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INFORME ESTADO ACTUAL MONTAJE OFIMÁTICA PARA BREXIA GOLD PLATA PERÚ PATRICIA ISABEL PÉREZ LONDOÑO Consultora Gestion System S.A.S

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INFORME ESTADO ACTUAL MONTAJE OFIMÁTICAPARA BREXIA GOLD PLATA PERÚ

PATRICIA ISABEL PÉREZ LONDOÑO

Consultora Gestion System S.A.S

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A continuación se entregará análisis de cada uno de los requerimientos enviados por el personal de BGPP. En este documento se indicarán los que están listos, los que necesi-tan ajustes y que serían cotizados por Gestion System y los que son pendientes y que re-quieren una solución por parte de Ofimática.

REQUERIMIENTO 001

Ver documento enviado con las observaciones REQ_001_04_01_2013.docx

Se ajusta el código de integración de tal manera que lleve la dinámica contable conforme a lo solicitado. Se muestra y esta validada y conforme por parte del usuario Carlos Quiroz.

CONTABILIZACION DE COMPRA PARA INVENTARIO EN SOLES, CORRECTA. FECHA MES AC-TUAL

Las demás observaciones fueron explicadas, de tal manera que no mostrará la tasa de cambio en datos adicionales cuando la transacción es en soles, pero si hará las contabilizaciones en ambas monedas como fue solicitada. También se explica que la cuenta contable que aparece en datos adicionales es la asociada al proveedor, pero que al momento de integrar el tomará la que corresponda de acuerdo a la moneda de transacción.

Por parte de Gestion System, se debe hacer una modificación al trigger que actualiza los códigos de integración de los documentos, pues el que se diseñó originalmente solo se hizo para un TIPODCTO y fue amarrado para los dctomae RE y se requiere que tome el que corresponda en el consecutivo de acuerdo al tipo de remisión. Consultado con ing. ellos ven la viabilidad.

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En este análisis conjuntamente con ellos también manifestaron que aunque llevo el tipo de comprobante en la integración, para ellos es muy importante visualizarlo desde el momento en que se va a ingresar la información. Yo les he explicado que eso se podría ver en el informe que se debe enviar a la sunat, pero aun asi manifiestan que ellos lo deben hacer desde el principio de ingreso de los datos, por lo tanto se envió requerimiento al área de ingeniería de Gestion para su análisis y cotización de tiempo de elaboración de este especial

CAPTURA PARA INGRESO DE DOCUMENTO DE COMPRA O DE CUALQUIER MODULO

SUBDIARIO TIPO COMPRO.PAGO CORRELATIVO60Esto debe permitir seleccio-nar de la lista el que requie-ran

01 (Factura)Debe permitir elegir de la lista entregada.

60-0100000160-02000001Ellos ingresan el primero, que se base en el periodo

Reemplazar por el correlativo.

REQUERIMIENTO 002Ver documento enviado con las observaciones REQ_002_08_01_2013.docx

Cada que se ingresa un documentos en ofimática el trae por defecto el código de integración configurado para cada transacción, y no que sea el usuario quien lo cambie, esto con el fin de automatizarlo y evitar el margen de error. La verificación si es el correcto o no, la da la revisión de la preintegración.

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En cuanto al punto de la tasa de cambio, veo que es la misma observación en todas las pruebas hechas, y se ha explicado en varias oportunidades. En datos generales no mostrará la tasa de cambio si la transacciones es en soles, pero se creó un procedimiento interno automático que alimenta este valor y con lo cual se pueden ver las transacciones en dos monedas.

Lo mismo ocurre con la cuenta por pagar que muestra en datos generales, la cual la trae de la consignada en el proveedor, pero que se actualiza de forma automática al momento de hacer la integración.

Con respecto al % Ret. IGV del 6%, y al Vlr.Ret IR ya fue corregido desde el momento de la revisión conjunta.

