Informática en la administración pública...

Informática en laadministración pública (3/3)Autor: Paqui Valle Pérez

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Presentación del curso

Informática en la administración pública. Proceso de informatización. Ahoraveremos la aplicación de las herramientas informáticas como procesadores de texto,hojas de cálculo (Excel), manejo de base de datos, entre otros, en la implementaciónde la informatización en la adminsitración pública. La principal normativa en estamateria se contiene en el Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que seregula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por laAdministración General del Estado, que analizamos a continuación.

La Ley 30/ 1992, de 30 de noviembre, contiene una decidida apuesta por la abiertaincorporación de las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividadadministrativa y, en especial, a las relaciones entre los ciudadanos y lasAdministraciones Públicas.

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1. Proceso de informatización de la administración pública[http://www.mailxmail.com/...stracion-publica-3/proceso-informatizacion-administracion-publica]

3. EL PROCESO DE INFORMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

La principal normativa en esta materia se contiene en el Real Decreto 263/1996, de 16 defebrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas ytelemáticas por la Administración General del Estado, que analizamos a continuación. La Ley30/ 1992, de 30 de noviembre, contiene una decidida apuesta por la abierta incorporaciónde las técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas a la actividad administrativa y, enespecial, a las relaciones entre los ciudadanos y las Administraciones Públicas.

Tanto la exposición de motivos como el articulado de la citada ley, optan de forma clara yespecífica por la tecnificación de la actuación administrativa frente a las tendenciasburocráticas formalistas, terminando así con un evidente fenómeno de disociación entrenormativa y realidad: la Administración había integrado los medios y técnicasautomatizadas en su funcionamiento, pero la falta de reconocimiento formal de su validezles confería tan solo un valor instrumental e interno.

Pero entre todas las previsiones que la Ley contiene sobre la utilización de técnicasautomatizadas destaca el artículo 45 como verdadera piedra angular del proceso deincorporación y validación de dichas técnicas en la producción jurídica de la AdministraciónPública así como en sus relaciones con los ciudadanos. El Real Decreto aborda precisamenteel desarrollo de ese artículo, con la pretensión de delimitar, en el ámbito de laAdministración General del Estado, las garantías, requisitos y supuestos de utilización de lastécnicas electrónicas, informáticas y telemáticas.

Como criterio inspirador de la elaboración de esta norma se ha prestado especial atención arecoger las garantías y derechos de los ciudadanos frente a la Administración cuando éstautiliza las tecnologías de la información, aunque siempre desde la perspectiva de nodificultar su implantación en la actuación administrativa exigiendo cautela o requisitosadicionales a los que, con carácter general o de forma específica, vienen establecidos ennuestro ordenamiento jurídico.

El Real Decreto toma como orientación la sistemática del artículo 45, que distingueclaramente cuatro extremos:

a. Utilización de técnicas y medios en la actuación administrativa y tramitación y terminaciónde procedimientos administrativos en soporte informático.b. Programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de potestades.c. Relaciones entre ciudadano y Administración.d. Emisión de documentos y copias

Es evidente que, mientras que para el primer extremo la Ley 30/ 1992, de 26 de noviembre,propugna una casi absoluta liberalización, los restantes no son sino concreciones relativas aaspectos específicos de la actividad administrativa (ejercicio de potestades, comunicaciones,validez de documentos) para cuya automatización se exige un mayor nivel de requisitos ygarantías. En consonancia con esa visión legal, el Real Decreto contiene un Capítulo I en elque, además de delimitar el ámbito de aplicación y definir los conceptos indispensables, seha pretendido establecer las limitaciones y garantías de la utilización de soportes, medios yaplicaciones con carácter general, sin arbitrar controles o restricciones especiales. Talescontroles y restricciones se reservan para aquellos supuestos legalmente dotados de ungrado más elevado de protección, que son los contemplados en el Capítulo II del RealDecreto (requisitos de la utilización de soportes, medios y aplicaciones).



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El primero de los supuestos constituye el desarrollo, del artículo 45 de la Ley 30/ 1992(programas y aplicaciones utilizados para el ejercicio de las potestades), considerando quela necesaria aprobación y difusión de programas y aplicaciones se limita a aquellos quevayan a ser utilizados por la Administración General del Estado para el ejercicio de suspotestades. Sin embargo, no se incluye a la llamada informática instrumental, de modo quela obligación de aprobar y difundir no afecta a los programas y aplicaciones estandarizados,de uso corriente, y cuya virtualidad se limita a facilitar el trabajo administrativo sin que suaplicación afecte directamente a la toma de decisiones por los órganos o las entidadescompetentes. En este sentido, se especifica aquellos elementos de los programas yaplicaciones que han de ser públicamente difundidos, y que son aquellos que facilitan elcontrol de legalidad de la actuación administrativa en el ejercicio de sus potestades cuandose utilizan tecnologías de la información.

El segundo supuesto es el de las comunicaciones. Se permite, reconociendo expresamentesu validez, la utilización de técnicas, medios y soportes en todo tipo de comunicaciones,pero exigiendo mayores garantías en aquellas que vayan a tener como destinatario alciudadano y previendo que a éste se le informe permanentemente de los sistemas que va apoder utilizar. Se abordan asimismo, los problemas de la emisión, copia y almacenamientode los documentos automatizados, desde una óptica que persigue -con las necesariascautelas y garantías- otorgar a dichos documentos idéntica validez y eficacia que a loscomúnmente reconocidos y aceptados: los documentos en soporte papel.

Finalmente, se regula los procedimientos administrativos de control, autorización y difusiónaplicables en aquellos casos en que así se recoge en el Real Decreto, pretendiendo lamáxima transparencia y una adecuada información al ciudadano, así como la necesariahomogeneización -al menos, en el ámbito de la Administración General del Estado- de lossoportes, medios y aplicaciones que vayan a ser utilizados.

En definitiva, la regulación que se efectúa pretende el máximo aprovechamiento de lasnuevas tecnologías en la actividad administrativa, prescindiendo de falsos temores ycautelas que amenazaban con situar a la Administración pública en una posición alejada desu entorno social y pobremente anclada en una realidad ya superada en otros muchosámbitos.






2. Derechos de los ciudadanos y limitaciones[http://www.mailxmail.com/...rmatica-administracion-publica-3/derechos-ciudadanos-limitaciones]

3.1. DISPOSICIONES GENERALES

3.1.1. Derechos de los ciudadanos y limitaciones

La utilización de las técnicas informáticas y telemáticas así como otras de la mismanaturaleza, respetarán los límites establecidos en el ordenamiento jurídico. En especial, segarantizará el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos, y en las demásLeyes específicas que regulan el tratamiento de la información así como en suscorrespondientes normas de desarrollo.

La utilización de tales técnicas en ningún caso podrá implicar la existencia de restriccioneso discriminaciones de cualquier naturaleza en el acceso de los ciudadanos a la prestaciónde servicios públicos o a cualquier actuación o procedimiento administrativo.

Cuando la Administración General del Estado o las Entidades de derecho público vinculadaso dependientes de aquélla utilicen técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas enactuaciones o procedimientos que afecten de forma directa o indirecta a derechos ointereses de los ciudadanos, se garantizará la identificación y el ejercicio de la competenciapor el órgano correspondiente.

En este supuesto, los ciudadanos tendrán derecho a obtener información que permita laidentificación de los medios y aplicaciones utilizadas, así como del órgano que ejerce lacompetencia.

3.1.2. Definiciones

Se entiende por:

a. Soporte: objeto sobre el cual o en el cual es posible grabar y recuperar datos.

b. Medio: mecanismo, instalación, equipo o sistema de tratamiento de la información quepermite, utilizando técnicas electrónicas, informáticas o telemáticas, producir, almacenar otransmitir documentos, datos e informaciones.

c. Aplicación: programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de unproblema mediante el recurso a un sistema de tratamiento de la información.

d. Documento: entidad identificada y estructurada que contiene texto, gráficos, sonidos,imágenes o cualquier otra clase de información que puede ser almacenada, editada,extraída e intercambiada entre sistemas de tratamiento de la información o usuarios comouna unidad diferenciada.

