INFORME DE AUDITORÍA INTERNA POR...

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA POR PROCESOS Y DEPENDENCIAS

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FECHA DE EMISIÓN DEL INFORME Día: 13 Mes: 01 Año: 2015

INTRODUCCIÓN Para la vigencia 2014, la auditoría interna aplicada a los procesos que se desarrollan a través de las diferentes dependencias de la organización, se orientó, como se había hecho en el año anterior, a determinar cuál es el nivel de sostenibilidad que tienen los principales componentes, elementos y productos estratégicos, teniendo en cuenta que conforme a las evaluaciones independientes que se realizaron durante el año, en cumplimiento de las normas legales que regulan la materia y en especial que están orientados a medir el nivel o grado de implementación del sistema Integrado de Gestión por elementos y componentes, muestran que la entidad ha alcanzo un nivel superior, con una calificación promedio general de implementación del sistema del 100%; es decir, que ha dado cumplimiento a los requerimientos mínimos legales del sistema. En consecuencia, la Veeduría Distrital, adelantó durante las vigencias 2014, actividades que buscaban consolidar y mantener la implementación del Sistema Integrado de Gestión, en todos y cada unos de sus subsistemas, como se podrá observar en la primera parte del informe final de auditoría interna por procesos y dependencias, que se incorpora al presente documento. Como un reto de mejoramiento y observando, como se ha dicho, que el nivel de implementación se encuentra en un nivel superior, la veeduría decidió aplicar nuevamente la metodología diseñada para la evaluación independiente del Sistema de Control Interno y del Sistema Integrado de Gestión y cuyo propósito fundamental es la de evaluar el grado o nivel de sostenibilidad que tiene estos dos sistemas, mediante la calificación de los productos estratégicos escogidos y que se detallan más adelante. En conclusión, una vez que la Veeduría Distrital evidenció que su Sistema Integrado de Gestión y el de Control Interno han sido implementados y que con ello se da cumplimiento a las normas legales y reglamentarias, se diseñó y aplicó una metodología, para poder determinar si lo que se ha implementado es sostenible y/o determinar cuáles son las debilidades o dificultades que frente a cada elemento, componente o producto, que puedan generar riesgos en la sostenibilidad en el tiempo. Por lo anterior, el presente documento, tiene la siguiente estructura: Una primera parte, se incluye un capítulo completo sobre los resultados y conclusiones obtenidos a través del ejercicio del componente de control independiente, mediante el cual se determina que el nivel de implementación del SIG en la entidad es superior. En esta primera parte se relacionan las evidencias que sustentan esta afirmación y que dan cuenta de los avances que en la materia alcanzó la Entidad en el año 2014. En la segunda parte del documento, se incorpora un capitulo completo sobre el informe ejecutivo de los resultados y conclusiones de la auditoría interna aplicada en los meses de


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noviembre y diciembre de 2014, y cuyo propósito era que a través de una metodología complementaria, se pudiera conocer el grado o nivel de sostenibilidad de los elementos, componentes o productos estratégicos implementados.


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PRIMERA PARTE EVALUACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRA L DE GESTIÓN Y DE CONTROL INTERNO EN LA VEEDURÍA DISTRIT AL

Conforme lo señalado en el Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno, para el Estado Colombiano 2014, el cual fue adoptado mediante Decreto 943 de 2014, se definió la evaluación a partir de la siguiente estructura, dentro de la cual, se incluyeron los aspectos relevantes tanto de la Norma de Calidad NTCGP 1000:2009, como de los ítem que componen el Esquema de Análisis Integral de la Veeduría Distrital, de la siguiente manera:

1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1. Componente de Talento Humano

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en el numeral 5.3),Asociado a la Encuesta de Transparencia y la pregunta número 6 de la encuesta de hábitos y creencias y al ítem número 1 de la calificación por elementos de la auditoría en sitio.

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 6.2, 6.2.1, 6.2.2,), asociado a los ítem 2, 14, 15, 16, 17 y 18 de la calificación de auditoría en sitio y a las preguntas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,, 15 de la encuesta de hábitos y creencias.

1.2. Componente Direccionamiento estratégico (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.1, 6, 7, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, )

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.6, 6.1, 6.4, 7.4.1), asociado a los ítem 7, 8, 9 y 10 de la calificación de auditoría en sitio y las preguntas 17, 18, 19, 20 y 21 de la encuesta de hábitos y creencias.

1.2.2. Modelo de Operación por Procesos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.2, 5.3,5.6, 7.2, 7.4.1), asociado al ítem 6 de la calificación de auditorías en sitio y las preguntas 23, 24 y 25 de la encuesta de hábitos y creencias.

1.2.3. Estructura organizacional (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.1,5.5, 5.5.1)

1.2.4. Indicadores de Gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 8.2.3), asociado al ítem 9 de la calificación de auditorías en sitio y la pregunta 16 de la encuesta de hábitos y creencias.

1.2.5. Políticas de Operación (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.1, 5.2, 5.3, 5,6, 7.2.2, )


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1.3. Componente Administración del Riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 7.5,), asociado al ítem 4 de la calificación de auditorías en sitio y la pregunta 22 de la encuesta de hábitos y creencias.

1.3.1. Políticas de administración de riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

1.3.2. Identificación del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

1.3.3. Análisis y valoración del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1. Componente de Autoevaluación Institucional (Asociado a la NTCGP

1000:2009 en los numerales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7,6, 8, 8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3)

2.1.1. Autoevaluación de control y de gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4), asociado a las preguntas 28 y 29 de la encuesta de hábitos y creencias.

2.2. Componente de auditoría Interna 2.2.1. Auditoría de Gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales

5.6.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3. 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8, 8.1, 8.2, 8.2.2) 2.3. Componente Planes de Mejoramiento

2.3.1. Plan de mejoramiento Institucional o por procesos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3) )

3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 4,2; 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.3, 6.3, 7.2.1, 7.2.3, ), asociado al ítem 5 de la calificación de auditorías en sitio y a las preguntas 26 y 27 de la encuesta de hábitos y creencias. 3.1. Componente de información y comunicación

Respecto de la implementación del nuevo Modelo Estándar de Control Interno, la Veeduría Distrital adelantó las cinco fases requeridas por el Decreto 943 de 2014, a saber:

Fase 1. Conocimiento

Fase 2. Diagnóstico

Fase 3. Planeación de la actualización

Fase 4. Ejecución y Seguimiento


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Fase 5. Cierre

Cada una de las actividades ejecutadas en las respectivas fases, se encuentran evidenciadas y documentadas en los archivos electrónicos que reposan en la oficina del Asesor del Despacho - Control Interno, anotando además que para la fase de cierre se suscribió el respectivo informe final por parte de la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y el Asesor del Despacho – Control Interno, el día 22 de diciembre de 2014 y cuyas conclusiones serán incorporadas al Plan de Mejoramiento para la Vigencia 2015 que elabore la Entidad.

Así mismo se evidencia, que frente al proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión, la Contraloría de Bogotá, dio una calificación global de 93% a la evaluación de la gestión y resultados de la entidad, conforme lo anotó en su informe final de Auditoria Regular 2014 para la vigencia 2013 y lo registrado en el cuadro anexo:

“Con base en la calificación total de 93.06 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría de Bogotá D.C., fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2013; por la cual la gestión fiscal, se conceptúa favorable” . VEEDURIA DISTRITAL VIGENCIA 2013 Componente Ponderación Calificación Total

1. Control de Gestión 50 46.35 2. Control de Resultados 30 28.71 3. Control Financiero 20 18.00 Calificación total 100.00 93.06

De la misma forma, según el reporte hecho a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, en el que se califica los productos que se debieron implementar para lograr la sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, se evidencio un cumplimiento del 100%, conforme los datos registrados en el cuadro que se remitió en su momento y que se transcribe a continuación:

PRODUCTO %Misión 1

Visión 1

Objetivos estratégicos 1

Política del SIG 1

Objetivos del SIG 1

Mapa de procesos 1

Responsabilidad y autoridad del SIG 1

Plan de capacitación 1

Programa de inducción y reinducción 1

Programa de bienestar 1

Procedimiento de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales

1

Plan de comunicaciones 1

Planes operativos 1

Control de documentos 1

Controles para la prestación del servicio 1

Revisión por la dirección 1

PORCENTAJE IMPLEMENTACIÓN 16 PRODUCTOS 16

ENTIDAD: VEEDURIA DISTRITAL


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SEGUNDA PARTE

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA 2014

A continuación, se exponen los elementos, características y metodología de la auditoría interna, realizada en los meses de noviembre y diciembre de 2014 a los procesos institucionales y cuyos resultados se detallan en el capítulo de resultados de la auditoria.

Procesos Auditados: Direccionamiento Estratégico

Comunicación Institucional Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Distrital Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados Generación de Espacios para el Control Social Cualificación del Ejercicio del Control Social Gestión de Quejas, Reclamos e investigaciones en el Distrital Capital Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital Administración del Talento Humano Gestión Financiera Gestión Jurídica Atención a Ciudadanía y Grupos de Interés Gestión Documental Gestión para la Adquisición de Bienes y Servicios Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura

Líder de Proceso / Jefe(s) Dependencia(s):

ALEXANDRA RODRÍGUEZ DEL GALLEGO – Viceveedora Distrital OSCAR ORTIZ – Delegada para la Contratación MARTHA LUCIA DE LA CRUZ – Delegada para la Participación y Programas Especiales MARCELA ROCÍO MÁRQUEZ – Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos JUAN CARLOS LÓPEZ –Delegada para la Eficiencia Administrativa y presupuestal CATALINA NAGY – Líder proceso de Direccionamiento y Desarrollo Organizacional y Mejoramiento Continuo MARÍA ROCÍO GUTIÉRREZ – Líder Proceso de Atención a Ciudadanía y grupos de Interés MELBA YOLIMA SÁNCHEZ – Líder proceso de Talento Humano ADRIANA GARCÍA – Líder proceso de Gestión Financiera ANA MILENA BAUTISTA – Líder proceso de Administración de bienes, servicios e infraestructura ÁNGELA MARÍA RESTREPO – Líder proceso Administración de los sistemas de información y tecnología


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ANA ELIZABETH PALENCIA – Líder proceso Gestión Documental ÁNGELA PARRA – Líder proceso de Comunicación Institucional

Objetivo de la Auditoría: 1. Evaluar y verificar el grado de socialización y apropiación de la plataforma estratégica 2012-2016 y del plan de acción 2014, por parte de los empleados y contratistas de la entidad.

