INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” MANUAL DE...

INSTITUCIÓN EDUCATIVA “SANTA ANA” MANUAL DE FUNCIONES

MA-GES-007

Fecha aprobación: 11/08/2014

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INTRODUCCIÓN

El Manual de Funciones y procedimientos presenta a cada uno de los integrantes de la Institución con sus respectivas responsabilidades que permitan racionalizar la administración del establecimiento y el servicio educativo. La acción educadora exige que quienes intervenimos en ella lo hagamos coordinadamente ya que los grados de responsabilidad, capacidad de dedicación y las posibilidades de desarrollo son muy diversas. Teniendo en cuenta que nuestra misión y visión están enfocadas principalmente a la educación en valores en los tres ejes fundamentales: Individual, social y trascendente, toda la organización y participación han de ir orientadas hacia la identificación y la consecución de ese objetivo. Por lo tanto las personas que pertenecemos o entran a formar parte de la Comunidad del Colegio oficia Santa Ana trabajaremos en la consecución del siguiente perfil: Testimoniar sus valores éticos, religiosos y cívicos. Desempeñar el cargo asignado con idoneidad Disponer de tiempo necesario para reuniones. Ser líder positivo y poseer espíritu cívico con proyección social. Demostrar sentido de pertenencia y adhesión al Colegio. Poseer capacidad de escucha y respeto por las opiniones de los demás. Tener excelente conducta y comportamiento de acuerdo con los principios ético moral

que rigen la Institución. Conocer, asumir y aplicar la filosofía de la Institución y el Reglamento o Manual de

Convivencia. Facilitar la concertación en la toma de decisiones grupales. Certificar su respectiva profesión o cargo. La organización técnica y administrativa es la siguiente: Nivel directivo

El nivel directivo del establecimiento ejerce, desempeña y desarrolla las funciones de dirección de la Institución escolar. Está constituido por la Directora y Coordinadora Académica 1. Rectora.

3. Coordinadores. Nivel asesor

Está compuesto por aquellos consejos, comités o juntas, que prestan asesoría a la dirección del establecimiento para la toma de decisiones. Son, por lo general, cuerpos consultivos y de colaboración con la institución escolar. 1. Consejo de Pastoral. 2. Consejo Directivo. 3. Consejo Académico. 4. Comisión de Evaluación y Promoción. 5. Junta o Consejo de padres.


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Nivel administrativo

El nivel administrativo ejerce, desempeña y desarrolla las funciones y aspectos administrativos y económicos de la institución. Está constituido por la Administrador y el Contador. 11. Secretaria Habilitada. 12. Contador. Nivel operativo docente

El nivel operativo docente se desempeña en el ejercicio activo de la cátedra y en actividades afines, especialmente las relativas a la formación de las alumnas. 13. Coordinador Académico. 14. Coordinadores - comité de convivencia. 15. Jefes de Área. 17. Directores de Grupo. 18. Profesores en general. Nivel operativo bienestar

Los integrantes de este nivel colaboran en la prestación óptima del servicio educativo a través del desempeño idóneo de sus funciones, teniendo en cuenta los criterios y objetivos del Proyecto Educativo. 20. Orientadora. 23. Bibliotecaria. 24. Operadora Audiovisuales. Nivel operativo general

Los integrantes de este nivel colaboran en la prestación óptima del servicio educativo a través del desempeño idóneo de sus funciones, teniendo en cuenta los criterios y objetivos del Proyecto Educativo. 25. Secretaria. 26. Auxiliar secretaria. 29. Recepcionista. 30. Jardinero. 32. Aseadoras. 33. Mantenimiento general. Nivel de participación y apoyo

Este nivel constituye la organización de las instancias de participación de los diferentes estamentos de la comunidad educativa para la buena marcha de la Institución. 34. Asociación Padres de Familia. 35. Asociación Exalumnas. 36. Consejo de Padres. 37. Personero Estudiantil. 38. Consejo Estudiantil.


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1. RECTORA Es la primera autoridad del establecimiento educativo y responsable legal de la Institución, de su administración y su funcionamiento. Por tal razón, puede asistir por derecho propio a las reuniones de todos los organismos del Colegio y nombrar las comisiones permanentes y accidentales a que hubiere lugar. Objetivo: Dirigir la formación integral de la comunidad educativa, con base en los criterios evangelizadores de la Institución. 1.1 Representar legalmente al plantel

Posesión del cargo:

Recibe de la Secretaría Departamental original del Acta de nombramiento. Entrega copia del acta a la secretaria del Colegio para que la archive en el

folder respectivo. Se posesiona de su cargo. Registra su firma en la Notaría. Documentos legales:

Al iniciar el año revisa la existencia y vigencia de los siguientes documentos:

Acta de nombramiento, personería jurídica, licencia de funcionamiento, resoluciones de aprobación, inscripción del PEI, resolución de aprobación de costos educativos cuando el MEN lo permita.

Si falta algún documento o está vencido, solicita información del trámite a seguir a la entidad correspondiente.

Reúne la información necesaria. Entrega esta información al colaborador respectivo, para que realice el trámite

correspondiente e informe sobre su gestión.

Disposiciones legales:

Mantiene actualizada la Legislación Educativa emanada por los órganos de control (Ministerio de Educación, Secretaría de Educación, ICFES).

Estudia estas disposiciones junto con el Comité Asesor y de Apoyo, según el caso, y determina las acciones a seguir para dar cumplimiento a lo estipulado en ellas.

Comunica al colaborador respectivo las determinaciones tomadas, los documentos que se deben diligenciar, si es necesario, y orienta sobre el trámite a seguir.

Recibe informe de la gestión.

Asistencia reuniones:

Recibe citación telefónica o escrita. Actualiza registro de citaciones. Evalúa objetivo de la citación. Confirma asistencia personal o delega a uno de sus colaboradores. Archiva la documentación recibida. Comunica la información a sus colaboradores, según el caso.


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Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

Correspondencia: Recibe comunicaciones de clientes internos, externos y de otras entidades. Analiza contenido y las distribuye al colaborador respectivo, según el caso. Recibe informe del colaborador, analiza y decide. Retiene las comunicaciones que tiene que responder directamente. Prepara respuesta en original y copia. Archiva comunicación y respuesta en el folder respectivo.

Requerimientos legales:

Recibe citación. Evalúa objetivo de la citación. Reúne a los colaboradores involucrados, siguiendo el conducto regular. Analiza el caso, estudia el debido proceso realizado y prepara respuesta. Documenta y sustenta su respuesta. Envía original y copia del informe. Archiva copia radicada. Acata decisión final emitida por la entidad respectiva. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

1.2 Orientar la pastoral educativa del colegio

Planea:

Coordina junto con el Comité Asesor, los grandes lineamientos, donde se perfilan los fines y se fijan los criterios que orientan la ejecución del PEI.

Establece los campos, objetivos y niveles de la acción pastoral educativa (alumnas, padres de familia, docentes, personal administrativo y de servicios).

Determina los recursos que permiten alcanzar los objetivos. Ejecuta:

Jerarquiza los objetivos y pone en marcha el desarrollo de los mismo Atiende adecuadamente las necesidades individuales, comunitarias e

institucionales. Adecua los recursos y las instalaciones de la institución a las necesidades de

los diferentes estamentos educativos. Establece los mecanismos de control, supervisión y evaluación de la ejecución

de las políticas. Presenta a la comunidad educativa las políticas de la Institución, demostrando

su importancia y los objetivos que se persiguen, a fin de lograr un alto nivel de compromiso.

Establece conjuntamente con la comunidad educativa, las metas que se persiguen para el año escolar.

Orienta la aplicación de las políticas y realización de las actividades durante el año escolar.


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Evalúa:

Supervisa la ejecución del plan operativo de la acción pastoral educativa, a través de los instrumentos de evaluación.

Aumenta la productividad del sector educativo suprimiendo las causas pedagógicas de la mortalidad académica.

1.3 Orientar y evaluar el proyecto educativo

Admisiones:

Estudia la mortalidad académica y la deserción para determinar la posibilidad de nuevos cupos de acuerdo al cronograma de la Secretaría Departamental

Da cumplimiento al proceso de admisión propuesto en el Manual de convivencia.

Entrega informe del proceso de admisión a secretaría.

Matriculas:

Solicita información a los organismos de control sobre determinaciones del Ministerio de Educación acerca de costos de matrículas y derechos académicos

Revisa y ajusta cronograma junto con la administradora. Envía cronograma a la administración, secretaría y recepción. Informa costos educativos y cronograma a la comunidad educativa, mediante

circular y en la clausura según sea el caso del primer punto Supervisa proceso de matrícula. Solicita a secretaría listado de alumnas matriculadas por grado. Organiza y distribuye los cursos junto con las coordinadoras, previo estudio de

las recomendaciones realizadas por los profesores. Entrega listado organizado por cursos a la secretaria. Firma libro de matrículas.

Coordina el plan curricular:

Fija los parámetros para los ajustes al plan de estudios del año en curso, con

la Coordinadora Da instrucciones a las coordinadoras para modificar el plan de estudios con los

jefes de área y demás integrantes Analiza junto con las Coordinadoras, las modificaciones realizadas por cada

área al plan de estudios. Archiva modificaciones en el folder respectivo. Evaluación del pei:

Junto con el Comité Asesor elabora el instrumento de la evaluación del PEI y

lo entrega a las coordinadoras, para que alumnas, padres y docentes realicen la evaluación.

