Instrucción Administrativa No 03 de 2008 - Recibo y entrega de notarías - Superintendencia de...

Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de Justicia

República de Colombia

INSTRUCCION ADMINISTRATIVA No. 03

Para: Señores Notarios

De: Superintendente de Notariado y Registro

Asunto: Recibo y entrega de notarías.

Fecha: 23 de mayo de 2008

Respetado Notario:

Corno es de su conocimiento, a medida que son superadas las diferentes etapasdel concurso público y abierto para el nombramiento de notarios y el ingreso a lacarrera notarial, convocado por el Consejo Superior, corresponde a lasautoridades nominadoras, en ejercicio de las funciones que les ha asignado ellegislador, proceder al nombramiento de los notarios en propiedad en losdiferentes círculos del país.

Las decisiones que formalizan los resultados anotados, imponen en algunos casosel consecuente cambio en los titulares de los Despachos Notariales, circunstanciaque motiva un afectuoso saludo de agradecimiento dirigido a quienes dejan suscargos, acompañado de nuestros mejores deseos por el éxito de sus futurasactividades, en el entendido que en esta Superintendencia los estima como suyosen cualquier ámbito en que se desempeñen .

.A continuación, me permito solicitar toda la colaboración de quienes debenproceder a la entrega de sus Despachos, para que el proceso de empalme con susucesor se adelante de acuerdo con el marco normativo existente y permita unadelimitación clara de responsabilidades entre el notario saliente y el notarioentrante, con respecto a los asuntos a cargo, diligencia vital para la debida gestióny continuidad del servicio pública notarial.

En (;)ste sentido, el notario saliente hará constar por escrito los resultados de sugestión y, en forma puntual y detallada, hará la entrega de las actuaciones encurso, el protocolo, reportes de informes por cumplimiento de obligaciones a DIAN,UiAF. entre otros, el inventario de archivos físicos, informáticos, minutas degestión, programas de sistemas, equipos de sistemas, procesos, procedimientos,personal a cargo, contratos en curso y determinación presupuestal del Despacho ella fecha de entrega. .

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El empalme debe ser un proceso organizado, transparente e integral, en el cualhaya un espacio abierto para el diálogo y el intercambio de información. Un buenempalme es la garantía de una transición armoniosa, que prevenga riesgos deresponsabilidades disciplinarias, fiscales, administrativas y penales.

Previo a adentrarnos en el fondo del asunto que aquí nos ocupa, es convenienteprecisar que el empalme es un proceso de interacción entre el notario saliente y el

. notario entrante, mediante el cual el primero hace entrega del despacho a sucargo al segundo.

El proceso de empalme debe iniciarse en el momento en que es nombrado elnuevo titular de la Notaría. El mismo finaliza con el levantamiento del actarespectiva suscrita por el notario entrante y el notario saliente, así como por elfuncionario comisionado por la Superintendencia Delegada para el Notariado.

El Capítulo 111del Decreto Ley 960 de 1970, en sus artículos 116 a 120, regula laobligación del Notario saliente de entregar el archivo a quien deba continuar en elejercicio del cargo, mediante inventario que se consignará en Acta de Visita. Laentrega comprende todo el archivo a cargo del notario con arreglo al inventarioque haya recibido y con inclusión del que haya formado durante su ejercicio. Dichaentrega debe hacerse de manera personal.

De esta manera, a continuación se procederá a recordar al Notario Saliente lasobligaciones tanto administrativas y de personal, con las diferentes entidades,respecto al protocolo y en general todo lo relacionado con el archivo de la notaríaasí como lo relacionado con el registro del estado civil de las personas, las cualesdeben entregarse completamente al día.

También se procederá a instruir al Notario entrante respecto de los deberespropios de su cargo, de los cuales empieza a responder desde el momento mismode su posesión.

PARA EL NOTARIO SALlENTE.-

No está por demás recordarle que el archivo de la Notaría lo conforman todos ycada uno de los documentos que autorizó durante el ejercicio de su función, tantoen desarrollo de la labor fedataria como los correspondientes al soporteadministrativo del despacho, de los cuales por disposición legal deberá hacerentrega a su sucesor.

Sobra advertir que de no entregar los soportes del cumplimiento de susobligaciones las mismas se tendrán por no satisfechas, circunstancia de la cualdeberá quedar expresa constancia en el acta de entrega y recibo del archivo deldespacho notarial.

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Local donde funciona la Notaría.- Si el local se tiene en arriendo, el canon debeestar al día, al igual que lo relativo a servicios públicos y demás gastos, necesariospara el funcionamiento de la Notaría, para lo cual se procederá además a lacesión del contrato.

Sistema de Información Notarial SIN.- En la notaría donde se encuentrefuncionando el SIN para el proceso de liquidación, facturación, elaboración deinformes, los mismos deben coincidir con los respectivos soportes. (Circulares 10Y 46 de 2004, arto 14 Ley 29 de 1973, arto 124 Decreto 2148 de 1983.)

Del Notario:- Debe tener al día los aportes tanto a la EPS -salud- como al sistemade pensiones al que se encuentre afiliado. (artículo 153 num. 2 Ley 100/93),

Obligaciones Laborales.- Tales como contratos de trabajo, pago de salarios,cesantías, afiliación y pagos periódicos al Sistema de Seguridad Social en salud,primas, afiliación a caja de compensación familiar, afiliación al sistema depensiones, entrega de dotaciones. (Ley 29 de 1973, artículo 118 del DecretoReglamentario 2148 de 1983, Instrucción Administrativa número 01-39 de 2001,Ley 100 de 1993, Ley 712 de 201, artículos 153 numeral 2, 186, 305 del CódigoSustantivo del Trabajo, entre otras).

Teniendo en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y losnotarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen laobligación de pagarles sus salarios, de afiliarlos al sistema de seguridad social ypagar los aportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar ydemás prestaciones que consagra la ley laboral, contenido básicamente en elCódigo Sustantivo del Trabajo las cuales, es preciso reiterar, deben encontrarse aldía al momento de la posesión del nuevo titular de la notaría.

En cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa causa ola indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las cesantías y susintereses, salarios y prestaciones sociales, el fenómeno de la sustitución patronal,le recuerdo que las mismas se encuentran taxativamente señaladas en el CódigoSustantivo del Trabajo.

En la Ley 100 de 1993 y sus modificaciones, está regulados los aspectos deseguridad social, los cuales aplican para empleados y empleadores, sin tener encuenta su naturaleza jurídica.

Obligaciones del Notario

Con la Superintendencia de Notariado y Registro.- Envío de informes aTesorería. (ars. 122 y 123 Decreto 2148 de .1983, en armonía con la resolución de

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actualización de tarifas notariales vigente para cada año). Los soportes deberánpresentarse al día en la fecha de la diligencia de entrega.

