Ao de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVASESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION DE NEGOCIOS

INFORME FINAL:AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA JEFATURA DE RECURSOS HUMANOSRELACIONADO A LA SELECCIN DE PERSONALPERIODO DE 1 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

EMPRESA AUDITADA: CORPORACION HBS S.A.

CICLO VIII

MODULO II

INTEGRANTE:

SANCHEZ FLORES, Daniel

PROGRAMA ESPECIAL DE ADULTOS - PEAADMINISTRACION DE NEGOCIOSPgina | 16

2015

EXAMEN ESPECIAL A LA EMPRESA CORPORACION HBS SAAUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL AREA DE RECURSOS HUMANOSRELACIONADO A LA SELECCIN DE PERSONAL PERIODO 2013-2014INDICE

I.INTRODUCCIN11.ORIGEN DEL EXAMEN22.NATURALEZA Y OBJETIVOS23.ALCANCE DEL EXAMEN24.ANTECENDENTES BASE LEGAL DE LA ENTIDAD25.COMUNICACIN DE HALLAZGOS:46.MEMORANDUN DE CONTROL INTERNO4II.OBERVACIONES:9III.CONCLUSIONES:13IV. RECOMENDACINES:14V.ANEXOS15VI.FIRMAS16

PLAN Y PROGRAMA DE AUDITORIA AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA JEFATURA DE RECURSOS HUMANOSRELACIONADO A LA SELECCIN DE PERSONALPERIODO DE 1 DE ENERO 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

I. INTRODUCCIN

El recurso humano constituye uno de los elementos ms importantes para cualquier organizacin. Por tal razn es de suma importancia que exista un departamento que vele por la adecuada seleccin, capacitacin y remuneracin del personal.

La importancia del departamento de recursos humanos, radica en que el xito o el fracaso de una organizacin dependern de las acciones de cada uno de los colaboradores previamente seleccionados y capacitados para la realizacin de las distintas actividades que conforman los procesos productivos y administrativos indispensables para el buen funcionamiento de la institucin.

Por lo expuesto en los prrafos anteriores, es indispensable que en toda empresa exista un departamento de recursos humanos que cuente con polticas, procedimientos y controles internos eficaces y suficientes para mitigar los riesgos existentes en el proceso de administracin del personal desde su reclutamiento hasta su remuneracin o terminacin laboral. Derivado de esta importancia, es necesario que la eficacia de las polticas, procedimientos y controles internos implementados sean evaluados por un departamento de auditora interna con personal altamente profesional, adecuadamente independiente y objetivo, que deber establecer una metodologa que permita la correcta evaluacin del control interno establecido.

Por las razones anteriores se presenta el informe que contiene los resultados de la Auditora Administrativa realizada al rea Recursos Humanos de la empresa Z ADITIVOS S.A, cual objetivo general del estudio fue establecer si se aplic la poltica de seleccin de personal establecida en la empresa y si esta ha ido de acorde con el planeamiento estratgico para el periodo 2013-2014, para luego sugerir alternativas de solucin a las desviaciones o fallas detectadas durante la investigacin.

1. ORIGEN DEL EXAMENCORPORACION HBS S.A. es una empresa dedicada a la produccin y comercializacin de aditivos para la construccin a nivel nacional funcionando desde el ao 1987 contando con un local funcionando en la calle Los Faisanes 675 Urb. la Campia Chorrillos

2. NATURALEZA Y OBJETIVOS

2.1. Objetivo GeneralEstablecer si se aplic la poltica de seleccin de personal establecida en la empresa y si esta ha ido de acorde con el planeamiento estratgico para el periodo 2013-2014

2.2. Objetivos Especficos Determinar si el proceso de seleccin de persona se cumple de acuerdo al planeamiento estratgico de la organizacin. Determinar las causas de la alta rotacin del personal y el costo en que incurre la empresa por este problema.

3. ALCANCE DEL EXAMEN El anlisis de auditora se llevar a cabo en La empresa Z Aditivos ubicados en el Departamento de Lima (Chorrillos), comprendiendo los siguientes procesos, anlisis de los procesos administrativos y el cumplimiento del manual de funciones, procesos de contratacin y evaluaciones en la contratacin de personal segn perfil requerido.

4. ANTECENDENTES BASE LEGAL DE LA ENTIDAD4.1. Antecedentes de la EntidadZ Aditivos es una empresa fundada en el ao 1987 y registrada mediante Partida N 13305782 segn consta en los registros de la Notaria Laos de Lama representada por el Notario de Lima Roberto Laos de Lama, ha cumplido 27 aos al servicio de la industria del Per. Se inici en el distrito del Rmac en un local de 80 m2 con un stock reducido de 12 productos luego en 1992 aumento la produccin a 30 productos en 1998 con maquinaria especializada y con ms de 90 productos se traslad a su local actual en Chorrillos de ms de 1000 m2 en el cual funciona actualmente las reas administrativas siendo su ltima adquisicin un terreno en la zona industrial de Villa El Salvador de 5000 mt2 donde prximamente se trasladara el rea de produccin afianzando as su proceso de expansin.Z Aditivos tiene como misin ser reconocidos como empresa lder en el rubro de aditivos para el concreto en el Per y en el extranjero satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes brindndoles productos de calidad y asesora personalizada siendo orgullosos representantes de la marca Per.Es por ello que como parte de nuestro planeamiento estratgico donde establece indicadores de gestin y control nos obliga a comprometernos con la calidad en todos nuestros procesos siendo poseedores de la certificacin ISO 9001 teniendo como objetivo la mejora continua y el desarrollo de nuestros procesos as como la valoracin de nuestro capital humano comprometindonos al desarrollo de sus competencias y capacidades para el desarrollo del personal y de la organizacin contribuyendo de esta manera con nuestra sociedad y nuestro pas.

