INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD...

CONTRALORIA MUNICIPAL DE TUNJA

Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02

PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA: 28-09-2015

FORMATO INFORME AUDITORIA MODALIDAD REGULAR PÁGINA 1 DE 66

Dirección: Carrera 10 No. 15-76 Tunja, Boyacá Código Postal: 150001080 Telefax: (8)-7441843 Página Web: www.contraloriatunja.gov.co E- mail: [email protected]

INFORME FINAL DE AUDITORÍA

MODALIDAD REGULAR

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VIGENCIA 2014

05 de Octubre de 2015


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CONTRALORÍA MUNICIPAL DE TUNJA


JOSÉ ARMANDO PUIN Contralor Municipal de Tunja

YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Auditor Fiscal

DIANA MILENA BARROSO PINZON Profesional Especializado


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Contenido

1. DICTAMEN INTEGRAL .................................................................................................. 4 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. ..................................................................................... 5 1.1.1 CONTROL DE GESTIÓN .................................................................................................................... 5 1.1.2 CONTROL DE RESULTADOS ............................................................................................................. 6 1.1.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ......................................................................................... 6 1.1.4OPINIÓN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES ...................................................................................... 7 1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO ............................................................................................................ 7

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 8 2.1 CONTROL DE GESTIÓN ........................................................................................................... 8 2.1.1 FACTORES EVALUADOS ................................................................................................................ 8 2.1.1.2 RESULTADO EVALUACIÓN RENDICIÓN DE CUENTAS .................................................................... 29 2.1.1.3 LEGALIDAD .............................................................................................................................. 30 2.2 CONTROL DE RESULTADOS ................................................................................................ 32 2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ........................................................................ 33 2.3.1 ESTADOS CONTABLES ................................................................................................................ 33 2.3.2 GESTIÓN PRESUPUESTAL ........................................................................................................... 59 2.3.3 GESTIÓN FINANCIERA................................................................................................................. 63

3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .................................................................................. 64


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1. DICTAMEN INTEGRAL

Tunja, 05 de Octubre de 2015 Doctor WILDERS HERNÁN GONZÁLEZ BOTIA Presidente Concejo Municipal de Tunja Ciudad Asunto: Informe Final auditoria gubernamental, modalidad regular al Concejo Municipal de Tunja, vigencia 2014. La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por los Artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría Modalidad Regular al ente que usted representa, a través de la evaluación de los principios de eficiencia, eficacia y equidad con que se administraron los recursos puestos a disposición y los resultados de la gestión, el examen del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Económica y Social a 31 de diciembre de 2014, la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe integral que contenga el concepto sobre la gestión adelantada por el Concejo Municipal de Tunja, que incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales, y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

El informe contiene la evaluación de los aspectos: de gestión, de resultados y financieros, que una vez detectados como deficiencias por la comisión de auditoría, serán corregidos por la Entidad, lo cual contribuye a su mejoramiento continuo y por consiguiente en la eficiente y efectiva producción y/o prestación de bienes y/o servicios en beneficio de la ciudadanía, fin último del control. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría prescritos por la Contraloría Municipal de Tunja, compatibles con las de general aceptación;


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por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en el informe integral. El control incluyó examen sobre la base de pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Contables y el cumplimiento de las disposiciones legales. 1.1 CONCEPTO SOBRE FENECIMIENTO. Con base en la calificación total de 93.7 puntos, sobre la Evaluación de Gestión y Resultados, la Contraloría Territorial Fenece la cuenta de la Entidad por la vigencia fiscal correspondiente al año 2014.

Componente PonderaciónCalificación

Total

1. Control de Gestión 0,5 46,6

2. Control de Resultados 0,3 27,4

3. Control Financiero 0,2 19,7

Calificación total 1,00 93,7

Fenecimiento

Concepto de la Gestión Fiscal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

98,3

RANGO DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE LA GESTIÓN FISCAL

Concepto

FAVORABLE

DESFAVORABLE

FAVORABLE

FENECE

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL FENECIMIENTO

Concepto

FENECE

NO FENECE

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN FISCAL


VIGENCIA 2014

Calificación Parcial

91,4

93,2

Fuente: Matriz de calificación Elaboró: Comisión de auditoría

Los fundamentos de este pronunciamiento se presentan a continuación: 1.1.1 Control de Gestión La Contraloría Municipal como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Gestión, es Favorable como consecuencia de la calificación de 93.2 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


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Factores PonderaciónCalificación

Total

1. Gestión Contractual 0,65 63,6

2. Rendición y Revisión de la Cuenta 0,05 4,7

3. Legalidad 0,10 9,0

4. Gestión Ambiental 0,00 0,0

5. Tecnologías de la comunica. y la inform. (TICS) 0,00 0,0

6. Plan de Mejoramiento 0,10 8,0

7. Control Fiscal Interno 0,10 8,0

1,00 93,2

Concepto de Gestión a emitir

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

TABLA 1



VIGENCIA 2014

CONTROL DE GESTIÓN

0,0

0,0

97,8

94,0

89,8

80,0

Favorable

Desfavorable

80,0

Favorable

Concepto

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE GESTIÓN

Calificación total


1.1.2 Control de Resultados La Contraloría Municipal como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el concepto del Control de Resultados, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 91.4 puntos, resultante de ponderar el factor que se relaciona a continuación:

Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Cumplimiento Planes Programas y Proyectos 1,00 91,4


Concepto de Gestión de Resultados

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO DE RESULTADOS

Favorable

Desfavorable

TABLA 2

CONTROL DE RESULTADOS

91,4


Concepto

Favorable


VIGENCIA 2014


1.1.3 Control Financiero y Presupuestal

La Contraloría Municipal como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que el Control Financiero y Presupuestal, es Favorable, como consecuencia de la calificación de 98.3 puntos, resultante de ponderar los factores que se relacionan a continuación:


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Factores minimos PonderaciónCalificación

Total

1. Estados Contables 0,70 70,0

2. Gestión presupuestal 0,10 8,3

3. Gestión financiera 0,20 20,0


Concepto de Gestión Financiero y Pptal

Rango

80 o más puntos

Menos de 80 puntos

VIGENCIA 2014

100,0

Desfavorable

RANGOS DE CALIFICACIÓN PARA EL CONCEPTO FINANCIERO

Favorable

Concepto

83,3

Favorable

TABLA 3

100,0


CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL



1.1.4Opinión sobre los Estados Contables En nuestra opinión, los Estados Contables están fielmente tomados de los libros oficiales, al 31 de diciembre de 2014, así como el resultado del Estado de la Actividad Financiera Económica y Social y los Cambios en el Patrimonio por el año que terminó en esta fecha, de conformidad con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y demás normas emitidas por la Contaduría General de la Nación, son Limpios.

1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad debe diseñar y presentar un plan de mejoramiento que permita solucionar las deficiencias comunicadas durante el proceso auditor, dentro de los diez (10) días siguientes al recibo del informe. El plan de mejoramiento presentado debe contener las acciones que se implementarán por parte de la Entidad, las cuales deberán responder a cada una de las debilidades detectadas y comunicadas por el equipo auditor, el cronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.

Atentamente, YONH FREDY PIRACOCA OCHOA DIANA MILENA BARROSO PINZÓN Auditor Fiscal Contador Público T.P. 151856-T


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2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, El concepto sobre el Control de Gestión es Favorable – Desfavorable, como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores: 2.1.1 Factores Evaluados

2.1.1.1 Ejecución Contractual

En la ejecución de la presente Auditoría y de acuerdo con la información suministrada por el Concejo Municipal de Tunja, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna 175 de 2013 (términos y forma de rendición de cuentas) de la Contraloría Municipal de Tunja, se determinó que la Entidad celebró la siguiente contratación: En total celebró 63 contratos por valor de $ 696.927.635 (seiscientos noventa y seis millones novecientos veintisiete mil seiscientos treinta y cinco pesos) m/cte, distribuidos así:

TIPOLOGIA CANTIDAD VALOR $

Prestación de Servicios 56 $566.910.000,00

Compra Venta y/o Suministro 4 $112.434.518,00

Seguros 2 $ 17.583.117,00

TOTAL $ 696.927.635,00 Fuente: Concejo Municipal de Tunja

Como resultado de la auditoría adelantada, la opinión de la gestión en la Ejecución Contractual, es Eficiente, como consecuencia de los siguientes hechos y debido a la calificación de 97.8, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación:


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Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 99 20 100 5 0 0 0 0 99,13 0,50 49,6

Cumplimiento deducciones de ley 100 23 100 5 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

Cumplimiento del objeto contractual 98 23 100 5 0 0 0 0 98,21 0,20 19,6

Labores de Interventoría y seguimiento 91 23 100 5 0 0 0 0 92,86 0,20 18,6

Liquidación de los contratos 100 24 100 5 0 0 0 0 100,00 0,05 5,0

1,00 97,8

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

Ponderación Puntaje Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA 2014

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1


VARIABLES A EVALUAR Promedio


2.1.1.1.1 Contratos de Prestación de Servicios

De un universo de 56 contratos de prestación de servicios por valor total de $566.910.000 se auditaron 24 por valor de $374.577.000, equivalente al 66% del valor total contratado, de los cuales se evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

N° de Contrato

Certificado de Disponibilidad Objeto Contractual Contratista

Valor del Contrato

1

8 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE RECEPCION DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

DIANA MARCELA SUAREZ WILCHEZ

9.000.000

2

4 PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO AUXILIAR DE MENSAJERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VICTOR JULIO RATIVA

17.900.000

3

5 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

LEIDY MARCELA GOMEZ GONZALEZ

17.900.000

4

3 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE TESORERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL

GERMAN ROJAS MUNOZ

9.000.000

5

6 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE MANTENIMIENTO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

WILLIAN MAURICIO NEIRA GONZALEZ

17.900.000


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6

11

LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO ABOGADO. PARA BRINDAR ASESORIA JURIDICA AL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DE LA CIUDAD DE TUNJA DURANTE LOS PERIODOS DE SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS. EN LOS EVENTOS QUE ESPECIALMENTE REQUIERA LA CORPORACION. LA PRESIDENCIA Y LA REPRESENTACION EN LOS PROCESOS JUDICIALES EN QUE SEA PARTE LA ENTIDAD

JAIRO ANTONIO SAYO GUTIERREZ

41.767.000

7

1

PRESTACION DE SERVISIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL MAURICIO REYES CAMARGO

DERLY CATALINA PORRAS

CONTRERAS 17.900.000

10

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL PEDRO PABLO SALAS HERNANDEZ

LELIAN STAEL BARENO AMEZQUITA

17.900.000

11

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL LUIS EDUARDO VARGAS ESPINOSA

ELIANA CAROLINA COY ALVARADO

17.900.000

13

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL SILVINO GIL LA ROTTA

CARLOS ANDRES CORDERO GOMEZ

17.900.000

17

1

PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL WILDERS HERNAN GONZALEZ BOTIA

RAFAEL ALBERTO GACHA QUINTERO

17.900.000

18

9 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

JUAN PABLO GACHA QUINTERO

17.900.000

20

2 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

OLGA LUCIA MUÑOZ PEREZ

10.800.000

24

12

PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES PARA EL MANEJO Y LA DIFUSION DE LA INFORMACION DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

OSCAR ENRIQUE FAGUA ALBA

10.200.000

26

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL CESAR ANTONIO PEREZ NARANJO

CRISTIAN FERNANDO HAMON

OVALLE 17.600.000

27

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL WILSON RUIZ LARA

EDGAR EDUARDO ORJUELA

CHAPARRO 17.600.000

28

1

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL PABLO AUGUSTO GUTIERREZ CASTILLO

ANGELICA MARIA MONROY MONROY

17.600.000

30

13 LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR DE CONTROL INTERNO EN EL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

MANUEL FERNANDO CRUZ GONZALEZ

13.200.000

34

41 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE RECEPCION DEL CONCEJO MUNICIPAL

DIANA MARCELA SUAREZ WILCHEZ

8.900.000


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DE TUNJA

39

42 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE TESORERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL

GERMAN ROJAS MUNOZ

8.650.000

40

43 PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

CESAR FERNANDO CEPEDA BERNAL

10.380.000

42

44

PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES PARA EL MANEJO Y LA DIFUSION DE LA INFORMACION DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

OSCAR ENRIQUE FAGUA ALBA

9.820.000

45

53

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR DE CONTROL INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL DANDO CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LA LEY 87 DE 1993

JOSE CLODOVEO RAMOS PEDRAOS

11.960.000

52

66

LA PRESTACION DEL SERVICIO DE ASESORIA PROFESIONAL. PARA LA ACTUALIZACION Y SOSTENIMIENTO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA CONFORME AL MANUAL TECNICO DEL MECI 2014. ESTABLECIDO EN EL DECRETO N°. 943 DEL 21 DE MAYO DE 2014

ASESORIAS Y SERVICIOS

INTEGRALES WJ S.A.S.

17.000.000

SMC 001

35 CONTRATAR EL SUMINISTRO DE LA POLIZA DE SEGUROS DE VIDA PARA LOS DIECISIETE CONCEJALES DEL MUNICIPIO DE TUNJA

POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS S.A.

16.162.660

SMC 004-12-14

77

CONTRATAR CON UNA COMPAÑÍA DE SEGUROS. LEGALMENTE AUTORIZADA PARA FUNCIONAR EN EL PAIS. EL SUMINISTRO DE POLIZAS REQUERIDAS PARA LA PROTECCION DE LOS BIENES E INTERESES PATRIMONIALES DEL CONCEJO MUNICIPAL

SEGUROS DEL ESTADO S.A.

1.420.457

58

74 SUMINISTRO E INSTALACION DE BIENES MUEBLES Y ENSERES CON DESTINO AL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

FERNANDO BOHORQUEZ CIA

S.A.S. 90.744.625

SMC 002-07-14

39

SUMINISTRO DE ELEMENTOS DE OFICINA. PAPELERIA. ASEO Y CAFETERIA PARA EL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

GRUPO LOS LAGOS 6.893.893

SMC 003-10-14

70

SUMINISTRO INSTALACION Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UNA CONSOLA DE SONIDO. 20 MICROFONOS E INTERFAZ DE AUDIO PARA EL SALON DE SESIONES DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

LUIS HERNANDO ACERO BUSTOS

14.100.000

Las observaciones respecto de la contratación se emiten al final de la sección; las observaciones se informaran dependiendo del contrato, pero solo al finalizar la sección se hará la observación objeto de réplica por parte del sujeto de control. A continuación se relacionan los contratos sobre los cuales se tienen observaciones respecto al incumplimiento de los términos para dar publicidad de sus actos, tal como lo reguló el Decreto 1510 de 2013.

CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL DOCUMENTO FECHA DE SUSCRIPCION FECHA PUBLICACION


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N° SECOP

CD-001-14 PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO

AUXILIAR DE RECEPCION DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

Contrato 02 de Enero de 2014 15 de Enero de 2014

Acta de Terminación

02 de Julio de 2014 11 de Julio de 2014

CD003-14 PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO

AUXILIAR DE SECRETARIA GENERAL DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

Contrato 3 de enero de 2014 15 de enero de 2014


30 de diciembre de 2014 7 de enero de 2015

CD007-14

PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO

DEL HONORABLE CONCEJAL MAURICIO REYES CAMARGO




CD024-14

PRESTACION DE SERVICIOS PROFSIONALES PARA EL MANEJO Y LA DIFUSION DE LA INFORMACIÓN DEL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN



8 de julio de 2014 31 de julio de 2014

CD026-14


DEL HONORABLE CONCEJAL CESAR ANTONIO PEREZ NARANJO




CD028-14


DEL HONORABLE CONCEJAL PABLO AUGUSTO GUITIERREZ CASTILLO




CD-030-14 LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES

COMO ASESOR DE CONTROL INTERNO EN EL CONCEJOMUNICIPAL DE TUNJA


Sesión de Contrato

17 de febrero de 2014 20 de agosto de 2014


16 de julio de 2014 20 de agosto de 2014

CD-034-14 PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO

AUXILIAR DE RECEPCION DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

Contrato 3 de julio de 2014 31 de julio de 2014



CD-052-14 ASESORIAS Y SERVICIOS INTEGRALES WJ S.A.S Contrato

26 de septiembre de 2014

14 de octubre de 2014



CD-042-14

PRESTACION DE SERVICIOS PROFSIONALES PARA EL MANEJO Y LA DIFUSION DE LA INFORMACIÓN DEL

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Contrato 9 de julio de 2014 4 de agosto de 2014



N° DE CONTRATO CD002-14

OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE MENSAJERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA

VALOR DEL CONTRATO $17.900.000

PLAZO 11 meses y 28 días

CONTRATISTA VICTOR JULIO RATIVA PLAZAS

SUPERVISOR DIANA MARCELA MUÑOZ FONSECA

- El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 15 de Enero del mismo

año; igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día


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07 de Enero de 2015; lo anterior conlleva al incumplimiento del Artículo 19 del decreto 1510 de 2013.

- El CDP no es el correspondiente para este proceso contractual. - En el control de legalidad se evidenció la ausencia de los soportes que permitan

verificar la idoneidad y experiencia del contratista. - El folio 100 al 101 los cuales incluyen actividades y cuenta de cobro por parte del

contratista, hace referencia al mes de Diciembre, cuando debería ser el mes de Noviembre, y los folios 104,105,106 y 109, reportan la misma información de los folios anteriormente mencionados.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE TESORERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA


PLAZO Seis (6) meses

CONTRATISTA GERMAN ROJAS MUÑOZ

SUPERVISOR SILIA INES PULIDO UMAÑA

- Se observa que el contratista cumplió con sus obligaciones. También se encuentra que

los aportes a la seguridad social se hicieron de conformidad con lo dispuesto legalmente.

- l contrato se suscribió el 07 de Enero de 2014 y publicado el 15 de Enero del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 07 de Julio de 2014 y subida al SECOP el día 25 de Agosto de 2014; lo anterior conlleva al incumplimiento del Artículo 19 del decreto 1510 de 2013.

- En el acta de Terminación suscrita, en el preámbulo, el cargo de la supervisora aparece como Secretaria General y no el respectivo que es Tesorera


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE MANTENIMIENTO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA



CONTRATISTA WILLIAM MAURICIO NEIRA GONZALEZ




- El Contrato fue suscrito el 03 de enero de 2014 y publicado el 15 de enero del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 07 de Enero de 2015

- El CDP no es el correspondiente para este proceso contractual. - El objeto y alcance descritos en el estudio previo no son acordes con el Proceso

Contractual.


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




- Folio 58; 65; 100 y 107 (INFORME CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION No (CD005) DE 2014, reportan un mes diferente al que debería ser.


OBJETO DEL CONTRATO LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES COMO ABOGADO, PARA BRINDAR ASESORIA JURIDICA AL HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL DE LA CIUDAD DE TUNJA DURANTE LOS PERIODOS DE SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS, EN LOS EVENTOS QUE ESPECIFICAMENTE REQUIERA LA CORPORACION, LA PRESIDENCIA Y LA REPRESENTACION EN LOS PROCESOS JUDICIALES EN QUE SEA PARTE LA ENTIDAD

VALOR DEL CONTRATO $ 41.767.000


CONTRATISTA JAIRO ANTONIO SAYO GUTIERREZ


- Se observa que el contratista cumplió con sus obligaciones. - El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 16 de enero del mismo

año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 06 de Enero de 2015

- En los estudios previos ítem 2.2.4 se establece valor estimado del contrato por $41.300.000 (Cuarenta y un millones trescientos mil pesos) m/cte; Ahora en la forma de pago ítem 2.2.7; en el Contrato, en el CDP 000011 y en el RP 000005 se cuantifica por valor de $41.767.000 (Cuarenta y un millones setecientos sesenta y siete mil pesos) m/cte.

- Al verificar el Rubro descrito en los Estudios previos se tiene 2.1.2.01.01.01.1.2-06 “Honorarios Profesionales” cuando en realidad ese rubro pertenece a “Remuneración Servicios Técnicos”.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL PEDRO PABLO SALAS HERNANDEZ



CONTRATISTA LELIAN STAEL BAREÑO AMEZQUITA




- El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 15 de Enero del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 07 de Enero de 2015

- El contratista no presenta certificaciones que soporten la experiencia laboral relacionada


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL LUIS EDUARDO VARGAS ESPINOSA



CONTRATISTA ELIANA CAROLINA COY ALVARADO



los aportes a la seguridad social se hicieron de conformidad con lo dispuesto legalmente

- El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 15 de enero del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 07 de Enero de 2015

- En cuanto a la experiencia laboral, señala en la hoja de vida experiencia en el Concejo Municipal de Tunja, en 3 periodos del año 2013, como Unidad de Apoyo Normativo, sin anexar certificaciones que la soporten. Cuenta solo con 1 certificación (Inmobiliaria Dos Mil) impresa en hoja sin membrete, la cual no contiene nombre, ni número telefónico de contacto para confirmar dicha certificación.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL SILVINO GIL LA ROTTA



CONTRATISTA CARLOS ANDRES CORDERO GOMEZ





- El proceso contractual no cuenta con ninguna certificación que soporte la experiencia laboral.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL WILDERS HERNAN GONZALEZ BOTIA



CONTRATISTA RAFAEL ALBERTO GACHA QUINTERO





Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




- El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 15 de Enero del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 07 de Enero de 2015.

- El contratista no presenta certificaciones que soporten la experiencia laboral. - Registro Presupuestal mal emitido.

N° DE CONTRATO CD-018-14

OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE ARCHIVO DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA



CONTRATISTA JUAN PABLO GACHA QUINTERO


- Se observa que el contratista realizó aportes a la seguridad social de conformidad con

lo dispuesto legalmente - El contrato se suscribió el 03 de Enero de 2014 y publicado el 15 de enero del mismo

año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y se subió al SECOP el día 06 de Enero de 2015

- Los estudios previos no son acordes en ningún sentido (descripción de la necesidad, objeto, alcance tiempo, valor, forma de pago, actividades y CDP,...) con el proceso contractual que se desea suscribir.

- El Registro Presupuestal N° 17 no se tomó con base en el CDP expedido para este proceso contractual, afectando el rubro de unidades de apoyo normativo


OBJETO DEL CONTRATO PRESATACION DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA


PLAZO 6 meses

CONTRATISTA OLGA LUCIA MUÑOZ PEREZ


- Se observa que el contratista cumplió con sus obligaciones. - El contrato se suscribió el 07 de Enero de 2014 y publicado el 15 de Enero del mismo

año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 09 de Julio de 2014 y subida al SECOP el día 31 de Julio de 2014.

- Los estudios previos no son acordes en ningún sentido (descripción de la necesidad, objeto, alcance tiempo, valor, forma de pago, actividades y CDP,...) con el proceso contractual que se desea suscribir.

- El Rubro del Registro Presupuestal 000020 anexo al contrato no corresponde con el objeto contractual, está afectando Prima de Navidad.

- Los soportes de seguridad social adjuntos a las actividades mensuales no se ajusta a la base de liquidación correspondiente a la orden contractual.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02





OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION COMO UNIDAD DE APOYO NORMATIVO DEL HONORABLE CONCEJAL WILSON RUIZ LARA



CONTRATISTA EDGAR EDUARDO ORJUELA CHAPARRO





- El contratista no presenta certificaciones que soporten la experiencia laboral relacionada


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PERSONALES COMO AUXILIAR DE TESORERIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA


PLAZO cinco (5) meses 23 días

CONTRATISTA GERMAN ROJAS MUÑOZ

SUPERVISOR SILIA INES PULIDO UMAÑA.



- El contrato se suscribió el 08 de Julio de 2014 y publicado el 04 de Agosto del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 06 de Enero de 2015, incumpliendo el Artículo 19 del decreto 1510 de 2013.

- En el acta Parcial y en el acta de terminación suscrita el 30 de diciembre de 2014, en el preámbulo aparece como supervisor del contrato la Ingeniera Diana Marcela Muñoz Fonseca, Secretaria General y no la supervisora que es Doctora Silia Ines Pulido Umaña.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS PERSONALES COMO ASISTENTE DE LA PRESIDENCIA DEL CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA



CONTRATISTA CESAR FERNANDO CEPEDA BERNAL

SUPERVISOR LUIS ALEJANDRO FUNEME / HECTOR MANUEL BORDA

- Se observa que el contratista cumplió con sus obligaciones. - El contrato se suscribió el 08 de Julio de 2014 y publicado el 04 de Agosto del mismo

año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 06 de Enero de 2015.

- El pago a seguridad social, pensión y ARP, de los meses de Agosto a Noviembre no se ajustan a la base de liquidación correspondiente al valor de la orden de pago, y la planilla del mes de Diciembre no aparece el valor cancelado.


OBJETO DEL CONTRATO PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES COMO ASESOR DE CONTROL INTERNO DEL CONCEJO MUNICIPAL, DANDO CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO EN LA LEY 87 DE 1993



CONTRATISTA JOSE CLODOVEO RAMOS PEDRAOS




- El contrato se suscribió el 18 de Julio de 2014 y publicado el 04 de Agosto del mismo año, igualmente se suscribió el acta de Terminación y recibo final a satisfacción (F-CT-03; Versión 1; Fecha 15-10-14) el 30 de Diciembre de 2014 y subida al SECOP el día 06 de Enero de 2015.

- No existe coherencia entre el valor del pago, y la forma de pago pactadas en el contrato, y tampoco con el valor real pagado al contratista, según lo siguiente:

VALOR CONTRATO: Once millones novecientos sesenta mil pesos ($11.960.000) FORMA DE PAGO: Cinco (5) pagos iguales de Dos millones doscientos mil pesos

($2.200.000), previa presentación del informe mensual respectivo por parte del CONTRATISTA, expedición del certificado de cumplimiento y/o recibo a satisfacción por parte del supervisor, de las actividades desarrolladas dentro del período correspondiente y la cuenta de cobro respectiva; y un pago por el término de trece (13) días en que efectivamente se presente el valor de Ochocientos sesenta mil pesos ($860.000). AL SUMAR LOS VALORES DESCRITOS DA UN TOTAL DE: ONCE MILLONES OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS MIL PESOS ($11.860.000).

VALOR CANCELADO AL CONTRATISTA: Acta N° 1: novecientos cincuenta y tres mil pesos ($953.000); Actas de la 2 a la 6: Dos millones doscientos mil pesos ($2.200.000), AL SUMAR LOS VALORES DESCRITOS DA UN TOTAL DE: Once millones novecientos cincuenta y tres mil pesos ($11.953.000).

LIBRO AUXILIAR DE GASTOS: el primer pago aparece contabilizado por $960.000 (novecientos sesenta mi l pesos) m/cte;


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Y en el LIBRO AUXILIAR DE BANCOS: aparece girado el valor de $953.000

(novecientos cincuenta y tres mil pesos) m/cte.

De la evaluación a gestión contractual se concluyen las siguientes observaciones:

OBSERVACIÓN No. 1

De acuerdo a la Ley 80 de 1993 en su Artículo 25º. Del Principio de Economía, numeral 6o. reza “Las entidades estatales abrirán licitaciones o concursos e iniciarán procesos de suscripción de contratos, cuando existan las respectivas partidas o disponibilidades presupuestales”. De igual forma se entiende que el certificado de disponibilidad presupuestal es un documento de gestión financiera y presupuestal que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso, de ello, deviene del valor que la ley le ha otorgado, al señalar que cualquier acto administrativo que comprometa apropiaciones presupuestales deberá contar con certificados de disponibilidad presupuestal previos y cualquier compromiso que se adquiera con violación de esa obligación, generará responsabilidad, disciplinaria, fiscal y penal. Al revisar la etapa precontractual se evidencio que el Certificado de Disponibilidad Presupuestal 000001, de fecha Enero 02 de 2014, fue empleado para varios procesos contractuales, lo que para el primer contrato refleja la realidad presupuestal existente, pero para los demás contratos es incierta verificar la disponibilidad con que se cuenta en el rubro para suscribir los dichos procesos contractuales. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo

RESPUESTA DEL CONCEJO

Nos permitimos informar que el Concejo Municipal de Tunja desde años atrás, venia expidiendo los certificados de disponibilidad presupuestal por cada rubro existente en el presupuesto de la Corporación, es decir, que para contratar las unidades de apoyo normativo (rubro por el Cual se celebraron los contratos No. CD010-14, CD011-14, CD013-14, CD017-14, CD027-14, CD026-14, CD028.14), se expedía una única disponibilidad presupuestal para el total de los contratos porque hacia parte de un mismo rubro. Sin embargo, después de la Auditoría realizada por ustedes en la vigencia 2013, por parte de la Corporación se tomaron los correctivos necesarios y después de ley de garantías (mes de Julio de 2014), para celebrar

http://www.uspec.gov.co/component/seoglossary/glossary/1/146/disponibilidad-presupuestal.html?Itemid=

http://www.uspec.gov.co/component/seoglossary/glossary/1/114/compromiso.html?Itemid=

http://www.uspec.gov.co/component/seoglossary/glossary/1/78/apropiaciones.html?Itemid=





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CÓDIGO: RG-AF-14

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contratos con cargo al rubro 2.1.1.01.01.01.01-01 denominado "Unidades de Apoyo Normativo", se expidió una disponibilidad presupuestal por cada contrato. Tal y como se puede observar en el auxiliar "Registro Presupuestal año 2014", generado por el Software Contable, ALAMASOFT, del cual se adjunta copia (fls 1-4). Por otro lado, se debe tener en cuenta que el Concejo Municipal contrató con sus recursos disponibles en el presupuesto y que no sobrepasó los rubros establecidos para tal fin; debido a que el Software Contable con el que cuenta la Entidad, ALAMASOFT, no permite que se comprometa el gasto con un valor mayor al expedido en el Certificado de Disponibilidad

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la respuesta recibida por parte del Concejo Municipal de Tunja, se decide levantar el hallazgo, ya que con el anexo allegado, se puede constatar que después de la fecha descrita en la respuesta, se está expidiendo el respectivo CDP para cada proceso contractual, el cual permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para la asunción de un compromiso.

