informe de gestión2018 - Acuda

INFORME DE GESTIÓN 2018

INFORME DE GESTIÓN 2018 ASOCIACIÓN DE CONTADORES DE LA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA- ACUDA

I INFORME DE GESTIÓN 2018

ORGANOS DE DIRECCIÓN

JUNTA DIRECTIVA 2018

ISAAC MIGUEL BELLO SALCEDO

Presidente

CLAUDIA MARIA RIVERA OSORIO Vicepresidente

OSCAR SANTIAGO MESA

Tesorero

LINA MARÍA MUÑOZ OSORIO Secretaria

MARTHA CECILIA ALVAREZ OSORIO

Vocal Principal

LILIA DE JESUS ARENAS Vocal Principal

JOSE EULER HERRON ARENAS

Vocal Suplente

REVISORÍA FISCAL

BEATRIZ ELENA ARCILA Revisora Fiscal

DIANA FLÓREZ

Revisora Fiscal Suplente

DIRECCIÓN

CLAUDIA FERNÁNDEZ Dirección Ejecutiva

II INFORME DE GESTIÓN 2018

INDICE GENERAL

Contenido Palabras del Presidente de la Junta Directiva ............................................................................................... 4

INFORME JUNTA DIRECTIVA ................................................................................................................... 6

Análisis de los resultados y situación financiera. ................................................................................ 6

Registros y Asuntos Legales ............................................................................................................... 9

Junta Directiva y sus decisiones. ....................................................................................................... 10

Fines Misionales .............................................................................................................................. 10

Equipo Humano y obligaciones laborales ............................................................................................ 12

Obligaciones Tributarias ................................................................................................................... 13

Acontecimientos acaecidos después del ejercicio ............................................................................ 13

INFORME DIRECCION EJECUTIVA ......................................................................................................... 14

ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL ................................................................................................ 14

PLAN DE ACCIÓN .............................................................................................................................. 15

ÁREA ADMINISTRATIVA .................................................................................................................... 16

Equipo de trabajo ............................................................................................................................ 18

Contrato Laboral ........................................................................................................................... 18

Prestación de servicios ................................................................................................................. 19

Asociados .......................................................................................................................................... 19

Novedades con los asociados ............................................................................................................... 20

Cartera ......................................................................................................................................... 20

Asociados retirados ...................................................................................................................... 20

Nuevos asociados ........................................................................................................................ 20

Actividades académicas ....................................................................................................................... 22

Agenda de eventos académicos ................................................................................................... 22

Actividades sociales ............................................................................................................................ 24

Convenios Universidad de Antioquia ...................................................................................................... 25

Cumplimiento de obligaciones .......................................................................................................... 26

Proveedores ..................................................................................................................................... 26

DESARROLLO ORGANIZACIONAL .................................................................................................... 28

Perfil de cargos ................................................................................................................................ 28

Sistema de gestión, seguridad y salud en el trabajo ......................................................................... 28

Capacitaciones ................................................................................................................................. 28

Paz y salvo de obligación con entidades .......................................................................................... 29

Actividades encaminadas a bienestar laboral, motivación e integración. .......................................... 29

III INFORME DE GESTIÓN 2018

Puestos de trabajo ........................................................................................................................... 29

Horario y vacaciones ........................................................................................................................ 30

AREA COMERCIAL ............................................................................................................................. 31

COMUNICACIONES ........................................................................................................................ 31

Acudimail, sitio web y redes sociales: ........................................................................................... 31

Sitio Web ...................................................................................................................................... 31

Google .......................................................................................................................................... 33

Redes sociales ............................................................................................................................. 35

WhatsApp ..................................................................................................................................... 36

En Contacto .................................................................................................................................. 36

MERCADEO .................................................................................................................................... 37

Posicionamiento de Marca ............................................................................................................... 37

Carteleras informativas ................................................................................................................. 37

Servicios .......................................................................................................................................... 38

Librería Contable .......................................................................................................................... 38

Enlace Laboral .............................................................................................................................. 38

Relaciones y vínculos con otras entidades ....................................................................................... 39

Convenios..................................................................................................................................... 39

Comité de Egresados ................................................................................................................... 39

RETOS Y PROPÓSITOS PARA EL 2019 ............................................................................................ 40

Financiero y Administrativo .............................................................................................................. 40

Relación ACUDA-UDEA ................................................................................................................... 40

Formación – capacitaciones ............................................................................................................. 40

Relación con los Asociados .............................................................................................................. 41

Laboral ............................................................................................................................................. 41

Agradecimiento especial: ................................................................................................................. 41

4 INFORME DE GESTIÓN 2018

Palabras del Presidente de la Junta Directiva Medellín, 26 de marzo de 2019 Apreciados colegas y asociados De manera atenta, tengo el honor de dirigirme a ustedes como Presidente, y en nombre de la Junta Directiva y de todo el equipo de trabajo de la Asociación de Contadores de la Universidad de Antioquia, para informarles acerca del desempeño de la Asociación durante el año 2018, y los hechos más relevantes que marcaron el desarrollo de nuestra actividad durante el año que termina. Este segundo año de nuestra gestión, sin lugar a dudas fue un período que trajo grandes cambios de orden organizacional y funcional. Se presentaron cambios en la planta de empleados, lo que trajo consigo nuevos retos, propios de la gestión del cambio. Así mismo, se adelantaron esfuerzos frente a las responsabilidades fiscales de la Asociación, de las hoy podemos dar parte de tranquilidad, en el sentido que el principal objetivo en esta materia, fue alcanzado. Se continuó en la senda del fortalecimiento interno, lo que ha implicado cambios en la operación de la Asociación, todo esto con el único fin de proyectar solides y lograr un reconocimiento en el medio. Los resultados operacionales, por segundo año, siguen siendo positivos y eso nos da la satisfacción de poder presentarles un camino que, aunque falta mucho por recorrer, puede ser la ruta a seguir para que en un mediano o largo plazo se logre la sostenibilidad y crecimiento que todos esperamos de la Asociación. Vamos poco a poco saliendo de una situación financiera difícil, que todos quisiéramos que fuera más rápido, pero que no es fácil, más en la situación actual a la cual nos vemos enfrentadas las asociaciones gremiales, donde, por un lado, persiste la apatía de los profesionales para pertenecer a este tipo de asociaciones, pues consideran que éstas no le representan valor a su ejercicio profesional; y por otro, un mercado altamente competitivo, que nos deja en muchos casos en desventaja. Es necesario, replantear la razón de ser de las asociaciones gremiales y recobrar el sentido para la cual son creadas. Por ello, durante el 2018 atendimos la invitación y hemos venido haciendo esfuerzos con otras 11 asociaciones y colegios de contadores de todo el país, para lograr una unidad gremial representativa y que signifique el valor que esperan los profesionales de la ciencia contable. Pero todo este esfuerzo, será en vano si desde la posición que tenemos cada uno de nosotros no le damos sentido y aportamos a la construcción colectiva. Sigue siendo el gran reto el incrementar el número de nuestros asociados y que se involucren y contribuyan con la consolidación de nuestra Asociación; por eso, hoy extiendo la invitación a los 142 asociados que tenemos, para que, en este nuevo período, cada uno invitemos a un


colega a que se asocie y trabaje a nuestro lado. Entre más seamos, más fuertes seremos. Quedan muchas tareas por cumplir y los esfuerzos no terminan, pero cada logro, por más chico que parezca es satisfactorio. La Junta Directiva y el equipo de trabajo han hecho esfuerzos importantes; por eso quiero expresar mis más sinceros agradecimientos a Claudia Rivera, Lina, Martha, Lilia, José Euler, Oscar Santiago, Claudia Fernández, Jhon Jairo, Karen y Gloria Emilse por su apoyo, dedicación y entrega. Finalmente, dejarles el mensaje que nuestro principal bastión son ustedes, nuestros asociados; por eso queremos que la sientan como propia, parte de ella y que crean. Juntos es posible. Fraternalmente, ISAAC BELLO SALCEDO Presidente


