PROGRAMA DE TRABAJO N AI-CP-R4-AC-105 DE FECHA 08/10/2013

INFORME DE SEGUIMIENTO DE AUDITORA N AI-CP-08-PC-087-14

REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS CORRESPONDIENTE AL INFORME N AI-CP-R4-AGC-045 REFERIDO A EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO Y CONDICIONES RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COBRANZA DE LA FACTURACIN A USUARIOS CON TARIFA RESIDENCIAL DE ALTO CONSUMO Y GRANDES USUARIOS, DE LAS OFICINAS COMERCIALES DE MAYOR RECAUDACIN EN EL ESTADO FALCN.

JULIO 2014REALIZAR SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS CORRESPONDIENTE AL INFORME N AI-CP-R4-AGC-045 REFERIDO A EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO Y CONDICIONES RELACIONADOS CON EL PROCESO DE COBRANZA DE LA FACTURACIN A USUARIOS CON TARIFA RESIDENCIAL DE ALTO CONSUMO Y GRANDES USUARIOS, DE LAS OFICINAS COMERCIALES DE MAYOR RECAUDACIN EN EL ESTADO FALCN.

I. Origen de la Actuacin

Con la finalidad de dar cumplimiento a la programacin que lleva a cabo la Unidad de Auditora Interna de la Corporacin Elctrica Nacional, S.A. (CORPOELEC), en el ejercicio de las atribuciones que le confiere la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico en el artculo 135; los artculos 40, 41, 61 y 62 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal; los artculos 43 y 44 de las Normas Generales de Auditora de Estado; norma 4.5, numeral 4.5.7, emanada del Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada y; de acuerdo a las instrucciones contenidas en la Credencial No.AI-CP-08-PC-087-14 de fecha 09/06/2014, se efectu Seguimiento al Plan de Acciones Correctivas, para subsanar las observaciones planteadas en el Informe N AI-CP-R4-AGC-045, Sobre la Cobranza a Usuarios en el Estado Falcn, designndose para su ejecucin a los ciudadanos: Denny Gonzlez CI 9.513.445, Zoraida Maldonado CI 9.522.205 ySusana Snchez CI 14.713.320. II. Alcance

La actuacin comprende la revisin de los Planes de Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadurade Comercializacin, Distribucin y UREE Regin Falcn, segn memorandoNo. 17971-0000/041de fecha 15/11/2013; a fin de constatar, a travs de la verificacin documental, la aplicacin de las acciones correctivas propuestas por las reas evaluadas, destinadas a erradicar las causas races que originaron las debilidades mencionadas en el informe de auditora definitivo No. AI-CP-R4-AGC-045 de fecha junio 2012,Sobre la Cobranza a Usuarios en el Estado Falcn.

III. Objetivo General

Realizar seguimiento al Plan de Acciones Correctivas implementado por las unidades auditadas sobre las recomendaciones para subsanar las observaciones planteadas en el Informe Definitivo N AI-CP-R4-AGC-045 de junio 2012, referido a Evaluar el Cumplimiento del Procedimiento y Condiciones Relacionados con el proceso de Cobranza de la Facturacin a Usuarios con Tarifa Residencial de Alto Consumo y Grandes Usuarios, de las Oficinas Comerciales de Mayor Recaudacin en el Estado Falcn. IV. Objetivos Especficos

1. Constatar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de Distribucin, Comercializacin y UREE del Estado Falcn, a efectos de subsanar las causas que dieron origen a los hallazgos y observaciones relacionados a la dotacin de materiales de oficinas, recuperacin del parque automotor e incrementar la dotacin de contadores.

2. Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de Acciones Correctivas (PAC)emitido por el Lder Operativo de Comercial, a efectos de subsanar las causas que originaron los hallazgos y observaciones relacionados a la estructura organizacional y funcional que fueron aprobadas por la Junta Directiva y funciones que distinguen a dicha estructura; as mismo se determinar el rea de competencia y bajo que estructura funciona el rea comercial con respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos comerciales.

V. Mtodos, Procedimientos y Tcnicas

Para la consecucin de los objetivos propuestos, esta actuacin se efectu en atencin a las disposiciones legales y reglamentarias vigentes en materia de control interno, aplicando mtodos, tcnicas y prcticas de auditora conforme a las Normas Generales de Auditora de Estado (NGAE); as como, Principios de Auditora Generalmente Aceptados, para lo cual se formul un plan de trabajo donde se llevaron a cabo las siguientes acciones: Revisin y anlisis del plan de accin correctiva emitido por los usuarios involucrados en el seguimiento.

