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INFORME N°. DFOE-DL-IF-00008-2016 20 DE DICIEMBRE, 2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE LA PROCEDENCIA DEL PAGO DE DIETAS Y VIÁTICOS A

LOS MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES DE PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS

Y SIQUIRRES

2016

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CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN .............................................................................................. 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA .................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................. 2

ALCANCE DE LA AUDITORÍA.................................................................................. 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA .......................................................... 3

METODOLOGÍA APLICADA ..................................................................................... 5

2. RESULTADOS .................................................................................................. 5

IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTROLES EN EL PAGO DE

DIETAS Y VIÁTICOS A LOS CONCEJOS MUNICIPALES. ............................................... 7

DEBILIDADES DE CONTROL RESPECTO DEL TRÁMITE EN EL PAGO DE

DIETAS A LOS MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES DE

PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS Y SIQUIRRES. ..................................................... 7

DEBILIDADES DE CONTROL EN RELACIÓN CON EL AL PAGO DE

VIÁTICOS A MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES DE

PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS Y SIQUIRRES. ................................................... 11

3. CONCLUSIONES ........................................................................................... 14

4. DISPOSICIONES ............................................................................................ 15

AL ALCALDE MUNICIPAL DE NICOYA, PUNTARENAS, SIQUIRRES Y

QUEPOS, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO ........................................... 16

A RANDALL CHAVARRÍA MATARRITA EN SU CALIDAD DE ALCALDE

MUNICIPAL DE PUNTARENAS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL

CARGO ............................................................................................................. 16

A MARCO ANTONIO JIMÉNEZ MUÑOZ EN SU CALIDAD DE ALCALDE

MUNICIPAL DE NICOYA, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO. ..................... 17

AL CONCEJO MUNICIPAL DE NICOYA .................................................................. 17

CUADROS CUADRO N.° 1 COMUNICACIÓN DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN ….………….. 3

CUADRO N.° 2 PAGO DE DIETAS A LOS MIEMBROS DE LOS CONCEJOS

MUNICIPALES...………………………………...…………………………….

7

CUADRO N° 3 SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL CONCEJO

MUNICIPAL DE SIQUIRRES...………………………………………………… 8

CUADRO N° 4 SESIONES ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS DEL CONCEJO

MUNICIPAL DE NICOYA………………………………………………………… 8

CUADRO N° 5 SUMAS PAGADAS POR CONCEPTO DE VIÁTICOS Y TRANSPORTE 11


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IMÁGENES

IMAGEN N.° 1 PROCESO DE PAGO DE DIETAS DE LAS MUNICIPALIDADES

FISCALIZADAS….………….………….…………………..………………

4

IMAGEN N.° 2 PROCESO DE PAGO DE VIÁTICOS DE LAS

MUNICIPALIDADES FISCALIZADAS…….………………………………….. 4





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00008-2016

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos?

La auditoría de carácter especial realizada por el Órgano Contralor en las Municipalidad de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, tuvo como propósito determinar la conformidad con el marco jurídico aplicable de los pagos realizados por concepto de dietas y viáticos a los miembros de los concejos municipales de esas instituciones. Esta auditoria abarcó el período comprendido entre el 01 de enero de 2015 y el 31 de diciembre de 2015 y se amplió cuando se consideró necesario.

¿Por qué es importante?

Los miembros de cada concejo municipal reciben una retribución económica –dieta-, por asistir a las sesiones, conforme lo regula el artículo 30 del Código Municipal. En ese sentido, dicho numeral dispone que sólo se pagará la dieta por una sesión ordinaria por semana y hasta dos extraordinarias por mes. Dicho artículo también establece que se les reconocerán los viáticos correspondientes a transporte, hospedaje y alimentación para regidores y síndicos, propietarios y suplentes, cuando residan lejos de la sede municipal y se pagarán conforme a la tabla de la Contraloría General de la República. Además, no podrá pagarse más de una dieta por regidor, por cada sesión remunerable.

Por lo tanto, resulta primordial que los municipalidades cuenten con sistemas de control interno aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales, que protejan y conserven el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; generen información confiable y oportuna; garanticen que las operaciones se cumplan en congruencia plena con el ordenamiento jurídico y técnico respectivo.

¿Qué encontramos?

Las municipalidades de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, en el año 2015, efectuaron pagos de dietas a los regidores y síndicos por su asistencia a las sesiones del Concejo, por un monto total de ¢229.030.052,50. El pago de esas dietas se fundamenta, en general, en un reporte que envía la Secretaria de cada Concejo a los funcionarios de la administración municipal para el trámite respectivo, con detalle de fecha de la sesión, el nombre y firma de los regidores y síndicos asistentes.

Sin embargo, en ese documento no hace referencia a información básica para determinar con certeza la procedencia del pago a cada miembro del órgano colegiado, en apego al ordenamiento jurídico. En ese sentido, no se consigna entre otras, la hora de salida, que no se encuentra incapacitado y que no le aplica la restricción de superposición horaria.

