Informe Seminario “Construcción de Indicadores para la ... · Asimismo se evidencia la necesidad...

Informe Seminario “Construcción de Indicadores para la Gestión de los Programas

Iberoamericanos”

18,19 y 20 de noviembre. Montevideo, Uruguay

Seminario “Construcción de indicadores para la Gestión de los Programas Iberoamericanos” página 2

18, 19 y 20 de Noviembre 2014

CONTENIDOS

1. ANTECEDENTES Y EXPOSICIÓN DE MOTIVOS .............................................................................. 3

2. OBJETIVO DEL TALLER ................................................................................................................. 3

3. RESULTADOS ESPERADOS ........................................................................................................... 4

4. METODOLOGÍA ............................................................................................................................ 4

5. PARTICIPANTES ........................................................................................................................... 4

6. DESARROLLO DEL TALLER Y CONSENSOS ALCANZADOS ............................................................. 5

6.1 Apertura del taller ............................................................................................................... 5

6.2 Qué entender por gestión ................................................................................................... 6

6.3 Ámbitos de la gestión de los programas ............................................................................. 7

6.4 Cadena de resultados de los Programas ............................................................................. 8

6.5 Proceso de desarrollo de indicadores ................................................................................. 9

6.6 Indicadores de gestión ...................................................................................................... 12

6.7 Requerimientos de los programas .................................................................................... 16

7. CIERRE Y CONCLUSIONES .......................................................................................................... 18

MEDIDAS DE ACCIÓN INMEDIATAS RESULTANTES DEL ENCUENTRO ............................................... 18

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 20

Anexo 1: Lista de participantes ..................................................................................................... 20

Anexo 2: Cadenas de impacto de los Programas .......................................................................... 22

Anexo 3: Resumen del trabajo en grupo para construcción de indicadores ................................ 27

Anexo 4: Conclusiones del Taller “Procesos de construcción de indicadores para la gestión de los

programas IBER” ........................................................................................................................... 30



1. ANTECEDENTES Y EXPOSICIÓN DE MOTIVOS

La Conferencia Iberoamericana, espacio de diálogo entre los países de América y Europa de lengua española y portuguesa, nació como un proyecto de cooperación iberoamericana que piensa la cooperación internacional de forma amplia, no selectiva y no discriminatoria, basada en una perspectiva integral y multilateral con pleno respeto a la soberanía de los Estados. Ve y desarrolla la cooperación como una verdadera operación conjunta en la que confluyan intereses y objetivos compartidos entre las naciones iberoamericanas que trascienda el simple dar y recibir. Por ello, se fortalecen e incentivan intercambios que permiten impulsar políticas comunes para promover el óptimo aprovechamiento de las ventajas que se derivan de la pertenencia a una misma comunidad. En los últimos años, la Conferencia Iberoamericana ha iniciado un proceso de renovación que incide en la cooperación iberoamericana; es así como en la Cumbre de Panamá se aprobó el Documento de Lineamientos para la Renovación de la Cooperación Iberoamericana. En el mencionado documento y con el objetivo de mejorar la eficiencia, eficacia e impacto de la cooperación que se realiza en los tres espacios de cooperación iberoamericana, se ha puesto énfasis en la necesidad de fortalecer y mejorar la gestión de los programas iberoamericanos. Asimismo se evidencia la necesidad de avanzar en el proceso de construcción de indicadores orientados a mejorar dicha gestión, lo que se enmarca también en el Manual Operativo de la Cooperación Iberoamericana (2010), en que se señala que “las actuaciones de la Cooperación Iberoamericana, cualquiera que sea el instrumento utilizado (Programas, Iniciativas o Proyectos Adscritos), contarán con un marco de indicadores que permita medir tanto los resultados de la actuación como el impacto de la misma…incluyendo la integración de las perspectivas de género y etnia”. Para construir los indicadores es necesario reflexionar sobre la gestión de programas en el espacio iberoamericano y sobre el impacto deseado, para posteriormente definir su medición mediante indicadores. Para estos fines, se decidió hacer un taller que convocara a los responsables de los programas.

2. OBJETIVO DEL TALLER

Objetivo General:

Reflexionar respecto a los principales aspectos de la gestión de los Programas Iberoamericanos

desde el punto de vista de las Unidades Técnicas.

Objetivos Específicos:

1. Identificar aspectos centrales o relevantes de la gestión de los programas iberoamericanos.

2. Definir los insumos para generar indicadores de gestión (batería). 3. Intercambiar experiencias sobre prácticas y construcción de indicadores de gestión.



3. RESULTADOS ESPERADOS

Se esperaba que dichos objetivos se tradujeran en avances significativos para la identificación de las variables mínimas comunes presentes en la gestión de todos los Programas Iberoamericanos. Se avanzó en la identificación de ideas de indicadores que den cuenta de la particularidad de cada uno de los Programas Iberoamericanos, así como en la definición de los indicadores que puedan medir aspectos comunes.

4. METODOLOGÍA

El taller fue preparado por anterioridad por SEGIB y por el Programa de Cooperación Sur- Sur. El día previo al taller se revisó de nuevo el programa y se afinaron puntos relevantes en función a las necesidades de los programas. En este proceso participaron Raquel Forca, Consultora de SEGIB, Ana Mohedano del Programa de Adultos Mayores, Mónica Barcelos del Programa Ibermuseos, coordinadas por Mónica Páez del Programa Cooperación Sur-Sur, con el apoyo de Andrea Castrillo del Programa de Cooperación Sur- Sur y de Felipe Ortiz de Taranco, Subdirector de la Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional. Durante los dos días y medio que duró el seminario-taller se combinaron exposiciones, trabajos prácticos grupales y discusiones plenarias. Las exposiciones sirvieron para entregar información y conocimientos, y para presentar experiencias de los avances realizados en la temática, abordados por las Unidades Técnicas de los Programas y por la SEGIB, así como por CIDEAL. Permitieron compartir el estado del arte de la gestión y la forma de medirla en el espacio iberoamericano. Los trabajos prácticos grupales, así como las discusiones plenarias, permitieron llevar la información a la práctica de los programas y enriquecieron las discusiones para definir qué se entiende por gestión en el espacio iberoamericano, a qué se aspira con ella y cuáles de sus aspectos se desea y se pueden medir. El trabajo se desarrolló en tres bloques que alternaron presentaciones, trabajos grupales y plenarios (ver agenda detallada en anexo 4):

Primer Bloque: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión Segundo Bloque: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión Tercer Bloque: Hacia una hoja de ruta en la construcción de indicadores de gestión

5. PARTICIPANTES

En el seminario taller participaron:



Representantes de las Unidades Técnicas de los distintos Programas e Iniciativas Iberoamericanos.

