INFORME DE GESTION Y ESTADO DE LA ADMINISTRACIÓN

2021 1. ANTECEDENTES En el mes de febrero de 2021, ACTUAL COLOMBIA INMOBILIARIA SAS en su calidad de constructora y promotora del proyecto EDIFICIO MILÀ PH, designó como Administradora Provisional a la sociedad Compañía Administradora de la Sabana SAS - CASSA. Mediante Resolución Administrativa 52 del 16 de febrero de 2021 en la Alcaldía Local de Usaquén ordenó la inscripción la persona jurídica “EDIFICIO MILÀ PROPIEDAD HORIZONTAL” y se registró como Administrador Provisional de la copropiedad la Compañía Administradora de la Sabana SAS - CASSA. CASSA SAS designó como Administrador Delegado en la copropiedad a la señora ANA ELIZABETH RINCÓN CORREDOR quien representa a la compañía, y se inician labores de recibo de las zonas comunes de la copropiedad para administración, cuidado y control por parte de la constructora asegurando el buen estado de las mismas para iniciar la custodia y mantenimiento preventivo respectivo. Dentro de los 6 meses transcurridos desde el inicio de la actividad administrativa, la Administración provisional ha ejecutado garantías y solicitado al Constructor reparaciones, adecuaciones y arreglos en 8 recorridos en compañía de la interventoría del proyecto. 2. GESTION LEGAL Y RECONOCIMIENTOS DE AUTORIDAD En desarrollo de las labores administrativas, CASSA una vez nombrada Administradora Provisional, procedió a solicitar ante la Alcaldía de Usaquén la inscripción de la persona jurídica en el libro de Registro de Personerías Jurídicas, lo cual se concretó mediante Resolución 52 del 16 de febrero de 2021, y la inscripción de Compañía Administradora de la Sabana CASSA SAS como representante legal de la copropiedad.

Posteriormente, contando ya con el reconocimiento de la personería jurídica y la representación legal, se procedió a solicitar la inscripción en el Registro Único Tributario RUT y la asignación de NIT, lo cual se logró el 19 de febrero de 2021, quedando identificada con el número 901.417.457-9. Legalizada y formalizada la copropiedad, se abrieron las cuentas bancarias del Edificio Milà PH para recaudo de las cuotas de administración y pagos en el Banco AVVillas, por ser la entidad bancaria que, junto con la red AVAL (Bogotá, Occidente y Popular) cuenta con la mejor cobertura en Bogotá y el país. A la fecha la copropiedad tiene la cuenta de ahorros 035096593 para recaudo de cuotas y pagos, y la cuenta Certivillas 058782348 para el Fondo de Imprevistos el cual debe ser manejado de manera separada con base en las directrices del Consejo Técnico de la Contaduría Pública. La contabilidad se está llevando bajo normas NIF, todo de conformidad con la ley 1314 de 2009. Por encontrarnos en Grupo 3 la copropiedad aplica Normas Simplificadas de Información Financiera. Toda la información de legal y administrativa de la copropiedad se encuentra a disposición de los copropietarios en www.cassa.com.co/mila 3. GESTION ADMINISTRATIVA Dando cumplimiento a las obligaciones establecidas por la ley 675 de 2001, la Administración Provisional, en cumplimiento de las funciones señaladas por el artículo 51 de la ley 675 y 83 del Reglamento de Propiedad Horizontal Compañía Administradora de la Sabana CASSA SAS adelantó todas las gestiones tendientes a amparar mantenimiento de bienes comunes, protección de riesgos de la copropiedad (Seguro de zonas comunes), vigilancia y gestión legal y administrativa. 3.1. Proveedores del Edificio

En la actualidad, EDIFICIO MILÀ PROPIEDAD HORIZONTAL cuenta con un grupo de proveedores que se han registrado bajo los formatos aprobados por CASSA para vinculación de los mismos, adjuntando la documentación relativa a Certificado de Existencia y Representación, RUT, documento de identidad del representante legal, con contrato escrito vigente y garantías cuando aplica.