Es decir, el trámite de esos pagos no está amparado en procedimientos de control que orienten y uniformen esa labor y garanticen que el pago a los regidores y síndicos en estricto apego a la normativa aplicable.

Además, los gobiernos locales de Nicoya y Siquirres, en el mes de diciembre 2015, efectuaron pagos por dietas a los miembros de los concejos municipales por ¢4.518.606,00 y ¢2.222.322,70, respectivamente. Dichos montos consideraron los pagos de dos sesiones ordinarias celebradas en una misma semana, contrario a lo que establece el Código Municipal. De igual forma, la Procuraduría General de la República ha indicado que solo resulta viable, jurídicamente, el pago de una sesión ordinaria por semana, el resto no


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ostentaran esa condición de remunerable. Por ende, si celebra una cantidad superior, en aras de cumplir con el deber primario que permea al Concejo Municipal, el cual es velar por los intereses locales, estas no generan el pago de contraprestación alguna.

Por otra parte, en ese mismo año 2015, las cuatro entidades fiscalizadas, efectuaron pagos a los miembros del concejo por concepto de viáticos por un monto total de unos ¢58.843.310,00. Al respecto, se determinó que el pago por concepto de transporte a cada miembro del concejo municipal, no se sustenta en información de referencia de cada uno de sus miembros, que permita determinar, entre otros factores, la distancia de la residencia a la sede del Concejo, accesibilidad de transporte público y cantidad de las horas de viaje. Es decir, dicho trámite no considera un estudio de cada representante del concejo para definir la procedencia de dicho beneficio.

Asimismo, en la Municipalidad de Puntarenas, el análisis de 350 liquidaciones de viáticos a miembros del Concejo, tramitadas durante el año 2015, por la suma total de ¢37.061.849,00, permitió determinar que tales documentos carecen de información sobre las calidades de los funcionarios municipales responsables de autorizar dichos pagos.

De igual forma, en ese periodo, la Municipalidad de Quepos efectuó pagos por concepto de transporte por un monto de ¢14.557.475,00. Dichos gastos se reconocieron de manera regular a 12 de los 16 miembros del Concejo para la asistencia a todas las sesiones de ese año. Esos pagos se efectuaron por el monto que cada uno de esos concejales consignó en las respectivas liquidaciones, sin mediar el comprobante del gasto y sin constatar que se empleara el medio de transporte más económico para tales propósitos.

En resumen, en aras de la salvaguarda de los recursos públicos, los gobiernos locales de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, están obligados a fortalecer los procesos de control interno, a fin de que los pagos a los regidores y síndicos, propietarios y suplentes, se ajuste de manera estricta a los establecido en el Código Municipal y demás normativa conexa, a fin de garantizar la transparencia que debe prevalecer en el ejercicio de la función pública y administrar los riesgos respecto de la comisión de errores e irregularidades con los fondos públicos.

¿Qué sigue?

Se giran disposiciones Alcalde Municipal, emitir, implementar y divulgar a los funcionarios competentes, los procedimientos de control que permitan efectuar de manera rigurosa el pago de las dietas con fundamento en lo establecido en el Código Municipal y demás normativa conexa. Además, realizar un estudio técnico para que el pago de viáticos a los miembros de los concejos municipales considere la distancia de la residencia, accesibilidad de transporte y hora del viaje de cada miembro y el correspondiente medio de trasporte que resulte más económico e idóneo para proceder al pago de viáticos. Asimismo implementar los controles para que el pago de viáticos se sustente en los resultados del informe técnico.





INFORME N°. DFOE-DL-IF-00008-2016

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE

LA PROCEDENCIA DEL PAGO DE DIETAS Y VIÁTICOS A LOS MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES

DE PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS Y SIQUIRRES

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1 Las municipalidades están obligadas a orientar y desarrollar su gestión con criterios de eficiencia y eficacia en favor de las comunidades cuyos intereses tutelan, para así promover el desarrollo local. Para tal fin están sujetas al principio de legalidad, que se deriva de la Constitución Política y Ley General de la Administración Pública, por lo que actuarán sometidas al ordenamiento jurídico y solo podrán realizar aquellos actos para los cuales se encuentren debidamente autorizados por dicho ordenamiento.

1.2 Los gobiernos locales para el desarrollo de su gestión cuentan con un Concejo Municipal que tiene, entre otras, la responsabilidad de ejercer el control político de la administración municipal. El concejo integrado por regidores, síndicos y sus respectivos suplentes en aras de cumplir con el deber primario que le compete, el cual es velar por los intereses de las comunidades, tienen derecho al cobro de una retribución económica denominada dieta y a los viáticos que corresponda por asistencia a las sesiones municipales para tomar los acuerdos de los actos administrativos que se someten a su consideración.