Junto con las coordinadoras analiza los resultados obtenidos en dicha evaluación.

Estudia los correctivos a seguir. Archiva en el folder respectivo.


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Realiza el seguimiento a que hubiere lugar con cada estamento.

Promueve la conformación del gobierno escolar y otros organismos de participación:

Informa, al iniciar el año, el perfil que deben cumplir los candidatos a las

diferentes instancias del gobierno escolar. Designa a los colaboradores que deben responder por el proceso de elección. Recibe de los organizadores de la elección, lista de candidatos para analizarla

y aprobarla junto con el Comité de gestión. Recibe de los organizadores actas de elección. Archiva en el folder respectivo.

Preside reuniones del gobierno escolar y de algunos organismos de participación:

Establece el orden del día. Preside y orienta el desarrollo de la reunión. Archiva las respectivas actas. Promulga y archiva resoluciones rectorales si es del caso.

1.4 Ordenar y vigilar la ejecución del presupuesto del colegio y ejercer el control administrativo.

Estudio de necesidades:

Analiza junto con la Administradora las solicitudes presentadas por los profesores en la evaluación institucional del año anterior.

Analizan los inventarios finales. Los cambios viables se tienen en cuenta para la elaboración del presupuesto

del año en curso. Elabora junto con el pagador un proyecto del presupuesto. Estudian junto con el contador y la Secretaria habilitada los ajustes del

presupuesto y lo pone a consideración del Consejo Directivo para su aprobación de acuerdo a las normas de La secretaría Departamental y envía una copia a presupuesto a la misma

Recibe del contador y pagador copia del presupuesto definitivo. Revisa junto con el pagador el presupuesto. Archiva en el folder respectivo.

Ejecución:

Establece las prioridades para ejecutar el presupuesto. Controla la ejecución del presupuesto. Solicita a la Secretaria habilitada dar cuenta al Consejo directivo sobre la

ejecución del presupuesto trimestralmente. Revisa los reportes para enviar mensualmente a la Secretaría Departamental

y para colocarla en la cartelera de la Institución. 1.5 Evaluar el desempeño de todo el personal


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Evaluación de docentes y personal de bienestar:

Establece junto con la coordinadora los parámetros de evaluación. Elabora los formatos de evaluación. Entrega los formatos a la coordinadora para que realice la evaluación en

cada salón. Supervisa que se haga seguimiento a los procesos de Evaluación de los

docentes de período de prueba y los del Decreto 1278 Evalúa y analiza resultados. Cita a cada persona para analizar resultados. Estudia posibles correctivos. Archiva informe en el folder respectivo. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

Evaluación de personal administrativo y de servicios:

Establece junto con la Secretaria habilitada los parámetros de evaluación. Elabora los formatos de evaluación. Junto con la secretaria habilitada realizan la evaluación de cada empleado. Evalúa y analiza resultados. Cita a cada persona para analizar resultados. Estudia posibles correctivos. Archiva informe en el folder respectivo. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

1.6 Atender clientes internos y externos

Atención clientes internos:

Atiende al cliente y propone alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso.

Atención clientes externos:

Recibe información acerca del motivo de la visita. Atiende dentro del horario establecido y propone alternativas de solución,

según el caso. Realiza seguimiento según el caso. Dialoga con especial interés con los padres de familia y busca con ellos

alternativas de solución a sus problemas.


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2. CONSEJO DE PASTORAL EDUCATIVA Es un organismo encargado de afianzar la evangelización y el humanismo cristiano, liderando los principios y la filosofía del proyecto educativo católico. Está compuesto por: La Rectora, Coordinadora de Pastoral, Profesores de Educación Religiosa, y dos profesores orientadores. Objetivo:

Colaborar desde la Pastoral del Colegio en la formación de las alumnas y demás personas que integran nuestra Comunidad Educativa, para que a la luz de los valores Evangélico - Congregacionales opten libremente por su fe, crezcan en ella hacia la plenitud de Cristo y se comprometan en la construcción de una nueva sociedad más justa y fraterna. 2.1 Orientar la formación de la comunidad educativa para la dimensión trascendente, propiciando una educación humana, religiosa y moral, cimentada en los principios del evangelio.

Planea:

Propone, analiza y apoya actividades que permitan realizar el proyecto educativo Santanista.

Promueve las convivencias, retiros y reflexiones sobre la vida personal, laboral y social

Propicia un acompañamiento de orientación y escucha, ayudando a reconstruir la vida de las personas que buscan reconocer su historia personal, familiar y social.

Fomenta y promueve la relación del Colegio con otras instituciones en las diferentes celebraciones y actividades litúrgicas y pastorales y diferentes celebraciones Litúrgica s y fechas especiales

2.2 Participar en la evaluación del proyecto educativo

Evaluación:

Estudian los resultados obtenidos en las actividades de pastoral propuestas en el plan operativo.

Diligencian los formatos de evaluación. Participan en la evaluación institucional anual.


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3. COMITÉ ASESOR Y DE APOYO

Es un organismo encargado de colaborar con la Directora en todas las actividades concernientes con el proceso educativo. Está compuesto por: La Directora, quien lo preside, Coordinadores y un docente de primaria y uno de secundaria Psicóloga.

3.1 Asesorar y colaborar con la rectora en el desarrollo de la actividad educativa.


Estudian las disposiciones emanadas por los organismos de control y proponen las acciones a seguir para dar cumplimiento a lo estipulado en ellas.

Programan reuniones especiales. Programan lo pertinente a las semanas Institucionales.

Evaluación del pei:

Elaboran el instrumento de la evaluación del PEI para que la comunidad

educativa realice la evaluación. Analizan los resultados obtenidos en dicha evaluación. Proponen alternativas de solución y mejoramiento.

3.2 Proponer alternativas de solución a las dificultades que se presenten con los miembros de la comunidad educativa

Análisis problemas:

Analizan las dificultades que se presenten entre los miembros de la comunidad educativa.

Realizan las indagaciones respectivas. Escuchan los descargos de las personas involucradas. Evalúan y proponen alternativas de solución. Realizan el seguimiento a que hubiere lugar.


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4. CONSEJO DIRECTIVO

Es la instancia principal de participación de la comunidad educativa, órgano asesor y de colaboración de la rectora para la buena marcha de la Institución. Está compuesto por: La Rectora, quien lo preside, Dos profesores, un coordinador, un representante de la junta de padres, un representante del Consejo de padres, un representante del sector productivo, un exalumno, un representante del Consejo de estudiantes Objetivo: Participar y colaborar con el buen funcionamiento de la Institución.

4.1 Adoptar las disposiciones legales emanadas por los organismos de control respecto de su constitución y funcionamiento.

Estudio disposiciones legales:

Analizan y estudian las disposiciones legales emanadas por el Ministerio de Educación Nacional u otras entidades de control, respecto de la conformación y funciones del consejo directivo.

Aplican las disposiciones legales correspondientes a su funcionamiento; sin olvidar la filosofía y criterios del Proyecto Educativo.

4.2 Adoptar el reglamento o manual de convivencia de la institución con base en las normas vigentes y la filosofía y principios del proyecto educativo institucional. Estudio manual de convivencia:

Analizan y estudian el Manual de Convivencia del Colegio y su concordancia con las normas vigentes y la filosofía y principios del Proyecto Educativo

Proponen mejoras al Manual de Convivencia con base en la filosofía y criterios de la Institución.

4.3 Analizar y apoyar con equidad e imparcialidad las decisiones que se adopten en pro del bien común y buen funcionamiento de la institución, siempre y cuando no sea competencia de otra autoridad y después de haber agotado los procedimientos previstos en el reglamento o manual de convivencia. Análisis situaciones:

Analizan las situaciones que se presenten en la comunidad educativa. Escuchan los descargos de las personas involucradas, si es del caso. Evalúan y proponen alternativas de solución. Realizan el seguimiento a que hubiere lugar.


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5. CONSEJO ACADEMICO Es un órgano consultivo y asesor de la Rectora del establecimiento educativo para adelantar la orientación pedagógica de la Institución. Está compuesto por: La Rectora, quien lo preside, Coordinadora Académica, Todos los jefes de Área. Objetivo: Servir de organismo asesor y consultor de la Directora en la revisión de la propuesta pedagógica del Proyecto Educativo Institucional. 5.1 Adoptar las disposiciones legales emanadas por los organismos de control respecto de su constitución y funcionamiento.

Estudio disposiciones legales:

Analizan y estudian las disposiciones legales emanadas por el Ministerio de Educación Nacional u otras entidades de control, respecto de la conformación y funciones del consejo académico.

Aplican las disposiciones legales correspondientes a su funcionamiento; sin olvidar la filosofía y criterios del Proyecto Educativo

5.2 Conformar las comisiones de evaluación y promoción. 5.3 Estudiar el currículo y proporcionar su continuo mejoramiento, introduciendo las modificaciones y ajustes, de acuerdo con los procedimientos previstos en la legislación escolar y el proyecto educativo institucional. Estudio currículo:

Analizan y estudian el currículo y propuesta pedagógica del Colegio y su concordancia con las normas vigentes y la filosofía y principios del Proyecto Educativo.

