INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN...•De la misma forma como se mencionó en el Informe...

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

A LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y DEMÁS PAGOS ORIGINADOS EN LA

RELACION LABORAL A CARGO DEL EMPLEADOR

PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 1o DE ENERO AL 30 DE ABRIL

DE 2018

23 de julio de 2018

AUDITORÍA A LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA Y DEMÁS

PAGOS ORIGINADOS EN LA RELACION LABORAL A

CARGO DEL EMPLEADOR

OBJETIVO GENERAL

En desarrollo del Objetivo estratégico quinquenal 2016-2020 "Fortalecer la

gestión institucional para enfrentar los retos del sector", y el Proyecto

estratégico "Optimizar la gestión administrativa para apoyar de manera

eficiente el logro de las metas institucionales“, se evaluó la Gestión

Institucional respecto al proceso de liquidación y pago de nómina,

prestaciones sociales, sistema de seguridad social integral, parafiscales,

novedades de nómina, riesgos de gestión y corrupción, así como su

afectación contable y presupuestal.



CARGO DEL EMPLEADOR

ALCANCE

El alcance de la auditoría incluyó las actividades de nómina realizadas en

los procesos de Gestión del Talento Humano y Gestión Contable y

Financiera de la UAE-CRA, durante el periodo comprendido entre el 1º de

enero al 30 abril de 2018.



CARGO DEL EMPLEADOR

CRITERIOS DE LA AUDITORÍA

Los criterios para la realización de esta auditoria están basados en:

Ley 21 de 1982, Ley 4ª de 1992, Ley 100 de 1993, Ley 87 de 1993, Ley

489 de 1998, Ley 1527 de 2012, Decreto 1042 de 1978, Decreto 1045 de

1978, Decreto 3667 de 2004, Decreto 4982 de 2007, Decreto 1919 de 2002

y demás normas concordantes y complementarias. Así mismo, se

verificaron los mapas de riesgos y los procedimientos y formatos del

Sistema Gestión de la Calidad.



CARGO DEL EMPLEADOR

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Recálculo de las liquidaciones de nómina, prestaciones sociales,

retención en la fuente, aportes parafiscales y Sistema de Seguridad

Social Integral.

Verificación de la oportunidad de los pagos de aportes parafiscales,

prestaciones sociales y descuentos de nómina.

Verificación de la pertinencia y suficiencia de los riesgos de procesos y

de corrupción identificados en la entidad, relacionados con la

liquidación y pago de la nómina, aportes parafiscales y retención en la

fuente.

NÓMINA

El pago oportuno de la nómina por parte de la

Subdirección Administrativa y

Financiera.

La utilización del aplicativo SIIF – Nación, el cual

permite registrar en forma automática los registros

presupuestales y contables, relacionados

con la nómina de la UAE-CRA.

El proceso de Gestión de Talento Humano se

encuentra caracterizado y cuenta con los

procedimientos de Nómina GTH-PRC09 y liquidación de prestaciones sociales

GTH-PRC07.

El personal asignado al procedimiento cuenta con el perfil adecuado para la

realización de las actividades de liquidación, contabilización y pago de

nómina.

FORTALEZAS

MUESTRA100% DE LA NÓMINA DEL PERIODO AUDITADO

298 298

157

74

3 10

35

0

50

100

150

200

250

300

350

Salariosdevengados

Aportes seguridadsocial

Retención en laFuente

Ajuste incrementosalarial

Prestacionessociales

Vacaciones Pagos de aportesvoluntarios,libranzas yafiliaciones

Total de liquidaciones muestra seleccionada

298

00

50

100

150

200

250

300

350

Total liquidaciones verificadas Menor valor liquidado

Liquidación salarios devengados

RESULTADO DE LA AUDITORÍASALARIOS DEVENGADOS

298

15

0

50

100

150

200

250

300

350

Total liquidaciones verificadas Liquidaciones realizadas con Ingresos Base de Cotización subestimados y/osobreestimados

Liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral

RESULTADO DE LA AUDITORÍAAPORTES SEGURIDAD SOCIAL

Ver anexo 1

39 3840 40

0 1 0 1

6 7 7 6

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Enero Febrero Marzo Abril

Total de cálculos realizados en el mes Mayor retención prácticada

Menor retención prácticada

RESULTADO DE LA AUDITORÍARETENCIÓN EN LA FUENTE

Ver anexo 2

15.4% 21.1% 17.5% 17.5%

74

10

0

10

20

30

40

50

60

70

80

Total Liquidaciones de incremento salarial Menores valores liquidados

Menores valores liquidados en pagos de incremento salarial

RESULTADO DE LA AUDITORÍAAJUSTE INCREMENTO SALARIAL

Ver anexo 3

3

2

1

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

Total liquidaciones Liquidaciones sin observación Menor valor liquidado

Liquidación de prestaciones sociales

RESULTADO DE LA AUDITORÍAPRESTACIONES SOCIALES

Ver anexo 4

10 10

0

2

4

6

8

10

12

Total liquidaciones Liquidaciones sin observación

Liquidaciones por vacaciones

RESULTADO DE LA AUDITORÍAVACACIONES

35

00

5

10

15

20

25

30

35

40

Pagos realizados durante el periodo auditado Descuentos consignados en el mes siguiente

Oportunidad de pago de aportes voluntarios a pensión, AFC, libranzas y afiliaciones

RESULTADO DE LA AUDITORÍADESCUENTOS DE NÓMINA

OPORTUNIDADES DE MEJORA

• Si bien la entidad ha identificado riesgos en el proceso de Gestión del

Talento Humano a través de los mapas de riesgos de gestión y de

corrupción, una vez revisados los riesgos relacionados con la nómina,

se observa únicamente el riesgo de “Pérdida de disponibilidad de

Información electrónica”, el cual tiene como consecuencia la “Demora

en pagos de nómina”, pese a que en el transcurso de la auditoría se

evidenciaron eventos relacionados con discrepancias en la liquidación

de los diferentes conceptos que hacen parte de la nómina mensual,

derivadas de excepciones en la parametrización de la herramienta

Pimisys que no fueron advertidas por los funcionarios encargados de la

liquidación y aprobación de la nómina y prestaciones sociales,

generándose posibles impactos por sanciones y controversias

judiciales derivadas de tales liquidaciones.

RIESGOS DE GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE NÓMINA


RIESGOS DE GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE NÓMINA

• Por lo anterior es conveniente identificar y registrar dentro de los mapas

de Riesgo de Gestión y/o de Corrupción de la UAE CRA, todos aquellos

eventos con los que puedan verse afectados de manera significativa los

procedimientos de liquidación, contabilización y pago de la nómina de la

entidad, para efectos de implementar controles que mitiguen el impacto o

la probabilidad de estas contingencias, que para el presente informe se

evidenciaron en la liquidación de la nómina y demás pagos originados en

la relación laboral a cargo de la entidad.

APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

• De la misma forma como se mencionó en el Informe de Auditoría deGestión de la Nómina 2017, la entidad debe verificar las bases gravablesde cada uno de los funcionarios antes de realizar la liquidación de losaportes al sistema de seguridad social integral, con el fin de evitar que serealicen mayores o menores aportes que puedan favorecer o desfavorecera cada uno de los empleados, determinando las causas que dieron origena las diferencias evidenciadas y así evitar futuras inconsistencias;igualmente se deben realizar las gestiones necesarias para su correccióny ajuste.


RETENCIÓN EN LA FUENTE

• Tal y como se manifestó en el Informe de Auditoría de Gestión a la Nómina2017, se reitera que es necesario que los funcionarios que liquidan lanómina confronten las retenciones en la fuente que genera el aplicativo“Pimisys”, con los porcentajes calculados para el periodo, con el fin deverificar la exactitud de las operaciones que realiza el sistema y suadecuada parametrización, y al mismo tiempo evitar que se practiquen ose dejen de practicar retenciones por fuera de los parámetros establecidospara el cálculo en los dos procedimientos.

