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EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL

Código: FO-CG-04

PROCESO: CONTROL DE GESTION Versión 2

PROCEDIMIENTO: AUDITORIAS INTERNAS

Fecha de aprobación: 06/09/2017

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Detalle ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

NOMBRE

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CARGO

INFORME FINAL

UBICACIÓN: Dirección central. FECHA

Agosto 10 de 2018

PROCESO: Gestión de Mantenimiento Hospitalario

RESPONSABLE DEL PROCESO: Profesional universitario área de mantenimiento.

AUDITADOS

NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA

Elkin Urrutia Mosquera Profesional Universitario

Dirección Central

Sergio Andrés Gil Celis Subgerente administrativo y financiero

Dirección Central

Carlos Edgar Sarmiento Técnico Operativo

Dirección Central

AUDITORES

NOMBRE CARGO OFICINA O ÁREA

Natalia Díaz Campos Líder Control Interno de Gestión

Control Interno

Objetivo Contribuir al fortalecimiento de los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación que garanticen la sostenibilidad del Sistema de Control Interno de Gestión al proceso de mantenimiento hospitalario de la ESE Red de Servicios de Salud de Primer Nivel para la prestación de servicios con calidad y equidad, satisfaciendo a todos sus usuarios internos y externos. Alcance Evidenciar el cumplimiento a las labores específicas del proceso Gestión de Mantenimiento hospitalario. DESARROLLO: Una vez enviado el informe preliminar los responsables del proceso de mantenimiento hospitalario, no presentaron ninguna observación, por lo que la oficina de control interno emite el informe final a la Auditoria al proceso Gestión de Mantenimiento Hospitalario.


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Normatividad:

Decreto 1769 de 1994 y su aclaratorio el decreto 1617 de 1995 reglamentó el artículo 189 de

la Ley 100 de 1993 sobre el mantenimiento hospitalario. En su artículo 7° se define como

mantenimiento hospitalario la actividad técnico-administrativa dirigida principalmente a

prevenir averías. Y a restablecer la infraestructura y la dotación hospitalaria a su estado

normal de funcionamiento, así como a las actividades tendientes a mejorar el funcionamiento

de un equipo.

Circular externa 029 de 1997 de la superintendencia nacional de salud “Directrices sobre

inspección, vigilancia y control en la asignación y ejecución de los recursos destinados al

mantenimiento de la dotación y la infraestructura hospitalaria y en la elaboración y aplicación

de los planes de mantenimiento hospitalario en las instituciones prestadoras de servicios de

salud hospitalarios”.

Acuerdo 010 del 2016, aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal

2017.

Acuerdo 011 del 2017, aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal

2018.

Resolución No.009 de enero de 2017, por medio del cual se adopta el plan de mantenimiento

hospitalario de la ese red de servicios de salud de primer nivel vigencia 2017.

Resolución No.028 de enero de 2018, por medio del cual se adopta el plan de mantenimiento

hospitalario de la ese red de servicios de salud de primer nivel vigencia 2018.

De acuerdo a la información solicitada y revisada se pudo evidenciar lo siguiente:

PLANEACION AL PLAN DE MANTENIMIENTO HOSPITALARIO Para las vigencias 2017 y 2018 Se dio cumplimiento en cuanto a la adopción y entrega a la secretaria de salud del departamento del Guaviare de los planes de mantenimiento hospitalario dando cumplimiento a Circular externa 029 de 1997 de la superintendencia Nacional de Salud, en cuanto a la elaboración de los planes. Lo anterior se puedo observar en las resoluciones 009 del 2017 y 028 del 2018, al igual que los oficios de envío a la secretaria de salud. Se solicitó al profesional biomédico y la subgerencia administrativa y financiera los informes de ejecución del plan de mantenimiento hospitalario vigencia 2017, pero estos no fueron allegados a la oficina de control interno en el tiempo solicitado. Por lo anterior se solicitó a la secretaria de salud departamental las evidencias enviadas por la empresa con corte al 31 de diciembre del 2017, para lo cual enviaron el anexo 4 SNS 2000-001 de la ejecución de los recursos correspondientes a las actividades de mantenimiento a la infraestructura y de la dotación para la empresa en el periodo comprendido del 01 de enero al 31 diciembre del 2017, el cual fue enviado según oficio 100-3-1-037-2018 el 18 de enero del presente año. Se realizaron los documentos anexos al plan de mantenimiento hospitalario 2017 como son: plan de capacitaciones realizadas con el plan de mantenimiento vigencia 2016, cronograma de


