INFORME DE SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS...
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CAU. Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas. Elaborado por el Comité Ejecutivo de la CAU: - Pepa Sánchez Monterrubio (Universitat de Barcelona) - Pilar Gil García (Universidad de Castilla‐La Mancha) - Mª Irene Manclús Cuñat (Universitat de València) - Miguel Angel Santos Crespo (Euskal Herriko Unibertsitatea/Universidad del País Vasco) Septiembre 2019 Esta obra está sujeta a una licencia Creative Commons de Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 No adaptada disponible en http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.ca INFORME DE SITUACIÓN DE LOS ARCHIVOS UNIVERSITARIOS ESPAÑOLES 2018
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CAU. Conferencia de Archiveros de las Universidades Españolas.
Elaborado por el Comité Ejecutivo de la CAU:
- Pepa Sánchez Monterrubio (Universitat de Barcelona)
- Pilar Gil García (Universidad de Castilla‐La Mancha)
- Mª Irene Manclús Cuñat (Universitat de València)
- Miguel Angel Santos Crespo (Euskal Herriko Unibertsitatea/Universidaddel País Vasco)
Septiembre 2019
Esta obra está sujeta a una licencia Creative Commons de Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 3.0 No adaptada disponible en http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/deed.ca
INFORME DE SITUACIÓN DE LOS
ARCHIVOS UNIVERSITARIOS ESPAÑOLES
2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
2
Sumario
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
DATOS GENERALES .................................................................................................. 4
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS......................................................................... 6
RECURSOS HUMANOS E INFRAESTRUCTURAS .................................................... 11
SERVICIOS ............................................................................................................... 20
FONDOS DOCUMENTALES ..................................................................................... 31
GESTIÓN Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL ........................................................... 34
INFORMATIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA ..................................... 40
ASISTENCIA TÉCNICA EXTERNA ............................................................................. 50
COOPERACIÓN ........................................................................................................ 51
TRANSPARENCIA .................................................................................................... 53
PROTECCION DE DATOS ......................................................................................... 54
CONCLUSIONES ...................................................................................................... 57
ANEXO ..................................................................................................................... 60
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
3
INTRODUCCIÓN
La Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU), organización que representa a todos los archivos universitarios, forma parte de la CRUE en su condición de grupo de trabajo permanente de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales.
Desde 1999, la CAU realiza cada dos años informes de situación de los archivos universitarios, recogiendo los datos e indicadores de actividad aportados por sus miembros.
Para este informe de 2018, el Comité Ejecutivo de la CAU solicitó en febrero de 2019 a los responsables de los archivos universitarios que cumplimentaran la encuesta a través de la cual se recogen estos datos e indicadores de actividad.
Aunque en los últimos años se ha logrado un alto nivel de participación de los archivos universitarios, el nivel de participación ha sido un elemento de distorsión en el análisis de los resultados en relación a la evolución de los informes de situación en estos años, aspecto que se ha tenido en cuenta en su elaboración con el objetivo de obtener una visión global de la evolución de los archivos desde el 1999 hasta la actualidad.
En cuanto al formato de la encuesta se mantienen la mayoría de las preguntas desde 1999, aunque incorporando preguntas sobre cuestiones relevantes en su momento. En el año 2008 sobre la gestión de documentos electrónicos y la implantación de la administración electrónica en las universidades, en el año 2016, cuestiones relacionadas con la Ley de Transparencia y en la encuesta que ahora presentamos cuestiones relacionadas con la Ley de Protección de datos.
La elaboración de este nuevo informe referido a la situación de los archivos universitarios en el año 2018 tiene como objetivo principal servirles de instrumento para avanzar en los servicios que prestan a la comunidad universitaria y a la sociedad en general.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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DATOS GENERALES
Muestra
La encuesta se envió a los responsables de los 56 archivos universitarios que
existen en España (correspondientes a 10 universidades privadas y 46 públicas).
Respondieron 49 archivos, de los cuales 10 pertenecen a universidades privadas
y 39 a universidades públicas. En el Anexo I incluimos los archivos que
respondieron a la encuesta.
El porcentaje de participación ha sido del 88%, lo que supone un aumento
respecto de la participación del 84% registrada en la encuesta de 2016; aunque
inferior al 90,5% registrado en 2014, pero bastante superior a la registrada en
otros años (en 2012 fue del 79,2% y en 2010 del 66%).
Universidades con archivo
Antes de pasar a analizar los datos aportados por los 49 archivos, se presenta la
información relativa a las universidades que cuentan con servicios de archivo1. El
siguiente cuadro muestra la evolución de este indicador desde 1994 (año de
constitución de la CAU) hasta 2018.
1 En esta encuesta la CAU ha partido siempre de la relación de universidades integradas
en la CRUE.
0
10
20
30
40
50
60
70
80
1994 1997 1999 2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
41
5966 68 70 71 74 75 75 76 76 76
2429
3641
4549 50 53 53 55 55 56
Universidades con archivo
TOTAL Universidades TOTAL Universidades con archivo
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
5
La evolución es positiva, ya que el porcentaje de universidades con archivo
constituido ha pasado del 58,5% en 1994 al 73,7% en 2018. Todavía hay un 26,3% de
universidades (4 públicas y 16 privadas) que no disponen de archivo.
Estructura universitaria
Las características de la Universidad española tipo que se derivan de los datos
aportados en la encuesta 2018 son las siguientes: predominio de estructuras
universitarias descentralizadas, con una media de 4 campus en 4 localidades
distintas, con alrededor de 30.390 estudiantes y una plantilla media de 2.085 PDI
y 1.010 PAS.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Denominación
Predomina la denominación de Archivo General o Archivo Universitario en buena
parte de las respuestas recibidas, con un total de 29 casos.
Los archivos con funciones exclusivas de archivo histórico y con tal denominación
están en retroceso en el ámbito universitario. En otros casos el archivo comparte
denominación con “Registro” y “Gestión de Documentos” o “Gestión
Documental”. En estos casos se ha dado prioridad al cómputo dentro del
apartado “Registro”.
2014 2016 2018
Archivo General /Archivo Universitario 23 31 29
Archivo Histórico 3 2 1
Incluye Registro 5 7 5
Incluye Gestión de Documentos; Gestión documental 5 4 5
Incluye Archivo, Registro, Gestión de Documentos o Gestión
Documental 1 1 8
Otras 13 2 1
TOTAL 50 47 49
Categoría
2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Servicio 12 19 19 22 19 26 24 22
Sección 12 14 12 10 15 14 15 16
Otros 6 7 8 5 7 10 8 11
NC 11 1 ‐ ‐ 1 ‐ ‐ ‐
TOTAL 41 41 39 35 42 50 47 49
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Del total de encuestas del 2018 se detecta que la categoría administrativa de
Servicio (45%) predomina sobre la de la Sección (33%).
Este indicador es positivo en la medida en que los archivos van mejorando su
posición en la estructura administrativa universitaria, mejora demandada por la
Conferencia de Archiveros Universitarios desde su constitución. El mayor
reconocimiento institucional de la función de gestión de documentos y de
archivo en la universidad, el impulso de la gestión documental y el archivo
electrónico único en el marco del nuevo procedimiento y régimen jurídico y de la
administración electrónica, sin duda, favorece la capacidad de actuación e
iniciativa de los archivos universitarios.
45
33
22
Categorías de los archivos en 2018 ‐ %
Servicio Sección Otros
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Dependencia
Se analiza tanto la dependencia orgánica, de carácter más formal, como la
dependencia funcional, factor de notable incidencia en el funcionamiento de los
Servicios de Archivo.
Se mantiene la tendencia predominante de dependencia orgánica del Secretario
o Secretaria General, observando un claro retroceso desde 1999 de la
dependencia de los servicios de Biblioteca.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
1999
2001
2003
2006
2008
2010
2012
2014
2016
2018
Dependencia orgánica de los archivos ‐ %
NC Otros Gerencia Biblioteca Secretaria General
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Los datos relativos a la dependencia funcional presentan un claro predominio de
la dependencia del Secretario o Secretaria general, seguida de la Gerencia.