Con respecto a la integración, se pudo observar que la está haciendo de forma correcta, pero al momento de mostrarla en dólares, estaba trayendo una tasa de cambio de un dia diferente al de la transacción, en ese momento por parte de los usuarios esto quedo observado, pero luego de entrar a revisar, pude verificar que como el documento se hizo con fecha del 12 de enero y este día es sábado y éste es un día donde no se alimenta el valor de la tasa de cambio, yo a manera de ejercicio le asigne un valor aleatorio. Elevé la consulta a los usuarios de BGPP y me explicaron que para estos casos se debe asignar la del día hábil inmediatamente anterior. Se procede a corregir la tasa de cambio y los asientos contables salen correctamente.Ver #Explicacion1

REQUERIMIENTO 003Ver documento enviado con las observaciones REQ_003.docx

Preguntan…

En ofimática se asigna al año comercial o ejercicio económico en las variables de configuración, esto permite que se puedan ingresar los documentos de los módulos de Compras, Cuentas por Pagar, Facturación, Cartera, Inventarios en fechas por ejemplo del año 2013 y que contabilidad todavía este año contable 2012 mientras hace el cierre de fin de año. Por esto al ingresar al sistema el ya conoce el año al cual va a ingresar.

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Otra observación

Esto ha sido explicado en el requerimiento 001 y esta en análisis por parte de ing. para hacer un desarrollo

CAPTURA PARA INGRESO DE DOCUMENTO DE COMPRA

SUBDIARIO TIPO COMPRO.PAGO CORRELATIVO60Esto debe permitir seleccio-nar de la lista el que requie-ran

01 (Factura)Debe permitir elegir de la lista entregada.

60-0100000160-02000001Ellos ingresan el primero, que se base en el periodo

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Con respecto a esto se crea un campo propio de F.EMISION en el cual se consignará la fecha del documento, o sea, la del mes anterior y en las fechas de ofimática se colocarà una que corresponda al mes en el cual se esta ingresando. Ambas fechas se tendrán en cuenta en el informe de compras.

La fecha se ingresará asi

La fecha de emisión del documento, o sea la del periodo o mes anterior se ingresará por datos generales de la siguiente manera

REQUERIMIENTO 004Ver documento enviado con las observaciones REQ_004_04_01_2013.docx

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Con relación a este pendiente se logró determinar que ofimática no está calculando el valor correspondiente a la compra para ir a buscar el tope de detracción dado en soles. Se envía pendiente a ofimática para darle solución al mismo. El número de caso es No.8285.

En cuanto a la retención IR y asientos contables, se ha explicado en los puntos anteriores. Lo de la retención fue solucionado, y los asientos contables cuando se hace la preintegración se debe decir que lo muestre en dos monedas, de los contrario lo hace para una sola moneda. Ver #Explicacion1

REQUERIMIENTO 005Ver documento enviado con las observaciones REQ_005_08_01_2013.docx

Esto ya habia sido observado en requerimiento 002

Nuevamente mencionan los mismos puntos de los requerimientos anteriores. Ver #Explicacion1 .

REQUERIMIENTO 006Ver documento enviado con las observaciones REQ_006_04_01_2013.docx

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Este escenario es identico al presentado en el caso 004, presentan las mismas pantallas indicando lo de la cuenta cuentable, la cual ya explique que la trae de la matricula del proveedor. Lo de la retencion IR ya fue correigo. El que solo muestre la dinamica contable en soles, es porque al momento de generar el informe no le han dicho que lo haga en dos monedas y solo lo presenta en soles. Tambien informe que el error del calculo de la detraccion es de ofimática y que estamos pendientes de la solucion al mismo. En los puntos anteriores expongodo detalladamente lo que ya esta solucionado y como proceder. Ver #Explicacion1y #Explicacion2

REQUERIMIENTO 007Ver documento enviado con las observaciones REQ_007_08_01_2013.docx

En este punto lo que respecta a la cuenta del proveedor y retencion IR ya fue explicado ampliamente en los puntos anteriores. #Explicacion1

Veo lo de la tasa de cambio y revisando los otros requerimientos en dolares se refieren a la tasa de cambio. Cuando se mostro el sistema se explico que el trae la tasa de cambio compra del dia actual del sistema. Al conocer lo que requerian se realizó un procedimiento automático que al momento de guardar, el actualizara la tasa para que pusiera la de venta y que fuera al de la fecha de documento. Mostraré pantallazos.

