

directrices de la Auditoría General del Ministerio de Relaciones Exteriores

y Culto, así como la legislación vigente que regula su gestión; con el

propósito de fiscalizar el manejo de los recursos públicos.

Se efectuó una visita a las instalaciones del Consulado General de Costa

Rica, ubicado en la ciudad de Houston, Texas, Estados Unidos, donde se

efectuaron diversas pruebas de auditoría entre las que se incluyen:

-Entrevista al funcionario y al personal contratado localmente,

-Verificación de los activos patrimoniales.

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-Encuesta de evaluación del ambiente laboral,

-Encuesta de satisfacción de los usuarios de los servicios consulares.

-Examinar las condiciones del inmueble y su seguridad.

-Examen de las condiciones de seguridad de los documentos consulares.

-Arqueo de pasaportes y otros documentos migratorios,

-Revisión del protocolo del Cónsul.

-El suministro de información referente a seguros y contratos del

Consulado.

-Examen de la información financiera: Revisión de los de gastos de oficina

en el exterior, conciliación de cuenta corriente.

-Revisión de la plataforma informática y los respaldos de la información

vía electrónica.

-Revisión de los archivos.

-Una revisión de los procedimientos establecidos para el control interno.

Además, se recopiló información en la Dirección General del Servicio

Exterior y otras dependencias de este Ministerio y se realizaron otra serie

de pruebas entre las que se incluyen:

Estudio exhaustivo de los informes de gastos de oficina en el

exterior que incluye conciliación bancaria y conciliación del

superávit del Consulado con el saldo de cuenta corriente

conciliada.

Revisión de las estadísticas de los informes de los servicios

consulares.

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Investigación respecto de la suficiencia de los recursos humanos y

materiales respecto de los servicios que debe brindar el Consulado.

Revisión del expediente del funcionario nombrado en el Consulado.

Confrontación de los registros de vacaciones con respecto a los

informes de las entradas y salidas de Costa Rica.

Investigación en la plataforma de internet de opiniones sobre los

servicios del Consulado de Costa Rica en Houston.

Diversas consultas a instancias internas del Ministerio.

1.5. Alcance

El estudio comprende el período del 1 de enero de 2013 al 30 de

setiembre de 2014, ampliándose en los casos en que se estimó

conveniente.

1.6 Antecedentes

El Consulado se encuentra ubicado en el 3100 Wilcrest Dr. Suite 260, el

inmueble dispone de un parqueo para los visitantes, las oficinas son

espaciosas y cuentan con buena iluminación.

En el ámbito de acción tiene jurisdicción sobre los estados de Arkansas,

Louisiana , Mississippi, Nuevo México, Colorado, Nebraska, Kansas,

Oklahoma y el Estado de Texas; brinda servicios de solicitud y retiro

pasaportes nuevos, cédulas de identidad, permisos de salida, poderes,

residencias, solicitud de visas y permisos de salida entre otros.

Al momento de la visita y de conformidad con información suministrada

por la Dirección General de Servicio Exterior del Ministerio, laboraba para

el Consulado el señor Esteban Penrod Padilla, Cónsul General en Texas,

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Estados Unidos, según Acuerdo de nombramiento Nº 064-2013-SE-RE,

del 1º de abril de 2013, asimismo cuenta con dos señoras costarricenses

contratadas localmente, por medio tiempo, para atender asuntos

administrativos y labores de apoyo.

Cabe señalar que producto de las encuestas de evaluación de los

servicios consulares y la información que se obtiene en la red de internet

y en particular en las redes sociales, el Consulado brinda a sus usuarios

servicios oportunos, de calidad y en general califican como muy

satisfactorios; los usuarios opinan además que el servicio ha sido objeto

de mejoras sustantivas por parte del personal con que actualmente

cuenta el Consulado.

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2. RESULTADOS

De acuerdo con pruebas realizadas por esta Auditoría General al

Consulado General de Costa Rica en Houston, Texas, Estados Unidos, se

determinó que los controles y procedimientos practicados proporcionan

una seguridad razonable en aspectos específicos como la información del

Consulado a los usuarios potenciales, el registro y custodia de activos, los

aspectos financieros y su control. Se hallaron algunas debilidades

susceptibles a su mejoramiento que se citan seguidamente:

2.1 Sobre la cantidad de personal asignado para el ejercicio de las

funciones

No obstante lo indicado en los antecedentes de este estudio; los grandes

esfuerzos que realizan el único funcionario designado por el Ministerio en

el Consulado y las dos costarricenses contratadas localmente podrían

resultar insuficientes para cubrir integralmente las obligaciones

funcionales y la demanda de servicios de los usuarios consulares dentro

de las que se citan las más usuales:

Trámites de cédulas de identidad.

