INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2015 30 DE SETIEMBRE ......PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL...

Contraloría General de la República

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INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2015 30 DE SETIEMBRE, 2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL RELACIONADA CON EL PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA

EN LAS MUNICIPALIDADES DE NARANJO, ATENAS, GRECIA Y VALVERDE VEGA

2015

http://www.cgr.go.cr/




CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................ 2

ALCANCE DE LA AUDITORÍA ................................................................................. 2

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ....................................................... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS ....................... 6

2. RESULTADOS ........................................................................................................ 7

LA FASE DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA NO SE FUNDAMENTA EN UN SISTEMA, INSTRUCTIVOS Y FORMULARIOS APROBADOS POR LAS INSTANCIAS COMPETENTES .................................................................. 7

3. CONCLUSIONES ................................................................................................. 12

4. DISPOSICIONES .................................................................................................. 13

A LA DRA. QUÉRIMA BERMUDEZ VILLEGAS, ALCALDESA MUNICIPAL DE ATENAS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO. ................................... 14

AL LIC. ADRIÁN BARQUERO SABORÍO, ALCALDE MUNICIPAL DE GRECIA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO..................................... 14

AL LIC. LUIS ANTONIO BARRANTES CASTRO, ALCALDE MUNICIPAL DE VALVERDE VEGA O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO. ..................... 14

A LA LCDA. OLGA MARTA CORRALES SÁNCHEZ, ALCALDESA MUNICIPAL DE NARANJO O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO. ................................ 15

ANEXO ÚNICO 16





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2015

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? El proceso de formulación del presupuesto institucional de las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega, con el propósito de verificar si se apega a la técnica y al ordenamiento jurídico aplicable. ¿Por qué es importante? Las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega atienden a una población de más de 162 mil habitantes y para el período 2015 proyectaron en sus presupuestos iniciales, en conjunto, la suma de unos ¢11.000,0 millones. De ahí, que la formulación presupuestaria debe cumplir con los requerimientos jurídicos y técnicos aplicables, de manera tal que el presupuesto exprese la asignación óptima de los recursos disponibles, se atiendan los requerimientos de la planificación institucional y sean satisfechas las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada la institución, aparte de que reúna las condiciones para ser sometido a la fase de aprobación presupuestaria (interna y externa, según corresponda).

¿Qué encontramos? La fase de formulación del presupuesto institucional en las municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega, obedece a un proceso fundamentado, por lo general, en la costumbre, la práctica, el criterio y el conocimiento de funcionarios que han asumido esta labor en esos gobiernos locales, en ocasiones, con algunas instrucciones giradas por las alcaldías. Es decir, no constituye un proceso sistemático orientado en normativa interna debidamente aprobada por las instancias competentes y en los instrumentos de planificación institucional, lo cual podría limitar el rol estratégico del presupuesto como instrumento para ordenar y controlar las finanzas municipales y gestionar de una forma eficiente, eficaz y económica la prestación de bienes y servicios públicos en aras de lograr resultados positivos en función del desarrollo local.


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En ese sentido, se determinó que las instituciones municipales mencionadas, entre los años 2013 y 2014, cumplieron en promedio entre un 35% y un 76% las metas propuestas a sus comunidades en los planes y presupuestos municipales, o sea, están incluyendo en esos instrumentos proyectos o metas que no se están ejecutando de manera eficiente, en detrimento del desarrollo de las comunidades cuyos intereses tutelan. Además, esta situación podría incidir en la falta de rigurosidad técnica y legal en la formulación del presupuesto en esas municipalidades y el eventual incumplimiento de los plazos establecidos por ley para la formulación y presentación del presupuesto inicial a las instancias -internas y externa- encargadas de su aprobación, máxime si se considera la complejidad de la estructura del presupuesto de las municipalidades y el monto de recursos que administran-unos 11 mil millones para el 2015-. Por lo tanto, resulta un reto para las autoridades competentes de esas municipalidades, tomar las acciones correctivas para fortalecer la fase de formulación presupuestaria, de manera que se logre atender razonablemente los requerimientos del ordenamiento jurídico y de la técnica presupuestaria y garantizar a sus ciudadanos el uso eficiente de los recursos públicos que administran esos ayuntamientos.

