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INSTITUTO CENTROAMERICANO DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA PROGRAMA DE POSGRADO A NIVEL DE ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE
SERVICIOS DE LA SALUD
Evaluar el sistema actual de inventario y diseñar un sistema de control de
los suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de
Operaciones del Hospital Ciudad Neily
Tesis sometida a la consideración del Tribunal Examinador de Programa de Posgrado a Nivel de Especialización en Gerencia de Servicios de la Salud
para optar al Diploma en Magister Scientiae en Salud
MIRNA GONZÁLEZ ACOSTA
MARGARITA MEJÍAS ROMERO
Paso Canoas, Costa Rica
NOVIEMBRE 2016
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Refrendo de Aprobación
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DEDICATORIA
A Dios.
Por habernos permitido llegar hasta este punto y habernos dado salud para lograr
nuestros objetivos, además de su infinita bondad y amor.
A nuestros familiares, compañeros, amigos y profesores presentes y pasados
quienes sin esperar nada a cambio compartieron su conocimiento, alegrías y
tristezas en el transcurso de nuestra carrera.
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AGRADECIMIENTO
En primer lugar damos infinitamente gracias a Dios, por habernos dado fuerzas y
valor para culminar esta etapa de nuestra vida.
Agradecemos también la confianza y el apoyo brindado por parte de nuestros
profesores, familiares y amigos, que sin duda alguna en el trayecto de nuestra vida
nos han demostrado su amor, corrigiendo las faltas y celebrando los triunfos.
Finalmente un eterno agradecimiento al Instituto Centroamericano de
Administración Pública el cual abrió sus puertas a profesionales de la salud como
nosotras, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como
personas de bien para la sociedad.
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Resumen Ejecutivo
El presente trabajo consiste en realizar el Diseño de un sistema de inventario y
control de los suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de
Operaciones del Hospital Ciudad Neily, proponiendo una alternativa al problema
de la falta de control informático administrativo.
Para tal efecto, se recomienda la implantación de un sistema de control
administrativo basado en plantillas adecuadas para tal efecto, mediante el uso de
instrumentos computadorizados y de fácil accesibilidad a las personas encargadas
del proceso.
El Hospital de Ciudad Neily es un hospital Periférico tipo 2, y se encuentra
ubicado en el Cantón de Corredores, en el distrito Corredor. Este hospital cuenta
con las especialidades de cirugía general, ortopedia, oftalmología, urología, cirugía
pediátrica y ginecología, es por ello que se crea la necesidad de diseñar un
sistema de inventario y control de suministros para mejorar la operatividad de la
sala de operaciones, cumpliendo así con una de las fases de la normativa de
Control Interno.
Al analizar dicho sistema se encontró, además, que el principal problema que
presenta el servicio de sala de operaciones, es que el área asignada para
mantener los insumos y suministros no es la adecuada por el reducido espacio
que se tiene para este fin.
El departamento de cirugía se ha definido como el área donde se otorga atención
al paciente que requiere de una intervención quirúrgica. La planeación y
funcionamiento del departamento quirúrgico necesita de una conjunción de
conocimientos, funciones y esfuerzo de todo el personal que tiene injerencia en el
servicio. Requiere de la aportación financiera suficiente, de una planta física
adecuada y funcional, equipamiento, dotación de insumos suficientes,
procedimientos técnicos quirúrgicos efectivos y eficaces; además de personal
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calificado actualizado y eficiente, sin olvidar los procedimientos y controles
administrativos para garantizar la calidad del servicio.
El proyecto consiste en la puesta en marcha de un Diseño de Inventario y Control
de los Suministros e Insumos Utilizados para la Operatividad de Sala de
Operaciones del Hospital ciudad Neily, trata acerca del control de inventarios en
una sala de operaciones para una efectiva operatividad y esta surge para mejorar
el sistema de control de inventario.
Dentro de esta tesis se podrá identificar claramente la metodología utilizada para
el control de inventarios de dicha sala.
Para diseñar el modelo de inventarios propuesto, se realizó un diagnóstico
profundo del modelo actual, analizando los procesos administrativos internos y
externos de la cadena de suministros, desde la elaboración del pronóstico para la
emisión de las cantidades a ordenar y su uso final con el objetivo de identificar las
debilidades existentes en el sistema actual y proponer estrategias para su
mejoramiento dentro de la normativa de control interno.
El primer capítulo abarca la parte introductoria, planteamiento del problema,
justificación y objetivos.
En el segundo capítulo se identifican tanto la descripción como el análisis de un
sistema de inventario. Así como la metodología utilizada para su desarrollo que
consistió en el uso de la clasificación ABC, segmentación de productos basada en
el esquema de Pareto aplicado en el control de inventario para los componentes.
En el tercer capítulo se describen las técnicas metodológicas, limitaciones de la
investigación.
El cuarto capítulo está constituido por la recolección y análisis de los datos,
orientados al logro de los objetivos propuestos.
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En el quinto capítulo se presentan las conclusiones, recomendaciones así como
se incorporan los permisos brindados por jefes del área, tanto Médico como de
Enfermería, para la realización de este trabajo.
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TABLA DE CONTENIDO
Portada…………………………………………………………………………………..…2
Hoja de Aprobación…………………………………..………………………………..….3
Dedicatoria…………………………………………………………………………………4
Agradecimiento……………………………………………………………………………,5
Resumen Ejecutivo……………………………………………………………………..6-8
Tabla de Contenido……………………………………………………………………9-11
Lista de Cuadros…………………………………………………………………………12
Lista de Abreviaturas………………………………………………………………….…13
Glosario……………………………………………………………………………….14-17
Introducción…………………………………………………………………………..18-20
Capítulo 1.
1.Tema de Trabajo………………………………………………………………………21
1.1. Justificación………………………………………………………………...……21-23
1.2. Planteamiento del Problema……………………………………………..……23-24
1.3. Objetivos.
1.3.1. Objetivo General…………………….……………………………………………26
1.3.2. Objetivos Específicos…………………………………………………………….26
1.3.3. Cuadro de Categorías…………………………………………………………..27
Capítulo 2.
2. Marco Teórico…………………………………………………………………………28
2.1 Antecedentes Locales………………………………………………………..……..28
2.1.2 Generalidades del cantón…………………………………………………….28-30
2.2. Inventario………………………………………………………………….…..…30-31
2.3. Gestión de Inventarios……………………………………………………….…31-33
2.4. Métodos de Valoración de Inventarios……………………………….…..……... 33
2.4.1. Identificación Específica…………………………………………….…….…33-34
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2.4.2. Aplicación de los Métodos…………………………………………………...34-35
2.5. Diferentes tipos de Inventarios………………………………………..………35-36
2.5.1. Razones para constituir y mantener un inventario…...............................36-37
2.5.2. Técnicas de Administración de Inventarios………………………….….…37-38
2.6. Sistema de Clasificación ABC……………………….…………………… ….39-40
2.6.1. Sistema para controlar Inventarios……………………………………………..39
2.7. Clasificación de los recursos materiales…………………………………..…40-41
2.8. Orden de Compra…………………………………………………………………..41
2.9. Salida de Materiales……………………………………………………………42-43
2.10. Legislación...………………………………………..………………………….43-51
2.11. Sistemas de Informacion en control de suministros de inventarios…..…51-53
Capítulo 3.
3. Técnicas Metodológicas…………………………………………………..………....54
3.1.1. Principales componentes de la Planificación Estratégica…………..……54-55
3.2. Espacio y Tiempo……………………………………………………………….55-59
3.3. Unidad de Análisis….………………………………………………………………59
3.4. Población u otra Denominación…………………………………………………...59
3.4.1. Criterios de Inclusión…………………………………………………………..…59
3.4.2. Criterios de Exclusión………………….…………………………..………….....60
3.4.3. Total o Muestra…………………………………………………………….…60-63
3.5. Técnicas para la recolección de datos…………………………………………...63
3.5.1. Principales Técnicas de Recolección de datos………………………..….63-66
3.5.2. Instrumentos……………………………….……….....................................66-67
3.6. Plan de Análisis………………….……………………………………………….…67
3.7. Alcances…………………….…………………………………………………….…68
3.8. Limitaciones…………………………………………………………………………69
3.9. Consideraciones Éticas………………………………………………………….…69
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Capítulo 4.
4. hallazgos y Análisis de Resultados…………………………………………………70
4.1. Bodega de Sala de Operaciones………………………………………………….70
4.1.1. Solicitud de Permisos…………………………..………………………………..70
4.1.2. Recolección de Datos……………………………………………………………71
4.1.3. Fichas de Registro y control de inventario en forma digita………………….71
4.1.4. Cédula de Inventario….……………….…….……………….………………….72
4.1.5. Instrumento para Arqueo…………….………………………………………73-75
4.1.6 Instrumento para control interno…………………………………………………75
4.1.7 Guía de distribución y logística de los suministros disponibles en bodega para su determinado uso………………………………………………………………..76
5. Conclusiones y Recomendaciones.
5.1. Conclusiones……………………………………………………………..……..77-79
5.2. Recomendaciones………………………………………………………………80-82
5.3 Referencias Bibliográficas…………………………………………..……….…83-85
6. Anexos……………………………………………………………….……….…..86-106
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Lista de Cuadros
Cuadro 1
Planteamiento del Problema…………………………………………………….…....25
Cuadro 2
Cuadro de Categorías ………………………….……………………..……………….27
Cuadro 3
Muestra de Inventario ………………………………………………………….……...62
Cuadro 4
Operacionalización de la variable del objeto de Estudio…………………..…..…..63
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Lista de abreviaturas
MPS= Plan Maestro de producción.
MPR= Plan de Recursos de Manufactura.
PEPS o FIFO = Primeros en Entrar Primeros en Salir.
FIFO: First in, first out; es decir: primero en entrar, primero en salir (regla de la
gestión de stocks).
UEPS o LIFO = Últimos en Entrar Últimos en Salir.
FEFO: First expired, first out, es decir: primero en caducar, primero en salir.
SI= Sistemas de Informacion.
HCN= Hospital Ciudad Neily.
SEVRI= Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional.
LGCI= Ley General de Control Interno.
WMS= Sistema de Gestión de Almacenes.
UN= Unidades.
CN= Cienes.
PR= Pares,
RLL= Rollo.
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Glosario
Administración
Administración es una "Ciencia compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya
aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos
comunes que no se pueden lograr individualmente en los organismos sociales.
Clasificación ABC
Es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a criterios
preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el costo, volumen anual
demandado).
WMS= Es una aplicación de software que da soporte a las operaciones diarias de
un almacén.
Inventario= Es aquel registro documental de los bienes y demás objetos
pertenecientes a una persona física, una empresa, una dependencia pública.
Arqueo: Determinar la existencia física de los suministros, insumos, materiales de
una área en específico que se encuentren almacenados en los diferentes
Depósitos. Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que
figuran en los registros contables de la empresa a la fecha del inventario.
Inventario selectivo: Comprende a un grupo de bienes previamente
seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario
comprobar que los registros de stock se mantienen al día así como para verificar
que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control visible de
almacén y los registros físico - valorados correspondientes. Se realiza sin paralizar
las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la
documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el
plazo que dure el mismo.
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Almacenaje: Se refiere a la administración del espacio físico necesario para el
mantenimiento de las existencias Los almacenes juegan, el papel de
intermediarios a lo largo de la cadena logística y por tanto su importancia es de
auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de despilfarros, en potencia, a lo
largo de toda la cadena.
Análisis de Pareto: Herramienta de gestión basada en la Ley de Pareto. Consiste
en la clasificación, en orden decreciente, de una serie de artículos según su
volumen anual de ventas u otro criterio. Tradicionalmente se ha venido
clasificando en tres clases llamadas A, B y C.
Analista Logístico: Usa métodos analíticos y cuantitativos para comprender,
predecir y perfeccionar los procesos logísticos. Se responsabiliza de compilar
datos, analizar resultados, identificar problemas, y producir recomendaciones de
soporte al gerenciamiento logístico.
Logística: El proceso de planificar, ejecutar y controlar de una manera efectiva y
eficiente el flujo de materias primas, inventario en curso y producto terminado, así
como la información relativa a estos ,desde el punto de Origen hasta el punto de
consumo, con el propósito de cumplir con las necesidades de los consumidores.
Stock: Producto almacenado listo para ser vendido, distribuido o usado.
Costo: El costo o coste es el gasto económico que representa la fabricación de un
producto o la prestación de un servicio. Al determinar el costo de producción, se
puede establecer el precio de venta al público del bien en cuestión (el precio al
público es la suma del costo más el beneficio).
Costos de adquisición: Es el precio del producto que compramos al proveedor.
Costos por almacenaje: Son esenciales para un punto de vista estático del
inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener más o menos
inventario, independientemente del flujo de inventario.
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Costos de pedidos: Son los costes generados por la realización de pedidos los
costes administrativos de gestionar y realizar los pedidos a los proveedores.
Costo de obsolescencia: Cubren esencialmente el riesgo de que los artículos
puedan sufrir desvalorizaciones a lo largo del período de almacenamiento.
La obsolescencia refiere a la cualidad de obsolescente. Este adjetivo hace
mención a algo que se está volviendo obsoleto, antiguo o arcaico y que, por lo
tanto, cae en desuso.
Fórmula de Wilson: (creada en 1934) permite calcular la cantidad óptima de
reabastecimiento y el tiempo óptima entre dos pedidos de un producto para una
entidad dada (planta, centro, Institución o servicio).
La fórmula justo a tiempo: El JIT es una política de mantenimiento de
inventarios al mínimo nivel posible donde los suministradores entregan justo lo
necesario en el momento necesario para completar el proceso productivo.
Gestión: Conjunto de operaciones que se realizan para dirigir y administrar un
negocio o una empresa.
Insumo: El término insumo se utiliza para hacer referencia a todos aquellos
implementos que sirven para un determinado fin y que se pueden denominar como
materias primas, específicamente útiles para diferentes actividades y procesos.
Materiales: Hace referencia por lo general al conjunto de elementos que son
necesarios para actividades o tareas específicas. La noción de materiales puede
aplicarse a diferentes situaciones y espacios, pero siempre girará en torno a varios
elementos que son importantes y útiles para desempeñar determinada acción,
además de que son también objetos que deben ser utilizados de manera conjunta.
Ley de Control interno: Son las reformas legales e institucionales en aras del
fortalecimiento de la gestión pública, mediante un mejor uso de los recursos en
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términos de economía, eficacia y eficiencia, en un contexto de mayor flexibilidad,
transparencia, rendición de cuentas y atención a la ciudadanía.
Control interno: Es un mecanismo para proteger los activos de una institución y
para garantizar la eficiencia de las operaciones y la confiabilidad de la información
financiera, el control interno se ha fortalecido hasta llegar a convertirse en un
ingrediente esencial en la gestión de toda organización, pues se ha reconocido su
importancia en el cumplimiento de los objetivos a todo nivel (operativo, táctico,
estratégico).
Administración Pública: Es el conjunto de medios humanos y materiales que
tienen encomendado el ejercicio de las funciones y competencias que la
Constitución y el resto del ordenamiento jurídico le encomiendan a los poderes
públicos.
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Introducción
La administración es considerada como un acto de coordinación por el ser
humano para alcanzar sus objetivos. El término tiene su origen en el idioma latín:
ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”).
La dirección de toda organización debe de encargarse de las variables internas
que son las que se encargan de la producción, la motivación, la eficiencia y la
eficacia. Así como de las externas que son la economía, el mercado y las
finanzas.
Hoy en día tenemos que la administración es una profesión y que todo profesional
de esta rama debe de contar con las siguientes habilidades.
1. Capacidad para el manejo y dirección global de la empresa, desarrollar y dirigir
grupos humanos altamente eficientes, para planificar, organizar y controlar los
procesos productivos que permitan optimizar sus recursos económicos, materiales
y humanos.
2. Capacidad para dirigir las áreas o funciones principales en que se divide el
trabajo en las grandes empresas: producción, comercialización, recursos
humanos.
