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INFORME PRÁCTICA UNIVERSITATRIA - BANCO WWB COLOMBIA

AJUSTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL CONTABLE

VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINACIERA GERENCIA DE CONTABILIDAD E IMPUESTOS

FUNDACION UNIVERSITARIA PANAMERICANA TECNOLOGÍA EN GESTION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

SANTIAGO DE CALI – COLOMBIA 2015

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Santiago de Cali. Febrero 2015

Señores: Banco WWB.- Colombia Vicepresidencia Administrativa y Financiera Gerencia de Contabilidad e Impuestos

Ref.: Informe practica Universitaria, Fundación Universitaria Panamericana Comfenalco

Valle Periodo 2014-5

Cordial saludo;

Respetuosamente me permito presentarle los resultados realizados en la práctica

universitaria realizada en el banco WWB en el siguiente informe: AJUSTE AL SISTEMA

DE GESTION DOCUMENTAL BANCO WWB GERENCIA DE CONTABILIDAD E

IMPUESTOS. Teniendo en cuenta el contrato suscrito entre LA FUNDACIÓN

UNIVERSITARIA PANAMERICANA COMFENALCO VALLE y el Banco WWB Colombia

el día 19 de agosto de 2014 donde consta como relación entre esta y el estudiante es

exclusivamente académica como estrategia de complementación formativa y

cumplimiento para obtención del título de TECNOLOGIA EN GESTION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS su marco normativo es el contrato aprendiz y su legislación vigente

su duración es de seis meses cuya disponibilidad de tiempo completo.

Inicio: Agosto 19 De 2014 – hasta 19 / febrero / 2015 Estudiante: Edier Jhain Valencia Quintero Carrera Académica PROFESIONAL ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS VII SEMETRE Ciclo: Tecnología en Gestión de Procesos Administrativos Horario de práctica: 8:00 am A 5:00 pm Objetivo: Ajuste al sistema de gestión documental banco WWB gerencia de contabilidad e impuestos Teniendo En Cuenta La Normativa De Gestión Documental Vigente. (C.S.J)1 y Consejo Internacional de Archivos (CIA) 2 1 Consejo superior de la judicatura 2 Guide for Managing Electronic Records from an Archival

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CONTENIDO

Que es la gestión documental ....................................................................................................................................... 4

Importancia del sistema de gestión documental ........................................................................................................... 4

Ciclo vital de un documento .......................................................................................................................................... 5

Fases documentales ..................................................................................................................................................... 5

Sistema de gestión documental & gestión ambiental .................................................................................................... 6

Plan de desarrollo ......................................................................................................................................................... 7

Fase 1: situación inicial ................................................................................................................................................. 8

Fase 2: plan de acción ................................................................................................................................................ 8

Fase 3: resultados y recomendaciones ................................................................................................................... 10

Bibliografía .................................................................................................................................................................. 14

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QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL

La gestión documental comprende el conjunto de actividades tanto

administrativas como técnicas, orientadas al eficiente, eficaz y efectivo manejo y

organización de la documentación que la entidad genera o recibe3

IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

Teniendo como referencia los estudios que se han realizado con el sistema de gestión

documental, se presentan los siguientes beneficios:

Mejoramiento en un 30% de la eficacia en búsqueda de información

Mejoramiento en un 40% para dar respuesta apropiadas a los clientes y funcionarios

internos como externos de la organización

Reducción de tiempo de un 86 a 16 minutos aproximados en tiempo para archivar

documentos

• 3 51 Reglamento General de Archivos de Colombia, Parte II, Capítulo I y Parte III, Artículo 67..

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CICLO VITAL DE UN DOCUMENTO

FASES DOCUMENTALES

Los procesos de gestión documental están establecidos desde la

producción de un documento seguido de su distribución y/o tramite que

posteriormente puede ser consultado paso siguiente es organizado

en diferentes métodos a utilizar según la necesidad quedando el

documento según su fechas indícales de producción estos se

clasificarán en archivos activos archivos en gestión y archivo histórico

el proceso de recuperación es establecido cuando por cualquier motivo

es requerido para cualquier proceso adicional una vez terminado este

proceso el documento regresa a su lugar de origen siendo esta una

disposición final que deja firme la disposición del documento.