Obligaciones con el Fondo Especial de la Superintendencia (recaudos ysubsidios notariales).- Consignaciones y envío de informes dentro del términolegal. (artículo 28 parágrafo 2°. Decreto 1681 de 1996). El soporte de estaobligación también deberá estar al día de la diligencia de entrega.

Aportes Especiales.- Con todos aquellos valores consignados y remitidos a laSuperintendencia dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel en que se hayapercibido del usuario del servicio. Esta información así como las consignaciones,deberán estar al día al momento de la entrega.(ars. 122 y 123 del DecretoRegiamentario 2148 de 1983)

Obligaciones con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales OIAN.-

Inscripción en el RUT.- En su calidad de Notario y como agente retenedor ycontribuyente del Impuesto sobre la Renta. (Decreto 2788 de 2004, Ley 1111 de2006), debe tener su Registro Único Tributario. La certificación en dicho sentidodebe aparecer exhibida al público.

Dec!araciones mensuales de Retención en la Fuente.- Las que elaboró debencoincidir con lo consignado en los libros de contabilidad. Su valor debe estarrelacionado en la correspondiente escritura objeto de retención. (Ley 1066 de2006, ars. 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 a 606 del Estatuto Tributario).Decreto 2905 de 1985, Decreto 1189 de 1988, Ley 1111 de 2006).

Relación de enajenación de bienes.- De la cual debe reposar copia en unacarpeta de las relaciones enviadas y de los oficios dirigidos a la DIAN.(Resoluciones 1045 de 2005, 12804 de 2006, de la DIAN, arto 629 del EstatutoTributario).

Declaración bimestral impuesto al valor agregado - IVA: (DecretoReglamentario 1250 de 1992, ars. 17,18, del Decreto Reglamentario 2076 de1992, ars. 600 a 603 del Estatuto Tributario). Esta declaración debe haberseelaborado durante todo el período de su gestión y como todas las demásobligaciones deberá estar al día.

Timbre Nacional.- Los notarios por la escrituras públicas, deben responder comoagentes de retención en las actuaciones gravadas por el impuesto de timbrenacional (artículo 518 del Estatuto Tributario, artículo 23 del Decreto 2076 de 1992,Instrucción A.dministrativa 01-26 de 2001)

Aporte Especial de la Administración de Justicia.- (Constitución Política arto131,inc. 1°.: Ley 6 de 1992, arto 135 Decreto 1960 de 1993, Instrucción

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Administrativa 01-26 de 2001). Todos los aportes especiales liquidados yrecaudados durante su gestión deben encontrarse debidamente consignadoshasta la fecha de entrega.

Impuesto de Industria y Comercio: Si existe Acuerdo Municipal que obligue a lanotaría al pago, el cual debe encontrarse al día.

Expedición de facturas.- Las mismas debieron elaborarse a través del SIN, enaquellas notarías en las cuales se encuentra implementado. En las demás enmedio manual. De unas y otras deben reposar todas las copias en el archivo de lanotaría.

Aspectos contables

Libros de Contabilidad.- Los notarios deben llevar contabilidad de susoperaciones (Decreto 2649 de 1993) Los mismos deben estar foliados yregistrados ante la DIAN. Los registros deben coincidir con los contenidos en elinforme estadístico notarial. (Decreto 1347 de 1970, Instrucción Administrativa 01-26 de 2001). Tales registros deben tener sus respectivos soportes en el archivo dela Notaría.

Informe Estadístico Notarial: Los mismos deben encontrarse al día,debidamente organizados y legajados y coincidir con todos los soportes quereposan en el archivo de la Notaría.

Cuenta Única Notarial: Establecida en la Ley 863 de 2003. Se recuerda que endicha cuenta deben estar únicamente consignados los valores de las obligacionesfijadas en el artículo 64 de la mencionada Ley. (Instrucción Administrativa No. 01de enero 2 de 2004.)

De los libros que debe llevar el Notario y de los Archivos

1. Actas de Visita. En una carpeta deben encontrarse organizadascronológicamente las diferentes actas de visitas practicadas por laSuperintendencia de Notariado y Registro a esa Notaría.

2. Libro de relación de escrituras. (ars. 108 Y 110 del Decreto 960 de 1970. Elmismo debe contener la numeración en forma continua, debe coincidir con loreportado en los informes estadísticos y tener las notas de finalización de laanualidad.

3. Libro de índice Alfabético.- Como su nombre lo indica debe ser llevado enorden alfabético y debe estar actualizado conforme al libro de relación deescrituras. Estos dos libros deben coincidir en la información. (art. 111 Decreto960 de 1970, Instrucción Administrativa 01-12 de 2001)


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4. Certificados expedidos: (Artículos 89, 90 Y 96, Decreto 960 de 1970),Cancelaciones de hipotecas (art. 91 Decreto 960 de 1970). Testimoniosespeciales también conocidos como actas de comparecencia (art. 95 y 96 ibídem)

5. Declaraciones extraproceso: De las cuales debe existir copia en el archivo.Las actas de mujer cabeza de familia son exentas y deben estar numeradas convigencia anual. (Decreto 1557 de 1989)

6. Testamentos Cerrados.- (Ars. 29 a 33 del Decreto Reglamentario 2148 de1983) De los testamentos cerrados que se otorguen en la Notaría, deberáelaborarse una relación, la cual siempre debe encontrarse al día.

7. Registro de firmas.- Este registro debe llevarse conjuntamente en libro y entarjetero, los cuales deben contener la misma información. El registro de dichasfirmas debe actualizarse cada año. (Instrucción Administrativa 01-35 de 2001)

8. Depósitos.- Los dineros que se dejen en calidad de depósito, deben constar enactas suscritas por los interesados y relacionarse diariamente. (art. 18 Ley 29 de1973, instrucción administrativa 01-28 de 2001).

9. Libro de Protocolo. El cual debe estar debidamente empastado y en espacioque permita su integridad y conservación. (ars. 106,107,108 Decreto 960 de1970), debe contener notas de apertura y vigencia de cierres anuales. El protocolodebe encontrarse en buen estado de conservación.

10. Empaste.- De conformidad con el contenido del artículo 54 del Decretoreglamentario 2148 de 1983, cuando deban enviarse para empaste losdocumentos que conforman el protocolo de la Notaría, se deberá dejar unarelación de los números con las escrituras enviadas con la fecha de iniciación y determinación del trabajo.

11. Sistema Nacional de Archivos.- Teniendo en cuenta que el notario es unparticular que ejerce funciones públicas, el manejo del archivo a su cargo debeestar sujeto a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000.

12. Libro de Actas de reparto.- En los círculos donde haya más de una notaríase llevará el libro de actas de reparto, el que una vez clausurado se enviará a laSuperintendencia de Notariado y Registro, o a la Oficina de Registro deInstrumentos Públicos correspondiente.