OBSERVACIÓN No. 2

En la muestra seleccionada se evidenció que la publicación de la documentación en el SECOP se realizó de manera extemporánea. Con lo anterior se vulnera el Decreto 1510 de 2013, en su CAPITULO VII; “Publicidad”; Artículo 19 el cual reza: “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.” De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Es de recibido para la Entidad la observación, y en lo sucesivo se prestara mayor atención para corregir la situación presentada.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Al ser ratificada la observación por la Entidad auditada, se configura como hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 3

En la revisión realizada a los contratos de Prestación de servicios CD-002-14; CD010-14; CD011-14; CD013-14; CD017-14; CD027-14 se evidencia que los contratistas no presentan certificaciones que soporten la experiencia laboral. Con lo anterior se estaría vulnerando el Decreto 1510 de 2013 en su artículo 81 el cual reza: “Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate”. Igualmente en los estudios previos del proceso contractual el numeral 5. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MAS FAVORABLE, PERFIL DEL PERSONAL REQUERIDO: “De conformidad con la naturaleza de las actividades a desarrollar, se requiere una persona



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natural que tenga la idoneidad y experiencia para cumplir con el objeto del contrato”. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DEL CONCEJO Nos permitimos informar que los contratos CD-002-14; CD010-14; CD011-14; CD013-14; CD017-14; CD027-14 no contienen los soportes de experiencia relacionados en el formato "Hoja de vida" de los respectivos contratistas, debido a que ellos en el año inmediatamente anterior (hasta el 31 de diciembre de 2013), prestaron sus servicios a la Corporación Edilicia; y como Entidad nos acogimos a lo señalado en el artículo 9 del Decreto 019 de 2012.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la respuesta recibida por parte del Concejo Municipal de Tunja, se decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a que el artículo 9 del Decreto 019 de 2012, reza “Cuando se esté adelantando un trámite ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva actuación.” Esta observación se convierte entonces en un hallazgo con alcance administrativo puesto que si bien existían los documentos no era necesario la exigencia de los mismos al contratista, pero si deben reposar en las carpetas de los contratos de la referencia, los cuales faltaban al momento de la realización de la auditoria. El argumento presentado por parte de la entidad respecto a que éstos estaban en otros contratos que se habían celebrado con anterioridad con el mismo contratista, no se puede aceptar, puesto que los documentos que garantizan la capacidad jurídica y de idoneidad y experiencia deben demostrar que la persona contratada es la apropiada para que cumpla con el objeto contractual, independientemente de que estos documentos reposen en otros procesos contractuales; es decir, un proceso contractual es totalmente independiente de los demás. Así las cosas, se configura el siguiente hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 4

El acta de Terminación del contrato de Prestación de servicios CD004-14, y el acta parcial y el acta de terminación del Contrato CD0039-14, se evidencia que fue trabajado sobre actas ya diligenciadas, por lo que se encuentran con errores en el preámbulo de las actas, ya que los datos del supervisor son erróneos. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo


Nos permitimos informar que en efecto por parte de la Supervisora de los Contratos 0004-14 y

C0039-14 (Tesorera General), se tomó el formato que se tenía dispuesto por parte de la

Secretaria General para la supervisión, y por un error involuntario en el preámbulo del acta de


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terminación y del acta parcial de pago, se dejó el mismo cargo del formato; sin embargo,

aparece el nombre real y el número de identificación de la funcionaria que ejercía la

supervisión; y adicional a ello, quien firma es la misma supervisara, por lo que se tendrá en

cuenta la observación

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la observación, por lo cual se configura el hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN No. 5

El Decreto 1510 de 2013, en su Título II; Capítulo I; Artículo 20 reza: “Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato”. Se evidencio que en el contrato CD005-14 el objeto y alcance descritos en los estudios previos no son coherentes con el proceso contractual, lo que conlleva al incumplimiento de la norma anteriormente mencionada. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo


Revisando el estudio previo (fls 4-8) del proceso contractual CD009-14, se observa que por un

error involuntario, se dejó como alcance el de otro contrato, debido a que se trabaja bajo un

mismo formato; sin embargo, comparando el objeto señalado en el estudio con el objeto del

contrato, se evidencia que son iguales. Para efectos de la revisión par parte de la comisión

auditora, adjuntamos copia de todo el estudio previo, del contrato, del CDP y RP (fls 5-14).

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Para una adecuada planificación contractual, lo recomendable es trabajar sobre formatos prestablecidos, ya que cada objeto contractual es diferente, y no trabajarlo sobre registros, como es el caso en mención, razón por la cual la comisión auditora ratifica la observación y la configura como hallazgo administrativo..

OBSERVACIÓN No. 6

En la revisión precontractual del proceso CD-006-14; se observa que el valor del contrato descrito en los estudios previos no coincide con el valor registrado en el Contrato y en el Registro presupuestal. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Revisando el CDP, el RP, el estudio previo y el contrato del expediente contractual CD006-14, se observa que están expedidos por el mismo valor, $41.767.000. Para efectos de la revisión por parte de la comisión auditora, adjuntamos copia de los folios relacionados, evidenciándose que el valor coincide en todos los documentos (fls15-26).

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA


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Una vez revisada la información enviada por parte del Concejo y los soportes en el cual se encuentra corregido el valor estimado del contrato en los estudios previos, se procede a levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 7

En los procesos contractuales CD018-14 y CD020-14; los estudios previos no son acordes ni se ajustan en ningún sentido con la necesidad que se desea contratar; lo anterior vulneraría en todo sentido el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DEL CONCEJO Nos permitimos informar que por un error involuntario, se archivaron de manera errónea los estudios previos de los procesos CD020-14 y CD018-14, pues al revisar los expedientes contractuales, una vez se allegaron por parte del equipo auditor, se observó que el expediente CD020-14 contiene del folio 4 al 8, los estudios previos que corresponden al expediente CD018-14.Adjuntamos copia de los estudios previos con sus respetivos contratos en los que se evidencia que los procesos CD020-14 (fls 37-46), y CD018-14 (fls 27-36), poseen su respectivo estudio y que tanto el registro como la disponibilidad presupuestal corresponden.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la respuesta recibida por parte del Concejo Municipal de Tunja, se decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a que se allegaron los documentos correspondientes a cada proceso contractual, pero se decide mantener el alcance administrativo en consideración a que la inconsistencia existió. Se configura un hallazgo administrativo.

OBSERVACIÓN No. 8

Al emitir el Registro Presupuestal del Contrato CD018-14; no se tomó con base al Certificado de Disponibilidad Presupuestal 000009, emitido para dicho proceso contractual, por el contrario se emitió con base en el CDP 000001 afectando el rubro UNIDADES DE APOYO NORMATIVO, y no el que debería ser REMUNERACION SERVICIOS TECNICOS. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo.


Nos permitimos informar que la inconsistencia presentada, corresponde al concepto que se digita por parte de la Tesorera General manualmente en el software contable (parte inferior del Registro Presupuestal) (fl 47); sin embargo, observando el registro, se evidencia que en la parte superior del documento, donde dice "IMPUTACION PRESUPUESTAL", que es generado automáticamente por el software, se afectó de manera correcta el CDP 009 rubro "Remuneración Servicios Técnicos"; es decir, que se afectó el rubro que corresponde a los servicios prestados. Adjuntamos copia del auxiliar, generado por el software (fl 48), en el que se evidencia que se afectó efectivamente el rubro que correspondía a la contratación adelantada. PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA En relación con la respuesta allegada por la Entidad Auditada, y teniendo en cuenta la información adjunta, evidenciando que el rubro afectado para el proceso contractual es el


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correcto, se procede a levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 9

En el proceso contractual CD020-14, el rubro afectado en el Registro Presupuestal 000020 corresponde a Prima de Navidad y no a Remuneración servicios técnicos, que es el deber ser; sin embargo al verificar las afectaciones Presupuestales y Contables de la prima de navidad en los libros auxiliares se encontró que ésta estaba bien liquidada y contabilizada. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo


Nos permitirnos informara que al momento de imprimir el Registro Presupuestal se afectó un rubro diferente, tal y como se evidenció par parte de la comisión auditora en el expediente contractual CD020-14. Sin embargo, por parte de la Tesorera General se subsanó la inconsistencia en su momento, pero por error involuntario no se remplazó el documento del expediente (fls 48 y 49).

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA En relación con la respuesta allegada por la Entidad Auditada, y teniendo en cuenta la información adjunta, evidenciando que el rubro afectado para el proceso contractual es el correspondiente con el objeto del contrato, se procede a levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 10

En los contratos CD020-14; CD040-14; los aportes a seguridad social aportados por la contratista en sus informes mensuales, están por debajo de la base que debería ser, vulnerando lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, significa que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones del contratista corresponderá exactamente al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada, porcentaje sobre el cual se calculará el monto del aparte que en salud y pensiones debe efectuarse, el cual corresponde al 12.5% y 16.% del ingreso base, respectivamente. En este caso, si el ingreso base de cotización resulta inferior al salario mínimo legal mensual vigente, sobre este salario deberá cotizarse, toda vez que en los sistemas de salud y pensiones no se puede cotizar sobre una base inferior a un (1) smlmv ni superior a veinticinco (25) smlmv. De no ser aclarada esta observación, conducirá a considerarse como hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DEL CONCEJO NO SE PRONUNCIARON AL RESPECTO

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA A falta de pronunciamiento a la observación citada, se mantiene hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

Según el Contrato de Prestación de Servicios Profesionales N° CD045-14 se evidenció:

El artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 señala que Los estudios previos son el soporte para elaborar el contrato. Partiendo de ello se encuentra que el documento de Estudios Previos,


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en el título correspondiente al valor y forma de pago la Entidad cometió un error toda vez que el valor de los pagos parciales no corresponde con el valor total del contrato. Así mismo la cláusula segunda y tercera del Contrato cae en el mismo yerro de los estudios previos. Se evidencia que la sumatoria de las actas parciales esta $7.000 por debajo del valor total del contrato. Es menester hacer mención que los servidores públicos tienen unos deberes funcionales que les obliga a ser diligentes y cuidadosos en la ejecución de las funciones a su cargo, ya que la elaboración correcta de los procesos contractuales garantizan la protección de los derechos de la Entidad. Atendiendo este precepto se debe instar a la Entidad a fin que proceda con mayor responsabilidad habida cuenta que situaciones como esta puede derivar en acciones de responsabilidad frente a la Entidad o sus servidores.

Ahora bien el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011, señala claramente el alcance de las funciones del supervisor de un contrato al tenor de la letra reza: “Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos”

OBSERVACIÓN No. 11

Se presume una anomalía en cabeza de la supervisión del contrato, quien omitió las obligaciones que a nivel administrativo, contable, financiero y jurídico debió ejercer.

Por el caso en particular es evidente la desatención en el desarrollo de los controles toda vez que: 1. No se percató de los errores contenidos en la indicación de la forma de pago. 2. Procedió a autorizar pagos en valores no correspondientes a lo indicado en el contenido del contrato, con referencia a la primer acta parcial y 3. En cumplimiento de suscribir y elaborar el acto de terminación no realizó correctamente la inserción de los datos de los pagos por concepto de actas parciales. La Entidad debe proceder a aclarar la situación, so pena de considerarse hallazgo administrativo con alcance disciplinario.

RESPUESTA DEL CONCEJO Revisando el estudio previo, del cual adjunto copia (fls 50-54) se señala lo siguiente:

"2.2.4 Valor estimado der Contrato: El valor del presente contrato, se estima en la suma de


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ONCE MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS M/CTE ($11.960.000,00), incluyendo IVA y los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. 2.2.7. Forma de Pago: El CONCEJO se compromete a pagar al contratista el valor del presente contrato en CINCO (05) pagos iguales de DOS MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE ($2.200.000,00), previa presentación del Informe mensual respectivo por parte del CONTRATISTA, expedición del certificado de cumplimiento y/o recibo a satisfacción por parte del supervisor, de las actividades desarrolladas dentro del periodo correspondiente y Ia cuenta de cobro respectiva; y un (1) pago inicial por el termino de trece (13) días en que efectivamente se preste el servicio, por valor de NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS M/CTE ($960.000.000)..."

Sin embargo, en el contrato tal y como se manifiesta por la comisión auditora, se cometió un error involuntario y se colocó mal el valor del primer pago, pues realizando los cálculos correspondientes, el valor de los 13 días corresponde al valor de las estudios previos, mas no al del contrato. De igual manera, realizando la suma de los valores descritos en el estudio previo, es coherente con el valor total señalado en el estudio. Lo que quiere decir, que se el valor del primer pago quedo de manera incorrecta señalado en el contrato.

Una vez realizados los cálculos correspondientes, el contratista recibió la suma total del contrato, ONCE MILLONES NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($11.900.000,00), valor que es coherente con la señalada en el balance de pago del acta de terminación y recibo final a satisfacción del contrato CD045-14, que encuentra publicada en el SECOP:

En Tunja a los treinta (30) días del mes de diciembre de dos mil catorce (2014), se reunieron en las instalaciones del Concejo Municipal de Tunja, la Ingeniera DIANA MARCELA MUÑOZ FONSECA identificada con cedula de ciudadanía número 1.049.615.703 expedida en Tunja quien en su calidad de Secretaria General obra como Supervisora del contrato de Prestación de Servicios N° CD045 de 2014 y JOSE RAMOS PEDRAOS, identificado con cedula de ciudadanía número 9.505.192 de Páez, quien en su calidad de CONTRATISTA, obra en nombre propio, con el fin de suscribir la presente ACTA DE TERMINACION Y RECIBO A SATISFACCION, Del contrato en mención en los siguientes términos:

COPNCEPTO DEBE HABER

VALOR TOTAL DEL CONTRATO $11.960.000.00

VALOR CANCELADO ACTAS PARCIALES $0.0 $9.760.000.00

VALOR PRESENTE ACTA $2.200.000.00

SALDO PR EJECUTAR $0.0

SUMAS IGUALES $11.960.000.00 $11.960.000.00

Sin embargo, con respecto al primer pago realizado al contratista y que reposa en el expediente contractual, del cual ustedes hacen mención; en efecto, en la constancia de supervisión se autoriza un primer pago de NOVECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL PESOS ($953.000) por los servicios prestados, teniendo en cuenta la cuenta de cobro radicada por el contratista. Por tal motivo, una vez se realizó el cruce por parte de la supervisora del contrato, la Ingeniera Diana Muñoz, de los pagos autorizados, se observó que existía una diferencia con el valor señalado en el contrato y en la cuenta de cobro; motivo por el cual se procedió a solicitar mediante oficio CMT.SG.534-14 que se encuentra dentro del expediente contractual


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que ustedes revisaron, del cual adjunto copia (fl 55) la devolución de la cuenta, para su revisión.

Al observar tal situación, se requirió al contratista para que modificara su cuenta de cobro, con el fin de autorizar el primer pago por el valor que correspondía, NOVECIENTOS SESENTA MIL PESOS ($960.000). Una vez el contratista subsanó el error, por parte de la supervisora se corrigió a certificación mediante la cual se autorizaba el primer pago, y se realizó nuevamente la entrega a la Tesorera General para lo de su competencia. Por esa razón, es que efectivamente la Tesorera pago el valor que correspondía, los $960.0000, porque en la segunda entrega que se le realizó de la cuenta, era la suma autorizada, tal y como se puede evidenciar en los documentos que se adjuntan (fls 56-58). Cabe resaltar que esos documentos se encuentran como anexo del Comprobante de Egreso 505, y por error, no fueron incluidos dentro del expediente.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez revisada la respuesta recibida por parte del Concejo Municipal de Tunja y analizados los soportes adjuntos, se decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a que se allegaron los documentos faltantes en el proceso contractual, quedando esta observación en hallazgo con alcance administrativo puesto que si bien existían los documentos, estos no reposaban en carpeta en el momento en que fueron revisados por la comisión de auditoría.

