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Cra. 7 No. 32-16 Ciudadela San Martín Teléfono 327 97 97 www.integracionsocial.gov.co Información Línea 195 F-I-001

Código: INSTR-AD-CM

Versión: 1 Fecha: Diciembre 2010

PROCESO: ADQUISICIONES

PROCEDIMIENTO: CAJA MENOR

INSTRUCTIVO: CAJAS MENORES SDIS Página: 3 de 26

1. Objetivo Establecer y documentar la metodología aplicada para la apertura, manejo y cancelación de las cajas menores utilizadas por la Secretaría Distrital de Integración Social- SDIS. Está dirigida en primer lugar a las y los servidores públicos designados sean éstos de nivel central o de las unidades operativas responsables del manejo de las cajas menores y en ejercicio de sus funciones les permita aplicar y conocer las herramientas que trata las acciones relacionadas de caja menor. Y en segundo lugar a las y los servidores públicos del nivel central quienes son las y los responsables de la administración presupuestal, financiera y legalización de los documentos. La elaboración de este documento enmarca en especial a las siguientes dependencias de la SDIS para la aplicación del instructivo: a) Las Subdirecciones Locales para la Integración Social, los Centros de Desarrollo Social y los Centros Crecer adscritos a estas. b) La Dirección Poblacional con destino a los Centros de Atención Integral adscritos a esta. c) La Subdirección para la Familia con destino a las Comisarías de Familia. d) La Subdirección para la Vejez, encargada de financiar los gastos de los centros de Desarrollo Social Bosque Popular y Bello Horizonte, e) La Subsecretaría y f) Dirección de Gestión Corporativa 2. Marco Conceptual 2.1. Caja Menor Medio efectivo de fondos renovables que se proveen con recursos del presupuesto destinado a la SDIS cuya finalidad es atender erogaciones de menor cuantía que se presenten por necesidades imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables para la buena marcha de la administración y los servicios que no pueden ser atendidos o solucionados por los canales generales de contratación, logrando cubrir las necesidades básicas de nuestra población y por ningún motivo debe desviarse su objetivo utilizándose para satisfacer gastos personales u otros. La elaboración del presente instructivo se enmarca dentro de la normatividad vigente sobre la materia, en especial la contenida en:

- La resolución No. 356 de septiembre de 2007 por la cual se adoptó el manual de procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, integrado por el Catálogo General de

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Cuentas (PGCP), los procedimientos e instructivos contables. Como herramienta indispensable para la uniformidad de los registros contables de las CAJAS MENORES.

- - Decreto 061 de febrero 14/07 de la Alcaldía Mayor y Secretaría Distrital de Hacienda por el

que se reglamenta el funcionamiento de las cajas menores. - Resolución 001 de 2009 de la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaría de

Hacienda “Por la cual se adopta el manual para el manejo y control de las cajas menores”. - Resolución por la cual se constituyen las cajas menores de la Secretaría Distrital de

Integración Social. - Circulares de la SDH - Dirección de Contabilidad - Ley 223 de 1995 artículo 40 – Requisitos de la factura - Estatuto Tributario Colombiano - Manual de Retención en la Fuente 2.2. Constitución Las cajas menores se constituyen únicamente para cada vigencia fiscal, mediante Resolución de constitución suscrita por la Secretaria Distrital de la SDIS en la cual se indicarán claramente los siguientes aspectos:

- Cuantía - Finalidad - Unidad ejecutora - Objeto o finalidad de los fondos destinados a la caja menor - Discriminación de los gastos que se puedan realizar de acuerdo con la normatividad

vigente - Indicación de los rubros presupuestales que se afectarán y su cuantía - Cargo del funcionario asignado como ordenador de la caja menor

En el evento de que una CAJA MENOR quede inoperante no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

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2.3. Cuantías Máximas Mensuales Autorizadas Las cuantías máximas mensuales autorizadas de las cajas menores se establecen de acuerdo al Decreto Distrital 061 de 2007, para la SDIS la sumatoria de los montos de todas las cajas menores no podrá ser superior a las cuantías señaladas así:

VALOR DEL PRESUPUESTO EN SALARIOS MINIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES

MAXIMA CUANTIA MENSUAL EN

S.M.M.LV MENOS DE 15.000 25 15.001 A 25.000 45 25.001 A 55.000 110 55.001 A 100.000 150

100.001 A 200.000 180 200.001 A 300.000 200 300.001 EN ADELANTE 350

3. DESARROLLO 3.1. RESPONSABLE DEL MANEJO Se designará a una servidora o servidor público responsable de la caja menor el cual esta debidamente autorizado mediante acto administrativo y deberá ser amparado mediante póliza de manejo, la cual debe cubrir el 100% del monto del fondo de caja menor establecido. La o el servidor público designado para esta labor deberá estar habilitado y capacitado para su adecuado manejo y no podrá manejar más de una Caja Menor. El área de contabilidad solicitará a los ordenadores del gasto, la designación de la o el responsable del apoyo para el manejo de la caja menor, donde se debe especificar y tener en cuenta lo siguiente:

- El responsable debe ser servidora o servidor público de planta y con cargo de profesional

- Nombre y Número de cédula del responsable - Número de cuenta bancaria y tipo de cuenta bancaria - Certificación en la cual se especifique que el o la servidora pública no tenga

responsabilidades fiscales o proceso, la cual será expedida por la o el Contador de la Secretaría Distrital de Integración Social.

NOTA: Cuando se requiera el cambio del responsable de la caja menor, el ordenador del gasto debe comunicar por escrito al área de contabilidad el nombre y número de cédula del nuevo responsable.

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3.2. FUNCIONES DEL RESPONSABLE Llevar y mantener al día los libros de caja, bancos y demás auxiliares que se requieran para el control de los fondos. Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con las normas exigidas. Legalizar oportunamente las cuentas para los reembolsos Mantener la liquidez para atender los bienes o servicios. Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias. Elaborar mensualmente la Información Exógena. Responder por el buen manejo y utilización de los fondos entregados. Efectuar las deducciones de los descuentos tributarios. Atender los Arqueos de Caja menor 3.3. FUNCIONAMIENTO Y MANEJO DE CAJA MENOR Las cajas menores funcionaran contablemente como un fondo fijo, y únicamente su movimiento tendrá relación directa con la creación, aumento, disminución, cancelación definitiva y cambio de responsable.

a. Los dineros que constituyen las cajas menores se manejarán a través de cuenta corriente oficial manejada por el responsable asignado para el manejo de la caja.

b. Manejo en efectivo. Se podrá manejar en efectivo hasta una cuantía no superior a (5)

cinco SMLMV. Estos recursos serán administrados por el responsable facultado, protegidos en caja fuerte y debidamente asegurado, al igual que chequeras en las cuales no se puede dejar cheques firmados en blanco.

3.4. DESTINACIÓN Los dineros que constituyen las cajas menores solamente pueden utilizarse en los gastos identificados y definidos en la Resolución de Constitución y referenciados para cada caja menor constituida; sin exceder en la sumatoria la cuantía máxima mensual, establecida en la reglamentación vigente en el Decreto Distrital 061 de 2007.

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3.5. LÍMITES Los gastos que se efectúen en efectivo por CAJA MENOR no podrán superar en cada operación el equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV) y no podrá efectuarse ninguna clase de fraccionamiento en las compras. 3.6. PAGOS CON CHEQUE Cuando se trate de gastos que se deban pagar mediante cheque, éste deberá girarse únicamente a nombre del proveedor, con los correspondientes sellos restrictivos de “páguese al primer beneficiario”. Los pagos superiores a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes se harán única y exclusivamente con cheque. Esta restricción no cubre a las CAJAS MENORES cuyos montos totales se manejan solo en efectivo. 3.7. SOPORTES COMPROBANTE DE EGRESO (ANEXO 1) Para efectos de la comprobación de cada gasto las facturas, recibos, cuentas y demás documentos que expida el proveedor o el prestatario del servicio deberán cumplir los siguientes requisitos: - Las facturas, recibos y demás comprobantes deberán estar elaborados en original y para efectos tributarios la expedición de estos documentos contendrán los siguientes datos mínimos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. c. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto

con la discriminación del IVA pagado. d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de

facturas de venta. e. Fecha de su expedición. f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. g. Valor total de la operación. h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h) deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar.