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Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF-

En cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 1957 de 2001, las resoluciones 033y 044 de 2007 de la Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF- y lasInstrucciones Administrativas números 08 y 044 de 2007, el notario debe manteneren su archivo el envío actualizado de los reportes de todas aquellas operacionesque se determinen en las normas en cuanto a transacciones en efectivo, en losmontos allí definidos.

Protección a Población Desplazada

Enajenación de bienes inmuebles de la población en riesgo dedesplazamiento o desplazada. (Decreto 2007 de 2001). Debe reposar en elarchivo toda la información actualizada que demuestre el cumplimiento del deberlegal de aplicar las medidas de protección a los bienes de la población desplazadaasí como el reporte a la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Nuevas competencias de los notarios

Se debe tener especiai cuidado con las solicitudes de inscripción de declaraciónde la calidad de poseedor regular así como para la declaratoria de prescripciónadquisitiva del domino, que se encuentren en trámite ante su despacho,especialmente en cuanto tiene que ver con el cumplimiento de los requisitos ytérminos contemplados en la Ley 1183 de 2008. Dichos trámites deben aparecerdebidamente relacionados con la constancia del estado en que se encuentran almomento de la entrega. De la misma manera deben encontrarse las actas dereparto cuando ha ello haya habido lugar, al tenor del artículo 15 de la citada Ley.

Conciliaciones

En el archivo del despacho a su cargo deben reposar copias de las actas deconciliación celebradas en desarrollo de las funciones asignadas en la Ley 640 de2001. Así como copia de todos los oficios remitidos al Ministerio del Interior y deJusticia, Dirección de Acceso a la Justicia, con los cuales se informa sobre lasconciliaciones surtidas en su despacho.


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Remates

La Ley 794 de 2003 y su Decreto Reglamentario establecieron la posibilidad quelos notarios puedan ser comisionados por la autoridad competente para realizarremates.

Debe encontrarse actualizado el archivo de las comisiones otorgadas por lasdiferentes autoridades judiciales para realizar diligencias de remate.

Registro del Estado Civil de las Personas

En ejercicio de esta importantísima labor deberá, tener presente la fecha desde lacual el despacho notarial para el cual ha sido nombrado viene desarrollando, porautorización de la Registraduría Nacional del Estado Civil, las funcionesrelacionadas con el registro del estado civil de las personas.

Es preciso recordarle que, como parte del archivo de la notaría que debe entregara su sucesor los seriales de registro civil de nacimientos, matrimonio, defunciones,libro de varios, así como sus antecedentes y las tarjetas índices. Todo elloregulado en el Decreto Ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 y demás normascomplementarias.

En cumplimiento a lo normado en el Decreto 1873 de 1971, Decreto Ley 1260 de1970, Instrucción Administrativa número 02 de 2006, deben encontrarse al día elenvío de los duplicados de los seriales de nacimientos, matrimonios y defuncionesa la Registraduría Nacional del Estado Civil.

No puedo dejar de referirme al reporte de novedades altas y bajas de a laRegistraduría Nacional del Estado Civil, que trata la circular 018 de 5 de marzo de2004, al igual que el reporte mensual de producción formato 28.

También deberán encontrarse al día los reportes al Instituto Colombiano deBienestar Familiar sobre la inscripción de hijos extramatrimoniales, de la mismamanera las copias de los telegramas y oficios a las autoridades del registro civilinformando la celebración de matrimonios para que se coloque la nota en elcorrespondiente registro civil de nacimiento de los contrayentes de que trata elDecreto 2668 de 1998, las adopciones a la Registraduría Nacional y el reporte de¡os extranjeros fallecidos al DAS.

PARA EL NOTARIO ENTRANTE.-

Para garantizar la continuidad del servicio notarial, y sin perjuicio de los de másrequisitos que establezca el Consejo Superior en desarrollo del artículo 7 de la Ley


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588 de 2000. el notario entrante deberá cumplir con los que se relacionan acontinuación:

Aspectos Administrativos.-

Locaí.- Debe ubicarse en lugar céntrico, de fácil acceso al público, debe contarcon servicios sanitarios para los usuarios, buena ventilación, buena iluminación.Debe contar con facilidades de accesibilidad para personas discapacitadas.(Constitución Política arto 13 inc. 3 y 47, Ley 361 de 1997, Ley 76 de 2002, ars.159 y 195 del Decreto 960 de 1970, 7 del Decreto 2148 de 1983, InstrucciónAdministrativa número 01-12 de 2001, Instrucción Administrativa número 12 de2007.)

En el evento de que el despacho notarial siga funcionando en el mismo localdonde actualmente se encuentra localizado, debe verificar que se le entregue porparte del anterior notario totalmente al día por concepto de servicios públicos,servicios administrativos, etc, de haber lugar a ello.

Está en la obligación de verificar el estado de las dependencias, de los serviciossanitarios, de las instalaciones eléctricas y de conectividad.

Con la Instrucción Administrativa número 12 de 18 de diciembre de 2007, al hacerun recuento normativo que incluye disposiciones constitucionales, legales ytratados internacionales, esta Superintendencia solicita a los notarios que en untérmino de seis (6 ) meses, contados a partir de la expedición-de dicha Instrucciónadecuen los locales donde funcionan los despachos notariales en cuanto aservicios sanitarios y de acceso para la población con movilidad reducida, deforma tal que se dé cumplimiento a los parámetros señalados en el Decreto 1538de 2005.

Equipo de oficina.- Teniendo en cuenta la eficacia y eficiencia con que debeprestar el servicio que le ha sido encomendado, deberá contar con un equipo deoficina que le permita ímprimirle agilidad. Al efecto debe contar con un númerosuficiente de computadores y de líneas telefónicas.

Si resulta de su interés mantener el despacho notarial en el lugar donde vienefuncionando, deberá acordar lo pertinente con el notario saliente, al igual que lorelativo al mobiliario, siempre teniendo presente la obligación que le asiste deevitar que se afecte el servicio público notarial.

Sistema de Información Notarial-SIN-. El software contentivo del Sistema deInformación Notarial, debe utilizarse en el proceso de liquidación, facturación,

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elaboración de informes con los que cuenta el aplicativo diseñado por estaSuperintendencia. En caso de presentar fallas debe comunicarse con la Oficina deInformática de la Entidad.

De otra parte, es preciso recordarle que, debe hacer entrega de la licencia Oraclecontentiva del correspondiente software que le fue suministrada por laSuperintendencia, así como el computador, donde se encuentra instalada, en loseventos en los cuales tal equipo fue así mismo suministrado por esta Entidad.También debe entregar el archivo de los documentos relacionados con lainformación contable tributaria.

Avisos.-

En la notaría deberán fijarse en sitio visible al público los siguientes avisos:

- El que identifica la notaría.

- El de horario de atención al público autorizado por esta Superintendencia. Elrelativo a las consultas del protocolo que debe ser como mínimo de cinco horasdiarias (I.A 01-12 de 2001) (art.158 Decreto 960 de 1970)

- El de tarifas notariales.

