INFORME DE CONSULTORIA

Proyecto FOMEC Nro. 740Título   del   Proyecto:   Modernización   del   Área   de   Biblioteca   de   la   Facultad   de Humanidades y Ciencias de la Educación de la Universidad Nacional de La Plata y optimización   del   desarrollo   educativo   mediante   el   mejoramiento   del   soporte tecnológico y la implementación de programas abiertos y a distancia.

Ing. S.C. Ernesto Spinak     Consultoria realizada entre setiembre y noviembre de 1998

Resumen ejecutivo

El   Proyecto   FOMEC   740   presenta   un   plan   de   remodelación   edilicia,   equipamiento, capacitación, y modernización de servicios, adecuado a las posibilidades reales de la FAHCE a fin de obtener un servicio de Biblioteca moderno, lo que será un salto cualitativo importante para la institución.

En el marco de este Proyecto se realiza un diagnóstico del Área Biblioteca de la FAHCE para determinar el grado de desarrollo alcanzado en las actividades en curso, y si las actividades emprendidas cumplirán con los objetivos esperados.

A los  efectos de  la  evaluación se   realizaron cuatro visitas   técnicas y  se  entrevistaron a 17 personas (autoridades, personal académico y personal técnico) durante los meses de setiembre y octubre de este año.

El  Proyecto  de  Modernización  del  Área  de  Biblioteca  de   la  FAHCE  es  un  proyecto  bien conceptualizado, que analiza varios de los puntos claves para lograr una biblioteca universitaria moderna de acuerdo a los parámetros internacionales, y presenta soluciones adecuadas dentro de lo posible. Sin embargo, del análisis y las entrevistas se detectaron los siguientes problemas:

• No existe ubicación orgánica de la Biblioteca dentro la FAHCE• El Organigrama del Área Biblioteca no es adecuado• Falta de coordinación con el Área académica• El Presupuesto es claramente insuficiente• El horario de servicio no es adecuado a las necesidades de los usuarios• El equipamiento y en especial la bibliografía es insuficiente• El uso por parte de los estudiantes es bajo 

A   los   efectos   de   resolver   los   problemas   mencionados   se   sugiere   un   plan   estratégico   que comprenda las siguientes líneas de acción:

1. Aprobar una Carta Organica de la Biblioteca dentro de la FAHCE2. Crear una Comision de Biblioteca3. Obtener un Presupuesto mínimamente realista con las necesidades expresadas4. Extensión de horario5. Capacitación y refuerzo de personal6. Promoción del servicio y estudio de demanda y perfiles de usuarios7. Diseñar Planes de acción estratégicos de corto plazo con metas y evaluación

I. Marco Conceptual

Esta consultoría está propuesta en el marco del Proyecto de "Modernización del  Área de Biblioteca de la de Humanidades y Ciencias de la Educación (FAHCE) de la  Universidad Nacional de La Plata y optimización del desarrollo educativo mediante el  mejoramiento del soporte tecnológico y la implementación de programas abiertos y a  distancia", cuyos objetivos específicos en el Área de Biblioteca son:

1. Mejorar y ampliar los accesos a la información existente en el Área mediante la culminación de la formación del Catálogo de Libros en Línea (OPAC).

2. Incrementar la eficiencia del Área en su conjunto (servicios y procesos) mediante la integración gradual de los fondos bibliográficos de las bibliotecas periféricas en un único espacio físico, mejorando de este modo la calidad del servicio al usuario final.

3. Ampliar,   mejorar   y   diversificar   los   servicios   de   información,   mediante   la incorporación de equipamiento necesario para agilizar los procesos bibliotecarios y fortalecer el autoservicio.

4. Ampliar,   mejorar   y   diverisifcar   los   servicios   de   información,   mediante   la capacitación adecuada y permanente del personal de Área de Biblioteca según sus distintas necesidades.

5. Fortalecer el autoservicio de los usuarios para el adecuado uso y aprovechamiento de   los   recursos   bibliográficos   existentes   en   el   Área   y   las   nuevas   tecnologías disponibles para la recuperación y obtención de información.

6. Optimizar el uso del espacio físico disponible mediante la adecuación de sectores inutilizados para la instalación del equipamiento adquirido.