3. Habilidad para aplicar el proceso administrativo en cualquier tipo de
organización y área de trabajo, para generar sistemas de información básicos con
indicadores de desempeño acordes al tamaño y recursos de la empresa, y al
grado de competitividad en el que operan, así como para producir mecanismos de
control.
Según Wilburg Jiménez Castro, la administración es una "Ciencia compuesta de
principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite
establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se
pueden alcanzar propósitos comunes que no se pueden lograr individualmente en
los organismos sociales." Hernández y Rodríguez (1994).
Los recursos materiales, dentro del proceso administrativo de toda organización,
son los medios físicos y concretos que ayudan a conseguir algún objetivo.
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Los orígenes y Antecedentes de la Administración de Recursos Materiales y
Financieros están vinculados al rendimiento y funcionamiento de las
organizaciones.
Un recurso, por otra parte, es un medio de cualquier clase que contribuye a lograr
aquello que se pretende. La administración de recursos, consiste en el manejo
eficiente de estos medios, con el objetivo de optimizarlos en función de maximizar
la productividad para el crecimiento, rentabilidad y supervivencia organizacional, y
por otra parte, mediante una adecuada gestión y control de estos, minimizar los
costos de operación.
La mayor parte de las organizaciones fue estructurada y organizada con pautas de
relativa estabilidad y permanencia. El modelo tradicional de organización fue
desarrollado a principios del siglo XX para la era industrial en donde la producción
en serie era el factor de éxito, es por ello que Henry Fayol realizo sus propuestas
que se convirtieron en Doctrinas, Principios y Teorías que hoy en día son bases
para la realización de un excelente desempeño administrativo. (Henry Fayol,
1841). Las organizaciones se creaban pensando que durarían para siempre, como
si estuvieran terminadas, fueran perfectas y no necesitaran mejoras ni ajustes con
el transcurso del tiempo. Pero los tiempos cambiaron y hoy en día, en plena era
del conocimiento y de globalización del mundo de los negocios, el creciente
cambio y la inestabilidad del entorno han puesto en jaque el antiguo modelo rígido
y definitivo de la organización.
Ahora el entorno organizacional es inestable e imprevisible, por lo que es
necesario cambiar a las organizaciones para que sean competitivas en la era
actual.
La teoría de la administración demostró que los ambientes estables no pueden
sobrevivir con organizaciones mecanicistas estructuradas, sino que los entornos
cambiantes exigen organizaciones orgánicas, como sistemas sociales en
constante interacción con el entorno y las situaciones actuales.
La administración de servicios de salud viene a responder a que también los
centros de salud, como hospitales, clínicas o áreas de atención primaria, son
organizaciones que, si bien siguen un patrón de estructuración, estas deben estar
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en constante revisión para responder a un ambiente cambiante con exigencias
enfocadas a la accesibilidad, la calidad de los servicios y la incorporación de
nuevas tecnologías y procedimientos.
En nuestro caso de estudio, la sala de operaciones es uno de los factores críticos
de cualquier estructura hospitalaria y por ende el control, la gestión y la capacidad
de respuesta son claves en su desempeño.
En ese ambiente en que se desenvuelven nuestras organizaciones de salud, el
control es un factor importante, y para ello el país ha desarrollado legislación e
instrumentos que garanticen transparencia en los procesos, por ejemplo la Ley de
Administración Pública y la Ley de Administración Financiera, entre otros, que son
de obligado acatamiento por quienes gerencian las instituciones públicas.
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Capítulo I
Tema del trabajo
Evaluar el sistema actual de inventario y diseñar un sistema de control de los
suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del
Hospital Ciudad Neily.
1.1 Justificación
En el presente trabajo de investigación se busca demostrar la necesidad real de
contar con un sistema de inventario, para que una Sala de Operaciones funcione
al cien por ciento. Esto debido a que en la actualidad en el Hospital de Ciudad
Neily no se cuenta con un inventario que refleje exactamente el gasto existente, en
las Salas de Operaciones, lo que nos lleva a que existan deficiencias en la
provisión, consumo y control de algunos productos. Y como puede verse, el
manejo inadecuado de los inventarios y de la bodega en general, al igual que la
adquisición de productos en el momento y cantidad incorrecta, incurren siempre
en el aumento de costos y la disminución de beneficios, necesitando incluso un
mayor esfuerzo de parte del personal para obtener una rentabilidad reducida.
Además, se hace necesario contar con un inventario completo de artículos
médicos, tecnológicos y almacenables desde su clasificación de existencias,
tomándose en cuenta el sistema ABC de los artículos, la cual es una metodología
de segmentación de productos de acuerdo con criterios preestablecidos. También
adquieren importancia los métodos de gestión de stock y logística de la Sala de
Operaciones, lo cual aporta a la organización las necesidades que tienen las Salas
en la actualidad a nivel Institucional. Con sistemas organizados que respondan por
una adecuada producción de los servicios, se beneficia a la población en general
porque con una adecuada planificación y organización de los recursos se
disminuyen, entre otros las listas de espera y se proveen servicios de mayor
calidad
Los recursos materiales son los bienes tangibles que la organización puede utilizar
para el logro de sus objetivos.
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En los recursos materiales podemos encontrar los bienes muebles, insumos,
equipo tecnológico, suministros e instrumentos, mismos que pueden llegar a hacer
consumidos en el proceso productivo y los cuales son imprescindibles para que
este proceso se realice.
La correcta administración de los recursos materiales es de vital importancia para
toda organización ya que mediante una adecuada gestión se puede obtener las
mejores condiciones de costo, cantidad y calidad requeridas. Por el contrario, el
manejo inadecuado de los inventarios y de almacén, al igual que la adquisición de
productos a destiempo o en la cantidad incorrecta, incurren siempre en el aumento
de costos y la disminución de beneficios, necesitando incluso un mayor esfuerzo
de parte del personal para poder desarrollar su trabajo de modo adecuado.
En la gestión de los recursos materiales se administra la materia prima, bienes en
proceso o bienes terminados, y que debe responder a interrogantes como: cuándo
se va a utilizar, en qué cantidades se va a usar, en qué cantidades se debe
comprar, dónde se va a almacenar, quién lo va a suplir, a qué precios, cuánto se
debe tener en stock, cuáles son las cantidades mínimas y máximas que se deben
tener. El objetivo es abastecer, en cantidad y calidad, los recursos que el sistema
requiere, lo más pronto posible y con el menor costo, conforme a las normas y
lineamientos establecidos por la Institución.
Además estimar las necesidades de recursos, equipamiento y materiales, para
suministrar y controlar en forma oportuna y eficiente los bienes y servicios con
base en los requerimientos de sala de operaciones.
La obtención del máximo de beneficio, a través de la aplicación de la planeación,
la organización, la dirección y el control de los recursos materiales, se podrá tener,
mejores opciones para el logro del objetivo fundamental de la administración. Y en
el caso de esta investigación, lo que se propone es diseñar un sistema de
inventario y control de los suministros e insumos utilizados para la operatividad de
Sala de Operaciones del Hospital Ciudad Neily.
El ambiente hospitalario exige una administración eficaz de los recursos
materiales, ya que una Sala de Operaciones es un servicio clave de atención que
necesita tener controles estrictos de sus inventarios. En este sentido, La
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estructura, la tecnología, los recursos financieros y materiales son aspectos que
requieren ser administrados de manera oportuna por las personas que conforman
la organización.
Se fundamenta esta investigación, en que la gestión del presupuesto y materiales,
se fundamenta en la responsabilidad del gerente en cada área funcional de la
organización. Además, el administrador necesita tener una visión sobre cómo
obtener los recursos necesarios, en este caso materiales, financieros y humanos
para alcanzar su éxito` y conducir a su organización a la excelencia y a la
competitividad.
La importancia radica en establecer concertadamente estrategias de éxito, la
necesidad de administrar y dirigir sobre la base de identificar cuáles son las
necesidades reales de la organización o servicio específico.
1.2 Planteamiento del Problema
En la actualidad el sistema de inventario es deficitario para el control de los
suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del
Hospital Ciudad Neily, lo cual lleva a problemas de gestión en este importante
servicio hospitalario.
El problema desarrollado en esta investigación, se argumenta desde las
perspectivas de factores ya identificados tales como falta de recursos materiales,
falta de Instrumental, insumos y/o suministros, por no tener existencias reales y
confiables, falta de equipo tecnológico, así como un listado de insumos materiales
y equipo tecnológico incompleto de la sala de operaciones. También hay retraso
en la programación quirúrgica, así como prolongación de la enfermedad en el
usuario al haber problemas de acceso para resolverle a tiempo el problema de
salud. Las incidencias importantes en el proceso productivo del servicio de Sala de
operaciones se manifiesta en problemas como: largas listas de espera,
complicaciones en el estado de salud del usuario, traslados a otros centros de
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salud por falta de capacidad instalada, aumento de horas laborales en recurso
humano institucional, aumento en el gasto presupuestario y suspensión de
cirugías.
De todo lo anterior señalado como fundamentación del problema identificado,
podría recaer en una administración débil en la rendición de cuentas y seguridad
razonable que, como institución pública, está en la obligatoriedad de acatar por
disposición del ordenamiento jurídico y técnico vigente como es la Ley General de
Control Interno N° 8292 y otras como la Ley de Administración Pública N° 6227 y
la Ley de Administración Financiera N°8131
Consiste en describir de manera amplia la situación objeto de estudio, ubicándola
en un contexto que permita comprender su origen y relaciones, el cual no permite
gestionar los recursos materiales, humanos y financieros suficientes para llevar a
cabo una atención en cirugías eficiente y de calidad en la población del Cantón de
Corredores.
Si no se cuenta con una atención oportuna en cuanto a cirugías se refiere por falta
de recurso humano, material o financiero, se tendrán una serie de consecuencias
relacionadas con usuarios insatisfechos porque no se realiza una cirugía en
tiempo y forma, listas de espera para cirugías y complicaciones en la
enfermedad del usuario, entre otras.
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Cuadro N°1
Planteamiento del Problema
Problema Causas Repercusiones
Déficit de un sistema de inventario y control de los suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del Hospital Ciudad Neily.
Falta de recursos materiales.
Falta de Instrumental, insumos y/o suministros por tener no existencias reales y confiables.
Falta de equipo tecnológico.
Listado de insumos materiales y equipo tecnológico incompleto de la sala de operaciones.
Retraso en la programación quirúrgica.
Prolongación de la enfermedad en el usuario.
Largas listas de espera.
Complicaciones en el estado de salud del usuario.
Traslados a otros centros de salud.
Aumento de horas laborales en recurso humano institucional.
Aumento en el gasto presupuestario.
Suspensión de cirugías.
Fuente: elaboración propia
Con base en lo antes planteado, la pregunta que guía este trabajo es: ¿Qué sistema de inventario y control de
suministros se adecúa a las necesidades de una mejor gestión de estos según las debilidades que se identifiquen en el
sistema de control de bodega de insumos y suministros de sala de operaciones en Hospital Ciudad Neily?
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1.3 OBJETIVOS
1.3.1 Objetivos General.
Evaluar el sistema actual de inventario y diseñar un sistema de control de los
suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del
Hospital Ciudad Neily, a fin de fortalecer el control de inventario mediante normas
de distribución y logística.
1.3.2 Objetivos Específicos.
Determinar la problemática funcional del sistema de inventario actual de la sala
de operaciones del Hospital Ciudad Neily.
Diseñar un sistema para fortalecer el control de inventario manteniendo
existencias reales en bodega.
Diseñar un sistema de control interno de inventarios, para administrar en forma
oportuna los recursos materiales.
Crear guías de distribución y logística de los suministros disponibles en bodega
para su determinado uso.
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Cuadro N° 2
1.3.3. Cuadro de categorías:
Objetivo especifico Categoría Concepto y disminución
Indicadores Fuente
Determinar la problemática
funcional del sistema de
inventario actual de la sala de
operaciones del Hospital Ciudad
Neily.
Diseñar un sistema para
fortalecer el control de inventario
manteniendo existencias reales
en bodega.
Diseñar un sistema de control interno de inventarios para administrar en forma oportuna los recursos materiales.
Crear guías de distribución y logística de los suministros disponibles en bodega para su determinado uso.
Evaluar el sistema actual de inventario.
Control y cantidad adecuada de existencia en bodega.
Manejo adecuado de los recursos materiales.
Control oportuno y eficiente de la distribución de insumos y suministros
almacenados en bodega
Realizar revisión de documentos existentes en el área de sala de operaciones.
Utilizar técnicas eficientes en la entrega y despacho de los materiales.
Mantener un Registro y archivo físico idóneo para la adecuada funcionabilidad de la sala de operaciones.
Permitir que la recepción, y la entrega de materiales sea fácil, rápida y segura,
Conocer las Normas de documentación de la administración de bodegas y utilizar adecuadamente los documentos empleados en las diferentes etapas de almacenamiento, los procedimientos y técnicas relacionadas con inventarios de bodega.
Realizar esta actividad ocupando herramientas como:
• Internet
• Word
• Excel.
Registros de la CCSS.
Normas y manuales existentes en la Institución.
Literatura.
Asesoría por parte de expertos en manejo de materiales y suministros.
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Capítulo 2
Marco Teórico
2.1. Antecedentes Locales del Hospital Ciudad Neily
Ciudad Neily es una ciudad, cabecera de Corredores y de su distrito primero Corredor,
en el extremo sur de la provincia de Puntarenas, Costa Rica.
Se ubica a 18 kilómetros de la frontera nacional con Panamá en Paso Canoas y a 342
km al sur de la capital San José, a una altitud de 46 msnm y a orillas de los ríos Caño
Seco y Corredor. Su nombre es una referencia y homenaje a Ricardo Neily Jop (1912-
2000†), ciudadano de origen libanés fundador de la ciudad.
El distrito de Corredor tiene un área de 272,19 km² y una población estimada de 34505
habitantes (2015), página web.ccss.2016.
2.1.2. Generalidades del Cantón
En la época precolombina el territorio que actualmente corresponde al cantón de
Corredores, estuvo habitado por indígenas del llamado grupo de los Bruncas, que en
los inicios de la Conquista fue dominio del cacique Osa, que según el relato elaborado
por don Andrés de Cereceda del viaje efectuado por don Gil González Dávila en 1522,
se hallaba a ocho leguas (unos 45 kilómetros) de punta Búrica.
En 1939 y 1940, un inmigrante libanés, don Ricardo Neily Jop, adquirió un extenso bien
inmueble en la región e instaló allí una especie de comisariato; posteriormente vendió
parcelas a comerciantes que establecieron otros negocios y servicios. En un principio el
lugar fue un centro de entretenimiento, de los trabajadores de la Compañía Bananera
que laboraban en las fincas ubicadas en Golfito, y posteriormente cuando la Compañía
inició sus actividades bananeras, en 1945, en el valle de Coto, de las personas que
cultivaron esas tierras.
El primer servicio de cañería y de alumbrado eléctrico, lo brindó el poblado de don
Ricardo Neily a partir de 1953, el primero a través de pequeñas redes y tubos
comunales conectados a sus propias fuentes potables y pozos; y el otro por medio de
una pequeña planta eléctrica de su propiedad.
29
Desde 1955 funcionó una escuela, en el teatro propiedad de don Ricardo Neily Jop. En
1961 se inauguró la primera escuela del lugar en el terreno donado por don Ricardo
durante el gobierno de don Mario Echandi Jiménez, la cual en este momento se
denomina Alberto Echandi Montero. El Liceo Ciudad Neily, inició sus actividades
docentes en 1969, en la administración de don José Joaquín Trejos Fernández
En el decreto ejecutivo No 38 del 16 de junio de 1961 el poblado denominado Villa Neily
constituyó un caserío del distrito tercero La Cuesta del cantón de Golfito. En la
administración de don José Joaquín Trejos Fernández el 27 de abril de 1970, en
decreto ejecutivo No. 24, se le otorgó el título de villa a la población de Neily cabe- cera
del distrito Corredor, creado en esa oportunidad, cuarto del cantón de Golfito.