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mantenimiento a la infraestructura, cronograma de mantenimiento a la dotación. Anexo 4 SNS 2000-001 certificación de la distribución de los recursos correspondientes a las actividades de mantenimiento a la infraestructura y de la dotación. Con respecto al diagnóstico para la elaboración del plan de mantenimiento hospitalario 2017 y 2018 no se encontró listado de los equipos que requieren mantenimiento correctivo estos se encuentran en una bodega ubicada en la secretaria de salud y otros en la oficina de almacén central. Las diferentes Unidades estratégicas de Negocios, envían a la subgerencia administrativa las necesidades en cuanto a mantenimientos correctivos, pero no el 100% es tenido en cuenta en los planes de mantenimiento hospitalario por dificultad económica para sostenerlo. El plan de mantenimiento hospitalario cuenta con los cronogramas de mantenimiento de la dotación, infraestructura y equipos de cómputo. No se observan los planes de mantenimiento hospitalario de tipo correctivo, solo se cuentan con los planes hospitalarios de tipo preventivo. CUMPLIMIENTO A LA ESTRATEGIA PARA LA PROGRAMACION Y EJECUCION DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO.

En cuanto a la elaboración y consolidación del inventario técnico, se observa que almacén-activos fijos- viene adelantando la actualización de los inventarios físicos de todos los equipos biomédicos y de computo. Con corte al 30 de junio se evidencia desactualización de los inventarios por diferentes motivos; no existe responsabilidad de los que se les asignan estos inventarios pasándolos de un sitio a otro sin el lleno de los requisitos del estado en que se entrega el bien, no es reportado a almacén para la asignación del nuevo responsable. No se reporta a almacén el traslado de los equipos que pasan a mantenimiento por fallas técnicas. Dentro del listado del cronograma de mantenimiento de la dotación, se tienen programados mantenimientos preventivos a equipos que están para dar de baja y otros que se encuentran para mantenimiento correctivo y no están en funcionamiento. No se ha actualizado el cronograma de mantenimiento de la dotación para ingresar los nuevos equipos adquiridos durante el primer semestre, por lo anterior no se conoce programación para sus mantenimientos preventivos. Aunque los equipos biomédicos tienen en su mayoría sus hojas de vida, estos no se encuentran debidamente archivados porque no se cuenta con espacio suficiente para conservar las carpetas. Dentro del plan de mantenimiento se menciona que estarán dispuestas en el taller de mantenimiento de la entidad, situación que no se evidencia ya que no existe un área de mantenimiento estructurada para tal fin. Las hojas de vida reposan en el lugar que prestan el servicio. No se evidencia socialización del cronograma de actividades de mantenimiento preventivo de la dotación, infraestructura y equipos de cómputo a realizar en las diferentes dependencias y UEN de


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los 4 municipios, al igual no se encuentra publicado en la página web para fácil acceso de los empleados, al igual que en las diferentes carteleras de la empresa. No se observan controles de tiempos de respuesta a las fallas imprevistas, las cuales deben hacerse una proyección para su control de acuerdo a la disponibilidad de recursos y priorizarse bajo planeación y programación del tiempo de respuesta. En cuanto a la estrategia de seguridad se presentan inconvenientes en la salvaguarda de los equipos biomédicos que están ubicados en los diferentes consultorios, al igual los que se encuentran fuera de las instalaciones de las UEN, como plantas eléctricas entre otros ya que no se cuenta con seguridad privada frecuente y si se tiene solo custodia 12 horas en la noche. Para la vigencia 2017 no se observa supervisión por el área de mantenimiento a la verificación de seguridad e inspecciones técnicas. Solo se observó una visita de evaluación y seguimiento en el mes de mayo de 2018 a la UEN san José por parte del coordinador de mantenimiento ELKIN URRUTIA. En la UEN san José se evidenció un funcionario con las funciones de limpieza de los equipos biomédicos y de camillas de los consultorios médicos de manera permanente. ASIGNACIÓN DE LOS RECURSOS