7. Actualizar y modernizar el fondo bibliográfico.

8. Fortalecer la relación existente entre el Departamento de Bibliotecología y el Área de Biblioteca mediante la implementación de Programas conjuntos de desarrollo.

II.  Objetivos de la Consultoría

• Realizar un diagnóstico y evaluación del Área de Biblioteca de la FAHCE de la UNLP.

• Conocer el estado actual del Área de Biblioteca de la FAHCE abarcando todos sus aspectos:   las   colecciones,   su  organización  y   accesos   a   la   información   existente (OPAC), los servicios  que se prestan,   la  infraestructura edilicia  e  informática,  el aprovechamiento   de   las   nuevas   tecnologias   de   información,   el   registro   de 

actividades, el personal, el presupuesto disponible, el compromiso institucional con el Área y con el Proyecto.

• Determinar   el   grado   de   desarrollo   alcanzado   con   respecto   a   los   estándares internacionales establecidos para las bibliotecas universitarias.

III. Estado de avance del Proyecto

El Área de Biblioteca de la FAHCE se compone de una Biblioteca Central y, hasta el momento, nueve Bibliotecas Departamentales que están en vías de fusionarse con la Biblioteca Central. 

Los fondos bibliográficos consisten en unos 95.000 documentos, los cuales se encuentran   ingresados  en  su  mayoría  al  sistema automatizado  con una  catalogación mínima. La colección de revistas dispone de poco más de 2.000 títulos, de los que unos de  350   son  colecciones   abiertas,   la  mayoría  de   los   cuales   se  obtienen  por   canje  o donación. Pocos de estos títulos de revistas son de corriente principal (mainstream) y en su mayoría no responden a las listas de títulos más importantes de acuerdo a la selección que hicieron los Departamentos Academicos por solicitud de la Biblioteca.

Los usuarios potenciales (estudiantes, docentes, investigadores, etc.) superarían los 14.0001, sin embargo sólo se encuentran registrados al sistema de préstamo la tercera parte de éstos. No se disponen de estadísticas que identifiquen cuántos de éstos son usuarios reales, ni con qué frecuencia usan los servicios. Tampoco se tienen análisis del grado de satisfacción/insatisfacción de los usuarios respecto al servicio recibido.

Los  egresados  de   la  FAHCE no  se   consideran  usuarios  potenciales  pues,   al parecer, los egresados pierden contacto con la institución y no requieren los servicios de apoyo de información que podría prestar la Biblioteca. 

El espacio físico actualmente disponible para el Area Biblioteca es claramente insuficiente.   Existe   un   proyecto   de   adecuación   edilicia   e   incorporación   del   “patio ingles” que podria resolver el problema en gran medida por varios años en el futuro. De momento la limitante de espacio genera un sistema confuso para acceder y seleccionar el  material,  falta  de lugares para estudio en sala,  e  impedimentos para crear  nuevos servicios.  La dispersión física de los servicios no permite el mejor aprovechamiento de los escasos recursos humanos disponibles.

El horario de atención es limitado.  Por insuficiencia de personal de apoyo la Biblioteca  atiende  de   lunes  a  viernes  hasta   las  18 horas.  No hay atención  para   los estudiantes vespertinos ni hay atención los dias sábados. 

1 La cantidad de estudiantes de la FAHCE no es fácil de determinar pues varía según el criterio con que se cuenten: los inscriptos, los que votan, etc. En las distintas entrevistas se ofrecieron diversas estimaciones que variaron entre seis y doce mil.

El   Proyecto   presenta   un   plan   de   remodelación   edilicia,   equipamiento   de mobiliario,  e iluminación, adecuado a las posibilidades reales de la FAHCE para un servicio de Biblioteca moderno que, si bien no alcanzará los estándares internacionales de espacio/alumno y espacio/servicio, permitirá el crecimiento por un tiempo. 

El   crecimiento  de   la  demanda  previsto  podrá   ser   absorbido  en   los  primeros tiempos  por  una ampliación  de  horarios  de  los   servicios.  De  todos  modos  no debe perderse de vista que no existe un estudio de mercado ni de demanda contenida por el que pueda preverse cuál será el impacto del crecimiento de usuarios y de sus demandas, luego de las acciones que seguirán en este proyecto, las que de tener el éxito esperado podrían desbordar los recursos existentes y los inmediatamente previsibles.