Posteriormente el 19 de octubre de 1973, en el segundo gobierno de don José Figueres
Ferrer, se promulgó la Ley No.5373, que estableció el cantón de Corredores y le confirió
a la villa la categoría de ciudad.
La iglesia actual se construyó en 1966, dedicada a Santa Marta. En el arzobispado de
monseñor don Román Arrieta Villalobos, quinto arzobispo de Costa Rica, en el año de
1985, se erigió la parroquia; la cual actualmente es sufragánea de la diócesis de San
Isidro de El General de la provincia eclesiástica de Costa Rica.
El 11 de agosto de 1974 se llevó a cabo la primera sesión del Concejo de Corredores;
integrado por los regidores propietarios, señores Fidel Ángel Calderón Trejos,
presidente; José Angulo Guadamúz, vicepresidente, Faustino Jiménez Rojas, Isaías
Marchena Moraga y Rafael Ramírez Molina. El ejecutivo municipal fue don Antonio
Barrantes Badilla y la secretaria municipal señorita Sonia Arroyo Barboza.
El Hospital Ciudad Neily inaugurado en marzo de 1983 inició funciones el 03 de abril de
1984. A esta fecha cuenta con servicios básicos de especialidades: Ginecología,
Cirugía General, Pediatría, Ortopedia, Cirugía Pediátrica, Urología y Medicina Interna.
Ortopedia es una especialidad que cuenta con muy poco instrumental, situación que
limita significativamente su capacidad resolutiva lo que genera cantidades
considerables de traslados de usuarios a centros de referencia y esta a su vez es una
actividad diferida a los supervisores (as) de enfermería que son los responsables de
30
gestionar lo pertinente a enfermería respecto a cobertura recurso humano y dotación de
equipo y materiales que se requiere en un servicio traslado, en fin es todo un proceso.
El Hospital de Ciudad Neily (HCN), como lo conocemos actualmente, es un centro
hospitalario que ha experimentado una evolución importante, desde su creación y hasta
este momento.
Su historia puede dividirse en dos grandes fases:
I Fase:
Desde su inauguración, en Marzo de 1983, bajo la administración del Presidente Luis
Alberto Monge Álvarez, hasta su apertura oficial el 03 de abril de 1984,
II Fase:
Inicia a partir de 2010 y se orienta en la remodelación de su planta física que concluye
en el año 2015 y el nuevo enfoque en la atención especializada de las personas.
Al realizar el presente trabajo de investigación se determina que no existen documentos previos que nos indiquen el gasto real entre el pedido de la Sala de Operaciones y la proveeduría de este centro hospitalario.
Es por tal motivo que nos lleva a Diseñar un sistema de inventario y control de los
suministros e insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del
Hospital Ciudad Neily, a fin de fortalecer el control de inventario mediante guías de
distribución y logística. página web.ccss.2016.
2.2 Inventario
El Inventario representa la existencia de bienes almacenados destinados a realizar una
actividad importante que tiene como resultado un producto.
Los inventarios son realizados para reducir los costos, sea los costos de adquisición,
los relacionados con el material que falta, los de calidad por arranque, los costos por
almacenaje, los costes generados por la coordinación de la producción, los
31
relacionados con la reducción de capacidad, y los costos de pedidos. Su función
principal es mantener el balance en las mercancías que entran y salen en un servicio.
Es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que con que cuenta
un servicio o persona en un momento determinado.
Varían en razón de su consumo o al aumento de cirugías que requieran del artículo en
cuestión, (SCHROEDER, 1992) lo que da lugar al movimiento de las existencias por
ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios,
produciendo la rotación de los materiales.
2.3. Gestión de inventarios
La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda
organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan
con la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación, las formas de
clasificación y los modelos de reinventario, determinados por los métodos de control.
Un sistema de inventario provee las políticas operativas para mantener y controlar los
bienes que se van almacenar. A demás se debe mantener un control para responder a
preguntas como: ¿El proveedor ha recibido el pedido? ¿Este ha sido despachado?
¿Las fechas son correctas? ¿Existen procedimientos para hacer un nuevo pedido o
devolver la mercancía indeseable?
Se entiende por Administración o Gestión de Inventarios, todo lo relativo al control y
manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican métodos y
estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la
vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos productos.
En la Gestión de Inventarios están involucradas tres (3) actividades básicas a saber:
32
1.- Determinación de las existencias:
Se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la información referente a
las existencias físicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de:
Toma física de inventarios
Auditoria de Existencias
Evaluación a los procedimientos de recepción y consumo. (entradas y salidas)
Conteos cíclicos
2.- Análisis de inventarios:
Se refiere al análisis estadístico que se realiza para establecer si las existencias que
fueron previamente determinadas son las que deberíamos tener.
Algunas metodologías aplicables para lograr este fin son:
Formula de Wilson (máximos y mínimos)
Just in Time (Justo a Tiempo)
3.- Control de producción:
Se refiere a la evaluación de todos los procesos de manufactura realizados en un
departamento.
Los métodos más utilizados para lograr este fin son:
MPS (plan maestro de producción)
MRP II (planeación de recursos de manufactura)
El control de producción debe ser detallado porque se especifican las características de
cada uno de los elementos que integran un inventario y debe ser ordenado porque
agrupa los elementos correspondientes. Además debe ser valorado porque expresa el
valor de cada elemento e insumo.
33
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de
existencias en función de su utilidad o de su posición en el ciclo de
aprovisionamiento. Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su
variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características de cada artículo
con el fin de facilitar el control.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
Para evitar una ruptura de stocks.
Pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución
dependiendo de la época del año.
2.4. Métodos de valoración de inventarios
Los métodos de valoración de inventarios son técnicas utilizadas con el objetivo de
seleccionar y aplicar una base específica para evaluar los inventarios en términos
monetarios. La valuación de inventarios es un proceso vital cuando los precios unitarios
de adquisición han sido diferentes.
Existen numerosas técnicas de valoración de inventarios, sin embargo las comúnmente
utilizadas por las organizaciones en la actualidad (dada su utilidad) son.
2.4.1 Identificación Específica
El cual consiste en la identificación individual de cada uno de los artículos.
Primeros en Entrar Primeros en Salir – PEPS
El método PEPS de costeo de inventario se basa en la premisa de que los primeros
artículos comprados son los que primero se despachan.
34
Últimos en Entrar Primeros en Salir – UEPS
El método UEPS supone que los últimos materiales recibidos son los primeros que se
utilizan. Por lo tanto, el inventario final refleja los precios de los primeros materiales
recibidos.
Costo promedio constante o Promedio Ponderado.
Se basa en el costo promedio del inventario durante el período.
Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al
inicio por su costo
Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades
compradas por su precio
Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la
suma de los resultados anteriores (CT)
Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT)
- Obtener el costo promedio de las mercancías dividiendo CT entre NT
- Obtener el costo de las mercancías vendidas multiplicando el costo promedio
de las mercancías por el inventario final. (Sáenz y Andrade, 2009)
2.4.2 APLICACIÓN DE LOS MÉTODOS
Con el siguiente ejemplo se pretende explicar la aplicación de cada uno de los métodos
para la fijación del costo de mercancías en el inventario. (Sáenz y Andrade, 2009)
Cantidad
Costo unitario
Valor total
Inventario inicial 10 Unid. $ 10.000 $ 100.000 Compras 30 Unid. $ 15.000 $ 450.000 Cantidad total 40 Unid. $ 550.000 Ventas periodo 35 Unid.Inventario final 5 Unid.
35
Promedio ponderado
Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40 El valor promedio del costo por artículo es de $13.750
El valor del inventario final = 5 Unid. * $13.750 = $68.750
El inventario final queda valorado al costo promedio de la mercancía en existencia.
PEPS o FIFO
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $15.000 = $75.000
El inventario final queda valorado al costo de la última mercancía comprada.
UEPS o LIFO
Valor del inventario final por= 5 Unid. * $10.000 = $50.000
El inventario final queda valorado al costo de la primera mercancía en existencia.
Análisis final Promedio $ 68.750PEPS $ 75.000UEPS $ 50.000
Al analizar los tres métodos se puede sacar concluir que la valoración más baja es la
obtenida con el UEPS, la más alta con el PEPS y una valoración intermedia con el
promedio. (Sáenz y Andrade, 2009)
2.5 Diferentes tipos de inventarios
Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que
se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se
encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad de
materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de cierre.
(Sáenz y Andrade, 2009)
36
Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos
por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados
para ser vendidos como productos elaborados y que se utilizan para obtener
diferentes productos.
Inventario en Transito:
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los canales que
conectan a la empresa con sus proveedores y sus clientes, respectivamente.
Existen porque el material debe de moverse de un lugar a otro.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y
repuestos:
Son los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo de
la empresa, es decir no serán colocados a la venta, hacen posible las
operaciones productivas de la misma, estos productos pueden ser: maquinarias,
repuestos, artículos de oficinas, entre otros.
Inventario en Consignación: Son aquellos artículos que se entregan para ser
utilizados o consumidos en el proceso quirúrgico pero la propiedad la conserva el
proveedor.
2.5.1 Razones para constituir y mantener un inventario
Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y establecer un
cronograma de producción, es necesario controlar que cantidad de insumos y
materiales se necesitan en un momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio
entre lo que se necesita y lo que se utiliza.
Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone
protección; no siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado,
pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda en el servicio de Sala de
Operaciones.
37
Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad y
seguridad, cuando se escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante.
(Sáenz y Andrade, 2009)
2.5.2 Técnicas de administración de inventarios
Un aspecto importante para una eficiente administración de los inventarios es la
demanda que tendrán en un momento dado. Según (SCHROEDER, 1992), se puede
clasificar:
Según su grado de dependencia
Dependiente
Cuando está relacionada con la demanda de otro artículo.
Independiente
Cuando por sus condiciones se encuentra fuera de control de las operaciones, y no se
relaciona con la demanda de otros artículos.
En función del grado de conocimiento
Determinista o determinística
Cuando conocemos la cantidad y el momento en que debe emitirse un pedido.
Aleatoria o probabilística
Cuando no conocemos con certeza la cantidad y el momento en que van a ser
necesitados los artículos.
La demanda de inventarios se pueden resolver mediante la utilización de criterios
económicos, pero deben tener un requisito importante que son los componentes de su
costo (SCHROEDER, 1992).
38
39
Costo del artículo
Es el costo de comprar los artículos, generalmente se expresa como un costo unitario.
Costo de ordenar pedidos y/o de preparación
Está relacionado con la adquisición de un grupo de artículos, no depende de la cantidad
que se adquiere, se asigna al lote entero. Incluye el costo de hacer la orden de compra,
de expedirla, de transportación y recepción de la mercancía.
Costos de inventario o de conservación
Están relacionados con la permanencia de artículos en inventario durante un período,
usualmente incluye los siguientes:
Costo de oportunidad:
Cuando se tienen artículos en inventario, el capital invertido no está disponible para
otros propósitos, representando un costo de oportunidades pérdidas para hacer otras
inversiones, por tanto, se asigna al costo de inventario como un costo de oportunidad.
Costo de almacenamiento
Incluye los costos variables de espacio, seguros e impuestos.
Costo de obsolescencia, deterioro o pérdida
Deben asignarse costos de obsolescencia a los artículos que tienen alto riesgo de
volverse obsoletos, mientras mayor sea el riesgo, mayor será el costo. Los costos de
pérdida incluyen daños relacionados con la conservación de las mercancías.
Costo de inexistencia
Refleja las consecuencias económicas cuando se terminan los productos almacenados.
40
2.6. Sistema de clasificación ABC de los materiales
La Clasificación ABC es una metodología de segmentación de productos de acuerdo a
criterios preestablecidos (indicadores de importancia, tales como el costo, volumen
anual demandado). El criterio en el cual se basan los expertos es en el valor de los
inventarios y los porcentajes de clasificación son relativamente arbitrarios.
Los materiales A representan 80 % del valor del inventario. Representan sólo el
20% de materiales que deben ir en inventario.
Los materiales B representan 20% del valor del inventario y el 30% de los
materiales en inventario.
Los materiales C representan el 5% del valor del inventario y el 50% de los
materiales en inventario.
Con este sistema se deduce que lo más conveniente que los materiales que mantienen
un mayor volumen en el inventario sean los que menor costo representen del mismo.
Deben hacerse excepciones del sistema ABC para ciertos tipos de materiales:
materiales críticos para producción
materiales con vida de almacenaje corta
materiales grandes y voluminosos
materiales voluminosos sujetos a robo
2.6.1 Sistemas para controlar los Inventarios
Sistema periódico
El sistema de inventarios periódico, realiza un control cada determinado tiempo o
periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico. Para poder determinar con
exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una fecha determinada.
41
Sistema de inventarios permanente o perpetuo.
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un control
constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del
inventario.
Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de
cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada
unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se
puede conocer el saldo exacto de los inventarios
2.7. Clasificación de los recursos materiales
Estos se clasifican en recursos de transformación y de utilización
Los recursos de transformación son aquellos que se manipulan para elaborar otros
recursos. Los recursos de transformación intervienen de forma directa como: el equipo
médico, instrumental quirúrgico, materiales e insumos y de forma indirecta como el
espacio físico.
Los recursos de utilización
Los recursos de utilización son aquellos que son procesados por los recursos de
transformación como la materia prima y que sirven de apoyo para las actividades de la
Institución, tales como personal de aseo, lavandería, recurso humano papelería, entre
otros.
Una requisición de compra es una solicitud escrita que usualmente se envía para
informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales o
suministros. Las requisiciones de compra están generalmente impresa según las
especificaciones de cada compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
Numero de requisición
Nombre del departamento o persona que solicita
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Cantidad de artículos solicitados
Identificación del número de catálogo
Descripción del artículo
Precio unitario
Precio total
Costo de embarque, de manejo, de seguro y costos relacionados
Costo total de requisición
Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
Firma autorizada.
2.8. Orden de compra
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y
de entrega
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
Artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de Pago y
de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso
Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados
artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y
de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por la Institución deben
43
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso
44
2.9 Salida de los Materiales
Al realizar esta investigación se deben de tener los conocimientos apropiados en lo que
se refiere a la administración, como son las áreas de planificación, organización,
interacción del personal, dirección y control de procesos hospitalarios.
Ya que en las circunstancias en las que se vive en la actualidad, los hospitales se han
constituido en componente fundamental de la atención en salud, la creciente
complejidad de las intervenciones médicas ha logrado que la operación de estas
organizaciones sea cada vez más compleja. Malangon – Londoño, Ponton Laverde,
Reynales Londoño. (2016). Salud Pública y Administración Hospitalaria.
Por los permanentes cambios que se están presentando en los sistemas de salud en
una gran cantidad de países, cada vez es más indispensable contar con el
conocimiento y las habilidades para poder gerencial el hospital.
La función principal de una sala de operaciones es ofrecer la mejor asistencia, y
requiere personal de diferentes especialidades, que deben sujetarse a normas y
reglamentos, establecidos para el mejor funcionamiento de las salas de operaciones.
Es por esto que el área quirúrgica se define como el espacio en que se agrupan todos
los quirófanos, con los locales de apoyo, instalaciones y equipamiento necesario para
realizar los procedimientos quirúrgicos previstos que garanticen las condiciones
adecuadas de seguridad, calidad y eficiencia para realizar la actividad quirúrgica con
recurso material y humano. www.quirofano.net › El quirófano, (2017).
El sistema de información (SI) en la actualidad tiene dos planteamientos: el primero y
más común está vinculado con artefactos tecnológicos construidos para recibir,
procesar, almacenar y ofrecer información. El segundo relacionado con el manejo
organizado de la información en las organizaciones.
Es por esto que la persona encargada del almacén es responsable del adecuado
almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su custodia.
La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisición de materiales,
preparado por el Jefe de Proveeduría o por el personal autorizado por este.
45
Cada formato de requisición de materiales indica el número de orden o el departamento
que solicita los artículos, la cantidad, la descripción, el costo unitario y el costo total de
los artículos despachados.