INFORME JUNTA DIRECTIVA Dando cumplimiento a los estatutos de la Asociación y de conformidad con la misión encomendada, presentamos a la Asamblea General de Asociados el Informe de Gestión en donde se describen las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2018 Análisis de los resultados y situación financiera. Para el año 2018, los ingresos operacionales de la Asociación crecieron un 40% respecto a los del año 2017, ubicándose en 473 Millones de Pesos. Por su parte los costos de venta crecieron igualmente en la vigencia 2018 a una tasa de 45.5%. Lo anterior indica que se continua con una buena gestión en la generación de ingresos, lo que ha permitido el funcionamiento de ésta, y ha contribuido a su fortalecimiento y sostenibilidad en el mediano y largo plazo. En la Ilustración 1 se muestra el comportamiento de los ingresos operaciones durante los últimos tres años. Por su parte los ingresos y gastos no operacionales, presentan cifras inusuales, debido a que para el período 2018, se realizó la depuración de la cuenta 28 de contabilidad, en la cual se encontraban actas de trabajo y diplomados realizados entre ACUDA y la Universidad de Antioquia, debiéndose reconocer ingresos como gastos de vigencias anteriores. Resultado de este trabajo, se logra al cierre del año tener certeza de las cuentas con la Universidad. Por segundo año consecutivo, y gracias al esfuerzo de la Dirección y la Junta Directiva, los resultados del período son positivos. Para el año 2018, se registra una utilidad neta de 21 Millones de Pesos, la cual a pesar de disminuirse en un 20% respecto a la reportada en el 2017, permite continuar con la senda de estabilización y recuperación económica de la Asociación. En la Ilustración 2 se muestra como ha sido el comportamiento de la Utilidad Neta de la Asociación en los últimos 3 años.

Ilustración 1 Comportamiento de los Ingresos Operacionales


Ilustración 2 Comportamiento de la Utilidad Neta

En cuanto al capital de trabajo neto contable KTN, éste continúa mejorando, pasó de -83 Millones en 2017 a -55 Millones de Pesos, lo que representa una recuperación del 34.2%, como se puede evidenciar en la Ilustración 3.

Ilustración 3 Comportamiento del Capital de Trabajo Neto


La capacidad de la Asociación para atender las deudas a corto plazo con sus recursos corrientes, presenta una disminución leve respecto al año 2017. La Asociación cuenta con 0.66 pesos para pagar o respaldar cada peso de sus deudas. Un indicador, que, si bien debe mejorar, éste presenta una situación un poco mejor, es el endeudamiento total. Al 2018 el grado de apalancamiento de los acreedores en los activos de la Asociación, es de 105%, mientras que en 2017 era de 111%. En este mismo sentido, el rendimiento del total de activos durante el período por la generación de utilidad neta, más conocido como potencial de la utilidad o rentabilidad neta del activo total, sigue mejorando, en 2016 fue de -56.1%; en 2017, 9.47% y en 2018 se ubicó en 13.53%. Por último, para el caso, del patrimonio de la Asociación, que para el año 2017 era de -94 Millones de Pesos; 2017, de -29; para el 2018 es de -8 Millones de Pesos, lo que representa una recuperación de éste, con respecto al último año, de 71.6%.

Ilustración 4 Patrimonio 2016-2018

Del análisis de los anteriores indicadores y de otros que pueden ser establecidos de la información contable de la Asociación, se puede inferir que la situación económica de ésta, continúa presentando vestigios de mejoramiento, aun cuando éstos sean ligeros, pero que de mantenerse o implementar otras estrategias de mejoren estos indicadores, se puede garantizar no solo el funcionamiento de la Asociación, sino la sostenibilidad a largo plazo.


Principales hechos y acontecimientos de la Asociación Como resultado de la gestión realizada, en cumplimiento de las competencias otorgadas por el artículo 15 de los estatutos y las concedidas por la Asamblea de Asociados, se relacionan a los principales acontecimientos o acciones implementadas en el año 2018, así: Registros y Asuntos Legales 1. Se adelantaron los trámites necesarios para la actualización del Certificado de Existencia y

Representación Legal, informando de la ratificación de los miembros de la Junta Directiva y el cambio de designación de la revisora fiscal principal y suplente, debidamente registrado en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, el día 18 de mayo de 2018, mediante el Acta 43 de 2018 de la Asamblea General de Asociados.

2. Se actualizó en debida forma el Registro Único Tributario, específicamente, en lo

relacionado a la designación de la revisoría fiscal. 3. El 27 de agosto de 2018 mediante Resolución No. 20180112386397000509, la División de

Gestión de Fiscalización de la Dirección Seccional de Impuestos de Medellín, excluyó del Régimen Tributario Especial del impuesto sobre la renta y complementario a la Asociación, por no haber presentado la solicitud de permanencia en dicho régimen, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 1625 de 2016 y la clasificó en el Régimen Tributario Ordinario.

El día 18 de septiembre de 2018 con radicado No. 29955, se presentó recursos de reposición y en subsidio de apelación contra la Resolución No. 20180112386397000509 del 27 de agosto de 2018, antes mencionada.

En respuesta al recurso de reposición y en subsidio de apelación, el día 6 de noviembre de 2018, la DIAN resuelve a favor de la Asociación y emitió la Resolución Número 003048, mediante la cual revoca en todas sus partes la Resolución No. 20180112386397000509 del 27 de agosto de 2018, con la cual se ordenaba excluir a la Asociación del Régimen Tributario Especial del Impuesto sobre la Renta y Complementario y como consecuencia y en razón de los argumentados presentados, la clasifica como No Contribuyente Declarante de Ingresos y Patrimonio.

El día 22 de diciembre de 2018, fue actualizado de oficio el RUT de la Asociación, en atención a la Resolución 20180112386397000509, mediante la cual se excluyó a la Asociación del Régimen Tributario Especial del impuesto sobre la renta y complementario y se clasificaba en el Régimen Tributario Ordinario. Acto administrativo al cual se decidió poner reclamación por parte de la Asociación, ya que dicha Resolución había sido revocada con la Resolución Número 003048 del 6 de noviembre de 2018.

4. Durante todo el año 2018, en cumplimiento de lo discutido en la Asamblea General de

Asociados de marzo de 2017, con la asesoría de la empresa Razón Jurídica, se trabajó por


parte de la Junta Directa un proyecto integral de reforma estatutaria. El objetivo de este proyecto es adecuar los estatutos a una organización gremial, así como ajustarlos a las actuales necesidades de la Asociación, de forma que sea competitiva y representativa. El proyecto de reforma de estatutos se pone a consideración de la Asamblea General de Asociados, como máximo órgano, en la reunión del 27 de marzo de 2019.

Junta Directiva y sus decisiones. 1. Se realizaron reuniones de Junta Directiva de manera periódica, con algunas dificultades a

raíz de las otras responsabilidades y obligaciones laborales que tienen los miembros de ésta, sin embargo, dicha situación no comprometió en ningún momento el normal funcionamiento de la Asociación.

2. Se encuentra elaboradas, aprobadas y archivadas las actas de las reuniones de la Junta

Directiva, las cuales contienen las principales decisiones de este órgano. 3. No se presentó durante el período la renuncia de ninguno de los miembros de la Junta

Directiva designada para el período 2018-2019. 4. Las decisiones de este órgano estuvieron sujetas a lo contenido en los Estatutos de la

Asociación. Fines Misionales 1. En cumplimiento del objeto social de la Asociación, durante el 2018 se continuó con la

promoción académica y humana de nuestros asociados y comunidad contable en general, mediante la oferta académica en temas propios de la profesión contable en áreas como la contabilidad, la auditoría, los costos y finanza, tributarios, entre otros. Fue así como, durante el año se realizaron: 7 diplomados NIIF, 1 diplomado en Impuestos, 21 cursos, talleres o seminarios de actualización profesional, 16 convenios o acuerdos de proyectos especiales con la Universidad de Antioquia, 2 actividades sociales, entre otros.

2. Por disposición de la Asamblea General de Asociados del año 2017, la cual autorizó a la

Junta Directiva, avanzar con la asesoría de expertos en el mejor escenario para la Asociación, frente a los cambios introducidos por el Decreto 2150 de 2017 Régimen Tributario Especial, se contrató a la empresa Razón Jurídica, para que nos emitiera concepto frente a este asunto. Luego de realizar las consultas y revisión de las normas, esta firma consultora, remitió concepto en el cual se concluye que ACUDA por sus fines misionales puede considerarse como asociación gremial y que no estaría obligada a realizar ningún trámite de calificación ni de permanencia del que habla el artículo 356-2 de Estatuto Tributario. El concepto emitido por Razón Jurídica, reposa en los archivos de la Asociación.

