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GUATEMALA, MAYO DE 2011

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFASISEN LA EJECUCION PRESUPUESTARIA MUNICIPAL,MUNICIPALIDAD DE CHICACAO, SUCHITEPÉQUEZPERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE

DICIEMBRE DE 2010

ÍNDICE

1. INFORMACIÓN GENERAL 1

2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA 1

3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 1

4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 3

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 4

HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO 4

HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES

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6. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODOAUDITADO

18

7. COMISIÓN DE AUDITORÍA 19

ANEXOS 20

Información Financiera y Presupuestaría 21

Ejecución Presupuestaría de Ingresos 21

Egresos por Grupos de Gasto 22

Guatemala, 30 de MAYO de 2011

SeñorJuan González CruzAlcalde MunicipalMunicipalidad de Chicacao, Suchitepéquez Señor(a) Alcalde Municipal: Los Auditores Gubernamentales designados de conformidad con el NombramientoNo. DAM-0131-2011 de fecha 19 de enero 2011 han efectuado auditoría,evaluando los aspectos financieros, de control interno, de cumplimiento,operacionales y de gestión, en el (la) Municipalidad de Chicacao, Suchitepéquez,con el objetivo de practicar Auditoría Gubernamental de Presupuesto,correspondiente al período del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010. El examen se basó en la revisión de las operaciones y registros financieros, decumplimiento y de gestión, durante el período comprendido del 01 de enero al 31de diciembre de 2010 y como resultado del trabajo se detectaron aspectosimportantes que merecen ser mencionados: Hallazgos relacionados con el Control Interno Área Financiera 1 Inadecuado archivo y resguardo de la documentación financiera y administrativa2 Deficiente control de ingreso de bienes, materiales y suministros .3 Intereses pagados por sobregiro bancario4 Atraso en los registros contables5 Nómina de empleados elaboradas con deficiencias Hallazgos relacionados con el Cumplimiento de Leyes y Regulaciones

aplicables Área Financiera 1 Recomendaciones de Auditoría anterior, no cumplidas2 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras El (los) hallazgo (s) contenido (s) en el presente Informe, fue (fueron) discutido (s)por la comisión de auditoría con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran endetalle en el informe de auditoría adjunto. Este Despacho oficializa el Informe de Auditoría respectivo de conformidad con laLey. Atentamente,

Contraloria General de Cuentas 1 Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG)

Municipalidad de Chicacao, Suchitepéquez

Informe de la Auditoría a la Liquidación del Presupuesto General de Ingresos y Egresos

Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre del 2010

1. INFORMACIÓN GENERAL Base Legal La municipalidad auditada ejerce el gobierno local de su municipio, su ámbitojurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República artículos232, 253, 254, 255 y 257 y el Decreto 12-2002 del Congreso de la República deGuatemala, Código Municipal. Función La función principal de la Municipalidad consiste en satisfacer las necesidades de los habitantes del municipio, a través de la ejecución de programas de salud,educación, vivienda, infraestructura vial y saneamiento ambiental, asimismo,suministrar los servicios de agua potable, energía eléctrica, mercados, rastros,parques, centros recreativos y deportivos, para lo cual se apoya en los ConsejosComunitarios de Desarrollo, quienes hacen llegar sus necesidades utilizando elmecanismo de coordinación local por medio de los alcaldes comunitarios. 2. FUNDAMENTO LEGAL DE LA AUDITORÍA La Auditoria se realizó con base en: Constitución Política de la República de Guatemala, artículos 232 y 241. Decreto No. 31-2002 Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo2 ámbito de competencia y artículo 4 atribuciones. Normas Internacionales de Auditoría y Normas de Auditoría del SectorGubernamental. 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA Generales Evaluar los aspectos financieros de cumplimiento y de gestión, con énfasis en elpresupuesto 2010, a efecto de determinar que la información contable registradasea confiable, oportuna y que cumpla con las disposiciones legales aplicables.