2.10 Legislación
Hace referencia todo el conjunto de leyes dispuestas por los organismos
competentes que fundamentan la moral, ética y buenas costumbres dentro de
una sociedad determinada, se encarga de velar por las responsabilidades y
derechos de los ciudadanos.
2.10.1 Ley General de Salud N°5395
En sus diferentes capítulos detalla la forma correcta de actuar ante situaciones que se
encuentran ligadas con la salud de la población.
En esta nos dice que todo habitante tiene derecho a las prestaciones de salud, en la
forma que las leyes y reglamentos especiales determinen y el deber de proveer a la
conservación de su salud y de concurrir al mantenimiento de la de su familia y la de la
comunidad.
El encargado de bienes muebles o inmuebles deberá evitar daños que puedan
derivarse, para la salud de terceros, de la mala calidad o mal estado de conservación o
de higiene de tales bienes. Ha de realizar una correcta administración, según proceda,
de materiales, aparatos, equipos o instrumentos que, por su naturaleza, puedan
significar riesgo para la salud de las personas que los manejan o utilizan, o para el
paciente, o que sean declarados riesgosos por el Ministerio. Deberán ser operados,
administrados y utilizados por personas capacitadas en tales actividades y en las
condiciones reglamentarias que eviten o disminuyan el riesgo para las personas.
En consecuencia, las personas naturales o jurídicas que se ocupen de tales actividades
deberán poner la mayor acuciosidad en sus tareas y el máximo de su diligencia en
46
evitar omisiones en el cumplimiento de las disposiciones legales o reglamentarias
pertinentes o de las órdenes que el Poder Ejecutivo dicte regulando tales actividades en
resguardo del interés público.
2.10.2 Ley General de Administración Pública N°6227
Hace mención que Cuando un órgano tenga potestad de dirección sobre otro podrá
impartirle directrices, vigilar su cumplimiento y sancionar con la remoción al titular que
falte a las mismas en forma reiterada y grave, sin justificar la inobservancia.
El servidor público deberá desempeñar sus funciones de modo que satisfagan
primordialmente el interés público, el cual será considerado como la expresión de los
intereses individuales coincidentes de los administrados.
Esta ley establece un manejo adecuado y un control de presupuesto asignado conforme
el cumplimiento de metas y objetivos (art.28, inciso i).
2.10.3 Reglamento General de Hospitales. N° 1743-SPPS
En este reglamento, se entiende por Unidad una dependencia de un Departamento o de
un servicio destinada a realizar una parte específica de las labores de éstos,
constituyendo su unidad básica de trabajo.
Cada unidad de trabajo debe contar con la dotación suficiente para el cumplimiento de
las funciones descritas específicamente en este Reglamento.
Cada Dependencia deberá disponer de los recursos y la organización necesarios para
cumplir eficientemente sus funciones. Corresponderá especialmente al Director del
establecimiento cuidar que así sea y que las diferentes Dependencias no dupliquen sus
funciones, cuidando de asegurar la continuidad de las labores, cuando sea necesario
así, como velar porque los respectivos Jefes distribuyan y jerarquicen con precisión las
distintas responsabilidades.
El Director es el funcionario con máxima autoridad en el establecimiento; es
responsable de que éste realice en forma completa, continúa, humana, oportuna y
47
eficiente, la labor que le está encomendada; de mantener el orden y la disciplina del
mismo y de obtener de su capital y su presupuesto el más efectivo rendimiento
económico y social.
Corresponderá especialmente a los Jefes de Departamento, planear, organizar,
coordinar, evaluar y dirigir las acciones de fomento, protección, recuperación y
rehabilitación de salud que corresponden a su Departamento, con apego a las normas
de política general que rigen a la Institución.
Cuidar de la eficiencia cuantitativa y cualitativa del Departamento a su cargo.
Son obligaciones de la jefatura de Enfermería, asignar y coordinar las actividades
correspondientes a su personal subalterno, así como supervisar y evaluar la calidad de
su atención a los pacientes, tomar las medidas necesarias para que se dé en forma
continua e integrada, una atención eficiente y segura.
La recepción y distribución de materiales, ropa y equipos se registrarán en formularios,
en los que también deberá dejarse constancia del material perdido o deteriorado y del
probable responsable de tal pérdida o deterioro. (Artículo 1,5 y 7)
2.10.4 Manual de normas y procedimientos y de organización de la Sala de
Operaciones del H.C.N
Dentro del Manual de Normas y Procedimientos Internos y de Organización del Servicio
de Sala de Operaciones – Hospital Ciudad Neily, se hace mención que en la ley
General de Salud Pública, en su artículo 22, que ninguna persona podrá ser sometida
a tratamiento médico quirúrgico que implique grave riesgo para su integridad física, su
salud o su vida, sin su consentimiento previo o el de la persona llamada a darlo
legalmente si estuviere impedido para hacerlo, se exceptúa de este requisito las
intervenciones de urgencia.
Dicho programa se fundamenta entre otros en la Declaración de Lisboa, sobre los
Derechos del Paciente.
48
Esta declaración fue adoptada en la XXXIV Asamblea Médica Mundial realizada en
Lisboa Portugal, durante los meses de setiembre – octubre de 1981 y la Ley General de
Salud No. 5395 – artículo 20 y 22.
Además contamos con un Manual Institucional de normas técnicas y procedimientos de
la central de esterilización y suministro de material y equipo, el cual es el encargado de
recibir, almacenar, preparar, distribuir y controlar todo el material esterilizado que
requieran los servicios del establecimiento, así como otros materiales y Equipo médico-
quirúrgicos que sean confiados a su cuidado.
2.10.5 Ley de Control Interno
Esta ley de control interno, incluye la normativa reguladora de los Sistemas de
Información para control interno de los Inventarios
Las “Normas de control interno para el Sector Público” son de acatamiento obligatorio
para la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos públicos
sujetos a su fiscalización, y que prevalecerán sobre cualquier normativa que otras
instituciones emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalización
legalmente atribuidas.
Asimismo, que su inobservancia generará las responsabilidades que correspondan de
conformidad con el marco jurídico que resulte aplicable.
Ámbito de aplicación. Toda institución pública deberá establecer y mantener en
funcionamiento un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI)
por áreas, sectores, actividades o tareas, de acuerdo, como mínimo, con lo establecido
en estas directrices generales que serán de acatamiento obligatorio. (Capitulo II Artículo
7,10 y 14)
Se exceptúa de su aplicación a las instituciones de menor tamaño, entendidas como
aquellas que dispongan de un total de recursos que ascienda a un monto igual o inferior
a seiscientas mil unidades de desarrollo y que cuenten con menos de treinta
funcionarios, incluyendo al jerarca, los titulares subordinados, y todo su personal,
49
quienes deberán observar lo que al efecto establecen las “Normas de control interno
para el sector público”.
El control interno ha sido reconocido como una herramienta para que la administración
de todo tipo de organización, obtenga una seguridad razonable sobre el cumplimiento
de los objetivos institucionales y esté en capacidad de informar sobre su gestión a las
personas interesadas en ella.
En la Administración Pública, esa gestión debe regirse por los principios
constitucionales y legales vigentes; además, la rendición de cuentas correspondiente
tiene como destinatario último a la ciudadanía considerada de manera integral, pues las
instituciones se crean para satisfacer necesidades de la colectividad, la cual tiene el
poder supremo en una sociedad democrática.
El control interno se perfila como un mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de
las instituciones con miras a garantizar razonablemente la observancia de esos
principios y la adecuada rendición de cuentas.
En ese ámbito, el concepto de control interno y su utilidad para guiar las operaciones ha
ido calando paulatinamente, integrándose en los procesos y en la cultura de las
entidades y los órganos públicos.
Es notorio que los jerarcas y los titulares subordinados han reconocido su
responsabilidad por establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control
interno, así como por emprender las medidas necesarias para garantizar
razonablemente su efectivo funcionamiento.
En este proceso ha contribuido la promulgación de instrumentos jurídicos sobre el
particular, fundamentalmente la Ley General de Control Interno (LGCI), Nº 8292 del 31
de julio de 2002, así como la emisión de normativa técnica que los complementa. Por
otra parte, dado lo dinámico del entorno y conforme se avanza en el conocimiento sobre
el control interno, surgen nuevos retos, oportunidades y la necesidad de ajustar tales
instrumentos para que respondan a la realidad imperante.
50
De conformidad con lo comentado, y a la luz de las potestades constitucionales y
legales conferidas a la Contraloría General, con el afán de contribuir al mejoramiento de
los sistemas de control interno institucionales y, por ende, al manejo legal, económico,
eficiente y eficaz del patrimonio público, emite las presentes “Normas de control interno
para el Sector Público” (N-2-2009-CO-DFOE), las cuales constituyen una normativa de
carácter general, que proporciona un esquema básico para la transparencia en la
gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.
La presente normativa comprende seis grupos de normas.
1.- Contempla las regulaciones básicas, en tanto que los cinco que le siguen se asocian
con cada uno de los componentes funcionales del control interno (ambiente de control,
valoración del riesgo, actividades de control, sistemas de información y seguimiento).
Todas las normas incluidas en este documento se interrelacionan y regulan el
cumplimiento de la finalidad del sistema de control interno; por tanto, deben
considerarse integralmente para la observancia de las responsabilidades con respecto
a dicho sistema por los diversos miembros de la institución. En todo caso, es
fundamental que se defina a nivel interno, según competa a las distintas autoridades
institucionales y teniendo presentes las características y condiciones propias de la
entidad, la forma como se aplicarán dichas normas para la satisfacción de las
obligaciones respectivas.
Las Normas citadas son las siguientes:
a. Protección y conservación del patrimonio
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer,
evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar
razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos
pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo
anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza
de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestos, así como
los requisitos indicados en la norma 4.2. Las sub normas que se incluyen a
51
continuación no constituyen un conjunto completo de las actividades de control que
deba ser observado por la totalidad de las instituciones del sector público con ese
propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y titulares subordinados
determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás actividades que sean
requeridas.
52
b. Sobre la regulaciones para la administración de activos, suministros y
otros bienes
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer,
actualizar y comunicar las regulaciones pertinentes con respecto al uso, conservación y
custodia de los activos pertenecientes a la institución. (Capitulo III Artículo 15 y 16)
Deben considerarse al menos los siguientes asuntos:
a. La programación de las necesidades de determinados activos, tanto para efectos de
coordinación con las instancias usuarias, como para la previsión de sustituciones,
reparaciones y otros eventos.
b. La asignación de responsables por el uso, control y mantenimiento de los activos,
incluyendo la definición de los deberes, las funciones y las líneas de autoridad y
responsabilidad pertinentes.
c. El control, registro y custodia de la documentación asociada a la adquisición, la
inscripción, el uso, el control y el mantenimiento de los activos.
d. El control de los activos asignados a dependencias desconcentradas o
descentralizadas.
e. El cumplimiento de requerimientos legales asociados a determinados activos, tales
como inscripción, placas y distintivos.
f. Los convenios interinstitucionales para préstamo de activos, así como su justificación
y autorización, las cuales deben constar por escrito.
g. El tratamiento de activos obsoletos, en desuso o que requieran reparaciones
costosas.
c. Sobre la custodia de activos, suministros y otros bienes
La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de
sus labores, debe asignársele formalmente.
53
En el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados
por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también
debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable
de controlar su acceso y uso.
d. Regulaciones y dispositivos de seguridad
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer y
vigilar la aplicación de las regulaciones y los dispositivos de seguridad que se estimen
pertinentes según la naturaleza de los activos y la relevancia de los riesgos asociados,
para garantizar su rendimiento óptimo y su protección contra pérdida, deterioro o uso
irregular, así como para prevenir cualquier daño a la integridad física de los funcionarios
que deban utilizarlos.
e. Sobre la exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar,
adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar
razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad
sobre el funcionamiento del Sistema de Control Interno y sobre el desempeño
institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a
las instancias internas y externas respectivas.
Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la
naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse
expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2.
Las sub normas que se incluyen a continuación no constituyen un conjunto completo de
las actividades de control que deba ser observado por la totalidad de las instituciones
del sector público con ese propósito; por consiguiente, corresponde a los jerarcas y
titulares subordinados determinar su pertinencia en cada caso y establecer las demás
actividades que sean requeridas.
54
f. Documentación y registro de la gestión institucional
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las
medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y
otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y
conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la
información pública, según corresponda.
g. Formularios uniformes en los sistemas de información de inventario
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo
pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios
atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el
registro de las transacciones que se efectúen en la institución. Asimismo, deben prever
las seguridades para garantizar razonablemente el uso correcto de tales formularios.
h. Registros contables y presupuestarios
El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las
medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados
registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y
confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la
institución, y las transacciones y eventos realizados.
2.11. Sistemas de información en control de suministros e inventarios (Faber,
2002)
La función de un sistema de administración de almacenes (WMS) es apoyar los
procesos de almacenamiento en la cadena de abastecimiento. Su meta es encontrar la
solución óptima a la configuración del almacén y agilizar el proceso de la gestión de
inventarios. En la actualidad el rol que juegan los WMS, ha evolucionado, debido a que
55
se puede desde administrar las órdenes de pedido, los recursos, las ubicaciones de los
materiales y se puede integrar con el sistema financiero. Sin embargo, el propósito
principal de un WMS es controlar los movimientos y almacenamiento de productos y/o
materiales y sus transacciones asociadas (Min, 2007).
Según Min (2007) como mínimo un WMS debe:
Administrar y controlar las ubicaciones y los recursos del almacén.
Operar en tiempo real el control de los inventarios.
Automatizar los procesos de recepción, almacenamiento y expedición de
materiales.
Sus ventajas serían minimizar las pérdidas de inventario, le reducir los costos
operativos, incrementar la capacidad del almacén y la exactitud del inventario, un
control de operación en tiempo real, e incrementar el nivel del servicio al cliente.
Además el WMS impactará positivamente fuera de la organización, en la distribución y
el control de las ventas.
La aplicación de un WMS es a veces complejo (Faber, 2002). La implementación
requiere la recolección de los recursos del almacén como recoger datos sobre las
cantidades físicas, materiales, inventarios, así como es necesario definir las estrategias
para el funcionamiento del almacén. MIN, H. (2007)
2.11.1 Suministros en Salas de Operaciones
La gestión de la cadena de suministro en una sala de cirugías es muy desafiante,
durante y después de la operación, así mismo son enormes y muy costosos.
La Gestión de inventarios en Salas de Cirugías trata básicamente de realizar
operaciones que permitan tener visibilidad, control y eficiencia. Optimiza los procesos
de la cadena de suministro en el entorno desafiante que una sala de cirugías puede
tener y se traduce en reducción de costos y disminución de residuos, mientras se
mantienen los niveles de inventarios necesarios para ofrecer el mejor servicio posible
en esa u otras salas de cirugía.
56
Como resultado, esta herramienta restaura la confianza del personal clínico en la
fiabilidad del proceso de la cadena de suministro, y lo más importante, permite un
rendimiento excelente y seguro en la prestación de la atención al paciente.
Dentro de los beneficios que ofrece esta herramienta se encuentran la automatización
de los procesos de ejecución de la cadena de suministro durante las cirugías, la
capacidad de sincronizar la información del caso y el procedimiento por paciente,
eliminar procesos manuales disminuyendo la incidencia de errores humanos, permitir a
todo el hospital tener visibilidad del inventario, la reposición, el lote y el seguimiento del
número de serie y reducir significativamente los productos caducados, exceso de
existencias y de última hora pedidos singulares.
57
Capítulo 3
Técnicas metodológicas
3.1 Enfoque organizacional
Esta investigación parte de que los objetivos de la administración con enfoque
organizacional orientan las funciones de dirección y gestión hacia un nuevo modelo que
implica un proceso de aplicación al respecto, Russell dice “Aprender a adaptarse es
lograr un aprendizaje de doble lazo” (Russell, 1995:32). Se realizó un estudio
transversal de tipo observacional, descriptivo y cuantitativo utilizando la técnica de
muestreo.
