Informe Pre - Evento – organizar eventos de manera responsable,

teniendo en cuenta la conformación de comités, La coordinación de las

responsabilidades de los diferentes comités, de acuerdo con el tipo

De evento y las políticas institucionales.

Buscando Mi Interior

Diana Marcela Ariza

Laura Mariana Rincón

Michael Álzate

Rigoberto Pesillo Jurado

Santiago Peña

Mercy Liliana Palacios

Yezid Ramos Lara

NELSON ENRIQUE VERA

Servicio Nacional de Aprendizaje – Sena

Regional Cundinamarca

Centro de desarrollo Agroempresarial Chía

Tecnología en Gestión Empresarial

Organizar Eventos Que Promuevan Las Relaciones Empresariales, Teniendo En Cuenta

El Objeto Social De La Empresa.

Chía

INTRODUCCION

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en

cuenta el objeto social de la empresa.

JUSTIFICACIÓN

Este trabajo es elaborado con el fin de obtener un excelente desarrollo en la

realización del evento, por medio de la organización de las actividades de

forma adecuada que permitan mostrar los tiempos y la forma en que se va a

realizar cada una de ellas.

TABLA DE CONTENIDO

1. Análisis Del Evento ................................................................................................... 5

2. Comités ......................................................................................................................... 6

3. Coordinador General ................................................................................................. 4

4. Comité Organizador ................................................................................................. 8

5. Comité De Logística ............................................................................................... 10

6. Comité De Promoción ............................................................................................ 13

7. Comité De Alimentos Y Bebidas ........................................................................ 16

8. Conclusiones ............................................................................................................... 20

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1. ANALISIS DE EVENTO

Después de un estudio detallado se toma una herramienta importante

conocida como “Lluvia De Ideas” donde cada uno de sus integrantes aporta

una idea, al evento a desarrollar, entre ellos se destacan:

1. Travesía Al parque temático “Parque Jaimeduque”

2. Visita a la mina de sal del municipio de Zipaquirá

3. Retiro espiritual

4. Cena formal

Después de un una ardua selección la idea más llamativa fue el retiro

espiritual, se pudo concluir que esta actividad no solo será aplicada en la parte

personal, sino que también en la parte laboral.

El evento fue denominado “Buscado mi interior”

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2. COMITÉS

Para el desarrollo de una actividad de éxito se acordaron y se estipularon una

serie de comités a cada persona del grupo, estas fueron estipuladas así:

1. Coordinador General (Michael Álzate Rodríguez)

2. Comité Organizador (Mercy Palacios)

3. Comité de Logística (Laura Rincón Y Rigoberto Pesillo)

4. Comité de Promoción (Yezid Ramos)

5. Comité de Alimentos y bebidas (Santiago Peña y Diana)

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3. COORDINADOR GENERAL

Es el encargado del desarrollo y correcto funcionamiento del evento.

Funciones

Implementar el organigrama de funciones

Establecer el cronograma de actividades

Dirigir los demás comités para un mejor desarrollo del evento

Establecer objetivos y metas para cumplir con los temas tratados

Planificar, diseñar, el desarrollo general

Supervisar el desarrollo de la metodología a tratar para un correcto

funcionamiento

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4. COMITÉ ORGANIZADOR

Son los encargados y responsables del desarrollo del evento y su cumplimiento

de los objetivos pactados. Que se realizó:

Seleccionar al grupo de aprendices que estará presente en el

desarrollo del evento.

Identificar le lugar que permita su desarrollo y que cumpla con

las condiciones que se necesitan para que la actividad pueda

ejecutarse en los mejores ambientes posibles.

Diseñar un organigrama de funciones que permita una ejecución

perfecta y evitar futuros inconvenientes además de estandarizar

los procesos que se desarrollan para la competencia.

Establecer los ponentes que serán los encargados de las

actividades, charlas durante la ejecución del evento.

Realizar una celebración para los invitados especiales, en donde se

les realizara un pequeño homenaje que permita un tiempo de

integración familiar para los aprendices.

Establecer una fecha para el desarrollo del evento.

Elaborar un cronograma de actividades que permita un mejor

desempeño del evento además de establecer una orden y manejar

niveles de jerarquía.

Adquirir los elementos técnicos, humanos que se requieren para la

realización del evento entre ellos se destaca (Computadores,

sonido, video beam, recursos humanos).

Realizar encuestas pre – post evento para medir los niveles de

satisfacción de las personas, obtener mayor información que nos

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permita conocer, los gustos, los deseos de cada persona a fin que

se le pueda brindar un evento que cumpla con las expectativas de

los aprendices

Promocionar el evento haciendo uso de las TIC para una mayor

cobertura y ampliación de la información.

CRONOGRAMA

BIENVENIDA

1:00 pm.

HOMENAJE A LOS

CUMPLEAÑEROS

1:30 pm.