3.1.3. Garantías generales de la utilización de soportes, medios y aplicacioneselectrónicas, informáticas y telemáticas

Se podrán utilizar soportes, medios y aplicaciones electrónicas, informáticas y telemáticasen cualquier actuación administrativa y, en particular, en la iniciación, tramitación yterminación de los procedimientos administrativos.

Cuando se utilicen los soportes, medios y aplicaciones referidos en el apartado anterior, seadoptarán las medidas técnicas y de organización necesarias que aseguren la autenticidad,confidencialidad, integridad, disponibilidad y conservación de la información. Dichas



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medidas de seguridad deberán tener en cuenta el estado de la tecnología y serproporcionadas a la naturaleza de los datos y de los tratamientos y a los riesgos a los queestén expuestos.

Las medidas de seguridad aplicadas a los soportes, medios y aplicaciones utilizados por losórganos de la Administración General del Estado y sus Entidades de derecho públicovinculadas o dependientes deberán garantizar:

a. La restricción de su utilización y del acceso a los datos e informaciones en elloscontenidos a las personas autorizadas.

b. La prevención de alteraciones o pérdidas de los datos e informaciones.

c. La protección de los procesos informáticos frente a manipulaciones no autorizadas.

Las especificaciones técnicas de los soportes, medios y aplicaciones utilizados en el ámbitode la Administración General del Estado en sus relaciones externas y cuando afecten aderechos e intereses de los ciudadanos deberán ser conformes, en su caso, a las normasnacionales e internacionales que sean exigibles.






3. Soportes, medios y aplicaciones electrónicas,informáticas y telemáticas[http://www.mailxmail.com/...oportes-medios-aplicaciones-electronicas-informaticas-telematicas]

3.2. REQUISITOS DE LA UTILIZACIÓN DE SOPORTES, MEDIOS Y APLICACIONESELECTRÓNICAS, INFORMÁTICAS Y TELEMÁTICAS

3.2.1. Aplicaciones sometidas a aprobación

Los programas y aplicaciones que efectúen tratamientos de información cuyoresultado sea utilizado para el ejercicio por los órganos y entidades del ámbito de laAdministración General del Estado de las potestades que tienen atribuidas deberánser objeto de aprobación y difusión pública en los términos regulados en el presenteReal Decreto. No será precisa la aprobación y difusión pública de los programas yaplicaciones cuya utilización para el ejercicio de potestades sea de caráctermeramente instrumental, entendiendo por tales aquellos que efectúen tratamientosde información auxiliares o preparatorios de las decisiones administrativas sindeterminar directamente el contenido de éstas.

3.2.2. Emisión de documentos y copias

Los documentos emitidos por los órganos y entidades del ámbito de laAdministración General del Estado y por los particulares en sus relaciones conaquéllos, que hayan sido producidos por medios electrónicos, informáticos ytelemáticos en soportes de cualquier naturaleza serán válidos siempre que quedeacreditada su integridad, conservación y la identidad del autor, así como laautenticidad de su voluntad, mediante la constancia de códigos u otros sistemas deidentificación.

En los producidos por los órganos de la Administración General del Estado o por susentidades vinculadas o dependientes, dichos códigos o sistemas estarán protegidosde forma que únicamente puedan ser utilizados por las personas autorizadas porrazón de sus competencias o funciones. Las copias de documentos originalesalmacenados por medios o en soportes electrónicos, informáticos o telemáticos,expedidas por los órganos de la Administración General del Estado o por susentidades vinculadas o dependientes, tendrán la misma validez y eficacia deldocumento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad yconservación.

3.2.3. Comunicaciones en soportes o a través de medios o aplicacionesinformáticos, electrónicos o telemáticos.

La transmisión o recepción de comunicaciones entre órganos o entidades del ámbitode la Administración General del Estado o entre éstos y cualquier persona física ojurídica podrá realizarse a través de soportes, medios y aplicaciones informáticos,electrónicos y telemáticos, siempre que cumplan los siguientes requisitos:

a. La garantía de su disponibilidad y acceso en las condiciones que en cada caso seestablezcan.b. La existencia de compatibilidad entre los utilizados por el emisor y el destinatario



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que permita técnicamente las comunicaciones entre ambos, incluyendo la utilizaciónde códigos y formatos o diseños de registro establecidos por la AdministraciónGeneral del Estado.c. La existencia de medidas de seguridad tendentes a evitar la interceptación yalteración de las comunicaciones, así como los accesos no autorizados.

Las comunicaciones y notificaciones efectuadas en los soportes o a través de losmedios y aplicaciones referidos en el apartado anterior serán válidas siempre que:

a. Exista constancia de la transmisión y recepción, de sus fechas y del contenidoíntegro de las comunicaciones.b. Se identifique fidedignamente al remitente y al destinatario de la comunicación.c. En los supuestos de comunicaciones y notificaciones dirigidas a particulares, queéstos hayan señalado el soporte, medio o aplicación como preferente para suscomunicaciones con la Administración General del Estado en cualquier momento dela iniciación o tramitación del procedimiento o del desarrollo de la actuaciónadministrativa.

En las actuaciones o procedimientos que se desarrollen íntegramente en soporteselectrónicos, informáticos y telemáticos, en los que se produzcan comunicacionescaracterizadas por su regularidad, número y volumen entre órganos y entidades delámbito de la Administración General del Estado y determinadas personas físicas ojurídicas, éstas comunicarán la forma y código de accesos a sus sistemas decomunicación. Dichos sistemas se entenderán señalados con carácter general comopreferentes para la recepción y transmisión de comunicaciones y notificaciones.

Las fechas de transmisión y recepción acreditadas en las comunicaciones reseñadasen los apartados anteriores serán válidas a efectos de cómputo de plazos ytérminos. A estos efectos, los sistemas de información que integren procesos detransmisión y recepción podrán constituirse en registros auxiliares, siempre quecumplan los requisitos de la Ley 30/ 1992, y se tenga acceso a ellos desde lasunidades encargadas de los registros generales correspondientes.

3.2.4. Almacenamiento de documentos

Podrán almacenarse por medios o en soportes electrónicos, informáticos otelemáticos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. Losdocumentos de la Administración General del Estado y de sus Entidades de derechopúblico vinculadas o dependientes que contengan actos administrativos que afectena derechos o intereses de los particulares y hayan sido producidos mediante técnicaselectrónicas, informáticas o telemáticas podrán conservarse en soportes de estanaturaleza, en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otrocualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria parareproducirlo.

Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar conmedidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, proteccióny conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán laidentificación de los usuarios y el control de accesos.






4. Acción administrativa. Aplicaciones[http://www.mailxmail.com/...atica-administracion-publica-3/accion-administrativa-aplicaciones]

3.3. ACCIÓN ADMINISTRATIVA

3.3.1. Aprobación y publicación de aplicaciones

Las aplicaciones que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de las competencias de unDepartamento ministerial o Entidad de derecho público vinculada o dependiente dela Administración General del Estado deberán ser aprobadas mediante resolucióndel órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para resolver elprocedimiento, debiéndose solicitar previamente la emisión de los informes técnicosque se estimen convenientes.

En el supuesto de que las aplicaciones vayan a ser utilizadas en el ejercicio decompetencias compartidas por varias Entidades de derecho público de laAdministración General del Estado vinculadas o dependientes del mismodepartamento ministerial, deberán ser aprobadas mediante Orden del Ministeriocorrespondiente, debiéndose solicitar previamente la emisión de los informestécnicos que se estimen convenientes.

Las aplicaciones a que vayan a ser utilizadas en el ejercicio de competenciascompartidas por varios Departamentos o Entidades de derecho público de laAdministración General del Estado vinculadas o dependientes de Departamentosdiferentes deberán ser aprobadas mediante Orden del Ministerio de la Presidencia, apropuesta de los titulares de los Departamentos afectados, debiéndose solicitarpreviamente la emisión de los informes técnicos que se estimen convenientes.