3. La asociatividad, y específicamente el tema del número de asociados, sigue siendo uno de

los temas más álgidos de la Asociación. A pesar de los esfuerzos permanentes por motivar


a colegas a que asocien, los números muestran que éstos no han dado los frutos esperados. Al corte del 31 de diciembre de 2018, el número de asociados es de 142, de los cuales 67 son ordinarios, 63 adherentes, 6 aspirantes, 3 honorarios y 3 empresariales o institucionales. En el caso de los ordinarios, solo representan un poco más del 3% de los egresados del programa de Contaduría Pública de la Universidad de Antioquia, y eso tomando como referencia el número de egresados de este programa en solo Medellín, desde el año 1998 al 2018.

De las reflexiones realizadas, se concluye que, de no ser un esfuerzo de todos, difícilmente vamos a lograr congregarnos como una asociación gremial sólida, representativa. Se requiere que, desde la Universidad, los docentes desde el primer semestre motiven a los estudiantes a conocer la asociación, a vincularse de sus actividades, a aprender a apreciarla; pero también cada uno de nuestros asociados debe ser un embajador de la Asociación, en sus empresas, con sus clientes, y en los diferentes espacios que comparte con otros profesionales de la contaduría. Por nuestra parte, Acuda necesita recuperar espacios que ha perdido, en la Universidad, en el ámbito local, departamental y nacional y volver nuevamente ser referente en el devenir de la profesión.

4. Los días 27 y 28 de julio de 2018, en la ciudad de Bogotá, se reunieron representantes de

12 asociaciones y colegios de contadores públicos de todo el país, entre ellos ACUDA, con el fin de discutir sobre estrategias y acciones conjuntas que además de unir a los profesionales de la profesión, se pudieran trazar rutas frente a la actual situación que enfrentamos quienes ejercemos la contaduría pública en el país. Como resultado de este encuentro, se conformó el Comité Nacional Gremial de los Contadores Públicos, cuyo objetivo principal es promover la unidad gremial de la contaduría pública mediante la definición de una agenda programática que permita la consolidación y posicionamiento de la profesión a nivel nacional e internacional y se suscribió un documento de acuerdo denominado Política de Transparencia “POR LA CONSTRUCCIÓN DE LA UNIDAD GREMIAL”

A esta cita asistieron, por Antioquia y el eje cafetero, la Asociación De Contadores De La Universidad De Antioquia –ACUDA–, la Asociación De Contadores Públicos Del Tolima –ASOCOLTA–, Asociación Contadores Públicos Del Huila –ASCONPHU– y el Instituto Nacional De Contadores Públicos –INCP–; por la zona norte y los Santanderes, el Colegio Colombiano De Contadores Públicos de Bucaramanga, el Colegio De Contadores Públicos De Norte De Santander, el Consejo Nacional De Contadores Públicos –CNCP– y la Asociación De Revisores Fiscales; por el pacífico colombiano, Grupo De Los 100 –G100, Asociación De Contadores Públicos Del Valle Del Cauca –ADECONTA– y el Colegio De Contadores Del Suroccidente Colombiano; y por la zona centro y sur del país, el Colegio De Contadores Públicos De Colombia –CONPUCOL–. Igualmente, participaron Actualicese.com, el Fondo de Empleados de Contadores Públicos y la Fundación para la Investigación y Desarrollo de las Ciencias Contables.


Así mismo, se conformaron dos subcomités, de Comunicaciones y Financiero, de los cuales, en ambos casos, ACUDA hace parte de éstos. Asumiendo parte del liderazgo en las acciones que se pretenden emprender por parte del Comité Nacional Gremial de Contadores Públicos.

El Comité ha venido realizando reuniones virtuales conforme a las necesidades que se han planteado por sus integrantes y ha empezado a generar discusiones internas de su funcionamiento. Tiene proyectado iniciar acciones para visibilización y reconocimiento frente a profesionales de la contaduría, las entidades de vigilancia, control, fiscales y el Gobierno en general.

5. Se continúa trabajando de la mano con el Departamento de Ciencias Contables y la Facultad

de Ciencias Económicas, para afianzar la relación interinstitucional y posibilitar acciones conjuntas, en temas como proyectos especiales, educación no continúa, entre otros. Adicionalmente se encuentra en revisión la renovación de la firma del convenio de cooperación, que por años se ha tenido entre ACUDA y la Universidad de Antioquia.

Equipo Humano y obligaciones laborales 1. Se presentaron las renuncias de dos empleados. La contadora Gloría Mileidy Ortiz Serna,

quien estuvo hasta el 10 de agosto de 2018 y quien se desempeñaba como Directora Ejecutiva; y el señor Roberto Echeverry Ríos, auxiliar contable y administrativo y quien estuvo hasta el 19 de julio de 2018. En ambos casos, los motivos de sus salidas fueron por renuncias voluntarias, a raíz de aceptar otras opciones laborales. Se cumplió con el pago de las prestaciones sociales conforme establece la ley laboral colombiana.

2. Se contrató a la empresa AlfaPsicología, una organización colombiana con 10 años de

experiencia y cobertura a nivel nacional, dedicada a la consultoría y apoyo de la gestión del talento humano, a través de la evaluación del personal y estudios de seguridad, para que acompañara el proceso de selección de la nueva Dirección Ejecutiva. De este proceso, y luego de las evaluaciones, conceptos de la empresa consultora y las entrevistas realizadas por miembros de la Junta Directiva de ACUDA, se seleccionó para ocupar el cargo de Directora Ejecutiva, a la administradora de Empresas, Claudia Patricia Fernández Buriticá, la cual se vinculó desde el 08 de agosto de 2018.

3. Se realizó proceso de selección del auxiliar contable y administrativo, siendo vinculado a la

vacante el señor Jhon Jairo Polo López, desde el 01 de agosto de 2018. 4. Por solicitud de una empleada de ACUDA, se realizó seguimiento a hechos que, de acuerdo

a ésta, afectaba el clima laboral en la oficina, específicamente por trato recibido por parte de la Dirección Ejecutiva. A pesar de las reuniones realizadas con las personas involucradas, así como con los demás empleados, para entender las razones de los hechos y procurar por soluciones para mejorar la relación entre los empleados, no fue posible dirimir las diferencias. Una vez analizadas las versiones escritas entregadas por las partes, y luego


de deliberar la Junta Directiva, decidió dar por terminado el contrato de la asistente de mercadeo a partir del 30 de noviembre de 2018 y proceder a su liquidación e indemnización. Sin embargo, al informar de la decisión a la empleada, ésta decidió no estar hasta el 30 de noviembre, sino que adelantar su retiro para el 28 de noviembre de 2018. Se cumplió con el pago de las prestaciones sociales e indemnización conforme establece la ley laboral colombiana.

5. Así mismo, según lo definido por la Junta Directiva, acta 541, se envió el 18 de diciembre de

2018, un llamado de atención por escrito a la Dirección Ejecutiva, frente al uso de algunas expresiones inapropiadas con los demás empleados, invitándola a desarrollar habilidades y estrategias que contribuyan a la conservación y cuidado de las buenas relaciones de los empleados en la Asociación.

6. La Asociación se encuentra a paz y salvo por todo concepto de pago de los aportes de los

empleados a los sistemas de salud, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF y Cajas de compensación Familiar.

Obligaciones Tributarias 1. Se cumplió con la presentación y pago oportuno de todas las obligaciones tributarias, de

acuerdo a las responsabilidades que tiene la Asociación y conforme lo establece la norma de la materia.

Acontecimientos acaecidos después del ejercicio Con posterioridad al 31 de diciembre de 2018, y hasta la fecha de este informe, se han presentado las siguientes situaciones situación o acontecimientos que comprometen la evolución económica, financiera u operacional de la Asociación. 1. En razón, que ya la DIAN había revocado la Resolución 20180112386397000509 de 2018,

mediante la cual se excluyó a la Asociación del Régimen Tributario Especial del impuesto sobre la renta y complementario y se clasificaba en el Régimen Tributario Ordinario y había expedido la nueva Resolución Número 003048 de 2018; el día 09 de enero de 2019, se radicó ante ésta, una reclamación, solicitando la corrección de la actualización de oficio del RUT, atendiendo lo resuelto en su última decisión.

Dicha reclamación fue resuelta por la DIAN el día 11 de enero de 2019, actualizando nuevamente de oficio el RUT, de acuerdo a la última Resolución. A la fecha se tiene actualizado conforme a las decisiones. La Asociación está clasificada con la responsabilidad 06 Ingresos y Patrimonio, como Declarante No Contribuyente y considerada como asociación gremial.

