Informe: Resultado del Índice de Gestión Municipal (IGM) 2013...municipal mediante la metodología...

Agosto 2014

Municipalidad de San José

Dirección de Planificación y Evaluación

Informe: Resultado del Índice de Gestión

Municipal (IGM) 2013 Elaborado por:

Xinia María Campos Vargas

Validadora del SIIM

Colaboración de:

Gustavo Reyes Rodríguez

Revisado por:

Ligia Quesada Madrigal

1

Tabla de contenido

I. Introducción ..............................................................................................................................2

II. Resultados del IGM 2013 .......................................................................................................4

III. Análisis Comparativo IGM 2010 a 2013 ...............................................................................9

IV. Conclusiones ..........................................................................................................................12

V. Recomendación .....................................................................................................................13

VI. Anexos ....................................................................................................................................14

2

I. Introducción

El IGM tiene cuatro años de ser implementado en el sector municipal, y tiene como

finalidad, entre otros, ser un insumo para evaluar la gestión y rendición de

cuentas, así como para incentivar el análisis y el control a nivel institucional que

posibilite retroalimentar la gestión municipal.

El Índice está conformado por 61 indicadores. Para su cálculo el Ente Contralor

diseñó un Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM) en el que se han

establecido los ejes y áreas, a saber:

Eje 1 Desarrollo y Gestión Institucional

a. Área Gestión Financiera

Registro de operaciones

Ingresos

Egresos

Liquidación presupuestaria

Gestión de cobro

Gestión de la deuda

Transferencias

b. Área Control Interno

c. Área Contratación administrativa

d. Área Sistemas de información

e. Área Recursos humanos

Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas.

a. Área Planificación

b. Área Participación ciudadana

c. Área Rendición de cuentas

Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental

a. Área Recolección de residuos

d. Área Depósito y tratamiento de residuos

e. Área Aseo de vías y sitios públicos

Eje 4. Gestión de Servicios económicos

a. Área Gestión Vial

3

Eje 5. Gestión de Servicios Sociales

a. Área Mantenimiento de parques y zonas verdes

b. Área Atención de servicios y obras sociales

Cada uno de los ejes y áreas tiene establecido un peso relativo. (Ver Anexo Nº1)

Según las disposiciones establecidas por la Contraloría General de la República

se debe contar con un expediente y respaldos de la información que se requiere

para el cálculo de cada indicador. La información y el expediente del conjunto de

indicadores son ingresados en el SIIM según las regulaciones establecidas por el

Ente Contralor.

El trabajo de recopilación de la información de los indicadores la realizan los

funcionarios que se han definido para esta tarea, en cada gerencia y la alcaldía,

según las regulaciones de la municipalidad. Esta información es remitida por los

coordinadores de estas instancias a la digitadora del SIIM y posteriormente es

validada y remitida al Ente Contralor. Este proceso se lleva a cabo entre los meses

de enero y febrero de cada año.

Este informe tiene como objetivo principal brindar información sobre el

comportamiento del IGM del año 2013, de tal forma que oriente la toma de

decisiones a la Alcaldía y el nivel gerencial en el proceso de mejora continua del

quehacer institucional.

Para su elaboración se toman los resultados validados por el Ente Contralor en el

SIIM en el mes de agosto. Para cada indicador se realiza una revisión, según su

acepción y la meta para determinar el porqué de la calificación obtenida. Por

último, se realiza una comparación de los resultados del IGM, en años anteriores.

El informe contiene los principales resultados obtenidos en el año 2013, según los

ejes y áreas mencionados anteriormente, luego se hacen una comparación con los

resultados obtenidos en los años 2012, 2011 y 2010; y por último se presentan las

conclusiones y recomendaciones.

4

II. Resultados del IGM 2013

El resultado del Índice de Gestión Municipal (IGM) 2013 es de 70.12%. Ver Anexo

Nº 2). Del total de indicadores que conforman el IGM (61) se tiene el siguiente

resultado:

El 61% (37 indicadores) obtuvieron una calificación mayor o igual 80%.