El  grado de automatización de los  procesos  de la  biblioteca  es   importante  y razonablemente  bueno para  el  modesto  equipamiento  de hardware  existente,  que  es antiguo y limitado. El Proyecto contempla la incorporación de una buena cantidad de equipamiento de útlima generación, parte de los cuales han comenzado a recibirse. 

La   ampliación   de   los   recursos   automatizados   mejorará   sustancialmente   la calidad de los servicios a  los usuarios y  los procesos técnicos  de  la Biblioteca.  Sin embargo, debe indicarse, que para el real aprovechamiento del parque informático que se está   instalando se  requerirá  el  apoyo de  personal   idóneo adicional,  o  con mayor dedicación horaria, para las tareas de soporte y para desarrollo de aplicaciones nuevas.

La Biblioteca usa mayoritariamente programas en IsisPascal desarrollados sobre la plataforma CDS/ISIS de la UNESCO. El uso de la plataforma CDS/ISIS para los desarrollos   de   los   programas   de   computación   es   una   elección   correcta   dados   los recursos económicos y la capacitación de los recursos humanos de la biblioteca. 

Podría ser importante para la FAHCE coordinar los esfuerzos de automatización con el proyecto SIU del FOMEC a los efectos de aprovechar posibles sinergias. De todos modos se recomienda enfáticamente mantenerse dentro de los programas en ISIS, pero bajo las plataformas Windows y las interfaces para Internet. Se sugiere considerar como modelos   los  desarrollos   realizados  por  BIREME/OPS/OMS sobre  el   software ISIS para cliente­servidor.

El nivel  de capacitación de los  funcionarios es adecuado a  los servicios  que actualmente se prestan y a los procesos técnicos de la Biblioteca.   A los efectos de la actualización profesional necesaria según las necesidades detectadas, y de los nuevos servicios que se prevé incorporar, el Proyecto considera un componente de capacitación continua y visitas seleccionadas a bibliotecas modelo en el exterior.

Se ha tenido a la vista la versión preliminar de la propuesta de la consultora Susana   Souto,   también   contratada   por   este   Proyecto,   para   diseñar   un   plan   de capacitación para el personal del Área de Biblioteca. Dicha propuesta plantea un plan de capacitación   para   las   Áreas   de   Servicios   al   Usuario,   Área   Instrumental   y   de Tecnologías,  Área  de  Servicios  Técnicos  y  Área  Teórica  General.  La  propuesta   se considera adecuada y oportuna para  los fines generales  del  plan de desarrollo  de la Biblioteca de la FAHCE.

Respecto a las visitas se recomienda en particular ver el sistema automatizado instalado sobre una red metropolitana en la Universidad Católica de Valparaíso y los programas de actualización continua para el personal técnico y profesional. La UC de Valparaíso   es   una   universidad   de   similares   dimensiones   a   la   FAHCE,   que   tenía problemas análogos y pudo superarlos en pocos años.

El  Área  Biblioteca  cuenta  con 26  personas   trabajando,  de  las  cuales  19  son profesionales (14 bibliotecarios, cuatro de otras disciplinas, y un informático a tiempo parcial), cinco estudiantes y dos idóneos. Existen problemas desde el punto de vista de la distribución de tareas y de la estructura del organigrama que se analizan más abajo.

La cantidad de profesionales es adecuada a los servicios  que se dan,  pero el personal administrativo y becarios para tareas de apoyo es insuficiente, por lo que buena parte del tiempo los profesionales están siendo sub­utilizados al tener que realizar tareas administrativas en desmedro de las tareas técnico­profesionales. Este problema puede agudizarse en la medida en que los servicios y/o los horarios de atención aumenten, lo que recargará las tareas administrativas sobre el cuerpo profesional si no se aumenta en forma sustantiva el apoyo por parte de administrativos y becarios.

IV.  Entrevistas realizadas

A los efectos de conocer las opiniones de los Departamentos Académicos de la FAHCE sobre   la  Biblioteca,   en   lo  que   tiene  que  ver   con   su  grado  de   inserción  y coordinación   con   el   sistema   docente,   se   visitaron   a   10   personas   seleccionadas: autoridades de la FAHCE y la mayoría de los directores de Departamentos. Además se entrevistó a siete profesionales y técnicos que trabajan en la Biblioteca. La lista de las personas entrevistadas se presenta en el Anexo.

