INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS …...RESUMEN EJECUTIVO …Junio, 2016 INFORME SOBRE EL...

MUNICIPALIDAD VÁZQUEZ DE CORONADO

Central telefónica: 2216 0718 Fax: 2229-4578

AUDITORÍA INTERNA

Correo: [email protected]

AI 001/2019 9 de abil, 2019

noviembre……………

…Junio, 2016

INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR

LA AUDITORÍA INTERNA Y LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.

2019



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abil, 2019


…Junio, 2016




CONTENIDO

1 INTRODUCCIÓN: ........................................................................................................... 1

1.1 Origen del estudio ........................................................................................................ 1

1.2 Objetivo y alcance del estudio ....................................................................................... 1

2 RESULTADOS.................................................................................................................. 2

2.1 Seguimiento de disposiciones de la Contraloría General de la República. ....................... 2 2.2 Recomendaciones de Auditoría Interna.......................................................................... 3 2.3 Recomendaciones implementadas por instancias auditadas. ........................................... 7

3 CONCLUSIONES ............................................................................................................. 8

4 RECOMENDACIONES.................................................................................................... 9

4.1 A las instancias responsables de las recomendaciones pendientes: (Concejo Municipal,

CCDR, contador adjunto, director administrativo y de RRHH, director financiero, contralor interno, analista financiera, proveedora). ....................................................... 9

4.2 Al alcalde municipal ..................................................................................................... 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abil, 2019


…Junio, 2016 RESUMEN EJECUTIVO




El presente resumen se refiere a los resultados del estudio efectuado sobre el seguimiento a las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, así como de las disposiciones de la Contraloría

General de la República que se encuentran pendientes al 31 de diciembre del 2018.

El objetivo de este estudio consistió en verificar el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y las disposiciones de la Contraloría General de

la República (CGR), en los informes remitidos del 01 de enero al 31 de diciembre del 2018

Los resultados de este estudio, presentan el volumen de recomendaciones que a la fecha de este informe se encontraban pendientes de implementación. De acuerdo con los datos analizados, se

presenta un total de 225 recomendaciones en esta condición.

De igual manera se observa que para el período en estudio, fueron implementadas 46 recomendaciones en general.

Por otro lado, en verificación efectuada a la correcta implementación de las recomendaciones que

se dieron por cumplidas, se observó que una de ellas tenía pendientes algunos aspectos de completar para ser considerada como cumplida, por lo que se hace de conocimiento de la

Administración para que se lleve a cabo el debido proceso.

En conclusión, esta Auditoría Interna considera que se deben establecer de llevar acciones concretas, a fin de lograr implementar todas las recomendaciones que a la fecha se encuentran

vencidas.

Por lo tanto, en virtud de los resultados obtenidos y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley General de Control Interno No. 8292, esta Auditoría Interna incorporó las

recomendaciones pertinentes para que el alcalde municipal, Concejo Municipal, el Comité Cantonal de Deportes y Recreación (en adelante CCDR), contador adjunto, director administrativo

y de Recursos Humanos (en adelante RRHH), director financiero, contralor interno, analista financiera y proveedora realicen las acciones correspondientes.

de 9


Central telefónica: 2216-0718 Fax: 2229-4578

AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES EMITIDAS POR LA

AUDITORÍA INTERNA Y LAS DISPOSICIONES EMITIDAS POR LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA.

1 INTRODUCCIÓN:

1.1 Origen del estudio

1.1.1 El presente estudio se llevó a cabo en cumplimiento al plan anual de Auditoría Interna para el año

2019.

1.2 Objetivo y alcance del estudio

1.2.1 Verificar el estado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna y las disposiciones de la Contraloría General de la República (CGR), en los informes remitidos del

01 de enero al 31 de diciembre del 2018.

1.2.2 El estudio efectuado comprendió las recomendaciones de los informes correspondientes al período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2018 emitidas por la Auditoría Interna y las

disposiciones de la CGR de acuerdo con los datos que este Órgano Contralor suministró y se amplió en el caso que se consideró necesario.

1.2.3 El estudio se efectuó de conformidad con el Manual Normas para el Ejercicio de la Auditoría

Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009) y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (R-D-064-2014) entre otras normas legales y técnicas vigentes.