Normativa
En la encuesta se pregunta sobre la mención del archivo en los Estatutos de las
universidades. De las 49 universidades que responden a la encuesta 37
mencionan al archivo en sus estatutos (75,5%) y 12 no lo mencionan (24,5%).
Comparando estos datos con los de las encuestas anteriores se observa un
estancamiento en el número de archivos reflejados en los estatutos de su
universidad.
0 10 20 30 40 50 60 70
1999
2001
2003
2006
2008
2010
2012
2014
2016
2018
Dependencia funcional de los archivos ‐ %
NC Otros Gerencia Biblioteca Secretario General
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2018
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Respecto a la regulación de su sistema archivístico, se observa un aumento
porcentual (83,7%) en los archivos con algún tipo de regulación, normalmente
reglamento, mientras que el resto sigue sin normativas.
El siguiente cuadro refleja diversos tipos de regulación de los archivos,
mostrando el aumento del número de archivos que disponen de reglamento.
Aunque la tendencia es francamente positiva, la CAU sigue insistiendo en la
necesidad de desarrollar normativas sobre gestión de documentos y archivos en
las universidades.
2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Acuerdo ‐ ‐ 2 4 4 ‐ ‐ 2 3
Reglamento 11 11 20 23 24 28 37 34 38
Otro 9 ‐ 6 2 3 3 2 2 3
NC ‐ ‐ ‐ 11 4 ‐ ‐ 9 5
No tiene ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ 11 11 ‐ ‐
Estructura
La mayoría de los archivos no contestan a la pregunta sobre la estructura
organizativa del Archivo, por lo que podemos deducir que no cuentan con una
estructura administrativa interna.
Las respuestas afirmativas aportadas reflejan una diversidad organizativa que no
permiten identificar una tendencia general: existencia de varios archivos en
diferentes ubicaciones; secciones de archivo histórico e intermedio; secciones de
archivo y registro; estructura de acuerdo con las funciones o actividades, tales
como coordinación de oficinas, restauración, etc.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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RECURSOS HUMANOS E INFRAESTRUCTURAS
Plantilla
Los recursos humanos, principal activo de las organizaciones, han sido siempre
uno de los recursos más limitados en los archivos universitarios. En los sucesivos
informes de la CAU se ha constatado el ritmo lento de crecimiento medio de las
plantillas, en general siempre por debajo del incremento de las competencias,
actividades y servicios de los archivos.
En 2018, en los 49 archivos que respondieron a la encuesta trabajan 187 personas,
con situaciones muy diversas, desde archivos en los que trabaja únicamente una
persona hasta uno en el que trabajan 16. Quizá es más significativo el dato de que
más del 52% del total manifiestan tener entre 1 y 3 personas, lo cual indica que hay
archivos que siguen careciendo de la plantilla mínima necesaria.
A continuación, se analizan las categorías y distribución de los recursos humanos,
haciendo distinción entre personal funcionario y laboral, en el que está incluido
el personal de las universidades privadas.
Personal Funcionario
Nº de personas 2016
% sobre el total de
personal 2016
Nº de personas 2018
% sobre el total de
personal 2018
Grupo A1 27 19,7 32 26,4
Grupo A2 55 40,15 41 33,9
Grupo C1 27 19,7 26 21,5
Grupo C2 28 20,45 22 18,2
TOTAL 137 100 121 100
Personal Laboral
Nº de personas 2016
% sobre el total de
personal 2016
Nº de personas 2018
% sobre el total de
personal 2018
Grupo I 9 14,51 10 15,2
Grupo II 8 12,9 12 18,2
Grupo III 30 48,39 29 43,9
Grupo IV 15 24,2 15 22,7
TOTAL 62 100 66 100
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
12
Parece mantenerse la tendencia registrada en años anteriores de predominio del
Grupo A2 en las plantillas de funcionarios y del Grupo III en la de laborales.
Aunque se detecta un leve aumento del personal del Grupo A1.
El siguiente gráfico representa la distribución del personal por categorías,
considerando tanto el personal funcionario como laboral.
La siguiente representación gráfica de la evolución de las plantillas en los archivos
muestra el número de efectivos por grupos, aunque hay que señalar la posible
distorsión producida por el diferente grado de participación en las encuestas.
22,5
28,329,4
19,8
Distribución de Recursos Humanos según grupos en 2018 ‐ %
A1+Grupo I A2 + Grupo II C1 + Grupo III C2 + Grupo IV
0
10
20
30
40
50
60
70
2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Recursos Humanos por Grupos: Evolución 2010 a 2018
Grupo A1/I Grupo A2/II Grupo C1/III Grupo C2/IV Grupo E/V
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
13
Dentro del apartado de recursos humanos, se analizan también las categorías de
directores o responsables de archivos, cuya distribución en 2018 es de un 40,8%
del Grupo A1/I, un 32,7 del A2/II y un grupo amplio de un 16,3% que presenta
situaciones diversas (denominaciones tales como “Directivo”, “Jefe”, “Doctor”,
“Jefe de Sección A1/A2”, etc.).
Es difícil comparar los datos de unos años con otros porque dentro del amplio
número de denominaciones diversas, algunas de ellas en encuestas anteriores,
unas veces se interpretaban como A1/I y otras como A2/II.
Aunque se puede constatar una tendencia desde los datos de 2003 a aumentar el
Grupo A1/I, que es el propio del personal directivo, en detrimento del A2/II.
Aun así, todavía existe un buen número de archivos universitarios, públicos y
privados, que no están dirigidos por personal de grupo A1 para el personal
funcionario y Grupo I para el personal laboral.
40,8
32,7
16,3
Categoría de los Directores de archivo 2018 ‐ %
Grupo A1/I Grupo A2/II Otros
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Queremos señalar que, en el número de encuestas contestadas en 2018, baja la
tendencia del personal A1/I en los puestos directivos y se mantiene el grupo A2/II.
El resultado debe ponerse en relación con el número total de encuestas
contestadas en cada periodo.
15
2321
17
22
27
23
2020
1314
1517
13
1716
1 113
87
8
5
1 1
0
5
10
15
20
25
30
2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución de la categoria de los Directores de archivo
Grupo A1/I Grupo A2/II Grupo C1/III Otros NC
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Recursos económicos
En relación con la existencia o no de presupuesto propio, disponemos de los
siguientes datos:
Universidades Porcentaje
Sí 19 39%
No 30 61%
A continuación, se muestra un cuadro que muestra la evolución del número de
archivos con presupuesto propio:
De las universidades que tienen presupuesto propio y facilitan datos, las
cantidades oscilan entre un mínimo de 3.000 euros y un máximo de 39.600 euros.
Se aprecia una sensible bajada en la dotación de recursos económicos dedicados
al archivo.
6 58
1215
17 16
2219 19
27
34
29 2825
18
2628 28
30
0
5
10
15
20
25
30
35
40
1999 2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Archivo con presupuesto propio
si no
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Instalaciones
Los datos aportados sobre dimensiones de instalaciones son dispares porque
también es dispar la tipología de los archivos universitarios. Se aportan los
valores medios calculados sobre el número de respuestas.
2016 2018
Número de depósitos Nº de Archivos que proporcionan datos
47 49
Valores Medios 3,14 3,06
Metros cuadrados de depósito Nº de Archivos que proporcionan datos
45 48
Valores Medios 555,52 595,21
Metros cuadrados de servicios técnicos
Nº de Archivos que proporcionan datos
34 41
Valores Medios 92,23 86,89
Metros cuadrados de sala de consulta Nº de Archivos que proporcionan datos
30 36
Valores Medios 47,31 32,8
Las 49 universidades que respondieron a la encuesta tienen un total de 150
depósitos. La mayor parte de los archivos, un total de 31, cuentan con 1, 2 o 3
depósitos. El gráfico siguiente representa en cifras el total de archivos y el
número de depósitos que poseen, incluyendo la comparativa con los datos
aportados en la encuesta de 2016.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Las superficies de los depósitos varían notablemente, entre un mínimo de 70
metros cuadrados y un máximo de 2.500.