Los informes técnicos a los que se hace referencia en los apartados anteriores sepronunciarán sobre los siguientes aspectos:

a. Legalidad de la aplicación: adecuación del funcionamiento de la aplicación a losrequisitos y trámites del procedimiento.b. Seguridad de aplicación: preservación de la disponibilidad, confidencialidad eintegridad de los datos tratados por la aplicación.c. Normalización de los medios de acceso: especificaciones técnicas sobre losmedios, códigos y formatos de acceso.d. Conservación de los soportes utilizados: proporción entre la durabilidad de lossoportes y el tiempo en que deben mantenerse los datos en ellos incluidos.

Las Órdenes ministeriales y Resoluciones de aprobación se publicarán en el BoletínOficial del Estado y tendrán el siguiente contenido mínimo:

a. Denominación y descripción de los objetivos de la aplicación.b. Determinación de las resoluciones para cuya adopción va a ser utilizada laaplicación, señalando las normas que las regulan.c. Identificación del órgano competente para la adopción de las resoluciones,indicando la norma que atribuye la competencia, y de los potenciales usuarios de laaplicación.d. En su caso, régimen y medios de acceso a la aplicación.



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En la difusión de las características de las aplicaciones se atenderá a la protecciónde los derechos de propiedad industrial e intelectual. No será precisa la aprobaciónni publicación de las nuevas versiones o modificaciones que se efectúen de losprogramas y aplicaciones que ya hubieran sido aprobados, siempre que no se hayanproducido alteraciones que puedan afectar sustancialmente a los resultados de lostratamientos de información que efectúen.

3.3.2. Relación de aplicaciones, medios y soportes de comunicación

Cada Departamento ministerial de la Administración General del Estado hará públicala relación de las aplicaciones, medios y soportes a través de los cuales se podránefectuar las comunicaciones y notificaciones entre los correspondientes órganos yentidades dependientes y los particulares, especificando en su caso los formatos ycódigos normalizados para su utilización. Del mismo modo procederán lasEntidades de derecho público vinculadas a la Administración General del Estado.

Los Departamentos y Entidades mantendrán permanentemente actualizada y adisposición de los ciudadanos la relación de aplicaciones, medios y soportes a quese refiere el apartado anterior.

Con una periodicidad mínima anual, el Consejo Superior de Informática elaborará yhará público un directorio que comprenda a la totalidad de órganos y entidades delámbito de la Administración General del Estado, a cuyos efectos las ComisionesMinisteriales de Informática remitirán a la Secretaría del Consejo la informacióncorrespondiente en el primer trimestre de cada año.

3.3.3. Homologación de aplicaciones de utilización común

Las aplicaciones que vayan a ser utilizadas por varios Departamentos o Entidades dederecho público de la Administración General del Estado y se ajusten a los requisitostécnicos y funcionales establecidos por el Consejo Superior de Informática podránser homologadas, con carácter previo a su aprobación, por acuerdo de dicho órganoa propuesta de los órganos o empresas responsables del desarrollo de aquéllas.






5. Notificaciones telemáticas. Regulación[http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/notificaciones-telematicas-regulacion]

3.4. NOTIFICACIONES TELEMÁTICAS

3.4.1. Regulación de las notificaciones telemáticas

Los órganos administrativos y los organismos públicos podrán habilitar sistemas denotificación utilizando medios telemáticos de acuerdo con lo dispuesto en elpresente artículo.

Podrá practicarse la notificación por medios telemáticos a los interesados cuando,además de los requisitos especificados así lo hayan manifestado expresamente, bienindicando el medio telemático como preferente para la recepción de notificacionesen su solicitud, escrito o comunicación, o bien consintiendo dicho medio apropuesta del correspondiente órgano u organismo público.

Para la eficacia de lo dispuesto en el presente artículo, todo interesado quemanifieste su voluntad de ser notificado por medios telemáticos en cualesquieraprocedimientos deberá disponer, con las condiciones que se establezcan, de unadirección electrónica habilitada para ello, que será única para todas las posiblesnotificaciones a practicar por la Administración General del Estado y sus organismospúblicos.

La dirección electrónica única deberá cumplir los siguientes requisitos:

a. Poseer identificadores de usuario y claves de acceso para garantizar laexclusividad de su uso.

b. Contar con mecanismos de autenticación que garanticen la identidad del usuario.

c. Contener mecanismos de cifrado para proteger la confidencialidad de los datos.

d. Cualquier otro que se fije legal o reglamentariamente.

La dirección electrónica única tendrá vigencia indefinida, excepto en los supuestosen que se solicite su revocación por el titular, por fallecimiento de la persona física oextinción de la personalidad jurídica, que una resolución administrativa o judicial asílo ordene o por el transcurso de tres años sin que se utilice para la práctica denotificaciones, supuesto en el cual se inhabilitará la dirección electrónica única,comunicándoselo así al interesado.

La notificación se practicará por medios telemáticos sólo para los procedimientosexpresamente señalados por el interesado. Durante la tramitación delprocedimiento, y únicamente cuando concurran causas técnicas justificadas, elinteresado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivasno se practiquen por medios telemáticos, utilizándose los demás medios admitidos.

El sistema de notificación deberá acreditar las fechas y horas en que se produzca larecepción de la notificación en la dirección electrónica asignada al interesado y elacceso de éste al contenido del mensaje de notificación, así como cualquier causa



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acceso de éste al contenido del mensaje de notificación, así como cualquier causatécnica que imposibilite alguna de las circunstancias anteriores. Cuando existiendoconstancia de la recepción de la notificación en la dirección electrónica,transcurrieran diez días naturales sin que acceda a su contenido, se entenderá quela notificación ha sido rechazada.






6. Certificados telemáticos y transmisiones de datos[http://www.mailxmail.com/...nistracion-publica-3/certificados-telematicos-transmisiones-datos]

3.5. CERTIFICADOS TELEMÁTICOS Y TRANSMISIONES DE DATOS

3.5.1. Sustitución de certificados en soporte papel

Siempre que el interesado así lo autorice o una norma de rango legal lo disponga,los certificados administrativos en soporte papel serán sustituidos por certificadostelemáticos o por transmisiones de datos.

3.5.2. Certificados telemáticos

El certificado telemático contendrá los datos objeto de certificación y la firmaelectrónica de la autoridad competente para expedirlos.

La expedición de un certificado telemático se realizará:

a. A solicitud del interesado, a quien le será enviado o puesto a disposición para suremisión al órgano que lo requiere.

b. A instancia del órgano requirente, bien a iniciativa del interesado, o del propioórgano requirente, siempre que cuente con el expreso consentimiento de aquel,salvo que el acceso esté autorizado por una ley. En este supuesto, la petición decertificado identificará el trámite o procedimiento para el que se requiere y haráconstar que se dispone del consentimiento expreso del interesado o la norma que loexceptúe.

A estos efectos, el consentimiento del interesado para que el certificado searequerido por el órgano tramitador del procedimiento habrá de constar en lasolicitud de iniciación del procedimiento o en cualquier otra comunicación posterior,sirviendo el recibo de presentación de ésta como acreditación del cumplimiento delrequisito de presentación del certificado.

Los certificados telemáticos producirán idénticos efectos a los expedidos en soportepapel. A tal efecto, su contenido deberá poder ser impreso en soporte papel, en elque la firma manuscrita será sustituida por un código de verificación generadoelectrónicamente que permita en su caso contrastar su autenticidad accediendo pormedios telemáticos a los archivos del órgano u organismo emisor.

3.5.3. Transmisiones de datos

Las transmisiones de datos sustituyen a los certificados administrativos en soportepapel por el envío, a través de medios telemáticos y con los requisitos de seguridad,de aquellos datos que sean necesarios para el ejercicio por un órgano u organismode sus competencias en el marco de un procedimiento administrativo.

La aportación de certificados previstos en las vigentes normas reguladoras deprocedimientos y actuaciones administrativas se entenderán sustituidos, a todos losefectos y con plena validez y eficacia, por las transmisiones de datos que se realicen.



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Para la sustitución de un certificado por la transmisión de los correspondientesdatos, el titular de éstos deberá haber consentido expresamente la realización de latransmisión, salvo en los supuestos previstos en norma con rango de ley. Si noprestara su consentimiento, el interesado deberá solicitar y aportar elcorrespondiente certificado.