1.3 Comunicación verbal de resultados.

1.3.1 La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y recomendaciones

producto del estudio a que alude el presente informe, se llevó a cabo el 28 de marzo del 2019 con la presencia de los señores Giselle Jara T. presidenta del Concejo Municipal, Rolando Méndez S.,

alcalde municipal; Nidia Jiménez Q., vicealcaldesa Sergio Barboza V., director financiero, Óscar Sánchez C. director administrativo y de Recursos Humanos,; Jorge Matamoros R., contador,

Hilda Zúñiga L., contadora adjunta, Yesenia Ortega G., proveedora municipal; Rodrigo Barrantes B., coordinador de obras y servicios; Óscar Ureña H., contralor interno, Manuel García M.,

asistente del alcalde, Midey Jáen R., analista financiera y Adriana Quirós G., representante del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, actividad a la que se convocó mediante oficio AU-

101-081-19 del 21 de marzo del presente año.

1.3.2 El borrador de este informe se comunicó mediante el oficio AU-101-090-19 dirigido a la presidenta del Concejo Municipal, al alcalde municipal y a la Junta Directiva del CCDR, con el

propósito de que formularan y remitieran a esta Auditoría en un plazo no mayor a cinco días

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

hábiles, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido, con la respectiva documentación de respaldo.

1.3.3 Sobre el particular, no remitieron a la Auditoría Interna ningún oficio mediante el cual externaran

observaciones al contenido del borrador del informe.

2 RESULTADOS

2.1 Seguimiento de disposiciones de la Contraloría General de la República.

2.1.1 De conformidad con información suministrada por la Contraloría General de la República sobre el estado de implementación de algunas disposiciones emitidas por este Órgano Contralor, se

observó que existen tres disposiciones pendientes al alcalde municipal y una al Concejo Municipal.

2.1.2 Según consulta efectuada a la Administración y al Concejo Municipal, estas disposiciones fueron

acatadas por este Municipio y de igual manera, la información fue comunicada a la instancia respectiva.

2.1.3 Se consultó al Órgano Contralor, el cual comunica a esta Auditoría Interna que dichas

disposiciones se encuentran en proceso de cumplimiento, por lo que dependerá de las acciones que lleve a cabo la Contraloría para que sean eliminadas del Sistema de Seguimiento de

Disposiciones de la Contraloría.

2.1.4 Cabe mencionar que la Contraloría General de la República implementó un sistema denominado “Sistema de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría”, el cual se encuentra a disposición

de los usuarios de las instituciones públicas para su consulta, en la página web de este Órgano Contralor.

2.1.5 El lineamiento 3.4 de los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y

recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de Auditoria indica que la Contraloría General de la República comunicará a la Administración y a

la Auditoría Interna, con la periodicidad que estime pertinente, la finalización del seguimiento de las disposiciones y recomendaciones, conforme así lo determine.

2.1.6 Al dar por razonablemente atendida una disposición o recomendación, la Contraloría General de

la República resuelve de buena fe sobre lo actuado por el sujeto fiscalizado, lo que no extingue su responsabilidad en torno a los hechos referidos al asunto fiscalizado, las acciones correctivas

adoptadas y su continuidad.

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

2.2 Recomendaciones de Auditoría Interna.

2.2.1 De conformidad con revisión efectuada a la información que contiene el Sistema de Recomendaciones, se observa que:

2.2.2 El Sistema de Recomendaciones presenta 225 recomendaciones pendientes de implementación al

31 de diciembre de 2018, distribuidas de la siguiente manera:

Responsable Recomendaciones

pendientes

%

que representa

Alcalde municipal 135 60%

Concejo Municipal 38 16.89%

CCDR 20 8.89%

Contadora adjunta 12 5.34%

Director administrativo y de RRHH 9 4%

Director financiero 7 3.12%

Contralor interno 2 0.88%

Analista financiera 1 0.44%

Proveeduría 1 0.44%

Total 225 100%

2.2.3 Cabe mencionar que el detalle de dichas recomendaciones pendientes se encuentran detalladas en

el Sistema de Recomendaciones de la Auditoría Interna, al que tienen acceso los responsables de su adopción.