ORGANIGRAMA

4.2. Asuntos a ser examinadosLos asuntos que sern desarrollados en el presente examen estn relacionados con los procesos de seleccin del rea de Recursos Humanos.El presente examen se ha programado debido a que en el ltimo semestre la rotacin de personal se ha incrementado alarmantemente lo cual conlleva a un costo excesivo de recursos y tiempo para la organizacin.

En el periodo 2013-2014 a travs del rea contable se observ los gastos en pagos de liquidaciones de personal dado de baja bajo la modalidad de contrato por necesidades del mercado ascienden a S/. 18,000 en el 2013 y S/. 45,000 en el periodo 2014, tal como se puede apreciar en el cuadro:

Pago de liquidaciones por reas

20132014

ProduccinS/. 7000S/. 15000

AdministracinS/. 3000S/. 10000

ComercialS/. 4800S/. 15000

LogsticaS/. 3200S/. 5000

En ese sentido, se determin que las reas principales a ser examinadas son lo rea de RRHH y Administracin, y reas secundarias como produccin y comercial.Como resultado de la revisin de los asuntos a ser examinados se determinaron los siguientes puntos de atencin:1. Proceso de seleccin de personal de los aos 2013-2014.2. Revisin de los file personal de los contratados en ese periodo.3. Revisin comparativa de los pagos efectuados por concepto de liquidacin del periodo 2013-20144. Identificar mediante la revisin de la encuesta de clima laboral la percepcin de los trabajadores hacia la empresa.5. Evaluacin de los procesos del rea de RRHH.

4.3 Normas Generales Ley General del Trabajo Ley de Productividad y Competitividad Laboral D.L. N 728

4.4 Normas Especficas Manual de Organizacin y Funciones de Z Aditivos Planeacin Estratgica 2013 -2014 Ley Municipal para el funcionamiento del establecimiento Ley de Defensa Civil para apertura del establecimiento Ley de Salubridad (Ministerio de Salud y Municipio)

4.5 Normas de Personal Reglamento Interno del Trabajo Polticas de Seleccin de personal Reglamento de Salud y Seguridad en el trabajo

5. COMUNICACIN DE HALLAZGOS:Durante el desarrollo del Examen Especial a la unidad de Abastecimiento se realiz la comunicacin oportuna de los hallazgos, al personal que labora en el Ministerio del buen pastor, comprendidos en los hechos observados, de acuerdo a lo previsto en la norma de Auditoria Gubernamental NAGU 3.60 Comunicacin de Hallazgos aprobada mediante Resolucin de Contralora N162-95-CG y modificada por las Resoluciones de Contralora N s 112-97-CG, 141-99-CG y N 259-2000-CG, con la finalidad de que presenten sus aclaraciones y/o comentarios correspondientes, debidamente documentados de ser el caso; los mismos que fueron evaluados y considerados en el contenido del presente informe.Se incluye como Anexo 1 del presente informe la relacin del personal al servicio del Ministerio del Buen Pastor, finalmente considerado en las observaciones contenidas en el informe.

6. MEMORANDUN DE CONTROL INTERNO Durante el desarrollo de la presente accin de control se ha emitido en los Memorndums Ns 026 y 033-2006/BUEN PASTOR OCI-EEA de fechas 06 y 24. Mar.06 adjuntando los Memorndums de control Interno correspondientes, en los cuales se hizo de conocimiento del Director General de la oficina de Administracin del Ministerio del Buen Pastor 19 deficiencias de la estructura de control, los mismos que se adjuntan como ANEXO 2 del presente informe.Sobre el particular, con Memorndum N 420-2006/c del 21.Mar.2006 el Director General de la Oficina General de Administracin comunico a la comisin de Auditoria en respuesta al Memorndum N 026-2006/Vivienda Oci CA-EEA, haber emitido los memorndums N 414 y 415-2006/BUEN PASTOR-OGA de fecha 20Mar 06con los cuales dispone a los presidentes de los comits especiales permanentes de adjudicaciones directas y de menor cuanta; as como al director de la unidad de abastecimiento implementar las recomendaciones emitidas por la comisin de auditoria acciones que se encuentran pendientes a la fecha del presente informe.Adems con Memorndum N 502-2006/Buena Pastor Oga de fecha 04.abri.06 el director general de la oficina general de la administracin con relacin al memorndum N 033-2006/ BUEN PASTOR OGA nos hace de conocimiento que ha dispuesto a las reas involucradas implementar las recomendaciones de control, emitiendo para tal caso el memorndum mltiple N 036-2006/Vivienda oga de fecha 04.abr.06 acciones que tambin se encuentran pendientes de ser implementadas a la fecha de emisin del presente informe.

