Universidad Nacional de Rosario Facultad de Ciencias Econmicas y Estadsticas Escuela de Administracin Departamento de prctica profesional Alumno: Snchez, AnalaRoxana Legajo: S-0489/8 DNI: 20.175.582 Correo electrnico:analiasanchez34@fibertel.com.ar analiasanchez34@hotmail.com.ar Telfono: 0341-4381419 o 0341-153 107736 Carrera: Licenciatura en Administracin Plan: 2003 Asignatura: Taller de Prctica Profesional Mdulo I: Pasanta I T Te em ma a d de el l i in nf fo or rm me e: : E Em mp pr re es sa a d do on nd de e s se e r re ea al li iz z l la a p pa as sa an nt t a a: : R Ro od da ad do os s S S. .A A. . P Pr ro of fe es so or r t ti it tu ul la ar r: : C CP P y y L LA A P Pe er ro oz zz zi i, , A Al lb be er rt to o T Tu ut to or r a as si ig gn na ad do o: : C CP P A Ar rg ga a a ar ra a, , F Fa an ni i F Fe ec ch ha a d de el l a an nt te ep pr ro oy ye ec ct to o: : 1 19 9/ /0 04 4/ /1 11 1 F Fe ec ch ha a d de e a ap pr ro ob ba ac ci i n n d de el l a an nt te ep pr ro oy ye ec ct to o: : 0 02 2/ /0 08 8/ /1 11 1 1 ndice 1.INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3 1.1.Introduccin al tema ................................................................................................................. 3 1.2.Breve descripcin de la empresa .............................................................................................. 3 1.3.Tareas realizadas en la empresa ............................................................................................... 6 2.ALCANCE, OBJETIVOS Y METODOLOGA ....................................................................................... 8 2.1.Alcance del trabajo ................................................................................................................... 8 2.2.Objetivos ................................................................................................................................... 8 2.2.1.Objetivos generales............................................................................................................... 8 2.2.2.Objetivos especficos ............................................................................................................ 8 2.3.Metodologa Etapas ............................................................................................................... 8 2.3.1.Relevamiento ........................................................................................................................ 9 2.3.2.Anlisis y diagnstico ............................................................................................................ 9 2.3.3.Propuestas ............................................................................................................................ 9 3.RELEVAMIENTO ........................................................................................................................... 10 3.1.Marco terico .......................................................................................................................... 10 3.2.Trabajo de campo ................................................................................................................... 16 3.2.1.Resultados obtenidos .......................................................................................................... 16 4.ANLISIS Y DIAGNSTICO ........................................................................................................... 20 4.1.Anlisis y diagnstico de los resultados obtenidos ................................................................. 20 5.PROPUESTAS ............................................................................................................................... 23 5.1.Propuestas de solucin para los problemas diagnosticados. ................................................. 23 5.2.Anlisis de factibilidad ............................................................................................................ 24 5.2.1.Anlisis de factibilidad tcnica ............................................................................................ 24 5.2.2.Anlisis de factibilidad operativa ........................................................................................ 25 2 5.2.3.Anlisis de factibilidad econmica ...................................................................................... 25 5.2.4.Anlisis de factibilidad financiera ....................................................................................... 26 6.CONCLUSIN ............................................................................................................................... 27 I.CUESTIONARIOS .......................................................................................................................... 28 II.IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES OPERATIVAS ................................................................ 30 III.IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS ............................................................... 34 IV.PRESUPUESTOS HARDWARE ....................................................................................................... 38 V.PRESUPUESTO INFOLOGY MODIFICACIONES A REALIZAR ....................................................... 41 BIBLIOGRAFA UTILIZADA: ................................................................................................................... 