1.3 El reconocimiento de las dietas y viáticos se encuentra regulado por ordenamiento jurídico y técnico aplicable, razón por la cual resulta de importancia velar porque se implementen controles efectivos, a fin de proteger la hacienda municipal contra cualquier pérdida o uso indebido y tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones en el uso de los recursos utilizados para financiar esos beneficios.


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1.4 En este sentido, cabe indicar que para el periodo 2015, las municipalidades de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres efectuaron pagos por ¢287.873.362,5 millones por concepto de dietas y viáticos a los miembros de los concejos municipales respectivos, lo cual denota la importancia de que los sistemas de control interno institucionales garanticen el correcto uso de esos dineros y que su pago esté acorde de manera rigurosa con el bloque de legalidad. Todo esto en un esfuerzo por responder a las crecientes necesidades de una ciudadanía que demanda una mayor rendición de cuentas de las autoridades que tutelan sus intereses.

1.5 La presente auditoría se realizó de conformidad con las competencias conferidas al Órgano Contralor en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, en los numerales 17, 21, 26 y 37 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y en cumplimiento del programa anual de trabajo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.6 Determinar la conformidad con el marco jurídico aplicable de los pagos realizados por concepto de dietas y viáticos a los miembros de los Concejos Municipales de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.7 La auditoría comprendió el análisis de los pagos realizados por concepto de dietas y viáticos a los miembros de los Concejos Municipales de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, durante el ejercicio económico 2015; el cual se amplió cuando se consideró necesario.

1.8 La auditoría se efectuó de conformidad con las Normas Generales de Auditoria para el Sector Público, promulgadas mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-DC-64-2014, publicada en La Gaceta N.° 184 de 25 de setiembre de 2014; el Manual General de Fiscalización Integral, Resolución R-DC-13-2012 de 3 de febrero de 2012; así como, el Procedimiento de Auditoría y sus criterios de calidad, emitido por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y otra normativa conexa.

1.9 Los criterios de evaluación aplicados en la presente auditoría se comunicaron a los alcaldes de las municipalidades de Puntarenas, Nicoya, y Siquirres y a la alcaldesa de Quepos mediante los oficios y en las fechas detalladas en el cuadro N.° 1. Cabe destacar que no hubo observaciones por parte de las autoridades competentes de esos gobiernos locales respecto de los criterios de evaluación informados.


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Cuadro N.° 1 Comunicación de los criterios de evaluación

2015

Municipalidad Fecha de exposición de criterios

Oficios de comunicación de criterios

Fechas de oficios de comunicación de

criterios

Puntarenas 26/05/2016 DFOE-DL-0606 (07551) 13/06/2016

Nicoya 30/05/2016 DFOE-DL-0605 (07549) 13/06/2016

Quepos 01/06/2016 DFOE-DL-0607 (07553) 13/06/2016

Siquirres 01/06/2016 DFOE-DL-0608 (07555) 13/06/2016

Fuente: Elaboración propia a partir de los oficios de comunicación de los criterios de evaluación

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.10 Las dietas que se pagan a los miembros de los concejos están reguladas en el artículo 30 del Código Municipal. Dichas dietas se pagarán cuando se celebre una sesión ordinaria por semana y hasta dos extraordinarias por mes; el resto de las sesiones no se pagarán. Esta dieta podrá aumentarse anualmente hasta en un veinte por ciento (20%), siempre que el presupuesto municipal ordinario haya aumentado en relación con el precedente, en una proporción igual o superior al porcentaje fijado.

1.11 También se reconoce a los colegiados, el pago viáticos por la asistencia a las sesiones del concejo, y este debe entenderse como aquella suma destinada a la atención de gastos de hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que los entes públicos reconocen a sus servidores cuando éstos deban desplazarse en forma transitoria de su centro de trabajo con el fin de cumplir con las obligaciones de su cargo1.

1.12 En el caso de regidores y síndicos, propietarios y suplentes que residan lejos del recinto Municipal, se le reconocerán los viáticos por la asistencia a las sesiones municipales, correspondientes a transporte, hospedaje y alimentación, según la normativa interna de cada municipalidad y el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos de la Contraloría General de la República.

1.13 De forma general el proceso de pago de dietas de las municipalidades fiscalizadas, se refleja en la imagen N.° 1.

1 Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, CGR 2001.


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Imagen N.° 1 Proceso de pago de dietas de las municipalidades fiscalizadas

1.14 Según las Municipalidades de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, el proceso de pago de viáticos, en forma abreviada, se ilustra en la imagen N.° 2.

Imagen N.° 2 Proceso de pago de viáticos de las municipalidades fiscalizadas

1.15 En ese contexto, para garantizar el buen uso de fondos públicos, las administraciones municipales deben velar porque los pagos de dietas y viáticos efectuados a los miembros de los concejos municipales, se ajusten de manera rigurosa al marco jurídico aplicable, con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia.