• Frente a esta observación, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión(MIPG) establece que la primera línea de defensa, es decir los GerentesPúblicos y Líderes de proceso deben “Mantener controles internosefectivos para ejecutar procedimientos de riesgo y control en el día a día” y“Diseñar e implementar actividades de control. Esto incluye reajustar ycomunicar políticas y procedimientos relacionados con la tecnología yasegurar que los controles de TI son adecuados para apoyar el logro delos objetivos”.



• Igualmente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión establece que lasegunda línea de defensa, es decir los servidores responsables demonitoreo y evaluación de controles y gestión del riesgo, deben“Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos específicosestablecidos por la primera línea de defensa” y “Revisar periódicamente lasactividades de control para determinar su relevancia y actualizarlas de sernecesario”.

• Es necesario realizar el cálculo y la verificación de los procedimientos deretención en la fuente que se están aplicando a los funcionarios, ya que esobligación de la entidad como agente de retención el efectuar, declarar ypagar la retención en la fuente derivada de la aplicación de losprocedimientos tributarios. Igualmente, se deben realizar las gestionesnecesarias para su corrección y ajuste frente a los casos detallados en elpresente informe.



• Como se indicó en el Informe Definitivo de Auditoría de Gestión a la

Nómina de la vigencia 2017, es conveniente informar a los empleados el

resultado del porcentaje de retención en la fuente calculado para el

siguiente semestre, con el propósito que cada uno de los servidores elija

el procedimiento (1 o 2) que más se ajuste a sus necesidades financieras

(elección que se realizará únicamente en el mes de diciembre de cada

año).


Comentarios Subdirección Administrativa y Financiera

NOMBRE OBSERVACIONES

Ibarra Clara VERIFICACION DE INFORMACION SIIF-TALENTO HUMANO-PIMISYS Y LA DIFERENCIA SE PRESENTA EN RAZON A QUE LOS AFC DE VACACIONES NO FUERON DESCONTADOS.

Ibarra GuillermoEL SISTEMA EN LA PARAMETRIZACION INCLUYE EN LA FORMULA EL BENEFICIARIO.

Loaiza Trejos Luz G. EN EL MES DE FEBRERO EL SISTEMA NO LE DESCONTO LAS DEDUCCIONES

Lozano M. ClemenciaEL SISTEMA DE NOMINA PRESENTA DIFERENCIAS EN PREPAGADA PARA EL CALCULO DEL PORCENTAJE.

Marenco RaisaEL SISTEMA EN LA PARAMETRIZACION INCLUYE EN LA FORMULA EL BENEFICIARIO.

Muñoz AlejandraEL SISTEMA EN LA PARAMETRIZACION INCLUYE EN LA FORMULA EL BENEFICIARIO.

Ortiz OscarEN EL MES DE ABRIL POR CAMBIO DE CARGO NO SE TUVO EN CUENTA INCREMENTO DE SALUD Y PENSION.

Raad F. LorenaEL SISTEMA EN LA PARAMETRIZACION INCLUYE EN LA FORMULA DEL CALCULO 13 MESES Y SON 10.

Salazar MercedesEL SISTEMA EN LA PARAMETRIZACION INCLUYE EN LA FORMULA EL BENEFICIARIO.

Santana Carmen EN EL TOTAL DE INGRESO NO SE TIENE EN CUENTA LAS INCAPACIDADES.

Comentarios Subdirección Administrativa y Financiera según correo electrónico recibido el día 19 de julio de 2018

“Frente a esta obligación, manifestamos que se debe resaltar que en comparación

con la auditoría anterior, esta año si se ha mejorado en este tema, sí se han

implementado controles de revisión por parte de los funcionarios, lo cual se

evidencia en la disminución de los casos presentados. También hay que mencionar

que una vez se genera la liquidación de la nómina por Pymisis, el funcionario de

nómina a través de la liquidación en formato Excel, realiza una verificación aleatoria

a los datos generados por el aplicativo. ahora, en relación la retención se realiza el

mismo procedimiento, sobre todo en los funcionarios con mayores salarios.