2. El día 28 de febrero de 2018, el auxiliar contable y administrativo, señor Jhon Jairo Polo

López, presentó renuncia a su cargo a partir del 15 de marzo de 2019. Las razones


expuestas son de carácter personal, debido a que aceptó otra opción laboral.

INFORME DIRECCION EJECUTIVA ACUDA es una organización con una trayectoria superior a 36 años y por la cual se han desarrollado a lo largo de su historia, diferentes direcciones, proyectos y gestiones, donde ACUDA intenta recuperarse de periodos difíciles; lo cual implica un desafío permanente, la proyección exige grandes retos y metas ambiciosas, afortunadamente ha contado con la voluntad inquebrantable de personas que por amor a su historia han puesto todo su esfuerzo y empeño en su recuperación. El equipo humano que trabaja de forma estratégica para ACUDA en cabeza de su junta directiva, presidente, dirección y equipo de colaboradores, han sorteado las dificultades propias de una empresa con valentía y la mejor disposición para que toda esta sinergia de esfuerzos conjuntos pueda evidenciarse hoy, como una organización autosostenible, de impacto a la sociedad y relevancia para la profesión contable en Colombia. Presentamos entonces a ustedes el trabajo que de manera estratégica se implementa a diario en los procesos de la Asociación, buscando siempre superarnos y mejorar sus expectativas, manteniendo constante la implementación de nuevos planes de acción que garanticen una mejora permanente y crecimiento en sus procesos misionales, considerando temas de calidad, oportunidad y eficiencia.

ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL

En la Ilustración 5 se muestra el mapa de procesos de la organización.


Para la optimización de los procesos, la primera acción realizada fue la división de áreas, responsabilidades, procesos, procedimientos y documentación de su estructura, con el fin de que sea una organización estructurada, eficiente y clara en sus objetivos y estrategias que llevarían a lograrlos. Conocer el negocio y sus procesos Core es de vital importancia para la Asociación ya que todos sus esfuerzos deben estar enfocados al desarrollo de sus actividades misionales que impulsen una diferencia competitiva y reputación como bien intangible generador de valor en la organización. Se realizó entonces la arquitectura organizacional de ACUDA, como mapa interno que nos permitió definir metas, estrategias, actividades y un plan de trabajo a desarrollar en la comprensión del negocio y empoderamiento del mismo.

PLAN DE ACCIÓN El plan de acción se construyó para ACUDA buscando estructurar la visión que la Junta Directiva tiene para la Asociación en beneficio de sus asociados, por lo cual se aportaron las estrategias definidas para implementación en una serie de actividades que permitieron de manera constante, generar la estructura de organización eficiente que se espera. El plan de acción iniciado en 2018 para ACUDA, comprendió la estructuración de las siguientes áreas: Administrativa Comercial Desarrollo Organizacional Además de la creación de: Políticas Manuales de procedimientos Posicionamiento de marca Equipo ACUDA


ÁREA ADMINISTRATIVA Se realizó contratación de outsourcing SINERGIA CONTABLE, lo cual permitió independizar la Dirección Ejecutiva de las actividades contables y realizar actividades encaminadas junto con el equipo contable, para un adecuado procesamiento de la información. Se contrató Outsourcing para la administración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual se ha implementado en el transcurso del año, dando cumplimiento a la Resolución 1111 de 2017 del Ministerio del Trabajo, por medio de la cual se definen los estándares mínimos del SGSST. Se inició la creación de la Arquitectura organizacional de ACUDA, política de calidad, funciones, procedimientos para implementación en la Asociación. Se realizó cambio de marca ACUDA.

Tabla 1. Eventos de lanzamiento y posicionamiento de marca. Nro. EVENTO ENTIDADES FECHA ASISTENTES

1 1ra Reunión de egresados de la Facultad de Ciencias Económicas UdeA

Universidad de Antioquia, Corpoceuda y ACUDA

Noviembre 29 de 2018

165

Se implementó la generación de certificado de membresía para los asociados y convenios empresariales para oferta con descuento especial:

Tabla 2. Convenios Nro. EMPRESA ACTIVIDAD VIGENCIA DESCUENTO

1 SMART Academia de Idiomas

Escuela de idiomas

Noviembre 20 de 2018 Hasta un 50%

2 Ríos y Aventuras Recreativo Noviembre 20 de 2018 Entre el 5% al 12%

3 Madecentro Hogar Noviembre 20 de 2018 Hasta un 15% en referencias seleccionadas


EQUIPO CONTABLE ACUDA Se crearon procedimientos para el seguimiento de pago a prestadores de servicios y liquidación de eventos académicos y/o proyectos los cuales permitieron de forma oportuna y permanente conocer los saldos reales pendientes de ejecución. Durante el año 2018, la Dirección y el equipo contable realizaron un trabajo de depuración de saldos pendientes de periodos anteriores, creación de centros de costos para liquidación oportuna de unidades de negocio y saldos actualizados de forma permanente, lo cual facilitó la revisión de dineros en custodia por eventos en convenio, se estructuraron además procesos de gestión de cartera con miras a recuperación oportuna, entregar informes claros y Estados Financieros livianos y acordes a la realidad económica. Se realizó verificación de deudas pendientes de periodos anteriores a diferentes entidades para la solución y liquidación de estas.

Tabla 3. Deudas pendientes Nro. EMPRESA CONCEPTO VIGENCIA ESTADO

1 Protección Pensión (Laboral) Agosto- Sept 2003 Investigación 2 TIGO UNE Telefonía Abril de 2007 Investigación

En busca del mejoramiento no solo de procesos sino también de espacios y ambiente físico, se realizaron adecuaciones, reparaciones y pintura de oficina. Se realizaron además compras de equipos de cómputo para modernizar los equipos existentes: 1 portátil (Dirección Ejecutiva), 1 computador de escritorio (Mercadeo), 2 escritorios (Área Contable) y 2 discos duros (Mercadeo, Contabilidad).


Se inició la implementación de un sistema de gestión documental optimizando la eficiencia en los recursos, se hizo depuración de papelería acumulada lo que permitió liberar espacio físico en la oficina y se construyó archivo digital de socios. En la Ilustración 6 se muestran los mecanismos de enlace que dispone la Asociación con sus áreas y

diferentes instancias.

Teniendo como punto de partida la visión esperada de la Asociación Gremial ACUDA, se definieron los parámetros para la realización de actividades pensadas como generadoras de valor en cada proceso desarrollado y enfocadas al cumplimento de las estrategias, por lo cual se desarrollan los perfiles de los cargos y se busca encaminar al equipo de trabajo al cumplimiento de los perfiles que garanticen las capacidades necesarias para el logro de los objetivos. Equipo de trabajo Durante 2018, la Asociación realizó cambio en su planta personal terminando el periodo con 3 colaboradores vinculados con contrato a término indefinido. Contrato Laboral En la Tabla 4 se detalla las personas vinculadas bajo la modalidad de contrato laboral.


Tabla 4. Personas vigentes con contrato laboral al finalizar 2018

Nro. NOMBRE CARGO TIPO CONTRATO 1 Claudia Fernández Directora Ejecutiva Indefinido 2 Jhon Jairo Polo Auxiliar contable Indefinido 3 Gloria Emilse Rueda

Bolívar Apoyo Oficina y Mensajería Indefinido

Tabla 5. Personas salientes en 2018

Nro. NOMBRE CARGO TIPO CONTRATO 1 Mileidy Ortiz Directora Ejecutiva Indefinido 2 Roberto Echeverri Auxiliar contable Indefinido 3 Karen Muñoz Asistente de mercadeo Indefinido

Prestación de servicios Adicional al personal de planta de la Asociación, ocasionalmente, de acuerdo a las necesidades, se contrataron algunos apoyos por prestación de servicios.

Tabla 6. Personas contratadas ocasionalmente Nro. NOMBRE CARGO TIPO CONTRATO

1 Paul Pineda Asistente de Mercadeo Prestación de servicios 2 Geraldine Muñoz Telemercadeo Prestación de servicios 3 Julieth Ortiz Telemercadeo Prestación de servicios

Asociados La Asociación en enero de 2018, inició con ciento veinte (120) asociados, en el transcurso del año se vincularon treinta y cinco (35) asociados y se retiraron trece (13) personas durante 2018, es decir, al 31 de diciembre de 2018, se cuenta con ciento cuarenta y dos (142) asociados, con la composición que se presenta en la Tabla.