Levantamiento de informacin relacionada con el proceso, utilizando tcnicas de verificacin oral y escrita; tales como, entrevistas y minutas.

Definicin del programa de trabajo de la auditora y alcance basado en el plan de acciones correctivas aplicado por las unidades auditadas y recomendaciones emitidas por esta Unidad de Auditora.

Confrontacin de documentos para cumplir los objetivos planteados; esto incluye la obtencin de evidencia suficiente, pertinente y competente que soporte la aplicacin de cada medida correctiva indicada en el PAC, utilizando tcnicas de verificacin fsica (inspecciones) y/o documental segn aplique.

Elaboracin del informe de seguimiento donde se expresan los resultados obtenidos y conclusin vinculada al objetivo de la actuacin, presentando recomendaciones que permitan solventar los hallazgos que an se mantienen pendientes por subsanar o normalizar.

VI. Marco Regulatorio

Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial N 6.013 de fecha 23 de diciembre de 2010.

Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genrico de la Administracin Central y Descentralizada Funcionalmente, publicado en la Gaceta Oficial N 38.282 de fecha 28/09/2005.

Normas Generales de Auditora de Estado publicadas en la Gaceta Oficial No. 40.172 del 22/05/2013.

VII. Resultados Obtenidos

1. Constatar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de Distribucin, Comercializacin y UREE del Estado Falcn, a efectos de subsanar las causas que dieron origen a los hallazgos y observaciones relacionados a la dotacin de materiales de oficinas, recuperacin del parque automotor e incrementar la dotacin de contadores.

En cuanto a la recomendacin emitida por la UAI en el Informe de Auditora Definitivo No. N AI-CP-R4-AGC-045, la cual insta a gestionar ante las instancias respectivas, los recursos para la dotacin de los materiales de oficina, recuperacin del parque automotor, la optimizacin del sistema OPEN-SGC, incrementar la dotacin de los contadores que se requieren de manera perentoria, para poder contar con los elementos necesarios y realizar los operativos de cobranzas, y as aumentar de forma significativa los niveles de recaudacin. Adicionalmente, fortalecer el sistema de facturacin e incrementar su contabilidad, lo cual redunda en la disminucin de las prdidas no tcnicas de CORPOELEC-Falcn,se verific lo siguiente: En el Plan de Acciones Correctivas (PAC)emitido por la Subcomisionadura de Comercializacin, Distribucin y UREE Falcn (No. 17971-0000/041 de fecha 15/11/2013), se indic:Se elaboro memorando N 17971-0000-116 de fecha 07/11/2013 a la Unidad de Procura; al respecto la Comisin de Auditora verific lo siguiente: La Coordinacin de Procura entreg informacin solicitada segn memorando N PR-FL-ZUL-093-2014 de fecha 01/07/2014, el cual evidencia los procesos de contratacin correspondientes al rea comercial del Estado Falcn, relacionado con la adquisicin de Material de Oficina, durante el ao 2013 y 1er trimestre 2014, donde se observaron, siete (07) procesos de contratacin, de los cuales tres (3) fueron declarados desiertos, por su parte los cuatro (4) procesos que se llevaron a trmino, se efectuaron en fechas anteriores a la presentacin del Plan de Acciones Correctivas, el cual fue emitido en fecha 15 de Noviembre de 2013, y los Procesos de Contratacin se llevaron a cabo entre los meses de Marzo, Abril, Junio y julio 2013, informacin corroborada en los registros del sistema SAP.Al respecto, el Ing. FranklinGonzlez, indica en minuta sin nmero de fecha22-07-14, que estos procesos deben ser aperturados por la misma unidad usuaria, es decir, solicitado por la unidad requirente, de acuerdo al Diagrama de Flujo de Trabajo de Procesos de Contratacin, Inf. CCP/002/08-13, luego que la unidad usuaria realiza este paso, la Gerencia de Procura, inicia los pasos para gestionar la solicitud efectuada.Por su parte, en las oficinas comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, se constat, que esta dotacin es recibida por el Departamento de Planificacin Comercial, a travs de notas de entrega, la Lcda. Amarilis Galicia seala en minuta sin nmero, de fecha 15/07/14, que la solicitud se realiza va telefnica al departamento antes mencionado, en caso de que el mismo le indique que no tiene el material solicitado, se procede a efectuar la compra por caja chica, este material se entrega a los diferentes departamentos que conforman las oficinas comerciales a travs de un formato llamado Control de Entrega del Material.En revisin efectuada a las evidencias suministradas por el Ing. Rivero en fecha 23/07/14, se constat que efectivamente se han realizado solicitudes de Procesos de Contratacin va correo interno, a la Regin Zulia, quienes son los encargados de llevar estos procesos directamente con la Gerencia de Planificacin Comercial Falcn. En cuanto al mantenimiento y reparacin del parque automotor,de las oficinas comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, se constat que la misma se efecta directamente por el responsable de las unidades vehiculares, el diagnostico de los vehculos lo realizan los mecnicos de la empresa quienes son enviados por el Ing. Jaime Lugo, los cuales verifican el estado de la unidad e informan verbalmente al responsable, quien luego procede a la reparacin y/o compra de los repuestos o servicios necesarios, con recursos de la caja chica.Al respecto, el Ing. Jos Mara Rivero, en fecha 23 de Julio 2014, enva a travs de correo interno y correo personal, evidencias de las gestiones que se vienen realizando para solventar la situacin de las unidades vehiculares que se encuentran inoperativas, por distintas causas, adems seala que efectivamente estas solicitudes, en su mayora se realizan verbalmente ante la unidad de transporte, debido a inconvenientes con el correo interno del Jefe de Transporte. Con relacin a las gestiones efectuadas para incrementar la dotacin de contadores, se pudo verificar en las evidencias enviadas por el Ing. Jos Maria Rivero, en fecha 23 de Julio 2014, a travs de correo interno y correo personal, la solicitud de1500 contadores Portugueses marca JAM 2x120/208-240, 200 contadores para medicin indirecta, tc de baja tensin de 200, 300, y 400/5 A, respectivamente 1000 unidades de cada uno, solicitud efectuada en fecha 18/02/14, para dar inicio al Plan de instalacin y/o adecuacin de contadores, de lo cual no se constat si efectivamente fueron recibidos.