EVALUACION Y

CLAUSURA DEL

EVENTO

5:30 PM

RECESO

3:30 pm

BUSCANDO MI

INTERIOR

2:00 A 5:30 pm

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5. COMITÉ DE LOGÍSTICA

Esta comisión estará al pendiente de las siguientes tareas que aplican para

el evento.

Diseño y elaboración de impresos: dentro de los subcomités del

comité organizador se encuentra el Organizador de promoción

de eventos este también es el encargado del diseño y elaboración

de impresos y divulgación del evento.

Seleccionar y capacitar al personal que servirá de apoyo para el

desarrollo del evento.

Psicopedagogo: Néstor Raúl Polo: será el encargado de ejecutar las

actividades de auto encuentro y reflexión.

Este por ser profesional en lo que hace no necesita como tal de

capacitación, pero sin embargo se le dieron unas recomendaciones de

lo que debería tener su rutina.

(Todos los organizadores): repartición de refrigerios higiénicamente

empacados a los agentes de evento, esta acción se hará entre todos para

agilizar la entrega y no hacer esperar a las personas.

Celebración de cumpleaños: (Laura Rincón y Rigoberto Pesillo): Para esta

actividad se entregaran a cada homenajeado un DVD con un video de

recuerdo, y un detalle artesanal.

Se hará de forma organizada y con un enfoque de homenaje.

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1. Adquisición o contratación de materiales, equipos o servicios.

Para el desarrollo de este evento se alquiló un lugar acorde a nuestras

necesidades, el lugar incluye zonas verdes, una cancha de asfalto, un salón

adecuado para exposiciones y charlas.

Los materiales que necesitamos para el desarrollo del evento se

encuentran incluidos en la contratación del sitio, ejemplo. Sillas, mesas y un

tablero para proyección de videos. Un tablero en el salón, una madeja de lana

grande, tres marcadores de diferente color para tablero, tres palos de escoba

con punta, 20 metros de hilo caucho, una madeja de cabuya.

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Nuestro protocolo del servicio será el siguiente

Llegar mínimo una hora antes al sitio para supervisar la entrega de las

instalaciones y el estado de las cosas que contengan.

Poner suma atención a la llegada de los agentes del evento al sitio y

estar pendientes a las a fueras del mismo como punto guía para que

puedan llegar.

Llamar a lista y confirmar exactamente el número de personas que

asistieron al sitio, esto con el fin de tener un mejor control en cuanto a

refrigerios.

Estar atentos con la puntualidad de las actividades y gestionar para que

estas se cumplan.

Estar pendientes en el momento de la entrega de refrigerios para que

nadie se quede sin él.

Recolección de residuos después del refrigerio para tener aseado

el sitio en todo momento.

Supervisar las instalaciones de baños, con el fin de que funcionen bien y

cuente con sus debidos útiles de higiene.

Al finalizar el evento cooperar entre todos los organizadores para

entregar aseado el sitio.

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6. COMITÉ DE PROMOCIÓN

Sus funciones son:

Diseño y elaboración del logotipo.

Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería

especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.

Promoción interna y externa.

Diseño y compra de todo el material promocional.

Elaboración de las pancartas.

Planificación y coordinación del protocolo.

Coordinación de información y entrevistas con los medios de

comunicación.

Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los

conferenciantes e invitados especiales.

Coordinar los actos de inauguración y clausura.

Elaborar los instructivos.

Creación logo y nombre del evento

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Se establecieron y se enviaron las invitaciones a los eventos a los correos

electrónicos de los invitados y homenajeados, se utilizó el medio masivo de

comunicación como lo fue el internet, en el grupo de “Gestores Empresariales

SENA”

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Señalizo el camino con globos para guiar a los invitados al lugar de encuentro

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7. COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Se compró comida para la elaboración de los sándwiches: este recibo fue dado

en el supermercado “D1”, “mercafruver don chepe” y “gran fruver” de chía

Se compraron también insumos para la terminación de los sándwiches

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El pan tubo un procedimiento muy

importante ya que fue comprado

en cualquier panadería, por eso

pasó por el proceso de orneado

especial para ello

Fueron comprados gorros para los

compañeros

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8. CONCLUSIONES

Es importante este tipo de proyecto religioso porque los beneficiados del

mismo podrán recordar principios y valores quizás ya olvidados, los cuales le

llevaran muy lejos en la vida, resaltando el lado positivo como personas

racionales, que habitamos y ocupamos un espacio en este mundo.

Gracias a este proyecto todos adquiriremos conciencia de lo que hacemos,

veremos la vida con otro criterio y quizás seremos más tolerantes con nuestro

entorno.

Es importantísimo hacer un alto en el camino y ver hacia atrás y mirar que

está mal, sacar conclusiones de un porque y para que suceden las cosas y

mirar hacia adelante con espíritu de emprendedor y conquistador siempre

irradiando el lado amable y cálido para con las personas sin pasar por encima

de ellas y pensando en su bienestar primero que en el de nosotros mismos.