Informe de la conferencia del 13/11/2012

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2012 R.FLOTTES

Reuniones efectivas, pese a tus jefes – Ana HENGUAL – Grupo ENDING

I) Que es une reunión

II) Las fases de una reunión

III) ¿Cómo liderar?

IV) ¿Cómo participar?

I) ¿Que es una reunión?

“Un encuentro de varias personas presupuestas a colaborar en el logro de uno o varios

objetivos”

o Trabajo en equipo

o Comunicación

o Tomar decisiones

o Desarrollo de cualquier actividad profesional

¿Qué tipo de reunión?

o Informativas

o Solucionar problemas

o Reuniones diarias/semanales/mensuales

¿Porque hay reuniones improductivas?

o Impuntualidad

o Hora que se acabo

o Interrupciones

o Las personas que toman decisiones no están

o Cambio en el agenda

o Arrastran puntos a otras reuniones

Cuando se convierten en rutina también pierden de su interés

II) Las fases de una reunión

Antes: Preparación

Durante: Inicio

Desarrollo

Finalización

Después: Evaluación

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Preparación:

¿La reunión es útil o no? En el caso que no, un email informativo puede ser

suficiente

La convocatoria:

o Lugar

o Horario

o Asistente

o Responsables

o Agenda Y con antelación suficiente…

a. Inicio:

o Puntualmente

o Presentar a todos

o Crear un clima de confianza (estimular, motivar, dar confianza)

o Recordar los objetivos deseados

o Dejar visible el orden del día

o Establecer normas básicas para debatir

o Nominar secretario

o Proporcionar la información básica

b. Desarrollo:

o Permitir la participación y contribución de cada uno

o Centrarse en el tema de la reunión

o Reconocer y reforzar aportaciones constructivas

o Seguir el agenda

o Mantener el ritmo adecuado

o Hacer seguimiento de tareas anteriores para verificar

o Resumir y anotar conclusiones

c. Finalización:

o Definir el plan de acciones (listarles, decidir responsables y plazos, establecer

sistema de seguimiento)

o Agradecer la participación

o Programar la próxima

o Redactar y distribuir el acta de la reunión (enviar máximo 2 días después)

El acta: participantes, objetivos (responsables, acciones, fecha implantación),

problemas, puntos claves desarrollados, fecha próxima reunión y conclusiones.

Comentarios: Cuanto más personas hay en la reunión cuanto más es complicado,

cuanto más va a tardar, invitar solo los que son implicados en el proyecto)

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Evaluación:

¿Objetivos alcanzados?

¿Temas de la agenda tratados?

¿Plan de acción elaborado?

¿Todos los participantes estaban?

¿Horario de inicio y fin cumplido?

III) ¿Cómo liderar?

Clarificar

Controlar

Relajar

Dinamizar

Características importantes:

Saber reaccionar delante de imprevistas (no emociones, buscar causas)

Adaptarse al equipo

Demostrar seguridad

Necesidad de tenerla bien preparada

Cuidar a los gestos, posturas

Mirar en los oros

Luchar contra las posturas defensivas

Moverse (ocupar el espacio)

Preparación psicológica

Pensar positivamente

Encontrar el hilo conductor

IV) ¿Cómo participar?

Llevar nuestros puntos preparados

Adoptar una actitud adaptada

Escucha activa (confirmar puntos, exponer dudas)

Intervenciones valiosas

Tomar notas

Manejar lenguaje corporal

Otras habilidades

Exponer ideas

Captar atención

Especificar idea principal

Comprobar grado de atención

Ser flexible