A través de representantes de las unidades técnicas, asistieron los siguientes programas e

iniciativas de SEGIB:

1. Iniciativa Comunicación Social y Cultural Científica

2. Programa Iber-Rutas

3. Programa Iberoamericano de Acceso a la Justicia

4. Programa IberMúsicas

5. Programa Ibermuseos

6. Programa Bancos de Leche Humana

7. Programa IberBibliotecas

8. Programa IberArtesanías

9. Programa TEIb

10. Programa Iberoamericano de Adultos Mayores

11. Programa IberArchivos

12. Iniciativa Ibermemoria Sonora y Audiovisual

13. Programa PIA

14. Programa RADI

15. Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur

16. Programa IberEscena

El Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur, en el rol de organizador, además de participante como Programa Cumbre.

Una metodóloga que guió las discusiones y trabajos colectivos.

Por parte de SEGIB, participaron a través de videoconferencia, Ana Maria Portales, Subdirectora de la División de Asuntos Sociales, y Cristina Xalma, responsable del Informe de Cooperación Sur-Sur, y presencialmente Raquel Forca, consultora de la División de Planificación.

Como anfitriones participaron dos integrantes de la Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional (AUCI). La lista de participantes se encuentra en anexo 1.

6. DESARROLLO DEL TALLER Y CONSENSOS ALCANZADOS

6.1 Apertura del taller

En la apertura del taller, el señor Manuel de la Iglesia Caruncho, Director del Centro de Formación de la Cooperación Española en Montevideo, dio la bienvenida a los participantes y destacó la importancia y el desafío de contar con indicadores para todos los programas.



El señor Norberto Ianelli de SEGIB invitó a los participantes a repensar los programas buscando mayor efectividad en su difusión y en sus resultados. Mencionó que existe una potencial sinergia entre programas y que los problemas de gestión son compartidos. Se mostró confiado del gran futuro de los programas de SEGIB. El señor Martin Rivero, Secretario Ejecutivo del Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de Cooperación Sur-Sur y Director de la Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional (AUCI) resaltó la creciente intensidad de la Cooperación Sur-Sur en los últimos años y el ejemplo que América Latina está dando al respecto. Invitó a los participantes a compartir sus experiencias y buscar formas de obtener resultados y medirlos para mejorar las prácticas de trabajo. Deseó que se repitiera este tipo de encuentro en 2015 y concluyó aseverando que mejorar los estándares de calidad debe ser un objetivo y responsabilidad de todos los presentes. Posteriormente se presentaron los participantes y se expusieron los objetivos y la metodología del taller.

6.2 Qué entender por gestión

Como primer paso, se buscó estandarizar el concepto de gestión de un programa de SEGIB. Esta gestión es llevada a cabo principalmente por la Unidad Técnica. Raquel Forca, Consultora de la División de Planificación de SEGIB, realizó una presentación tras dar una introducción general sobre algunos conceptos que acompañan la cooperación desde la declaración de Bariloche. Presentó el manual operativo de SEGIB 2010 y algunos aspectos que enmarcan y contribuyen a definir la gestión de contenidos en dicho manual. Explicó la estructura típica de un manual iberoamericano y mostró que hay tareas establecidas como son el presupuesto y la administración de recursos, el seguimiento y la evaluación, gobierno y coordinación, que son fundamentales para considerar la gestión. Destacó también el cambio que se está produciendo actualmente a raíz de los lineamientos para la renovación de la cooperación iberoamericana resultantes de la cumbre de Panamá 2013. Mónica Páez presentó una primera

sistematización de resultados arrojados

por la encuesta que se envió previamente

a los participantes del taller. Respondieron

a la encuesta 13 Programas y los

principales resultados se observan en el

gráfico No. 1. Los Programas coinciden en

conceptualizar a la gestión como “un

conjunto articulado de acciones,

metodologías conocimientos, habilidades

necesarias para alcanzar unos objetivos

Gráfico No. 1



previamente identificados”. Asimismo concuerdan que existen cinco elementos que podrían

caracterizar la gestión de los programas.

6.3 Ámbitos de la gestión de los programas

El análisis mostró que, si bien los programas abordan temáticas diferentes, comparten problemas similares. Por ejemplo, muchos tienen dificultades para generar el compromiso de los puntos focales y en la obtención del financiamiento de los países. También comparten el tipo de actividad, ya que todos realizan talleres y encuentros, tanto de formación, como de políticas públicas. En cuanto a su organización, son heterogéneos, pero todos necesitan contar con metas y objetivos. Recordando desafíos reales que han enfrentado, el grupo identificó que la gestión requiere que un/a responsable de programa desarrolle distintas capacidades, como son la creatividad, la flexibilidad, la improvisación, la diversidad, la innovación, y el compromiso. Se identificaron las siguientes tareas principales de gestión:

El diseño y la definición de la estrategia del programa, con los actores

La comunicación, la coordinación y la información de distintos actores

La toma de decisiones al interior del programa

El involucramiento de los tomadores reales de decisión y los puntos focales para lograr una mayor apropiación y compromiso con el programa

La articulación de diferentes actores

El dar sustentabilidad a la temática, incidiendo en las políticas públicas de los países

El fortalecimiento institucional de quienes a futuro llevaran a delante la tarea del programa

Se acordó por lo tanto que la gestión de un programa no está referida solamente a la planificación, monitoreo y evaluación, sino que comprende 5 ámbitos centrales:

Ámbitos de la gestión Palabras clave

Diseño, planificación, seguimiento, evaluación NORTE

ORIENTACIÓN

Coordinación de actores PARTICIPACIÓN

Información, Comunicación Difusión

VISIBILIDAD

Ejecución / gestión de recursos / gestión de equipos EFICIENCIA

Gestión del conocimiento APRENDIZAJE

SISTEMATIZACIÓN



6.4 Cadena de resultados de los Programas

En la tarde, mediante una presentación de la Fundación CIDEAL por videoconferencia, se entregó una breve capacitación sobre la gestión orientada a resultados de desarrollo, sus herramientas y definiciones. Pensando en un camino lógico, cada programa realiza actividades de las temáticas referidas con su foco de acción, que junto con las tareas de visibilidad e incidencia en la política, el trabajo con las distintas contrapartes y la obtención de los recursos permites, en una cadena de resultados, lograr el impacto esperado. La presentación en general fue percibida como un aporte para los participantes, que apreciaron poder discutir acerca de la teoría de la gestión. Al recordar los puntos más destacados de la charla, los representantes de los programas mencionaron:

La importancia de planificar los resultados de desarrollo, para que el programa pueda medir el impacto de lo que quiera lograr

El diferenciar entre distintos niveles de resultado: - El nivel estratégico - El nivel operativo

La necesidad de contar con indicadores claros y de definir también con claridad los resultados esperados del programa

La importancia de hacer seguimiento y planificar el programa, que se ve dificultada por el escaso tiempo que ya tienen los responsables de programa para realizar sus actividades normales

Los distintos niveles de seguimiento que se pueden aplicar en un programa

El valor de la formalización y la sistematización para poder difundir los resultados del programa y multiplicar sus contenidos

Tras la presentación de la cadena de resultados, que diferencia entre insumos, acciones, resultados e impacto, los participantes reflexionaron sobre los distintos niveles de la planificación y procuraron realizar su propia cadena de impacto de los programas. Un programa cuyas actividades son cursos, debe incidir, en un nivel siguiente, en que las personas capacitadas estén implementando lo aprendido. Hasta ahí podría llegar la responsabilidad directa del programa: ofrecer ciertas actividades y esperar que estas actividades tengan un uso, un aprovechamiento por parte de los países. A modo de ejemplo, el programa Banco de Leche tiene como objetivo reducir la mortalidad infantil. Sus actividades consisten en capacitar a personas para que implementen bancos de leche. Para que los bancos de leche se materialicen, se requiere de personal a cargo, infraestructura y mucha organización: la capacitación no es suficiente para tener impacto, y el programa no financia infraestructura ni personal. Si a pesar de ello se generan los bancos de leche y si el sistema de salud y las madres usan estos bancos, el programa pueden llegar tener a un impacto en la



reducción de la mortalidad infantil. Como se ve en este ejemplo, la brecha entre las actividades concretas que hacen los programas y las expectativas de impacto señaladas en la formulación del programa en general es muy alta. Este hecho se pudo confirmar con las presentaciones de los distintos programas y cadenas de impacto, que se encuentran transcritas textualmente en el anexo 2. La brecha entre las expectativas que los organizadores y países tienen del impacto de los programas, y las actividades efectivas que éstos últimos realizan, afecta la medición de impacto y la definición de indicadores.

6.5 Proceso de desarrollo de indicadores

Una vez aclarado lo que se puede entender como gestión del programa, vistos los desafíos que tienen los responsables del programa, y también los problemas que hay en la formulación y en la brecha entre actividades concretas e impacto al que se aspira, se reflexionó sobre el proceso de desarrollo de indicadores. En la Estrategia de la Cooperación Iberoamericana 2011, se estipula que tanto los programas vigentes como los nuevos, deberán orientarse a lograr resultados medibles y visibles en el medio plazo. Hasta ahora, se cuenta con indicadores reflejados en los Planes Operativos Anuales (POA) y en los Informes Anuales. Dichos indicadores en general son más bien de actividades realizadas. Al respecto es interesante comentar el resultado de la encuesta realizada por la Secretaría General Iberoamericana como coorganizador del encuentro y presentada por Mónica Páez, que mostró que la mayoría de los programas cuentan con documentos estratégicos y operativos y con indicadores de proceso, que miden la cantidad de actividades. Son muy escasos los programas que cuentan con indicadores de impacto (ver gráfico No.2).



Gráfico No.2

El segundo día, tras un resumen con algunas preguntas del trabajo del día anterior, se realizó una videoconferencia con SEGIB Madrid sobre la construcción de indicadores de gestión. Ana María Portales, Subdirectora de la División de Asuntos Sociales de SEGIB, destacó frente a los participantes la importancia no solo de contar con planes operativos anuales, sino también de tener indicadores y de generar instrumentos que permitan medir la gestión y aumentar la visibilidad de los programas. Los requerimientos de la cooperación son cada vez más exigentes en cuanto al valor que deben tener los programas, siendo la base de la expresión de la cooperación iberoamericana. Invitó a hacer un esfuerzo colectivo, ya que hay grandes retos por delante. Cristina Xalma, consultora principal del Informe de Cooperación Sur-Sur, compartió la experiencia adquirida en el desarrollo de indicadores en el marco de este programa. Desde hace unos años y consecuentes con el objetivo de conocer cada vez más y mejor la Cooperación Sur-Sur que tiene lugar en Iberoamérica, las Agencias y Direcciones Generales de Cooperación de los países, la Secretaría General Iberoamericana (SEGIB) y el Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur (PIFCSS), han tenido que hacer frente al desafío de generar Indicadores para la Cooperación Sur-Sur que permitan avanzar en su mejor “identificación, medición, caracterización y evaluación” (PIFCSS, 2013). El PIFCSS compartió con los programas iberoamericanos su experiencia en la construcción de indicadores y sobre el proceso metodológico utilizado para identificar formas de medir la CSS (ver gráfico 3). Se delinearon los tipos de gestión y la forma de medirla, con el objetivo de construir un cuerpo instrumental común para la mejora de la gestión. La expositora destacó la importancia de definir primero lo que es gestión y lo que se va a entender por ella, para después construir indicadores que permitan mejorar la gestión. Aunque los programas trabajen en temáticas diferentes, el proceso puede ser compartido.