- El de la gratuidad en la inscripción del registro civil.

- Cartelera para fijar edictos.

- Registro Único Tributario - RUT

- Instrucciones Administrativas números 1 y 2 de 2007 sobre firma y toma dehuella.

- El relativo al reparto de minutas y turno de notarías cuando exista más de unaen el círculo notarial.

Personal

Del Notario.- Para la prestación del servicio notarial el territorio de la república sedivide en círculos de notaría que corresponderán a uno o más municipios delmismo departamento, uno de los cuales será su cabecera y la sede del notario.

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De conformidad con el contenido del artículo 157 del Decreto 960 de 1970, elnotario debe residir en la cabecera del círculo notarial. Es afiliado forzoso aSistema Nacional de Salud y a pensiones de conformidad con el contenido delarticulo 153 de la Ley 100 de 1993.

Licencias y permisos.- Estas situaciones administrativas consagradas en la ley,aparecen explicadas en la Instrucción Administrativa número 09 de 31 de agostode 2007.Estas Es

Secretario Delegado.- De conformidad con el contenido del Decreto 1354 de1989, el Notario puede designar un Secretario Delegado quien puede ejercerdeterminadas funciones acorde con la ley, tal como la de autorizar la expediciónde las copias del protocolo. Copia del acto de designación debe remitirse a laSuperintendencia.

Empleados.- De conformidad con la Ley 29 de 1973 y el Decreto reglamentario2148 de 1983, el notario bajo su responsabilidad podrá crear los empleos querequiere el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo. Se impone la obligaciónde pagarles un salario, de afiliarlos al sistema de seguridad social y pagar losaportes patronales, afiliarlos a una caja de compensación familiar y demásprestaciones que la ley laboral consagra.

En cuanto a la estabilidad de los empleados, es preciso advertir que la misma serige por el Código Sustantivo del Trabajo.

Teniendo en cuenta que los empleados de las notarías son particulares y losnotarios sus empleadores, quienes los contratan bajo su responsabilidad, tienen laobligación de pagarles sus salario, de afiliarlos al sistema de seguridad social ypagar los aportes patronales, de afiliarlos a una caja de compensación familiar ydemás prestaciones que consagra la ley laboral, contenida básicamente en elCódigo Sustantivo del Trabajo obligaciones que, es preciso reiterar, debenencontrarse al día al momento de la posesión del nuevo titular de la notaría.

En cuanto a las causales de terminación del contrato de trabajo por justa causa ola indemnización de perjuicios por despido injusto, el pago de las cesantías y susintereses, salarías y prestaciones sociales, el fenómeno de la sustitución patronal,le recuerdo que las mismas se encuentran taxativamente señaladas en el CódigoSustantivo del Trabajo.

En la Ley 100 de 1993 y sus modificaciones, están regulados los aspectos deseguridad social, los cuales aplican para empleados y empleadores, sin tener encuenta su naturaleza jurídica.

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OBLIGACIONES DEL NOTARIO

Con la Superintendencia de Notariado y Registro.- Mensualmente deberánenviarse los informes estadísticos notariales al grupo de Tesorería (ars. 122 y 123Decreto 2148 de 1983, en armonía con la resolución de actualización de tarifasnotariales vigente para cada año).

Para el presente año, se encuentra vigente la resolución número 7880 de 2007.

Obligaciones con el Fondo Especial de la Superintendencia (recaudos ysubsidios notariales). Deben remitirse copias de los informes estadísticosnotariales así como copias de las consignaciones de los valores correspondientes.(artículo 28 parágrafo 2°. Decreto 1681 de 1996)

Aportes Especiales.- Todos aquellos valores consignados y remitidos a laSuperintendencia deben serio dentro de los cinco (5) días siguientes a aquel enque se haya percibido del usuario del servicio. (ars.122 y 123 del DecretoReglamentario 2148 de 1983)

Obligaciones con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN.-

Inscripción en el RUT.- Como agente retenedor y como contribuyente delImpuesto de Renta debe el Notario Inscribirse en el Registro Unico Tributario(RUT). La certificación en tal sentido debe colocarse en sitio visible alpúblico.(Decreto 2788 de 2004, Ley 1111 de 2006).

Declaraciones mensuales de Retención en la Fuente»- Como AgenteRetenedor debe consignar mensualmente los valores percibidos de los usuariosdel servicio, las declaraciones de retención en la fuente deben coincidir con loconsignado en los libros de contabilidad. Su valor debe estar relacionado en lacorrespondiente escritura objeto de retención. (Ley 1066 de 2006, ars. 365, 366,375, 376, 398, 399,400, 603 a 606 del Estatuto Tributario). Decreto 2905 de 1985,Decreto 1189 de 1988, Ley 1111 de 2006).

Relación de enajenación de bienes.- De conformidad con el contenido delartículo 629 del estatuto Tributario, los Notarios deben informar anualmente dentrode los plazos que indique el Gobierno Nacional los apellidos y nombres o razónsocial y NIT de cada una de las personas o entidades que durante el año

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inmediatamente anterior, efectuaron en la respectiva notaría, enajenaciones debienes o derechos.

En la resolución número 12688 de octubre 29 de 2007, la DIAN fijó los plazos parapresentar esta relación durante el año 2008, comenzando el día 25 de marzo yfinalizando el 22 de abril.

Declaración bimestral impuesto al valor agregado - IVA: De conformidad conel contenido de los artículos 600, 601 Y 603 del Estatuto Tributario, el períodofiscal del Impuesto sobre las Ventas es bimestral. Están obligados a presentar ladeclaración los responsables de este impuesto, entre quienes se encuentran losnotarios. El valor del impuesto sobre las ventas retenido, deberá declararse ypagarse dentro de los plazos que señale el Gobierno Nacional, utilizando para talefecto el mismo formulario que prescriba la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales para declarar las retenciones en la fuente de los impuestos de renta ytimbre" (Decreto Reglamentario 1250 de 1992, ars. 17,18, del DecretoReglamentario 2076 de 1992, ars. 600 a 603 del Estatuto Tributario). Estadeclaración como todas las demás obligaciones deberá estar al día.

Timbre Nacional.- De conformidad con el inciso 2°. del artículo 518 del EstatutoTributario y artículo 23 del Decreto 2076 de 1992, las escrituras públicas estásujetas al impuesto de timbre, siempre y cuando consagren la existencia,constitución, modificación o extinción de obligaciones cuya cuantía supere elmonto de causación y en las cuales intervengan como otorgantes, aceptantes,suscriptores, por lo menos uno de los contribuyentes del impuesto, o reúna estacalidad la persona a cuyo favor se expida, otorgue o extienda la misma. Libro IVdel Estatuto Tributario, Instrucción Administrativa 01-26 de 2001)

Aporte Especial de la Administración de Justicia.- (Constitución Política arto131,inc. 1°.. Ley 6 de 1992, arto 135 Decreto 1960 de 1993, InstrucciónAdministrativa 01-26 de 2001).