Por consiguiente, las acciones implementadas corresponden a las planteadas en el Plan de Acciones Correctivas presentado por la Subcomisionaduria de Comercializacin, Distribucin y UREE, por lo que se considera que estas recomendaciones estn siendo parcialmente atendidas.

2. Verificar el cumplimiento y eficacia de las acciones previstas en el Plan de Acciones Correctivas (PAC) emitido por el Lder Operativo de Comercial, a efectos de subsanar las causas que originaron los hallazgos y observaciones relacionados a la estructura organizacional y funcional que fueron aprobadas por la Junta Directiva y funciones que distinguen a dicha estructura; as mismo se determinar el rea de competencia y bajo que estructura funciona el rea comercial con respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos comerciales.

En cuanto a la recomendacin emitida por la UAI en el Informe de Auditora Definitivo No. N AI-CP-R4-AGC-045, relacionada con la estructura organizacional y funcional que fueron aprobadas por la Junta Directiva y funciones que distinguen a dicha estructura; as mismo se determinar el rea de competencia y bajo que estructura funciona el rea comercial con respecto a los Centros de Servicios, en cuanto a la atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos comerciales, se verific lo siguiente: En el Plan de Acciones Correctivas (PAC) emitido por la Subcomisionadura de Comercializacin, Distribucin y UREE Falcn (No. 17971-0000/041 de fecha 15/11/2013), se indic: Se elabor memorando N 17971-0000-117 de fecha 07/11/2013, a Talento Humano Falcn; al respecto la Comisin de Auditora verific lo siguiente: En la revisin efectuada a la informacin entregada por el Lder Operativo de Comercializacin a travs de correo Outlook en fecha 08 de Julio de 2014, se constat, la Propuesta de Ajuste a la Estructura Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, de fecha Enero 2014, evidencia que no muestra firma de aprobacin. De igual forma, se evidenci memorando N CNGE-2014-017 de fecha 12/02/2014, emitido por el Ing. Alejandro Snchez Coordinador Nacional de Gestin de Energa, el cual seala la aclaratoria efectuada a la Estructura Organizativa para los Estados, presentada por la Comisionadura Nacional de Distribucin, Comercializacin y UREE, en fecha 05/02/2014, donde, entre otros aspectos se indica, el ajuste efectuado al Departamento de Gestin de Energa. En este sentido, el Ing. Rivero indica, que no tiene evidencia firmada de la Estructura Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, pero que de acuerdo a la nueva restructuracin que se viene implementando esta puede considerarse la aprobada. En cuanto a la atencin y acatamiento de los lineamientos relacionados con los procesos comerciales, se pudo verificar lo siguiente: Las evidencias suministradas por el Lder Operativo de Comercializacin, a travs de correo interno, en fecha 08 de Julio de 2014, relacionados con la emisin de Lineamientos a los Centros de Servicios en cuanto a los procesos de cobranzas de los usuarios del servicio de energa elctrica con tarifas Residencial de Alto Consumo y Grandes usuarios, se pudo constatar la existencia de dos (02) memorandos, N 17943-3000/001 de fecha 30 de Enero 2014 y N 17943-3000/015 de fecha 17 de Marzo de 2014, dirigido a los Lderes de los Centros de Servicios, donde se pudo apreciar las actividades relevantes que deben aplicarse para incrementar la recaudacin durante el