NOTA 1 (ANEXO 2)

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El documento equivalente a la factura será diligenciado en el formato previamente establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda, debidamente firmado por los responsables (proveedor). NOTA 2 a) Al momento del pago se tendrá en cuenta si el valor a cancelar supera las bases establecidas para los descuentos tributarios. b) Los documentos no podrán presentar enmendaduras o tachones. c) Cuando se adquieran elementos devolutivos la o el Servidor Público ordenador del gasto y el responsable del manejo de Caja Menor informarán al área de Apoyo Logístico y exigirá la elaboración del respectivo comprobante de entrada y salida de almacén del bien o bienes adquiridos, y serán entregados al responsable de inventario de la correspondiente área, ya que formará parte de los bienes de Propiedades, Planta y Equipo en servicio de la SDIS. d) Cuando sea estrictamente necesario que una compra la realice un servidor o servidora pública distinto al responsable de la CAJA MENOR, la entrega del dinero deberá soportarse a través de recibos provisionales; los cuales serán legalizados ante el responsable dentro de los (3) tres días hábiles siguientes al desembolso. (Anexo 3).

En caso contrario la responsabilidad total de la compra recaerá sobre la o el servidor público que firmó el recibo provisional y se procederá a determinar la correspondiente responsabilidad en proceso en el área de Contabilidad. 3.8. PROHIBICIONES No se podrán realizar con fondos de CAJA MENOR las siguientes operaciones: a) Comprar elementos cuya existencia esté comprobada en las bodegas y depósitos de la entidad ubicadas en el área geográfica donde funciona la respectiva caja menor. b) Fraccionar compras de un mismo bien o servicio en una misma fecha. c) Realizar pagos por concepto de servicios personales, contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares. d) Adquirir bienes o servicios destinados a dependencias diferentes a la cual esté adscrita la CAJA MENOR. e) Efectuar préstamos personales. f) Realizar cualquier pago por concepto de contratos.

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g) Cambiar cheques a personas naturales o jurídicas. h) Contratar obligaciones a crédito. i) Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de creación. j) Efectuar desembolsos que no formen parte del objeto del gasto señalado en el acto de creación. k) Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización. La ejecución de los recursos de la caja menor esta bajo la total responsabilidad del servidor(a) público(a) asignado(a) para tal fin. 3.9. LEGALIZACION PARCIAL Y SOLICITUD DE REEMBOLSO 3.9.1. SOLICITUD DE REEMBOLSO (ANEXO 1, 4, 5, 6 y 7) Estará conformado por los siguientes formatos:

- Comprobante de egreso (anexo 1) - Relación de gastos del mes (anexo 4) - Relación de descuentos tributarios (anexo 5) - Información Exógena ( anexo 6) - Conciliación Bancaria (anexo) 7

La solicitud de reembolso se efectuará una vez al mes en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el 70% del monto total autorizado. Formato de relación de gastos (anexo 4) Esta deberá incluir como mínimo:

a. Identificación de la CAJA MENOR para la cual se efectúa el reembolso. b. Cargo de la o el responsable. c. Período que cubre el reembolso. d. Valor girado e. Relación consecutiva de los comprobantes de egreso por el año fiscal. f. El valor total a girar por cada concepto de gasto.

La solicitud de reembolso, con todos sus soportes, la presentará la o el servidor público responsable del manejo ante el ordenador del gasto, quien con su firma autorizará el reembolso correspondiente.

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La Tesorería o Pagaduría Distrital girará al responsable del manejo de la CAJA MENOR el valor neto resultante del valor total de las adquisiciones y gastos efectuados en el período, menos el valor de los descuentos tributarios realizados. El Formato de la relación de descuentos tributarios debe incluir.

a. Identificación de la entidad receptora (S.D.I.S) b. Identificación de la CAJA MENOR para la cual se efectúa el reembolso c. Período que cubre el reembolso. d. Relación consecutiva de proveedores a la cual se les afecto descuento tributario

indicando los siguientes puntos: - Razón social del proveedor - Identificación proveedor - Número del Documento Soporte (Factura, Recibo, Tiquete Registradora, etc.) - Concepto tributario (por compras o servicio) - Valor Bruto de la Compra o Servicio - Valor de los Descuentos, discriminando su naturaleza:

a- Retención en la Fuente por compras b- Retención en la Fuente por servicios, c- Retención en la Fuente de Industria y Comercio ICA d- Retención en la Fuente sobre el Valor Agregado IVA, entre otros

- Valor total retenciones (suma de los descuentos tributarios) - El Valor Total por Columnas de cada rubro y por concepto.

e. Firma, identificación y cargo del Responsable de La Caja Menor. Comprobante de egreso (ANEXO 1). Son los documentos como facturas, recibos,

comprobantes de ingreso al almacén y demás soportes que justifiquen el gasto, estos deben incluir.

