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INFORME DE AUDITORÍAESPECIAL

Código: FO – VF – 36

Versión: 01

Fecha de Elaboración: 11-02-13

Fecha de Revisión: 11-02-13

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A/CI-4

INFORME FINAL DE AUDITORIA

MODALIDAD ESPECIAL FINANCIERA

CORPORACION CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA

VIGENCIA 2012



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A/CI-4CONTRALORÍA MUNICIPAL DE ARMENIA

Armenia, Mayo de 2013

CORPORACION CONCEJO MUNICPAL DE ARMENIA

Contralora Municipal NANCY LORENA CASTRO SANZ

Equipo Directivo MARIA ELENA ALVAREZ SUAREZ Directora Vigilancia Fiscal

Equipo Auditor LUZ ESTELLA JIMENEZ CRUZ Profesional Especializada Coordinadora de la Auditoria

GLORIA ALVAREZ LOAIZAProfesional Universitaria

LUZ PATRICIA GONZALEZ B.Profesional de Apoyo

CAROLINA LIZET MESA P.Profesional de Apoyo

LINA MARIA LOPEZ G.



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A/CI-4Pasante Universidad la Gran Colombia

TABLA DE CONTENIDO INFORME FINAL DE AUDITORIA ................................................................................1 MODALIDAD ESPECIAL FINANCIERA .......................................................................1 CORPORACION CONCEJO MUNICIPAL DE ARMENIA.............................................1 VIGENCIA 2012................................................................................................................1 CORPORACION CONCEJO MUNICPAL DE ARMENIA........................................2 CARTA DE CONCLUSIONES..........................................................................................4 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO...................................................6 Opinión de los Estados Contables........................................................................6 Concepto de Control Interno Contable................................................................6 Concepto de la Gestión Presupuestal ..................................................................6 Gestión Financiera...............................................................................................6 Control Fiscal Interno..........................................................................................7 Rendición de la cuenta ........................................................................................7 Plan de Mejoramiento .........................................................................................7 Beneficios de Control Fiscal................................................................................8 Hallazgos..............................................................................................................8 2 RESULTADO DE LA AUDITORIA.............................................................................102.1 CONTROL FINANCIERO.........................................................................10ii. Estados Contables....................................................................................10 2.1.2 Gestión Presupuestal.................................................................................172.1.3 Gestión Financiera.....................................................................................292 Control Fiscal Interno......................................................................................302.1.5 Rendición de la cuenta...............................................................................312.2 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC’S). 322 Integridad de la información............................................................................343 Disponibilidad de la información.....................................................................354 Efectividad de la información..........................................................................355 Eficiencia de la información............................................................................36



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A/CI-46 Seguridad de la información............................................................................377 Estabilidad y confidencialidad .......................................................................388 Estructura y organización área de sistemas......................................................38 3 OTRAS ACTUACIONES..............................................................................................42 3.1 SEGUIMIENTO A DENUNCIAS CIUDADANAS............................................423.2 BENEFICIOS DEL CONTROL ...........................................................................42 3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO..............................................................................43 3.4 CUMPLIMIENTO ARTICULO 10 LEY 1474.....................................................46 El equipo auditor realizó seguimiento a los gastos por concepto de publicidad y

propaganda, encontrando que se autorizaron gastos de publicidad por $1.550 (miles)que corresponden a tarjetas de presentación de los concejales que no están autorizados en este tipo de publicidad contraviniendo el artículo de la citada ley. . 46

4. CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS............................................................47 5 ANEXOS........................................................................................................................49

CARTA DE CONCLUSIONES

Armenia, Mayo de 2013

DoctorAUGUSTO GONZALEZ PERALTAPresidenteCorporación Concejo Municipal de Armenia Ciudad

Asunto: Carta de Conclusiones

La Contraloría Municipal de Armenia, con fundamento en las facultades otorgadaspor el Artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría EspecialFinanciera a la Corporación Concejo Municipal de Armenia, con el fin de



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A/CI-4determinar si los recursos puestos a su disposición fueron administrados para elfin que fueron programados y si se realizaron conforme a las normas legalesvigentes en la comprobación de las operaciones administrativas, económicas,contables y financieras.

Es responsabilidad de la Corporación el contenido de la información suministraday analizada por la Contraloría Municipal de Armenia. La responsabilidad de laContraloría consiste en producir un Informe de Auditoría Especial Financiera quecontenga el concepto sobre el examen practicado.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmenteaceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por laContraloría Municipal de Armenia, consecuentes con las de general aceptación.

La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de lasevidencias y documentos que soportan las operaciones administrativas,financieras, económicas y legales para establecer si se realizaron conforme a lasnormas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Además se evaluóel control fiscal interno, el control interno contable y los planes de mejoramiento.

Los análisis, evidencias e investigaciones realizadas por el equipo auditor seencuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposanen el expediente de la Auditoria.

La presente auditoria tuvo como alcance, la evaluación del componente financieroque contiene tres factores a saber: Estados Contables, Gestión Presupuestal yGestión Financiera, de acuerdo a los procedimientos de la Guía de AuditoriaTerritorial, con el fin de consolidar un informe que permita emitir una opinión sobrela razonabilidad de los estados contables.

CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO

Opinión de los Estados Contables

En opinión de la Contraloría Municipal de Armenia, los Estados Financierospresentan razonablemente la situación financiera de la Corporación Concejo



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A/CI-4Municipal de Armenia en sus aspectos más significativos por el año fiscal 2012 deconformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadasy prescritos por la Contaduría General de la Nación; por lo tanto se emite undictamen SIN SALVEDADES, lo que muestra mejoramiento con respecto al añoanterior.

Concepto de Control Interno Contable

El Control Interno Contable de la Corporación Concejo Municipal arrojó unacalificación de “EFICIENTE”; resultado obtenido de la aplicación de la matriz deriesgos evaluada así como la aplicación de pruebas de recorrido, permitiendoconcluir que existen indicadores para medir la situación real de la entidad, y lasnotas a los estados contables revelan adecuadamente la información.

Concepto de la Gestión Presupuestal

La opinión sobre la gestión presupuestal de la Corporación Concejo Municipal deArmenia fue EFICIENTE con un puntaje de 85,7. Este resultado se obtuvo por laaplicación de las pruebas realizadas por el equipo auditor en cada una de lasvariables y luego de confrontar las actividades desarrolladas en la programación,elaboración, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuestode la vigencia 2012, no obstante se presentaron inconsistencias que no afectaronla calificación.

Gestión Financiera

La situación financiera para el año 2012 es EFICIENTE toda vez que el indicadorde razón corriente es igual a la unidad, lo que significa que para la vigenciaevaluada contó con los recursos suficientes para atender sus obligaciones decorto plazo, situación paralela con la generación de capital de trabajo la cualindica que las exigibilidades de corto plazo no superaron las disponibilidadesinmediatas, igual situación demuestra el indicador leverage que cuenta con 0.24pesos de patrimonio situación favorable para la Entidad porque no se encuentraen riesgo de iliquidez.



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A/CI-4Control Fiscal Interno

La evaluación del Control Fiscal Interno arrojó una calificación de 82 puntosubicándola dentro del rango de “EFICIENTE”, después de realizadas las pruebasde recorrido y haber aplicado el cuestionario de la primera evaluación de ControlInterno fiscal y la segunda calificación durante la ejecución de la auditoría pormedio de los procedimientos establecidos en el programa de auditoría, los cualespermitieron establecer que se aplican controles en el proceso financiero a travésde auditorías internas de las cuales se observaron registros, determinando que loscontroles aplicados están siendo efectivos, pese a evidenciar inconsistencias queno afectaron este resultado.

Rendición de la cuenta

Se realizó seguimiento a los once (11) formatos que contienen informaciónfinanciera, calificando las variables de oportunidad, suficiencia y calidad,obteniendo una calificación de EFICIENTE.