En las conversaciones se plantearon una gran cantidad de visiones, necesidades y pareceres respecto a las funciones que realiza actualmente y las que debería tener la Biblioteca. Se analizaron las carencias, sus potencialidades, y qué se esperaría de ella como Biblioteca  moderna  por  parte  del  cuerpo académico.  En  la   lista  que sigue se reseñan   algunas   de   las   frases   (en   muchos   casos   textuales)   que   repetidamente   se expresaron en las entrevistas y que reflejan una opinión mayoritaria  de parte de los responsables académicos de la FAHCE.

• Existe gran desconocimiento por parte de los docentes de los Institutos sobre qué revistas se disponen en biblioteca, y en general de sus fondos bibliográficos. Esto es una responsabilidad compartida entre la falta de recursos de la Biblioteca y la falta de "cultura" de biblioteca por parte del cuerpo docente.

• "Es un lugar vetusto y no acogedor para ir a estudiar".• Dispone de poco horario de atención.• Debería   asegurarse   la   permanencia   de   las   suscripciones   para   tener   colecciones 

largas, con fondos de varios años.• "Existe   falta   de   relacionamiento   personal   entre   los   docentes   del   instituto   y   la  

biblioteca".

• Deberían crearse Bases de Datos de tesis e investigaciones y proyectos en curso de la facultad.

• Debería   tenerse  acceso  a   las  Bases  de  Datos   internacionales   en  CD­ROM o en Internet.

• Es necesario tener acceso a e­mail e Internet en el instituto o en la bibioteca, "hay problemas con la baja velocidad de la conexión".

• Sería conveniente compilar las listas bibliográficas de apoyo para los cursos.• Es necesario tener mayor integración entre los equipos que hacen investigación y la 

Biblioteca   para   recibir   soporte   por   parte   de   ésta.   Por   otra   parte,   el   material bibliográfico adquirido con los fondos de las investigaciones, debería destinarse a la Biblioteca al finalizar la investigación.

V. Problemas detectados

Por las entrevistas realizadas tanto a académicos como a funcionarios, por las visitas a las distintas unidades de la Biblioteca, por la lectura del abundante material suministrado   por   la   Directora   Marcela   Fushimi,   así   como   por   las   prolongadas conversaciones e intercambio de correo electrónico que con ella se mantuvo por los pasados tres meses, se tiene la convicción de que el Proyecto en curso es adecuado, realista, y las personas que lo dirigen tienen la capacitación profesional adecuada para llevarlo a cabo.

Sin embargo, se entiende por el suscrito, que existen algunos problemas que no están claramente identificados en el Proyecto en curso y a los que debería atenderse con especial  atención.  Algunos  de  ellos   sí   estan   indicados  dentro  del  Proyecto,  pero  se estima que deberían ser resueltos con la mayor premura, pues de otro modo podría verse perjudicado el logro de los objetivos centrales de éste.

Se   presenta   una   relación   de   estos   problemas,   los   que   fueron   explicados   en detalle personalmente, en las entrevistas que se tuvo con las autoridades de la FAHCE.

Problema: No existe ubicación orgánica de la Biblioteca en la FAHCE

Históricamente la Biblioteca de la FAHCE nació el 30 de mayo de 19142 y, si bien  existen  algunas   resoluciones  en el   tiempo que  le  asignan responsabiblidades  y funciones3,  hasta  donde se pudo averiguar,  no existe  un reglamento  que describa la ubicación orgánica del Área de Biblioteca dentro de la FAHCE, ni un acta de fundación que establezca mandatos claros y una definición de su estructura funcional. 

No pudo obtenerse un organigrama de la FAHCE, pero al parecer, la Dirección de Biblioteca dependería de la Secretaría Administrativa No se conoce que existan en forma institucionalizada relaciones con los Departamentos Académicos, sino más bien 

2 Boletín Bibliográfico de la Plata. (2):20, 1981/823 Por ejemplo Res 841/91, Res 599/97

éstas han surgido de forma espontánea y variable gracias a las relaciones personales y la voluntad de las partes, cuando han existido.