Toda transmisión de datos se efectuará a solicitud del órgano o entidad tramitadoraen la que se identificarán los datos requeridos y sus titulares, así como la finalidadpara la que se requieren. En la solicitud se hará constar que se dispone delconsentimiento expreso de los titulares afectados, salvo que dicho consentimientono sea necesario.

De la petición y recepción de los datos se dejará constancia en el expediente por elórgano u organismo receptor. A efectos de la verificación del origen y laautenticidad de los datos por los órganos de fiscalización y control, se habilitaránmecanismos para que los órganos mencionados puedan acceder a los datostransmitidos.






7. Procesadores de texto. Concepto[http://www.mailxmail.com/...-informatica-administracion-publica-3/procesadores-texto-concepto]

PROCESADORES DE TEXTO. BASES DE DATOS. HOJAS DE CÁLCULO.

INTRODUCCIÓN

En este tema nos dedicaremos a conocer los fundamentos básicos de la ofimática, a travésde sus sistemas, los sistemas gestores de bases de datos, y los sistemas de tratamiento,almacenamiento y archivo de documentos, así como las hojas de cálculo.

Los objetivos a alcanzar en este tema serán los siguientes:

- Conocer las funciones básicas de los procesadores de texto- Comprender el significado de las bases de datos y su utilidad.- Comprender las funciones de una hoja de cálculo.

1. PROCESADORES DE TEXTO

1.1. Concepto

Un procesador de textos es un programa de aplicación que permite a un ordenadorprocesar textos. Los programas de tratamiento de textos permiten manipular documentos ycrearlos.

Software es, según la definición que hace una enciclopedia electrónica de muy extendidouso por todo el mundo, un "programa de computadora..., serie de instruccionesresponsables de que el hardware, es decir, la máquina, realice su tarea". Y un procesador detextos es, como su nombre lo sugiere, un software creado para "procesar", es decir, paratrabajar con textos: moldearlos, armarlos, darles un formato específico y enriquecerlos demil maneras.

Podemos decir que las antiguas máquinas de escribir fueron las antecesoras directas de losactuales procesadores de texto. Para corregir cualquier error no había más que echar manode los recursos tradicionales, como la goma, el papel de tinta blanca, etcétera. Con elagregado de que cada versión era una y sólo una, aunque se hubiera usado papelcarboncillo para elaborar n copias. Realizar una nueva versión del texto significaba escribirlode nuevo.

Hacia el inicio de la década de 1970 se lanzaron al mercado los primeros procesadoreselectrónicos de texto, que eran computadoras dedicadas, es decir especializadas en eltrabajo con textos; y no como los actuales PC, que pueden también correr otro tipo deprogramas, ya sea de diseño, de cálculo, etcétera.

Estas primeras máquinas electrónicas permitían la manipulación de un texto mediante suvisualización en una pantalla, de manera que resultaba posible corregir los errores antes depasar al proceso de impresión. Éste fue en verdad un gran paso, pues el usuario podía, enpantalla, cortar palabras, acomodar párrafos, cambiar el tipo de letra y aplicar otrasfunciones sencillas. El problema era que aprender a usar estas máquinas resultabacomplicado y el equipo era costoso.

En la década de 1980 fueron lanzados al mercado los primeros programas de procesadoresde texto, diseñados para usarse en computadoras personales (PC). Se trataba de simpleseditores que permitían mover palabras, cortar párrafos, reacomodar textos y, a veces,alinear columnas de texto, encabezados, resaltar en negritas y subrayar palabras.



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Pronto aparecieron, como funciones agregadas a los procesadores de texto, los correctoresortográficos, los diccionarios, los diccionarios de sinónimos y las funciones "macros", conlas que se facilitaba la automatización de la ejecución de tareas repetitivas. Losprogramadores dotaron a sus nuevas creaciones de herramientas para la elaboración yedición de notas, tanto al pie de página como al final del fichero. Hubo herramientas para laordenación de listas, la generación de índices, la producción de tablas de contenido, laaplicación de ecuaciones científicas, y los famosos métodos de línea roja, con los que esposible encontrar en un instante errores que de otra manera llevaría mucho más tiempolocalizar.

Más adelante los procesadores de texto comenzaron a incluir funciones de creación yedición de todo tipo, de gráficos, hojas de cálculo, corrección gramatical, inserción dehipertextos y mucho más. Actualmente es posible producir, con un solo procesador detextos, lo que antes se tenía que hacer con diferentes programas de diseño, de edición,hojas de cálculo, etcétera, e incluso podemos elaborar elementales productos multimedia ypublicarlos en Internet.






8. Interfaz gráfica[http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/interfaz-grafica]

1.2. La interfaz gráfica

El proceso de incluir tantas funciones en un solo programa generó un graveproblema: cómo poner todas estas posibilidades en manos del usuario, sin obligarloa hacerse de un complejo manual o a tomar un curso especializado. La solución vinocon el uso de interfaces gráficas. La interfaz de usuario, o interfaz gráfica deusuario, es la forma como aparecen en pantalla los comandos de un programa: pormedio de botones, colores, símbolos y ventanas.

La interfaz tiene dos principales "misiones": la primera es informar al usuario acercade los elementos que tiene a su disposición y para qué sirven, y la segunda esbrindar la posibilidad de elegir entre las distintas opciones.

Ahora revisemos brevemente la interfaz de un procesador de textos muy popular.Debemos hacer notar que, dada la flexibilidad que existe para que el usuario"personalice" la interfaz, es decir distribuya a su gusto los elementos que lacomponen, el ejemplo que usamos es sólo una posibilidad dentro de las muchaspara que aparezcan ordenados en la pantalla los elementos de la interfaz.

De manera sintética, la interfaz consiste en un área de trabajo rodeada pordiferentes barras en las que se encuentra dispuesta una buena cantidad de botones.En la parte superior tenemos la Barra de título del programa, que nos indica elnombre del programa que utilizamos así como el del archivo con el que estamostrabajando.

La Barra de menús está compuesta por botones que, al click, despliegan una ofertade funciones. Esta "persiana" recibe el nombre de menú porque pone a nuestradisposición diversas opciones, entre las que podemos elegir.

Al hacer click en alguno de los botones que componen la Barra de herramientas"estándar" se activa una determinada función: pegar, cortar o copiar texto, imprimir,guardar, etcétera. El método para aplicar una función consiste en bloquear lasección del texto que se quiere modificar y hacer click en el icono correspondiente ala función deseada. La Barra de herramientas formato contiene funciones quemodifican las características de la fuente o tipo de letra con que está escrito eltexto, así como el tamaño y la alineación de los párrafos. Con las funcionesagrupadas en esta barra también es posible alterar el color del texto y subrayarpalabras, como si usáramos un marcador fluorescente en una hoja impresa.

Con la Barra de herramientas imagen el usuario puede controlar las característicasde las imágenes que ha insertado en un texto: puede hacer que las columnas depalabras rodeen a las imágenes, que queden detrás o delante de ellas o hacersemitransparente la imagen y colocarla como fondo de la página.

La Barra base de datos contiene funciones que permiten al usuario crear ficheros tanminuciosos como quiera y posteriormente cruzar a su antojo la informacióncontenida en ellos. Con las funciones agrupadas en la Barra de herramientas Web el



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usuario puede armar sencillas páginas Web, listas para ser publicadas en Internet. LaBarra portapapeles contiene iconos correspondientes a archivos de trozos de textoque el usuario ha cortado para luego pegar en otra parte. Las Reglas sirven paracolocar objetos en la página, alinear columnas de texto u otros elementos similares.

El área de trabajo es ese gran espacio en blanco en el que se muestra el avance yestado de nuestra labor, y que nos brinda una idea precisa de cómo se verá nuestrotexto una vez impreso. Una función muy útil para los usuarios que no tienen muchaexperiencia en el manejo de este tipo de software, es la Ayuda a la que se puederecurrir en momentos difíciles mediante el planteamiento de preguntas con unlenguaje sencillo acerca de cómo utilizar las distintas herramientas.

La Barra de avance horizontal sirve para movernos de derecha a izquierda yviceversa a lo largo del documento que tenemos en pantalla, y además contienealgunos botones que nos ofrecen vistas diferentes de nuestro trabajo.