2.1.1.1.2 Contratos de Suministro

De un universo total de 63 contratos celebrados en la vigencia 2014, se revisaron 3 contratos de suministro por valor de $111.738.518, equivalente al 16.03% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

Se cumplió con las características técnicas exigidas en los pliegos de condiciones.

Se realizaron las respectivas deducciones de ley al momento de efectuar el pago a los contratistas.

Se cumplió con el objeto contractual.

Se realizó el respectivo seguimiento a través de la supervisión.

La liquidación se efectuó de forma oportuna. Los contratos auditados fueron los siguientes:

1. Contrato SMC 003 – 2014 cuyo objeto era: “Suministro, instalación y puesta en funcionamiento de una consola de sonido, 20 micrófonos e interfaz de Audio para el Salón de sesiones del Concejo Municipal de Tunja”, por valor de $14.100.000.

2. Contrato SMC 002 -2014 cuyo objeto era: “Suministro de elementos de oficina, papelería, aseo, y cafetería para el Concejo Municipal de Tunja”, por valor de $6.893.893.


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3. Contrato SASI 001 – 2014 cuyo objeto era: “Suministro e instalación de bienes muebles y enseres con destino al Concejo Municipal de Tunja.”, por valor de $90.744.625.

En visita de inspección realizada, se evidenció también que los elementos adquiridos efectivamente ingresaron al inventario y en físico a la entidad, así como que estos se encuentran en uso.

2.1.1.1.3 Contratos de Seguros

De un universo total de 63 contratos celebrados en la vigencia 2014, se revisaron 2 contratos de suministro por valor de $12.126.238, equivalente al 1.74% del valor total contratado, de los cuales de evaluaron todos los aspectos y criterios aplicables descritos en la matriz de calificación de gestión; con el siguiente resultado:

Se realizaron las respectivas deducciones de ley al momento de efectuar el pago a los contratistas.

Se cumplió con el objeto contractual.

Se realizó el respectivo seguimiento a través de la supervisión.

La liquidación se efectuó de forma oportuna. Además de lo anterior se pudo evidenciar que las pólizas se constituyeron en los plazos y amparos establecidos por el Concejo Municipal dentro de sus invitaciones de mínima cuantía. Los seguros objeto de contrato fueron los de amparo de los bienes propiedad de la entidad, las pólizas de manejo y los seguros de vida de los 17 concejales del municipio, en cumplimiento de lo señalado en el articulo 107 de la Ley 42 de 1993 y el articulo 68 de la Ley 136 de 1994.

OBSERVACIÓN No. 12

No se publicó en oportunidad las actas de liquidación de los contratos de suministro y pólizas de seguros objeto de revisión, contraviniendo lo establecido en el articulo 19 del Decreto 1510 de 2013. La Entidad debe proceder a aclarar la situación, so pena de considerarse hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Es de recibo pare a Entidad la observación, y en lo sucesivo se prestara mayor atención para Corregir la situación presentada



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2.1.1.2 Resultado Evaluación Rendición de Cuentas De la revisión realizada a la cuenta anual consolidada de la vigencia 2014, se emite una opinión eficiente con base en el siguiente resultado:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0,10 10,0

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0,30 30,0

Calidad (veracidad) 0,60 54,0

1,00 94,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

100,0

TABLA 1-2

100,0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

90,0



De la revisión de la cuenta se observó que las notas a los estados contables no son lo suficientemente claros, situación que complica la verificación de la variación en los registros. Así mismo, se evidenció que en el formato de contratación F20_13A_agr, se registró en el contrato SMC-001-14 como valor del contrato la suma de $16.162.660, cuando en realidad el valor del contrato fue por $10.705.781, esta misma situación se repite en la columna relacionada con el pago; en este formato también se evidenció que el contrato SMC-003 -14 se registro el valor del registro presupuestal exactamente igual al de disponibilidad presupuestal, hecho que no es cierto ya que el valor del contrato fue inferior al establecido en la invitación publica.

OBSERVACIÓN No. 13

Se observaron falencias en la rendición de la cuenta anual consolidada, ya que los formatos: F01_agr notasalosEF.doc y F20_13A_agr, no cumplen con la calidad requerida, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 175 de 2013. La Entidad debe proceder a aclarar la situación, so pena de considerarse hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Revisados los formatos enviados al ente de control, se evidencio que efectivamente se cometió un error involuntario al diligenciar la información relacionada con el contrato SMC001-14 en el formato F20_13ª _agr; razón por la cual se tendrá en cuenta para efectos de la rendición de la cuenta de la vigencia 2015

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la observación, por lo cual se configura el hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento


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2.1.1.3 Legalidad Se emite una opinión eficiente, con base en el siguiente resultado:


Atribuido

Financiera 0,40 35,0

De Gestión 0,60 54,8

1,00 89,8

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente


CUMPLIMIENTO LEGALIDAD

87,5

TABLA 1 - 3

LEGALIDAD

91,4


La calificación de legalidad se divide en dos, una relacionada con el cumplimiento de la normatividad relacionada con la información financiera, que incluye entre otros, el cumplimiento de los principios y procedimientos de la contabilidad publica, emanados por la Contaduría General de la Nación; y de otro lado, el cumplimiento legal de los procesos y procedimientos ligados a la gestión administrativa (contratación, control interno, presupuesto, programas, proyectos y planes, etc) La calificación incluye algunas inconsistencias relacionadas con la calidad del control interno contable, ya que este no es adecuado; así mismo se evidencian deficiencias en el cumplimiento de los principios de la contratación, específicamente el de transparencia, directamente ligado al de publicidad a través del portar SECOP, hecho que a su vez genera incertidumbre respecto de los puntos de control en los procedimientos relacionados.

2.1.1.4 Resultado Seguimiento Plan de Mejoramiento

De conformidad con el resultado de la evaluación al Plan de Mejoramiento, se determinó que la entidad Cumplió con la ejecución de las acciones de mejora que propuso a fin de corregir los hallazgos administrativos correspondientes a la vigencia 2013; por lo anterior, se puede también indicar que se cumplió con las disposiciones de la Resolución 175 de 2013, relacionadas con planes de mejoramiento y sus avances.


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PonderaciónPuntaje

Atribuido

0,20 16,0

0,80 64,0

1,00 80,0

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Calificación

Cumple

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

80,0

80,0

PLAN DE MEJORAMIENTO

Efectividad de las acciones


TABLA 1- 6

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO


Las acciones cumplidas corresponden a los hallazgos: 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19 y 20.

Las acciones No Cumplidas: 5, 6 y 16; las cuales harán parte del Plan de Mejoramiento suscrito de este informe de auditoría.

Indicadores de Cumplimiento al Plan de Mejoramiento

INDICADORES DE CUMPLIMIENTO OBSERVACIÓN

No. Acciones Cumplidas X 100 = = 20 = 45% Total Acciones Suscritas 44

Este indicador señala que de las 20 acciones evaluadas, la Entidad dio cumplimiento a 17, lo que corresponde a un 85%.

No. de Acciones No Cumplidas X 100 Total Acciones Suscritas 44

Este indicador señala que de las 20 acciones evaluadas, la Entidad no dio cumplimiento a 3, lo que corresponde al 15%

Fuente: Seguimiento al plan de mejoramiento Elaboró: Comisión de Auditoría

2.1.1.5 Control Fiscal Interno

Se emite una opinión Eficiente – Con deficiencias – Ineficiente, con base en el siguiente resultado:


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Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0,30 25,3

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0,70 54,7

1,00 80,0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

TABLA 1-7


84,4

78,1

Calificación

Eficiente

TOTAL

CONTROL FISCAL INTERNO


En la evaluación del control fiscal interno se evalúa que controles existen al interior de la organización y sí estos efectivamente se aplican; con ello se busca establecer si la entidad posee puntos de control que minimicen los riesgos administrativos y de corrupción. De tal evaluación se concluyó que el Concejo Municipal cuenta con controles que le permiten verificar si se cumplen o no los procedimientos que hacen parte de sus procesos; así mismo, se determinó que existen y se aplican controles relacionados con el manejo de los recursos financieros y que el acceso al área encargada del manejo financiero esta restringida y asegurada. En lo que respecta a las deficiencias, se observo que:

No existe una separación de funciones entre quienes manejan fondos y valores y quienes registran las operaciones

No existen controles para la liquidación y el pago de nómina y novedades

No se verifica la contabilización de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.

No se hace oportuno el traslado o pago de las deducciones para salud (parafiscales), descuentos, embargos, etc.

Las dos ultimas deficiencias encontradas se evidenciaron en las auditorias realizadas por en contratista de control interno, en donde se evidenció que durante la vigencia se presentaron inconsistencias relacionadas con la liquidación de parafiscales y aportes de ley.

2.2 CONTROL DE RESULTADOS

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Resultados es


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Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

FACTORES MINIMOSCalificación

Total

Eficacia 19,5

Eficiencia 25,9

Efectividad 36,0

coherencia 10,0

91,4

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

100,0

0,30

0,4090,0

1,00

Calificación

Cumple

TABLA 2-1

CONTROL DE RESULTADOS

Calificación Parcial Ponderación

97,5 0,20

86,4

0,10

Cumplimiento Planes Programas y Proyectos


En el control de resultados se evaluó que la entidad cumpliera con su objetivo misional y en general las obligaciones que por Ley le fueron impuestas. De tal evaluación se pudo concluir que efectivamente durante la vigencia auditada, la entidad cumplió con sus fines. De las actividades evaluadas se pudo verificar la realización de control político a los funcionarios del Municipio de Tunja, se realizaron cabildos abiertos, se aprobaron proyectos de acuerdo y se dio tramite a las peticiones de la ciudadanía.

2.3 CONTROL FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control Financiero y Presupuestal es Favorable, como consecuencia de la evaluación de las siguientes variables:

2.3.1 Estados Contables La opinión fue sin salvedades o limpia, debido a la evaluación de las siguientes variables:

Sin salvedad o limpia <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención -

Sin salvedad o

limpia

TABLA 3-1

ESTADOS CONTABLES

Total inconsistencias $ (millones) 0,0

0,0%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Indice de inconsistencias (%)



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Balance General 2014-2013

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION % part.

Periodo Actual Anterior $ %

ACTIVO

11 Efectivo 41.744.997.00 33.861.657.00 7.883.340.00 23.3 18.14

14 Deudores 3.108.081.00 3.764.723.00 (656.641.00) (17.4) 1.35

16 Propiedad planta y equipo

170.508.874.00 104.428.516.00 66.080.358.00 63.3 74.10

19 Otros Activos 14.750.000.00 14.750.000.00 0 6.41

TOTAL ACTIVO 230.111.952.00 156.804.896.00 73.307.056.00 46.8

PASIVO

24 Cuentas por Pagar

13.463.100.00 2.730.715.00 10.732.385.00 394.0 44.15

25 Obligaciones laborales

17.029.370.00 5.365.391.00

11.663.979.00

217.4 55.85

TOTAL PASIVO 30.492.470.00 8.096.106.00 22.396.364.00 276.63

PATRIMONIO

31 Hacienda pública 199.619.482.00 148.708.790.00 50.910.692.00 34.24

Total pasivo y patrimonio

230.111.952.00 156.804.896.00 73.307.056.00 46.75

Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Estado de la Actividad Financiera, Económica y social Cuenta

CONCEPTO

PERIODO VARIACION % Part.periodo

Actual

Anterior

$

%

INGRESOS OPERACIONALES

1.724.564.699.39 1.678.808.524.00 45.756.175.39 2.73

44 Transferencias

1.720.717.240.00

1.655.660.720.00

65.056.520.00

3.93

99.78

GASTOS OPERACIONALES

51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓN

1.619.971.796.00

1.560.071.433.00

59.900.363.00

3.84

99.09

55

EXCEDENTE(DEFICIT OPERACIONAL)

OTROS INGRESOS

48 Otros


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Ingresos 3.847.459.00 23.147.808.00 (19.300.349.00) (83.38) 0.22

58 Otros gastos 14.917.943.00 24.914.143.00 (9.996..200.00) (40.12) 0.91

EXCEDENTES (DEFICIT DEL EJERCICIO

4 Ingresos Totales

1.724.564.699.00

1.678.808.528.00

45.756.171.00

2.73

5 Gastos Totales

1.634.889.739.00

1.584.985.576.00

49.905.163.00

3.15


Estado de cambio en el patrimonio

CONCEPTO VALOR

Saldo del patrimonio a diciembre 31 de 2013 148.708.790.00

Variación Patrimonial durante 2014 51.910.692.00

Saldo del patrimonio a diciembre 31 de 2014 200.619.482.00

Detalle de las Variaciones Patrimoniales

Resultado del ejercicio anterior (4.147.992.00)

Capital fiscal 83.598.119.00

Excedentes del ejercicio Aumento (27.539.435.00)

Depreciación y Amortización(disminución)

Fuente: Papeles de trabajo – cifras en pesos

Alcance de la Auditoria Como herramienta para la recolección de datos y obtención de evidencias, se utilizaron técnicas de auditoría como el análisis y evaluación de la rendición de la cuenta enviada por la entidad auditada; se examinó la línea de Auditoría Financiera que involucra el Proceso Contable: Balance General, Estado de la Actividad Financiera, Económica y Social, Presupuesto y Notas a los Estados Contables; se auditaron las órdenes de pago de los meses de agosto y diciembre de la vigencia 2014; se verificaron los libros auxiliares, principales, conciliaciones bancarias y relación de inventario de almacén. Los criterios con los cuales se establecieron las cuentas de alto impacto a auditar fue el análisis Horizontal:

RESULTADOS DE LA AUDITORIA AL BALANCE GENERAL

Verificación general de la información financiera 2014 y 2013


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




DESCRIPCIÓN 2014 2013 VARIACIÓN ABSOLUTA

VARIACIÓN PORCENTUAL %

ACTIVOS 230.111.952.00 156.804.896.00 73.307.056.00 46.8

PASIVOS 30.492.470.00 8.096.106.00 22.396.364.00 276.63

PATRIMONIO 199.619.482.00 148.708.790.00 50.910.692.00 34.24

Cifras en pesos

Activo Se incluyen los grupos que representan los bienes y derechos, tangibles e intangibles de la entidad, obtenidos como consecuencia de hechos pasados y de los cuales se espera que fluyan a la entidad un potencial de servicios o beneficios económicos futuros en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Se evidencia que para la vigencia 2014 el Activo Aumento en un 46,8% con respecto a la vigencia 2013.

El concejo Municipal de Tunja representa su activo en efectivo, deudores, propiedad planta y equipo y otros activos, cuentas en las que se determina lo siguiente:

Efectivo:


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VERSIÓN: 02




En esta denominación se incluyen las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata, en cuenta corriente y de Ahorros disponibles para el desarrollo de las funciones de la Entidad.

