Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) El RUT es controlado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, quien prescribirá el

formulario de inscripción y actualización.

El RUT constituye el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar las personas y

entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y

no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del régimen común

y los pertenecientes al régimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores,

exportadores y demás usuarios aduaneros, y los demás sujetos de obligaciones administradas

por la DIAN, respecto de los cuales esta requiera su inscripción.

Sustituye el registro de exportadores y el registro nacional de vendedores, los cuales quedan

eliminados con esta incorporación. Al efecto, todas las referencias legales a dichos registros

se entenderán respecto del RUT.

Los mecanismos y términos de implementación del RUT, así como los procedimientos de

inscripción, actualización, suspensión, cancelación, grupos de obligados, formas, lugares,

plazos, convenios y demás condiciones, serán los que al efecto reglamente el Gobierno

Nacional.

El número de identificación tributaria NIT constituye el código de identificación de los inscritos

en el RUT. Las normas relacionadas con el NIT serán aplicables al RUT.

La inscripción en el RUT deberá cumplirse en forma previa al inicio de la actividad económica

ante las oficinas competentes de la DIAN, de las cámaras de comercio o de las demás

entidades que sean facultadas para el efecto.

La DIAN se abstendrá de tramitar operaciones de comercio exterior cuando cualquiera de los

intervinientes no se encuentre inscrito en el RUT, en la respectiva calidad de usuario

aduanero.

La información contenida en el RUT podrá ser suministrada a otras entidades públicas o

privadas a través de resoluciones o convenios, en los términos y condiciones que establezca

la DIAN, siempre que la misma no esté sujeta a reserva conforme a la Constitución o la ley.

El RUT sustituye e incorpora:

1. El registro tributario utilizado por la DIAN.

2. El registro nacional de vendedores.

3. El registro nacional de exportadores de bienes y servicios.

4. El registro de los usuarios aduaneros autorizados por la DIAN.

5. El registro de profesionales de compra y venta de divisas autorizados por la DIAN.

Están obligados a inscribirse en el RUT:

a) Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto

sobre la renta.

b) Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio.

c) Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o

simplificado.

d) Los agentes retenedores.

e) Los importadores y exportadores.

f) Los profesionales en compra y venta de divisas.

g) Los agentes de carga internacional, los agentes marítimos, los depósitos habilitados

públicos y privados, las comercializadoras internacionales CI, los comerciantes de las zonas

de régimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrés, Providencia y

Santa Catalina, los intermediarios de tráfico postal y envíos urgentes, los operadores de

transporte multimodal, las sociedades de intermediación aduanera, los titulares de puertos y

muelles de servicio público o privado, los transportadores en el régimen de importación o

exportación, los transportistas nacionales para operaciones del régimen de tránsito aduanero,

los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de

bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores,

los usuarios de zonas económicas especiales de exportación y demás usuarios aduaneros.

También podrán inscribirse aquellas personas o entidades no responsables del impuesto

sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales

estén obligadas a expedir factura.

Para efectos de las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero, no estarán

obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros los extranjeros no

residentes, diplomáticos, misiones diplomáticas, misiones consulares y misiones técnicas

acreditadas en Colombia, los sujetos al régimen de menajes y de viajeros, los transportadores

internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de

mercancías bajo la modalidad de tráfico postal y envíos urgentes, salvo cuando utilicen la

modalidad para la importación y/o exportación de expediciones comerciales.

Estos usuarios aduaneros podrán identificarse con el número de pasaporte, número de

documento de identidad o el número del documento que acredita la misión. Lo anterior sin

perjuicio de la inscripción que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u

obligaciones a que estén sujetos.

Igualmente, están obligados a inscribirse en el RUT en calidad de responsables de la

obligación cambiaria de declarar el ingreso o salida del país de divisas o moneda legal

colombiana en efectivo, las personas naturales o jurídicas que actúen en calidad de

declarantes, así como las empresas de transporte de valores autorizadas.

Cuando el obligado se encuentre inscrito en el RUT en virtud de otras responsabilidades y

obligaciones a que esté sujeto, en todo caso deberá proceder a la actualización del mismo con

la nueva responsabilidad.

Así mismo, están obligados a inscribirse las personas naturales que actúan en calidad de

representantes legales, mandatarios, delegados, apoderados y representantes en general que

deban suscribir declaraciones, presentar información y cumplir otros deberes formales a

nombre del contribuyente, responsable, agente retenedor, declarante o informante, en materia

tributaria, aduanera o cambiaria.

