INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL VIGENCIA 2015

PRESENTADO POR: OFICINA DE CONTROL INTERNO

EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE SCA - ESP

EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE, ENERO DE 2016

INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL AVANCE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL VIGENCIA 2015

1. INTRODUCCIÓN El Sistema de Control Interno, es el instrumento específico de cada uno de los procesos que se desarrollan al interior de la entidad y que mediante la integración de cada uno de los elementos que lo definen (Esquema organizacional, Planes, Objetivos, Principios, Procedimientos y mecanismos de evaluación y verificación), junto con la asignación adecuada de los recursos humanos, físicos, tecnológicos y financieros se pretende el aseguramiento de la eficiencia y la eficacia institucional y por ende el cumplimiento de la Misión. Pese a la transformación de la empresa mediante ACUERDO MUNICIPAL No 06 de 2007, la cual rige a partir del 01 de Septiembre de 2007, la Sociedad Empresas Publicas Municipales de Sibaté S.C.A – E.S.P adoptó e implemento el Sistema de Gestión de la Calidad con lo establecido en el Decreto 1599 de 2005 (MECI 1000:2005), Ley 872 Sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios (NTCGP 1000). La adopción de un sistema de gestión basado en procesos como lo estipula la norma. Durante la vigencia 2015 se mantuvo la implementación del sistema de Control interno de acuerdo a lo establecido en el decreto 943 del 2014. 1.1. OBJETIVO

Medir el grado de calidad de los controles internos implantados en los procedimientos, sistemas de autorización, delegación, registros y Sistema de Información.

Definir el desarrollo del SCI frente a los resultados y la gestión desarrollada por la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A.- E.S.P.

Obtener un perfil de la gestión, en el cumplimiento de normas, políticas y procedimientos establecidos.

1.2. ALCANCE Esta evaluación se hizo con base en la información presentada con corte a 31 de Diciembre de 2015 y cubre todo el periodo anual. Se analizaron todas las áreas de la entidad como son la Financiera, Comercial y Técnico Operativa; análisis que involucra los dos módulos, los seis componentes y el eje transversal contemplados en la Resolución Administrativa No. 053 de Julio 16 de 2014. 1.3. METODOLOGÍA La evaluación del Sistema de Control Interno año 2015, se hizo mediante revisión de documentación de las diferentes áreas. Se desarrollaron técnicas como la revisión de los diferentes actos administrativos, verificaciones y chequeo de documentos, observación física de inventarios, arqueo de Caja Menor, revisión de algunos documentos contables, encuestas de Control Interno, entrevista con los Jefes de área, presentación de resultados, auditorias y la visita a las distintas áreas de trabajo de la empresa, el estudio se hace con base en:

Actos Administrativos

Encuestas tanto al interior de la organización, como a los mismos usuarios

Manuales de competencias

Manual de funciones.

Manual de procedimientos.

Control de registros.

Protocolos.

2 RESUMEN GERENCIAL 2.1. CONCEPTO CONTROL INTERNO

Una vez evaluada cada una de las fases del SCI, con sus módulos y determinando su respectiva ponderación, junto con la labor de seguimiento llevada a cabo por la Oficina de Control Interno, durante el año 2015 es viable afirmar que el Sistema de Control Interno de la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A – E.S.P. Presenta un nivel óptimo de desarrollo, resultado del proceso de organización y administración que se ha venido efectuando y de la apropiación de los instrumentos, procesos y los respectivos procedimientos de control al interior de la organización, además del compromiso de cada uno de sus funcionarios junto con el respaldo de la alta dirección. El Sistema de Control Interno, en los términos en que se ha llevado, ha servido como un instrumento para el desarrollo de la gestión Institucional, asegurando un proceso permanente de mejoramiento. Esta evaluación se soporta en los diversas labores de auditoria realizadas con el objetivo de obtener evidencia, además se soportan en el desarrollo de una serie de actividades que se establecieron con el fin de fortalecer y actualizar el modelo de acuerdo a lo estipulado en el decreto 943 de 2014, dando como resultado una evaluación minuciosa a todos los escenarios dentro de los componentes ya adoptados e implementados para proceder a realizar lo correspondiente a una mejora continua y fortalecerlos.