¿Qué sigue? A las alcaldías de las municipalidades de Atenas, Grecia y Valverde Vega se les dispone elaborar, implementar y divulgar a las instancias correspondientes, con fundamento en el ordenamiento jurídico, y con la participación activa de las unidades administrativas y funcionarios competentes, las regulaciones internas para la fase de formulación presupuestaria. A la Alcaldía de la Municipalidad de Naranjo, Incorporar, al manual existente, los procedimientos para que la fase de formulación presupuestaria se realice con base en la planificación institucional y se promueva la participación activa de las unidades ejecutoras en este proceso.





INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2015

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL RELACIONADA CON EL PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA

EN LAS MUNICIPALIDADES DE NARANJO, ATENAS, GRECIA Y VALVERDE VEGA

1. INTRODUCCIÓN

ORIGEN DE LA AUDITORÍA

1.1. Las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega atienden a una población de más de 162 mil habitantes y para el período 2015 proyectaron en sus presupuestos iniciales, en conjunto, la suma de unos ¢11.000,0 millones.

1.2. De ahí, que la formulación presupuestaria debe cumplir con los requerimientos jurídicos y técnicos aplicables, de manera tal que el presupuesto exprese la asignación óptima de los recursos disponibles, se atiendan los requerimientos de la planificación institucional y sean satisfechas las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada la institución, aparte de que reúna las condiciones para ser sometido a la fase de aprobación presupuestaria (interna y externa, según corresponda).

1.3. Dicha formulación presupuestaria debe cumplir con todos los requerimientos jurídicos y técnicos, de manera tal que el proyecto de presupuesto, que es su producto final, reúna las condiciones para ser sometido a la fase de aprobación presupuestaria (interna y externa, según corresponda).

1.4. En consecuencia, es importante promover que la fase de formulación cumpla el bloque de legalidad y, en general, su mejora para que el presupuesto constituya una herramienta que coadyuve al logro de los objetivos de las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega y al desarrollo de los cantones.


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1.5. La auditoría se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y los numerales 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428, en cumplimiento del Plan Anual Operativo de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.6. Evaluar si el proceso de formulación del presupuesto en las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega se apega a la técnica y al ordenamiento jurídico.

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

1.7. La presente auditoría de carácter especial comprende el análisis de la fase de formulación del Presupuesto inicial para el año 2015 en las Municipalidades de Naranjo, Atenas, Grecia y Valverde Vega.

1.8. La auditoría se efectuó de acuerdo con el Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público (NGASP), promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-64-2014, publicada en La Gaceta N.° 184 del 25 de setiembre de 2014; el Manual General de Fiscalización Integral, Resolución R-DC-13-2012 del 3 de febrero de 2012; así como el Procedimiento de Auditoría y sus criterios de calidad, emitido por la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE).

1.9. En junio del 2015, en la sala de sesiones de la Municipalidad de Grecia, se comunicaron verbalmente a funcionarios de las Municipalidades fiscalizadas los criterios de evaluación que serían aplicados en la actividad de examen, según el procedimiento establecido en la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa para tales efectos. Al respecto, se concedió un plazo de tres días hábiles para la remisión de las observaciones que se consideraran pertinentes, con el objeto de ser valoradas. En relación con dichos criterios no se recibieron observaciones.

1.10. Mediante oficios N.°s 08614 (DFOE-DL-0669), 08615 (DFOE-DL-0670), 08617 (DFOE-DL-0671) y 08618 (DFOE-DL-0672) del 18 de junio de 2015; la Contraloría General realizó la comunicación escrita de criterios de evaluación a la Doctora Querima Bermúdez Villegas, Alcaldesa de la Municipalidad de Atenas, Licenciado Adrián Barquero Saborío, Alcalde de la Municipalidad de Grecia, Licenciada Olga Marta Corrales Sánchez, Alcaldesa de la Municipalidad de Naranjo y Licenciado Luis Antonio Barrantes Castro, Alcalde de la Municipalidad de Valverde Vega.