Lo que se evidencia de esta auditoría, es que se debe: (i) priorizar de manera

inmediata para la siguiente vigencia el cambio del aplicativo de nómina. (ii) Realizar

sí es del caso, la liquidación de la nómina por otro medio, teniendo en cuenta que,

en todo va existir el riesgo si no se cuenta con un sistema confiable, el cual no se

ha podido cambiar por la falta de presupuesto para tal fin”.


“Me preocupa esta afirmación “Igualmente, se deben realizar las gestiones necesarias para

su corrección y ajuste frente a los casos detallados en el presente informe”, ya que, es un

tema que se debe analizar desde el punto de vista del riesgo jurídico que asumiría la

entidad, al abrir la puerta para una posible fiscalización por parte de la DIAN, frente

a las declaraciones. Hay que tener en cuenta que la retención no es impuesto, y el

empleado al momento de presentar su declaración sólo puede imputar como

retención lo que la entidad le certifique que ha retenido. Por tal razón sugiero tener

en consideración la aplicación de controles a futuro, sin embargo se deberá revisar

el tema jurídicamente”.

“A la fecha dando cumplimiento a la norma tributaria y por instrucción de la Doctora

Talma, se realizó el calculo del nuevo porcentaje de retención a aplicar por cada

funcionario, tomando la información registrada en SIIF Nación y una vez

diligenciado en el respectivo formato para el calculo de porcentaje se remitió a

nomina para que el proveedor del aplicativo verificara las diferencias y lograr así un

control mas eficiente en dicho calculo”.


“Que una vez revisada la información de la funcionaria registrada en SIIF Nación y

verificado con la persona de nomina y Pimisys. Se estableció que La diferencia

obedece a que el aplicativo de nomina no tomo la deducción del AFC. al momento

de tomar las deducciones para pago de vacaciones”.

Comentarios de la Unidad de Control Interno

Si bien la entidad cuenta con un programa que liquida la nómina y las

prestaciones sociales de los funcionarios de la UAE CRA, este software

obedece a la parametrización que le sea registrada por los funcionarios

responsables y/o bajo su supervisión. Por lo tanto es responsabilidad de los

funcionarios encargados de gestionar y liquidar la nómina, verificar que las

liquidaciones arrojadas por el aplicativo Pimisys se ajustan a los criterios

legales definidos para tal fin por la normatividad aplicable, más aún cuando

desde la auditoría practicada en la vigencia 2017 por esta unidad de control

interno, se detectaron deficiencias que fueron atribuidas al aplicativo. Por lo

tanto y hasta que no se tenga una seguridad razonable que permita confiar en

la información que genera Pimisys o el aplicativo que se utilice, se hace

necesario que se validen los cálculos generados automáticamente y se

ajusten antes de proceder a su aprobación y pago.


“No comparto esta afirmación “este software obedece a la parametrización que le sea

registrada por los funcionarios responsables y/o bajo su supervisión”, teniendo en cuenta

que si bien funcionarios de la SAF, ejercen la supervisión, las parametrizaciones

internas del sistema son de responsabilidad del experto que brinda el soporte.

Técnicamente se nos sale de las manos verificar cómo hacen la parametrización.

Ahora, lo que los funcionarios sí realizan es una verificación de las liquidaciones que

se generan, pero ya tener el expertiz (SIC) técnico no. Se debe aclarar que la

parametrización no la realizan los funcionarios”.

AJUSTE INCREMENTO SALARIAL

• Verificar los menores valores liquidados y pagados, para efectos dedeterminar las causas que originaron tales diferencias, procediendoigualmente a realizar las gestiones necesarias para su corrección yajuste.


Comentarios de la Subdirección Administrativa y Financiera

“Estos días de incapacidad no fueron incluidos en la parametrización del

sistema. Para lo cual se requirió al contratista para que proceda de manera

inmediata con la corrección”.