Solicitudes de emisión de pasaportes.

Trámites de salvoconductos

Trámites de visas.

Exhortos

Atención de costarricenses presos.

Notariado consular

Atención de llamadas telefónicas (por la tarde)

De conformidad con la información disponible en la página de internet del

Tribunal Supremo de Elecciones están empadronados en la jurisdicción

del Consulado un mil doscientos cuarenta y cuatro costarricenses con

derecho al voto, esta cifra no incluye los menores de edad, los ilegales y a

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quienes no han realizado el proceso de empadronamiento para el proyecto

de voto en el exterior.

En el mismo orden de ideas la publicación “El perfil de la población de

origen costarricense en Estados Unidos. Noviembre de 2012” en Houston

Texas había al año 2010: 6982 costarricenses. Fuente: http://www.cemla-

remesas.org/principios/pdf/perfilpoblacioncr.pdf, disponible en internet el

16 de junio de 2015 a las 11:00 a.m.

La ausencia de al menos un funcionario más con la figura de cónsul limita

la calidad del servicio, cuando el único funcionario oficial se encuentre en

período de vacaciones, o bien exista el riesgo de que sufra quebrantos de

salud, ó que por motivos inherentes al cargo tenga que apersonarse a

lugares alejados que forman parte de la jurisdicción, situaciones que no

permitirían el servicio continuo y oportuno.

También cabe hacer notar lo informado al respecto por el señor Penrod

Padilla en el oficio CGCRH2014-0128 de fecha 24 de octubre de 2014,

dirigido a esta Auditoría General:

Es necesario mencionar el hecho que antes de mi llegada había tres funcionarios a

tiempo completo y una secretaria a tiempo completo. O sea, cuatro personas a

tiempo completo. En junio de 2013 me entere a mi llegada que el Sr. Paul Cheng

había pedido traslado a Noruega por lo que desde entonces he insistido en la gran

necesidad de contar en esta plaza con más recursos humanos. Siendo Houston la

entrada de América Latina para los indocumentados genera un gran trabajo

extraordinario. Aparte de los indocumentados nacionales que entran por México a

los Estados Unidos, recientemente hace tan solo unos meses atrás fue necesario dar

seguimiento al tema de menores inmigrantes ilegales también. Hemos tenido casos

de náufragos en necesidad de retorno expedito a Costa Rica, desaparecidos que ha

requerido hacer investigaciones empezando por hospitales, policía, también varios

casos de encarcelados cumpliendo penas y solicitando ayuda.

Sin contar los casos de violencia doméstica, abusos de derechos laborales, reclamos

de pensiones, etc.

En síntesis la carga laboral de este consulado en relación a otros consulados es

mucho más pesada que en otros lugares por lo que se requiere sin duda de más

personal.

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Mi horario de trabajo normal en este Consulado General oscila entre 10 a 12 horas

y ocasionalmente en fines de semana. Desde mi casa durante los fines de semana

continúo contestando correos debido a la gran carga de trabajo que tiene este

Consulado. No he tenido vacaciones en más de dos años ya que al haber falta de

personal, sobre carga de trabajo y soy la única persona autorizada a firmar en este

consulado general. Eso sin contar la asistencia a eventos que se me convoca y las

actividades extracurriculares fuera de este consulado.

Al respecto se consultó a María Amalia Ruiz Schmidt, funcionaria del

Departamento Consular del Ministerio, e indicó que el Consulado en

Houston tiene en la actualidad dos plazas asignadas de las cuales una

está vacante; situación que se pudo corroborar en la consulta de la

relación de puestos de julio de 2015.

En el Oficio de la Comisión Calificadora CCSE-0047-15 del 24 de abril de

2015, referente a los resultados del concurso interno; se evidenció que la

plaza vacante de Consejero y Cónsul en Houston fue declarada en inopia al

no haber sido objeto de oferta por parte de los funcionarios de la carrera

diplomática del Ministerio, en el mes de diciembre de 2015 se realizó el

nombramiento como Cónsul General al señor Carlos Humberto Pacheco

Murillo, según consta en el Acuerdo Ejecutivo N° 0135-2015-SE-RE del 02

de diciembre de 2015.

