INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2012 CARMENZA MOTTA …aditivos para los vehículos de propiedad de la...

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INFORME DE GESTIÓN

VIGENCIA 2012

CARMENZA MOTTA RODRIGUEZ CONTRALORA DEPARTAMENTO DE CASANARE

YOPAL, 2012

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CARMENZA MOTTA RODRIGUEZ CONTRALORA DEPARTAMENTO DE CASANARE

ALEXANDER SIERRA ACOSTA VICECONTRALOR

JAIME SANCHEZ SALDARRIAGA DIRECTOR DE VIGILANCIA FISCAL

MARLY OLIVA RODRIGUEZ DIRECTORA ADMINISTRATIVA

DIEGO ALEJANDRO VARGAS DIRECTOR DE RESPONSABILIDAD FISCAL

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CONTENIDO

Pg. INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS 4

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA 4

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL 24

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL 35

OFICINA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 37

DESPACHO VICECONTRALOR 73

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INFORME DE GESTIÓN POR DEPENDENCIAS

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

La Dirección Administrativa fue creada mediante Ordenanza Nº 022-2005, donde se manejan las Áreas de: Talento Humano, Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Almacén e inventarios y Contratación. 1. EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

1.1. Presupuesto de Ingresos

El presupuesto de la vigencia 2012 fue aprobado por la Asamblea Departamental de Casanare mediante Ordenanza Nº 012 del 30 de Noviembre de 2011, por medio de la cual se expidió el presupuesto general de rentas y recursos de capital y de apropiaciones del Departamento de Casanare para la vigencia fiscal del 1º de Enero al 31 de Diciembre de 2012, en el cual se incluyó el presupuesto para el funcionamiento de la Contraloría Departamental de Casanare en la suma de MIL NOVECIENTOS CUARENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO NUEVE MIL CIENTO CUARENTA PESOS ($1.949.109.140,oo), distribuidos en los conceptos de: Transferencias Gobernación: ($1.749.109.104,oo) y Cuotas de Auditaje: ($200.000.000,oo). Al presupuesto de la presente vigencia se le realizaron cinco adiciones, como se puede observar en el siguiente cuadro, para un presupuesto definitivo de $2.500.419.654,85.

ACTO ADMINISTRATIVO VALOR

Presupuesto Inicial Decreto 0328 1,949,109,140.00

Adición Decreto N° 0108 30,000,000.00





TOTAL PRESUPUESTO $2.500.419.654,85

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Porcentaje de participación del presupuesto de ingresos

CONCEPTOS VALOR PRESUPUESTADO PORCENTAJE

TRANSFERENCIAS GOBERNACION 2,275,273,890.85 91

CUOTAS DE AUDITAJE 225,145,764.00 9

TOTAL 2,500,419,654.85 100

Ejecución Presupuestal de Ingresos

CONCEPTOS

VALOR PRESUPUESTADO

TRANSFERENCIAS GOBERNACION 2,275,273,890

CUOTAS DE AUDITAJE 225,145,764

TOTAL 2,500,419,654

TRANSFERENCIAS GOBERNACION; 2.275.273.890,85;

91%

CUOTAS DE AUDITAJE;

225.145.764,00; 9%

PARTICIPACION DE LOS INGRESOS

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Ejecución Presupuestal de Gastos Del total presupuestado destinado a servicios personales se ejecutó el 97%, de transferencias de Ley el 96% y gastos generales el 90%, para un total de ejecución del 94%.

GASTOS

VALOR PRESUPUESTADO

VALOR EJECUTADO AL 31/12/2012

PORCENTAJE EJECUCION

SERVICIOS PERSONALES 947,101,000 921,686,461 97%

TRANSFERENCIAS DE LEY 338,500,000 328,677,349 96%

GASTOS GENERALES 1,214,818,655 1,103,487,946 90%

TOTAL 2,500,419,655 2,353,851,756 94%

0

200.000.000

400.000.000

600.000.000

800.000.000

1.000.000.000

1.200.000.000

1.400.000.000

Ejecutado

Presupuestado

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2. CONTRATACION EJECUTADA La contratación de la vigencia 2012 se realizó por las siguientes modalidades:

Menor al 10% de la menor cuantía – Mínima Cuantía

Convenios de Cooperación

Contratación Directa Menor Cuantía

Selección Abreviada por Subasta Inversa Presencial

Para un total 30 contratos suscritos por valor de $ 962.729.275.

N° DE CONTRATO

FECHA DE SUSCRIPCION

OBJETO CONTRATADO CONTRATISTA DURACION VALOR CONTRATO

1 25 DE ENERO DE 2012

Prestar los servicios de mensajería en general para la Contraloría Departamental de Casanare

SEMCA LTDA. HASTA ALCANZAR EL MONTO

7,000,000

2 27 DE ENERO DE 2012

Expedición del certificado digital de titular de función pública para la contraloría departamental de Casanare

ANDES SCD 15 DIAS 216,000

3 01 DE FEBRERO DE 2012

Adquisición de pólizas de seguro de automóviles (todo riesgo) para los vehículos, el soat para la camioneta Toyota fortuner, seguros para bienes muebles y el seguro de manejo del sector oficial para los funcionarios de la contraloría departamental de Casanare

LA PREVISORA S.A. 2 MESES 7,800,000

4 06 DE FEBRERO DE 2012

Suministro de combustible (gasolina, biodisel y gas natural vehicular), aceites, lubricantes y aditivos para los vehículos de propiedad de la Contraloría Departamental de Casanare, de acuerdo a la propuesta presentada por el Contratista

RIVARCA LTDA. HASTA ALCANZAR EL MONTO

9,000,000

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N° DE CONTRATO



5 06 DE MARZO DE 2012

Revisión y mantenimiento de la Camioneta Marca Toyota 4 X 4, Fortuner, Diésel, Modelo 2010 de Placa OSE-699 de propiedad de la Contraloría para los 45.000, 50.000, 55.000, 60.000, 65.000 y 70.000 kms., por garantía del vehículo

ALBORAUTOS LIMITADA

HASTA ALCANZAR EL MONTO

5,000,000

6 27 DE MARZO DE 2012

Adquisición e instalación de avisos, señalización, suministro de carnés institucional y otros

MARIA NAYIBER GUTIERREZ

20 DIAS 9,900,000

7 13 DE ABRIL DE 2012

Prestar el servicio de hosting para el sitio web de internet de la Contraloría Departamental de Casanare: www.contraloriacasanare.gov.co

COLNODO 1 AÑO 939,600

8 13 DE ABRIL DE 2012

Adquisición de elementos para la organización documental del archivo general de la contraloría

ELDA MARIA PEREZ FONSECA

1 MES 7,381,600

9 02 DE MAYO DE 2012

Suministro de dotación para los funcionarios de la Contraloría Departamental

OMAIRA CHAPARRO MARIÑO

8 MESES 1,900,000

10 01 DE JUNIO DE 2012

Prestar el servicio técnico de actualización y capacitación del software contable denominado “Programa integrado de contabilidad-tesorería, presupuesto, inventarios y nómina, SC – PROSOFT, de acuerdo a la propuesta presentada por el Contratista, la cual forma parte integral del presente contrato.

SC PROSOFT S.A.S. 10 DIAS 2,000,000


Suministro de elementos de papelería y útiles de oficina para la contraloría departamental de Casanare


6 MESES 15,669,145


Suministro de elementos de aseo, cafetería y botiquín para la contraloría departamental de Casanare

GUILLEN TORRES PEREZ

6 MESES 4,438,000

13 02 DE AGOSTO DE 2012

Expedición de pólizas para asegurar los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la contraloría y del SOAT para el vehículo Toyota de la entidad

LA PREVISORA S.A. 5 MESES 5,241,663

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N° DE CONTRATO



14 22 DE AGOSTO DE 2012

Adquisición e instalación de un control de acceso biométrico por medio de huella dactilar para la Contraloría Departamental de Casanare.

HECTOR FERNANDO PATERNINA SOLIS

1 MES 2,240,000

15 13 DE SEPTIEMBRE DE 2012

Producción de un video institucional y seis clips sonoros de la Contraloría Departamental de Casanare

CELSO NORBERTO RAMOS AYA

1 MES 9,500,000


Compra de una motocicleta modelo 2013, 4 tiempos, 115 cc y freno de disco, para la Contraloría Departamental de Casanare.

CASAMOTOS LTDA 1 MES 4,800,000


Aunar esfuerzos para la realización de dos talleres así: uno sobre comunicación asertiva e integración, dos ludicorecreativas y deportivas, una recreativa, y dos de motivación para los 30 funcionarios de la Contraloría Departamental de Casanare y sus núcleos familiares

COMFACASANARE 3 MESES 5,000,000

18 08 DE OCTUBRE DE 2012

EL CONTRATISTA se compromete a realizar la remodelación, adecuación y mantenimiento de las instalaciones locativas del edificio de la Contraloría Departamental de Casanare de acuerdo con la propuesta presentada por EL CONTRATISTA, la cual forma parte integral del presente contrato

JAIME HUMBERTO MORENO BURGOS

2 MESES 156,988,552

19 06 DE NOVIEMBRE DE 2012

Aunar esfuerzos para la realización de las siguientes capacitaciones y actividades: Un Simposio en salud en el nivel departamental dirigido a los sujetos de control; actividades como: charlas en colegios a estudiantes, profesores, padres de familia; talleres de reforestación,

CAMARA DE COMERCIO DE CASANARE

20 DIAS 20,500,000

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N° DE CONTRATO



reutilización del material reciclaje; Seminario Taller Medio Ambiental dirigido a estudiantes de los grados 09 y 10 de las Instituciones Educativas de la ciudad de Yopal, como gestores del control social; y realización de un festival de la cultura ambiental


Aunar esfuerzos para la realización de las siguientes capacitaciones de conformidad con el cronograma presentado por la Contraloría: 1) Seminario Policía Judicial, dirigido a funcionario de la Contraloría Departamental, CTI y Fiscalía. 2) II Seminario en Control Fiscal, dirigido a servidores públicos del departamento. 3) Seminario en Finanzas Públicas y Talento Humano. 4) Seminario en Participación Ciudadana, dirigido a líderes comunitarios, a realizarse en tres zonas de Casanare: Sur, Norte y Centro. 5) Taller sobre Motivación, dirigido a los funcionarios de la Contraloría Departamental. 6) Rendición de la cuenta fiscal - vigencia 2012.

CAMARA DE COMERCIO DE CASANARE

1 MES 91,000,000


La renovación de códigos y obras en hojas removibles y por internet por un año, de acuerdo a la propuesta presentada por el Contratista, la cual forma parte integral del contrato

LEGISLACION ECONOMICA S.A.

1 AÑO 5,168,000

22 12 DE DICIEMBRE DE 2012

Adquisición e instalación del mobiliario para las oficinas de la Contraloría.


15 DIAS 157,876,583


Adquisición de computadores, software, accesorios y equipos electrónicos y de oficina.

AMBT S.A.S. 10 DIAS 87,653,800

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N° DE CONTRATO




Servicios profesionales para realizar exámenes médicos de salud ocupacional para los funcionarios de la contraloría.

ASISTIR IPS Y HSE SU COMPAÑÍA EN SALUD LTDA

10 DIAS 4,485,000


Adquisición de una planta telefónica con accesorios para poner en funcionamiento el sistema de comunicación en la contraloría

JAIRO ORLANDO TIVIDOR C.

10 DIAS 9,390,000


Suministro, instalación y configuración del equipamiento para la implementación de una red de datos cableada e inalámbrica y circuito cerrado de televisión para la Contraloría Departamental de Casanare

DINAMO DE COLOMBIA LTDA

5 DIAS 117,778,970


Adquisición de mil cartillas institucionales para la Contraloría Departamental de Casanare

LUIS MARTIN MESA PAREDES

4 DIAS 8,422,992


Adquisición de electrodomésticos para la Contraloría Departamental de Casanare

ESPERANZA OJEDA CARDOZO

4 DIAS 11,290.000


Prestar el servicio de emisión de un programa radial el día 29 d diciembre de 2012 de una hora, para informar a la comunidad sobre la gestión y los resultados de la Contraloría Departamental de Casanare durante la vigencia 2012

CASANAREÑA DE COMUNICACIONES

1 DIA 1,800.000


Adquisición de un vehículo nuevo camioneta diésel 4x4 A/T modelo 2013 para la Contraloría Departamental de Casanare

ALBORAUTOS S.A.S 15 DIAS 157.966.507

TOTAL 962.729.275

NOTA: Los contratos que requerían registro en el SECOP y en la página Web de la Contraloría, se registraron de conformidad a los lineamientos establecidos por el Gobierno Nacional.