De los formatos evaluados presentaron inconsistencias 2, equivalentes al 18%, 8fueron bien rendidos, es decir el 72%, y un formulario no rendido correspondienteal 10% restante. Los anexos se rindieron conforme a los requerimientos de esteEnte de Control.

Plan de Mejoramiento

En la evaluación al Plan de Mejoramiento se calificó el cumplimiento y laefectividad de las acciones, en las que se observó que el Concejo Municipal aplicólos correctivos planteados, y realizó las acciones propuestas producto de lasinconsistencias que dieron origen a los hallazgos, la calificación obtenida arrojacomo resultado 81.1 puntos que indica que el Concejo de Armenia CUMPLE conlas acciones de su Plan de Mejoramiento. Producto de ello se evidenciaronmejoras en la presentación de las notas a los estados contables, implementaciónde indicadores, cálculo de las depreciaciones, se cancelaron las cuentas por pagarde la vigencia anterior ya que fueron elaboradas en su totalidad, se registro en elbalance las operaciones recíprocas mostrando el vehículo que la Entidad poseeen comodato, de lo cual se generaron tres (3) beneficios de control.



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A/CI-4Beneficios de Control Fiscal

Los Beneficios de Control Fiscal fueron generados por las acciones propuestas yejecutadas por el Concejo Municipal en cumplimiento al plan de mejoramientosuscrito en la vigencia 2012, identificando tres de ellos como: la implementaciónde la depreciación de los bienes en su totalidad, cuentas por pagar ejecutadas porel sistema de caja e inclusión al balance los bienes recibidos en comodato,acciones que permitieron el mejoramiento del proceso.

Hallazgos

Después de evaluar la respuesta enviada en el derecho de contradicción yrevisadas las pruebas aportadas por la Corporación que sirvieron de base paradeterminar los hallazgos definitivos, el Comité de Hallazgos, determinó desestimarel hallazgo N° 2 seguros con incidencia disciplinaria, quedando como hallazgoadministrativo, por cuanto se aportó una certificación de la Secretaría de Tránsito yTransporte que comprueba que la motocicleta de placas UEG-05 marca RX 115Yamaha modelo 1.999 es propiedad del Municipio de Armenia, quedando nueve(9) hallazgos administrativos uno con incidencia fiscal y disciplinaria.

El hallazgo con incidencia disciplinaria y fiscal se trasladará a las instanciascompetentes y los administrativos que se formularon en este informe, deben serincorporados en un plan de mejoramiento donde se planteen acciones correctivasy/o preventivas según sea el caso.

Atentamente,



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MARIA ELENA ALVAREZ SUAREZ Directora Vigilancia Fiscal y Control de Resultados



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2 RESULTADO DE LA AUDITORIA

2.1 CONTROL FINANCIEROii. Estados Contables

2. Opinión a los Estados Contables

De conformidad con las normas y principios de la Contabilidad Pública y prescritospor la Contaduría General de la Nación, los Estados Financieros de la CorporaciónConcejo Municipal de Armenia presentan razonablemente la situación financierapara la vigencia 2012, lo que genera un dictamen SIN SALVEDADES,registrando un mejoramiento con respecto al año anterior; evaluación que semuestra en las siguientes variables:

Cuadro No.1Estados Contable



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(Cifras en miles de pesos) Fuente: Matriz de evaluación y Guía de Auditoria Territorial

Una vez evaluados los estados contables se pudo constatar que las cuentasEfectivo, Otros Activos, Cuentas por Pagar, Obligaciones Laborales, Cuentas deOrden Deudoras y Acreedoras, Ingresos y Gastos presentan un buen manejocontable con excepción a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo que refleja unasubestimación por valor de $69 (miles) en la subcuenta Licencias con respecto ala amortización efectuada. En el balance general en la cuenta 3 de Patrimonio nomuestra la cuenta depreciación acumulada.

Lo que contraviene los principios de contabilidad pública de “registro y revelación”y el Manual de Procedimientos Contables.

HALLAZGOS

VARIABLES A EVALUAR Puntaje Atribuido

Total inconsistencias $ (millones) 69069,0

Índice de inconsistencias (%) 0,1%

CALIFICACIÒN ESTADOS CONTABLES 100,0

Calificación

Sinsalvedad

Sin salvedad <=2%

Con salvedad >2%<=10%

Adversa o negativa >10%

Abstención-



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A/CI-41) SUBESTIMACIÓN OTROS ACTIVOS - ADMINISTRATIVO

Se efectuó un registro inadecuado de amortización en el grupo 19 OTROSACTIVOS Cuenta “Intangibles” por valor de $69 (miles) lo que generó unadisminución en el registro histórico en esta cuenta. Este valor debió haberseacreditado a la cuenta amortización correspondiente al código 1975,erróneamente se efectuó su registro directamente en la cuenta 1970“Intangibles”.

Respuesta de la entidad

No tenemos ninguna controversia en el sentido que se asumen las respectivasacciones en pro de mejora continua para la Corporación Concejo de Armenia.

Conclusión Contraloría

Teniendo en cuenta que la Corporación acepta el hallazgo, este se ratifica comohallazgo administrativo para que la Entidad plantee acciones correctivas quepermitan subsanar los inconvenientes presentados.

2) SEGUROS – ADMINISTRATIVO

En la vigencia 1999 el Concejo Municipal de Armenia, adquirió una motocicletacon placa VEG-05 marca Yamaha RX 115 modelo 1999 en la cual no se evidenciael pago de seguro contra todo riesgo, vulnerando así lo preceptuado en el Artículo107 de la Ley 42 de 1993 que establece la obligatoriedad de amparar los bienesdel estado, concordante con el artículo 48 Numeral 63 de la Ley 734 de 2002 elcual establece son faltas gravísimas las siguientes: …63 “no asegurar por su valorreal los bienes del estado ni hacer las apropiaciones presupuestales pertinentes.



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A/CI-4Respuesta de la entidad

1. Problema Jurídico a resolver:

Por razones metodológicas, se examinará de manera inicial como problemajurídico a resolver, si en el presente evento, la falta de pago de seguro contra todoriesgo de la motocicleta con placa VEG-05 MARCA Yamaha RX-115 modelo 2000,en especial, vulnera el artículo 107 de la Ley 42 de 1993.

2. Concepto de la Violación:

Se establece a criterio de la Contraloría Municipal de Armenia, que no seevidencia el pago de seguros contra todo riesgo, de la motocicleta con placa VEG-05 MARCA Yamaha RX-115 modelo 2000, vulnerando así lo preceptuado en elartículo 107 de la Ley 42 de 1993 que establece la obligatoriedad de amparar losbienes del estado, concordantes con el articulo 48 Numeral 63 de la Ley 734 de2002 el cual establece son faltas gravísimas las siguientes….63 “No asegurar porsu valor real los bienes del estado ni hacer las apropiaciones presupuestalespertinentes”.

3. Consideraciones y Fundamentos:

3.1 Norma presuntamente violada. En primer lugar, es imperativo por aspectosmetodológicos, transcribir el texto de la norma presuntamente violada, la cual esdel siguiente tenor literal:

“(…) Ley 42 de 1993Sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los

organismos que lo ejercen

Artículo 107º.- Los órganos de Control Fiscal verificarán que los bienes delEstado estén debidamente amparados por una póliza de seguros o un fondoespecial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a lostomadores cuando las circunstancias lo ameriten”.

(…) 3.4 Razones de defensa frente a las Observaciones.



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De las características técnicas y comerciales del automotor, y el trámiteante el comité de inventarios del Concejo Municipal.

En primer lugar se presenta una aclaración al grupo auditor que estructuró laobservación, donde según el informe a folio 9, se informa que “En la vigencia2012 el Concejo de Armenia, adquirió una motocicleta con placa VEG-05 marcaYamaha RX 115 MODELO 2000”.