Gráfico 3: Cronología del proceso de generación de Indicadores para la Cooperación Sur-Sur

Presentó definiciones de un indicador, para qué sirve, cuáles son sus condicionantes y el proceso para su construcción, poniendo algunos ejemplos. Manifestó que los indicadores deben responder a los objetivos que se planteen los programas. Aunque los ámbitos de aplicación sean distintos, la lógica y el proceso de construcción son compartidos, manifestó. Y finalmente recomendó, desde la experiencia en el ámbito de la Cooperación Sur-Sur, que se discutiera para qué medir la gestión, qué aspectos medir de ella y, finalmente, cómo medirla considerando las restricciones técnicas, ya que no todo es medible. Invitó a construir metadatos que permitieran medir en el futuro. Posteriormente, cuatro programas (Programa de Adultos Mayores, Ibermuseos, Ibermusicas, PIA) intercambiaron su experiencia de desarrollo y uso de indicadores, mostrando algunas diferencias entre sí. Se generó un intercambio acerca de dos planteamientos, relacionados con la pregunta ¿para qué medir? Un grupo de participantes deseaba inicialmente focalizarse en indicadores de impacto, que permitieran medir el éxito de sus programas, ya que los responsables se ven presionados para poder demostrar sus logros y sus aportes en los distintos países. Otro grupo abogaba por definir indicadores de gestión, que permitieran ver si los programas estaban bien ejecutados o gestionados, argumentando que esto les retroalimentaba sobre si un programa está bien gestionado, lo que de todas maneras debería contribuir a alcanzar el impacto deseado. En trabajo grupal posterior, los participantes definieron los productos o instrumentos que usan en cada ámbito de gestión y cuya existencia y uso deberían medir.

Septiembre de 2011 Marzo de 2012 Diciembre de 2012

Seminario-Taller “Indicadores

para la Cooperación Sur-Sur:

necesidades, posibilidades y

desafíos”

Quito (Ecuador)

Seminario-Taller “Cuestionario

para el Informe de la CSS en

Iberoamérica 2012: revisión,

mejora e incorporación de

indicadores”

Montevideo (Uruguay)

¿Para qué medir?

¿Qué medir?

¿Cómo?

Metadatos

Informe de la Cooperación Sur-

Sur en Iberoamérica 2012

Aplicación y tratamiento

potencial de los primeros

Indicadores para la CSS



En este contexto se desarrolló la siguiente tabla:

Ámbito de Gestión Productos/ Instrumentos que permiten gestionar

Planificación

Monitoreo

Evaluación

Diagnóstico que nos da insumos para el plan estratégico

Plan estratégico - Objetivos - Líneas de acción

Plan operativo ¿Cómo llevar a cabo el plan estratégico?

Plan de evaluación - Gestión = POA - Resultados del programa - Fecha de evaluación

Informes de seguimiento interno

Comunicación y difusión Plan de comunicación - Qué comunicar - A quién comunicar - Cómo comunicar

Ejecución y Gestión de recursos y equipos Herramientas RRHH Recursos Económicos Información sistematizada compartir fichas

Actas Comité

Declaraciones EIM

Rendición de cuentas

Informe financiero

Convenios

Gestión del conocimiento/ aprendizaje y sistematización

Por definir

Conducción y Coordinación Organigrama y definición de roles

Manuales

Reglamentos (estatutos)

Procesos y procedimientos

Definición de instancias de reunión y toma de decisiones

Protocolos

6.6 Indicadores de gestión

Los ámbitos de gestión y sus instrumentos señalados permiten identificar lo que podrían ser algunos indicadores de gestión a nivel de actividades, y eventualmente a nivel de productos de gestión. Los programas, con la ayuda de SEGIB, pueden definir una batería de instrumentos básicos o mínimos de gestión requeridos, entregando a la Unidad Técnica los medios y la capacitación para desarrollarlos y/o aplicarlos. Posteriormente, los participantes hicieron una primera aproximación para indicadores de gestión. Para ello se dividieron en tres grupos que abordaron tres ámbitos distintos: a.) planificación,



monitoreo y evaluación; b.) ejecución y c.) visibilización. Reflexionaron sobre: para qué medir, qué medir, y si se podía considerar en la medición el insumo (cuentan con los insumos requeridos), el producto o resultado que considerar. Sobre la base de los trabajos realizados en los grupos de trabajo, los cuales se pueden apreciar en el anexo 3, se elaboró la siguiente sistematización de indicadores que trata de reflejar e incorporar los debates desarrollados a lo largo del taller:

Para que medir Qué medir Ideas para indicadores

Organizar

Cumplimiento de procesos

Existencia de procedimientos administrativos en la Unidad Técnica

Existencia de procedimientos técnicos en la Programa

Satisfacción de los actores del Programa

Número de actas comentadas por los miembros del Comité

% de compromisos/acuerdos ejecutados

Numero de opiniones favorables en las encuestas

Aprovechamiento de recursos (Diferencias entre lo

planificado y ejecutado)

Número de horas dedicadas (por persona / por país) al Programa

% de recursos ejecutados con recursos presupuestados

Número de actividades ejecutadas versus planificadas

% de actividades ejecutadas en el tiempo y con recursos planificados

% de Informes de cuentas aprobados por Comité del Programa

Capacidad de adaptación a los cambios

Número de veces que el documentos de formulación del Programa ha sufrido ajustes

Número de reuniones de Comité que analiza el contexto en el que se desarrolla el Programa