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METODOLOGÍA APLICADA

1.16 En la presente fiscalización se emplearon, entre otras técnicas de auditoría, las siguientes:

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

1.17 La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se llevó a cabo el día 06 de diciembre de 2016 mediante una videollamada, la cual fue realizada desde las instalaciones del centro de capacitación de la Contraloría General de la República, a cada una de las Municipalidades fiscalizadas.

1.18 Para la exposición de resultados se realizaron cuatro presentaciones, para lo cual se contó con la participación de los siguientes funcionarios convocados por el Órgano Contralor el día 02 de diciembre de 20162:

2 Oficios N.os DFOE-DL-1308 (15884), DFOE-DL-1307 (15883), DFOE-DL-1309 (15886), DFOE-DL-1310 (15888).


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Municipalidad Nombre Puesto

Nicoya Sr. Keylor Solórzano Campos Director Financiero

Puntarenas Licda. Marny Chan Sibaja Coordinador de Hacienda Municipal

Sra. Jessica Quesada Méndez Tesorera Municipal

Quepos Sra. Patricia Bolaños Murillo Alcaldesa Municipal

Lic. Moises Avendaño Loría Coordinador de Hacienda Municipal

Lic. Jeison Alpizar Vargas Auditor Interno

Siquirres Lic. Kendrall Allen Maitlan Coordinador Administración Tributaria

Licda. Itza López Spencer Asistente de Auditoria Interna

1.19 Posterior a las presentaciones de cita, el borrador de este informe se comunicó el 07 de diciembre de 2016, por la vía del correo electrónico a los siguientes destinatarios y con los oficios que se indican, con el propósito de que las administraciones de las municipalidades auditadas, formularan y remitieran a la Contraloría General, en un plazo no mayor de cinco días hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, esto con la respectiva documentación de respaldo.

Municipalidad Alcalde Oficio

Nicoya Marco Antonio Jiménez Muñoz DFOE-DL-1342 (16133)

Puntarenas Randall Chavarría Matarrita DFOE-DL-1344 (16135)

Quepos Patricia Bolaños Murillo DFOE-DL-1343 (16134)

Siquirres Mangell Mclean Villalobos DFOE-DL-1345 (16136)

1.20 En el plazo definido para la presentación de dichas observaciones, las municipalidades de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, no informaron sobre observaciones respecto al contenido del presente informe, por tanto se mantienen en todos sus extremos los resultados, las conclusiones y las disposiciones respectivas contenidas en el informe.


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2. RESULTADOS

IMPLEMENTACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTROLES EN EL PAGO DE

DIETAS Y VIÁTICOS A LOS CONCEJOS MUNICIPALES.

DEBILIDADES DE CONTROL RESPECTO DEL TRÁMITE EN EL PAGO DE DIETAS A

LOS MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES DE PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS Y SIQUIRRES.

2.1 En el año 2015, las administraciones municipales de Puntarenas, Quepos, Siquirres y Nicoya, efectuaron pagos por concepto de dietas a los miembros del concejo que asistieron a las sesiones municipales, por un monto total de ¢229.030.052,5. Dichos pagos se detallan por gobierno local en el cuadro N.° 2.

2.2 El pago de dietas en las municipalidades auditadas, se ha fundamentado en un reporte que envía la Secretaria de cada Concejo a los funcionarios de la administración municipal para el trámite respectivo. En dicho reporte se indica la fecha de la sesión, el nombre y firma de los regidores y síndicos asistentes. Sin embargo, ese documento no hace referencia a información básica para determinar, con certeza, la procedencia del pago a cada uno de los miembros del Concejo, conforme al ordenamiento jurídico, tal como:

a. Que la hora de ingreso del regidor o síndico se efectuó máximo dentro de los quince minutos inmediatos posteriores a la hora establecida para el inicio la sesión.

b. Que la hora de salida del regidor o síndico concuerda con la hora establecida para finalizar la sesión.

c. Que el regidor o síndico no se encuentra incapacitado y su asistencia a la sesión del Concejo le permite percibir el pago de dieta correspondiente.

d. Que al regidor o síndico no le aplica la restricción de superposición horaria.

e. Que el regidor o síndico cuenta con permiso del Presidente del Concejo para retirarse anticipadamente de la sesión.

f. Que la asistencia del regidor o síndico corresponde a la sustitución de un regidor propietario y que dicha sustitución inició antes o

Cuadro N.° 2 Montos por pago de dietas a los miembros de los Concejos

Municipales Año 2015

Municipalidad Ejecutado

Nicoya ¢56.639.833,8

Puntarenas ¢107.111.894,6

Quepos ¢38.255.891,4

Siquirres ¢27.022.432,6

Total ¢229.030.052,5

Fuente: Elaboración propia a partir de información del SIPP


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inmediatamente después de los quince minutos de gracia concedidos para presentarse a la sesión.