Se analizó la conciliación Bancaria verificando los saldos de los libros de contabilidad con los extractos bancarios físicos, suministrados por el Concejo Municipal de Tunja; de los cuales se obtuvieron las siguientes observaciones:

Caja menor:

La caja menor es un fondo renovable que se provee con recursos del presupuesto de gastos de la entidad, su finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles e inaplazables para la buena marcha de la administración; se asigna a una persona como responsable de su manejo. Según resolución No. 034 del 30 de mayo de 2014 constituyó caja menor por valor de $1.400.000.00 en un presupuesto anual, un primer desembolso por $ 700.000.00 y posteriormente $376.800.00; su manejo es autorizado al tesorero del Concejo Municipal de Tunja. Llama la atención que la cuenta 1105-CAJA no se ve reflejada en libros auxiliares ni mayores de contabilidad presentados a la Contraloría Municipal, se observa que el día 4 de junio de 2014 se gira el cheque numero 196182 de la cuenta corriente numero 88279121522 Bancolombia por valor de $700.000.00 con el objeto de constituir la caja menor, el día 25 de agosto de 2014 se gira cheque por valor de $376.800.00 y el 14 de diciembre de 2014 se efectúa un reintegro por $331.650.00. Lo anterior va en contravía de los principios de contabilidad devengo o causación en el que indica:

“los hechos financieros económico, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva estos. el reconocimiento se efectuara cuando surjan los derechos y obligaciones cuando la transacción u operación originada por el echo incida en los resultados del periodo”.

-El Concejo Municipal de Tunja no lleva un libro ordenado y fácil de entender los registros de la caja menor. En libros auxiliares el giro por valor de 700.000.00 corresponde al cheque 196182, mientras que en el informe presentado por el Concejo en su libro de caja menor registra el cheque número 14296192, por lo que no es coherente con el registro de los libros auxiliares. -Existen documentos equivalentes a la factura en papel químico que con el tiempo se borran sin que quede la evidencia para cualquier investigación, por lo que se sugiere tomar copia. - Se evidencia un pago de $12.300.00 - Suministro Hunza- del día 29 de agosto de 2014 por concepto de 123 fotocopias, en tal documento no se puede verificar el cliente, su numero de


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VERSIÓN: 02




identificación y tampoco se encuentra autorizado por el Concejo, hecho que lleva a presumir un detrimento por valor de $12.300.00. -Se observa un gasto de caja menor por valor de $23.700.00 con factura 19995 de Papelería Boyacá del día 24/07/14 por resmas de papel carta, el cual no fue autorizada por la persona encargada del Concejo.

-Se evidencia que según resolución numero 034 del 30 de mayo de 2014 se autoriza los gastos de caja menor a los rubros por mantenimiento $400.000.00; suministro $700.000.00 y comunicaciones y transporte $300.000.00, la cual se cumplió pues se ejecuto correctamente el valor correspondiente.

Concepto Materiales y Suministro

Mantenimiento y Reparación

Transporte y comunicación

Total ejecutado

1 Legalización 226.100.00 54.600.00 42.500.00 323.200.00

2 Legalización 262.150.00 85.000.00 21.200.00 368.350.00

Tortal Gastos 488.250.00 139.600.00 63.700.00 691.550.00

OBSERVACIÓN No. 14

Se observa que el Concejo Municipal de Tunja no afecta en sus estados financieros la cuenta correspondiente a caja menor, lo que va en contravía de los principio de devengo y causación determinados en el régimen de contabilidad pública - Resolución 222 del 05 de julio de 2006. Además no se evidencia un libro organizado de caja menor y se observan recibos de caja menor sin la firma autorizada por el responsable. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configurara como hallazgo administrativo.


Es de recibo para la Entidad la observación, y por tal motivo, se procedió a efectuar la corrección en los estados financieros a corte de Agosto de 2015, donde se hace la apertura de la cuenta "CAJA MENOR", con el código contable "110502" y posteriormente se trasladan los saldos correspondientes (fl 59). De esta manera, la Corporación toma de manera inmediata las acciones pertinentes para afectar de manera correcta los estados financieros. Se envía copia del libro de caja menor (fls 60-61) donde se observa que se lleva de manera cronológica cada uno de los asientos de manera cronológica.



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CÓDIGO: RG-AF-14

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OBSERVACIÓN. 15

Se evidencia un pago de $12.300.00 - Suministro Hunza- del día 29 de agosto de 2014 por concepto de 123 fotocopias, en tal documento no se puede verificar el cliente, su número de identificación y tampoco se encuentra autorizado por el Concejo, hecho que lleva a presumir un detrimento patrimonial por valor de $12.300.00. Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configurara como hallazgo administrativo con incidencia fiscal.


Al revisar el recibo de pago del 29 de agosto de 2014 de SUMINISTROS HUNZA par valor de $12.300, se puede verificar los datos de cliente, dirección y ciudad, y debidamente autorizado por el señor Presidente de la Corporación, Dr. Luis Alejandro Funeme Gonzalez. Se envía copia del recibo correspondiente (fl 62)

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Recibo auditado por la Contraloría inicialmente

Recibo enviado por el Concejo en la réplica del informe preliminar


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Se evidencia que el recibo inicialmente aportado por la Entidad Auditada, no cumple con el lleno de los requisitos exigidos, y que posteriormente allegaron el recibo corregido, por lo que se levanta el alcance fiscal, dejando hallazgo con alcance administrativo.

Bancos:

Representa el valor de los fondos disponibles depositados en instituciones financieras.

El concejo municipal de Tunja, maneja sus recursos en dos cuentas corrientes: una en el Banco Caja Social con numero 3020 y otra con Bancolombia de numero 882-791215-22.

Extractos Bancarios Vs Libros de contabilidad

No. de cuenta Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

$

Saldo de libro

auxiliares $

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

3020 CORRIENTE CAJA SOCIAL 433.293.38 433.293.00 0.38 0

ENERO

433.293.38 433.293.00 0.38 FEBRERO

433.293.38 433.293.00 0.38

MARZO

433.293.38 433.293.00 0.38 ABRIL

433.293.38 433.293.00 0.38

MAYO

433.293.38 433.293.00 0.38 JUNIO

433.293.38 433.293.00 0.38

JULIO

433.293.38 433.293.00 0.38 AGOSTO

433.293.38 433.293.00 0.38

SEPTIEMBRE

433.293.38 433.293.00 0.38 OCTUBRE

433.293.38 433.293.00 0.38

NOVIEMBRE

433.293.38 433.293.00 0.38 DICIEMBRE

433.293.38 433.0293.00 0.38

-Se observa un valor de $433.293.38 el cual no tuvo ningún movimiento durante la vigencia 2014, por cual se debe identificar estos dineros a que corresponden, no es normal que con un presupuesto que es para gastos de funcionamiento y que el saldo por ejecutar se debe reintegrar al municipio mantenga en sus cuentas corrientes y sin movimiento alguno durante varias vigencias.

OBSERVACIÓN No. 16

Se evidencia que el Concejo Municipal hizo caso omiso a las recomendaciones dadas en auditorias anteriores; teniendo en cuenta que mantiene en una cuenta inactiva el valor de $433.293.38 sin que realizaran las acciones pertinentes para establecer a que corresponden estos dineros.


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VERSIÓN: 02




Al no desvirtuar lo observado y allegar los soportes correspondientes se configurara un hallazgo administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Dando cumplimiento al Plan de mejoramiento de la vigencia 2013, se procedió a efectuar los trámites correspondientes para trasladar los recursos que figuraban en la cuenta Corriente No. 3020 de la Caja Social de Ahorros, por un valor de $433.293.38. Se adjuntan los siguientes documentos, en los que se evidencia las acciones adelantadas por Entidad:

Comprobante de Ingreso 010 de fecha agosto 26 de 2015, por valor de $433.293.38. donde se realiza el traslado de la Caja Social de Ahorros al Banco Bancolombia (fl 63).

Copia del libro auxiliar del Banco de Bancolombia cuenta corriente No. 88270121522, del Concejo Municipal de Tunja, donde se evidencia que el día 26 de agosto de 2015, fue consignado la suma de $433.293.38 (fls 64-66)

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez allegada la información soporte por parte del Concejo Municipal de Tunja y verificando la misma, es procedente levantar la observación.

No. de cuenta

Tipo de cuenta

Entidad Bancaria

Saldo Extracto bancario

$

Saldo de libro AUXILIARES

$

Diferencia s/g

Conciliación $

Cheques por cobrar

$

88279121522 CORRIENTE BANCOLOMBIA 116.221.099.27 33.428.363.27 31.571.636.73 147.792.736.00

ENERO

33.062.935.43 33.062.935.43 0 0

FEBRERO

47.016.095.06 45.784.185.72 0 1.231.909.34

MARZO

192.134.563.98 143.831.240.98 2.365.231.00 50.668.554.00

ABRIL

192.611.859.90 126.351.079.00 66.260.780.90

MAYO

350.029.460.33 343.253.301.33 6.776.159.00

JUNIO

207.363.088.95 182.666.678.65 24.696.410.00

JULIO

234.101.336.48 181.343.859.48 52.757.477.00

AGOSTO

117.479.830.88 105.077.324.88 12.402.506.00

SEPTIEMBRE

74.577.265.36 56.694.079.36 646.100.00 18.529.286.00

OCTUBRE

1.186.086.85 133.858.305.85 17.327.781.00

NOVIEMBRE

203.873.062.28 308.566.946.16 12.546.436.00

DICIEMBRE

210.546.663.46 41.311.704.65 169.234.958.66

-Se evidencia que el Concejo Municipal de Tunja al 31 de diciembre de 2013 presenta una diferencia de $31.571.636.73 entre libros de contabilidad y el extracto bancario, teniendo en cuenta que quedaron pendientes por cobrar 33 cheques por valor de $147.792.736.00 según relación presentada, hecho que lleva a presumir que el Concejo Municipal giró en cheques más de lo que tenia disponible en Bancos corriendo el riesgo de perdida de recursos con ocasión de sobregiros, gastos innecesarios que no deben ser cubiertos con recursos públicos. -Llama la atención que en libros de contabilidad del mes de diciembre de 2013 se registra el cheque numero 916236 por valor de $420.000.00 a nombre de Gutiérrez López Verónica,


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según listado de cheque dejados de cobrar al 31 de diciembre quedo pendiente, al revisar el extracto bancario del mes de enero no se evidencia su cobro y en la conciliación bancaria no se registra como pendiente de cobro. - Se evidencia que en libros auxiliares de contabilidad no registran correctamente el número del cheque que corresponde a la orden de pago y nombre del beneficiario, cometiendo errores al realizar las conciliaciones bancarias, que no se presentan diferencias por cuanto el valor coincide en los cheques pendientes de pago pero si comparamos extracto bancario con conciliaciones no corresponde al relacionado. -El concejo de Tunja no tiene establecido un procedimiento claro para el pago a sus funcionarios ni a los concejales, situación que conlleva a confusión y desorden ya que en algunos casos se gira cheque, en otros se gira a la cuenta de ahorros de cada funcionario o concejal; así mismo, los libros de contabilidad respecto a dichos pagos no son claros, lo que dificulta la revisión y perdida de tiempo por el grupo auditor. - El cheque número 295810 por valor de $2.365.231.00 fue cobrado el 31 de marzo de 2014 y el libros de contabilidad se registró hasta el 01 de abril de 2014 por lo que no se cumple con el principio de causación de la contabilidad pública. -Se evidencia que el cheque número 296167 girado a nombre de Pulido Umaña Silia fue cobrado por valor de $1.331.000.00 y en libros de contabilidad se registró por valor de $2.365.231.00. el día 27 de mayo de 2014, por su parte, en libros auxiliares este pago se registró a nombre de Porras Contreras Unidad de Apoyo Normativo $1.331.000.00, situación que conlleva a confusión.

- En la conciliación bancaria del mes de abril se evidenció una orden de pago número 235 a nombre de Camacho Molano Linfan Mauricio por valor de $3.358.760.00 y en libros de contabilidad por $3.358.760.00; por su parte el extracto bancario muestra que el cheque 295893 se cobro por $3.358.956.00, tal situación evidencia que en libros de contabilidad el cheque registrado es el numero 295894 el cual no corresponde. -En el mes de junio se evidencia que los nombres de beneficios no corresponde a los cheques dejados de pagar, no obstante los valores coinciden con otros pendientes de pago.

-En julio según conciliación el cheque a nombre de Suarez Wilchez Diana Marcela fue cobrado en julio; pero compensa con el que si quedo pendiente de pago Hamon Ovalle orden No. 500 por valor de $1.500.000.0 y Luis Suarez $750.000.0 orden 501 cheque 994440 y 994441. - En el mes de septiembre en la conciliación se evidencia $322.700 y $323.400 igual a

$646.100.00 pendiente de pago por concepto de parafiscales, llama la atención que según extracto bancario este fue efectivo el día 30 de septiembre.

OBSERVACIÓN No. 17


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VERSIÓN: 02




El Concejo Municipal de Tunja en libros auxiliares de contabilidad no registra en número real del cheque que fue girado, dificultando la revisión de la conciliación bancaria, de igual forma en la conciliación no registra el número de cheque pendiente de cobro, causando pérdida de tiempo en el análisis de la información ya que muchos tienen el mismo valor.

-El Concejo Municipal de Tunja no tiene establecido un método de pago uniforme para realizar los pagos a sus funcionarios ni a concejales, de igual forma el concepto en libros auxiliares no es claro ni ordenado.

Al no desvirtuar lo observado se configurara como hallazgo administrativo.


Se tendrá en cuenta para el año 2015, con el fin de relacionar en la conciliación bancaria los números de los cheques pendientes de cobro, para facilitar su revisión.

Con respecto al pago de los honorarios de los señores concejales, para el año 2015, se determinó por Mesa Directiva que se realizará de forma mensual, para evitar confusiones en la

revisión de los movimientos contables que afecta el libro de bancos.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez recibida y analizada la respuesta por parte del Concejo, se ratifica el hallazgo ya que con la contestación se da por aceptada la observación y por otra parte no se desvirtuó la observación en cuanto a que el Concejo de Tunja no tiene establecido un procedimiento claro para el pago a sus funcionarios y concejales, situación que conlleva a confusión y desorden ya que en algunos casos se gira cheque, en otros se gira a la cuenta de ahorros de cada funcionario o concejal; así mismo, los libros de contabilidad respecto a dichos pagos no son claros, lo que dificulta la revisión y pérdida de tiempo por el grupo auditor, razón por la cual la comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la observación, por lo cual se configura el hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

Deudores: Se incluyen las cuentas que representan el valor de los derechos de cobro de la entidad, originados en desarrollo de sus funciones de cometido estatal.

Variación de deudores vigencia 2014-2013



TOTAL DEUDORES 3.108.081.00 3.764.719.78 656.638.78 17.44

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

1.887.133.93 2.828.467.68 941.333.75 33.28


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VERSIÓN: 02




OTROS DEUDORES 1.220.947.27 936.252.10 284.695.17 30.41

Fuente papeles de trabajo – cifras en pesos

Se observa que el concejo municipal de Tunja no ha cumplido con las gestiones pertinentes para recuperar las deudas a su favor.