Difundir Conocimiento del Programa

Sistematización de casos

Número de visitas a la página web

Número de alianzas con otros actores fuera del ámbito iberoamericano

Número de alianzas con Programas Iberoamericanos

% de apariciones en medios de comunicación

Grado de adecuación de las actividades a las demandas de

% de actividades incorporadas a los POA a petición de los países



los países % de actividades con participación e países en la organización

Cantidad de países que se adhieren al Programa

Participar

Participación de los países

% del presupuesto del Programa asumido por los países miembros

Tiempo de envío y/o aprobación de las actas del Programa

Participación de los destinatarios del Programa

Grado de implicación de los destinatarios del Programa

Número o % de reuniones de evaluación del Programa con sus destinatarios

Comunicación interna y externa

Existencia de planes de comunicación



6.7 Requerimientos de los programas

Los programas tienen muchas aspiraciones: fortalecer relaciones gubernamentales, fortalecer la institucionalidad y las políticas públicas, fortalecer la complementariedad, la horizontalidad, la reciprocidad y el que todos los países aporten. También deben contar con objetivos de desarrollo, en relación a los cuales deben procurar generar impacto, eficacia y eficiencia. Deben preocuparse de la sustentabilidad y la visibilidad. Se espera que generen sinergias entre los países y también entre programas. El trabajo desarrollado durante el taller indicó la importancia que tiene para las unidades técnicas dedicar una parte de su tiempo y atención a la planificación y gestión del programa. Se reflexionó sobre la dificultad que esto representa, sobre todo para programas que son pequeños, a veces casi unipersonales, con responsables que pasan la mayor parte de su tiempo llevando a cabo actividades concretas entre los socios. No se cuestiona la necesidad y la importancia de fortalecer la gestión; no obstante, los responsables de programa se preguntan hasta qué punto actualmente es posible y compatible dedicar el tiempo a ello de manera preparada y profesional, siendo la primera exigencia de los países la realización de actividades y prestaciones concretas en el ámbito para el cual cada programa fue creado. Otro ámbito interesante de revisar es la sinergia y cantidad de programas. Se comentó que a veces los países destinan fondos al ítem “SEGIB” como un todo, sin considerar que se trata de diferentes temáticas. Frecuentemente, en los países las instituciones contraparte se repiten y los presupuestos son reducidos, por lo que a nivel nacional puede suceder que los programas compitan entre sí por fondos ya escasos. Un mayor alineamiento y coordinación en los temas y programas (y una eventual concentración) por parte de SEGIB podría contribuir a mejorar el apoyo y el financiamiento por parte de los socios. En este contexto, los participantes desarrollaron algunas ideas o peticiones que elevaron a SEGIB a través de una declaración de “Consideraciones finales” compartida y formulada entre todos y todas. Estas consideraciones, que se encuentran en anexo 4, reflejan la petición de apoyar a los programas y las unidades técnicas en elementos de la gestión. En concreto, se solicita mayor apoyo para desarrollar la estrategia y las medidas de fortalecimiento de los programas. También se opina que es conveniente contar con algún tipo de metodología y de sistema de seguimiento para planificar, monitorear y evaluar el trabajo de las unidades técnicas y el trabajo de los programas. Se solicita un apoyo para brindar seguimiento y acompañamiento en la construcción de indicadores de gestión y de impacto, fortaleciendo a los técnicos que puedan trabajar en ello. Se considera que este aspecto también puede ser de interés para los países, pudiendo incluso llegar a constituir una parte de los conocimientos transferidos por los programas a las instituciones nacionales. Dada la potencial sinergia que tienen los programas, se solicita seguir generando espacios de reflexión y de capacitación, buscando relevar las mejores prácticas y fomentar el intercambio. Asimismo se identifica la posibilidad de unir servicios que puedan ser brindados desde SEGIB, como por ejemplo los temas de visibilidad.



Finalmente, se solicita la posibilidad de que los programas retroalimenten regularmente a la SEGIB, e incluso se sugiere la posibilidad de que pudiera introducirse una encuesta anual que permitiera a la Secretaría identificar aquellos aspectos que desde SEGIB puedan realizarse para mejorar la gestión y el impacto de los programas. La declaración se encuentra en el anexo 4.



7. CIERRE Y CONCLUSIONES

MEDIDAS DE ACCIÓN INMEDIATAS RESULTANTES DEL ENCUENTRO

Independientemente de los requerimientos y las solicitudes elevadas a SEGIB, los programas y sus representantes aprovecharon rápidamente para identificar algunas medidas de acción inmediatas que podían aplicar como resultado del encuentro. Es así como cada programa propuso algunos aspectos voluntarios tanto o a revisar de su planificación o ya a generar sinergias con los actores. Este programa se ve en la tabla a continuación.

Plan de trabajo inmediato

Programa Acciones de mejora inmediatas que deseamos implementar como resultado del encuentro

Iberescena Proyecto de sinergia con Ibermuseos Fortalecer difusión y comunicación

Ibermusicas Informe de gestión del programa con indicadores básicos de gestión y resultaos intermedios

PDI Revisión de todos los documentos de gestión y pensar en indicadores mínimos

RADI Sinergia con TEIB / Ibermuseos / Iberarchivos

Iberartesanias Indicadores mínimos Comunicación y difusión

Iberbibliotecas Replicar en todos los actores Sinergias

IBER - Rutas

Revisión y replanteo de objetivos Actividades en el marco del CI Profundizar sinergias Revisar comunicación interior y exterior

Iber museos Sinergias Compartir información CI Incorporar los temas a la gestión diaria

PIFCSS

2do. Encuentro intercambio ( POA 2015 propuesta) Identificar Indicadores Intermedios Enviar a SEGIB la carta / Informe taller Compartir los resultados taller al CTI PIFCSS

PIA Revisar qué estamos midiendo

Iberconciencia Revisión de objetivos Compartir la experiencia de otros programas

Ibermemoria Sonora y audiovisual

Buscar fondos para el programa Realizar diplomado en preservación

Finalmente, los participantes agradecieron la convocatoria y valoraron el encuentro como una primera aproximación hacia un espacio a través del cual esperan seguir fortaleciendo sus programas y también fortaleciendo la cooperación con SEGIB y la visibilidad de la Secretaría.



Agradecieron especialmente al Programa de Cooperación Sur-Sur por haber organizado el encuentro, y a la Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional por haber sido anfitrión, junto con el Centro de Formación de Cooperación Española. Manifestaron su deseo de volver a reunirse y su compromiso con el buen desempeño de su programa.



