EMPRESA PROMETAL PILATAXIINFORME DE CONTROL INTERNO

Del 27 de Marzo al 13 de Julio 2013

Presupuesto establecidoLa ausencia de planificación eficiente del presupuesto de adquisiciones de materia prima llego a ser un problema para la entidad, puesto que no se acató con lo que dicta la norma ISO 9001en la sección 6 específicamente en el numeral 6.1 Provisión de recursos establece lo siguiente:

“La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para:a) Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia, yb) Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos”.

Recomendaciones N° 1

A gerencia

1° Cumplir con lo que dicta la norma ISO 9001, sección 6 provisión de recursos, y de esta manera no tendrá imprevistos en la producción

2° Establecer un fondo exclusivo para imprevistos en producción en el cuál se vaya capitalizando año a año, en dónde este dinero puede ser utilizado no solo para imprevistos sino también para invertir en el mismo proceso ya que es la base sólida para los demás procesos de producción.

Selección y evaluación a proveedoresLa empresa no posee una lista de proveedores para adquirir la materia prima, esto debido a que el gerente no está capacitado para realizar un plan o proceso de adquisición y selección de los proveedores. Según la norma ISO 9001 en la sección 7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras establece lo siguiente:

“La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.”

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Recomendaciones N° 2

A gerencia:

Contar con una lista actualizada y definida de proveedores valorando a cada uno en base a lo que dicta la norma ISO 9001 en la sección 7 específicamente en el literal 7.4.1 que habla sobre los procesos de compras

Archivos AdecuadosLa empresa Prometal Pilataxi con cuenta con un archivo que le permita tener información sobre la lista de pedidos con los que ya cuenta para evitar estar haciéndolo doble vez y no incurrir en gastos innecesarios. Según la norma ISO 9000-2000 sección 2.7 Documentación 2.7.1 Valor de la documentación

“La documentación permite la comunicación del propósito y la coherencia de la acción. Su utilización contribuye a:a) lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la calidad;b) proveer la formación apropiada;c) la repetitividad y la trazabilidad;d) proporcionar evidencias objetivas, ye) evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la calidad.La elaboración de la documentación no debería ser un fin en sí mismo, sino que debería ser una actividad que aporte valor”.

Recomendación N° 3

Al Gerente de la empresa Prometal Pilataxi se le recomienda designar a una persona para que se encargue de llevar un archivo de las listas de pedidos, o implementar esta función en el manual de funciones para que la empresa no incurra en gastos innecesarios.

Indicadores de medición de la calidadEl departamento de producción y gerencia no están funcionando de manera correcta y conjuntamente, ya que la falta de implementación de indicadores la de medición de calidad ocasionara arrogar productos defectuosos y a la vez no satisfagan a los clientes. Según la norma ISO 9001 sección 8 Medición, análisis y mejora en el numeral 8.1 Generalidades establece lo siguiente:

“La organización debe planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para:a) demostrar la conformidad con los requisitos del producto,b) asegurarse de la conformidad del sistema de gestión de la calidad, y

c) mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad.Esto debe comprender la determinación de los métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas, y el alcance de su utilización”.

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Recomendación N° 4

Al gerente de la empresa Prometal Pilataxi trabajar de manera conjunta y adecuada con el departamento de producción para implementar o adoptar indicadores de medición de la calidad para saber que nuestro producto es el adecuado y cumple con todas las características requeridas por nuestros clientes con el fin de tener la satisfacción de los mismos.

Espacio físico para el personal, recursos materiales y corte de materia prima

El espacio físico de la empresa es muy reducido y por ende no se puede realizar los procesos de corte de materia prima de forma rápida. Según la norma ISO 9001 Sección 6 en el numeral 6.3 Infraestructura GESTIÓN DE LOS RECURSOS, establece lo siguiente:

“La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable:a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,b) equipo para los procesos (tanto hardware como software), yc) servicios de apoyo (tales como transporte, comunicación o sistemas de información)”.

Recomendación N° 5

Solicitar un estudio técnico de distribución de espacios físicos, tanto para personal como para los recursos materiales con el fin de que se cumplan a cabalidad con los procesos.

Capacitación al personalLa empresa no realiza las debidas capacitaciones al personal con el que cuenta esto se debe a que carece de presupuesto y no conoce la normativa. Según la Norma ISO9001 2000-sección 6. Requisitos, 6.2 Recursos humanos - 6.2.1 Generalidades, establece lo siguiente:

“El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.NOTA La conformidad con los requisitos del producto puede verse afectada directa o indirectamente por el personal que desempeña cualquier tarea dentro del sistema de gestión de la calidad.

Y en el numeral 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia expresa que la organización debe:“a) determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la conformidad con los requisitos del producto,b) cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria,c) evaluar la eficacia de las acciones tomadas,d) asegurarse de que su personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de la calidad, ye) mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia”

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Recomendación N° 6

Al Gerente:

1° Capacitar al personal dos veces al año ya que la tecnología cada día va evolucionando estas capacitaciones se las realizara con el fin de cumplir con la normativa y que la empresa cuente con un equipo de trabajo eficiente.

2° Establecer presupuesto para capacitación al personal tal como lo indica la norma ISO 9001 2000-sección 6. Requisitos, 6.2 Recursos humanos - 6.2.1 Generalidades, y en el numeral 6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia

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