2.3 Las municipalidades de Nicoya y Siquirres, en el mes de diciembre 2015, efectuaron pagos por concepto de dietas a los miembros de sus concejos municipales por ¢4.518.606,00 y ¢2.222.322,70, respectivamente. Dichos montos consideran los pagos de sesiones ordinarias celebradas en una misma semana. En los cuadros N.° 3 y N.°4 se muestra el detalle de las sesiones celebradas y pagadas en el mes de diciembre de 2015 en esos gobiernos locales.

2.4 Las municipalidades de Puntarenas y Siquirres, efectuaron pagos por concepto de dietas a favor de algunos regidores y síndicos, pese a que estos no asistieron a las sesiones respectivas, con el argumento de que se encontraban realizando gestiones de trabajo en representación del órgano colegiado. Sin embargo, en algunos casos, no existió un acuerdo previo del Concejo autorizando esa participación. Más bien, esa autorización se dio por parte del Concejo el mismo día en que los ediles se ausentan de la sesión. En esos acuerdos no se consignaron las funciones encomendadas a esos concejales. Tampoco se exigió una rendición de cuentas de la labor realizada en representación del Concejo.

Cuadro N.° 3 Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal de Siquirres

Mes de diciembre, 2015

Semana Sesión Extraordinaria pagada Sesión Ordinaria pagada

Fecha N° sesión Fecha N° sesión Fecha N° sesión

01 al 05 02/12/2015 N.° 180 --- --- --- ---

06 al 12 --- --- 07/12/2015 N.° 292 09/12/2015 N.° 293

13 al 19 16/12/2015 N.° 181 14/12/2015 N.° 294 18/12/2015 N.° 295

20 al 26 --- --- --- --- ---

27 al 31 --- --- --- --- ---

Fuente: Elaboración propia a partir de información de la municipalidad de Siquirres. Cuadro N.° 4

Sesiones Ordinarias y Extraordinarias del Concejo Municipal de Nicoya Mes de diciembre, 2015

Semana Sesión Extraordinaria pagada Sesión Ordinaria pagada

Fecha N° sesión Fecha N° sesión Fecha N° sesión

1 al 5 02/12/2015 N.° 177 --- --- --- ---

6 al 12 06/12/2015 N.° 178 07/12/2015 N.° 293

13 al 19 14/12/2015 N.° 294 17/12/2015 N.° 295

20 al 26 --- 21/12/2015 N.° 296 --- ---

27 al 31 --- --- --- --- ---

Fuente: Elaboración propia a partir de información de la municipalidad de Nicoya.


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2.5 La Municipalidad de Nicoya no cuenta con un reglamento de sesiones que regule a lo interno, lo correspondiente a realización de las sesiones del Concejo y que considere los mecanismos de control necesarios respecto del pago de dietas.

2.6 Al respecto, el Código Municipal Ley No. 7794 establece que:

a. Los regidores propietarios y regidores suplentes cuando sustituyan a los propietarios en una sesión remunerable, perderán las dietas, cuando no se presenten dentro de los quince minutos inmediatos posteriores a la hora fijada para comenzar la sesión o cuando se retiren antes de finalizar la sesión.

b. Los regidores suplentes devengarán la dieta cuando sustituyan a los propietarios en una sesión remunerable, siempre que la sustitución comience antes o inmediatamente después de los quince minutos de gracia contemplados y su asistencia se extienda hasta el final de la sesión.

c. El Concejo podrá establecer licencia sin goce de dietas a los regidores, los síndicos y el Alcalde municipal, por enfermedad o incapacidad temporal, licencia por el término que dure el impedimento.

d. Solo se pagará la dieta correspondiente a una sesión ordinaria por semana y hasta dos extraordinarias por mes; el resto de las sesiones no se pagarán.

e. Por medio de un reglamento interno los concejos regularan:

i. El Concejo acordará la hora y el día de sus sesiones. ii. La toma de la nómina de los miembros presentes. iii. Las sesiones extraordinarias que serán realizadas en el mes iv. El número de miembros correspondiente para celebrar la

sesiones y toma de acuerdos. v. La obligación del Alcalde de ejercer las funciones inherentes

a la condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales, vigilando la organización, el funcionamiento, la coordinación, el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general.

2.7 Asimismo, la Procuraduría General de la República ha señalado:

a. En el dictamen N.° C-069-2009 de 10 de marzo de 2009, que si el funcionario está incapacitado para laborar en el puesto que ocupa como asalariado, por paridad de razón tampoco se encuentra en condiciones de asistir a las sesiones del Concejo durante el período por el cual se le otorgó la incapacidad. Es decir, el funcionario que se encuentra incapacitado no puede ni debe asistir


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a una sesión del Concejo, y mucho menos percibir el pago de la correspondiente dieta o de viáticos.

b. En el dictamen N° C-334-2014 de 14 de octubre de 2014 señala que quienes desempeñen un cargo dentro de la función pública, no podrán devengar dieta alguna como miembros de juntas directivas o de otros órganos colegiados pertenecientes a órganos, entes y empresas de la Administración Pública, salvo si no existe superposición horaria entre la jornada laboral y las sesiones de tales órganos.