2.2.4 En el 2018 la Auditoría Interna emitió 37 recomendaciones en diferentes informes, de las cuales

solamente 8 de ellas han sido implementadas, según el siguiente detalle:

Responsable Recomendaciones

emitidas el 2018

Recomendacione

s Implementadas

Alcalde municipal 8 1

Concejo Municipal 6 1

Director financiero 6 0

Director administrativo y de RRHH 5 1

Contadora adjunta 3 0

Contralor interno 3 1

Ingeniero UTGV 2 2

Tesorero municipal 2 2

CCDR 2 0

Total 37 8

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

22%

78% Recomendacionespendientes

Recomendacionesimplementadas

Recomendaciones implementadas de informes emitidos en el 2018

2.2.5 Durante el período 2018 se implementaron 46 recomendaciones del total pendientes, distribuidas

según el responsable, de la siguiente manera:

Responsable

Recomendaciones

implementadas en

el 2018

%

Alcalde municipal 3 7

Concejo Municipal 10 22

CCDR 1 2

Contadora adjunta 5 11

Director administrativo y RRHH 1 2

Director financiero 5 11

Ingeniero UTGV 6 13

Vicealcaldesa 5 11

Contralor interno 7 15

Tesorero municipal2 2 4

Analista financiera 1 2

Totales 46 100%

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

2.2.6 Los artículos 36 y 37 de la Ley de Control Interno manifiestan cuáles deben ser las acciones del jerarca y de los titulares subordinados cuando los informes de auditoría contengan

recomendaciones dirigidas a estos así como los plazos para el cumplimiento.

2.2.7 La norma 206.02 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público recalca que la Administración es responsable de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de

Auditoría Interna.

2.2.8 Cabe mencionar también que la norma 1.4 inciso g) de las Normas de Control Interno para el Sector Público menciona la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el

sistema de control interno, de brindar una atención adecuada a las recomendaciones y disposiciones que los distintos órganos de fiscalización emitan.

2.2.9 Además, la norma 6.4 del citado cuerpo normativo menciona que la instancia a la que sean

dirigidas (las recomendaciones) debe emprender las acciones necesarias para su cumplimiento y en el plazo determinado por los órganos de fiscalización.

2.2.10 Por último, es importante mencionar que el artículo 39 de la Ley General de control Interno

manifiesta en relación con el tema de sanciones lo siguiente: “Cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y

las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin

perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente”.

2.2.11 El no concretar acciones para el cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría es la causa por la que se encuentra este volumen de recomendaciones sin implementar, situación

que podría acarrear un debilitamiento del Sistema de Control Interno Institucional, así como un incumplimiento en los objetivos institucionales, por no acatar oportunamente las

recomendaciones emitidas en los informes de Auditoría, además de posibles sanciones por no proceder a su adopción de manera pronta y oportuna.

2.2.12 Es importante hacer referencia al oficio AL-200-300-2019 remitido por el alcalde municipal a

esta Auditoría con respecto a las recomendaciones pendientes:

2.2.13 Sobre el tema se indica en dicho oficio que ha sido materialmente imposible brindar un informe de avance de implementación de las recomendaciones de manera oportuna ya que los

funcionarios involucrados se encontraban trabajando en el informe de labores 2018, sobre lo manifestado es importante aclarar que las recomendaciones datan de varios periodos y las

mismas no han sido implementadas, no son de este periodo por lo que la Administración ha contado con un tiempo más que suficiente para su implementación.

2.2.14 Además manifiesta que ha resultado materialmente imposible cumplir con las exigencias de la

Auditoría, sobre este comentario es importante que se conozca que la Auditoría no exige sino emite recomendaciones las cuales atacan las causas de los debilitamientos del sistema de control

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

interno o del incumplimiento de la normativa legal o técnica aplicable del tema objeto de estudio, que se dan por parte de la Administración, siendo el jerarca y los titulares subordinados los

responsables de este fortalecimiento.