Recurso Humano

Se cuenta con el recurso humano designado de planta para la ejecución del plan de mantenimiento así:

1 técnico operativo

1 ingeniero de sistemas

1 auxiliar administrativo con funciones de mantenimiento de computo

1 ingeniero biomédico, o coordinador de área de gestión y mantenimiento.

1 técnico en saneamiento.

Como el recurso humano no es suficiente para los mantenimientos preventivos la entidad para la vigencia 2017 sostuvo la siguiente contratación:


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Se observa que no se sostiene presupuestalmente los 12 meses del año para la prestación de los servicios de operarios y auxiliares de servicios generales, donde es primordial el servicio para los 3 hospitales que se tienen en servicio.

OBJETO CONTRATADO UEN VALORTIEMPO

CUBIERTO

CONTRATAR EL SERVICIO DE OPERARIO QUE REALICE

FUNCIONES DE MANTENIMIENTO A INFRAESTRUCTURA Y

AÉREAS ADYACENTES, APOYO DEL ÁREA DE SERVICIOS

GENERALES PARA LA U.E.N DE CALAMAR DE LA ESE RED DE

SERVICIOS DE SALUD DE I NIVEL

CALAMAR 3,900,000 8 MESES

CONTRATAR LOS SERVICIOS DE UN OPERARIO APOYE EN EL

ÁREA DE SERVICIOS GENERALES EN LA RECOLECCIÓN DE

RESIDUOS DONDE VELE POR LA ADECUADA LIMPIEZA EN

LA U.E.N CALAMAR DE LA ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD

DE I NIVEL

CALAMAR 20,460,000 10 MESES

CONTRATAR PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR

DE SERVICIOS GENERALES PARA LA UEN MIRAFLORES DE LA

ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL MIRAFLORES 20,460,000 10 MESESCONTRATAR SERVICIO OPERATIVO DE MANTENIMIENTO PARA

DESEMPEÑAR FUNCIONES DE MANTENIMIENTO A

INFRAESTRUCCTURA Y AEREAS ADYACENTES APOYE EL AREA DE

SERVICIOS GENERALES EN LA RECOLECCION DE RESIDUOS DONDE

VELE POR LA ADECUADA LIMPIEZA EN LA UEN CALAMAR DE LA ESE

RED DE SERVICIOS DE PRIMER NIVEL CALAMAR 2,600,000 3 MESES

PRESTACION DE SERVICIOS GENERALES Y CUIDADO DE LAS

INSTALACIONES FISICAS EN EL HOSPITAL EL RETORNO DE

LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE SERVICIOS DE

SALUD DE PRIMER NIVEL RETORNO 23,720,000 11 MESES

PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR SERVICIOS

GENERALES EL PUESTO DE SALUD DE TOMACHIPAN DE LA

UEN SAN JOSE

SAN JOSE-

TOMACHIPA

N 7,496,667 9 MESES

PRESTACION DE SERVICIOS DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS

DE UN AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES PARA EL

PUESTO DE SLAUD DE EL BOQUERON DE LA UEN SAN JOSE

SAN JOSE-

BOQUERON 7,840,000 8 MESES


GENERALES PARA EL PUESTO DE SALUD DE EL CAPRICHO DE

LA UEN SAN JOSE

SAN JOSE-EL

CAPRICHO 7,306,667 7 MESES


GENERALES PARA EL PUESTO DE SALUD DE LA CARPA DE LA

UEN SAN JOSE - ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE

PRIMER NIVEL

SAN JOSE-LA

CARPA 6,190,000 7 MESES


GENERALES PARA LA UEN SAN JOSE DE LA ESE RED DE

SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL SAN JOSE 35,804,665 10 MESES