44 3 1.INTRODUCCIN 1.1. Introduccin al tema LapasantesedesempeaenlaempresaRODADOSS.A.paralaelaboracindel presente informe, durante el periodo transcurrido entre el 1 de marzo y el 31 de agosto de2011.Lasfuncionesquedesarrollenlaempresafueronespecficamentecomo Encargada del Sistema de Gestin de la Calidad. 1.2. Breve descripcin de la empresa Perfil de la empresa En1977naceenRosarioRODADOSS.A. pioneraenalquilerdeautoelevadoresenel interiordelpas,dedicndoseademsala comercializacindecubiertasyautoelevadores usados.Desdesuiniciohastalosaos90 debiafrontartiemposdifcilesquesuper destacndoseporlapujanzayconstante innovacin en su rubro. Enelao1983incorporadentrodesus actividadeslacomercializacindeautoelevadores,transpallets,apiladores,ytodala gamadeproductosLinde,brindandoademsunareddeserviciosadicionalescomo son la venta de repuestos, servicio pos venta, reparaciones y asesoramiento tcnico.Entre sus clientes se encuentran empresas que atienden al mercado interno como as tambinexportadorasquepertenecenalosmsvariadosrubrostalescomo frutihortcolas, cementeras, embotelladoras, aceras, tabacaleras, curtiembres, lcteas, supermercados, alimenticias en general, etc.. A partir de los aos 90 RODADOS S.A. comienza una etapa de real transformacin y mejoramientocontinuo. Elcrecimientosostenidosuperioral15%promedioanualen facturacinyenunidadesdestinadasaalquilerdanunmarcodelaenvergadurade esta empresa. TranscurrenlosaosyRodadosS.A.acompaalasnecesidadesdesusclientes incorporandoBasesOperativasconcapacidaddegestinautnomaquepermiten brindarserviciotcnicoycomercial,ao1999Tucumn,2002Gualeguaych,2004 4 GeneralRoca,2009Corrientesy2010Sunchales.Suinfraestructuradeserviciose componede5vehculosdestinadosacomercializacin,16unidadesdeasistencia mvilequipadascontecnologadeavanzadaypersonalaltamentecalificadoque permiten brindar un servicio de excelencia, cuenta adems con 5 camiones diseados para el traslado propio de los autoelevadores y equipos.Enelao2010,laSedeCentralsetraslada,inaugurndoselas instalacionesenJosMaraRosa 7789(Av.deCircunvalacinentre Av.LagosyAutopistaaBuenos Aires).Eldesarrollode4500m2 totales,estemplazado estratgicamente,permitiendoun serviciodelogsticams apropiado.Enlos2800m2destinadosatallersedistribuyenlosboxdetrabajoque cuentancontecnologadepuntarespetandounminuciosoyestudiadolayout adaptadoalosprocesos,los1700m2restantesestndestinadosarepuestos, oficinas y servicios varios. Pujante,emprendedoraysustentableRODADOSS.A.modernizasusinstalacionesy proyecta la incorporacin de nueva tecnologa, mejoramiento continuo de los procesos y capacitacin constante a sus empleados.Es una empresa que piensa y crece junto a sus clientes y sus necesidades, con la clara visin de brindar soluciones en apoyo de la logstica en el movimiento de materiales. Rosario, 28 de J unio de 2010 1

1TextoobtenidodevideoinstitucionalrealizadoconelobjetodelavisitadelIntendentedelaciudad IngenieroMiguelLifschitz,el01dejuliode2010(documentonoeditado). Informeyreportajeperiodsticosobrevisitaconsultadoel02deoctubrede2011en: http://www.mlintendente.com.ar/index.php?Itemid=42&id=2222&option=com_content&task=view y http://www.on24.com.ar/nota.aspx?idNot=37404. 5 Poltica de la calidad LadireccineintegrantesdeRODADOSS.A.conlaconviccindequelacalidad desempea un rol fundamental en todas sus actividades y negocios, considerando que lamismadebesercuidadosamenteelaboradaygarantizada,secomprometena suministrar los servicios de alquiler y venta de autoelevadores nuevos de conformidad conlosrequisitos:propiosdelaorganizacin,reglamentarios,ambientalesyde seguridadvigentes,construyendolacalidaddesusprocesosapartirdelamejora continua, con el pleno uso de la capacidad individual de todos sus miembros y con el objetivo de lograr la satisfaccin de los requerimientos de sus clientes Rosario, Julio de 2003 Francisco Moravac Gerente General 2

2 Manual de Gestin de la Calidad (MGC Rev.3 Vigencia 03/09/07) Pgina 7.Disponible en: http://www.rodados-sa.com.ar/historia.htm. Consultado 2 de diciembre de 2011. 6 1.3. Tareas realizadas en la empresa Desdeel8demarzode2000hastalaactualidadlasfuncionesdesarrolladasenla empresa fueron:Archivo de documentacin. Comercializacin y marketing, desarrollo y administracin de base de datos de clientes, seguimiento de contactos realizados por vendedores. Pago a proveedores, conciliaciones de cuentas corrientes de proveedores. Conciliacionesbancarias.Informeseconmicos-financierosparagerencia general.Comercioexterior(contabilizacin),carpetadeantecedentes,costeode importaciones. Desdefebrerode2004lideralaimplementacindelnuevosistemadegestin informtico y desarrollo de mdulo informtico de servicio tcnico- capacitacin en el uso de herramientas informticas. Desdeabrilde2003sedesempeacomoEncargadadelsistemadegestindela calidad y Representante de la direccin para la implementacin de ISO 9001.Descripcin de funciones REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN, ENCARGADO DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Independientementedelasresponsabilidadesdeterminadasporotrasfunciones, administraycorrigeelSistemadeGestindelaCalidaddelaempresa,asegurando queseapliqueymantengaactualizado,conformeconlanorma ISO9001:2000ylos objetivos perseguidos con su Poltica de la calidad. RESPONSABILIDADES: Asegura que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el sistema de gestin de la calidad. Aseguraquesepromuevalatomadeconcienciadelosrequisitosdelclienteen todos los niveles de la organizacin. ParticipaenlaelaboracindelManualdelacalidadytodoslosdocumentos, procedimientos, planes de la calidad, especificaciones, etc. 7 AdministralosManualesdelacalidad,losprocedimientosytodoslos documentos que se controlan. Conoce los problemas que afectan a la calidad del servicio y controla su registro. Inicia las solicitudes y acciones correctivas y se encarga de su seguimiento. Impulsa y coordina la capacitacin y adiestramiento del personal. Elabora los programas de Auditoras internas de la calidad. (programas, planes, seguimiento en base a los informes de auditora). InformaalaDireccinsobreelfuncionamientoydesempeodelsistemade gestin de la calidad. Programa y colabora en la "Revisin por la Direccin". AREA DE AUTORIDAD: mbito de la empresa. 3