ANÁLISIS POR MÓDULOS Y COMPONENTES

1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN COMPONENTE DE TALENTO HUMANO Acuerdos, compromisos y Protocolos Éticos. El código de Ética tal y como se estableció en la resolución administrativa 007 de marzo de 2008, es el documento que ha permitido mantener los lineamientos generales en la conducta y el comportamiento de los funcionarios de Empresas Públicas Municipales de Sibaté SCA ESP, es un documento divulgado y socializado con todos los funcionarios, donde se les permite identificar los valores empresariales como la integridad y el respeto que son pilares fundamentales que identifican a Empresas Publicas Municipales de Sibaté SCA, Desarrollo del Talento Humano El plan anual de capacitación y bienestar social para 2015 busco fortalecer los aspectos en cuanto a las competencias determinadas por cada cargo de acuerdo al manual de cargos de la entidad para asi evidenciar mayor eficiencia en la prestación de los servicios públicos. Además busco elevar el nivel de eficiencia y eficacia, perfeccionar las habilidades ejecutivas, gerenciales, administrativas y técnicas, promover el desarrollo del recurso humano identificado y comprometido con los objetivos de la empresa e impulsar la preparación permanente de sus funcionarios y empleados. A través de los programas de bienestar social, se buscó crear, mantener y mejorar en el ámbito de trabajo las condiciones que favorecieran el desarrollo personal, social y laboral del empleado, permitiendo desarrollar sus niveles de participación e identificación con su trabajo y con el logro de la misión y objetivos de la Empresa. Teniendo en cuenta el objeto social de la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A. E.S.P., sus lineamientos estratégicos, estructura organizacional y las necesidades identificadas, se ha definido como necesarias dentro del plan de capacitación 2015 las siguientes temáticas con sus respectivos contenidos y enfoques:

TEMÁTICAS PROPUESTAS

CONTENIDOS ENFOQUE DE LA CAPACITACIÓN

Administración - Atención al Usuario (Interno y Externo) - Herramientas ofimáticas - Taller normativo de servicios públicos. - Taller normativo RAS

Actualización Actualización Actualización Básico Actualización Actualización

Financiera - Introducción a la contabilidad y presupuesto.

- Rendición de cuentas - Cargue masivo de Información SUI - Plan Único de Cuentas - Regulación tarifaría y de Impuestos - Taller marco normativo contable para las

empresas que no cotizan en el mercado de valores y que no capitán ni administran ahorro público.

Actualización Actualización Actualización Actualización Actualización

Comercial y mercadeo

- Atención al cliente - Cargue masivo de Información SUI - Herramientas ofimáticas

Actualización Actualización Actualización

Calidad de la producción

- Encuentro de emprendimiento social para la conservación ambiental

- Reglamento de agua potable y saneamiento RAS

- Control y prevención de incendios, ley 1575

- Laboratorios Ensayo de gestión proyectos de investigación

- Atención al usuario. - Proceso de facturación y operación en el

sistema operativo HASS - Estimación de incertidumbre en la

medición GUM Y MONTECARLO - Prevención y control de incendios

Básico Básico Básico Básico Básico Básico Básico

Desarrollo tecnológico - Mejoramiento de la calidad del material aprovechado

- Operación del sistema de compactación en vehículos recolectores

Básico Básico Básico

Operación y mantenimiento

- Mantenimiento preventivo de maquinaria y equipos

- Operación de plantas de tratamiento - Manejo y operación de equipos

Básico Actualización Actualización Básico

Personal - Taller de comunicación asertiva-manejo de finanzas.

- Taller trámites Administrativos solicitudes de usuarios cualquier servicio (Solicitud de prestación del servicio, cambio de estrato, dirección etc.)