PRESTACION DE SERVICIOS DE UN CONDUCTOR Y

OPERARIO DE MANTENIMIENTO PARA LA UEN

MIRAFLORES DE LA ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE

PRIMER NIVEL MIRAFLORES 13,930,000 10 MESES

PRESTACION DE SERVICIOS DE UN OPERARIO EN

MANTENIMIENTO Y CUIDADO DE LAS INSTALACIONES

FISICAS DE LA UNIDAD ESTRATEGICA DE NEGOCIOS EL

RETORNO DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO RED DE

SALUD DE PRIMER NIVEL RETORNO 14,300,000 10 MESES

valor total contratado

CONTRATACION MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INFRAESTRUCTURA VIGENCIA 2017

164,007,999


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Recurso financiero

Para la vigencia 2017 se apropiaron los recursos iniciales $922.038.651 equivalentes al 5.081% del presupuesto aprobado por la junta directiva $18.640.773.26. Para finales de la vigencia en mención se asignaron el valor de $946.468.439 equivalente al 3.20% del total de ingresos presupuestados, se adicionaron ingresos durante la vigencia para un total de $29.549.835.767 en presupuesto definitivo. Se observa que para el total de ingreso definitivo se descuenta el valor de inversión por valor de $2.968.103.661,85, para un total de ingresos para funcionamiento de $26.581.732.105,48 que apropiando el 5% de mantenimiento equivaldrían a $1.329.086.605,27. En el anexo 4 solo se apropiaron el valor de $946.468.439. En el ANEXO 4 SNS 2000-001 la entidad reporta y certifica que se ejecutaron para la vigencia 2017 la suma de $915.559.555 en contratos de mantenimiento para dar cumplimiento al plan. Una vez revisada la ejecución presupuestal de gastos se observan compromisos por la suma de $915.324.376. El recaudo real o ingresos reconocidos en la vigencia 2017 fueron de $16.178.593.672. Para esta vigencia 2018 se programaron para la ejecución del plan el valor de $15.835.634.327, Con corte 31 de mayo la ejecución de presupuesto en actividades de mantenimiento programados se observan $62.651.844. Equivalente al 0.395%. En los 5 primeros meses lo que se contrató fue : EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A TODO COSTO, VEHICULO AMBULANCIA OET 487 por $18.505.844 y CONTRATAR A TODO COSTO EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DEL PARQUE DE MOTOCICLETAS, PLANTAS ELECTRICAS Y SOLARES por $30.000.000, y $1.100.000 en ADQUIRIR LA COMPRA DE LA REVISION TECNOMECANICA DE TRES AMBULANCIAS. El restante fue ejecutado por reembolsos de caja menor. Con corte al 31 de mayo de la presente vigencia solo se observan recaudos o ingresos reconocidos la suma de $3.267.779.302. Al igual el presupuesto de ingresos ha surtido adiciones para un total de ingresos proyectados de $23.999.420.409,35. No se observa modificación al plan de mantenimiento.

Fuente de verificación

En el plan de mantenimiento hospitalario estipula que las fuentes de verificación al cumplimiento del plan serán los informes que son presentados por el coordinador del área de gestión y mantenimiento hospitalario, ingeniero de sistemas, técnico operativo de mantenimiento y contratistas donde se relaciones las actividades realizadas en cada sede UEN de la empresa. Durante la auditoria fue difícil la consecución de información de las actividades desarrolladas en cada una de las UEN, ya que no existe la coordinación para la consolidación de un único informe de toda la ejecución del plan y por Unidades estratégicas de negocios. Si se quiere un informe detallado se debe recurrir a cada contrato y ver las


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actividades desarrolladas por los contratistas, ya que se insiste falencia en la coordinación al plan de mantenimiento y su ejecución. Con respecto al reporte de mantenimientos en hojas de vida de la dotación se viene cumpliendo; en equipos de comunicaciones e informática se observaron las hojas de vida de los equipos de cómputo, pero no de los periféricos como impresoras, video beam y scanner. Con respecto al parque automotor y vehículos se tienen las hojas de vida y bitácoras del día y asignaciones por medio de actas de las ambulancias.