3 Ibidem Pginas 19 y 20. 8 2.ALCANCE, OBJETIVOS Y METODOLOGA 2.1. Alcance del trabajo El presente informe, se centra en el anlisis de las actividades: requisicin de repuestos de bases operativas a casa central, aviso de entrada y salida de equipos de alquiler en bases operativas. Se plantea como alcance temporal el perodo desde el 1 de marzo al 31 de agosto de 2011. 2.2. Objetivos 2.2.1.Objetivos generales Definir un procedimiento de requerimiento y seguimiento de pedidos de repuestos, realizado por las bases operativas a casa central a travs del sistema informtico. Establecer un procedimiento de informacin en lnea del aviso de entrada y salida de equipos para optimizar el proceso de facturacin de alquileres. 2.2.2.Objetivos especficosRelevar y analizar los procedimientos de trabajo utilizados. Identificarlasoportunidadesdemejoraquepermitanhacermseficienteslos mencionados procesos. Analizar los recursos existentes y la factibilidad de la propuesta. Establecer nuevos procedimientos de trabajo que permitan mejorar el seguimiento de pedidos de repuestos y optimizar el proceso de facturacin. 2.3. Metodologa Etapas El proceso de ejecucin de la pasanta comenz una vez aceptada la realizacin de la misma por el gerente de la empresa.LapasantesedesempeacomoEncargadadelsistemadegestindelacalidad desde el ao 2003, momento en que se comenz a realizar en la empresa los cursos de capacitacin para la implementacin de un Sistema de gestin de la calidad segn normas ISO 9001:2000. Lostemasseleccionadosparalaelaboracindelinforme,coincidencondos problemticasabordadasenlaorganizacin,enelperododerealizacindela pasanta. 9 Enelperodode200horassehandispuestolasactividadesenordencronolgico, adems todas han sido realizadas de una forma satisfactoria y de la manera siguiente: 2.3.1.Relevamiento Elmarcotericoseconstruyrecogiendoinformacinrelativaalaproblemtica revisandobibliografaybuscandoporInternet;setuvoencuentalahistoriadela empresa,suencuadredentrodeunsistemadegestindelacalidadsegnnormas ISO 9001 y los avances en materia de tecnologa de la informacin (TI).Se utilizaron como tcnicas de relevamiento: entrevista personal, observacin personal yreunindetrabajo.Enfuncindeestas,setrabajenrevisarlaoperatoriadelasbases operativas en cuanto a: las requisiciones de repuestos ylas entradas y salidas de los equipos de la flota entregados en alquiler. Paralaobtencinderesultados,setuvieronencuentalosantecedentesdela organizacin y su situacin actual. 2.3.2.Anlisis y diagnstico Enestaetapa,unavezdefinidalaproblemticaserealizaelrelevamientode procesos,procedimientosyelementosinvolucradosparafinalmentesometerlosa anlisis y llegar al diagnstico. 2.3.3.Propuestas Unavezrealizadoelanlisisdelaproblemticaeidentificadaslascausasse examinaron distintas propuestas de solucin. Se solicitaron presupuestos, seevalu la factibilidad tcnica, operativa y econmico-financiera.Se disearon y solicitaron las adecuaciones al sistema informtico. Se confeccionaron losprocedimientosoinstructivosconvenientesparallevaracabolosregistros mencionados. Finalmenteseimplementaronlaspropuestassugeridasyluegoseverificlaeficacia de las mismas. 10 3.RELEVAMIENTO 3.1. Marco terico ISO 9001:2008 INTRODUCCIN Laadopcindeunsistemadegestindelacalidaddeberaserunadecisin estratgica de la organizacin.El diseo y la implementacin del sistema de gestin de la calidad de una organizacin estn influenciados por: a.el entorno de la organizacin, cambios en ese entorno y los riesgos asociados con ese entorno, b.sus necesidades cambiantes, c.sus objetivos particulares, los productos que proporciona, d.los procesos que emplea, e.su tamao y la estructura de la organizacin Estanormainternacionalpromuevelaadopcindeunenfoquebasadoenprocesos cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestin de la calidad,paraaumentarlasatisfaccindelclientemedianteelcumplimientodesus requisitos. Paraqueunaorganizacinfuncionedemaneraeficaz,tienequedeterminary gestionar numerosas actividades relacionadas entre s. Una actividad o un conjunto de actividadesqueutilizarecursos,yquesegestionaconelfindepermitirquelos elementosdeentradasetransformenenresultados,sepuedeconsiderarcomoun proceso.Frecuentementeelresultadodeunprocesoconstituyedirectamenteel elemento de entrada del siguiente proceso. Laaplicacindeunsistemadeprocesosdentrodelaorganizacin,juntoconla identificacin e interacciones de estos procesos, as como su gestin para producir el resultado deseado, puede denominarse como enfoque basado en procesos. Unaventajadelenfoquebasadoenprocesoseselcontrolcontinuoqueproporciona sobre los vnculos entre los procesos individuales dentro del sistema de procesos, as como sobre su combinacin e interaccin. Unenfoquedeestetipo,cuandoseutilizadentrodeunsistemadegestindela calidad, enfatiza la importancia de: 11 a.la comprensin y el cumplimiento de los requisitos, b.la necesidad de considerar los procesos en trminos que aporten valor, c.la obtencin de resultados del desempeo y eficacia del proceso, y d.la mejora continua de los procesoscon base a mediciones objetivas. 