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3. PLAN DE COMPRAS

La contraloría ha dado cumplimiento a la Ley 598 de 2000 por medio de la cual se crea el Sistema de Información para la vigilancia del contratación estatal – SICE y a los acuerdos donde se han fijado los lineamientos para el funcionamiento. Se aplicó estas normas en lo que respecta al registro del plan de compras en el mes de Enero de 2012. Esta norma fue derogada posteriormente por la Ley 1474 de 2012. En el mes de Enero se elaboró el plan de compras para la vigencia 2012, herramienta necesaria para la ejecución presupuestal. La proyección del plan de compras de la Contraloría Departamental de Casanare, se elaboró teniendo en cuenta los promedios de los planes de los tres últimos años (2009, 2010 y 2011), los promedios de los precios de las cotizaciones allegadas a la contraloría y los precios del SICE. Las cantidades de los elementos se tomaron de acuerdo a las necesidades que se reflejan en las diferentes oficinas y a las solicitudes de los directivos, para el normal funcionamiento de la entidad y los promedios históricos de los últimos años.

El plan de compras se inició con un valor de $601.658.140,oo, posteriormente se le hicieron cuatro modificaciones, originadas de las adiciones presupuestales en la presente vigencia, quedando el plan de compras con un valor definitivo de $1.235.228.655,85 del cual se ejecutó $1,126,724,546,40, representando el 91.22%.

4. CONTABILIDAD La información contable se maneja en el sistema Servicios Contables (PROSOFT) y es analizada y reportada por la Contadora Pública – Ligia Milena Molano, Profesional Universitario, adscrito a la Dirección de Vigilancia Fiscal, quién apoya esta actividad delegada por acto administrativo. Se aplicó lo reglamentado por la Contaduría General de la Nación en el trámite de las cuentas contables. Los informes contables (04) se presentaron dentro de los términos de ley ante la Gobernación de Casanare para ser incorporada en la contabilidad del Departamento y posterior envío a la Contaduría General de la Nación.

5. ALMACEN E INVENTARIOS El manejo de los bienes de la entidad se realizó de conformidad a lo establecido en las Resoluciones Nº 167 del 24 de Junio de 2004, Nº 238 de fecha 02 de Octubre de 2008, la Nº 204 del 10 de Agosto de 2009 y la Nº 058 de 2011 que es la segunda versión del proceso de Bienes y Servicios. El inventario de la Contraloría Departamental se viene manejando como lo establece el procedimiento definido para los bienes administrativos en la Resolución Nº 167 del

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24 de Junio de 2004, la Resolución Nº 238 de fecha 02 de Octubre de 2008, Resolución Nº 058 del 09 de Febrero de 2011 y la Resolución Nº 044 del 03 de Marzo de 2004 (Comité de Inventarios), como apoyo para la toma de decisiones. Se realizó el inventario de bienes de la Contraloría en el mes de Febrero de 2012 y se identificaron bienes que estaban en desuso y obsoletos, razón por la cual se procedió a obtener los conceptos técnicos de inservibles, realizar las respectivas actas del comité de inventarios y darlos de baja a través de las Resoluciones suscritas, en las cuales se autoriza la entrega a la Gobernación de Casanare.

6. TALENTO HUMANO

La Contraloría Departamental de Casanare fue creada mediante Ordenanza Nº 006 del 6 de agosto de 1.993, con una planta de 30 empleos. La planta de personal de la Contraloría Departamental de Casanare en la vigencia 2008, estaba conformada por 22 empleos, así como lo establece la Ordenanza Nº 022-2005. Después, y en cumplimiento de sentencias del Tribunal Administrativo de Casanare, se expide la Ordenanza Nº 006 del 26 de abril de 2009, creándose dos cargos adicionales, para una planta de 24 empleos. Luego, a través de la Ordenanza Nº 003 del 16 de Abril de 2011, se suprime el cargo de Secretaria Bilingüe y se crea el de Técnico Administrativo, manteniéndose la planta de personal en 24 empleos, distribuidos por dependencias. La contraloría al 01 de Enero de 2012 tenía 24 empleos distribuidos así:

DEPENDENCIA NIVEL CARGOS

2008 2009 2010 2011

DESPACHO CONTRALOR DIRECTIVO 1 1 1 1

PROFESIONAL 1 1 1 1

ASISTENCIAL 4 5 5 4

DESPACHO VICECONTRALOR DIRECTIVO 1 1 1 1

DIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECTIVO 1 1 1 1

PROFESIONAL 1 1 1 1

DIRECCION VIGILANCIA FISCAL DIRECTIVO 1 1 1 1

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DEPENDENCIA NIVEL CARGOS

PROFESIONAL 7 8 8 8

TECNICO 1 1 1 2

DIRECCION RESPONSABILIDAD FISCAL DIRECTIVO 1 1 1 1

PROFESIONAL 1 1 1 1

TECNICO 1 1 1 1

ASISTENCIAL 1 1 1 1

TOTAL 22 24 24 24

Posteriormente con la gestión de la Sra. Contralora ante la Asamblea Departamental de Casanare, se crean 06 cargos; así: Dos (02) Profesionales Universitarios, grado 02 y cuatro (04) Profesionales Universitarios, grado 01, a través de la Ordenanza 005 de 2012, conformándose una planta de personal de 30 empleos.

DEPENDENCIA NIVEL

CARGOS

DESPACHO CONTRALOR DIRECTIVO 1

PROFESIONAL 2

ASISTENCIAL 4

DESPACHO VICECONTRALOR DIRECTIVO 1

DIRECCION ADMINISTRATIVA DIRECTIVO 1

PROFESIONAL 1

DIRECCION VIGILANCIA FISCAL DIRECTIVO 1

PROFESIONAL 10

TECNICO 2

DIRECCION RESPONSABILIDAD FISCAL DIRECTIVO 1

PROFESIONAL 4

TECNICO 1

ASISTENCIAL 1

TOTAL 30

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En la vigencia 2012 se han realizado 31 nombramientos, como consecuencia de las directrices de la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, a quién se le solicita autorización para realizar los nombramientos en provisionalidad y expide dichas autorizaciones por términos de 6, 3, y 2 meses. En la vigencia 2012 se presentaron las siguientes novedades de personal:

Se aceptó la renuncia a cinco (05) funcionarios: el Vicecontralor, Un Director, Un (01) Profesional Universitario, Grado 02, Dos (02) Profesional Universitario, Grado 01 y una Secretaria.

Se han vinculado doce (12) funcionarios en los siguientes cargos: Un Vicecontralor, Un Director de Vigilancia Fiscal, Nueve Profesionales Universitarios, dos Secretarias.

Al personal desvinculado se le realizaron las liquidaciones y pago de las prestaciones sociales de conformidad a lo de ley; documentos que reposan en la historia laboral de cada uno. A los funcionarios vinculados durante la vigencia 2012 se les realizó la jornada de inducción por parte de los Jefes Inmediatos, dejándose constancia a través de formatos diseñados para tal fin, los cuales reposan en la historia laboral de cada uno. Al 100% de los funcionarios vinculados el día de la posesión se les hizo entrega del Código de Ética (Resolución Nº 215 del 19 de Agosto de 2009), el Código Disciplinario (Ley 734 de 2002), las funciones del cargo (Resolución y 308 de 2006). En las historias laborales del personal vinculado se tiene archivada la información en orden cronológico de acuerdo a los lineamientos de la ley de archivo general de la nación. En cada fólder se lleva una hoja record de novedades, permisos e incapacidades, así como los soportes. La liquidación de sueldos de nómina, aportes a seguridad social, descuentos de ley y aportes de parafiscales se realizó de conformidad a lo de ley y al incremento salarial autorizado por la Ordenanza Nº 06 de 2008 y adoptado por la Contraloría Departamental mediante Resoluciones Nº 173 del 09 de Mayo de 2012 y Nº 359 del 20 de Septiembre de 2012, por medio de la cual se estableció el sueldo para el cargo de Contralor. La reliquidación y pago del incremento salarial se realizó en los meses de Mayo y Septiembre de 2012. La liquidación de los sueldos de personal se ha realizado a través del sistema contable S.C., del SOI y como medida de control comparativo se hace en hoja electrónica.

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Los pagos de nómina y los aportes a salud, pensión y parafiscales se realizan virtualmente a través del portal empresarial del Banco Bogotá y Banco Av villas, de manera oportuna. 6.2. Programas de Bienestar Social

El Programa de Salud Ocupacional de cada vigencia se adoptó mediante Resolución y es evaluado por el COPASO y por la ARP. A continuación se resumen las actividades realizadas, el costo de los eventos y el resultado obtenido durante la vigencia 2012.

RESOLUCION CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA RESULTADO DE LAS

ACTVIDADES DE ESPARCIMIENTO

Nº 15 DEL 11 DE ENERO DE 2012

En coordinación con la ARP – Positiva S.A., han desarrollado actividades de salud ocupacional, dictándose las conferencias de capacitación en temas como: Brigadas de emergencia en primeros auxilios, inmovilización y transporte de heridos, control de incendios y evacuación y rescate, como actuar en casos de emergencia, técnicas de relajación (rumboterapia), Liderazgo, Motivación, asesoría los miembros del COPASO, sobre la normatividad – marco legal en salud ocupacional y funciones del comité y asesoría en el diagnóstico del plan de emergencia e identificación de riesgo sicosociales.

Jornada de relajación y conocimiento interior de la persona. Esparcimiento y recreación, cada dos meses por un término de tres horas; Integración de los funcionarios. Integración de una hora diaria (cumpleaños de compañeros) conocimiento de las cualidades de los compañeros.

6.3 Programas de Capacitación a los Funcionarios

El Programa de Capacitación, estímulos y bienestar social se adoptó mediante la Resolución Nº 087 de fecha 02 de Marzo de 2012 y evaluado por la Comisión de Personal de la Contraloría obteniéndose el siguiente resultado.

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TEMAS

DURA-CION EN HORAS

Nº FUNCIONARIOS BENEFICIADOS

CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA

Control y Gestión Fiscal, Sistema de Información para Auditoria – SIA, Control Fiscal y Balance Control Fiscal; Programa contable - Prosoft; Institucional: Contratación y Presupuesto, Estatuto Anticorrupción; Proceso Auditor, Policía Judicial; Proceso de Responsabilidad Fiscal, Guía de Auditorias Territorial; Talento Humano; Técnicas de Archivo; Salud Ocupacional.

Promedio de 16 horas

30 funcionarios de los 30 vinculados a la fecha, representando el 100% de cobertura.

Se capacitó en 10 temas de los 12 establecidos en el programa, representando el 83.33% de cumplimiento.

7. ARCHIVO INSTITUCIONAL El archivo institucional se ha venido organizando con el apoyo del Auxiliar Administrativo durante la vigencia 2012, consistente en el archivo de los procesos de responsabilidad fiscal, informes de auditorías y pagos de tesorería, información administrativa de contratación, presupuesto, contabilidad, almacén e inventarios, bancos, etc. y demás documentos del fondo documental en cajas de Yute y carpetas desacidificadas como lo establece la Ley General de Archivo Nº 594 de 2000.

7.1. AVANCE Y ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO En el fondo documental se tiene archivada la información correspondiente a los años comprendidos del 1994 al 2006, de conformidad con los lineamiento de la ley archivo. El archivo se está organizando con el apoyo del funcionario auxiliar administrativo quien realiza el proceso de limpieza de documentos y organización de estos en carpetas desacidificadas y posteriormente archivados en cajas de yute. En la oficina de archivo se tiene la información debidamente archivadas en carpetas desacidificadas y en cajas de yute, lista para incluir en el fondo documental, así:

Vigencias 2007, 2008 y 2009 de la Dirección de Vigilancia Fiscal, Responsabilidad Fiscal.

Vigencias 2007 y 2008: Quejas Despacho del Vicecontralor.

Cuentas fiscales del año 2007 de la Dirección de Vigilancia Fiscal

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Correspondencia de las alcaldías de los años 2008 y 2009 - Dirección de Vigilancia Fiscal.

Comprobantes de egreso y contratación de las vigencias 2008, 2009 y 2010.

Resoluciones de las vigencias 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008.

Cuentas fiscales de las instituciones educativas, consolidadas a 31 de diciembre de cada vigencia fiscal. Ingreso en tablas de excell para organizar el consecutivo posteriormente.

8. AREA DE SISTEMAS

Red Local y de Internet - Mejoramiento No se cuenta con red local estructurada por lo cual se planeó la contratación de este recurso; sin embargo algunos computadores se encuentran interconectados de forma directa sin servidor que administre. Se cuenta con internet el cual tiene una velocidad de 5.000 mb, que permite la comunicación electrónica de la entidad, traduciéndola en una mejor transmisión de datos para el uso de los correos electrónicos institucionales y de las diferentes plataforma con las que interactúa la contraloría (página web, SECOP, SIA para las contralorías y SIA Misional -SIREL. Página web

Se han realizado las actualizaciones de información y cargue de noticias, eventos institucionales, avisos, contratación y normatividad con eficiencia y oportunidad responsabilidad.