Presentación de informes

No se encontró reporte o entrega del informe de ejecución financiera con corte al 30 de junio del 2017 en el formato y en medio físico y magnético con destino a la superintendencia Nacional de salud, con anterioridad debió ser remitido a la secretaria de salud con fecha 10 de julio. El informe con corte al 31 de diciembre fue entregado el 18 de enero de 2018, pero solo se entregó el anexo 4, no se acompañó de un informe ejecutivo de las actividades realizadas por cada UEN en reparaciones y mantenimiento.

OBSERVACIONES:

1. Falta planeación en la construcción del plan de mantenimiento, no se encuentra un documento

diagnóstico de las UEN donde se especifique las necesidades prioritarias para la contratación

de mantenimientos preventivos y correctivos. Al igual no se tiene en el área de mantenimiento

un diagnostico consolidado de los equipos biomédicos que requieren mantenimiento

correctivo y cuál es su prioridad por equipo.

2. Durante los primeros 5 meses de 2018, no se adelantaron contratos de mantenimiento

correctivo de los diferentes equipos biomédicos que se encuentran fuera de servicio desde el

año 2017.

3. No se han realizado contratos de mantenimiento preventivo en los primeros 5 meses, los

últimos mantenimientos preventivos a equipos biomédicos fueron en el mes de diciembre del

2017 y en las fichas técnicas se recomiendan que se realicen en el mes de marzo y abril de

2018.

4. No se observan informes consolidados de cada vigencia de la ejecución a los planes de

mantenimiento por cada una de las áreas como son; equipos biomédicos, infraestructura,

sistemas y comunicaciones y parque automotor. Se tiene que recurrir a los informes de cada

contratista y no son consolidados por la coordinación de mantenimiento y por cada UEN.

5. Algunos equipos no se les hace calibración desde el año 2016.

6. Se observó equipos biomédicos fuera de servicio donde no se ha dado traslado a la

coordinación de mantenimiento para su servicio por no contar con espacio para su

almacenamiento, y no se da solución pronta.


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7. Se encuentran equipos biomédicos para dar de baja tanto en almacén y en una oficina de la

secretaria de salud departamental, cuentan con fichas para dar de baja, pero no se ha

realizado el procedimiento para su salida definitiva de estas áreas, ocupando espacio.

8. Se encontraron equipos fuera de servicio para dar de baja en la oficina asignada en la

secretaria de salud departamental pero no se cuenta con la ficha de baja.

9. Se observó demoras en los diagnósticos que debe dar el área de mantenimiento a los equipos

biomédicos, almacén entrega 124 ficha técnica, para concepto técnico con fecha 3 de octubre

del 2016 y estos son allegados nuevamente a almacén con fecha 13 de junio del 2018.

10. No se realiza depuración de activos cuando se realiza la programación de mantenimientos

preventivos, se encontraron equipos en la programación para la vigencia 2017 y 2018 y que

estaban fuera de servicios para mantenimiento correctivo o para dar de baja.

11. Los inventarios de activos fijos se encuentran desactualizados. Se encontraron equipos en el

almacén y en la oficina asignada en la secretaria de salud fuera de servicio (reparación o baja)

y almacén los reporta como en servicio.

12. Se encontraron equipos biomédicos donados por la alcaldía de san José del Guaviare desde

junio del 2016 nuevos en una bodega de la granja sin uso desde la fecha de su entrega y

estos se encuentran en el plan de mantenimiento hospitalario 2017 y 2018.

13. Al igual se encontraron equipos en calidad de préstamo al hospital de san José del Guaviare,

no se cuentan con apertura de hojas de vida en la ese red de servicios de salud de primer

nivel, ni en el hospital, estos se encuentran en funcionamiento.

