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Informe sobre la administración del riesgo año-2014 y presentación de mapas de riesgo Institucional y por Proceso año 2015 para los riesgos de gestión y de corrupción.
Oficina de Planeación
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Contenido
1. Introducción…………………….…….…………………………………………………... 3
2. Política de administración de riesgos…………………………………………..4
3. Metodología de seguimiento a los mapas de riesgo…………….……..4
4. Resultados de la aplicación metodológica…………………….…………….6
5. Conclusiones y perspectivas …………………………………………………………8
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1. Introducción
La Administración del Riesgo se constituye en una función estratégica para garantizar el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales, mediante la implementación y seguimiento de las políticas de administración del riesgo ya sean de enfoque operativo o de corrupción.
La Defensoría del Pueblo mediante Resolución 2006 de 2010, adoptó las políticas de administración del riesgo, generando a partir de la expedición de esta resolución una cultura en el manejo de los riesgos que se ha venido fortaleciendo año tras año.
El decreto 2641 de 2012, reglamentó el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, siendo uno de sus requisitos la elaboración del mapa de riesgos de corrupción institucional. La Defensoría del Pueblo ha venido cumpliendo con este requisito de manera periódica.
La Resolución 1014 de 2013, por la cual se adoptó el Plan Estratégico 2013 – 2016, hizo necesario actualizar la política institucional de administración del riesgo, con el propósito de identificar y administrar los riesgos de gestión y de corrupción a fin de garantizar el logro de los objetivos propuestos en dicho Plan.
Por su parte, el componente administración del riesgo del MECI versión 2014, exige como requisitos lo siguiente:
! Definición desde la Alta Dirección de la política de administración del riesgo, donde se incluya la metodología a utilizar para su desarrollo.
! Mapas de riesgo por proceso.
! Mapa Institucional de riesgos.
! Actas y otro documento que soporte la divulgación de los mapas de riesgos a todos los funcionarios de la entidad.
! Documentos u otros soportes que evidencien el seguimiento a los controles establecidos para los riesgos.
En el presente informe, teniendo en cuenta los antecedentes expuestos en los párrafos anteriores, se presentan las actividades ejecutadas en el año 2014, con respecto a la administración del riesgo en la entidad.
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2. Política de administración de riesgos. A la fecha de la elaboración de este informe, se encuentra vigente la resolución 2006 de 2010, “Por medio de la cual se Adoptan las Políticas de Administración de Riesgos y el mapa de riesgos de la Defensoría del Pueblo”. Estas políticas de administración del riesgo, deben ser ajustadas acorde con el plan estratégico 2013-2016 adoptado mediante resolución 1014 de 2013, para lo cual la oficina de planeación, presentó al Comité de Coordinación de Control Interno el proyecto de resolución el cual fue aprobado el 11 de diciembre de 2014 mediante acta 009. Esta política fue producto de la aplicación metodológica para tal fin, contando con la participación de los líderes de los procesos, quienes aportaron recomendaciones a partir de la solicitud de la oficina de planeación en memorando 1060-110 de 6 de junio de 2014. Con el memorando 1060-164 de 13 de agosto de 2014, la oficina de planeación radicó ante el secretario del Comité de Coordinación de Control Interno la propuesta ajustada y anexa el informe en el que se evidencia el cumplimiento de las metodología para la elaboración de la política de administración del riesgo a partir de los requisitos del MECI 2014. 3. Metodología En cumplimiento normativo, específicamente lo contemplado en el primer componente del plan anticorrupción y de atención al ciudadano que es la metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo, se debe realizar seguimiento a los mapas de riesgo “por lo menos tres (3) veces al año, esto es con corte abril 30, agosto 31 y diciembre 31.”1 En este sentido, la oficina de Planeación coordinó el seguimiento a los mapas de riesgo en los meses de abril, agosto y diciembre del presente año. Los resultados de los meses de abril y agosto fueron publicados en la página web y se pueden consultar en el siguiente link: http://www.defensoria.gov.co/es/public/Gestionycontrolinstitucional/1260/Calidad-y-Modelo-Est%C3%A1ndar-de-Control-Interno---MECI.htm
1 Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, pagina 31
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En agosto de 2014, la Oficina de Planeación presentó los mapas de riesgo de gestión y de corrupción Institucional, ajustándolos y consolidándolos para facilitar el entendimiento y levantamiento de los riesgos de las dependencias.