Tabla 7. Composición de asociados según tipo TIPO DE ASOCIADO CANTIDAD

Ordinarios 67 Adherentes 63 Aspirante 6 Empresarial 3 Honorario 3


En la Ilustración 7 se muestra la participación porcentual de cada uno de los tipos de asociados. Novedades con los asociados Cartera De los 142 asociados al 31 de diciembre de 2018, el 22.5%, es decir 32 de ellos, no realizaron sus aportes de cuotas de sostenimiento correspondientes al año 2018, a los cuales se les realizaron mensualmente llamada telefónica para recordar compromiso de pago con la Asociación; manifestando en su mayoría, su deseo de continuar vinculados por lo cual se generaron acuerdos de pago. Asociados retirados Consultadas las razones por las cuales los asociados tomaron la decisión de retirarse de la Asociación, expresaron principalmente: No disponer de recursos económicos Motivos personales No recibe beneficios de la Asociación Nuevos asociados En la Tabla 8 se relacionan los nombres de los nuevos asociados, que se vincularon a la Asociación durante el año 2018, con su respectiva universidad de la cual egresaron.

47%

45%

4%

2%2%

CLASE DE ASOCIADOS

Ordinarios

Adherentes

Aspirante

Empresarial

Honorario


Tabla 8. Nuevos asociados.

No. NOMBRE ASOCIADO UNIVERSIDAD QUE EGRESA

1 AGUDELO SILVA CLAUDIA LINED CATOLICA DE ORIENTE 2 ALVAREZ SANCHEZ EDWIN UNIREMINGTON 3 ARROYAVE LOPEZ EDILMA AIDE POLITECNICO GRAN

COLOMBIANO 4 ATEHORTUA OSORIO WILSON ALBERTO POLITECNICO JAIME ISAZA

CADAVID 5 BARRERA BARRERA ASTRID CAROLINA LUIS AMIGO 6 BERMUDEZ Y CORREA SAS NA 7 CARDONA PUERTA MATEO UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 8 CORREA VASQUEZ ERIKA DANIELA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 9 CRUZ GALEANO ESTEFANIA MARIA CANO

10 GALVIS HENAO DIANA MARIA UNIVERSIDAD CATOLICA DE ORIENTE

11 GIRALDO VILLEGAS JERSSON LEAO CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DE CIENCIA Y DESARROLLO

12 GLOBAL CONTABLE S.A.S. UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 13 GONZALEZ GAVIRIA EVELYN KATHERINE UNIVERSIDAD SAN BUENA

AVENTURA 14 GONZALEZ SOTO ERIKA MARÍA POLITECNICO JAIME ISAZA

CADAVID 15 GUZMAN GARCIA LIBARDO ANTONIO UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE

COLOMBIA 16 HINCAPIE ACEVEDO CLAUDIA PATRICIA POLITECNICO JAIME ISAZA

CADAVID 17 HOYOS ZULUAGA ANA FELIX SAN MARTIN 18 IBARRA ARENAS DIANA MARCELA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 19 JARAMILLO MOLINA ORLANDO DE JESUS POLITECNICO JAIME ISAZA

CADAVID 20 MEJIA SANCHEZ LEIDY LEONOR UNIVERSIDAD DE ENVIGADO 21 MONSALVE NARANJO DANNY U AUTONOMA 22 MORENO LONDOÑO CATALINA UNIVERSIDAD CATOLICA DE

ORIENTE 23 MUÑOZ VELASQUEZ MARY SOL EAFIT 24 OSPINA DUQUE LUISA FERNANDA UNIVERSIDAD REMINGTON 25 POSADA VILLADA MARY LUZ POLITECNICO JAIME ISAZA

CADAVID 26 PRECIADO PALACIO SHIRLEY MILENA POLITECNICO GRAN

COLOMBIANO 27 QUIROZ ERAZO STEFFANY UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 28 RESTREPO MENESES EDNA PATRICIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 29 RIOS OSORIO ALBA LUCIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA 30 RODRIGUEZ ORTIZ SANDRA YAMILE UNICIENCIA 31 ROLDAN MUÑOZ ORFA LUZ DEL SOCORRO UNIVERSIDAD DE COLOMBIA 32 SISTEMAS EXPERTOS S.A.S.


Actividades académicas Para el 2018, ACUDA y la Facultad de Ciencias Económicas a través del Departamento de Ciencias Contables de la Universidad de Antioquia, realizaron capacitaciones y eventos académicos con la calidad y pertinencia que los caracteriza, en miras a fortalecer el perfil del contador público colombiano y su competitividad en el mercado. Agenda de eventos académicos Con el apoyo del Departamento de Ciencias Contables y Subsecretaría de Hacienda se realizaron 5 eventos gratuitos para fomentar la relación permanente de los contadores y estudiantes en aras de fortalecer e incrementar los niveles de capacitación y actualización. También como estrategia para el incremento de nuevos clientes que nos permitió llegar a nuevo público y ampliar las bases de datos de la Asociación por medio de la implementación del buzón y volantes con desprendibles. Se generan además sorteos de seminarios como premio a la asistencia y voluntad de formación de los asistentes. En la Tabla 9 se detallan las actividades desarrolladas durante el año 2018 sin costo para los participantes y el número de asistentes a cada uno de ellos.

Tabla 9. Eventos Académicos sin Costo

MES EVENTO ASISTENTES Marzo Conferencia general de pensiones 27

Día del contador 64 Mayo Ley de insolvencia 39 Septiembre Socialización para contadores públicos del

acuerdo 066 de 2017 y su Decreto Reglamentario 350 de 2018

100

Noviembre Feria tributaria 105 Adicional a los eventos gratuitos, se realizaron 24 eventos con costo: 7 diplomado en NIIF, 1 diplomado en Impuestos, 16 eventos propios de Acuda (seminarios y cursos). En la Tabla 10 se detalla estos eventos con el número de participantes.

33 URREGO GUTIERREZ DIANA CRISTINA UNIVESIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA

34 VILLA CALLE JAIME ALBERTO UNIVERSIDAD DE MEDELLIN 35 ZAPATA GARZON MARYORI UNIVERSIDAD DE MEDELLIN


Tabla 10. Eventos Académicos con Costo

EVENTO F. INICIO F. TERMINACIÓN TIPO EVENTO ASISTENTES ENERO

Cierre Contable y Fiscal

16 enero 2018 18 enero 2018 Propio Acuda 52

Diploma NIIF 54 19 enero 2018 18 mayo 2018 UdeA-Acuda 37 Actualización Tributaria 1

24 enero 2018 25 enero 2018 Propio Acuda 51

FEBRERO Estado de Flujo de Efectivo 06 febrero 2018 06 febrero 2018 Propio Acuda 15 Actualización Tributaria 2

14 febrero 2018 15 febrero 2018 Propio Acuda 64

Medio Magnéticos


Retención en la fuente

21 febrero 2018 08 marzo 2018 Propio Acuda 23

Análisis Financiero


MARZO Impuesto Diferido

05 marzo 2018 06 marzo 2018 Propio Acuda 38

Taller Práctico NIAS


Diploma NIIF 52 13 marzo 2018 10 julio 2018 UdeA-Acuda 22 Régimen Tributario Especial


ABRIL Diploma NIIF 55 13 abril 2018 04 agosto 2018 UdeA-Acuda 24 Diploma NIIF 56 Andes 27 abril 2018 18 agosto 2018 UdeA-Acuda 26

MAYO Declaración de renta 1

05 junio 2018 05 junio 2018 Propio Acuda 43

Diploma Impuestos

22 mayo 2018 17 octubre 2018 UdeA-Acuda 25

JUNIO Declaración de renta 2

07 junio 2018 08 junio 2018 Propio Acuda 23

JULIO Declaración de renta 3

11 julio 2018 12 julio 2018 Propio Acuda 33


Actividades sociales Pensando en el fortalecimiento del relacionamiento entre colegas y cercanía con el equipo de trabajo de ACUDA y su Junta Directiva, se realizó la celebración del día del contador y la cena navideña, pensada en un espacio para compartir en familia.