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1.11. Las administraciones municipales referidas no realizaron observaciones a los criterios de evaluación comunicados.

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA

1.12. La fase de formulación presupuestaria es la base del proceso presupuestario que conforma el subsistema de Presupuesto Institucional, el cual comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario.

1.13. De ahí que la formulación es fundamental para que el presupuesto sea un instrumento al servicio de las instituciones que les permita gestionar de una forma eficaz, eficiente y económica la prestación de los bienes y servicios públicos, atendiendo los requerimientos de la planificación institucional, y satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada la institución.

1.14. El procedimiento aplicado en la formulación del presupuesto inicial para el período 2015 de estas municipalidades comprendió, en términos generales, la remisión por parte de la Alcaldía de un oficio a los jefes de departamento o encargados, con la solicitud de las proyecciones presupuestarias de ingresos y de egresos y con los lineamientos a seguir.

1.15. La participación de las unidades ejecutoras se limita a remitir una lista con los requerimientos de gastos y en algunos casos a elaborar las proyecciones de los ingresos que le corresponden. Con base en dicha información, la Alcaldía y el funcionario responsable de formular el presupuesto, prepararon el proyecto de presupuesto para ese periodo y finalmente la Alcaldía lo remitió al Concejo Municipal. En los siguientes diagramas se esquematiza este proceso:

./..


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MUNICIPALIDAD DE ATENAS PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL 2015

Fuente: Elaboración propia con base en informacion suministrada por la Municipalidad de Atenas.

MUNICIPALIDAD DE GRECIA PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL 2015

Fuente: Elaboración propia con base en informacion suministrada por la Municipalidad de Grecia.


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MUNICIPALIDAD DE VALVERDE VEGA PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL 2015

Fuente: Elaboración propia con base en informacion suministrada por la Municipalidad de Valverde Vega

1.16. En la Municipalidad de Naranjo cuentan con un Manual Financiero Contable. Cada unidad remite por separado los requerimientos de gastos al Director Financiero Tributario, quien a su vez formula el presupuesto y lo remite al Alcaldía. En este proceso no existe una participación de las unidades ejecutoras; además, no hubo participación del responsable de la planificación en el proceso de formulación presupuestaria y el Manual Financiero Contable tampoco la contempla. En el siguiente diagrama se muestra dicho proceso:

MUNICIPALIDAD DE NARANJO PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL 2015

Fuente: Elaboración propia con base en informacion suministrada por la Municipalidad de Naranjo.


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1.17. En las Municipalidades de Naranjo y Valverde Vega, la elaboración del documento presupuestario no se realiza conforme lo establece el marco normativo aplicable, por cuanto se elabora el presupuesto primero y luego se completa el documento denominado Matriz de Planificación. Las Municipalidades de Atenas y Grecia indican que si hacen la vinculación del plan y el presupuesto; sin embargo, no existen directrices emitidas por la Alcaldía para establecer los mecanismos de vinculación respectivos.

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS

1.18. La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto de la auditoría a que alude el presente informe, se llevó a cabo en la sala de sesiones de la Municipalidad de Grecia, el día 23 de setiembre de 20151, con la presencia de los siguientes funcionarios municipales:

Nombre del Funcionario Puesto

Patricia Calvo Araya Coordinadora de Planificación Municipal de Atenas

Jorge Rodríguez Montero

Coordinador de Presupuesto Municipal de Atenas

Maricruz Arce Delgado Auditora Interna Municipal de Atenas

Adrián Barquero Saborío Alcalde Municipal de Grecia

Cecilia Barquero Saborío Coordinadora de Hacienda Municipal de Grecia

Víctor Hidalgo Oviedo Coordinador Gestión Administrativa Municipal de Grecia

Alexander Acuña Director Administrativo y de Planificación Municipal de Naranjo

Alexis Arroyo Bonilla Asistente de la Auditoria Interna Municipal de Naranjo

Vilma Santamaría Barquero,

Auditora Interna Municipal de Naranjo

Luis Antonio Barrantes Castro

Alcalde Municipal de Valverde Vega

Dennis Porras Chacón Contador Municipal de Valverde Vega

Marco Zamora Soto Coordinador de Hacienda Municipal de Valverde Vega

Jaime Cossio Betancurt Auditor Interno Municipal de Valverde Vega

1 Dicha actividad fue convocada mediante los oficios números 13366 (DFEO-DL-1006), 1337 (DFOE-DL-1008),

13376 (DFOE-DL-1009), 13380 (DFOE-DL-1010), 13381 (DFOE-DL-1011), 13395 (DFOE-DL-1012), 13397 (DFOE-DL-1013) y 13399 (DFOE-DL-1014), del 19 de setiembre del año en curso.


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1.19. La presentación se llevó a cabo, como se indicó líneas atrás, en la sala de sesiones de la Municipalidad de Grecia, con lo cual se facilitó el desplazamiento de los funcionarios de las administraciones municipales involucradas y, por ende, se logra un ahorro de recursos en viáticos, uso de vehículos y combustible. Además, se logra mayor eficiencia y en un mínimo de tiempo, al compartir la información en referencia de manera uniforme a todos los funcionarios municipales convocados en una misma actividad.

1.20. El borrador del presente informe se entregó el 23 de setiembre del presente año por medio de los oficios números DFOE-DL-1094 (13610), DFO-DL-1095 (13611), DFOE-DL-1096(13612), DFOE-DL-1097(13613) de fecha 22 de setiembre de 2015, con el propósito de que en un plazo no mayor a cinco días hábiles, se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios para el Desarrollo Local, las observaciones que se consideren pertinentes sobre su contenido.

1.21. Al respecto, con el oficio número ALC-0869-2015 del 24 de setiembre y del 25 de setiembre de 2015, los Alcaldes de Grecia y Valverde Vega, respectivamente, comunicaron que no tienen observaciones al borrador del informe remitido.

1.22. Es menester indicar que las alcaldesas y el alcalde municipales de Atenas, Naranjo y Valverde Vega, en ese orden, con oficios números MAT-DASA-547-2015, MN-ALC-5041-15 y 1109-2015, del 25 y 28 de setiembre 2015 realizaron observaciones al borrador del informe. El análisis correspondiente de cada una de las observaciones y comentarios realizados se detalla en el Anexo Único de este documento, y se incorporaron en el informe aquellas que se consideraron pertinentes. Aclarar, que ninguna de las observaciones planteadas cambian por el fondo los resultados y disposiciones contenidas en el borrador del informe remitido a estas municipalidades.

2. RESULTADOS

LA FASE DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA NO SE FUNDAMENTA EN UN SISTEMA, INSTRUCTIVOS Y FORMULARIOS APROBADOS POR LAS INSTANCIAS COMPETENTES

2.1 La fase de formulación presupuestaria en las municipalidades objeto de auditoría, se caracteriza fundamentalmente, por:

2.1.1 Estar orientada, por lo general, en algunas indicaciones escritas de las Alcaldías a los jefes de departamento o encargados de estas labores, básicamente, con las proyecciones presupuestarias de los ingresos y de


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los egresos y algunos lineamientos a seguir; así como, en las actividades desarrolladas por los funcionarios a cargo de esas labores producto de la práctica, la costumbre, su experiencia y su conocimiento.

2.1.2 Una participación de las unidades ejecutoras, por lo general, limitada a remitir una lista con los requerimientos de gastos y, en algunos casos, a elaborar proyecciones de ingresos cuando les corresponde.