Seguridad informática Con el objeto de proteger la información de la entidad, el hardware y el software disponible, se han realizado las respectivas copias de seguridad por módulo de trabajo y uso de software de antivirus.

Acciones de mantenimiento y protección de información.

Se realizaron las siguientes actividades:

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Mantenimiento preventivo

SOFTWARE

Programas Actividad Frecuencia

"SC" Servicios Contables Back up Módulos de trabajo Mensual

Antivirus Chequeo: detección de amenazas Diario

Sistema Operacional Administración de recursos del sistema Semestral

Aplicaciones Back up (DD) Quincenal

HARDWARE

Dispositivo ACTIVIDAD Frecuencia

CPU Diagnóstico, Limpieza Semestral

Dispositivos de salida Diagnóstico, Limpieza Semestral

Dispositivos de Entrada Diagnóstico, Limpieza Semestral

RED Test a la señal inalámbrica Semanal

Dispositivos electrónicos Test voltaicos, revisión conexiones, tomas, reguladores

Semestral

Mantenimiento preventivo y correctivo

Se realizó mantenimiento preventivo en la mejora de características técnicas a equipos de cómputo asignados a las diferentes dependencias, así:

DEPENDENCIA CPU

DESPACHO 1

VICECONTRALOR 0

DIRECCION VIGILANCIA FISCAL 8

DIRECCION RESPONSABILIDAD FISCAL 2

DIRECCION ADMINISTRATIVA (Servidor) 1

TOTAL 12

Estos mantenimientos incluyeron el cambio de partes internas y externas de los equipos de cómputo e impresoras, con el fin de prevenir problemas de corto circuitos, mal funcionamiento lógico y mejorar las características técnicas, estos se realizaron así:

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Actividad / Dispositivo

Cantidad

Cambio de fuente de poder de PC 3

Cambio de dos unidades de CD/DVD/RW 2

Cambio de disco duro interno 2

Cambio de memoria RAM 8

Mouse 6

Teclado 6

Tarjeta de Red Externa 3

9. PARTICIPACION EN LOS SIGUIENTES COMITÉS CONFORMADOS POR

LA CONTRALORIA.

La Dirección Administrativa participó de los comités conformados al interior de la Contraloría mediante actos administrativos como se presentan a continuación.

ITEM

NOMBRE COMITÉ

ACTO ADTIVO. DE CREACION

INTEGRANTES FUNCIONES ACTAS

Reso-lución No.

Fecha

1 Comité de Inventarios

44 03-mar-04

Contralor Departamental

Diseñar mecanismos y acciones requeridas para la realización de inventarios físicos , definiendo procedimientos para aquellos hurtados, faltantes, dañados, depreciados; así mismo, conceptuar sobre el estado, reclasificación de bienes y aprobar acta para baja y destino final

Se realizan las reuniones cuando se requiere y se deja constancia en las ACTAS: Promedio de 1 por año.

Asesor de Despacho

Profesional Especializado del Grupo Administrativo y Financiero

2 Comité de

Archivo

Contralor o un Delegado

Adoptar y evaluar las políticas, programas y proyectos para el desarrollo de la función archivística de la entidad

Se realizan las reuniones cuando se requiere y se deja constancia en las ACTAS: Promedio de 1 por año.

179 08-jul-04

Coordinador Grupo Administrativo - Secretario del Comité

Aprobar o improbar la tabla de retención documental

Coordinador Grupo de Investigaciones Fiscales y Jurisdicción Coactiva

Propender por la adopción del Manual de Procedimientos de Archivo y comunicaciones de la entidad

Funcionario responsable del área de sistemas o informática

Preparar el presupuesto para el desarrollo de la gestión documental y la administración de archivo

Coordinador Grupo Fiscalización

Aprobar la programación anual de transferencias documentales primarias y secundarias, entre otras.

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ITEM

NOMBRE COMITÉ



3 Comité Editor Página Web

190 31-jul-08

Contralor

Organizar periódicamente la información relacionada con las funciones de cada dependencia a fin de ser entregada al Profesional experto, quien procederá a la publicación en la página web

Se realizan las reuniones cuando se requiere actualizar información y se deja constancia en las ACTAS.

Director Administrativo

Director de Vigilancia Fiscal

Director de Responsabilidad Fiscal

Profesional Universitario

4 Comité

Gobierno en Línea

269 30-oct-08

Vicecontralor - Coordinador

Planear e impulsar la estrategia de Gobierno en Línea en la entidad, definiendo los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la materia e implementación de políticas de actualización del sitio web, garantizando la participación de los funcionarios de la entidad en esta estrategia.

Se realizan las reuniones cada mes. meses y se deja constancia en las ACTAS.




Profesional Universitario con experiencia en el área de sistemas

5

Comité Prioritario de

Salud Ocupacional

48 19-feb-08

Director Administrativo - Funciones de Presidente

Proponer al adoptar medidas y actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo. Vigilar el desarrollo de las actividades que en materia de medicina, higiene y seguridad industrial. Colaborar en el análisis de las causas de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y proponer medidas correctivas. Servir como organismo de coordinación entre la Contraloría y los funcionarios en la solución de problemas de S.O.

Se realizan las reuniones mensuales y se deja constancia en las ACTAS

334 16-dic-08

O6 07-ene-11

funcionarios elegidos por los empleados de Contraloría - Funciones de Secretarios

Dar trámite a denuncias por acoso laboral, determinar la veracidad de los hechos, medidas preventivas y correctivas, graduación de la falta según la normatividad vigente

22

ITEM

NOMBRE COMITÉ



6 Comité de

Conciliación

Contralor Departamental o su delegado

a. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico

Se realizan las reuniones cuando se requiere y se deja constancia en las ACTAS.

185 15-jul-11 Vicecontralor

b. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la Contraloría Departamental


c. Estudiar y evaluar proceso que cursen o hayan cursado en contra de la entidad

30 22-ene-09 Director de Vigilancia Fiscal

d. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, determinando la procedencia o improcedencia del mismo


e. Realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición, entre otras.

7

Comité de Evaluación de las quejas y Reclamos

presentados ante la

Contraloría Departamental de Casanare

59 10-feb-09

Contralor Departamental

Evaluar la relevancia de la queja, determinando la competencia, acciones a emprender, pruebas técnicas, seguimiento al trámite, traslados o archivo de la misma, según corresponda.

Se realizan las reuniones cada mes y se deja constancia en las ACTAS.

Vicecontralor

Profesional Universitario encargado de la atención y trámites de las Quejas y Reclamos, quien hará las veces de Secretario Técnico del Comité

8

Comité Coordinador del

Sistema de Control Interno

119 04-may-04 Contralor Departamental

a. Recomendar pautas para la determinación, adaptación, complementación y mejoramiento del sistema de control interno.

Se realizan las reuniones cada tres y

se deja constancia

en las ACTAS

191 03-ago-09

Vicecontralor - Funciones de Jefe de Control Interno

b. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad, recomendar correctivos.



c. Asesorar al Contralor en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimientos de las metas y objetivos.

23

ITEM

NOMBRE COMITÉ




d. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna, así como resultados obtenidos por otras dependencias.

Profesional Universitario encargado de las funciones de administrador del MECI

e. Revisar estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones de cada dependencia, entre otras.

9

Comité Asesor y Evaluador

para los Procesos

Contractuales de la

Contraloría Departamental de Casanare

231 10-sep-09

Vicecontralor - Funciones de Presidente

Asesorar en todos los procesos contractuales que adelante la Contraloría Departamental, emitiendo concepto y recomendaciones sobre observaciones presentadas, adjudicación, aprobación de pliegos, así como analizar y verificar el cumplimiento de procesos y procedimientos contractuales

Se realizan las reuniones y se deja constancia en las ACTAS.

Director Administrativo - Funciones de Secretaria



Adicional a los comité señalados, se tiene conformada la Comisión de Personal de la Contraloría, que se reúne todos los primeros miércoles de cada mes con el fin de tratar temas de novedades de personal, bienestar social, capacitaciones, evaluación de funcionarios de carrera y ambiente laboral.

24

DIRECCIÓN DE VIGILANCIA FISCAL

1.1. PLAN GENERAL DE AUDITORIAS Dentro del Plan General de Auditorias, vigencia 2012, tiene como objetivo determinar las entidades objeto de evaluación, las modalidades de auditoría a realizar, los recursos físicos, financieros y de personal necesarios, así como los procedimientos de control aplicables y el período objeto de evaluación. 1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL PLAN GENERAL DE AUDITORIA.

Aplicar de manera eficiente y eficaz los recursos humanos, económicos y

logísticos en el proceso auditor.

Determinar las directrices a seguir en el desarrollo de las auditorias.

Promover la oportunidad en la realización de los procedimientos de auditoría y

en la presentación oportuna de los respectivos informes.

Promover la cultura de control en las entidades sometidas a la vigilancia fiscal.

Articular de manera interinstitucional las acciones del proceso auditor.

Reducir los niveles del riesgo en los sujetos de control.

Determinar los beneficios del control fiscal.

2. CRITERIOS DE PRIORIDAD.

Se aplican los contemplados en el numeral 1.3 del artículo 1 de la Resolución No. 251 de 2008, por medio de la cual se establece y reglamenta el proceso para la elaboración del PGA en la Contraloría Departamental de Casanare. 3. POLÍTICAS La elaboración y desarrollo del Plan General de Auditorias vigencia 2012 corresponde a las siguientes directrices:

25

a. Para el desarrollo del proceso auditor se tiene en cuenta lo dispuesto en la Resolución No. 386 de 2011, por medio de la cual se adopta la tercera versión del proceso auditor.

b. Los procesos de auditoría se enfocan a la evaluación de la gestión fiscal

relacionada con los siguientes aspectos:

Manejo presupuestal, contabilidad, contratación, tesorería, archivo, Control Interno, sentencias judiciales, talento humano e inventarios.

Recaudo e inversión de los recursos propios, provenientes de la Estampilla Pro Bienestar del Adulto Mayor (Leyes 687 de 2001 y 1276 de 2009) y estampilla Pro Cultura (Ley 1185 de 2008, Ley 666/2001 y Art. 47 de Ley 863/2003) en los entes territoriales.

Dictamen a los estados financieros.

Cumplimiento Ley 951 de 2005.

Irregularidades encontradas en el informe de gestión presentado en cumplimiento de la ley 951 de 2005, relacionadas con los recursos financieros, humanos y administrativos, que tuvieron a cargo los ex servidores públicos para el ejercicio de sus funciones, durante su periodo de administración.

c. Las acciones contenidas en los Planes de Mejoramiento que presentaron las entidades como resultado de las diferentes auditorias efectuadas en la vigencia 2011, son objeto de Auditoria de Seguimiento.

d. La evaluación de la gestión fiscal se hizo conforme a las competencias legales sobre el origen de los recursos públicos aplicados y se tendrán presente los criterios de coordinación contenidos en la Resolución Orgánica No. 5678 de 2005 de la Contraloría General de la República, por la cual se establece el Sistema de Vigilancia Especial de las Participaciones o recursos del SGP.

e. El Plan General de Auditoria tuvo presente la programación de auditorías que

la Contraloría General de la República -CGR efectuará en Casanare, para evitar la duplicidad del ejercicio del control fiscal.

26

4. PLAN GENERAL DE AUDITORIAS 2012 A continuación se presenta las auditorias que integran el Plan General de Auditorias, para la vigencia 2012, y su ejecución:

No. AUDITORIA HA HF HD HP TOTAL

1

AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005 ALCALDÍA MUNICIPAL DE TRINIDAD CASANARE. VIGENCIA 2008 – 2011.

6

1 ($12.657.666.)

3 0 10

2

AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005, ALCALDÍA MUNICIPAL DE MANÍ CASANARE. VIGENCIA 2008 – 2011

2

2 ($43.370.000.)

3 1 6

3

AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005, ALCALDÍA MUNICIPAL DE OROCUÉ CASANARE. VIGENCIA 2008 – 2011.

4

2 ($176.000.000.)

5 1 12

4

AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005, AL FONDO DE FOMENTO AGROPECUARIO Y MICROEMPRESARIAL DE AGUAZUL FFAMA. VIGENCIA 2008 – 2011

10

1 ($2.320.000.)