- Atención del usuario interno y externo - Elementos utilizados en las tareas de los

servicios de acueducto, alcantarillado y aseo (instalación de una acometida)

- Tratamiento de agua cruda - Operación equipo compactador

Básico Básico Básico

- Normatividad de servicios públicos - Socialización de procesos de EMPRESAS

PUBLICAS MUNICIPALES DE SIBATÉ

Básico Básico Básico Básico

Clima Organizacional - Comunicación efectiva y asertiva Básico

Salud Ocupacional y seguridad Industrial

- Comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo COPASST

- Medidas preventivas y correctivas de acoso laboral

- Política y plan de acción para el consumo de alcohol y sustancias psicoactivas. Ley1566 de 2012

- Elementos de protección personal. Como seleccionarlos y fomento de su uso

- Señalización y demarcación de áreas - Cuidando el orden y el aseo, una

propuesta de mejora continua. - Prevención de accidentes en la

manipulación y movilización de cargas - Prevención de acoso laboral y promoción

de la convivencia laboral - Plan de prevención preparación y

respuesta ante emergencias

Básico Básico Básico Básico Básico Básico Básico Básico Básico

Se realizaron las 3 evaluaciones de desempeño contempladas dentro del Manual de Cargos para la vigencia y de acuerdo al instructivo I06-01-02 “Instructivo Aplicación Evaluaciones de Desempeño”. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Planes, Programas y Proyectos Los planes de acción, programas y plan de gestión se desarrollan bajo los lineamientos estratégicos de la Empresa, buscando emplear sistemas cada vez más eficaces, eficientes y efectivos, cuyo objetivo general es la satisfacción al usuario y la comunidad en general, la mejora continua en calidad en la prestación de los servicios de Acueducto, Alcantarillado, Aseo, Especiales y Complementarios; transparencia y fortalecimiento de la gestión pública, orientado al cumplimiento de los objetivos y buscando cada vez la optimización de los recursos. Dentro del plan estratégico de Gestión contemplado para desarrollar durante el año 2013 a 2017, se destacan programas como el fortalecimiento institucional, fortalecimiento para la prestación de los servicios públicos, responsabilidad social empresarial y el fortalecimiento ambiental. Cada uno de estos programas contiene una serie de proyectos que se ven proyectados para desarrollar en el corto, mediano y largo plazo durante este periodo de tiempo, además del valor de inversión aproximado y sus responsables. Se cuenta con un total de 22 proyectos, con una serie de actividades y con un rango de avance que va desde el 5% hasta el 140%. Uno de los principales objetivos enmarcado en uno de los programas es garantizar la calidad, la continuidad y la

cobertura en el área de prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo y es importante mencionar que esta es la misión de la entidad, por lo tanto los objetivos planteados dentro de los programas y proyectos están orientados al cumplimiento de la política de calidad, la misión, la visión y los objetivos institucionales. Es importante mencionar que dentro de este programa durante la vigencia 2015 se enfatizó de manera ardua en el uso eficiente y ahorro del agua con el fin de conservar el recurso hídrico , cuidar su fuente de abastecimiento y combatir tiempos de sequía y el fenómeno del niño Modelo de Operación por Procesos. Dentro de la red de procesos se evidencia su interrelación, caracterizaciones, procesos, procedimientos, registros, etc., son modificados de acuerdo a la necesidad de cada uno de los dueños de proceso, lo cual permite mantener un sistema dinámico y que permite mejorar constantemente estas actualizaciones se desarrollan durante cualquier periodo del año, de acuerdo a la forma de ejecutar las actividades en cada uno de los procedimientos y de acuerdo a los cambios que se realicen con el fin de mejorar la calidad y la satisfacción del usuario. Los procesos y procedimientos adoptan y aplican Manuales, Instructivos, protocolos y registros a través de los cuales se formaliza y engloba más detalladamente sus actividades, logrando así con estos instrumentos lograr los objetivos de los procesos y facilitando el cumplimiento del control interno.