Producción o

recepción

Distribución

Consulta

Disposición final

Recuperación

Organización

El eje principal de este proceso se fundamenta en el documento en el la recopilación de documentos generados o recibidos una vez realizado su trámite para el cual fue elaborado es de suprema importancia que sea entregado al área de archivo para dar sus trámites finales en la organización.

Disposición final

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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL & GESTION AMBIENTAL

El gobierno de Colombia creo el Archivo General de la Nación - AGN, es una entidad del orden

nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema

Nacional de Archivos - SNA, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar,

resguardar y proteger el patrimonio documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad4

Bajo esto paramentaros grandes empresas también se han acoplado en sus funciones

organizacionales para proteger y mejorar el funcionamiento de cada empresa existen diferentes

procesos por los cuales se presentan mejores resultados en cada proceso organización la gestión

documental permite acoplarse y mejorar el nivel de eficiencia y eficacia encada departamento y/o

área a aplicar dejando un ambiente limpio y sano aumentando su nivel de responsabilidad social

empresarial.

A estas iniciativas también se unió El Sistema de Información Ambiental de Colombia (SIAC) “Es el conjunto integrado de

actores, políticas, procesos, y tecnologías involucrados en la gestión de información ambiental 5 del país, para facilitar la

generación de conocimiento, la toma de decisiones, la educación y la participación social para el desarrollo sostenible.”6

El foque de estas organizaciones gubernamentales frente a sector primario es establecer un dinamismo ecológico que permita

mitigar el impacto que se está presentando en los bosques faunas y otros ejes que se ven afectados en el proceso de fabricación

y producción de las hojas de papel material utilizado para innumerables funciones de estudio, trabajo Etc. Como posible solución

las grandes empresas productoras de este material presentaron su nuevo producto EARTH PACT. Esta solución está al alcance

de todos con lo cual cada uno de nosotros podrá ser un héroe del cuidado del medio ambiente y preservar el planeta.

4 Archivo general de la nación http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

5 Información ambiental definida como: “Datos, indicadores, índices sobre el Estado ambiental (Calidad, cantidad y sostenibilidad de los recursos naturales y el ambiente), la Presión antrópica sobre los

recursos naturales (Extracción de recursos y generación de contaminación), y la Información de gestión (Planeación y Políticas, Seguimiento y Evaluación de planes, Programas y Proyectos). COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.

6 Definición obtenida en Taller sobre el Marco Conceptual del SIAC, realizado el 20 de marzo de 2007 en Bogotá, donde se revisa la definición vigente hasta ese momento, que decía: El SIAC es “el

conjunto integrado de actores, procesos y herramientas que articulan la información ambiental, a nivel nacional, regional y local, facilitando la construcción de conocimiento, la toma de decisiones y la participación social para el desarrollo sostenible”. COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.

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PLAN DE DESARROLLO

Los procesos desarrollados en el área de contabilidad e impuestos del banco WWB se encuentran fundamentados

en las 3 fases cuyos principios reflejan la planeación estratégica que permite al área disminuir los tiempos en archivo

y consultas de los documentos, siendo este uno de los ejes trasversales para obtener un eficiente trabajo en equipo

y eficaz manejo de la información.

A continuación presentaremos las siguientes fases relacionadas y detalladas en la siguiente figura.

7

7 Imagen Google.com

SITUACIONINICIALFASE1

PLAN DEACCION

FASE 2

RESULTADO

y

RECOMENDACIONES

FASE 3

ILUSTRACIÓN 7

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FASE 1: SITUACION INICIAL

Se logra observar que al recibir el cargo se presenta una gran cantidad de documentos de años anteriores al 2014

y se logra evidenciar los diferentes procesos que el banco wwb tiene establecido una central de custodia en archivo

de documentos que le permite un fácil proceso y manejo de la información estas intervenciones de outsourcing con

un tercero lo cual le permite desarrollar un esquema documental funcional donde la empresa es beneficiaria de

este proceso al establecer una política normativa de exclusiva confidencialidad. El área de contabilidad no tiene

parametrizado los mecanismos o diseño de archivo de documentos activos lo cual dificulta la búsqueda de información

interna y prontas respuestas a los requerimientos solicitadas por las diferentes áreas, la alta aglomeración de

documentos que se presente ocupa un espacio alto en el área teniendo a confundir los documentos de cada mes con

los represados. Las bases de información de la central de custodia se encuentran erradas en gran parte las bases

inactivas y activas. No se tiene evidenciado los parámetros de préstamo de documentación.