3.1.1. Contrato de Administración y contabilidad

Contratista: Compañía Administradora de la Sabana SAS – CASSA Tipo de contrato: Prestación de servicios con persona jurídica Vigencia: del 16 de febrero de 2021 hasta que se designe Administrador Definitivo Valor mensual del servicio: $4.100.000 incluido IVA. El contrato incluye los servicios de administración de propiedad horizontal y contabilidad, y su vigencia se extiende hasta tanto sea reemplazado por el Administrador Definitivo que designe el Consejo de Administración. Se cuenta con una Administradora Delegada y una Asistente de administración presentes en oficina todos los días de lunes a viernes de 8 a 5 y sábados de 9 a 12. 3.1.2. Aseo

Contratista: Porteros y Servicios Generales “Porsegén Ltda”. Tipo de contrato: Prestación de servicios de aseo Vigencia del contrato: 1 año. Terminación sin sanción con preaviso de 30 días de anticipación Fecha inicio: 16 de febrero de 2021 Fecha terminación: Preaviso de 30 días en cualquier tiempo Valor mensual: $ 3.643.700. El servicio de Aseo del Edificio consiste en el Aseo de zonas comunes, desinfección y mantenimiento en horario de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Se cuenta con una aseadora y un todero, ambos de tiempo completo. 3.1.3. Vigilancia

Contratista: Atmósfera de Seguridad Ltda. Tipo de contrato: Prestación de Servicios de Vigilancia Vigencia del contrato: 1 año. Terminación sin sanción con preaviso de 30 días de anticipación Fecha de Inicio: 16 de febrero de 2021 Fecha terminación: Terminación sin sanción con preaviso de 30 días de anticipación Valor mensual: $ 20.789.864. Servicio de vigilancia fija, con recurso humano las 24 horas, todos los días del mes, sin arma letal. Actualmente se cumple lo previsto por el decreto 2950 de la Superintendencia de Vigilancia y la tarifa regulada. Se cuenta don dos vigilantes 24 horas y un refuerzo diurno 12 horas en.

3.1.4. Ascensores (transporte vertical)

Contratista: Schindler de Colombia Tipo de contrato: Prestación de Servicios de Mantenimiento Vigencia: 1 año Fecha de Inicio: 1 de marzo de 2021 Fecha de terminación: 1 de marzo de 2022 Valor mensual: $ 1.451.800. Periodicidad de mantenimiento: Mensual 3.1.5. Duplicadores (transporte vertical)

Contratista: Parking Experts Service SAS Tipo de contrato: Por orden de servicios Valor: $55.000 más IVA. Por cada unidad Periodicidad de mantenimiento: Bimestral 3.1.6. Seguro de Zonas comunes

Después del estudio de las diferentes propuestas enviadas por las Compañías de Seguros a través del corredor de seguros e-broker, se contrató la expedición de la póliza multirriesgo de zonas comunes con SBS Compañía de Seguros S.A., con vigencia a partir del 17 de marzo de 2021 hasta el 17 de marzo de 2022, con prima por valor de $17.453.705. La póliza está financiada en 10 cuotas a través de Servifín cancelando un valor de $1.739.617 mensuales. Para información de los copropietarios la póliza de seguro cuenta con los siguientes amparos generales y coberturas: TODO RIESGO VR. ASEGURADO ZONAS COMUNES $13.418.316.082 MAQUINARIA Y EQUIPOS VR. ASEGURADO MAQUINARIA $1.471.432.184 3.2. Atención de la Administración

Con base en lo convenido en el contrato de Administración la oficina de Administración atiende al público los días lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. y sábados de 9 a.m. a 12m. No obstante, se atiende 24 horas a través de la línea telefónica y WhatsApp 302 2936515, correo electrónico edificiomila146ph@gmail.com y línea de atención al cliente de CASSA.