En la Barra dibujo se encuentran los iconos de las funciones que permiten al usuariodiseñar imágenes más o menos complejas, además de esquemas, cuadros analíticosy organigramas, recursos todos ellos cuya aplicación en las necesidades cotidianasdel maestro es muy frecuente.

En la Barra de estado podemos localizar información tal como el número de páginastotales de nuestro texto, la página en la que nos encontramos, la línea, la columna,etc. Finalmente, la Barra de estado no corresponde al procesador de textos sino alsistema operativo: en ella se despliega información acerca de los programas(incluyendo nuestro procesador), así como la hora y fecha actuales y otros datos quevan más allá de lo relativo a nuestro escrito.






9. Tablas de caracteres del entorno Windows. Pantalla[http://www.mailxmail.com/...ministracion-publica-3/tablas-caracteres-entorno-windows-pantalla]

1.3. Tablas de caracteres del entorno Windows

Las aplicaciones MS-DOS utilizan la tabla de caracteres llamada ASCII, que consta de 256caracteres y que no contiene ni mayúsculas acentuadas ni otros caracteres necesarios paraotros idiomas. Windows utiliza el juego de caracteres de la tabla ANSI, la cual si queposibilita estas opciones. Cuando se cargan ficheros de texto creados con aplicaciones DOS,hay que realizar la oportuna transformación de ASCII a ANSI, para evitar que en el textoaparezcan caracteres extraños.

1.4. Los tipos de letra de Windows

Windows permite manejar un gran número de tipos de letras distribuidos con el propioWindows, con los programas y con las impresoras. Los tipos de letras de Windows sepueden clasificar en función de varios criterios:

1.4.1. Aspecto

a. Con Serif. Son letras que tienen una base, como por ejemplo la Times.b. De palo. Son letras sin base, como por ejemplo la Arial

1.4.2. Espaciado

En una máquina de escribir o un procesador de texto no gráfico, todos los caracteresocupan la misma anchura: una "i" ocupa lo mismo que una "m". En Windows, normalmentese utilizan los tipos de letra proporcional, donde una "i" es más estrecha que una "m". Portanto, cuando se utiliza un tipo de letra proporcional, no tiene sentido hablar de columnasde texto, porque el número de letras que caben en una columna depende de lo que se hayaescrito. Para alinear el texto en columnas habrá que recurrir a los tabuladores o a las tablas.

1.4.3. Técnica de generación de los caracteres

- Mapa de bits. El tipo de letra es una matriz de puntos. Al aumentar el tamaño de loscaracteres, estos puntos se hacen más evidentes y las letras aparecen 'recortadas'.- Vectorial y True Type. El tamaño de la letra se ajusta internamente por un sistema devectores. Así conserva siempre la máxima resolución que soporten la pantalla y la impresora.- Tipo de impresora. La impresora normalmente trabaja con los tipos que le envían lasaplicaciones, pero también dispone de unos tipos propios. La ventaja de trabajar con lostipos de la impresora reside en que se acelera mucho la impresión. Sin embargo, tienealgunos inconvenientes:

a) La imagen en pantalla puede no coincidir plenamente con el texto que se imprimirá.b) Los tipos de impresora son, normalmente, de espaciado fijo.c) Algunos caracteres pueden no ser soportados por la impresora, con lo cual se verán bienen la pantalla, pero se imprimirán erróneamente.

1.5. La pantalla

Como hemos apuntado anteriormente, los procesadores de texto para Windows presentanun aspecto común, en los que la pantalla aparece dividida en varias partes de arriba a abajo:

- Barra de título. En ella aparece el título del programa y del archivo en el que se estátrabajando.



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- Barra de menús. En ella aparecen las opciones del menú principal, que dan acceso a todaslas funciones del programa.

- Barra de herramientas. Está compuesta por iconos que dan acceso a las funciones másutilizadas del programa. En la mayor parte de los programas, el usuario puede decidircuáles son los iconos que se muestran e incluso disponer de varias barras de herramientasalternativas para las diferentes fases del proceso de edición: edición normal, elaboración degráficos, corrección, etc. Algunos programas permiten mostrar varias de ellas a la vez.

- Área de edición. Es donde se escriben los documentos.

- Barra inferior. En ella aparece información diversa sobre el documento, la tipografía que seestá utilizando, el punto del documento en el que se encuentra el cursor, etc.

Los modernos procesadores de texto disponen de varias modalidades de visualización delos documentos. La modalidad de más calidad, es una visualización de tipo WYSIWYG (WhatYou See Is What You Get), que significa que el documento una vez impreso tendrá el mismoaspecto que el que aparece en pantalla. En la modalidad de menos calidad o borrador seobvian algunos elementos, sobre todo gráficos, adornos y cabeceras y pies de página engeneral, para acelerar la visualización del documento que se está editando.Algunosprogramas permiten además la modalidad de esquema. Esta es una herramienta muypotente que permite modificar fácilmente la organización del documento al mover y cambiarel estilo asignado a grandes bloques de texto.






10. Procesadores de texto. Edición básica (1/2)[http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/procesadores-texto-edicion-basica-1-2]

1.6. Edición básica

Todos los procesadores para Windows permiten manejar bloques. Un bloque es unfragmento de texto marcado mediante uno de los siguientes procedimientos:

- Pinchar y arrastrar con el ratón. Se coloca el cursor con el ratón en el punto de principiodel bloque que se quiere marcar y, sin soltar el botón izquierdo, arrastrar el ratón hasta elpunto final del bloque. En ese momento se debe soltar el botón.

- Con el teclado. Se coloca el cursor al principio del bloque y manteniendo pulsada la teclaMayus se lleva el cursor hasta el final del bloque. Cuando se llegue se debe soltar la tecla.

A partir de este momento se puede acceder a varias funciones:

- Copiar. Pasa una copia del bloque marcado al portapapeles desde donde se puede pegaren este o en otros documentos.

- Cortar. Copia el bloque marcado y lo retira de su situación actual.

- Asignar formato de texto al bloque, etc.

Dar formato a un texto significa, en términos generales, fijar los parámetros que definiránsu aspecto, desde el tipo de letra a su alineación en la página.

Este apartado hace referencia concretamente a la forma de modificar el aspecto defragmentos de texto que queremos diferenciar del resto del mismo.

Hay dos maneras de definir el formato o aspecto del texto:

- Activando la opción deseada en un punto determinado, con lo cual el texto que se añada apartir de la posición del cursor adquiere el nuevo formato hasta que se introduzca otraopción alternativa. Por ejemplo, si activamos el subrayado todo el texto escrito desde estepunto aparecerá con ese aspecto hasta que lo desactivemos.

- La segunda y más recomendable, es dar formato a bloques de texto previamenteseleccionados, activando la opción deseada posteriormente, con lo cual sólo modificamos elaspecto de ese bloque.

El tamaño del papel, la orientación vertical o apaisada, el número de columnas... Todasestas opciones hacen referencia a unos aspectos del trabajo con procesadores de texto queen gran parte se definen antes de iniciar un documento. En general, son aspectosindependientes del formato del texto que se va a escribir y tienen más que ver con el tipo detrabajo que se va a realizar. Sus modificaciones no afectan al texto escrito ni a sus atributos.

Los textos a partir de un cierto volumen tienen una estructura interna. No todos lospárrafos tienen la misma importancia, sino que unos párrafos componen el cuerpo principaldel texto, mientras que otros actúan como títulos de capítulo, de apartados o desubapartados o como partes de una enumeración. Para resaltar la función de cada uno delos párrafos se recurre a cambiar el formato de texto (tipo de letra, cuerpo, realces -negrita,cursiva,...-) o de párrafo (alineación, interlineado respecto a los párrafos previos, etc.). Estopuede llevarse a cabo repitiendo el proceso para cada uno de los párrafos, pero este es unproceso muy lento y propenso a los errores.