FASE 2: PLAN DE ACCION

De acuerdo a la necesidad que se requiere en el área se procede a gestionar los documentos que aún no han sido

entregados para el proceso de archivo con la ayuda de los jefes directos al personal que no han realizado dicha labor,

Cuyo resultado es positivo permitiendo evacuar la mayor información que cumple con los requisitos de envió a

custodia.

La ejecución de un nuevo plan estratégico documental es de vital importancia en todo proceso de las organizaciones

en el banco WWB se realizaron diferentes pruebas que permitiera de una forma fácil y sencilla dicho proceso, En la

primera sub fase se analiza la posibilidad de archivar Los documentos entregados al área en AZ cuya información

fuera visible al público que deseara consultar la información este diseño en prueba fue mejorado por el manejo de

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la información Agregando el valor tecnológico TIC (Las tecnologías de la información y la comunicación) teniendo en

cuenta que el banco WWB maneja una intranet que permite agregar este componente de Windows cargando en

Un archivo de Microsoft Excel una relación de contenido de los AZ parametrizado los niveles de seguridad informática

o seguridad de tecnologías de la información donde El público en general no podrá saber fácilmente la información

que se encuentra en archivo ni la organización de los documentos en gestión. Pagina siguiente imagen.

Base de búsqueda manual

Cada AZ corresponde a un tipo de documento con un rango inicial y final de cada AZ esta a su vez permite

archivar aproximadamente dos meses la estrategia de archivo en AZ solo tendrá su correcto funcionamiento

con dos meses y la mitad de un tercer mes en total existen 40 AZ pertenecientes al área de archivo de la

gerencia de contabilidad e impuestos.

Para el mejor manejo y búsqueda de la información relacionada en la (IMAGEN 1) contiene un hipervínculo en una hoja adicional llamada resumen AZ ver (IMAGEN 2) la cual permite filtrar rápidamente el tipo de documento y Ubicarlo en el AZ correspondiente

IMAGEN 1

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Adicional a este proceso también se encuentran en un origen numérico la organización de las carpetas que se

podrán archivar una vez en AZ cumpla con su consecutivo permitiendo evacuar la mayor información sin represar

Los documentos que una vez cumplan con sus consecutivos y el tipo de documento podrán pasar al proceso de

codificación para su respectivo envió siempre y cuando ya esté completo el mes a enviar a custodia.

Relación y resumen de carpetas enviadas a custodia.

Teniendo en cuenta que la información que presenta la central de custodia en una gran mayoría presente errores se

hace una recopilación de información de envíos y se procede a agregarlos al documento de Microsoft Excel el cual

permite validar la respectiva información solo del año 2014 y alguna información 2013 que fueron enviados en

periodos anteriores.

IMAGEN 2

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FASE 3: RESULTADOS Y RECOMENDACIONES

La puesta en marcha el modelo estratégico documental permite tener como valor

agregado a las necesidades que requiere el área siendo este un sistema que

permite desarrollar e interactuar con el usuario que crea el documento o lo recibe y

de quien solicita un documento a futuro en la mayoría de los casos presentados en

el área de contabilidad se pueden prever diferentes soluciones que hagan de este

proceso un complemento mayor beneficioso en las áreas. Una mejora en los

tiempos de respuesta de solicitudes, mejor organización de los documentos y mejor

presentación son aspectos que se pueden evidenciar y plasmar como indicador de

gestión y productividad de la organización,

Intranet. (Consulta e interacción con la nueva base de datos)

Los procesos documentales siempre será indispensables en cualquier organización

en el área de contabilidad el resultado aumentar la interacción con las nuevas bases de datos creadas y a su vez

el conocimiento del proceso documental.

CONSULTA DE AZ

INTRANET

BUSQUEDA DE

DOCUMENTOS

USUARIOS O AUXILIARES

DE CONTABILIDAD

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Formato Para Préstamo De Documentos.

El registro del solicitante en la plantilla de solicitud de préstamo de documentos es un mecanismo de control y

seguimiento que el área puede manejar al tener el documento cuando este reposa en el archivo, al solicitar el

documento el usuario está obligado a devolver el documento solicitado. En la planilla se detalla, Nombre, fecha de la

solicitud, descripción del documento a prestar, (se relaciona según el nombre principal del documento), En el espacio

firma el solicitante quien deja constancia firmada al ser entregado el documento que requiere. Fecha de devolución

solamente la digita única y exclusivamente la persona encargada del área documental por último (ver imagen)

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RECOMENDACIONES.