2.2.15 Se hace referencia que existen recomendaciones de la Administración anterior que no fueron atendidas, para lo cual es importante indicar que las recomendaciones obedecen a debilidades que

se encuentran en el sistema de control interno institucional, no obedecen a una u otra Administración, lo importante es dar un fortalecimiento a ese sistema que viene mal desde

periodos anteriores y que si se hubieran llevado las autoevaluaciones con la implementación de su plan de mejora desde el 2002 de acuerdo a lo estipulado en la Ley General de Control Interno

muy probablemente no existieran tantas recomendaciones pendientes. Por lo que es responsabilidad del jerarca implementar las recomendaciones para que no se materialicen los

riesgos de esas debilidades, que se han venido arrastrando.

2.2.16 Además si bien se creó una comisión por parte de la Administración, como lo indica para el seguimiento de recomendaciones, los resultados no han sido los esperados, por lo menos en

cuanto a la implementación de recomendaciones, dado que de las giradas solo del periodo en estudio, el 78% no se han implementado.

2.2.17 Con respecto a lo que indica que las recomendaciones de auditoría requieren un nivel de

entendimiento y de análisis que conlleva comprender el problema y la solución, y el diagnóstico de la situación actual, la legislación, las partes involucradas, entre otras cosas, que no es fácil de

resolver o cumplir, es mi deber indicarle que para todos los informes de control interno que lleva a cabo la Auditoría Interna se realiza una comunicación preliminar de los resultados en las

cuales se cita a las partes involucradas, las cuales deben conocer la normativa que se maneja en cada una de sus áreas, con el objetivo de dar a conocer preliminarmente el objetivo, el alcance,

los hallazgos y las recomendaciones del informe. Asimismo el borrador del informe se entrega a la alcaldía, por si considera que tiene algún elemento que no haya considerado la Auditoría y que

puede cambiar en algo el hallazgo, de igual manera puede pronunciarse sobre las recomendaciones o los plazos razonablemente y de manera justificada y llegar a un consenso si

tiene una mejor solución para el problema.

2.2.18 Con respecto a lo que manifiesta como uno de los motivos, de que se cerraron trece plazas (esto hace algunos años), me permito indicarle que con respecto a la implementación de las

recomendaciones que se han girado a los titulares subordinados en su mayoría se han cumplido, la mayoría de recomendaciones que se encuentran pendientes de implementar está como

responsable la alcaldía, por lo que no guarda relación lo comentado.

2.2.19 Se indica además que se requiere de recursos que no siempre se tienen a la mano, sin embargo en los informes de este periodo que ha fungido como alcalde no se ha recibido una sola nota sobre

los borradores de los informes, indicando en el momento oportuno que algo no se puede hacer por alguna razón, tampoco se han planteado medidas alternas u observaciones relativos al plazo

para poder cumplir con la implementación.

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

2.3 Recomendaciones implementadas por instancias auditadas.

2.3.1 En la ejecución de este estudio, se llevó a cabo la verificación de algunas recomendaciones que en el Sistema de Recomendaciones de la Auditoría Interna, se encuentran como cumplidas dado

que así fue consignado por los responsables de su cumplimiento.

2.3.2 Como resultado de este procedimiento, se comprobó que una recomendación dirigida al Contralor interno, la cual indica “Coordinar con la Comisión de Festejos la identificación de los riesgos

asociados a la organización y desarrollo de festejos populares en el Cantón, así como la elaboración de un expediente en el que se definan las acciones necesarias para administrar dichos

riesgos. La acreditación del cumplimiento de esta recomendación se hará mediante la remisión de un oficio a la Auditoría Interna en el que se consigne que dichos riesgos fueron identificados y se

elaboró el expediente”, aparece en dicho Sistema como cumplida y para ello, se determinaron tres riesgos relacionados con las actividades de festejos y se elaboró un expediente para cada

riesgo, no obstante, dicho expediente se encuentra vacío, es decir no se han definido acciones para administrar dichos riesgos.

2.3.3 A continuación se presenta alguna prueba documental que respalda lo anteriormente mencionado.

2.3.4 Asimismo, la norma 206.02 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público recalca

que la Administración es responsable de implementar y dar seguimiento a las recomendaciones de Auditoría Interna.