La aclaración es que, la corporación en la vigencia 2012, no realizó compra demoto, y el número de placa es UEG-05. La corporación Concejo de Armenia,solamente cuenta con un vehículo tipo moto del modelo año 1999, el cual ya tienecumplido su depreciación en la suma de $1.742.200 valor este que se refleja en elRubro Depreciación Acumulada, que restado al valor que figura en Flota y Equipode Transporte por valor de $2.200.000 arroja un valor de $457.800. Situación queen algunos casos para las aseguradoras es complicado asegurarlas debido a suestado físico, tan como obra en concepto técnico del asesor de seguros.Teniendo en cuenta que además la Corporación en la vigencia 2012, creó elcomité de inventarios, el cual se encuentra trabajando en la verificación cruzadacon el grupo contable para dar de baja los elementos que realmente ya cumplieroncon su vida útil y este es uno de los casos puntuales, en virtud que el modelo tienealrededor de catorce (14) años de uso en su estado físico, chasis y motor, lo cualrepresenta un peligro para la persona que eventualmente la pueda conducir.Teniendo en cuenta el buen uso racional de los recursos del estado, este vehículoestá siendo más costoso en su mantenimiento, compra de seguros obligatorios ytécnicos mecánicos frente al servicio que presta y su valor comercial.

No obstante lo anterior, la entidad ha garantizado la vigencia de la póliza deseguro de daños corporales causados a las personas en accidente de tránsito, talcomo consta en el seguro obligatorio N° 4767569-2, expedido por la aseguradoraLiberty Seguros S.A, el día 19 de Abril de 2012.

(…) De los elementos de la responsabilidad disciplinaria:

Frente a la responsabilidad disciplinaria, se debe tener en cuenta que latipicidad en materia disciplinaria, está caracterizada por la utilización de tipos



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A/CI-4abiertos (Corte Constitucional Sentencia C-507 de 2006), correspondiendo aloperador disciplinario, determinar la configuración de la conducta sancionable enmateria disciplinaria.

(…) No se puede considerar que las situaciones particulares de la motocicleta conplaca VEG-05 marca Yamaha RX 115 MODELO 2000, consagren una generalidaden la falta al cumplimiento del deber funcional, pues, verbi gracia, se predica, esun hecho excepcional, a la generalidad de la actuación de la entidad en garantizarel amparo de los bienes, mediante las respectivas pólizas de seguro, tal como loverificó la Contraloría Municipal de Armenia con los contratos sobre la materia(Seguros de vida, salud, y bienes), por lo cual, en gracia de discusión, en caso deduda razonable, la actuación administrativa por parte del órgano fiscal no debecorresponder a una observación con incidencia disciplinaria.


Después de analizar la respuesta enviada por la Corporación, la Dirección deVigilancia Fiscal y Control de Resultados en asocio con el equipo auditor yteniendo en cuenta que los argumentos planteados en el derecho de contradicciónno fueron claros con respecto al hallazgo descrito en el informe preliminar, seprocedió a estudiar el material probatorio enviado como evidencias que sirvieronde base para desestimar la observación con incidencia disciplinaria, toda vez quelas pruebas aportadas evidenciaron que la Motocicleta de Placas UEG-05 MarcaYamaha RX-115 modelo 1999 es de propiedad del Municipio de Armenia, segúncertificación de la Secretaria de Tránsito y Transportes del Municipio de Armenia.

Con respecto al hallazgo de carácter administrativo, este se ratifica, para que laCorporación haga los correspondientes registros pertinentes de clasificación oreclasificación del vehículo (motocicleta de Placas UEG-05), según lo establecidoen el capítulo III, artículo 24 Traslado de Bienes entre Entidades Contablespúblicas del Régimen de Contabilidad Pública.

Lo anterior obedece a que la Corporación no dio claridad si la Moto está registradaen comodato y/o en donación o realizó traspaso de la misma por parte delMunicipio de Armenia.



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A/CI-43) DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN – ADMINISTRATIVO

El valor generado de la depreciación durante el año fiscal es debitadodirectamente en la cuenta de 3208 CAPITAL FISCAL, y acreditado en la cuenta3270 Provisiones, Agotamiento, Depreciaciones y Amortizaciones, sin embargo;este valor debió ser registrado en la cuenta 3128 Provisiones, Agotamiento,Depreciaciones y Amortizaciones (DB) y acreditando la subcuenta quecorresponda de la cuenta 1685 Depreciación Acumulada (CR) conforme loestablece el Manual de Procedimientos Contables del Régimen de ContabilidadPública.




La Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados en conjunto con elequipo auditor y teniendo en cuenta que la empresa acepta el hallazgo, ésta seratifica para que la entidad plantee acciones correctivas que permitan subsanar losinconvenientes presentados, ya que están afectando directamente el procesocontable.

2. Control Interno Contable

La Corporación Concejo Municipal de Armenia realizó durante el periodo 2012diferentes actividades para el buen funcionamiento contable de la entidad, dandocomo resultado una calificación EFICIENTE.

La Oficina de Control Interno realizó un plan de auditorías internas con el objetivode fortalecer los controles, las cuales contemplan actividades de contabilidad ytesorería, presentándose observaciones y llevándose a cabo medidas como laformulación de acciones correctivas y planes de mejoramiento.



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A/CI-42.1.2 Gestión Presupuestal

La opinión sobre la gestión presupuestal de la Corporación Concejo Municipal deArmenia fue EFICIENTE con un puntaje de 85.7, sobre 100 posibles. Esteresultado se obtuvo por la aplicación de las pruebas realizadas por el equipoauditor en cada una de las variables; luego de confrontar las actividadesdesarrolladas en la programación, elaboración, presentación, aprobación,modificación y ejecución del presupuesto vigencia 2012.

Cuadro N° 2Calificación de la Gestión Presupuestal

(Cifras en miles de pesos)

VARIABLES A EVALUAR Puntaje AtribuidoEvaluación presupuestal 85,7

TOTAL GESTION PRESUPUESTAL 85,7Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Fuente: Matriz de evaluación y guía de auditoría territorial

2.1.2.1 Programación

La programación del presupuesto para la vigencia fiscal 2012, se realizó con baseen el porcentaje que define la Ley 617 de 2000, en su artículo diez (10) y para loshonorarios el artículo 1º de la Ley 1368 de 2009, que modifica los artículos 66 y 67de la Ley 136 de 1994.



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A/CI-4El equipo auditor siguiendo los lineamientos de las Leyes en mención realizó elsiguiente cálculo:

Cuadro Nº 3Valor sesión Concejales


Ente Territorial Categoría Valor sesión 2011 IPC 2011Total sesión 2012

Municipio de Armenia Segunda $223 4,0 232

Fuente: Ley 617 de 2000-Ley 1368 de 2009.

Cuadro Nº 4Cálculo Gastos de Funcionamiento


Gastos de funcionamiento ICLD 2012 Ley 617/2000 Total gastos de funcionamiento

Municipio de Armenia $57.156 1.5% 857.348

Fuente: Ley 617 de 2000-Ley 1368 de 2009

Para liquidar el número de sesiones máximas de los Concejales para el municipiode Armenia, se toma como base la categorización del municipio en la vigenciaanterior, que para este caso puntual este municipio estaba ubicado en segundacategoría en el año 2011, donde se determina que es de 150 ordinarias y 40extraordinarias y un total de 19 Concejales, que al aplicar la fórmula se obtiene elsiguiente resultado:

Número de sesiones *19 concejales = 3.610*232 = 840.459.

Lo anterior indica que la Corporación Concejo Municipal de Armenia cumplió conlos parámetros establecidos en la Ley 136 de 1994, Ley 617 de 2000 y Ley 1368de 2009.

Se evidenció la elaboración del plan de compras como herramienta financierarequerida para la programación del presupuesto de la Corporación, sin embargo alevaluarlo se observó que se efectuaron compras que superaron los topesestablecidos en el mismo, lo que indica que no se ajustaron los conceptos cadavez que se realizaron traslados presupuestales.



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A/CI-43 Elaboración del Presupuesto

El presupuesto de la Corporación Concejo Municipal de Armenia, para la vigenciafiscal 2012 se elaboró enmarcado dentro de los lineamientos de la ConstituciónPolítica, Decreto 111 de 1996, Ley 136 de 1994 y Acuerdo 032 de 1996.

