Informe de Gestión

Gerente de Administración

Período 2014-2018

En concordancia con lo estipulado en la Ley General de Control Interno en la Sección I: Deberes del jerarca y los titulares subordinados, Articulo12, inciso e que literalmente expresa: “Presentar un informe de fin de gestión y realizar la entrega formal del ente o el órgano a su sucesor, de acuerdo con las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y por los entes y órganos competentes de la administración activa”, presento mi respectivo informe de Gestión al concluir con mi ejercicio como Gerente de Administración del Patronato Nacional de la Infancia. Según lo expresado en el Manual de Normas de Generales de Control Interno, “la

rendición de cuentas es la obligación de responder por la responsabilidad

conferida, misma que incluye la obligación de explicar y justificar acciones

específicas realizadas con el patrimonio público”.

Presentación:

La Gerencia de Administración como instancia del nivel ejecutivo, tiene entre sus

atribuciones dirigir administrativamente toda la gestión institucional, siguiendo las

políticas de la Junta Directiva y la Presidencia Ejecutiva.

Dentro de las funciones del despacho de la Gerencia de Administración, corresponde

organizar, coordinar, dirigir y controlar todas las acciones tendientes a asegurar los

recursos humanos, financieros y materiales, para lograr a cabalidad los objetivos

institucionales.

La Gerencia de Administración es una estructura de apoyo administrativo-financiero y

tecnológico a la gestión técnica. Sus atribuciones se encuentran enmarcadas en la Ley

Orgánica del PANI 7648. Para llevar a cabo su gestión, el Gerente Administrativo cuenta

en el despacho con un cuerpo de apoyo administrativo, técnico y profesional integrado

por:

Cantidad Clase de Puesto Cargo

1 Asistente Administrativo B Secretaria

1 Conductor Asistente Chofer

1 Técnico de Apoyo B Técnico de Procesos

3 Profesionales Especialistas B Asistentes de Despacho

Gestiones realizadas por el Despacho de la Gerencia de Administración

Preside las Comisiones internas de:

Comisión de Tecnologías de información

Comisión de Simplificación de Trámites

Comisión de Presupuesto

Comisión seguimiento asuntos de Activos Fijos

Comisión Gestión Ambiental

Comisiones en las que participa:

Comisión de Tecnologías de información, su fin es analizar las necesidades en materia de tecnología para brindar recomendaciones a la Junta Directiva.

Comisión de Presupuesto, es la encargada de realizar todas las gestiones pertinentes para la realización de los presupuestos institucional, así como el seguimiento de su ejecución presupuestaria.

Comisión de Capacitación, cuya finalidad es velar por el cumplimiento del plan de capacitación institucional del ejercicio económico mediante la realización de sesiones mensuales para atender diferentes solicitudes en esta materia.

Comisión CIMAD, la cual presentó el borrador final del Plan de Mejora del IGEDA

en el PANI, el cual se presentó en la Presidencia Ejecutiva para consideración y aprobación. Otras acciones realizadas de esta comisión fue la de retomar el informe del comité de Derechos del Niño, mediante el cual se siguiere el estado del país en materia de niñez y adolescencia con discapacidad, de lo cual está pendiente una reforma a los artículos del Código de la Niñez y la Adolescencia en esta materia.

Simplificación de trámites: Este proceso se desarrolla por medio del Ministerio de Economía, Industria y Comercio-MEIC, mediante el cual la institución revisa cuales son los tramites que realiza el PANI, y los pone a disposición del público en general mediante su página www.meic.go.cr. El fin primordial es minimizar los trámites que los usuarios deben de realizar en cada institución.

Comisión de Gestión Ambiental: La regulación está establecida por el MINAE para aplicación institucional, cuyo fin es disminuir la contaminación ambiental, por medio de ahorro energético, de agua, reciclaje, entre otros. La Comisión encargada realiza diferentes actividades con el fin de concientizar a los funcionarios y vecinos de la necesidad de cuidar al planeta.

Comisión de Ética y Valores. Es una comisión interna que se conformó con la finalidad de cumplir con lo establecido en la Decreto Ejecutivo No. 23944-J-C (1994) obligatoriedad para el sector público de contar con comisiones de ética y valores con el objetivo de coadyuvar en el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en ética y valores, a través de la conducción técnica de la gestión ética en la institución coordinación que realiza la Comisión Nacional de Ética y Valores.

Comisión seguimiento de Activos Fijos, la cual se rige conforme a lo indicado en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes o Activos del Patronero Nacional de la Infancia. Esta comisión debe trabajar en función de las disposiciones generales de dicho reglamento, alta de bienes, prestamos de bienes, traslado de bienes, baja, donaciones entre otros que requiere el registro de bienes, inventarios, verificación de inventarios faltantes u destinos de éstos, entre otros.

Comisión de Género: primera convocatoria el 13 de diciembre del año en curso.

Coordinaciones internas, externas y direccionamientos:

Coordinación de las citas de Merlink y para firma digital

Coordinación IGI (Índice de Gestión Institucional) – CGR evaluación de las áreas administrativas y técnicas de la Institución.

Direccionamiento presupuestaria para obra publica

Direccionamiento sobre las modificaciones presupuestarias

Direccionamiento de la utilización de los recursos del superávit institucional.