Todo modelo que se plantee para resolver un problema representa una alternativa
para la Institución, al relacionar e integrar de modo sistémico las tareas y funciones
específicas, en este caso las que corresponden a la Sala de Operaciones del Hospital
de Ciudad Neily.
El enfoque en el que se basa esta investigación tiene como propósito el plantear un
esquema estructural; considerando objetivos, metas y las políticas que rigen las
acciones, a partir de un diagnóstico que comprende los siguientes factores básicos
catalogados como subsistemas, y dinámicas de operación.
En el sistema social se presentan fuerzas que pueden generar la desigualdad en la
designación de tareas como son a nivel presupuestario, la falta de capacidad para el
desempeño así como las actitudes adversas del recurso humano.
El subsistema puede caracterizarse en una forma óptima sin importar los niveles
jerárquicos, el clima de respeto está por encima de todo tipo de acciones, el sentido de
dirección participativa propicia el trabajo compartido que finalmente beneficia al usuario
que requiere la atención. Es por este motivo que se realiza una investigación de tipo
descriptivo, con un enfoque organizacional, financiero, tecnológico y de recurso
humano.
Esta investigación se lleva a cabo desde el punto de vista de la planificación estratégica
porque es el proceso de determinar cómo una organización puede hacer el mejor uso
posible de sus recursos.
3.1.1 Principales componentes de la planificación estratégica son:
58
Los componentes en los que se fundamenta esta investigación, conforme el enfoque
organizacional descrito, son los siguientes;
Visión: Delinea lo que la organización quiere ser, a largo plazo. Suele ser
emocional e inspirador.
Misión: Define el propósito fundamental de la organización, describiendo
por qué existe y qué hace para lograr su visión.
Valores: creencias que son compartidas por todos los involucrados en la
organización. Definen la cultura y las prioridades, estableciendo las bases
para la toma de decisiones.
Estrategias: el mapa donde se marca el camino a seguir para llegar a la
visión. Es una mezcla de objetivos y medios para lograrlos.
3.2 Espacio y tiempo
3.2.1 Espacio
Se realiza el proyecto en el área del servicio de sala de operaciones del Hospital de
Ciudad Neily, el cual pertenece al Servicio de Cirugía, que a su vez tiene una
dependencia directa de la Dirección Médica, según se puede observar en el
organigrama que se presenta más adelante.
El Hospital Ciudad Neily pertenece al Cantón de Corredores, de la provincia de
Puntarenas, bajo la dirección Regional Brunca. De Tipo Periférico 2, es un centro
hospitalario que ha experimentado una evolución importante, desde su creación y hasta
este momento.
59
Su historia puede dividirse en dos grandes fases:
I Fase:
Desde su inauguración, en Marzo de 1983, bajo la administración del Presidente Luis
Alberto Monge Álvarez, hasta su apertura oficial el 03 de abril de 1984, fecha en que se
traslada el personal del viejo hospital, hasta el año 2003, etapa en la cual se laboró
como un Hospital periférico 2 y se ve afectada su estructura física por eventos de la
naturaleza (Terremoto de Diciembre del 2003), se debe trabajar con una infraestructura
afectada y se inicia el plan de reforzamiento y construcción del nuevo servicio de
emergencias.
II Fase:
Inicia a partir de 2010 y se orienta en la remodelación de su planta física que concluye
en el año 2015 y el nuevo enfoque en la atención especializada de las personas, con el
desarrollo de un proceso de posicionamiento y fortalecimiento de la atención
especializada de las especialidades básicas y las subespecialidades, hasta la llegada
de nuevos especialistas con el fin de fortalecer la atención en Geriatría y Gerontología,
Gastroenterología, Emergencias Médicas, Ortopedia, Odontología Avanzada y
Radiología Digital.
Entre los principales logros que destacan durante esta etapa en la vida del hospital, se
pueden mencionar:
El traspaso en febrero de 1977 del terreno donado por el Sr. Ricardo Neily Job a
la Caja Costarricense de Seguro Social, hasta su inauguración el 30 de marzo de
1983 bajo la administración del Presidente Luis Alberto Monge Álvarez
La utilización de los recursos y espacio del Hospital de Ciudad Neily en la
atención de los pobladores del Cantón de Corredores y cantones circunvecinos.
En 2010 se inician las obras de reforzamiento estructural y electromecánico del
HCN.
En 2013 se inició la atención del Programa de Unidad de Atención Cirugía
Ambulatoria.
60
En agosto del 2014 comienza el funcionamiento del Servicio de Odontología
Avanzada.
En agosto del 2015 se inicia el funcionamiento del servicio de Gastroenterología
y la puesta en marcha del Proyecto de Detección Temprana de Cáncer Gástrico
en la zona sur del país.
Premios recibidos y reconocimientos
Segundo Lugar en el concurso El respeto de hace ganar en el año
2014.Reconocimiento por el descubrimiento de una sepa autóctona de Leptospira del
Cantón de Corredores, por parte del Laboratorio Clínico del HCN.
Por las características de los Regímenes de Salud y de Pensiones a cargo de la
Institución, se dispone de una estructura organizacional compleja dirigida y
administrada estratégicamente por la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva y seis
Gerencias, según corresponde.
Además su funcionamiento es mediante líneas de servicios que conforman un conjunto
de procesos ejecutados por el HCN y orientados hacia la producción de un servicio final
a sus clientes. Se agrupan según su naturaleza y proceso de producción.
En el siguiente organigrama se presenta la organización de este hospital:
61
Consulta
Externa
Ginecología Cirugía General Urología Oftalmología Cirugía pediátrica Ortopedia
Emergensiólogo Cirugía menor Sala de Shock Asmáticos Inhaloterapia
Ginecología Cirugía General Urología Oftalmología Cirugía pediátrica Ortopedia
Medicina Interna Gastroenterología Psiquiatría Ginecología Pediatría Cirugía General Urología Oftalmología Cirugía pediátrica
Medicina Interna Clínica del Dolor Gastroenterología Clínica de Mamas Psiquiatría Clínica de Lactancia Materna Ginecología y Obstetricia Clínica de Ostomizados Pediatría Clínica de Anticuagulado Cirugía General Clínica de Cesación de Fumado Urología Clínica de Ulceras Ortopedia Nutrición Oftalmología Psicología Cirugía Pediátrica Trabajo Social Odontología Terapia física
Dirección General
Organigrama Hospital Ciudad Neily
Hospitalización Emergencias Sala de
Operaciones
Cirugía
Ambulatoria
62
Su recurso financiero es aprobado por la Contraloría General de La Republica y su
recurso humano se rige por las normas de contratación de la caja Costarricense del
seguro Social.
3.2.2 Tiempo
Se realiza un estudio transversal de tipo observacional, descriptivo y cuantitativo, en la
bodega intermedia de Sala de Operaciones por un periodo de seis meses consecutivos
mediante un análisis de los pedidos realizados al servicio de Proveeduría del Hospital
Ciudad Neily. Este periodo comprende al periodo comprendido de julio a diciembre de
2016
3.3 Unidad de análisis:
La unidad de análisis está conformada por los productos necesarios para la
operatividad de la Sala de Operaciones: los productos recibidos en cero, los productos
despachados en menor cantidad, los agotados en el Almacén Central, los en tránsito y
los excluidos.
3.4 Población/u otra denominación (Insumos y materiales)
Se realiza una revisión exhaustiva y contabilizada de los productos utilizados en esta
sala de operaciones por medio de listado de códigos numéricos asignados por la
institución para cada producto, correspondientes al periodo comprendido de julio a
diciembre de 2016
3.4.1 Criterios de inclusión
De la presente investigación nos es de gran importancia el tipo de producto, si son
soluciones, insumos, materiales, fechas de vencimiento, características del tipo de
empaque, técnica de almacenamiento así como la especialidad o especialidades que lo
63
utilizan en que cantidad y continuidad de uso. Esto porque nos garantizara la cantidad y
el periodo de tiempo en el que se consumirá el producto.
64
3.4.2 Criterios de exclusión
Tomando en cuenta el tiempo de estudio de los meses de julio a diciembre de 2016,
quedan excluidos los datos del primer semestre del 2016 y los del primer semestre del
2017.
Analizaremos el tiempo completo estimado esto porque al tratarse de una sala de
operaciones hay tiempo en el que se consume una mayor cantidad de producto, esto
por haber periodos de tiempo en el que los cirujanos se encuentran de vacaciones u
otros contratiempos relacionados los que nos lleva ya sea a un aumento de consumo u
disminución del gasto.
3.4.3 Total o Muestra
Referente a lo aquí expuesto, el trabajo se desarrolla bajo la modalidad de muestreo,
dada la cantidad de insumos y/o suministros que se manejan en la bodega del servicio
de sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily, esto aunado a que dichos insumos
y/o suministros el 60% son de tamaño muy pequeños que se almacenan en grandes
cantidades por medio de cajas en dicha bodega.
De lo anterior es por lo que se tiene que, para el diseño del sistema de control de
inventario, será conveniente iniciar a manera de plan piloto una selección mediante
muestra de los insumos y/o suministros priorización desde la perspectiva de costo
versus riesgo, entendiéndose que dicho muestreo es una parte representativa del total
de la población de insumos y/o suministros que son almacenables en la bodega del
Servicio de Sala de operaciones.
En dicha representación del muestreo se considerarán aspectos fundamentales como el
costo de adquisición para la institución versus la vulnerabilidad o riesgo por pérdida,
despilfarro o hurto que impacte eventualmente una proporción considerablemente en
relación a su costo, un mayor daño patrimonial para la institución.
65
El muestreo es por lo tanto una herramienta de la investigación científica válida, cuya
función básica es determinar que parte de una población debe examinarse o someterse
a manera de plan piloto a un proyecto o programa de mejora, con la finalidad de hacer
inferencias sobre dicha población, que para este caso será el éxito del sistema de
control interno de inventario para la bodega del Servicio de Sala de operaciones.
La muestra debe lograr una representación adecuada de la población, que para este
caso fue por medio de un tipo de muestra denominada:
La muestra de esta investigación se enmarca dentro del concepto de Muestreo
Discrecional, el cual corresponde al método denominado métodos de muestreo no
probabilísticos; el cual queda completamente a criterio del investigador o bien a juicio
de experto del formulador, bajo elementos que son elegidos sobre lo que él cree que
pueden aportarse para el éxito del proyecto. Que para nuestro caso de interés los
elementos a utilizarse son: Costo y vulnerabilidad al riesgo por pérdida, despilfarro, robo
o hurto.
El muestreo es vital e importante para el éxito de toda propuesta de mejora referente a
las propuestas de diseños de cualquier sistema de control interno, por cuanto la unidad
de análisis se refiere a la unidad representativa de estudio concebida por el conjunto de
escenarios o ámbitos generalizados donde en grado de probabilidad pueden suceder,
desde la razón de ser del control interno de la Ley General N° 8292, lo contrario al
objetivo primordial de todo sistema de control, el cual es: La protección del patrimonio
público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido o acto ilegal.
Aspectos que pueden ser ocurrencias probabilísticas que por debilidad del sistema, se
involucran y correlacionan de manera integral todos los procesos vitales de trabajo,
procedimientos, actividades y demás elementos cuyo análisis permitirá la obtención de
datos primarios que de una forma lógica, racional y estructurada se fortalezca y mejore
la gestión del control versus riesgo, y por ende la eficacia y eficiencia de los objetivos
organizacionales. (Ley de Control Interno N°8292)
66
Para este trabajo el muestreo a criterio que se siguió permitió seleccionar los siguientes
artículos de consumo.
Cuadro N° 3
Muestra de Inventario
Cantidad Descripción del artículo UM Costo promedio
01 Video laringoscopio Ud. ₡1.248,202.50
01 Instrumento de Sutura Berci Ud. ₡ 483,120.00
01 Monitor de signos vitales Avanzado Ud. ₡5.465,000.00
01 Canastilla Dormían Ud. ₡215,000.00
01 Sonda para Litotripcia Ud. ₡119.900.00
01 Pinza de agarre y disección Ud. ₡894,127.56
01 Mascarilla laríngea #3 Ud. ₡158.259.00
01 Mascarilla laríngea vía esofágica #2 Ud. ₡131.850.00
01 Malla para hernias abdominales Ud. ₡27.817.00
01 Mascarilla laríngea de niño 20 – 30 k Ud. ₡145.098.00
Esta investigación está enmarcada por un análisis lógico y cualitativo, ya que se
manejan las técnicas de la observación directa y juicio de experto que permitirán
desglosar la información obtenida y los aspectos a evaluar en forma ordenada, para
luego establecer un cotejo de la teoría relacionada con la investigación que se está
realizando, y de esta manera obtener un sistema de información confiable para la
gestión de los inventarios de insumos y/o suministros priorizados que son vitales para la
operatividad del Servicio de Sala de operaciones.
67
Cuadro 4
Operacionalización de la variable del objeto de Estudio
Variable Dimensiones Indicadores Fuentes Instrumentos
Sistema de
control
de Inventario
Inventario de
Insumos
y/o Suministros
Inventario Inicial
Inventario Final
Productos
Controles
Funcionarios
Documentos
Compras
Almacén general
Controles
en digital e
impresos
3.5 Técnicas para la recolección de datos
Las personas que se dedican a analizar datos utilizan una variedad de métodos a fin de
recopilar datos sobre las diferentes situaciones que se les presentan, como entrevistas,
cuestionarios, inspección de registros y la observación, cada uno tiene ventajas y
desventajas.
Para realizar un trabajo de investigación el investigador cuenta con gran variedad de
métodos, estos varían de acuerdo a cuatro dimensiones importantes como son la
estructura, la confiabilidad, la injerencia del investigador y la objetividad.
La presencia de estas dimensiones se reduce al mínimo en los estudios cualitativos,
mientras que son de suma importancia en los trabajos cuantitativos, no obstante el
investigador tiene la posibilidad de adaptar la estrategia a sus necesidades. En esta
investigación, las principales técnicas se describen a continuación.
3.5.1 Principales técnicas de recolección de datos en esta investigación son:
Entrevistas
La encuesta
La observación.
Debemos mantener un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y
relacionar los datos referentes a nuestro problema.
68
La Observación
Como técnica de investigación, la observación tiene una amplia aceptación científica.
La cual utilizamos para realizar el presente trabajo final de graduación. Además
utilizamos el método de la cuantificación de datos. El propósito de la organización es
múltiple y a través de esta técnica le permite al analista determinar que se está
haciendo, como se está haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo
toma, dónde se hace y por qué se hace.
Es uno de los instrumentos más utilizados y antiguos dentro de la investigación
científica, debido a un procedimiento fácil de aplicar, directo y de tabulación muy
sencilla.
Pero independientemente de las preferencias y tendencias que existan entre las
diferentes disciplinas, podemos afirmar que el acto de observar y de percibir se
constituye en los principales vehículos del conocimiento humano, ya que por medio de
la vida tenemos acceso a todo el complejo mundo objetivo que nos rodea.
Prácticamente la ciencia inicia su procedimiento de conocimiento por medio de la
observación, ya que es la forma más directa e inmediata de conocer los fenómenos y
las cosas. (GOETZ y LECOMPTE 1988)
El proceso de observación exige tener un plan o por lo menos algunas directrices
determinadas en relación con lo que se quiere o espera observar. Quiérase o no, la
observación tiene un carácter selectivo.
Aunque la observación fue utilizada como verdadera técnica de conocimiento por
Aristóteles, como el propio filósofo griego lo confiesa en su obra La política, sólo en
nuestro siglo adquiere una dimensión realmente científica, o sea como el procedimiento
que usan en forma sistemática nuestros sentidos en la búsqueda de información y
datos que necesitamos para resolver problemas y comprobar hipótesis.
Uno de los problemas más complejos y más difíciles de resolver, es sin lugar a dudas el
registro de las observaciones, frente al cual existen posiciones muy encontradas. Se
69
han sugerido las técnicas y los métodos más dispares para alcanzar un “óptimo
registro" de las observaciones, los cuales van desde rígidos protocolos utilizados en los
experimentos y en las observaciones clínicas, hasta las modalidades más libres y
asistemáticas.