2.1.3 No considerar el Plan Anual Operativo como referencia básica para la formulación del presupuesto institucional.

En este sentido, se determinó que:

Municipalidad de Naranjo:

Cada unidad administrativa, remite por separado los requerimientos de gastos al Director Financiero Tributario, quien a su vez, formula el proyecto de presupuesto y lo remite al Alcalde.

La elaboración del documento presupuestario no se realiza en consideración del marco de referencia de la planificación institucional ya que primero se elabora el presupuesto y luego se completa el documento denominado “Matriz de Planificación”.

El Director Administrativo y de Planificación no participa en la elaboración de la Matriz de Planificación, función que se ha asignado al Director Financiero Tributario.

La Alcaldesa Municipal de Naranjo, mediante oficio N.° MN-ALC-5041-15 del 28 de setiembre de 2015, hace la observación de que el Director Administrativo y de Planificación tiene conocimiento de los Planes de Trabajo de cada Centro de Costos.

Municipalidad de Valverde Vega:

La elaboración del presupuesto inicial no se realiza en consideración del marco de referencia de la planificación institucional. En esa municipalidad primero se formula el presupuesto y luego se completa la “Matriz de Planificación”.

Las unidades ejecutoras, no participan en la elaboración del Plan Anual Operativo ni lo toman en cuenta para formular el presupuesto de su unidad.


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Municipalidad de Atenas:

No cuenta con directrices dadas por la Alcaldía para establecer los mecanismos de vinculación entre el plan y el presupuesto.

Las unidades ejecutoras no participan en la elaboración del Plan Anual Operativo ni lo toman en cuenta para formular el presupuesto de su unidad

Municipalidad de Grecia:

No existen directrices emitidas por la Alcaldía para establecer los mecanismos de vinculación entre el plan y el presupuesto.

2.2 En relación con las situaciones expuestas, las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE) señala que:

2.2.1 El proceso presupuestario deberá apoyarse en la planificación de corto plazo, la cual comprende una serie de actividades administrativas que involucran al jerarca y titulares subordinados, y a otros niveles de la organización, quienes determinan los resultados que se esperan alcanzar en el término del ejercicio presupuestario, las acciones, los medios y los recursos necesarios para obtenerlos (Norma 3.2).

2.2.2 Se deberá establecer los procedimientos y mecanismos, para que:

Los responsables de cada programa elaboren y le informen sobre la respectiva programación de la ejecución física y financiera, que será básica para la consolidación a nivel institucional y servirá de insumo para la formulación del proyecto de presupuesto institucional (Norma 4.1.5).

Permitan determinar los requerimientos de bienes, servicios y otros gastos para el cumplimiento de los objetivos y metas del programa (Norma 4.1.6).

2.2.3 En la formulación presupuestaria se deberán considerar, entre otros elementos los resultados de la ejecución y la evaluación física y financiera de la gestión de periodos anteriores (Norma 4.1.3 f).

2.3 El Código Municipal señala que el presupuesto del respectivo gobierno local deberá satisfacer el plan operativo anual de la manera más objetiva, eficiente, razonable y consecuente (Artículo 92).


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2.4 La Ley General de Control Interno N.° 8292, señala que son deberes del jerarca y de los titulares subordinados, el documentar, el mantener actualizados y el divulgar internamente las políticas, las normas y los procedimientos de control.

2.5 Las debilidades determinadas se asocian básicamente con las siguientes causas:

2.5.1 La fase de formulación del presupuesto inicial en las municipalidades de Atenas, Grecia y Valverde Vega no obedece a un proceso basado en la existencia de políticas emitidas por las autoridades competentes ni en una guía producto de manuales y procedimientos oficiales debidamente aprobados y divulgados a los funcionarios responsables de esa labor en esos gobiernos locales a fin de que la ejecución de las actividades vinculadas con esta fase fundamental del proceso presupuestario se realice de manera sistemática y uniforme.

2.5.2 El manual financiero contable de la Municipalidad de Naranjo es omiso en cuanto a detallar el procedimiento que se debe seguir para que la planificación sea la base del proceso presupuestario, y las responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado del proceso de formulación presupuestaria.