2. Evaluar y verificar el grado de actualización y documentación, de los procesos y procedimientos y de los ajustes requeridos, para adaptar los mismos, frente el cumplimento de las políticas y objetivos institucionales, adoptados en la plataforma estratégica.

3. Evaluar y verificar el grado de avance en el proceso de identificación, valoración y administración de los riesgos, asociados al cumplimiento de los objetivos institucionales, así como, los riesgos asociados al plan anticorrupción de la entidad.

4. Evaluar y verificar los atributos, las características de calidad, mecanismos de control de la calidad de los productos por procesos y los criterios para medir el nivel de satisfacción de los usuarios de dichos productos (Estudio de necesidades y expectativas del usuario, existentes en cada proceso).

5. Evaluar y verificar el grado de desarrollo y cumplimiento de las políticas, programas y planes de desarrollo humano, así como el nivel de efectividad de los mismos, frente a cambios de la cultura organizacional.

6. Evaluar y verificar el grado de sostenibilidad de la gestión documental, que da soporte al sistema integrado de gestión.

7. Evaluar y verificar el grado de socialización y sostenibilidad del plan de seguridad informática y el control ejercido frente a los riesgos de pérdida de información.

8. Evaluar y verificar del grado de socialización y control, sobre los planes de mejoramiento institucional, por procesos e individuales.

9. Lograr la integración entre el ejercicio de la auditoría interna con los objetivos y componentes del Esquema de Análisis Integral Preventivo, aplicado al interior de la entidad.


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Alcance de la Auditoría: Verificar, valorar y analizar, mediante la puesta en práctica de las actividades de Auditoría Interna, las evidencias aportadas en cada proceso frente al el funcionamiento y mejora continua del Sistema de Control Interno al interior de cada proceso institucional, utilizando para ello las herramientas, guías y protocolos señalados en el Esquema de Análisis Integral, el Decreto Nacional (DAFP) 943 de 2014 "MECI 2014", el Decreto Distrital 651 del 28 de diciembre de 2011 que crea el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD- y la Comisión Intersectorial del -SIGD, el Decreto Distrital 652 del 28 de diciembre de 2011 que adapta la Norma Técnica NTD-SIG 001:2011,

Criterios de la Auditoría: A partir del cruce de la información básica requerida por el Esquema de Análisis Integral Preventivo, desarrollado por la Delegada de Eficiencia, frente a los elementos y productos estratégico exigidos como mínimos de los componentes del Modelo estándar de Control Interno, así como las características de calidad de los mismos, se determinó que la auditoría centrará su evaluación a partir de la revisión de evidencias relacionadas con los siguientes productos de carácter estratégico para la entidad y el sistema: CÓDIGO DE ÉTICA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN GESTIÓN AMBIENTAL Y MEDIO AMBIENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y MEDIOS DE COMUNICACIÓN MODELO DE PROCESOS /PROCEDIMIENTOS Proyectos de inversión, inscritos y formulados en el BDPP Seguimiento Plan de Acción – Plan de Desarrollo Distrital Planes y Programas Traslado presupuestal Ejecución Presupuestal Reservas presupuestales Manual de Funciones Vinculación Evaluación del desempeño Plan Institucional de Capacitación Plan Institucional de Bienestar, salud ocupacional Plan de gestión jurídica Prevención del daño antijurídico Plan de compras o contratación Estudios previos Pliego condiciones Bienes y servicios contratados Pliego condiciones


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Una vez identificados los anteriores productos, se aplicó el cuestionario de valoración de evidencias que permitan conocer el grado o nivel de desarrollo o sostenibilidad de los mismos, tal y como se explica en el siguiente punto del presente informe. Asimismo se procedió a aplicar dos encuestas que permitieron complementar y validar la información obtenida a partir de la evaluación de los productos realizada por el equipo auditor, encuestas que buscan conocer, por un lado los hábitos y creencias de los servidores públicos frente al uso y concepto que se tenga respecto a cada producto o componente del sistema, y de otra parte la aplicación de la encuesta sobre transparencia, rechazo a la corrupción y sentido de lo público, dirigida a conocer el grado de interiorización de los conceptos de ética pública por parte de los servidores públicos de la entidad.

PLAN DE AUDITORIA

Se elaboró y presentó para aprobación ante el Comité Coordinador de Control Interno, el respectivo Plan de Auditoria que se detalla a continuación:

1 Grupo Auditor

2 Alberto Castiblanco Bedoya

3 Grupo Auditor

4 Grupo Auditor

5 Grupo Auditor

6 Grupo Auditor

7 Grupo Auditor

8 Grupo Auditor

9 Grupo Auditor

10 Grupo Auditor

11 Grupo Auditor

12 Grupo Auditor

13 Grupo Auditor

Revisado Por:

Fecha de Revisión:

Elaborado Por: Diana Ospina Vera Alberto Castiblanco Bedoya

Fecha de Elaboración : 23/07/2014

Alberto Castiblanco Bedoya

Johana Murillo

Alberto Castiblanco Bedoya

Diana Rocio Ospina Vera

Nelson Rubio

Omar Tarcisio Cañas

Miryam Nope

Angela Maria Restrepo

July Suarez

23/07/2014

ANALISIS Y EVALAUCION DE DATOS

FORMULACIÓN DE HALLAZGOS - OBSERVACIONES

ACTIVIDADES DE REVISIÓN

REUNION DE CIERRE - PRESENTACIÓN DE RESULTADOS (INFORME PRELIMINAR)

ACTIVIDADES DE REVISIÓN

PRESENTACIÓN DEL INFORME DEFINITIVO

AUDITORES Y GRUPO DE AUDITORIA

AUDITORES LIDERES GRUPO DE AUDITORES

SUSCRIPCION DE PLAN DE MEJORAMIENTO

Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

REUNION DE INICIO

VEEDURIA DISTRITALPLAN DE AUDITORIA INTERNA AL SISTEMA DE CONTROL I NTERNO DE LA VEEDURIA

DISTRITALVersión: 1Fecha: 23/07/2014

Macroproceso /Proceso/Procedimiento TODOS LOS PROCESOS DE LA VEEDURIA DISTRITAL

Alcance de la Auditoría

Verifica, valorar y analizar, mediante la puesta en practiva de las actividades de Auditoria Interna, las evidencias aportadas en cada proceso frente al el funcionamiento y mejora continua del Sistema de Control Interno al interior de cada proceso institucional, utilizando para ello las herramientas, guías y protocolos señalados en el Esquema de Análisis Integral, el Decreto Nacional (DAFP) 943 de 2014 "MECI 204", El Decreto Distrital 652 del 28 de diciembre de 2011 que adpta la Norma Técncica NTD-SIG 001:2011, el Decreto Distrital 651 del 28 de diciembre de 2011

APLICACIÓN DE PRUEBAS DE AUDITORIA

ITEM ACTIVIDAD DE AUDITORIA

SOLICITUD DE INFORMACION RELACIONADA CON EL PROCESO TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO Y ALCANCE DEFINIDOS

DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE AUDITORIA

DISEÑO DE PAPELES DE TRABAJO

Objetivos de la AuditoríaRealizar, mediante el desarrollo de actividades de auditoria interna independiente y objetiva, la evalaución y verificación del estado de funciobnamiento y sostenibilidad del Sistema de Control Interno al interior de los procesos institucionales del la Veeduría Distrital y con el propósito general de entregar insumos que permitan la elaboración del Plan de Mejoramiento Intitucional.

DISEÑO DE PRUEBAS DE AUDITORIA

AUDITOR RESPONSABLECRONOGRAMA

Andrea Escalante

Diana Rocio Ospina Veera

Nelson Rubio

Omar Tarcisio Cañas

Angela Maria Restrepo

Fanny González

Gloria Osorio

Claribel Torres

Gloria Osorio

Tatiana Rivera

Johana Murillo

Lina Maria Sanchez

Andrea Escalante

Fanny González


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Asimismo, se procedió a aplicar el cuestionario referido, durante las fechas acordadas en cada proceso (ver grafico de cronograma) y finalmente se promedió la valoración dada por cada equipo auditor, obteniendo como resultado final una valoración general por cada producto o elemento evaluado del sistema. Esta valoración es posteriormente ubicada en una escala general que mide el grado de sostenibilidad del sistema y de cada uno de los productos y elementos evaluados, así:

1. Si el promedio general está por debajo de una valoración promedio del 40%, se ubica en una escala de sostenibilidad INACEPTABLE

2. Si el promedio general está valorado entre el 40% y el 60%, se ubica en una escala de sostenibilidad BAJA.

3. Si el promedio general está valorado entre el 60% y el 70%, se ubica en una escala de sostenibilidad MEDIA BAJA

4. Si el promedio general está valorado entre el 70% y el 80%, se ubica en una escala de sostenibilidad MEDIA ALTA

5. Si el promedio general está valorado con un porcentaje superior al 80%, se ubica en una escala de sostenibilidad ACEPTABLE

Tamaño de la Población (N) 246

Error Muestral (E) 5% FórmulaProporción de Éxito (P) 30%Nivel de Confianza 75% Muestra ÓptimaNivel de Confianza (Z) (1) 1,150

Cálculo de la muestra para:

Revisado por:Fecha:

INGRESO DE PARÁMETROS

Período Evaluado: Preparado por:Fecha:

AUDITORÍA:Muestreo Aleatorio Simple para estimar la proporción de una población

ProcesoSujeto ó Punto de Control:

111

CÁLCULO DE LA MUESTRA

Se parte de la base de 164 contratos de prestacion de servicio y 72 funcionarios

77

Todos los procesosVeeduria Distrital

Alberto Castiblanco Bedoya09/09/2014

1 de Enero a 31 de diciembre de 2014

TAMAÑO DE LA MUESTRA


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GRAFICO CRONOGRAMA AUDITORIAS INTERNAS

RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1. Componente de Talento Humano

1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.3), asociado a la Encuesta de Transparencia y la pregunta número 6 de la encuesta de hábitos y creencias y al ítem número 1 de la calificación por elementos de la auditoria en sitio.

