Inicio

Oficialía MayorUnidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones

Sistema de Control de Gestión Institucional

CGI

Taller: Atención de Solicitudes2013

Taller: Atención de SolicitudesC G I

OFICIALÍA MAYOR UNIDAD DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES

1. ¿Qué es el CGI?

2. Estructura del CGI

3. Ingreso al Escritorio Web

4. Usuarios del EW

5. Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes

en el EW

6. Acciones al recibir asuntos en el E

W

7. Ejercicio 2. Devolver un asunto.

8. Modelo conceptual de Gestión de D

ocumentos con el CGI

9. Tipos de Atención

10.Ejercicio 3. Turnar un asunto

11.Ejercicio 4. Contestar

12.Ejercicio 5.

Revisar y Aceptar Respuesta

13.Ejercicio 6. Descargar

14.Estado que guardan los Asuntos

15.Asuntos en “Proceso”

16.Facilidades del Escritorio Web

17.Ejercicio 7.

Creación y uso de Expedientes Pers

onales

18.Ejercicio 8. Notificación de Asuntos

19.Ejercicio 9. Generar un borrador

20.Ejercicio 10.

Adjuntar Archivos y Elementos

21.Ejercicio 11. Trayectoria

22.Flujo en la atención de asuntos – T

URNOS

23.Flujo en la atención de asuntos – R

ESPUESTAS

24.Carpetas relevantes del EW

25.Búsqueda de información

26.Reportes

27.Sitio Colaborativo del CGI

Contenido



• Es una solución que facilita el manejo y control de la gestión de asuntos mediante el trabajo colaborativo, desde su recepción hasta su atención.

¿Qué es el CGI?

1 2 3 4

• Permite integrar documentos de fuentes impresas (utilizando un escáner) o electrónicas (archivos o correo electrónico).



• La atención de los asuntos se realiza vía Web con el apoyo de herramientas de trabajo de oficina (Office Word y Outlook).

¿Qué es el CGI? Cont…

• Incorpora el uso de firma electrónica avanzada (FIEL).

• Esta preparado para registrar y llevar el control de las solicitudes que se generen desde la dependencia.



Estructura del CGI

Módulo de Administraci

ón

Módulo de Registro y Digitalización

Solicitudes

Respuestas Acuses

de Recibo

Escritorio WEB – Módulo de Seguimiento



Ingreso al Escritorio Web

Ambiente Capacitación

http://pegasuscap

Ambiente Productivo

http://pegasus Para acceder al EW debe utilizarse Internet Explorer versión

7 ó superior.

http://pegasus/

http://pegasus/

http://pegasus/

http://pegasus/



SEGUIMIENTO

Usuario: Ejecutivo TitularCaracterísticas: Sólo existe uno por

oficina, es obligatorio que exista uno por cada oficina

Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que recibe o genera.

OFICINA = UNIDAD ADMINISTRATIVA

Usuario: Secretario particular de un ejecutivo (SP)Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios

SP’s para un mismo ejecutivo.Funciones: Consultar, filtrar, Devolver, Turnar, Contestar y

Descargar los ASUNTOS que recibe o genera su jefe, así como los asuntos del propio SP.

Usuario: Secretaria del ejecutivo (SRIA)Características: puede existir o no, puede haber una o varias

SRIA’s para un mismo ejecutivo, así como también puede haber SRIA’s para un SP.

Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar los ASUNTOS que recibe o genera su jefe. Todo lo que la SRIA realice debe ser validado por su jefe, excepto devolver.

Usuario: Ejecutivo.Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios

ejecutivos por cada Oficina.Funciones: Consultar, Devolver, Turnar, Contestar y Descargar

los ASUNTOS que el Ejecutivo recibe o genera.Usuario: Supervisor.Características: Puede existir o no, puede haber uno o varios

Supervisores por cada Oficina.Funciones: Solamente Consultar TODOS los ASUNTOS registrados

en la oficina a la que pertenece.