En general, el espacio destinado a servicios técnicos es bastante limitado y
también muy dispar, registrándose un mínimo de 5 metros cuadrados y un
máximo de 270.
Llama la atención el bajo valor medio de la superficie destinada a sala de consulta
de usuarios, llegando incluso a ser inexistente en varios archivos universitarios,
carencia ya resaltada en otros informes que apenas ha mejorado. En todo caso es
muy dispar, registrándose un mínimo de 4 metros cuadrados y un máximo de 303.
La información relativa a metros lineales de estanterías ocupadas y libres se ha
recogido en tramos para facilitar el tratamiento y presentación de los datos:
M / L estanterías ocupadas 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Hasta 1000 m/l
23,4 26,5
De 1001 a 2000 m/l
16,17 30 31,9 24,5
Más de 2000 m/l 38,37 42,8 47,6 44 44,7 49,0
10
17
56
32
12
1
11
16
4
9
3
1 12
1
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
1 2 3 4 5 6 7 8 15
Nº Universidad
es
Nº Depósitos
Depósitos
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
18
M / L estanterías libres 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Hasta 500 m/l 41 60 57,1 62 59,59 61,2
De 501 a 1500 m/l
29,78 26,5
Más de 1500 m/l
10,63 12,3
El porcentaje de archivos con más de 2.001 metros lineales de estanterías
ocupadas pasa del 38,7% en 2008, al 49% en 2018. Hay que señalar que en 2014 se
produce un incremento notable, y esto es positivo, de los archivos que tienen de
1.001 a 2.000 metros lineales de estanterías ocupadas, al pasar de representar en
2012 el 16,7% al 30 % en 2014, dato que sigue en aumento tanto en 2016 pero que
baja considerablemente en 2018. A destacar el aumento de archivos con más de
2000 ml de estanterías ocupadas.
En cuanto a la disponibilidad de estanterías libres, Los datos de 2018 siguen
confirmando la tendencia a la escasez de espacio en los archivos, indicativo de
que bastantes archivos pueden tener problemas de almacenamiento en un
futuro próximo si no se amplían sus instalaciones.
En cambio, se observa un aumento considerable en las previsiones de ampliación
de los espacios dedicados a depósitos, 35 archivos declaran tener previstas
ampliaciones de sus espacios
Archivos con previsiones
de ampliacion
2016 2018
si 19 35
no 28 14
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
19
En cuanto a los datos sobre exclusividad de uso y acceso restringido al personal
del Archivo de los depósitos: 42 archivos cuentan con depósitos de uso exclusivo
y 43 con acceso restringido para el personal del Archivo, mientras que sólo 6
archivos no disponen de depósitos con las condiciones idóneas que garanticen
plenamente la seguridad y control por parte del propio Archivo.
Uso exclusivo 2016 2018
si 41 42
no 6 7
Acceso restringido 2016 2018
si
43
no
6
En cuanto al archivo digital se ha preguntado si el Archivo contaba con
almacenamiento específico para albergar dicho archivo, de 49 respuestas 16 han
sido positivas, la tendencia de este indicador respecto a la encuesta del 2016 es
positiva y con la mirada firme en la puesta en marcha del archivo electrónico
único.
Archivo digital 2016 2018
si 14 16
no 33 33
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
20
SERVICIOS
Consultas de documentos
La mayor parte de los archivos que han contestado la encuesta (un 58%) tiene un máximo de 250 consultas anuales. Ello está relacionado con el tamaño medio de los archivos y de sus universidades.
La siguiente tabla nos permite comparar los datos desde 2008:
55,1
16,3
28,6
Consultas anuales 2018 ‐ %
Hasta 250 De 251 a 500 Más de 500
65 63 65
5457 55
149
1418
2116
22
29
21
2821
29
0
10
20
30
40
50
60
70
% % % % % %
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución de las consultas ‐ %
Hasta 250 De 251 hasta 500 Más de 500
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
21
En general, se registra una tendencia de crecimiento progresivo de la consulta de documentos en los archivos universitarios.
Las encuestas contestadas en 2018, un total de 49, nos permite observar que el número de archivos con hasta 250 consultas son mayoría con valores estabilizados en 54% ‐ 57% , y apreciar un aumento considerable respecto a 2016 de los archivos que atienden más de 500 consultas anuales (14 archivos).
Préstamos
Respecto al número de préstamos anuales, los datos recogidos son los siguientes:
2016 % 2018 %
Hasta 100 17 36,2 17 34,7
De 101 a 500 19 40,4 19 38,8
Más de 500 11 23,4 13 26,5
34,7
38,8
26,5
Préstamos anuales 2018 ‐ %
Hasta 100 De 101 a 500 Más de 500
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
22
Respecto a los préstamos de documentos realizados en 2018, se aprecia, un aumento muy sensible de los archivos que prestan entre 100 y 500 documentos.
Este hecho nos permite esbozar un escenario en el que se puede constatar que los archivos universitarios están cada vez más cerca de las unidades administrativas, asumiendo documentos con cronologías más tempranas y por ello realizando muchas tareas de apoyo/gestión con la propia administración.
30
40 41
3236 3535
40
33 34
40 39
32
20
26
34
2427
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
% % % % % %
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución de los préstamos ‐ %
Hasta 100 De 101 a 500 Más de 500
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Medio de realización de las consultas o préstamos
En la siguiente tabla se observan los datos respecto a la forma en que se realizan las consultas y los préstamos en los archivos universitarios.
La gestión de las consultas y préstamos por correo electrónico continúa siendo el sistema más utilizado, seguido de la forma tradicional de préstamo y consulta presencial y de la consulta telefónica. Las ventajas tanto para usuarios como para el personal del archivo son evidentes: reducción del tiempo de gestión, mayor satisfacción del usuario, mayor flexibilidad del personal del archivo, etc.
22
3224
55
10 2
Medios de consulta o préstamo 2018
Teléfono
Correo‐e
Consulta presencial
Consulta correo postal
Sistema de gestióndocumental
Formulario de consulta web
Otros
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
24
Comparando estos datos con los de años anteriores, se aprecia además de un aumento importante de ambos servicios, el incremento paulatino del correo electrónico, convertido en una herramienta tecnológica de uso cotidiano en la gestión universitaria, disminuyendo progresivamente el uso del correo postal (6,6%) para esta actividad. La gestión por teléfono o directamente en el propio archivo se mantiene en porcentajes similares.
La gestión de las consultas y préstamos en los propios sistemas de gestión documental, presentes ya en la encuesta anterior, sigue creciendo paulatinamente. Actualmente 7 archivos universitarios utilizan el propio sistema de gestión documental para la gestión y control del proceso de préstamo y consulta de documentos. Además, en el período 2014‐2016 han irrumpido con fuerza los formularios de consulta web, 14 archivos declaran utilizarlos.
0
5
10
15
20
25
30
35
40
2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución medios de consulta
Teléfono Correo‐e
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Otros
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
25
Usuarios del archivo
La tipología de usuarios que visitan los archivos presenta esta evolución de valores desde 2006 hasta 2018.
Personal docente
Personal Adm. Serv.
Investigadores Estudiantes Otros
2006 20,2 31,6
13,2 13,2
2008 20,6 30,5
14,8 10,7
2010 18,0 34,0
11,0 3,0
2012 19,0 44,0 25,0 9,0 3,0
2014 18,0 43,0 26,0 11,0 2,0
2016 19,6 42,9 25,8 9,0 2,7
2018 18,7 47,3 23,1 8,4 2,5
Lógicamente, la tipología de cada archivo universitario marcará el tipo de usuario del mismo. En el caso de los archivos con documentos administrativos el mayor porcentaje de usuarios del archivo son miembros de la propia comunidad universitaria, especialmente el personal de administración y servicios. En el caso de los archivos con documentos históricos la presencia de personal docente, investigadores y estudiantes aumenta considerablemente, como vemos en el cuadro evolutivo.
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En la medida en que el volumen de documentos de acceso público sea mayor y más variado, aumentará el número de usuarios externos a la institución.