Una vez realizada la auditoria a los procesos de Talento Humano y Direccionamiento Estratégico, se observó que frente al elemento de código de ética, la entidad evidenció el desarrollo de actividades de manera permanente y sistemática, para la revisión y ajuste del código de ética, así como la socialización y generación de cambios en la cultura de la transparencia y ética de lo público.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

GRUPO GENERALNOMBRES Y APELLIDOS

PROCESOS A

AUDITAR

PREPARACION Y SOCIALIZACION PLAN DE TRABAJO GRUPO AUDITOR

GRUPO AUDITOR LIDERGRUPO AUDITOR

OBSERVADOR y/o Apoyo

PROCESOS A

AUDITAR

AIDITOR LIDER

1: Alberto y DianaDireccionamiento y

des a rrol lo

organizacional

2: Alberto y DianaMejora miento

Continuo

Andrea EscalanteLíder Andrea Escalante

/ July Suarez3: Andrea lider y Yuli de apoyo

Ges tión del Ta lento

Humano

Angela Maria Restrepo Líder Angela María Restrepo

/ July Suarez4: Angela de lider y July Ges tión documenta l

Johana Murillo Líder Johana Murillo

Fany Gonzalez

5: Johana de lider y fany de

apoyoComunica ción

Insti tuciona l

Omar Tarcisio Cañas Líder Omar Tarcisio Cañas

/ Diana Ospina

6: lider con Omar y apoyo de

Diana

Adquis i ción de

bienes y servicios

Nelson RubioLíder Nelson Rubio / Lina

Sanchez7: Lider Nelson y lina Ges tion Juridica

Gloria OsorioLíder Gloria Osorio

/ Leidy Matallana

8:liderGloria y apoyo Leidy

MatayanaAdministra cion de

bienes y s ervicios

Mityam Nope

Líder Miryam Nope /Martha

Amparo Marquez/ Lina

sanchez

9: Lider Mryam y apoyo Lina Ges tión Financiera

Johana Murillo Líder Johana Murilloo / Fanny

Gonzlez

10: Johana lider y Fany de

apoyo

Adminis tración de

los Si s tema s de

información y

teconología

Andrea EscalanteLíder Andrea Escalante / Yuli

Suarez

11 Andrea Escalante lider y de

apoyo Yuli

Atención a

ciuda da nía y grupos

de interés

Fany Gonzalez Líder Fany Gonzalez / Omar

Cañas / Angela Restrepo

12. Fany Gonzales lder y de

apoyo, Omar Cañas y Angela

Forta lecimiento de la

ges tion Contra tactua l

en el D:C.

Nelson Rubio

Líder Nelson Rubio

Gloria Osorio / Andrea

Escalante

13: lider nelso y apoyo de

gloria y andrea

Ges tion de queja s ,

recla mos e

inves tiga ciones en el

DC

Angela Maria Restrepo Líder Angela Maria Restrepo

Miryam Nope

14: lider Angela y apoyo

Miryam

Genera ción de

es pacios pa ra e l

control social /

Cua l ifi ca ción del

e jercicio del control

s ocia l

15: Alberto y johana y NelsonForta lecimiento del

si s tema de control

interno

16:Alberto, jhona y Leidy

Nelson y Leidy matallana

Eva lua ción de la

gestión y s us

res ul tados

REUNION CONSOLIDACION GRUPO AUDITORES

|

NOVIEMBRE

CAPACITACION Y ENTRENAMIENTO DEL GRUPO AUDITOR

CONVOCATORIA OFICIAL GRUPO AUDITOR

DICIEMBRE

VEEDURIA DISTRITAL

REDISTRIBUCION GRUPO DE AUDITORES

AUDITORIA INTERNA 2014

COMUNICACIÓN INTERNA A DELEGADOS Y RESPONSABLES DE PROCESOS

CONSOLIDACION FINAL INFORME DE AUDITORIA Y CIERRE DE LA MISMA

Líder Alberto Castiblanco

Bedoya

Johana Murillo /Leidy

Matallana / Nelson Rubio

Alberto Castiblanco

Bedoya

Alberto Castiblanco

Bedoya

Líder Alberto Castiblanco

Bedoya

Diana Rocío Ospina


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Conforme a las valoraciones de las respuestas y evidencias reportadas durante la ejecución de las auditorias, se concluyó que este elemento pasó de un nivel inaceptable del 42% en la anterior valoración en el 2013 a un nivel de aceptable del 100% en el 2014.

El código de ética fue reformulado, se adoptó mediante la Resolución No. 197 del 10 de octubre de 2014 y está documentado con el formato código 01-CE-01 Versión 5 con vigencia 26/06/2014.

Conforme a los resultados de la encuesta de hábitos y creencias, se tiene que el porcentaje de personas que considera que no ha tenido necesidad de consultar el código fue del 53% y el porcentaje de quienes dicen no tener conocimiento sobre el código es del 19%. Cabe anotar además el significativo aumento del porcentaje de personas que respondieron que consultan el manual cada vez que ha tenido dudas sobre el contenido o significado de los valores que gobiernan la ética del servidor público, que pasó de un 14% en 2013 al 24% en el año 2014. En el siguiente gráfico se pueden observar los respectivos porcentajes de respuestas a esta pregunta.

De la misma forma, se anexa al presente informe, el resultado de la encuesta sobre transparencia y ética de lo público, para que a partir del análisis que se realice de manera comparativa con la aplicada en el año 2013 se pueda determinar los cambios en la cultura ética de la entidad en el período 2013 – 2014.

OBSERVACIÓN: Se recomienda mantener la dinámica de los talleres y ejercicios de construcción de una cultura ética de lo público, para garantizar la sostenibilidad de este

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

14%

24%

8%

3%

57%

53%

22%

19%

0%

1%

Sin respuesta

d. No tiene conocimiento sobre el código. (R6d)

c. No ha tenido necesidad de consultarlo. (R6c)

b. Cada vez que ha tenido que resolver algún conflicto en el ejercicio de sus funciones o actividades contractuales. (R6b)

a. Cada vez que ha tenido dudas sobre el contenido o significado de los valores que gobiernan la ética del servidor público. (R6a)

6. ¿Con qué frecuencia ha consultado el código de ética y buen gobierno en el último año?


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elemento, además de la necesidad de realizar un análisis de los resultados de la encuesta sobre transparencia y ética de lo público aplicada, a partir del cual se puedan establecer nuevas estrategias de intervención sobre éste elemento.

1.1.2. Desarrollo del Talento Humano (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 6.2, 6.2.1, 6.2.2,), asociado a los ítem 2, 14, 15, 16, 17 y 18 de la calificación de auditoría en sitio y a las preguntas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14,, 15 de la encuesta de hábitos y creencias.

A partir de las calificaciones hechas por la auditoria, se tiene como resultado que los demás productos evaluados de éste proceso, obtiene la siguiente calificación:

Inducción y reinducción, pasó de un nivel medio bajo del 63% en el 2013 a un nivel de aceptable con el 94% en el 2014, dado que se evidenció la realización de manera permanente y sistemática de ejercicios de inducción y reinducción a funcionarios y contratistas de la entidad, calificación que es coherente con los resultados de la encuesta de hábitos y creencias, que se muestran a continuación.

Conforme a los resultados de la encuesta de hábitos y creencias, el 70% de los encuestados respondió que el proceso de inducción y reinducción le permite conocer los lineamientos estratégicos institucionales y que es adecuado para actualizarse respecto a cambios institucionales. El 24% dice no haber participado en estos procesos.

En la siguiente gráfica se puede observar el resultado comparativo de esta pregunta.

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

42%

35%

16%

35%

13%

4%

30%

24%

Sin respuesta

d. No ha participado. (R11d)

c. No tiene repercusiones en sus actividades diarias. (R11c)

b. Es adecuado para actualizarse respecto de cambios institucionales. (R11b)

a. Le permite conocer los lineamientos estratégicos institucionales. (R11a)

11. Usted considera que el proceso de Inducción y reinducción:


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Respecto de la pregunta sobre si recibió inducción, el 63% respondió si haberla recibido, porcentaje que es menor en 4 puntos porcentuales a la registrada en el año anterior y 35% dice no haberla recibido, con 2 puntos porcentuales mayor a la registrada en el 2013.

En el siguiente gráfico se puede observar el resultado comparativo a esta pregunta.

A la pregunta sobre si recibió reinducción en los últimos 6 meses, se observa una significativa disminución de quienes habían respondido que no en el 2013, ya que frente a esta pregunta el 88% dijo no haberla recibido en el 2013 mientras que en el 2014 este porcentaje bajó al 43%, cambio que también se refleja en el porcentaje de personas que afirman haber recibido estas reinducciones, que pasó del 13% en el 2013 a un 56% en el 2014, como se puede observar en el siguiente gráfico:

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

67%

63%

33%

35%

Sin respuesta

No (N)

Sí (Y)

12. ¿Usted recibió algún tipo de inducción formal al momento de vincularse con la Veeduría?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

13%

56%

88%

43%

0%

1%

Sin respuesta

No (N)

Sí (Y)

13. ¿Usted recibió algún tipo de reinducción formal durante los últimos 6 meses?


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Frente a la pregunta sobre si se está de acuerdo con que el proceso de inducción y reinducción a un puesto de trabajo es fundamental y debería ser prioritario, el 82% dijo estar completamente de acuerdo con esa afirmación, observándose un comportamiento similar a las respuestas dadas el año anterior, según se puede observar en la siguiente gráfica:

OBSERVACCION: El nivel de calificación de éste elemento muestra que se alcanzo un grado de sostenibilidad del 94% durante la vigencia 2014, se hace necesario mantener ésta dinámica, para garantizar las sostenibilidad del elemento durante la próxima vigencia, así como la necesidad de revisar y ajustar las estrategias de comunicación para que los funcionarios y contratistas tomen conciencia de la importancia de su participación en estas actividades, si se tiene en cuenta los porcentajes observados en cada una de las respuestas de la encuesta de hábitos y creencias.

Manual de Funciones: Durante la realización de las auditoria en sitio, se pudo evidenciar que el manual de funciones cumple con todos los requisitos legales y existe como documento integral del Sistema de Gestión de la entidad; sin embargo, frente a las actividades de socialización colectiva o individual, no se evidenció que durante el año se hubieran realizado actividades de manera sistemática y permanente para garantizar el pleno conocimiento de este elemento del sistema. En la calificación final de auditoría se obtuvo un porcentaje de sostenibilidad del 93%, registro que fue superior al observado en el año anterior que había sido del 87%.