Usuarios del EW



Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW




Indica el origen de la solicitud

Indica el Folio de la solicitud, al dar clic sobre el muestra SIEMPRE la solicitud original

Indica los datos del promotor de la solicitud, es decir quién originó el documento

Indica los datos del usuario que nos envía o turna la información




Módulo de Registroy

Digitalización

Volante de turno enviado por otro usuario desde su EW

Solicitud registrada por la Oficina de Recepción de Documentos u Oficialía de Partes

Escritorio WEB



Módulo de Registro y Digitalización

Solicitud capturada

Recibido por email

Solicitud generada

Volante

Respuesta

Copia deVolante

Copia Marcada de Respuesta

Copia Automática de Respuesta

Componente de Outlook

Componente de Word

Información que ingresa al EW

Escritorio WEB




Ejercicio 1. Revisión de Solicitudes en el EW¿Qué es y qué indica el No. de

Folio?




Folio?Cuando un asunto se registra en el sistema, éste le proporcionará un número de folio de forma automática, el cual contiene los siguientes elementos:

Origen: Indica el tipo de remitente del asunto

Si remitente del asunto es un “Usuario interno” (de la SCT), el sistema generará un folio con origen “G”

Si remitente del asunto es un “Usuario externo” (ajeno a la SCT), el sistema generará un folio con origen “E”




Folio?Prefijo• Cada oficina en el sistema cuenta con un prefijo para

identificar los asuntos registrados en la Unidad Responsable, el prefijo es el número que cada unidad tiene presupuestalmente, así como la oficina interna de la unidad, por ejemplo, Oficina del Secretario, Secretaría Particular 100 00, Coordinación Administrativa 100 10, Coordinación de Asesores 100 20, etc.

• Todos los folios tanto internos como externos contarán con el mismo prefijo de acuerdo a la oficina que registre el asunto.




Folio?Año• Los siguientes dos dígitos indican el año en que sean

registrados los asuntos en el sistema, ejemplo año 2011 = 11, 2012 = 12 y 2013 = 13.

Consecutivo• Número secuencial del registro de asuntos, el cual se asigna

de forma automática por el sistema y se reinicia en 1 cada vez que se presenta el cambio de año.



Tipos de USUARIOS

SCTEXTERNOS

Presidencia de la República

Secretarías de Estado

Gobiernos de los Estados

Empresas públicas y privadas

ParticularesCOFETEL , IMT y API’s

CON SISTEMA

SIN SISTEMA

INTERNOS

Oficina del C. Secretario

Subsecretarías

Oficialía Mayor

Direcciones Generales

Centros SCT

*** SENEAM – CAPUFESEPOMEX – AICMTELECOMM - ASA@

@

Estructura de Oficinas

SCTOF.

SRIOUAJ

DGCS

SSCDGP

T

SSTDGA

C

DGAF

DGTFM

DGPMT

SSI

DGC

DGCC

DGST

DGDC

CGPMM

DGP

DGMM

DGFAP

CGCCSC

T AGS

CSCT BC

CSCT

ZACS

OMDGPOP

DGRH

DGRM

UTIC

…

AdministradorPrincipal

(UTIC)

Administrador de Oficina

SCT

SSC

DGCR

SSTDGTF

M

SSI

DGDC

OMDGPO

P

DGRH

DGRM

UTIC

CGCCSCT AGS

CSCT BC

CGPMM

DGP

DGMM

Estructura Organizacional



Acciones al recibir asuntos en el EW

• Devolver

•Asignar Expediente (opcional)

•Turnar•Contestar•Descargar



Ejercicio 2. Devolver un asunto.

Si se trata de una “Solicitud Capturada” el asunto se devuelve al área de Captura, es decir, al módulo de “Registro y Digitalización de Documentos”

El ejecutivo determina que el asunto “Recibido” no esta correctamente registrado o no le compete, por tanto “devuelve” el asunto al área que se lo envío.

Si se trata de un “Volante” el asunto se devuelve al Ejecutivo que lo turnó, es decir, a la sesión de Escritorio WEB del remitente.

El asunto será modificado en el MRDD

Se validará si procede la devolución.



Una vez dado clic en devolver te aparecerá una ventana llamada “Comentarios de Devolución ” en donde podrás explicar el motivo de la devolución.




Para revisar un volante devuelto existen las siguientes formas:• Al iniciar sesión en el sistema CGI se le aparecerá una ventana

de alerta con la notificación de un volante devuelto y dar clic en el mensaje.