El Equipo auditor tomó como base los datos históricos del presupuesto, con elpropósito de evaluar el comportamiento de los ingresos y los gastos en añosanteriores que permitan a la Corporación tomar decisiones sobre las necesidadesy prioridades en el momento de la programación.

Cuadro N° 5Comportamiento de los Ingresos

Cifras en miles de pesos

Recursos recibidos 2007 2008 2009 2010 2011Ingresos 1.231.573 1.295.574 1.295.574 1.432.911 1.490.101Honorarios 617.399 675.699 675.699 783.305 808.131Funcionamiento 614.174 619.875 619.875 649.606 681.970

Fuente: Ejecuciones Presupuestales Vigencia 2012

Los recursos del Concejo Municipal de Armenia se perciben por las transferenciasrecibidas del Ente territorial donde se evidencia que sus incrementos se ajustan alIPC que establece el parágrafo 1° de la Ley 1368 de 2009.

Gráfico N°1Gastos ejecutados



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Los gastos de funcionamiento de los Concejos Municipales deben asegurar elpago de servicios personales, gastos generales y demás gastos administrativosdiferentes a los pagos de honorarios que ya están fijados en las leyes ya descritasen párrafos anteriores, para lo cual el Concejo Municipal ha ajustado sus gastos alescaso presupuesto que le corresponde.

Recomendación:

La ejecución presupuestal de ingresos de la Corporación registra una inadecuadadesagregación de los renglones económicos, toda vez que su distribución debereflejar solo la fuente del recurso (transferencias).

En consecuencia se recomienda tomar los correctivos pertinentes en la proyecciónde los ingresos de la Corporación.

4 Presentación del presupuesto

La Secretaria de Hacienda del Municipio de Armenia envió el proyecto dePresupuesto General del Municipio de manera desagregada a la CorporaciónConcejo Municipal de Armenia el primero (01) de octubre de 2011, incluyendo elproyecto de presupuesto de la Corporación, en acatamiento a lo ordenado por elEstatuto Orgánico de Presupuesto, Acuerdo Nº 032 de diciembre de 23 de 1996.El proyecto de presupuesto fue discutido en dos debates y finalmente sancionadomediante Acuerdo Nº 023 de 2011.

5 Aprobación del presupuesto

El presupuesto de la Corporación Concejo Municipal fue aprobado medianteAcuerdo Nº 023 de 2011, con una asignación inicial de $1.697.807 (miles) yliquidado por la Resolución Nº 00637 de noviembre 30 de 2011, expedida por elPresidente del Concejo Municipal de Armenia.

Cuadro N° 6Presupuesto aprobado




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Detalle Presupuesto inicial

Ingresos transferencias 1.697.807

Gastos de funcionamiento 857.348

Honorarios 840.459Fuente: Acto administrativo de aprobación

6 Modificaciones al presupuesto

Cuadro N° 7Traslados presupuestales en el gasto

Cifras en miles de pesosDescripción Presupuesto inicial Créditos Contracreditos Presupuesto definitivo

Gastos de funcionamiento

1.697.807 147.979 147.979 1.697.807

Servicios personales 611.606 78.050 77.773 611.883Gastos generales 245.742 69.929 70.206 245.465Honorarios 840.459 0 0 840.459

Fuente: Ejecución presupuestal 2012

Durante la vigencia fiscal la Corporación Concejo Municipal de Armenia realizótraslados presupuestales a través de créditos y contra créditos, que ascienden ala suma de $147.979 (miles), mediante 6 actos administrativos que modificaron lasapropiaciones presupuestales, lo que evidencia que está ajustado de acorde a susnecesidades.

7 Ejecución del presupuesto



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A/CI-4Cuadro Nº 8

Ejecución de Ingresos Cifras en miles de pesos

Descripción

Ppto definitivo

Ppto recaudado 2012

% del recaudo 2012

Ppto recaudado2011

Variaciónabsoluta 2012-2011

Variación relativa 2012-2011

Transferencias 1.697.807 1.695.626 100 1.490.101 205.525 13,79Gastos de funcionamiento 857.348 857.348 50.6 681.971 175.377 25.72

Honorarios 840.459 838.278 49.4 808.130 30.148 3.73Fuente: Ejecuciones de ingresos vigencia 2012-2011

Del presupuesto definitivo para el año 2012, se recaudó por funcionamiento el50,6% y honorarios 49.4%, que comparado con las transferencias de la vigenciaanterior se incrementó en 13.79%, es decir de un presupuesto recaudado en elaño 2011 por $1.490.101 (miles), paso a $1.695.626 (miles) en el año 2012,observándose que el Municipio de Armenia realiza la transferencia oportunamente.

Cuadro Nº 9Ejecución de Gastos


Descripción Ppto definitivo

Ppto ejecutado 2012

% de ejecución2012

Ppto ejecutado 2011

Variaciónabsoluta 2012-2011

Variación relativa 2012-2011

Presupuesto de gastos

1.697.807 1.689.023 100 1.490.101 198.922 13.3

gastos de funcionamiento 857.348 854.925 50.6 681.971 172.954 11.6

servicios personales 611.883 609.460 36.1 524.929 84.531 5.7

Gastos generales 245.465 245.465 14.5 157.042 88.423 5.9

Honorarios 840.459 834.098 49.4 808.130 25.968 1.7Fuente: ejecuciones de ingresos vigencia 2012-2011

Del total presupuestado para la vigencia 2012 por $1.697.807 (miles) laCorporación ejecutó el 99.48% que corresponde a $1.689.023 (miles), cifra quepresentó un incremento del 13.3% respecto al año 2011.



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A/CI-4Los rubros más representativos del grupo de gastos de funcionamiento de lavigencia analizada fueron los servicios personales con una participación del36.1%, frente a los gastos generales que solo alcanzaron el 14.5%respectivamente. Con respecto al año anterior, los servicios personales presentanun incremento del 5.7% es decir $84.531(miles), dentro de este grupo el rubro másrepresentativo es el de remuneración servicios técnicos especializados queejecutó $205.883 (miles)

En el rubro gastos generales representan el 14.5% del total ejecutado en gastosde funcionamiento, dentro de este grupo el más representativo fue el rubro comprade equipo que tuvo una ejecución de $67.885 (miles), recursos que fuerondestinados para la compra de computadores, licencias, compra de sillas yadecuación de la infraestructura de la Corporación.

Dentro del grupo de los gastos generales presentaron variación del 5.9%, conrespecto al año anterior es decir $88.423 (miles).

El rubro honorarios ejecutó la suma de $834.098 (miles), que representa unaparticipación del 49.4% del total de gastos ejecutados, que corresponde al pagode los honorarios.

Cuadro Nº 10 Situación presupuestal


CONCEPTO VALOR

1. Ingresos 1.695.626

Transferencias recibidas 1.695.626

2. Gastos

1.689.023

Servicios Personales 609.460

Gastos Generales

245.465



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A/CI-4

Honorarios

834.098

Situación Presupuestal (1-2) 6.603 Fuente: Ejecuciones presupuestales 2012

Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la Corporación presenta una situaciónpresupuestal superavitaria de $6.603 (miles), recursos que fueron consignados altesoro municipal el día 06 de marzo de 2013, cuenta corriente N° 031-19636-3 delBanco de Occidente correspondiente a una devolución de ingresoscorrespondiente a honorarios, dando cumplimiento al artículo 16 del Decreto 111de 1996.

Mediante una muestra representativa de cuentas se hizo seguimiento a los rubroscompra de equipo, impresos y publicaciones y estos fueron los resultados.

La Corporación Concejo Municipal de Armenia, realizó compras por $67.885(miles), las cuales se revisaron selectivamente, observando que efectivamente laCorporación realizó compras de equipos de oficina para el mejoramiento delservicio.