Horario de atención a los usuarios
En la mayor parte de los archivos la atención a los usuarios se concentra en horario de mañana (60%). Se mantienen los datos de apertura respecto de las encuestas anteriores.
Horario %
Mañana 61%
Mañana y tarde (8h/día) 31%
Mañana y tarde (12h/día) 8%
0,0
5,0
10,0
15,0
20,0
25,0
30,0
35,0
40,0
45,0
50,0
2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución tipología usuarios ‐ %
Personal docente Pers. Adm. Serv. Investigadores Estudiantes Otros
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Formación de usuarios
Como se refleja en el siguiente gráfico, de un total de 49 universidades encuestadas el 60% de los archivos realizan actividades de formación, dirigidas tanto a usuarios internos de la institución como a usuarios externos.
El porcentaje comparativo entre el año 2016 y el 2018, nos lleva a observar una bajada en los archivos que realizan entre 1 y 5 actividades anuales, bajada compensada sobradamente con el aumento de los archivos que realizan más de 5 y más de 10 actividades de formación anuales.
La actividad formativa es de gran relevancia en los archivos, y constituye una buena muestra del esfuerzo realizado por los archivos universitarios para desarrollar este servicio.
60
40
Actividades de formación 2018 ‐ %
si no
22
3 3
18
5 5
0
5
10
15
20
25
1 a 5 6 a 10 + de 10
Comparativa nº de actividades de formación por archivo
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Las actividades de formación se dirigen mayoritariamente al personal de administración y servicios y se centran en el ámbito de la gestión documental y el archivo, bien dentro del plan de formación de la propia universidad, o como cursos, talleres específicos o jornadas, e incluso a través del asesoramiento personalizado.
Además de las actividades para usuarios internos, con la implantación de los grados y másteres, los archivos están adquiriendo protagonismo, pues, realizan tareas de tutorización de alumnos en prácticas, tanto curriculares como extracurriculares y de alumnos en proceso de realización de trabajos de fin de grado (TFG) o trabajos de fin de máster (TFM). Incluyendo, también, alumnos Erasmus en prácticas.
Aunque en porcentaje más reducido también se realizan actividades formativas destinadas a los usuarios docentes e investigadores.
Los archivos universitarios realizan mayoritariamente entre 1 y 5 actividades de formación anuales, a pesar de la dificultad que supone la insuficiencia de recursos humanos.
7074,36
7074
6966
60 60
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución archivos con actividades de formación ‐ %
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Actividades de difusión
El porcentaje de archivos que lleva a cabo actividades de difusión en 2018 es del
65 %
Hemos observado un aumento porcentual en las actividades de difusión realizadas por los archivos, respecto de la encuesta del año 2016.
65,3
34,7
Archivos con actividades de difusion 2018 ‐ %
si no
15
65
22
3
6
0
5
10
15
20
25
1 a 5 6 a 10 + de 10
Comparativa nº actividades de difusión por archivo
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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Las actividades de difusión que se realizan son variadas, siendo la publicación en web de los instrumentos de descripción, la participación/organización de exposiciones, tanto presenciales como virtuales, y las publicaciones sobre el archivo, las actividades más desarrolladas. Los archivos universitarios realizan entre 1 y 5 actividades anuales.
Como gran reto y novedad debemos destacar la presencia cada vez mayor de los archivos universitarios en las redes sociales, Twitter, Facebook, etc. que permite hacer difusión del archivo, de sus fondos y actividades a sectores muy amplios de población y que exceden totalmente al hasta ahora “usuario tipo” que pudiésemos tener en los archivos universitarios.
60
48,743
7468
76
59,565,3
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución archivos con actividades de difusión ‐ %
2
14
21
14
22
2
8
0
5
10
15
20
25
2018
Tipo actividades de difusión
Dia Int. Archivos Exposiciones Instr. Descrip. Web
Redes sociales Publicaciones s/ archivo Visitas
Conferencias
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FONDOS DOCUMENTALES
Características de los fondos documentales
Las características de los fondos documentales que se custodian en los archivos universitarios determinan en gran medida las actividades y tareas que se llevan a cabo, por lo que interesa conocer su naturaleza, tipología y cómo se gestionan.
En cuanto a la naturaleza de los archivos con respecto a sus fondos, se observa que del total de los 49 archivos que contestan esta pregunta, 39 archivos custodian tanto documentos administrativos como históricos. La mayor parte son archivos generales, que incorporan documentos de cualquier época, en el marco de un sistema de gestión único que cubre todas las etapas del ciclo de vida de los documentos. Los restantes 10 archivos custodian documentos administrativos.
Además de los documentos propios de cada universidad, de los 49 encuestados, un total de 29 archivos custodian donaciones y legados y en algún caso han aumentado sus fondos mediante compras o comodatos y depósitos.
9
38
10
39
0
10
20
30
40
50
Administrativos Administrativos/Históricos
Naturaleza de los archivos universitarios según sus fondos
2016 2018
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2018
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Formato y soporte de los documentos
La totalidad de los archivos conservan documentos textuales, pero se aprecia el aumento de otro tipo de soportes. En el siguiente gráfico se puede observar la evolución en el número y variedad de formatos y soportes de documentos gestionados en los archivos universitarios.
Las respuestas en el año 2018 muestran la recuperación de los valores por lo que se refiere a los documentos electrónicos/digitales, en consonancia con la ya derogada Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos que reconocía a los ciudadanos el derecho a relacionarse
98
78
54
4
100
80
59
4
0
20
40
60
80
100
Administrativos Históricos Donac./Legados Otros
Naturaleza de los documentos
2016 2018
0
10
20
30
40
50
60
2001 2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución de los tipos de formatos y soportes
audiovis impresos fotograf gran form electr/digit microfilm manuscr
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electrónicamente con la Administración. Con la aplicación de las Leyes 39/2015 y 40/2015, el rumbo hacia la administración totalmente electrónica y hacia el archivo electrónico único es imparable y su impacto en los archivos universitarios, también.
La historia y antigüedad de las universidades españolas se evidencia por la datación cronológica de los documentos que conservan sus archivos, normalmente ligados a la fecha de creación de la propia universidad. Aunque en muchos casos la cronología de los fondos es mucho más amplia debido a que conservan fondos de instituciones más antiguas que la propia universidad y ya desaparecidas por diversos motivos. En muchos archivos universitarios los fondos procedentes de donaciones o legados también amplían la cronología de los documentos que custodian.
Hay que destacar, sobre todo, que una buena parte de los archivos universitarios custodia documentos muy recientes, en algunos casos ya del año 2018. Esto nos indica que las unidades administrativas transfieren con mayor prontitud los expedientes una vez han finalizado su trámite, y también, que el archivo está cada vez más implicado en la gestión administrativa de su institución.
Del gráfico se desprende que el grueso de los archivos crece hasta 150 m/l por año (33 archivos) y 10 lo hacen entre 151 y más de 200 m/l por año.
10
13
10
7
3
6
0
2
4
6
8
10
12
14
0 ‐ 50 ml 51 ‐ 100 ml 101 ‐ 150 ml 151‐ 200 ml +200 ml ns/nc
Volumen de crecimiento de los fondos por transferencia 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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GESTIÓN Y TRATAMIENTO DOCUMENTAL
En las respuestas a la encuesta todos los archivos manifiestan que realizan algún tipo de intervención sobre la documentación universitaria administrativa o histórica.
Se observa una clara tendencia ascendente de los archivos que intervienen ya en todas las fases del ciclo de vida de los documentos. Este es un dato muy positivo que indica la clara y activa presencia del archivo en la gestión documental de la institución y no sólo como un mero recolector de documentos.