Conforme al resultado de la encuesta de hábitos y creencias, se observa que el porcentaje de funcionarios que dice conocer el manual de funciones bajó del 98% en 2013 a un 87% en 2014, y que el porcentaje de funcionarios que dice no conocer el manual de funciones pasó del 2% en 2013 a un 13% en 2014, como se puede ver en el siguiente gráfico:

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

88%

82%

13%

14%

0%

3%

0%

1%

Sin respuesta

c. Está en desacuerdo, porque ese proceso no afecta el desempeño de un funcionario o contratista. (R14c)

b. Está parcialmente de acuerdo, porque considera importante el proceso pero no cree que sea fundamental para ejecutar sus actividades. (R14b)

a. Está completamente de acuerdo. (R14a)

14. Frente a la siguiente afirmación: “El proceso de inducción y/o de reinducción a un puesto de trabajo, es fundamental y debería ser priotario, para lograr que todo servidor conozca los aspectos generales de la entidad y particulares de su puesto de


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Respecto de quienes dicen conocer el manual, se observa que el porcentaje de funcionarios que consultan el mismo de vez en cuando para resolver dudas, aumentó del 61% al 74%, así como aumentó el porcentaje de funcionarios que dicen que consulta de manera permanente el manual, pasando del 13% al 18% en el período 2013 – 2014. En el siguiente gráfico se puede observar el comportamiento de estas respuestas:

Asimismo, el porcentaje de funcionarios que considera que el manual de funciones es un instrumento que permite conocer la identificación, el propósito, criterios de desempeño y requisitos mínimos, sigue sienta alto, ubicándose en el 80%, similar al registro del año anterior. En el siguiente gráfico se puede ver el comportamiento de esta respuesta:

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

98%

87%

2%

13%

Sin respuesta

No (N)

Sí (Y)

2. Conoce el manual de funciuones?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

13%

18%

61%

74%

22%

8%

3%

0%

Sin respuesta

c. Nunca ha requerido consultarlo. (R3c)

b. De vez en cuando, para resolver dudas frente a las tareas y actividades que se ejecutan. (R3b)

a. Siempre, para evaluar el desempeño. (R3a)

P3. ¿Con que frecuencia y para que, consulta usted el manual de funciones?


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OBSERVACIÓN: En el ejercicio de la auditoría interna se evidenció el pleno cumplimiento de las normas que regulan el tema de manual de funciones como elemento del sistema; sin embargo, se observa la necesidad de fortalecer los mecanismos e instrumentos de socialización y divulgación del manual de funciones, para garantizar que el 100% de los funcionarios de planta reconozcan y ejecuten las funciones que legalmente les corresponde.

Programas de Bienestar, Capacitación e Incentivos: Respecto de éstos elementos que integran el desarrollo del talento humano, se evidenció durante la auditoría interna, que los mismos obtienen una calificación de sostenibilidad del 100%; es decir, se evidenció no solamente su respectiva formulación y actualización anual, sino también el desarrollo permanente y sistemático de acciones para darle cumplimiento al mismo.

Asimismo, se observa que en la calificación final de estos elementos evaluados, se mejoró de manera significa el desarrollo y documentación de las actividades asociadas, pasando de una calificación del 2013 a una en el 2014, según la siguiente relación:

Plan Institucional de capacitación, pasó de una calificación del 89% al 100%

Plan Institucional de Bienestar y de Salud Ocupacional, pasó de una calificación del 67% a un 83%.

Según los resultados de la encuesta de hábitos y creencias, se observa frente a estos programas, que aumentó el porcentaje de personas que consideran que las actividades de

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

a. Es un instrumento que permite conocer la identificación, el propósito, criterios de desempeño y requisitos mínimos de un

cargo. (R4a)

b. Es un instrumento para resolver conflictos, en caso de responsabilidades relacionadas con las funciones del cargo. (R4b)

c. Porque permite ejecutar procesos administrativos relacionados con el talento humano. (R4c)

d. Porque genera un compromiso con el desempeño eficiente de los empleados. (R4d)

e. Porque facilita la planeación e implementación de medidas de mejoramiento. (R4e)

f. No lo conoce. (R4f)

Sin respuesta

81%

4%

1%

3%

7%

0%

3%

80%

3%

3%

1%

8%

6%

0%

RESULTADO 2014

RESULTADO 2013

P4. ¿Por qué considera Usted que es importante un manual de funciones?


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bienestar que adelanta la entidad son adecuadas y contribuyen al mejoramiento del clima organizacional, pasando de un 20% en 2013 a un 44% que así lo creen en el 2014, así mismo disminuyó el porcentaje de personas que creen que estas actividades son insuficientes, pasando del 52% en 2013 a un 24% en el 2014. En la siguiente gráfica se puede observar el comportamiento de estas respuestas.

Frente al programa de capacitación, se observa que el porcentaje de personas que creen que éste contribuyó al mejoramiento de su desempeño, disminuyó de un 45% en el 2013 que así lo creían a un 37% que así lo creen ahora, mientras que quienes creen que fortalecen sus conocimientos se mantuvo en 34%, finalmente, se observa un incremento en el porcentaje de quienes dicen no conocer el plan de capacitación, pasando de un 5% en el 2013 a un 15% en el 2014. En la siguiente gráfica se observa el comportamiento porcentual de estas respuestas:

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

20%

44%

52%

24%

17%

14%

11%

16%

0%

1%

Sin respuesta

d. No las conoce. (R9d)

c. No contribuyen realmente a solucionar los problemas del clima organizacional. (R9c)

b. Son insuficientes para el mejoramiento del clima organizacional. (R9b)

a. Son las adecuadas y contribuyen al mejoramiento del clima organizacional. (R9a)

9. Usted cree que las actividades de bienestar que adelanta la entidad:

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

45%

37%

34%

35%

17%

11%

5%

15%

0%

1%

Sin respuesta

d. No las conoce. (R10d)

c. No tiene repercusiones en sus actividades diarias. (R10c)

b. Fortalecen sus conocimientos. (R10b)

a. Contribuyen al mejoramiento de su desempeño

laboral. (R10a)

10. Usted cree que las actividades de capacitación que adelanta la entidad:


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Clima Organizacional: Frente a la pregunta sobre el concepto que se tiene del actual clima organizacional de la entidad, el 54% respondió que es normal porque siempre existirán tensiones, porcentaje que fue similar al registrado en el 2013 que marcó el 52%, de las respuestas.

Mientras tanto, el porcentaje de personas que creen que el clima organizacional es tenso y dificulta el trabajo y el desempeño, bajó del 38% en el 2013 a un 24% en el 2014 y de otro lado el porcentaje de personas que creen que el clima organizacional es el adecuado y permite desempeñarse con tranquilidad, aumentó del 8% que así lo consideraban en el 2013 a un 18% que así lo consideran en la actualidad.

Respecto de los factores que más afectan el clima organizacional, no se observan variaciones mayores entre el año 2013 y 2014, siendo el que mayor afecta el relacionado con un inadecuado manejo de las comunicaciones y la información, según el 52% de los encuestados, seguido por el relacionado con las relaciones interpersonales con el 38% y el estilo de dirección de los jefes y directivos de la entidad con el 35%. En el siguiente gráfico se puede observar los resultados comparativos de los años 2013 y 2014 frente a esta pregunta.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

8%

18%

38%

24%

52%

54%

2%

1%

0%

3%

Sin respuesta

d. No es importante porque no repercute en sus funciones o actividades. (R7d)

c. Es normal, dado que siempre existirán tensiones en las relaciones humanas. (R7c)

b. Es tenso y dificulta su trabajo y su desempeño. (R7b)

a. Es el adecuado y le permite desempeñarse con tranquilidad. (R7a)

7. En su concepto, el clima organizacional de la entidad:

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

45%

38%

54%

52%

32%

35%

26%

23%

17%

18%

e. La falta o inadecuado soporte de elementos físicos y tecnológicos para desempeñar las funciones o cumplir las actividades contractuales. (RM8e)

d. La distribución de las cargas de trabajo. (RM8d)

c. El estilo de dirección de los jefes y directivos de la entidad. (RM8c)

b. El inadecuado manejo de la comunicación y la información. (RM8b)

a. Las relaciones interpersonales. (RM8a)

8. ¿Cuál cree usted que es el factor que más afecta el clima organizacional en la entidad?.


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OBSERVACION: Conforme a los resultados de la auditoría interna, se evidencia el desarrollo de un plan estructurado de bienestar, capacitación e incentivos a través del cual se desarrollan actividades orientadas a mejorar el clima organizacional, brindar mejores condiciones de salud ocupacional y mejorar las competencias de los servidores públicos en el ejercicio de sus funciones o actividades; sin embargo, al revisar las respuestas dadas por los funcionarios y contratistas de la entidad través de la encuesta de hábitos y creencias, se observa la necesidad de ajustar las estrategias de intervención a través de éstos programas, para mejorar la percepción sobre el clima organizacional, en especial en aspectos relacionados con comunicación e información, relaciones interpersonales y estilos de dirección.

1.2. Componente Direccionamiento estratégico (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.1, 6, 7, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, )

1.2.1. Planes, Programas y Proyectos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.2, 5.3, 5.4, 5.4.1, 5.4.2, 5.6, 6.1, 6.4, 7.4.1), asociado a los ítem 7, 8, 9 y 10 de la calificación de auditoría en sitio y las preguntas 17, 18, 19, 20 y 21 de la encuesta de hábitos y creencias.

Conforme los resultados de la auditoría interna, se observa que frente a los planes, programas y proyectos, la entidad obtuvo una calificación del 100%, mejorando así la calificación que este componente había tenido el año anterior, el cual fue del 78%. Esta calificación se basa en las evidencias encontradas en la auditoría realizada al proceso de Direccionamiento Estratégico, en el cual se pudo constatar la permanente realización de actividades asociadas a la socialización, divulgación y seguimiento a los diferentes planes, programas y proyectos que la entidad ejecuta.

Sin embargo, al revisar la calificación final de cada uno de los procesos misionales, se observa que existe diferencias en el nivel de seguimiento, evaluación y control de los planes de acción, como se observa en el proceso de fortalecimiento de la gestión contractual en el D.C que obtuvo una calificación del 72%, el proceso de gestión de quejas, reclamos e investigaciones que obtuvo una calificación del 67%, el proceso de generación de espacios de control social y cualificación del ejercicio del control social que obtuvo una calificación del 82%, calificaciones que resultaron de medir la seguridad de las respuestas dadas por cada persona auditada y las evidencias del seguimiento al plan de acción, las cuales son conocidas por el funcionario encargado de realizar los respectivos reportes, pero es desconocido por la mayoría de los demás integrantes o actores de estos procesos, lo que se refleja en una calificación promedio general del 89% en éste elemento en toda la entidad, calificación que es además inferior a la obtenida en éste elemento el año inmediatamente anterior, la cual fue del 96%.


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Esta calificación es coherente además con el resultado de la encuesta de hábitos y creencias, la cual frente a la pregunta sobre cuales temas no fueron incluidos en los proceso de inducción y reinducción, se observa que el porcentaje de personas que dicen no haber recibido algún tipo de inducción o reinducción frente al plan estratégico y los planes de acción es del 28%, no obstante debe resaltarse que dicho porcentaje fue muy inferior al del año 2013, el cual se ubicaba para esa fecha en el 45%.