a. Número consecutivo: Se numeran en orden ascendente y cronológico,

correspondiente al año fiscal b. Beneficiario c. Fecha d. Forma de pago: efectivo o cheque e. Número factura f. Unidad operativa donde se realiza la compra o servicio g. Concepto de la compra o servicio h. Concepto de rubro que afecta según resolución de constitución i. Valor Bruto de la Compra o Servicio j. Valor de descuentos afectados k. Total descuentos tributarios l. Valor neto girado m. Valor en letras neto girado n. Firma responsable e identificación o. Firma proveedor e identificación o NIT proveedor p. Aprobación ordenador del gasto

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3.10. LEGALIZACION DEFINITIVA Dado que la Caja Menor opera únicamente durante una vigencia fiscal; su legalización definitiva deberá hacerse antes del 28 de Diciembre del año fiscal respectivo. La o el servidor público responsable de la CAJA MENOR presentará una relación de los gastos diligenciando los formatos establecidos, anexando los comprobantes de pago con sus soportes, recibos de caja expedidos por Tesorería Distrital donde conste el reintegro de los dineros no ejecutados o descuentos tributarios. En la legalización definitiva se deben tener en cuenta las formalidades establecidas para gestionar un reembolso corriente, su diferencia consiste en indicar mediante una nota que dice: LEGALIZACIÓN DEFINITIVA SIN SITUACION DE FONDOS AFECTANDO PREDIS Y SIN AFECTAR PAC. El responsable de la Caja Menor responderá fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la oportuna legalización definitiva de la misma, situación que al cierre de la vigencia fiscal dará lugar a que el o la Contadora de la Secretaría Distrital de Integración Social, registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes de fondos e informando a la Oficina de Control Interno. 3.11. CANCELACION DE UNA CAJA MENOR Cuando se considere que el funcionamiento de una CAJA MENOR es innecesario, ésta podrá ser cancelada por disposición de la misma autoridad que ordenó su constitución por voluntad propia o a petición de una autoridad competente. La cancelación se ordenará mediante resolución después de haberse legalizado todos los gastos que se hubieren realizado, de acuerdo con lo mencionado en el presente instructivo. 3.12. ARQUEOS DE LA CAJA MENOR (Anexo 11)

Se realizarán arqueos periódicos y sorpresivos por las y los servidores públicos del área de Contabilidad, con el fin de garantizar que las operaciones estén debidamente sustentadas, que los registros sean oportunos y adecuados y que los saldos correspondan; constatando los recursos asignados a las cajas menores, realizando el conteo físico, el control y seguimiento a cada uno de los rubros presupuestales autorizados en las respectiva Resolución de Constitución, independientemente de la verificación por parte de Control Interno o Contraloría Distrital.

De los resultados que se establezcan en los arqueos se debe dejar constancia en informe suscrito por la o el servidor público que practique el arqueo. La copia del informe se debe remitir a la subdirección Administrativa y Financiera y Oficina de Control Interno.

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En caso de presentarse diferencias por sobrantes o faltantes, la subdirección Administrativa y Financiera informará de ser pertinente, a la Oficina de Control Interno o a la Oficina de Asuntos Disciplinarios para las investigaciones a que haya lugar.

En los arqueos se debe tener en cuenta que la suma del efectivo, el saldo en bancos, los comprobantes de egreso y los recibos provisionales, sean iguales al valor total autorizado.

3.13. CONCILIACIONES BANCARIAS (anexo 7)

Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de la Caja Menor, serán los encargados de elaborar la conciliación bancaria en el anexo establecido por la SDIS: que consiste en confrontar el extracto bancario con el libro auxiliar de Bancos, lo cual se realizará para establecer diferencias si estas llegaran a presentarse; y deberán enviar mensualmente al área de Contabilidad junto con los soportes del reembolso copia de la conciliación realizada del mes inmediatamente anterior al del reembolso. Las y los Servidores Públicos responsables del manejo de las cajas menores, responderán disciplinariamente, civil, tributaria, fiscal y penalmente por las acciones y omisiones resultantes de sus actuaciones, con respecto a la administración de estos recursos.