Evaluar la ejecución presupuestaria de la Municipalidad, verificando si los fondosse administraron bajo los preceptos de eficiencia, eficacia, economía y calidad degasto. Específicos Examinar la ejecución presupuestaria de la Municipalidad, para determinar si losfondos se administraron y se utilizaron adecuadamente. Comprobar la autenticidad y presentación de los registros presupuestarios,transacciones administrativas y financieras, así como sus documentos de soporte. Evaluar la estructura de control interno establecida en la Municipalidad. Evaluar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otrosaspectos legales aplicables. Evaluar la posibilidad de irregularidades y fraudes, cometidos por funcionarios yempleados públicos. Evaluar la gestión administrativa y operativa bajo los preceptos de eficiencia,eficacia y economía de los programas de la Municipalidad, en atención al PlanOperativo Anual. Establecer si las modificaciones presupuestarias coadyuvaron con los objetivos ymetas de la Municipalidad. Verificar que los ingresos propios, préstamos, transferencias de Gobierno Centraly donaciones, se hayan percibido y depositado oportunamente y que seencuentren correctamente registrados y ejecutados. Evaluar física y financieramente las obras de infraestructura pública, constatandoque cumplan con las disposiciones del Decreto 57-92 del Congreso de laRepública de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.





4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de Control Interno y larevisión de las operaciones, registros y la documentación de respaldo presentadapor la administración municipal, durante el período comprendido del 01 de eneroal 31 de diciembre de 2010, con énfasis en la Ejecución Presupuestaria, y en lascuentas de Caja y Bancos, Fondos en Avance, Propiedad Planta y Equipo,Inversiones Financieras, Fideicomisos, Préstamos, Donaciones, Ingresos y Gastosen la ejecución de los programas presupuestarios, considerando los eventosrelevantes de acuerdo a los grupos de gasto por Servicios Personales, Serviciosno Personales, Materiales y Suministros, Propiedad Planta y Equipo e Intangiblesy Transferencias. Se verificaron los documentos legales que respaldan lasmodificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente.





5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍAHALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No.1 Inadecuado archivo y resguardo de la documentación financiera yadministrativa CondiciónAl efectuar la auditoria se pudo establecer que no se cuenta con lugar y mobiliarioadecuado para el archivo de la documentación que soporta las operacionescontables, financieras y administrativas. CriterioLas Normas Generales de Control Interno en el numeral 1.11 Archivos, establece:“Es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, emitir, conbase en las regulaciones legales respectivas, las políticas administrativas para queen todas las unidades administrativas de la organización, creen y mantenganarchivos ordenados en forma lógica, definiendo su contenido, de manera que seafácil localizar la información. La documentación de respaldo de las operacionesfinancieras y administrativas que realice la entidad, deberá estar archivada en lasunidades establecidas por los órganos rectores, siguiendo un orden lógico, de fácilacceso y consulta, de tal manera que facilite la rendición de cuentas. Para suadecuada conservación deben adoptarse medidas de salvaguarda contra robos,incendios u otros riesgos, manteniéndolos por el tiempo establecido en las leyesespecificas; independientemente del medio de información que se trate, es decir,por medios manuales o electrónicos”.º CausaFalta de una buena política en la administración, para que le de la importancianecesaria a la ubicación y buen funcionamiento de un lugar específico para elarchivo y resguardo de la documentación que soporta todas las operaciones de laentidad. EfectoRiesgo de que documentos importantes puedan extraviarse o traspapelarse, loque provocaría que al momento de la fiscalización limite el alcance del trabajo arealizar.





RecomendaciónEl Concejo municipal y Alcalde municipal, de inmediato hagan las gestionesnecesarias para que se habilite o construya un área adecuada para el resguardode la documentación y que cada responsable se le asigne un archivo general, paraque la documentación contable y en general de la entidad este en un lugaradecuado y seguro. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “Si bien es cierto que las instalaciones municipales no son losuficientemente amplias la Administración Financiera Municipal realiza su mayoresfuerzo para otorgar resguardo y orden a los archivos financieros, se consideraque el mobiliario y equipo disponible en la Municipalidad responde a lasnecesidades de archivo. Situación que puede visualizarse y comprobarse debido aque todas la documentación esta adecuadamente archivada y clasificada”. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, no obstante el comentario de la administración, pero larealidad es otra ya que si existen muchas deficiencias en el manejo de ladocumentación por no contar con un lugar apropiado para los mismos. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso dela República , Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39,numeral 22, para el Alcalde municipal y Director AFIM por la cantidad de Q8,000.00 para cada uno. Hallazgo No.2 Deficiente control de ingreso de bienes, materiales y suministros . CondiciónNo se identifica plenamente al responsable que recibe los Materiales ySuministros, utilizadas en cada proyecto realizado por administración, toda vez que los mismos en muchos casos se envían directamente al lugar donde seejecuta la obra. CriterioEl Manual de Administración Financiera Municipal I, establece en el Modulo IV,numerales 1.2, referente al departamento de Almacén, las disposiciones