Todas las fases del ciclo
de vida
Activa Activa/semiactiva Semiactiva/Inactiva Sin tratar/No contesta
2001 22 ‐ 12 9 11
2003 25 ‐ 4 7 4
2006 22 3 5 13 3
2008 26 1 5 12 1
2010 28 ‐ 1 6 1
2012 32 ‐ ‐ 10 ‐
2014 34 ‐ 1 13 2
2016 23 ‐ 1 20 3
2018 31 1 0 15 2
Tipo de documentación sobre la que interviene el archivo
La gestión y tratamiento documental es un conjunto de operaciones y técnicas relativas a la concepción, desarrollo, aplicación y evaluación de los procesos necesarios para la identificación, organización, valoración y selección de los documentos desde que se crean hasta que se reciben en el archivo. Los indicadores en este apartado son esenciales para valorar el grado de eficacia y calidad de los archivos.
Clasificación
A la pregunta sobre la existencia de cuadros de clasificación, de 49 respuestas, 47 archivos confirman poseerlo frente a 2 que responden negativamente. Denota claramente la apuesta decidida por la implantación del cuadro de clasificación como el principal instrumento en la gestión de documentos y archivo en las Universidades.
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El elenco de las series se considera fruto del cuadro de clasificación. Desde su creación, cada documento siempre debe estar asociado con una serie. Las series representan funciones de negocios, actividades y transacciones, y la asociación de una serie con un documento le proporciona un contexto de negocio definitivo que vincula el documento con el proceso de negocio que lo generó.
Observamos que el criterio de clasificación utilizado es el funcional (34 archivos), el orgánico‐funcional en 13 archivos y 1 utiliza el criterio de clasificación orgánica. 1 archivo no contesta.
Descripción
Dentro de la gestión y tratamiento documental, la descripción de documentos tiene como finalidad esencial recuperar la información y facilitar el acceso a los documentos.
La descripción es una de las fases del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de instrumentos que faciliten la consulta de los fondos documentales que poseen los archivos.
De las 49 respuestas recibidas, 40 archivos disponen de Registro de transferencias y 18 archivos han publicado su Guía.
Otro instrumento de descripción básico y muy utilizado es el inventario, 41 archivos contestan que tienen elaborado este instrumento esencial para el archivo, pues describe las unidades de instalación o las unidades documentales de una serie o series respetando su estructura.
2224
30
34 33 34
85
7
13
7
13
20 0
2 2 12 1 0 1
0
5
10
15
20
25
30
35
40
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución Tipología Cuadros de Clasificación
Funcional Org‐Funcional Organico Otros
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Respecto al instrumento más costoso de elaborar que es el catálogo detallado de cada documento o expediente, también observamos el mantenimiento de los niveles respecto a la encuesta anterior en un total de 25 archivos que señalan que lo poseen.
Sobre la utilización de normas internacionales para la redacción de los instrumentos de descripción, se aprecia un más que notable aumento respecto de años anteriores: 27 archivos utilizan dichas normas, 15 las usan parcialmente, y sólo 7 no las utilizan.
De las normas internacionales utilizadas se observa la clara preferencia en la aplicación de la norma ISAD(G) exclusivamente y en algunos casos en combinación con otras normas internacionales como la EAD‐EAC, la ISAAR(CPF)
27 28
34
41 4340
11 13 12
1915
18
30 28
3439 38
41
17 16
2225 25 25
0
10
20
30
40
50
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución instrumentos descripción
Reg. Transf. Guía Inventario Catálogo
9
2122
26
18
27
22
10
14
18
11
15
9
46 6
87
0
5
10
15
20
25
30
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución uso normas de descripción
Uso total Uso parcial No usan
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o la ISDIAH, o con normas de ámbito autonómico como son la NOGADA o la NODAC.
Gestión documental
De la gráfica podemos deducir que las responsabilidades del archivo en la gestión documental de cada Universidad, siguen centrándose en las tareas de identificación, valoración y conservación y que la participación del archivo en las tareas de diseño y creación de documentos sigue siendo preocupantemente escasa teniendo en cuenta los requerimientos legales que se exigen para los documentos y procedimientos electrónicos.
36
2 35
1 1 1 0 0
11
36
2 2
7
0 1 1 1 1
9
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Normas de descripción utilizadas
2016 2018
12
36
22
0
12
44
39
28
10
39
34 33
9
4138
36
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
diseño y creacion identific y organizac valoracion y seleccion conserv l/p
Gestión documental
2012 2014 2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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Calendarios de conservación
Los calendarios de conservación determinan los documentos que deben incorporarse al sistema de gestión de documentos y el plazo de conservación de los mismos. Son los instrumentos que recogen las reglas de conservación, aprobadas por las Comisiones de Valoración.
En el calendario de conservación se materializan los plazos de transferencia, conservación y eliminación de las series de documentos señalados en los estudios de valoración de documentos. Este índice también sigue evolucionado positivamente, tal como podemos observar en la gráfica.
La valoración de los documentos pasa especialmente por la existencia de una comisión especializada en la propia universidad y/o en la comunidad autónoma que dedique sus esfuerzos a dictaminar sobre qué documentos y las series de documentos que componen van a ser objeto de conservación permanente.
A la pregunta sobre si existe una Comisión de valoración en la propia universidad en este año 2018, vemos que se mantiene la tendencia al aumento de las universidades con comisión de valoración propia, lo que valoramos de una manera muy positiva, dada la importancia de esta tarea.
20
28 2830 30 31
19
1114
2017 18
0
5
10
15
20
25
30
35
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Evolución de los archivos con calendario de conservación
si no
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Respecto a la existencia de Comisión de Valoración en la Comunidad Autónoma vemos que los datos para el año 2018 muestran un significativo aumento en el ámbito autonómico: 37 universidades responden que sí a la existencia de una Comisión de archivos en la autonomía a la que pertenecen.
Finalmente, respecto al plan de protección para los documentos esenciales, hemos preguntado sobre su existencia y sobre si incluía los documentos electrónicos.
Se observa una reversión de la tendencia a la baja y para el año 2018 de las 18 universidades con plan de documentos esenciales, 11 incluyen los documentos electrónicos, lo cual resulta esperanzador.
18
24 24 2426
28 29 30
17 16 16
11
16
22
18 1921
2629
2326
28 29
37
11 10
6
12
16
22
18
12
6 5 5
0
5
10
15
20
25
30
35
40
2003 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Comisiones de valoración
Si en la univ. No en la univ. Si en la CCAA No en la CCAA Sin Datos CCAA
1517
20
30
12
8
14
33
911
18
31
119
0
5
10
15
20
25
30
35
Sí / Doc.Esenc. No / Doc.Esenc. Sí incluye Doc. Electr.No incluye Doc. Elect.
Plan conservación documentos esenciales
(incluidos los electrónicos)
2012 2014 2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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INFORMATIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA
Para comprender qué nivel de avance ha alcanzado la gestión de documentos con la implantación de sistemas de gestión documental y el archivo con el archivo electrónico y cómo éstos se han conseguido integrar en la administración electrónica de las universidades, hemos conseguido en este informe de encuesta de 2016 distinguir procedimientos desarrollados electrónicamente en nuestras Universidades, pero ninguno todavía es un procedimiento de archivo.
El nivel de aplicación de las tecnologías de la información en los procesos de trabajo del Archivo es un dato clave para evaluar la situación de los archivos universitarios. En este sentido cabe destacar que de los 49 archivos que han respondido la encuesta en esta edición, se mantienen los porcentajes respecto a la encuesta de 2016, así el 83%, ya tienen procedimientos de trabajo informatizados, mientras que el 17%, informan que no o no lo indican, tal como se observa en el siguiente gráfico:
83
17
Informatización 2018 ‐ %
si no / no indican
05
10152025303540
Niveles de informatización de los archivos universitarios
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
41
Se mantienen los niveles bajos en la captura/ingreso de documentos, procedimiento inicial de la gestión de documentos electrónicos, y el cuadro de seguridad, mientras que sigue predominando la descripción de unidades documentales y la gestión del cuadro de clasificación.
Administración Electrónica
A pesar de que el número de respuestas por parte de los archivos ha sido algo menor en esta encuesta la tendencia es que el número de universidades con comisión o grupo de administración electrónica se mantiene estable desde 2010 hasta ahora (un 73%). Con la entrada en funcionamiento de la ley 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y la ley 40/2015 de régimen jurídico del sector público se están produciendo cambios en este ámbito.