Para el seguimiento del mes de diciembre de 2014, se aplicó la misma metodología de los meses de abril y agosto, dando inicio a las actividades de seguimiento el 11 de diciembre de 2014, con la solicitud de información realizada por la Oficina de Planeación a los Líderes de los procesos, Defensores Delegados, Defensores Regionales e integrantes del Equipo Operativo MECI-CALIDAD sobre el particular, fijando como plazo de la gestión el 16 de Diciembre de 2014.
Como anexo a la comunicación enunciada en el párrafo anterior, para facilitar el seguimiento de los mapas de riesgo de las dependencias, se remitieron los siguientes documentos:
! Mapa de riesgos de Gestión por procesos a diciembre de 2013.
! Mapa de riesgos de Corrupción por procesos a diciembre de 2013.
! Mapa de riesgos de Gestión Institucional a agosto de 2014.
! Mapa de riesgos de Corrupción Institucional a agosto de 2014.
! Matrices de riesgos de gestión y de corrupción en blanco para su diligenciamiento en caso de ser requerido por el proceso o área.
El lunes 15 de diciembre de 2014, a las 10 de la mañana, en el auditorio principal del edificio C del Nivel Central, se llevó a cabo una capacitación sobre la elaboración o ajuste a los mapas de riesgo (gestión y corrupción) por solicitud de la regional Bogotá a la que fueron invitadas las demás dependencias del nivel central y en la que participaron, además de funcionarios de la Regional Bogotá, funcionarios de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, la Sub Dirección Financiera, la Dirección de Promoción y Divulgación, la Delegada para la Prevención de Riesgos de Violaciones de DDHH y DIH, la Delegada para la Salud, la Seguridad Social y la Discapacidad, entre otros; con ello, los participantes mejoraron sus competencias sobre el tema.
El martes 16 de Diciembre de 2014, en cumplimiento de lo anunciado en la comunicación del 11 de diciembre, se llevó a cabo el asesoramiento por videoconferencia para las regionales interesadas, a la que asistió la regional Bolívar.
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El 20 de diciembre, mediante llamadas telefónicas, se requirió a las dependencias que ha dicha fecha no habían allegado la información solicitada, ampliando el plazo para su recepción hasta el 22 de diciembre. El objetivo de la Oficina de Planeación es lograr la mayor participación en el seguimiento y control de riesgos por parte de los líderes de los procesos y jefes de área.
En este sentido se asesoró a los procesos de Contratación y Gestión Administrativa y Documental, se aclararon dudas a las regionales Antioquia, Santander, Arauca, Norte de Santander, Magdalena, y Vaupés.
4. Resultados de la aplicación metodológica
A continuación se relaciona la fecha de recepción de los mapas de riesgos de gestión y de corrupción radicados en la Oficina de Planeación:
MAPAS DE RIESGO RECIBIDOS.