Esta   imprecisión   o   carencia   administrativa   trae   como   consecuencia   que   la definición, perfiles y cantidad de los cargos, así como la vinculación orgánica que tiene la Biblioteca con las demás Áreas, tanto administrativas como académicas, no son bien percibidas ni entendidas  en general por el  resto de los funcionarios y docentes.  Los alumnos   actúan   tan   sólo   como   usuarios   finales,   los   que   al   parecer   no   tienen participación alguna sobre las políticas de la biblioteca.

La percepción general que se obtuvo de las entrevistas es que de alguna manera la Biblioteca forma parte de la FAHCE, pero nadie sabe muy bien cómo es que funciona ni a quién responde4.

Esta situación se traduce en una capacidad de negociación muy débil a la hora de solicitar recursos, tanto bibliográficos como de personal de apoyo, que en definitiva serán destinados al uso de los Departamentos Académicos.

Problema: Organigrama del Área Biblioteca

Se tuvo a la vista un organigrama tentativo, no oficial, realizado por la Directora Marcela Fushimi, que refleja la situación de funcionamiento en las condiciones actuales, así como un borrador de la descripción de los cargos que actualmente se disponen.

En   el   organigrama   tentativo   se   percibe  un   desequilibrio   entre   las   funciones gerenciales y las funciones técnicas,  con una gran cantidad de tareas que responden directamente al Director, y muy pocas áreas en el Vice­director.  Se considera que sería conveniente que hubiera una mayor delegación de funciones y una separación más clara entre las tareas gerenciales y las técnicas,  de manera de liberar al Director del Área Biblioteca para las funciones estratégicas de su cargo.

La descripción de los cargos debería establecer los requisitos mínimos, o perfil profesional   mínimo,   a   los   efectos   de   la   selección   de   personas,   sea   por   la   vía   de concursos o contratos directos. 

Tanto el Organigrama de la Biblioteca como la descripción de cargos debería ser aprobado por las autoridades de la FAHCE e incluido dentro del organigrama general de la FAHCE.

La Biblioteca dispone de una buena cantidad de profesionales, muchos de buen nivel,  pero se carece de personal de apoyo para tareas administrativas.  Por ejemplo: realizar   préstamos,   ordenar   libros   en   los   estantes,   atender   solicitudes   de   usuarios, asistencia a los Procesos Técnicos (sellado, inventario, control, etc.), lo que resulta que en muchos casos es el personal profesional quien termina realizando las tareas primarias 

4 Algunas expresiones en la entrevista fueron: "la biblioteca está ahí, no se entiende bien cómo ni de quién depende, pero está...y... bueno... es lo que siempre tuvimos...no?."

en desmedro de las tareas sustantivas de apoyo al personal docente y estudiantil,  así como el desarrollo de los nuevos servicios de información previstos en el Proyecto.

Una estrategia que ha dado buenos resultados en otras universidades5  ha sido, mediante convenio, solicitar a los Departamentos de Sistemas que realicen como tema para  tesis  de grado el  análisis  de OyM del  servicio de Biblioteca.  El  costo ha sido mínimo   y   ha   servido   para   la   integración   entre   las   carreras   de   sistemas   y   las   de bibliotecología.

Problema: falta de coordinación con el Área académica

De las entrevistas surge claramente que existe una falta de coordinación entre las Direcciones Académicas y la Biblioteca.  También existe de parte de las Direcciones Académicas un gran desconocimiento de los recursos que existen en Biblioteca y de cómo pedirlos. 

La falta de una coordinación adecuada resulta en que las políticas de servicios y de adquisición de materiales de la Biblioteca responde parcialmente a las solicitudes explícitas del aparato académico pero no refleja adecuadamente las reales necesidades de la FAHCE, lo que puede llamarse "demanda contenida". Esto último puede verse, por ejemplo, comparando la lista de las revistas científicas más importantes por Área (de acuerdo a  lo que cada Área manifestó6) con las revistas que de hecho recibe la Biblioteca, en su mayor parte por donación e intercambio.

En general estos problemas de descoordinación pueden resolverse mediante el funcionamiento de una Comisión de Biblioteca.  La FAHCE, por Resolución 659/89, estableció  una Comisión pero,  al  parecer,  ésta  no funcionó.  Entre   las causas  podría establecerse que no estuvo adecuadamente institucionalizada,  posiblemente porque la Biblioteca   misma   no   está   adecuadamente   institucionalizada   todavía   dentro   de   la FAHCE.