8. ANEXOS

Anexo 1: Lista de participantes

Nombre Cargo Institución Teléfonos Correo electrónico

Luciana Dalmaso Consultor técnico Ministerio de Ciencia, Tecnología e Innovación

Productiva. Dirección Nacional de Relaciones

Internacionales. +541148995000 / +5491130560406 [email protected]

Mónica de la Canal Empleada Ministerio de Cultura de la

Nación

Ministerio de Cultura +549114129283 / +5491143826598 [email protected]

Fatima Filgueira Asesora Conferencia de Ministros de Justicia

de los Países Iberoamericanos

+5491151338840 / +541153004013 [email protected]

Micaela Gurevich Coordinadora Unidad Técnica Ibermúsicas

Ministerio de Cultura +5491158258860 [email protected]

Mónica Barcelos Coordinadora de la Unidad Técnica

Instituto Brasilero de Museos +556135214007 [email protected]

Alejandro Rabuffetti Coordinador Técnico de la Secretaría

Ejecutiva del Programa

Iberoamericano de Bancos de Leche

Humana

Fundação Oswaldo Cruz

+55213882918 / +5521995375918 [email protected]

Carolina de la Lastra Gerente Kaleido +56982991908 [email protected]

Lenin Monak Coordinador de Estudios y

Estadísticas -CERLALC-UNESCO-

CERLALC

+5715402071 int 225 [email protected]

María Montoya Directora Cooperación

Artesanías de Colombia

+5715550325 int 1030

[email protected]

Raquel Forca Consultora División de Planificación

Secretaría General Iberoamericana

(SEGIB) +34914100727 [email protected]

Vivian Luna Barrera Consultora en Comunicación y

Estrategia

Programa de la Televisión Educativa y

Cultural Iberoamericana +34678728572 [email protected]

Ana Mohedano Responsable de programas de

servicios sociales

Organización Iberoamericana de

Seguridad Social (OISS) +34915611747 [email protected]

mailto:[email protected]




Nombre Cargo Institución Teléfonos Correo electrónico

Javier Requejo Archivero - Jefe de Información documental

Iberarchivos-Programa ADAI

+34917017133 [email protected]

Daniel Becerra Coordinador Ejecutivo del

Proyecto de Creación de la Mediateca

Nacional de México

Consejo Nacional para la Cultura y las

Artes +525524997996 / +525541515600 [email protected]

Dania Pilz Coordinadora de Programa

Organización de Estados

Iberoamericanos (OEI)


Yolanda Bisso Jefa de la Oficina de Gestión Documental

y Archivo

Ministerio de Relaciones Exteriores +5112042698 /

+511999371443 [email protected]

Andrea Castrillo Asistente Técnico Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-

Sur +5982150 int 1271 [email protected]

Valeria Fontán Gestora Cultural de Artes Escénicas

Instituto Nacional de Artes Escénicas


Elaine Godoy Responsable de Cooperación

Española / Unión Europea/SEGIB/Brasil

AUCI Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional +5982150 int 3491 [email protected]

Felipe Ortiz de Taranco

Subdirector Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional +5982150 int 3468 [email protected]

Mónica Páez Gerente Unidad Técnica

Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-

Sur +5982150 int 1270 [email protected]




Anexo 2: Cadenas de impacto de los Programas

Adultos Mayores

N° 1 Resultado final: Mejora en las condiciones de vida de los AM en Iberoamérica

N°2 Resultado intermedio: Cambio en las políticas públicas de AM para incluir … derechos

N°3 Resultado Directo: Sensibilizar y dotar de herramientas al personal de las instituciones públicas responsables de políticas de AM sobre paradigma derechos

N°4 Acciones:

Informes observatorio Cursos formación Foros de debates Boletines informativos Encuentros

Ibermemoria Sonora y Ambiental

N° 1 Resultado final: Preservar y difundir el patrimonio sonoro y audiovisual de innegable valor histórico y cultural de los pueblos iberoamericanos

N°2 Resultado intermedio: Soportes digitalizados Acervos digitales disponibles en internet

N°3 Resultado Directo (productos):

Colecciones identificadas Soportes conservador en bóveda Personal capacitado

N°4 Acciones: Definición de : Lineamientos Normas Protocolos Realización de cursos

N°5 Recursos: Fondos Personal Equipo Tecnología



Banco de Leche Humana

N° 1 Resultado final: Reducir mortalidad infantil

N°2 Resultado intermedio: Personas formas y empoderadas capaces de continuar el proceso

N°3 Resultado directo (productos):

Curso de G&I Curso de P&CQLH Formación de multiplicadores Elaboración ….

N°4 Acciones: Selección de profesionales a ser capacitados Selección hospital Diagnósticos

N°5Recursos: Económicos Humanos Técnicos Materiales

Fondos Personal Equipo Tecnología

Iberarchivos

N° 1 Resultado final: Acceso de los ciudadanos a los archivos

N°2 Resultado intermedio: Visibilidad de los archivos


Aumento de la preservación de los documentos de archivo Proyectos archivísticos realizados con éxito

N°4 Acciones: Concesión de ayudas a proyectos archivísticos

Insumos Fondo económico

Iberartesanias

N° 1 Resultado final: Promoción con técnicos iberoamericanos

Mejorar competitividad de empresas artesanas Mejorar calidad de vida de los artesanos Preservar oficios

N°2 Resultado intermedio: Estandarización Involucrar sector privado y organismos multilaterales Contribuir a generar políticas


Información sector artesanal iberoamericano ( recopilación y análisis) Seminarios - talleres

N°4 Acciones: Comités Seminarios Talleres Coordinación con instituciones públicas



Recursos Cuotas países Institucionales: AECID, ACD

Iberbibliotecas

N° 1 Resultado final: Contribuir la acceso a la información y al conocimiento

N°2 Resultado intermedio: Fomentar cambios en las practicas del personal bibliotecario


Redes bibliotecarias

N°4 Acciones: Convocatorias Cursos capacitaciones

Recursos Fondos Recursos humano del programa

Creación del espacio escénico Iber

N° 1 Resultado final: Mejorar las condiciones de vida y de desarrollo del trabajo de los artista escénicos iberoamericanos

N°2 Resultado intermedio: Creación del espacio Iber Circulación de artistas Espacio propicio para la creación de obras y espectáculos de A.E


Realización de festival de A.E Coproducción Creación en residencia

N°4 Acciones: Convocatoria pública o proyecto que otorga ayuda económica a un artista o gestor de artes escénicas

Insumos Diseño, planificación, asignación de recursos económicos y humanos

Ibermuseos

N° 1 Resultado final: Fortalecer las políticas públicas para los museos iberoamericanos

