ALCALDIA MUNICIPAL HELICONIA

INFORME EJECUTIVO ANUAL - MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO- MECI VIGENCIA 2012

Radicado No: 2074

Subsistema de Control EstratégicoAvances- Aprobación del Plan de Desarrollo Municipal “POR HELICONIA, CUENTE CONMIGO 2012-2015” , permitiendo avanzar en la construcción de planes y programas para el logro de las metasInstitucionales.- Adecuada ejecución de los Planes de Acción adoptados por cada dependencia, con base en el Plan deDesarrollo.- Modernización Administrativa incluyendo la entrada en vigencia del Nuevo “Manual de Funciones,Requisitos y Competencias Laborales” .- Adopción de “Manual de Contratación” , “Estatuto Tributario” y “Programa de Bienestar SocialLaboral e Incentivos” .- Diseño y proyección de “Código de Ética” y ejecución de campañas de mejoramiento en la atención ausuarios.- Empoderamiento y disposición de la Alta Dirección con el fortalecimiento y desarrollo del Sistema deControl Interno.- Creación del cargo Asesor de Control Interno facilitando la modernización y adecuadaimplementación del Sistema de Control Interno y demás controles al Interior de la AdministraciónMunicipal.- Planeación y programación de jornadas de socialización de subsistemas, componentes y elementos delModelo Estándar de Control Interno.- Conformación y funcionamiento del Comité Coordinador de Control Interno y Equipo MECI.- Avances en el estudio e identificación de riesgos.- Asistencia de funcionarios a diferentes capacitaciones y realización de Jornada de CapacitaciónGeneral, a funcionarios y contratistas.- Realización de eventos donde se han beneficiado tanto los funcionarios de la entidad, como losintegrantes de sus familias.Dificultades- En el inicio del periodo Constitucional 2012 – 2015 se presentan dificultades en el diagnóstico delestado de implementación del Sistema de Control Interno, por carencia de un debido proceso deempalme con los Funcionarios pertenecientes a la Administración Municipal saliente, observándosefalta de evidencia de elementos que habían sido reportados como implementados.- Carencia de “Políticas de Administración de Riesgos” y “Mapa de Riesgos” actualizado que permitanal Municipio su prevención o mitigación.- Falta de diseño y aplicación de “Programas de Inducción y Reinducción” .- Falta de diseño y adopción de “Plan integral de Capacitación” .

Subsistema de Control de GestiónAvances- Formulación y puesta en marcha de Planes de Acción por dependencias, fundamentados en el Plan deDesarrollo “POR HELICONIA, CUENTE CONMIGO 2012-2015”, permitiendo establecer avances ydefinir controles.

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- Socialización del Nuevo “Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales” .- Socialización del Manual de Procesos y Procedimientos vigente, en aras a su posterior modernizacióny diseño de formatos necesarios.- Diseño de Tablas de Retención Documental.- Se tienen implementados mecanismos de información hacia los diferentes grupos de interés,difundiendo la gestión de la Administración Municipal a través de medios de comunicación locales(Canal Comunitario; Emisora, Carteleras, Página WEB, etc.).- Se avanza en el cumplimiento del Decreto 1151 de 2008 relacionado con la implementación deGobierno en Línea, en las fases de información, interacción y transacción.- Adecuado reporte de información en línea y presentación de informes.- Compromiso con las Políticas de oportuna respuesta a “Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias” ,mejorando la calidad del servicio y disminuyendo acciones judiciales.- Publicación y Socialización en Audiencia Pública del Informes de Gestión correspondientes a lavigencia 2012, en cumplimiento de la Ley 1551 de 2012.- Rendición Pública de Cuentas correspondiente a la vigencia 2012, en cumplimiento de la Ley 489 de1998.Dificultades- Falta de modernización del “Manual de Procesos y Procedimientos” .- Falta de adecuada definición de “Procesos de Gestión Documental” y diseño de formatos.- “Manual de Políticas de Comunicación e Información Pública” no modernizado.

Subsistema de Control de EvaluaciónAvances- Adecuado análisis del estado de implementación del MECI.- Adecuado seguimiento a los Planes de Mejoramiento suscritos con la Contraloría General deAntioquia respecto al período auditado 2010 – primer semestre de 2011 y con la Contaduría General dela Nación, con fecha de corte junio 30 de 2012.- Elaboración y aprobación del Plan de Mejoramiento correspondiente a la Auditoría Integral deGestión correspondiente a la vigencia 2011, llevada a cabo por la Contraloría General de Antioquia enel mes de agosto de 2012.- Pese a no contarse con un adecuado “Plan de Auditorías” y respondiendo a las necesidadespresentadas, actualmente se adelantan auditorías a Procesos de Contratación y a cumplimiento dePlanes de Acción.- Se avanza en el ajuste y actualización del Manual de Procesos y Procedimientos y el correspondienterediseño de indicadores, que permitan medir la gestión.Dificultades- No se contó para la vigencia 2012 con un Plan Anual de Auditorías atendiendo a que el cargo deAsesor en Control Interno sólo fue creado hasta el mes de junio y el Municipio se encontraba en etapade modernización Administrativa.- Al realizar el análisis del estado de implementación del MECI, se detectó una generalizada falta deconocimiento de los distintos elementos MECI y necesidad de modernización de los ya existentes.- Ausencia de archivo documental, impidiendo hacer seguimiento a las recomendaciones de AuditoríasInternas anteriores.

Estado general del Sistema de Control InternoEn respuesta a las carencias detectadas en el período anterior, paulatinamente se han adelantado lasacciones necesarias a fin de lograr la correcta modernización e implementación del Modelo Estándar deControl Interno en el Municipio. Se destaca el compromiso y disposición de la Alta Dirección y delequipo de trabajo que compone la Administración Municipal, en el avance del proceso mencionado yen el acatamiento de lineamientos, aún sin estar éstos consagrados debidamente.Se ha fortalecido el uso de mecanismos y distintos medios de comunicación, favoreciendo la

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transparencia de la gestión pública y la participación de la comunidad.Recomendaciones

Solicitar a los directivos responsables o dueños de los procesos, realizar la revisión del Manual deProcesos y Procedimientos y demás documentos MECI, con el objeto de identificar las observacionespertinentes y adelantar el ajuste, mantenimiento y modernización del mencionado modelo; teniendo encuenta las exigencias de la normatividad vigente. El Representante de la Alta Dirección debe coordinarel proceso y cada integrante del equipo MECI será el responsable en su dependencia de orientar larealización de estas actividades.Continuar con el fortalecimiento a la labor del Comité Coordinador de Control Interno y del EquipoMECI en el estudio, diseño y proyección de los distintos productos.Priorizar la construcción de Políticas de Administración de Riesgos, evitando situaciones adversas alMunicipio.Avanzar en la implementación de todos los elementos que componen el Modelo Estándar de ControlInterno.

Diligenciado por: ALBA LÍA SILVA ROLDÁN Fecha: 26/02/2013 03:34:22 p.m.

Aprobado por: JOHN FREDY ORTIZ TABARES Fecha: 26/02/2013 03:37:22 p.m.

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