3.14. REGISTROS

Todo servidor y servidora responsable del manejo y administración de una Caja Menor deberá llevar libros auxiliares que le permitan controlar las operaciones que realice con cargo a los recursos del Fondo Fijo. 3.14.1. LIBROS AUXILIARES Se debe abrir un libro auxiliar para manejar la parte en efectivo y un libro auxiliar para el correspondiente manejo en cuenta corriente. El libro auxiliar de bancos (anexo 8) se debitará con las consignaciones y se acreditará con los pagos efectuados en cheque. El libro de ingresos y gastos (anexo 9) se debitará con el giro bancario y se acreditará con los diferentes gastos preestablecidos en la resolución de Constitución. 3.14.2. SALDOS DIARIOS Los libros auxiliares deberán mostrar en su registro los saldos en forma diaria, a medida que se vayan utilizando los dineros de la Caja Menor. Mensualmente se efectuará el cierre de los libros, sumando débitos y créditos y determinando su saldo final. Igualmente, al terminar cada vigencia, el funcionario responsable de la Caja

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Menor hará un corte contable, el cual implica el reintegro del efectivo y del saldo en cuenta corriente. El reintegro se podrá efectuar directamente en la Tesorería Distrital, cuyos recibos serán los soportes para el cierre definitivo. La sumatoria de los saldos diarios del libro de caja y de bancos, más los reintegros legalizados será igual al monto total del Fondo Fijo de Caja Menor. 3.15. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.15.1. PROCEDIMIENTO APERTURA DE CAJA MENOR

No. Actividad Detalles Registros Responsable. CICLO PHVA

INICIO

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Recepción de Presupuesto de Cajas Menores de los puntos correspondientes

Cada año, los puntos de caja menor que requieren ajustes, remiten a Contabilidad la correspondiente solicitud, debidamente justificada para su estudio y consolidación. Los puntos que no solicitan ajustes especiales, no remiten solicitud y su presupuesto será de acuerdo al incremento del IPC autorizado.

Oficio de solicitud

Sub área Contabilidad / Área Financiera

P

Verificación Presupuesto

Vigencia

Se consolida la información presupuestal de Caja menor para la siguiente vigencia. Se verifica si cumple o no con los parámetros establecidos de justificación.


V

NO CUMPLE Devolución para ajustes por parte de los Puntos de Caja Menor

2. Realizar ajustes

Las dependencias facultadas para el manejo de las cajas menores deben realizar los ajustes respectivos

Oficio de devolución Según Proyectos A

3. SI CUMPLE – Elaborar Proyecto de Resolución

Elaboración del Proyecto de Resolución con base en la información recaudada y verificada.

Proyecto Resolución


H

ENVIO A LA DADE Se remite el proyecto de Resolución para revisión y aprobación

Oficio remisorio


H

4. VERIFICACION PROYECTO RESOLUCION

Revisan y conceptúan su aprobación o no DADE V

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NO CUMPLE Si no cumple se devuelve a Contabilidad para su ajuste.

Oficio Devolución DADE A

5. SI CUMPLE – Notificar Aprobación

Se notifica a Contabilidad su aprobación

Oficio Aprobación DADE H

6.

SOLICITUD A RESPONSABLES DE PROYECTO ENVIO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Con la aprobación, el área de contabilidad envía oficio a los responsables de los proyectos, y envió de disponibilidad presupuestal.

Oficio Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

7.

RECEPCION Y CONSOLIDACION DISPONBILIDADES PRESUPUESTALES

Se reciben las disponibilidades las cuales se incorporan en el proyecto de resolución

CDPS Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

8.

SOLICITUD DE CERTIFICACIÒN DE AMPARO DE POLIZA GLOBAL EXPEDIDO POR APOYO LOGISTICO

Se solicita la certificación como insumo al proyecto de Resolución. Oficio


H

9. CERTIFICACION DE AMPARO

Documento que sirve de insumo al Proyecto de Resolución Certificación Apoyo Logístico H

10.

INCORPORAR Y DEFINIR PROYECTO DE RESOLUCIÓN

Elaborar proyecto de resolución con los insumos recibidos

Proyecto de Resolución


H

REMISIÓN DE PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA REVISIÓN JURÍDICA

Incorporados los insumos de las diferentes áreas se remite el Proyecto de Resolución para revisión y aprobación.

oficio Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

11. VERIFICACIÓN La oficina Jurídica verifica si cumple o no con los parámetros legales

Oficina Jurídica V

NO CUMPLE Devolución para ajustes a la actividad 10.

Oficio Devolución Oficina Jurídica A

12. SI CUMPLE – Notificar por escrito su sprobación

Notificación de la aprobación de la resolución

Oficio Aprobación Oficina Jurídica H

13. TRAMITAR FIRMA DE DESPACHO

Se remite a despacho la Resolución revisada para firma y aprobación.