4 Elmodelodeunsistemadegestindelacalidadbasadoenprocesosquese muestran en la figura 1 ilustra los vnculos entre los mismos. En esta figura se puede ver el papel significativo que juegan los clientes para definir los requisitos de entrada. Lasatisfaccindelclienteseevalamediantelainformacindelapercepcindel cliente relativa a si la organizacin ha cumplido sus requisitos. 5 Este modelo se basa en Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), puede describirse brevemente como: PLANIFICAR:establecerlosobjetivosyprocesosnecesariosparaconseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin. HACER: implementar los procesos. VERIFICAR:realizarelseguimientoylamedicindelosprocesosylosproductos respecto a las polticas, los objetivos y los requisitos para el producto, e informar sobre los resultados. ACTUAR: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeo de los procesos. 6

4 IRAM-ISO 9001:2008 (segunda edicin) (2008-12-23) (pp. vi-vii) 5 Ibidem 6 Ibidem 12 MEJORA CONTINUA Elrequisito8.5delanormaISO9001:2008exigealaorganizacinmejorar continuamentelaeficaciadelsistemadegestindelacalidadmedianteelusodela polticadelacalidad,losobjetivosdelacalidad,losresultadosdelasauditoras,el anlisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisin por la direccin. 7 Estosignificaquelaorganizacindebeadoptarunaaproximacincentradaenlos resultadosenmateriadeincrementocontinuoycuantificabledelasatisfaccindel cliente. Lacreacindeunaculturademejoracontinuaenunaorganizacin,noesalgoque pueda hacerse de un da para el otro.Cambiar la mentalidad, los hbitos, las tcnicas y los conocimientos del ser humano constituyen un gran reto. No existen frmulas mgicas ni soluciones simples, es un trabajo arduo que requiere demuchaconstancia,lamejoracontinuaexigeenprincipiounconvencimientopor partedeladireccindelaempresa,unliderazgofirmeysostenidoqueapoyela

7 Ibidem (p. 16) 13 iniciativaylaadhesinasusprincipios,laasignacinderecursossuficientesyla participacin activa de todos sus integrantes.Todosistemade gestinatraviesaalaorganizacintransversalmente, noeslalabor de un rea especfica sino el esfuerzo y trabajo en equipo de todos sus integrantes. EvolucindelE.R.PEnterpriseResourcePlanning(SoftwaredeGestin Empresarial): En 1980 aproximadamente surge el primer concepto de E.R.P como una evolucin del M.R.P Material Resource Planning (Planificacin de Pedidos de Material).El E.R.P es un mtodo efectivo de gestin de todos los recursos de una empresa que transformalaplanificacinoperacionalenunidades,laplanificacinfinancieraen dineroy,porsuparte,tienecapacidaddeefectuarsimulacionesbasadasen preguntas. Es realizado a partir de una variedad de funciones que se inter-ligan entre s.Pasada,msomenos,unadcada,alrededorde1990,yyacontodaslas innovacionestecnolgicasdelapocaysunecesidaddeexpansinenreastan distinguidas como la Ingeniera, Finanzas, Recursos Humanos, Gestin de Proyectos, ServiciosyBanca,esdecir,todaslasactividadesquesoninherentesacualquier empresa,totalmenteintegradasenunasolucin,surgeelERPEnterpriseResource Planning (Software de Gestin Empresarial). Un hecho importante es que se integren todoslossubsistemasexistentesenunaempresa,losERPconsiguenresultados mejores que el total de los subsistemaspor separado (el todo es mayor que la suma de sus partes). Los tradicionales sistemas aplicacionales usados generalmente por las empresastratantodaslastransaccionesporseparado.Sonhechosyusadospara responderafuncionesespecficasparalasquefuerondestinados.LosERPdejaron demiraraisladamenteaunatransaccin,ylacomienzanavisualizarcomoparte integral de un conjunto de procesos inter-ligados que caracterizan toda la existencia de una empresa o institucin. Casi todos los sistemas de aplicaciones tradicionales usados por separado en algunas empresasnadamssonherramientasdemanipulacindedatos.Almacenandatos, losprocesanylospresentandeformaapropiadarequeridaporelusuario.Eneste proceso,elnicoproblemaesquenohayconexinaparenteentrelosdiversos sistemasusadosporlosdiferentesdepartamentos.UnsistemaERPhacelomismo, pero de una manera diferente. Surgen fcilmente centenares de tablas llenas de datos 14 generadoscomoresultadodediversastransacciones,quedndosesloenel departamento que les dio origen, en vez de que sean tratados e integrados de forma talqueseanutilizadospormltiplesusuariosenmltiplesdepartamentosypara diferentes fines que no fueron el objetivo inicial. La constante evolucin de la tecnologa y la reduccin del precio del hardware hicieron que las pequeas y medianas empresas pudieran tener un sistema ERP. Los primeros ERPs fueron inicialmente desarrollados para funcionar en equipos mainframes. Con la llegada de los famosos PCs y las arquitecturas cliente/servidor de mltiples capas en Unix, la as/400 y Windows NT, la relacin con SGBD (Sistemas de Gestin de Bases deDatos)ysuintegracincontecnologasWebcontribuyengranmedidaparala facilidad de utilizacin de los sistemas ERP. Tambinesimportantelatransferenciadedatoselectrnicamenteporlosdiversos departamentosdeunaempresa,visto quelos mismos seencuentrandistribuidospor tiendas, puestos de distribucin, almacenes, y ni siquiera todo est en el mismo local, de hecho, pueden encontrarse a ms de 300 km de distancia. Sistemas como Internet, Intranet,Workflow,Workgroups,Groupware,Datamining,Datawarehousing,etc, influencian a los ERPs para una evolucin hacia el futuro. LosERPsevolucionaronhastalosdasdehoyycontinanenconstanteevolucin, pues intentan de una forma u otra acompaar la evolucin de las propias tecnologas computacionales.TodoestollevalasempresasacreerquelossistemasERP podran mejorar la performance de una empresa. 8 Internet, tipos de conexin, ventajas y limitantes, componentes. InternetADSL:LatecnologaADSL(AsymmetricDigitalSubscriberLineolneade abonado digital asimtrica), recibe este nombre porque los canales de datos no tienen lamismavelocidaddetransmisin,ya queutilizalamayorpartedelanchodebanda paralarecepcindegrandescantidadesdeinformacindescendenteodownstream (deInternethaciaelusuario),yunapequeaporcindelanchodebandapara regresar la informacin ascendente o upstream (del usuario hacia Internet) porque en la gran mayora de los casos, el volumen de informacin recibida es mucho mayor que