Compra de activo fijo

Si esta marcada como moneda local no muestra nada en tasa de cambio

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En este punto se les explicó que se podian hacer dos cosas, y esto lo detalle en uno de los videos enviados. La primera opcion es colocarla manual y la otra es guardar el documento y la asigna correctamente. Para este ejemplo la voy a marcar como otra moneda, y voy a dejar la tasa que trae por defecto, la guardo y voy a ingresar a consultarla nuevamente y veran que el valor se actualiza.

Asignó 2,544, miremos el maestro de tasas de cambio

Ahora grabo la compra con fecha del 16 de enero, para ver que debe colocar otra tasa de cambio venta.Voy a consultarla

Ver tasa de cambio de la fecha del documento

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Para validar la dinamica contable, se requieren las cuentas contables asociadas a las referencias de producto, asi como enviaron la de los servicios deben enviar las que pertenecen a activos fijos, favor proceder a enviar en excel dichas cuentas para yo migrarlas y poder ver como integraría. Sin embargo a manera de ejemplo a esta compra de activo, le asignaré la cuenta 336111. Veamos como se hace y como se veria la integración.

La integracion en la otra moneda está siendo revisada. Pendiente por parte de Gestion System.

REQUERIMIENTO 008Ver documento enviado con las observaciones REQ_008_08_01_2013.docx

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Lo primero es validar que los codigos utilizados para estas transacciones tienen asignada su respectiva cuenta contable. Ver #Explicacion4

Voy a explicar lo que en este requerimiento exponen

Desde el principio, se indicó como era que ofimática traía los datos de la orden de compra, inclusive en la última visita en conjunto con el sr José Fernando, se le mostro como sería la mejor forma, les indique donde iria colocado el numero de la orden de compra, se les dió la opción de manejar consecutivo manual, pero José Fernando dio la instrucción que fuera automático. En conclusión el sistema traería el número de consecutivo interno, el cual al momento de imprimir el parte de ingreso será mostrado en el formato. El cambiar esto implicaría un cambio de fondo, porque se estarían tocando las fuentes del sistema. Si la decisión es hacerlo de la manera que Carlos Quiroz indica, se deberá solicitar a Gestion la cotización de dicho cambio.

Si nos vamos para la parte funcional el trae las órdenes de compra pendiente de ese proveedor, y descarga las cantidades no facturas, es decir si se hacen descargas parciales, al momento de elaborar otra compra con la misma orden solo traerá lo que no se haya descargado antes. Los demás procesos son iguales de ahí en adelante.

Todas las demás observaciones, son las mismas hechas en los requerimientos anteriores, ver #Explicacion1, #Explicacion3

REQUERIMIENTO 009Ver documento enviado con las observaciones REQ_009_04_01_2013.docx

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Con relacion a esto, y en vista de la recomendación hecha por ellos, se desarrollo un procedimiento que permita corregir esto si el usuario por error cambiara la tasa de cambio. Siempre cualquier documento que sea guardado, ya sea en el ingreso inicial como en la modificacion, el validará el maestro de tasa de cambio y colocara el que corresponda de acuerdo al dia de la transaccion.

Para estos dos casos se le manifestó a los usuarios de BGPP que al momento de ingresar la nota credito o el documento con tasa de cambio diferente a la del día, la colocaran de forma manual. Sin embargo nuevamente veo esta solicitud, con lo cual se ingresará a ingeniria para su análisis, luego de levantar el documento de requerimiento miraremos si lo hacemos a nivel de programacion directamente con la casa de software. Aun asi si ingresamos la tasa de cambio manual el sistema haría los calculos de forma correcta.