4. GESTION OPERATIVA La Administración del EDIFICIO MILÀ P.H, presenta a la Asamblea General de Copropietarios el informe de las actividades Operativas realizadas desde el 16 de febrero de 2021 fecha en que se asumió la gestión. La gestión operativa incluye el seguimiento del cumplimiento de los mantenimientos y cuidados, tanto de equipos como de zonas comunes, reclamaciones de postventa de zonas comunes esenciales entregadas, mejoramiento de la operación y cuidado de las zonas con el tráfico constante de obras de adecuación de apartamentos. De igual manera, el diseño de manuales de operación, bioseguridad, contratistas y obras, tratamiento de datos y privacidad y vigilancia en la ejecución de obras. También tiene en cuenta gestiones ante entidades privadas y públicas, con obtención de la exención del 4 por mil, tarifas especiales de recaudo por PSE y pagos a proveedores. Se han dispuesto los medios para hacer cumplir el Reglamento de Propiedad Horizontal, invitando a los residentes a observar tanto las normas de la propiedad horizontal, como los manuales y protocolos que se han elaborado para mejorar la operación tanto en los procedimientos biosanitarios, como en el ingreso y permanencia de contratistas y obreros, el tratamiento de datos. No obstante, debemos aclarar a la copropiedad que hasta que no se instale formalmente el consejo de administración no se pueden adelantar procesos sancionatorios por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias. Hasta la fecha los llamados de atención han sido preventivos y persuasivos. Para tales efectos se han expedido los siguientes documentos: Protocolo de Bioseguridad Protocolo de ingreso de empleados y contratistas Manual de Política y Tratamiento y Protección de datos Formulario de Actualización de datos, físico y electrónico Bases de datos proveedores Registro de propietarios y visitantes Formularios de vinculación de proveedores Las actuaciones de la administración han estado dirigidas a establecer controles en procura de conservar las zonas comunes, equipos comunales y el control sobre el personal que presta los servicios de recepción, aseo y vigilancia a la Copropiedad, por

lo que se hace seguimiento a su desempeño laboral, con el objeto de garantizar buenos estándares de servicio, seguridad y limpieza. Se establecieron rutinas de aseo, cronograma de actividades de cuidado y mantenimiento, que nos permitimos evidenciar a ustedes desde el inicio de las labores de Administración Provisional en el Conjunto. 4.1. MANTENIMIENTO DE ZONAS Y EQUIPOS

4.1.1. Jardinería

Se ha realizado el mantenimiento de los jardines que están en las zonas comunes internas como externas del edificio.

4.1.2. Control de residuos aprovechables y no aprovechables

Se realizó alianza con Asociación Bogotá Recicla, empresa de recolección de material reciclable y aprovechables que se encuentran en el cuarto de basura. Esta iniciativa busca crear conciencia ambiental y al implementarse en el edificio se expide una certificación de la cantidad de material reciclado para que, cumplido un aforo mínimo, apliquen descuento para el valor de recolección de basuras de zonas comunes (Decreto 596 de 2016 y Resolución 276 de 2016).

En este punto se dirigieron circulares a los copropietarios llamando a la responsabilidad y conciencia de hacer un uso prudente del Shut y colaborar en el reciclaje y orden del punto de acopio. 4.1.3. Mantenimiento de zonas comunes, lobby, cuartos y torres.

Se efectúa aseo y desinfección del conjunto en su totalidad cada 7 días para conservar los espacios y evitar deterioro dentro de las zonas comunes. La aplicación de procedimientos de bioseguridad se realiza diariamente y en zonas de alto tráfico cada dos horas. Se instaló dispensador de gel antibacterial al ingreso al edificio. Se cuenta con tapete de ingreso y se hace control de seguimiento a ingreso de visitantes por el personal de vigilancia.

4.1.4. Mantenimiento Ascensores

El mantenimientos preventivo y correctivo del equipo de trasporte vertical lo adelanta Schindler de Colombia, proveedor de los ascensores, de manera mensual. Este mantenimiento incluyó en el primer semestre los ajustes a recorrido y acomodación de la cabina por las molestias que causa el material particulado que se desprende durante los primeros meses de operación de la estructura del edificio. Se hace un seguimiento con personal de vigilancia al personal de mudanzas y obra para evitar daños en cabina.

4.1.5. Mantenimiento Duplicadores

Se inició con el mantenimiento de duplicadores el cual se realizará cada 2 meses por recomendación del proveedor, quien manifiesta que el no uso igualmente causa deterioro de los equipos, por lo que son activados con periodicidad semanal. El costo de los duplicadores comunes es a cargo de la Administración. Los propietarios asumen el costo de los propios.