Es importante resaltar lo señalado en el Estudio del Servicio Exterior:

Misiones diplomáticas y consulares de Costa Rica en el exterior, del 5 de

agosto de 2015, relativo a este Consulado:

“Es necesario y prioritario, con carácter de urgencia el nombramiento de un funcionario de la tercera

categoría de carrera diplomática como Consejero y Cónsul, que pueda asumir responsabilidades como

encargado de oficina en momento del cambio del Jefe de Oficina Consular.

Esa oficina debe contar con dos funcionarios de la carrera diplomática, permanentemente, en atención

a la extensa jurisdicción.

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Es necesario el nombramiento de un funcionario de la segunda categoría y otro de la tercera categoría

del Régimen del Servicio Exterior.

Un único funcionario es insuficiente para cubrir la totalidad de los trámites que requieren la

intervención de alguien con capacidad de firmar, adicionalmente resulta difícil hacer frente a otros

requerimientos como la atención de presos y la posibilidad de hacer consulados móviles.”

Un funcionario es insuficiente para cubrir la totalidad de los trámites que

requieren la intervención de alguien con capacidad de firmar. El

seguimiento a toda la carga de gestiones de los juzgados de Costa Rica

para las declaraciones testimoniales, confesionales, elaboración de cálculo,

revisión de visas, coordinación con abogados para la elaboración de

escrituras públicas, entre otros, requieren la presencia del cónsul general

o alguien que lo represente. Adicionalmente resulta difícil hacer frente a

otros requerimientos como la atención de presos y la posibilidad de hacer

consulados móviles.

Otro asunto a considerar es el riesgo de salud que está corriendo este

funcionario que podría llevarlo desde el estrés hasta la fatiga crónica.

2.2 Sobre el disfrute oportuno de las vacaciones

A la fecha de nuestra visita el Cónsul General acumulaba treinta y ocho

días de vacaciones, durante el 2013 y hasta el 15 de diciembre de 2014, el

Cónsul General solo logró tomar catorce de los cincuenta y dos días de

vacaciones por disfrutar, circunstancia que ocasiona un posible

incumplimiento en las regulaciones y no permite el descanso periódico

como beneficio a su salud física y mental.

Esta situación según lo externado por el señor Penrod Padilla, acontece

debido a la carencia de personal con capacidad de firmar en el Consulado.

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A pesar de la limitación de recursos que tiene esta Cartera para la

atención de las representaciones en el exterior, de alguna manera se debe

evitar la práctica de crear funcionarios indispensables (aquellos sin cuya

presencia no es posible continuar con los procesos).

Por lo tanto, debe tenerse presente que el propósito de las vacaciones

consiste en permitir que los funcionarios disfruten de un descanso

periódico que les permita mantener adecuadamente la salud, la integridad

física y mental para servir eficaz y eficientemente.

Cabe señalar que a la fecha de cierre de este estudio, el señor Penrod

Padilla cuenta con dieciocho días de vacaciones correspondientes al

período 2013-2014 y en diciembre de 2015 completará otro período de

veintiséis días por lo que acumulará nuevamente casi dos períodos de

vacaciones.

2.3 Sobre la necesidad de realizar Consulados Móviles

La jurisdicción del Consulado es muy amplia y dificulta el traslado de

usuarios potenciales a las instalaciones en que se brinda el servicio,

requiriendo invertir hasta 16 horas y media de tiempo para el traslado, lo

que podría provocar problemas a los costarricenses que requieren de

servicios consulares. El cuadro inserto muestra los tiempos y las

distancias requeridas para el traslado de los distintos estados y ciudades

que conforman la jurisdicción a Houston en donde se ubica el Consulado.