especificas, 1.3, Atribuciones del Guardalmacén y 1.4 Reportes de Almacén,establecen la forma del registro de entradas salidas y existencias de Materiales ySuministros que forman parte del Control operativo del departamento de Almacén. CausaUna mala administración y control en el manejo de los materiales y suministros yaque el encargado del almacén municipal solo registra las facturas de comprascomo entrada y salida simultáneamente y no ve físicamente los suministroscomprados, como tampoco identifica plenamente al responsable a quien se lehace entrega los materiales y suministros. EfectoNo se tiene certeza de que la cantidad y calidad de los materiales y suministros sean reales, tanto los que se utilizan para en el área de funcionamiento, así comolas aplicadas en obras menores por administración municipal, situación que puedeir en detrimento de los recursos financieros de la entidad. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Director financiero a efecto que setomen las medidas pertinentes para que se verifique las cantidades y calidad delos materiales y suministros al momento de la entrada y salida, así mismo deberánemitirse requisiciones preliminares en los pedidos de materiales y suministros porcada oficina o departamento Municipal que los solicite, deberán emitirserequisiciones definitivas con el detalle de lo entregado, identificando plenamente alresponsable que los recibe, deberá emitirse tarjeta por cada producto,identificándolos por medio de códigos y la Dirección Municipal de Planificacióndeberá enviar una copia del presupuesto de materiales y suministros autorizadopara obras por administración municipal, a efecto de que el encargado delalmacén pueda establecer claramente el total de materiales que se va a utilizar encada proyecto, en el caso de las ampliaciones que se registren en algunosproyectos se deberá de justificar técnica y financieramente, de esta manera tenerun buen control sobre los materiales a utilizar. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “Dentro de la esquematización de los sistemas de Control Internoestablecidos para el resguardo de los bienes administrados por el AlmacénMunicipal, se utilizan dos clases de formas recomendadas por el Manual deAdministración Financiera Municipal (MAFIM), mismas que establecen claramenteel detalle de los materiales, insumos o suministros solicitados por los jefes





inmediatos de cada una de las dependencias municipales(RECEPCION/ENTREGA DE BIENES), así mismo se procede a la entrega o envíode lo recepcionado a través de la forma (SOLICITUD/ENTREGA DE BIENES). En ambos casos se identifican plenamente los datos del solicitante, autorizacionescorrespondientes y al funcionario que recepcionó. Por lo tanto si se procede a laidentificación de cada uno los responsables, es importante señalar que las dosformas mencionadas poseen la autorización de la Contraloría General de Cuentas.Se adjuntan copias de las formas indicadas para ejemplificar y respaldar loseñalado”. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, si se toma en cuenta que la práctica la realidad es otra yque si bien es cierto existen dichos documentos de respaldo son solamenterequisitos ya que los mismos no se llenan en el momento de los traslados demateriales y suministros si no hasta el final del proceso, por lo que el comentariode los responsables difiere con lo verificado físicamente en las instalaciones delalmacén. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso dela República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39,numeral 21, para el Alcalde y Director AFIM por la cantidad de Q 6,000.00 paracada uno. Hallazgo No.3 Intereses pagados por sobregiro bancario CondiciónSe estableció que el banco Crédito Hipotecario Nacional debitó durante el períodofiscal 2010 por concepto de intereses un total de Q 130,641.10, como resultado desobregiros otorgados a favor de la Municipalidad, los cuales fueron utilizados parapagar gastos varios de funcionamiento. CriterioEl Decreto No. 12-2002 del Congreso de la República , Código Municipal, en elartículo 110 Primer párrafo establece: Las municipalidades, para el logro de sus fines, podrán contratar préstamos cumpliendo con los requisitos legales establecidos para el efecto. Deberán observar cuidadosamente el principio decapacidad de pago para no afectar las finanzas municipales y asegurar que elendeudamiento en que incurren no afecte ni comprometa las finanzas públicasnacionales. Artículo 112 establece: El endeudamiento de las municipalidades en