Elaboración de propuesta anual presupuesto gasto ordinario

Proyectos:

Proyecto BN Flotas (para la implementación del sistema de control vehicular y de combustible como mecanismo adicional

Proyecto con Pricesmart adquisición de membresías

Proyecto con ICE adquisición de líneas celulares y aparatos telefónicos (para dotar a cada Dirección Regional, Oficina Local Centro de Intervención Temprana y Unidades Móviles de este servicio tan necesario para las coordinaciones pertinentes)

Avance de Proyecto Correos de Costa Rica, para contratación de Servicios de mensajería documental, con el fin de agilizar y minimizar los gastos variables para la entrega de diversos documentos

Sistema ERP. Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, recursos humanos, inventario, envíos, facturas y contabilidad de una organización de forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el control de muchas actividades de negocios como pagos, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos humanos. Este ERP sometido a análisis para su adquisición sustituiría al Sistema Informático actual que se encuentra legado, con la integración de los módulos de Proveeduría, Contabilidad, Tesorería y Presupuesto.

Actualización de Reglamentos de Fondos de Trabajo, Reclutamiento y Selección.

Elaboración Reglamentos uso de taxi y kilometraje.

Coordinación de elaboración de presupuestos ordinarios, extraordinarios y modificaciones internas

Informes:

Informe Trimestral de cumplimiento directriz 023 H a la STAP

Informe mensual de ejecución presupuestaria art. 4 Directriz 023

Informes sobre solicitudes de levantamiento de límite de gasto

Informe mensual de consumo de combustible

Informe Trimestral de cumplimiento directriz 70 H a la STAP

Informe mensual de ejecución presupuestaria art. 4 Directriz 70 H STAP

Informe de Plan de Gestión Ambiental Institucional PGAI

Plan de Mejora Regulatoria (MEIC)

Informe semestral control de armas al Ministerio de Seguridad Pública

Contrataciones

Contratación de Cámaras de seguridad para oficinas locales y direcciones regionales

Contratación sistemas alternativos de profesionales actual contratación con U.N.A

Sistema alternativo compra de juguetes, ropa para navidad y útiles escolares y uniformes (para PME ubicadas en Albergues Institucionales)

Compras ordinarias según calendario de compras DSBS realizadas mediante el sistema institucional de adquisiciones.

Adquisición de 34 vehículos nuevos (vehículos rural, microbuses, camión de carga, pick up) para Oficinas Locales, Unidades Móviles, Administrativo para reemplazar los activos por depreciación y apoyar la atención de personas menores de edad con el traslado a las comunidades.

Adquisición de planta eléctrica institucional.

Adquisición de áreas de juegos para personas menores de edad de los albergues institucionales.

Contratación de empresa de seguridad y limpieza para atención de Oficinas Centrales, 52 Oficinas Locales, 10 Direcciones Regionales, Aldea Arthur Gough, Aldea de Moín y Aldea Punta Riel

Actividades realizadas:

Revisión de Reglamentos: Fondos de Trabajo, Celulares, Activos Fijos, Donaciones, Firma digital.

Recepción y tramitaciones varias por las profesionales del despacho

Elaboración de informes de uso de superávit

Autorización y tramitación de decisiones iniciales y sus anexos sobre de servicios de vigilancia y de limpieza.

Apoyo y colaboración en gestiones administrativas al área de arquitectura

Tramitación de decisiones iniciales de servicios de ingeniería o de obra publica

Tramitación general y autorización de contrataciones de obra pública

Tramitación de decisiones iniciales de servicios de ingeniería o de obra publica

Tramitación de alquileres, donaciones y compra de propiedades

Tramitación general y autorización de contrataciones de obra pública

Administración del parqueo institucional de oficinas centrales autorizaciones y otros

Atención y asesoría en de consultas vía telefónica o vía correo electrónico de carácter administrativo.

Seguimiento y control de informes de auditorías internas y externas respectivamente

Otorgamiento de aval para rompimiento de tope de caja chica para proyectos especiales (continuación de servicios y tutorías para las pme)

Seguimiento y control de acuerdos de Junta Directiva

Control de activos del despacho

Sistema ERP (Sistema informático del Departamento Financiero Contable)

Revisión de acciones de personal previo y autorización por la Gerente Administrativa.

Avales para contratación de tutores físicos, servicios de asistente de pacientes

y enfermería, han tramitado aproximadamente más de 80 avales durante el 2017.

Al 1° de diciembre se han tramitado 178 facturas para pago durante el 2017.

Documentos recibidos y tramitados: 1.659 durante el 2017

Facturas tramitadas por servicios de vigilancia y limpieza: más de 200

Coordinaciones y atención de correspondencia con entes externos tales como: Contraloría General de la República, Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria, FODESAF, entre otros.

Otras labores realizadas:

Apoyo a la gestión del Albergue de Inmigrantes

Coordinación, compras y otras diligencias a consecuencia de la emergencia nacional presentada por el Huracán Otto.

Estudio de la cuenta de alimentos región Caribe

Estudio e informe de activos de la Oficina Local de Upala

Estudio de consumo de la cuenta de transporte de la Aldea AG

Coordinación con el Departamento de Acreditación sobre los activos de la ONG Divina Misericordia.

Comisiones externas de la Gerencia de Administración:

Simplificación de trámites: Este proceso se desarrolla por medio del MEIC (Ministerio de Economía, Industria y Comercio), mediante el cual la institución revisa cuales son los tramites que realiza el PANI, y los pone a disposición del público en general mediante su página www.meic.go.cr, el fin primordial es minimizar los tramites que los usuarios deben de realizar en cada institución. Actualmente se tienen 4 trámites en dicha página, que deben ser actualizados y revisados constantemente, igualmente se elaboró a petición de dicho Ministerio para este año el Plan de Mejora Regulatorio, en donde se estableció mejorar o simplificar dos tramites institucionales. Revisión del Plan de Mejora regulatoria.