Empresas Publicas Municipales de Sibate cuenta con un estructura organizacional flexible, aquí se pueden identificar fácilmente las áreas de trabajo que así mismo equivalen a los procesos que adopto e implementa la entidad, así mismo esta estructura es soportada en el Manual de Cargos Sibate SCA ESP M 15-02, donde se evidencias las funciones y competencias para cada uno de los cargos de la entidad. Indicadores de Gestión La entidad tiene definidos indicadores para los objetivos institucionales y para cada uno de los procesos definidos, estos son plasmados dentro de dos matrices de indicadores R15-01-01 “Matriz de Objetivos de Calidad” y R15-01-02 “ Matriz Indicadores de Procesos”. Teniendo en cuenta que durante el 2015 se hixzo evaluación a la visión de la entidad y un cierre dado su alcance, se formuló una nueva visión y para el año 2016 serán analizados sus objetivos de calidad junto con sus indicadores por proceso para así dar nuevas metas de dichos indicadores, con el comienzo de la nueva misión de la entidad. “VISIÓN: La Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté SCA – ESP en el año 2020 será una empresa sostenible en la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado, aseo y servicios complementarios generando satisfacción a sus usuarios ambientalmente responsable socialmente comprometida orientada a la educación ciudadana y reconocida a nivel departamental con proyección nacional.” Esta nueva visión se determinó en comité de control interno.

Políticas de Operación Dentro del Manual de Gestión de la entidad, se contemplan lo descrito de acuerdo a la política de operación implícitamente citada en cada uno de los procesos de la entidad. M 15-01. COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO Durante la vigencia 2015 los mapas de riesgo fueron actualizados dentro de la revisión por la dirección con el fin de verificar la gestión del riesgo de cada uno de los procesos y asi determinar si sus controles eran efectivos y proceder a realizar una nueva valoración. Esto se encuentra dentro de cada uno de los mapas de riesgo de los procesos de la entidad con fecha de actualización en noviembre de 2015. MODULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

Autoevaluación de Control y Gestión Siendo esta la herramienta de autocontrol por parte de cada dueño de proceso, esto se identifica dentro de la entidad dentro de los controles enmarcados para cada procedimiento, que se pueden reflejar en registros de operación, resultados, indicadores, mediciones, protocolos, informes, etc. Los controles establecidos dentro de los procedimientos por cada uno de los dueños de proceso, les permite tomar decisiones sobre la ejecución de los mismos, evaluar y verificar su eficiencia frente a las actividades realizadas y proveer la información necesaria para establecer si dichos controles funcionan o no.

COMPONENTE AUDITORIA INTERNA Auditoria Interna Para el seguimiento del Control Interno y el Sistema de Gestión de calidad, Empresas Públicas Municipales de Sibate cuenta con un proceso y procedimiento que le permiten establecer las actividades para realizar le programa anual de auditorías, la selección de auditores internos, determinar el alcance de la auditoria y además la realización de los planes de auditoria correspondientes a cada proceso. Dentro de los resultados de las auditorias siempre se ha llegado a la conclusión que son un herramienta de fortalecimiento institucional para mejora continua de todos los procesos que ha permitido retroalimentar los Sistemas adoptados e implementados. Durante el 2015, se realizó un auditoria interna combinada integral, para el sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Control Interno, se identificaron un total de 3 acciones correctivas que enmarcan particularmente varios procesos de la entidad. DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES

1. Se verificó la existencia de la acción correctiva por la emergencia presentada el 19 de septiembre, emergencia provocada por una fuerte precipitación y que provocó un colapso del sistema de alcantarillado en los barrios El Carmen, San Rafael y el Progreso, se evidenció que se surtió el proceso establecido en el Plan de Emergencias y contingencias con la evaluación de los hechos ocurridos, sin embargo no hay evidencia del levantamiento del servicio no conforme servicio no conforme. (NTC GP 1000:2009 ,8.3)