Impuesto de Industria y Comercio: Si existe Acuerdo Municipal que obligue a lanotaría al pago, el cual debe encontrarse al día.

Expedición de facturas.- Las mismas deben elaborarse a través del SIN, enaquellas notarías en las cuales se encuentra implementado. En las demás enmedio manual. De unas y otras deben reposar las copias en el archivo de lanotaría.


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Aspectos contables

Libros de Contabilidad.- Los notarios deben llevar contabilidad de susoperaciones (Decreto 2649 de 1993) Los mismos deben estar foliados yregistrados ante la DIAN. Sus registros deben coincidir con los contenidos en elinforme estadístico notarial. (Decreto 1347 de 1970, Instrucción Administrativa 01-26 de 2001). Tales registros deben tener sus respectivos soportes en el archivo dela Notaría.

Los mismos deben estar foliados y registrados ante la DIAN. Sus registros debencoincidir con los contenidos en el informe estadístico notarial. (Decreto 1347 de1970, Instrucción Administrativa 01-26 de 2001).

Informe Estadístico Notarial: Mediante Instrucción Administrativa número 03 de27 de febrero de 2003 esta Superintendencia estableció el Informe EstadísticoNotarial con el fin de concentrar la información que se debe enviar a sus diferentesdependencias. El mismo debe enviarse dentro de los quince primeros días decada mes al Grupo de Estadística Notarial, con copias de los certificados depresentación y pago del Impuesto sobre las Ventas (IVA), Retención en la Fuentey Aporte Especial para la Administración de Justicia. En la mencionada Instrucciónse precisan los datos que debe contener el Informe Estadístico.

Cuenta Única notarial: Establecida en la Ley 863 de 2003. Se recuerda que endicha cuenta se consignan exclusivamente los ingresos de la notaría con destinoal pago de derechos por concepto del registro mercantil, el registro deinstrumentos públicos, a la administración de justicia, a las cuentas o fondosespeciales del notariado, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,DIAN, a la Superintendencia de Notariado y Registro y a los demás organismospúblicos que deban recibir provenientes de los recaudas efectuados por losnotarios. (Instrucción Administrativa No. 01 de enero 2 de 2004.) Mediante estacuenta los notarios deberán hacer los pagos o transferencias a cada uno de lostitulares de los ingresos recaudados, sin causar el gravamen a los movimientosfinancieros

Libros de la Notaría y archivo

1. Actas de Visita. En una carpeta deben encontrarse organizadascronológicamente las diferentes actas de visitas practicadas por laSuperintendencia de Notariado y Registroa esta Notaría.

2. Libro de relación de escrituras. (ars. 108 Y 110 del Decreto 960 de 1970) . Elmismo debe contener la numeración en forma continua, debe coincidir con lo

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reportado en los informes estadísticos y tener las notas de finalización de laanualidad.

3. Libro de Indice Alfabético.- Como su nombre lo indica debe ser llevado enorden alfabético y debe estar actualizado conforme al libro de relación deescrituras. Estos dos libros deben coincidir en la información.(art. 111 Decreto 960 de 1970, Instrucción Administrativa 01-12 de 2001)

4. Certificados expedidos: (Artículos 89, 90 Y 96, Decreto 960 de 1970),Cancelaciones de hipoteca (art. 91 Decreto 960 de 1970). Testimonios especialestales como actas o escrituras de comparecencia(art. 95 y 96 ibídem)

5 Declaraciones extraproceso: Las actas de mujer cabeza de familia sonexentas y deben estar numeradas con vigencia anual. (Decreto 1557 de 1989), detodas ellas debe existir copia en el archivo.

6. Testamentos Cerrados.- (Ars. 29 a 33 del Decreto Reglamentario 2148 de1983) A medida que se otorgan testamentos cerrados en el despacho notarial a sucargo, se debe elaborar una relación de los mismos.

7. Registro de firmas.- Este registro debe llevarse conjuntamente en libro y entarjetero, los cuales deben contener la misma información. Las firmas registradascada año deben actualizarse. (Instrucción Administrativa 01-35 de 2001)

8. Depósitos.- Tales depósitos deben constar en actas suscritas por losinteresados y relacionarse diariamente los dineros recibidos por tales conceptos.(art. 18 Ley 29 de 1973, instrucción administrativa 01-28 de 2001).

9. Libro de Protocolo. El cual debe estar debidamente empastado y en espacioque permita su integridad y conservación. (ars. 106,107,108 Decreto 960 de1970), debe contener notas de apertura y vigencia de cierres anuales. El protocolodebe encóntrarse en buen estado de conservación.

10. Empaste.- De conformidad con el contenido del artículo 54 del Decretoreglamentario 2148 de 1983, cuando deban enviarse para empaste losdocumentos que conforman el protocolo de la Notaría, se deberá dejar unarelación de los números con las escrituras enviadas con la fecha de iniciación y determinación del trabajo.

11. Sistema Nacional de Archivos.- Teniendo en cuenta que el notario es unparticular que ejerce funciones públicas, el manejo del archivo a su cargo debeestar sujeto a lo dispuesto en la Ley 594 de 2000.

12. Libro de Actas de reparto.- En los círculos donde haya más de una notaríase llevará el libro de actas de reparto, el que una vez clausurado se enviará a la


República de Colombialiberrod y Orden

Superintendencia de Notariado y Registro, o a la Oficina de Registro deInstrumentos Públicos correspondiente.

Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF-

En cumplimiento a lo ordenado en el Decreto 1957 de 2001, las resoluciones 033y 044 de 2007 de la Unidad de Información y Análisis Financiero -UIAF- y lasInstrucciones Administrativas números 08 y 044 de 2007, el notario debe manteneren su archivo el envío actualizado de los reportes de todas aquellas operacionessospechosas que se determinen en las normas en cuanto a transacciones enefectivo, en los montos definidos por la UIAF.

Protección a Población Desplazada

Enajenación de bienes inmuebles de la población en riesgo dedesplazamiento o desplazada. (Decreto 2007 de 2001). Debe manteneractualizada toda la información que demuestre el cumplimiento del deber legal deaplicar las medidas de protección a los bienes de la población desplazada asícomo el reporte a la Superintendencia Delegada para el Notariado.

Nuevas competencias de los notarios

Se debe tener especial cuidado con las solicitudes de inscripción de declaraciónde la calidad de poseedor regular así como para la declaratoria de prescripciónadquisitiva del domino, que se encuentren en trámite ante su despacho,especialmente en cuanto tiene que ver con el cumplimiento de los requisitos ytérminos contemplados en la Ley 1183 de 2008. Dichos trámites deben aparecerdebidamente relacionados con la constancia del estado en que se encuentran almomento de la entrega. De la misma manera deben encontrarse las actas dereparto cuando ha ello haya habido lugar, al tenor del artículo 15 de la citada Ley.