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Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto

Tiempo y distancia de traslado jurisdicción del Consulado en Houston

Estado Tiempo Distancia Misisipi 7 horas, 22 minutos 808 kilómetros Nuevo Mexico 12 horas 1265 kilómetros Colorado 16 horas, 28 minutos 1740 kilómetros Nebraska 14 horas, 22 minutos 1580 kilómetros Kansas 11 horas, 18 minutos 1184 kilómetros Oklahoma 6 horas, 40 minutos 732 kilómetros Arkansas 7 horas, 27 minutos 770 kilómetros Lousiana 4 horas, 18 minutos 444 kilómetros Austin 2 horas, 23 minutos 248 kilómetros Dallas 3 horas, 37 minutos 401 kilómetros San Antonio 2 horas, 44 minutos 304 kilómetros

Fuente: https://www.google.co.cr/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-8#q

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El cuadro y mapa muestran distancias que alcanzan hasta casi los 2000

kilómetros para llegar al consulado costarricense según la jurisdicción,

distancia que pueden presentar dificultades principalmente en tiempo y

costos de traslado para los costarricenses.

Así las cosas, es oportuno considerar la posibilidad de realizar consulados

móviles en los lugares más lejanos de la jurisdicción de manera que

faciliten los trámites a aquellos usuarios que requieren los servicios.

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2.4 Sobre la seguridad de los documentos para el servicio consular

El Consulado custodia documentos tales como pasaportes y cédulas de

identidad por entregar, así como otros documentos migratorios, en un

archivo que si bien cuenta con llave, la misma no se estaba usando al

momento de nuestra visita.

Tal y como se ha señalado en informes anteriores, los pasaportes y demás

documentos migratorios son documentos de carácter legal, altamente

sensibles, por lo tanto constituyen un alto riesgo por el valor que

adquieren especialmente cuando se encuentran en posesión de terceras

personas los cuales pueden hacer mal uso de estos documentos, en

consecuencia es importante reiterar el debido cuidado que se debe

mantener para asegurar la debida seguridad con el propósito de minimizar

el riesgo.

Es importante hacer notar que esta situación se le advirtió al señor Penrod

Padilla e inmediatamente subsanó el uso de la llave en el archivo en que se

custodian los documentos.

2.5 Sobre el uso y custodia de las claves de acceso a los sistemas de

información en el Consulado

Las distintas claves de acceso a los computadores para los distintos

programas y aplicaciones, tanto del Funcionario Diplomático como del

personal contratado localmente, son custodiadas todas ellas en una

carpeta en el escritorio de la secretaria.

Esta situación es contraria a lo dispuesto por la Contraloría General de la

República en las Normas técnicas para la gestión y el control de las

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Tecnologías de Información (N-2-2007-CO-DFOE), que en su apartado 1.4

señala al respecto lo siguiente:

La organización debe garantizar, de manera razonable, la confidencialidad,

integridad y disponibilidad de la información, lo que implica protegerla contra uso,

divulgación o modificación no autorizados, daño o pérdida u otros factores

disfuncionales.

El hecho de que las distintas claves estén bajo la custodia y el

conocimiento de una persona incrementa el riesgo de uso indebido y la

posibilidad de que personas ajenas al Consulado se apoderen de dichas

claves que les permitan ingresar a los sistemas y programas del Consulado

y de este modo a la información de los residentes.

2.6 De los recursos financieros del Consulado

El Consulado en Houston experimentó una disminución sostenida del

saldo en cuenta corriente durante los años 2012 al 2014, tal y como puede

observarse en el gráfico siguiente:

Esta situación es el resultado de los pagos que realizó y sigue realizando

al personal contratado localmente para reemplazar en parte la escasez de

funcionarios nombrados por la Cancillería, de manera que se pueda

brindar el servicio consular. Las erogaciones por el concepto de pago de

servicios personales pasaron de $7,880 en el tercer trimestre de 2013 a

$10,200 en un trimestre promedio del año 2014, lo que implica un

aumento de $2,320 por trimestre, incremento que significó el 15,47% de la

asignación para gastos de oficina del Consulado.

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22.000,51

23.928,63

16.010,46

10.906,71 11.205,87

16.200,82

15.134,59

6.432,30

4.549,37

I-2012 II-2012 III-2012 IV-2012 I-2013 II-2013 III-2013 IV-2013 III-2014

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTOCONSULADO DE COSTA RICA EN HOUSTON

EFECTIVO DISPONIBLE 2012-2014

De conformidad con lo indicado por señora Ana Nidia Rojas Padilla,

funcionaria de la Dirección General de Servicio Exterior, la asignación

presupuestaria para el 2015, subió a $6,000 mensuales con un

incremento de $1,000.00, cantidad que contribuye temporalmente a

mitigar la situación financiera de la sede consular pues cubre las

erogaciones “fijas” del Consulado pero deja al descubierto un fondo que

permita hacer frente a requerimientos de efectivo de carácter urgente pero

extraordinario.