N°2 Resultado intermedio: Contribuir al desarrollo y a la sostenibilidad de las instituciones museológicas, al intercambio de información, ofrecer herramientas para más profesionales

N°3 Resultado directo (productos):

Profesionales capacitados Investigaciones realizadas Proyectos premiados Encuentros y reuniones realizadas Mejora de la conservación del patrimonio Fortalecidas las redes

N°4 Acciones: Cursos, talleres y seminarios Diagnósticos/ convocatorias/realización de encuentros y reuniones/apoyo al patrimonio

Insumos Financiero/personas/técnicas



PIA

Impacto Mejorar niveles de alfabetismo de la población

Intermedios Retención/finalización de PIA que participan de programas de EPJA

Productos RRHH Capacitados (formadores) Capacidades instaladas

Acciones Curso EPJA

TEIB

N° 1 Resultado final: Contribuir a la visibilidad ya que la identidad de los pueblos iberoamericanos perdure a través del uso de la TV y otros medios de comunicación tecnológicos

N°2 Resultado intermedio:

Resultados en las personas: Audiencias de televisiones de Iberoamérica y personas en el mundo acceden a programas, contenidos audiovisuales, culturales, educativos, científicos

Resultados en instituciones: Asociarse a la red ATEI (canales…) Participación en co-producciones Realización de producciones Intercambio de producciones (oferta programas/demanda) Difusión de producciones


Normativa ATE Documento estratégico beneficios Convenio Propuestas gestión en la red ATE Reuniones/talleres – información promoción

N°4 Acciones: Programas – series Producción/co producción intercambio (oferta/demanda) difusión

Insumos: Recursos: Satélite Hispsat (España) Estudio TV Equipo producción/educación Canales TV para difusión RRHH



PIFCSS

Resultado Intermedio Mejora de la gestión de la CI Visibilidad de la CSS

Resultado directo Técnicos capacitados Presencia internacional

Acciones Talleres Seminarios Pasantías

Recursos Personal Financieros

Registro de inmigrantes Iber 1920/1950

N° 1 Resultado final: Mejora de políticas públicas Decisiones gubernamentales

N°2 Resultado intermedio:

Información disponible para autoridades de migración, estadísticas, investigación


Base de datos

N°4 Acciones: Contratación de profesionales para organización y desc.

Insumos Recursos económicos



Anexo 3: Resumen del trabajo en grupo para construcción de indicadores

Cumplimiento del ciclo de gestión ( Planificación, Monitoreo y Evaluación)

Para que medir Qué medir Ideas para

indicadores Insumo Producto Resultado

Para saber si hemos alcanzado los objetivos

Para tomar decisiones

Para conocer si hay desviaciones

Desempeño

Para ver si cumplimos con la gestión

Para ver si tenemos reglamento

Para ver si tenemos plan estratégico

Diferencias entre lo planificado v/s ejecutado

Recursos Utilizados

Aprobación o formulación del plan

Eficacia Cantidad Documentos del programa

Informe de Seguimiento

Eficiencia Costos Tiempo

Evaluaciones varias

RRHH Más calidad, ¿Cómo medirla?

POA

Distintos procesos

Cumplimientos de documentos, sí o no?

Tiempo de los RRHH

Reuniones de monitoreo

Planificación estratégica aprobada por todos

Participación de los países

Grado de participación

Tiempo de los puntos focales

Capacidad de adaptación a los cambios Cumplimiento de procesos, sí o no?



Ejecución del programa

Para qué medir Qué medir Ideas para


Eficiencia

Aprovechamiento de recursos (Económicos /humanos / tiempo)

Número de trabajadores Número de actividades

Número de horas dedicadas (por persona/por país/por proyecto)

Eficacia Grado de participación

Recursos: Tiempo -infraestructura -Dinero

Aprobación de informe de cuenta anual por comité

Para mejorar retroalimentación

Gastos ( % ) v/s presupuesto

Actas asociadas por días después de reunión

Grado de satisfacción del comité con la ejecución del proyecto

Para conocer el grade de consecución de objetivos

Grado de avance

Tiempo de envío y/o aprobación de actas

Cumplimiento de acuerdos entre reuniones

Para demostrar el uso transparente de recursos

Grado de satisfacción usuario/beneficiada

Resultado de informe del administrador de recursos o auditoria

Para asegurar y mejorar la participación de actores relevantes

Sistematización de la información Grado de implicación de los PF y otros actores imp. Tiempo de respuesta a nivel interno

Visualización del programa

Para que medir Que medir Ideas p/


Saber que tan conocido es el programa

Grado de apropiación de los productos del programa por parte de los usuarios

POA Acciones especificas campañas

Generación de nuevos socios

Plan de comunicación Imagen – Marca ( int – ext)

Desarrollo web/ RRSS Apariciones en los medios de comunicación Aumento número de seguidores



RR.SS

Fortalecer la comunicación interna /Externa

Incorporación de nuevos actores Grado de participación de los miembros

Número de visitas a la web

Actas Pendones Web Folletos

Alianzas con medios de comunicación

Visitas en la web

Para saber si llegamos a los destinatarios correctos

Grado de adecuación de las actividades a las demandas de los usuarios

Cantidad de estados que se adhieren Numero de opiniones favorables en las encuestas

Números de horas dedicas

Mailing Base de datos

Fortalecimiento Involucramiento de los miembros



Anexo 4: Conclusiones del Taller “Procesos de construcción de indicadores para la gestión de los programas IBER”