El 10% (6 indicadores) obtuvieron una calificación que oscila entre 60% y 79%.

El 29% (18 indicadores) obtuvieron una calificación menor 59%.

El eje de Desarrollo y Gestión Institucional es el que obtuvo una calificación mayor (87.30%), siendo que el resto de los ejes la calificación es muy similar, oscila entre 61% y 69%, como se muestra en el Gráfico Nº1

Gráfico Nº1

Fuente: Datos del SIIM, Contraloría General de la República

5

Los indicadores que obtuvieron calificaciones mayor o igual al 80% (ver Anexo

Nº2), son:

Eje de Desarrollo Institucional (25 indicadores) específicamente los que tienen

que ver con el área financiera: registro de operaciones, ingresos y egresos.

Además, los indicadores del área de control interno, los referidos a contrataciones,

tecnologías de información y unos del área de recursos humanos.

Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas (2

indicadores): rendición de cuentas y cobertura de planes reguladores.

Eje Gestión de Desarrollo Ambiental (6 indicadores): relacionado con los

requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos, depósito y

tratamiento de residuos y los de sostenibilidad de estos mismos servicios y la

cobertura de aseo de vías y sitios públicos y recolección de residuos sólidos.

Eje Gestión de Servicios Económicos (1 indicador): ejecución de recursos

destinados a la red vial.

Eje Gestión de Servicios Sociales (3 indicadores): la cobertura de parques y

obras de ornato, comunicación, control y evaluación de los programas sociales y

porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales.

Por otra parte, los indicadores que obtuvieron calificaciones menores al 59% (ver

anexo Nº2), son:

(No se incluyen tres indicadores cuyo resultado son comparados con el sector

municipal mediante la metodología del percentil, ya que se desconoce los

resultados de los mismos.)

Eje: Desarrollo y Gestión Institucional

1.1.6.1 Atención de obligaciones por financiamiento.

Calificación dada: 0%

La municipalidad no registra en el expediente amortizaciones ni intereses

dado que no tiene deudas. Se tiene duda sobre la calificación obtenida

puesto que el año pasado se presentó la misma información y la calificación

fue de 100%. Se realizó consulta a la Sra. Flor Alfaro de la Contraloría

General de la República y aduce que en la ficha debe indicarse que la

6

Institución no posee obligaciones por financiamiento. Este es el único

indicador donde se presenta esta situación. Meta del indicador: 100%.

Eje: Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

2.1.4 Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos

anuales

Calificación dada: 57.83%

Se bajó la ejecución de metas principalmente debido a la poca ejecución

de proyectos de los Programas III “Inversiones” y IV “Partidas Específicas”.

Meta del indicador: 100%

2.2.1 Mecanismos de participación ciudadana


Se obtiene esta calificación porque no se cuenta con: la reglamentación

sobre mecanismos de participación ciudadana y además porque no se

garantiza la participación ciudadana en el presupuesto municipal. Meta del

indicador 100%.

2.2.2 Presupuesto participativo

Calificación obtenida: 27.1%

Esta calificación se debe a que no se tienen recursos participativos

programados en el Programa II y además, del total programado como

participativo en el Programa III Inversiones y IV Partidas Específicas

solamente se tiene 18,5%. Por otra parte, de este total programado se

ejecutó el 62%. Meta del indicador: 100%.

2.3.2 Medición de satisfacción del usuario


Esto se debe a que de todos los servicios, solo se hizo encuesta a

mercados y a permisos de construcción y licencias comerciales. Meta

100%,

7

Eje: Gestión de Desarrollo Ambiental

3.1.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos.


Se debió a que la inversión en maquinaria, equipo y mobiliario es ínfima, no

alcanzó ni el 1%. Meta del indicador: 10%.

3.2.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de

residuos sólidos


Al ser este un servicio contratado, se toma como calificación la misma del

indicador 3.1.3 “Recursos destinados al desarrollo del servicio de

recolección de residuos”. Esto según se indica en el Manual del usuario

externo del SIIM. Meta del indicador: 10%.