PROCESO Y/O DEPENDENCIA FECHA DE
RECPECIÓN PROCESOS ESTRATEGICOS
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO 12 DE DICIEMBRE
GESTION DE LAS COMUNICACIÓNES 15 DE DICIEMBRE
PROCESOS MISIONALES
PROMOCION Y DIVULGACION 16 DE DICIEMBRE
PREVENCION Y PROTECCION 18 DE DICIEMBRE
PROCESO: ATENCION Y TRAMITE
SUBPROCESO ATENCION Y TRAMITE DE PETICIONES. 16 DE DICIEMBRE
SUBPROCESO DEFENSORIA PUBLICA 17 DE DICIEMBRE
SUBPROCESO RECURSOS Y ACCIONES JUDICIALES 17 DE DICIEMBRE
PROCESOS DE SOPORTE
GESTION DEL TALENTO HUMANO 17 DE DICIEMBRE
GESTION FINANCIERA 16 DE DICIEMBRE
GESTION SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 23 DE DICIEMBRE
TECNOLOGIAS DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN 26 DE DICIEMBRE
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GESTION CONTRACTUAL 23 DE DICIEMBRE
GESTION JURIDICA 16 DE DICIEMBRE
PROCESOS DE MONITOREO Y EVALUACION
EVALUACION Y SEGUIMIENTO 23 DE DICIEMBRE
CONTROL INTERNO Y DISCIPLINARIO 16 DE DICIEMBRE
DELEGADAS
PARA LA INFANCIA, LA JUVENTUD Y EL ADULTO MAYOR 16 DE DICIEMBRE
DE LOS DERECHOS DE LAS MUJERES Y ASUNTOS DE GENERO 15 DE DICIEMBRE
DERECHOS COLECTIVOS Y DEL AMBIENTE 23 DE DICIEMBRE
ASUNTOS CONSTITUCIONALES Y LEGALES 16 DE DICIEMBRE
INDIGENAS Y LAS MINORIAS ETNICAS. 16 DE DICIEMBRE
POLITICA CRIMINAL PENITENCIARIA 16 DE DICIEMBRE
LOS DERECHOS ECONOMICOS, SOCIALES Y CULTURALES 16 DE DICIEMBRE
ORIENTACION Y ASESORIA DE LAS VICTIMAS DEL CONFLITO ARMADO INTERNO 22 DE DICIEMBRE
DERECHOS DE LA POBLACION DESPLAZADA 15 DE ENERO-2016
SALUD Y LA SEGURIDAD SOCIAL 16 DE DICIEMBRE
ASUNTOS AGRARIOS Y TIERRAS 23 DE DICIEMBRE
COOPERACION INTERNACIONAL
COOPERACION INTERNACIONAL 16 DE DICIEMBRE
TOTAL NIVEL CENTRAL
REGIONALES
AMAZONAS 24 DE DICIEMBRE
ANTIOQUIA 24 DE DICIEMBRE ARAUCA 17 DE DICIEMBRE
ATLANTICO 17 DE DICIEMBRE
BOGOTA 26 DE DICIEMBRE
BOLIVAR 18 DE DICIEMBRE
BOYACA 16 DE DICIEMBRE
CALDAS 12 DE DICIEMBRE
CAQUETA 15 DE DICIEMBRE
CASANARE 11 DE DICIEMBRE
CAUCA 15 DE DICIEMBRE
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CESAR 16 DE DICIEMBRE
CHOCO 9 DE ENERO-2015
CORDOBA 12 DE DICIEMBRE
CUNDINAMARCA 22 DE DICIEMBRE
GUAINIA 22 DE ENERO-2015
GUAJIRA 19 DE DICIEMBRE
GUAVIARE 16 DE DICIEMBRE
HUILA 12 DE DICIEMBRE
MAGDALENA 12 DE DICIEMBRE
MAGDALENA MEDIO-BCA. 22 DE DICIEMBRE
META 17 DE DICIEMBRE
NARIÑO 16 DE DICIEMBRE
NORTE DE SANTANDER 14 DE ENERO 2016
OCAÑA 18 DE DICIEMBRE
PUTUMAYO 21 DE ENERO 2016
QUINDIO 16 DE DICIEMBRE
RISARALDA 12 DE DICIEMBRE
SAN ANDRES Y PROVIDENCIA 22 DE DICIEMBRE
SANTANDER 24 DE DICIEMBRE
SUCRE 16 DE DICIEMBRE
TOLIMA 16 DE DICIEMBRE
URABA-APARTADO 22 DE DICIEMBRE
VALLE DEL CAUCA 23 DE DICIEMBRE
VAUPES 14 DE ENERO 2015
VICHADA 12 DE DICIEMBRE
Se obtuvo información del 100% de las áreas, y se procedió a su consolidación por parte de la oficina de planeación para elaborar los mapas así:
! Mapa de Riesgos de Gestión por Proceso. Anexo 1
! Mapa de Riesgos de Gestión Institucional. Anexo 2
! Mapa de Riesgos de Corrupción por Proceso. Anexo 3
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! Mapa de Riesgos de Corrupción Institucional. Anexo 4
Se observa como resultado de la aplicación metodológica de acuerdo con los lineamientos del DAFP, los siguientes resultados para los riesgos de gestión:
Riesgo Inherente Riesgo Residual
Zona de Riesgo No. Riesgos
% No.