4.1.6. Control de Roedores

Se efectuó fumigación y control de roedores en el Edificio con la Compañía FUMICOAN el 17 de junio de 2021. Esta actividad se debe programar dos veces al año. 4.2. ATENCION DE LA EMERGENCIA SANITARIA POR COVID-19 La Administración del edificio elaboró el Protocolo de Bioseguridad que fue puesto en conocimiento y divulgado a los residentes y visitantes desde el recibo de sus apartamentos. Dicho protocolo sigue las disposiciones del Gobierno Nacional durante la emergencia y de las autoridades nacionales y regionales de salud. En desarrollo de las normativas sanitarias del conjunto, se lleva un registro detallado de visitantes, y se tiene en forma permanente gel antibacterial para uso tanto de visitantes como residentes. El personal de vigilancia, con el concurso del de aseo, prestan toda la colaboración a personas que reportan situación de contagio por Covid-19. Hasta la fecha no se ha presentado emergencia por contaminación masiva debido a los protocolos de contención que se activan en cada episodio. 4.3. HABEAS DATA

La Administración del edificio acogió la Política de Manejo y Tratamiento de Datos con sujeción a la Ley 1581 de 2012. Se publicaron las políticas del tratamiento y habeas data y se solicitó la actualización de datos por parte de los residentes y copropietarios en aras de tener mayor seguridad en el ingreso de personas al edificio y por conocimiento de los residentes. 4.4. PROTOCOLO DE INGRESO DE PERSONAL DE OBRA

De igual manera se expidió el Protocolo de Ingreso de Contratistas al conjunto en el que se establecen las medidas de seguridad, higiene, protección e identificación de todas las personas que ingresan al conjunto para adelantar labores de construcción, remodelación, mantenimiento y reparación, tanto en bienes privados como comunes. Para el desarrollo de obras se diligencia un formulario de control y se deja depósito de garantía de daños.

5. COMPRAS

Con un manejo racional del gasto, se adquirieron suministros suficientes para asegurar la operación, aseo y mantenimiento de bienes comunes. 6. GESTION FINANCIERA

Se adelantaron gestiones financieras de control y contención del gasto, sin poner en riesgo la operación. Igualmente se organizó la información y archivos de la copropiedad en aras de iniciar el funcionamiento de la copropiedad de la mejor manera. 6.1. Organización de la contabilidad

El Departamento de Contabilidad de CASSA dirigió su labor en la elaboración de la contabilidad bajo normas NIF, sentada en sistemas digitales y medios magnéticos conforme se autoriza en el Decreto Ley 019 de 2012. 6.2. Cartera

Se ha logrado mantener una cartera sana lo que permite que la copropiedad pueda sufragar los gastos previsto en el presupuesto de manera oportuna. 6.3. Impuestos

Se han presentado las declaraciones de impuesto de retención en la fuente a que está obligada la copropiedad. Se obtuvo la exención del 4 por mil por tratarse de persona sin ánimo de lucro. 7. CUMPLIMIENTO NORMATIVO

Dentro de las actividades de cumplimiento normativo, se implementaron las medidas de Emergencia Sanitaria con base en las Resoluciones 385, 666 y 890 de 2020 y recientemente 777 del 2021 del Ministerio de Salud, así como los Decretos Locales y ordenes administrativas de la Secretaría de Salud de Bogotá. En desarrollo de las normas del Reglamento de Propiedad Horizontal se remitieron llamados de atención y circulares de cumplimiento con miras a mantener la tranquilidad, la paz y la convivencia pacífica.

A través de la plataforma digital de correo masivo que sirve a CASSA, se expidieron circulares mediante las cuales se suministró información de interés de los residentes y propietarios del edificio. Queremos recomendar a los propietarios y residentes la revisión periódica de la bandeja del correo no deseado, donde pueden llegar las circulares sin que tengan conocimiento, y la marcación de la dirección electrónica del casillero del edifico como “dirección segura”. El edificio cuenta con un alojamiento en la página web de CASSA, en la que se cuentran publicadas las normas y documentación relevante que puede ser consultada por ustedes en www.cassa.com.co/edificiomila .