14. No se cuenta con un área específica para las labores de mantenimiento preventivo y correctivo

en la sede central de la empresa, ni con las herramientas necesarias para el desarrollo de

estas actividades.

15. No se cuenta con un registro en la coordinación de mantenimiento de los equipos biomédicos

que requieren mantenimiento correctivo, ni se ha cuantificado el valor de sus reparaciones.

16. Con respecto al parque automotor se observan ambulancias en estado alto de deterioro así:

AMBULANCIA OAP 225: Asignada a la UEN CALAMAR se encuentra fuera de servicio

ya que el habitáculo se encuentra dañado, el vehículo (motor) estaba funcionando en

el momento que ingreso a la instalación del divino niño hace año y medio para

reparación del habitáculo. El técnico mecánico recomienda hacer mantenimiento

general al vehículo para recuperarlo ya que hace año y medio no está en

funcionamiento. Esta ambulancia se encuentra en el inventario como vehículos en

servicio para proceso de reparación y mantenimiento.

AMBULANCIA OJG 368: Asignada a la UEN CALAMAR, se encuentra en las

instalaciones del divino niño para mantenimiento correctivo de la parte mecánica en

general, desde hace un año sin dar solución a su reparación, el habitáculo se

encuentra en buen estado. Ambulancia que se encuentra en almacén como vehículos

en servicio.


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AMBULANCIA OZI 134: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la

secretaria de salud departamental, está totalmente depreciada en el módulo de

almacén.


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AMBULANCIA OFK 378: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la


almacén. Este vehículo está actualmente en calidad de comodato del hospital San

José.


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AMBULANCIA OZI 130: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la


almacén.


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CARGO

CAMIONETA ZJG 025: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la sede divino niño, está totalmente depreciada en el módulo de almacén. Y esta para el proceso de baja.


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CAMIONETA ZJG 026: Se encuentra en mal estado funcional, está ubicado en la sede

divino niño, está totalmente depreciada en el módulo de almacén. Y esta para el

proceso de baja.


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Las Ambulancias OZI 109 Y OZI108, se encuentran ubicadas en la secretaria de salud en alto grado de deterioro de sus componentes. No se ha iniciado el proceso de baja de estos vehículos para su chatarrización.

Existe un diagnóstico realizado por un Técnico en mecánica automotriz contratado mediante OPS, donde le recomienda a la alta gerencia proceder de conformidad para su baja o chatarrización por la depreciación y lo que significaría el alto costo de recuperación del bien, para la empresa.

De acuerdo a las visitas realizadas al almacén no se han tenido mayores avances en los procesos de bajas de estos vehículos.


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17. No se cuenta con un taller o instalaciones adecuadas para salvaguardar las ambulancias en

deterioro y las que ingresan a mantenimientos preventivos y correctivos. Están a la intemperie

sin seguridad con alto riesgo de pérdida de sus elementos y accesorios, al igual aumento en

el deterioro por el sol y agua.

18. La oficina asignada en la secretaria de salud departamental para la coordinación de

mantenimiento no se cuenta con un orden adecuado de los equipos biomédicos, ni se tiene

ordenados en estantes.


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19. Con respecto al área de sistemas se observó en los equipos de cómputo que no utilizan los

sistemas de información como dinámica gerencial, audita e idéntica no se realizan Backus de

la información, aunque se adoptó la política de seguridad de la información en el año 2017,

esta no ha sido lo suficientemente socializada y no se realiza seguimiento para su aplicación.

Solo se observó en algunos computadores que de manera personal se realizan las copias de

seguridad. No se tienen los equipos suficientes para realizar las copias de seguridad y dar

cumplimiento a las políticas de seguridad de la información.

20. Se observó que para la vigencia 2017 no se cumplió con el cronograma de mantenimientos

preventivos a los equipos de cómputo o no se evidencian en las hojas de vida.

21. Se observaron equipos sobre piso sin ninguna protección.

22. No se cuenta con formatos para registro de los Backus del servidor, aunque se observa que

todos los días se realiza Backus hasta 3 veces y al final del día se deja una sola copia tanto

en el servidor y computador del ingeniero de sistemas y en un disco duro externo.