2 0 13

5

AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL AL CUMPLIMIENTO DE LA LEY 951 DE 2005, A LA EMPRESA DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO “AGUA VITAL TRINIDAD” S.A. E.S.P VIGENCIA 2008 – 2011

7

4 ($18.274.073,61)

9 0 20

6

GOBERNACION DE CASANARE AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

41

27 ($3.109.830.716)

12 8 88

7

MUNICIPIO DE YOPAL AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

11

3 ($206.891.962,82) 3 0 17

8

MUNICIPIO DE AGUAZUL AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

10

6($333.243.609) 4 0 20

9

MUNICIPIO DE TAURAMENA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

8

3 ($130.978.880) 2 1 14

10 MUNICIPIO DE PORE AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN 10

5 0 18

27

No. AUDITORIA HA HF HD HP TOTAL SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

3 ($286.650.000)

11

MUNICIPIO DE NUNCHIA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

7

1 ($75.927,643) 3 0 11

12

MUNICIPIO DE VILLANUEVA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

15

0 1 0 16

13

MUNICIPIO DE TRINIDAD AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

12

7 ($99.137.777) 5 0 24

14

PAZ DE ARIPORO AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

17

6 ($159.685.058) 5 1 29

15

MUNICIPIO DE MANI AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

12

5 ($44.825.000) 2 0 19

16

MUNICIPIO DE HATO COROZAL AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

18

5 ($40.577.581,50) 5 0 28

17

MUNICIPIO SAN LUIS DE PALENQUE AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

14

5 ($113.400.000) 4 0 23

18

MUNICIPIO DE MONTERREY AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

15

5 ($136.158.761) 5 0

19

ALCALDÍA DE TAMARA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

7

5 (105.592.061) 4 0 16

28


20

MUNICIPIO DE OROCUE AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

10

2 ($286.195.550) 4 0 16

21

MUNICIPIO DE CHAMEZA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

6

3 ($65.243.000) 2 0 11

22

ALCALDIA DE SABANALARGA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

9

0 3 0 12

23

MUNICIPIO DE SACAMA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

4

5 ($29.483.161) 2 0 11

24

MUNICIPIO DE RECETOR AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

9

2 ($15.816.652) 4 0 15

25

MUNICIPIO DE LA SALINA AUDITORIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO CULTURA VIGENCIAS 2010 Y 2011

0

1 ($52.220.077) 0 0 0

26

GOBERNACION DE CASANARE ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

12

72 ($7.427.948.909)

9 3 96

27

MUNICIPIO DE AGUAZUL ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

6

10 ($1.017,113,567.) 3 2 21

28

MUNICIPIO DE HATO COROZAL ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

3

8 ($180.339.500) 1 0 12

29

MUNICIPIO DE MANI ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-

5

11 ($692.571.065)

3 1 20

29

No. AUDITORIA HA HF HD HP TOTAL BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

30

MUNICIPIO DE MONTERREY ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

2 ($29.432.996) 0 0 2

31

MUNICIPIO DE NUNCHIA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

1

1 ($79.510.343) 0 0 2

32

MUNICIPIO DE OROCUE ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

2

1($84,593,454) 1 1 5

33

MUNICIPIO DE PAZ DE ARIPORO ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

13

21($834,436,302) 7 4 45

34

MUNICIPIO DE PORE ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

2 ($26,408,454)

0 0 2

35

MUNICIPIO DE SABANALARGA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

1 ($9.385.200) 0 0 1

36

MUNICIPIO DE SAN LUIS DE PALENQUE ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

3

5 ($114.422.064) 0 0 8

37

MUNICIPIO DE TAMARA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

3

2 ($11.314.277) 2 1 8

38

MUNICIPIO DE TRINIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

5 ($151.024.470.) 0 0 5

39 MUNICIPIO DE TAURAMENA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR

2 3 2 19

30

No. AUDITORIA HA HF HD HP TOTAL CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

12 ($1.051.759.825)

40

MUNICIPIO DE RECETOR ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

0

0 0 0

41

MUNICIPIO DE CHAMEZA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

0

0 0 0

42

MUNICIPIO DE VILLANUEVA ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

0

1 ($30.278.272) 0 0 1

43

MUNICIPIO DE YOPAL ESPECIAL A LA CONTRATACIÓN SUSCRITA CON RECURSOS RECAUDADOS POR CONCEPTO DE ESTAMPILLA PRO-BIENESTAR ADULTO MAYOR VIGENCIA 2008 – 2011

6

21 (1,413,473,702)

3 2 32

44 AUDITORIA MODALIDAD REGULAR A LA ALCALDÍA DE YOPAL 2011 18

11 ($1.600.765.007.62)

5 0 34

45 AUDITORIA MODALIDAD REGULAR E.S.E SALUD YOPAL VIGENCIA 2011 21

5 ($55.623.245)

3 0 29

46 AUDITORIA MODALIDAD REGULAR A LA ALCALDÍA DE AGUAZUL - VIGENCIA 2011

10 5 ($ 833.789.537) 4 1 20

47 INFORME FINAL UDITORIA MODALIDAD REGULAR AL I.F.C. VIGENCIA 2010 12

6 ($ 988,372,264)

3 0 21

48 AUDITORIA REGULAR INSTITUTO EDUCATIVO CAMILO TORRES RESTREPO VIGENCIA 2010 – 2011

24 1 ($6.000.000) 1 0 26

49 AUDITORIA REGULAR INSTITUTO EDUCATIVO TÉCNICO AMBIENTAL SAN MATEO 2011

12 1 ($2.099.573) 1 0 15

50 DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA GOBERNACION DE CASANARE

10 0 1 0 11

51 INDERCAS SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

52 CASALAC SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

53 IVIMA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 0 0 0 0 0

54 IDRA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 0 0 0 0 0

55 CONCEJO MUNICIPAL DE AGUAZUL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

31


56 CONCEJO MUNICIPAL DE MANÍ SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

57 CONCEJO MUNICIPAL DE VILLANUEVA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

58 CONCEJO MUNICIPAL DE MONTERREY SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

59 CONCEJO MUNICIPAL DE SABANALARGA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

60 CONCEJO MUNICIPAL DE TAURAMENA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

61 CONCEJO MUNICIPAL DE PAZ DE ARIPORO SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

62 CONCEJO MUNICIPAL DE HATO COROZAL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

63 CONCEJO MUNICIPAL DE NUNCHIA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

64 CONCEJO MUNICIPAL DE TAMARA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

65 CONCEJO MUNICIPAL DE SAN LUIS DE PALENQUE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

66 CONCEJO MUNICIPAL DE TRINIDAD SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

67 CONCEJO MUNICIPAL DE OROCUÉ SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

68 CONCEJO MUNICIPAL DE PORE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

69 CONCEJO MUNICIPAL DE SÁCAMA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

70 CONCEJO MUNICIPAL DE LA SALINA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

71 CONCEJO MUNICIPAL DE RECETOR SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

72 CONCEJO MUNICIPAL DE CHÁMEZA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

73 CONCEJO MUNICIPAL DE YOPAL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

74 GOBERNACIÓN DE CASANARE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

0 0 0 0 0

75 ENERCA SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 0 0 0 0 0

32


76 ALCALDÍA DE PORE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 0 0 0 0 0

77 ALCALDÍA DE YOPAL SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 0 0 0 0 0

SUBTOTAL 427

308 (22.185.141.255,00)

147 29 911

HA: Hallazgo Administrativo HF: Hallazgo Fiscal HD: Hallazgo Disciplinario HP: Hallazgo Penal

4.1. ACCIONES DE APOYO A LA OFICINA DE QUEJAS Y RECLAMOS Y DIRECCION DE RESPONSABILIDAD FISCAL. Durante la vigencia 2010 se apoyó a la Oficina de Quejas y Reclamos y la Dirección de Responsabilidad Fiscal en la realización de visitas técnico fiscales e informes técnicos dentro del trámite de 46 Quejas y Procesos de Responsabilidad Fiscal respectivamente. 1.- Apoyo técnico Responsabilidad Fiscal No. 1170 2.- Apoyo técnico queja No. 900.19.3.59-2010 3.- Apoyo técnico informe final Estación Acuícola 4.- Apoyo técnico revisión contrato No. 110. 10 .01.237 de 2009. Hato corozal 5.- Apoyo técnico acción popular 85-001-2331-2004-00027-00 6.- Apoyo técnico queja No. 900.19.3.170-2011 7. - Apoyo técnico queja No 900.19.3.52-2009 8.- Apoyo técnico Investigación Preliminar No. 01-2012 9.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.51-2009 10.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.006-2012 11.- Apoyo técnico R. F. 1123 12.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.156-2011 13, Apoyo técnico queja No 900.19.3.134-2011 14.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.132-2011, 15.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.27-2011 16.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.04-2011. 17.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.011-2012 18.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.37-2010 19.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.12-2010 20.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.59-2010 21.- Informe Urgencia Manifiesta Monterrey. 22.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.19-2012 23.- Apoyo técnico queja No FONDO MIXTO PORE- 2011 24.- Apoyo técnico queja No queja 900.19.3.27-2011 25.- Apoyo técnico RAD. INT 1520

33

26.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.04-2011 27.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.27-2011 28.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.039-2010 29.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.132-2011 30.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.9018-2010 31.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.078-2011 32.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.018-2012 33.- Apoyo técnico queja No 900.19.3.010-2010 34.- Informe técnico “planta procesadora de yuca en el Municipio de Aguazul” 35.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.011-2012 36.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.012-2012 37.- Apoyo técnico queja 900.19.3.170-2011 38.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.134-2011 39.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.089-2010. 40.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.087-2010. 41.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.83.2010 42.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.009.2012- 43.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.73-.2011 44.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.53-2011 45.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.021-2012 46.- Apoyo técnico Queja 900.19.3.069-2011 47.- Informe Técnico Proceso R.F. No. 1031-2010 4.2 OTRAS LABORES INTERNAS REALIZADAS POR LA DIRECCION DE

VIGILANCIA FISCAL. Adicional a las labores de auditoría y de apoyo que ejecuta normalmente la Dirección de Vigilancia Fiscal, es de resaltar las siguientes actividades:

Atención de consultas de las Entidades sujetas de control

Apoyo a las funciones de advertencia.

Traslado de los Hallazgos Fiscales, Disciplinarios y Quejas.

Elaboración del Plan General de Auditorias -PGA- vigencia 2013

Apoyo en la formulación de actos administrativos inherentes a las actividades propias de la Dirección de Vigilancia Fiscal.

Atención de solicitudes de información efectuadas por usuarios externos.

34

Apoyo en la alimentación de la Página Web institucional

Recepción de Cuentas Fiscales rendidas por los sujetos de control, vigencia 2011.

Apoyo técnico a los sujetos de control en la rendición de la Cuenta Fiscal vigencia 2012 a través del Sistema Integral de Auditoria - SIA.

Elaboración de Reportes trimestrales de Deuda Pública con destino a la CGR.

Apoyo en la recepción, revisión y rendición de la cuenta vigencia 2011 a través del Sistema de Información para la Rendición Electrónica de Cuentas de la Auditoría General de la República – SIREL.

Apoyo al despacho de la Señora Contralora

Apoyo al despacho del Señor Vicecontralor

Apoyo a las Direcciones Administrativa y de Responsabilidad fiscal.

35

DIRECCIÓN DE RESPONSABILIDAD FISCAL

1. PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL

CONCEPTO

ITEMS

Procesos de responsabilidad fiscal iniciados 63

Procesos de responsabilidad fiscal activos 331

Cuantía de procesos de responsabilidad fiscal 37.667´513.752

Procesos de responsabilidad fiscal verbales 7

Cuantía Procesos de responsabilidad fiscal verbales 149´042.254

Procesos con medidas cautelares decretadas 331

Autos de Imputación 18

Fallos con responsabilidad fiscal 5

Cuantía de fallos con responsabilidad fiscal 328´866.916

Fallos sin responsabilidad fiscal 3

Procesos de responsabilidad fiscal archivados 21

Procesos con vinculación de garantes 68

Procesos de responsabilidad que pasaron a Jurisdicción Coactiva

3

Cuantía recuperada dentro proceso de responsabilidad fiscal 597´424.277

2. INDAGACIONES PRELIMINARES

CONCEPTO

ITEMS

Indagaciones Preliminares iniciadas 61

Indagaciones Preliminares tramitadas 69

Indagaciones Preliminares que dieron origen a Procesos de Responsabilidad fiscal

10

Indagaciones Preliminares archivadas 3

36

3. PROCESOS JURISDICCION COACTIVA

CONCEPTO

ITEMS

Procesos Coactivos Activos 57

Cuantía Procesos Coactivos 1.516´388.880

Procesos Coactivos iniciados -2012 19

Procesos Coactivos Archivados 0

Mandamientos de pago proferidos - 2012 4

Cuantía recuperada 12´591.327

Al calificar la labor desempeñada por la Dirección de Responsabilidad fiscal, para la vigencia 2012, se puede concluir que ha mejorado su desempeño, atendiendo la mayor disponibilidad de personal asignado a ésta área misional, mejorando el recaudo tanto en los Procesos de responsabilidad fiscal como en los de Jurisdicción coactiva. Considerando las reformas normativas, se ha implementado el procedimiento verbal a nuestra labor diaria, esperando hacer expedito los diferentes trámites, y lograr un mayor recaudo y respuesta en términos a nuestros clientes internos y externos. Así mismo, los indicadores de gestión han ido en aumento, al poder vincular un mayor número de compañías aseguradoras, como terceros civilmente responsables, así como el logro de la recepción de versiones libres o la designación de apoderados de oficio, dando con ello un adecuado respeto a las garantías constitucionales y al debido proceso.