7. OTROS ASPECTOS DE IMPORTANCIADurante el proceso del examen especial se ha evaluado informacin y hechos relacionados con la gestin administrativa y presupuestal del Ministerio del Buen Pastor que si bien no son relevados como hallazgos u observaciones de auditoria, se estiman de importancia hacerlos de conocimiento a travs del presente informe por su relacin con los objetivos del examen y por qu permitir mostrar con mayor objetividad los resultados. Entre estos aspectos de importancia se menciona los siguientes.7.1 LOS PLANES ANULAES DE ADQUISICIONES Y COMNTRATACIONES CORRESPONDIENTES A LOS EJERCICIOS 2004-2005 DEL MVCS REVELAN LA PROGRAMACION DE 1532 PROCESOS DE SELECCIN POR EL MONTO DE S./ 34 630 769.74,DE LOS CUALES 1354 PROCESOS CORRESPONDEN A MODIFICACIONES POR INCLUSION DE NUEVOS PROCESOS Y LA DIFERENCIA DE 178 CORRESPONDEN A PROCESOS INICIALMENTE PREVISTOS EN LOS PLANES ANUALES.De la revisin a la documentacin alcanzada a la comisin de auditoria con la finalidad de evaluar la programacin y ejecucin de los procesos de seleccin contenidos en los planes anuales de adquisiciones y contrataciones PAAC, de los ejercicios presupuestales 2004-2005 correspondientes a las unidades ejecutoras 001-administgracion general 002-vivienda y urbanismo y 003- construccin y saneamiento del ministerio del buen pastor sin considerar los procesos de seleccin significativos tanto por inclusin y/o exclusin de procesos por el periodo examinado y por el importe de S:/34630769.74 se modificaron 1434 procesos a travs de Resoluciones del Ministerio que representan S31293377.57 ejecutndose finalmente 1398 procesos que ascendieron a S:/27 979 882.57 ejecutndose finalmente 1398 procesos que ascendieron a S:/27 979 882.33 En el siguiente cuadro se muestra el marco general de la programacin y ejecucin de procesos de seleccin por ao y unidad ejecutora mostrndose los resultados en cantidad de procesos llevados a cabo lo expresado nos permite afirmar que tampoco se ejecut la totalidad de procesos del PAAC a nivel modificado segn se puede apreciar en detalle en el cuadro N 1 que a continuacin exponemos:

CUADRO N 1MARCO DE LA PROGRAMACIN Y EJECUCIN DE LOS PROCESOS DE SELECCIN DEL MVCS(CON MIDIFICACINES AL CIERRE DE LOS EJERCICIOS 2004-2005)Expresado en Nuevos SolesUEPROGRAMADO MODIFICADOEJECUTADOSALDO

PROCESO IMPORTE PROCESO IMPORTE PROCESO IMPORTE PROCESO IMPORTE

AO 2004

0012296,898,175.67 2256,731,701.50 1997,408,717.15 26-677,015.65

0023505,077,427.44 3474,883,227.44 3413,599,514.52 61,283,712.92

0031563,382,404.80 1473,196,604.80 1471,619,641.80 01,576,963.00

SUB-TOT73515,358,007.91 71914,811,533.74 68712,687,873.47 322,183,660.27

AO 2005

0012877,627,420.87 2706,551,930.87 2708,353,635.65 0-1,801,704.78

0023166,065,264.70 2754,989,993.70 2744,357,386.70 1632,607.00

0031945,580,076.26 1704,939,919.26 1672,640,986.51 32,298,932.75

SUB-TOT79719,272,762.43 71516,481,843.83 71115,352,088.86 41,129,834.97

TOTAL153234,630,769.74 143431,293,377.57 139827,979,882.33 363,313,495.24

Fuente:Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 2004-2005Resoluciones de Secretaria General Modificatorias 2004-2005Reportes de adjudicaciones por Tipos de Procesos de Seleccin

A continuacin mostramos la cantidad desagregada de los procesos tanto programados como modificaciones para la adjudicacin de bienes y contratacin de los servicios:

CUADRO N 2CANTIDAD DE PROCESOS PROGRAMADOS Y MODIFICADOS(AL CIERRE DE LOS EJERCICIOS 2004-2005)

PROCESOS DE ACUERDOA PPAC PROGRAMADOPROCESOS DE ACUERDOA PPAC PROGRAMADOPROCESOS EJECUTADOS

U.E.BIENESSERVICIOSTOTALBIENESSERVICIOSTOTALBIENESSERVICIOSTOTAL

001484685164545049543426469

002416256664058262240575615

003532973505026731748266314

TOTAL142139015321351299143413112671398

IMPORTE4,955,119.3729,675,650.3734,630,769.744,646,260.8426,647,116.7331,293,377.574,122,863.4123,587,018.9227,979,882.32

REF. Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones 2004-2005

Los cuadro expuesto nos permite conocer cuantitativamente el nmero de procesos licitarlos manejados en cada unidad ejecutora del ministerios del buen pastor en el periodo 2004-2005 sin embargo del anlisis a la informacin contenida en los planes anuales de adquisiciones y contrataciones de apertura de MVCS, aprobado con resolucin de secretaria general 008-2004 vivienda s/g del 30 ene 04 para el ao 2004 y nmero 008-2005 vivienda sg del 27 ene 05 para el ao 2005 versus los planes anuales modificados aprobados en este periodo se han determinado los siguientes aspectos que son necesarios comentara) De los 1532 procesos programados en el periodo 2004-2005 solo se han concentrado 178 procesos habindose generado 1354 inclusiones y 98 exclusiones que han dado lugar a que finalmente 31,293,377.57 debiendo significar que los 178 procesos programados en el plan anual de apertura representan solo el 11.62% respecto a lo programado y el 12.41% a lo modificado:

CUADRO N 3TOTAL PROCESOS DE ACUERDO A MODIFICACIONES EN EL PLAN ANUAL DE APERTURA(AL CIERRE DE LOS EJERCICIOS 2004-2005)

U.EPLAN DE APERTURA (PAA)PROCESOS CONSIDERADOS DE ACUERDO A LAS MODIFICACIONES EFECTUADASTOTALIMPORTE

Procesos Del P.A.A.InclusionesExclusiones

001516494672149513,283,633

00266683583446229,873,221

00335046304333178,136,524

TOTAL1,5321781,35498143431,293,378

Incidencia (%)100.0012.4194.42(6.83)100.00-

REF: Plan Annual de Adquisiciones y Contrataciones 2004-2005

Lo Mostrado en el cuadro anterior evidencia la falta de un instrumento de planificacin interno, es decir del Plan Operativo Institucional, el mismo que debe ser aprobado al inicio del ejercicio presupuestal y que contiene las principales actividades que se deben desarrollar, respaldadas por el presupuesto correspondiente, a efectos de cumplir con los objetivos institucionales. Como consecuencia de la programacin de actividades se desprenden los procesos de seleccin que deben ejecutarse por cada una de las reas o dependencias que integran el Ministerio, debiendo la Unidad de Abastecimientos consolidar la informacin y formular finalmente el Plan de Adquisiciones y Contrataciones. Es institucional, pero no debe representar un porcentaje tan alto como se pudo comprobar en los ejercicios 2004 2005 (1256 procesos = 1354 inclusiones 98 exclusiones).Se constat que los Planes Operativos Institucionales del 2004 y 2005 fueron aprobados con bastante retraso, no contando el Ministerio con un instrumento de planificacin institucional que le permitiera formular un Plan de Adquisiciones y Contrataciones que refleje las reales necesidades en materia de adquisicin de bienes, servicios y obras.Al respecto, mediante Memorando N 023-2006/VIVIENDA-OCI-CA-EEA de fecha 03.MAR.06, La Comisin de Auditoria solicito informacin a la Oficina General de Administracin sobre aspectos vinculados entre el Plan de Contrataciones y Adquisiciones y el Plan Operativo Institucional, as como, las modificaciones presupuestales producidas, y sobre los niveles de coordinacin con la Oficina de Planificacin y Presupuesto, orientadas a garantizar el cumplimiento de las metas y/o Objetivos Institucionales.

A travs del Memorando Mltiple N 019-2006/VIVIENDA-OGA de fecha 08.MAR.06, la Oficina General de Administracin seala en lo referido al Plan Operativo Institucional de la Unidad de Abastecimiento, que este establece las metas fsicas estimadas para cada ao, las cuales se refieren a las acciones administrativas que realizan la Unidad de Abastecimientos para la realizacin de los procesos que solicita cada unidad orgnica, afirmando que por lo tanto, las metas Fsicas de la Unidad de Abastecimiento no pueden conjugar con el Plan Operativo Institucional del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento; sobre las modificaciones presupuestarias, precisa que estn son tramitadas por la Oficina General de Administracin a requerimiento de los rganos de lnea; que las solicitan para el cumplimiento de los objetivos institucionales aprobados en el Plan Estratgico Institucional del MVCS, en el marco de las prioridades nacionales sealadas en el Plan Estratgico institucional 2002 2006. Asimismo, seala el Director General de la OGA que es necesario tener en cuenta el proceso de formulacin presupuestal, el cual se realiza con informacin a junio de cada ao, consignando cifras estimadas del mes de julio a diciembre; por lo tanto, afirma que se hace necesario ajustes mediante Nota Modificatoria Presupuestal.

Si bien es cierto que el rea de Abastecimientos no tienen la responsabilidad de sealar y establecer cuntos y cules son los procesos de seleccin que debe ejecutar cada una de las Unidades Ejecutoras que conforman el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, si tiene la obligacin de requerir y solicitar, a cada una de las reas responsables, la totalidad de los procesos a ser llevado a cabo en el ejercicio presupuestal, En la respuesta formulada a la necesidad de dar cumplimiento a las prioridades nacionales sealadas en el Plan Estratgico Institucional 2002 -2006.