También, deben cumplir con esta inscripción los revisores fiscales y contadores, que deban

suscribir declaraciones por disposición legal.

Cómo realizar la Inscripción

La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su

renovación. Se realiza en el formulario oficial que para el efecto establezca la DIAN, a través

de medios electrónicos, magnéticos o documentales.

El diligenciamiento del formulario oficial de inscripción en el RUT se realiza a través de los

servicios informáticos electrónicos, de manera virtual o presencial.

La opción presencial implica en todo caso el diligenciamiento de la solicitud de inscripción a

través de los servicios informáticos electrónicos en forma asistida, en las administraciones de

impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales, cámaras de comercio o puntos

de atención habilitados para el efecto.

El formulario diligenciado deberá imprimirse y presentarse en forma personal o a través de un

tercero debidamente autorizado, mediante escrito autenticado ante notario, en las

administraciones de impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales, en la

correspondiente cámara de comercio o en los puntos habilitados para el efecto.

Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de

inscripción, previo diligenciamiento, en el consulado del país de residencia y a través de este

se hará entrega del certificado. En su defecto, enviarán la solicitud de inscripción a través del

correo electrónico al buzón asistencia@dian.gov.co habilitado para tal efecto y por medio de

este se enviará el documento formalizado.

El formulario de inscripción en el RUT debe presentarse con los siguientes documentos:

a) El original del documento de identificación, cuando se trate de persona natural, que se

exhibirá cuando el trámite lo realice directamente el interesado.

b) Poder debidamente otorgado, cuando se actúe a través de apoderado.

c) Documento con autenticación de firma del interesado o de quien ejerza la representación

legal, cuando se actúe a través de terceros.

d) Documento que acredite la constitución de la sociedad y/o representación legal con

información vigente cuando se trate de personas jurídicas o del documento de creación en el

caso de entidades públicas.

e) Documento de identificación del representante legal, cuando se trate de persona jurídica y

el trámite lo realice directamente el representante.

La inscripción en el RUT establecido por el artículo 555-2 del estatuto tributario deberá

efectuarse en forma previa al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones

administradas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y en general a la

realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

La inscripción, actualización y cancelación se realizará en las instalaciones de cada

administración de impuestos, de aduanas o de impuestos y aduanas nacionales, así como en

todas las cámaras de comercio y en las sedes o establecimientos de otras entidades públicas

o privadas, facultadas para el efecto a través de convenios suscritos por la DIAN.

Lo anterior se aplicará sin perjuicio de las herramientas y mecanismos electrónicos que la

DIAN coloque a disposición de las personas o entidades obligadas a inscribirse en el RUT.

La inscripción en el RUT puede formalizarse de las siguientes maneras:

a) Personalmente por el interesado o por quien ejerza la representación legal, acreditando la

calidad correspondiente.

b) A través de apoderado debidamente acreditado.

c) A través de terceros previa autenticación de la firma del interesado o quien ejerza la

representación legal.

Para la inscripción de personas jurídicas u otras entidades al momento de formalizar la

inscripción ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o

representación legal.

Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrán presentar el formulario de

inscripción previamente diligenciado por internet, en el país de residencia ante el cónsul

respectivo.

Cuando el diligenciamiento del formulario de inscripción se realice a través de internet, el

interesado debe imprimir el formulario y presentarlo ante las administraciones tributarias y/o

aduaneras correspondientes o en los lugares autorizados para su formalización.

Se entiende por formalización el proceso de autenticación del obligado ante la DIAN y demás

entidades autorizadas y la expedición del respectivo certificado.

Para tal efecto, una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones

de impuestos, de aduanas, de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados.

El funcionario competente de la DIAN, de la cámara de comercio y de las demás entidades

facultadas revisará y validará la información, confrontando los datos que figuran en el

documento de identificación con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la

calidad de la información incorporada en el RUT.

Una vez verificada la información, el funcionario competente procederá a formalizar la

inscripción en el registro, para lo cual imprime el certificado que debe ser firmado por el

interesado, representante legal o apoderado, según el caso, y por el funcionario facultado.

Una copia del documento será entregada al interesado y otra reposará en la DIAN.

Para aquellos obligados que aún no cuentan con registro mercantil ni con NIT, la formalización

podrá realizarse en cámara de comercio presentando el formulario diligenciado o el número

del mismo.

Para el efecto, el funcionario competente de cámara de comercio procede a enviar la

información requerida a la DIAN para la asignación del NIT que deben solicitar a más tardar

dentro los dos días calendario siguientes a la asignación de la matrícula mercantil.