Conciliaciones

En cumplimiento a lo ordenado en la Ley 640 de 2001 el Notario puede celebrarconciliaciones en materia civil, comercial y de familia, debiendo agotarse laconciliación como requisito de procedibilidad para acudir ante la justicia ordinariaen las materias antes citadas.

En el archivo de! despacho a su cargo deben reposar copias de las actas deconciliación celebradas en desarrollo de las funciones asignadas en la Ley 640 de2001. Así como copia de todos los oficios remitidos al Ministerio del Interior y deJusticia, Dirección de Acceso a la Justicia, con los cuales se informa sobre las

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conciliaciones surtidas en su despacho. El Gobierno Nacional mediante el Decreto4089 de octubre 25 de 2007, fijó las tarifas a cobrar por quienes realicenconciliaciones en desarrollo el mandato legal.

Remates

La Ley 794 de 2003 y su Decreto Reglamentario establecieron la posibilidad quelos notarios puedan ser comisionados por la autoridad competente para realizarremates. Esta Superintendencia se pronunció sobre el tema mediante Resolución1519 de 2003 por medio de la cual fijó las tarifas por concepto del ejercicio de lafunción notarial en las diligencias de remate.

Mediante la Instrucción Administrativa número 14 del mismo año, se precisaron losalcances de todas las normas aquí citadas de modo de facilitar su cumplimientopor parte de los Notarios.

Debe encontrarse actualizado el archivo de las comisiones otorgadas por lasdiferentes autoridades judiciales para realizar diligencias de remate.

Registro del estado civil de las personas

En ejercicio de esta importantísima labor deberá, tener presente la fecha desde lacual la viene desarrollando la notar, por autorización de la Registraduría Nacionaldel Estado Civil.

De la misma manera es preciso informarle que como parte del archivo de lanotaría que debe recibir del notario saliente se encuentran los seriales de registrocivil de nacimientos, matrimonio, defunciones, libro de varios, así como susantecedentes y las tarjetas índices. Todo ello regulado en el Decreto Ley 1260 de1970, Decreto 2158 de 1970 y demás normas complementarias.

En cumplimiento a lo normado en el Decreto 1873 de 1971, Decreto Ley 1260 de1970, Instrucción Administrativa número 02 de 2006, debe enviar los duplicadosde los seriales de nacimientos, matrimonios y defunciones a la RegistraduríaNacional del Estado Civil.

No puedo dejar de referirme al reporte de novedades altas y bajas de a laRegistraduría Nacional del Estado Civil, que trata la circular 018 de 5 de marzo de2004. al igual que el reporte mensual de producción formato 28.

También debe enviar mensualmente los reportes al Instituto Colombiano deBienestar Familiar sobre la inscripción de hijos extramatrimoniales, al igual que lascopias de los telegramas y oficios a las autoridades del registro civil informando la


República de Colombialíbenod y Orden

celebración de matrimonios para que se coloque la nota en el correspondienteregistro civil de nacimiento de los contrayentes de conformidad con lo ordenado enel Decreto 2668 de 1998, las adopciones a la Registraduría Nacional y el reportede los extranjeros fallecidos al DAS y la corrección y asignación del NUIP, a laRegistraduría Nacional del Estado Civil.

Registro Civil de Nacimiento.- Este registro debe efectuarse en el lugar dondeocurrió el nacimiento. Por regla general dentro del mes siguiente a su ocurrencia,con uno de los siguientes documentos: certificado médico (certificado de nacidovivo para los nacidos después de 19 de enero de 1998), certificado de enfermera odeclaración de dos testigos hábiles que presenciaron el nacimiento o que hayatenido noticia directa y fidedigna de su ocurrencia. (ars. 46, 47 Y 48 del DecretoLey 1260 de 1970)

La Ley 387 de 1997 dispuso lo relativo al registro de las personas desplazadas porla violencia.

En cuanto al registro civil de nacimiento de personas pertenecientes a lascomunidades indígenas se deben respetar 'sus tradiciones y sus costumbres enatención a los preceptos constitucionales que reconocen la diversidad étnica ycultural de la nación.

Registro civil de matrimonio.- Deben registrarse todos los matrimonios que secelebren dentro del país de matrimonios católicos y otros credos, en este últimocaso siempre y cuando hayan celebrado convenio con el Estado Colombiano deconformidad con la Ley 25 de 1992.

Los matrimonios celebrados en el extranjero entre dos colombianos pornacimiento, entre un colombiano por nacimiento y un extranjero, entre doscolombianos por adopción o entre un colombiano por nacimiento y uno poradopción, se inscribirán en se inscribirán en una de las oficinas de registroubicadas en Bogotá.

Tratándose de matrimonio católico deberá presentarse la correspondiente partidaeclesiástica.

Con respecto a los matrimonios religiosos no católicos se presenta el actareligiosa correspondiente.

En caso de matrimonio civii, ante Notario o Juez, el matrimonio se debe acreditarcon la escritura de protocolización de las diligencias judiciales o administrativas.

lihertod y Orden

Superlntendencla de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de Justicia


Registro Civil de defunción.- Es el documento mediante el cual se acreditalegalmente el fallecimiento de una persona.

De conformidad con el artículo 77 del Decreto Ley 1260 de 1970, se debenregistrar las defunciones que ocurran en el territorio nacional.

Las defunciones de colombianos por nacimiento o por adopción y las de losextranjeros residentes en el país, se inscribirán en una de las oficinas de registroubicadas en Bogotá.

La muerte natural se debe registrar dentro de los dos (2) días siguientes almomento en que se tuvo noticia del hecho. Pasado este tiempo sólo procederá suinscripción mediante orden impartida por el Inspector de Policía.

El registro procede con uno de los siguientes documentos: el certificado queexpide el médico que atendió a la persona en su última enfermedad, certificado delmédico forense, a falta de estos el certificado expedido por el médico de sanidad.A falta de uno de los anteriores con el certificado expedido por cualquier médicoque desempeñe en el lugar un cargo oficial relacionado con su profesión. Cuandono existan médicos en la localidad se procederá a la inscripción mediante ladeclaración de dos (2) testigos hábiles.

Tratándose de muerte violenta, para su registro se requiere autorización judicial.

Libro de Varios.-

Además de los hechos y actos descritos existen otros que afectan el estado civilde las personas y que deben ser inscritos. Ellos son, entre otros, la adopción, lalegitimación, la cesación de efectos civiles del matrimonio, la liquidación desociedad conyugal, el decreto de interdicción judicial, etc. Todo lo relacionado coneste libro se encuentra regulado en el Decreto 2158 de 1970.

Tarjetas índices.-

De toda inscripción de nacimiento, matrimonio o defunción debe elaborarse unatarjeta indice por sistema manual o sistematizada. Deben archivarse por ordenalfabético.