• Checar en la parte izquierda la opción volantes devueltos.




Al dar clic en “Ver Comentarios de la Devolución ” aparecerá una ventana con el texto que indica el motivo de la devolución, en dicha ventana se contará con dos opciones. Si se esta de acuerdo con la devolución se deberá dar clic en el botón “Aceptar”, en caso contrario, se deberá dar clic en el botón “Rechazar”.

• En caso de que la devolución sea rechazada, se deberá indicar el motivo, lo cual regresará el documento a quién generó la devolución.




FolioUsuarios envían

asuntos en papel

Oficialía de Partes Registra y Asigna asunto

Ejecutivo lee, atiende, turna y/o contesta

1 2 3 4a

4b

4c

Modelo conceptual de Gestión de Documentos con el CGI



Modelo conceptual de Gestión de Documentos con el CGI

3 4a

4b

4c

El Ejecutivo 1 se apoya en otro Ejecutivo 2 para que atienda el asunto turnándoselo. Para lo cual le genera un volante.

El Ejecutivo 2 recibe Solicitud Original más un volante de turno del Ejecutivo 1, lee ambos documentos y se apoya en otro Ejecutivo 3 para que lo atienda turnándoselo, y así sucesivamente hasta llegar con el ejecutivo N que le dará atención.

3b 3c

Sol.Vol.

1

Sol.Vol.

2

El Ejecutivo 3 recibe Solicitud Original más un volante de turno del Ejecutivo 2, atiende y contesta, dependiendo del tipo de atención con que le fue turnado el Asunto

RespRespResp

33b

3c



Anexos

MICROSOFT CORPORATION

Formularios

Word

Anexos


Formularios

Word

Su Atención

Tiene que elaborarse respuesta.

Anexos


Formularios

Word

Su Conocimiento

No es necesario responder (aunque es posible).

Tipos de Atención

1 2 12



Anexos


Formularios

Word

Copia de respuesta

Anexos


Formularios

Word

Contestar al Interesado

Anexos

Oficio

Su Atención

Contestar al Interesado

La respuesta se envía al origen del asunto e implícitamente el que delegó recibe copia de la misma

Respuesta alinteresado

Tipos de Atención cont…

Su Atención

1

Copia de respuesta

23

4



Copia de respuestaAnexos


Formularios

Word

Su Atención

Anexos

Oficio

Su Atención

Contestar a:

La respuesta se envía al usuario que señale el último que turna y deberá estar más arriba en el flujo, quien recibirá la respuesta. la revisará y validará. Los demás usuarios recibirán copia de la respuesta. El que reciba la respuesta deberá continuar con la atención del asunto.

Su Atención Contestar a:

1 2 3 4

1

Copia de respuesta

Respuesta

Tipos de Atención cont…



Ejercicio 3. Turnar un asunto

Turnar

Volante

Sol.Vol.

1



Ejercicio 3. Turnar un asunto

Destinatarios del Turno

Prioridad y Fecha de Compromiso

Tipo de Atención

Instrucción del turno, texto libre



Ejercicio 4. Contestar

AnexosMICROSOFT CORPORATIONFormularios

Word

Respuesta

2. Contestar

1. Turnar



Ejercicio 4. Contestar

Destinatario de la Respuesta, se indica automáticamente, es quién turnó el asunto y no puede ser modificado.

Tipo de Respuesta, parcial o total

Resumen de la respuesta, texto libre



Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta

AnexosMICROSOFT CORPORATIONFormularios

Word

Respuesta

Comentarios

Modifica

¿Completa la Respuesta?

No

Sí

Se descarga el asunto del usuario que contestó

12

3

4

Revisa

5



Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta• Al abrir la respuesta esta deberá ser revisada para

verificar su contenido, lo cual incluye los archivos anexos.