En la siguiente gráfica se puede observar el comportamiento comparativo de los porcentajes de la encuesta frente a la pregunta sobre cuales temas no fueron incluidos en los proceso de inducción y reinducción.

Igualmente se puede evidenciar que según la encuesta de hábitos y creencias, el porcentaje de personas que dijo conocer el plan estratégico de la entidad es del 66%, superior en 6 puntos al registrado en 2013 y que quienes dicen no conocerlo es el 32%, 8 puntos porcentuales menos que los registrados en 2013. En el siguiente gráfico se puede observar los porcentajes respectivos frente a ésta pregunta.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

a. Plan estratégico y plan de acción (RM15a)

b. Planes de gestión ambiental. (RM15b)

c. Planes de bienestar, salud ocupacional, capacitación. (RM15c)

d. Manual de funciones. (RM15d)

e. Manuales, guías o protocolos de procedimiento. (RM15e)

f. Administración de riesgos. (RM15f)

g. Código de ética y buen gobierno. (RM15g)

h. Uso de herramientas tecnológicas. (RM15h)

i. Gestión documental. (RM15i)

j. Planes de mejoramiento. (RM15j)

45%

45%

38%

34%

47%

55%

45%

30%

33%

55%

28%

37%

33%

34%

37%

46%

33%

24%

35%

45%

15. Si recibió algún tipo de inducción o reinducción al puesto de trabajo, ¿cuál de los siguientes temas no se incluyeron en la misma? (Marque las

opciones que considere necesario). RESULTADO 2014

15. Si recibió algún tipo de inducción o reinducción al puesto de trabajo, ¿cuál de los siguientes temas no se incluyeron en la misma? (Marque las

opciones que considere necesario). RESULTADO 2013


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De la misma forma, como se observa en el siguiente gráfico, el 46% consulta esporádicamente el plan estratégico, mientras que el 39% dice no haber requerido la realización de consulta. En el siguiente cuadro se observa los porcentajes de las respuestas dadas a éste interrogante.

Cabe anotar que conforme el resultado de la encuesta de hábitos y creencias, el porcentaje de personas que considera que el plan estratégico de la entidad es un instrumento que sirve para concertar las metas y actividades que debe desarrollar y

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

60%

66%

40%

32%

0%

3%

Sin respuesta

No (N)

Sí (Y)

17. ¿Conoce usted el plan estratégico de la entidad?

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

11%

13%

46%

46%

43%

39%

0%

3%

Sin respuesta

c. No ha requerido consultarlo para ejecutar sus actividades. (R18c)

b. Esporádicamente, cuando se ha requerido realizar un informe de gestión. (R18b)

a. Mensualmente, cada vez que realiza un informe de actividades. (R18a)

18. ¿Con que frecuencia, usted ha consultado el plan estratégico de la entidad.?


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ejecutar cada servidor vinculado a la entidad pasó del 48% en el 2013 a un 58% en el 2014, conforme se puede observar en el siguiente cuadro.

Por último, frente a éste elemento, se destaca que la utilidad que los servidores ven al plan de acción, registró una variación significativa conforme se puede ver en el siguiente gráfico, en el cual se observa que el porcentaje de quienes creen que el seguimiento y control del plan de acción sirve para conocer los avances de las metas de la entidad, al pasar del 34% en el 2013 a un 42% en el 2014, mientras que quienes creen que el plan de acción sirve para asociar su rendimiento y sus productos a los resultados alcanzados por la entidad, disminuyó del 42% en el 2013 a un 32% en el 2013.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

24%

24%

48%

58%

29%

15%

0%

3%

Sin respuesta

d. Un documento básico del sistema integrado de gestión, que debe estar publicado para ser consultado cuando se requiera. (R19d)

c. Un insumo básico para poder realizar la evaluación del desempeño de los funcionarios de

planta. (R19c)

b. Un instrumento que sirve para concertar las

metas y actividades que debe desarrollar y ejecutar cada servidor vinculado(a) a la entidad. (R19b)

a. Un instrumento que sirve para orientar la gestión, por lo tanto su evaluación y seguimiento es solo

competencia del equipo directivo. (R19a)

19. Usted considera que un plan estratégico es:

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

34%

42%

42%

32%

23%

23%

2%

1%

0%

3%

Sin respuesta

d. No sirve para nada. (R21d)

c. Proponer acciones de mejora con los resultados obtenidos. (R21c)

b. Asociar su rendimiento y sus productos a los resultados alcanzados por la entidad. (R21b)

a. Conocer el avance de las metas de la entidad. (R21a)

21. Hacer seguimiento y control al plan de acción, le sirve a usted para:


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1.2.2. Modelo de Operación por Procesos (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.2, 5.3,5.6, 7.2, 7.4.1), asociado al ítem 6 de la calificación de auditorías en sitio y las preguntas 23, 24 y 25 de la encuesta de hábitos y creencias.

Frente al modelo de operación por procesos, la calificación final de la auditoria es del 90%, lo que ubica a este elemento en un grado de sostenibilidad aceptable, mejorando así la calificación que había obtenido en el año anterior, la cual fue del 75% ubicándolo en un nivel de sostenibilidad medio alto para ese año.

Durante el desarrollo de la auditoria y conforme se evidencia en los papeles de trabajo de los grupos auditores de todos los procesos, las actividades asociadas a la revisión, ajuste y documentación de los procesos y de los procedimientos propios de cada uno, permitieron constatar que la entidad ejecutó los compromisos de actualización y ajuste que se había comprometido a realizar, según el plan de mejoramiento que surgió de la auditoria anterior.

Es necesario anotar que los procesos que menor desarrollo alcanzaron tanto en la caracterización como en la documentación de los procedimientos fueron los de atención a la ciudadanía y grupos de interés (78%) y el de administración de bienes y servicios (76%).

Al analizar el resultado de la encuesta sobre hábitos y creencias de los servidores públicos, frente a los elementos y productos del Sistema Integrado de Gestión, se observa que el 91% las personas encuestadas tienen un buen concepto sobre el manual de procedimientos, si se tiene en cuenta que el 47% cree que el manual es un documento que permite estandarizar la secuencia lógica de las actividades y tareas, independientemente de quien ocupe el cargo o ejecute un contrato y el 44% cree que es

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

24%

20%

48%

49%

27%

32%

2%

0%

0%

3%

Sin respuesta

d. No prestan ningún servicio. (R20d)

c. Planificar las actividades internas. (R20c)

b. Asociar mis funciones y/u obligaciones al cumplimiento de las metas. (R20b)

a. Informarme actividades y metas de la entidad. (R20a)

20. Usted considera que los planes de acción sirven para:


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una guía para saber cómo se deben realizar las actividades y tareas de un proceso. En el siguiente gráfico se puede observar los porcentajes de cada respuesta a éste interrogante:

De la misma forma, existe un mayor porcentaje de personas que consulta de manera esporádica el manual de procedimientos, si se tiene en cuenta que el 37% respondió hacerlo de manera esporádica para resolver dudas y el 33% respondió que lo consulta cuando requiere hacer verificaciones sobre las actividades y tares, sumando ambas respuestas el 70%, mientras que el año anterior estas sumatoria era del 66%. En el siguiente gráfico se puede ver el comportamiento porcentual de estas respuestas:

También se observa que un mayor número de personas cree que el manual de procedimientos es un documento que debe consultar todo servidor de la entidad, de

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

11%

5%

39%

44%

6%

1%

44%

47%

0%

3%

Sin respuesta

d. Es un documento que permite estandarizar la secuencia lógica de las actividades y tareas que se deben realizar, independiente de la persona que

ocupe un cargo o ejecute un contrato. (R23d)

c. Es un documento que sirve para verificar periódicamente si lo que se hace en un puesto de trabajo, está de acuerdo con lo que esta normado.

(R23c)

b. Una guía para saber cómo se deben realizar las actividades y tareas de un proceso. (R23b)

a. Un documento que debe formar parte del sistema integrado de gestión. (R23a)

23. Un manual de procedimientos, es para usted:

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

26%

33%

40%

37%

27%

23%

6%

6%

0%

3%

Sin respuesta

d. No considera necesaria su consulta, ya que usted sabe cómo realizar sus actividades y tareas diarias. (R24d)

c. Nunca ha requerido consultarlo. (R24c)

b. Esporádicamente, cuando se tiene dudas sobre la forma de ejecutar una actividad o terea en su puesto de trabajo. (R24b)

a. Cada vez que se requiere verificar si sus actividades y tareas corresponden a lo que esta normado. (R24a)

24. ¿Con qué frecuencia ha consultado usted el manual de procedimientos del proceso al que está vinculado?


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manera permanente, para ejecutar correctamente las actividades y tareas aginadas. Así lo expresó el 89% de los encuestados, frente al 85% que había dado esta respuesta en el año 2013. En la siguiente gráfica se observa el comportamiento de estas respuestas:

OBSERVACIÓN: Frente a este elemento del sistema, se hace necesario mantener la dinámica alcanzada frente a la revisión y ajuste de los procedimientos de cada proceso e iniciar jornadas de socialización o sensibilización frente a la importancia del uso cotidiano y permanente del manual de procedimientos, de tal manera que se pueda, reducir la brecha que se evidencia entre el pensar y el hacer, que expresaron en las respuestas los servidores de la entidad, a través de la encuesta de hábitos y creencias y así garantizar un mayor nivel de sostenibilidad de éste elemento.

1.2.3. Estructura organizacional (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.1,5.5, 5.5.1)

A través de la auditoría Interna, se evidenció que la Entidad cuenta con una estructura organizacional adecuada y ajustada a los proceso de la entidad, existiendo total coherencia entre la estructura y las características de cada proceso e identificando esta relación de la siguiente manera:

DEPENDENCIA ORGANIZACIONAL PROCESOS ASOCIADOS Despacho de la Veedora Distrital Proceso de Evaluación y Seguimiento

(Control Interno) Despacho de la Viceveedora Procesos de Apoyo, Comunicación

Institucional y atención a la Ciudadanía y grupos de interés

Oficina Asesora de Planeación Procesos de Direccionamiento y Desarrollo

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

8%

1%

6%

8%

85%

89%

0%

3%

Sin respuesta

c. Es un documento que debe consultar todo servidor de la entidad, de manera permanente, para ejecutar correctamente las actividades y tareas

asignadas. (R25c)

b. No se requiere su consulta permanente, porque la gente ya sabe cómo hacer su trabajo. (R25b)

a. No es muy útil, porque los procedimientos generalmente se realizan conforme a la costumbre y la tradición y no a lo que se indica en los manuales.