En el rubro Impresos y Publicaciones se efectuaron gastos por valor de $15.000(miles), más al verificar los comprobantes de egreso se evidenció que efectuaronpagos no relacionados con la descripción de este rubro, como es el caso de loscomprobantes de egresos Nº 516 03/07/12, 553 16/07/12, 00309 07/03/12, 0044931/05/12, 003041 31/08/12, 00637 28/09/12, donde se observó que su destinaciónobedece a suministro de fotocopias, debiéndose registrar por el rubro materiales ysuministros, vulnerando lo establecido en la Resolución Nº 00637 de noviembre 30de 2011, por medio de la cual se liquida el presupuesto de la vigencia 2012.

Así mismo, la Corporación Concejo Municipal de Armenia ejecutó gastos por lasuma de $1.550 (miles) mediante contrato OCGP “Comunicación Publicitaria” anombre de Comunicaciones Públicas S.A.S. cuyo objeto contratado es elsuministro de tarjetas de presentación para los Honorables Concejales de laCiudad de Armenia, pagado según comprobante de egresos No. 513 del 03/07/12y cheque Nº 62970, situación que vulnera lo establecido en el artículo 10 de la Ley1474 de 2011, dado que la destinación del recurso no está relacionada con las



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A/CI-4funciones que legalmente debe cumplir y consagradas en el artículo 313 de laConstitución Política.

HALLAZGOS

4) PLAN DE COMPRAS - ADMINISTRATIVO

Al evaluar el plan de compras, frente a lo que se ejecutó en los rubros que loconformaron, se observó que efectuaron compras que superaron los topesestablecidos en este, sin que se realizaran las modificaciones a los rubrosafectados.

Respuesta de la Entidad

No tenemos ninguna controversia en el sentido que se asumen las respectivasacciones en pro de mejora continua para la Corporación Concejo de Armenia.Conclusión Contraloría

La Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados en conjunto con elequipo auditor y teniendo en cuenta que la Corporación acepta el hallazgo, este seratifica como hallazgo administrativo para que la entidad plantee accionescorrectivas que permitan subsanar los inconvenientes presentados.

5) RUBRO IMPRESOS Y PUBLICACIONES - ADMINISTRATIVO

Mediante la Resolución 00637 del 30 de Noviembre de 2011, el Concejo Municipalde Armenia liquidó el presupuesto de gastos de funcionamiento para la vigenciafiscal 2012, en el cual se discriminan los rubros y la descripción de uso de cadauno de ellos, sin embargo se efectuaron pagos cargados al rubro “Impresos yPublicaciones” por servicio de fotocopias con los comprobantes de egresosNº 516 03/07/12, 553 16/07/12, 00309 07/03/12, 00449 31/05/12, 00304131/08/12, 00637 28/09/12, debiéndose cancelar por el rubro materiales ysuministros.

Respuesta de la Entidad



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A/CI-4No tenemos ninguna controversia en el sentido que se asumen las respectivasacciones en pro de mejora continua para la Corporación Concejo de Armenia.


La Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados en conjunto con elequipo auditor y teniendo en cuenta que la Corporación acepta el hallazgo, este seratifica como hallazgo administrativo para que la Entidad plantee accionescorrectivas que permitan subsanar los inconvenientes presentados.

6) GASTOS DE PUBLICIDAD - CON INCIDENCIA FISCAL Y DISCIPLINARIA

Mediante proceso de selección de mínima cuantía la Corporación ConcejoMunicipal de Armenia celebró contrato de suministro con OCGP ComunicacionesPúblicas S.A.S. cuyo objeto fue el suministro de tarjetas de presentación para losHonorables Concejales de la Ciudad de Armenia y pagado mediante comprobantede egreso 513 del 03/07/12 y cheque Nº 62970 por la suma de $1.550 (miles)afectando el rubro impresos y publicaciones; rubro de uso institucional mas nopara uso particular, situación que vulnera lo establecido en el artículo 10 de la Ley1474 de 2011, toda vez que el objeto misional de la entidad está encaminado avelar por la buena administración de los recursos públicos y no por la presentaciónindividual de los Concejales.

Esta actuación genera menoscabo patrimonial, por cuanto se afectó elpresupuesto oficial de la Corporación, contraviniendo lo establecido en el artículo10 de la ley 1474 de 2011 concordante con los artículos 1º del decreto 2672 de2001 y el artículo 10 del Decreto 26 de 1998.


1. Problema Jurídico a resolver:

Por razones metodológicas, se examinará de manera inicial como problemajurídico a resolver, si la actuación contractual adelantada por la CorporaciónConcejo Municipal de Armenia, mediante la celebración del contrato de suministrocon el contratista OCGP comunicaciones públicas S.A.S. cuyo objeto fue el



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A/CI-4suministro de tarjetas de presentación para los concejales, vulnera el artículo 10de la Ley 1474 de 2011.

2. Concepto de la Violación:

Se establece a criterio de la Contraloría Municipal de Armenia, que el suministrode tarjetas de presentación para los Honorables Concejales de la Ciudad deArmenia, fue pagado mediante comprobante de egreso 513 del 03/07/12 chequeNo. 62970, por la suma de 1.550 (MILES) afectando el rubro impresos ypublicaciones. Rubro de uso institucional más no para uso particular, situación quea criterio del órgano de control fiscal, vulnera lo establecido en el artículo 10 de laLey 1474 de 2011, toda vez que el objeto misional de la entidad está encaminadoa velar por la buena administración de los recursos públicos y no por lapresentación individual que lo que busca es el interés colectivo.

3. Consideraciones y Fundamentos:

3.1 Norma presuntamente violada. En primer lugar, es imperativo por aspectosmetodológicos, transcribir el texto de la norma presuntamente violada, la cual esdel siguiente tenor literal:

“LEY No 1474 de julio 12 de 201: Artículo 10. Presupuesto de Publicidad “Losrecursos que destinen las entidades públicas y las empresas y sociedades conparticipación mayoritaria del Estado del orden nacional y territorial, en ladivulgación de los programas y políticas que realicen, a través de publicidad oficialo de cualquier otro medio o mecanismo similar que implique utilización de dinerosdel Estado, deben buscar el cumplimiento de la finalidad de la respectiva entidad ygarantizar el derecho a la información de los ciudadanos. En esta publicidad oficialse procurará la mayor limitación, entre otros, en cuanto a contenido, extensión,tamaño y medios de comunicación, de manera tal que se logre la mayorausteridad en el gasto y la reducción real de costos”.

(…) Se prohíbe el uso de publicidad oficial, o de cualquier otro mecanismo dedivulgación de programas y políticas oficiales, para la promoción de servidorespúblicos, partidos políticos o candidatos, o que hagan uso de su voz, imagen,



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A/CI-4nombre, símbolo, logo o cualquier otro elemento identificable que pudiese inducira confusión.

(…)3.4 Razones de defensa frente a las Observaciones. Nótese que el reprochedel órgano de control fiscal, en relación con la violación del artículo 10 ibídem, serealiza de manera genérica, sin especificar de manera puntual, cual es el supuestode hecho presuntamente infringido, lo cual, viola el debido proceso - artículo 29Constitucional - como garantía constitucional dentro de la presente actuaciónadministrativa en ejercicio del control fiscal.

Sin embargo para hacer uso del derecho de contradicción, se analizará elargumento, según el cual, a criterio de la Contraloría Municipal de Armenia, elsuministro de “tarjetas de presentación” para los Honorables Concejales de laCiudad de Armenia, afectó el rubro impresos y publicaciones, rubro de usoinstitucional más no para uso particular, argumentando – La Contraloría Municipal- que el objeto misional de la entidad está encaminado a velar por la buenaadministración de los recursos públicos y no por la presentación individual que loque busca es el interés colectivo.