Tabla 11. Eventos con énfasis en el relacionamiento. No. Actividad Fecha

1 Celebración Día del Contador Marzo 04 de 2018 2 Cena Navideña Diciembre 15 de 2018

La Cena Navideña es el espacio donde Asociados y equipo de trabajo de ACUDA se integraron y tuvieron la oportunidad de agradecer el trabajo que todos los miembros de la Familia ACUDA desarrollan para el sostenimiento de la Asociación y el cual se reflejó en bienestar para sus asociados y colaboradores. Durante la cena navideña se rifaron algunos premios por medio de juegos y dinámicas entre estos un Diplomado NIIF, dejando como ganadora a la Socia Aspirante- ESTEFANY QUIROZ. GRACIAS POR PARTICIPAR DE LOS ESPACIOS QUE SE GENERAN DESDE LA ASOCIACIÓN.

Diploma NIIF 57 24 julio 2018 12 noviembre 2018

UdeA-Acuda 18

SEPTIEMBRE

Diploma NIIF 58 21 septiembre

2018 16 febrero 2019 UdeA-Acuda 17 OCTUBRE

Conciliación fiscal

10 octubre 2018 11 octubre 2018 Propio Acuda 35

Taller NIAS 22 octubre 2018 23 octubre 2018 Propio Acuda 24 NOVIEMBRE

Diploma NIIF 59 06 noviembre 2018 02 abril 2018 UdeA-Acuda 20

Facturación electrónica

15 noviembre 2018 15 noviembre 2018

Propio Acuda 18


Convenios Universidad de Antioquia Debido al convenio marco de cooperación existente entre la Universidad de Antioquia y ACUDA, para 2018 se contempla el desarrollo de proyectos con la Universidad como una de sus actividades misionales, siendo este una unidad de negocio alterna que genera recursos importantes para la operación de la Asociación, convirtiéndose ACUDA en un operador de apoyo logístico y administrativo importante en el desarrollo de proyectos de la Facultad de Ciencias Económicas y su Departamento de Ciencias Contables. En la Tabla 12 se detallan los convenios suscritos en 2018.

Tabla 12. Proyectos en Convenio con la Universidad de Antioquia

NOMBRE CONVENIO VALOR CONVENIO

AVANCE

% PARTICIPACIÓN

ACUDA

$ PARTICIPACIÓN

ACUDA FORTALECIMIENTO 1 $ 63.600.097 100% 7,5% $ 4.379.167 MINISTERIO DE MINAS $ 26.191.823 100% 10% $ 1.222.790 FORTALECIMIENTO 2 $ 18.658.449 100% 7,5% $ 1.284.722 CORPORACIÓN INTERUNIVERSITARIA DE SERVICIOS CIS

$ 27.489.000 100% 10% $ 2.100.000

FORTALECIMIENTO 3 $ 21.381.574 100% 7,5% $ 1.472.222 NICSP $ 91.749.731 100% 7,5% $ 6.317.402 FORTALECIMIENTO 4 $ 31.870.648 100% 7,5% $ 2.194.444 FORTALECIMIENTO 5 $ 31.870.648 100% 7,5% 2.194.444


NICSP2-POLIT JAIME ISAZA $ 165.000.000 100% 7,5% $ 9.673.637 FORTALECIMIENTO 6 $ 15.935.324 100% 7,5% 1.097.222 PROANTIOQUIA $ 17.909.500 100% 7,5% $ 1.050.000 IDEA1-CICLORUTA $ 37.000.000 82,62% 7,5% $ 2.331.933 FORTALECIMIENTO 7 $ 15.935.324 48,74% 7,5% $ 1.097.222 FORTALECIMIENTO 8 $ 39.593.494 92,5% 7,5% $ 2.743.056 IDEA 2 $ 24.000.000 68,6% 7,5% $ 1.800.000 FORTALECIMIENTO 9 $ 32.750.250 72,5% 7,5% $ 2.456.269 DEPTO CONTADURIA $ 50.000.000 90.5% 20% $ 10.000.000 SUMAS $710.935.862 $53.414.531 *Valor con IVA **Al 31 de diciembre de 2018, la Universidad no había presentado cuentas de cobro de los proyectos con ejecución pendiente. *** El valor de convenio aquí representado es menor al evidenciado en el estado de resultados donde solo se relaciona la comisión perteneciente a ACUDA, ya que el ingreso global, se reconoce como ingresos recibidos para terceros. Cumplimiento de obligaciones Legal Siguiendo lo estipulado en la Ley 603 en su Artículo 1, que modifica la Ley 222 de 1995 en su artículo 47, la Asociación cumple todas sus obligaciones en cuanto a los derechos de autor del Software Contable utilizado en ACUDA. El software Microsoft Office de los equipos de cómputo utilizados por la Asociación no cumple con la normatividad legal de licencias. Proveedores Se logró cumplir con el pago oportuno de las obligaciones contraídas con los proveedores con el fin de proteger las buenas relaciones interinstitucionales. En la Tabla 13 se muestra la política de plazos en los pagos a los principales proveedores de la Asociación.

Tabla 13 Política de plazo de pagos con principales proveedores PROVEEDORES PLAZO PAGOS SERVICIO PRESTADO

Agencia de Viejas y Turismo Aviatur 15 días Tiquetes aéreos Detalles Publicitarios 30 días Material publicitario

(libretas, lapiceros, USB)

ECOE Ediciones 30 días Libros Fundación Universidad de Antioquia 8 días Alquiler de auditorios Legis Información Profesional 60 días Libros Universidad de Antioquia (Sede 8 días Alquiler de auditorios


Posgrados) Se realizó estudio de proveedores actuales y oferta del mercado, por lo cual se inicia negociación con nuevos proveedores buscando siempre la eficiencia y optimización de los recursos.


DESARROLLO ORGANIZACIONAL Perfil de cargos Se realiza la creación de perfiles de los cargos, funciones, responsables de tareas además de indicadores de gestión.

Tabla 14. Perfiles de cargos Nro. CARGO DOCUMENTO FECHA ESTADO

1 Dirección Ejecutiva Perfil Octubre 18 de 2018 Revisión 2 Auxiliar contable y

administrativo Perfil Septiembre 18 de 2018 Revisión

3 Asistente de mercadeo y relaciones públicas

Perfil Diciembre 10 de 2018 Aprobado

4 Auxiliar administrativa

Perfil Octubre 4 de 2018 Revisión

5 Mensajería y oficios varios

Perfil Pendiente Revisión cargo y funciones

Sistema de gestión, seguridad y salud en el trabajo Realización por parte de la Directora Ejecutiva de capacitación de curso de SGSST en el SENA, para cumplir el requisito de un empleado de nómina con conocimiento en el sistema y complementar el trabajo de implementación del sistema. Capacitaciones En la tabla 15 se detallan las capacitaciones realizadas al personal durante el año 2018


Tabla 15. Capacitaciones al equipo de trabajo TEMA FECHA AREA

MANEJO DE EXTINTORES Julio 05 de 2018 SGSST PRIMEROS AUXILIOS Julio 07 de 2018 SGSST CLINICA DE VENTAS Septiembre 04 de 2018 Comercial ACOSO LABORAL Octubre 04 de 2018 Dllo. Organizacional COMUNICACIÓN ACERTIVA Noviembre 01 de 2018 Dllo. Organizacional HIGIENE POSTURAL Diciembre 6 de 2018 SGSST

Paz y salvo de obligación con entidades Se envió carta de solicitud de estado de cuenta a las entidades promotoras de salud y pensión con el fin de revisar el pago oportuno por parte de ACUDA y saldar deudas pendientes, arrojando una novedad a solucionar.

Tabla 16. Estado de cuenta entidades de salud y pensión. Nro. EMPRESA CONCEPTO VIGENCIA EMPLEADO

1 Protección Pensión (Laboral)

Agosto- Sept 2003

HUGO CARDONA ARBOLEDA

Actividades encaminadas a bienestar laboral, motivación e integración.

Tabla 17. Actividades de bienestar laboral

TEMA

FECHA

AREA CELEBRACIÓN CUMPLEAÑOS Cuando aplica Dllo. Organizacional AMIGO SECRETO Octubre Dllo. Organizacional TARDE NAVIDEÑA Noviembre Dllo. Organizacional

Puestos de trabajo Se adecuaron puestos de trabajo por medio de la compra de equipos y muebles de oficina.