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Los modernos procesadores de texto facilitan este proceso mediante los estilos de párrafo.Estos consisten en especificaciones del aspecto que debe tener un determinado tipo depárrafo que se incluyen en el código no visible del archivo. De esta forma puededeterminarse, por ejemplo, que los títulos de apartado se harán con una Arial con cuerpo 14y en negrita y que el texto estándar será TimesNewRoman, con cuerpo 11 y sin realces.Bastará con indicarle al programa qué párrafos son títulos de apartado y cuáles son textoestándar para que el programa les aplique automáticamente el formato que se ha definidopreviamente.






11. Procesadores de texto. Edición básica (2/2)[http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/procesadores-texto-edicion-basica-2-2]

La utilidad de los estilos de párrafo van más allá del formateo de texto, ya que son la basepara algunas de las funciones avanzadas de los procesadores de texto como:

- Esquemas. La visualización del documento en modo esquema se basa en una definiciónprevia de jerarquía de los estilos, de forma que hay que definir cuál es el estilo que ocupa elnivel jerárquico superior (por ejemplo, título) y cuáles son los siguientes (por ejemplo,apartado y subapartado).

- Índices. La misma jerarquía de estilos se utiliza para generar automáticamente los índicesde contenido de un documento.

Finalmente, existe la posibilidad de guardar en el disco duro los estilos que se han definidoen un archivo de hoja de estilos de forma que se puedan aplicar a otros documentos en elfuturo.

Las plantillas de documento son unos archivos donde se almacena un formato de página yalgunos estilos de párrafo. Todos los documentos están creados bajo las especificacionesde una plantilla.

Por defecto, la plantilla que se carga al iniciar una sesión suele ser una página en blanco,pero los procesadores de texto poseen muchas otras.

Muchas de ellas contienen encabezamientos gráficos y texto predefinidos en vistas a editarfácilmente documentos vistosos de diversas índoles, tales como informes, fax, agenda,artículos en columnas, calendarios, etc. Además, se pueden crear plantillas nuevas omodificar las existentes si no se adaptan a las necesidades de los usuarios. Lasmodificaciones realizadas en el formato del documento o de la página no alteran la plantillay solo afectan al documento actual.

Un esquema es una visualización de la estructura de un documento desde el nivel superiorque se va expandiendo en forma de ramas de árbol hasta el nivel último. Cada nivel(apartado) de un documento tiene a su vez varios subniveles (subapartados) hasta llegar alúltimo (que correspondería al texto del cuerpo del documento).

Son muy útiles a la hora de organizar la distribución de los apartados en un documentolargo. Permiten mover y cambiar la jerarquía de grandes bloques de texto.

Todos los procesadores de texto disponen de utilidades para llevar a cabo una verificaciónortográfica. Todas funcionan de forma similar. Permiten corregir errores ortográficoscomparando una a una las palabras del documento con un diccionario interno. El que sepase la verificación ortográfica no asegura que no haya errores ortográficos. En general, siuna palabra existe en el diccionario, aunque esté mal escrita en el contexto, no serádetectada como errónea (por ejemplo se considerará correcto si aunque la forma correcta enel contexto fuese sí). Por contra, una palabra escrita correctamente será detectada comoerrónea si no se ha separado de un punto o una coma anterior o si la forma gramatical noestá recogida en el diccionario.

Los procesadores permiten crear un diccionario propio del usuario en el que se suelenguardar las palabras más usadas por este, incluyendo tecnicismos, abreviaturas o argot, quepueden ser usadas por el programa como parte de las alternativas que proporciona cuandouna palabra es detectada como errónea.



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Los procesadores de texto permiten incluir imágenes de la mayoría de formatos gráficosmás habituales en las aplicaciones Windows, aparte de disponer de una o varias librerías deimágenes en formato propio.

Además, se puede pegar directamente cualquier imagen que esté en el portapapeles,incluida una ventana o una pantalla de cualquier programa que estemos ejecutando enWindows mediante las teclas PrintScreen que copia toda la pantalla en el portapapeles oAlt-PrintScreen que copia sólo la ventana activa.

Indicar por último que todos los procesadores de texto incluyen la posibilidad de combinarun documento modelo con el contenido de una base de datos. Se puede usar esta fusión dearchivos para combinar datos, como nombres o direcciones, con la información contenidaen un documento, como una carta o un informe. El típico ejemplo es la realización delmailing o redacción de una carta que es enviada a distintos destinatarios, personalizandopara cada uno de ellos el nombre y la dirección. Con esta función también se puedenimprimir etiquetas postales. La fusión con WordPerfect permite imprimir también los sobres.

Para ello, los datos a insertar en el documento deben tener una estructura formada porregistros, cada uno de ellos con los mismos campos. Una tabla, una hoja de cálculo o unabase de datos se adaptan a esta estructura y son válidos como archivo de datos.






12. Bases de datos. Concepto, características,funcionalidades[http://www.mailxmail.com/...on-publica-3/bases-datos-concepto-caracteristicas-funcionalidades]

2. BASES DE DATOS

2.1. Concepto

Una base de datos se define como un fichero en el cual se almacena información en camposo delimitadores, teniendo acceso a ella posteriormente tanto de forma separada como deforma conjunta. Se utiliza normalmente para recoger grandes cantidades de información.(Por ejemplo el listado de nombres y apellidos de los alumnos de varios cursos)

Normalmente el número de campos (columnas) que se pueden tener en una base varíasegún las necesidades en cuanto a gestión de datos, de forma que después se puedaexplotar la información de forma ordenada y separada, aunque el resto de la informaciónsigue almacenada y guardada en la base de datos. En realidad aparte de los datos que sonalmacenados en el archivo, también hay una serie de datos, en los que se informa del tipode campo, los campos y la longitud de cada campo, es lo que se llama gestor de datos, quepermite saber cada registro o fila, (un registro es una suma de campos).

El programa que sirve para manejar toda esa información se denomina sistema gestor debase de datos. Las principales en estos momentos son Microsoft Access, Lotus Aproach,parados, u Oracle.

2.2. Características

- Independencia de los Datos. Es decir, que los datos no dependen del programa y por tantocualquier aplicación puede hacer uso de los datos.

- Reducción de la Redundancia. Llamamos redundancia a la existencia de duplicación de losdatos, al reducir ésta al máximo conseguimos un mayor aprovechamiento del espacio yademás evitamos que existan inconsistencias entre los datos. Las inconsistencias se dancuando nos encontramos con datos contradictorios.

- Seguridad. Un SBD debe permitir que tengamos un control sobre la seguridad de los datos.

- Se visualiza normalmente como una tabla de una hoja de cálculo, en la que los registrosson las filas y las columnas son los campos, o como un formulario.

- Permite realizar un listado de la base de datos.

- Permiten la programación a usuarios avanzados.

2.2. Introducción de datos

En una base de datos podemos introducir, entre otros, los siguientes tipos de datos:

- Vídeo: secuencias de imágenes.- Gráficos: archivos de imagen que pueden modificar la base de datos.- Sonido: archivos de audio.- Lógicos: tratan de establecer relaciones entre los datos.- Numéricos.- Alfanuméricos.



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2.3. Funcionalidades

Las funciones más importantes que nos puede permitir realizar un Sistema gestor de basede datos son las siguientes:

a. API (Application Programming Interface): permite a los usuarios avanzados acceder aalgunos recursos internos del programa, para configurarlo.b. Soporte BD ¨S Multiplataforma: indica la compatibilidad entre los distintos Sistemasgestores de bases de datos.c. Soporte SQL: sirve para establecer indicaciones a la hora de realizar búsquedas yconsultas en la base de datos.d. Programación visual: permite crear una especie de lenguaje de forma gráfica, paraestablecer parámetros personalizados.






13. Hojas de cálculo. Concepto y funcionalidades[http://www.mailxmail.com/...a-administracion-publica-3/hojas-calculo-concepto-funcionalidades]

3. HOJAS DE CÁLCULO

3.1. Concepto y funcionalidades

Su función es realizar operaciones matemáticas. Permite procesar números y ayuda arealizar cálculos desde los más simples hasta los más complejos que implican manipularmuchos números y realizar muchas operaciones numéricas. Los más populares son las hojasde cálculo electrónicas que fueron diseñadas para reemplazar las hojas tabulares usadas encontabilidad.