ningún caso, deberá exceder su capacidad de pago. Se entenderá por capacidadde pago para cualquier año, el límite máximo entre los recursos ordinariosobtenidos (ingresos propios y transferencias obtenidas en forma permanente) yegresos por concepto de gastos de funcionamiento y servicios de la deuda.Artículo 127 primer párrafo, establece: Denominación del monto de egresos. Enningún caso el monto fijado por concepto de egresos podrá ser superior al de losingresos previstos, más la suma disponible en caja por economía o superávit deejercicios anteriores. CausaDeficiencia en el manejo de la ejecución presupuestaria, ya que el mismo no seejecuta a cabalidad y no se respeta la estructura del mismo, se adquierencompromisos sobre la marcha sin contemplar la solvencia financiera con quecuenta la entidad. EfectoEl impacto financiero que esto conlleva toda vez que los intereses representan ungasto que esta fuera del presupuesto de la entidad, el cual provoca descontrol yreajustes en muchos renglones presupuestarios, dejando de cubrir otrasnecesidades que también son prioritarias. RecomendaciónEl Concejo, Alcalde Municipal y Dirección financiera deben de velar y respetar elpresupuesto aprobado, para el período fiscal correspondiente, para así evitar tenerque caer en estas transacciones financieras; ya que las altas tasas de interesespor estos préstamos reenvolventes agudizan aún más la situación financiera de laentidad. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “Todos los financiamientos obtenidos a través del Banco CréditoHipotecario Nacional se establecieron a cuenta de los ingresos estimados en el Presupuesto Municipal de 2010 por aportes provenientes del Gobierno Central,mismo que fue elaborado conforme a lo establecido en la Ley Orgánica delPresupuesto y el Código Municipal, es decir que en ningún caso losfinanciamientos comprometieron la Capacidad Económica de Pago en virtud deque fueron establecidos conforme a los ingresos estimados, tampoco esprocedente la citación legal mencionada en virtud de que nunca se establecierondeudas que superaran los ingresos máximos estimados durante el ejercicio fiscalde 2010. En todos los casos se procedió a un endeudamiento legal conforme lo





requieren los Decretos del Congreso de la República de Guatemala 12-2002 y 19-2002, Código Municipal y Ley de Bancos y Grupos Financierosrespectivamente”. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, si se toma en cuenta que los intereses por los sobregiroscastigaron el presupuesto del ejercicio fiscal 2010, los cuales en ningún momentofueron contemplados o programados, sin embargo fueron debitadosautomáticamente de los aportes del período. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso dela República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39,numeral 18, para el Alcalde Municipal y Director AFIM por la cantidad de Q20,000.00 para cada uno. Hallazgo No.4 Atraso en los registros contables CondiciónAl efectuar el corte caja y arqueo de valores, se determinó la existencia de variasNotas de Débito por préstamos e intereses sobre préstamos y asimismo se pudodeterminar que existen facturas de liquidación de fondo rotativo, correspondientesal período fiscal 2010 que no fueron operados oportunamente. CriterioEl Manual de Administración Financiera Integrada Municipal, Modulo de Contabilidad, numeral 5.2.11, indica “El sistema contable es el medio de rendiciónde cuentas, para demostrar la transparencia y destino de los recursos utilizados enla Municipalidad y sus Empresas, y de los servidores municipales que recaude,reciba o custodie fondos municipales” y el Acuerdo Interno de la ContraloríaGeneral de Cuentas No. A-37-2006, artículo 2, numeral III, inciso b.1, el cual se refiere a los Plazos, períodos y contenido de la información que debe serpresentada por parte de las Municipalidades de la República y sus empresas parala rendición de cuentas de forma mensual. Además el Manual de AdministraciónFinanciera Municipal -MAFIM- indica en el numeral 6 módulo de tesorería, numeral6.6.3 Características del Fondo Rotativo, primer párrafo indica: "El Fondo rotativoes un anticipo destinado a la ejecución de gastos utilizado como un procedimientode excepción para agilizar los pagos urgentes o de poca cuantía y no constituyeun incremento a las asignaciones presupuestarias, su liquidación se realizara alfinal de cada año".