2.8 Por su parte, la Ley General de Control Interno, N.° 8292 y las Normas de control interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE, establecen:

a. La obligatoriedad de contar con sistemas de control interno aplicables, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales; que proporcionen seguridad para proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; para garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones; y para cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

b. El jerarca y los titulares subordinados les corresponderá velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente y tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades.

c. Son deberes del jerarca y de los titulares subordinados documentar, mantener actualizados y divulgar internamente las políticas, normas y procedimientos de control, así como emitir las instrucciones pertinentes para guiar y uniformar la ejecución de las operaciones.

d. La responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados de emprender las medidas pertinentes para la consecución de los objetivos; y vigilar el cumplimiento y perfeccionar las actividades de control necesarias para garantizar razonablemente la correcta gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI.

2.9 En síntesis, las debilidades expuestas en este apartado obedecen a que el pago de las dietas en esas entidades se ha fundamentado, básicamente, en la costumbre, la práctica, el criterio, el conocimiento y la discrecionalidad de los funcionarios que han asumido esta labor, sin una dirección sustentada en guías o instructivos lineamientos, y políticas que orienten y uniformen esa labor, a fin de que esos pagos estén ajustados a la normativa aplicable.


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2.10 En consecuencia, las debilidades determinadas podrían ocasionar el pago de dietas a regidores y síndicos, propietarios y suplentes, al margen del ordenamiento jurídico aplicable y en perjuicio de las finanzas municipales. Además, del riesgo de que funcionarios municipales puedan verse sometidos a procedimientos administrativos por pagos de dietas o viáticos improcedentes.

DEBILIDADES DE CONTROL EN RELACIÓN CON EL AL PAGO DE VIÁTICOS A

MIEMBROS DE LOS CONCEJOS MUNICIPALES DE PUNTARENAS, NICOYA, QUEPOS Y SIQUIRRES.

2.11 En el año 2015, las administraciones municipales de Puntarenas, Quepos, Siquirres y Nicoya, efectuaron pagos de viáticos por concepto de transporte, alimentación y hospedaje a regidores y síndicos municipales que asistieron a las sesiones del concejo municipal, en su condición de propietarios y suplentes, por un monto total de ¢58.843.310,00. En el cuadro N.° 5 se presenta el detalle de gastos en que incurrió cada municipalidad.

2.12 Los pagos por concepto de viáticos en cuestión, no se fundamentan en un estudio para cada representante del Concejo Municipal, que permita definir criterios claros y objetivos, respecto de cuáles residencias se consideraran lejanas de la sede del lugar de sesiones del Concejo, a fin de reconocer el pago de esos gastos. Por el contrario, en esas municipalidades se ha adoptado la práctica de pagar los montos de transporte que cada miembro del concejo municipal consigna en los respectivos formularios de liquidación.

2.13 En la Municipalidad de Puntarenas, el análisis de 350 liquidaciones de viáticos a miembros del Concejo, tramitadas durante el año 2015, por la suma total de ¢37.061.849,0, permitió determinar que tales documentos carecen de información sobre las calidades de los funcionarios municipales responsables de autorizar dichos pagos.

Cuadro N°5 Sumas pagadas por concepto de viáticos y transporte

Periodo 2015

Municipalidad Transporte Viáticos Total

Puntarenas ¢14.166.075,0 ¢26.533.825,0 ¢40.699.900,0

Quepos ¢14.557.475,0 ¢818.050,0 ¢15.375.525,0 Siquirres ¢766.185,0 ¢419.600,0 ¢1.185.785,0 Nicoya ¢469.150,0 ¢1.112.950,0 ¢1.582.100,0

Total ¢29.958.885.0 ¢28.884.425,0 ¢58.843.310,0

Fuente: Elaboración propia a partir de información de las municipalidades de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres.


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2.14 En la Municipalidad de Quepos, el gasto por concepto de viáticos de transporte para la asistencia de los miembros del Concejo a las sesiones municipales en el periodo 2015, fue de ¢14.557.475,0. Dichos gastos se reconocieron de manera regular a 12 de los 16 miembros del Concejo para todas las sesiones de ese año. Es decir, se les pagó el servicio de transporte por el monto que cada uno de esos miembros consignó en la respectiva liquidación, sin mediar el comprobante del gasto y sin constatar que se está empleando el medio de transporte más económico para tales propósitos. Cabe destacar que 6 de esos miembros del Concejo cobran por ese concepto de manera regular ¢18.000,0 por cada sesión, el resto cobra entre ¢8.000,0 y ¢12.500,0 por sesión.

2.15 La Municipalidad de Nicoya, carece de un reglamento interno para regular el pago de los viáticos a miembros del concejo por asistir a las sesiones.