(R25a)

25. Respecto a la utilidad del manual de procedimiento, usted considera que:


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Organizacional, Mejoramiento Continuó Oficina Asesora Jurídica Proceso de Gestión para la Adquisición de

bienes y servicios y Gestión Jurídica Delegada para Quejas, reclamos e Investigaciones

Proceso de Gestión de Quejas, Reclamos e Investigaciones en el D.C.

Delegada para la Contratación Proceso de Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el D.C.

Delegada para la Participación y los Programas Especiales

Proceso de Gestión para la Promoción del Control Social

Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal

Proceso de Evaluación de la gestión Distrital y sus Resultados

Proceso de Fortalecimiento del Control Interno Distrital

A continuación se muestra gráficamente tanto la estructura organizacional, como el mapa de procesos ajustado a Diciembre de 2014:


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Es importante resaltar, que aunque la estructura organizacional es coherente con el mapa de procesos y están plenamente definidas las líneas de autoridad y las competencias de cada dependencia, la Entidad no cuenta con el número suficiente de empleados de planta para el cumplimiento pleno de todas las responsabilidades y competencias, que tanto la norma como los Planes de Desarrollo de la Ciudad y Estratégicos de la Entidad le han señalado. Por esta razón, la entidad hace uso de las autorizaciones legales para la contratación de prestación de servicios y así mismo adelanta en la actualidad los estudios necesarios de cargas de trabajo para sustentar ante las autoridades competentes una ampliación de la Planta de Personal.

1.2.4. Indicadores de Gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 8.2.3), asociado al ítem 9 de la calificación de auditorías en sitio y la pregunta 16 de la encuesta de hábitos y creencias.

La entidad cuenta con una batería de indicadores de gestión, que nacen de la necesidad de realizar el seguimiento y evaluación a las metas de los proyectos, planes y programas que desarrolla la entidad y como se pudo evidenciar, se reportan mensualmente los resultados a la Oficina Asesora de Planeación, en la cual se diligencia una Matriz de Seguimiento de Indicadores Institucionales y sobre la cual el asesor del despacho con funciones de Control Interno, elabora el Cuadro de Mando Integral (CMI), para ser reportado a la Veedora Distrital y al Comité Directivo para respectivo seguimiento. A

07. GESTIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS E

INVESTIGACIONES EN EL DISTRITO CAPITAL

08. FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO DISTRITAL

05. GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL SOCIAL

04. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS

RESULTADOS

03. FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN

CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL

PROCESOS DE APOYO

USUA

RIO

S –

BENE

FICI

ARIO

S –

GRU

POS

DE IN

TERÉ

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SATI

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CIÓ

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SITO

S

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S SO

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ESO

RGAN

ISM

OS

DE C

ONT

ROL

REQ

UISI

TOS

–NE

CESI

DADE

S -E

XPEC

TATI

VAS

PROCESOS ESTRATÉGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN

16. GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES TIC´S

ALCA

LDE

Y CO

NCEJ

OCI

UDAD

ANO

S

01. DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO

ORGANIZACIONAL

02. COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

12. ATENCIÓN A CIUDADANIA Y GRUPOS

DE INTERÉS

09. ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

13. GESTIÓN DOCUMENTAL

10. GESTIÓN FINANCIERA

11. GESTIÓN JURÍDICA14. GESTIÓN PARA LA

ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

15. ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA

18. MEJORAMIENTO CONTINUO

17. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

06. CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO


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continuación, se presente como evidencia en el siguiente gráfico, el resumen del CMI con corte al 31 de diciembre de 2014, en el que se detalla el nivel de cumplimiento de los objetivos institucional a esa fecha:

Lo anterior permite que la calificación final hecha por el grupo auditor, asigne un porcentaje del 100% a éste elemento de control y operación al interior de los procesos, porcentaje que sube del 94% que había obtenido el año anterior, colocándolo como nivel de sostenibilidad aceptable.

Sin embargo, es de aclarar que en los papeles de trabajo de los auditores internos, se evidencia que en varios de los procesos, los indicadores solo tiene un nivel de conocimiento por parte de quienes los reportan a la Oficina Asesora de Planeación y en consecuencias no son utilizados como herramientas efectivas de seguimiento y control de las actividades por parte de todos los integrantes de cada equipo de trabajo al interior de los procesos. Esta situación se refleja además en los resultados de la encuesta de hábitos y creencias, en la cual se observa que el 48% de los encuestados respondió que cree que los indicadores utilizados en la actualidad en la entidad son fundamentales para medir y controlar la gestión y el logro de las metas y objetivos de la entidad, mientras el restante 49% cree que los mismos no aportan lo suficiente, son registros de entrega obligatoria independiente de su utilidad o no reporta ningún tipo de indicador. En la siguiente gráfica se puede observar el comportamiento comparativo de esta respuesta en los años 2013 y 2014:

250%

80%

PRESUPUESTO % DE EJECUCION

EJECUCION PRESUPUESTAL TOTAL 93%

ANTERIOR SIGUIENTE

100%

% DE GIROS DEL PRESUPUESTO TOTAL% DE GIROS DE LA INVERSION

88%87%

EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INVERSION

VEEDURIA DISTRITAL

100%

OBJETIVOSPROMEDIO

CUMPLIMIENTO

1. CONTROL PREVENTIVO

83%2. CONTROL SOCIAL

100%

3. CULTURA CIUDADANA Y DE LA LEGALIDAD92%

4. FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD ESTRATEGICA Y OPERATIVA

84%

CUADRO DE MANDO MES DE DICIEMBRE DE 2014


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1.2.5. Políticas de Operación (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 5.1, 5.2, 5.3, 5,6, 7.2.2, )

La entidad tiene definidas las políticas de operación generales, en los siguientes términos:

� Los Procesos Institucionales se llevarán a cabo bajo los principios y lineamientos establecidos en los Códigos de Ética y de Buen Gobierno de la Entidad.

� El nomograma de cada uno de los procesos debe ser actualizado trimestralmente por el Responsable del mismo.

� El Responsable de proceso debe asegurarse de la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental, organizar, controlar y custodiar la información producida, y realizar las transferencias correspondientes al archivo central.

� Los actos administrativos deberán ser revisados y aprobados por el responsable del Proceso de Gestión Jurídica de la Entidad.

� Los procesos para la adquisición de productos y servicios que incluyan componentes tecnológicos deberán contar con el aval y acompañamiento del Responsable del proceso de Gestión de Tecnologías de la información y de las comunicaciones.

� El Responsable de proceso deberá velar por la calidad, oportunidad y pertinencia de las respuestas a las PQRS-D de la Ciudadanía y Grupos de interés de su competencia.

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

46%

48%

24%

20%

17%

10%

13%

19%

0%

3%

Sin respuesta

d. En la actualidad, no reporta ningún tipo de indicador, por lo tanto no afectan su trabajo. (R16d)

c. Son datos y registros que se deben entregar obligatoriamente, independiente de la utilidad que se les dé en la entidad. (R16c)

b. No aportan lo suficiente para determinar el logro de metas y resultados. (R16b)

a. Son fundamentales para medir y controlar la gestión y el logro de las metas y objetivos de la entidad. (R16a)

16. Frente a los indicadores de gestión y resultado que en la actualidad utiliza la entidad, cree usted que:


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� El Responsable de proceso deberá reportar con calidad, oportunidad y pertinencia la información requerida por la Oficina Asesora de Planeación.

� El Responsable de proceso deberá garantizar las condiciones para el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y generar acciones de mejora continua que fortalezcan la gestión de la Entidad.

� Los estudios, diagnósticos o informes de seguimiento o evaluación deberán incluir las fuentes de información y contar en el centro de gestión con los soportes que permitan verificar la veracidad y confiabilidad de los datos manejados y analizados. El Responsable de proceso deberá asegurar la disposición y acceso para consulta de los antecedentes pertinentes en el archivo de gestión de la dependencia.

� Los conceptos emitidos por la Veeduría Distrital son de carácter técnico y deben ser oportunos y pertinentes.

� El Responsable de proceso debe asegurar que los informes, estudios y documentos relacionados estén disponibles en el centro de documentación de la Entidad en medio físico y digital.

� El responsable de proceso deberá realizar la solicitud de registro en el ISBN para la publicación tanto física como digital de los documentos a publicar ante el área de Gestión Documental, encargada de realizar los trámites pertinentes. La publicación podrá realizarse una vez se tenga el registro correspondiente.

� Las publicaciones deben cumplir con los lineamientos del manual de imagen corporativa y contar con el aval del responsable del Proceso de Comunicación Institucional. Una vez publicados los documentos, el Responsable de proceso deberá enviar tres (3) ejemplares de la publicación respectiva al Centro de Documentación de la Entidad.

� El Responsable de proceso misional deberá proveer, de manera permanente y sistemática, información relativa sobre los productos misionales al área de Comunicaciones, con el fin de socializar los resultados de la gestión de la Veeduría Distrital por diferentes canales de comunicación.

� Para la organización de eventos de divulgación a terceros de informes, estudios y documentos de la Veeduría Distrital, el Responsable de proceso deberá enviar la información soporte del evento y coordinar lo pertinente con el área de Comunicación Institucional.


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� Las piezas audiovisuales que se requieran para cumplir con la labor misional de la Entidad deberán contar con el aval del Responsable del Proceso de Comunicación Institucional previo a su divulgación.

� El Responsable de la producción de piezas audiovisuales deberá enviar dos (2) copias en medio digital al Centro de Documentación de la Entidad

1.3. Componente Administración del Riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 7.5,), asociado al ítem 4 de la calificación de auditorías en sitio y la pregunta 22 de la encuesta de hábitos y creencias.

En términos generales, la entidad cuenta con un Mapa de Riesgos, en el cual se puede evidenciar que a partir de la metodología definida y adoptada por la entidad, se identifican, valoran y administran los riesgos institucionales y por procesos, encontrando que en la matriz se incluyen de manera integral, los riesgos de corrupción.

Así mismo se evidencia que la entidad tiene identificadas las acciones de control frente a cada riesgo y el último reporte de seguimiento a las mismas se realizó con corte a diciembre 31 de 2014.

A continuación se hacen las anotaciones frente a cada elemento de este componente:

1.3.1. Políticas de administración de riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

Se constató que la política de riesgos de la entidad está establecida mediante la Resolución No. 129 de 2012 y está incluida en el Plan Estratégico Institucional, adoptado mediante documento con Código: 01-PL-09 y que está definida en los siguientes términos:

“La Entidad garantizará la continuidad y sostenibilidad de sus servicios internos y especialmente los externos, analizando amenazas, debilidades y causas generadoras de vulnerabilidad, para lo cual identificará, valorará y controlará el riesgo asociado a sus procesos institucionales, con el propósito de cumplir su misión con responsabilidad frente a su entorno, usuarios y grupos de interés.”