Comisión de Gestión Ambiental: Liderada por el MINAE, para luchar por evitar la contaminación del planeta, por medio de ahorro energético, de agua, reciclaje, entre otros, por medio de la Comisión encargada se realizan diferentes actividades con el fin de concientizar a los funcionarios y vecinos de la necesidad de cuidar al planeta, por medio del reciclaje.

La institución se convirtió en centro de acopio en coordinación con la

Municipalidad de San José, se envían boletines informativos, se realizó la Feria

Ambiental 2016 y otras actividades, igualmente se debe enviar semestral al

MINAE un informe que arroja el consumo de agua, energía eléctrica, combustible

y papel, generado por la Institución.

Comisión de Ética y Valores. Es una comisión interna que se conformó con la finalidad de cumplir con lo establecido en la Decreto Ejecutivo No. 23944-J-C (1994) obligatoriedad para el sector público de contar con comisiones de ética y valores con el objetivo de coadyuvar en el desarrollo de una cultura organizacional fundamentada en ética y valores, a través de la conducción

técnica de la gestión ética en la institución coordinación que realiza la Comisión Nacional de Ética y Valores.

Dentro de sus activos asignados se cuenta con:

Cuatro vehículos de uso oficial que se detallan:

Toyota Rav4 placa 290-280 modelo 2009

Vehículo pick-up Nissan placa 290-126 modelo 2001(trasladado temporalmente a la oficina local de Osa)

Vehículo Toyota Rav4 placa 290-323 modelo 2017

Así también administra la Buseta placa 290-299 modelo 2014, con capacidad para 30

personas, que se está utilizando para el transporte de niños, niñas y adolescentes

ubicados en nuestros albergues, según las necesidades existentes y previa solicitud del

Director Regional.

Presupuestos asignados al Despacho de la Gerencia Administración

RESUMEN PRESUPUESTO

DESPACHO GERENCIA DE ADMINISTRACION

AÑO Monto asignado

2014 2.901.914.076,00

2015 396.550.000,00

2016 411.300.000,00

2017 395.000.000,00

El monto asignado contempla los recursos que

se presupuestan a nivel institucional para pago de

Servicios tales como: Telecomunicaciones, Agua,

Electricidad, limpieza, vigilancia, contrataciones de

de ingeniería entre otros.

CONFORMACIÓN DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACION

El equipo de apoyo y gestión que desarrolla las tareas y funciones de esta Gerencia de

Administración está conformado por los siguientes departamentos:

Financiero Contable

Administración de Presupuesto

Suministros de Bienes y Servicios

Tecnologías de Información

Recursos Humanos

Archivo Central

Departamento Financiero Contable

El Departamento Financiero Contable depende de la Gerencia de Administración. Su

objetivo principal consiste en garantizar que la ejecución de los procesos de gestión y

registro de recursos financieros se realicen de manera articulada, eficaz y con la calidad

requerida, para lo cual define criterios técnicos, formula planes y proyectos, establece

procedimientos, desarrolla sistemas y ejecuta directamente las actividades operativas

de estos procesos.

Brinda supervisión, capacitación y acompañamiento técnico y profesional a nivel

nacional en los niveles central, regional y local, todo con el propósito de coadyuvar en

el cumplimiento de las funciones más importantes que le competen al Patronato

Nacional de la Infancia y que se derivan del encargo que le hace su Ley Orgánica 7648

y que están estrechamente relacionadas con los fines y atribuciones que la ley le

encarga.

Para lo anterior, se organiza internamente de la siguiente manera:

Proceso de Contabilidad

Proceso de Tesorería

Proceso de Transferencias y Control

Descripción de los procesos:

Proceso de Contabilidad: Responsable de garantizar una adecuada gestión administrativa a nivel nacional, que posibilite el registro sistemático de las transacciones que afectan la situación económica, financiera y presupuestaria del Patronato Nacional de la Infancia, con el fin de brindar información para la toma de decisiones.

Proceso de Tesorería: Se encarga de garantizar de manera eficiente las actividades de custodia, control, manejo y desembolso de fondos, valores y documentos negociables que se administran en la Institución, así como realizar el control de los ingresos, análisis financieros y la programación de caja.

Proceso de Transferencias y Control: Responsable de transferir y fiscalizar la utilización de los recursos girados a las organizaciones y beneficiarios subvencionados por el Patronato Nacional de la Infancia y dar seguimiento al desarrollo de los programas, verificando los controles internos, esto mediante la aplicación de sistemas y procedimientos de control financiero tratando de garantizar la correcta aplicación de los recursos que se transfieren a las organizaciones privadas, públicas y los beneficiarios de Hogares Solidarios.

Departamento Presupuesto

El Departamento de Administración de Presupuesto como una instancia administrativa,

adscrita a la Gerencia de Administración que coordina y dirige las acciones contables,

financieras y presupuestarias de la institución, respondiendo a las normas, directrices y

políticas emitidas en esa materia. Le ha correspondido en este periodo ejercer una

función contable y de control presupuestario para ofrecer un trámite expedito en el

proceso previo a la realización de gastos, en el trámite de pago para gastos

devengados, en procesamiento de datos que han permitido generar información precisa,

oportuna y confiable de todas las transacciones presupuestarias llevadas a cabo en la

institución para que la administración y los responsables de los diferentes programas

pudieran ejercer un control de sus operaciones, así como la toma de las medidas

correctivas, vía modificación interna para lograr un mejor aprovechamiento de los

recursos presupuestarios asignados en el período.