En la ciudad de Montevideo, en las instalaciones del Centro de Formación de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, desde el 18 de noviembre al 20 de noviembre de 2014, estando reunidos los representantes de las Unidades Técnicas de los siguientes Programas: Luciana Dalmaso, Iniciativa Iberoamericana de Comunicación Social y Cultura Científica; Fátima Filgueira Risso, Programa Iberoamericano de Acceso a la Justicia, Mónica de la Canal, Programa Iber Rutas; Micaela Gurevich, Programa Ibermúsicas; Mónica Barcelos, Programa Ibermuseos; Alejandro Rabuffetti, Programa Iberoamericano de Bancos de Leche Humana; Lenin Monak, Programa Iberbibliotecas; María Montoya, Programa Iberartesanías; Vivian Luna Barrera, Programa Televisión Educativa y Cultural Iberoamericana - TEIB; Ana Mohedano, Programa Iberoamericano de Adultos Mayores; Javier Requejo, Programa Iberarchivos; Daniel Becerra, Iniciativa Ibermemoria Sonora y Audiovisual; Dania Pilz, Programa Iberoamericano de Alfabetización y Educación básica de personas jóvenes y adultas; Yolanda Bisso, Red de Archivos Diplomáticos Iberoamericanos; Valeria Fontán, Programa Iberescena; Elaine Godoy y Felipe Ortiz de Taranco, Agencia Uruguaya de Cooperación Internacional (AUCI) y Mónica Paéz y Andrea Castrillo, Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur. Los citados anteriormente, reunidos como participantes al Taller “Procesos de construcción de indicadores para la gestión de los programas IBER” organizado por la Secretaría General Iberoamericana y el Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur Sur. A partir del intercambio de experiencias de los distintos representantes y del debate y estudio de los distintos estados de desarrollo de los Programas, se sugiere a la SEGIB:

Apoyar en la gestión de los Programas y sus Unidades Técnicas, teniendo en cuenta el proceso de renovación de la Cooperación Iberoamericana.

Apoyar operativamente en el fortalecimiento de la visibilidad de los Programas.

Avanzar en la metodología común y sistema de seguimiento de la información generada desde la gestión de las Unidades Técnicas de los Programas Iberoamericanos.

Brindar seguimiento y acompañamiento al proceso de construcción de indicadores de gestión e impacto de los Programas Iberoamericanos en sus distintos niveles. Que este proceso continúe acompañado de técnicos expertos que ayuden a identificar los indicadores factibles de medir en cada uno de los Programas y brinden recomendaciones de mejora de gestión y de recolección de información para la medición de los indicadores.

Seguir generando espacios de reflexión, capacitación acerca de mejores prácticas y la gestión de los Programas Iberoamericanos.

Seguir avanzando en la retroalimentación entre los Programas y la SEGIB. Por parte de los y las integrantes de las Unidades Técnicas presentes, se asume el compromiso de seguir avanzando en la gestión de nuestros Programas. Los participantes agradecen al Centro de Formación de la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo, la hospitalidad brindada durante la preparación y desarrollo de las sesiones de trabajo.

Montevideo, 20 de noviembre de 2014

http://www.nci.tv/index.php/home/menunosotros/submenu-teib/subsubmenu-programa-teib/2087-television-educativa-y-cultural-iberoamericana-teib



Anexo 5: Agenda del seminario - taller

Primer día: Martes 18 de noviembre

9.00-9.20

Inauguración y palabras de bienvenida (10 min por representante) Norberto Iannelli. Secretaría General Iberoamericana Martín Rivero. Secretario Ejecutivo del Programa Iberoamericano para el Fortalecimiento de la Cooperación Sur-Sur Manuel de la Iglesia Caruncho. Director del Centro de Formación de la Cooperación Española en Montevideo

9.20-9.40

Presentación de los participantes y exposición de objetivos y metodología del taller Modera: Carolina de la Lastra

9.40-10.30

Bloque 1: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión Identificación de aspectos comunes entre la teoría y la práctica (Trabajo en grupo) Modera: Carolina de la Lastra

10.30-11.00 Coffee Break

11.00-12.20

Bloque 1: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión (cont.) Identificación de aspectos comunes entre la teoría y la práctica (Trabajo en grupo) Modera: Carolina de la Lastra

12.20-13.00

Bloque 1: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión (cont.) Los principios que acompañan la gestión de la cooperación iberoamericana. Raquel Forca (30 min) Modera: Mónica Páez- Gerente del PIFCSS

13.00-14.00 Almuerzo

14.00-15.20

Bloque 1: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión (cont.) Gestión basada en Resultados de Desarrollo. (CIDEAL- Luis Cámara y/o Juan Ramón Cañada) Modera: Raquel Forca- Consultora SEGIB

15.20-16.00

Coffee Break

16.00-17.00

Bloque 1: Estandarizando elementos que conceptualizan la gestión (cont.)

Identificación de aspectos comunes entre la teoría y la práctica (Continuación) (Trabajo en grupo) Modera: Carolina de la Lastra



Segundo día: Miércoles 19 de noviembre

9.00-9.10

Resumen del trabajo del día anterior Modera: Carolina de la Lastra

9.10-10.20

Bloque 2: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión

Hacia un proceso de construcción de indicadores. Cristina Xalma (30 min) Video conferencia

Avances en la construcción de indicadores talleres realizados por SEGIB. Ana María Portales Video conferencia

Preguntas Modera: Mónica Páez- Gerente del PIFCSS


10.40-13.00

Bloque 2: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión

Intercambio de experiencias alrededor de la generación y medición de Indicadores (Programa de Adultos Mayores, Ibermuseos, IberMúsicas, PIA)

Modera: Raquel Forca - SEGIB

13.00– 4.00 Almuerzo

14.00-15.30

Bloque 2: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión (cont.)

Definiciones para los indicadores (Trabajo en grupos) Modera: Carolina de la Lastra


15.50-17.00 Bloque 2: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión (cont.)

Definiciones para los indicadores (Trabajo en grupo) Modera: Carolina de la Lastra

Cena de camaradería en Bar Fun Fun.

Tercer día: Jueves 20 de noviembre

9.00-9.10 Resumen del trabajo del día anterior Modera: Carolina de la Lastra

9.10-10.40 Bloque 2: Avanzando en la construcción de indicadores de gestión (cont.) Puesta en común de los trabajos en grupo Modera: Carolina de la Lastra


11.00-12.30

Bloque 3: Hacia una hoja de ruta en la construcción de indicadores de gestión

Desafíos para la construcción de indicadores

Etapas para contar con los indicadores Modera: Carolina de la Lastra

12.30-13.00 Evaluación y cierre

13.00 Almuerzo

Informe Seminario “Construcción de Indicadores para la ... · Asimismo se evidencia la necesidad...

Documents

Transcript of Informe Seminario “Construcción de Indicadores para la ... · Asimismo se evidencia la necesidad...