Al respecto, es necesario precisar que este rgano de Control no descarta la posibilidad de modificaciones, pues el PAAC puede ser modificado, durante el transcurso del ejercicio presupuestal, y siempre que se produzca una reprogramacin de las metas institucionales propuestas o una modificacin del presupuesto institucional, siendo responsabilidad del Titular del Pliego o la mxima autoridad administrativa de la Entidad, segn corresponda, y/o modificacin del PAAC, as como de la dependencia comisionada de las adquisiciones y contrataciones, efectuar las acciones necesarias con el objeto de planificar con la debida anticipacin los procesos de seleccin que se convocaran durante el correspondiente ejercicio presupuestal para la contratacin y adquisicin de bienes y servicios requeridos por la Entidad, a fin de evitar tener que incurrir en sucesivas modificaciones del PAAC.

b) Respecto a los procesos de seleccin finalmente ejecutados, debemos sealar que de la contrataciones de informacin entre los Planes Anuales de Adquisiciones y Contrataciones de bienes y servicios con los reportes de las adjudicaciones por tipo de proceso de seleccin proporcionados por el rea de Abastecimientos, se determin que el nmero de procesos ejecutores por la Entidad fueron de 1,398 durante el periodo examinado, de los cuales 131 corresponden a Bienes y 1,267 a Servicios, siendo la distribucin del nmero de procesos y de valor adjudicado por cada Unidad Ejecutora, la siguiente: CUADRO N 4EJECUCION DE LOS PROCESOS DE SELECCIN(AL CIERRE DE LOS EJERCICIOS 2004-2005)(Expresado en Nuevos soles)

REF: Plan Annual de Adquisiciones y Contrataciones Resoluciones de Secretaria General Moficatorias Reportes de adjudicacin por Tipos de Proceso de Seleccin

Conforme se aprecia en el cuadro N 4 la unidad ejecutados 002 vivienda y urbanismo tubo la mayor cantidad de procesos ejecutados representado el 43.99% del total de procesos ejecutados MVCS y un desembolso de S/7956.902,22 mientras que la unidad ejecutora 001-Administracion General ejecuto 469 procesos con un desembolso de 15762,352.80 r20005epresentado el 56.33% del presupuesto ejecutado 2004-2005c) A continuacin presentamos el cuadro denominado tipos de procesos de seleccin por unidad ejecutora donde se muestra el desagregado de los 1.398 procesos de unidades ejecutados ;tipos de procesos de concordancia con la normativa de contratacin pblica y por los importes correspondientes en cada caso, que totalizan la suma de s/.27979.882.33

CUADRO N 5TIPOS DE PROCESO DE SELECCIN POR UNIDAD EJECUTORA(AL CIERRE DE LOS EJERCICIOS 2004-2005)(Expresado en Nuevos soles)

REF: Plan Annual de Adquisiciones y Contrataciones Resoluciones de Secretaria General Moficatorias Reportes de adjudicacin por Tipos de Proceso de Seleccin

Como evidencia en el cuadro ,de un total 1,398 procesos de seleccin realizados en las (3)unidades ejecutoras por el monto de S/.27979,882.33 la mayor cantidad de ellos , es decir 1261 procesos (109 en caso de bienes y 1152 de servicios ), se ejecutaron bajo la modalidad de adjudicacin de menor cuanta (AMC),siendo la unidad ejecutora 001-Administracion General ,la de mayor participacin en la ejecucin de los procesos de bienes y servicios por tipo de procesos de seleccin con 469 de los 1398 procesos adjudicados

II. OBERVACIONES:POSTOR QUE OBTUVO LA BUENA PRO EN LA ADJUDICACION DE MENOR CUANTIA N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002 REFERIDA A LA PRESTACION DE SERVICIOS DE PROCESAMIENTO DE INFORMACION PARA LA IMPLEMENTACION ESTADISTICA DEL DEPARTAMENTO DE ICA, CONTABA CON EXPERIENCIA REQUERIDA EN LAS BASES, ASIGNANDILE ADEMAS UN PUNTAJE TECNICO INDEBIDO.

De la revisin y evaluacin efectuada al expediente del proceso de adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002 referido a la prestacin de Servicios de Procesamiento de Informacin para la Implementacin Estadstica del Departamento de Ica, se evidencia que el citado Proceso de Seleccin de inicio el 04.Mar.2004, tal como consta en el Calendario del Proceso, consignado en las Bases: el nico Postor participante, MBP Servicios y Consultora SAC, precisa en el Formato N 1 de su propuesta tcnica presentada, que inicia sus actividades el 23.DIC.2003, es decir la citada empresa tena dos (02) mes y doce (12) das de registrada en la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria- SUNAT al momento del inicio del Proceso, tal como consta en el Comprobante de Informacin Registrada de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, presentado por el mencionado Postor; no obstante, es conveniente sealar, que la inscripcin de la Empresa ante la Oficina Registral de Lima (Registro Pblico) se produce el 19.NOV.2003, tal como se comprueba en la Partida Electrnica N 11603235.

Al respecto y de acuerdo al reporte del portal de internet de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, se seala que la empresa MBP Servicios Generales y Consultora SAC, inicio sus actividades el 10.MAR.2004 (fecha a partir de la cual puede comenzar a emitir sus Comprobantes de Pago); sin embargo, el Comit Especial en concordancia con lo establecido en las Bases, se rene el 05.MAR.04, a fin de realizar la evaluacin de las propuestas, es decir la mencionada reunin se produce cinco (05) das antes de que el Postor haya iniciado o reiniciado sus actividades, tal como consta en el reporte antes citado, y en el Acta de Adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002 del 05.MAR.2004, con lo que queda demostrado que la precitada empresa no tena la experiencia necesaria para brindar el servicio solicitado.