4. ACTIVIDADES DE RELEVANCIA. Se mejoró la productividad y expedición de actos administrativos al aumentar el personal adscrito a esta Dirección, así mismo contamos con la colaboración del Consultorio Jurídico de la UNAB, frente a los Defensores de oficio de los implicados. Se amplió la investigación de bienes de los presuntos responsables fiscales. Frente a las notificaciones personales de los presuntos responsables, estas se lograron casi en su totalidad. Se actuó como apoderado de la Entidad en los diferentes procesos judiciales en los que es parte, presentando memoriales y revisando estados constantemente.

37

5. RECOMENDACIÓN: Esta Dirección recomienda el aumento temporal de personal adscrito a la misma, con el fin de evacuar la mayor cantidad de procesos que se encuentran represados en la práctica de pruebas, con el fin de alcanzar niveles óptimos de gestión y avanzar en la implementación del procedimiento verbal.

38

OFICINA DE PARTICIPACION CIUDADANA En respuesta al Plan Estratégico 2012-2015 y al Plan de Acción correspondiente al Proceso de Desarrollo del Control Social para la vigencia 2012, la Oficina de Participación Ciudadana ha desarrollado las siguientes actividades:

1. Constitución de la Oficina de Participación Ciudadana

2. Trámite de Denuncias, Quejas y Derechos de Petición

3. Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana

4. Realización del I y II Seminario de Control Fiscal

5. Jornadas de Capacitación Ciudadana

6. Realización de Foros

7. Capacitación en Colegio Alianza Pedagógica

8. Encuentros Ciudadanos

9. Plan Institucional de Medios

10. Publicidad en Medios Masivos

11. Promulgación del Control Fiscal en Medios Masivos

12. Redes Sociales

13. Actualización de la Página Web Institucional

14. Producción de un video institucional

15. Convenio con Unitrópico

16. Mejoramiento al Plan de Desarrollo del Control Social

17. Implementación y Ejecución del Proyecto Ambiental “Vida Sostenible”

18. Realización de un Simposio en Salud

19. Asistencia a Capacitaciones de otras entidades

20. Apoyo en el Consejo Nacional de Contralores

21. Encuentro de Personeros

22. Seminario Funciones de Policía Judicial en la Administración Pública

23. Presentación de Programa Radial Presentado los Resultados del PGA.

1. CONSTITUCIÓN DE LA OFICINA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Mediante Resolución 134 del 12 de Abril de 2012 se constituyó la Oficina de

Participación Ciudadana, con el objeto de crear un espacio para recepcionar y tramitar

las denuncias, quejas y derechos de petición allegados a la entidad.

Esta Oficina ha dado respuesta a las Denuncias, Quejas y Derechos de Petición de

los Ciudadanos. De igual forma, ha orientado a la comunidad sobre las competencias

de las entidades.

39

2. TRÁMITE DE DENUNCIAS, QUEJAS Y DERECHOS DE PETICIÓN. Durante la vigencia 2012, la Oficina de Participación Ciudadana ha realizado 27

Comités de Evaluación y Seguimiento a Denuncias, en los cuales ha efectuado el

trámite de las Denuncias, Quejas y Derechos de Petición interpuestos por los

ciudadanos, veedores, entidades y gremios.

Durante la vigencia 2012 se tramitaron el 94% de las denuncias activas

correspondientes a los años 2012, 2011, 2010, 2009 y 2008.

El siguiente gráfico señala el procentaje de denuncias tramitadas por año.

94%

6%

Tramitadas en 2012 Pendientes

Total Denuncias Tramitadas

100%

84%

98% 100% 100%

0%

16%

2% 0% 0%

Año 2012 Año 2011 Año 2010 Año 2009 Año 2008

Denuncias Tramitadas por Año

Tramitadas en 2012 Pendientes

40

A continuación se muestra que de las denuncias allegadas a la entidad durante las

vigencias 2008, 2009, 2010, 2011 y 2012 el 56% cuentan con una respuesta de

fondo, mientras que el 44% aún se encuentran activas.

Denuncias Vigencia 2012

El 100% de las denuncias allegadas se tramitaron.

Sobre el estado de las denuncias se indica que el 43% de las denuncias están activas

y se encuentran en la Oficina de Participación Ciudadana, Dirección de Vigilancia

Fiscal o en análisis por parte de un Profesional de la entidad.

Por otra parte el 57% de las denuncias se encuentran en archivo, se trasladaron por

competencia a la Gerencia Departamental de la Contraloría General de la República,

Procuraduría Regional, Fiscalía General, Personería Municipal de Yopal, Secretaría

de Gobierno de Yopal y Corporinoquia.

44% 56%

ACTIVAS RESPUESTA DE FONDO

Denuncias Activas Vs Denuncias con Rta de Fondo

100%

0%

Tramitadas Pendientes

Total Denuncias Tramitadas 2012

41

Dado lo anterior, se infiere que el 43% de las denuncias se encuentran en trámite y el 57% cuentan con respuesta de fondo.

3. PLAN DE PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS MEDIOS DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Se proyectó e implementó el Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana, adoptado mediante resolución 295 de 2012. A través de este plan se buscó plantear diversas estrategias direccionadas visibilizar y dar a conocer los medios de Participación que esta entidad tiene al servicio de los ciudadanos. Su objetivo es promover los medios de participación ciudadana a través de estrategias de comunicación, atención y capacitación. El Plan de Promoción y Divulgación de los Medios de Participación Ciudadana es una herramienta administrativa que permite establecer estrategias pertinentes y actividades medibles que persigan y apoyen el plan estratégico 2012-2015.

43% 57%

ACTIVAS RESPUESTA DE FONDO

Denuncias Activas Vs Denuncias con Rta de Fondo

42

4. I Y II SEMINARIO DE CONTROL FISCAL

I Seminario de Control Fiscal:

Los días lunes 12 y martes 13 de marzo, se realizó el I Seminario de Control

Fiscal, con el objetivo de capacitar a los sujetos de control en temas relacionados

con la protección y salvaguarda de los recursos públicos.

Durante el primer día se invitó al primer grupo de entidades como la Gobernación

de Casanare, Asamblea Departamental, Entidades Descentralizadas el Orden

Departamental, Alcaldías Municipales y Consejos. Para el segundo día se

convocaron las Instituciones Educativas Oficiales del Departamento, Personerías

Municipales y las Entidades Descentralizadas del Orden Municipal.

El total de asistentes durante los dos días fue de 306 personas. El lunes 12 de

marzo asistieron 128 invitados y el martes 13 de marzo participaron 178

personas.

II Seminario de Control Fiscal:

Con la participación de más de 500 funcionarios públicos de la Gobernación y los

19 municipios, los días 27 y 28 de noviembre, se realizó el II Seminario de Control

Fiscal, "Fortalecimiento Institucional, Finanzas Públicas, Almacén, Inventario,

Talento Humano y Responsabilidad Contractual". Se contó con la participación del

Dr. Calos Fernando Galán, Secretario para la Transparencia y Anticorrupción de

la Presidencia de la República; funcionarios de la Auditoría General de la

República, Dirección del Archivo General de la Nación; el Dr. Herver Martínez,

Gobernador de Casanare (e) y el Dr. Willman Celemín, Alcalde de Yopal, entre

otros.

El seminario buscó actualizar a los funcionarios públicos con el desarrollo de sus

competencias en materia de ley general de archivo, responsabilidad contractual,

presupuesto, contabilidad, austeridad del gasto, almacén e inventario.

Por otra parte, se presentaron los resultados de las auditorías especiales a la

inversión de los recursos recaudados por concepto de estampilla pro cultura y

bienestar del adulto mayor, en los cuales señalaron presuntos detrimentos que

menoscaban el patrimonio público.

43

5. JORNADAS DE CAPACITACIÓN CIUDADANA

Se efectuaron tres jornadas de capacitación ciudadana dirigidas a veedores,

presidentes de Juntas de Acción Comunal y ciudadanos en general interesados en

ejercer el control social en el Departamento.

Para lo anterior se realizó una capacitación en la zona norte (Monterrey), centro

(Yopal) y sur (Paz de Ariporo) de Casanare, invitando a los ciudadanos de los

municipios más cercanos a participar.

Los ciudadanos recibieron capacitación sobre el control fiscal, funciones de las

contralorías, participación ciudadana, control social y rendición de cuentas. Los

encuentros buscaron fortalecer los conocimientos de la comunidad en estos temas y

guiarlos sobre las maneras en la que puede participar en la entidad para ejercer el

control social.

Se destaca la participación de los Personeros Municipales, quienes asistieron a las

jornadas de capacitación, interactuaron con los ciudadanos y se mostraron

comprometidos con la promoción del control fiscal en su jurisdicción.

6. REALIZACIÓN DE FOROS

Con ocasión de las capacitaciones a la ciudadanía se realizaron tres foros sobre

participación ciudadana, durante los cuales los asistentes tuvieron la oportunidad de

manifestar su punto de vista e inquietudes sobre las maneras en la que pueden

denunciar y poner en conocimiento de los entes de control cualquier presunción de

irregularidad.

Los asistentes participaron activamente y se mostraron interesados en ejercer el

control social, recuperar la confianza en los entes de control y acercarse a la entidad.

7. CAPACITACIÓN A ESTUDIANTES DEL COLEGIO ALIANZA PEDAGÓGICA

Se realizó una capacitación a estudiantes del Colegio Alianza Pedagógica del

municipio de Yopal, relacionada con temas referentes a la Organización del Estado

Colombiano, el Control Fiscal, Funciones de este ente de control y los medios de

Participación Ciudadana.

44

En la jornada se resaltó el alto interés de los estudiantes, quienes se mostraron muy

atentos en conocer cómo funcionan los entes de control y cómo se ejerce el control

fiscal en Casanare a través de esta Contraloría.

Durante la capacitación los estudiantes tuvieron la oportunidad de realizar preguntas a

la Contralora Departamental, Carmenza Motta Rodríguez, al Vicecontralor Alexander

Sierra Acosta y a la profesional de Participación Ciudadana, Sofía Vargas, quienes

respondieron todas las inquietudes y resaltaron en los estudiantes la amplitud de

criterio y el espíritu comprometido con el buen uso de los recursos públicos en

Casanare.

8. ENCUENTROS CIUDADANOS

Con el objeto de atender los requerimientos de la comunidad y realizar seguimiento a

Denuncias, Quejas y Derechos de Petición, se efectuaron nueve (9) encuentros

ciudadanos dentro de los que se señalan encuentro con la Veeduría del Adulto Mayor,

Comunidad Deportiva del Patinódromo, reunión en desarrollo y seguimiento a la

denuncia 900.10.3.007/2012, diversos encuentros relacionados con el programa de

Adulto Mayor, reunión con veeduría para la Construcción de Pozos Profundos como

medida provisional y alternativa para el acueducto de Yopal, entre otros.

45

9. PLAN INSTITUCIONAL DE MEDIOS

Mediante Resolución 294 de 2012 se adoptó el Plan Institucional de Medios de

Comunicación a implementar por la Contraloría Departamental de Casanare para la

Vigencia 2012.

Este plan tiene como estrategia la aparición regular en diversos medios de la región,

para mantener informada a los ciudadanos sobre las actividades adelantadas por esta

entidad, así como información relacionada con el control fiscal. Las continuas

apariciones en medios evitarán la desinformación y desconocimiento sobre las

actividades propias de este Ente de Control.

Teniendo en cuenta el algo costo de la pauta en medios se planteó hacer uso del Free

Press como herramienta de comunicación que permita tener presencia en medios

masivos sin generar costo económico adicional a la entidad, pero aprovechando todos

los beneficios de la visibilidad y publicidad.