• Después de la revisión, la respuesta deberá ser cerrada para proceder a aceptarla. La respuesta se cierra al cerrar la pestaña “Ver Respuesta”



Ejercicio 5. Revisar y Aceptar Respuesta

• La Primer Pregunta se refiere a la revisión del contenido de la respuesta, para continuar con la aceptación se debe seleccionar la opción Si.• La Segunda Pregunta se refiere a la aceptación de la respuesta. Sí se cumple con lo solicitado se debe seleccionar la opción Sí.• En caso de que la respuesta NO cumpla con lo solicitado, se

deberá seleccionar la opción No en la segunda pregunta e indicar el motivo del rechazo.



Ejercicio 6. Descargar• La acción descargar se realiza generalmente de

forma “manual” cuando: El asunto recibido cuenta con Tipo de Atención

“Su Conocimiento”

El asunto recibido es una copia, sea este una Solicitud, un Volante o una Respuesta• El EW activará la opción “Descargar” cuando sea

posible llevar a cabo la acción.



Ejercicio 6. Descargar• La acción descargar se realiza generalmente de

forma “automática” cuando: El asunto recibido es contestado y la

respuesta enviada es aceptada El asunto recibido es descargado por el

usuario que nos lo turnó o por un usuario que se encuentra en un nivel superior en el flujo de atención

• El descargo automático dependerá de los usuarios que recibieron el asunto para atención antes que nosotros.

Respuesta

2. Contestar

1. Turnar

Turnar

Turnar

Turnar



Estado que guardan los Asuntos

Recibidos

Turnados

Contestados

Vo. Bo.

ESTADO: “EN PROCESO”

LOS ASUNTOS ESTARAN SIEMPRE DISPONIBLES EN LA CARPETA

“SEGUIMIENTO”

ESTADO: “DESCARGADO”

LOS ASUNTOS ESTARAN SIEMPRE DISPONIBLES A TRAVES DE

“CONSULTAS”



Asuntos en “Proceso”• Los asuntos en proceso son aquellos que:

No han sido atendidos No tienen respuesta final No han sido descargados

• Todos los asuntos en “Proceso” son considerados como “Pendientes” de atención y mientras se encuentren en este estado podrán ser turnados y/o contestados.

• Los asuntos en “Proceso” podrán ser atendidos desde el submenú “Carpetas” o localizándolos a través de la búsqueda rápida.



Asuntos en “Proceso”

Localizando los asuntos a través de estas opciones, estos pueden ser

atendidos mediante las acciones de turnar, contestar, devolver o

descargar, que se activan en la barra de herramientas, esto se debe a que

los asuntos se encuentran en “Proceso”.



Facilidades del Escritorio Web• Además de las acciones con que cuenta el EW para

dar atención a los asuntos, este Módulo dispone de otras facilidades que permiten al usuario hacer más practico su trabajo, entre las cuales destacan:

Creación y uso de Expedientes personales Notificación de Asuntos mediante correo

electrónico Generar borradores Adjuntar archivos y elementos Trayectoria del asunto



Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales• Además de los campos que conforman un asunto, los

usuarios pueden crear expedientes personales para clasificar la información y posteriormente localizarla por este rubro.• Los expedientes personales son de uso OPCIONAL, sin embargo se recomienda que sean asignados a partir de que se recibe cada asunto.

Esta vacio, no tiene expediente

asignado



• Se puede seleccionar algún expediente ya disponible o crear uno nuevo. Para asignar un expediente solo deberá seleccionarlo de la lista y dar clic en el botón Aceptar.

Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales



• Una vez que se haya asignado el expediente, este se mostrará la columna del mismo nombre.

Ejercicio 7. Creación y uso de Expedientes Personales



Ejercicio 8. Notificación de Asuntos• Es una facilidad que permite a los usuarios con perfil

de ejecutivo, que operan el Módulo de Seguimiento del CGI, recibir correos electrónicos donde se les notifica que han recibido un nuevo asunto, un volante de turno o una respuesta en el sistema, de parte de otro usuario que también opera el CGI. • Esta facilidad es OPCIONAL, por lo tanto NO se activa automáticamente a los usuarios que disponen de ella.

• La configuración de esta facilidad se detalla en el documento disponible en el sitio Colaborativo del CGI-> http://colabora.sct.gob.mx/scgi

-> Biblioteca -> 09 Servicio de Notificación de

asunto recibidos



Ejercicio 9. Generar un borrador• El Escritorio Web permite guardar versiones de

borrador de solicitudes, volantes o respuestas que posteriormente pueden ser modificadas para su envío definitivo. • Para generar un borrador, deberá dar clic en el botón “Guardar” en el formulario en el que se este generando el documento.