2.16 En relación con lo comentado, el Reglamento de gastos de viaje y de transporte para funcionarios públicos emitido por la Contraloría General, establece que la Administración debe optar por el uso de los medios de transporte que resulten más económicos, en atención de las circunstancias particulares de cada caso.

2.17 Asimismo, el Reglamento para el pago de gastos de transporte, hospedaje y alimentación a los señores Regidores y Síndicos propietarios y suplentes de la Municipalidad de Puntarenas, establece que la administración municipal debe elaborar el estudio correspondiente de cada representante del Concejo Municipal, para la cancelación de gasto de transporte, alimentación y hospedaje e implementar controles, considerando el principio de probidad, transparencia, razonabilidad, evitando el despilfarro y uso indebido de los fondos públicos.

2.18 También, la Municipalidad de Quepos, en su reglamento de gastos de viaje y transporte establece que mediante acuerdo específico el concejo deberá definir bajo criterios claros y objetivos, cuáles residencias se consideraran lejanas de la sede del concejo, a fin de reconocer ese beneficio regulado. Excepcionalmente, y solo cuando no exista servicio de transporte público colectivo disponible, se reconocerá el servicio de taxi de conformidad con las tarifas aprobadas por ARESEP. En este caso deberá presentarse el comprobante idóneo respectivo.

2.19 Por su parte, la Contraloría General de la República ha señalado:

a. Criterio DJ-0641-201116 de junio de 2011. El reconocimiento del pago de taxis procede, siempre que previamente se regule el mismo por medio del reglamento de cada municipalidad, y se


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pondere en términos generales las condiciones normativas que garanticen la economicidad para la Administración, que prevean aspectos tales como las facilidades de traslado que exista en el cantón. Asimismo, señaló que se deben definir los alcances del término “lejanía” contemplado en el artículo 30 del Código Municipal, a fin de establecer las distancias, o bien, las situaciones especiales a partir de las cuales procede el reconocimiento de este rubro de naturaleza excepcional.

b. Criterio DI-AA-665 (3782) del 6 de abril del 2005. El Reglamento de viáticos que dicta la Contraloría General, sirve únicamente como referencia para el reconocimiento de las tarifas (Artículos 18º y 22º) que en tales casos pueda reconocer el Ayuntamiento. Corresponde al órgano superior de esa Corporación dictar el reglamento que regula el pago de viáticos a regidores y síndicos para la asistencia a sesiones del concejo, cuando éstos residan lejos de la sede del concejo, incluyendo dentro de dicha regulación la definición de la distancia a partir de la cual se deberán pagar dichos viáticos.

2.20 Además, la Ley General de Control Interno N.° 8292 y las Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE establecen, que son deberes del jerarca y de los titulares subordinados, asegurar que la información posea las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. De igual manera, dispone que se debe asegurar que la información posea características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.

2.21 En esa línea, el Código Municipal señala la obligación del Alcalde de ejercer las funciones inherentes a la condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales, vigilando la organización, el funcionamiento, la coordinación, el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general.

2.22 Las debilidades señaladas, se deben principalmente a lo siguiente:

a. El pago de viáticos a los concejales en esas entidades se ha fundamentado, básicamente, en la costumbre, la práctica, el criterio, el conocimiento y la discrecionalidad de los funcionarios que han asumido esta labor, sin una dirección sustentada en guías, instructivos o lineamientos y política que orienten y uniformen esa labor ajustados a la normativa aplicable.


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b. Ausencia de información de referencia de los miembros de los concejos municipales, que permita determinar la distancia de la residencia, accesibilidad de transporte público y horas de viaje, de cada miembro para proceder al pago de viáticos correspondiente.

c. Falta de supervisión y vigilancia de las operaciones por parte de autoridades administrativas sobre el cumplimiento de las normas y de los instrumentos de control.

d. Se desestima la importancia de sustentar con los correspondientes documentos probatorios las respectivas liquidaciones para el pago de viáticos.

e. La corporación municipal no garantiza el uso eficiente de los recursos.

2.23 Por consiguiente, las administraciones se pueden enfrentar a lo siguiente:

a. Incumplimiento de las normas que regulan el reconocimiento de viáticos, con el eventual riesgo de enfrentar procedimientos administrativos.

b. Pago indiscriminado de viáticos en detrimento de las finanzas municipales, sin la observancia de estudios técnicos y de las regulaciones normativas aplicables.

c. Riesgo de consumir de forma anticipada los recursos presupuestados para el pago de viáticos a los miembros del concejo.

d. Riesgo que se autoricen y efectúen pagos que resulten superiores a otros medios de transporte más económicos para la administración municipal.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Administración Municipal debe estar orientada a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economía, eficacia y eficiencia, lo cual implica, entre otras cosas, que la organización y función administrativa deben estar diseñadas y concebidas para garantizar la obtención de los objetivos, fines y metas propuestos para obtener los mejores resultados.