2. No hay evidencia que se haya realizado el proceso de selección y contratación del personal, para el caso del reemplazo del auxiliar administrativo PQR (Clara Chavez). Dado que el cargo está incluido dentro del S.G.C., debería haber surtido tal efecto. (NTC GP 1000:2008, 6.2)

3. La entidad no determino las causas que ocasionaron una no conformidad dentro del procedimiento de PQR y a su vez tampoco implemento las acciones necesarias para eliminar las causas que originaron una no conformidad dentro del procedimiento de gestión de documental; esto se evidencio en el incumplimiento en tiempos de respuesta a 10 usuarios . pasando así los 15 días establecidos por la ley y se evidencio en que No se ejecutó el plan de prevención y/o corrección correspondiente a una acción correctiva para el proceso de gestión documental. (NTC GP 1000:2009 ,8.5.2)

El programa de auditorías fue objeto de cambio mediante el Comité de Control interno en 2 ocasiones durante la vigencia, y este fue aprobado en el acta de comité de control interno No. 003 del 21 de octubre de 2015.

PROGRAMA DE AUDITORIA Pg05-01

L/C A

Emisor Fecha de Emisión Fecha de Último cambio

L/C Pág 1 de 1

Control Interno 01/07/2008 21/10/2015 A

OBJETIVO ALCANCE CRITERIO

RESPONSABLE FECHA

1

Dar a conocer el avance, fortalecimiento y desarrollo del MECI Y El Sistema de Gestion de Calidad dentro de Empresas Publicas Municipales de Sibate durante el 2014.

Todos los procesos

MECI 1000-NTC GP 1000. Reporte de informacion DAFP

Control Interno

28/02/2015

2

Dar a conocer el avance, fortalecimiento y desarrollo del Control Interno Contable dentro de Empresas Publicas Municipales de Sibate durante el 2014

Administrativa y Financiera. Adquisicion de Bienes y Servicios

Contaduria General de la Republica, CHIP

Control Interno

28/02/2015

3

Dar a conocer el avance , fortalecimiento y desarrollo del Modelo Estandar de Control Interno MECI 1000 de acuerdo al articulo 9 del Estatuto anticorrupcion.

Todos los procesos

MECI 1000, Estatuto Anticorrupcion, informe pormenorizado Control Interno con corte a febrero de 2015

Control Interno

14/03/2015

4

Dar a conocer el numero y software instalado y usado por la entidad

Todos los procesos

Informe Derechos de Autor

Control Interno

15/03/2015

5

Dar a conocer el segumiento correspondiente al plan de mejoramiento aprobado mediante oficio No. C 151058200278 por la contraloria de Cundinamarca para la vigencia 2013.

A los 10 hallazgos dados por la Contraloria de Cundinamarca

Contraloria de Cundinamarca, con cortes a 30 de marzo/30 de Junio/30 de septiembre/30 de Diciembre de 2015

Control Interno

Maximo 8 dias habiles siguientes a la fecha del corte.

COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

Plan de Mejoramiento

Durante la vigencia 2015, la entidad cumplió con los seguimientos al plan de mejoramiento establecido que fue objeto de auditoría integral vigencia 2013 por parte de la Contraloría de Cundinamarca , este plan de mejoramiento se cierra con el cuarto seguimiento que debe ser enviado en enero del 2016. EJE TRANSVERSAL Y COMUNICACIÓN Información y Comunicación Externa Mediante la actualización del MECI 2014, se adelantó la nueva estructura de la página Web, teniendo en cuenta que los productos mínimos mencionados en el artículo 9 de la ley 1972 de 2014, se incluyeran,

además de todos aquellos aspectos informativos relevantes para los usuarios, clientes y ciudadanía en general estuvieran de fácil acceso de consulta.