Los instrumentos son los medios que sirven de punto de apoyo a los medios de
observación, es decir, toda aquella tecnología que de una u otra forma nos ayuda a
registrar y captar lo observado (grabadora, fotografía, video, cine).
La observación no participante, como su nombre lo indica, es aquella donde el
observador permanece ajeno a la situación que observa. Aquí el observador estudia el
grupo y permanece separado de él.
La observación participante, muy utilizada por los sociólogos y los antropólogos en las
investigaciones sociales, se refiere a una modalidad donde el fenómeno se conoce
desde dentro.
Es natural cuando el observador pertenece a la comunidad donde se observa, y artificial
cuando el investigador se integra a la comunidad con el objeto de hacer parte de ella y
facilitar el trabajo de recolección de datos. La observación participante tiene grandes
ventajas, posee numerosas desventajas y enfrenta algunos problemas básicos.
La observación sistemática y estructurada En general este tipo de observación se
asocia con la investigación tradicional y de tipo cualitativo, la cual se caracteriza por
asignar números y valores cuantitativos a los procesos o hechos observados.
De esa manera se busca simplificar la presentación y la comprensión de los mismos, y
ofrecer algunas respuestas o soluciones precisas a los problemas y situaciones
observadas.
Se parte del supuesto de que la observación adquiere mayor "objetividad" cuando los
datos obtenidos son susceptibles de cuantificación y cuando son organizados
sistemáticamente.
70
La observación sistemática y estructurada, sujeta a un plan específico, puede tener
lugar tanto en el campo de los ambientes naturales como en los experimentos
controlados.
En la mayoría de los casos, estas dos modalidades se integran y se complementan, ya
que para un investigador es muy difícil conocer una comunidad sin el concurso y el
apoyo de personas que pertenezcan a un grupo o comunidad.
Debemos mantener un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y
relacionar los datos referentes a nuestro problema.
Los datos para el análisis se tomaran de los registros existentes como son, pedidos
quincenales que se realizan en el servicio así como de los informes mensuales que se
presentan de la población atendida. Desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.
(GOETZ y LECOMPTE 1988)
3.5.2 Instrumentos
Se realizará análisis de datos de la siguiente manera:
Gestión de Inventarios. El objetivo de la gestión del inventario es mantener una alta
productividad en todas las operaciones de inventario.
Registro de cantidades y ubicación de las mismas, con el objetivo de maximizar el uso y
los resultados de los mismos.
Se realizarán matrices o instrumentos de control para implementarlas en el Servicio de
Sala de Operaciones.
1. Instrumento para la toma física del inventario de Insumos y/o Suministros,
diariamente, con nombres y apellidos del usuario que necesitó de dichos
productos, identificando fecha, descripción y cantidad. Siendo está firmada por el
funcionario que asistió en el procedimiento. En el anexo 01 se muestra este
instrumento.
71
2. Ficha de Registro y Control de Inventarios: Esta se llevó en forma individual por
insumo, con los siguiente información: Nombre del Insumo, movimiento, fecha,
número de compra directa, cantidad recibida, inventario inicial, entrada, salidas,
inventario Final, responsable del registro, fecha de caducidad y proveedor. En el
anexo 02 se presenta esta ficha.
3. Se realizó una cédula del inventario selectivo, de forma semestral, con la siguiente
información: fecha de realización, descripción del insumo y/o suministro, unidades,
localización física del producto, si se encuentra en uso y si no está en uso las
causas del no uso como poca demanda, obsoleto, vencido, no se utiliza,
defectuoso además del porcentaje de rotación del insumo y/o suministro, que
llevaría ultimo inventario inicial y salidas a la fecha. En el anexo 03 se presenta la
cédula de inventario aplicada.
4. Se contó además con una ficha de arqueo de inventarios que se realizan
quincenalmente con nombre del artículo, unidad, salidas según registros, conteo
físico, diferencias si existiera y la justificación del porque alguna diferencia en el
mismo. Anexo 04 se presenta la ficha de arqueo empleada.
3.6 Plan de Análisis
El análisis de datos consiste en la realización de las operaciones y/o procedimientos a
las que el investigador someterá los datos e informaciones con la finalidad de alcanzar
los objetivos de lo propuesto. (Suarez Gil 2011). Todas estas operaciones no pueden
definirse de antemano de manera rígida. La recolección de datos y ciertos análisis
preliminares pueden revelar problemas y dificultades que des actualizarán la
planificación inicial del análisis de los datos.
Sin embargo es importante planificar los principales aspectos del plan de análisis en
función de la verificación de cada una de las hipótesis formuladas ya que estas
definiciones condicionarán a su vez la fase de recolección de datos.
Existen dos grandes familias de técnicas de análisis de datos:
72
Técnicas cualitativas: en las que los datos son presentados de manera verbal (o
gráfica) - como los textos de entrevistas, las notas, los documentos.
Las Técnicas cuantitativas: en las que los datos se presentan en forma numérica.
Estas dos modalidades son especies radicalmente diferentes y utilizan conocimientos
y técnicas completamente diferenciadas.
Las actividades sujetas a las oportunidades de mejora propuestas en este trabajo para
la implementación y diseño de los mecanismos de control de inventarios para los
insumos y/o suministros disponibles en bodega de sala de operaciones del Hospital
Ciudad Neily, se utilizará el método cuantitativo como herramienta de análisis de datos,
mismo que se aplicará a una muestra determinada de insumos a manera de plan piloto
para la puesta en funcionamiento del sistema de control interno.
Se utilizaron como instrumentos de análisis las matrices diseñadas en formato Excel,
mismas que se exponen en anexos, mediante las cuales se registrará y controlará la
existencia actual de los artículos, entradas, salidas y fechas de caducidad, dicha
información será previamente documentada con un inventario inicial por medio de una
toma física de inventario.
La lista de artículos disponibles en bodega se encuentran documentados en el Área de
Gestión Bienes y Servicios, ya que esta es el área de distribución por medio del
Almacén central de la CCSS en oficinas centrales de la ciudad capital, así también los
sistemas de información referente a los artículos disponibles es proporcionado por la
lista de compras directas tramitadas a nivel local, por cuanto puede existir que los
mismos no hayan en existencia en el Almacén central.
3.7 Alcances
El presente proyecto tiene como alcance la implementación del sistema de control de
inventarios para este año 2017 en los siguientes insumos y/o suministros,
seleccionados a juicio experto y priorizados desde la perspectiva de costo versus riesgo
de daño patrimonial a la institución por pérdida, despilfarro, robo o hurto.
73
3.8 Limitaciones
La única limitación es la imposibilidad de ampliar el sistema de control de inventarios al
100% de los insumos y/o suministros que se almacenan en la Bodega del servicio de
Sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily, toda vez que los mismos tienen
características y especificaciones muy diversas, así como su utilidad de ciertos
suministros es de muy alta rotación debido a su naturaleza de tamaño, aspectos que
limitan emprender aun 100% la población de los artículos custodiados en dicha bodega.
3.9 Consideraciones Éticas
El Servicio de Sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily cuenta con su Manual
organizativo del servicio en donde se delimitan los protocolos, instrucciones y demás
información detalla respecto a las normas internas y criterios de organización.
Las investigadoras se sustentan en estas normas para guardar la confidencialidad
necesaria en el análisis de los hallazgos. Los datos que se obtengan son exclusivos
para los propósitos de esta investigación y se pueden compartir con las autoridades del
hospital o regionales, para los efectos de impulsar mejoras en los procedimientos
analizados.
Se cuenta con el visto bueno del Jefe de Servicio Dr. Allen Monge Salas – Titular
subordinado del Servicio de Sala de operaciones, y la Directora de Enfermería del
Hospital Ciudad Neily cuyas autorizaciones se encuentran en el apartado de anexos.
74
Capítulo IV
4. Hallazgos y análisis de resultados
En el presente capitulo realizaremos un análisis desde dos puntos de vista importantes:
el primero es la situación actual de la bodega de insumos y materiales utilizados en
sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily, esto con la finalidad de hacer un
diagnóstico del o de los principales problemas de este departamento y a su vez
confeccionar un sistema digital de inventario que ayude a mejorar el control de este
servicio; el segundo es el análisis del consumo real en un periodo de tres meses que
comprendería del 01 de enero al 31 de marzo de 2017, con el objetivo de verificar el
consumo trimestral de insumos y materiales en la sala de operaciones.
Bodega de Sala de Operaciones
Es el área de depósito temporal de los insumos y suministros utilizados en una
determinada área.
4. 1. 1 Solicitud de permisos
Como primer punto realizamos la solicitud del permiso tanto a la Jefatura Medica como
a la Jefatura de Enfermería en forma verbal, la cual obtuvimos una respuesta afirmativa
con el compromiso de solicitarlo posteriormente de manera formal por escrito. Estos
permisos se solicitaron en el mes de marzo de 2017 y se adjuntan al trabajo de
investigación.
4.1.2 Recolección de datos:
A Través de la observación realizamos un análisis evaluativo del sistema actual en el
área de sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily, donde logramos documentar
que el actual sistema de inventario no tiene control específico entre la sala de
operaciones y la proveeduría, ya que solo existe el documento de solicitud a dicho
servicio pero no existen registros donde se cuantifiquen los gastos de los insumos y
materiales utilizados en el área con el fin de conocer su distribución y utilización. Solo
se documentó la cantidad de insumos y materiales existentes en la bodega
75
La Sala de Operaciones maneja un total de 168 insumos, de los cuales los que mayor
movimiento se detallan a continuación.
MATERIALES CON MAYOR MOVIMIENTO DIARIO QUE SALE DE BODEGA
UD: Unidades CN: Cienes PR: Pares
En el capítulo de anexos detallaremos con número de código el listado completo de
insumos más utilizados en la sala (Véase anexo N° 6).
Al realizar la observación nos permitió constatar que a pesar que se tiene un lugar
destinado para los insumos y materiales, no existe ningún instrumento donde se
registren los artículos que se retiraban del mismo.
El material sobrante por día no se regresa a la bodega de Sala de Operaciones, si no
que se resguardan en estantes cerrados que existen dentro de la Sala, sin que se lleve
un control especifico. Se desechan todos aquellos insumos y materiales que son de un
solo uso.
4.1.3 Ficha de registro y control de inventario en formato digital:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN UNIDAD2-94-01-1260 Cinta para esterilización a vapor UD 2-94-01-1465 Esponja de gasa Quirúrgica 4x4 Radio paca UD 2-94-01-1476 Paños abdominales de adulto desechables CN 2-94-01-1895 Hoja bisturí #15 CN 2-94-01-3005 Torundas de gasa radiopaca UD 2-94-03-0320 Guantes Qx. reusables 6 PR 2-94-03-0340 Guantes Qx. reusables 6,5 PR 2-94-03-0360 Guantes Qx. reusables 7 PR 2-94-03-0380 Guantes Qx. Reusables 7,5 PR 2-94-03-0400 Guantes Qx. Reusables 8 PR
76
La ficha en mención se realizara en Excel, para llevar el control de los insumos y
materiales por medio del código institucional, movimiento, fecha, N° de compra,
unidades, Inventario inicial, entradas, salidas, inventario final, responsable del registro,
fecha de caducidad y proveedor.
Se encontró que no existe un sistema para llevar el control mensual para cuantificar el
gasto real de insumos.
En el año 2016 el servicio de sala de operaciones, mediante su partida presupuestaria
más vulnerable al gasto es la 2219 denominada Instrumental y material médico, dicha
partida se mueve mediante presupuesto en efectivo y no efectivo. El presupuesto
efectivo es el asignado monetariamente por el nivel central para que el mismo centro
médico realice sus compras de insumos mediante la Contratación directa de bienes y
servicios. El presupuesto no efectivo es el que despacha en especie el Almacén general
de la Institución y se maneja a nivel central.
La asignación presupuestaria entre efectivo y no efectivo para el año 2016 en el servicio
de sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily fue de C/ 212.967.400,00,
ejecutándose al 31 de diciembre del 2016 un total de C/ 197.292.772,58, para una
ejecución porcentual del 93%; ejecución que es satisfactoria desde el punto de vista del
aprovechamiento de los recursos financieros para la satisfacción de las necesidades
por medio de la adquisición de bienes y suministros para la realización de los procesos
sustantivos del servicio.
El presupuesto asignado al servicio de sala de operaciones representa el 3% del total
del presupuesto operativo del centro médico, considerando que solamente laboran en
tiempo ordinario dos equipos quirúrgicos con dos quirófanos habilitados para un total de
seis especialidades quirúrgicas.
Sin embargo no existe un sistema para llevar un control del gasto real, sino que se
procede por gastos estimados, lo cual es una deficiencia del sistema.
4.1.4 Cédula de inventario selectivo:
77
Se toma en cuenta la descripción del insumo, unidades, cantidad actual, lugar donde se
encuentra localizado físicamente así como si está en uso o no, causas del no uso,
porcentaje de rotación del insumo y observaciones. Se encontró que por la falta de
control, los productos no estaban todos en un mismo lugar y algunos se utilizan en poca
cantidad. En algunos casos se programan usuarios por ejemplo: cirugía de Catarata, al
momento de ingreso a la sala se verifica el número de lente que vamos a utilizar y no se
tiene en el inventario existente en proveeduría.
La cédula confeccionada ayuda a llevar un control más efectivo de los insumos
requeridos:
Se observó también que algunos productos que se encuentran en bodega y se utilizan poco se detallan a continuación:
Código Articulo Unidad 2-84-01-0635 Sistema de sello de agua UD 2-94-03-1360 Sonda Trocar , descartable para tórax 28 UD 2-94-03-1390 Sonda C, Trocar ,Torácica Nº 32 largo 32 cms. UD 2-94-03-1420 Catéter Torácico para drenaje sin trocar # 24 UD 2-94-01-0610 Gasa Vaselinada grande UD
4.1.5 Instrumento de arqueo de inventarios:
Sí No Sí NoÚltimo Inv.
InicialSalidas a la fecha
%
UN 8 x x 8 3 63%
UN 5000 x x 5000 1000 80%
UN 200 x x 200 25 88%
CN 2 x x 2 1 50%
UN 3000 x x 3000 2000 33%
UN 1000 x x 1000 700 30%
L 40 x x 40 30 25%
Responsable del control
Firma:_Margarita Mejias Mirna Gonzalez
Paños abdominales
Cantidad Actual
UM
Porcentaje de Rotación del Insumo y/o Suministro
Cinta para esterilizar
Gasa quirurgica
Def
ectu
osos
Obs
erva
cion
es
Poc
a de
man
da
Loca
lizad
o fís
icam
ente
Se
encu
entr
a en
us
o
Causas de no uso
Obs
olet
o
Ven
cido
No
se u
tiliz
a
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL HOSPITAL CIUDAD NEILYSALA DE OPERACIONES
CEDULA DE INVENTARIO SELECTIVOFecha de realización: 24/04/2017
Descripción del Insumo y/o Suministro
Torundas de gasa
Guantes Quirurgicos
Hojas bisturi #15
_______________________
Desinfectante
78
Para la comprobación inventarios mediante el sistema de muestreo que incluye; nombre del artículo, unidades, salidas según registro, conteo físico, diferencia y justificaciones.
79
Cuadro de muestreo de consumo
Cantidad Descripción del artículo UM Costo promedio
01 Video laringoscopio Ud. ₡1.248,202.50
01 Instrumento de Sutura Berci Ud. ₡ 483,120.00
01 Monitor de signos vitales Avanzado Ud. ₡5.465,000.00
01 Canastilla Dormían Ud. ₡215,000.00
01 Sonda para Litotripcia Ud. ₡119.900.00
01 Pinza de agarre y disección Ud. ₡894,127.56
01 Mascarilla laríngea #3 Ud. ₡158.259.00
01 Mascarilla laríngea vía esofágica #2 Ud. ₡131.850.00
01 Malla para hernias abdominales Ud. ₡27.817.00
01 Mascarilla laríngea de niño 20 – 30 k Ud. ₡145.098.00
Este cuadro nos refleja una muestra de los artículos que son importantes en una sala
de operaciones, de los cuales se debe mantener un estricto control ya que son artículos
de un costo muy elevado y muy larga data.