Proponen modificaciones, mejoras y ajustes al currículo de acuerdo a la realidad del Colegio.

Estudian las iniciativas presentadas a su consideración para mejoramiento de los programas académicos.

Evaluación institucional anual:

Analizan el comportamiento académico de las alumnas y las estrategias metodológicas aplicadas por los docentes en el transcurso del año.

Obtienen conclusiones sobre el nivel académico alcanzado en el año. Participan en la evaluación institucional anual.

5.4 Recibir y decidir los reclamos de los alumnos sobre la evaluación educativa.



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Analizan los reclamos que presenten alumnas o padres de familia después de haber seguido el conducto regular.

Realizan las indagaciones respectivas. Escuchan los descargos de las personas involucradas. Evalúan y proponen alternativas de solución. Realizan el seguimiento del caso.


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6. COMISIONES DE EVALUACION Y PROMOCION Es un órgano consultivo y asesor del Consejo Académico del establecimiento educativo. Hay una comisión para cada grado integrada por: Tres o cuatro profesores ojala que dicten clase en los grados correspondientes.

Objetivo: Servir de organismo asesor y consultor del Consejo Académico para el análisis de casos persistentes de superación o insuficiencia en la consecución de los logros 6.1 Analizar casos persistentes de superación o insuficiencia en la consecución de los logros. Estudio:

Analizan y estudian el caso particular de cada alumno que presente superación o insuficiencia en la consecución de los logros correspondientes.

Realizan las indagaciones respectivas con el alumno padres de familia, profesores.

Evalúan la información recopilada y toman decisiones respectivas. Consignar en actas correspondientes los refuerzos hechos a los

estudiantes. 6.2 Diseñar actividades pedagógicas complementarias.

Preparación actividades pedagógicas: Recibe las actividades pedagógicas de refuerzo del profesor de las áreas con

insuficiencias (3) necesarias para que la alumna supere dichas deficiencias. Entrega a los alumnos y padres de familia y hace firmar compromiso Realizan seguimiento al progreso de los alumnos. Evalúan resultados e informan a los alumnos y a sus padres.


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7. JUNTA O CONSEJO DE PROFESORES Cuerpo consultivo que presta asesoría a la rectora sobre cuestiones generales de la educación, pedagogía y administración educativa y especial de la marcha del Colegio. Está compuesto por: La Directora, quien lo preside, Coordinadoras, Profesores. Objetivo: Participar y colaborar con el buen funcionamiento de la Institución. 7.1 Estudiar las cuestiones generales de la educación y la pedagogía

Pastoral educativa:

Aprovechan las posibilidades de formación que les brinda la Institución. Asisten a reuniones, talleres, días pedagógicos, retiros y convivencias. Presentan reflexiones personales y grupales tendientes a mejorar su actividad

como educador católico. Evalúan el trabajo realizado. Proponen actividades formativas, a través de todas las áreas, para realizar con

las alumnas. Realizan actividades formativas con las alumnas. Evalúan las actividades formativas.

Estudio manual de convivencia:

Analizan y estudian el Manual de Convivencia del Colegio y su concordancia

con las normas vigentes y la filosofía y principios del Proyecto Educativo Pilarista.

Proponen mejoras al Manual de Convivencia con base en la filosofía y criterios de la Institución y normas vigentes.


Estudian las disposiciones emanadas por los organismos de control junto con

la Directora, y proponen las acciones a seguir para dar cumplimiento a lo estipulado en ellas.

Disposiciones generales:

Estudian los asuntos que la rectora lleve a su consideración y asesoran en la

toma de decisiones. Realizan el seguimiento a que hubiere lugar.

7.2 Estudiar las solicitudes y reclamos de las alumnas


Analizan junto con la rectora los reclamos que presenten alumnas o padres de familia.



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8. COMITÉ DE CONVIVENCIA Órgano asesor de la Directora para fomentar la convivencia pacífica entre todos los miembros de la comunidad educativa. Está compuesto por: La rectora, Coordinadora, Sicóloga Objetivo: Armonizar la relación y convivencia entre los miembros de la comunidad educativa.

8.1 Desarrollar actividades para la divulgación de los derechos fundamentales y las garantías que amparan la comunidad educativa

Estudio manual de convivencia:

Analizan y estudian el Manual de Convivencia del Colegio y su concordancia con las normas vigentes y la filosofía y principios del Proyecto Educativo.

Proponen mejoras al Manual de Convivencia con base en la filosofía y criterios de la Institución.


Estudian las disposiciones emanadas por los organismos de control junto con

la rectora, y proponen las acciones a seguir para dar cumplimiento a lo estipulado en ellas.

Desarrollo:

Preparan cronograma de actividades. Estudian costo y disponibilidad de recursos. Desarrollan actividad involucrando, en lo posible, a toda la comunidad

educativa. Realizan evaluación de cada actividad.

8.2 Desarrollar foros y talleres para promover la convivencia y los valores propuestos en el pei.

Planeación:

Definen y fijan los criterios a desarrollar, acordes con la filosofía de la Institución.

Establecen los niveles de aplicación de la actividad. Establecen los objetivos que se persiguen. Jerarquizan objetivos propuestos. Determinan y evalúan recursos que permitan alcanzar los objetivos. Configuran los organismos que se requieran. Definen cronograma de actividades.

Desarrollo:

Desarrollan la actividad. Realizan evaluación de cada actividad.


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8.3 Evaluar y mediar en los conflictos que se presenten entre los miembros de la comunidad educativa


Analizan junto con la rectora los reclamos que presenten alumnas o padres de familia.


8.4 hacer seguimiento al cumplimiento del reglamento o manual de convivencia del establecimiento educativo

Acción formativa:

Están atentos al comportamiento de los alumnos en cuanto a su observancia de las normas contenidas en el Manual de Convivencia.

Buscan las causas que producen el no-acatamiento del Manual. Buscan alternativas de solución a los conflictos de los cuales se tenga

conocimiento. Realizan el seguimiento a que hubiere lugar. Elabora y archiva las actas de las reuniones.


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9. PAGADOR Objetivo: Tomar decisiones relativas a la administración y empleo óptimo de los recursos de acuerdo a las normas vigentes a nivel Nacional y Departamental y dar información a los órganos de control.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407-10

DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES (Decreto 0325 de 04 de Marzo de 2013). Apoyar al Rector o Director de la Institución o Centro Educativo en la elaboración,

presentación y sustentación del proyecto anual del Presupuesto de Fondos de Servicios Educativos de la respectiva institución o Centro Educativo.

Responder y garantizar por la correcta ejecución de ingresos y gastos de los Fondos

de Servicios Educativos y cumplir con las funciones establecidas por su competencia en el Reglamento y Manual de Procedimientos de los Fondos de Servicios Educativos.

Responder por la administración de los bienes muebles, equipos de oficinas,

inmuebles y semovientes confiados a su cuidado que se encuentren a cargo de la Institución o Centro Educativo.

Apoyar al rector o director de la Institución o Centro Educativo en la proyección,

elaboración, presentación y sustentación oportuna de los informes de rendición de cuentas y el estado de ejecución presupuestal a los organismos de control establecidos por la ley.

Refrendar con su firma las certificaciones expedidas por el rector o director de la

Institución o Centro Educativo.

Elaborar, radicar y despachar los documentos internos de las instituciones educativas a las que asiste o apoya conforme a los requerimientos legales o de sus superiores con el fin de facilitar los trámites propios de dicha instituciones.

Cumplir con la programación e instrucciones recibidas de parte de sus superiores con

el fin de lograr eficiencia y contribuir a los resultados de la institución o centro educativo.

Operar eficientemente los sistemas asignados por el desarrollo de sus labores.

Solicitar oportunamente los insumos y recursos requeridos para el normal

funcionamiento de la Institución Educativa.

Verificar que se cumplan los controles establecidos para la protección de los archivos del sistema en general, elaborando periódicamente las copias de seguridad de la información electrónica, de acuerdo a los estándares de instalación de los software, con el fin de evitarle riesgos a la institución y dar cumplimiento a las normas de propiedad intelectual y derechos de autor.

Colaborar en el desarrollo de actividades y eventos que realice su dependencia, para

el cumplimiento de sus objetivos.


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Cumplir jornada laboral legalmente establecida.

Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por la ley o por sus superiores en consideración con las necesidades institucionales, las razones propias del servicio y, en particular con la naturaleza del cargo.

Contribuciones individuales (criterio de desempeño) Los documentos recibidos se clasifican, radican, distribuyen y tramitan con base en

el sistema de gestión documental y los requisitos de ley.

Las copias de los registros físicos y magnéticos de las respuestas y oficios enviados son archivados diariamente.

9.1 Controlar y manejar el proceso legal

Documentos legales:

Al iniciar el año revisa la existencia y vigencia de los siguientes documentos: concepto sanitario, personería jurídica, Nit del colegio acta de su nombramiento y resolución de aprobación de costos educativos.