23. El programa antivirus licenciado se encuentra a 30 días de vencimiento, sin evidencia de

compra de la nueva licencia.

24. Se están trasladando los equipos biomédicos sin reportar a las unidades administrativas y

almacén para actualizar el inventario y conocer donde se encuentran y en qué estado se

entrega y recibe.

25. No se cumple con la norma de archivo en las hojas de vida de los equipos en general.

26. Falta de seguridad en los bienes que se encuentran en las instalaciones de la empresa por

no contar con vigilancia privada durante las 24 horas.

27. No se cuenta con controles para el desarrollo del plan de mantenimiento hospitalario a cargo

del profesional de mantenimiento.


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Redacción de hallazgos No Hallazgo Criterio Causa Consecuencia

1 No se encuentra un documento diagnóstico

de las UEN donde se especifique las

necesidades prioritarias para la contratación

de mantenimientos preventivos y

correctivos.

Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995

Falta planeación en la construcción del plan de mantenimiento

No realizar los mantenimientos a todos los equipos hospitalarios causando cierre de servicios por incumplimiento al sistema único

de habilitación.

2 Baja ejecución del plan de mantenimiento

hospitalario para el primer semestre 2018.

No se han realizado mantenimientos

preventivos ni correctivos.


Falta de planeación para la ejecución de los recursos

Sanciones disciplinarias, Incumplimiento a la planeación y normas que obligan. Cierre de servicios por no operación de los

equipos hospitalarios.

3 Falta de informes consolidados de cada

vigencia de la ejecución a los planes de

mantenimiento por cada una de las áreas;

equipos biomédicos, infraestructura,

sistemas y comunicaciones y parque

automotor.

Resolución No.028

de 2018 plan de mantenimiento hospitalario

Desconocimiento

de las acciones realizadas en cumplimiento a la

planeación.

Desorden administrativo y falta

de coordinación para el cumplimiento de lo planeado

4 Falta de calibración en los equipos

biomédicos.


No asignación debida de los recursos

Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de los equipos hospitalarios.

5 Falta de espacio físico para recepción y

almacenamiento de equipos biomédicos que

entran a diagnóstico, mantenimiento o

reparación.

Resolución No.028


La entidad no

cuenta con los recursos para la adecuación de un espacio o taller de

mantenimiento

Desorden administrativo, perdida

de equipos hospitalarios, perdida de partes automotor. Procesos disciplinarios.

6 Demora en el proceso de bajas de los

diferentes equipos fuera de servicio.

Ocupando espacio y desactualización de la

base de datos de inventarios.

Política contable

para el registro de activos fijos.

No se ha adoptado

el proceso de baja de activos fijos

Datos irreales en los estados

financieros. Observaciones en los dictámenes del revisor fiscal.

7 Existen Equipos biomédicos donados por la

alcaldía de san José del Guaviare desde

junio del 2016 nuevos en una bodega de la

granja sin uso desde la fecha de su entrega.

Resolución No.028 de 2018 plan de

mantenimiento hospitalario

Equipos nuevos sin uso por más de 2

años

Detrimento patrimonial por no uso de los equipos.

8 Falta de un área específica para las labores

de mantenimiento preventivo y correctivo

en la sede central de la empresa, ni con las

herramientas necesarias para el desarrollo

de estas actividades.

Decreto 1769 de

1994 y decreto 1617 de 1995.

Resolución No.028 de 2018 plan de mantenimiento hospitalario

Falta de asignación

de recursos y asignación de un espacio para el

área de mantenimiento

Desorden administrativo y falta

de coordinación para el cumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario.

9 No se cuenta con un listado de los equipos

que requieren mantenimiento correctivo,

donde se priorice y cuantifique el costo de

reparación



Falta de planeación para la priorización

de reparaciones a equipos biomédicos.

Incumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario,

Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de los equipos hospitalarios.

10 Las ambulancias se encuentran en estado

alto de deterioro. No se han dado de baja

las que no tienen recuperación.