8 http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php 15 laenviadaylgicamenteinteresaquehayamuchamscapacidadpararecibirque para emitir, todo dentro del mismo cable de telfono. Principales ventajas: ElADSLusalamismalneadecobrequeeltelfonoconvencional,yporlo tanto es relativamente fcil de instalar.Los precios de venta son relativamente bajos. Con una sola lnea telefnica se puede tener simultneamente servicio de voz, fax y servicio de Internet de alta velocidad.Limitantes: No existe cableado en toda la ciudad. Necesitaestaraunos5kilmetrosdeunacentral,comomximo,parapoder funcionar.Las lneas telefnicas deben estar digitalizadas para recibir este servicio. Internet por aire o Wireless (Wi-FI): Es un sistema que con la ayuda de una antena que se coloca en el balcn o la terraza, los datos van y vienen entre la Web y el hogar uempresaporelaireatravsdeondasderadioqueviajanenlafrecuenciade3.5 Gigahertz (GHz)y la convierte en informacin que se transmite por un cable hasta la computadora donde est el Wireless Modem. Laofertadeservicios(ydeprecios)enInternetsincablesesmuydiversa.Poreso, convieneecharunvistazoatodaslasopcionesquetienedisponibleelconsumidor.Principales ventajas: NO requiere del uso de lneas telefnicas. Son las que menos infraestructura fija requieren (una antena en el techo que se comunica con otra, ms poderosa). Potencia significativamente sus capacidades de comunicacin.Esunaredconstruidayoptimizadaparadarexclusivamenteserviciode conectividad y trasmisin de datos, con mxima performance. Nosecomparteconotrosservicios,comoelcasodelADSL,oelCable Modem. Elservicioessimtrico,permitiendolosmismoslmitesdevelocidadde transferencia para subida que para bajada de informacin.Limitantes: En zonas con muchos edificios puede haber problemas con la recepcin de la seal, lo que reduce el ancho de banda disponible para transmitir datos.16 Elcostodelserviciomensualesrelativamentealtocomparadoconotros servicios. El ancho de banda mximo por el momento es de 1024 Kbps. Routers:Esunordenadordepropsitoespecial(ounpaquetedesoftware)que maneja la conexin entre dos o ms redes y examina las direcciones destinatarias de los paquetes que pasan a travs de ellas, decidiendo por qu ruta enviarlos. 3.2. Trabajo de campo Para el trabajo de campo se utilizaron como tcnica de recoleccin de la informacin entrevistas personales y reuniones de trabajo, comunicaciones telefnicas y por correo electrnico: Conlosinvolucradosquerecepcionanlanotadepedidoencasacentralyel responsable del rea,para la problemtica de la nota de pedido. Conpersonaldefacturacinyauxiliardeserviciotcnicoparaelregistrode aviso de entrada y salida.Conelconsultorenmantenimientodesistemasycomunicacionesyel encargado de administracin y finanzas para la problemtica de lentitud en las comunicaciones va Internet. Conlaempresaproveedoradelsistemainformticoparalaadecuacindel sistema informtico al proceso de la organizacin. Adicionalmente, a medida que se fue analizando la problemtica, se aprovech el viaje depersonaldecasacentralalabaseoperativaTucumn,paracorroborara travs delaobservacinpersonal,laformaenqueactualmentetrabajan.Fueascomose identificaronlasdificultadesqueselespresentanpararealizarlaoperatoriaenel sistema de gestin.3.2.1.Resultados obtenidos Antecedentes de la organizacin: a.RodadosS.A.esunaempresaqueenelmesdemarzode2003,comenza trabajarconlaimplementacindeunSistemadegestindelacalidadsegn normas ISO 9001:2000.El proceso se inici con los cursos de capacitacin que se desarrollarondurantetodoeseao.EnJuliode2003,sedefinelaPolticadela calidad y el alcance para la certificacin de ISO 9001:2000. b.En concordancia con este proceso y dada la obsolescencia del sistema de gestin informtico administrativo-contable (E.R.P), que se utilizaba hasta ese momento, la 17 empresaproveedoradelmismoofrecalaalternativademigrarlagestinaun sistema basado en plataforma para servidores y estaciones de trabajo con sistema operativo Windows.Esta opcin fue adoptada por Rodados S.A. c.En el momento en que se analiz esta alternativa, se observ que el viejo sistema administrativo-contableerautilizadoenaproximadamenteun25al30%desu potencial,porejemplonoseutilizabaelmdulodestock,lasfacturasse ingresaban por cuenta contable y no por artculo, es decir que la utilidad que se le dabaeramsalosfinescontablesydefacturacinquecontemplandolas herramientas administrativas.Esto gener en los lderes de implementacin del nuevo sistema informtico la necesidad de formar una cultura de buen uso de esta nuevaherramienta,complementndoseasuvezconlosavancesdela implementacin del Sistema de gestin de la calidad. d.Una vez creada esta cultura de trabajo y definido el alcance del sistema de gestin delacalidad:Ventadeautoelevadoresnuevosyalquilerdeautoelevadores, surgi la necesidad de desarrollar un mdulo de servicio tcnico dentro del sistema informtico.Esteconstituyunaherramientamuyimportanteparagestionarla informacin