Diligencia en la entidad correspondiente la solicitud del concepto sanitario. Recibe y archiva en el folder respectivo. Entrega copia de la personería jurídica y del concepto sanitario a la rectora y

a la Secretaria auxiliar.


Mantiene actualizada la legislación laboral y tributaria. Estudia estas disposiciones y determina junto con la rectora y el Contador las

acciones a seguir para dar cumplimiento a lo estipulado en ellas. Diligencia los documentos necesarios y realiza el trámite respectivo a que

hubiere lugar. Archiva en el folder respectivo.

9.2 Racionalizar el uso de recursos

Estudio de necesidades:

Analiza junto con la rectora las solicitudes presentadas por la comunidad educativa en la evaluación institucional del año anterior.

Analizan los inventarios finales. Los cambios viables se tienen en cuenta para la elaboración del presupuesto

del año en curso. Elaboran un borrador del presupuesto. Estudian junto con el contador los ajustes del presupuesto. Recibe del contador copia del presupuesto definitivo. Revisa junto con la rectora el presupuesto. Archiva en el folder respectivo.

Ejecución:

Establece las prioridades para ejecutar el presupuesto.


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Ejecuta el presupuesto. 9.3 Manejar y controlar el proceso financiero y contable

Elaboración recibos de pago:

Solicita a la corporación de ahorros formatos de consignación para todos los alumnos.

Otros ingresos:

Recibe de la auxiliar de secretaria relación de ingresos y comprobantes por

concepto de constancias, certificados, inscripción alumnas nuevas, derechos de grado; y del servicio de fotocopias.

Revisa y archiva copia en el respectivo folder. Registra todos estos valores en el libro de caja Realiza ajuste diario de libro de caja.

Servicios públicos:

Recibe de la recepcionista los recibos de servicios públicos. Adelanta los trámites ante la entidad correspondiente para obtener el duplicado,

en caso de que no lleguen los recibos al Colegio Verifica los valores facturados. Realiza los pagos respectivos. Archiva recibos en el folder respectivo.

Seguros y pólizas: Contrata con aseguradora la respectiva póliza y la mantiene vigente

Proceso contable:

Registra todas las transacciones en los libros de caja y bancos. Verifica la existencia de los documentos soporte de todas las transacciones. Archiva estos documentos cronológicamente y por meses. Entrega mensualmente copia de las cuentas al contador, para que actualice la

contabilidad. Recibe del contador los estados financieros y los analiza. Archiva en el folder respectivo. Informa a la rectora sobre su gestión y sobre la situación contable y financiera. Informa trimestralmente al Consejo Directivo la situación del presupuesto.

Nota: Las demás funciones propuestas por la Secretaría Departamental según el Decreto 0325 del 4 de Marzo de 2013.


Atención a clientes internos:

Atiende al cliente y presenta alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento a que hubiere lugar.


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Recibe información acerca del motivo de la visita. Atiende dentro del horario establecido al cliente y presenta alternativas de

solución, según el caso. Realiza seguimiento a que hubiere lugar.


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10. CONTADOR Objetivo: Dar fe pública de hechos propios del ámbito de su profesión, dictaminar sobre estados financieros y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general. 10.1 Dirigir y controlar la contabilidad de la institución de acuerdo con las normas vigentes y el diligenciamiento de los libros reglamentarios pertinentes de acuerdo con las normas fiscales correspondientes. Registro:

Recibe del pagador copia de las cuentas mensuales. Revisa y procesa la información. Elabora los informes financieros básicos. Envía copia de los informes a la Secretaria habilitada del Colegio. Mantiene actualizados los libros contables.

10.2 Presta asesoría al colegio.

Asesoría:

Presta su asesoría al Colegio en los aspectos contables, financieros y/o legales, cuando así le sea requerido.

Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.


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11. COORDINADORES Objetivo: Promover la interacción y participación de la comunidad educativa a nivel académico, dentro y fuera de la Institución, para lograr el bienestar colectivo. 11.1 Controlar la ejecución del proyecto educativo

Acción académica con docentes:

Elabora el horario de profesores y de curso. Al iniciar el año revisa el plan de estudios. Reúne los profesores por áreas y entrega el plan de estudios para analizar y

hacer reformas pertinentes. Revisa los subproyectos propios de cada área. Orienta a los docentes en su desempeño de acuerdo con el plan curricular. Presenta a la rectora las necesidades de material didáctico de las áreas. Informa continuamente a los profesores sobre todas las actividades. Revisa junto con la rectora el plan operativo de cada área Supervisa las clases y controla la asistencia de los docentes a las clases,

asignando profesor al grupo o grupos que estén sin profesor. Solicita informe del rendimiento académico de los alumnos a los coordinadores

de grado. Revisa el proceso académico registrado en el diario temático y diario de

procesos. Promueve la interacción y participación para lograr el bienestar colectivo.

Acción académica con alumnas:

Analiza situaciones especiales de los alumnos, con profesores. Concilia o

establece correctivos. Elabora compromisos. Informa continuamente sobre actividades a realizar. Elabora compromisos académicos. Elabora permisos para que las alumnas se ausenten del salón de clases y

asistan a otra actividad.

Talleres de padres:

Verifica los informes de asistencia de los padres de familia. Tabula la evaluación de los talleres realizada por los padres de familia. Archiva resultados en el folder respectivo. Presenta informe a la rectora.


Clientes internos:

Atiende al cliente, analiza y da alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso.


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Recibe información acerca del motivo de la visita. Atiende al cliente dentro del horario establecido y presenta alternativas de

solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso.

Acción de convivencia con profesores:

Elabora horarios de vigilancia. Recibe a los docentes al inicio de la jornada escolar. Supervisa el ingreso a los salones. Registra la impuntualidad en un libro, con la causa y firma del docente. Presenta bimestralmente informe a la rectora sobre impuntualidad e

inasistencia.

Acción de convivencia con alumnos:

Recibe a las alumnas al inicio de la jornada escolar. Supervisa el ingreso a los salones para hacer el ofrecimiento del día. Registra la impuntualidad en un libro con firma del alumno o alumna y presenta

informe bimestral a la rectora. Entrega semanalmente los formatos de inasistencia a clase a las

representantes de curso. Verifica inasistencia de profesores y alumnos. Llama a la casa de la los alumnos para averiguar causa de la inasistencia

cuando esta es por más de tres días. Informa la causa de la ausencia de los alumnos al profesorado. Archiva formatos en el folder respectivo. Controla aseo de patios y salones. Registra en la carpeta de orden y aseo llamados de atención. Aplica correctivos a las alumnas, según el caso. Realiza el seguimiento necesario e informa a la Directora. Archiva informe en el folder respectivo.


Clientes internos:

Escucha a los alumnos y profesores que buscan orientación y apoyo disciplinario.

Analiza y da alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso. Autoriza salida o ingreso al colegio de las alumnas en horas de clase.


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12. JEFES DE AREA Objetivo: Dirigir y organizar las actividades del área, conforme a los criterios del ámbito curricular establecidos en el Proyecto Educativo 12.1 Coordinar el plan de estudios del área

Acción informativa:

Recibe de las Directivas y Coordinadoras las orientaciones y lineamientos generales que enmarcan el desarrollo del plan curricular.

Informa a los integrantes del área sobre dichas determinaciones. Dirige el trabajo, escucha propuestas, recomendaciones y necesidades de los

profesores y comunica a Directivas y Coordinadoras. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar. Acción académica:

Propone a las Directivas estrategias metodológicas y recursos propios,

conferencias, seminarios, talleres, etc.; con el fin de desarrollar el programa del área.

Elabora junto con sus compañeros el plan operativo del área. Estudia junto con sus compañeros la necesidad de material didáctico faltante y

le informa a la Coordinadora Académica, para permitir un mejor desarrollo de las actividades.

Revisa y ajusta el plan curricular del área. Orienta, supervisa y evalúa conjuntamente con sus compañeros la ejecución

de los programas de su área y el rendimiento de las alumnas, para presentar un informe periódico al Consejo Académico.

Elabora acta de las reuniones de área. Entrega informe a coordinación académica.


CLIENTES INTERNOS:

Escucha a las alumnas y profesores que buscan orientación y apoyo. Analiza y presenta alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento a que hubiere lugar.

CLIENTES EXTERNOS:

Atiende en el horario establecido al cliente y presenta alternativas de solución, según el caso.

Realiza seguimiento a que hubiere lugar.


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13. COORDINADORES DE GRADO Objetivo: Dirigir y organizar las actividades del grado, conforme a los criterios establecidos en el Proyecto Educativo. 13.1 Coordinar y controlar las actividades académicas y disciplinarias del grado


Recibe del Consejo Académico y Comité de Orientación las orientaciones y lineamientos generales que enmarcan el desarrollo formativo de los alumnos.

Informa a los integrantes del grado sobre dichas determinaciones. Dirige el trabajo, escucha propuestas, recomendaciones y necesidades de los

profesores y comunica a Directivas y Coordinadoras. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar. Acción académica:

Analiza y estudia los casos especiales de las alumnas con los profesores de su

grado. En coordinación con el Consejo Académico resuelve casos especiales. Evalúa periódicamente junto con los profesores del grado el desempeño

académico de las alumnas y rinde el informe correspondiente al Consejo Académico.