Riesgos %
Muy Leve 2 1% 5 1%
Leve 15 4% 93 27%
Moderado 132 37% 109 31%
Grave 119 34% 82 22%
Muy Grave 87 25% 66 17%
Total 355 100.00% 355 100.00%
En este sentido el mapa de riesgos de gestión institucional queda de la siguiente manera:
MAPA DE RIESGOS DE GESTION INSTITUCIONAL
PROBABILIDAD/IMPACTO INSIGNIFICANTE MODERADO CATASTROFICO
RARO ML= 5 L=54 M=39
POSIBLE L= 39 M=49 G=30
CASI SEGURO M= 21 G=52 MG=66
ML=Muy Leve-L=Leve-M=Moderado-G=Grave-MG=Muy Grave
Se observa que el 31% de los riesgos se encuentran en zona moderada, el 27% en zona leve, el 22% en zona grave, el 18% en zona muy grave y el 2% en zona muy leve. Asi, se tiene que el 40% de los riesgos están entre las zonas grave y muy grave, lo que amerita por parte de los integrantes de la Entidad, un seguimiento a la efectividad de los controles establecidos para estos riesgos o en caso de su no existencia su implementación.
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Con respecto a los riesgos de Corrupción los resultados fueron los siguientes:
Riesgo Residual Evaluación Final
Número de Riesgos %
Grave 178 97%
Muy Grave 6 3%
Total 184 100%
Es de anotar que para la valoración de estos riesgos, de acuerdo con los parámetros establecidos por el DAFP, se definen dos zonas para su valoración: Grave y Muy Grave, debido a que el impacto siempre es catastrófico y la probabilidad es posible o casi seguro.
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MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION INSTITUCIONAL PROBABILIDAD/IMPACTO CATASTROFICO
POSIBLE G=178
CASI SEGURO MG=6
G=Grave-MG=Muy Grave
Se observa que el 97% de los riesgos se encuentran en zona grave y el 3% en zona muy grave.
5. Conclusiones y perspectivas
• La entidad ha venido cumpliendo con los requerimientos normativos para la administración del riesgo, promoviendo la cultura de administración del riesgo en todas las dependencias de la entidad, con lo cual se ha fortalecido la definición de los controles para mitigar el riesgo.
• Es importante señalar, como logro, la participación del 100% de todas las dependencias de la Defensoría del Pueblo.
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• Con la información suministrada por las diferentes dependencias en el mes de diciembre del 2014, la oficina de planeación efectuó los consolidados y publicará el mapa de gestión y de corrupción Institucional y por procesos en el mes de enero del 2015, dando cumplimiento al artículo 7º del decreto 2641 de 2012, que exige su publicación antes del 31 de enero de cada año.
• De acuerdo con los requisitos del MECI 2014, en el marco del componente Administración del Riesgo, se identifica como actividad a realizar en 2015 el seguimiento a los controles. Lo anterior, teniendo en cuenta que los procedimientos de los procesos estratégicos, soporte y evaluación fueron adoptados con la resolución 1934 de 15 de diciembre de 2014.
• Es importante lograr, a la brevedad posible, la expedición del Acto Administrativo que adopta la política de administración del riesgo, conforme a lo aprobado por el comité de coordinación de control interno en su sesión del 11 de diciembre de 2014 y, a partir de allí, su socialización con el propósito de lograr los mejores indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en un ambiente de transparencia en la gestión y probidad, ya que los riesgos señalados por los equipos de cada dependencia constituyen el mejor insumo para el mejoramiento de la entidad.
Proyectó: Equipo de trabajo de la Oficina de Planeación/eicm.