(…) En este sentido, en relación con la presente observación, no se hacontrovertido el valor estimado del negocio jurídico, suscrito por la entidad y elcontratista OCGP Comunicaciones Públicas S.A.S, para determinar un presuntodaño patrimonial como elemento estructural de la responsabilidad fiscal, pues esevidente y no controvertible, que el valor unitario del ítem relacionado con ladescripción técnica de las tarjetas de presentación, incluyendo costos indirectoscomo es el impuesto al valor agregado IVA, corresponde a los precios demercado. Aspecto esencial no cuestionado por el órgano fiscal, razón por la cual,el negocio jurídico se ejecutó a satisfacción, sin que pueda argumentarse unaincidencia fiscal en tal sentido. Razón única y principal de la responsabilidad fiscal.

Frente a la responsabilidad disciplinaria, es evidente que se ha cumplido con eldeber funcional como jefe de la entidad – más no su representante legal porcarecer de personería jurídica - en los términos que establece el ordenamientojurídico, en especial, el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011.



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A/CI-4Ahora bien, establecido el marco legal del deber funcional, se debe tener encuenta que la tipicidad en materia disciplinaria, está caracterizada por la utilizaciónde tipos abiertos (Corte Constitucional Sentencia C-507 de 2006),correspondiendo al operador disciplinario, determinar la configuración de laconducta sancionable en materia disciplinaria.

(…) Así las cosas, teniendo en cuenta un análisis escalonado, la conducta ocomportamiento en el presente caso, se encuentra ajustada al principio delegalidad, por lo cual no se tiene que entrar a valorar los demás elementos de laresponsabilidad disciplinaria, desvirtuando la incidencia de la observación en estesentido.

Además y por solicitud expresa del Honorable Concejal OCTAVIO ALEXANDERAGUDELO, quien fuera el Presidente de la Corporación para la vigencia 2012,respetuosamente se deja de manifiesto en este escrito, que se encuentra fuera dela Ciudad a partir del día 12 de mayo y hasta el 31 de mayo de 2013; en caso deque se requiera notificación personal.


Una vez revisada la respuesta de la Corporación el comité de hallazgos concluyeque la elaboración de “tarjetas de presentación”, constituye publicidad individual oparticular, pues se actúa de manera individual de cada concejal; máxime si setiene en cuenta que las tarjetas de presentación elaboradas promocionan a cadaservidor público y hace uso de su imagen, nombre, símbolo, logo institucional ynombre propio del concejal, contraviniendo lo establecido en el artículo 10 de laley 1474 de 2011, concordante con los artículos 1º del decreto 2672 de 2001 y elartículo 10 del Decreto 26 de 1998. En consecuencia se tipifica como un hallazgocon incidencia fiscal y disciplinaria. Frente a la responsabilidad disciplinaria, sedebe dejar con esta incidencia conforme lo establece el artículo 34 y numeral 1 delartículo 35 de la Ley 734 de 2002.

2.1.3 Gestión Financiera

La situación financiera para el año 2012 es EFICIENTE toda vez que el indicadorde razón corriente es igual a la unidad, lo que significa que para la vigencia



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A/CI-4evaluada contó con los recursos suficientes para atender sus obligaciones decorto plazo, situación paralela con la generación de capital de trabajo la cualindica que las exigibilidades de corto plazo no superaron las disponibilidadesinmediatas, igual situación demuestra el indicador leverage que cuenta con 0.24pesos de patrimonio situación favorable para la Entidad porque no se encuentraen riesgo de iliquidez.

Cuadro N° 11 Gestión Financiera

VARIABLES A EVALUAR Puntaje AtribuidoEvaluación Indicadores 100,0

TOTAL GESTIÓN FINANCIERA 100,0

Con deficiencias

Eficiente

Eficiente 2 Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de Evaluación Guía de Auditoría Territorial

2 Control Fiscal Interno

El Control Fiscal Interno fue evaluado mediante la aplicación de cuestionarios enla fase de planeación y verificados en la fase de ejecución, evidenciando laexistencia y aplicación de controles en el proceso financiero, así como registrosde auditorías internas, no obstante se evidenciaron inconsistencias que noafectaron el resultado, arrojando una calificación de “EFICIENTE”.

Cuadro N° 12



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A/CI-4Control Fiscal Interno

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial PonderaciónPuntaje

AtribuidoEvaluación de controles(Primera Calificación delCFI)

81,5 0,30 24,4

Efectividad de loscontroles (SegundaCalificación del CFI)

82,0 0,70 57,4

TOTAL 1,00 81,8

Calificación

Eficiente

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0 Fuente: Matriz de evaluación Guía de auditoría territorial

2.1.5 Rendición de la cuenta

La Corporación Concejo Municipal de Armenia, realizó de manera física yelectrónica la rendición de la cuenta correspondiente a la vigencia 2012,determinándose que le aplican 11 formatos, de los cuales 2 de ellos presentaroninconsistencias, equivalente al 18%, 8 fueron bien rendidos, es decir el 72% y unono rendido que corresponde al 10% restante. El resultado de la evaluación fue lasiguiente: Oportunidad obtuvo el 92,3%, suficiencia 84,6% y calidad 84,6% dandocomo resultado con un puntaje total de 85.4 con una calificación EFICIENTE.



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A/CI-4

Cuadro N° 13Rendición de la cuenta

VARIABLES A EVALUAR Calificación Parcial PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en larendición de la cuenta 92,3 0,10 9,2

Suficiencia(diligenciamiento total deformatos y anexos)

84,6 0,30 25,4

Calidad (veracidad) 84,6 0,60 50,8

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LACUENTA

1,00 85,4

Calificación

Eficiente

Eficiente 2 Con deficiencias 1 Ineficiente 0 Fuente: Matriz de evaluación Guía de Auditoría Territorial

2.2 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN (TIC’S)

Para la evaluación de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, seaplicó la matriz de las TIC’S donde se evaluaron los criterios de integridad,disponibilidad, efectividad, eficiencia, seguridad, estabilidad y estructura.

Como resultado de la evaluación, las tecnologías de la información y laComunicación (TIC’S) del software del área Financiera del Concejo obtuvo unacalificación de 71,9 con una calificación DEFICIENTE. El criterio con mayordeficiencia fue Eficiencia de la Información con un total de 40 puntos de 100,evidenciando las siguientes inconsistencias:• La Entidad no cuenta con manuales de usuario.Las Auditorías internas no cubren la revisión del desempeño del Softwarefinanciero.



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A/CI-4

Cuadro N° 14Tecnologías de la Información y la Comunicación

ASPECTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN 71,9

CRITERIOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Puntaje Atribuido

Integridad de la Información. 79,4

Disponibilidad de la Información 80,0

Efectividad de la Información 66,7

Eficiencia de la Información 40,0

Seguridad y Confidencialidad de la Información 62,5

Estabilidad y Confiabilidad de la Información 75,0

Estructura y Organización área de sistemas 100,0



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A/CI-4Fuente: Matriz de Tecnologías de la Información

2 Integridad de la información

En la integridad se debe establecer procedimientos para el procesamiento dedatos que garanticen la separación de tareas “aplicaciones”, así como una rutinade verificación del trabajo realizado “controles de entrada" y control de la base dedatos.

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 79,4 puntos de 100 posibles,sobre el cual se recomienda:• Implementar una bitácora ó registro de las personas que tienen acceso a los

archivos y datos del área Financiera.

• Implementar en el módulo del área Financiera un procedimiento que permitaregistrar las personas que han tenido acceso a cada dato y cuándo han sido

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUARPuntajeAtribuido

Cumplimiento aspectos sistemas de información 71,9

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN EINFORMACIÓN 71,9

Calificación

Con Deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0



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A/CI-4leídos, actualizados y/o creados nuevos campos o borrados, ya que el softwarees obsoleto y no se encuentra programado para esta tarea.

• Implementar en el software un procedimiento en el cual registren los intentosinfructuosos al software financiero, ya que es un riesgo y no hay seguridad delos datos que reposan en la base de datos.

• Implementar un adecuado rastro de auditoría dentro del software parareconstruir cualquier transacción en el área Financiera o evento durante untiempo razonable.