Una hoja de cálculo es una estructura tabular de renglones y columnas que permiten unainfinidad de aplicaciones. Una vez que se introducen los datos en la hoja de cálculo sepueden analizar y trabajar fácilmente con ellos. Como ejemplos tenemos a LOTUS-123,WORKS, EXCEL, QUATTRO PRO, FRAMEWORK etc.

Se forma por columnas, filas y celdas formadas por la intersección de ambas. Las columnasse denominan con letras y las filas se denominan con números ya que es fundamental laidentificación para poder realizar la inserción de datos. Así las celdas se identifican con unaletra, correspondiente a la columna y el número correspondiente a la fila.

El tamaño de las celdas es ajustable aunque no podremos modificar el alto de las columnasmientras que con en las filas podremos modificar el alto, pero no el ancho, teniendo encuenta que al modificar el ancho de columna modificamos el ancho de todas las filas de esacolumna e igual ocurrirá si modificamos las filas.

A la hora de introducir los datos, nos encontraremos con que la hoja de cálculo asignadirectamente el formato que hayamos designado, mientras que el formato de celda referidoal aspecto de la celda en sí, es también modificable, pudiendo trabajar con un conjunto deceldas (se denomina "rango de celdas") aplicando una función a todo el conjunto.

Los principales elementos de trabajo son pues:

- Fila: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido horizontal.

- Título de Fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las Filas mediante números, que enel caso de Excel 97 van desde el 1 hasta el 65,536.

- Columna: Es un conjunto de varias Celdas dispuestas en sentido vertical.

- Título de Columna: Está siempre arriba y nombra a las Columnas mediante letras, que enel caso de Excel 97 van desde la A hasta la Z. Luego de la Columna Z viene la AA, AB, AC,etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente.

- Celda: Es la intersección de una Fila y una Columna y en ella se introducen los gráficos, yase trate de texto, números, fecha u otros datos. Una Celda se nombra mediante el nombrede la Columna, seguido del nombre de la Fila. Por ejemplo, la Celda que es la intersecciónde la Fila 29 con la Columna F, se denomina F29.

- Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de Celdas de una Hoja de cálculos.Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la Celda de una esquina delrango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Es decirCelda inicial y Celda final del rango, separadas por dos puntos. Por ejemplo, al rango que



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comprende las Celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

Las funciones comunes de las hojas de cálculo son las siguientes:

- Alto y ancho de celdas.- Formato de números.- Borde de las celdas.- Selección de rangos.- Relleno de rangos.- Orientar el texto






14. Excel 97[http://www.mailxmail.com/curso-informatica-administracion-publica-3/excel-97]

3.2. Selección de elementos

- Para seleccionar una Celda, simplemente se hace un click sobre ella.

- Para seleccionar una Fila completa, se hace un click sobre el Título de la Fila.

- Para seleccionar una Columna completa, hacemos un click sobre el Título de laColumna.

- Para seleccionar un rango lo hacemos con el llamado método del drag and drop(arrastrar y bajar):

Presionamos el botón izquierdo del mouse en la casilla de inicio de la selección (unaesquina), y con éste presionado desplazamos o arrastramos el mouse hasta quellegue a la esquina opuesta del rango que queremos seleccionar.

Como vimos en clases los archivos de Microsoft Word se denominan documentos,como veremos más adelante los archivos de Microsoft Access se denominan basesde datos y los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Aligual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se compone de una serie de Hojas donde se encuentraalbergada la información; de esta forma es posible relacionar las Hojas y compartirla información que se guarda en ellas. Cada una de estas Hojas se denominan Hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacersimplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sectorinferior de la pantalla.

3.3. Excel ´97

Excel 97 además de funcionar como una típica Hoja de cálculos nos deja insertarotros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos,presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todosestos tipos de objetos la Hoja de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

Excel 97 es muy relacionable con Access 97, o sea, con las bases de datos creadascon éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las Hojas de cálculosexisten dos conceptos importantes: campo y registro.

En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información -por ejemplo,los nombres de todos los estados de la República Mexicana-, y en un registro seguarda un valor concreto de cada campo -por ejemplo números de habitantes.

Generalmente un campo es una Columna y un registro, una Fila.

Para comenzar con el programa, una vez que se haya encendido y cargado Windows



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correctamente, se debe ir al menú Inicio, luego entrar al submenú Programas yluego hacer click en la opción Microsoft Excel.






15. Barra de herramientas[http://www.mailxmail.com/...curso-informatica-administracion-publica-3/barra-herramientas]

3.3.1. Barras de herramientas

Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel delmodo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez. Porejemplo, pueden agregarse o quitarse menús y botones, crearse barras deherramientas personalizadas, ocultarlas, mostrarlas y borrarlas.

Las barras de herramientas que se creen o se personalicen estarán disponibles entodos los libros del sistema. Para asegurarnos que una barra de herramientaspersonalizada esté disponible en un libro determinado, podemos asignar la barra deherramientas al libro.

- Barra de menús de la hoja: La barra de menús es una barra de herramientasespecial situada en la parte superior de la pantalla, que contiene menús comoArchivo, Edición y Ver. La barra de menús predeterminada contiene menús ycomandos para trabajar con hojas de cálculo.

Si trabajamos con una hoja de gráfico o un gráfico incrustado, aparecerá en su lugarla barra de menús de gráficos. Puede personalizar las barras de menús exactamenteigual que cualquier barra integrada; por ejemplo, puede agregar y mover botones ymenús. Algunos comandos de menú tienen imágenes junto a ellos, de modo quepuede asociarse rápidamente el comando con el botón de la barra de herramientascorrespondiente. Si deseamos ejecutar un comando con más facilidad, podemoscrear un botón en la barra de herramientas, utilizando el cuadro de diálogoPersonalizar.

La barra de menús presenta los siguientes menús: Menú de control, Archivo,Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos, Ventana, (?).

- Barra de herramientas Estándar: Contiene los siguientes botones: Nuevo, Abrir,Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar,Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientasWeb, Auto suma, Pegar función, Orden ascendente, Orden descendente, Asistentepara gráficos, Mapa, Dibujo, Zoom, Ayudante de Office.

- Barra de herramientas Formato: Contiene los siguientes íconos: Fuente, Tamañode fuente, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alinear a la izquierda, Centrar, Alinear a laderecha, Combinar y centrar, Estilo moneda, Estilo porcentual, Estilo millares,Aumentar decimales, Disminuir decimales, Disminuir sangría, Aumentar sangría,Bordes, Color de relleno, Color de fuente.

- Barra de herramientas Cuadro de controles: Contiene los siguientes íconos:Modo Diseño, Propiedades, Ver código, Casilla de verificación, Cuadro de texto,Botón de comando, Botón de opción, Cuadro de lista, Cuadro combinado, Botón dealternar, Control de número, Barra de desplazamiento, Etiqueta, Imagen, Máscontroles.



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- Barra de herramientas Dibujo: Contiene los siguientes íconos: Dibujo,Seleccionar objeto, Girar libremente, Auto formas, Línea, Flecha, Rectángulo, Elipse,Cuadro de texto, Insertar WordArt, Color de relleno, Color de línea, Color de fuente,Estilo de línea, Tipo de línea, Estilo de flecha, Sombra, 3D.

- Barra de herramientas Gráfico: Contiene los siguientes íconos: Objetos delgráfico, Formato del objeto seleccionado, Tipo de gráfico, Leyenda, Tabla de datos,Por Filas, Por Columnas, Texto en ángulo descendente, Texto en ángulo ascendente.

- Barra de herramientas Web: Contiene los siguientes íconos: Atrás, Adelante,Detener, Actualizar, Página de inicio, Buscar en el Web, Favoritos, Ir, Mostrar sólo labarra de herramientas Web, Dirección. Esta barra de herramientas es la que está enla figura 23, y es semejante a la de un navegador de Internet.

- Barra de herramientas WordArt: Contiene los siguientes íconos: InsertarWordArt, Modificar texto, Galería de WordArt, Formato de objeto, Forma de WordArt,Girar libremente, Mismo alto de letras de WordArt, Texto vertical de WordArt,Alineación de WordArt, Espacio entre caracteres de WordArt.