Establece junto con los profesores del grado canales de comunicación con padres de familia, profesores y alumnas para coordinar la acción académica.

Elabora acta de las reuniones de grado. Entrega informe al Consejo académico.

Comportamiento:

Evalúa mensualmente el comportamiento de las alumnas del grado y rinde el

informe correspondiente al Comité de Orientación. Analiza y estudia los casos especiales de las alumnas con los profesores de su

grado. Elabora acta de las reuniones de grado. Entrega informe al Comité de Orientación. En coordinación con el Comité de Orientación analiza y estudia los casos

especiales. Establece canales de comunicación con padres de familia, profesores y

alumnas ara coordinar la acción de convivencia. 13.2 Atender clientes internos y externos

Clientes internos:

Escucha a las alumnas y profesores que buscan orientación y apoyo. Analiza y presenta alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento a que hubiere lugar.

Clientes externos:


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Atiende en el horario establecido al cliente y presenta alternativas de solución, según el caso.

Realiza seguimiento a que hubiere lugar.


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14. DIRECTORES DE GRUPO Objetivo: Dirigir la formación de las alumnas a su cargo con base en los criterios y objetivos establecidos en el Proyecto Educativo. 14.1 Coordinar y controlar las actividades académicas y disciplinarias del curso


Recibe de las Directivas y Coordinadoras las orientaciones y lineamientos generales que enmarcan el desarrollo formativo de los alumnos.

Informa a los integrantes del curso sobre dichas determinaciones. Dirige el trabajo, escucha propuestas, recomendaciones y necesidades de los

alumnos y padres de familia y comunica a Directivas y Coordinadoras. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

Acción formativa:

Asume la dirección del grupo asignado. Acompaña puntualmente al curso asignado en la preparación, realización,

comportamiento y desarrollo de las actividades. Conoce, orienta y ayuda a los alumnos cuando se encuentren en procesos de

superación académica y/o de convivencia. Organiza y desarrolla actividades a su cargo. Hace periódicamente las citaciones a los padres de familia para informar sobre

el rendimiento académico y de comportamiento de su hija (o) y registra en el observador del alumno.

Verifica la asistencia de los padres a las reuniones y talleres en el control de asistencia de padres.

Recibe el inventario del aula asignada a su cargo y vela por la conservación y el buen estado de los muebles e inmuebles de la Institución.

Entrega el salón y los enseres asignados al finalizar el año lectivo a la persona encargada.

Registra, al finalizar el año, información en la ficha acumulativa de cada alumno.( a)

Acción académica:

Analiza y estudia los casos especiales de los alumnos de su curso en

coordinación con la coordinadora de grado. Evalúa periódicamente el desempeño académico de los alumnos de su curso

y rinde el informe correspondiente a la coordinadora de grado. Establece canales de comunicación con padres de familia, profesores y

alumnos para coordinar la acción académica.

Comportamiento:

Se responsabiliza por la organización y comportamiento del grupo bajo su dirección.

Analiza y estudia los casos especiales de los alumnos de su curso en coordinación con la coordinadora de grado.


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Evalúa periódicamente el comportamiento de los alumnos de su curso y rinde el informe correspondiente al coordinador del grado.

Establece canales de comunicación con padres de familia, profesores y alumnos para coordinar la acción de apoyo.

14.2 Atención clientes internos y externos

Clientes internos:

Establece canales de comunicación con directivas, docentes y alumnos. Atiende los requerimientos de información solicitados por personal directivo,

administrativo, docente o alumnas siguiendo el conducto regular. Prepara informe y documenta según el caso. Entrega informe a quien lo solicite. Establece comunicación con las directivas para el tratamiento de casos

especiales de los alumnos. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

Clientes externos:

Establece canales de comunicación con padres de familia. Atiende las solicitudes de los padres de acuerdo con el horario establecido y

siguiendo el conducto regular. Registra el motivo de la consulta, si es del caso, en el observador del alumno Establece alternativas de solución. Aplica correctivos necesarios. Establece comunicación con las directivas para el tratamiento de casos

especiales. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.


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15. DOCENTES Objetivo: Dar a su labor formativa el sentido y coherencia que exige el carácter propio de la Institución, contribuyendo así a la formación humana y cristiana de los alumnos. 15.1 Ejecutar y evaluar la acción formativa de los alumnos

Fomenta valores:

Desarrolla el sentido crítico y reflexivo de los alumnos a través de las clases. Genera ambiente de confianza. Escucha y acompaña a los alumnos. Desarrolla charlas de grupo. Fomenta la integración y compañerismo. Colabora y participa en los talleres y reuniones con padres. Orienta a los alumnos y padres para que busquen apoyo y atención profesional. Participa y colabora en el desarrollo del subproyecto de dirección de grupo y

de ética y valores. Participa activamente en la organización, realización y evaluación de las

actividades programadas en la Institución.

Fortalece el desarrollo intelectual:

Planea las actividades a desarrollar en cada período. Elabora con las alumnas el cronograma de actividades al inicio del año. Establece criterios de evaluación con los alumnos. Prepara las clases y se provee del material necesario. Afianza el conocimiento en forma práctica. Sugiere técnicas de estudio de su materia. Orienta los trabajos y presenta bibliografía. Crea y aplica estrategias metodológicas. Evalúa periódicamente las actividades. Participa activamente en todas las reuniones. Evalúa periódicamente al grupo y registra los resultados en las planillas

auxiliares, en el diario temático, en el diario de procesos y observador del alumno según el caso.

Recibe de la secretaria las planillas al finalizar cada período académico y transcribe la evaluación final de los alumnos.

Devuelve planillas diligenciadas a la secretaria en las fechas fijadas. Elabora informes periódicos de orden académico y lo entrega al coordinador

de grado, para que en reunión de grado analicen y propongan alternativas de solución.

Fortalece la convivencia social:

Recibe a los alumnos al iniciar el día y verifica su asistencia. Colabora con la disciplina general del Colegio. Corrige modales y vocabulario de los alumnos. Revisa la presentación personal de los alumnos. Controla el aseo dentro y fuera del salón. Vela por la correcta organización de las actividades.


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Da cumplimiento preciso a las normas de convivencia planteadas en el Reglamento.

Toma parte activa en la vigilancia durante la entrada, salida y horas de descanso de los alumnos.

Vela por la seguridad y disciplina de los alumnos en actividades fuera del Colegio.

Entrega la sala especializada o laboratorio y los enseres asignados al finalizar el año lectivo a la persona encargada.

Evalúa periódicamente al grupo y registra los resultados en el diario temático, en el diario de procesos y observador del alumno según el caso.

Elabora informes periódicos de orden disciplinario y lo entrega al coordinador de grado, para que en reunión de grado analicen y propongan alternativas de solución.


Clientes internos:

Establece canales de comunicación con directivas, docentes y alumnas. Atiende los requerimientos de información solicitados por personal directivo,

administrativo, docente o alumnos siguiendo el conducto regular. Prepara informe y documenta según el caso. Entrega informe a quien lo solicite. Establece comunicación con las directivas para el tratamiento de casos

especiales de los alumnos. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.

Clientes externos:

Establece canales de comunicación con padres de familia. Atienden las solicitudes de los padres de acuerdo con el horario establecido y

siguiendo el conducto regular. Registra el motivo de la consulta en el observador del alumno. Establece alternativas de solución. Aplica correctivos necesarios. Establece comunicación con las directivas para el tratamiento de casos

especiales. Realiza el seguimiento a que hubiere lugar.


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16. ORIENTADORA ESCOLAR Objetivo: Facilita que las alumnas y demás estamentos de la comunidad educativa identifiquen sus características personales, sociales, psicológicas, físicas y espirituales, para que tomen decisiones conscientes y responsables, creando un ambiente que estimule su rendimiento y la realización personal. 16.1 Revisar y controlar el proceso registrado en el observador de la alumna

Observador alumna:

Solicita observador de la alumna a los directores de curso. Estudia el proceso consignado para cada alumna, analiza y ayuda a encontrar

alternativas de solución, según el caso. Asesora al docente en la forma de registrar datos en el observador con el fin

de llevar un seguimiento adecuado. Realiza el seguimiento del caso.

16.2 Asesorar psicológicamente a los diversos estamentos

Consultas:

Recibe solicitud de consulta. Asigna cita. Abre historia psicológica. Escucha al paciente y registra motivo de la consulta. Ayuda a encontrar posibles soluciones. Aplica tratamiento adecuado. Envía citación a padres de familia o acudientes, si es necesario. Remite al paciente a un profesional cuando se requiera (terapista del lenguaje,

fonoaudiólogo, optómetra, médico, sacerdote, directivas). Anexa resultados en el folder respectivo. Realiza el seguimiento según el caso.

Orientar en valores, académica y profesionalmente a las alumnas clase por curso (bachillerato):

Al iniciar y al finalizar el año realiza un diagnóstico de necesidades y

expectativas por curso. Planea actividades de acuerdo con necesidades y expectativas. Elabora plan operativo anual. Evalúa el trabajo realizado con las alumnas. Entrega resultados a la Directora.