crtica referente al servicio tcnico de pos-venta de alquiler y venta de autoelevadores. e.Eldesarrollodelnuevomdulodeserviciotcnicofueposiblegraciasaquela empresaproveedoradelsistemaE.R.Pimplementadoesrosarina,elsoftwarees dedesarrollopropioybrindadentrodesusservicios,eldiseodeproyectos especialesdesoftwareasolicituddelosclientes,complementndoseconlos mdulos estndar que constituyen el sistema base.f.Todoloantesenunciado,daunmarcodelaimportancia que tuvoytieneparala organizacin el uso del sistema informtico como una herramienta fundamental de la gestin del negocio y la informacin. Situacin actualElusodelsistemainformticoengeneralparatodalaorganizacinyenparticular dentrodelprocesodecomprasyventas,constituyeunafuentedeinformacinmuy importante, ya que permite rastrear la trazabilidad de las operaciones desde su inicio hastasuculminacin.Ademselregistroquedaalojadoenbasesdedatos permitiendoquelainformacinpermanezcadisponibleyalalcancedecualquier operador habilitado para la consulta y gestin. El sistema de E.R.P Sofcrates cuenta con los siguientes mdulos: 18 ARCHIVOSPROVEEDORES TABLASTESORERA VENTASSTOCK DEUDORESSERVICIO TCNICO (desarrollado p/ la organizacin) COMPRASCONTABILIDAD El personal de la empresa en sus distintos niveles manifiesta que la experiencia en el usodeestaherramientainformticaleshademostradosobradamente,lasventajas que conlleva para la gestin comparndola con programas y herramientas informticas talescomoExcel,Word,etc.stosltimospuedensertilesparaprocesossimples que no necesiten interaccin, repeticin y seguimiento de las operaciones realizadas y es utilizada como una herramienta complementaria por el personal. Laculturaorganizacionaldeaprovecharalmximocadaunadelasprestacionesdel E.R.P, fusionandolosprocesosconlasaplicacionesdisponiblesdelsistema,hasido siempreelmotorqueimpulsaalpersonalabuscarsolucionesdentrodelsistemade gestin.Por otra parte los avances tecnolgicos y su mayor accesibilidad econmica permitieron que poco a poco la organizacin fuera incorporndolos y los procesos que serealizabannicamentedesdelacasacentralsefuerandescentralizandoy hacindose cada vez ms extendidos en las bases operativas. Todos los procesos implementados en el sistema informtico permiten al personal de laempresa,independientementedeencontrarseenlacasacentraloenlasbases operativas,realizarconsultasencuantoalestadoenqueseencuentranlas requisicionesinternas,rdenesdecompra,recepcindemercadera,presupuestos, entrega de mercadera, facturacin, etc. Permitiendo visualizar el estado de evolucin de las distintas operaciones sea por pantalla o emitiendo listados en lnea. Ademsesunaherramientadeusocomnparatodoelpersonal,estoimplicaque todosestn familiarizadosconsuuso,cualquierusuariohabilitadopuedeconsultaro gestionar la secuencia del proceso en las distintas instancias. 19 Este software tambin tiene incorporado el uso de correo electrnico, permitiendo a los usuariosunavezgestionadountipodeformulario,elegirimprimirloyenviarlopor correo electrnico o simplemente usar una de estas dos alternativas.Esto da un plus de practicidad y ahorro de costos en impresiones innecesarias. 20 4.ANLISIS Y DIAGNSTICO Problemtica No se registran en el sistema informtico las requisiciones de repuestos de bases operativas a casa central. Registro centralizado del aviso de entrada-salida de equipos de alquiler. LentitudenlascomunicacionesremotasvaInternetentrecasacentralybases operativas. Sofware no compatible con las necesidades del proceso. Definida la problemtica se comienza a trabajar en el tema. 4.1. Anlisis y diagnstico de los resultados obtenidos Inicialmente serealiz un relevamientode:procedimientos actuales, flujo y necesidades de informacin, posibilidades y alternativas que brinda el software actual, informacintcnicadelhardwarevelocidaddeanchodebandadecasa central y bases operativas, aptitud del personal involucrado, problemas para la implementacin de los mismos. Al analizar la misma, se determina que: a.El requerimiento de pedidos de las bases operativas ala casa central no est implementadopararealizarloatravsdelsistemainformtico.Estospedidos se realizan a travs de correo electrnico ya sea directamente en el cuerpo del mismo o enviando un archivo Excel con el pedido.Cuando el formato utilizado paraelpedidoderepuestosesenExcel,apesarquelabaseoperativalo numera correlativamente, sucede que envan elmismo nmero de pedido con repuestos agregados a distintas horas del da, generando an mayor confusin al receptor. Por otra parte el receptor de los pedidos en casa central manifiesta quetodaestasituacingeneraduplicacindepedidos,problemasparael seguimientodelosmismos,enalgunoscasosfaltanyenotrosseduplican 21 envos que lo llevan a realizar controles innecesarios que provocan prdida de tiempo y confusin.En base a lo expuesto por el operador, se detecta, que independientemente de las oportunidades de mejora que se podran llevar a cabo implementando este proceso en el sistema informtico, existe un error conceptual en cmo se lleva acaboelmismo.Unavezqueserealizaunpedidoynoserecibi rpidamente, no se debe generar un nuevo pedido sinoque se debe reclamar el que ya se haba gestionado.De persistir este error conceptual, la repeticin de pedidos sereiterara aun implementndolo en el sistema informtico. b.Alrealizarselagestindecobros,elpersonaldetectaquehayfallasenla facturacin de alquileres, los clientes se quejan por sobre facturacin (por das en que ya no tenan el equipo). Lafacturacindealquileresdeequiposserealizaatravsdeunproceso diseado en el sistema informtico que se denomina aviso de