Una Comisión de Biblioteca, con clara designación de sus miembros, facultades, capacidad   de   tomar   decisiones   y   garantizar   su   cumplimiento,   es   decir,   con   un funcionamiento orgánico dentro de la institución, es el mecanismo idóneo para que la Biblioteca funcione como se espera.

Problema:  Presupuesto y colección insuficiente

No  existe  un  presupuesto  anual   fijo.    Los  montos  para   compra  de   libros  y revistas se vienen manteniendo más o menos iguales para los últimos tres años. En el 

5  Un   ejemplo   reciente   se   dio   en   la  Biblioteca   Central   de   la   Universidad   Nacional   de Colombia, Santa Fé de Bogotá.6 A cada Director de Departamento entrevistado se le pidió que enviara la lista de las 10 o 15 revistas que ellos consideraban como de corriente principal (mainstream) y como colección "núcleo" de su disciplina, y que la Biblioteca debería tener para apoyo de su área de estudios. La lista de revistas se presenta en el Anexo.

año 1997 se compraron libros por valor de $ 8.300 y suscripción de revistas por valor de $ 2.000.

Esta cifra es menos de $1 por estudiante al año, lo que a todas luces y bajo cualquier parámetro de comparación es clara y absolutamente insuficiente. No alcanza ni   siquiera  para   reponer   el  material  que   se  deteriora   cada  año,  mucho  menos  para mantener bibliografías actualizadas mínimamente compatibles con los contenidos de los cursos y, aún mucho menos, para disponer de suficientes ejemplares para préstamo a domicilio.

La lista mínima de títulos de revistas, que los Directores Académicos consideran de importancia fundamental y prepararon a solicitud de esta consultoría, requiere de una inversión anual en el orden de los $15.000 (vea Anexo). A esta cifra debería agregarse la  compra  de  libros,  suscripción a  Bases  de Datos  en Internet  y  CD­ROM, y otros servicios.

Como consecuencia de la falta de libros los alumnos gastan cifras considerables en   fotocopias,  mucho mayores  que   si  compraran  algunos   libros  y   los  donaran  a   la biblioteca. Por otra parte, al no disponer el almuno de los ejemplares completos sino sólo las fotocopias de los capítulos señalados por el profesor, el aprendizaje se vuelve parcial y sesgado. Esto no es lo que se espera de un verdadero sistema de educación universitaria.

Visto   la   insuficiencia  de   recursos  para   la  compra  del  material  básico  en  los soportes   tradicionales  de papel,  no parece  posible,  en  las  actuales  circunstancias  de presupuesto,   pensar   en   ofrecer   bases   de   datos   en   CD­ROM,   información   en   texto completo, o suscripción de servicios en Internet para los profesores e investigadores, lo que deja anclada a la FAHCE en los antiguos paradigmas de información surgidos a mediados  del   siglo  que   termina,   en  vez  de   impulsarla   a   los  nuevas   tecnologías  de información del siglo que empieza.

Se   reconoce   que   la   situación   financiera   de   la   FAHCE   obliga   a   grandes restricciones, pero no puede suponerse que la calidad de la enseñanza se mantenga sin un mínimo de inversión adecuada en material bibliográfico. 

Una solución sería obtener la aceptación de parte del estudiantado de entregar voluntariamente a la biblioteca una cierta cifra a lo largo de la carrera con destino a la compra de libros, sin que esto impida el uso gratuito en sala para aquéllos que no lo hicieren. Resoluciones de este tipo, por su carácter político, deberán ser aceptadas por la asociación de estudiantes en negociaciones abiertas y francas con las autoridades, donde los docentes y en particular la Biblioteca deberán tener una presencia fundamental.

Problema: Horario de servicio inadecuado

El horario de atención actual es de lunes a viernes, de 8 a 12 y de 13:30 a 18 horas, lo que no se compadece con los horarios en que se dictan clases y deja fuera del 

servicio   a   los   estudiantes   del   horario   vespertino,   perjudicando   especialmente   a   los estudiantes que trabajan.