Exploración vocacional:

Orienta el proceso de toma de decisión profesional. Aplica pruebas de interés, aptitud y personalidad. Analiza e interpreta resultados. Diagnostica el perfil profesional. Asesora y prepara a las alumnas para exámenes de estado. Organiza simulacros ICFES.


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Realiza inducción sobre programas de educación superior. Asesora en diligenciamiento de formularios de admisión. Planea y ejecuta visitas con las alumnas, a universidades e institutos de

educación superior. Organiza visitas de algunas universidades al Colegio. Realiza charlas informativas a los padres de familia sobre el proceso de

orientación profesional y preparación para el ICFES. Asesora a las alumnas de undécimo en su elección profesional. Realiza retroalimentación al Colegio sobre desempeño de alumnas en el

ICFES.

Escuela de padres:

Colabora en la organización de escuela de padres. Prepara la actividad de recuperación a los padres que no asistieron al taller

programado. Controla asistencia y archiva en el folder respectivo.

16.3 Informar oportunamente de su gestión a la directora

Informes:

Informa a la Directora, cuando tenga conocimiento de un caso grave, para que conjuntamente se tomen las medidas correctivas necesarias.

Presenta informes periódicos del desarrollo y evaluación del plan operativo. Informa al director de grupo y a los profesores, cuando el caso lo amerite.


Clientes internos:

Escucha a las alumnas, profesores, personal administrativo y de servicios que buscan orientación y apoyo psicológico.

Analiza y ayuda a dar alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso.

Clientes externos:

Recibe información acerca del motivo de la visita de los padres o acudientes. Ayuda a encontrar alternativas de solución, según el caso. Realiza seguimiento según el caso. Remite casos especiales comisaría familiar, ICBF u otras instancias. Elabora informe psicológico cuando las directivas, una institución o

profesional lo requiera, previo análisis de dicha solicitud. Anexa resultados en la ficha de los alumnos Realiza seguimiento según el caso.


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COMITÉ ESCOLAR DE CONVIVENCIA ¿Qué es? Es el órgano encargado de apoyar la labor de promoción y seguimiento a la convivencia escolar, a la educación para el ejercicio de los derechos humanos, sexuales y reproductivos, así como del desarrollo y aplicación del manual de convivencia y de la prevención y mitigación de la violencia escolar. ¿Quiénes lo conforman?

a. El rector, quien lo preside. b. El personero estudiantil. c. El docente orientador. d. El coordinador. e. El presidente del consejo de padres de familia f. El presidente del consejo de estudiantes. g. Un docente que lidere procesos o estrategias de convivencia escolar.

PARÁGRAFO: El comité podrá invitar con voz pero sin voto a un miembro de la comunidad educativa conocedor de los hechos, con el propósito de ampliar información. Objetivo El Comité Escolar de Convivencia debe identificar, documentar, analizar y promover el espacio para la conciliación y resolución de situaciones conflictivas que afecten la convivencia escolar. Adicionalmente, es función del comité fomentar la convivencia, la construcción de ciudadanía, el ejercicio de los derechos humanos, sexuales y reproductivos y la prevención y mitigación de la violencia escolar entre los miembros de la comunidad educativa, a través de la activación de la Ruta de Atención Integral para la Convivencia Escolar.

¿Cómo procede? El Comité Escolar de Convivencia brinda atención a las situaciones que pueden afectar la convivencia.

Protocolo para la atención de situaciones tipo i

1. Las situaciones que afectan la convivencia escolar y el ejercicio de los derechos humanos, sexuales y reproductivos podrán ser reportadas por estudiantes, padres de familia y/o acudientes de manera verbal o escrita a cualquier docente; éste informará al Comité de Convivencia.

2. El Comité de Convivencia cita a las partes involucradas en el conflicto y media de manera pedagógica para que éstas expongan sus puntos de vista y busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en el establecimiento educativo.

3. Al finalizar el encuentro, cada una de las partes hace un compromiso de no agresión en el observador.

4. Posteriormente, el Comité Escolar de Convivencia fija la forma de solución de manera imparcial, equitativa y justa, encaminada a buscar la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima


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de relaciones constructivas en el grupo involucrado o en el establecimiento educativo. De esta actuación se dejará constancia.

5. Realizar seguimiento del caso y de los compromisos a fin de verificar si la solución fue efectiva o si se requiere acudir a los protocolos para la atención de situaciones tipo II o III.

6. De lo anterior se dejará constancia en el libro de actas, el cual permanece bajo la responsabilidad del presidente del Comité Escolar de Convivencia.

Protocolo para la atención de situaciones tipo ii


2. En casos de daño al cuerpo o a la salud, garantizar la atención inmediata en salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes, actuación de la cual se dejará constancia.

3. Cuando se requieran medidas de restablecimiento de derechos, remitir la situación a las autoridades administrativas, en el marco de la Ley 1098 de 2006, actuación de la cual se dejará constancia.

4. El Comité de Convivencia cita a las partes involucradas en el conflicto y media de manera pedagógica para que éstas expongan sus puntos de vista y busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en el establecimiento educativo. Todo lo anterior, preservando el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos.

5. Cada una de las partes hace un compromiso de no agresión en el observador.

6. El Comité de Convivencia determina las acciones restaurativas que busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en el establecimiento educativo; así como las consecuencias aplicables a quienes han promovido, contribuido o participado en la situación reportada.

7. El comité escolar de convivencia realizará el análisis y seguimiento, a fin de verificar si la solución fue efectiva o si se requiere acudir al protocolo para la atención de situaciones tipo III.

8. El comité escolar de convivencia dejará constancia en acta de todo lo ocurrido y de las decisiones adoptadas, la cual será suscrita por todos los integrantes e intervinientes.

9. El presidente del comité escolar de convivencia reportará la información del caso al aplicativo que para el efecto se haya implementado en el Sistema de Información Unificado de Convivencia Escolar.

Protocolo para la atención de situaciones tipo iii



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2. En casos de daño al cuerpo o a la salud, garantizar la atención inmediata en salud física y mental de los involucrados, mediante la remisión a las entidades competentes, actuación de la cual se dejará constancia.

3. Informar de manera inmediata a los padres, madres o acudientes de todos los estudiantes involucrados, actuación de la cual se dejará constancia.

4. El presidente del Comité Escolar de Convivencia de manera inmediata y por el medio más expedito, pondrá la situación en conocimiento de la Policía Nacional, actuación de la cual se dejará constancia.

5. El Comité de Convivencia cita a las partes involucradas en el conflicto y media de manera pedagógica para que éstas expongan sus puntos de vista y busquen la reparación de los daños causados, el restablecimiento de los derechos y la reconciliación dentro de un clima de relaciones constructivas en el establecimiento educativo. Todo lo anterior, preservando el derecho a la intimidad, confidencialidad y demás derechos.

6. Los estudiantes realizarán un compromiso de no agresión y dejarán constancia por escrito en el observador, medida que busca proteger a la víctima, a quien se le atribuye la agresión y a las personas que hayan informado la situación presentada.

7. El presidente del comité escolar de convivencia reportará la información del caso al aplicativo que para el efecto se haya implementado en el Sistema de Información Unificado de Convivencia Escolar.

8. Los casos sometidos a este protocolo serán objeto de seguimiento por parte del comité escolar de convivencia, de la autoridad que asuma el conocimiento y del comité municipal, distrital o departamental de convivencia escolar que ejerza jurisdicción sobre el establecimiento educativo en el cual se presentó el hecho.


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17. SECRTETARIA AUXILIAR OBJETIVO: Es la coordinadora y responsable del funcionamiento, organización, de la secretaria de la Institución.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407-08 (SECRETARIA AUXILIAR)

Controlar documentos, datos y elementos, relacionados con los asuntos de competencia de la institución o centro educativo.

Recibir, revisar, clasificar, radicar y distribuir correspondencia concerniente a los asuntos de la institución o centro educativo.

Orientar a los usuarios de la institución o centro educativo y suministrar la información

que le sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.

Recepcionar y realizar las llamadas telefónicas, así como operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos oportunamente en aras a la satisfacción del cliente.

Mantener organizado y actualizado el archivo de la institución educativa, con el fin de

operar una excelente presentación del servicio y proveer a la institución de los soportes históricos de su gestión.

Cumplir con la programación e instrucciones recibidas de parte de sus superiores,

con el fin de lograr eficiencia y resultados satisfactorios.

Operar con eficiencia y cuidado los sistemas asignados para el desarrollo de sus labores.

Desempeñar funciones de oficina y de apoyo administrativo, encaminadas a facilitar

el desarrollo y ejecución de las labores propias de la institución educativa.

Registrar en la agenda personal del jefe inmediato, los compromisos que deba cumplir para facilitarle su gestión.

Colaborar en el desarrollo de actividades y eventos que realice la institución

educativa, para el cumplimiento de sus objetivos.

Cumplir jornada laboral legalmente establecida.

Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por la ley o por sus superiores en consideración con las necesidades institucionales, las razones propias del servicio y, en particular con la naturaleza del cargo.

Contribuciones individuales (criterios de desempeño) Los documentos recibidos se clasifican, radican, distribuyen y tramitan con base en

el sistema de gestión documental y los requisitos de ley.

