INSTRUCCIONES PARA LOS SOLICITANTES

DE COSTA RICA, HONDURAS Y PANAM Asambleas Especiales de 2015

Como se anunci, se estn planeando varias asambleas especiales para el perodo de asambleas de

2015 en diferentes partes del mundo. La ciudad seleccionada en el extranjero a la cual se invita a los her-

manos de sus respectivos pases es la siguiente:

Ciudad de asamblea Mes de la asamblea

(Se darn las fechas especfi-

cas ms adelante)

Sucursal

anfitriona

Idioma(s) en que se pre-

sentar el programa (Idioma principal en negritas)

Medelln, Colombia Septiembre 2015 Colombia Espaol, con interpreta-

cin al ingls va FM

REQUISITOS PARA SER SOLICITANTE

1) Pueden complementar una solicitud los miembros de la congregacin que tengan 19 aos de edad o ms (cumplidos para el 1 de enero de 2015), que sirven de ancianos, siervos ministe-

riales, o en alguna fase del servicio de tiempo completo; o publicadores ejemplares que ten-

gan 20 aos o ms de bautizados (cumplidos para el 1 de enero de 2015). Los cnyuges bau-

tizados y ejemplares de dichos hermanos pueden complementar una solicitud tambin.

2) A los hijos menores de edad que estn bautizados o no, pero que sean publicadores ejempla-res entre las edades de 12 y 19 (cumplidos para el 1 de enero de 2015), y que todava vivan en

casa, se les permitir acompaar a su padre o madre bautizados. Los hijos de familia meno-

res de 12 aos no sern aprobados delegados ni debern realizar el viaje. Los secretarios

prestarn cuidadosa atencin a este asunto.

3) Adicionalmente, a los hijos adultos bautizados que sean publicadores ejemplares y que toda-va vivan en casa se les permitir acompaar a su padre o madre bautizados.

4) Las personas solteras pueden complementar una solicitud si tienen un compaero de cuarto del mismo sexo, o si estn dispuestas a pagar el precio de una habitacin sencilla. La sucursal

involucrada no har preparativos especiales para que dos delegados solteros compartan una

habitacin. (Los individuos que ahora estn comprometidos para casarse y que se habrn ca-

sado antes de la asamblea pueden hacer una solicitud como grupo, como lo harn las parejas

casadas).

5) Todo solicitante debe investigar cules son los requisitos legales para ingresar el pas anfi-trin. No existe ninguna provisin para hacer consultas o trmites para obtener una visa, en

caso de ser necesaria, o pasaporte mediante la sucursal.

6) Todo solicitante debe gozar de buena salud y no depender de la ayuda de otra persona, ni de una silla de ruedas, un suministro auxiliar de oxgeno, u otro dispositivo relacionado con la

salud. En el pasado, se han recibido solicitudes de personas que tienen graves limitaciones de

vista y audicin que no son corregibles por lentes ni dispositivos auditivos. Otros sufran de

obesidad u otras cuestiones serias de salud y no podan caminar largas distancias ni quedarse

parados por largo tiempo. En tales casos, los viajes largos bajo condiciones fsicas difciles

podra afectar la salud de la persona y tambin afectar las actividades de los otros delegados.

Instrucciones para los solicitantes de Costa Rica, Honduras y Panam Asambleas Especiales de 2015 2

Por lo tanto, se les anima a que antes de solicitar ser delegado, bajo oracin, den seria consi-

deracin a sus limitaciones de salud y su seguridad personal.

7) Por supuesto, todo solicitante debe dar atencin a factores importantes, tales como sus recur-sos econmicos y responsabilidades familiares. Adems, deber estar completamente prepa-

rado para cubrir todos sus gastos de transportacin, hospedaje y alimentacin durante el viaje.

No es responsabilidad de los hermanos anfitriones pagar o contribuir por los gastos de los de-

legados ni se espera que el delegado demande atenciones especiales.

Los solicitantes tienen que ser ejemplares en todo aspecto, incluyendo la manera de vestirse y

su acicalamiento (2 Cor. 6:3, 4a; 1 Tim. 2:9, 10). Sera bueno repasar el folleto Arreglo personal para

los visitantes de Betel. Favor de consultar a un miembro del Comit de Servicio de su congregacin en

cuanto a este asunto. A todo tiempo, y en especial al ser delegado en una asamblea especial, nuestro

vestir y acicalamiento deben reflejar la decencia y dignidad propias de un siervo de Jehov Dios (km

3/98 pg. 7; od pg. 138 prr. 2). Por favor, no vistan pantaln de mezclilla (blue jeans) durante todo su

viaje. Se espera que cumplan con estas normas de vestir y acicalamiento al viajar, al asistir a la asamblea,

al asociarse con los hermanos locales y al ir de paseo.