facturacin, el mismo diariamente da aviso al empleado de facturacin listndole los contratos pendientes. Al seleccionar el contrato el sistema abre el documento inicindose deestamaneraelprocesodefacturacin.Paraqueestofuncione,sedebe realizarlacargainicialdeloscontratosdealquilereiralimentandoelsistema conlainformacindeentradaysalidadelosequipos.Eloperadorrealiza controles para evitar fallas, pero si la base operativa no avis, demor en avisar oavisynoseregistrlaentradadelequipo,nieloperadornielsistema detectan el error. c.Adicionalmenteyalrealizarelanlisis,sedetectaqueexistendificultadesen las comunicaciones va Internet, al hablar con la gente de las bases operativas, manifiestanqueelsistemadegestinesmuylentoyqueporejemplopara poder emitir un remito por un solo artculo pueden tardar hasta 15 minutos. Una vez efectuado el anlisis se realiza el siguiente diagnstico:a.Faltadeinstructivoparaelingresoyseguimientodenotasdepedidoenel sistema informtico. b.Faltadeinstructivopararegistrarlaentrada-salidadeequiposenelsistema informtico para descentralizar la operatoria. 22 c.Lentitud en las comunicaciones remotas va Internet entre casa central y bases operativas.LacasacentralRosariodesdequesemudasusnuevas instalaciones, a pesar de las promesas del proveedor habitual de telefonade laempresa(TelecomS.A.),noconsiguitenerInternetvacabletelefnico (ADSL).Actualmentela proveedora le brinda solo cobertura telefnica por aire (sinfax,niInternet)porfaltadedigitalizacindelaslneas,tampocoexiste coberturadeInternetporcableenlazona.Envirtuddeesto,lanica alternativa de Internet que consigui la empresa en la zona es por aire a travs deInstalnet,conunavelocidaddeanchodebandatantodesubidacomode bajadadedatosde512Kbps,expandiblesa1024Kbps.Adems,labase operativaGualeguaych(parqueindustrial)tambintieneInternetvaairey Tucumn tiene Internet por ADSL de muy baja calidad. d.Problemaconelsoftwarenocompatibleconlasnecesidadesdelproceso paralaimplementacindelanotadepedido.Solamentepermiteasignaruna nota de pedido con un remito, es decir que la relacin es uno a uno, no permite generar remitos de mltiples notas de pedido,ni seleccionar distintos artculos y no el total de artculos de la nota de pedido. 23 5.PROPUESTAS5.1. Propuestas de solucin para los problemas diagnosticados. 1.PROCESOS Confeccionar instructivo de registro y seguimiento de notas de pedido, capacitar al personal e implementar su uso. Confeccionarinstructivoderegistrodeentrada-salidadeequipos,capacitaral personal e implementar su uso. 2.HARDWARE: Enfuncindelanlisisdecausayeldiagnstico,seplantearondistintasalternativas de solucin, que se presentaron en la reunin semanal del comit de la calidad.AmpliarelanchodebandadeInternetactual.Lavelocidadmximaquela proveedorapuedebrindarporaireesde1024Kbpsconuncostode aproximadamente el doble de lo que se abona hasta ese momento. ConseguirInternetporADSLde1Mbpshastaunpuntocercanoalaempresae instalardosantenas(origen-destino)pararecibirInternetporWI-FIconuncosto mensual inferior al del proveedor actual y un costo de instalacin inicialpor nica vez. 3.SOFTWARE Adecuacin de sistema a necesidades del proceso, remitos y facturas de ms de una nota de pedido y permitir seleccionar artculos de varias notas de pedido para un remito o factura. Acontinuacinsedetallalaspropuestasaceptadasyelestadodeavancede implementacin de cada una de ellas: 1.PROCESOS (Anexo I y II) Seredactaronlosinstructivosdetrabajoysecapacitalpersonalquedebe implementar su uso. IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES OPERATIVASAl cierre del informe, se encuentra implementado y se est realizando el control de la eficacia de la solucin propuesta. IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS 24 Suimplementacinestdemoradaalcierredelinformeporhaberingresadoen licencia por maternidad el personal de facturacin.Su implementacin se realizar en breve por el personal reemplazante en el mencionado puesto de trabajo. 2.HARDWARE (Anexo III) El Gerente general, aprob en la reunin de comit la alternativa de: Instalarunaantenaeneldomicilioparticulardeunfamiliarquevivea1 kilmetro aproximadamente de la empresa,esta antena se comunica con otra instalada en la casa central a travs de cableado WI-FI y la instalacin de dos routers. Contratar el servicio de Internet por cable telefnico.Desech la alternativa de aumentar la velocidad del proveedor por aire. Se instalaron las antenas y routers.Se contrat servicio de Internet por ADSL de 1 Mb, mxima velocidad ofrecida por el proveedor en la zona3.SOFTWARE (Anexo IV) Seconversconlaproveedoradelsistemainformticolafactibilidaddeadecuarel sistemainformticoalprocesodelaorganizacin.Laproveedorapresupuestlas tareas a realizar.El Encargado de administracin y finanzas aprob el presupuesto de adecuacin del sistema informtico. La empresa proveedora, realiz la modificacin requerida al sistema de gestin.5.2. Anlisis de factibilidad 5.2.1.Anlisis de factibilidad tcnica Inicialmente, se verifica disponibilidad de ampliacin de banda por parte del proveedor actual de Internet por aire.Siendo esta posible sin costos adicionales de instalacin. Seexaminaronlasdistintasalternativasparaincrementarelanchodebandao contratarotroproveedoralternativoaInternetporairequecubralazonadelcordn externodeAv.25demayo.Lainexistenciadeproveedoresalternativos,generla necesidaddeanalizarotrasalternativasconelconsultordemantenimientode sistemasycomunicaciones.LosproveedoresdeInternetporADSLcomoTelecom S.A.lleganconsuserviciohastaellmitedelanillocircunvalar.Elconsultormanifiestaqueconunasimpleinstalacindeantenas,quesecomuniquenauna 25 distancianosuperioralos2Km.yquenotenganinterferenciaentres,esposibleobtener otra banda de Internet adicional a la ya existente. Estaalternativaademstienecomoatractivotcnico,quealserdeotroproveedory con caractersticas muy diferentes, permite a la empresa ante cortes de alguno de los dos proveedores, mantener siempre un mnimo de servicio de Internet, ya que es muy poco probable que ambos proveedores corten el servicio simultneamente. 