Para la CAU, el dato más relevante es conocer el porcentaje de archivos que participa en estas comisiones y el resultado obtenido es que un 53% participa en la Comisión o Grupo de trabajo de su Universidad o bien es asesor interno.
La comparación de la evolución de este dato, aunque la tendencia es positiva, se detecta un retroceso en la participación directa del Archivo en estas comisiones para pasar a una función más asesora. En algunos de los casos debido a la puesta en marcha de la aplicación de gestión documental y se mantiene ese 47% de casos en que el Archivo no ha participado ni está participando en estos órganos de
47
74
83
7074 73
53
26
17
3026 27
18
0 0 0 0 0
56
66
80
52 53 5344
34
20
48 47 47
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
2008 2010 2012 2014 2016 2018
Comisiones / GT administración electrónica y participación del archivo ‐ %
si Comis./GT no Comis/GT sd Comis./GT si participa no participa
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
42
seguimiento de los proyectos estratégicos de cada Universidad y tan estrechamente relacionados con el Archivo.
Se pregunta a los archivos universitarios si existe en la Universidad algún tipo de normativa sobre administración electrónica y el dato más revelador es que un 15% todavía declara “desconocer” si existe normativa aprobada en su Universidad.
En relación a esta pregunta, se constata que un 69% de Universidades tiene normativa de administración electrónica aprobada.
Sobre la existencia de un sistema de gestión documental que permita la gestión de los documentos electrónicos, observamos que desde el 2010 la tendencia se ha estancado y dados los niveles en que se declara que no se dispone de gestor documental, no es un dato positivo.
60 6368 69
40 37
19 1613 15
0
20
40
60
80
2012 2014 2016 2018
Normativa sobre administración electrónica ‐ %
si no ns/nc
43
6066 64 65
4640
34 36 35
0
10
20
30
40
50
60
70
2010 2012 2014 2016 2018
Gestor documental ‐ %
si no
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
43
Para la encuesta de 2018 se han introducido nuevas y más detalladas preguntas sobre aspectos concretos de la administración electrónica en la línea de los objetivos para los cuales la CAU viene realizando estas encuestas periódicas: conocer y compartir todo aquello que cada universidad va desarrollando e implantando en sus archivos.
Las respuestas a toda la serie de preguntas relacionadas con las diferentes aplicaciones adoptadas e implementadas para diversos aspectos de la gestión documental electrónica, se han sintetizado en esta tabla:
Universidades que usan las aplicaciones 2018
A3W de Odilo 6
Acces/ofimática estándar/Filemaker 7
Albala 2
Alfresco 3
Oracle/Apex 2
Aplic. propia 3
Archidoc 2
Arges/Odei 1
Ica Atom 4
Clara 3
Digiarch 1
DocUdG 1
Documentum 2
Flora 5
GDC/Alejandria 3
GDC/4tic 1
eArxiu 1
Pandora 1
ns/nc 8
En el marco de la implantación de la administración electrónica en las universidades, se pregunta también sobre cuántos procedimientos tiene la Universidad implantados electrónicamente, cuales son y si están integrados con el gestor documental.
De las respuestas obtenidas observamos que se mantienen los niveles en cuanto al porcentaje de universidades que no tienen implementado ningún procedimiento electrónico, así del 29,7% reflejado en la encuesta de 2016 se ha pasado a un 34,7% en 2018.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
44
De las universidades que tienen implementados procedimientos electrónicos en su gestor documental, se ha pasado del 70,21% en 2016 a sólo un 65,3% en 2018. Esta diferencia tan significativa se puede imputar a la diferencia entre las universidades que han respondido a la encuesta en una y otra edición.
Uno de los datos más relevantes para los archiveros es la tipología de procedimientos que se están implantando electrónicamente. En este sentido, seguimos observando con cierta preocupación que la mayoría de estos se reducen a los tramites de inicio de expedientes, pero no a la gestión de todo el
52,558
70,2165,3
47,542
29,734,7
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2012 2014 2016 2018
Implantación de procedimientos en administración electrónica ‐ %
si % no %
38,29
29,7831,93
42,9
30,6
26,5
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
si % no % ns/nc %
Procedimientos electrónicos implementados en el gestor documental ‐ %
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
45
expediente de manera electrónica y la conservación a largo plazo, si es necesario, de esta documentación.
Respecto a otros aspectos de la administración electrónica por los que se ha preguntado por primera vez en esta edición de 2018, a continuación, se muestra una nueva tabla que recoge las diferentes aplicaciones usadas para la tramitación de los expedientes electrónicos.
2018
Dispone No dispone NS/NC
Tramitador de expedientes Electrónicos 23 19 7
InSiDe 12 30 7
SIR 16 22 11
GEISER 15 23 11
ORVE 3 33 13
@podera 7 26 16
Habilit@
9 29 11
Servicio de Interconexión Datos 23 12 14
Copias electrónicas auténticas 17 21 11
SIA 13 29 7
Notifica 14 26 9
Integrador de firma electrónica 22 15 12
Expedidor Cl@ve 11 26 12
Valid 7 26 16
Cl@ve firma
14 21 14
@firma 30 8 11
Servicio Portafirmas 35 5 9
Portafirmas MINHAPP 15 23 11
Esquema metadatos 30 12 7
Metadatos obligatorios NTI 29 9 11
Soluciones informáticas para SGD 14 0 35
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
46
Sistemas de almacenamiento
Respecto a los sistemas de almacenamiento de los documentos de conservación, observamos que ha ido aumentando la integración de repositorios digitales y las herramientas de almacenamiento externo seguro. Esta tendencia responde al incremento de universidades que disponen de gestor documental y tratan los documentos para la conservación a largo plazo. Los resultados obtenidos en la encuesta de 2018 de ligero incremento de la apuesta por la gestión de servidores (26,5% frente al 22,33% del año 2016) puede asociarse a la consolidación de la tendencia en la necesidad de adecuarse al esquema nacional de seguridad y a la ley de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.
El dato quizás más significativo puede hallarse en el 53,1% de archivos que no responden, lo que evidencia una tendencia en las universidades a distinguir la administración electrónica como otra forma de gestión documental, sólo por el diferente soporte en el que se vehicula la información, que al ser digital se asocia con los departamentos de TIC.
En esta sección de sistemas de almacenamiento merece mencionar la cuestión de si nuestros archivos universitarios están integrando la gestión del depósito del archivo físico con el sistema de gestión documental y el resultado es que se ha pasado de un 47% a un 57,1% de quienes lo están haciendo o lo han previsto, frente a un 34,7% que no y un 8,2% que no contesta.
8
30 31
23
84
42 42
34
05,08
22,03 22,33 20,3
0
30,5
4,1
16,3
26,5
8,2
0,0 2,0
53,1
0
10
20
30
40
50
60
almacexternoseguro
repositdigitales
gestionservidores
soportesportables
otros gestordocumental
ns/nc
Sistemas de almacenamiento
2012 2014 2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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Plan de documentos esenciales
En cuanto a la pregunta relativa a la existencia de un plan para proteger los documentos esenciales de la Universidad, detectamos que de los 49 archivos universitarios que han respondido la encuesta 22 reconoce no disponer de un plan de documentos esenciales frente a un 27 que sí.
La respuesta a la pregunta si la universidad dispone de un plan de seguridad para los documentos electrónicos, de los 49 archivos universitarios que han respondido, el 53% responde que cuenta con un plan de seguridad para los documentos electrónicos, frente al 47% que no lo dispone. Este dato ha mejorado respecto a la encuesta de 2016.
Este instrumento es el que permite al archivo universitario estar en posición aventajada sobre lo que los documentos necesitan para ser conservados. Por tanto, su papel es relevante respecto a al cumplimiento del plan de seguridad para los documentos electrónicos.
47
32
21
57,1
34,7
8,2
0
10
20
30
40
50
60
si % no % ns/nc %
Gestion archivo físico con gestor documental ‐ %
2016 2018
30
70
55,1044,9
0
20
40
60
80
si % no %
Plan para documentos esenciales
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
48
Digitalización de series documentales
El 73% de los archivos responde que está realizando actividades de digitalización de documentos. Se mantiene este resultado respecto a la encuesta anterior.