3.3.1 Sostenibilidad de operación del servicio de aseo de vías y sitios públicos


El resultado del indicador es -12.03%, lo que muestra que los gastos reales fueron mayores a los ingresos (- ₡ 472,860,330.19). Meta del indicador: -10% a 10%.

3.3.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios

públicos


El resultado del indicador es 0,05 %, por cuanto la inversión en el servicio

de aseo de vías realizada es ínfima (₡2,278,500 de un total de

₡ 3,930,101,812). Meta del indicador: 10%.

3.3.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios


No se actualizo la tasa. Meta del indicador: un año.

8

Eje: Gestión de Servicios Económicos

4.1.1 Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial

cantonal


Se ejecutó apenas el 56% de lo programado en el programa II “Servicios

Comunales”, III Inversiones y IV “Partidas Específicas” (construcción y

mantenimiento de aceras, cordón y caño, rampas, bacheo y reconstrucción

de vías). Meta del indicador: 100%.

4.1.3 Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal


La calificación se obtiene tomando en cuenta el total de KM por condición

de la superficie del ruedo, multiplicado por lo porcentajes asignados a cada

condición, dividido entre el total de KM. Esta calificación representa el 56%

de la condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal, (a mayor

porcentaje, mejores condiciones de la superficie de ruedo). Meta del

indicador 40%.

Eje: Gestión de Servicios Sociales

5.1.1 Sostenibilidad de la operación del servicio de parques y obras de ornato


El resultado del indicador es de 11,53%. Según lo definido por el Ente

Contralor, este resultado evidencia que existe un superávit que podría

obedecer a la no ejecución de parte de la municipalidad, por ello no se

obtiene ningún punto. Meta del indicador: -10% a 10%.

5.1.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato

El resultado del indicador es 0,27%, la inversión realizada es ínfima, (₡ 7.131.325.de un total de ₡ 2.613.307.222.57). Meta del indicador: 10%.

9

5.1.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de

ornato


No se actualizo la tasa (Meta del indicador: un año).

III. Análisis Comparativo IGM 2010 a 2013

El Año 2012 donde se obtuvo la mayor calificación del IGM, mientras que en el

Año 2011 se obtuvo la menor calificación, según se muestra en el Gráfico Nº 2.

Gráfico Nº 2


10

Es importante resaltar algunos indicadores que han afectado negativamente el

resultado del IGM en uno o varios años:

Eje Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas

Los indicadores referidos a mecanismos de participación ciudadana y

presupuestos participativos y medición de la satisfacción del usuario, esto por

cuanto no se garantiza la participación de la ciudadanía en el presupuesto

municipal, así también los recursos clasificados como presupuesto

participativo en los Programas III Inversiones y IV Partidas Específicas que no

superan el 20% del total de recursos de esos programas, además en el

Programa II Servicios Comunales no hay presupuesto participativo. Asimismo,

no se realizan para todos los servicios encuestas de satisfacción al usuario, la

practica institucional es realizar algunas encuestas en algunos de los servicios.

Eje Gestión del Desarrollo Ambiental y Gestión de Servicios Sociales

Los indicadores y variables referidos a la actualización de tasas de los

servicios, esto por cuanto las tasas no se actualizan de manera anual.

Los indicadores y variables referidos a la inversión realizada en el servicio de

aseo de vías, recolección de desechos sólidos y tratamiento de residuos,

parques y áreas verdes, donde las inversiones en maquinaria, equipo y

mobiliario son ínfimas.

En el Gráfico Nº4 se muestra que el Eje Desarrollo y Gestión Institucional es el

que en los cuatros años de aplicación del IGM ha presentado una calificación

mayor y más uniforme con respecto al resto de ejes. Mientras que el Eje de

Desarrollo Ambiental presenta la calificación más baja, sobre todo en el año 2011.

También, se muestra que el Eje de Gestión de Servicios Económicos mantiene en

sus cuatro años un comportamiento similar, ello se debe a que el eje está

conformado únicamente por el área de gestión vial, tal como se puede apreciar en

el gráfico siguiente.