Los procesos de gestión documental se complementan en la disciplina y el orden que toda persona puede lograr

realizar al mantener este mismo diseño la ordenación de los documentos agiliza su proceso, se deja decisión de la

organización la implementación del nuevo papel ecológico EARTH PACT propuesta expuesta en el área debido al

alto número de documentación que maneja el área, el proveedor que actual mente esta prestado el servicio de

suministro ofrece este nuevo producto EARTH PACT sin químicos para lo cual se deja el mensaje de impacto de

responsabilidad social y ecológica con su enfoque organizacional al cambiar el papel blanco con químicos tradicional,

esta iniciativa la está implantando el sector empresarial teniendo en cuenta los proveedores en muchos de los casos

son fundaciones que procesan este producto y lo comercializan al sector público y privado.

Las bases de archivo en AZ y todo su completo se debe de mantener actualizado y disponible en la intranet, la

organización de rangos debe de coincidir sin importar el número de la AZ debido que al regular esta condición los

documentos en su cantidad son variables. La marcación de color de AZ es indispensable permite reconocer fácil mente

el mes a que corresponde la información.

PROCESOS DE CAUSACIÓN CON FECHA FUTURA

El mecanismo de crear documentos a futuro altera el orden en la gestión

documental debido a que al crear un documento futuro su fecha cambia mas no

afecta al consecutivo debido a que el sistema continua con su orden normal de

acuerdo con tipo de documento.

Al archivar el documento y llegar a organizar por consecutivo se presenta una

alteración en el mes y su consecutivo dejando un vacío en la fecha mensual.

Ejemplo común.

Carpeta 1 ENERO Carpeta 2 FEBRERO

RANGO INICIAL DCM 11167 Rango inicial 1176

RANGO FINAL DCM 11184 ENERO Rango final: DOC DE FEBRERO

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Como se puede detallar el consecutivo 1176 debería de estar incluido en el rango de enero.

Desde este punto nace un precedente en el área al momento de solicitar los documentos debido a que cuando se

realice a búsqueda las carpetas coincidan y no se distorsione la información

BILIOGRAFIA

Archivo general de la nación http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental

Información ambiental definida como: “Datos, indicadores, índices sobre el Estado ambiental (Calidad, cantidad y sostenibilidad de los recursos naturales y el ambiente), la Presión antrópica sobre los recursos naturales (Extracción de recursos y generación de contaminación), y la Información de gestión (Planeación y Políticas, Seguimiento y Evaluación de planes, Programas y Proyectos). COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.

Definición obtenida en Taller sobre el Marco Conceptual del SIAC, realizado el 20 de marzo de 2007 en Bogotá, donde se revisa la definición vigente hasta ese momento, que decía: El SIAC es “el conjunto integrado de actores, procesos y herramientas que articulan la información ambiental, a nivel nacional, regional y local, facilitando la construcción de conocimiento, la toma de decisiones y la participación social para el desarrollo sostenible”. COLOMBIA. MINISTERIO DE AMBIENTE, VIVIENDA Y DESARROLLO TERRITORIAL (MAVDT). Sistema de Información Ambiental de Colombia SIAC. Contexto para el proceso de formulación de lineamientos de política de información ambiental [diapositivas]. Bogotá: El Ministerio, Comité Directivo SIAC, Junio 15 y 16, 2006.

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Manual de Archivística. Madrid: Editorial Síntesis, 1995. 343 p. MARTINEZ BERMUDEZ, Rigoberto. Manual de

procedimientos: elaboración

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La FUNDACIÓN UNIVERSITARIA PANAMERICANA Agradece al BANCO WWB - COLOMBIA por su compromiso y respaldo prestado nos despedimos

enorgullecidos en su valiosa colaboración en la práctica de aprendizaje universitaria que damos a su futura disposición, deseándoles los mayores

éxitos y logros en la organización.

"Creatividad es pensar en nuevas ideas. Innovación es hacer cosas nuevas". -Theodore Levitt

____________________________________________

Edier Jhain Valencia Quintero Profesional En Administración De Empresas Estudiante ciclo profesional en Formación

_______________________________________________ Dr. Claudio Yepes Salazar

Gerente & Decano Fundación Universitaria Panamericana.

Comfenalco - Sede Regional Valle.

Santiago de Cali – Colombia 2015