Nota: Si los ancianos de la congregacin determinan que el publicador ha perdido su estatus

ejemplar, dicha persona ya no calificara para participar de delegado a la asamblea especial. Si este cam-

bio de estatus ocurriera despus de entrar en un acuerdo de negocios con una agencia de viaje u otro pro-

veedor de viaje, como una lnea area u hotel, esa persona todava tendra que correr con todo gasto invo-

lucrado (como, por ejemplo, cargos por haber cancelado, boletos de avin no usados, etctera) incluso si

esto ocurre justo antes de su partida. Dicha persona ser totalmente responsable por cualquier prdida fi-

nanciera asociada con su descalificacin abrupta como delegado.

PREPARATIVOS PARA LA ASAMBLEA

No se les exigir a los delegados seleccionados que utilicen una agencia de viajes en particular. El

nfasis estar en que los delegados se beneficien, no solo de la asociacin espiritual durante los tres das

de la asamblea, sino tambin de convivir con los hermanos locales los tres das adicionales antes o des-

pus de la asamblea para que haya un intercambio de estmulo entre ustedes, por cada uno mediante la fe del otro (Rom. 1:12). Para ello, se requerir un perodo de siete noches (nueve noches mximo) en la ciudad de la asamblea.

No haga ningn plan personal o mediante una agencia de viajes, para los das inmediatamente an-

tes o despus de la asamblea. La sucursal anfitriona ofrecer algunas actividades en las cuales los delega-

dos podrn participar junto con los hermanos locales. Por ejemplo, tal vez puedan acompaarlos al minis-

terio del campo, asistir a convivencias cristianas por las tardes, o visitar juntos lugares de inters en la

localidad. Aun as, el delegado tendr que encargarse de planear algunas actividades personales en la ciu-

dad de la asamblea. Por ejemplo programar sus cenas, el transporte de ida y vuelta al hotel y/o aeropuerto

y seleccionar su alojamiento en un hotel de la Lista de Hoteles Aprobados.

Trmites y documentacin: Debido a que no estar involucrada una agencia de viajes en planear

actividades en la ciudad de la asamblea antes, durante y despus de la asamblea, el delegado ser respon-

sable de averiguar los requisitos para la visa (en caso de ser necesaria), y obtener esta y otra documenta-

cin por su cuenta. Aparte del pasaporte, algunos pases requieren visas u otra documentacin. Por lo tan-

to, es importante que el delegado o un compaero de viaje conozca y entienda los reglamentos de viaje

para evitar problemas de inmigracin tanto al salir de su pas como al entrar al pas extranjero.

Viaje areo: Despus de haber sido seleccionado, el delegado puede escoger una de las siguien-

tes opciones: (1) Comunicarse con la agencia de viajes de su eleccin para comprar los boletos de avin.

(2) Conseguir sus propios boletos de vuelo ida y vuelta a la ciudad de asamblea.

Transporte terrestre: El delegado debe ser un viajero experimentado para hacer sus propios

planes de transporte a su hotel (por carro rentado, taxi, autobs o tren), o para encargarse de esto al llegar

al aeropuerto. Usualmente hay un mdulo de informacin en el aeropuerto conformado por hermanos pa-

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ra orientar a los delegados. En cuanto al transporte al recinto donde se celebrar la asamblea, si el hotel no

queda cerca como para poder caminar, la sucursal anfitriona organizar transporte de ida y vuelta. Adi-

cionalmente, se proveer transportacin a las actividades tursticas programadas por la sucursal anfitriona

los das antes o despus de la asamblea. Se espera que el delegado ayude a sufragar los gastos de transpor-

te por medio de donar algo extra en la caja de donaciones durante la asamblea.

Alojamiento en hotel: No estar involucrada ninguna agencia de viajes en conseguir habitacio-

nes en hotel en la ciudad de la asamblea para los das inmediatamente antes, durante o despus de las fe-

chas de la asamblea. Cuando haya sido seleccionado como delegado, recibir una Lista de Hoteles apro-

bados. El delegado seleccionado se encargar de hacer sus propias reservaciones directamente con uno de

los hoteles de la lista. La reservacin ser por un mnimo requerido de siete noches, o un mximo de nue-

ve, en la ciudad de la asamblea y acorde a su reservacin con la lnea area. En la ciudad de la asamblea,

se requiere que todos los delegados utilicen nicamente los hoteles que aparezcan en la lista aprobada

que proporciona la sucursal anfitriona, aun cuando el delegado crea que puede encontrar una habitacin

ms barata por su propia cuenta. Este requisito se debe a la logstica involucrada en transportar los dele-

gados ida y vuelta a las instalaciones de la asamblea y a las actividades tursticas programadas por la su-

cursal anfitriona. Adems, los hoteles negociados son de buena calidad y el precio acordado se basa en

ocupar cierto nmero de habitaciones en estos hoteles. Tengan en cuenta que debido a que la mayora de

las ciudades de asamblea son destinos tursticos y que los hoteles estn completamente llenos todo el ao,

los precios en algunos hoteles podran ser ms elevados que en las ciudades de las asambleas regionales

en su pas de origen.