10. PROMULGACIÓN DEL CONTROL FISCAL EN MEDIOS MASIVOS

A través de la herramienta de comunicación “Free Press” prensa gratis, se ha

realizado presencia en diversos medios de comunicación masivos de cobertura local y

nacional. Se ha promocionado las acciones que ha tomado la entidad en relación con

el control fiscal con el fin de que la ciudadanía se informe sobre la actualidad de este

ente de control.

Durante la vigencia 2012 se ha tenido presencia en medios tales como La FM de RCN

RADIO, Noticia Uno – La Red Independiente, Cable Noticias, Melodía Estéreo, La Voz

de Yopal de RCN RADIO, Prensa Libre, Diario del Llano, el Relator del Llano, Diario

Extra, en el noticiero Radio Noticias del Llano de Manantial Estéreo, en el noticiero

matutino de Caracol Radio, Emisora La Frecuencia, Cusiana Estéreo, el periódico

Nuevo Oriente, el Relator del Llano y El Silbón, entre otros.

Adicionalmente, se realizó el monitoreo a las publicaciones efectuadas por los medios

de comunicación, relacionadas con esta entidad. Entre las noticias publicadas se

destaca:

Noticias Uno

Se gestionó la realización una nota titulada “Se entregaron 1.400 millones de

pesos en créditos de manera irregular” publicada en Noticias Uno, La Red

Independiente, del Canal Uno. La noticia en mención tuvo cobertura nacional,

46

se emitió el 27 de mayo del 2012 y tuvo una duración de 1 minuto 53

segundos. Esta noticia también se puede encontrar en el canal de Youtube del

medio llamado Noticias Uno Colombia o en el link:

http://www.youtube.com/watch?v=ZOEVATrkHlE&feature=share

En las estadísticas de la publicación de la presente nota se puede evidenciar que ha

tenido 621 reproducciones de las cuales:

290 reproducciones a través de noticiasunolaredindenpendiente.com

129 reproducciones se realizaron a través de Facebook.

facebook.com/pages/Contraloría-Departamental-de-Casanare

61 reproducciones a través de dispositivos móviles.

20 reproducciones correspondientes al módulo de suscriptores.

32 visitas fueron a través de la página web institucional

www.contraloriacasanare.gov.co

5 reproducciones producto de la búsqueda en Youtube “Se entregaron 1.400

millones de pesos en créditos de manera irregular”.

7 visitas procedentes de videos relacionadas.

http://www.youtube.com/watch?v=ZOEVATrkHlE&feature=share

http://www.contraloriacasanare.gov.co/

47

La audiencia registrada en la que fue más popular el video corresponde a hombres

entre 35 a 64 años.

Adicionalmente, las estadísticas proporcionadas por Youtube indican que el video se

encuentra en la categoría “Noticias y Política” y se relaciona en las búsquedas que

tengan las pabras etiquetadas, las cuales corresponden al título de la noticia.

48

La FM de RCN RADIO

El periodista Jairo Lozano, de la W Radio, de la cadena RCN Radio, entrevistó a la

Señora Contralora con ocasión de la Función de Advertencia emitida a la

Gobernación de Casanare por encontrase en riesgo más 65 mil millones de pesos,

producto del leasing para la compra de equipos médico quirúrgicos.

- Publicación de la noticia. En un primer momento estaba en desarrollo.

49

- Publicación del Audio (Grabación de la entrevista a la Señora Contralora).

- Portada de la Web Oficial de La F.M. – Se publicó la foto de la Señora Contralora.

50

- Mención de la Noticia en el Twitter @noticierodelafm

51

RCN MUNDO - Mención de la Noticia en el Twitter @rcnmundo

Cable Noticias

Se gestionó la grabación de una entrevista a la Señora Contralora

Departamental, Carmenza Motta Rodríguez, con la periodista Paola Andrea

O'Meara, presentadora del Noticiero de Cable Noticias, con ocasión de la

realización del Taller “Capacitación y Actualización del Control Fiscal”.

Melodía Estéreo

Se realizó una entrevista a la Señora Contralora Departamental, Carmenza

Motta Rodríguez, por parte de la periodista Katherine Navarro de la emisora

Melodía Estéreo de Bogotá, sobre el Taller “Capacitación y Actualización del

Control Fiscal”.

Durante el mes de septiembre de cuantificó el valor de la visibilidad obtenida, según el

tipo de publicación, el medio usado y el tiempo de duración, lo cual dio como

resultado de la gestión del Free Press un valor de $58.425.300.

52

FREE PRESS - PAUTA MES DE SEPTIEMBRE

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire

Valor Unitario - Cuña 30 seg

TOTAL

Radio

La F.M

Noticiero AM 15 Minutos 1.347.500

40.425.000

Web Portada Top Banner

100 mil Impresiones

3.500.000

3.500.000

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire Valor Unitario -

Pauta 30 seg / Web Banner Fijo (Mes)

TOTAL

Televisión Noticias UNO - La Red

Indendiente

Noticiero Fin de Semana - Sábado

01'53" 2.720.000

8.160.000

Web Web Banner Fijo

Mes 5.000.000

5.000.000

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire Valor Unitario - Cuña 1 minuto

TOTAL

Radio La Voz de Yopal - RCN Radio

Noticiero AM 38'32" 10.000

385.300

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire Valor Unitario - Cuña 1 minuto

TOTAL

Radio Violeta Estéreo

Noticiero AM 23'45" 10.000

235.000

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire Valor Unitario -

Cuña 30 seg TOTAL

Radio Manatial Estéreo

Noticiero 12 M

05'30" 20.000

220.000

Medio Nombre Espacio Tiempo al Aire Valor Unitario - Mes TOTAL

Prensa Prensa Libre Casanare

Página Web - Banner

Mes 500.000

500.000

53

Boletín - Control Fiscal En Red

Se Participó en el Boletín Control Fiscal En Red de la Auditoría General de la

República, el cual tiene cobertura a todas las contralorías del país, se ha

publicado la actualidad de la entidad. Dentro de las publicaciones más

destacadas se encuentran:

El Boletín No. 02 del 9 de mayo de 2012 con la noticia titulada, “Casanare:

Resultados de las Primeras Auditorías de 2012” y adicionalmente, un apartado

en primera página sobre los hallazgos de las auditorías.

Boletín No. 03 del 14 de mayo de 2012 con la noticia “La Contraloría

Departamental de Casanare audita recursos por denuncias de la comunidad”.

Boletín No. 05 del 29 de mayo de 2012, en la cual se publicaron tres noticias: 1.

“Casanare: Concepto desfavorable para la urgencia manifiesta declarada por la

Alcaldía de Monterrey”, 2. “Función de Advertencia para la Empresa de

Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Yopal – EAAAY-” y 3. “Posesión de

nuevos funcionarios”.

Boletín No. 09 del 20 de junio de 2012 con la noticia titulada, “Casanare: Con

éxito se desarrolla auditoría a los recursos recaudados por concepto por

bienestar adulto mayor”

Boletín No. 10 de 2012 con la noticia titulada, “Casanare: Contraloría encuentra

presuntas irregularidades en la Construcción y Dotación de la Triada”.

Boletín No. 12 de 2012 con la noticia titulada “Casanare: Función de

Advertencia para la Gobernación de Casanare y el Instituto Financiero de

Casanare”

Boletín No. 13 de 2012 con la noticia titulada, “Unitrópico y Contraloría

Celebran Convenio Interinstitucional” y también se publicó la noticia

relacionada con la Capacitación a estudiantes del Colegio Alianza Pedagógica.

54

Boletín No. 16 de 2012 con la noticia titulada, “Más de 65 mil millones estaría

en riesgo por la compra de equipos médicos y quirúrgicos en Casanare”.

11. PROMULGACIÓN DEL CONTROL FISCAL EN MEDIOS MASIVOS

Se organizaron dos ruedas de prensa, la primera efectuado en el primer semestre del

año para presentar los resultados de las primeras auditorías adelantadas por la

Dirección de Vigilancia Fiscal. Gracias a la rueda de prensa la Contraloría

Departamental tuvo publicidad gratis (Free Press) evidenciada en varias menciones

los medios de comunicación como la Voz de Yopal de RCN Radio en dos programas

matutinos, en el noticiero de la emisora Violeta Stéreo y el periódico Nuevo Oriente,

entre otros.

De igual manera, se efectuó la segunda rueda de prensa realizada en el segundo

semestre de la vigencia para presentar los resultados de la Auditoría a los recursos

recaudados por concepto de estampilla pro cultura. Producto de este encuentro con

Periodistas se tuvo presencia en diversos medios tales como la Voz de Yopal de RCN

Radio, Manantial Estéreo y Violeta Estéreo, entre otros.

12. CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL EN LAS REDES SOCIALES

Se abrieron las cuentas en redes sociales como Facebook y Twitter. En la actualidad

aparecen publicada la información que se ha generado en la entidad.

Usuario Facebook: Contraloría de Casanare

Usuario Twitter: @CDCasanare.

55

La cuenta de Twitter tiene 172 seguidores, está siguiente a 258 usuarios y ha emitido

144 tweets. Se ha procurado por redactar en mensajes y tomar fotos desde el lugar

de origen para publicar tweets y noticias en tiempo real.

La cuenta institucional de Facebook se ha actualizado con las mismas noticias

publicadas en la página web institucional. A la fecha 58 personas dieron clic en “I

Like” o “Me gusta” en el Fan Page.

56

Las siguientes gráficas registradas por la página de Facebook, muestran el género de

las personas y la edad de los usuarios que hicieron clic en “me gusta”.

Las personas que dieron Clic en “Me gusta”, tiene la siguiente ubicación geográfica:

57

Alcance – Lugar de procedencia de las personas que visitan el Fan Page.

13. ACTUALIZACIÓN DE LA PÁGINA WEB INSTITUCIONAL

Con el objetivo de dar a conocer las noticias generadas por la Contraloría

Departamental de Casanare, se redactaron, revisaron y publicaron las noticias con el

apoyo del Técnico de Sistemas.

Entre las más destacadas se encuentra:

62

Actualizaciones y modificaciones a la Página Web Institucional

Con el apoyo del Técnico de Sistemas Jair Alfonso Preciado Silva se han realizado

modificaciones a la página web institucional. A continuación se presentan las

modificaciones que se han adelantado.

A. En la Sección de Participación Ciudadana, anteriormente aparecía la opción

titulada “Sugerencias” el cual estaba dedicado los comentarios de la

ciudadanía y los derechos de petición. En la actualidad se cambió el título a

“Derechos de Petición”, con el objetivo de facilitar a la comunidad la búsqueda

de este espacio.

63

B. Teniendo en cuenta el nuevo Código de Procedimiento de Administrativo, en el

que se retira la notificación por edicto y aparece la notificación por aviso, en la

Sección de Participación Ciudadana y Responsabilidad Fiscal se añadió el

espacio para estas notificaciones.

El link para el edicto aún permanece, toda vez que los procesos realizados

antes de la implementación del nuevo Código de Procedimiento Administrativo

se deben notificar por edicto.

Modificación en Sección de Participación Ciudadana

64

Modificación en Sección de Responsabilidad Fiscal

C. Se ubicaron los enlaces para acceder a la las redes sociales en las que la

institución tiene cuenta activa.

D. Se añadió la opción “Sala de Prensa”, donde se pueden encontrar las noticias

y apariciones que ha tenido esta Contraloría, en medios de comunicación

externos.

65

Contador de Visitas: Se realizó un comparativo del número de vistitas efectuadas a

la página web institucional durante los meses de julio, agosto, septiembre octubre y

noviembre, donde se determinó que en el mes de septiembre ha sido el que más

visitas presenta. Este fenómeno responde que en dicho mes, se publicó una de las

noticias con más cobertura, correspondiente a la Función de Advertencia emitida a la

Gobernación de Casanare por encontrase en riesgo más 65 mil millones de pesos,

producto del leasing para la compra de equipos médico quirúrgicos.

66

14. PRODUCCIÓN DE UN VIDEO INSTITUCIONAL Se suscribió el contrato 015 de 2012, con el objetivo de realziar un video institucional con el objeto de presentar la entidad ante la ciudadanía en general. De igual manera se ha realizado la producción de cápsulas radiales con el objetivo de formar e infomar a la comunidad sobre este ente de control y sus funciones. Durante la producción del video se grabó en las instalaciones de la entidad a los funcionarios, se registraron diversos eventos en los que se participó, tales como el II Seminario de Control Fiscal, la Rueda de Prensa y demàs encuentros. 15. CONVENIO CON UNITRÓPICO

A finales de Julio, la Contraloría Departamental y la Fundación Universitaria

Internacional del Trópico Americano –Unitrópico- firmaron convenio de cooperación

interinstitucional para fortalecer los estudios macrofiscales sobre el estado actual de

los recursos naturales en el Departamento de Casanare.