Asimismo, según lo señalado en el documento “GUÍA METODOLÓGICA Y CONCEPTUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EL CONTROL DEL RIESGO EN LA VEEDURÍA DISTRITAL”, la política de administración del riesgo en la Veeduría se expresa en los siguientes términos:


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“Los responsables de procesos, con el apoyo de los miembros del Equipo MECA y la participación de los servidores que integran su grupo de trabajo, deben establecer las acciones preventivas necesarias para mejorar la valoración del riesgo y eliminar o minimizar las causas potenciales del riesgo. A cada acción preventiva diseñada se le debe incorporar un indicador de eficacia y uno de efectividad.

Es necesario designar un servidor o servidora responsable de conseguir el resultado en el tiempo previsto y en todo caso es muy importante realizar el seguimiento periódico de estas actividades.

La selección de las opciones más convenientes debe considerar la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y económica y en todo caso, a partir de la valoración del riesgo, relación costo de implementación y beneficio obtenido y la posibilidad de afectar e impactar las causas internas o externas, detectadas como generadoras del riesgo.

Las acciones establecidas para controlar los riesgos deberán considerar el efecto que tendrán en la causa generadora del riesgo en cuanto a si contribuyen a reducir la probabilidad o el impacto del mismo.

La administración del riesgo está enfocada al cumplimiento de las siguientes acciones, derivadas de la valoración del riesgo:

ACCIONES QUE ORIENTAN EL MANEJO DEL RIESGO

Evitar el riesgo Tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Es siempre la primera alternativa a considerar, se lograr cuando al interior de los procesos se logran cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación de actividades generadoras del riesgo.

Reducir el riesgo Implica tomar medidas encaminadas a disminuir la probabilidad (medidas de prevención) y/o el impacto (medidas de protección). Se consigue mediante la optimización de los procedimientos y la implementación de controles

Transferir el riesgo Es una manera de disminuir el impacto del riesgo, transfiriendo la responsabilidad a un tercero o compartiendo responsabilidad en caso de ocurrencia

Asumir el riesgo Luego de que el riesgo haya sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, ante lo cual simplemente se acepta el riesgo residual que se genera y se toman medidas de contingencia para su manejo


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En relación con la administración del riesgo, cada responsable de proceso deberá documentar en relación con los riesgos detectados, el tratamiento que les dará de acuerdo con su valoración y sus efectos al interior de la Entidad.

En caso de asumir un riesgo moderado, alto o extremo, deberá indicarse las razones de tipo táctico y estratégico, así como los beneficios potenciales que tal decisión conlleva.

1.3.2. Identificación del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

Como se anotó anteriormente, la Entidad ha identificado los riegos asociados a los procesos y los riesgos de corrupción, los cuales pueden ser analizados mediante el Mapa de Riesgos que forma parte documental del Sistema Integrado de Gestión de la entidad y que se encuentra publicado en la página web de la veeduría Distrital.

1.3.3. Análisis y valoración del riesgo (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1)

Los riesgos han sido valorados y frente a cada uno de ellos se desarrollan acciones de control del riesgo, cuya evaluación final con corte a diciembre 31 de 2014, se puede observar en el siguiente cuadro de seguimiento al cumplimiento de las acciones de control de riesgo:

50%

80%

100%

VEEDURIA DISTRITAL

OBJETIVOSPROMEDIO

CUMPLIMIENTO

1. PROCESOS ESTRATEGICOS Y DE APOYO

87%2. PROCESOS DE LA DELEGADA DE PARTICIPACION Y PROGRAMAS ESPECIALES

SEGUIMIENTO AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL - % DE CUMPLIMIENTO DE ACCIONES DE CONTROL

ANTERIOR

4. PROCESOS DE LA DELEGADA DE QUEJAS RECLAMOS

100%

4. PROCESO DE CONTROL INTERNO

92%

91%4. PROCESOS DE LA DELEGADA DE EFICIENCIA ADVA. Y PPTAL.

67%

99%

3. PROCESOS DE LA DELEGADA DE CONTRATACION


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OBSERVACIÓN: Se hace necesario diseñar nuevas estrategias para la socialización de los riesgos existentes, así como para lograr que cada funcionario y contratista adquiera habilidades para el ejercicio permanente del autocontrol de los riesgos, así como de la documentación y reporte de dichas acciones.


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2. MÓDULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. Componente de Autoevaluación Institucional (Asociado a la NTCGP

1000:2009 en los numerales 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7,6, 8, 8.1, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3)

2.1.1. Autoevaluación de control y de gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4), asociado a las preguntas 28 y 29 de la encuesta de hábitos y creencias.

El componente de Autoevaluación Institucional se desarrolla en la entidad a partir de la utilización de los indicadores de gestión, los cuales son monitoreados mensualmente por parte de la Oficina Asesora de Planeación, quien presenta la matriz de cumplimiento al Comité Directivo, en el cual se definen acciones de seguimiento y mejora, según consta en las respectivas actas de éste comité.

De la misma forma, se evidenció que dentro de las dependencias se realizan reuniones periódicas con los equipos de trabajo y cada Delgada, para revisar y ajustar los informes de seguimiento a metas y Plan de Acción, a partir de las instrucciones que se imparta desde el Comité Directivo.

Sin embargo, como se anotara en el punto anterior, el manejo de la información sobre los resultados medidos a través de indicadores, no es un ejercicio de pleno conocimiento por parte de todos los grupos de trabajo al interior de los proceso, ya que esta tarea de registro e información se hace especialmente a través de un funcionario designado para ella; por lo tanto, no se evidencia un desarrollo sólido de la cultura de Autoevaluación y las acciones de mejoramiento surgen especialmente a partir de los informes de auditoría interna o externa.

Igualmente, se hace necesario desarrollar actividades de manera permanente y de forma sistemática, para mejorar el nivel de uso de la herramienta de control de riegos, de tal manera que este elemento se incorpore a la cultura organizacional, más si se tiene en cuenta que para el 81% de los servidores de la entidad, la administración del riesgo es un proceso que debe realizarse de forma permanente, en cada puesto de trabajo, conforme los resultados de la encuesta sobre hábitos y creencias, cuyos porcentajes a esta pregunta se pueden ver en el siguiente gráfico:


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También es importante anotar, que para las acciones de mejoramiento que surjan de este informe de auditoría interna, se tenga en cuenta que aún persiste un concepto diferente entre los servidores vinculados a la entidad, respecto de lo que significa la Autoevaluación, según la encuesta sobre hábitos y creencias y cuyo resultado a la pregunta respectiva, se puede observar en el siguiente gráfico:

OBSERVACION: Se hace necesario establecer un plan de acción para intervenir la cultura del autocontrol dentro de cada uno de los procesos de la entidad.

2.2. Componente de auditoría Interna 2.2.1. Auditoría de Gestión (Asociado a la NTCGP 1000:2009 en los numerales

5.6.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3. 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8, 8.1, 8.2, 8.2.2)

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

81%

72%

6%

10%

5%

8%

8%

8%

Sin respuesta

d. Nunca le han impartido instrucciones y por lo tanto no conoce del tema. (R22d)

c. Es un proceso independiente, que debe ser monitoreado, evaluado y controlado por el equipo directivo. (R22c)

b. Un proceso que debe ser adelantado por la oficina de control interno, para generar alertas tempranas. (R22b)

a. Un proceso que debe realizarse de forma permanente, en cada puesto de trabajo. (R22a)

22. Usted considera que administrar y controlar los riesgos es:

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

34%

34%

28%

30%

38%

32%

0%

3%

Sin respuesta

c. Es la forma en cómo, de manera autónoma, se puede determinar si las actividades y tareas se están haciendo bien y en función de los objetivos de

la entidad. (R28c)

b. Es un proceso a través del cual se puede evaluar la gestión y los resultados, utilizando indicadores, al interior de cada proceso. (R28b)

a. Es la capacidad que cada uno tiene de autoevaluarse y autocontrolarse, sin necesidad que otra persona tenga que decirle como hacer su

trabajo. (R28a)

28. Frente al concepto de autoevaluación de la gestión , usted considera que:


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La auditoría Interna se desarrolló dentro de los parámetros normativos y legales exigidos, cuyos productos se relacionan a continuación y cuyas evidencias se pueden observar en los archivos electrónicos de la Auditoria que reposan en la oficina del asesor del despacho con funciones de Control Interno:

Programa de Auditoria 2014

Plan de Auditoria 2014.

Informe de Auditoría 2014.

Matriz de Calificaciones

Documentos de Trabajo

Resultado de las Encuestas y demás evidencias aportadas por los procesos.

A Continuación se muestra, en dos (2) gráficos, la calificación final a cada uno de los productos evaluados en los procesos institucionales, presentando los resultados de las vigencias 2013 y 2014, para facilitar su lectura:

Esquema

de Análisis

Integral

Preventivo

Sistema

de

Gestión

de

Calidad

MECI

ADMINISTR

ACION D

EL TALENTO HUM

ANO

DIREC

CIO

NAMIENTO

Y D

ESARROLLO

ORGANIZACIONAL

ADM

INISTR

ACIO

N DE LO

S SISTEMAS DE

INFO

RM

ACIO

N Y TEC

NOLO

GIA

COMUNICACIÓ

N INSTITUCIO

NAL

FORTA

LECIM

IENTO

DEL SISTEM

A D

E CONTROL

INTERNO y EVALUACIO

N DE LA G

ESTION Y SUS

RESULTA

DOS

GEN

ERACION D

E ES

PACIO

S DEL

CONTR

OL

SOCIAL y CUALIFICACION DEL EJERCICIO

DEL

CONTR

OL SO

CIAL

GESTION D

E QUEJAS, RECLAMOS E

INVES

TIGACIONES EN EL D.C.

FORTA

LECIM

IENTO

DE LA G

ESTION

CONTR

ACTU

AL EN

EL D.C.