Estructura Organizacional

Departamento Presupuesto

Departamento Suministros, Bienes y Servicios

Es una instancia de apoyo institucional, para el logro del objetivo estratégico y la gestión ordinaria, mediante la adquisición de bienes y servicios en forma eficiente, oportuna y de alta calidad; cuyo objetivo es garantizar que se adquieran y suministren los bienes y servicios indispensables para la institución en oportunidad, costos y calidad idóneos. Por otra parte, esta dependencia es la encargada de garantizar que la logística de transporte, seguridad, limpieza, obra pública y mantenimiento de infraestructura, se den en forma oportuna y eficiente, como apoyo a la gestión institucional.

Dentro de sus principales procesos se encuentran:

PROFESIONAL COORDINADOR

Profesional Administrativo B

Profesional Administrativo B

Profesional Administrativo B

Tecnico Administrativo B Tecnico Administrativo B

Unidad de Control de Pagos

Unidad de Contratación Administrativa

Departamento Tecnologías de Información

Es la instancia institucional que desarrolla las tecnologías de información, idóneas e

integradas, acorde con las necesidades estratégicas y operativas del Patronato

Nacional de la Infancia. Cuyo objetivo es garantizar que los sistemas de información,

relacionados con el software, hardware y bases de datos, permitan generar información

oportuna, confiable, suficiente y segura, para la gestión institucional, planificación, toma

de decisiones

Dentro de sus principales procesos se encuentran:

Infraestructura y Sistemas Informáticos.

Centro de Atención Técnica (CAT).

Departamento Recursos Humanos

El papel de la Gestión de Recursos Humanos está altamente ligado a la planeación estratégica institucional, buscando un equilibrio de oportunidades y retos y mejorando las debilidades, estableciendo acciones consistentes, dentro del marco esos planes estratégicos institucionales.

La Gestión de Recursos Humanos implica planificar, organizar, controlar y ejecutar procesos eficientes, en referencia a la dotación de personal, educación y desarrollo, compensaciones, relaciones laborales entre otros. El producto es la eficiencia administrativa; la cual se obtiene garantizando la eficiencia en los procesos, por otra parte, contratando, capacitando y desarrollando los funcionarios en pro del cumplimiento de la misión, visión y objetivos.

Esta gestión de Recursos Humanos coadyuva al logro de la excelencia organizacional, a través del aprendizaje, calidad, trabajo en equipo, reingeniería, etc; es por ello, que debe de realizar una gestión de recursos humanos, proporcionando a la institución empleados competentes de alto rendimiento que sean capaces de sostener su nivel de desempeño a largo plazo. Este proceso conlleva una serie de funciones como lo son: la adición de personal, reducción de personal, adaptación, desarrollo y actualización de personal, e identificación de problemas de desempeño, entre otros.

El Departamento de Recursos Humanos, cuenta con una estructura interna, compuesta

por procesos interdependientes que generan insumos importantes a la institución y por

ende a la niñez y la adolescencia nacional.

Procesos de Recursos Humanos

Departamento Archivo Central

Este departamento establece las políticas, procedimientos y estrategias en materia

archivística, con el fin de obtener una adecuada gestión documental del sistema

institucional de archivos de gestión y el eficiente funcionamiento del Departamento

Archivo Central para la conservación, facilitación y resguardo de la memoria institucional

de conformidad con la legislación vigente.

Cuyo objetivo es garantizar que el acervo institucional este organizado de acuerdo a la

teoría archivística con eficiencia y eficacia, dando acceso a la información para dar

cumplimiento a los derechos e intereses de los usuarios de las dependencias

instituciones y otras entidades relacionadas con los derechos y deberes de las personas

menores de edad del Estado Costarricense.

PRINCIPALES LOGROS

Control Interno

Mediante circulares emanadas durante el período de gestión se definieron y regularon

aspectos cuyo fin era mejorar los procesos internos para cumplir con las normativas

que nos regulan.

Algunos de las circulares realizadas fueron:

Ejecución Presupuestaria

Calendarización compras

Regulaciones Equipo Cómputo

Trámites que se requieren en la construcción de oficinas y albergues

Nombramiento de Fiscalizadores

Lineamiento foleado documentos

Reclutamiento y Selección

Gestión y Desarrollo del

Talento Humano

Administración de Salarios

Lineamiento solicitud de avales para levantamiento de tope

Presentación presupuestos, mejora en ejecución presupuestaria

Los presupuestos ordinarios y extraordinarios fueron presentados en tiempo y según las

necesidades institucionales según fuera el caso para los extraordinarios. Lo anterior a

pesar de la incertidumbre generada a partir del 2016 de los montos que finalmente se

aprobaran. Estas situaciones generaron que debiera realizarse presupuestos una y otra

vez en forma conjunta con la Presidencia Ejecutiva y la Gerencia Técnica.

De esta labor efectuada se derivó que las ejecuciones presupuestarias aumentaran en

durante el período de Gestión, incluso para el 2017 a pesar del presupuesto

extraordinario aprobado en octubre por más de 11 mil millones de colones se genera

una ejecución del presupuesto ordinario 76.21% y una ejecución de ordinario y

extraordinario de 82.63%. Lo anterior significo un esfuerzo enorme para maximizar el

recurso humano y económico para brindar a nuestra población meta los beneficios

proyectados

A continuación, se muestra un cuadro de los porcentajes de ejecución presupuestaria

de los últimos años:

PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA

Porcentaje de Ejecución de Presupuesto Asignado

Año Presupuesto

Asignado

Presupuesto

Ejecutado % Ejecutado

2014 44,582,898,147.05 34,470,029,922.38 77.32%

2015 54,456,198,121.44 40,006,209,430.86 73.46%

2016 60,471,117,180.67 49,229,101,796.05 81.41%

2017 72,804,208,262.94 55,480,637,942.63 76.21%

Aprobaciones Plazas

Con el incremento presupuestario se prevé la apertura de nuevas oficinas locales,

programas nuevos tales como: Unidades Móviles y Centros de Intervención,

Administración; razón por la cual se realizan las gestiones pertinentes ante la Secretaría

Técnica de Autoridad Presupuestaria para aprobaciones de plazas nuevas. Desde está

Gerencia junto con Recursos Humanos se realizaron todas las gestiones necesarias

internas y externas para lograr incrementar las plazas, mismas que se detallan en

cuadro adjunto:

Apertura de Oficinas Locales

Durante la gestión se logró incrementar 7 oficinas locales para el 2016 y 5 oficinas para

el 2017. La participación de esta Gerencia se da desde la solicitud de plazas hasta toda

la logística que implica la apertura de una oficina como lo es: búsqueda de inmueble,

proceso de alquiler, adquisición de mobiliario y equipo de oficina, vehículos, equipo de

cómputo.