CausaEl departamento financiero y personal encargado de dichas operacionesincumplieron con los preceptos legales establecidos, respecto a tener lainformación contable actualizada, oportuna y confiable, el no seguimiento cadames de las notas de debito provocó que al finalizar el período fiscal estos nohayan quedado operados afectando un presupuesto diferente. EfectoEl atraso en los registros contables de la municipalidad, no permite con facilidad laconciliación de saldos, dificultando en gran medida la toma de decisionesadministrativas y la fiscalización por parte de Contraloría General de Cuentas. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director financiero para que a lamayor brevedad posible se cumpla con la actualización de los registros contablesy que los mismos se registren en el período que corresponden, asimismo velarpara que el Director financiero y personal responsable cumplan con las diferentesatribuciones que les corresponde. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “Las Notas de Débito a las que hace referencia el presente hallazgocorresponden a descuentos aplicados por el Instituto de Fomento Municipal(INFOM) al Aporte Constitucional de diciembre de 2010, existe atraso por parte dedicha institución en la emisión y concesión de los documentos de soporte de losdescuentos que realizan, situación que puede evidenciarse en los acuses derecibido de su Departamento Financiero. Lo anteriormente mencionado impide ylimita la contabilización oportuna en el sistema SIAF MUNI de la Municipalidad de Chicacao, sin embargo el Departamento Financiero apoyándose de los Cortes deCaja que realiza la Unidad de Auditoría Interna Municipal mes a mes, poseecontrol razonable sobre los descuentos no contabilizados y procedeinmediatamente a la contabilización en cuanto le sea posible. Es importantemencionar que actualmente resulta aún más difícil acceder oportunamente a losdocumentos mencionados debido a que ya no funciona la DelegaciónDepartamental del INFOM en Mazatenango, Suchitepéquez”. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud que el comentario de las autoridadesmunicipales, en ningún modo tienen validez, toda vez de que ellos son los únicosresponsables de que la información financiera este al día y que reflejen todas lasoperaciones que en el período correspondan.





Acciones Legales y AdministrativasSanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002, del Congreso dela República de Guatemala, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,artículo 39, numeral 18, para el Director AFIM por la cantidad de Q 10,000.00. Hallazgo No.5 Nómina de empleados elaboradas con deficiencias CondiciónAl realizar la verificación de las nóminas y planillas, se pudo comprobar que en lamayoría de ellos se encuentran sin ninguna firma, que demuestre quien laselaboró, revisó y el visto bueno de las comisiones de Finanzas y Probidad quienautoriza y aprueba las mismas. CriterioEl decreto 12-2002, Código Municipal, define las funciones para el ConcejoMunicipal, Alcalde y Tesorero, aunado a esto las normas Generales de controlInterno Gubernamental, numeral 2. Normas aplicable a los sistemas deadministración general y 2.4 Autorización y registro de Operaciones, establece:“Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos deautorización, registro, custodia y control oportuno de todas las operaciones. Losprocedimientos de registro, autorización y custodia son aplicables a todos losniveles de organización, independientemente de que las operaciones seanfinancieras, administrativas u operativas, de tal forma que cada servidor públicocuente con la definición de su campo de competencia y el soporte necesario pararendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo”. CausaLa falta una mejor organización y controles internos implementados para el áreade nóminas, asimismo el incumplimiento a los aspectos legales vigentes. EfectoManifiesta posibilidad de menoscabo en el patrimonio municipal, lo que podríaafectar los recursos de la entidad y tomando en consideración que es un renglónmuy significativo del presupuesto. RecomendaciónEl Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director financiero a fin de que setomen las acciones correctivas pertinentes, para que la persona encargada deelaborar las nóminas o planillas de sueldos cumpla con sus funciones asignadas





legalmente, con el finalidad de evitar riesgos innecesarios, si toma en cuenta quees un área susceptible a malos manejos, evitando el riesgo de que empleados ofuncionarios, se presenten únicamente a cobrar sueldos sin existir presencia física. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “Al verificar las nóminas y planillas archivadas en el DepartamentoFinanciero, se evidencia que la mayoría si posee las firmas del Director Financieroy el Alcalde Municipal quienes en todos los casos son los administradores yresponsables de los fondos municipales, así mismo se involucra a la Comisión deFinanzas Municipales a efecto de ejercer control y revisión sobre los documentos.Lo anterior se realiza en cumplimiento a lo establecido en el Manual deAdministración Financiera Municipal. Por lo tanto no puede aducirse la omisión delas firmas de elaboración y revisión”. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, en virtud de que el comentario de las autoridadesreconoce parcialmente tal deficiencia y asimismo porque dichas nóminas yplanillas deben de contener la firma de revisado de la comisión de finanzas, encumplimiento con las funciones establecidas legalmente. Acciones Legales y AdministrativasSanción económica de conformidad con el Decreto número 31-2002 del Congresode la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39numeral 20, para el Alcalde Municipal y Director AFIM por la cantidad de Q5,000.00, para cada uno. HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES YREGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No.1 Recomendaciones de Auditoría anterior, no cumplidas CondiciónDurante el proceso de la auditoria su pudo determinar que las autoridadesmunicipales no han cumplido con implementar las recomendaciones derivadas de auditorías anteriores, entre las cuales se pueden mencionar las siguientes: a)Falta de tarjetas de responsabilidad, b) Incumplimiento al reglamento general deviáticos, c) Atraso en la rendición de cuentas, d) Incumplimiento de funciones de la