• Los borradores que se generen estarán disponibles en la carpeta “Terminar Editar”



• Una vez que se haya guardado un borrador, el EW mostrará un mensaje indicando que el Documento fue guardado, haciendo referencia al número de folio.

• Una vez guardado el borrador, este podrá ser localizado en la opción “Terminar Editar”. Para retomar el asunto este deberá seleccionarse, teniendo como alternativas modificarlo o en caso de que ya no sea de utilidad, eliminarlo.

Ejercicio 9. Generar un borrador



• Al seleccionar la opción ”Modificar” se mostrará el formulario con la información registrada en el borrador, desde el cual podrá actualizarse el documento, ya sea para guardarse de nuevo o para enviarse.

Ejercicio 9. Generar un borrador



Ejercicio 10. Adjuntar Archivos y Elementos• El Escritorio Web permite complementar las

solicitudes, volantes o respuestas generadas añadiendo archivos electrónicos.

• Esta facilidad esta disponible en la barra de herramientas del formulario en donde se este generando la acción.• Se pueden adjuntar elementos hasta por 20 MB para ser enviados a usuarios internos del sistema CGI y se recomienda que para usuarios externos al sistema no se exceda los 10MB

• El Escritorio Web permite adjuntar archivo cualquier tipo de archivo de texto o imagen, así como archivos comprimidos (se recomienda utilizar el formato .rar)



Ejercicio 10. Adjuntar Archivos y ElementosAdjuntar Archivos



Ejercicio 10. Adjuntar Archivos y ElementosAdjuntar Elementos• El procedimiento para “Adjuntar Elementos” se

detalla en el documento disponible en el sitio Colaborativo del CGI-> http://colabora.sct.gob.mx/scgi

-> Biblioteca -> 15 Procedimiento para ADJUNTAR

ELEMENTOS



• Desde cualquier lista de asuntos es posible revisar el flujo que ha tenido una solicitud, haciendo uso de la opción “Trayectoria”, para lo cual es necesario seleccionar el asunto a revisar y dar clic a la opción trayectoria que se ubica en la barra de herramientas de vista.

Ejercicio 11. Trayectoria



• La Trayectoria de un asunto muestra los eventos que se han llevado a cabo en una solicitud a partir de que lo se recibe, tales como volantes de turno, respuestas o devoluciones y para cada evento se puede ver el detalle con el apoyo de las opciones disponibles en las barras de herramientas.

Ejercicio 11. Trayectoria



Turnar

Dir. Gral.DG

Dir. Gral. Adj.DGA

Dir. de ÁreaDA

SubdirecciónSD

Turnar

Turnar

La DG tiene acceso a la Solicitud registrada en el MRDD en su carpeta recibidos, a partir de ello le turna el asunto a la DGA mediante un volante de turno(1), por lo que:- DG tendrá el asunto en su carpeta Enviados- DGA tendrá el asunto, tanto la Solicitud como el volante de turno de la DG en su carpeta Recibidos, así como también en su carpeta Solicitudes RecibidasLa DGA le turna (2) el asunto a la DA por lo que:

• DGA tendrá el asunto en su carpeta Enviados• DA tendrá el asunto, tanto la Solicitud como el

volante de turno de la DG en su carpeta Recibidos, así como también en su carpeta Solicitudes Recibidas

Por otra parte, la DG seguirá teniendo el asunto en su carpeta Enviados

La DA le turna (3) el asunto a la SD• DA tendrá el asunto en su carpeta Enviados• SD tendrá el asunto, tanto la Solicitud como el

volante de turno de la DA en su carpeta Recibidos, así como también en su carpeta Solicitudes Recibidas

Por otra parte, la DG y DGA seguirán teniendo el asunto en su carpeta Enviados

3

4

2

Folio

Registrar

La Oficialía de Partes mediante el Módulo de Registro y Digitalización captura el Documento que recibe en Papel. El sistema le asigna un Número de Folio a la Solicitud. Esta es asignada a la persona que va dirigida, para que pueda ser atendida en el EW