2.3.5 Además, la norma 1.4 inciso g) de las Normas de Control Interno para el Sector Público

menciona la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el sistema de control

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

interno, de brindar una atención adecuada a las recomendaciones y disposiciones de los distintos órganos de fiscalización emitan.

2.3.6 También, la norma 6.4 del citado cuerpo normativo menciona que la instancia a la que sean

dirigidas (las recomendaciones) debe emprender las acciones necesarias para su cumplimiento y en el plazo determinado por los órganos de fiscalización.

2.3.7 Lo anterior se da debido a la falta de seguimiento sobre la implementación de las

recomendaciones de auditoría.

2.3.8 Esta situación podría generar debilitamiento del control interno al dar por cumplidas recomendaciones que no fueron implementadas adecuadamente, así como posibles sanciones si el

riesgo se materializa por incumplimiento de estas recomendaciones.

3 CONCLUSIONES

3.1.1 Dentro de las funciones que le han sido conferidas a la Auditoría Interna como órgano

fiscalizador, de acuerdo con la Ley de Control Interno, está la de emitir recomendaciones que fortalezcan el control interno institucional y contribuyan al logro de los objetivos de la

Organización.

3.1.2 Sin embargo, estas recomendaciones no logran su cometido en la estructura de control interno si las mismas no son adoptadas por los entes responsables de su implementación.

3.1.3 Esta Unidad de Auditoría, durante muchos años, ha realizado esfuerzos en pro de crear

conciencia en la Administración de la importancia de adoptar dichas recomendaciones y de la obligación que la normativa vigente le confiere a los jerarcas en este proceso, sin embargo, los

resultados han sido muy débiles a nivel institucional.

3.1.4 Es alarmante el número de recomendaciones que se reflejan en este informe como pendientes, porque demuestra la falta de prioridades, dentro de la Administración, para atender algo tan

importante para la Institución como lo son las recomendaciones que la Auditoría emite en sus informes

3.1.5 Es por todo lo anterior que se considera que la Administración deberá tomar acciones correctivas

inmediatas en este tema a fin de mejorar la estructura de control interno y con ello, el logro de los objetivos institucionales relacionados con la implementación de las recomendaciones pendientes

y evitar así posibles sanciones por incumplimiento.

de 9



AUDITORÍA INTERNA


AI 001/2019 9 de abril, 2019

4 RECOMENDACIONES

4.1 A las instancias responsables de las recomendaciones pendientes: (Concejo Municipal,

CCDR, contador adjunto, director administrativo y de RRHH, director financiero, contralor

interno, analista financiera, proveedora).

4.1.1 Implementar las recomendaciones que se encuentren pendientes a la fecha de este estudio. Para el cumplimiento de esta recomendación se deberá remitir a esta Auditoría, un oficio en el que se

haga constar que las mismas se implementaron, a más tardar el 30 de abril del presente año. (Ver párrafos del 2.2.1 al 2.2.19)

4.2 Al alcalde municipal:

4.2.1 Emitir a esta Auditoría Interna, un cronograma de cumplimiento con plazos que se ajusten a las

respuestas que han brindado a la Auditoría y lo comuniquen en un plazo de quince días., se deberá remitir un oficio con el cronograma en mención. (Ver párrafos del 2.2.1 al 2.2.19)

4.2.2 Implementar en un plazo de quince días los aspectos que hayan quedado pendientes de llevar a

cabo, a fin de que las recomendaciones que habían sido consideradas por esta Auditoría como cumplidas, queden totalmente adoptadas. Para el cumplimiento de esta recomendación se deberá

remitir a esta Auditoría, un oficio en el que se haga constar que se implementaron los aspectos pendientes mencionados en este informe. (Ver párrafos del 2.3.1 al 2.3.8)

__________________________ __________________________ Lic. Ivonne Campos Romero Lic. Seidy Chavarría Peñaranda

Auditora interna Auditora asistente

INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS …...RESUMEN EJECUTIVO …Junio, 2016 INFORME SOBRE EL...

Documents

Transcript of INFORME SOBRE EL SEGUIMIENTO A LAS …...RESUMEN EJECUTIVO …Junio, 2016 INFORME SOBRE EL...