Para agregar o quitar una barra de herramientas, entramos al menú Ver, luego alsubmenú Barras de herramientas, y a continuación hacemos un click en la opcióncon el nombre de la barra de herramientas que queremos agregar o quitar. A estesubmenú podemos entrar también clickeando cualquier barra de herramientas conel botón derecho del mouse.

El submenú Barras de herramientas también presenta una opción llamadaPersonalizar. Esta opción abre una caja de diálogo con el mismo nombre, la cualposee tres fichas. La primera ficha, llamada Barras de herramientas, posee uncuadro de lista en el cual se alojan todos los nombres de las barras de herramientas.En este cuadro de lista hay más barras de herramientas que las que podemosencontrar en el submenú Barras de herramientas. También posee cinco botonesreferentes a las barras de herramientas de Microsoft Excel.

- Barra de herramientas Pantalla completa: Contiene un solo icono con su mismonombre.






16. Hojas de cálculo. Operaciones básicas (1/2)[http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/hojas-calculo-operaciones-basicas-1-2]

3.3.2. Operaciones básicas

- Para crear un nuevo libro, debemos entrar con un click al menú Archivo y luego clickearla opción Nuevo. Aparecerá un cuadro de diálogo, el que tiene dos fichas: General ySoluciones hoja de cálculos. Simplemente clickeamos en Aceptar y se creará un libro nuevo.

- Para abrir un libro de Excel 97 entramos al menú Archivo y luego hacemos un clicksobre la opción Abrir, o simplemente lo hacemos sobre el botón Abrir de la barra deherramientas. Aparecerá una caja de diálogo denominada Abrir que se divide en cincopartes: La primera, Buscar en, descuelga una lista desplegable en la cual podemosseleccionar la carpeta que contiene el archivo que queremos abrir. La segunda contienevarios íconos útiles, como ser Subir un nivel, Buscar en, Buscar en Favoritos, Agregar aFavoritos, Lista, Detalles, Propiedades, Vista previa, Comandos y configuración. Estos íconosse dividen en cuatro grupos.

El botón Subir un nivel es el único que contiene en el primer grupo, y se utiliza para subir unnivel de carpetas. El segundo grupo contiene los próximos tres íconos y son utilizados parabuscar en la Web. Los próximos cuatro botones están en el tercer grupo y son utilizadospara la visualización de los archivos que contiene la carpeta actual. El último icono,Comandos y configuración, representa al cuarto grupo y despliega un menú con diversasopciones acerca del tema.

La parte central del cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar el archivo a abrir, ytambién para entrar a las carpetas. La cuarta parte de esta caja contiene tres botones, queson Aceptar (abre el archivo), Cancelar (cierra la caja de diálogo y cancela la apertura delarchivo), y Avanzada, que se utiliza para la búsqueda avanzada de archivos. La parte inferiorde la caja de diálogo Abrir también se utiliza para la búsqueda de archivos. Para ir a estacaja de diálogo también podemos presionar la combinación de teclas Ctrl+A.

- Para cerrar un libro vamos a la opción Cerrar ubicada en el menú Archivo.

- Para guardar un libro: Si el archivo ya tiene un nombre, y deseamos reemplazarlo,simplemente vamos al menú Archivo y clickeamos la opción Guardar, o bien hacemos unclick sobre el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar (figura de diskette)

Si el libro no tiene nombre o no deseamos sobreescribir el libro existente, podemos ir a laopción Guardar como del menú Archivo, la cual presenta una caja de diálogo llamadaGuardar como. Si el documento no tiene nombre pero igualmente vamos a la opciónGuardar, también aparece el cuadro de diálogo Guardar como. Este cuadro de diálogo esmuy parecido al de Abrir. La única diferencia que posee es que no tiene las opciones debúsqueda de archivos. Para entrar a esta caja de diálogo también podemos presionar Ctrl+G.

Si deseamos guardar un libro como una página Web, simplemente vamos al menú Archivo yclickeamos la opción Guardar como HTML. Aparecerá entonces un asistente que nosayudará a hacerlo.

- Para especificar opciones acerca de la página, vamos al menú Archivo y clickeamos laopción Configurar página. Aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página,Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.

- Para establecer el área de impresión en el menú Archivo hay un submenú llamado Áreade impresión. Si lo seleccionamos apoyando el puntero, éste se despliega, con dos opciones



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referentes al área de impresión de Excel 97.






17. Hojas de cálculo. Operaciones básicas (2/2)[http://www.mailxmail.com/...ca-administracion-publica-3/hojas-calculo-operaciones-basicas-2-2]

- Para visualizar un libro en Vista preliminar, clickeamos la opción Vista preliminar, laque está ubicada dentro del menú Archivo. Cuando lo hacemos, se abre una ventana en lacual se ve cómo va a quedar la hoja seleccionada antes de imprimirse. Sobre esta vista seubican varios botones, como ser: Siguiente, Anterior, Zoom, Imprimir, Configurar,Márgenes, Saltos de página, Cerrar y Ayuda. Para entrar a la Vista preliminar del libroactual, hacemos un click sobre el botón Vista preliminar de la barra de herramientasEstándar (la hoja con lupa).

- Para imprimir un libro sin pasar por la Vista preliminar, vamos al menú Archivo yclickeamos la opción Imprimir. Esta caja se divide en cinco partes:

- Impresora, en la cual podemos especificar la impresora en la que vamos a imprimir el libro.

- Intervalo de páginas e Imprimir, en las que podemos decirle a Excel qué es lo quequeremos imprimir, por ejemplo, varias páginas consecutivas o no consecutivas, unaselección, el libro entero, etc.

- Copias, donde podemos especificar la cantidad de copias que deseamos imprimir.

- La parte inferior de la caja posee tres botones: Aceptar (que imprime lo especificado),Cancelar (que cancela la orden de impresión y cierra el cuadro de diálogo).

- Vista previa, que entra automáticamente a la Vista preliminar.

Para entrar a la caja de diálogo Imprimir también podemos hacer un click en el iconoImprimir de la barra de herramientas Estándar: o presionar Ctrl+P.

- Para enviar un libro por correo electrónico y otras opciones accedemos al menúArchivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

- Para ver las propiedades del libro actual accedemos a la opción Propiedades que seencuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas:General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

Para trabajar con el tamaño y posición de la ventana de Excel 97 (obviamente poseyendoWindows 95 o Windows 98), debemos trabajar con el menú de control.

- Maximizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón Maximizar de labarra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción Maximizar.

- Minimizar la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botón Minimizar de labarra de título del Excel o bien, en el menú de control clickeamos la opción minimizar.

- Restaurar el tamaño de la ventana de Excel 97. Para hacerlo presionamos el botónRestaurar de la barra de título (éste aparece sólo si la ventana está maximizada) o bien, enel menú control, elegimos la opción Restaurar.

- Mover la ventana de Excel 97: Esta operación la podemos realizar sólo si la ventana estáen un tamaño medio, o sea, restaurada. Para hacerlo simplemente hacemos un drag anddrop (arrastrar y bajar) (arrastrar y bajar) (este método ya fue explicado) sobre la barra detítulo del Excel, o bien, elegimos la opción Mover del menú de control, y lo podemos hacerutilizando el teclado.



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- Cambiar el tamaño de la ventana de Excel 97. Hacemos un drag and drop (arrastrar ybajar) sobre cualquiera de los bordes de la ventana de Excel, o bien vamos al menú decontrol y clickeamos la opción Tamaño. Esto también sólo lo podemos hacer cuando laventana de Excel está en el tamaño Restaurado.

- Cambiar entre las distintas aplicaciones. Para hacerlo sólo debemos presionar su botónen la barra de tareas, o bien, vamos con Ctrl+Tab y cuando llegamos a la misma soltamoslas teclas.

Cerrar: podemos optar por cuatro formas:

- En el menú de control, clickeamos la opción Cerrar.- Presionamos la combinación de teclas Alt+F4.- Vamos al menú Archivo y seleccionamos la opción Salir.- Clickeamos el botón Cerrar que está en la barra de título del Excel 97.

NOTA: Con este capítulo hemos llegado al final del curso.

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