ao 2014. Adicionalmente, se constat, en las Oficinas Comerciales Punto Fijo y Caja de Agua, dos (02) memorando; N SCNC-030 de fecha 02/04/14, emitido por la Subcomisionadura Nacional de Comercializacin y recibido por la Lcda. Amarilis Galicia en fecha 10/04/14, difundido vio correo interno, el cual seala los lineamientos para gestionar la cobranza con los empleados de Corpoelec, y el memorando N SCNC-048 de fecha 07/05/14, el cual indica los avances de la Gestin de cobro a los empleados de Corpoelec al 30/04/14, segn minuta sin nmero de fecha 15/07/14. Adicionalmente, la Lcda. Yuraima Lpez, indica en minuta sin nmero de fecha 16/07/14, que no ha recibido lineamientos por escrito o va correo interno, estos lineamientos son efectuados va telefnica. En cuanto a las tarifas de Grandes Usuarios recibe instrucciones del Ing. Jorge Caneln, Departamento de Grandes Usuarios, quien le indica las estrategias a seguir.

Considerando todo lo anterior, y con el objeto de verificar el impacto de las acciones en la Recaudacin de la Corporacin producto de la aplicacin del Plan de Acciones Correctivas, se obtuvo del sistema OPEN SGC, EL Balance de Cobro de Enero a Diciembre 2013 y Enero a Marzo de 2014, donde se demuestra que la Morosidad de los Usuarios se ha incrementado mes a mes durante esos quince (15) meses evaluados, dichos niveles ratifican que las causas detectadas y reflejadas en el Informe N AI-CP-R4-AGC-045, persisten aun, a pesar de las acciones que se han realizado para mejor y erradicar las causas que lo generan, aunndose a ello, el vencimiento de las licencias de Cobro Web del Sistema OPEN SGC, lo cual dificulta realizar los operativos de cobranzas hacia las comunidades mas distanciadas que algunos casos deben realizar y cancelar hasta tres (3) pasajes para llegar hasta el centro de pago.

VIII. Conclusin

De acuerdo, con los resultados plasmados en el presente Informe de Seguimiento, esta Unidad de Auditora Interna concluye que:

La Subcomisionadura Distribucin, Comercializacin y UREE del Estado Falcn, cumpli de forma parcial con las acciones indicadas en el PAC emitido; no obstante, producto del seguimiento se evidenci que no presenta un cronograma continuo y de seguimiento de las solicitudes para la dotacin de material de oficina, reparacin del parque automotor y dotacin de contadores, as mismo, se encuentra en proceso de implantacin la Propuesta de Ajuste a la Estructura Organizativa de Distribucin, Comercializacin y UREE, por otro lado, se observ la emision de los lineamientos para mejorar los niveles de cobranzas, pero los mismos se ven afectados por la permanencia de la causas indicadas en el informe objeto de este seguimiento, aunndose a ello el vencimiento de la licencia del Modulo de Cobro Web.

IX. Recomendacin

En virtud de las observaciones sealadas en el cuerpo del presente informe y con la finalidad de que sean subsanadas y atendidas en beneficio de una gestin eficiente y eficaz, que tienda a la optimizacin de los recursos de la Corporacin, se recomienda dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 48 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, en cuanto al acatamiento de las recomendaciones que emita este rgano de Control Fiscal Interno en los Informes de Auditora, por tener carcter vinculante.

Econ. Adolfo Aponte HernndezAuditor Interno de CORPOELEC (E)

AYP/LS/RF/DG/SS/ZM

Informe de Seguimento de Auditora N AI-CP-08-PC-087-14