Se adjunta documento matriz para llevar este control en anexos.
De esta manera obtuvimos un análisis cuali-cuantitativo del listado de insumos y
materiales de la existencia en inventario.
El análisis cualitativo se fundamentó en la gestión que se realiza a nivel de bodega,
obteniendo que hay pocos controles de los productos que entran, los que se consumen
y los que están por vencerse. Este análisis permitió conocer que la gestión debe
reforzarse por los costos que tienen estos insumos y por la necesidad de tenerlos
disponibles para todo tipo de intervención quirúrgica
Al realizar la revisión del manual perioperatorio encontramos documentado que según
la Ley de Control Interno se debe mantener un estricto control sobre todos los insumos,
materiales y equipos que se nos den para realizar nuestra labor diaria. Sin embargo, se
comprobó que no existe un inventario con cantidades reales de insumos utilizados. Esto
80
porque se recibe el material, ya sea Almacén Central o el que se compra en forma
directa se revisan fechas de vencimiento se colocan en la estantería y solamente el
personal de la sala de operaciones los toman de las estanterías cuando se van a utilizar
Consideramos que también es de mucha importancia adjuntar a estas matrices una
boleta para personalizar los insumos utilizados. Y de esta manera llevar un control del
gasto real por cirugía para cada usuario, por el funcionario responsable del equipo
utilizado durante la cirugía
4.1.6 Instrumento de control interno:
Boleta personalizada por usuario
Fecha
Sala #
Tipo de Cirugía Especialidad Hora
Nombre
# de Asegurado
Cantidad Insumo Observación
Responsable___________________________ Cargo___________________________
81
4.1.7 Guía de distribución y logística de los suministros disponibles en bodega para su determinado uso.
Fase I Recibo de Materiales y Suministros.
El auxiliar instrumentista de turno recibe los insumos y materiales
despachados por el servicio de proveeduría.
Verifica contra listado y en presencia del funcionario de proveeduría la
cantidad del producto solicitado.
Verifica fechas de vencimiento de todos los insumos y materiales recibidos.
Introduce en el sistema todo el listado de los insumos y suministros
recibidos.(Ficha de registro y control de inventario)
Realiza listado de productos que ingresaron en 0 o en menor cantidad y lo
reporta a la Jefatura inmediata.
Una vez por mes se realiza un inventario en físico de fechas de vencimiento y
existencia real en bodega. (Cedula de Inventario Selectivo).
Fase II
El Auxiliar de Quirófano dentro del mismo lleva control de los insumos y
materiales utilizados por paciente, una vez finalizada la misma se lo entrega
al auxiliar circulante quien será el encargado de realizar el rebajo
correspondiente en el sistema digital del servicio. (Formula Toma física de
inventario de insumos y suministros).
Fase III
Trimestralmente la Jefatura del servicio verificara que se esté llevando el
control adecuado de inventario de los insumos y materiales del servicio de
Salas de Operaciones mediante la aplicación de la formula Arqueos de
Inventario.
82
Conclusiones y Recomendaciones.
5.1 Conclusiones.
Al realizar el estudio sobre el diseño de inventario con que cuenta el servicio de sala de operaciones del Hospital Ciudad Neily se documentó que sí existe un sistema de información, pero no cumple con el control de gasto real de insumos y materiales. El sistema de información y control actual no se considera confiable esto porque no se lleva ningún registro escrito del gasto real.
Sí se cuenta, con la mayoría de los insumos y materiales, antes, durante y después del proceso de atención solo que no se maneja un control de salida estricto, lo cual debilita el control que debe existir para el proceso en general.
Dentro de las debilidades encontradas encontramos las siguientes:
a- No se cuenta con un sistema de inventario donde se muestren las entradas y las salidas de los insumos y materiales que se utilizan en el área.
b- No existe un control de gasto diario por paciente. c- No existe un protocolo interno donde se establezca las necesidades del servicio así
como el control de gasto. El análisis de los fundamentos en lo que se refiere a la administración de inventarios permite introducir diferentes tipos de herramientas que se imponen como una necesidad para el perfeccionamiento del servicio de Sala de Operaciones del Hospital Ciudad Neily.
El procedimiento propuesto en las diferentes herramientas desarrolladas en el capítulo anterior, permite organizar e integrar el control, registro y análisis del inventario de modo que propicia la eficiente utilización de sus recursos materiales.
En el entorno actual, sobre todo del sector público estamos en la obligatoriedad de establecer sistemas de control interno mediante una serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso
indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
83
Todo este ordenamiento jurídico y técnico vigente en el sector público hace que exista
un menor margen para las organizaciones, situación que provoca que estas busquen
continuamente oportunidades de mejora que las haga más ágiles, eficaces y eficientes
en sus controles para garantizar seguridad razonable en la protección del patrimonio
público.
En este sentido, cada vez es más la conciencia sobre la importancia de la gestión de
almacenamiento y distribución de los insumos y/o suministros vitales para la
operatividad y funcionalidad de los servicios en el engranaje productivo, sobre todo
cuando se trata de servicios de salud como es en este caso.
Con la identificación de las debilidades en los sistemas de control de inventarios
existentes en este servicio se pudo apreciar la falta de recursos materiales, falta de
Instrumental, insumos y suministros, por no tener existencias reales y confiables, falta
de equipo tecnológico, lo que conlleva al retraso en la programación quirúrgica,
prolongación de la enfermedad en el usuario. Como ejemplo, en algunas ocasiones no
se ha tenido el lente intraocular en las cirugías de catarata, lo que conlleva a una
reprogramación de la cirugía y causa malestar en el usuario por el tiempo de espera
para dicha cirugía, como podemos ver este usuario continuara con su problema hasta
que pueda llegar nuevamente su próxima cita.
Esto conlleva a una disminución del valor agregado, oportunidad y eficiencia en los
procesos sustantivos de atención directa a los usuarios del servicio de Sala de
operaciones del Hospital Ciudad Neily.
De lo anterior, diseñar e implementar medidas y/o acciones correctivas desde la
perspectiva de logística y control por medio de sistemas de información ágiles,
oportunos, veraces y eficientes, que dan garantía de mantener información actualizada
y real para una toma de decisiones efectiva, razonable, completa e integrada,
respondiendo con agilidad y eficiencia a la razón de ser del servicio gestionante de
dichos sistemas, aspectos ventajosos en la gestión que se consigue gracias a la
84
adecuada y controlada distribución física de los insumos y/o suministros, con lo que el
servicio puede concentrar todos sus recursos en lo que representa el cumplimiento de
sus objetivos diarios sin ninguna demora y reduciendo los tiempos de espera.
El control del almacenaje mediante sistemas de información de control de inventarios,
es una mejora en la gestión de suministros, responde administrativamente a un correcto
orden y administración de inventarios, el cual es uno de los principales factores que
inciden en el desempeño de las empresas y en las ganancias que se obtienen.
Por lo cual es de vital importancia para las organizaciones contar con un inventario bien
administrado y controlado.
El enfoque en esta área debe ser el de mantener un nivel óptimo para no generar
costos innecesarios.
La gestión de los inventarios está compuesta por el control y la planificación de los
mismos, en términos generales se trata de entender tres factores importantes:
1 ¿Con qué frecuencia debe ser determinado el nivel de inventario para cada artículo?,
2. ¿Cuándo debe colocarse un pedido al proveedor?
3. ¿Cuál es la cantidad óptima a ordenar?
El seguimiento y control de inventarios es una actividad medular en el servicio de sala
de operaciones para contrarrestar las causas identificadas como factores críticos de
éxito, y garantizar una rendición de cuentas basada en una seguridad razonable de
sistemas que proporcionen de manera oportuna y eficiente información real y veraz
para la correcta toma de decisiones, pudiéndose inclusive tener una visibilidad confiable
y tomar mejores decisiones además de reducir costos al no cargar con excesos o
faltantes de insumos y/o suministros, y por lo tanto ofrecer un mejor servicio a nuestros
usuarios.
85
5.2 Recomendaciones
Poner en práctica para el presente año 2017 las matrices adjuntas en anexos como
plan piloto para la implementación sistema de inventario y control de los suministros e
insumos utilizados para la operatividad de Sala de Operaciones del Hospital Ciudad
Neily. Diseñados en esta investigación.
Realizar un inventario de toda el área de sala de operaciones utilizando las matrices
diseñadas.
Realizar charla para preparar al personal que se encargara de llevar el sistema de
control de inventario relacionados con el mismo y dar explicaciones prácticas que sirvan
como guía y entrenamiento al personal que no tenga experiencia en la realización de
inventario físico.
Se recomienda la implementación de la siguiente guía de distribución y logística, las
cuales deberían ser implementadas por las siguientes unidades de trabajo Sala de
Operaciones y Bodega.
Esta guía tiene como propósito llevar un efectivo control de los insumos de la Sala de
Operaciones y se ajustan a la Ley General de Control Interno N° 8292, artículo 8, que
dice:
Concepto de sistema de control interno.
Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de
acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar
seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:
a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida,
despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.
b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
86
c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
1. Realizar un conteo quincenal de la mercancía en existencia y verificar si las
cantidades coinciden en el almacén y en el sistema de inventario, así como aplicar
la cédula de arqueos y supervisión constante de los registros del sistema de
información de control de inventarios por vencimientos, con el objetivo de garantizar
su funcionalidad y razonabilidad. Con ello se garantiza un uso adecuado de los
materiales de trabajo por parte de quienes participan en los procesos de trabajo.
2. Coordinar con el servicio de proveeduría el día que se vaya a realizar el inventario,
para evitar que se realicen entregas de nuevos productos de los cuales hay
existencia en la sala de operaciones, a fin de garantizar que no exista despilfarro por
materiales circulantes que no tengan un uso regular o bien que haya suficiente
cantidad en bodega.
3. Mantener el sistema de inventario actualizado al día con las entradas, salidas y
fechas de vencimiento de los insumos y materiales reduciendo así el gasto
inapropiado de estos. Este sistema ha de cumplir con los lineamientos de ley para
garantizar que los recursos utilizados sean los verdaderamente indispensables y
que estén en tiempo para las diferentes necesidades de la Sala de Operaciones.
4. Utilizar el sistema de inventario PEPS el cual es el más óptimo para un adecuado
control de vencimientos, capacitar al personal del orden de la bodega así como
respetar la metodología PEPS, la cual se dará mediante charlas en el momento de
ponerse en práctica el sistema de información. Este sistema se ha de basar en un
sistema de información que permita a la administración activa poseer una gestión
documentada, confiable y relevante con archivos físicos o electrónicos confiables, tal
y como se muestran en las guías elaboradas como producto de esta investigación y
87
que forman parte de los anexos. Este sistema recomendado se basa en lo indicado
sobre sistemas de información de la Ley General de Control Interno artículo 15.
5. Proponer ante la Dirección General del Hospital la automatización del sistema de
control de inventarios diseñados en esta investigación. Se recomienda que mediante
un sistema informatizado se pueden incorporar los recursos utilizados en Sala de
Operaciones de manera simultánea a su uso; con lo cual se refleja un dato exacto
de ingresos y consumo de los artículos. Los formularios propuestos en esta tesis,
pueden incorporarse a ese sistema automatizado, con lo cual también se elimina el
uso de papelería y se puede acceder de inmediato a la información desde cualquier
servicio del hospital si se mantiene en línea el proceso con otras unidades de
trabajo.
6. Se deja un campo abierto para que en otras investigaciones se pueda realizar un
mapeo de los procesos en otros servicios del hospital. El mapeo de procesos es una
forma de identificar riesgos según metodología ya instaurada por el SEVRI. De tal
modo que ante la identificación de un riesgo, la administración activa pueda
implementar un control para garantizar que se cumpla con las directrices de
acatamiento obligatorio en materia de control de los recursos públicos. Mediante el
conocimiento objetivo de los puntos débiles de la gestión, es la vía por la cual se
puedan incorporar la integración de procedimientos de control y asignación de
responsabilidades. La propuesta se orienta, entonces, a disminuir el riesgo en la
administración de los recursos en cualquiera de las etapas administrativas
identificadas en el mapa, con identificación clara de las personas responsables en
cada una de esas etapas por el buen uso de los recursos.
88
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90
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91
6. Anexos
Anexo 1 Organigrama Institucional.
Anexo 2 Esquema de Búsqueda y recolección de datos
92
Anexo 3
MATRICES DE CONTROLES PARA IMPLEMENTAR EN EL SERVICIO DE SALA DE OPERACIONES - HOSPITAL CIUDAD NEILY
Caja Costarricense de Seguro Social
Hospital Ciudad Neily
FECHA
UM CANTIDAD
TOMA FISICA
DESCRIPCION
Nombre: _____________________________ Nombre: _____________________________Firma: ______________________________ Firma: ______________________________
INVENTARIO DE INSUMOS Y/O SUMINISTROS
SERVICIO SALA DE OPERACIONES
PERÍODO __________
Ratifican lo anterior;
93
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Fecha de caducidad
Proveedor
FICHA DE REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO
0
0
0
Responsable de registro
0
Fecha
0
0
Entradas Salidas
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIALHOSPITAL CIUDAD NEILYSALA DE OPERACIONES
Movimiento UMInventario
Inicial
NOMBRE DEL INSUMO O SUMINISTRO
Inventario final
0
0
0
0
0
N° de Compra Directa
Sí No Sí NoÚltimo Inv.
InicialSalidas a la fecha
%
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!
#¡DIV/0!Responsable del control
Firma:_________________________________________
________________________
Ob
sole
to
Ven
cid
o
No
se
uti
liza
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL HOSPITAL CIUDAD NEILYSALA DE OPERACIONES
CEDULA DE INVENTARIO SELECTIVOFecha de realización:
Descripción del Insumo y/o Suministro
Def
ectu
oso
s
Ob
serv
acio
nes
Po
ca d
eman
da
Lo
caliz
ado
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Se
encu
entr
a en
u
so
Causas de no uso
Cantidad Actual
UM
Porcentaje de Rotación del Insumo y/o Suministro
94
Nombre del funcionario que realiza inventario:
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Responsable
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURHOSPITAL CIUDAD NEILYSALA DE OPERACIONES
Nombre del artículo UM Justificación
ARQUEOS DE INVENTARIO
COMPROBACION DEL INVENTARIO MEDIANTE MUESTREO
Fecha: Hora:
Salidas según
registro
Conteo físico
Diferencia
95
Anexo 4
Autorizaciones de permiso
96
97
98
99
100
101
102
103
La fuente de información de la cual es objeto el presente proyecto es de consulta y acceso
libre tanto por el Jefe del Servicio como por el Coordinador del Servicio de Enfermería en
Sala de operaciones. Dicha información se obtiene a nivel local tanto del servicio de sala de
operaciones como del Área de Gestión Bienes y Servicios (Proveeduría local), mediante
acceso de los expedientes de compra, base de datos del catálogo de suministros de nivel
institucional despachos al centro médico, así como los archivos y documentación de las
compras realizadas a nivel local.
104
Anexo 5 Trabajo de Campo
Fecha Actividad Tiempo y hora
Lugar Responsables
03/12/2016 En lección presencial de Taller de Investigación II se documenta nombre del tema e integrantes del grupo
08 a las 17 hrs
UNA
Región Coto
Mirna y Margarita
17/12/2016 En lección presencial de Taller de Investigación II se realizó revisión de objetivo, justificación, planteamiento del problema, marco metodológico y otros relacionados al tema
08 a las 17 hrs
UNA
Región Coto
Mirna y Margarita
7/01/2017 En lección presencial de Taller de Investigación II se realizó revisión y aclaración de dudas referentes al tema
08 a las 17 hrs
UNA
Región Coto
Mirna y Margarita
12/01/2017 Se envía nota solicitando permiso para realización del trabajo de campo por escrito.
08 hrs Jefatura de sala de operaciones
Margarita
16/01/2017 Se realizó revisión observación del área donde se realizara el trabajo de campo.