Planes para los alimentos: En vista de que ninguna agencia de viajes estar planeando las acti-

vidades de los delegados inmediatamente antes, durante, o despus de las fechas de la asamblea, el dele-

gado seleccionado tendr que encargarse de sus propios alimentos, valindose de los mercados locales o

restaurantes en el rea. La mayora de los hoteles incluirn un desayuno cada da. Con respecto a los ali-

mentos de medio da en la asamblea, existe la posibilidad de que la sucursal anfitriona contrate un vende-

dor para proveerle un almuerzo sencillo o refrigerio para los tres das de asamblea. En tales casos, el dele-

gado puede sufragar el gasto por medio de donar un poco extra en la caja de donaciones durante la

asamblea.

Asociacin con los hermanos locales: Adicionalmente a los tres das de asamblea, se les anima a

los delegados a tomar tiempo para asociarse con los hermanos locales. El requisito de siete noches mni-

mo (o un mximo de nueve) en la ciudad de la asamblea le permitir hacer esto. Como se mencion ante-

riormente, esta asociacin con los hermanos locales incluir salir con ellos al ministerio del campo, aso-

ciarse con ellos en convivencias cristianas o visitar juntos lugares de inters en la localidad. Una vez que

el delegado seleccionado haya confirmado sus planes por medio de comprar sus boletos de avin (o

pagar un depsito con la agencia de viajes) o girar un depsito al hotel para reservar su habitacin,

debe informrselo inmediatamente al secretario de su congregacin. El secretario actualizar el estatus

del delegado a Confirmado en el sitio de Internet jw.org. Una vez Confirmado el delegado, la sucur-sal anfitriona se comunicar directamente con l (o con el contacto de grupo) mediante un correo electr-

nico para saber cul hotel ha conseguido y cules son los das que desea participar en actividades con los

hermanos locales. Al recibir las preferencias del delegado (o de su grupo), la sucursal anfitriona seleccio-

nar de un grupo de voluntarios de las congregaciones locales a un anfitrin especficamente para un pe-

queo grupo de delegados. Por eso, entre ms pronto compre el delegado seleccionado sus boletos o gire

un depsito al hotel, y lo informe al secretario, ms probable ser que consiga sus preferencias en activi-

dades que disfrutar con los hermanos localmente.

Usar una agencia de viajes para excursiones no relacionadas con la ciudad de asamblea:

Como se mencion anteriormente, usar una agencia de viajes es opcional. Sin embargo, as como en el

pasado, al estar en la regin puede que un delegado seleccionado desee utilizar una agencia de viajes para

hacer una excursin en reas cercanas o a otros pases. Se deben programar tales excursiones slo para

antes de arribar a la ciudad de la asamblea o despus de partir de la ciudad de asamblea. En cuanto a otras

opciones, el delegado puede escoger la agencia de viajes que prefiera, o si sabe hacer planes por su cuen-

ta, puede planear sus propias excursiones antes de arribar a la ciudad de asamblea o una vez que parta de

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ella en compaa de otros testigos. Cabe mencionar que las excursiones personales o adicionales no

forman parte de la atencin ni del cuidado que proporcionar la sucursal anfitriona.

Si utiliza una agencia de viajes para planear una excursin antes de arribar a la ciudad de la

asamblea o despus de partir de ella, la agencia puede ayudarle a determinar qu documentacin adicional

necesita para viajar, como visa, pasaporte, u otro trmite. Sin embargo, el delegado es completamente

responsable de obtener todos los papeles y documentacin necesaria para viajar. Por supuesto, la agencia

de viajes puede ayudar a reservar los vuelos necesarios, los hoteles y organizar algunas comidas (al hacer

excursiones fuera de la ciudad de la asamblea). Si un delegado desea que se le incluya en alguna excur-

sin pre o post-asamblea, pero prefiere hacer sus propias reservaciones de avin, debe informarle a la

agencia de viajes que desea comprar un paquete de land-only o terrestre solamente.

Como recordatorio, el delegado no debe hacer ningn plan sino hasta que haya sido seleccio-

nado y el secretario de su congregacin le haya informado y entregado la hoja Resumen de seleccin para la asamblea. Favor de repasar la informacin de Nuestro Ministerio del Reino de noviembre 1990, bajo el artculo Asambleas especiales que honran a Jehov, pginas 7 y 8.