Asimismo, través de este convenio los estudiantes de Unitrópico tuvieron la

oportunidad de realizar las prácticas en esta institución y tener una experiencia de

trabajo en el ente de control fiscal territorial.

Adicionalmente, este convenio buscó integrar el conocimiento de la academia con la

iniciativa de la Contraloría Departamental para implementar proyectos de protección al

medio ambiente direccionados al sostenibilidad de nuestra vida para el medio.

16. MEJORAMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO DEL CONTROL SOCIAL

Mediante Resolución Nº 297 de 2012 se adoptó la segunda versión al Proceso de

Desarrollo del Control Social. Se efectuaron algunas modificaciones y actualizaciones

de acuerdo a la nueva dinámica de la Oficina de Participación Ciudadana.

17. IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO “VIDA SOSTENIBLE”

Se realizó el proyecto medioambiental llamado “Vida Sostenible”, cuyo objetivo principal es volver sostenible nuestra vida para el medio ambiente, a través de la utilización de objetos de materiales reciclables para crear otros elementos de utilidad. Asimismo, se buscó la recuperación y generación de espacios verdes (forestación y reforestación).

67

En su fase piloto este proyecto contó con la participación de instituciones como el

Colegio Antonio Nariño y el Colegio Alianza Pedagógica.

En ejecución del Proyecto “Vida Sostenible” de la Contraloría Departamental, como

una iniciativa para proteger el medio ambiente, se realizaron capacitaciones

relacionadas con la reforestación y normas de protección al ambiente, dictada por la

Policía Ambiental de Casanare, entre otras. Por otra parte, se efectuaron talleres

relacionados con la utilización de material reciclable como botellas, en los cuales se

realizan diferentes artículos de utilidad.

Al final de la implementación del proyecto se realizó una capacitación y una feria

ambiental, donde los estudiantes de ambas instituciones presentaron los trabajos que

realizaron en desarrollo del proyecto.

18. REALIZACIÓN DEL SIMPOSIO EN SALUD “HOSPITAL DE YOPAL”

Teniendo en cuenta la problemática en salud y las diversas manifestaciones de los

ciudadanos en relación con este asunto, la Dra. Carmenza Motta Rodríguez,

68

Contralora Departamental, convocó a las autoridades y expertos regionales en la

materia al Simposio en Salud “Hospital de Yopal” para realizar un intercambio de

información, analizar las perspectivas y retos del sector salud. El encuentro giró en

torno a las recomendaciones de medidas tendientes al mejoramiento de la prestación

del servicio a corto, mediano y largo plazo.

El Simposio fue precedido por la Dra. Carmenza Motta, Contralora Departamental y el

Dr. Alexander Sierra, Vicecontralor, contó con la participación del Dr. Nelson Ricardo

Mariño, Gobernador de Casanare; Dr. Ramiro Rivera, Presidente de la Asamblea

Departamental; Dr. Diego Humberto López, Presidente Mesa Técnica de Salud, Dr.

Edgar Alberto Dinas Rodríguez, Gerente Hospital de Yopal E.S.E; Dra. Rosa Nelly

Barragán, Gerente E.S.E. Salud Yopal; los Secretarios de Salud Departamental y

Municipal, Gerente y Presidente de Red Salud Casanare, entre otras autoridades del

Departamento.

19. ASISTENCIA A CAPACITACIONES DE OTRAS ENTIDADES A. Asistencia al Taller Regional Balance del Control Fiscal en el Departamento de

Santander y Principales Reformas del Estatuto Anticorrupción y de la Contratación

Pública

Se llevó a cabo en el auditorio Enrique Low Murtra en el Sena Bucaramanga y fue organizado por la Auditoría General de la República, Seccional de Santander. En la jornada de capacitación e información se trataron temas como “Pedagogía, prevención y control social”, las principales reformas de la Contratación Pública y se compartió la experiencia de Gobierno en Línea. La primera jornada contó con la participación del Doctor Reinaldo Ríos Pérez, Auditor Delegado para la Vigilancia y la Gestión Fiscal, con la intervención Proyecto Pedagogía, prevención y control social”, en la cual hizo referencia al rol de las contralorías departamentales para vigilar el tesoro público y prevenir el detrimento patrimonial. Adicionalmente, la Doctora Carolina Carrillo Saltarén, Asesora de la AGR, expuso las novedades en la Contratación Pública indicando las reformas que se introdujeron y que en la actualidad se están aplicando. Aunque la conferencia Estatuto Anticorrupción Control Fiscal a la Contratación realizada por el Doctor Fredy Céspedes Villa, no se efectuó por cuestiones de tiempo, se presentó la experiencia de Gobierno en línea donde expusieron los resultados alcanzados con la herramienta, así como, las ventajas y funcionalidades que esta estrategia brindó en la implementación.

69

B. Se asistió a una capacitación sobre Relacionamiento Estratégico realizada el 26 y

27 de junio en la Cámara de Comercio de Casanare, efectuada por la empresa

Desmarginalizar Consultores, con ocasión del encuentro de los delegados para

Casanare de Alianzas para la Prosperidad.

C. Se asistió al 1er Encuentro de Contralores de la Amazorinoquía organizado por la Contraloría Departamental del Meta y la Contraloría Municipal de Villavicencio. En la jornada de capacitación se contó con la intervención del Doctor Néstor Leonardo Rico Rico, Contralor Departamental de Cundinamarca, un delegado del Doctor Alan Jara, Gobernador del Meta, el Doctor Gilberto Zapata Bonilla, Contralor General de Santiago de Cali, con la conferencia “Ética de lo Público” y la exposición del Contralor estudiantil de la Ciudad de Villavicencio, quien manifestó su experiencia en el cago durante el 2011. En la jornada de la tarde se efectuó la capacitación sobre la implementación y parametrización del software en los equipos de cada Contraloría y la capacitación del aplicativo de Software y Hardware SICIS, dirigida por los ingenieros de la Contraloría General de Santiago de Cali. El jueves 02 de agosto se asistió a la capacitación dirigida a los funcionarios del área de Control Fiscal y Participación Ciudadana, sobre los aplicativos desarrollados SICOF (Sistema de Información de Control Fiscal) y SIPAC (Sistema de Información de Participación Ciudadana). Para cada aplicativo se realizó un taller práctico donde se indicaba el procedimiento para la administración de cada aplicativo. Asimismo, en la jornada de la tarde se participó en la capacitación de los aplicativos de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo (SIREF Y SICO) y en el taller práctico para cada uno de ellos. D. El día jueves 20 de Septiembre del año en curso, se asistió a la Jornada de

Actualización Académica organizada por la Comunidad de Egresados Alumnos

Sanaba, de la Universidad de la Sabana, en el municipio de Chía. Se efectuó la

conferencia titulada “Mitos y Realidades de la Comunicación Estratégica en las

Organizaciones” realizada por el doctor Gonzalo Velásquez Vásquez, Gerente

Corporativo del Comunicaciones del Grupo Mundial, el cual a través de su

intervención procuró por desmitificar los paradigmas que interfieren con la realidad de

la Comunicación Organizacional. Los cinco mitos expuestos fueron: 1. En

comunicación hacen medios, 2. En comunicación son muy buenos improvisando, 3.

Los de comunicación no son gente de números, 4. Los de comunicación escriben muy

bonito y 5. La comunicación y sus efectos son muy difíciles de medir.

Por otra parte, se asistió a la presentación “La construcción del discurso: centro de la

estrategia de comunicación”, por el doctor Germán Centeno Díaz, Director de

70

Comunicaciones de Telefónica-Movistar, quien enseñó el proceso de transformación

de la compañía desde que se inició la empresa conocida como Telecom hasta pasar

en la actualidad a fusionarse y llamarse Telefónica-Movistar. Enfatizó en la

importancia de la coherencia en el mensaje a los Stakeholders como clientes,

empleados y sociedad, entre otros, entendiendo ésta como la clave para generar

confianza.

Finalmente, se presentó la conferencia “La motivación ¿Un camino hacia el

compromiso?”, por el doctor Germán Serrano, profesor de INALDE Business School,

el cual enfocó la presentación en la importancia de la motivación en los funcionarios

como un factor imprescindible para conseguir resultados y la excelencia. Indicó que el

mejor camino es procurar que las personas quieran hacer las actividades y cumplir

con las responsabilidades. Asimismo, indicó que los tipos de motivadores, pueden

ser: extrínsecos (dinero, reconocimiento, poder, estatus, INTERÉS), Intrínsecos

(Aprender/ser, capacidad, gusto, satisfacción, reto, desafío, desarrollo profesional,

ADHERSIÓN), contributivos (ser útil, servicio, cooperación, sentido del deber/dar

ejemplo, ayudar a otros, COMPROMISO).

Por otra parte, señaló que las formas de promover la motivación contributiva es 1. No

ser obstáculo para que los subordinados actúen por motivación cuando lo deseen. 2.

Enseñar a los subordinados acerca del valor real de sus acciones, hay que

enseñarles la importancia de las consecuencias de sus acciones para las otras

personas y 3. La ejemplaridad de la alta dirección.

Durante el viernes 21 de agosto, se aprovechó para estrechar relaciones con los

medios de comunicación nacional como La FM de RCN Radio y Noticias UNO, en

donde se efectuó reunión con periodistas de ambos medios, para buscar la

publicación de las actuaciones de la institución en medios de comunicación, para

continuar dándole visibilidad a la Contraloría, utilizando el Free Press (prensa gratis)

como una herramienta de la cual se ha obtenido un gran beneficio, sin generar un

costo económico.

20. APOYO EN EL CONSEJO NACIONAL DE CONTRALORES Taller “Capacitación y Actualización en Control Fiscal”

Se apoyó la organización del Taller “Capacitación y Actualización en Control Fiscal”,

realizado el 28 y 29 de mayo de 2012, en el Auditorio Escuela de Capacitación de la

Contraloría Departamental de Cundinamarca, en la Ciudad de Bogotá. El taller fue

71

convocado por la Junta Directiva del Consejo Nacional de Contralores y contó con la

participación de la mayoría de los Contralores Territoriales del país.

Participación en el IV Encuentro del Consejo Nacional de Contralores

Se efectuó el cubrimiento del evento y se apoyó en la ejecución de éste. El primer día

en las horas de la mañana se efectuó la conferencia de Presupuesto en las

Contralorías realizada por el Dr. Elías Antonio García Cardona, seguida de la

presentación sobre Afectación Presupuestal elaborada por el Dr. Edwin Riaño Cortés,

Contralor de Ibagué y finalmente al conferencia “Daño Patrimonial al Estado –

Responsabilidad Fiscal, Ley 610/2000” por el Dr. Diego Ardila Medina, Contralor de

Bogotá.

Así mismo, en un panel paralelo, el grupo de funcionarios de las Contralorías analizó

y debatió observaciones presentadas por algunas contralorías territoriales a la Guía

Audite Territorial a fin de obtener su unificación final. En la jornada de la tarde la Dra.

Diana Carolina Pérez Monroy, Profesional Universitario junto el grupo de funcionarios

delegados para esta actividad presentaron ante el Consejo Nacional de Contralores la

Guía Audite Territorial, en su versión final para su aprobación.

El último día las profesionales universitarias participaron en la conferencia de Socialización del Proyecto de Aplicativos para Control Fiscal, realizada por el Dr. Rafael Oviedo Polo, del Ministerio de las Tecnologías de la Información y Comunicación. Posteriormente, se asistió a las conferencias previstas en la agenda.

21. ENCUENTRO CON LOS PERSONEROS MUNICIPALES Con el objetivo de promocionar la importancia de ejercer el control fiscal en el

Departamento, el Despacho de la Señora Contralora convocó a un encuentro a los 19

Personeros Municipales para que hagan extensivo el mensaje a sus comunidadades y

promuevan el control social.

De igual manera, se les invitó a participar en las jornadas de capacitación que esta

entidad tenía planeadas ejecutar durante la vigencia 2012 y así, estimular a los

ciudadanos y veedores a través de las personerías a acercarse a los órganos de

control para informarse y denunciar presuntas irregularidades que puedan hallar en

ejercicio de las veedurías.

72

22. SEMINARIO FUNCIONES DE POLICÍA JUDICIAL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Funcionarios del Cuerpo Técnico de Investigación –CTI- de la Fiscalía General de la

Nación y de la Contraloría Departamental de Casanare recibieron una jornada de

capacitación en temas relacionados con la contratación pública, contratación estatal,

responsabilidad fiscal, evidencia digital, autenticidad documental, cadena de custodia

y delitos contra la administración pública.

El seminario “Funciones de Policía Judicial en la Administración Pública”, es una

iniciativa de las dos entidades para adquirir conocimientos, experiencias e información

que permita optimizar las labores de ambos organismos.