• La entidad tiene conformado el comité del tic creado por el Municipio deArmenia pero no existe evidencia de las reuniones realizadas.

3 Disponibilidad de la información

La disponibilidad de la información, se refiere a la seguridad que la informaciónpueda ser recuperada en el momento que se necesite, esto es, evitar su pérdida obloqueo, bien sea por ataque doloso, mala operación accidental, situacionesfortuitas o de fuerza mayor.

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 80 puntos de 100,recomendando lo siguiente:• Implementar un plan de recuperación y contingencia de la información del área

Financiera.

• Implementar el procedimiento para respaldo del programa encargado demanejar el área Financiera.

• Establecer un procedimiento formal para la administración de cambios deemergencia donde defina, plantee, evalué y se autorice ese cambio.

4 Efectividad de la información



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A/CI-4La efectividad hace referencia a que la información sea relevante y pertinente a losprocesos, y se proporcione de manera oportuna, correcta, consistente y utilizablela información de la entidad.

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 66,7 puntos de 100, aspectoen el que se evidenciaron las siguientes inconsistencias:• No cuenta la entidad con evaluaciones de los sistemas existentes “Software

financiero de la entidad”.

• El módulo tesorería le permite realizar pagos sin disponibilidad, corre el riesgode asumir compromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o enexceso del saldo disponible de apropiación o que afecten vigencias futuras, sincontar con las autorizaciones pertinentes.

• Las disponibilidades presupuestales son generadas manualmente lo quepermite que en un momento dado estas sean expedidas sin la existencia delrecurso.

• El software cuenta con un el módulo contable, el presupuesto es realizadomanualmente, esto conlleva a que no haya integridad en sus datos; estodemuestra una falta de confiabilidad y genera riesgos en el proceso financieroy presupuestal.

5 Eficiencia de la información

La eficiencia consiste en que la información sea generada con el óptimo (másproductivo y económico) uso de los recursos como son: documentación (manualesde usuario), control de aplicaciones (mantenimiento al software), controles encomputadores (password para la entrada al sistema operativo, pólizas contra roboo pérdida).

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 40 puntos de 100,observando las siguientes inconsistencias:• El software financiero que maneja la Entidad no cuenta con licencia.

• La Entidad no cuenta con manuales de usuario.



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A/CI-4

• En la Auditoría interna no está inmersa la revisión del desempeño del Softwarefinanciero.

6 Seguridad de la información

Se establecen políticas, procedimientos y prácticas para evitar las interrupcionesprolongadas del servicio de procesamiento de datos e información debido acontingencias y continuar en medio de emergencia hasta que sea restaurado elservicio por completo.

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 62,5 puntos de 100,evidenciando lo siguiente:• La Corporación tiene conformado el comité del TIC’S creado por el Municipio

de Armenia pero no existe evidencia de las reuniones realizadas.

• Los archivos del área Financiera no son actualizados directamente en elsoftware de la entidad debido a que no generan un log que muestren la fechay hora de la transacción y clave del usuario que está actualizando, por talmotivo en caso de una irregularidad en los datos no hay forma de saber queusuario modificó cierto dato de la entidad

Se recomienda

• Documentar la identidad de los usuarios y sus derechos, en este punto se debetener un mejor control de los funcionarios que manejan el software.

• Realizar funciones de ingreso al sistema (logging) y de monitoreo con el fin dedetectar actividades inusuales o anormales que requieran atención.

• Implementar los procedimientos adecuados para los cambios periódicos de lospasswords que incluyan tiempo de expiración, prohibiciones en la construcciónde los nuevos passwords, controles implementados como mensajes de alertade expiración, y bloqueos del sistema.

• Programar durante el día, horas restringidas de acceso al Software Financiero.



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A/CI-47 Estabilidad y confidencialidad

La estabilidad y confiabilidad se refiere a proporcionar la información apropiadapara que la entidad administre y ejerza sus responsabilidades fiduciarias y degobierno

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 75,0 puntos de 100,recomendando lo siguiente:• Implementar procedimientos para el respaldo y restauración de sistemas

“equipos”, ya que cuentan con todas las herramientas en la entidad.

8 Estructura y organización área de sistemas

La estructura organizativa del Departamento de Sistemas es uno de los factoresinternos que ayudan a valorar la organización de la entidad.

En este aspecto la entidad obtuvo una calificación de 100 puntos de 100, lo quesignifica que la entidad cuenta con una buena estructura y organización en el áreade sistemas como por ejemplo llevan un inventario anual de los equipos decómputo, que son revisados y puestos al día.

En lo concerniente a Tecnologías de la Información TIC´S, se citan entre otroslos siguientes criterios legales:

Ley 87 de 1993, articulo 2 “objetivos del Sistema de Control Interno” literal e.

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros…”.

Ley 594 de 2000, artículo 4, principios generales que rigen la función archivística

“...d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de laorganización, conservación, uso y manejo de los documentos...”

...Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos delas entidades públicas. …tendrán la obligación de velar por la integridad,



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A/CI-4autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivoy serán responsables de su organización y conservación...

...Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar

Tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático…

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuentaaspectos como la conservación física, las condiciones ambientales yoperacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la informacióncontenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.”

Directiva Presidencial 01 de 1999: Respeto al derecho de autor y a los derechosconexos:

“El gobierno colombiano es consciente de la creciente importancia de la creación,compra, venta y uso de los bienes protegidos por el derecho de autor y losderechos conexos en el país, dentro de las entidades del Estado a todos losniveles.

Por tal motivo me permito hacerles las siguientes consideraciones:

...3. La legislación nacional protege a los autores nacionales y extranjeros, ytitulares de derecho de autor en general, en relación con sus obras literarias,artísticas, científicas y programas de computador,...

...En este sentido instruyo a las dependencias mencionadas en los siguientesaspectos:

4. Los organismos y entidades no deberán utilizar o adquirir obras literarias,artísticas, científicas, programas de computador, fonogramas y señales detelevisión captadas violatorias o que se presuma violen el derecho de autor o losderechos conexos...



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A/CI-4...7. Todas las entidades deberán establecer procedimientos para asegurar,determinar y mantener dentro de sus respectivas entidades bienes que cumplancon los derechos de autor.”

“...Las Tecnologías de la Información son herramientas que permiten el desarrollode una nueva economía, la construcción de un Estado más moderno y eficiente,la universalización del acceso a la información, y la adquisición y eficaz utilizacióndel conocimiento, todos estos elementos fundamentales para el desarrollo de lasociedad moderna...

Ley 1273 de enero 5 de 2009. “Por medio de la cual se modifica el Código Penal,se crea un nuevo bien jurídico tutelado -denominado ‘de la protección de lainformación y de los datos’- y se preservan integralmente los sistemas queutilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otrasdisposiciones.”

HALLAZGOS

7) SOFTWARE CONTABLE

El Concejo Municipal cuenta con un software contable implementado desde hace13 años, el cual no se ajusta a las condiciones actuales para el manejo deinformación financiera, por tal motivo se evidencia que el módulo de tesorería lepermite realizar pagos sin disponibilidad, corriendo el riesgo de asumircompromisos sobre apropiaciones presupuestales inexistentes o en exceso delsaldo disponible de apropiación, o que afecten vigencias futuras sin contar con lasautorizaciones pertinentes.






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A/CI-4La Corporación acepta la observación, por lo tanto se ratifica como hallazgoadministrativo para que la Entidad plantee acciones correctivas que permitansubsanar los inconvenientes presentados.

8) DISPONIBILIDADES PRESUPUESTALES

Las disponibilidades presupuestales son generadas manualmente lo que permiteque en un momento dado estas sean expedidas sin la existencia del recurso.




La Corporación acepta la observación, por lo tanto se ratifica como hallazgoadministrativo para que la entidad plantee acciones correctivas que permitansubsanar los inconvenientes presentados.

9) CONFIABILIDAD EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA

El software cuenta con un el módulo contable, el presupuesto es realizadomanualmente, esto conlleva a que no hay integridad en sus datos; esto demuestrauna falta de confiabilidad y genera riesgos en el proceso financiero y presupuestal.