Apertura de Centros de Intervención Temprana

Esta administración amplía los servicios que tradicionalmente prestaba el PANI,

ampliándolos a Prevención y Educación, siendo el Centro de Intervención Temprana un

programa de Prevención que busca localizar a personas menores de edad ubicadas en

poblaciones vulnerables para brindar apoyo sico-educativo. Durante este período se

logra la apertura de 10 Centros de Intervención en distintos lugares del país.

Actualización y aumento de flotilla de vehicular

A continuación, se detalla las adquisiciones de vehículos durante el período, mismos

que fueron gestionados desde este Despacho:

ADQUISICON DE VEHICULOS NUEVOS

AÑO CANTIDAD Y DESCRIPCION

2014 3 Microbús de 34 pasajeros Marca Mitsubishi Estilo Rosa Modelo 2015, color blanco, BL9098

2014 5 Pick Up doble cabina 4x4, L200, Modelo 2015, color gris oscuro/negro (4) y color gris (1)

2014 1 Camión de Carga con carrocería tipo furgón de 5 toneladas marca Mitsubishi Canter

Cantidad Oficio Aprobación Fecha

57 PLAZAS STAP-0385-2015

35 PLAZAS STAP-2444-2016 Del 01/12/2016

78 PLAZAS STAP-1421-2015 Del 29/07/2015

58 PLAZAS STAP-1599-2016 Del 28/07/2016

53 PLAZAS STAP-1503-2017 Del 29/09/2017

Fuente: DRH

RESUMEN PLAZAS APROBADAS 2015-2017

2015 4 Vehículos estilo rural capacidad 5 pasajeros doble tracción, marca Toyota estilo Rav 4 SX 4 x modelo 2016 para las nuevas oficinas del PANI.

2016 11 Vehículos estilo rural capacidad 5 pasajeros doble tracción, marca Toyota estilo Rav 4X4 modelo 2017.

2016 1 Vehículo Pick up, doble cabina, Hilux 4x4

2016 1 Vehículo Coaster 30PSJ, motor 1HZ0853446

2016 2 Vehículos marca Toyota, estilo Hiace, Microbús de 15 pasajeros modelo 2017, color blanco

2016 4 Vehículos marca Toyota, estilo Hiace, de 16 pasajeros, modelo 2017, color blanco

2017 1 VEHICULO TOYOTA RAV4 CON CAPACIDAD PARA 5 PASAJEROS MODELO 2017

2017 1 VEHICULO TOYOTA RAV4 CON CAPACIDAD PARA 5 PASAJEROS MODELO 2017

ASUNTOS PENDIENTES

Alquileres

Durante el 2017 y 2018 se tiene programado la apertura de oficinas nuevas y centros de

intervención, para los cuales debe realizarse las gestiones pertinentes para alquilar el local. La

Gerencia junto con los arquitectos y salud ocupacional realizan una serie de visitas, búsqueda y

valoraciones que permitan que los locales cumplan con la normativa.

Actualmente se está a la búsqueda de varios inmuebles de los cuales me permito detallar su

estado:

OFICINAS LOCALES

Cantón Oficina Ofertas

Acosta Se realizaran visitas el martes 24 de octubre, se cancelaron por el

mal tiempo. 09/11 se realizo visita,

Mora

1- Luis Carmona Madrigal, $ 2790 alquiler, se enviaron las fotos para

revision de los Arquitectos 06/09/2017 ya tiene uso de suelo.

Solicite Visita 02/10, se espera el informe de la visita. 05/12 se

envia informes al dueño, contesta 11/12 no esta dea cuerdo con un

arreglo, se espera reunion con arquitecto 14/12

HerediaSanta

Bárbara

1- Edwin Ulloa, envia fotos de lo electrico a Luis, y se solicito mas

fotografias 04/09, se solicito visita 02/10 2-

Juan Bautista Moya, esperando fotos y uso de suelo. Solicite visita

02/10 Se espera informes de la visita de una propiedad, 18/12, falta

visita a otra propiedad.

Cartago Jimenez-

Alvarado

Se solicito mas fotografias del sistema electrico pues envio solo 2.

06/09. $1200, se visito el 24/10 se descarta por la ubicación en

montaña. Propiedad de Bancredito, cumple, se

solicito visita del Arquitecto 26/10, visita se realiza 02/11, 14/11 se

solicito visita por parte de Planificacion. 28/11 se envian a Monica y

Ricardo los dos informes, esperar respuesta. 18/12 Se solicito visita

de Dirección Regional y Don Ricardo.