República de ColombiaUbertod y Orden

De los antecedentes y guarda y conservación de los archivos.

Toda inscripción debe tener su soporte en el documento antecedente respectivo.Los mismos deben guardarse debidamente organizados y empastados al igualque los seriales en los cuales se han realizado las inscripciones. Unos y otrosdeben mantenerse debidamente empastados.

Finalmente, les informo que, adjunto a la presente instrucción les hago llegar elformato de acta de visita que desarrolla la Superintendencia Delegada para elNotariado, el cual, habrá de aplicarse a la diligencia de entrega del archivo porparte del Notario Saliente al Notario Entrante.

Con el cumplimiento de las instrucciones impartidas estimo que al final de ladiligencia queden las cuentas claras y las responsabilidades completamenteindividualizadas, resultado que de manera indiscutible brindará tranquilidad yseguridad a los interesados y, en especial, transparencia al proceso de entrega yrecibo de notarías.

Con toda atención,

LlDA BEATRIZ SALAZAR MORENOSuperintendente de Notariado y Registro

liheriod y Orden



ACTA DE VISITA ESPECIAL PRACTICADA POR LA SUPERINTENDENCIADE NOTARIADO Y REGISTRO A LA NOTARIA xxxxx DEL CIRCULO DE

xxxxxx.

En la ciudad de XXXXX, a los :xx (00) días del mes de:XX:XXo de dos mil siete(2007),compareció al Despacho de la Notaría :xx:xx de este Círculo, la suscrita funcionaria de laXXX:XXX de la Superintendencia de Notariado y Registro, el Doctor XXXX:XX:XXX, conel fin de presenciar la entrega de la Notaría, conforme a la Orden de Visita No. :XXX delXXX (OX) de:XX:XX de la presente anualidad proferida por la 1Directorade Vigilancia.

Enterados los doctores xx:xx:xx:xx:xxx:xx:xx y:XX:XX:XX:XXX:XX:XX, NotarioSaliente y Entrante respectivamente, dispusieron de los medios necesarios para la practica dela misma, la que comprende los siguientes aspectos:

CAPITULO PRIMERO

I. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

DE LOS NOTARIOS:

1. NOTARIO QUE ENTREGA

Desempeñaba las funciones como Notario

2. NOT ARIO QUE RECIBE:

El doctor

3. LOCAL

La Notaría se encuentra ubicada en la XXX:XX:XXX, de la Ciudad de :xx:xx y posee laslíneas telefónicas Nos.

4. HORARIO

a.- De atención al público:

DE LUNES A VIERNES de XXX a :xx:xx

SABADOS de xx:xx XXXX

Uberllld y Orden



Horario Autorizado por la Superintendencia de Notariado y Registro

b- De consulta

Las consultas de Protocolo, y demás se absuelven dentro del siguiente horario:

DE LUNES A VIERNES DE XXXXXX a XXXXXX ..

B- DEL PERSONAL

EMPLEADOS

Se encuentran vinculados a la Notaría xxxxxxx:xx del Círculo de xxxxx, al momento del retirodel doctor :XXXXXXX, xxxxx empleados, cuya situación laboral se encuentra a paz y salvopor todo concepto (Prestaciones sociales), se anexa a la presente fotocopia de las liquidacionesdebidamente firmadas por cada uno de los empleados donde consta el valor que recibieron demanos del Notario Saliente.

Los empleados se encontraban vinculados por Contrato de Trabajo con el Notario Saliente ytodos ellos continuarán laborando con la nueva titular por lo tanto a partir de la fecha seránvinculados por contrato de trabajo con el fin de darle aplicabilidad a la InstrucciónAdministrativa No. 01-39 del 8 de junio de 2001, emanada de la Superintendencia deNotariado y Registro.

Se deja constancia que el empleado XXXXX no fue vinculado con la nueva titular, por lotanto no se encontraba presente al momento de la diligencia.

Las hojas de vida de los :xxxx empleados que se encontraban laborando con el doctor:XXXXXXX, forman parte del archivo que se le entrega a la Notaría Entrante, por lo tantoquedan bajo su custodia.

CAPITULO SEGUNDO

n. OBLIGACIONES FISCALES Y PATRONALES DEL NOTARIO

A. CON LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

En Carpeta especial se archiva copia de los informes junto con las respectivas consignacionespor los recaudos pagados a este grupo. Se verificaron los valores reportados en los Informes



Estadísticos a partir del mes de xxxxxxx hasta el mes de xxxxxx. Queda pendienteXXXXXXX.

Queda un pago pendiente a favor del notario saliente del periodo comprendido. XXXX( verificar donde queda consignado los dineros)

B. CON EL FONDO ESPECIAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO YREGISTRO (RECAUDO S y SUBSIDIOS NOTARIALES)

En Carpeta especial se archiva copia de los informes Estadísticos Notarial junto con lasrespectivas consignaciones por aportes y recaudos que mes a mes fueron remitidos a laSuperintendencia de Notariado y Registro. El último pago se realizó el día:XX de XXXX de ,en el Banco :XXXXX, por valor de $ x:x:x:xxxx.

Queda un pago pendiente a favor del notario saliente del periódo comprendido.XXXX( verificar donde queda consignado los dineros)

C. ENTIDADES DE PREVISIÓN Y SEGURIDAD SOCIAL

Se revisaron las carpetas en las cuales se archivan los recibos de autoliquidación de las E.P.S.,ya las cuales se encuentran afiliados los trabajadores y se verificó que todas se encuentran aldía.

D. CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR-

Se revisó la carpeta correspondiente donde se archivan los recibos emanados de la Caja deCompensación Familiar X:X:X:XXXX,por concepto de los aportes mensuales que se cancelanen la misma entidad, el último pago se realizó el día

E. ADMINISTRACIÓN DE IMPUESTOS NACIONALES

1. DECLARACIONES MENSUALES DE RETENCIÓN

Revisada la carpeta correspondiente se encontraron archivados los recibos oficialesde la Administración de Impuestos Nacionales, mes a mes, de los años XX:XXX, XXX:XX,XXX.XX y se encuentra al día hasta el mes deXXXX, en los cuales se declara y cancela latotalidad de las retenciones recaudadas en el mes inmediatamente anterior, dentro de losplazos establecidos por esa entidad.

Ubertod y Orden



El último pago se realizó el xxxxx (XX) de X:XXX de XXXX9, en el Banco dXXXXX,sucursal XXXX, por el cual se canceló la suma de $ X:X:X:XXXX.segúnrecibo oficial No.0071885.

Queda un pago pendiente a favor del notario saliente del periódo comprendido.XXXX(verificar donde queda consignado los dineros)

2. IMPUESTOS DE TIMBRE

Los últimos valores recaudados por este concepto se hicieron en el año de lXXX, y en losmeses de marzo, abril, y octubre, se relacionaron en el formulario de declaración mensual deRetención en la Fuente y fueron cancelados dentro del plazo establecido por la entidad.