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2.7 De la necesidad de un sistema institucional de manejo de la

información financiera de las Embajadas, Consulados y

Representaciones

El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto no cuenta con una

plataforma informática para el registro, control y seguimiento de la

partida de gastos de oficina en el exterior que permita el traslado digital de

la información y que incluya el envío de los documentos soporte

escaneados.

Esta situación ha sido una constante en las entrevistas con los

funcionarios diplomáticos que por su formación académica carecen de los

conocimientos financiero-contables suficientes para el desarrollo de este

tipo de informes; así también el costo del envío de documentos es oneroso

para la el presupuesto de este Ministerio, máxime si se toma en cuenta las

normativas relacionadas con la agilización de trámites y las políticas de

cero papel, esto aunado a la evaluación “manual” de cerca de sesenta y

cinco informes que realizan los funcionarios de la Dirección Financiera.

A manera de ejemplo el costo de un correo (Courier), para el envío

trimestral del informe de liquidación de gastos de oficina en el exterior es

de $45 aproximadamente y si calcula por las sesenta y cinco Misiones

Diplomáticas y Consulados, esto implica un costo cercano a los $12,000

anuales (¢6.5 millones), costo que no incluye el papel, las copias y el

tiempo que los funcionarios deben dedicar a la confección, revisión y

rectificación de informes financieros.

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3. Conclusiones

3.1 El Consulado de Costa Rica en Houston Texas, tiene una jurisdicción

muy extensa con una población aproximada a los 5000 costarricenses,

cuya asignación de recursos humanos y fondos públicos resultan

significativamente limitados, circunstancia que afecta la eficiencia de

sus operaciones.

3.2 El Consulado no realiza frecuentemente Consulados móviles, como

alternativa para atender una jurisdicción tan extensa.

3.3 El personal destacado en el Consulado resulta insuficiente para la

atención óptima de los usuarios que lo visitan, además se extreman

las cargas de trabajo, situación que puede quebrantar la salud del

personal actual.

3.4 La limitación de personal incide en el disfrute oportuno de las

vacaciones del funcionario destacado en el Consulado, de

conformidad con la regulación vigente.

3.5 La Representación requiere de mejores políticas para la seguridad de

los documentos en custodia. También de medidas adecuadas para el

acceso a la información confidencial.

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3.6 El efectivo disponible disminuyó considerablemente durante los años

2013 y 2014, esta tendencia es producto de la contratación de

personal local, lo que podría incidir a que en un corto tiempo el

Consulado experimente dificultades financieras para cubrir cualquier

imprevisto en sus erogaciones.

4. Recomendaciones

4.1 Al Señor Ministro

4.1.1 Girar las instrucciones a las instancias correspondientes para que se

pongan en práctica las recomendaciones emitidas e informar a esta

Auditoría General sobre los resultados obtenidos.

4.2 A la Dirección General de Servicio Exterior

4.2.1 Evaluar la posibilidad de llenar la plaza vacante del Consulado con

personal diplomático o en su defecto con funcionarios en comisión. (Ver

punto 2.1)

4.2.2 Tomar las medidas administrativas necesarias para que los

funcionarios disfruten oportunamente sus vacaciones. (Ver punto 2.2)

4.2.3 Coordinar con otras instancias de la Administración Pública

(Registro Civil, Dirección General de Migración y Extranjería), la

posibilidad de que faciliten los recursos técnicos (software y hardware)

necesarios para la realización de consulados móviles. (Ver punto 2.3)

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4.2.4 Evaluar la posibilidad de incrementar los recursos financieros del

Consulado. (Ver punto 2.6)

4.3 Al Consulado de Costa Rica en Houston

4.3.1 Mantener en vigencia las medidas necesarias para que los

documentos de alta sensibilidad utilizados en el servicio consular se

resguarden en un sitio o espacio seguro. (Ver punto 2.4)

4.3.2 Personalizar las claves para cada usuario de manera que cada

funcionario se responsabilice por el uso de las suyas. (Ver punto 2.5)

Elaborado por: Viviana Góndrez Morales y Gloria González Solis

Supervisado por: Alexander Loaiza Carvajal