Asimismo la falta de experiencia del proveedor se corrobora con la informacin contenida en la Factura 001-- N 000005 de fecha 23.MAR.2004, emitida por MBP Servicios Generales y Consultora SAC, en la cual se aprecia claramente en la parte inferior de la misma, que la autorizacin para la impresin de Facturas, data del 09.MAR.2004, es decir cuatro das despus del otorgamiento de la Buen Pro; por tanto, y tal como se pareca en la numeracin de la Factura signada con el nmero cinco (N 00005) la empresa recin empez a emitir sus primeras Facturas luego del otorgamiento de la Buena Pro del Proceso de Seleccin en cuestin.

Tambin es importante sealar que en el expediente de la Adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002, especficamente en la documentacin presentada por MBP Servicios Generales y Consultora SAC, no se aprecian documentos que prueben o acrediten su experiencia en la prestacin de servicios de consultora a otras Entidades Pblicas o Privadas, no obstante que las bases indicaban Podr participar en el proceso de seleccin personas naturales o jurdicas con acreditada experiencia. Simplemente se adjuntan documentos relacionados con el Perfil de la Empresa, la Ficha de Inscripcin en la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, el Plan de Trabajo a desarrollar, pero no hace mencin a anteriores trabajos realizados; adems en el contenido del Plan de Trabajo presentado por el postor, precisa que realizara el trabajo en 8 dias calendarios por lo que el Comit Especial le asigna 35 puntos en la evaluacin tcnica, debindole corresponder segn criterio establecido en las bases solo 25 puntos de un total de 100.

Los hechos expuestos contravienen los siguientes dispositivos legales:

El comit Especial en su actuacin en proceso de seleccin ha inobservado el Numeral 1.5 Requisitos para ser Postor de las Bases del Proceso de Seleccin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002 aprobada con informe N 022-2004/VIVIENDA-C.E.P. AMC del 03.MAR.04, que la letra dice: Podr participar en el Proceso de Seleccin personas Naturales o Jurdicas con acreditada experiencia, legalmente constituidas y acreditadas como tal, debidamente inscritas en los Registros Pblicos segn sea el caso., as como, el Numeral 2.5 Evaluacin de Propuestas y Otorgamiento de la Buena Pro de la misma, en lo que corresponde al mtodo de evaluacin tcnica del puntaje por el Plazo de Entrega del servicio.

Asimismo con la inadecuada calificacin otorgada a la propuesta presentada se ha contravenido el Numeral 5 Principio de Transparencia del Artculo 3 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N 013-2001-PCM, el cual precisa: Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postores....

Los hechos expuestos, revelan que el servicio requerido por el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, fue realizado por una empresa que no acredito experiencia necesaria, lo cual constituye un riesgo potencial respecto a la calidad del producto final entregado, y si finamente cubri las expectativas esperadas para la Direccin que solicito el servicio.

Lo sealado se ha generado por los miembros del Comit Especial no han actuado con el debido cuidado que la funcin requiere, denotando falta de diligencia en la labor encomendada.

HALLAZGO N 01:

LA EMPRESA GANADORA DE LA BUENA PRO NO CONTABA CON LA EXPERIENCIA REQUERIDA EN LAS BASES Y ADEMAS LE ASIGANARON UN PUNTAJE TECNICO INDEBIDO

Condicin:De acuerdo al reporte del portal de Internet de la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria- SUNAT, se seala que la empresa MBP Servicios Generales y Consultora S.A.C. , inici sus actividades el 10/03/2004 (fecha a partir de la cual puede comenzar puede comenzar a emitir sus comprobantes de pago); sin embargo el comit especial de concordancia con lo establecido en las bases , se rene el 05/03/2004, a fin de realizar la evaluacin de las propuestas , es decir la mencionada reunin se produce 5 das antes de que el postor haya iniciado o reiniciado sus actividades, tal como consta en el reporte antes citado, y en Acta de Adjudicacin de Menor Cuanta N065-2004/VIVIENDA-OGA-UE-002 del 05/03/2004, con lo que queda demostrado que la precitada empresa no tena la experiencia necesaria para brindar el servicio solicitado.Tambin es importante sealar que en el expediente de la Adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002, especficamente en la documentacin presentada por MBP Servicios Generales y Consultora SAC, no se aprecian documentos que prueben o acrediten su experiencia en la prestacin de servicios de consultora a otras Entidades Pblicas o Privadas, no obstante que las bases indicaban Podr participar en el proceso de seleccin personas naturales o jurdicas con acreditada experiencia. Simplemente se adjuntan documentos relacionados con el Perfil de la Empresa, la Ficha de Inscripcin en la Superintendencia Nacional de Administracin Tributaria SUNAT, el Plan de Trabajo a desarrollar, pero no hace mencin a anteriores trabajos realizados; adems en el contenido del Plan de Trabajo presentado por el postor, precisa que realizara el trabajo en 8 das calendarios por lo que el Comit Especial le asigna 35 puntos en la evaluacin tcnica, debindole corresponder segn criterio establecido en las bases solo 25 puntos de un total de 100.