Este encuentro contó con la participación del Dr. Hermens Darío Lara, Magistrado

Sala Penal del Tribunal de Bogotá; el Dr. José Eduardo Carranza, Director Seccional

de Fiscalías de Bogotá y el Dr. Guillermo Riaño Barón, Jefe Sección de Análisis

Criminal –CTI-. Por parte de la Contraloría Departamental, estará la Dra. Carmenza

Motta Rodríguez, Contralora Departamental; el Dr. Alexander Sierra, Vicecontralor, el

Dr. Diego Vargas, Director de Responsabilidad Fiscal, la Dra. Diana Carolina Pérez

Monroy, Abogada de los Despachos y las auditoras Dra. Anny Yomary Beltrán y la

Dra, Nancy Hernández.

23. PROGRAMA RADIAL PRESENTANDO LOS RESULTADOS DEL PGA. En el Mes de Diciembre se programó la presentación de un programa por medio radial, presentando los resultados obtenidos dentro de le ejecución del Plan General de Auditorías, previsto para la vigencia 2012. El objetivo de este programa es informar a los ciudadanos sobre las acciones adelantadas por este ente de control en cumplimiento de sus funciones.

73

DESPACHO VICECONTRALOR

El Despacho del señor Vicecontralor, asiste al Contralor en el ejercicio de sus funciones y orienta las directrices de las áreas misionales de la Contraloría, para garantizar el desarrollo de objetivos institucionales, misionales, del plan estratégico institucional y los planes de acción por procesos. Así mismo coordina y revisa las actividades establecidas para la Dirección administrativa coadyuvando a la gestión del talento humano. Se establecen diferentes competencias al cargo de Vicecontralor, como son de Liderazgo, Planeación, Toma de Decisiones, Conocimiento del entorno, Retroalimentación, Fortalecimiento y Mejoramiento Continuo, que permitirán mejorar la gestión administrativa y misional.

1. ACTIVIDADES GENERALES En las actividades propias del despacho de Vicecontralor, se realizaron, en la presente vigencia actividades tendientes a acompañar los procesos institucionales y las diferentes dependencias que realizan su ejecución, de la cual se presenta el siguiente listado:

Proyección y emisión de circulares internas y externas

Coordinación de la rendición de la cuenta fiscal, vigencia 2011, con destino a la AGR, a través del aplicativo SIA SIREL.

Inicio de fase de distribución de equipos de cómputo, en los puestos de trabajo de la Contraloría.

Reuniones periódicas con los Directores de Vigilancia Fiscal, Responsabilidad Fiscal y Administrativa.

Estudio para el mejoramiento de la gestión del talento humano y su ingreso a las instalaciones.

Planeación en la formulación del plan estratégico corporativo PEC

Coordinación con el técnico administrativo en la gestión de la información realizada a través de los diferentes aplicativos en línea.

Coordinación en las copias de seguridad de la información, de forma semanal, con el técnico administrativo designado.

Cambio de contraseñas y actualización de usuarios de los aplicativos en línea de la Contraloría Departamental.

Apoyo en el diligenciamiento de la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, enviada a la Gobernación de Casanare.

Coordinación del sistema de control interno.

Diligenciamiento de la evaluación del Sistema de Control Interno MECI, enviada al Consejo Nacional Asesor en materia de Control Interno.

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Asistencia a la mesa técnica de salud, convocada por la Asamblea Departamental.

Creación del Grupo de Reacción Inmediata - GERI

Reunión comité de Gobierno en Línea GEL

Remisión del informe periódico de Contratación Visible a la AGR

Remisión del informe periódico de Fiducias a la AGR

Remisión del informe periódico de Ola Invernal a la AGR

Elaboración de informes macrofiscales: se elaboraron los textos de los informes denominados “Situación de las Finanzas Públicas Departamentales” y “Estado de los Recursos Naturales y del Medio Ambiente”, ambos para la vigencia 2011.

Coordinación de los sistemas de información institucionales.

Capacitación en inducción de nuevos funcionarios.

Atención al público

2. PROCESO DE PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

Apoyo en la formulación del plan estratégico corporativo – PEC

Apoyo en la formulación, revisión y seguimiento a los planes de acción por procesos institucionales.

Apoyo en la formulación de actos administrativos.

Coordinación del Modelo Estándar de Control Interno

Apoyo en la formulación de programas, planes y proyectos.

3. PROCESOS ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

A continuación se presenta la relación procesos administrativos sancionatorios, que se adelantaron en la presente vigencia: 2008 ITEM CANTIDAD DE

PROCESOS ACTUACION CANTIDAD

1 1 AUTO DE DECISION

1

75

2009 ITEM CANTIDAD DE



24




5

2 SOLICITUD DE INFORMACION

20

TOTAL 25



1

76

AUTO DE DECISION

26

2 AUTOS DE ACUMULACION

17

3 SOLICITUD DE INFORMACION

33

TOTAL 76



1 7

AUTO DE DECISION

4

3 AUTO DE PRUEBAS

3

TOTAL 7

76

4. PROCESO DE CONTROL INTERNO El sistema de control interno basado en el modelo MECI se encuentra estructurado a través de procesos institucionales, de la siguiente forma:

Actividades generales de control interno:

Convocatoria a las reuniones trimestrales del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno (CCSCI).

Reuniones con funcionarios sobre temas inherentes de control interno.

Revisión de Actas del CCSCI.

Formulación de circulares internas.

Evaluación de los Planes de Acción por proceso en las diferentes reuniones del CCSCI.

Evaluación parcial del Plan Estratégico Corporativo -PEC

Apoyo en la formulación del proceso disciplinario.

Presentación de los informes que establece la Ley 1474 de 2011, estatuto anticorrupción, en la página web.

Apoyo en el diligenciamiento de la evaluación del Sistema de Control Interno Contable, enviada a la Gobernación de Casanare.

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Diligenciamiento de la evaluación del Sistema de Control Interno MECI, enviada al Consejo Nacional Asesor en materia de Control Interno.

5. PROCESO DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL El presente proceso institucional tiene como objeto implementar acciones de mejora en la Contraloría Departamental de Casanare, en el cual se han realizado las siguientes actividades:

Se formuló y presentó el plan de acción anual del proceso de mejoramiento institucional.

Se Implementó y fortaleció la oficina de participación ciudadana

Se elaboró documento de desarrollo tecnológico y se aplicó su contenido en fortalecimiento del recurso tecnológico.

Se formuló y adoptado del proceso disciplinario.

Se realizó seguimiento a las acciones incluidas en el Plan de Mejoramiento presentado a la AGR, y la presentación de informes periódicos de avance.

Se realizó seguimiento a los Planes de Acción por proceso institucional.

6. ACTIVIDADES DE APOYO AL DESPACHO DE LA SRA. CONTRALORA

Coordinación con las diferentes dependencias en asuntos del orden misional y administrativo.

Asistencia a seminarios, reuniones y convocatorias de las entidades sujetos de control y entidades externas.

Proyección, revisión y ajuste a documentos de apoyo al despacho como funciones de advertencia, circulares externas, resoluciones y demás actos administrativos.

Apoyo al proyecto de ordenanza mediante el cual se crea el fondo de bienestar social de la Contraloría Departamental de Casanare.

Apoyo al proyecto de ordenanza mediante el cual se modificó la planta de personal de la Contraloría Departamental de Casanare.

Coordinación en la organización de reuniones de funcionarios de la Contraloría y eventos de participación ciudadana.

78

7. ACTIVIDADES DE APOYO A LA DIRECCION DE

RESPONSABILIDAD FISCAL

Coordinación de la rendición de la cuenta a través del aplicativo SIA SIREL

Acompañamiento en reunión con la Universidad Unitrópico para la firma del convenio de pasantes.

Distribución de equipos de cómputo

Actividades de gestión del talento humano

Revisión y del plan de acción vigencia 2012

8. ACTIVIDADES DE APOYO A LA DIRECCION DE VIGILANCIA FISCAL

Coordinación de la rendición de la cuenta a través del aplicativo SIA SIREL.

Revisión de documentos emitidos por esta dirección, como conceptos, circulares externas, etc.

Apoyo a la rendición de la cuenta de las entidades sujetas a control.

Planeación del seminario de actualización en el manejo de la rendición electrónica de cuentas SIA.

Apoyo en la actualización del instructivo para la rendición de la cuenta a través del SIA.

Encargado de las funciones de la Dirección.

Apoyo en la formulación del PGA 2013

9. ACTIVIDADES DE APOYO A LA DIRECCION ADMINISTRATIVA

Coordinación de la rendición de la cuenta a través del aplicativo SIA SIREL.

Apoyo en los procesos contractuales de la Contraloría

Revisión de documentos emitidos por la Dirección administrativa

Distribución de equipos de cómputo

Formulación en conjunto de documentos de orden institucional.

Supervisión de convenios interadministrativos y contratos de tecnología.

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10. FUNCIONES DE ADVERTENCIA - 2012

CONSECUTIVO FECHA DESTINATARIOS ASUNTO

58 2/8/2012 GOBERNADOR DE CASANARE - SECRETRARIA DE HACIENDA DEPARTAMENTAL -

RECUPERACION RECURSOS Y PAGO DE DEUDA ESTACION ACUICOLA DE CASANARE

59 2/20/2012 HOSPITAL DE TAURAMENA SITUACION PRESUPUESTAL DE TESORERIA Y RECUPERACION DE CARTERA

60 2/29/2012 ALCALDIA DE YOPAL, INDERCAS Y C.C. SR. GOBERNADOR.

IRREGULARIDADADES EN ADMINISTRACION DEL ESCENARIO DENOMINADO PATINODROMO PEDRO ANTONIO SOCHA

61 5/4/2012 GOBERNADOR DE CASANARE IRREGULARIDADES EN LA ADMINISTRACION DEL CENTRO TURISTICO LA GUACAVA

62 22/05/02012

DRA ENRRIQUE FONSECA GERENTE DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE YOPAL EAAAY ESP.

EJECUCIÒN RECURSOS ORIGINADOS INDEMNIZACION POR SINIESTRO PLANTA DE TRATAMIENTO.

63 7/3/2012 GOBERNADOR DE CASANARE Y GERENTE IFC

FUNCION DE ADVERTENCIA IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS PROTECCION DE RECURSOS PUBLICOS INVERTIDOS EN PROYECTO PALMA DE ACEITE

64 8/27/2012 GOBERNADOR DE CASANARE

IMPLEMENTACION DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS PROTECCION DE RECURSOS PUBLICOS INVERTIDOS EN EL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO LEASING NO. 116828 PARA LA DOTACION DE ELEMENTOS MUEBLES HOSPITALARIOS, EQUIPOS MEDICOS Y QUIRURGICOS CON DESTINO A LA ESE HOSPITAL DE YOPAL Y ESE RED SALUD CASANARE

65 11/1/2012

GOBERNADOR DE CASANARE/ALCALDE MUNICIPAL DE YOPAL/ EMPRESA DE ACUEDUCTO,ALCANTARILLADO Y ASEO YOPAL

IMPLEMENTACION DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS PROTECCIÓN DE RECURSOS PÚBLICOS INVERTIDOS EN EL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO Nº 0130 DE 2010

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INFORME SOBRE EL AVANCE DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LINEA Dando cumplimiento a los lineamientos impartidos por el Gobierno Nacional mediante su Decreto 1151 del 14 de abril de 2008 y el manual para la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, la página Web www.contraloriacasanare.gov.co como sitio Web oficial de nuestra Entidad y de cumplir con lo estipulado por el manual de la implementación Gel versión 2010, en aras de mejorar la comunicación de cada Casanareño y a partir de este año 2013 aplicaremos el manual de la implementación 3.1. El presente documento determina los lineamientos que deben seguir las entidades públicas y los particulares que desempeñan funciones públicas en la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en Colombia. Según el monitoreo y seguimiento a los requisitos exigidos por Gobierno en Línea a la páginas web de la Contraloría, esta se encuentra para la fase de Información en un 93%; para la fase de Interacción en un 79%; para la fase de Transacción en un 55%; para la fase de Transformación en un 25% y para la fase de Democracia en un 15%. 2.1.1 Diagnóstico cumplimiento Gobierno en Línea Contraloría Departamental de Casanare

Gráfica 1. Cumplimiento de criterios establecidos en las fases de información, Interacción y transacción en de la Contraloría Departamental de Casanare.

CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DECASANARE

INFORMACIÓN 93%

INTERACCIÓN 79%

TRANSACCIÓN 55%

TRANSFORMACIÓN 25%

DEMOCRACIA 15%

INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2012 CARMENZA MOTTA …aditivos para los vehículos de propiedad de la...

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