Subcuenta 140190 Ingresos no tributarios, llama la atención el saldo en esta cuenta al 31 de diciembre de vigencia 2014 $1.887.133.93, según notas de contabilidad corresponde a mayores pagos efectuados por error al liquidar los aportes a ASOPAG0S, estos dineros no deben ser cubiertos con recursos públicos por lo que se presume un detrimento patrimonial.

En libros auxiliares de contabilidad se observa un registro por intereses en Bancolombia por valor de $82.478.31, valor que no es claro de donde salieron los recursos para su pago.

Subcuenta 147090001Otros deudores: se evidencia que el concejo Municipal de Tunja relaciona valores de caja menor, el cual debe afectarse la cuenta 1105 de igual forma no se cumple con la partida doble como se evidencia en el libro auxiliar de contabilidad.

Se observa un valor de $570.641.00 Pablo Gutiérrez contabilizado el 5 de junio de 2014 el cual al 31 de diciembre no ha consignado los dineros correspondientes por lo que se presume un detrimento patrimonial.

OBSERVACIÓN No. 18

La subcuenta 140190 – Deudores- registra un saldo por valor de $1.887.133.93 y que según las notas de contabilidad corresponden a dineros que se pagaron de más a ASOPAGOS por error al efectuar las liquidaciones; de no aclararse lo observado, llevará a ser considerado como detrimento al patrimonio ya que dichos conceptos no deben ser asumidos con cargo al tesoro público.

RESPUESTA DEL CONCEJO Nos permitimos aclarar lo siguiente, con respecto a las cuentas de deudores N°. 140190 y 147090: En la cuenta 140190, figuraba un saldo de $188.241 por cobrar a las entidades de ASOPAGOS. Al Ministerio de Educación la suma $125.494 y a la ESAP $62.747, correspondientes a la devolución de aportes del año 2013. Mientras que el $1.698.892.93, corresponde a saldos de años anteriores que venían sin identificar. Por lo anterior, se procedió a efectuar la depuración de las N°. 140190 y 147090 a través del acta de saneamiento contable No. 001 del 2015, de la cual se adjunta copia (fls 67-75) En lo relacionado con ASOPAGOS, fue producto de una observación con alcance fiscal de la Auditoria Regular vigencia 2013, por valor de $1.129.445; de los cuales se recaudó en el año 2014 la suma de $941.204(Comfaboy, ICBF Y SENA), quedando pendiente un saldo de $188.241 (MinEducación y ESAP). Al no ser posible el recaudo, se procede por parte de la


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VERSIÓN: 02




Tesorera a realizar la devolución del saldo pendiente, como consta en el recibo de consignación No. 46190448 de fecha 6 de febrero de 2015 por la suma de $188.241, y registrado en el auxiliar en la misma fecha (fls 70-71). Con respecto a la suma de $82.478,31, fue un valor que afecta los débitos y los créditos sin incidencia en los procesos contables.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Una vez analizada la respuesta dada por parte del Concejo y verificados los soportes a la misma, la comisión de auditoría encuentra procedente levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 19

En consideración a que a 31 de diciembre de 2014 se evidenció saldo en la cuenta deudores por concepto de pago de sesiones del Concejal Pablo Gutiérrez Castillo, se presume detrimento patrimonial por valor de $570.641.00. De no aclararse lo observado se establecerá un hallazgo administrativo con alcance fiscal.


En lo relacionado a la cuenta 147090, donde figura un valor de $570.641 a nombre del Concejal Gutiérrez Castillo Pablo Augusto, esta suma corresponde a un pago que se le hizo al concejal por un mayor valor pago por concepto de sesiones, según los siguientes comprobantes:

N°159 por $209.613 del 31 de marzo de 2014 N° 213 por $185.364 del 15 de abril de 2014

N° 242 pal $175.664 del 30 de abril de 2014

El valor total que corresponde a $570.641, fue descontado del pago efectuado el día 05 de

junio de 2014, tal y como se puede evidenciar en el Comprobante de Egreso N° 343 por

$570.641. (fls 76-79)

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA La comisión auditora acepta la contestación por parte del Concejo Municipal de Tunja, una vez revisada la información y soportes enviados, razón por la cual se levanta la observación.

Propiedad planta y Equipo:

Se incluyen las cuentas que representan el valor de los bienes tangibles de propiedad de la entidad contable pública. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin contraprestación de otras entidades del gobierno general.

Comparativo de propiedad planta y equipo de las dos ultimas vigencias

Concepto 2014 2013 Variación

$ %


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VERSIÓN: 02




166501MUEBLES Y ENSERES 149.682.409.00 135.582.409.00 14.100.000.00 10.40

1670 EQUIPO DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

192.288.690.00 101.544.065.00 90.744.625.00 89.36

DEPRECIACION ACUMULADA (132.697.958.00) (132.697.958.00) 0 0

TOTALCUENTA 16 209.273.141.00 104.428.516.00 104.844.625.00 100

Fuente papeles de trabajo

La mayor variación se evidencia en equipo de comunicación y computador con el 89.36%, seguida de muebles y enseres 10.40%.

-En el mes de diciembre se hizo una contabilización por compra de muebles y enseres por $14.100.000.00 valor equivalente a la variación. No obstante el grupo auditor determinó que esta compra no corresponde a muebles y enseres sino equipos de comunicación según factura 0896 del 19 de noviembre de 2014, de igual forma se debió contabilizar en la fecha de ingreso y no posteriormente.

- Equipo de comunicación y computación. Se efectúa una compra en el mes de diciembre por valor de $90.744.625.00 por lo que llama la atención que se compraron muebles y enseres según factura 7231 del 29 de diciembre de 2014 y en libros de contabilidad afectaron la cuenta de equipos de comunicación y computación. Por lo que se evidencia incumplimiento de los principios de contabilidad. Por lo que se genera una sobrestimación en esta subcuenta.

OBSERVACIÓN No. 20

Se evidencian registros contables que no corresponden a la respectiva subcuenta, según facturas de compra número 7231 del 29 de diciembre de 2014; al igual que la factura 0896 del 19 de noviembre de 2014. De igual forma en libros de contabilidad se evidencia compras que no se contabilizaron oportunamente.

Se establece observación con alcance administrativo.


Efectuando la revisión minuciosa de las cuentas "Compra de muebles y enseres" y "Equipo

de computación", de acuerdo a lo establecido por la comisión auditora, efectivamente se

encontraban estas compras con identificación de códigos contables diferentes. Acatando la

observación, por parte de la Entidad se procedió a reclasificarlas de la siguiente manera:

El valor de la compra por $90.744.625, se reclasifica en el código contable 166502

"Equipos y muebles de oficina"

El valor de la compra por $14.100.000, se reclasifica en el código contable 167090

"Equipos de Comunicación y computación".

Se adjunta copia de las notas de contabilidad No. 040 y No. 041, y del auxiliar de cuenta

detallado de las cuentas 166390 y167090 (fls 80-84)


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la observación, pero teniendo en cuenta que se procedió a subsanar y reclasificar las cuentas, se decide levantar la observación.

OBSERVACIÓN No. 21

El registro presupuestal numero 257 afecta el rubro 21201010121-1 compra de equipos, cuando se compraron fue muebles y enseres por valor de $90.744.625.00, hecho que lleva a concluir que se afectó un rubro que estaba destinado para otro uso. De no allegarse los soportes correspondientes se configurara hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria.


Nos permitimos informar que por parte del Concejo Municipal de Tunja, se expidió Registro Presupuestal No. 257 con cargo al rubro 2.1.2.01.01.01.2.1-01 denominado "COMPRA DE EQUIPO", para adquirir muebles y enseres con destino a la Entidad, teniendo en cuenta el Concejo Municipal adopta como disposiciones generales para su presupuesto de gastos, las aprobadas para el municipio de Tunja. Lo que quiere decir, que nosotros nos regimos a las disposiciones generales señaladas en el artículo cuarto del Acuerdo Municipal 071 de 2013 "Por medio del cual se establece el presupuesto de rentas y gastos del municipio de Tunja pala la vigencia fiscal del año 2014", que al efecto señala:

“Compra de Equipo: Se registran la adquisición de equipos contratados con personas naturales y/o jurídicas, necesarios para complementar el desarrollo de las funciones de la entidad. En el caso deja adquisición de equipos de cómputo, se debe incluir el valor del software. En este rubro se pueden incluir bienes como muebles y enseres equipos de oficina, equipos de cafetería, vehículos, equipos mecánicos entre otros" (SUBRAYADO FUERA DE TEXTO).

El Acuerdo Municipal puede ser consultado en el siguiente link: http://tunja-boyaca.gov.co/apc-aa-files/63353630666563646636613430366433/acuerdo-municipal-0213-no_0021-del-02dic.pdf

Por lo anterior, solicito levantar el hallazgo por parte del equipo auditor, toda vez que se según lo que allí se señala, se permite adquirir este tipo de enseres y muebles con cargo a ese rubro presupuestal.

PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA Considerando que la entidad reclasificó las cuentas en las que se registró la compa de estos bienes, y en atención a que la entidad se acoge a las disposiciones generales que en materia presupuestal le aplican al Municipio de Tunja, la comisión de auditoría decide levantar lo observado.

Depreciaciones:

http://tunja-boyaca.gov.co/apc-aa-files/

http://tunja-boyaca.gov.co/apc-aa-files/


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




El Concejo Municipal de Tunja, no realiza la depreciación mensualmente en forma individualizada. No se evidencio nota explicativa contable sobre depreciaciones

OBSERVACIÓN No. 22

No se evidencia un método para para el registro de las depreciaciones; según libros de contabilidad no se realizan mensualmente ni de forma individualizada.

Al no desvirtuar lo observado se configura hallazgo administrativo.


Esta observación es de recibo para la Entidad, con el fin de contribuir a la depuración de los bienes, tal y como lo establece el Acta de Saneamiento 001 del 21 de septiembre de 2015. Se envía relación de los bienes con que cuenta la entidad al cierre de la vigencia del año 2014, esta relación se encuentra en el fólder de control de bienes muebles y enseres, folios 278 al 285. Además se envía copia de las notas a las depreciaciones, que se encontraban en una Carpeta diferente. (fls 85-94) PRONUNCIAMIENTO DE LA CONTRALORÍA La comisión de auditoría con esta respuesta da por entendido que se acepta la observación, por lo cual se configura el hallazgo administrativo para que se incluya dentro del Plan de Mejoramiento.

Pasivo Se incluyen los grupos que representan las obligaciones ciertas o estimadas de la entidad, como consecuencia de hechos pasados, de los cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicio o beneficio económico, en desarrollo de funciones de cometido estatal.

Aumento significativamente en un 276.63% con respecto a la vigencia 2013 debido a que se contabilizaron cuentas por pagar por retención en la fuente e industria y comercio por $13.463.100.00.

Por salarios y retenciones presenta un saldo de $17.029.369.53. Corresponde a cesantías, vacaciones, prima de vacaciones y prima de servicios causadas.

Cuentas por pagar: Se incluyen las cuentas que representan las obligaciones que la entidad adquiere con terceros, relacionado con las operaciones que lleva a cabo en desarrollo de funciones. Variación de cuentas por pagar vigencia 2014-2013



Retenciones 13.463.100.00 12.402.547.00 1.060.553.00 8.55


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CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Obligaciones laborales 17.029.371.00 18.089.922.53 1.060.551.53 5.86


Retención en la fuente: Representa el valor que ha sido retenido por el concejo municipal de Tunja, frente a todos los pagos o abonos en cuenta que realicen.

Mes Fecha en la que

debería presentarla

Fecha de pago S/g sello del banco

Valor pagado Valor S/g Libros Diferencia

Enero 21/02/2014 19/02/2014 825,000 824,462 538

Febrero 21/03/2014 18/03/2014 2,507,000 2,507,437 - 437

Marzo 23/04/2014 23/04/2014 2,561,000 2,560,985 15

Abril 21/05/2014 21/05/2014 2,672,000 2,672,528 - 528

Mayo 20/06/2014 17/06/2014 898,000 897,518 482

Junio 18/07/2014 18/07/2014 3,373,000 3,416,604 - 43,604

Julio 25/08/2014 20/08/2014 3,711,000 3,711,447 - 447

Agosto 18/09/2014 15/09/2014 861,000 861,437 - 437

Septiembre 21/10/2014 20/10/2014 861,000 861,437 - 437

Octubre 24/11/2014 24/11/2014 11,087,000 10,489,753 597,247

Noviembre 22/12/2014 21/12/2014 7,311,000 7,168,865 142,135

Diciembre 26/01/2015 26/01/2014 12,681,000 48,723,533 - 36,042,533

-En libros auxiliares se evidencia una contabilización por retención en la fuente por servicios generales el valor de $2.046.604.00 y en el formulario de pago retención en la fuente mes de junio se observa un pago por $2.003.000.00 lo que se presume una diferencia de 43.604.00 dejados de consignar a la DIAN. -En el mes de octubre en libros de contabilidad se observa una contabilización por honorarios $9.961.753.00 y el pago efectuado según declaración retención en la fuente corresponde a $10.489.000.00; lo que se presume un pago mayor por $527.247.00 y por servicios se registra en contabilidad $528.000.00 y pago a la DIAN 0; lo que se observa que por de servicios no se efectuó ningún pago; por lo que se presume que no se afectó el valor a lo concerniente. Lo anterior tomando el riesgo que se generen intereses de mora y sanción por hacer caso omiso al artículo 382 del Estatuto Tributario y el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 articulo 24.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




-En el mes de diciembre se realizaron ajustes por cuentas mal afectadas en el momento de la contabilización.

OBSERVACIÓN No. 23

El Concejo de Tunja no estaría cumpliendo con lo establecido en el Estatuto Tributario artículo 382 ni el artículo 24 del Decreto 2634 de 2012.

Se establece una observación con alcance administrativo, que se no ser aclarada se mantendrá como hallazgo.

RESPUESTA DEL CONCEJO Haciendo una verificación de la cuenta de retenciones en la fuente, se determina que esta observación se deja para incluirla en el plan de mejoramiento.


Obligaciones laborares

Se incluyen las cuentas representativas de las obligaciones generadas en la relación laborales virtud de normas legales, convencionales o pactos colectivos: así como las derivadas de la administración del sistema de seguridad social integral.



Salario y prestaciones sociales

17.029.370.00 5.365.391.00 11.663.979.00 217.4

Fuente: papeles de trabajo

Subcuenta 250502 Contablemente se observa el valor de $11.979.825.00, por concepto de cesantías vigencia 2014.

En la subcuenta 250504 vacaciones $2.306.000.00

Subcuenta 250505 prima de vacaciones $2.247.798.00

Subcuenta 250506 prima de servicios $1.451.499.53

Subcuenta 250512 Bonificación por recreación $104.800.00

- Llama la atención que no se evidencia ningún valor por intereses a las cesantías los cuales fueron causados en el 2014 para pago en el 2015.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




- En el balance del mes de diciembre la cuenta 2525 se evidencia que la registran con x el cual no se determina a que corresponde el valor que afectaron por $17.566.000.

Según libros de contabilidad y revisión de nomina se evidencia que todos los asientos contables se encuentran debidamente soportados y registrados en cuanto a prima de servicios, prima de navidad, y vacaciones .