2.5.3 Esos gobiernos locales carecen de un procedimiento que guíe el desarrollo de actividades como las siguientes:

La formulación del plan operativo anual (POA) sustentado en el Plan de Desarrollo Municipal, el cual constituye la base del presupuesto institucional y de los cambios que se generen por medio de los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias.

La elaboración de la programación presupuestaria y la proyección de los ingresos y gastos del año. Considerando, para tales efectos y conforme lo establece la normativa técnica aplicable, elementos básicos de referencia como el contexto macroeconómico y otras variables del entorno que afectan el accionar municipal, la continuidad de su gestión, la visión plurianual de su financiamiento y la demanda de los servicios que presta y la ejecución de obras comunales.


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La revisión y seguimiento de la ejecución del plan operativo anual y del presupuesto de períodos anteriores que retroalimente la ejecución de esta fase.

2.5.4 La ausencia de un reglamento, directrices y procedimientos para el proceso de formulación presupuestaria, plantea riesgos vinculados con:

Incumplimiento de requisitos legales o técnicos aplicables, máxime si se considera la complejidad de la estructura del presupuesto de las municipalidades.

Incumplimiento de los plazos establecidos por ley para la formulación del presupuesto inicial y de que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas, desatendidas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a asignaciones presupuestarias incorrectas.

La improbación total o parcial del presupuesto inicial en instancias internas por el Concejo Municipal o en la instancia externa a cargo de la Contraloría General de la República, lo que además acarrearía posibles limitaciones en el desarrollo y ejecución de servicios municipales y proyectos de inversión dirigidos a las comunidades.

La asignación eficiente de los recursos disponibles y la atención de las necesidades comunales y el cumplimiento de los objetivos y fines para los que fue creada la institución, lo que afecta de manera negativa el desarrollo del cantón. Lo anterior, especialmente en cuanto a las asignaciones presupuestarias desvinculadas de las metas, objetivos e indicadores contemplados en la planificación anual.

El rol estratégico respecto del ordenamiento y control de las finanzas municipales que debe tener la formulación del presupuesto inicial, en el tanto el presupuesto se limite a una lista de requerimientos de bienes y servicios formulados por las diferentes unidades sin criterios técnicos y sin visión del desarrollo local.

Incremento en las modificaciones presupuestarias.

2.6 Esas municipalidades entre los años 2013 y 2014, cumplieron en promedio entre un 35% y 76% las metas propuestas y la ejecución de recursos


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propuestos a sus comunidades en los planes y presupuestos municipales anuales entre un 63% y 74%. Salvo la de Atenas que en el 2013 reportó una ejecución de egresos del 91%, tal como se aprecia en los cuadros insertos.

Fuente: Liquidaciones presupuestarias de las Municipalidadades de Grecia, Atenas, Naranjo y Valverde Vega, de los año 2013 y 2014 incluidas en el SIPP.

Esto advierte que esos ayuntamientos están dejando de ejecutar proyectos o actividades, en un porcentaje significativo, en relación con lo propuesto a sus comunidades en los respectivos planes operativos anuales y en los recursos presupuestados.

3. CONCLUSIONES

3.1 El proceso de formulación del presupuesto institucional en las municipalidades de Grecia, Atenas, Naranjo y Valverde Vega, no constituye un proceso sistemático orientado en normativa interna debidamente aprobada por las instanciadas competentes.

3.2 Por lo general, esa importante fase del presupuesto institucional se realiza con base en algunas instrucciones emitidas por sus alcaldías y en la costumbre, la práctica, el criterio y los conocimientos de algunos


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funcionarios que participan en esta labor. En otros términos, esos gobiernos locales carecen o mantienen desactualizadas regulaciones internas que guíen el desarrollo de las actividades correspondientes y sobre todo que fomenten la participación activa de las distintas unidades administrativas y órganos municipales.