Escanee el código QR para direcciónar a la página 8. ACTIVIDADES SUGERIDAS

Como Administradores Provisionales evitamos incurrir en expedición de normas arbitrarias e inversiones innecesarias hasta tanto sea elegido el Consejo de Administración y sesione la Asamblea. No obstante, si es importante que destaquemos a la copropiedad algunas actividades y procesos que sugerimos sean abordados de manera prioritaria: A. Contratos de mantenimiento: se deben negociar los contratos de mantenimiento

de bombas, planta eléctrica, RCI, zonas húmedas. Estos contratos no fueron suscritos toda vez que el mantenimiento ha sido a cargo de la constructora hasta el mes de agosto.

B. Reglamentación del uso de los bicicleteros: El edificio tiene un total de 108 apartamentos y cuenta con un total de 64 bicicleteros, siendo insuficiente para dar cabida a todas las bcicletas de los residentes, por lo que se debe regular su uso y seguridad. Sugerimos desde el consejo expedir una reglamentación donde se establezca la forma de asignación y costo de los cupos. A la fecha la

Adminstración a permitido la colocación de bicicletas de manera temporal y sin asumir responsabilidad de custodia, con el compromiso del copropietario de retirarla y acogerse a las normas que adopte la Administración Definitiva.

C. Reglamentación de uso zonas húmedas: Para efectos de garantizar el uso y bioseguridad de la zona es necesario establecer las directrices para su uso y goce por parte de los residentes. Las condiciones sanitarias actuales hace necesario que el uso se haga de manera restringida, controlada y con períodos de ventilación y acondicionamiento entre usuarios para lo que es imprescindible que se expida desde el Consejo una reglamentación que complemente el Protocolo de Bioseguridad. Igualmente debería procurarse un cobro por el uso y aseo de la zona.

D. Reglamentación de uso de terraza: La terraza de cubierta no ha sido entregada aun por la constructora. Para su recibo es importante expedir una reglamentación que establezca normas de uso, comportamiento y preferiblemente una tasa de retribución de gastos de servicios públicos y aseo.

E. Normas de convivencia: La vida en comunidad requiere se establezcan unas normas para lograr una sana convivencia dentro de las cuales sugerimos se hagan acuerdos sobre diferentes temas como los que enunciamos (sin ser limitativo), así:

a. Expedición de Reglamento obligatorio de disposición de residuos b. Normas de Uso del Salón Social y de reuniones privadas en apartamentos

estableciendo horarios y en especial nivel de ruido c. Ventanas y armonía estética del edificio. Las fachadas son elemento esencial

del edificio por lo que debe regularizarse la instalación de películas de protección soral, mallas y demás implementos decorativos

d. Uso de la zona común de Play & Tech. En dicha zona que aun no ha sido entregada, se encuentra ubicado el teatrino (espacio confinado) que requiere de normas de bioseguridad, y la minibolera, que tiene un manejo de cuidado y responsabilidad. Se sugiere la adopción de normas de uso y comportamiento en la zona.

e. Régimen sancionatorio por violación al Reglamento de Propiedad Hoizontal y normas de convivencia. Como tarea fundamental del Consejo de Administración en la primera etapa de vida social en el edificio debe tenerse presente la facultad que le asiste al Consejo para imponer sanciones por incumplimiento de obligaciones no pecuniarias.

f. Cartelera. La Administación provisional no adquirió cartelera para el edificio hasta tanto el Consejo no defina las condiciones de diseño, tamaño y

ubicación. Sin embargo, es necesario contar con un medio de difusión adicional a circulares en papel y correos masivos informativos.

La Administración Provisional de EDIFICIO MILÀ quiere agradecer a todos los copropietarios, al Personal de vigilancia y aseo que labora en las instalaciones y a los proveedores de bienes y servicios por acompañar la labor en beneficio de la copropiedad.

¡Muchas Gracias!

LILIÁN MORA SÁNCHEZ Representante Legal

ELIZABETH RINCÓN CORREDOR Administradora Delegada

LILIANA CORREA Asistente de Administración