Durante los años de XXXXX XXX, y lo que va corrido del año XXXX no se ha causadoeste impuesto.

3. DECLARACIÓN BIMENSUAL IVA

Luego de revisar la carpeta respectiva se encontraron archivados en forma bimensual losrecibos oficiales de la administración de impuestos nacionales, correspondientes a los añosXXXXX, XXXXX, xxx:x:x y se encuentra al día hasta el bimestre mayo-Junio en los cualesse declara y cancela la totalidad del impuesto recaudado en el bimestre inmediatamenteanterior, dentro del término establecido por esa entidad. el último pago se efectuó elXXXXXX, en el Banco de XXXX, por valor de $ xx:x:xx según recibo oficial No.1268239.

Queda un pago pendiente a favor del notario saliente del periódo comprendido.XXXX( verificar donde queda consignado los dineros)

4. APORTE ESPECIAL ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA

Revisada la carpeta respectiva se encontraron los recibos oficiales de la Administración deImpuestos Nacionales en donde consta el pago mensual de ese aporte durante los años deXXXXXX, y se encuentra al día hasta el mes de XXXX de xxx:x:x por el cual se declaró ypagó la suma de $ XX:X:XX,el xx:x:xx de XX:X:XX,en el Banco XX:X:XX.

Queda lID pago pendiente a favor del notario saliente del periódo comprendido.XXXX(verificar donde queda consignado los dineros)

CAPITULO TERCERO

III. LIBROS DE LA NOTARIA

A. ACTAS DE VISITAS

libertod y OrdAn



En un folder legajador se encuentran archivadas y organizadas todas las actas de visitapracticadas por la Superintendencia de Notariado y Registro; así mismo se encuentran enorden cronológico y consecutivo.

B. DE RELACIÓN DE ESCRITURAS

Se diligencia en el número y orden de columnas que señalan los artículos 109 Y 110 delDecreto Ley 960 de 1970.

Es una relación sistematizada y debidamente empastada en forma anual. Se encuentra comoúltima anotación la escritura No. 3239 del 5 de Agosto de 1999.La anotación de las escrituras se hace en el sistema en orden consecutivo, los librosSe encuentran empastados hasta el año de 1998, al cerrar el año de 1999, se empastará de lamisma forma. Los libros se encuentran en excelentes condiciones de conservación.

C. ÍNDICEALFABÉTICO

A medida que se efectúa el Libro de Relación se va organizando en el sistema el libro Índice,al igual que el anterior se empasta anualmente.

Se lleva en el número de columnas que señala el artículo 111 del Decreto 960 de 1970. Seencuentra diligenciado hasta la escritura No. XXXX del XXXX de XXX de XXXX.

D. DE CERTIFICADOS

En un folder legajador se encuentran debidamente archivados los certificados expedidos porconcepto de cancelación de hipoteca, condiciones resolutorias, etc.

Tienen numeración continua. El certificado mas reciente es el No. XXX de fecha XXXdeXXXX ..

E. ACTAS DE COMPARECENCIA

Se elaboran dichas actas conforme a lo dispuesto en el artículo 95 del Decreto 960 de 1.970.

Las copias se encuentran debidamente empastadas y numeradas hasta el mes de junio de 1999.

F. SUPERVIVENCIAS

Se tiene un formato preestablecido para dar esta constancia, y contiene las especificaciones deLey para el perfeccionamiento del acto. Se guardan copias en una carpeta legajadora y ladiligencia más reciente es de fecha XXXXXXXX.

G. DECLARACIONES EXTRAJUICIO

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Ubertod y Orden



Se tiene un formato preestablecido para dar esta constancia, y contiene las especificaciones deLey para el perfeccionamiento del acto. Se guardan copias en una carpeta legajadora y ladiligencia más reciente es de fecha XXXXXXX de 1999.

H. TESTAMENTOS CERRADOS

Se lleva por el sistema de libros, relacionando por años los testamentos que se van dejando encustodia a la Notaria.

A la fecha de la presente visita se han otorgado catorce testamentos cerrados, el último elotorgado mediante la Escritura pública No. xxx:x: de xxx:x: XXX de XXX. Nombre delTestador: XXXXXXXx. Los sobres se encuentran guardados en una caja de seguridad de laNotaría? Verificar si hay donde estan ..

1. REGISTRO DE FIRl\IAS

Se lleva por el sistema de tarjetas y todo registro esta autorizado por el Notario con la firma deéste y la respectiva fecha. Cuando se trata de personas jurídicas, se acredita la representación yen caso de personas naturales el correspondiente documento de identificación.

En la tarjeta se deja fotocopia del respectivo documento.

Los registros de firmas tienen vigencia anual.

J. DEPÓSITOS

Se lleva por el sistema de libro. Todo registro se relaciona la fecha de recibo, el nombre deldepositario, cédula de ciudadanía, el valor del depósito o documentos de depósito, el nombrede la persona que debe recibirlos y todas autorizadas por el señor Notario.

El último depósito fue efectuado el XXXXXX de XXXX y entregado el mismo depósito elXXXXXX de XXX ..

K. LIBROS DE CONT ABILID.ID

Se encuentran foliados y debidamente registrados ante la DIAN los libros de xxxxxxxx.

CAPITULO CUARTO

IV. DEL PROTOCOLO DE LA NOT ARIA

ESCRITURACIÓN

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AÑO No. DE TOMOS TOTAL ESCRITURAS

DEL REGISTRO CIVIL

A partir del año 19XX se tienen los siguientes tomos:

NACIMIENTOS

AÑOAÑOAÑOAÑO

MATRIMONIOS

AÑOAÑOAÑOAÑO

3. DEFUNCIONES

AÑOAÑOAÑOAÑO4. LIBRO DE VARIOS

Se tienen los siguientes:

AÑO No. DE TOMOS


República de ColombiaUbel10d y Orden

CAPITULO QUINTO

V. DEL TESTIMONIO NOTARIAL

En folios anexos que forman parte integrante de la presente acta, se imponen los diferentessellos y firmas utilizadas por la Nueva Titular y de la persona que quedará encargada deldespacho durante sus ausencias.

CAPITULO SEXTO

VI. CONSTANCIAS

A. DEL NOTARIO SALIENTE:

B. DEL NOTARIO ENTRANTE

C. POR PARTE DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

CAPITULO SEPTIMO

VII. CIERRE

No siendo otro el objeto de la presente diligencia, se termina y se firma por los que en ellaintervinieron, una vez leída y aprobada en todas sus partes en la ciudad de XXXXX. a10sXXXXX (XX días del mes deXXXXX de XXX ..

EL NOTARIO QUE ENTREGA

xxxxxxx

libertad y Orden



EL NOTARIO QUE RECIBE

POR LA SUPERINTENDENCIA,

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