Las copias de los registros físicos y magnéticos de las respuestas y oficios enviados son archivados diariamente.


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17.1 Prestar servicio de biblioteca y hemeroteca Atención alumnas:

Atiende a la alumna en los horarios establecidos. Vela por la disciplina, comportamiento y cumplimiento del reglamento de la

biblioteca. Recibe solicitud verbal del tema a consultar. Registra solicitud en el libro respectivo. Ubica en los estantes respectivos los posibles libros que contengan la

información. Entrega libros a la alumna. Recibe libros y solicitud de fotocopias por parte de la alumna. Entrega fotocopias a la alumna en el segundo descanso o a la hora de salida. Guarda los libros en el respectivo estante. Elabora relación de ingresos y egresos de fotocopias y la entrega

semanalmente a la administradora.

Atención administrativos y docentes:

Atiende al empleado en los horarios establecidos. Recibe solicitud verbal o escrita del tema a consultar. Registra solicitud en el libro respectivo. Ubica en los estantes respectivos los posibles libros que contengan la

información. Entrega libros al empleado. Recibe libros y solicitud de fotocopias del empleado. Entrega fotocopias el empleado. Guarda los libros en el respectivo estante. Diligencia ficha de préstamo. Entrega libro al empleado indicando día de devolución. Archiva la ficha. Elabora solicitud escrita de devolución de libros en mora. Procede a informar a la administradora acerca del personal que no está a paz

y salvo con la biblioteca por concepto de préstamo de material.

17.2 Mantener actualizado el inventario de biblioteca, hemeroteca y bibliobancos

Inventario:

Estudia necesidades teniendo en cuenta sugerencias de los clientes. Estudia folletos y catálogos de las casas editoriales. Realiza informe de material requerido. Envía informe a la rectora para su estudio y aprobación. Recibe y confronta factura con el material. Revisa material. Ingresa datos del material comprado al inventario. Sella, forra, rotula y elabora tarjeta de préstamo del material. Ubica en el estante respectivo.

17.3 Mantener actualizados los ficheros y el material de biblioteca y hemeroteca

Ficheros


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Organiza los ficheros con base en la información contenida en los inventarios. Realiza periódicamente el mantenimiento de los ficheros.

Material: Recibe diariamente el periódico. Archiva en las carpetas correspondientes los artículos de interés. Recibe revistas, las selecciona y ubica en el estante respectivo.

17.4 Registrar y evaluar las actividades desarrolladas en biblioteca y hemeroteca

Informe de gestión:

Analiza el cumplimiento del reglamento de biblioteca. Elabora estadística de servicios prestados. Presenta informe escrito de su gestión a la directora, incluyendo sugerencias.


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18. OPERADORA AUDIOVISUALES

Objetivo: Es la coordinadora y responsable del funcionamiento, organización, crecimiento y conservación del servicio de audiovisuales.

18.1 Prestar servicio de audiovisuales y recursos didácticos

Atención alumnos:

Atiende a las alumnas en los horarios establecidos. Recibe solicitud del material requerido. Confirma la existencia del material solicitado. Informa sobre disponibilidad de la sala. Diligencia la solicitud de préstamo de la sala. Prepara la sala con los materiales necesarios. Realiza la proyección. Vela por la disciplina, comportamiento y cumplimiento del reglamento de la sala

de audiovisuales. Guarda material en el estante respectivo y revisa sala. Realiza registro de la actividad.

Atención docente:

Atiende al docente en los horarios establecidos. Recibe solicitud verbal del tema a consultar. Ubica en los estantes respectivos el posible material audiovisual que contenga

la información. Informa al docente la existencia del material solicitado y disponibilidad de la

sala. Diligencia solicitud de préstamo. Confirma que la solicitud esté aprobada por la coordinadora académica. Realiza la proyección. Vela por la disciplina, comportamiento y cumplimiento del reglamento de la sala

de audiovisuales. Guarda material en el estante respectivo y revisa sala. Realiza registro de la actividad. Informa a la administradora acerca del personal que no esté a paz y salvo con

audiovisuales.

Atención padres:

Prepara los materiales audiovisuales necesarios para el desarrollo de los talleres de padres de familia o reuniones.

Realiza la proyección respectiva. Guarda material al finalizar la reunión.

18.2 mantener actualizado el inventario de audiovisuales

Inventario

Estudia necesidades teniendo en cuenta sugerencias de los clientes. Estudia folletos y catálogos de las casas editoriales.


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Realiza informe de material requerido. Envía informe a la Directora para que estudie y apruebe. Recibe y confronta factura con el material. Revisa material y lo ingresa al inventario.

18.3 Registrar y evaluar las actividades desarrolladas en audiovisuales y mapoteca

Informe de gestión:

Analiza el cumplimiento del reglamento de audiovisuales. Elabora estadística de servicios prestados. Presenta informe trimestral escrito de su gestión a la Directora, incluyendo

sugerencias. 18.4 Elaborar y controlar inventarios de la institución

Elaboración inventario:

Al iniciar el año realiza los inventarios de planta física y materiales de cada una de las dependencias del Colegio.

Prepara informe de novedades. Ingresa al sistema los inventarios. Imprime inventarios. Entrega inventarios e informe a la Directora y Secretaria habilitada Archiva copia en el folder respectivo.

Entrega inventario por dependencia:

Al iniciar el año revisa el inventario con el encargado de cada dependencia. Entrega copia del inventario al encargado y hace firmar el recibido. Archiva en el folder respectivo.

Control inventario:

Recibe de la administradora las diferentes compras efectuadas. Actualiza la información de cada inventario en el sistema. Al finalizar cada semestre, controla y revisa el inventario con el encargado de

cada dependencia. Prepara informe de novedades. Entrega inventarios e informe a la Directora y Administradora.


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19. SECRETARIA

Objetivo: Colaborar en la prestación óptima del servicio educativo a través del desempeño idóneo de sus funciones, teniendo en cuenta los criterios y objetivos evangelizadores de la Institución. 19.1 Registrar y controlar aspectos legales de la institución

Documentos legales:

Al iniciar el año revisa la existencia y vigencia de los siguientes documentos: personería jurídica, licencia de funcionamiento, concepto sanitario, actualización carpeta, inscripción del PEI, resolución de aprobación de costos educativos, protocolización, estadística DANE.

Si falta algún documento o está vencido, solicita información del trámite a seguir a la entidad correspondiente.

Reúne la información necesaria. Entrega esta información a la Directora para su aprobación. Firma si es el caso. Radica ante la entidad correspondiente original y copia del trámite. Duplica copia radicada. Archiva en el folder respectivo. Entrega fotocopia a la Directora e informa sobre su gestión.

Registro visitas:

Recibe indicaciones de la Directora acerca del motivo de la visita (MEN, SED,

Supervisión, otros). Diligencia el registro de la visita en el respectivo folder. Suministra la información que el funcionario solicite. Diligencia junto con la rectora acta de visita y firma. Archiva copia del acta en el folder respectivo.

19.2 Ejecutar y controlar el proceso de admisión de alumnos nuevos.

Admisión alumnas nuevas:

Recibe de la Directora indicaciones sobre el proceso de admisión. Entrega a los padres requisitos para el proceso de admisión. Registra el nombre de la aspirante, edad y grado. Recibe los documentos, revisa y entrega a psicología. Elabora listado de las aspirantes. Publica listado de alumnas citadas a valoración de procesos en la cartelera de

la recepción y entrega una copia a psicología para valoración de procesos. Recibe de las psicólogas listado de alumnas citadas a entrevista y disponibilidad

de horarios. Programa la fecha y hora de entrevista con las psicólogas. Publica listado en cartelera de recepción. Envía copia a psicología. Recibe el valor de la inscripción y entrega formulario a los padres o acudientes

para que lo devuelvan diligenciado el día de la entrevista. Archiva documentación de cada alumna. Recibe, revisa y archiva formulario diligenciado en el folder de cada aspirante.


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Entrega a los padres o acudientes orden de entrevista. Recibe listado de aspirantes aceptadas Elabora listado definitivo de aspirantes aceptadas y entrega a la Directora Publica en la cartelera de la recepción. Devuelve documentación de las aspirantes que no aprobaron. Envía copia del listado de aspirantes aceptadas a administración.

19.3 Ejecutar y controlar el proceso de matriculas

Matriculas:

Entrega copia del listado de alumnas nuevas, de alumnas que pueden reiniciar el proceso en el Colegio y de alumnas retiradas al analista de sistemas.

Entrega formatos de actualización de datos al analista de sistemas para que procese hojas de matrícula.

Recibe hojas de matrícula, listado y revisa. Recibe documentación de alumnas antiguas. Confronta las hojas de matrícula firmadas con los listados. Entrega hojas de matrícula a la auxiliar de secretaría para que las organice por

grados y alfabéticamente. Entrega hojas de matrícula a la Directora para que firme. Recibe, revisa y firma hojas de matrícula. Envía hojas de matrícula a la tipografía para ser empastadas. Recibe libros, revisa y archiva.