Por otra parte la oficina de Atención al Usuario ha sido el mecanismo eficiente adoptado por la entidad para la recepción y registro de quejas, reclamos, sugerencias, denuncias, además de la distribución de las mismas, su seguimiento y la oportunidad de respuesta para los usuarios y clientes. Todo esto enmarcado dentro de un proceso y procedimiento de Atención al Usuario. La rendición de cuentas se realiza una vez al año, en una convocatoria establecida por la Alcaldía Municipal de Sibate, donde se informa a toda la ciudadanía en general sobre resultados de cada una de las secretarias, sus programas y proyectos y además con vinculación de Empresas Publicas Municipales de Sibate SCA ESP.

Se cuenta con un proceso de comunicaciones que permite determinar y definir los canales de comunicación, el plan de comunicaciones y su política permitieron mantener una amplia diversidad de fuentes de comunicación con los usuarios, durante 2015 este el plan mantuvo su enfoque en la información a los usuarios sobre los servicios y sobre la campaña ambiental “DELE UN BUEN AMBIENTE A SIBATÉ”, así mismo los mecanismos de seguimiento permitieron evidenciar por medio de la encuesta de satisfacción para el año 2015 la percepción de los usuarios frente a los diferentes medio de comunicaciones y cuál es el que mayor divulgación tiene.

Por otra parte se cuenta con un buzón de sugerencias como uno de los productos mínimos de enlace con la ciudadanía.

Información y Comunicación Interna Los sistemas de información dentro de Empresas Públicas Municipales de Sibaté han permitido mantener de forma organizada, cronológica la información, que soporta de manera efectiva al área financiera y que es debidamente actualizado y parametrizado por el proveedor, el cual presta soporte técnico para los diferentes módulos con los que se cuenta (Facturacion, Presupuesto, Nomina, Almacén, Contabilidad, PQR), es una herramienta de optimo uso y de gran utilidad para el área financiera. Por otra parte se cuenta con correo electrónico institucional y medios electrónicos que permiten consultar diferentes documentos de la entidad en la carpeta pública del Servidor, buzón de sugerencias para comunicaron interna, además para información, socialización de planes, programas y proyectos y de los diferentes hechos que marcan las actividades de la entidad, recursos humanos programa mediante memorando informativo para convocar a todos los funcionarios. La cartelera institucional ha sido parte importante del fortalecimiento institucional con los funcionarios de la entidad y se han desarrollado. Para el mes de diciembre esta fue la información de la cartelera como soporte al desarrollo mensual durante el año 2015. INFORME CARTELERA MES DE DICIEMBRE 2015 En el mes de diciembre, continuamos tratando algunos temas con lo que pretendemos que el personal los siga teniendo en cuenta y se identifiquen con ellos y otros nuevos que queremos que se les de la importancia que merecen para el conocimiento y la practica por nuestros funcionarios. Es así como tenemos los temas que pasó a discriminar: 1. Un tema muy importante que seguimos inculcando y dando a conocer a nuestros funcionarios es el conocimiento del manual interno de trabajo para que nuestros funcionarios lo lean lo comprendan y sepan los deberes y derechos que tienen como funcionarios de EPM Sibaté. 2. se les da a conocer la fecha de fiesta de despedida de fin de año la cual se realizó el 11 de diciembre y se dio como día compensatorio el 12 de diciembre, se hace entrega de ancheta y obsequio a cada funcionario. 3. se publica el listado de las novenas como es costumbre todos los años. Para esta actividad la empresa dio un aporte para que se organizaran las novenas y así nuestros funcionarios participaran más activamente. El