CMO REMITIR LA SOLICITUD

Por favor, no haga la solicitud a menos que est seguro que podr asistir y sufragar los gastos, ya

sea que utilice una agencia de viajes o que planee su viaje personalmente. Como recordatorio, todo solici-

tante debe gozar de buena salud, tener buena movilizacin y no depender de la ayuda de otro ni de una

silla de ruedas, un suministro auxiliar de oxgeno u otro dispositivo similar relacionado con la salud (con-

sulte el encabezado de arriba Requisitos para ser solicitante, punto nmero seis).

Se complementar una solicitud individual por cada miembro de una familia que desee asistir.

Una vez complementada, deber entregarse al Comit de Servicio de su congregacin para revisin. Al

aprobarla, el secretario utilizar la informacin de su solicitud, para capturar sus datos en una solicitud

electrnica en el sitio de Internet jw.org. Una vez capturada la solicitud, se le enviar al solicitante un

mensaje automtico por correo electrnico para que verifique la direccin de correo remitida. Recibir

este mensaje no significa que fue aprobado, ms bien es una prueba de comunicacin y confirma

que su solicitud fue ingresada correctamente. Si en algn momento cambia de direccin electrnica,

infrmeselo al secretario para que l pueda actualizarla en el sitio.

Fecha final para entregarla solicitud: La fecha lmite para entregar la solicitud es el 2 de fe-

brero de 2015. Por lo anterior, entregue, por favor, una copia en papel de su solicitud al Comit de Servi-

cio de su congregacin lo antes posible.

Grupos de viaje: Se har un esfuerzo por poner juntos a los miembros de su familia o amigos.

Sin embargo, el tamao del grupo se limitar a un mximo de ocho personas. Antes de entregar las solici-

tudes, se debe designar a un miembro del grupo como contacto del grupo. Por lo general, un varn servir

de contacto. Sin embargo, si un grupo consta solamente de hermanas, una de ellas podr fungir de contac-

to para el grupo. Para vincularse en un mismo grupo, cada solicitante debe utilizar la misma identificacin

de grupo de viaje.

Cmo obtener y utilizar la identificacin de grupo de viaje (group ID): Para obtener una

identificacin como grupo de viaje, el contacto para el grupo debe pedrsela al secretario de congregacin

lo antes posible. El contacto debe proporcionarle al secretario su direccin electrnica para recibirla. El

secretario obtendr esta identificacin del sitio jw.org y se la entregar al contacto para el grupo. El con-

tacto para el grupo debe proporcionrsela a los otros miembros de su grupo para que cada uno la in-

cluya en su respectiva solicitud. La nica manera de vincular a los solicitantes que deseen viajar juntos es

que todos utilicen la misma identificacin de grupo. Esto incluye a amigos, as como a todos los miem-

bros de la familia (inclusive al cnyuge y otros de la misma casa). Adems, todos los miembros en un

grupo deben tener las mismas preferencias. Por lo tanto, al seleccionar a los delegados para las diferentes

actividades, se usarn como base las preferencias del contacto para el grupo. El contacto para el grupo de

delegados tiene la responsabilidad de mantener bien informados a los miembros de su grupo y deber ser

el primero en ingresar su solicitud.

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SELECCIN DE LOS DELEGADOS

No es necesario que se comunique con la sucursal por telfono o carta para saber si una persona

ha sido seleccionada. Si el Resumen de Estatus en el sitio de Internet jw.org indica Solicitud hecha, todava no se ha seleccionado al individuo. Si a usted se le selecciona para asistir, se le notificar por co-

rreo electrnico y se le proporcionar ms informacin en cuanto a la asamblea, incluyendo las fechas

especficas. Al tiempo de la seleccin, tambin se enviar a la sucursal anfitriona su informacin de con-

tacto. Al comprar sus boletos de avin o girar un depsito para reservar su habitacin en un hotel, favor

de informrselo al secretario de su congregacin y l indicar en el sitio jw.org que usted es un delegado

Confirmado. Luego, la sucursal anfitriona, se comunicar con usted (o con el contacto de su grupo) mediante correo electrnico para averiguar la direccin de su hotel, las fechas y el tipo de actividades que

desea que ellos le programen con los hermanos locales, y as por el estilo. Por lo tanto, al delegado selec-

cionado le conviene conseguir sus boletos lo antes posible e informrselo al secretario de su congrega-

cin.

Si en cualquier momento despus de hacer la solicitud ya no le es posible asistir, por favor, in-

frmele inmediatamente a su secretario que est cancelando, as l actualizar su estatus en el sitio de In-

ternet jw.org.