Guatuso

1-Jacinto Adolfo tiene dos inmuebles, se solicito mas fotografias

por dentro del inmueble y del sistema electrico, se espera informe

del Viviana (SEgun informe de Mario las casas son muy pequeñas,

entraremos a valorar la tercera propuesta de Pablo Renne, solicite

mas fotos a Heiling 13/11 14/11, queda descartada segun correo de

Heiling, 27/11 se envian informes a Don Jacinto para que envie la

nota de aceptacion y la oferta con monto. 12/12 Se solicito avaluo y

diseño de distribucion a Mario. 15/12 envio diseño de oficina a

Maria Amalia y solicito avaluo. 18/12 se solicita visita de Ricardo

2- Lesly Luna oferta ingreso 06/09/2017, solicite fotos y oferta. 02/10

pedi mas fotos, 10/02 enviaron fotos del sistema electrico y no

cumple. por lo cual se descarto la oferta,

Poas

Julio Herrera, solicite mas fotos de la acometida electrica, en

apariencia cumple. Solicite visita 02/10, Envie el informe del

Arquitecto al dueño 02/11 Se espera otros informes del Arquitecto

y de Salud Ocupacional, Enviar informes a dueños y solicitar visita a

un nuevo inmueble. Se envían los informes a los dueños 30/11, se

espera respuesta de uno, porque el otro quedo descartado.

Se solicita visita a otra opción. 06/12 se le pasa información a Luis

para valorar y se espera fecha de visita. 20/12 se vuelve a solicitar

fecha de visita.

San Jose

Alajuela

Pacifico Central Parrita

DRPC-0655-2017, se les pidio mas informacion 25/10, Recordatorio

06/11. Dos ofertas, solicite mas fotografias a los dueños y

visita por parte de la Regional. 07/11/2017. Informe DRPC-0796-

2017, no da muchos datos, Converse con Osvaldo un dueño me va

enviar fotos y mas al correo 19/12. Converse con Estefania 20/12

envia mas información y con Don Osvaldo envia mas informacion.

Chorotega La Cruz 20/12 DRCH-0775-2017 Se estan valorando 4 propiedades, se solicito

mas informacion a la Regional. Se solicito visita al arquitecto

Abangares

Jessica Sanchez, en centro comercial, se solicito mas informacion

como precio, fotos y otros. 05/09/2017, 03/10 solicite mas

informacion y fotos del sistema electrico, mide 164m2, es muy

pequeño debe descartarse. 07/11 Correo a Maribel y Magda

para que indiquen si tienen alguna opcion

Matina no hay ofertasTalamanca

traslado de

la oficina

Maria del Rosario Avendaño, DRHC-0277-2017, 20/12 se solicita mas

informacion a la dueña

Huetar Norte Zarcero

Se recibieron los informes del Arquitecto, solo cumple un

inmueble, pero estaba en consturccion por lo cual el arquitecto

solicita otra visita una vez concluido el mismo, el dueño debe

informar que ya esta terminado. se espera realizar con el de

Planificacion. 28/11 Se cuenta con otra opcion Alexander

Herrera, se espera nueva visita a la zona por parte del Arquitecto.

06/12 se solicito mas fotos. Nueva opcion Luis Quesada hoy envia

fotos y documentos

Aguas

Zarcas

Arquitecto envio informes, 13/11 le pase el informe a Oscar

Barrantes, 14/11 se solicito visita por parte de Planificacion. 28/11

se envia informes a ambos proveedores, esperar respuesta. Falta

anuencia de parte de Oscar. 18/12 se solicita plano a Don Jose para

la visita del miercoles 20/12, espera de informes 22/12

Total 12

Huetar Caribe

Centros Intervención Temprana

Cantón CIT Ofertas Estado actual Alajuelita La Region tiene varias ofertas

Hatillo

Visita el 03 de noviembre

Haciendo informe,

coordinando con dueños,

realizar visita a un 4

inmueble el miercoles Los Diques-el

Guarco Se va a instalar en el Centro Civico

La Unión- San

DiegoIngreso una pero se descarto por el

sistema electrico

Liberiase escogio el inmueble donde esta

ubicada la DR, se debe esperar que se

traslade.

Solicite avaluo DR 19/10,

recordatorio 06/11

Lepanto

DRPC-0654-2017 1 inmueble Juan Carlos

Carranza, solicite mas fotos del sistema

electrico 25/10 Recordatorio 06/11

Huetar

Caribe

Talamanca/

Puerto Viejo

1-Ingreso una pero se descarto por el

sistema electrico.

2- Diana Smith se solicito visita a la

Region. SE descarto según visita de la

Region 3- Maria del Rosario

Avendaño, solicite mas informacion a

Harold 26/10, se visualiza para el

traslado de la Oficina de Talamanca.

Huetar

Norte San Carlos

1- Rocio Maldonado precio ¢500.000.00

Se paso expediente a Suministros

2 -Ingreso una pero se descarto por el

precio ¢4.000.000.00 y el dueño no

estaba dispuesto a rebajar.

3- Silvia Soto solicite fotos y oferta de la

propiedad 05/09 monto ¢1.000.000.00 Ga-1355-2017 traslado del

expediente para

Suministros 06/11/2017

Total 8

San Jose

Chorotega

Cartago

Obra Pública

Al ingresar está Administración ya se tenían comprometidas la realización de obra pública en:

Aldea de Moín, Corredores y La Cruz, sin embargo, durante el período de gestión se han

suscitado ciertos eventos que han imposibilitado su culminación. Esta situación generó que

actualmente se tenga contratada una asesoría legal y técnica que realice un estudio completo

de los hechos generados para determinar cuál es el mejor proceder en cada una de las obras.