Criterio:El comit Especial en su actuacin en proceso de seleccin ha inobservado el numeral 1.5 Requisitos para ser postor de las bases del Proceso de Seleccin de Menor Cuanta N 065-2004/ VIVIENDA-OGA-UE-002 aprobada con informe N022-2004/VIVIENDA-C.E.P. AMC del 03/03/2004, que a la letra dice: podr participar en el Proceso de Seleccin personas Naturales o Jurdicas con acreditada experiencia , legalmente constituidas y acreditadas como tal , debidamente inscritas en los Registro Pblicos segn sea el caso, as como , el numeral 2.5 Evaluacin de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro de la misma norma, en lo que corresponde al mtodo de evaluacin tcnica del puntaje por el plazo de entrega del servicio.Asimismo con la inadecuada calificacin otorgada a la propuesta presentada se ha contravenido al numeral 5 Principio de Transparencia del artculo 31 del Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo N 013-2001-PCM, el cual precisa: Toda adquisicin o contratacin deber realizarse sobre la base de criterios y calificaciones objetivas, sustentadas y accesibles a los postoresEfecto:Los hechos expuestos, revelan que el servicio requerido por el Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, fue realizado por una empresa que no acredit experiencia necesaria, lo cual constituye un riesgo potencial respecto a la calidad del producto final entregado, y si finalmente cubri las expectativas esperadas para la Direccin que solicit el servicio.Causa:Lo sealado se ha generado porque los miembros del Comit Especial no han efectuado con el debido cuidado que la funcin requiere, denotando falta de diligencia en la labor encomendada.

EVALUACIN DE COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES:El hecho observado fue comunicado en su oportunidad a los funcionarios integrantes del Comit Especial, a fin de que cada uno de ellos presente sus aclaraciones y/o comentarios, los mismos que han sido debidamente evaluados y que nos permite anotar lo siguiente:

A la CPC Gaby BACA BARRETO ex Presidenta del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el Bach. Econ. Willy ALVARADO PALACIOS y la Sra. Marlene GARCIA FRANCO ex Miembros del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, se les hizo de conocimiento la presente observacin mediante los Oficios N 024, 025 y 026-2006/VIVIENDA-OCI-CA-EEA de fecha 17.MAR.06, recibiendo respuestas a travs de las Cartas de fecha 21.MAR.06 y 22.MAR.06.

Los precitados servidores coinciden en sealar, que mediante Memorndum N 224-2004/VIVIENDA-OGA-UA de fecha 03.MAR.2004 el Director de la Unidad de Abastecimientos, alcanzo al Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el expediente completo para la contratacin de los servicios solicitados por la Direccin Nacional de Urbanismo, adjudicando la Cotizacin a fin de iniciar el proceso respectivo, en consecuencia, y tomando como base la informacin alcanzada por el Director de la Unidad de Abastecimiento, el Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, procedi a elaborar las Bases del Proceso de Seleccin y el Calendario del referido Proceso, procediendo con fecha 04.MAR.04 a cursar Carta de invitacin a la empresa MBP Servicios y Consultora S.A.C.

Manifiestan que con fecha 05.MAR.2004, la empresa invitada present su Propuesta Tcnica y Econmica, adjuntando la documentacin establecida en las Bases como son: el Formato N 01 Datos Personales, Declaracin Jurada, copia de RUC y DNI del Gerente General de la Empresa, el Perfil de la empresa en la que seala el personal que labora en la empresa (09 personas) y el equipamiento con el que cuenta para el desarrollo de los servicios solicitados, el Formato N 02 Propuesta Econmica por S/. 4,500.00 Nuevos Soles, Adjuntando el Anlisis de los Trminos de Referencia, Especificaciones Tcnicas del servicio y plazo de entrega del mismo, el Plan de Trabajo a desarrollar para la presentacin del servicio (08 das calendario)

Posteriormente, sealan que el Comit practico la evaluacin de la propuesta del postor invitado, y emiti el Acta de Adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002, comunicando a la empresa MBP Servicios y Consultora SAC, la adjudicacin de la Buena Pro, cumpliendo luego con derivar copia de actuados a la Unidad de Abastecimiento, para la emisin de la Orden de Servicio.

Por ultimo precisan que con fecha 17.MAR.2004 se emiti la Orden de Servicio N 138 por la contratacin del servicio materia del proceso, y que el 23 de marzo del 2004, 06 das calendario despus de la contratacin, la empresa entrega el servicio contratado a la Direccin Nacional de Urbanismo.

De la evaluacin a los descargos presentados por la CPC Gaby BACA BARRETO ex Presidenta del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el Bach. Econ. Willy ALVARADO PALACIOS y la Sra. Marlene GARCIA FRANCO ex Miembros del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, se evidencia que consideraron como requisito de las Bases la presentacin solo del Perfil de la empresa (documento que menciona la existencia de un Equipo de Trabajo de nueve profesionales, auxiliarles y tcnicos, que constituyen las personas naturales encargados de prestar el servicio solicitado), requerimiento que no fue compatibilizado con el Numeral 1.5 Requisitos para ser Postor a la letra estableci: Podr participar en el Proceso de Seleccin Personas Naturales o Jurdicas con acreditada experiencia, adjudicando la Buena Pro al postor empresa MBP Servicios y Consultora SAC quien no contaba con la experiencia en los servicios prestados a otras entidades, requerida en las Bases del Proceso; aspecto con que se demuestra que la Evaluacin efectuada por el Comit Especial no se realiz sobre la base de criterios que ellos mismos formularon y calificaciones objetivas y sustentadas, poniendo en riesgo la conformidad del servicio requerido.