La restricción de horario, junto con lo limitado del espacio y la falta de "cultura de biblioteca" hace que el uso registrado (las estadísticas no son completas) esté muy por debajo de lo esperado y necesario en una Universidad.  Si el Proyecto tiene una cierta medida de éxito (lo que es de esperar) seguramente el primer cuello de botella se planteará  en este punto y determinará  en buena medida el resultado del resto de las acciones.

La extensión del horario debería llevar el servicio de lunes a viernes de 8 a 20 horas   y   los   sábados   hasta   mediodía.   Esta   extensión   requerirá   un   refuerzo   muy importante de personal asistente, no técnico. El apoyo administrativo podría suplirse por estudiantes avanzados de bibliotecología para algunas tareas, y estudiantes o becarios en general para tareas de apoyo, como retornar libros a los estantes, vigilancia, préstamo, etc.

Problema: falta de información sobre los usuarios

Las estadísticas  disponibles  de los servicios  son incompletas,  y en su mayor parte   se   refieren   a   la   productividad   de   los   servicios   técnicos   que   se   desarrollan internamente, y la cantidad de préstamos a domicilio que se efectúan. 

No es posible  planificar  servicios sin una información oportuna,  completa,  y confiable, de la población objetivo, lo que es una regla básica de cualquier estudio de mercado de acuerdo a las técnicas modernas de administración.

Se recomienda hacer estudios por encuestas a los usuarios para medir el grado de satisfacción obtenido por los servicios, y el relevamiento de perfiles de interés. Esto deberá   ser   complementado   con   una   buena   publicidad   de   los   servicios   mediante folletería, paneles para despliegue de novedades, y otras formas de promoción, como por ejemplo talleres o demostraciones programadas.

Problema: Catálogo automatizado (OPAC) incompleto

Los   acervos   de   la   biblioteca  no   están   completamente   ingresados   al   sistema automatizado,  en particular   los  libros  más antiguos  no están fichados ni siquiera en tarjetas. De la mayor parte de los registros en el catálogo electrónico sólo se dispone de la   información   mínima   necesaria   para   administrar   los   préstamos,   pero   no   permite resolver consultas adecuadas a los que buscan información. Por otra parte se detectan problemas por el registro de duplicados.

La tarea de descripción catalográfica es una de las específicamente técnicas por lo cual no puede ser realizada por los administrativos. Los profesionales que dispone la biblioteca  y que atienden  las  tareas  sustantivas  del  servicio  no pueden completar   la 

catalogación en las horas normales de trabajo, y menos lo podrán hacer si se atienden los nuevos servicios previstos.

Se entiende que una vía óptima de resolver el problema es realizar un contrato de servicios (tercerizar) para completar el OPAC.

Problema: falta de reglas claras del servicio

El reglamento de préstamo vigente está desactualizado. Se recomienda realizar una nueva versión, que incorpore los nuevos tipos de información que se suministrará, y que sea aprobado por las autoridades de la FAHCE.

VI. Estrategias recomendadas

En opinión del suscrito, el Proyecto de Modernización del Área de Biblioteca de la FAHCE es un proyecto bien conceptualizado, que analiza varios de los puntos claves para   lograr   una   biblioteca   universitaria   moderna,   de   acuerdo   a   los   parámetros internacionales, y presenta soluciones adecuadas dentro de lo posible.  

Es correcto el  análisis  de situación,   la  propuesta  de remodelación edilicia  es buena,   el   equipamiento   informático   y   de   mobiliario   en   vías   de   adquisición   es importante, el plan de capacitación es pragmático y funcional.

Las   personas   responsables   de   la   supervisión   del   Proyecto   demuestran   ser profesionales capaces y actualizados.  Las autoridades de la FAHCE exhiben un grado de compromiso  positivo  hacia  el  Proyecto  y,  por  último,   las  personas  entrevistadas mostraron una disposición favorable de participación, en particular, el personal técnico de la Biblioteca.

Si   bien   los   conceptos   expuestos   más   arriba   son   positivos   y   favorables,   en opinión   de   este   consultor   sería   necesario   que,   para   el   buen  éxito   del   Proyecto,   se tomaran las acciones que se detallan a continuación y se entienden son necesarias.

La estrategia se divide en siete grandes líneas de acción.