60 minutos
16:30 hrs
bodega de sala de Operaciones
Mirna, Margarita y Stephanie
secretaria del área quirúrgica
21/01/2017 Se envían datos recopilados a Don Carlos Fuentes profesor asignado como tutor.
Mirna y Margarita
27/01/2017 Recopilación de informacion de insumos y suministros utilizados en el área.
02 hrs
14 a las 16 hrs
Oficina de Sala de Operaciones
Margarita y Mirna
11/02/2017 Nos reunimos para confeccionar los Instrumentos a utilizar en forma digital en programa Excel.
08 hrs
a las 19 hrs
Casa de habitación de Margarita Mejias
Mirna y Margarita
17/02/2017 Recibimos respuesta de nota por escrito de autorización del permiso para realizar trabajo en el área,
08 hrs Margarita
11/03/2017 Terminamos los instrumentos a utilizar en la investigación
16 a las 21 hrs
casa de habitación de
Mirna
Margarita y Mirna
16/03/2017 Se envían datos recopilados y revisados a don Carlos Fuentes
Margarita y Mirna
21/03/2017 Se recibe documento con correcciones a realizar
09/04/2017 Confeccionar el índice
Terminar las conclusiones y recomendaciones
Se envía documento con correcciones e instrumento de trabajo con datos a cuantificar
08hrs Casa de habitación de
Margarita Mejias
Margarita y Mirna
17/04/2017 Corrección de tesis enviada por el profesor. 08 hrs casa de habitación de
Margarita y Mirna
105
Mirna
23/04/2017 Corrección de tesis enviada por el profesor. 08 hrs Casa de habitación de
Margarita Mejias
Margarita y Mirna
27/04/2017 Corrección de tesis enviada por el profesor. 03 hrs casa de habitación de
Mirna
Margarita y Mirna
14/05/2017 Se recibe documento con correcciones a realizar 04 hrs Casa de habitación de
Margarita Mejias
Margarita y Mirna
16/05/2017 Corrección de tesis enviada por el profesor y don Leónidas.
07 hrs casa de habitación de
Mirna
Margarita y Mirna
31/05/2017 Defensa Publica de Tesis 17:30 hrs ICAP Margarita y Mirna
05/06/2017 Se recibe documento con correcciones a realizar
07/06/2017 Se incluyen recomendaciones solicitadas en la defensa
03 hrs Casa de habitación de
Margarita Mejias
Margarita y Mirna
10/06/2017 Se anexa hoja de refrendo, se ordena y se imprime documento para llevar a colocar empaste de lujo y ser presentado al ICAP
02 hrs Casa de habitación de
Mirna.
Margarita y Mirna
106
Grafico # 1
Número cirugías realizadas suspendidas y ausentes en el primer trimestre 2017
Fuente: Departamento de Jefatura de Enfermería Hospital Ciudad Neily
Cirugías realizadas, usuarios suspendidos y ausentes en el primer trimestre 2017
En el Hospital Ciudad Neily
Fuente: Departamento de Jefatura de Enfermería Hospital Ciudad Neily
87
158141
24 321018 8 3
0
50
100
150
200
ene‐17 feb‐17 mar‐17
Título del gráfico
cirugias realizada suspendidas Ausentes
Total de cirugías realizadas en el I Trimestre 2016
Enero Febrero
Marzo
386 87 158 141
Suspendidas
Enero
Febrero
Marzo
66 24 32 10
Ausentes
Enero
Febrero
Marzo
45 18 08 19
107
Anexo 6
Insumos de Sala de Operaciones
Código
Nombre del articulo
Descripción
1-90-01-0123 Solución de Glutaraldehido al 2 % LT 1-90-02-0040 Desinfectante LT 1-90-02-0055 Desinfectante quirúrgico LT 1-90-02-0080 Jabón en pastilla UD 1-90-02-0100 Jabón en polvo KL 1-90-02-0410 Detergente neutro LT 2-03-01-0990 Catéter #18 corto UD 2-09-01-5020 Venda elástica de 10,16 cms UD 2-39-01-0385 Cánula nasal para adulto UD 2-75-01-0520 Bolsa orina 2.1 UD 2-75-01-3040 Equipo para Irrigación de Glicina RTU UD 2-75-02-0050 Sonda Foley No. 8 UD 2-75-02-0100 Sonda Foley Nº 12 UD 2-75-02-0120 Sonda Foley Nº 14 UD 2-75-02-0140 Sonda Foley 2 vías 5 cc Nº16 UD 2-75-02-0160 Sonda Foley 2 Vías 5 cc Nº 18 UD 2-75-02-0225 Sonda Foley Nº 08 2 Vías 5 cc UD 2-75-02-0230 Sonda Foley Nº 10 2 Vías 3 CC. UD 2-75-02-0260 Sonda Foley N 14 2 Vías 5 CC silicón UD 2-75-02-0500 Sonda Foley 3 Vías #22 UD 2-75-02-0520 Sonda Foley 3 Vías 30 cc Nº 24 UD 2-48-09-0510 Alkazyme UD 2-84-01-0150 Tapones para sonda UD 2-84-01-0515 Papel crepado Grado Médico 75 Cms. 111 mtr 2-84-01-0521 Papel crepado Grado Médico 80 mtr 2-84-01-0635 Sistema de sello de agua UD 2-84-01-0705 Tiras para control de esterilización UD 2-88-26-0190 Equipo Desc. De sangre 2 vías UD 2-88-90-1360 Frascos para biopsias UD 2-94-01-0060 Agujas descartable #18 UD 2-94-01-0064 Agujas #20 UD 2-94-01-0068 Agujas #21 c. UD 2-94-01-0072 Agujas #21 L. UD 2-94-01-0076 Agujas #22 c. UD 2-94-01-0080 Agujas #22 L. UD 2-94-01-0084 Agujas #23 c. UD 2-94-01-0088 Agujas #23 L. UD 2-94-01-0092 Agujas #26 UD 2-94-01-0096 Agujas #25 UD 2-94-01-0540 Algodón mr 2-94-01-0560 Aplicadores UD 2-94-01-0580 Apósitos Especiales UD 2-94-01-0600 Apósitos para ojos UD 2-94-01-0605 Apósitos Quirúrgicos esteril peq. UD 2-94-01-0610 Gasa Vaselinada grande UD 2-94-01-0640 Baja lengua adulto UD
108
2-94-01-0642 Baja lengua niños UD 2-94-01-0660 Bolsa plástica abierta para drenaje UD 2-94-01-0680 Bolsas colostomía de niño UD 2-94-01-0860 Catéter para arteria umbilical UD 2-94-01-1260 Cinta para esterilización a vapor UD 2-94-01-1465 Esponja de gasa Quirúrgica 4x4 Radio paca UD 2-94-01-1475 Paño abdominal de niño UD 2-94-01-1476 Paños abdominales de adulto desechables CN 2-94-01-1480 Empaque para est. Sondas ROLL 2-94-01-1680 Conexiones de suero UD 2-94-01-1790 Equipo Hemovac mediano UD 2-94-01-1795 Equipo Hemovac largo UD 2-94-01-1880 Hoja bisturí # 10 CN 2-94-01-1885 Hoja bisturí # 11 CN 2-94-01-1895 Hoja bisturí #15 CN 2-94-01-1900 Hoja bisturí # 20 CN 2-94-01-1940 Hoja para dermatomo UD 2-94-01-1976 Jeringa asepto desc. UD 2-94-01-2020 Tuberculina UD 2-94-01-2040 Jeringa 2 a 3 cc UD 2-94-01-2060 Jeringa 05 cc UD 2-94-01-2080 Jeringa 10 cc UD 2-94-01-2100 Jeringa 20 cc UD 2-94-01-2120 Jeringa 60 cc UD 2-94-01-2270 Leche lubricante FRSC. 2-94-01-2438 Rollo papel grado médico 30 cms 100MT 2-94-01-2439 Rollo papel grado médico 20 cms 100MT 2-94-01-2440 Rollo de papel grado médico 75 cms. ROLL 2-94-01-3000 Torundas de gasa UD 2-94-01-3005 Torundas de gasa radiopaca UD 2-94-01-8110 Venda gasa 3 x 10 UD 2-94-01-8505 Venda Kling UD 2-94-01-8540 Venda transparente para fijación de catéter UD 2-94--01-8545 Apósito transparente para sujetar catéter UD 2-94-02-0320 Ácido Poliglicolico sin Dexon 6-0 C A 3/8 UD 2-94-02-0360 Ácido Poliglicolico sin Dexon 5-0 C A 3/8 UD 2-94-02-0380 Vicryl 4-0 UD 2-94-02-0420 Vicryl 3-0 UD 2-94-02-0440 Ácido Poliglicolico 3-0 con aguja T 5 1/2 UD 2-94-02-0460 Vicryl 3-0 UD 2-94-02-0500 Ácido Poligli-(sin Dexon)2-0 t 5 UD 2-94-02-0540 Ácido Poligli-(sin Dexon) 0,c a t 5 UD 2-94-02-0560 Ácido Poligli-(sin dexon) 0,sin A UD 2-94-02-2010 Catgut Cromico 6-0 c doble aguja s 14 UD 2-94-02-2080 Catgut Cromico 4-0 CA ST-1 O T-16 1/2 c UD 2-94-02-2120 Crómico 3-0 con T 16 UD 2-94-02-2140 Catgut crómico 3-0 con t5 UD 2-94-02-2180 Crómico 2-0 con CT 1 O T-12 1/2 UD 2-94-02-2200 Catgut Cromico 2-0 CA SH 1/2 UD 2-94-02-2240 Catgut Cromico 2-0 CA T 16 UD 2-94-02-2300 Catgut crómico 0 CA CT1 UD 2-94-02-2320 Catgut crómico 0 CA T 5 UD 2-94-02-2340 Catgut crómico 0 sin aguja hebra UD
109
2-94-02-2380 Catgut crómico 1, 1, CA CT 1 UD 2-94-02-2400 Catgut crómico 1 Cromico1, sin aguja hebra UD 2-94-02-2680 Catgut simple 3 - 0 C A SH UD 2-94-02-2700 Catgut simple 3 - 0 CA T-16 UD 2-94-02-2720 Catgut simple 3 - 0 sin aguja, hebra 1,3 UD 2-94-02-2740 Catgut simple 2 - 0 CA T 5 UD 2-94-02-2760 Catgut simple 2 - 0 sin aguja hebra UD 2-94-02-2905 Maxón 1 UD 2-94-02-2915 Malla estéril para hernia inguinal e insicional UD 2-94-02-2920 Vicryl 1 UD 2-94-02-3000 Cera estéril para hueso sobre de 2,5 doc. UD 2-94-02-3100 Cinta umbilical de 3 MM X 45,7 CMS. UD 2-42-01-0185 Compresa hemostáticas de 5,08 X 7,62 cms.surgysel UD 2-94-02-4920 Nylon sin Ethlon Dermalon negra 10-0 C A UD 2-94-02-4940 Nylon sin Ethlon Dermalon negra 6-0 C A UD 2-94-02-4960 Nylon sin Ethlon Dermalon negra 5-0 C A UD 2-94-02-5000 Nylon Negro Monofilamento Dermalón 4-0 UD 2-94-02-5040 Nylon Negro Monofilamento Dermalón 3-0 UD 2-94-02-5060 Nylon Negro Monofilamento Dermalón 2-0 UD 2-94-02-7260 Seda negra trenzada 4 - 0 CA T-16 UD 2-94-02-7320 Seda negra trenzada 3 - 0 CA RB-1 O F-16 UD 2-94-02-7340 Seda negra trenzada 3 - 0 CA SH 1/2 circulo UD 2-94-02-7380 Seda negra trenzada sin aguja sobre de 10 Uds. 3-0 UD 2-94-02-7400 Seda negra trenzada 2 - 0 con aguja SH UD 2-94-02-7420 Seda negra trenzada 2 - 0 con aguja T-16 UD 2-94-02-7440 Seda negra trenzada 0 sin aguja carrete UD 2-94-02-7500 Seda negra 0 trenzada sin aguja sobre UD 2-94-02-7520 Seda Negra Trenzada 1 sin aguja sobre UD 2-94-02-7540 Seda Negra trenzada 2 sin aguja carrete UD 2-94-03-0081 Conector plástico en y, de 4,5 X UD 2-94-03-0090 Conexiones para aspirador UD 2-94-03-0180 Drenos ,penrose , de 0,6 X 45 cms. UD 2-94-03-0200 Drenos, penrose de 1,2 X 40,48 UD 2-94-03-0220 Drenos, penrose , 1,3 X 45 Cms UD 2-94-03-0240 Drenos, penrose , 1,9 X 45 Cms. UD 2-94-03-0267 Gorros descartables UD 2-94-03-0272 Guante desc. p/ examen físico NO estéril pequeño UD 2-94-03-0275 Guantes p/ examen físico estéril extra G UD 2-94-03-0280 Guantes p/ examen físico, estéril mediano UD 2-94-03-0285 Guantes p/ examen Físico, Estéril Grande UD 2-94-03-0295 Guantes p/ examen físico , NO estéril mediano UD 2-94-03-0940 Sonda de aspirar # 10 UD 2-94-03-0300 Guantes p/ examen físico, grande UD 2-94-03-0320 Guantes Qx. reusables 6 PR 2-94-03-0340 Guantes Qx. reusables 6,5 PR 2-94-03-0360 Guantes Qx. reusables 7 PR 2-94-03-0380 Guantes Qx. Reusables 7,5 PR 2-94-03-0400 Guantes Qx. Reusables 8 PR 2-94-03-0600 Sonda duodenal Nº 10, Poliolietileno transp. UD 2-94-03-0680 Sonda duodenal Nº 18, descartable UD 2-94-03-0980 Sonda aspiración cloruro polivinil polietileno No. 14 UD 2-94-03-1000 Sonda aspiración cloruro polivinil polietileno No. 16 UD 2-94-03-1020 Sonda aspiración cloruro polivinil polietileno No. 18 UD
110
2-94-03-1305 Sello de heparina UD 2-94-03-1360 Sonda Trocar , descartable para tórax 28 UD 2-94-03-1390 Sonda C, Trocar ,Torácica Nº 32 largo 32 cms. UD 2-94-03-1420 Catéter Torácico para drenaje sin trocar # 24 UD 2-97-01-0020 Cepillos UD 2-97-01-0150 Mascarilla facial UD 4-70-01-0170 Tarjetas mantenimiento UD 4-70-01-0300 Memorándum UD 4-70-03-0460 Boletas de laboratorio CN 4-70-03-2700 Historia clínica pre operatoria CN 4-70-03-2705 Instrumento intra operatoria CN 4-70-03-2740 Escala aldrete CN 4-70-05-0320 Recuento de gasa CN 4-70-05-0460 Tarjetas solicitud biopsia CN 2-94-03-0940 Sonda aspirar nº10 UND 2-94-04-2080 Agujas para sutura UND 2-51-01-4050 Colorante azul de trympan UND 4-70-03-1610 Verificación de las practicas quirúrgicas CN- 2-94-01-1380 Cintas quirúrgicas adhesivas RO 2-94-01-1585 Dosificadores UD 2-30-01-2740 Extensiones de sueros UD 2-94-01-2280 Llaves de tres vías UD 2-90-01-2430 Prestobarbas UD 2-94-01-0530 Pañales desechables UD 2-94-01-2520 Esparadrapo TUBO 2-94-01-2530 Transporo TUBO 2-94-01-8000 Curitas UDS.
111
Anexo 6
Organigrama Área Quirúrgica Hospital Ciudad Neily
Direcci’on
Dirección General
Jefatura de Sala de Operaciones Jefatura de Anestesia Dirección de Enfermería
Coordinadora de Sala
de Operaciones
Jefatura de Enfermería
Sala de Operaciones Jefatura de Enfermería
Recuperación
Supervisión de Enfermería
Cirugía Ambulatoria
Arsenal Quirúrgico
CEYE
Secretaria de Sala
Operaciones