Con respecto al inicio de actividades de la empresa MBP Servicios y Consultora SAC, coindicen en sealar que a partir del 19.NOV.2003, fecha de inscripcin en los registros pblicos, la citada empresa es una persona jurdica y estaba habilitada para contratar el Estado, y que la fecha sealada en la Constancia del Registro nico del Contribuyente RUC, como inicio de actividades (10.MAR.2004), es un dato referencial declarado por el representante legal de la empresa al momento de solicitar el RUC para fines tributarios, lo expuesto por los miembros del Comit Especial es vlido, sin embargo de acuerdo a las bases del proceso era requisito evaluar a una empresa que acredite experiencia la cual no fue demostrada, adems si bien la SUNAT es la entidad que supervisa el cumplimiento de obligaciones tributarias, tambin pone en evidencia la capacidad operativa del contribuyente indicando el inicio de sus actividades econmicas o el reinicio de las mismas; asimismo, es de anotar que en la Constancia del RUC emitida por SUNAT y presentada por el postor en el proceso, no se registr el domicilio en el rubro condicin de domicilio fiscal, consignando la SUNAT esta informacin como Pendiente, lo cual no fue advertido y con lo que se demuestra que la citada empresa no haba regularizado su domicilio fiscal y por consiguiente se pona en riesgo su ubicacin fiscal.

Con relacin a la asignacin de los 35 puntos como parte de la evaluacin tcnica del proceso, en logar de 25 puntos , los servidores involucrados en los hechos coinciden en sealar que: efectivamente existi error, pero involuntario al digitar el numero por lo que el acta denota dicho error, pero que ello no invalida la Buena Pro otorgada apreciacin que no se comparte toda vez que la calificacin otorgada sumo el total del puntaje en la evaluacin tcnica, pues al ser un error de digitacin ello hubiera conllevado a una menor sumatoria del puntaje tcnico, situacin que no se dado, con lo que se demuestra que tal hecho no corresponde a un error de digitacin como errneamente se manifiesta.

Los argumentos expuestos por cada una de las personas incursas en los hechos no absuelven la observacin comunicada, debido a los criterios tcnicos expuestos anteriormente, razn por la cual la CPC Gaby BACA BARRETO, el seor Willy ALVARADO PALACIOS y la seora Marlene GARCIA FRANCO, ex Presidente y Miembros del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta del Ministerio de Vivienda, Construccin y Saneamiento, se les ha determinado responsabilidad administrativa, de acuerdo a lo previsto en el Artculo 24 del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, que establece: Todos los miembros del Comit Especial son solidariamente responsables por que la seleccin realizada se encuentre arreglada a la ley y responden administrativa y/o judicialmente.

Por consiguiente incurrieron en Responsabilidad Administrativa los siguientes miembros del Comit:

CPC Gaby BACA BARRETO ex Presidenta del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, el Bach. Econ. Willy ALVARADO PALACIOS y la seora Marlene GARCIA FRANCO ex Miembros del Comit Especial Permanente de Adjudicaciones de Menor Cuanta, quienes en el desempeo de sus funciones contribuyen a que se otorgue la Buena Pro a un postor cuya experiencia no fue acreditada.III. CONCLUSIONES:1. En el proceso de Adjudicacin de Menor Cuanta N 065-2004/VIVIENDA-OGA-UE.002 referida a la prestacin de Servicios de procesamiento de informacin para la implementacin estadstica del departamento de Ica, el comit Especial otorgo la Buena Pro a la empresa MBP Servicios y Consultora S.A.C., sin que esta cumpliera con la experiencia suficiente establecida en las Bases del Proceso, asignndole adems un puntaje tcnico indebido en la evaluacin tcnica.

IV. RECOMENDACINES:

Segn lo revisado en la auditoria se procede realizar las siguientes recomendaciones al trmino del proceso. Establecer la licitacin a foja cero por incumplimiento de las especificaciones tcnicas solicitadas en el proceso de seleccin. Revisar el contrato establecido para proceder a su anulacin buscando evitar demandas posteriores. Renovacin del personal encargado por evadir las polticas del proceso Para las prximas licitaciones debe de contarse con un equipo de auditores para asegurar la transparencia del proceso. Los procesos de adjudicacin deberan realizarlo personas externas y con experiencia en el tema para as evitar problemas posteriores como lo mencionado anteriormente. Investigar a fondo a cada uno de los integrantes del comit especial encargado del proceso de adjudicacin para saber si hubo un previo acuerdo de corrupcin entre funcionario y la empresa para que se le otorgue la Buena Pro sin cumplir con lo indicado en las Bases, para luego aplicar las sanciones respectivas segn mande la ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado.

V. ANEXOS

1. Formato de Requerimiento de PersonalREF. 00012. Ficha de Personal.REF. 00023. Formulario de SalidaREF. 00034. Test de WartergREF. 00045. Perfiles de PuestoREF. 00056. Contratos..REF. 00067. Copia de Boletas de Pago.REF. 00078. Constancia de Alta de T-Registro.REF. 00089. Constancia de Baja T-Registro.REF. 000910. File de Personal..REF. 0010

VI. FIRMAS

______________________ ______________________ Pilar Miranda Briceo Galia Valdivia Gutirrez Jefa de Auditoria Auditora Encargada

______________________ ______________________ Haidy de la Cruz Flores Veronica Acua Chumpitaz Auditor Senior Auditor Junior

______________________ ______________________ Ronald Jimenez Len Daniel Sanchez Flores Auditor Junior Auditor Junior