Actualización reglamento fondo de trabajo, kilometraje, taxis, becas

La Gerencia de Administración realizo una revisión para actualizar los reglamentos de: Fondos

de trabajo, kilometraje, taxis y becas; es importante culminar con la aprobación de estos que

actualmente se encuentran en:

Fondo de Trabajo: debe trasladarse desde la Gerencia a Asesoría Jurídica

Kilometraje, taxis y becas: se encuentra en revisión por parte de la Gerencia Técnica

Contrataciones atención demanda media hora

Actualmente se tiene en proceso de licitación las contrataciones que se tienen definidas como

necesarias para atender la petición del juzgado para realizar el cálculo sobre la demanda laboral.

Este proceso está siendo lidera por Recursos Humanos.

Cantón CONSULTORIOS Ofertas AvalúoPavas o Rohmoser no hay ofertas

Coronado o Moravia o

Guadalupe

1-Catalina Montero,

oferat por un millon, se

solicito uso de suelo y

mas fotografias 09/10,

Recordatorio 26/10

San Jose Centro o San Pedro

1- Inmueble ya se hizo

visita, y el informe dio

positivo, esperando el

avaluo.

2- Edificio de dos

plantas, valor $4500, en

espera de informe.

se visualiza para

albergu. Se descarto

Alajuela Poas/Alajuela

Marielos Soto Salas,

¢1.500.000.00 Se solicito

visita 03/10. Solicito

Avaluo 15/12 . 18/12 Se

solicita visita de Ricardo

Julio Herrera por

tamaño, puede albergar

las dos areas de trabajo

San Jose

Revisión de compromisos que traspasan el 2018 del 2017

Es necesario se revise los compromisos de la institución que traspasaron del 2017 al 2018 para

que mediante una modificación interna inmediata se le brinde el contenido presupuestario

pertinente para continuar con los procesos respectivos

INFORMES DE AUDITORIA INTERNA

No. Informe Recomendación Documentos Generados Grado de

Cumplimiento

AII-03-2017

denominado

“AUDITORÍA DE

CUMPLIMIENT

O DE LA

GESTIÓN ETICA

INSTITUCIONAL

”

6.5 Girar instrucciones a la Gerencia

Administrativa para que:

7. Que se incluya el tema de la Etica y

Valores como un apartado específico en los procesos de inducción y capacitación

a los funcionarios de reciente ingreso y

futuros nombramientos.

8. Que en los procesos de reclutamiento y

selección, en el apartado de competencias se explote el tema de los valores asociados

a la Institución como parte del perfil de

cada puesto, tomando en consideración que los valores, al igual que las

competencias, también se constituyen en

un medio para obtener los fines estratégicos de la Organización.

9. Para acreditar el cumplimiento de esta recomendación debe enviar a la Auditoría

Interna, en el plazo de 2 meses el oficio en

el que se comunique a esta Auditoría las

acciones realizadas para atender estas

recomendaciones.

Se remite oficio GA-701-2017 a Giovanni Leiva

plan de trabajo

Se recibe DRH-0384-207 acciones a realizar y

realizadas

Se remite oficio GA-0875-2017 de fecha 28 de julio a la Presidencia Ejecutiva informando de las

acciones realizadas por DRH

CUMPLIDA

AII-04-2017

Estado de

cumplimiento

delas

recomendaciones

de informes

emitidos en el

2016

Oficio AI-050-

2017

PE-1481-2017

A la Gerencia de Administración

Oficio A.I.090-2017

6.3. Que la presencia Ejecutiva solicite un plazo definitivo a la Gerencia de Administración para

la acreditación de las recomendaciones 7.3, 7.7,

7.9, y 7.19 del Informe 07-2017 sobre el Estudio de Evaluación del Control Interno de

Liquidación Presupuestaria 2015 incluyendo los

procedimientos y su aprobación por Junta Directiva. Este plazo debe ser consensuado con

los involucrados a fin de que tome en

consideración el tiempo real de cumplimiento mismo que no requiera de prorrogas, esto por

cuanto ya se han implementado algunas

acciones y no es conveniente postergas el cumplimiento de las mismas pues se trata de

procedimientos que son necesarios para

garantizar la calidad de la información financiera y presupuestaria de la institución.

6.4 Que se elabore un procedimiento en el cual se garantice que los Administradores de las

Direcciones Regionales mantengan cercanía y

comunicación con aquellas Organizaciones No

Con relación a las recomendaciones vertidas en el

Informe AII-007-2016 denominado “Estudio evaluación del control interno de la liquidación

presupuestaria 2015"

Oficio A.I.068-2016

Acciones: Reunión 20 de noviembre 2017

9 am y 13 diciembre 2017. Redactar documentos con Bernal Navarro y

Oscar Cascante.

Punto 7.1 Oscar Cascante se encargará de rectar oficio

Punto 7.2 Bernal Navarro va a elaborar

certificación de que se está cumpliendo con las recomendaciones

Punto 7.3. Se redactará documento conjuntamente Bernal Navarro e Ivette Solís (enero 2018).

Punto 7.4. Manual de procedimientos obre la liquidación presupuestaria (redactar Bernal

Navarro e Ivette Solís-Enero 2018).

Punto 7.5. Cronograma implementación ERP

Punto 7.6. Este punto fue atendido con oficio GA-1373-2016 (8 DIC 2016) se considera cumplido

Punto 7.7 Procedimiento de Monitoreo Ejecución Presupuestaria. Redactar documento en Enero

2018 (Bernal Navarro e Ivette Solís).

6.4. La Gerencia de Administración emite los

siguientes oficios.