La Dirección de Vigilancia Fiscal y Control de Resultados en conjunto con elequipo auditor y teniendo en cuenta que la Corporación acepta el hallazgo, esta se



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A/CI-4ratifica como hallazgo administrativo para que la entidad plantee accionescorrectivas que permitan subsanar los inconvenientes presentados.

3 OTRAS ACTUACIONES

3.1 SEGUIMIENTO A DENUNCIAS CIUDADANAS

Para la vigencia 2012, no se radicaron quejas ciudadanas de tipo financiero en laOficina de Participación Ciudadana, de la Contraloría Municipal de Armenia, segúninformación suministrada por la funcionaria encargada. Por lo tanto no se realizóseguimiento alguno en este sentido.

3.2 BENEFICIOS DEL CONTROL

Como consecuencia del cumplimiento de tres acciones correctivas descritas en elPlan de Mejoramiento de la vigencia 2012, se identificaron 3 beneficios de controlcualificables en la Corporación así:

Cuadro No. 15Beneficio del Control Fiscal

PROCESOCON

MEJORAMIENTO COMPONENTEACCIONES

CORRECTIVASBENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

Propiedad,planta y Realizar las Se realizó la depreciación de los activos,



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A/CI-4 PROCESO

CONMEJORAMIENTO COMPONENTE

ACCIONESCORRECTIVAS

BENEFICIOS DE CONTROL FISCAL

ProcesoContable,Financiero yPresupuestal

equipo depreciacionesrespectivas a losbienes de laentidad.

por lo tanto la información de los estadosfinancieros se ajusta a la realidad, lo quepermitió una mejor comprensión yconfiabilidad para los usuarios de lainformación.

Cuentas porpagar

Cuando seejecutecualquier cuentapor pagar no sedebe manejarpor el sistemade causaciónsino por elsistema de caja.

Las cuentas por pagar se realizan por elsistema de caja, mejorando con ello elmanejo de los recursos y garantizando elcubrimiento de todas las obligacionesfinancieras y presupuestales.

Procesocontable

Cuentas deorden

Incluir dentro delbalance generallos bienesrecibidos encomodato.

Se incluyó dentro del Balance el vehículoChevrolet modelo 2004 dentro de lacuenta bienes entregados en comodatopor el Municipio de Armenia.

Fuente: Balance General Concejo Municipal

3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO

Cuadro N° 16Evaluación Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUARPuntaje

AtribuidoPonderación Puntaje Atribuido

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento 94,4 0,20 18,9



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A/CI-4

Efectividad de las acciones 77,8 0,80 62,2

CUMPLIMIENTO PLAN DEMEJORAMIENTO

1,00 81,1

Calificación

Cumple

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Fuente: Matriz de evaluación Guía de Auditoría territorial

La Corporación Concejo Municipal de Armenia obtuvo un grado de cumplimientodel 81.1 puntos, logrado en la evaluación que se realizó a nueve (09) acciones demejora, en los plazos establecidos designados a funcionarios encargados deprocesar la información financiera, quedando en actas firmadas donde seconcertaron compromisos adquiridos. Dichos funcionarios realizaron loscorrectivos que fueron evaluados en auditorías internas por parte de la oficina deControl Interno, las cuales se describen continuación.

Cuadro N° 17



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A/CI-4Cumplimiento y efectividad del Plan de Mejoramiento

N° Hallazgo Acción de Mejora Observación Cumplimiento

Efectividad

1 Rendición de lacuenta F04 pólizasde aseguramiento

Incluir todas las pólizasde aseguramiento de losbienes que posee laCorporación.

Se evidenció el registro en el formato F04de todas las pólizas de protección de losbienes.

2 2

2 Matriz de controlinterno porprocesos

Elaboración mapa deriesgos

Se verificó elaboración de la matriz deriesgos a cada proceso de manera general,lo que dificultó identificarlos en cada una delas dependencias. (contabilidad,presupuesto y tesorería),

2 1

3 Notas a los estadoscontables

Cumplir con losprincipios estipulados enel Régimen deContabilidad Pública.

Se observó que las notas a los estadoscontables revelan la situación real de lascifras contenidas en el balance general

2 2

4 Implementación deindicadores

Implementar indicadoresfinancieros

Se verificó el cumplimiento de la accióncorrectiva con la implementación de losindicadores financieros y su respectivoanálisis

2 2

5 La entidad norealiza depreciacióna cada uno de losbienes de la entidad

Aplicación deprocedimientos parallevar a cabo ladepreciación de losbienes de la entidad.

Se evidenció la acción correctiva en lacuenta propiedad, planta y equipo el cálculode la depreciación de los bienes de laentidad,, sin embargo no fue registradadentro del patrimonio en el balance general.

2 1

6 Cancelación debonos navideñospara los Concejalespor el rubrobienestar social

Se tendrá en cuenta elcumplimiento delartículo 70 decreto 1227de 2005 en actividadesde bienestar socialautorizados para losempleados.

Se evidenció que no se efectuaron gastosen este rubro que vayan en contra delDecreto 1227 de 2005, no obstante secancelaron gastos no autorizados en elrubro impresos y publicaciones,contraviniendo el artículo 10 de la Ley 1474de 2011

1 0

7 Cuentas por pagarsin respaldofinanciero

Autorizar compromisosque tengan respaldofinanciero

Se evidenció que las cuentas por pagar dela vigencia 2012, contaron con respaldofinanciero, que al cruzarlo con el libro debancos registraba el recurso disponible parasu pago.

2 2

8 Expedición de Elaborar los certificados Se evidenció el cumplimiento de la acción 2 2



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disponibilidades sinapropiaciónsuficiente paraatender elcompromiso

de disponibilidadpresupuestal por el100% del gasto

correctiva, toda vez que los certificados dedisponibilidad verificados en trabajo decampo respaldaban el monto total pararesponder por las obligaciones contraídas.

9 Los estadosfinancieros de laentidad no reflejanlos bienes que tieneen comodato(vehículo Chevroletmodelo 2004)

Incluir en el BalanceGeneral el vehículo encuentas de orden

Verificado el balance de prueba se encontróclasificado el vehículo Chevrolet en cuentasde orden

2 2

Fuente: Matriz de evaluación y guía de auditoría territorial

La calificación muestra que el Concejo Municipal cumplió con la aplicación del plande mejoramiento, sin embargo es necesario que la entidad adelante accionestendientes al mejoramiento de las observaciones formuladas por la Contraloría yque no alcanzaron su cumplimiento o muestran un cumplimiento parcial.

3.4 CUMPLIMIENTO ARTICULO 10 LEY 1474

El equipo auditor realizó seguimiento a los gastos por concepto de publicidad ypropaganda, encontrando que se autorizaron gastos de publicidad por $1.550(miles) que corresponden a tarjetas de presentación de los concejales que noestán autorizados en este tipo de publicidad contraviniendo el artículo de la citadaley.



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4. CUADRO TIPIFICACION DE HALLAZGOS

Cuadro N° 18Tipificación de Hallazgos

OBSERVACIONES Cuantía en milesde pesos

A F D P S

Administrativo

Fiscal

Disciplinario

Penal

Sancionatorio

1.550

9

1

1

Total Observaciones 1.550 9 1 1



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5 ANEXOS

Cuadro No. 19Consolidado Sobrestimaciones, Subestimaciones e Incertidumbre

(Miles de pesos)Fuente: Balance General

COD CUENTA SOBRESTIMACION SUBESTIMACION INCERTIDUMBRE TOTAL

1 ACTIVOS 69 69

19OTROSACTIVOS

69 69

1970 Intangibles 69 69

197007 Licencias 69 69

3 PATRIMONIO 69 69

32PATRIMONIOINSTITUCIONAL

69 69

3270 Provisiones 69 69

32706ConcejoMunicipal deArmenia

69 69

TOTAL 69 69

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