11

Gráfico Nº4


12

IV. Conclusiones

1. El IGM 2013 toma el valor de 70.12%, esto como resultado de que del total

de 61 indicadores, 37 obtuvieron una calificación entre 80% y 100%, 6

indicadores obtuvieron una calificación entre el 60% y 79% y 18 indicadores

obtuvieron una calificación entre el 0% y el 59%.

2. De los cinco ejes que conforman el IGM, es el eje de Desarrollo Institucional

el que obtuvo la mayor calificación con un 87.3%, siendo que el resto de

ejes obtienen una calificación que oscila entre el 61% y 69%.

3. Los principales indicadores que afectaron negativamente el resultado del

IGM del 2013 por su baja calificación, son: la frecuencia de actualización de

las tasas de los servicios de aseo de vías y parques, así los recursos

destinados al desarrollo de los servicios de aseo de vías y parques, así

como el indicador de sostenibilidad de operación de estos servicios.

También los indicadores referidos a los mecanismos de participación,

presupuesto participativo y la medición de satisfacción del usuario, grado de

cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales y por

último, el indicador de la superficie al ruedo de la condición vial.

4. En el periodo en el que se ha aplicado el IGM 2010-2013 se determina que

la mayoría de los indicadores mencionados anteriormente, son también los

que presentan baja calificación en varios años del periodo, afectando

negativamente la calificación del IGM.

5. El IGM tuvo un crecimiento general entre el año 2012 a 2013 del 4,3%, pero

este crecimiento muestra grandes variaciones entre año, pues muestra

decrecimiento entre 2010 -2011 y 2012 -2013, con un gran crecimiento en

el periodo 2011-2012.

6. Así también en los cuatro años en que se ha aplicado el IGM, es el Eje de

Desarrollo Institucional el que ha presentado una mayor calificación,

mientras que el resto presenta una calificación muy similar excepto el Eje

de Desarrollo Ambiental sobre todo en el año 2011 que obtuvo calificación

de 34.84% y el Eje de Planificación, Participación Ciudadana y Rendición

de cuentas que en el año 2012 presenta calificación de 54.32%.

13

V. Recomendación

A la Alcaldía y Gerencias

Revisar, analizar y determinar en conjunto con las jefaturas responsables

las razones por las cuales se obtuvo regular y baja calificación (menores a

79%) en algunos de los indicadores del IGM (ver anexo Nº2).

Establecer las medidas correctivas o planes de mejora para revertir las

situaciones presentadas que conllevan tener valoraciones menores a 59%

en los indicadores, con especial atención de aquellos que obtuvieron nota

de 0%.

14

VI. Anexos

Anexo 1

Índice de Gestión Municipal IGM: Ejes, áreas y pesos relativos

EJE Y ÁREAS PUNTOS Eje 1. Desarrollo y gestión institucional.

100

28

Áreas: A: Gestión financiera 33

i) Registro de operaciones 15

100

ii) Ingresos 18

iii) Egresos 17

iv) Liquidación presupuestaria 15

v) Gestión de cobro 20

vi) Gestión de la deuda 7

vii) Transferencias 8

B. Control Interno 17

C. Contratación administrativa

17

D. Sistemas de información

17

E. Recursos humanos 16

Eje 2. Planificación, participación ciudadana y rendición de cuentas.