Listado alumnas:

Recibe de la Directora informe de conformación de cursos. Entrega lista de conformación de cada curso al analista de sistemas, para que

procese listados oficiales. Recibe del analista de sistemas listados y revisa. Entrega listados a la auxiliar de secretaría, para que duplique. Recibe de la auxiliar de secretaría listados originales y los archiva en el folder

respectivo. Entrega listados a quien lo solicite (directivas, docentes, personal

administrativo). Mantener actualizado y organizado el archivo de alumnas y profesores.

Documentos docentes:

Recibe de la Directora informe de los docentes contratados y hoja de vida. Solicita a los docentes dos fotografías, fotocopia de la cédula, del título, y del

escalafón. Diligencia acta de posesión. Archiva hoja de vida y documentos en el folder respectivo. Elabora el directorio de docentes.

Cronogramas, carga académica y horarios:

Recibe de la Coordinadora cronogramas, carga académica y horarios. Archiva en el folder respectivo.


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Documentos alumnas:

Mantiene actualizado el archivo de alumnas. Mantiene registro y control de la afiliación de las alumnas a la EPS o seguro de

accidentes. Llama a los padres de las alumnas que tienen vencida la EPS y solicita

renovación o actualización de afiliación. Recibe y archiva documento.

19.4 Controlar el proceso de registro de notas

Calificaciones:

Entrega copia de la intensidad horaria, carga académica y novedades de alumnas retiradas al analista de sistemas, para que procese las planillas de notas.

Recibe planillas y las organiza por profesor. Entrega a cada docente, para que consigne en ellas las notas. Recibe del docente planillas diligenciadas y revisa. Entrega planillas al analista de sistemas, para que procese las notas e imprima

boletines. Recibe del analista resúmenes y boletines. Entrega copia de resúmenes a la Directora. Sella boletines y entrega a los directores de grupo. Al final del año entrega listado con número de matrícula, novedades definitivas

al analista de sistemas, para procesar libros finales de notas. Recibe del analista de sistemas libros finales, revisa, firma y sella folios. Entrega folios a la Directora para que firme. Envía libros finales de calificaciones a la tipografía para ser empastadas. Recibe libros de la tipografía, revisa y archiva.

19.5 Controlar el proceso de inscripción de las alumnas al examen del ICFES

Inscripción:

Recibe de la Directora carta del Icfes. Revisa información del Icfes sobre los exámenes. Solicita a las alumnas documento y valor de la inscripción por intermedio de la

orientadora. Realiza la consignación respectiva y reclama los formularios en el Icfes. Entrega el material a la orientadora para que asesore a las alumnas. Recibe de la orientadora formularios diligenciados y revisa. Entrega formularios al Icfes y realiza la inscripción. Entrega citaciones a la orientadora para que los entregue a los alumnos.

19.6 Ejecutar y controlar el proceso de graduación

Actas:

Verifica la situación académica de cada una de las alumnas. Elabora junto con la Directora acta general de graduación. Elabora actas individuales de graduación.


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Envía datos de las graduandas a la tipografía para la elaboración de los diplomas.

Revisa y firma diplomas y actas. Entrega diplomas y actas a la rectora para que firme. Prepara programa de graduación según indicaciones de la rectora. Elabora cuadro de bachilleres. Diligencia libro de actas de bachilleres. Elabora registro interno de diplomas. Elabora listas de servicio social.


Clientes internos:

Atiende los requerimientos de información solicitados por el cliente. Prepara informe y documentación según el caso. En caso de ser una

certificación de docentes o de alumnas, la elabora y entrega firmada a la Directora, para que apruebe y firme.

Entrega informe o constancia a quien lo solicite.

Clientes externos:

Atiende solicitud de certificaciones o constancias académicas, duplicados (diplomas o actas), retiro de papeles; realizada por las alumnas o los padres, según horario establecido.

Para retiro de papeles solicita paz y salvo de administración. Entrega documentación completa de la alumna. Elabora el registro del retiro y hace firmar del padre o acudiente. Envía informe a administración. Para certificados solicita documento de identidad de la alumna. Diligencia recibo de solicitud de certificados o libro de solicitud de constancias. Cobra el valor del trámite solicitado según la tarifa establecida. Entrega original del recibo al solicitante. Entrega talonario o libro de constancias a la auxiliar de secretaría para que

elabore certificado o constancia. Recibe a la auxiliar de secretaría certificado o constancia, revisa y firma. Entrega certificado o constancia firmados a la Directora, para que apruebe y

firme. Guarda certificado o constancia en la carpeta de documentos tramitados. Solicita original del recibo al cliente. Entrega certificado o constancia. Archiva copia del certificado en el folder respectivo. Semanalmente relaciona los ingresos y egresos, adjunta documentos soporte y

entrega a la administradora. 19.8 Las demás afines o complementarias con su cargo

Libro de actas:

Asiste a las reuniones ordinarias y extraordinarias de profesores y padres. Elabora y registra en el libro respectivo las actas correspondientes a las

reuniones.


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Firma las actas. Entrega a la rectora libro de profesores semanalmente y de padres

mensualmente, para que apruebe y firme. Recibe de la rectora los libros y los archiva.

Correspondencia:

Recibe de la rectora la correspondencia que deba responder (MEN, SED,

Supervisión, otros). Prepara respuesta en original y copia. Revisa y firma si es del caso y/o devuelve a la rectora. Envía respuesta al destinatario y hace radicar copia, según el caso. Archiva comunicación y respuesta en el folder respectivo. Informa a la rectora el resultado de la gestión.

Asistencia a reuniones fuera del colegio:

Recibe información e indicaciones de la Directora acerca de la reunión. Archiva la documentación recibida. Informa a la Directora el objetivo de la reunión.

Manejo archivo inactivo:

Al finalizar el año, clasifica y archiva la documentación inactiva (alumnas,

exalumnas, docentes, planillas de notas, contratos de matrícula, evaluaciones) Guarda esta documentación durante dos años. Concluido este lapso, destruye esta documentación. Archiva cronológicamente libros de matrículas y notas.


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20. AUXILIAR DE SECRETARIA Objetivo: Colaborar en la prestación óptima del servicio educativo a través del desempeño idóneo de sus funciones, teniendo en cuenta los criterios y objetivos evangelizadores de la Institución. 20.1 Mantener actualizado el sistema de certificados

Actualización base de datos certificados:

Realiza anualmente la actualización de la base de datos del programa de certificados.

Imprime consolidado y revisa Realiza las correcciones del caso. Realiza las copias de seguridad respectivas. Archiva copias en lugar seguro.

20.2 Elaborar certificados y constancias

Certificaciones y constancias:

Recibe de la secretaria talonario de certificados o libros de solicitud de constancias.

Elabora los certificados y/o constancias y revisa. 20.3 Atender clientes internos y externos

Atención clientes internos:

Atiende los requerimientos de información solicitados por personal directivo, administrativo o docente.

Prepara informe y documenta según el caso. Entrega informe a quien lo solicite.


Atiende solicitud de certificaciones, constancias, duplicados, retiro de papeles,

realizada por las alumnas o los padres, según horarios establecidos. Para retiro de papeles solicita paz y salvo de administración. Entrega documentación completa del alumno. Elabora el registro del retiro y hace firmar del padre o acudiente. Informa a la secretaria. Diligencia recibo de solicitud de certificados o libro de solicitud de constancias. Cobra el valor del trámite solicitado según la tarifa establecida. Entrega original del recibo al solicitante. Elabora los certificados o constancias solicitadas. Entrega certificado o constancia a la secretaria, para que apruebe y firme.


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21. SERVICIOS GENERALES OBJETIVO: Velar por el buen estado, conservación y mantenimiento de los recursos físicos de la Institución.


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22. RECEPCIONISTA Ingreso de clientes a la Institución.

Registrar y controlar las actividades propias de su cargo.

Las demás afines o complementarias con su cargo.


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23. ASEADORAS Realizar tareas de aseo en el Colegio.



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24. MANTENIMIENTO GENERAL Realizar tareas de mantenimiento de zonas verdes e instalaciones.



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25. NIVEL DE PARTICIPACION Y APOYO. OBJETIVO: Conocer, promover y asumir sus derechos y deberes establecidos en el PEI, como miembros activos de la comunidad educativa. Junta directiva de asociación de padres (ley 115, art. 139) Dinamizar el proceso educativo institucional.

Elección de un representante de la Junta Directiva al Consejo Directivo.

Asociación de exalumnas Dinamizar el proceso educativo institucional.

Elección de un representante de la Asociación al Consejo Directivo.

Consejo de padres Elección del representante del Consejo de Padres al Consejo Directivo.

Establecer canales de comunicación entre los padres y profesores.

Personera estudiantil: (decreto 1860) Elaborar, ejecutar y evaluar su proyecto de trabajo.

Atención a clientes internos (alumnas en aspectos relacionados con iniciativas sobre el

desarrollo de la vida estudiantil).


Consejo estudiantil: (decreto 1860) Darse su propio reglamento.

Elegir y asesorar a la representante estudiantil al Consejo Directivo.

Planear, ejecutar y evaluar las actividades realizadas.

Atender a clientes internos (alumnas, en aspectos relacionados con iniciativas sobre el

desarrollo de la vida estudiantil).


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