3.2 Esto a pesar de que el presupuesto institucional reviste de una alta relevancia por cuanto constituye el instrumento que permite a las organizaciones públicas gestionar de una forma eficaz, eficiente y económica la prestación de los bienes y servicios públicos. Es decir, conlleva la proyección de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos y las metas de los programas presupuestarios establecidos en pro del desarrollo de sus comunidades.

3.3 Esta situación podría incidir en la falta de rigurosidad técnica en la formulación del presupuesto inicial en esas municipalidades y en el eventual incumplimiento de los plazos, establecidos por ley para la formulación y presentación del presupuesto inicial a las instancias -internas y externa- encargadas de su aprobación y de requisitos legales o técnicos aplicables, máxime si se considera la complejidad de la estructura del presupuesto de las municipalidades y el monto de recursos que administran los gobiernos de cita-unos de ¢11 mil millones para el 2015-. Aunado a eventuales resultados no deseados como asignaciones presupuestarias incorrectas o la improbación parcial o total de los documentos presupuestarios por parte del Concejo Municipal o de la Contraloría General de la República, según el nivel de aprobación que se requiera.

3.4 Por lo tanto, resulta un reto para las autoridades competentes de esas municipalidades, tomar las acciones correctivas para fortalecer la fase de formulación presupuestaria, de manera que se logre atender razonablemente los requerimientos del ordenamiento jurídico y de la técnica presupuestaria y garantizar a sus ciudadanos el uso eficiente de los recursos públicos que administran esos ayuntamientos.

4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, así como en los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento injustificado constituye causal de responsabilidad.


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4.2 El Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, y de instaurar los procedimientos administrativos correspondientes, en caso de su incumplimiento injustificado.

A LA DRA. QUÉRIMA BERMUDEZ VILLEGAS, ALCALDESA MUNICIPAL DE ATENAS O A QUIEN EN

SU LUGAR OCUPE EL CARGO.

4.3 Elaborar, implementar y divulgar a las instancias correspondientes, con fundamento en el ordenamiento jurídico, y con la participación activa de las unidades administrativas y funcionarios competentes, las regulaciones internas para la fase de formulación presupuestaria.

La Alcaldía deberá remitir a la Contraloría General, en un plazo que no sobrepase el 30 de abril de 2016, el oficio donde haga constar la emisión y divulgación de la normativa emitida y a más tardar el 30 de julio de 2016, el oficio que haga constar que el proceso de formulación del presupuesto inicial del ejercicio económico 2017 se realiza con fundamento en esa normativa. (Ver punto 2.1)

AL LIC. ADRIÁN BARQUERO SABORÍO, ALCALDE MUNICIPAL DE GRECIA O A QUIEN EN SU

LUGAR OCUPE EL CARGO.


La Alcaldía deberá remitir a la Contraloría General, en un plazo que no sobrepase el 30 de abril de 2016, el oficio donde haga constar la emisión y divulgación de la normativa emitida y a más tardar el 30 de julio de 2016, el oficio que haga constar que el proceso de formulación del presupuesto inicial del ejercicio económico 2017 se realiza con fundamento en esa normativa. (Ver punto 2.1).

AL LIC. LUIS ANTONIO BARRANTES CASTRO, ALCALDE MUNICIPAL DE VALVERDE VEGA O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO.



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La Alcaldía deberá remitir a la Contraloría General, en un plazo que no sobrepase el 30 de abril de 2016, el oficio donde haga constar la emisión y divulgación de la normativa emitida y a más tardar el 30 de julio de 2016, el oficio que haga constar que el proceso de formulación del presupuesto inicial del ejercicio económico 2017 se realiza con fundamento en esa normativa. (Ver punto 2.1)

A LA LCDA. OLGA MARTA CORRALES SÁNCHEZ, ALCALDESA MUNICIPAL DE NARANJO O A

QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO.

4.6 Incorporar, al manual existente, los procedimientos para que la fase de formulación presupuestaria se realice con base en la planificación institucional y se promueva la participación activa de las unidades ejecutoras en este proceso.