Patrimonio:

Incluye los grupos que representan bienes y derechos, deducidas a las obligaciones para cumplir la función del cometido estatal.

Cuenta Valor 2014

$ 2013

$

VARIACIÓN ABSOLUTA

$


Hacienda pública 200.619.482.00 148.708.790.05 51.910.691.95 34.91

Se evidencia un aumento en 34.9% no se logro identificar a que corresponde, pues sus notas a los estados contables no lo indican; se presume que corresponde a los bienes muebles comprados durante la vigencia.

Ingresos: En esta denominación se incluyen los grupos que representan flujos de entrada de recursos por la entidad contable pública susceptible de incrementar el patrimonio público, durante el periodo contable ya sea por aumento de activos o por disminución del pasivo, expresados en forma cuantitativa que reflejan el desarrollo de la actividad ordinaria, en cumplimiento de las funciones del cometido estatal. Variación entre ingresos vigencia 2014-2013

Cuenta CONCEPTO

PERIODO VARIACION % Part. perio

do Actual Anterior $ %

INGRESOS OPERACIONALES

1.724.564.699.39 1.678.808.524.00 45.756.175.39 2.73

44 Transferencias 1.720.717.240.00

1.655.660.720.00

65.056.520.00

3.93

99.78

48 Otros Ingresos 3.847.459.00

23.147.808.00

(19.300.349.00)

(83.38)

0.22



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se observa que los ingresos que recibe el Concejo Municipal corresponden a transferencias, y otros Ingresos.

En el cotejo de las cifras reflejadas en el presupuesto de ingresos y las registradas en los libros de contabilidad cuenta 4; se evidencia las siguientes observaciones: RECAUDOSSEGUN PRESUPUESTO 2014 1.720.717.240.00

CUENTAS POR COBRAR VIGENCIAS ANTERIORES

INGRESOS CONTABILIDAD 1.724.564.699.39

SUMAS IGUALES 1.720.717.240.00 1.724.564.699.39


Al efectuar el cruce contable con la ejecución presupuestal de ingresos se evidencia una diferencia de $3.847.459.00; valor que se devolvió al municipio por no corresponder recursos provenientes de transferencia para gastos de funcionamiento y que al adicionarse sobrepasaría el techo presupuestal. Gastos Se incluyen los grupos que representan los flujos de salida de recursos de la entidad contable pública, susceptible de reducir el patrimonio durante el periodo contable, bien sea por disminución del activo o por aumento del pasivo expresado en forma cuantitativa. Variación de gastos entre la vigencia 2014-3

Cuenta CONCEPTO PERIODO VARIACION %

Part.periodo

Actual Anterior $ %

TOTAL GASTOS y Costos

1.634.889.739.00

1.584.985.576.00

49.905.163.00

3.15

52 Operacionales de administración

1.619.971.796.00

1.560.071.433.00

59.900.363.00

3.84

99.09

58 Otros gastos 14.917.943.00 24.914.143.00 (9.996..200.00) (40.12) 0.91 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

Se evidencia que la cuenta representativa de los gastos corresponde a Gastos de operación, ya que al efectuar la comparación con la vigencia 2013 se observa un aumento del 3.84% y otros gastos disminuyen en un 40.12%; por cuanto se observa que la devolución de ingresos no ejecutados durante la vigencia correspondió a $11.775.422 y otros ingresos $3.847.459.00 el cual fue devuelto a la Alcaldía como lo indica la norma.

Relación de pagos Vs libros de contabilidad PAGOS SEGÚN RELACION

1.716.813.910.00

CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA 2013 PARA PAGO 2013

0


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




CUENTA DE GASTOS EN CONTABILIDAD 5 1.634.889.739.11

GASTOS FIANANCIEROS 3.142.521.11

EJERCICIOS ANTERIORES 11.775.422.00

MAS CTE 1655 14.100.000.00

MAS 1670 90.744.625.00

SUMAS IGUALES 1.724.816.421.00 Fuente: papeles de trabajo – cifras en pesos

-Se observa que contablemente se registra para ESAP el valor de $954.900.00 y presupuestalmente se afecta $854.900.00 lo que se presume una diferencia de $100.000.00. -Se observa que presupuestalmente se afecto el valor de $1.332.751.453.00 por concepto de honorarios y servicios técnicos y contablemente se observa $1.323.819.301.00 presentando ese una presunta diferencia de $8.932.152.00. - Al comparar lo pagos efectuados por el Concejo municipal de Tunja y las cuentas que

afectan contablemente se presume una diferencia de $8.002.511.00

OBSERVACIÓN No. 24

Se presume una diferencia entre la relación de pagos y las cuentas de gastos afectadas por valor de $8.932.152.00; de igual forma se evidencia diferencia presupuestal por pagos a la ESAP frente a contabilidad por valor de $100.000.00. Al no desvirtuar y allegar los soportes correspondiente se configurara hallazgo administrativo


Para la Entidad es de recibo la observación, y se tendrá en cuenta para que en el cierre del

año 2015, la conciliación contable y presupuestal se verifique. En el siguiente comparativo, se

observa la diferencia entre los pagos presupuestales y contables, de la siguiente manera:

GASTOS SEGÚN EJECUCION DE PRESUPUESTO $1.716.813.909,56

GASTOS SEGÚN LIBROS CONTABILIDAD (se encuentra incluido el

valor de Gastos financieros por la suma de $3.142.521,11 y

devolución año 2013 $11.775.442)

$1.634.889.739,00

SUMAS $1.634.889.739 $1.716.813.909,56

+ COMPRA DE MUEBLES Y ENSERES $90.744.625

+ COMPRA EQUIPO COMPUTACION $14.100.000

+ DEVOLUCION DINEROS 2013 $11.775.422,00


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




- DEVOLUCION DINEROS 2013 $11.775.422,00

SUMAS IGUALES $1.727.958.942 $1.727.958.942

DIFERENCIA $630.389,56

Lo anterior, resume la conciliación de valores entre los pagos presupuestales y contables.

Dentro del total de gastos de las estados financieros (1.634.889.739, existen ya sumados los

valores arriba descritos ($3.142.521.11 y 11 .775.422).

La ejecución presupuestal presentada en el año 2014 corresponde a $1.716.813.909.56, en

donde se encuentran sumados los valores de $3.142.521.11 que son gastos financieros, la

compra de muebles y enseres por $90.744.625 y $14.100.000 por equipo de computación.

El valor del saldo de $630.389.56, corresponde a una diferencia presupuestal por ajustes.

El valor de $ 100.000, dejado por cobrar por a la ESAP, entre presupuesto y contabilidad es

por el ajuste de los pesos de mes a rnes, y que quedó la cierre en este valor.


2.3.1.1. Concepto Control Interno Contable Mostrar la calificación de la Entidad, la obtenida en la evaluación de la Comisión y las debilidades que presenta el Sistema de Control Interno Contable. La Ley 87 de 1993 en su artículo 3 establece que el sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros de planeación información y operaciones de la respectiva entidad; la constitución política en su artículo 209 y 269 determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control Interno. El concejo municipal de Tunja no tiene conformado un comité de control interno contable, lo cual dificulta la elaboración del correspondiente informe al no tener establecidos los procesos y los procedimientos.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




No se observa mapa de riesgos de índole contable donde se establezca la ocurrencia de eventos tanto internos como externos, que tienen la probabilidad de afectar e impedir el logro de información contable con las características de confiablidad, relevancia y comprensibilidad. El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros, sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o habiendo sido incluidos, no cumplan con lo dispuesto en el régimen de contabilidad pública. El informe presentado a la Contraloría Municipal de Tunja no presenta evaluación cualitativa esta tiene el propósito de describir cualitativamente, y en forma breve, el análisis de las principales fortalezas y debilidades de control Interno contable que se determinaron en la valoración cuantitativa, así como las recomendaciones realizadas por el jefe de control interno contable, o quien haga sus veces para efecto de mejorar el proceso contable de la entidad.

Se encontraron algunas debilidades tales como:

ACTIVIDAES SITUACIONES - FALTA DE CONTROL

IDENTIFICACION

Inadecuado flujo de información entre el proceso contable y los demás procesos generados de hechos transacciones u operaciones susceptibles de reconocer contablemente; como es el caso de inventarios. - Los bienes no se identifican de forma

individualizada - No se evidencia políticas para el retiro de los

bienes de la entidad por diferentes circunstancias que impidan el uso de los mismos

- No se evidencia toma física de inventarios y conciliación de saldo con los registros contables, pues se efectúan compras que son registradas en cuentas que no corresponde; como es el caso de equipos de comunicación y computación, al igual que muebles y enseres.

-

REGISTRO Y AJUSTE

-Inadecuado detalle de la información como es el caso en registros de cheques que no corresponde al comprobante de egreso relacionada en libros auxiliares; dificultando la interpretación de conciliaciones bancarias. -Registros contables incompletos como es el caso de la cuenta 2525 según balance General al 31 de diciembre de 2014. -registros contables globales como es el caso de depreciaciones. -hechos ocurridos no registrados en la respectiva cuenta como es el caso de caja menor. -Imputación a cuentas diferentes.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES

- Inadecuada estructuración de las notas a los estados contables.

- - no dejar claros los conceptos de cada transacción en los libro auxiliares de contabilidad.

RECOMENDACIONES:

- Implementar políticas permanentes relacionadas con procesos de depuración de

Inventarios de tal forma que permita establecer los saldos reales y una adecuada

clasificación contable.

- Elaboración de mapa de riesgos

- Adoptar políticas para el retiro de los bienes de la entidad contable pública por

diferentes circunstancias que impidan el uso de los mismos

ORDENES DE PAGO El Concejo Municipal de Tunja en la vigencia 2014 efectuó 832 ordenes de pago de las cuales se tomo selectivamente los meses de Julio y diciembre, estudiando una muestra de 221, que corresponde al 26.56%. Se evidenció lo siguiente:

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNJA ORDENES DE PAGO JULIO Y DICIEMBRE DE 2014

ORDEN DE

PAGO –EGRE

N°

CONCEPTO VALOR FECHA BENEFICIARI

O CDP RP FACTURA

S.S

RUT OBSERVACIONES

JULIO Y DICIEMBRE DE 2014

430

SAUD Y PENSION MES DE JULIO-CONCEJALES

5.871.800.00 07/07/14 SALUDCOOP 113 C N/A N/A

Llama la atención que el beneficiario del egreso corresponda a salud coop , pero que se giran recursos de pensión por valor de $3.296.300.00 cuando debe corresponde es asopagos. No se evidencia el certificado de disponibilidad

431

APORTES PARAFISCALES- PENSION MES JUNIO SALUD JULIO-PLANTA

4.028.100.00 07/07/14 COMFABOY 114 AL 122

C N/A N/A

No veo por que tantos registros presupuestales si en uno solo se puede relacionar cada concepto por cuanto se tiene el mismo rubro presupuestal Llama la atención que se afecte el tercero confiaba y no asopagos.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




437

UNIDAD DE APOYO NORMATIVO-WILSON RUIZ LARA

1.500.000.00 10/06/14

ORJUELA CHAPARRO

EDGAR EDUARDO

C C orden de pago que se expide en julio y se firma en junio 10 de 2014

456

UNIDAD DE APOYO NORMATIVO-LUIS ALEJANDOR FUMENE

1.500.000.00 17/07/14

TORRES CUBILLOS

INES PAMELA

N/C C

Se evidencia que la cuenta de cobro no es clara, no se especifica por que concepto, periodo a cobrar y a que contrato corresponde. De igual forma la denominan informe final.

462

INCREMENTO PRIMA DE SERVICIOS-2014

9.944.844.00 28/07/14

MUÑOZ FONSECA

DIANA MARCELA

N/A N/A Pago $ 5.341.426.00

467

AUXILIAR DE TESORERIA-PRESTACION DE SERVICIOS

1.150.000.00 30/07/14 ROJAS MUÑOZ

GERMAN C C

La cuenta de cobro no tiene fecha de presentación.

746

SUELDO MES DE DICIEMBRE

6.712.771.00 03/12/14

MUÑOZ FONSECA

DIANA MARCELA

N/A N/A N/A

se evidencia que en el comprobante de egreso especifican que es el pago del mes de diciembre lo que llama la atención un anticipo por sueldo

747

SUELDOE MES DE DICIEMBRE

2.903.220.00 01/12/14 PULIDO

HUMAÑA SILIA INES

N/A N/A N/A

Se evidencia pago anticipado del sueldo mes de diciembre. Igualmente el egreso corresponde al 01 de diciembre y otros el 03 de diciembre. Lo que indica que la nomina la pagan en fechas diferentes a cada funcionario.

764

APORTES A CONFABOY

4.501.900.00 FECHA

INVALIDA

CAJA DE COMPENSA

CION FAMILIAR DE

BOYACA

N/C 242

-247

C N/A N/A

Llama la atención que los registro presupuestales corresponda a pensión, riesgos profesionales y Sena. Icbf, esap,institutos técnicos. Y la orden afecte confaboy.

766

SERVICIOS PROFESIONALES MECI

5.500.000.00 09/12/14

ASESORIA SERVICIOS

INTEGRALES-REP LEGAL

OMARA JAVIER

PEDRAZA GOMEZ

C N/C N/C

En seguridad social se evidencia una certificación donde indica que la empresa asesorías y servicios integrales w.j s.a.s nit 900603089-8 que ha cumplido con los pagos pero adjuntan planilla de pago por empresa William Octavio Ruiz Amaya cc. 1.054678484 y en otra planilla la empresa marco Hernán Luis rojas. lo cual no es coherente, siendo el representante legal Omar Javier Pedraza Gómez.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




781

LIBRANZA 223.088.00 16/12/14 COLSANITAS N/A N/A N/A N/A Llama la atención por que afectan libranzas si es medicina propagada.

784

BONIFICACION POR RECREACION

4.088.702.00 NO SE

IDENTIFICA

PULIDO HUMAÑA

SILIA N/C N/C N/C N/A N/A

Se evidencia que en la orden de pago en el concepto dice bonificación por recreación y se afecta prima de vacaciones. Estas órdenes de pago deben ser claras .

791

UNIDAD DE APOYO NORMATIVO-OLGA ISIDORA CASTRO

1.500.000.00 01/12/14

MUNEVAR AMEZQUITA

LUCY ALEXANDRA

C C

se evidencia inconsistencia en la fecha de la orden de pago una vez que la orden 790 se realizo el 30/12/14 y la 791 el 01 de diciembre,

818

APORTES A CONFABOY-SALUD

5.978.900.00 30/12/14 COMFABOY C N/A N/A se evidencia que es salud y en la orden afecta confaboy

823

SUELDO PERSONAL DE NOMINA

6.712.771.00 30/12/14

MUÑOZ FONSECA

DIANA MARCELA

N/C N/C C N/A N/A no se evidencia registro ni cdp presupuestal

824

SEULDO PERSONAL DE NOMINA

870.966.00 30/12/14 PULIDO

HUMAÑA SILIA INES


825

SUELDO PERSONAL DE NOMINA

1.687.723.00 30/12/14 JOYA

NONSOQUE ALIDA


828

no se evidencia la orden de pago

829

no se evidencia la orden de pago

830

No se evidencia la orden de pago

OBSERVACIÓN No. 25

- En algunas órdenes de pago no se evidencia el certificado de disponibilidad presupuestal; si tenemos en cuenta que cada gasto debe estar soportado por CDP Y RP según el Decreto 111 de 1996 art 71, Cada orden de pago debe tener su CDP y no uno solo por todo el año.