Decreto 1769 de 1994 y decreto

1617 de 1995. Resolución No.028

de 2018 plan de

No se ha adoptado el proceso de baja

de activos fijos, falta de recursos para su reparación.

Datos irreales en los estados financieros. Observaciones en los

dictámenes del revisor fiscal. Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de

los equipos hospitalarios.


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11 No se cuenta con un taller o instalaciones

adecuadas para salvaguardar las

ambulancias. Sin seguridad con alto grado

de perdida de sus elementos y accesorios.

Decreto 1769 de 1994 y decreto 1617 de 1995.

Resolución No.028 de 2018 plan de mantenimiento

hospitalario

Falta de asignación de recursos y asignación de un espacio para el

área de mantenimiento

Perdida de partes de los equipos biomédicos, y partes de los vehículos.

12 se observó en los equipos de cómputo que

no utilizan los sistemas de información como

dinámica gerencial, audita e idéntica no se

realizan Backus de la información

Política de

seguridad de la información resolución 909 del 2017

No realización de

Backus, a la información de la empresa

Riesgo perdida de información,

procesos disciplinarios por no protección de la información.

13 Incumplimiento al cronograma de

mantenimiento de equipos de cómputo

vigencia 2017

Resolución No.028


Falta de

seguimiento periódico para el cumplimiento de los cronogramas

establecidos

Sanciones por entes de control

por incumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario

14 Existen equipos de cómputo sobre piso sin

ninguna protección

Resolución No.028


Falta de muebles

adecuados para uso de los equipos de computo

Daño de bienes de la empresa

15 Falta de registros de los Backus del servidor. Política de seguridad de la

información resolución 909 del 2017

No se tienen evidencias de las

ultimas copias de seguridad que se realizan al servidor

Falta de control en los Backus del servidor

16 Se están trasladando los equipos

biomédicos sin reportar a las unidades

administrativas y almacén para actualizar el

inventario y conocer donde se encuentran y

en qué estado se entrega y recibe.


mantenimiento hospitalario.

Falta de procedimientos en

almacén para el manejo de activos fijos

Desactualización de la base de datos de los equipos biomédicos.

Perdida de equipos biomédicos por falta de control de tenencia.

17 Falta de seguridad en los bienes que se

encuentran en las instalaciones de la

empresa por no contar con vigilancia

privada durante las 24 horas.

Ley 42 de 1993 art.107

Falta de recursos para la

contratación de seguridad privada

Perdida de equipos biomédicos.

18 No se cuenta con controles para el

desarrollo del plan de mantenimiento

hospitalario a cargo del profesional de

mantenimiento.

Resolución No.028

de 2018 plan de mantenimiento hospitalario.

Falta de

coordinación con las diferentes áreas involucradas en el

plan de mantenimiento hospitalario

Incumplimiento al plan de

mantenimiento hospitalario, Riesgos para el paciente y Cierre de servicios por no operación de

los equipos hospitalarios.

Recomendaciones

Se sugiere tomar medidas para que se apliquen mayores controles para salvaguardar

los bienes de la Entidad en las diferentes UEN y sede Central, y se pueda minimizar el riesgo de pérdida de bienes en la Entidad.

Dar cumplimiento al plan de mantenimiento hospitalario vigencia 2018.


Código: FO-CG-04




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NOMBRE

FIRMA

CARGO

Adecuación de las instalaciones para el área de mantenimiento

Realizar la actualización de la base de datos de inventarios de activos fijos.

Elaborar y aprobar el procedimiento para dar de baja a los activos fijos que están fuera de servicios por deterioro o por cumplimiento de la vida útil.

El plan de mejoramiento de este informe final debe presentarse a más tardar en cinco días hábiles a partir del recibido de este documento.

AUDITOR(es)

NATALIA DIAZ CAMPOS

Nombre completo

_________________

Firma

INFORME FINAL - eseguaviare.gov.co FINAL... · cumplimiento a Circular externa 029 de 1997 de la...

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