100

20

Áreas: a. Planificación 40

b. Participación ciudadana

30

c. Rendición de cuentas 30

Eje 3. Gestión de desarrollo ambiental

100

23

Áreas: a. Recolección de residuos 37

b. Depósito y tratamiento de residuos

34

c. Aseo de vías y sitios públicos 29

Eje 4. Gestión de Servicios económicos 100

16

Áreas: a. Gestión Vial 100

Eje 5. Gestión de Servicios Sociales

100

13

Áreas: a. Mantenimiento de parques y zonas verdes 40

b. Atención de servicios y obras sociales 60

TOTAL DE PUNTOS 100

15

Anexo 2 Reporte de Calificaciones del Índice de Gestión Municipal 2013

Ejes, áreas e indicadores Peso Relativo Puntos

Obtenidos Nota

Modelo de Evaluación 100.00 70.12 70.12

1 Desarrollo y Gestión Institucional

28.00 24.44 87.30

1.1 Gestión Financiera 33.00 24.34 73.76

1.1.1 Registro de operaciones 15.00 15.00 100.00

1.1.1.1 Registro de información financiera contable

7.50 7.50 100.00

1.1.1.2 Procedimientos e informes presupuestarios

7.50 7.50 100.00

1.1.2 Ingresos 18.00 17.10 95.00

1.1.2.1 Ejecución presupuestaria de ingresos

5.00 4.95 99.00

1.1.2.2 Ejecución de recursos propios 5.00 4.95 99.00

1.1.2.3 Autonomía financiera 4.00 4.00 100.00

1.1.2.4 Representatividad de los recursos de vigencias anteriores sobre el total de ingresos reales del periodo

4.00 3.20 80.00

1.1.3 Egresos 17.00 10.16 59.76

1.1.3.1 Ejecución presupuestaria de egresos

6.00 4.86 81.00

1.1.3.2 Porcentaje de gastos administrativos

3.00 0.90 30.00

1.1.3.3. Porcentaje de gastos en servicios comunitarios

4.00 4.00 100.00

1.1.3.4 Porcentaje de gastos de capital 4.00 0.40 10.00

1.1.4 Liquidación presupuestaria 15.00 10.10 67.33

1.1.4.1 Equilibrio ingresos-egresos reales 5.00 4.10 82.00

1.1.4.2 Representatividad del superávit libre respecto del total de ingresos reales del periodo

5.00 1.00 20.00

1.1.4.3 Representatividad del superávit específico respecto del total de ingresos reales del periodo

5.00 5.00 100.00

1.1.5 Gestión de cobro 20.00 14.25 71.25

16


Obtenidos Nota

1.1.5.1 Estructura mínima para la gestión de cobro

5.00 4.75 95.00

1.1.5.2 Morosidad respecto del monto total puesto al cobro cada periodo

10.00 6.10 61.00

1.1.5.3 Antigüedad de saldos 5.00 3.40 68.00

1.1.6 Gestión de deuda 7.00 0.00 0.00

1.1.6.1 Atención de obligaciones por financiamiento

7.00 0.00 0.00

1.1.7 Transferencias 8.00 7.15 89.38

1.1.7.1 Dependencia financiera 3.00 3.00 100.00

1.1.7.2 Eficacia en la transferencia de recursos específicos

5.00 4.15 83.00

1.2 Control interno 17.00 15.88 93.41

1.2.1 Autoevaluación de los componentes del sistema de control interno

3.40 3.40 100.00

1.2.2 Madurez de los componentes del sistema de control interno

3.40 2.28 67.00

1.2.3 Establecimiento de componentes de SEVRI

3.40 3.40 100.00

1.2.4 Actividades ejecutadas del SEVRI 3.40 3.40 100.00

1.2.5 Seguimiento del sistema de control interno

3.40 3.40 100.00

1.3 Contratación administrativa 17.00 15.97 93.94

1.3.1 Recursos de objeción al cartel declarados con lugar

3.00 3.00 100.00

1.3.2 Cantidad de actos finales anulados 3.00 3.00 100.00

1.3.3 Cumplimiento de plazos legales 5.50 4.68 85.00

1.3.4 Aspectos básicos del proceso de contratación

5.50 5.29 96.25

1.4 Tecnologías de información 17.00 15.11 88.88

1.4.1 Tenencia de tecnologías de información

11.00 9.43 85.71

1.4.2 Grado de madurez en el cumplimiento de las normas técnicas de tecnologías de información.

6.00 5.68 94.60

1.5 Recursos humanos 16.00 16.00 100.00