1. Carta Organica del Área BibliotecaAprobar   a   nivel   de   las   autoridades   la   institucionalización  del  Área  Biblioteca   e incluirse dentro del organigrama de la FAHCE. La Carta Orgánica establecerá con claridad las funciones y relaciones jerárquicas del Àrea Biblioteca con las otras dependencias de la FAHCE. Aprobar un Organigrama de Biblioteca con descripción de cargos.

2. Comisión de Biblioteca

Crear   una   Comisión   de   Biblioteca,   integrada   por   un   representante   de   cada Departamento Académico y el Director de la Biblioteca Central.La Comisión de Biblioteca se reunirá al menos dos veces al año, y será el ámbito institucional  donde se coordinarán  los servicios  de apoyo bibliográfico  para cada semestre.   Se   analizarán   y   evaluarán   los   servicios   prestados,   se   evaluarán   las colecciones y se harán las recomendaciones de compras. Se preparán las propuestas de presupuesto a las autoridades de la FAHCE.

3. PresupuestoDotar de un presupuesto mínimo que garantice la continuidad de las suscripciones de los títulos de revistas que conforman el núcleo temático mínimo recomendado por los Departamentos Académicos.Establecer   un   mínimo   aceptable   de   colección   circulante   de   libros   adecuado   al volumen de estudiantes.Garantizar el personal de apoyo suficiente para los servicios previstos.

4. Extensión de horarioExtender el horario de atención hasta las 20 horas los días de semana, y medio día los sábados. Esto requerirá el refuerzo de personal de apoyo. Analizar la posibilidad de recibir becarios, y tareas voluntarias por parte de los estudiantes.

5. Capacitación de personalEstablecer   un   programa   de   capacitacion   continua   en   servicio   para   técnicos   y asistentes.

6. Promoción del servicioHacer un estudio de mercado de usuarios que determine:

Mercado actual y potencialDemanda insatisfechaNivel de satisfacción de usuarios

Cursos de capacitación para usuariosEspecial para docentesProgramático en el primer semestre para todos los nuevos estudiantes.

Preparar estanterías con nuevas adqusiciones de publicacionesHacer folletería adecuada y volantes con la explicación de cada servicioEstablecer nuevos servicios

Diseminación selectiva de información por tablas de contenidoSuscripción por perfiles de interés a proveedores de fotocopias (Ej. Uncover)Preparación de bookmarks en forma programática o a pedidoSuscripción a bases de datos (Online o CD­ROM)

7. Realizar Planes de Acción, con metas anuales cuantificablesEl Área Biblioteca debe desarrollar planes estratégicos anuales con objetivos, metas e indicadores. Los planes serán presentados cada año a la Comisión de Biblioteca, y ésta   evaluará   los   resultados   a   fin   de   negociar   con   las   autoridades   los   recursos necesarios para su cumplimiento. 

La  planilla   que   se   presenta   en   el  Proyecto,   bajo   el   punto  4.1.1  Modernización tecnológica del Area Biblioteca, es un excelente modelo.

ANEXO

• Lista de personas entrevistadas

Prof. Guillermo Obiols Decano de la FacultadProf. Adriana Boffi Vicedecana de la FacultadProf. Jose Luis De Diego Director del Depto. de LetrasProf. Carlos Prego Director del Depto. de SociologiaProf. Elsa Compagnucci Directora del Depto. de Ciencias de la EducaciónProf. Beatriz Cagnolati Directora del Depto. de Lenguas ModernasIng. Marisa Di Giusti Directora ejecutiva del PREBI­UNLPIng. Jean Ruibruigeant Secretario de Ciencia y Tecnologia de la UNLPProf. Héctor Dupuy Director del Depto. de GeografiaProf. Juan Carlos Dominguez Lostalo Director del Depto. de PsicologiaCesar Archuby Jefe del Área de Bases de Datos Documentales 

de la UNLPBibga. Marcela Fushimi Directora de la Biblioteca CentralNorberto Manzanos Soporte técnico del sistema informáticoLic. Cecilia Rozemblum Responsable de hemerotecaMariana Pichinini Responsable de Procesos TecnicosMónica Pene Clasificación e indizaciónNélida Aliaga Responsable   del   Desarrollo   de   Colecciones   e 

intercambio

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