3.2 En ese contexto, resulta primordial que los entes públicos cuenten con sistemas de control interno aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales, que protejan y conserven el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; generen información confiable y oportuna; garanticen que las operaciones se cumplan en congruencia plena con el ordenamiento jurídico y técnico respectivo.


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3.3 Sin embargo, los hechos señalados en el presente informe, devienen por fallas sistemáticas en las instituciones analizadas para acreditar que las acciones administrativas desarrolladas para el pago de dietas y viáticos a los miembros del concejo, se sustentan en la buena técnica y prácticas conforme a la normativa que le regula.

3.4 En ese sentido, la inobservancia de las normas que rigen la materia sobre los desembolsos de dietas y viáticos a los concejos municipales y la falta de supervisión de las operaciones administrativas, ocasiona poca exactitud y confiabilidad en los procedimientos efectuados por los gobiernos locales auditados.

3.5 En resumen, en aras de la salvaguarda de los recursos públicos destinados a los fines objeto de fiscalización, los gobiernos locales de Puntarenas, Nicoya, Quepos y Siquirres, están obligados a fortalecer los procesos de control interno, a fin de que los pagos a los regidores y síndicos, propietarios y suplentes, se ajuste de manera estricta a los establecido en el Código Municipal y demás normativa conexa, a fin de garantizar la transparencia que debe prevalecer en el ejercicio de la función pública y administrar los riesgos respecto de la comisión de errores e irregularidades con los fondos públicos.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los “Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría”, emitidos mediante resolución Nro. R-DC-144-2015, publicados en La Gaceta Nro. 242 del 14 de diciembre del 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 04 de enero de 2016.

4.3 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.


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A LOS ALCALDES Y ALCALDESA MUNICIPAL DE NICOYA, PUNTARENAS, SIQUIRRES Y QUEPOS, O A QUIEN EN SU LUGAR

OCUPE EL CARGO

4.4 Emitir, divulgar e implementar a los funcionarios competentes, los procedimientos de control que permitan efectuar de manera rigurosa el pago de las dietas con fundamento en lo establecido en el Código Municipal y demás normativa conexa. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones, a más tardar el 28 de abril de 2017, certificación de la emisión, divulgación e implementación de los procedimientos de control requeridos. (ver párrafos del 2.1 al 2.10).

4.5 Realizar un estudio para que el pago de viáticos a los miembros de los concejos municipales, al menos considere la distancia de la residencia, accesibilidad de transporte y hora del viaje de cada miembro del concejo, así como el correspondiente medio de trasporte que resulte más económico para proceder al pago de viáticos. Asimismo, implementar los controles para que el pago de viáticos se sustente en los resultados del informe técnico requerido.

Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones a más tardar el 31 de agosto de 2017, un oficio en que se haga constar que se realizó el estudio, y al 31 de octubre de 2017, un oficio en que se haga constar que se implementaron los controles solicitados. (Ver párrafos 2.12, y del 2.16 al 2.23).

A RANDALL CHAVARRÍA MATARRITA EN SU CALIDAD DE ALCALDE

MUNICIPAL DE PUNTARENAS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL

CARGO

Emitir, divulgar e implementar una directriz para que los formularios que sustentan el pago de viáticos a miembros del Concejo Municipal consignen en el apartado de autorizaciones, los requisitos que acrediten su validez para efectuar el pago. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones a más tardar el 31 de enero 2017 un oficio en que se haga constar que se emitió y divulgó la directriz solicitada. Y al 28 de abril de 2017 un oficio en que se haga constar la implementación de la directriz solicitada. (Ver párrafos 2.13, 2.17 y del 2.19 al 2.23).


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A MARCO ANTONIO JIMÉNEZ MUÑOZ EN SU CALIDAD DE ALCALDE

MUNICIPAL DE NICOYA, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO.

4.6 Emitir, divulgar e implementar el reglamento que regule lo correspondiente a realización de las sesiones del Concejo y que considere los mecanismos de control necesarios respecto del pago de dietas. Asimismo, emitir, divulgar e implementar el reglamento para el pago de viáticos que regule, entre otros, los gastos de viáticos a miembros del concejo municipal.

Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse al Área de Seguimiento de Disposiciones, a más tardar el 31 de julio de 2017, certificación de la emisión, divulgación e implementación de la reglamentación solicitada. (Ver párrafos 2.5 y 2.15 y del 2.19 al 2.23).

AL CONCEJO MUNICIPAL DE NICOYA

4.7 Resolver, conforme con sus competencias, las propuestas presentadas por la Alcaldía Municipal de Nicoya en atención a la disposición 4.6. Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deben remitir al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República, a más tardar el 31 de mayo del 2017, los acuerdos adoptados en relación con las propuestas recibidas del Alcalde Municipal. (Ver párrafos 2.5 y 2.15).

Lic. German A. Mora Zamora Licda. Marley Fernández Díaz Gerente de Área Asistente Técnico

Licda. Marina Fernández-Cuesta Román Fiscalizador Asociado


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