Para acreditar el cumplimiento de esta disposición, se deberá remitir a más tardar el 30 de abril de 2016, un oficio en el que se manifieste que dicho manual fue ajustado conforme lo indicado en la presente disposición y al 30 de julio de 2016, un oficio que indique que el proceso de formulación del presupuesto inicial del ejercicio económico 2017 se realiza con fundamento en ese manual debidamente actualizado. (Ver punto 2.1)


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ANEXO ÚNICO VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME

DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL RELACIONADA CON EL PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA EN

LAS MUNICIPALIDADES DE NARANJO, ATENAS, GRECIA Y VALVERDE VEGA

Municipalidad de Atenas N.° Párrafo 2.1

Observaciones Administración

La Alcaldesa Municipal de Atenas indica, mediante oficio N.° MAT-DASA-547-2015, del 25 de setiembre de 2015, que está de acuerdo y conforme con lo presentado en el informe, exceptuando que el Plan Anual Operativo la encargada de Planificación si lo revisa con los encargados de cada departamento.

¿Se acoge? Sí No Parcial

Argumentos CGR En atención a lo señalado por la señora Alcaldesa Municipal de Atenas, de que el Plan Anual Operativo lo revisa la encargada de Planificación con los encargados de cada departamento, se procede ajustar el punto 2.1.3 del borrador del informe, referente a esa Municipalidad, de modo que se suprime lo consignado en el sentido de que “Las unidades ejecutoras no conocen el Plan Anual Operativo, (…)”. Señalar que el ajuste requerido por la señora Alcaldesa Municipal, no modifica el fondo de los resultados ni de las disposiciones.

Municipalidad de Naranjo N.° Párrafo 2.1.3


La Alcaldesa Municipal de Naranjo solicita, mediante oficio N.° MN-ALC-5041-15 del 28 de setiembre de 2015, cambio de redacción a efecto de que se indique que el Director Administrativo y de Planificación tiene conocimiento de los Planes de Trabajo de cada Centro de Costos y que se cambie el término Planificador por Director Administrativo y de Planificación

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos CGR Se atiende lo indicado por la señora Alcaldesa Municipal de Naranjo y se procede ajustar el punto 2.1.3 del borrador del informe referente a esa Municipalidad, agregando la observación que presenta la citada funcionaria en el sentido de que el Director Administrativo y de


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N.° Párrafo 2.1.3

Planificación tiene conocimiento de los planes de trabajo de cada Centro de Costos. Además, se procede a cambiar el término de “Planificador” por “Director Administrativo y de Planificación. Señalar que los ajustes al borrador del informe no modifica el fondo de los resultados ni de las disposiciones emitidas.

Municipalidad de Valverde Vega N.° Párrafo No indica


El Alcalde Municipal de Valverde Vega solicita se aclaren de manera más específica las siguientes dudas, con base en lo expuesto en el punto 4.5 de este informe: Definir claramente qué regulaciones internas son las que debemos elaborar, implementar y divulgar referentes a la fase de formulación presupuestaria. Definir las instancias a las que se las debemos presentar. Definir el marco jurídico al que debemos acoger.

¿Se acoge?

Sí No Parcial

Argumentos CGR En relación con lo consultado por el señor Alcalde Municipal, son temas que corresponde analizar a la administración municipal de frente a su realidad institucional y con observancia y atención de lo regulado en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE). Recordar que es responsabilidad de la Administración Municipal establecer los mecanismos requeridos para emitir la normativa interna pertinente, conforme lo establezca el ordenamiento jurídico. No obstante, el Órgano Contralor no ve inconveniente brindar colaboración en ese sentido, en el marco de sus competencias constitucionales y legales, en el momento en que ese gobierno local lo requiera.

Lic. German A. Mora Zamora Lic. Gerardo Marín Tijerino Gerente de Área Asistente Técnico

Licda. Hellen Laverde Cambronero Fiscalizadora Asociada


INFORME N.° DFOE-DL-IF-00010-2015 30 DE SETIEMBRE ......PROCESO DE FORMULACIÓN PRESUPUESTO INICIAL...

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