Tabla 18. Equipos y muebles de oficina adquiridos

EQUIPO

OBJETIVO

AREA Portátil Puestos de trabajo Dirección Ejecutiva Computador de mesa Puestos de trabajo Asistencia de

mercadeo 2 escritorios Puestos de trabajo Contabilidad 1 ventilador Bienestar laboral Oficina 1 microondas Bienestar laboral Oficina


Horario y vacaciones Se revisa el horario laboral y se hace cambio de jornada de 8:00 am a 5:00pm, siendo el sábado día hábil laboral. Las vacaciones en diciembre donde todo el personal debe hacer un cese de actividades, se estipulan como vacaciones colectivas a partir de diciembre 2018. Los cambios en los horarios buscan optimizar el recurso de fuerza laboral y disminuir costos para la operación de la oficina, sin desmejorar las condiciones laborales.


AREA COMERCIAL COMUNICACIONES Acudimail, sitio web y redes sociales: El Acudimail es la plataforma por la cual la Asociación tiene contacto directo con sus socios y grupos de interés con respecto a su oferta de servicios y beneficios. Actualmente se cuenta con una base de datos superior a los 10.000 usuarios, la cual se refresca de forma permanente por medio de la adquisición de nuevas bases de datos, logradas a partir de la implementación de volantes con desprendible, el cual los asistentes a los eventos diligencian con sus datos y luego depositan en el buzón de ACUDA. Esta herramienta nos ha permitido adquirir datos de nuevos estudiantes y profesionales de contaduría pública por medio de la participación en eventos propios y en asocio con diferentes entidades como subsecretaría de hacienda entre otros. ACUDA es la única Asociación de Contadores participando de forma activa y directa en la agenda académica que involucra tema de interés para la profesión, como una campaña agresiva de posicionamiento de marca, lo que ha impactado en la oferta de eventos y vinculación de nuevos asociados. El boletín- Acudimail es la herramienta principal por la cual se hacen efectivos los beneficios de los asociados por medio de noticias de actualidad, enlace laboral, oferta académica y librería contable, además de la información relevante que sucede con respecto a los beneficios adquiridos por medio de convenios. Nuestro mayor interés es generar un puente de comunicación desde nuestras oficinas con el público externo, que nos permita de forma vigente hacer parte de su cotidianidad. Sitio Web El sitio web se gestionó como herramienta de información para los grupos de interés, es allí donde se encuentra de forma permanente las noticias de actualidad, la agenda académica y la librería contable, entre otros servicios, con acceso a pago e inscripción en línea. Para 2018 se adicionó el certificado de membresía de socios, el cual puede ser adquirido solo al digitar el número de cédula, y se crearon convenios comerciales con ofertas especiales para


los asociados, siendo este una herramienta de fidelización y aumento de beneficios, la cual puede actualizarse permanentemente con nuevos convenios. El sitio Web ha establecido un tráfico permanente de usuarios debido al reconocimiento que ha ido logrando la gestión de comunicaciones, este se ha convertido en fuente de consulta de nuestros usuarios, inscripción y actualización. En la Ilustración 8 se muestra el comportamiento del sitio web entre el mes de enero y diciembre de 2018. Ilustración 8 – Comportamiento del Sitio Web durante 2018. Según resultados estadísticos arrojados por Google Analytics, se destaca lo siguiente: Los canales principales de búsqueda del sitio se dan en 79.7% de manera orgánica, es decir son los resultados que aparecen en los motores de búsqueda de forma natural sin ser influenciados por servicios de pago. De otro lado un 17.5% corresponde a búsquedas realizadas de manera directa. Entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2018 el sitio web tuvo 76.975 usuarios nuevos en comparación a los 4.073 nuevos usuarios durante 2017 y 138.195 visitas a la página en comparación de las 12.805 visitas en 2017, lo que evidencia que nuestro sitio web cuenta con un óptimo posicionamiento que ha permitido incrementar el tráfico de usuarios, aumento de la visibilidad de marca, y aumento en las ventas, dado al trabajo articulado que se ha desarrollado entre las redes sociales, Google y Acudimail con direccionamiento a la página web. El 35.64% de visitantes del Sitio Web de ACUDA son menores de 35 años, el 20.32% entre 35 y 44 años, siendo las mujeres un 65.18% nuestros principales seguidores.


Información que nos permite conocer el público a quien debemos encaminar nuestras estrategias de comunicación y comerciales. En la Ilustración 9 se evidencia las ciudades que acceden a la información de la página web.

Ilustración 9. Demografía

Google Para 2018 se actualizó la ficha de Google con información de domicilio, actualización de horarios y nueva marca en imágenes, se incorporó adicionalmente la publicidad de eventos por medio de la herramienta “Google My Business” la cual nos permitió de forma gratuita, hacer visible nuestra oferta académica en el buscador, esta publicidad direcciona al usuario a la página web de ACUDA, generando tráfico a la página e inscripciones directas.


Ilustración 10. Estadísticas publicaciones Google.

Ilustración 11. Rendimiento publicaciones.


Redes sociales

Ilustración 12. Seguidores página de Facebook.

Las redes sociales tienen una relevancia importante en el desarrollo de los negocios, la conectividad dada por los dispositivos móviles hace que las personas tengan acceso a la información en tiempo real, las redes sociales son el contacto directo y cercano de la empresa con sus grupos de interés, por medio de estas las personas se comunican, generando una dinámica de conversación en línea acerca de sus solicitudes o dudas. Para 2018 se estableció importante énfasis en la gestión de las redes sociales, se generó la dinámica de publicaciones y la respuesta oportuna a cualquier mensaje vía chat o comentario en publicaciones, asegurando aprovechamiento de oportunidad y calidad en el servicio al cliente.

Ilustración 13. Conectividad. Para algunos eventos académicos se genera publicidad paga en redes sociales, y esta activación nos ha permitido un aumento de usuarios en un 22% de forma mensual. En las encuestas realizadas al inicio de los eventos y en la recepción de llamadas,

las redes sociales y correo masivo son las primeras opciones de información por medio de la cual el público objetivo se entera de ACUDA. Actualmente se gestiona de forma permanente Instagram, Facebook (perfil y página) y se crea


contenido específico para redes.

Ilustración 14. Visitas a la página.

En 2018 se desarrollaron 4 vídeos para publicaciones según se evidencia en tabla 19

Tabla 19. Vídeos- contenido redes TEMA CANTIDAD OBJETIVO

Diplomado NIIF 3 Invitación Corporativo 1 Lanzamiento de

marca WhatsApp Durante 2018 se continuó fortaleciendo la comunicación por medio del grupo de asociados, quienes ya reconocen el espacio como una herramienta de relacionamiento, información de interés y contacto directo y en línea con la asociación. Quienes hacen parte del grupo de WhatsApp participan en la bienvenida de nuevos asociados y felicitaciones de fechas especiales, generando familiaridad en los asociados. En Contacto EN CONTACTO es un medio de comunicación creado por ACUDA por el cual le hacemos saber a nuestros grupos de interés que estamos cercanos, este medio lleva un mensaje concreto y puntual sobre el tema específico a tratar y del cual se quiere hacer partícipe a nuestra comunidad. En 2018 se transmitieron mensajes a través de nuestro “en contacto” por medio del grupo de WhatsApp, redes sociales y correo personal, el cual puede ser comunicado por cualquier área o funcionario de la Asociación que requiera un canal directo de comunicación.


MERCADEO Posicionamiento de Marca Se realizó lanzamiento de imagen nueva de ACUDA para agosto de 2018 y se implementaron estrategias de posicionamiento de marca, entre ellas la participación de dos eventos directamente con sub secretaría de hacienda pública de Medellín y la creación de un video institucional que ha permitido dar a conocer a la Asociación en diferentes escenarios. Se realizó lanzamiento de marca y presentación del video institucional en noviembre 29 en conjunto con la Universidad de Antioquia en el primer evento dirigido a los egresados de la Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad de Antioquia. La asociación gremial ACUDA fue la única Asociación de contadores que tuvo acceso a stand en los eventos abiertos al público por parte de la Sub secretaría de hacienda del municipio de Medellín, donde se logró recolectar bases de datos que posteriormente permitieron la apertura de eventos y nuevos asociados, gracias a la participación de personas procedentes de dichas bases de datos y las cuales son nuestro público objetivo. Carteleras informativas Se mantiene el contacto con diferentes bibliotecas e instituciones educativas de la ciudad con el fin de pautar a través de afiches y volantes la oferta académica e importancia de la vinculación a la Asociación. Se entregan invitaciones a los eventos masivos y gratuitos que hace la Asociación para la participación de su comunidad. En la Tabla 20 se relacionan las instituciones en las cuales se aplica esta estrategia.