Este tema aunque fue mencionado en mi primera visita, solo fue explicado de forma detallada en la visita de diciembre del año 2012. Estaremos asignando fecha de entrega del mismo.

REQUERIMIENTO 010Ver documento enviado con las observaciones REQ_010_08_01_2013.docx

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Tema ya mencionado en requerimientos anteriores #Explicacion5

Tema explicado en puntos anteriores #Explicacion3

Esto ya fue corregido, y efectivamente si un documento tiene algun tipo de retencion, el valor a pagar que muestra es inferior, sin embargo en este momento se requiere que validen si al halar la factura esta llega al comprobante de egreso de sin problema. Al momento de hacer otra compra sin la retencion e irla a pagar podran observar que el valor es el correcto.

No sería a la inversa, pues se esta manejando un consecutivo interno para cada documentos de compra ingresado, esto a manera de control interno, permitiendole a BGPP controlar que todo esta siendo ingresado y que tantos documetnos se ingresan y se anulan porque se anulan, en fin es como control. Luego en todas las oportunidades de

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ingreso de informacion, la factura del proveedor se hizo en el campo asignado para esto que es DCTOPRV, el cual permite que ofimática controle que no se repitan documentos de un mismo proveedor. Miremos el caso si es a la inversa. El proveedor A me envia la factura 001-3450, el proveedor B dos meses despues me envia otra factura 001-3450, En este caso no se podria ingresar en ofimatica el de proveedor B porque para el sistema es el mimso numero, asi funciona la logica de un programa, pues el necesita algo que se llama llave primaria que es lo que permite no cruzar documentos, por lo cual ofimatica utiliza el campo que el trae por defecto y luego hace la relacion entre el RUC del proveedor y DCTOPRV. En este orden de ideas, la informacion al momento de hacer egresos la trae de esa manera, y el trae ambas informaciones, el consecutivo interno y el documento del proveedor.

Con respecto a este punto observo un error en el procedimiento, el cual al momento de elaborar pagos se debe hacer de la siguiente manera.

Favor validar nuevamente e informar resultados.

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Con respecto a esta solicitud considero importante dar la explicacion via skype, se requiere mas o menos 1hora, para lo cual se propondrá una fecha donde me encuentre en las oficinas de Brexia. Estaremos informando

REQUERIMIENTO 011Ver documento enviado con las observaciones REQ_011.docx

Este requerimiento está conforme.

REQUERIMIENTO 012Ver documento enviado con las observaciones REQ_012.docx

Con respecto a este punto debo aclarar lo siguiente; cuando se implementó lo de los vales de salida ofimática no realizaba reserva del inventario, y se desarrollo un especial para que al momento de hacerla, ésta hiciera la reserva. Luego de este procedimiento se debe proceder a liberar la reserva y se debe hacer antes de hacer el parte de salida, pues como manifiestan se estan mostrando dos salidas.

Para esto se puede utilizar la siguietne opcion de ofimatica, por la misma opcion donde se ingresan las reservas. Este proceso se esta haciendo automático.

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Si el liberear las reservas lo desean de forma automática, por favor solicitarlo para que gestion system proceda a cotizarlo. Esto porque el estándar lo hace y cualquier cambio que solicite el cliente se considera un especial o desarrollo específico.

REQUERIMIENTO 013Ver documento enviado con las observaciones REQ_013.docx

Este requerimiento está conforme.

REQUERIMIENTO 014Ver documento enviado con las observaciones REQ_014.docx

Este requerimiento está conforme.

REQUERIMIENTO 015Ver documento enviado con las observaciones REQ_015.docx

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Con respecto a este requerimiento, aunque como observan se puede trabajar, elevaré esta solicitud a ofimática, pues me parece bastante importante que el valor de las remisiones que descarga ordenes debe tener un control.