1. Oficio GA-1130-2017 de fecha 3

octubre 2017 a Oscar Cascante se

remite oficio PE-1481-2017 y se

remiten recomendaciones de la A.I. se solicita remisión de Plan de trabajo en

10 días vencimiento 18 de octubre

2017

En ejecución

Gubernamentales que brindan servicios al

PANI, que requieran de mayor acompañamiento

en el sentido de que sean auxiliares del

Departamento Financiero en actividades de

Control Interno como las recomendaciones

6.5. Que se instruya al Departamento Financiero

Contable para que realice las visitas de

supervisión a la Dirección Regional San José

Central con el propósito de que se verifique si las recomendaciones sobre control interno

emitidas por la auditoría están debidamente

implementadas en los procedimientos de cada Dirección Regional y se envíe el informe

pertinente a su cumplimiento.

2. Oficio GA-1198-2017 se informa a la

PE que por un error involuntario el

oficio PE-1481-2017 no se atendió sino

hasta octubre.

3. Se recibe PE-2052-2017 se otorgó

plazo al 14 de noviembre 2017 para

presentar plan.

4. Oficio GA-1344-2017 del 31/oct a Oscar Cascante se concede plazo hasta

el 10 de noviembre para presentar el

plan de trabajo.

6.5.

Se remite Oficio GA-1417-2017 de fecha 15 de

noviembre 2017 se emplaza al DFC para que

envíen para la revisión en Región San José

Central el 1 dic 2017

AII-05-2017

“Auditoría al

Proceso de

Atención de

Denuncias sobre

situaciones de

riesgo a la

integridad física o

violación de

derechos de las

Personas Menores

de Edad, Fase II –

Valoración en

primera instancia”

Oficio

A.I.067-2017

7. A la Presidencia Ejecutiva del

PANI:

Gire las instrucciones a la Gerencia de Administración para que:

7.5 Realice un análisis sobre la posibilidad de incluir en el Reglamento de transporte

vigente el pago de kilometraje, de fin de que los funcionarios de la institución

puedan desplazarse en sus vehículos a

realizar actividades de valoración y atención de denuncias. Ver resultado 5.1

de este informe.

7.6 Dote a cada oficina local de otro vehículo y tomar acciones para concretar

diferentes alternativas para la conducción

de los mismos tales como: solicitud de nuevas plazas para operadores de equipo

móvil, estableciendo un plan de

conducción por parte de los funcionarios o la contratación de servicios privados de

choferes. Ver resultado 5.1 de este

informe.

Para acreditar el cumplimiento de esta

recomendación se debe enviar a la Auditoría Interna, a más tardar el 15 de octubre de 2017,

copia del oficio en el que se giren las

instrucciones. Asimismo, presentar al 30 de noviembre 2017, por parte de los responsables

un detalle de las actividades a realizar así como

un cronograma para su cumplimiento.

Se ha venido trabajando en una nueva propuesta de pago de taxi y kilometraje el cual debe ser

presentado a este despacho el 17 de noviembre.

Aún pendiente de revisión por parte de la Asesoría Jurídica y su posterior aprobación por Junta

Directiva.

Por otra parte la Presidencia Ejecutiva realizó

consulta a los Directores Regionales para ver la

posibilidad de que los funcionarios manejen los

Vehículos institucionales.

Se hace oficio GA-1413-2017 a la Asesoría

Jurídica para solicitar criterio respecto al tema de

ilegalidad que existe respecto a que la institución reconozca el 100% del pago del deducible.

Oficio a la Presidencia Ejecutiva GA-1414-2017 informando de las acciones realizadas c.c. A.I.

En ejecución

Oficio A.I.090-

2017

INFORME

AII-006-2017

Evaluación sobre

el funcionamiento

del sistema

4.2. En vista de los aspectos por mejorar indicados en este informe, se

recomienda a la Gerencia

Administrativa y a la Gerencia Técnica girar las instrucciones

necesarias para:

a. Mejorar el proceso de selección de comercios, con el fin de: *Asegurar

una mayor variedad y calidad de los

Una vez recibido el informe de Auditoría Interna respecto a la evaluación del sistema alternativo

para las compras navideñas y escolares.

Se convocó a reunión con la Gerencia Técnica y

Departamento de Acreditación para revisar las

recomendaciones a fin de revisar las posibles propuestas de mejora en el sistema, con el cual se

solicitaría a la Contraloría General de la República

CUMPLIDA

Finalmente, agradezco profundamente a esta institución la oportunidad de haber laborado en

ella y al equipo que me acompaño siempre y permitió cumplir muchas metas.

Mis mejores deseos para que las personas menores de edad a quien se debe el PANI, continúen

recibiendo los mejores servicios de atención, educación y prevención.

Cordialmente,

Evelyn Sibaja Garbanzo

alternativo para

las compras

navideñas y

escolares

productos, que satisfagan mejor las

necesidades de las PME de todos los grupos etarios, así como el de las

PME que presentan condiciones

especiales. *Asegurar la escogencia de una mayor variedad y calidad de

los comercios, en especial en las

regiones que se encuentran fuera del área metropolitana. *Valorar la

posibilidad de tomar en cuenta la

opinión de las pme y de los equipo de compra de las Direcciones

Regionales, en la escogencia de los comercios.

la solicitud de prórroga del sistema para las

compras 2017-2018.

Por lo que en un trabajo conjunto con el

Departamento de Acreditación, Gerencia Técnica y esta Gerencia se presentó a la CGR varios oficios

en los cuales se explicó la necesidad de la

utilización del sistema, los cambios en los porcentajes de los factores de evaluación respecto

al del 2016, se explicó la logística que se realiza

para llevar a buen fin este proceso, el mismo oficio se aborda también las recomendaciones de la

Auditoría Interna, siendo el último el PANI-PE-OF2104-2017 de fecha 3 de noviembre 2017

aprobando la CGR mediante oficio 13940, DCA-

2936 de fecha 13 noviembre 2017 la prórroga del sistema alternativo para las compras navideñas y

escolares.