Tabla 20 Entidades / Instituciones visitadas

INSTITUCIÓN UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DE MEDELLIN UNIVERSIDAD CATÓLICA LUIS AMIGO FUNDACIÓN UNIVERSITARIA MARIA CANO CEIPA UNIVERSIDAD AUTONOMA LATINOAMERICANA CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA POLITECNICO JAIME ISAZA CADAVID BIBLIOTECA PÚBLICA PILOTO CORPORACIÓN UNIVERSITARIA ADVENTISTA PARQUE BIBLIOTECA SAN JAVIER


PARQUE BIBLIOTECA FERNANDO BOTERO En 2018 se generó piezas publicitarias para publicación en las carteleras e invitaciones entregadas directamente a los departamentos contables en las instituciones que aplica, no ha sido una herramienta eficaz en cuanto a respuesta, pero hemos buscado acercamientos directos con las instituciones de educación que nos permita un enlace con sus estudiantes y egresados, se inicia la labor de crear directorio de contactos directos para un trabajo más estructurado y dirigido a esta población. Se mantiene vigente la encuesta online a asociados con el fin de conocer el nivel de satisfacción con los eventos, horarios, instalaciones, además de las expectativas de cada miembro de la Asociación y a donde deben apuntarse los objetivos estratégicos. La encuesta se realizó vía email y fue enviada a 130 socios activos de ACUDA, dejando como resultado una baja participación representada por el 23.8% de socios quienes la respondieron. Se pretende encaminar estrategias en la cultura del asociado que lo haga más activo y participe de las actividades a las cuales se convoca con el fin de enrutar los procesos y objetivos de ACUDA acordes a la expectativa que se tiene de la Asociación. El área de mercadeo como responsable en la logística y calidad de los eventos en los que ACUDA participa de forma directa e indirecta, presenta un balance de eventos para 2018 de la siguiente forma:

Tabla 21. Logística de eventos 2018

Servicios Librería Contable Continuaron vigentes los convenios con las Editoriales CIJUF, LEGIS, ECOE Ediciones y Ediciones de la U, quienes nos otorgaron descuentos del 30% y 35%, en todos los ejemplares de los diferentes campos de la profesión contable, y que ofrecimos a nuestros socios con un descuento entre el 10% y 14%. Enlace Laboral La Asociación, siguió vinculando a las empresas del Área Metropolitana, ofreciendo el servicio de publicación de ofertas laborales para Contadores Públicos, las cuales se comparten por medio del boletín dando prioridad a nuestros Asociados.

TIPO DE EVENTO PROPIOS CONVENIO ENTRADA LIBRE

Académico 16 8 4

Social 1 1


Relaciones y vínculos con otras entidades Convenios ACUDA mantuvo y fortaleció alianzas con las entidades detalladas en la Tabla 22, quienes han participado y apoyado en la realización diferentes eventos académicos como patrocinadores en la realización de dichos eventos u oferta especial para Asociados.

Tabla 22. Entidades con alianzas vigentes ENTIDAD OBJETO

CIJUF Apoyo en nuestros eventos y donación de libro para los asistentes. Revista Semana Apoyo en nuestros eventos y pauta publicitaria en la revista Coomeva Cooperativa

Invitación a eventos culturales, los cuales se hacen extensivos a nuestros asociados.

Avancrédito Sistema de crédito fácil y rápido para todos los participantes a nuestros programas, donde se financia el 85% del costo.

Buró Supply S.A.S. Aliado estratégico para la promoción y participación de los eventos. Ríos y Aventuras Empresa recreativa con tarifas especiales para Asociados. Academia de idiomas Smart

Educación en idiomas con tarifas especiales para Asociados.

Madecentro Venta hogar con descuentos especiales para Asociados. Vínculos Comité de Egresados ACUDA continúa manteniendo relaciones con el Comité de Egresados y con la Oficina de Egresados, adscrita a la Vicerrectoría de Extensión de la Universidad de Antioquia y tiene todo el apoyo de dichos entes en todos los requerimientos y relaciones de la Asociación. Se adelantan reuniones en búsqueda de estrategias que permita generar una vinculación directa con los egresados, desarrollando actividades propias para ellos como el primer evento de egresados de la Facultad de Ciencias Contables desarrollado en noviembre de 2018, además se propone establecer un evento tipo social previo a la graduación de los estudiantes que finalizan su carrera y el desarrollo de estrategias encaminadas a estudiantes y docentes de la Facultad que nos permita generar una cultura de vinculación a ACUDA por medio de los diferentes escenarios que ofrece la Asociación. Se inicia la creación de un convenio con Educación Continua de la Universidad de Antioquia, el cual permita fortalecer la agenda académica publicada desde el portal de la Universidad, además de la creación de nuevas unidades de negocios enfocada a la atención de la empresa privada en la formación de sus funcionarios.


RETOS Y PROPÓSITOS PARA EL 2019 Financiero y Administrativo 1. Aumentar los ingresos recibidos por eventos propios de Acuda, con respecto al año 2018 y

generar nuevas unidades de negocio que contribuyan a mejorar la estabilidad financiera de la Asociación en el mediano y largo plazo.

Relación ACUDA-UDEA 1. Participar en las jornadas de preparación de ceremonia de grados del programa de

Contaduría Pública de la Universidad de Antioquia, tanto en Medellín como en las regiones que nos permita vincular un mayor número de socios ordinarios y abrir nuevo mercado en las regiones.

2. Hacer estrategias enfocadas a los egresados del departamento de Ciencias Contables de la

Universidad de Antioquia que nos permita vincularlos a la Asociación. Generar bases de datos permanentes y actualizadas para gestión de información y campañas.

3. Reuniones permanentes con estudiantes y docentes con el objetivo de generar una cultura

de vinculo y pertenencia hacia la Asociación. 4. Fortalecer la relación de apoyo en ejecución de proyectos y creación de nuevas unidades

de negocio en cooperación. Formación – capacitaciones 1. Planear como mínimo 5 capacitaciones mensuales que fomenten la participación de los

contadores públicos y nos permita impactar positivamente en su perfil profesional, además de buscar el crecimiento financiero y posicionamiento de marca de la Asociación.

2. Fortalecer la encuesta al inicio de los eventos donde las personas nos sugieren de forma

permanente las capacitaciones que el mercado laboral solicita.


3. Finalizar el desarrollo de la política de calidad de ACUDA para su implementación. 4. Realizar al menos 4 alianzas con entidades o empresas durante 2019, con el fin de generar

nuevos beneficios para los asociados. 5. Realizar durante el 2019 mínimo 2 capacitaciones en otras regiones, con el fin de

incrementar la cobertura de mercado de la Asociación y presencia de marca. 6. Realizar alianzas con profesionales (docentes, contadores públicos, empresarios) que

deseen escribir y publicar directamente para ACUDA, para generar al menos un contenido propio y exclusivo de manera mensual.

7. Generar nueva unidad de negocios enfocada a la atención de la empresa privada en la

capacitación de personal. 8. Adquirir los softwares requeridos para la operación de la empresa, al igual que un seguro

todo riesgo en procura de la protección de los recursos de la Asociación. Relación con los Asociados 1. Incrementar el número de asociados que nos permite dimensionarnos como una de las

Asociaciones gremiales del país con mayor reconocimiento e impacto en la profesión. 2. Ofrecer eventos gratuitos para nuestros socios y clientes en temas de actualidad y por lo

menos dos eventos sociales de relacionamiento. Laboral 1. Generar cronograma de capacitaciones que permita mejorar el perfil y bienestar del equipo

de trabajo. 2. Buscar mecanismo de remuneración acorde a las capacidades de la organización y la

economía. 3. Recuperar el cargo de auxiliar administrativa que permita direccionar las funciones propias,

optimizar las tareas pendientes en la arquitectura organizacional y disminuir carga laboral al equipo de trabajo.

4. Crear nuevas actividades de bienestar laboral. Agradecimiento especial:

Al equipo de trabajo, profesores, monitores, junta directiva por su acompañamiento en todos los


procesos y a las entidades que prestaron los servicios durante el 2018. Reiteremos la invitación a todos los asociados para participar activamente en los comités y con el aporte de estrategias que contribuyan en pro del fortalecimiento de Acuda.

informe de gestión2018 - Acuda

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