1.5.1 Estructura organizacional básica 8.00 8.00 100.00

1.5.2 Administración de Recursos Humanos

8.00 8.00 100.00

17


Obtenidos Nota

2 Planificación, Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas 20.00 12.32 61.58

2.1 Planificación 40.00 30.86 77.15

2.1.1 Instrumentos de planificación 10.00 7.30 73.00

2.1.2 Cobertura planes reguladores 10.00 10.00 100.00

2.1.3 Contenido de los planes reguladores urbanos

10.00 7.78 77.78

2.1.4 Grado de cumplimiento de metas propuestas en los planes operativos anuales

10.00 5.78 57.80

2.2 Participación ciudadana 30.00 9.42 31.40

2.2.1 Mecanismos de participación ciudadana

10.00 4.00 40.00

2.2.2 Presupuesto participativo 20.00 5.42 27.10

2.3 Rendición de cuentas 30.00 21.30 71.00

2.3.1 Rendición de cuentas a la ciudadanía 20.00 20.00 100.00

2.3.2 Medición de satisfacción del usuario 10.00 1.30 13.00

3 Gestión de Desarrollo Ambiental 23.00 14.28 62.08

3.1 Recolección de residuos 37.00 31.12 84.11

3.1.1 Requerimientos básicos del servicio de recolección de residuos

10.00 10.00 100.00

3.1.2 Sostenibilidad de la operación del servicio de recolección de residuos

15.00 15.00 100.00

3.1.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de recolección de residuos

6.00 0.12 2.00

3.1.4 Cobertura del servicio de recolección de residuos

6.00 6.00 100.00

3.2 Depósito y tratamiento de residuos 34.00 26.41 77.68

3.2.1 Requerimientos básicos del servicio de depósito y tratamiento de residuos

12.00 10.29 85.71

3.2.2 Sostenibilidad de operación del servicio de disposición y tratamiento de residuos.

16.00 16.00 100.00

3.2.3 Recursos destinados al desarrollo del servicio de depósito y tratamiento de residuos sólidos

6.00 0.12 2.00

3.3 Aseo de vías y sitios públicos 29.00 4.55 15.69

3.3.1 Sostenibilidad de operación del Servicio de aseo de vías y sitios públicos

14.00 0.00 0.00

18


Obtenidos Nota

3.3.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de aseo de vías y sitios públicos

5.00 0.05 1.00

3.3.3 Cobertura del servicio de aseo de vías y sitios públicos

5.00 4.50 90.00

3.3.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de aseo de vías y sitios públicos

5.00 0.00 0.00

4 Gestión de Servicios Económicos 16.00 11.07 69.20

4.1 Gestión Vial 100.00 69.20 69.20

4.1.1 Grado de cumplimiento de las metas propuestas para mejorar la red vial cantonal

30.00 16.80 56.00

4.1.2 Ejecución de recursos destinados a la red vial

30.00 30.00 100.00

4.1.3 Condición de la superficie de ruedo de la red vial cantonal

40.00 22.40 56.00

5 Gestión de Servicios Sociales 13.00 8.01 61.65

5.1 Parques y obras de ornato 40.00 10.15 25.38

5.1.1 Sostenibilidad de la operación del Servicio de parques y obras de ornato

15.00 0.00 0.00

5.1.2 Recursos destinados al desarrollo del servicio de parques y obras de ornato

5.00 0.15 3.00

5.1.3 Cobertura del servicio de parques y obras de ornato

10.00 10.00 100.00

5.1.4 Frecuencia de aprobación de la tasa del servicio de parques y obras de ornato

10.00 0.00 0.00

5.2 Atención de servicios y obras sociales

60.00 51.50 85.83

5.2.1 Comunicación, control y evaluación de los programas sociales

10.00 10.00 100.00

5.2.2 Porcentaje destinado a la atención de servicios y obras sociales

25.00 22.50 90.00

5.2.3 Ejecución del presupuesto destinado a servicios y obras sociales

25.00 19.00 76.00

Nota: números en rojo son las calificaciones menores a 59

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