REQUERIMIENTO 016Ver documento enviado con las observaciones REQ_016_08_01_2013.docx

Este requerimiento está conforme.

REQUERIMIENTO 017Ver documento enviado con las observaciones REQ_017_04_01_2013.docx

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Este es un nuevo requerimiento, ya dentro de los formatos enviados no estaba establecido que el kardex fuera diferente. Para esto solicito el envio de dicho informe para solicitar el desarrollo del mismo a Gestion System.

REQUERIMIENTO 018Ver documento enviado con las observaciones REQ_018_04_01_2013.docx

Esto tiene relacion con las pruebas funcionales de los requerimientos iniciales, por lo que las explicaciones ya fueron expuestas en los puntos anteriores.

REQUERIMIENTO 019Ver documento enviado con las observaciones REQ_019_04_01_2013.docx

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El error que manifiestan con la detracción se debe a que el maestro de topes de detracción esta alimentado de forma incorrecta, veamos el maestro y verifiquemos el código 027.

Observemos que el tope esta en 400,10, pero la compra con la cual hicieron la prueba funcional fue de 400,01 por lo cual no toma la detracción.

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Se corrige maestro de detracción asignando la base correcta

Se modifica la compra hecha por los usuarios para mirar cálculo de detracción.

De acuerdo a lo anterior, esto debe ser revisado nuevamente por los usuarios, pues los topes de detracción, de los documentos en soles lo está haciendo de forma correcta. Ingresar a ese maestro y revisar los topes.Por lo tanto este requerimiento queda en pruebas por parte de usuarios BGPP.

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REQUERIMIENTO 020Ver documento enviado con las observaciones REQ_020_04_01_2013.docx

Este tema ya fue explicado anteriormente ver #Explicacion2

REQUERIMIENTO 021Ver documento enviado con las observaciones REQ_021_09_01_2013.docx

Este requerimiento es igual al cinco, ver explicación dada anteriormente.

REQUERIMIENTO 022Ver documento enviado con las observaciones REQ_022_08_01_2013.docx

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Este requerimiento es igual al cuatro, ver explicación dada anteriormente.

REQUERIMIENTO 023Ver documento enviado con las observaciones REQ_023_04_01_2013.docx

Nuevamente observan los mismo de los requerimientos anteriores, la cuenta por pagar del proveedor, la tasa de cambio, la retencion IR. Con respecto a lo de la tasa de cambio, siempre manifestaron que la tasa de cambio venta que debia traer el sistema era el de la fecha del documento que se estaba elaborando en ese momento, por eso se les disarrollo el especial que validara esta tasa de cambio al momento de guardar. Se debe revisar conjuntamente este punto para revisarlo y mirar como hacer que haga los calculos bien. Lo demas ya fue explicado.

CONCLUSIONES Muchos de los punto expuestos en estos 23 requerimientos, se encontraban

repetidos en varios momentos, pues si la orden de compra de suministros en dolares no calcula detraccion, no lo hara si se compra servicios, ni lo hara si se

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compra activos. los escenarios que se requieren validar debe ser uno solo, no importando estas combinaciones.

Surgen dos pendientes para la casa de software, el relacionado con el calculo de los impuestos cuando se ingresa en dolares, y el de la descarga de las ordenes de compra en remisiones.

Se requiere ampliar informacion relacionada con el manejo del pago a varios proveedores en mismo documento. Capacitacion y parametrizacion del modulo.

Se entregaran a Gestion System los puntos que implican mejoras al sistemas y que serian específicos para que ellos coticen y den fechas de entrega.

Se sugiere que cuando se tengan los ajustes, y las mejoras se hagan las pruebas funcionales de manera conjunta, esto se haría remotamente.

Atentamente,

Patricia Isabel Perez L.Asesora-ConsultoraGestion System Ltda.Socio de Negocios Ofimatica S.A.Tel: 57(4) 4446397Cel: 311 605 51 [email protected]

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