Como se indicó anteriormente, si bien la entidad cuenta con un programa que

liquida la nómina de los funcionarios de la UAE CRA, este software obedece a

la parametrización que le sea cargada por lo funcionarios responsables y/o

bajo su supervisión. Por lo tanto es responsabilidad de ellos, verificar que se

incluyan todos los elementos que hacen parte del cálculo del retroactivo, más

aún cuando las deficiencias atribuidas a la gestión del aplicativo Pimisys

fueron advertidas en el informe Definitivo de Auditoría a la Nómina de la

vigencia 2017. Por lo tanto y hasta que no se tenga una seguridad razonable

que permita confiar en la información que genera la herramienta en cuestión,

se hace necesario que se validen los cálculos generados por ella y se ajusten

antes de proceder a su aprobación y pago.


“No comparto esta afirmación “este software obedece a la parametrización que le sea

registrada por los funcionarios responsables y/o bajo su supervisión”, teniendo en cuenta que

si bien funcionarios de la SAF, ejercen la supervisión, las parametrizaciones internas

del sistema son de responsabilidad del experto que brinda el soporte. Técnicamente se

nos sale de las manos verificar cómo hacen la parametrización. Ahora, lo que los

funcionarios sí realizan es una verificación de las liquidaciones que se generan, pero

ya tener el expertiz (SIC) técnico no. Se debe aclarar que la parametrización no la

realizan los funcionarios”.

PRESTACIONES SOCIALES

• Verificar el menor valor liquidado y pagado, para efectos de determinar lascausas que originaron tal diferencia, procediendo igualmente a realizarlas gestiones necesarias para su corrección y ajuste.


Comentarios de la Subdirección Administrativa y Financiera

“Si bien el sistema en la liquidación no tomó los días completos, al

funcionario se le notificó la liquidación y este no presentó recurso frente a la

misma”.



De conformidad a lo establecido en el Decreto 999 del 9 de junio de 2017 emitido por

el DAFP, en su artículo 7 señala: “PAGO PROPORCIONAL DE LA PRIMA DE SERVICIOS.

Cuando a treinta (30) de junio de cada año el trabajador no haya laborado el año completo,

tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional de la prima de servicios,

de que trata el artículo 58 del decreto 1042 de 1978, siempre que hubiere prestado sus servicios

al organismo por un término mínimo de seis (6) meses (…)”, negrillas fuera de texto; la entidad

tiene la obligación de liquidar al empleado en forma proporcional al tiempo laborado,

independientemente de que interpongan o no el recurso de reposición, toda vez que si

bien se trata de una decisión en firme, no es menos cierto que esta solo opera en los

casos en los cuales se trate de derechos inciertos y discutibles y no sobre un derecho

cierto e indiscutible como lo es la prima de servicios (Sentencia de la Corte

Constitucional N° 556 de 1994), por lo anterior se hace necesario corregir los errores

de cálculo efectuados en la liquidación y proceder a su respectiva devolución.


“No encontramos en esta sentencia, el caso concreto afirmado por esta auditoría.

Solicitamos revisar y discutir el tema jurídico, ya que, deben tener en cuenta que la

liquidación se realizó a través de un acto administrativo particular y concreto, frente al

cual procedían los recursos correspondientes, y a la fecha el mismo se encuentra en

firme. Dado que a la fecha no existe una reclamación por parte del ex funcionario, no

puede predicarse que le estamos negando un derecho que él no ha solicitado y para lo

cual existe un procedimiento administrativo concreto”.


La prima de servicios hace parte de las prestaciones sociales, las cuales tienen el

carácter de ciertos, indiscutibles e irrenunciables como así lo contempla la citada

sentencia 556 de 1994 (…) “PRESTACIONES SOCIALES – Irrenunciabilidad (…) Por

una parte de la irrenunciabilidad de las prestaciones sociales (…) las

prestaciones sociales son irrenunciables, lo cual está de acuerdo con el

principio general de la irrenunciabilidad de los derechos laborales que son

ciertos e indiscutibles. (…)” subrayas y negrillas fuera de texto.

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