5.2.2.Anlisis de factibilidad operativa Encuantoalafactibilidadoperativa,esimportantedestacarqueelpersonaldela empresa, tanto de casa central como de las bases operativas, est familiarizado en el uso del sistema de gestin informtico.Por otra parte la utilizacin de instructivos de trabajoesunabuenaherramientaparalaimplementacindeambosregistrosenel sistema informtico. Porltimoelpersonaldecasacentralsercapacitadoparallevaracabola implementacin de ambos registrosy servir de soporte para las bases operativas. Por lo tanto se considera factible desde el punto de vista operativo. 5.2.3.Anlisis de factibilidad econmica Servicio de Internet por aire 512Kbps$ 780,- mensual 1024 Kbps (1 Mbpas)$ 1.450,- mensual Diferencia de costo mensual $670,- mensual COSTO DE INSTALACIN INICIAL$0,-

Servicio de Internet por ADSL + Wi-Fi 1024 Kbps$170,- mensual COSTO DE INSTALACIN INICIAL$ 2.023,- 26 Costo de adecuacin de Sistema (Nota de pedido) * Remitosyfacturasdemsdeuna notadepedido.Permitirseleccionar artculosdevariasnotasdepedido para un remito o factura $ 1.000,-* Este costo es igual para cualquiera de las dos alternativas. 5.2.4.Anlisis de factibilidad financiera El costo de instalacin inicial del servicio de Internet por ADSL + WI-FI se paga con la diferencia de costo de los cuatro primeros meses de servicio. Se afronta con la operatividad financiera de la empresa. 27 6.CONCLUSIN La fase de ejecucin del perodo de pasantas ha representado un complemento para la educacin dela alumna, debido a que le ha permitidoobtener una visindistinta y ms acabada respecto de la actuacin profesional dentro de la organizacin. Todaslasactividadesanteriormenteexpuestassehancumplidosatisfactoriamente. Ademseltrabajorealizado,estuvoalineadoalaspolticasdelaorganizacin,al enfoque basado en procesos y al concepto de mejora continua.Por otra parte permiti desarrollarelusodeunaherramientainformticacomoeselE.R.Pypotenciarsus ventajas y beneficios en pos de la mejora de los procesos y el flujo de informacin. Estetrabajoestuvoalineadoconeldesarrolloyculturaorganizacional.Porellose puede enfatizar que el proceso de pasanta ha sido provechoso al mximo, tanto para la organizacin como para la pasante. 28 ANEXOS I.CUESTIONARIOS ENTREVISTA CON RESPONSABLE DE REPUESTOS Y PERSONAL DEL REA 1.Cmo se realizan actualmente los requerimientos de repuestos desde las bases operativas?Los realizan telefnicamente o por correo electrnico? 2.Cules son los pasos que se realizan una vez recepcionado el pedido? 3.Seleexplicalpersonaldelasbasesoperativascmodebeproceder cuando realizan el reclamo de repuestos ya requeridos? 4.Esfrecuentey/orepetitivalaconfeccinerrneadenotasdepedidopor reclamos?ENTREVISTACONPERSONALDEFACTURACINYAUXILIARDESERVICIO TCNICO 1.Porquseestnfacturandomayorcantidaddedasdealquileren algunos clientes? 2.Elprocesodecargadeentradaysalidadeequiposenelsistemaes complicado?3.Es un proceso que demanda mucho tiempo para realizarlo?4.Basndose en la experiencia en carga de registros al sistema, consideran queelpersonaldelasbasesoperativasestcapacitadoparacargareste registro?REUNINCONELCONSULTORENMANTENIMIENTODESISTEMASY COMUNICACIONES Y EL ENCARGADO DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS 1.Esposiblequelascomunicacionesentrecasacentralylasbases operativas sea tan lentas? 2.Cules son las bases operativas con las que tenemos mayores problemas de comunicacin? 29 3.Cul es el problema? y Cul es la solucin para el mismo? 4.Las alternativas propuestas son factibles de implementar? 5.Cul es el costo de las alternativas de solucin? CONSULTA A EMPRESA PROVEEDORA DEL SOFWARE 1.Es posible realizar una modificacin al sistema que permita la asignacin de mltiples notas de pedido a un remito? y uno o varios tems de la nota de pedido segn lo requiera el operador? 2.Tiene costo esa adecuacin? 3.Cul es ese costo y cul es el tiempo de ejecucin? 30 II.IT.VII.11 PEDIDO DE REPUESTOS BASES OPERATIVAS 31 32 33 34 III.IT.VII.12 REGISTRO DE ENTRADA-SALIDA DE EQUIPOS 35 36 37 38 IV.PRESUPUESTOS HARDWARE 39 40 41 V.PRESUPUESTO INFOLOGY MODIFICACIONES A REALIZAR 42 Pantalla de Ingreso de Nota de pedidos previa a modificacin. PantallademodificacindeSistemadeGestin,nuevaopcinFacturacindeMltiples pedidos. 43 44 BIBLIOGRAFA UTILIZADA:LIBROS ADLER,MartnOscar(Autorcoordinador);ProduccinyOperaciones,1edicin; Ediciones Macchi; Buenos Aires; 2004. ALBANO,SergioMetodologadelaInvestigacinenAdministracin,1edicinReimpresin- Rosario: UNR Editora, Rosario, 2008. HERNNDEZSAMPIERI,Roberto;FERNANDEZCOLLADO,CarlosyBAPTISTA LUCIO,Pilar.MetodologadelaInvestigacin,3Edicin,McGrawHill,Mxico 2006. NORMATIVA IRAM-ISO9001;ISO9001:2008SistemadegestindelacalidadRequisitos;2 edicin 2008-12-23; IRAM; Buenos Aires; 2008.ISO9004:2000SistemadegestindelacalidadDirectricesparalamejoradel desempeo; edicin 2000; Traduccin certificada; impreso en Suiza. PGINAS WEB CONSULTADAS ManualdeGestindelaCalidad(MGCRev.3Vigencia03/09/07)Pgina7.Disponibleen:http://www.rodados-sa.com.ar/historia.htm.Consultado2dediciembre de 2011. http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php . Consultado 18 de noviembre de 2011.