comisión de finanzas, e) Falta de conformación de expedientes de obras poradministración y f) Falta de información de seguimiento Físico y Financiero en elSistema Nacional de Inversión Pública –SNIP-. CriterioEl Decreto Legislativo No. 31-2002 del Congreso de la República , Ley Orgánicade Contraloría General de Cuentas, artículo, número 42, Reincidencia, indica “Esreincidente la persona que después de haber sido sancionada por una infracciónestablecida en esta u otra ley o reglamento por parte de la Contraloría General deCuentas, incurre nuevamente en la misma infracción. En el caso de lasinfracciones sancionadas con multa, el reincidente será sancionado además con elincremento del cincuenta por ciento (50%) de la primera multa impuesta”. Y elAcuerdo Interno No. A-23-2004 de la Contraloría General de Cuentas, artículo 1,aprueba la guía denominada Seguimiento y Administración de los Resultados deAuditoria (SARA), la cual en la literal d), numeral 1, estipula que: La autoridadmáxima de la entidad examinada, es la persona responsable de disponer lasacciones que aseguren la debida y oportuna implementación de lasrecomendaciones contenidas en los informes de auditoría emitidos por laContraloría General de Cuentas. CausaFalta de implementación de políticas y organización para dar cumplimiento a lasrecomendaciones sugeridas por la Contraloría General de Cuentas, basadas enleyes y normativas vigentes. EfectoContinuidad de deficiencias en el control administrativo y financiero, los cualesgeneran incumplimiento de leyes y normativa vigente. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a fin que se cumpla con lasrecomendaciones contenidas en el presente informe, toda vez que se emiten conla finalidad de contribuir al desarrollo de las actividades que se realizan dentro dela institución. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “El consejo Municipal y la Dirección Financiera actualmente analizanvarias propuestas planteadas por la Unidad de Auditoría Interna Municipal queatenderán cada una de las recomendaciones de la Contraloría General deCuentas a efecto de aprobarlas en sesión ordinarias y cumplir con lo requerido”.





Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo, tomando en cuenta que en el comentario que emiten lasautoridades responsables reconocen la existencia de dicha deficiencia. Acciones Legales y AdministrativasSanción Económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso dela República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39,numeral 2, para el Alcalde Municipal, Director AFIM y Director Municipal dePlanificación, por la cantidad de Q 5,000.00, para cada uno. Hallazgo No.2 Fraccionamiento en la adquisición de bienes, servicios y obras Condición En la revisión selectiva en diferentes gastos efectuados por la municipalidad adistintas empresas, durante el año 2010, se pudo establecer que estos fueronfraccionados deliberadamente, con el propósito de evitar la práctica delprocedimiento de cotización como lo establece la ley de Contrataciones delEstado, en los casos siguientes: Por arrendamiento de maquinaria, pago debalastado y servicio de fumigación, como se detalle a continuación:

No. PROVEEDOR FECHA FACTURA VALOR IVAINCLUIDO

1 VELAZQUEZ CONSTRUCCIONES 14/01/2010 1773 52,000.00






7 TRANSPORTES ALFARO 22/01/2010 1792 45,000.00


9 TRANSPORTES EBEN-EZER 22/01/2010 1796 22,400.00


11 SERFUJ 25/01/2010 678 15,000.00

12 SERFUJ 25/01/2010 679 18,000.00

13 SERFUJ 25/01/2010 680 18,000.00

14 SERFUJ 25/01/2010 682 20,000.00

15 SERFUJ 25/01/2010 683 20,000.00

16 SERFUJ 25/01/2010 681 19,000.00

17 SERFUJ 25/01/2010 690 20,000.00









22 CONSTRUCTORA ABGO 16/03/2010 526 37,500.00




























T O T A L : 1,980,070.00

CriterioEl Decreto número 27-2009 del Congreso de la República, Reformas al Decretonúmero 57-92, Ley de Contrataciones del Estado, artículo 8 establece: “Sereforma el artículo 38 del Decreto Número 57-92 del Congreso de la República,Ley de Contrataciones del Estado, el cual queda así: Artículo 38. Monto. “Cuando el precio de los bienes, de las obras, suministros o remuneración de los serviciosexceda de noventa mil Quetzales (Q 90,000.00) y no sobrepase los siguientesmontos, la compra o contratación podrá hacerse por el sistema de cotización así:a) Para las municipalidades que no exceda de novecientos mil quetzales (Q900,000.00)." Y el Acuerdo Gubernativo número 1056-92, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, articulo 55, indica: "Fraccionamiento. Se entiendepor fraccionamiento cuando debiendo sujetarse la negociación por su monto, alprocedimiento de licitación o cotización, se fraccione deliberadamente con elpropósito de evadir la práctica de cualquiera de dichos procedimientos."





CausaLas autoridades siguen sin prestarle importancia a la Ley de Contrataciones delEstado, para realizar sus compras de bienes y servicios. EfectoSe cayendo en el no cumplimiento a los procedimientos que se establece la Leyde Contrataciones del Estado en cuanto a la adquisición de bienes y servicios, quesobrepasan el monto autorizado a la máxima autoridad, como compra directa. RecomendaciónEl Alcalde Municipal, Concejo Municipal y Director financiero, tomen muy encuenta lo que estipula la ley de Contrataciones del Estado y lo pongan en prácticacuando tengan que contratar servicios y cuando ejecuten obras poradministración. Comentario de los ResponsablesEn Oficio No. CON-MAPAL-MUNI-CHIC-52-2011 de fecha 11 de marzo 2011,manifestaron: “No puede aducirse que exista “Fraccionamiento” debido a que cadauna de las contrataciones se realizaron en fechas distintas y a su vez sedestinaron a diversos lugares, es decir que cada negociación es independienteuna de otra y no están relacionadas. El hecho de que se identifique la realizaciónde pagos en fechas homogéneas, tampoco puede tipificarse como“Fraccionamiento” porque la Autoridad Administrativa Superior y la Dirección Financiera se vieron limitadas a cancelar las contrataciones al ser concluidas porcarecer de fondos monetarios, situación que entonces obligó a realizar los pagosen las fechas en las que ingresó a las arcas municipales cada uno de los aportesdel Situado Constitucional. También resulta importante recalcar que en cada contratación se tuvo en observancia lo establecido en el artículo 43 del Decreto57-92 Ley de Contrataciones del Estado, mismo que permite la realización de

a un solo proveedor hasta por un monto de Q 90,000.00. Cadacompras directasuna de las negociaciones señaladas en el presente hallazgo no exceden el montoestablecido en la citación legal mencionada. Por lo tanto no puede atribuirseentonces que las normativas de la Ley de Contrataciones del Estado fueronviolentadas. Por último la Dirección Financiera actual procede a señalar que del 16 de febrero de 2008 al 08 de febrero de 2010 fungió como Director Financiero elseñor Rudy Aroldo López Figueroa y del 15 de febrero de 2010 a la fecha fungecomo tal el señor Rudy Rolando Monroy Quieza. Comentario de AuditoríaSe confirma el hallazgo en virtud de que la respuesta de las autoridades nosatisfacen legalmente lo planteado, toda vez de que si existe fraccionamiento





deliberadamente para evitar la práctica del proceso de cotización. Acciones Legales y AdministrativasMulta de conformidad con el Decreto numero 57-92 del Congreso de la República,Ley de Contrataciones del Estado, artículo 81 y Acuerdo Gubernativo No. 1056-92Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, artículo 55, para el AlcaldeMunicipal y Director AFIM por la cantidad de Q 49,501.75 para cada uno.





6. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD, DURANTE EL PERIODO AUDITADO

No. Nombre Cargo Del Al

1 JUAN GONZALEZ CRUZ ALCALDE MUNICIPAL 01/01/2010 31/12/2010

2 MIGUEL CUMEZ PU SINDICO I 01/01/2010 31/12/2010

3 CLEMENTE SOTO MORALES SINDICO II 01/01/2010 31/12/2010

4 LUIS GUSTAVO MERIDA DIONICIO CONCEJAL I 01/01/2010 31/12/2010

5 MARTIN AJTZIP CUMES CONCEJAL II 01/01/2010 31/12/2010

6 DOMINGO DIAZ PETZEY CONCEJAL III 01/01/2010 31/12/2010

7 DOMINGO URBANO CHIQUIVALCHUMAJAY

CONCEJAL IV 01/01/2010 31/12/2010

8 MIGUEL ANGEL RIVERA ARGUELLO CONCEJAL V 01/01/2010 31/12/2010

9 JUAN FRANCISCO MALDONADOJIMENEZ

SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/2010 31/12/2010

10 RUDY AROLDO LOPEZ FIGUEROA DIRECTOR DE AFIM 01/01/2010 12/02/2010

11 SANTOS EFRAIN COCHE LIMA DIRECTOR MUNICIPAL DEPLANIFICACION

01/01/2010 31/12/2010

12 LIZARDO DE PAZ DE LEON AUDITOR INTERNO 01/01/2010 31/12/2010





7. COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA

LIC. VICTOR NOE IXCOL CHUMUX

Auditor Gubernamental

LIC. ISRAEL ERASMO MUÑOZ MORALES

Supervisor Gubernamental

INFORME CONOCIDO POR:





ANEXOS





Información Financiera y Presupuestaría Ejecución Presupuestaría de Ingresos

MUNICIPALIDAD DE CHICACAO, SUCHITEPEQUEZ

EJERCICIO FISCAL 2010

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

CUENTA NOMBRE ASIGNADO MODIFICACIONES VIGENTE EJECUTADO SALDO

10.00.00.00 INGRESOSTRIBUTARIOS

935,200.00

-

935,200.00 981,177.30

(45,977.30)

11.00.00.00 INGRESOS NOTRIBUTARIOS

385,400.00

-

385,400.00 224,537.01

160,862.99

13.00.00.00 VENTA DE BIENESY SERVICIOS DEADMINISTRACIONPUBLICA

204,500.00

-

204,500.00 115,321.00

89,179.00

14.00.00.00 INGRESOS DEOPERACIÓN

1,294,100.00

-

1,294,100.00

993,462.80

300,637.20

15.00.00.00 RENTAS DE LAPROPIEDAD

48,100.00

-

48,100.00

869.59

47,230.41

16.00.00.00 TRANSFERENCIASCORRIENTES

2,776,700.00

262,543.64

3,039,243.64 1,800,900.12

1,238,343.52

17.00.00.00 TRANSFERENCIASDE CAPITAL

12,588,500.00

4,031,614.51

16,620,114.51

11,653,588.46

4,966,526.05

23.00.00.00 DISMINUCION DEOTROS ACTIVOSFINANCIEROS

-

1,423,148.75

1,423,148.75

-

1,423,148.75

24.00.00.00 ENDEUDAMIENTOP U B L I C OINTERNO

-

4,249,784.62 4,249,784.62 4,249,784.62 -

T O T A L: 18,232,500.00

9,967,091.52

28,199,591.52

20,019,640.90

8,179,950.62





Egresos por Grupos de Gasto

MUNICIPALIDAD DE CHICACAO, SUCHITEPEQUEZ

EJERCICIO FISCAL 2010

(CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES)

OBJETO DEL GASTO ASIGNADO MODIFICACIONES VIGENTE EJECUTADO % EJECUTADO

SERVICIOSPERSONALES

5,602,737.64 1,446,576.20 7,049,313.84 5,939,484.39 84.26

SERVICIOS NOPERSONALES

1,111,110.00 3,579,203.52 4,690,313.52 3,125,490.89 66.64

MATERIALES YSUMINISTROS

962,340.24 313,656.35 1,275,996.59 1,051,729.66 82.42

PROPIEDAD,PLANTA, EQUIPO EINTANGIBLES

8,097,534.97 (432,901.88) 7,664,633.09 4,587,982.88 59.86

TRANSFERENCIASCORRIENTES

348,643.20 21,154.10 369,797.30 225,992.19 61.11

TRANSFERENCIASDE CAPITAL

-

SERVICIOS DE LADEUDA PUBLICA YAMORTIZACIONES

2,110,133.95 5,039,403.23 7,149,537.18 6,075,532.93 84.98

TOTAL 18,232,500.00 9,967,091.52 28,199,591.52 21,006,212.94 74.49

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