18 de diciembre se entregaron los regalos a los hijos de los trabajadores no mayores de 14 años en el cual los niños salieron muy contentos con su detalle y su refrigerio. 4. El tres de diciembre se celebró el día mundial del no uso de plaguicidas 5. El cinco de diciembre se celebró el día nacional de los arrecifes de coral 6. El once de diciembre se celebró el día internacional de las montañas 7. para este mes se resalta el 24 de diciembre fecha en la cual se celebra la navidad en este día el señor gerente realiza un brindis por la salud y la prosperidad de todas los funcionarios en reunión con toda las familias 8. Para el 31 de diciembre el señor gerente también realiza una reunión de despedida de fin de año. Se mantienen los procesos correspondientes a gestión documental, las tablas de retención son utilizadas dentro del archivo de la entidad sin embargo es importante que para cada una de las áreas están sean actualizadas regularmente y de acuerdo a las necesidades de cada área y/o dueño de proceso. Sistema de gestión de la calidad Durante 2015 se dio continuidad a los procesos, procedimientos, manuales, registros, etc. implementados dentro del sistema de gestión de calidad, alguno de estos y según la necesidad de cada dueño de proceso surte modificación que buscan garantizar que sean más eficaces y lograr una mejora continua además de lograr un sistema absolutamente dinámico. El manual de calidad se mantiene actualizado y sigue siendo una herramienta que permite el desempeño óptimo de la organización, ya que mantiene los procesos documentados y es de conocimiento de todos los servidores. La alta dirección impulso y apoyo todas las actividades en cuanto a mejora se refiere, realizando revisiones correspondientes y documentándolas, tomando como base los indicadores de los procesos, los indicadores de los objetivos de calidad, los servicios no conformes, los resultados de las auditorias, con el fin de lograr determinar la eficiencia, la eficacia y la efectividad del Sistema de Gestión de calidad, además de respaldar las capacitaciones necesarias para fortalecer los conocimientos de los conceptos y normas competentes. Se cuenta con un programa de auditoría, el seguimiento al estado de las acciones, la identificación de los riesgos, son las entradas o soportes para la revisión por la dirección, lo cual le permite hacer seguimiento al sistema de gestión de la calidad. En el mes de diciembre de 2015 la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté S.C.A- E.S.P tuvo auditoría de segumiento de la certificación obtenida en 2008 , y mantenerla por el ente certificador ICONTEC en las normas NTCGP 1000:2009 - ISO 9001:2008 con el certificado SC 5854-1, el mantener esta certificación conto con todo un proceso de continuo trabajo y de mejoras para el logro de los objetivos y óptimos resultados, es un proceso diario de cada uno de los servidores de Empresas Públicas Municipales de Sibaté junto con el apoyo de la alta dirección, que como lo menciona su política de calidad es apoyado en un equipo humano comprometido y competente, que fue determinante en el desarrollo de esta auditoría externa al 100% de los procesos de la entidad, donde solo se evidencio una no conformidades menor y se demostró la calidad de los servicios prestados , junto con la satisfacción de los usuarios para lograr esta renovación hasta diciembre del año 2017.

Empresa EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE SIBATE S.C.A. E.S.P.

Fecha 2015-12-01

No - Conformidad Mayor Norma(s): ISO 9001:2008

NTCGP 1000:2009

Requisito(s): 0

X No - Conformidad Menor 7.2.3

Descripción de la No - Conformidad:

No hay evidencia de una comunicación eficaz con el cliente

Auditor:

Firma del Auditado:

Evidencia que demuestra el incumplimiento

No hay evidencia de la respuesta a la pqr´s No 5588 del 17 de septiembre del 2015 por

inconformidad en el consumo.

Recomendaciones Adoptar e implementar mediante resolución administrativa la visión de la entidad desde 2016 a 2020. Revisar, verificar y evaluar los objetivos institucionales de acuerdo a la vigencia de la visión. Verificar y evaluar los indicadores determinados para los procesos, su batería, sus metas y sus análisis correspondientes. Se evalúen y actualicen las tablas de retención y la gestión documental de la entidad, tomando como base importante para el desarrollo de este proceso la capacitación del personal que en general se involucrado con el desarrollo de actividades descritas dentro del proceso.

Realizar los planes de acción contemplados para subsanar no conformidades menores y hallazgos de auditorías internas, externas. Dado en Sibaté a los siente (07) días del mes de Enero del año dos mil dieciséis (2016). Cordialmente,

JENNIFER PAOLA CORTÉS ACUÑA Jefe de Control Interno

Mantener la cultura de mejora continua en la Sociedad Empresas Públicas Municipales de Sibaté.