GESTION FINANCIERA

GESTIO

N JURIDICA Y G

ESTION PARA LA

ADQUISICION D

E BIENES Y SERVICIO

S

ATE

NCIÓ

N A CIU

DADANIA

Y GRUPOS DE

INTERES

GESTION DOCUM

ENTA

L

ADM

INISTR

ACIO

N DE BIENES- SER

VICIOS E

INFRAESTRUCTURA

PROMEDIO

GENERAL

VALOR

CUANTITATIVO

VALOR CUALIFICATIVO

X X CODIGO DE ETICA 100% 100% 100% ACEPTABLE

X X INDUCCION Y REINDUCCION 92% 93% 100% 78% 100% 93% 89% 100% 100% 100% 100% 100% 83% 94% ACEPTABLE

X XGESTION AMBIENTAL Y MEDIO

AMBIENTE100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 83% 99% ACEPTABLE

X X ADMINISTRACION DEL RIESGO 94% 100% 73% 60% 87% 80% 90% 77% 93% 80% 93% 67% 33% 79% MEDIO ALTO

X X SISTEMAS 97% 83% 94% 82% 84% 70% 78% 71% 83% 100% 67% 67% 78% 81% ACEPTABLE

X XMODELO DE PROCESOS

/PROCEDIMIENTOS93% 94% 91% 89% 91% 95% 89% 88% 93% 93% 78% 94% 76% 90% ACEPTABLE

X X

Proyectos de inversión, inscritos y

formulados en el BDPP 100% 100% ACEPTABLE

X Plan de acción 100% 100% 82% 90% 72% 89% ACEPTABLE

X XSeguimiento Plan de Acción – Plan de

Desarrollo Distrital100% 100% ACEPTABLE

X X Planes y Programas 100% 100% ACEPTABLE

X Traslado presupuestal 100% 100% ACEPTABLE

X Ejecución Presupuestal 100% 100% ACEPTABLE

X Reservas presupuestales 100% 100% ACEPTABLE

X X Manual de Funciones 93% 93% ACEPTABLE

X X Vinculación 100% 100% 100% ACEPTABLE

X X Evaluación del desempeño 100% 100% ACEPTABLE

X X Plan Institucional de Capacitación 100% 100% ACEPTABLE

X XPlan Institucional de Bienestar,

salud ocupacional83% 83% ACEPTABLE

X Plan de gestión jurídica 92% 92% ACEPTABLE

X Prevención del daño antijurídico 100% 100% ACEPTABLE

X Plan de compras o contratación 100% 100% ACEPTABLE

X Estudios previos 92% 92% ACEPTABLE

X Pliego condiciones 100% 100% ACEPTABLE

X X Bienes y servicios contratados 100% 100% ACEPTABLE


96% ACEPTABLE

ENFOQUE

CONTROL DE PLANEACION Y

GESTION

INFORMACION Y COMUNICACIONES

PROCESOS MISIONALES DE LA ENTIDAD

PROCESOS DE APOYO EVALUACION

CALIFICACION PROMEDIO GENERAL DE LA ENTIDAD POR PRODUCTOS

PRODUCTO

VEEDURIA DISTRITALAUDITORIA INTERNA 2014



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2.3. Componente Planes de Mejoramiento 2.3.1. Plan de mejoramiento Institucional o por procesos (Asociado a la

NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 5.6, 5.6.1, 5.6.2, 5.6.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3) )

La entidad tiene en ejecución un plan de mejoramiento institucional, en el cual se relacionan todas y cada una de las actividades de mejoramiento que se ejecutan conforme las observaciones y hallazgos encontradas en la auditoría interna de la vigencia 2013 y la Auditoria Regular realizada por al Contraloría Distrital a la vigencia 2013.

Esquema

de Análisis

Integral

Preventivo

Sistema

de

Gestión

de

Calidad

MECI

ADM

INIS

TRACIO

N D

EL T

ALE

NTO

HUM

ANO

DIR

ECCIO

NAM

IENTO

Y D

ESARROLL

O

ORGANIZ

ACIO

NAL

CONTROL

INTERNO-

ADMINIST

RACION

DEL RIESGO

ADM

INIS

TRACIO

N D

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STEM

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LECIM

IENTO

DEL

SIS

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OL

INTE

RNO y

EVALU

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N D

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GES

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VALOR

CUANTITATIVO

VALOR CUALIFICATIVO

X X CODIGO DE ETICA 33% 50% 42% INACEPTABLE

X X INDUCCION Y REINDUCCION 83% 33% 67% 44% 78% 78% 33% 33% 83% 56% 78% 83% 67% 63% MEDIO BAJO



X X ADMINISTRACION DEL RIESGO 56% 48% 87% 53% 59% 33% 56% 87% 50% 73% 47% 56% 40% 57% BAJO

X X SISTEMAS 80% 52% 76% 76% 63% 62% 77% 52% 56% 56% 58% 80% 61% 65% MEDIO BAJO

X XMODELO DE PROCESOS

/PROCEDIMIENTOS74% 75% 87% 61% 76% 96% 89% 96% 68% 49% 73% 60% 76% 75% MEDIO ALTO

X X

Proyectos de inversión, inscritos y

formulados en el BDPP 100% 100% ACEPTABLE

X Plan de acción 100% 98% 82% 100% 98% 96% ACEPTABLE

X XSeguimiento Plan de Acción – Plan de

Desarrollo Distrital94% 94% ACEPTABLE

X X Planes y Programas 78% 78% MEDIO ALTO




X X Manual de Funciones 87% 87% ACEPTABLE



X X Plan Institucional de Capacitación 89% 89% ACEPTABLE

X XPlan Institucional de Bienestar,

salud ocupacional67% 67% MEDIO BAJO

X Plan de gestión jurídica 75% 75% MEDIO ALTO







87% ACEPTABLE

EVALUACION


PRODUCTO



ENFOQUE

CONTROL DE PLANEACION Y GESTION



PROCESOS DE APOYO


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3. EJE TRANSVERSAL DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN (Asociado a la

NTCGP 1000:2009 en los numerales 4.1, 4,2; 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.5.3, 6.3, 7.2.1, 7.2.3, ), asociado al ítem 5 de la calificación de auditorías en sitio y a las preguntas 26 y 27 de la encuesta de hábitos y creencias. 3.1. Componente de información y comunicación

Para la evaluación de los sistemas de información y comunicación, se incluyeron las evidencias recopiladas durante la auditoria a los 13 procesos auditados y cuyas conclusiones muestran que éste eje del Sistema de Control Interno alcanza un nivel de sostenibilidad aceptable del 81%, mejorando así la calificación alcanzada el año anterior, que fue de un nivel medio bajo con el 65%.

La calificación se sustenta al evidenciar que la Veeduría cuenta en la actualidad con un proceso de Gestión Documental que se soporta en un sistema informático denominado “ORFEO”, lo que facilitó y permitió la mejora de los procedimientos de trámite, custodia y archivo de la información primaria y secundaria, se aprobaron las Tablas de Retención Documental, se adelanta los ejercicios de rendición de cuentas ante los ciudadanos, se cuenta con una política y un plan de comunicaciones y se hace un manejo organizado y sistematizado de la información soporte de los procesos de apoyo.

OBSERVACIÓN: No se observan o evidencian mecanismos, instrumentos o metodologías documentadas que permitan recopilar información sobre las necesidades, expectativas y los niveles de satisfacción de los usuarios internos como externos de cada proceso y en consecuencia no se cuenta con suficiente información para que la Dirección de la Entidad pueda tomar decisiones o generar estrategias de mejoramiento de la comunicación e información hacia los mismos.

La encuesta sobre hábitos y creencias, muestra los siguientes resultados relacionados con el tema de información y comunicación:

Al preguntar si se considera que la Veeduría cuenta con un sistema sólido de información, que da garantía de la eficacia y efectividad de los datos y registros para la toma de decisiones, el 62% respondió que no y el 34% respondió que sí. Respecto al porcentaje de respuestas negativas, se observa que este disminuyó frente al porcentaje del año 2013 que fue del 80% por el no y el 20% por el sí.

En el siguiente gráfico se observa el porcentaje de éstas respuestas en los dos años evaluados.


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En la siguiente gráfica, encontramos las razones por las cuales, quienes respondieron que no, consideran que el sistema de información no es sólido.

Por último, como se puede observar en el siguiente cuadro, los demás productos del Sistema Integrado de Gestión, asociados al Esquema de Análisis Integral, obtuvieron una calificación del 100%, ubicándolos en un nivel de sostenibilidad aceptable, exceptuando los productos de Plan de Gestión Jurídica con el 92% de calificación y Estudios previos con el 92%.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

20%

34%

80%

62%

0%

4%

Sin respuesta

No (N)

Sí (Y)

26. ¿Usted cree que la Veeduría cuenta con un sistema solido de información, que da garantía de la eficacia y efectividad de los datos y registros para la toma de decisiones?

0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

RESULTADO 2013

RESULTADO 2014

11%

8%

7%

4%

49%

41%

7%

1%

26%

47%

Sin respuesta

d. Porque la información no necesariamente tiene que fluir más allá del área que la procesa y debe ser entregada solamente a quien la necesita. (R27d)

c. Porque la información no fluye de manera adecuada, los sistemas de archivo son obsoletos o complejos y generalmente las personas no la

comparten o la guardan como de su propiedad. (R27c)

b. Porque la información que se genera en cada proceso no es confiable y depende de quien la procese. (R27b)

a. Porque no se cuenta con soporte tecnológico suficiente para procesar en forma confiables los datos y registros en cada proceso. (R27a)

27. Si la respuesta al punto anterior fue negativa, ¿por qué considera que el sistema de información no es sólido.?


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Reunión de Apertura Ejecución de la Auditoría Reunión de Cierre

Día 13 Mes 11 Año 2014 Desde 13/11/2014

Hasta 23/12/2014

Día 30 Mes 01 Año 2015 D / M / A D / M / A

Representante Alta Dirección Asesor Despacho - Control Interno

Grupo Auditor

ALEXANDRA RODRÍGUEZ DEL GALLEGO

ALBERTO CASTIBLANCO BEDOYA

Gloria Inés Osorio Aponte - Asesora de Despacho Ángela María Restrepo Franco - Profesional Especializado Omar Tarcisio Cañas Carrillo - Profesional Especializado Miriam Yolanda Nope Aguirre - Profesional Especializado Andrea Eugenia Escalante Lemus – Profesional Universitario Lina María Sánchez García – Profesional Universitario Nelson Rubio Baracaldo – Profesional Universitario Fanny González León – Profesional Universitario Yuli Paulina Suárez López – Técnica Operativa Johana Patricia Murillo Castro – Contratista Diana Rocío Ospina Vera – Contratista Lady Diana Matallana Castellanos – Auxiliar Administrativo.

Esquema

de Análisis

Integral

Preventivo

Sistema

de

Gestión

de

Calidad

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GENERAL

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CUANTITATIVO

VALOR CUALIFICATIVO








X Plan de gestión jurídica 92% 92% ACEPTABLE







ENFOQUE

CONTROL DE PLANEACION Y

GESTION



PROCESOS DE APOYO EVALUACION

PRODUCTO



INFORME DE AUDITORÍA INTERNA POR...

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