1

A s i

g n

a r

1

2

3

+

+

+

Flujo en la atención de asuntos – TURNOS



Dir. Gral.DG

Dir. Gral. Adj.DGA

Dir. de ÁreaDA

SubdirecciónSD

La SD le contesta a la DA su volante de turno (3) , en la respuesta se adjuntan archivos, por lo que:• SD tendrá el asunto en su carpeta Enviados como

RESPUESTA• DA tendrá la respuesta en su carpeta Recibidos,

así como también en su carpeta Respuestas Recibidas para su revisión

1

Contestar

La DA revisa y acepta la respuesta de la SDA por lo que con ello se descarga el asunto a la SDA. El asunto no es descargado a la DA, quién deberá contestarlo a la DGA

2

Adju

ntar

arc

hivo

s

La DA localiza en la carpeta “Seguimiento” el asunto del cual aceptó la respuesta a la SD y lleva a cabo lo siguiente:• DA contesta a la DGA• En la respuesta la DA adjunta como “Elementos” los

archivos que la SDA le envío previamente en su respuesta• DA envía la respuesta a la DGA• DA tendrá el asunto en su carpeta Enviados como

RESPUESTA• DGA tendrá la respuesta en su carpeta Recibidos, así

como también en su carpeta Respuestas Recibidas para su revisión

3

Contestar

Adju

ntar

ele

men

tos

La DGA revisa y acepta la respuesta de la DA por lo que con ello se descarga el asunto a la DA. El asunto no es descargado a la DGA, quién deberá contestarlo a la DG

4

La DGA localiza en la carpeta “Seguimiento” el asunto del cual aceptó la respuesta a la DA y lleva a cabo las mismas actividades que la DA realizó, pero ahora considerando que DGA responde a DG.

5

La DG revisa y acepta la respuesta de la DGA por lo que con ello se descarga el asunto a la DGA. El asunto no es descargado a la DG, quién deberá contestarlo al PROMOTOR del asunto

6

ContestarAd

junt

ar e

lem

ento

s

Finalmente la DG deberá contestar el asunto al PROMOTOR OFICIAL, por lo que:Si el PROMOTOR es INTERNO y tiene acceso al sistema, deberá esperar a que la respuesta sea aceptada y se descargue automáticamenteSí el PROMOTOR es EXTERNO y /o no tiene acceso al sistema, al momento de contestar, podrá elegir del campo “Tipo” la opción “Descarga” para que el asunto se descargue.

7

Este es un flujo que se genera si el asunto es turnado en todo momento para “Su Atención”. Existen otros tipos de atención que pueden acortar el flujo y hacer más rápida la gestión del documento.

Flujo en la atención de asuntos – RESPUESTAS



Recibidos• Carpeta que se abre por Default al ingresar al EW.• Carpeta que contiene todos los asuntos recibidos por parte del

Ejecutivo, sean estos nuevos asuntos, copias de asuntos, respuestas y copias de respuestas.

Solicitudes Recibidas• Carpeta que contiene todos los asuntos recibidos por parte del

Ejecutivo en lo que corresponde a nuevos asuntos y copias de asuntos.

Respuestas Recibidas• Carpeta que contiene todos los asuntos recibidos por parte del

Ejecutivo en lo que corresponde a respuestas y copias de respuestas.

Recibidos = Solicitudes Recibidas + Respuestas Recibidas

Carpetas relevantes del EW



Enviados• Carpeta que contiene todos los asuntos enviados por parte del

Ejecutivo, sean estos nuevos asuntos, volantes de turno y respuestas

• La Carpeta Enviados mostrará aquellos envíos que cumplan con la configuración “Carpeta de enviados” y que además no hayan sido atendidos por sus destinatarios.

• Si un asunto fue enviado con mucha anterioridad, no ha sido atendido por su destinatario y no se muestra por en la carpeta “enviados” no significa necesariamente que el asunto ya esta atendido, se recomienda verificar la carpeta “Seguimiento”




Secretaria/Ejecutivo• Carpeta que mostrará asuntos solamente para aquellos

Ejecutivos que tengan Secretaria en el Sistema y también verán las Secretarias.