7
16
7
19 18
23
0
5
10
15
20
25
auditoria protecciondatos
migracion yconversion
doc politicaseguridad
planadecuacion
ens
ns/nc
Plan de seguridad para documentos electrónicos 2018
4045
58
7469
74 72 73
6055
43
2631
26 28 27
0
10
20
30
40
50
60
70
80
2004 2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Digitalización de documentos ‐ %
si % no %
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
49
En este periodo se sigue observando la tendencia a realizar actividades de
digitalización de los documentos en los archivos universitarios. Coincide este aumento con las universidades con un sistema consolidado. La mayoría de archivos universitarios llevan a cabo la digitalización de documentos como complemento del documento original en papel, como parte de un programa de gestión de documentos esenciales universitarios o bien para difundir sus fondos documentales o consulta y la digitalización de documentos con el fin de substituir el documento original en papel.
22
31
23
4
1 1
13
0
5
10
15
20
25
30
35
Objetivos de la digitalización 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
50
ASISTENCIA TÉCNICA EXTERNA
De los archivos que participan en la encuesta y contestan afirmativamente a la pregunta sobre si reciben algún tipo de asistencia externa, se muestra en la siguiente tabla el tipo de servicios externos solicitados:
2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
Digitalización 8 8 6 10 10 8 13
Restauración 2 3 4 3 6 7 6
Destrucción certificada 0 0 0 0 4 4 1
Depositos externalizados 2 2 1 2 3 2 2
Reprografía 6 2 4 3 3 3 2
Tratamiento documental 1 1 3 3 2 1 4
Vigilancia 2 5 2 2 2 2 2
Organización exposiciones 1 1 0 0 1 0 1
Visitas escolares 1 0 0 0 0 0 0
Otros ‐ ‐ 2 6 2 4 6
La razón principal de externalización de servicios es la necesidad de disponer de servicios profesionales puntuales, siendo los más habituales los de digitalización, restauración y destrucción certificada, servicios que la propia universidad no puede atender.
4 9
13
74
% Funciones de la asistencia externa 2018
mantenimiento servicio falta espacio
servicio auxiliar servicio profesional puntual
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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COOPERACIÓN
Se detalla a continuación la pertenencia a los diferentes grupos de trabajo de la CAU de los 36 archivos universitarios que han respondido afirmativamente:
2014 2016 2018
Grupo de trabajo de Administración Electrónica
13 15 13
Grupo de trabajo de identificación, valoración y clasificación de series documentales. Subgrupo de clasificación
12 10 8
Grupo de trabajo de identificación, valoración y clasificación de series documentales. Subgrupo de identificación y valoración
7 8 10
Grupo de trabajo para realizar una guía de archivos universitarios
6 4 2
Grupo de trabajo de fondos históricos 5 8 7
Grupo de trabajo de archivos personales 4 5 3
Grupo de trabajo de Plan estratégico de la CAU
3 4 4
Grupo de trabajo de Linked Open Data y archivos universitarios
‐ 7 4
Grupo de trabajo de Comunicación (antes dif.web)
8 3 5
Grupo de trabajo de formación ‐ 1 5
Grupo de trabajo de Iso 30301 (creado en 2018)
‐ ‐ 2
Grupo de trabajo para la elaboración del monográfico de archivos universitarios (extraordinario 2018)
‐ ‐ 3
Comité ejecutivo 4 4 4
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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El 73,5% de los archivos participa en uno o varios grupos de trabajo de la CAU, frente a un 26,5% que no lo hace. La comparación de datos con años anteriores muestra el mantenimiento del alto nivel de participación en las actividades de estos Grupos de Trabajo.
En cuanto a la participación de los archivos en asociaciones de gestores y archiveros, el porcentaje de participación es del 63,3%, un ligero descenso respecto al 2016.
36
13
Universidades que participan en GT CAU 2018
si no
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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TRANSPARENCIA
Con la nueva recogida de datos en esta sección creada en el informe de situación de los archivos universitarios de 2016, se pueden realizar ya las primeras comparaciones.
Sobre la cuestión si el Archivo ha abordado la revisión de su reglamento de acuerdo con la Ley de la Transparencia, se observa que ya son un 88% los archivos no lo han hecho todavía, frente a un 12% que sí lo ha hecho.
A la pregunta si de acuerdo con la Ley de Transparencia, el Archivo participa en algún ámbito de actuación referente a la transparencia en la universidad el resultado ha sido el siguiente:
El gráfico muestra un aumento en el número de archivos que participan en Comisiones u otros ámbitos de Transparencia respecto al 2016. Aunque el resultado del 30% de archivos que no participan sigue sin ser positivo. Es de esperar que esta tendencia a la baja participación se subsane en próximas encuestas.
4
96
12
88
0
50
100
150
si no
Revisión reglamento según Ley Transparencia
2016 2018
5 3
38
1
116
30
4
0
10
20
30
40
portal comision no participa otro
Participación del archivo en ámbitos de Transparencia de la universidad
2016 2018
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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PROTECCION DE DATOS
En esta edición de 2018 se ha introducido esta nueva sección a fin de conocer el
grado de implementación de esta obligación legal generada a raíz de la legislación
emanada del Reglamento General Europeo de Protección de Datos (RGEPD) que
entró en vigor el 25 de mayo de 2016 y fue de aplicación obligatoria para todos los
países a partir del 25 de mayo de 2018. Por lo que se refiere a España, el RGEPD ha
dejado obsoleta la Ley orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD)
de 1999, siendo sustituida el 6 de diciembre de 2018 por la Ley Orgánica de
Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
Este reglamento actualiza la normativa europea sobre protección de datos y unifica
las legislaciones de los diferentes estados miembros.
A la pregunta de si las universidades disponen de reglamento de protección de
datos, el gráfico muestra un cierto equilibrio entre las que disponen y las que no.
Consideramos que ello es debido al proceso gradual de implantación de las
exigencias legales en esta materia.
Seguidamente se pregunta por diversos aspectos contemplados por la legislación de protección de datos y en qué medida participa el archivo en su implantación y desarrollo:
23
20
6
Universidades con reglamento sobre proteccion de datos 2018 ‐ %
si no ns/nc
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
55
a) Participación del archivo en la elaboración del reglamento de protección de datos
Los datos muestran que el número de archivos que han participado en la elaboración del mismo es demasiado escaso.
b) Universidades que cuentan con Comisión de protección de datos
En cuanto a las universidades que cuentan con Comisión de Protección de Datos, vemos que las respuestas muestran un equilibrio: 18 archivos sí disponen, frente a 21 que no, mientras que 10 no han contestado.
7
38
4
Participacion en la elaboracion del reglamento
si no ns/nc
18
21
10
Universidades con Comisión de Protección de Datos 2018
si no ns/nc
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
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c) Participación del archivo en la Comisión de protección de datos
En este aspecto, es muy evidente la escasa participación en esta Comisión: 5 archivos sí participan, frente a 41 que no lo hacen. Este dato no es positivo por lo que hay que seguir insistiendo en mejorar este índice de participación.
d) Universidades que cuentan con la figura del Delegado de protección de datos
En este caso, hemos de felicitarnos de que la mayoría de nuestras universidades cuenten ya con la figura del Delegado de Protección de Datos.
5
41
3
Participación del archivo en la Comisión 2018
si no ns/nc
41
44
Universidades con Delegado de Protección de Datos 2018
si no ns/nc
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
57
CONCLUSIONES
La participación de los archivos en la encuesta es fundamental. Ello nos permite dibujar un escenario muy fiable de la situación de los archivos universitarios, así como identificar los diversos aspectos en los que la evolución de los archivos es positiva de otros cuyo desarrollo está más estancado. Por otro lado, los resultados de las encuestas son forzosamente orientativos ya que no siempre contestan los mismos archivos, ni el mismo número de ellos. En la encuesta de 2018 la participación ha sido del 88%.