- Se observan órdenes de pago que afectan un beneficiario y el concepto no corresponde a él.

- Se evidencia que expiden registro presupuestal por cada rubro cuando en el momento del giro se puede afectar un solo registro por esa orden de pago afectando cada rubro en el mismo

- Algunas órdenes de pago se firman antes de la fecha de expedición. - Algunas cuentas de cobro no son claras, no se especifica el periodo a cobrar ni el

concepto - En la carpeta enviada por el concejo Municipal no allegaron algunas órdenes de pago.


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se plantea observación con alcance administrativo.

RESPUESTA DEL CONCEJO En los comprobantes de egreso que se giraron recursos para pago de la salud, pensión y parafiscales de los funcionarios y los concejales del Concejo, se debe aclarar que para cada entidad se expide un registro presupuestal. Si bien es cierto que el pago se efectúa a través de ASOPAGOS, los valores deben ir directamente para cada Entidad (Empresa de salud, empresa de pensión, Empresa de riesgos profesionales, ICBF, SENA, MINEDUCACION, ESAP, COMFABOY), para cada uno de estos conceptos debe existir un respaldo de registro y disponibilidad presupuestal, puesto que así está estructurado Ia presentación de la Ejecución presupuestal de la vigencia, y de la misma manera, se debe reportar a la Contaduría General de la Nación.

En los comprobantes de egreso girados a las empresas de salud, en el campo de beneficiario aparece un solo nombre, porque así se encuentra diseñado el comprobante de egreso, pero en realidad el sistema afecta varios beneficiarios.

Todos los gastos del año 2014, están plenamente soportados con disponibilidad y registro presupuestal, pero en algunos comprobantes estos documentos se encuentran en el folder de disponibilidades y registros.

Con respecto a los Comprobantes de egreso N° 828, 829 y 830, se encuentran en la carpeta de prestaciones sociales de los funcionarios de la Entidad, que fue enviada en su oportunidad a la comisión auditora, por eso no reposan en el consecutivo de los comprobantes. El CE828 es de Diana Marcela Muñoz Fonseca par concepto de pago de prestaciones sociales 2014; el CE 829 corresponde a Silia Inés Pulido Umaña, intereses a las cesantías; y el CE 830 corresponde a Alida Joya Nonsoque por prestaciones sociales de 2014. En los demás comprobantes se observa que existen errores de transcripción, de fecha, y de concepto, motivo por el cual se tendrán en cuenta las observaciones para la vigencia 2015, con el fin de efectuar revisiones constantes.


2.3.2 Gestión Presupuestal Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Evaluación presupuestal 83,3

GESTIÓN PRESUPUESTAL

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 83,3

TABLA 3- 2


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

CONCEJO MUNICIPAL DE TUNA

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2014

Código Nombre Rubro

Presupuesto Definitivo

$ Recaudos

$ % Por Recaudar %

1 INGRESOS 1.825.561.112.55 1.720.717.240.00 94.26 104.843.872.55 5.74

Se observa que la ejecución presupuestal de ingresos presentada por el Concejo Municipal de Tunja recaudo el 94.26% de sus ingresos presupuestado en la vigencia 2014, quedando pendiente por recaudar el 5.74% valor que por corresponder a transferencia, sin que se tenga claro por que no fue recaudado.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

VIGENCIA 2014

Código Nombre Rubro Presupuesto

Definitivo Ejecutado % Por Ejecutar %

2 GASTOS 1.825.561.112.55 1.716.813.909.56 94.04 108.747.202.99 5.96


Se evidencia que el Concejo Municipal de Tunja ejecutó el 94.04% del total de su presupuesto y el 100% de lo realmente recaudado por transferencia; los demás ingresos corresponde a Intereses Bancarios que se deben consignar a la Alcaldía Mayor de Tunja.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS

VIGENCIA 2014


Definitivo Recaudos

presupuestados % Por Recaudar %

1 INGRESOS 1.825.561.112.55 1.720.717.240.00 94.26 104.843.872.55 5.74

Transferencias corrientes 1.825.561.112.55 1.716.813.909.56 94.04 108.747.202.99 6.33

Otros ingresos 0 3.903.330.44 0 0



Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Se evidencia que el Concejo Municipal de Tunja registra en sus ingresos $3.903.330.44 que corresponde a otros ingresos, valor que debe ser devuelto al municipio por cuanto no corresponde a su presupuesto pues el presupuesto solo esta conformado por transferencia municipal.


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GATOS

VIGENCIA 2014


Definitivo Ejecutados % Por Ejecutar %

2 EGRESOS 1.825.561.112.55 1.716.813.909.56 94.04 108.747.202.99 5.96

GASTOS DE PERSONAL

826.705.279.97 805.450.445.56 97.42 21.254.834.41 2.58

Asociados a la nomina

184.986.821.01 176.760.647.56 95.55 8.226.173.45 4.45

Personales Indirectos

593.590.113.06 584.009.233.00 98.39 9.580.880.06

1.61

Inherentes a la nomina sector publico

13.898.116.70 13.731.210.00 98.80 166.906.70 1.2

Inherentes al sector privado

34.230.229.20 30.949.355.00 90.42 3.280.874.00 9.58

GASTOS GENERALES

182.102.015.70 131.764.544.00 72.36 50.337.471.70 27.64

Bienes 155.397.015.70 113.034.768.00 72.74 42.362.247.70 27.26

Servicios 26.100.000.00 18.729.776.00 71.76 7.370.224.00 28.24

OTROS GASTOS GENERALES

605.000.00 . 0

HONORARIOS CONCEJALES

816.753.816.88 779.598.920.00 95.45 37.154.896.88 4.55

Fuente: papeles de trabajo Cifras: pesos

-Los rubros más representativos corresponden a gatos de personal, y Honorarios para Concejales - Se observa que todos los gastos están soportados por registro presupuestal cumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996. El presupuesto del Concejo Municipal fue aprobado mediante Acuerdo número 021 del 02 de diciembre de 2013 por valor de $1.825.561.112.55 el cual se efectuó una reducción y una adición que no varia el presupuesto final.

ACTOS ADMINISTRATIVOS CON LOS QUE SE APROBÓ, LIQUIDÓ Y MODIFICÓ EL PRESUPUESTO PARA LA VIGENCIA 2014.

ACTO ADMINISTRATIV

O CONCEPTO

VALOR $

REDUCCIONES $

ADICIÓN $

CREDITOS Y CONTRACREDITOS

$


Nit. 800.107.701-8

CÓDIGO: RG-AF-14

VERSIÓN: 02




Acuerdo municipal 021del 02 de diciembre de 2013

Aprobación del presupuesto 1.825.561.112.55

Resolución 001 de 02 de enero de 2014

Liquidación del presupuesto 1.825.561.112.55

Resolución 031 de mayo 05 de 2014

Horas extras- fondo de cesantías Impresos y publicaciones- a honorarios profesionales y gastos Bancarios

$4.000.000.00 8.017.063.00 2.000.000.00

Resolución 039 de junio 10 de 2014

Seguros -A Materiales y suministro Compra de Equipo

$13.000.000.00

Resolución numero 64 del 30 de Agosto de 2014

Reducir ingresos y gastos compran de equipo $101.472.425.00 Fondo cesantías $5.897.923.72 y entidades promotoras de salud $45.000.000.00

152.370.348.72

Resolución 080 de diciembre 01 de 2014

Aumento ingresos y gasto compra de equipo

152.370.348.72

Resolución 081de diciembre de 2014

De Publicidad $5.000.000.00; horas extras $3.944.000.00;Aquipo$25.881.393.000 materiales y suministro $3.000.000.00;servicios públicos $2.800.000.00prima de servicios $681.000.00 A equipo$19.212.000.00Prima de navidad$10.057.000.00;indemnizacvion vacaciones $2.615.000.000 sena$100.000.000;Esap$100.000.00 Ineducación $50.000.000 ICBF 165.393.00

$41.306.393.00

DEFINITIVO 1.825.561.112.55 152.370.34.72 152.370.348.72 68.323.456.00

-Se evidencia que en la ejecución presupuestal de gastos no se refleja las reducciones ni adiciones dispuestas en los actos administrativos. De igual forma los traslados presupuestales registrados en la ejecución presupuestal no concuerdan con los actos administrativos. No obstante el grupo auditor evidencia que en el formato no se llenaron las casillas correspondientes pero que no se alteró el presupuesto definitivo, teniendo en cuenta que el valor de la reducción correspondió al mismo valor de la adición. - Todas las modificaciones realizadas al presupuesto están soportadas mediante acto administrativo cumpliendo con lo establecido en el Decreto 111 de 1996. Austeridad del gasto El Concejo Municipal en el año 2014 hizo gastos que estuvieron acordes con el cumplimiento

de la normatividad que en el orden nacional y municipal se estableció con el fin de racionalizar los gastos de las entidades del Estado. En la vigencia 2014, el gasto que


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efectuó el Concejo y que esta relacionado con los de austeridad fue el de impresos y publicaciones, cuyo valor fue de apenas $379.000.

2.3.3 Gestión Financiera

Se emite una opinión Eficiente, con base en el siguiente resultado:

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Con deficiencias

Eficiente

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

TABLA 3- 3

Puntaje Atribuido

GESTIÓN FINANCIERA

Evaluación Indicadores 100,0

VARIABLES A EVALUAR


La gestión financiera del Concejo se califica como eficiente en razón a que sus ingresos no dependen de la gestión de su representante legal, sino que estos obedecen a un mandato legal que señala cual es el valor anual a transferir desde el Municipio de Tunja. Así mismo, se evidencia adecuado uso de los recursos, toda vez que estos solo se pueden destinar para gastos de funcionamiento y pago de honorarios de los concejales.


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3. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

No HALLAZGOS HA HD HF HP

1

En la muestra seleccionada se evidenció que la publicación de la documentación en el SECOP se realizó de manera extemporánea. Con lo anterior se vulnera el Decreto 1510 de 2013, en su CAPITULO VII; “Publicidad”; Artículo 19 el cual reza: “La Entidad Estatal está obligada a publicar en el SECOP los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.”

X

2

Se estaría vulnerando el Decreto 1510 de 2013 en su artículo 81 el cual reza: “Las Entidades Estatales pueden contratar bajo la modalidad de contratación directa la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, siempre y cuando la Entidad Estatal verifique la idoneidad o experiencia requerida y relacionada con el área de que se trate”.

X

3

El acta de Terminación del contrato de Prestación de servicios CD004-14, y el acta parcial y el acta de terminación del Contrato CD0039-14, se evidencia que fue trabajado sobre actas ya diligenciadas, por lo que se encuentran con errores en el preámbulo de las actas, ya que los datos del supervisor son erróneos.

X

4

El Decreto 1510 de 2013, en su Título II; Capítulo I; Artículo 20 reza: “Los estudios y documentos previos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato”. Se evidencio que en el contrato CD005-14 el objeto y alcance descritos en los estudios previos no son coherentes con el proceso contractual, lo que conlleva al incumplimiento de la norma mencionada.

X

5

En los procesos contractuales CD018-14 y CD020-14; los estudios previos no son acordes ni se ajustan en ningún sentido con la necesidad que se desea contratar; lo anterior vulneraría en todo sentido el Artículo 20 del Decreto 1510 de 2013.

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6 En los contratos CD020-14; CD040-14; los aportes a seguridad social aportados por la contratista en sus informes

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mensuales, están por debajo de la base que debería ser, vulnerando lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social.

7

Según el Contrato de Prestación de Servicios Profesionales N° CD045-14 se evidenció: El artículo 20 del Decreto 1510 de 2013 señala que Los estudios previos son el soporte para elaborar el contrato. Partiendo de ello, se encuentra que el documento de Estudios Previos, en el título correspondiente al valor y forma de pago la Entidad cometió un error toda vez que el valor de los pagos parciales no corresponde con el valor total del contrato. Así mismo la cláusula segunda y tercera del Contrato cae en el mismo yerro de los estudios previos. Se evidencia que la sumatoria de las actas parciales esta $7.000 por debajo del valor total del contrato.

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8

Se observaron falencias en la rendición de la cuenta anual consolidada, ya que los formatos: F01_agr notasalosEF.doc y F20_13A_agr, no cumplen con la calidad requerida, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 175 de 2013.

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9

Se observa que el Concejo Municipal de Tunja no afecta en sus estados financieros la cuenta correspondiente a caja menor, lo que va en contravía de los principio de devengo y causación determinados en el régimen de contabilidad pública - Resolución 222 del 05 de julio de 2006. Además no se evidencia un libro organizado de caja menor y se observan recibos de caja menor sin la firma autorizada por el responsable.

X

10

Se evidenció que no todas las facturas que soportan los pagos de caja menor cuentan con información como nombre del cliente, número de identificación y tampoco se encuentra autorizado por el Concejo.

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11

El Concejo Municipal de Tunja en libros auxiliares de contabilidad no registra en número real del cheque que fue girado, dificultando la revisión de la conciliación bancaria, de igual forma en la conciliación no registra el número de cheque pendiente de cobro, causando pérdida de tiempo en el análisis de la información ya que muchos tienen el mismo valor. -El concejo Municipal de Tunja no tiene establecido un método de pago uniforme para realizar los pagos a sus funcionarios ni

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a concejales, de igual forma el concepto en libros auxiliares no es claro ni ordenado.

12 No se evidencia un método para el registro de las depreciaciones; según libros de contabilidad no se realizan mensualmente ni de forma individualizada.

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13

Existe un riesgo de no cumplimiento del artículo 382 del Estatuto Tributario y el Decreto 2634 del 17 de diciembre de 2012 articulo 24, ya que podrían generar intereses de mora y sanción por no efectuar y transferir las retenciones a tiempo a la DIAN.

X

14

Se presume una diferencia entre la relación de pagos y las cuentas de gastos afectadas por valor de $8.932.152.00; de igual forma se evidencia diferencia presupuestal por pagos a la ESAP frente a contabilidad por valor de $100.000.00.

X

15

- En algunas órdenes de pago no se evidencia el certificado de disponibilidad presupuestal; si tenemos en cuenta que cada gasto debe estar soportado por CDP Y RP según el Decreto 111 de 1996 art 71, Cada orden de pago debe tener su CDP y no uno solo por todo el año.

- Se observan órdenes de pago que afectan un beneficiario y el concepto no corresponde a él.

- Se evidencia que expiden registro presupuestal por cada rubro cuando en el momento del giro se puede afectar un solo registro por esa orden de pago afectando cada rubro en el mismo.

- Algunas órdenes de pago se firman antes de la fecha de expedición.

- Algunas cuentas de cobro no son claras, no se especifica el periodo a cobrar ni el concepto.

- En la carpeta enviada por el concejo Municipal no allegaron algunas órdenes de pago.

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Elaboró: Aprobó: DIANA MILENA BARROSO PINZÓN YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Profesional Especializada Auditor Fiscal

INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD...

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