• Carpeta que contiene todos los asuntos elaborados por la Secretaria de un Ejecutivo y que éste último deberá darles salida, de lo contrario los asunto permanecerán en esta carpeta y sus destinarios no los recibirán.

• En esta carpeta el Ejecutivo podrá enviar los asuntos elaborados por su Secretaria, devolvérselos a ésta o modificarlos antes de enviarlos.

• En contraparte la Secretaria podrá ver los asuntos que le elaboró a su Ejecutivo y en caso de requerirse modificarlos.

• Cuando los asuntos de esta carpeta son enviados por el Ejecutivo estos serán mostrados en la carpeta “Enviados”




Volantes Devueltos• Carpeta que mostrará los asuntos que previamente les

turnamos a algún usuario y qué éste nos devolvió porque no le competen o están mal registrados.

Respuestas Devueltas• Carpeta que mostrará las respuestas que previamente le

enviamos a algún usuario que nos solicitó un asunto y que dicho usuario nos devuelve porque no esta completa la respuesta o porque es incorrecta.




Seguimiento• Carpeta que mostrará de forma organizada todos los

asuntos que tenemos en proceso o pendientes de atenderse o descargarse.• El rubro “Asuntos Recibidos” son aquellos asuntos que recibidos de otro usuario mediante un volante de turno o como nuevo asunto.

• Este rubro contiene varios filtros para localizar los asuntos en procesos, entre los que se encuentran “Total Turnados y en Proceso”, que son los asuntos que recibimos y que a su vez le turnamos a alguien más para que lo atienda, dichos asuntos están en proceso.• El rubro “Asuntos Iniciados” son aquellos asuntos que nosotros enviamos, es decir, nosotros somos el remitente de dichos asuntos .

• Este rubro contiene varios filtros para localizar los asuntos en proceso, entre los que se encuentran “Total Iniciados”, que son los asuntos nuevos que remitimos a otras áreas y que están en proceso.




En información de su Competencia• Contiene varias opciones para la consulta de asuntos a los

cuales tenemos acceso, ya sean recibidos o iniciados de tipo interno o externo.

• La búsqueda de información se puede realizar de varias formas y a partir de diversos filtros.

• También existe la opción de búsqueda por contenido.• Otra opción que dispone el EW es la consulta de

expedientes, a partir de la asignación que se haya hecho al respecto.

Búsqueda de información



Reportes• El EW cuenta con una diversidad de reportes de acuerdo a

la necesidad de información que se tenga.

• Los reportes están divididos en dos rubros:• Reporte Maestro• Listado de Asuntos Pendientes Turnados

Volantes/Oficios Turnados Volantes turnados por Folio

• Un reporte muy recomendado es el que se encuentra en el rubro de Listado de Asuntos Pendientes Turnados y se llama Volantes/Oficios Turnados, dicho reporte muestra aquellos asuntos que hemos turnado a cada área y usuario y el estado que tiene cada uno de ellos.

Reportes



• El procedimiento para crear un “Reporte Maestro ” se detalla en el documento disponible en el sitio Colaborativo del CGI

-> http://colabora.sct.gob.mx/scgi -> Biblioteca

-> 14 GUIA PARA EL USO DEL REPORTE MAESTRO

Reporte Maestro

Reportes



• Al ejecutar un reporte se podrán indicar filtros con la información que se desea obtener , el formato con que se generará y si se requiere imprimir.

Volantes/Oficios

Turnados

Reportes



El sistema de Control de Gestión Institucional CGI cuenta

con un sitio colaborativo donde es posible:

Consultar información acerca del proyecto del CGI

Consultar y descargar los requisitos tecnológicos a cubrir

Consultar y descargar material de capacitación de los

Módulos del CGI.

El sitio se encuentra disponible en la siguiente liga:

http://colabora.sct.gob.mx/scgi

Sitio Colaborativo del CGI

http://colabora.sct.gob.mx/scgi



Estamos a sus órdenes

1. Administrador del sistema CGI en su Unidad

Administrativa

2. Mesa de Ayuda (CAT)Ext. 34900

Inicio

Documents

Transcript of Inicio