En general, se sigue observando una evolución positiva en la concepción del servicio de archivo dentro de la Universidad y en el reconocimiento de su entidad propia, reflejada en los estatutos y en los reglamentos. Sin embargo, quedan aún 5 archivos universitarios que no disponen de normativa de funcionamiento y 20 universidades (4 públicas y 16 privadas) que no disponen ni de archivo.
Predomina la consideración del Archivo como servicio universitario, aumentando la dependencia de órganos de carácter transversal, en particular del Secretario o Secretaria General.
También se observa una clara mejoría de la función del archivo en la gestión documental integral de la universidad y se advierten signos positivos en la desaparición de la obsoleta dicotomía entre documentación administrativa e histórica, tendencias ambas ya apuntadas en los informes anteriores.
En el apartado de gestión y tratamiento documental, se detecta una evolución positiva por el avance en la implantación de cuadros de clasificación para todos los documentos generados por las universidades. Por lo que se refiere al uso de las normas internacionales de descripción archivística, como vía de estandarización de las descripciones, se aprecia un uso generalizado. Se observa un estancamiento en el número de archivos que trabajan en el diseño y creación de documentos, función que se considera parte esencial de la participación de los archivos en la implantación de la administración electrónica en nuestras universidades.
En relación con los servicios a usuarios, también se confirman las tendencias positivas detectadas en los últimos informes, en particular en los apartados de formación de usuarios y actividades de difusión. En los últimos años, la difusión vía redes sociales se ha postulado como una forma muy efectiva de poner en valor los archivos de cara a la sociedad.
Sobre las actividades de la CAU, destacar la alta participación de los archivos en los Grupos de Trabajo, síntoma claro del valor que la cooperación tiene por parte de sus miembros.
En el apartado de recursos humanos, a pesar de ciertas mejoras registradas, se sigue advirtiendo en muchos archivos la persistencia de plantillas insuficientes y plazas de director/responsable de archivo de niveles A2/Grupo II e inferiores. Esta circunstancia dificulta el desarrollo de los servicios y la asunción de nuevas
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
58
funciones por parte del personal archivero, ya que su nivel de responsabilidad no está reconocido en la Relación de puestos de trabajo (RLT).
Se aprecian las escasas mejoras en infraestructuras, concretamente en recursos económicos e instalaciones. Estos aspectos afectan negativamente al funcionamiento de los archivos y también repercuten directamente en la calidad de los servicios que se ofrecen a los usuarios y, en última instancia, a la propia imagen de la institución. Cabe destacar las posibilidades de cooperación por lo que afecta a infraestructuras de almacenamiento y el tratamiento documental.
De los datos recogidos en la encuesta de este año, cabe destacar el cambio detectado en lo que se refiere a la gestión de documentos electrónicos. Se detecta un aumento considerable de universidades que disponen de una herramienta para la gestión de documentos electrónicos, aunque resulta preocupante su escasa integración con los procedimientos automatizados. Las actividades de la CAU son una excelente oportunidad para el trabajo y el aprendizaje colaborativo con otras unidades transversales (TIC).
Conviene incidir en la importancia de mantener el despliegue del sistema de gestión documental y archivo como un reto para nuestro colectivo en lo que respecta a la administración electrónica. Cómo observábamos en el análisis de resultados de este apartado, el impulso por parte de las universidades de la integración de los procedimientos electrónicos con el gestor documental, así como también el reto de la integración con las aplicaciones de gestión para la captura de la información que contienen, continúa siendo necesario. Así como el tratamiento de los documentos que deben conservarse a largo plazo con una herramienta de archivo digital.
En cuanto a los niveles de informatización de los archivos universitarios, en la encuesta actual un 83% de archivos dicen tener procesos de trabajo informatizados, aunque se pone de manifiesto que son pocos los archivos que cuentan con herramientas de gestión documental y archivo que permitan gestionar toda la información y todos los procesos de trabajo.
Respecto a la participación de los archivos en la aplicación de la Ley de Transparencia destacar la escasa incidencia del conjunto de los archivos en los órganos de las universidades que la impulsan. Asimismo, son pocos los archivos que han adaptado su reglamento a esta ley: un 88% no lo ha hecho, frente al 12% que sí. Por lo que se refiere a la participación en comisiones y otros ámbitos relacionados con la transparencia, la presencia del archivo es de un 30% que sí participa, frente al 70% que no lo hace.
En la encuesta de 2018, como novedad, se ha añadido el apartado dedicado a la Protección de Datos. La información todavía no es comparable, pero se aprecia la escasa participación del archivo en este ámbito de nuestras universidades, una gran mayoría de las cuales cuentan ya con la figura del Delegado de Protección de datos.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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Debemos seguir insistiendo en mejorar el índice de participación de nuestros archivos universitarios en aquellos ámbitos de nuestra institución en los que podemos aportar conocimientos, experiencia y profesionalidad.
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
60
ANEXO Universidades que han participado en la encuesta
Universidad Tipo
UNIVERSIDAD DE CASTILLA‐LA MANCHA Pública
UNIVERSIDAD DE EXTREMADURA Pública
UNIVERSIDAD DE ALICANTE Pública
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN PABLO‐CEU Privada
UNIVERSITAT DE VALÈNCIA Pública
UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA Pública
UNIVERSITAT INTERNACIONAL DE CATALUNYA Privada
UNIVERSIDAD COMPLUTENSE DE MADRID Pública
UNIVERSIDAD DE ALMERÍA Pública
UNED Pública
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE MADRID Pública
UNIVERSITAT DE BARCELONA Pública
UNIVERSIDAD DE CÁDIZ Pública
UNIVERSIDAD DE CANTABRIA Pública
UNIVERSITAT ROVIRA I VIRGILI Pública
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA Pública
UNIVERSIDAD FRANCISCO DE VITORIA Privada
UNIVERSIDAD DE GRANADA Pública
UNIVERSITAT POMPEU FABRA Pública
UNIVERSIDAD DE NAVARRA Privada
UNIVERSIDAD DE JAÉN Pública
UNIVERSIDADE DA CORUÑA Pública
UNIVERSIDAD DE HUELVA Pública
Informe de situación de archivos universitarios españoles
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61
Universidad Tipo
UNIVERSIDAD DEL PAÍS VASCO / EUSKAL HERRIKO UNIBERTSITATEA
Pública
UNIVERSIDAD PÚBLICA DE NAVARRA / NAFARROAKO UNIBERTSITATE PUBLIKOA
Pública
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE MADRID Pública
UNIVERSIDAD DE DEUSTO / DEUSTÜKO UNIBERTSITATEA Privada
UNIVERSIDAD DE VALLADOLID Pública
UNIVERSIDADE DE VIGO Pública
UNIVERSITAT JAUME I Pública
UNIVERSIDAD DE ALCALA Pública
UNIVERSITAT DE LLEIDA Pública
UNIVERSITAT AUTÒNOMA DE BARCELONA Pública
UNIVERSIDAD MIGUEL HERNÁNDEZ DE ELCHE Pública
UNIVERSIDAD PONTIFICIA DE COMILLAS Privada
UNIVERSITAT POLITÈCNICA DE CATALUNYA Pública
UNIVERSIDAD PABLO DE OLAVIDE Pública
UNIVERSITAT DE GIRONA Pública
UNIVERSITAT OBERTA DE CATALUNYA Privada
UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE CARTAGENA ‐ UPCT Pública
UNIVERSIDAD DE BURGOS Pública
UNIVERSIDAD DE OVIEDO Pública
UNIVERSITAT DE VIC ‐ UNIVERSITAT CENTRAL DE CATALUNYA Privada
UNIVERSIDAD DE SEVILLA Pública
UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID Pública
UNIVERSIDAD DE MÁLAGA Pública
UNIVERSIDAD PONTIFICIA DE SALAMANCA Privada
UNIVERSIDAD DE SALAMANCA Pública
Informe de situación de archivos universitarios españoles
2018
62
Universidad Tipo
UNIVERSIDAD DE ZARAGOZA Pública