Resolución Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

14. DIVULGAR Y SOCIALIZACION DE LA RESOLUCION

Se procede a Oficializar la Resolución legalizada

Oficio / Resolución


H

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15. ELABORAR Y ENVIÓ DE LA CIRCULAR

Dentro de los cinco días siguientes a la expedición de la Resolución se elabora y envía la circular por medio de la cual se informan las bases y demás lineamientos tributarios y contables y se solicita el cumplimiento del INSTRUCTIVO.

Circular Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

16.

SOLICITUD NOMBRE PROFESIONAL DE APOYO PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR

Se solicita el nombre del profesional de apoyo para el manejo de la caja menor designado por le Ordenador del Gasto.

Oficio Sub área Contabilidad / Área Financiera

H

17.

ENVÍO DESIGNACIÓN DEL PROFESIONAL DE APOYO PARA EL MANEJO DE LA CAJA MENOR

Las Dependencia facultada para el manejo de la caja menor envía la designación del profesional de apoyo para el manejo de la caja menor.

Oficio Designación Según Proyectos H

VERIFICACION

Se verifica el cumplimiento de requisitos de los responsables designados para el manejo de caja menor


V

NO CUMPLE Se notifica y se devuelve a la actividad 16. oficio


A

18.

SI CUMPLE – Certificar cumplimiento de requisitos

Se expide Certificación de cumplimiento. Certificación


H

FIN FIN

3.15.2. ACTIVIDADES PARA REEMBOLSO DE CAJA MENOR

No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia Responsa

ble Observación

1 Radica en el área Financiera (Contabilidad) el reembolso de caja menor con los documentos soportes, conciliaciones bancarias (mes anterior), CD información exógena, debidamente archivados con los comprobantes de gastos definiendo los montos por los rubros presupuestales utilizados.

Dependencia competente

Ordenador del gasto de cada

caja menor

La solicitud de reembolso se

Efectuará una vez al mes.

2 Revisar la relación de gastos del reembolso de la caja menor

la cual debe coincidir con los soportes de las facturas adjuntas, fechas del período del reembolso. Verifica que los gastos que afectan los rubros contemplados dentro lo establecido en la Resolución de Constitución, normas presupuestales y que los valores de descuentos de ley, beneficiario, fecha, NIT y concepto de las facturas y/o recibos sean iguales a los reportados en la planilla. Si encuentra inconsistencias devuelve con memorando al responsable del manejo de la caja menor para que se realicen los ajustes.

Área de Contabilidad

Servidor(a) Área de

contabilidad. Financiera

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No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Dependencia Responsable

Observación

3 Enviar oficio a la Asesoría de Apoyo Logístico para que

tramitar la solicitud del registro presupuestal

CONTABILIDAD Área de


4 La Asesoría de Apoyo Logístico revisa las solicitudes y proyecta oficio al área de presupuesto para la expedición de los registros.

Asesoría de Apoyo Logístico y Dirección

Corporativa

Asesor Apoyo Logístico y Directora

Corporativa

5 Presupuesto expide un nuevo registro presupuestal para cubrir el reembolso, afectando el certificado de disponibilidad, registra los gastos afectados en el reembolso solicitado, envía a contabilidad

Área de presupuesto

Servidor(a)

Área de presupuesto Financiera

Registro presupuestal y certificado de disponibilidad

6 Elaborar orden de pago y gira el valor de reembolso solicitado.

Área de cuentas Servidor(a) Área de cuentas.

Financiera

7 Se Inicia el registro de causación y cancelación contable de los gastos incurridos en el reembolso.

Área de Contabilidad Servidor(a) Área de


4.15.3. ACTIVIDADES LEGALIZACION DEFINITIVA DE CAJA MENOR

No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSA

BLE Observación

1 Radicar en el área financiera y/o área de contabilidad memorando de legalización de caja menor anexando carpeta de la caja menor, con todos sus documentos soportes a los pagos efectuados a la fecha de cierre y/o legalización definitiva en un 100% en los formatos establecidos; recibo de caja de Tesorería Distrital por el valor no ejecutado y pago de impuestos.

El ordenador del gasto de la caja menor

El ordenador del gasto de la caja menor

2 Radica carpeta con los soportes Ventanilla de área de Cuentas

Servidor(a) de la ventanilla

3 Recibe, revisa y verifica que todos los soportes cumplan con los requisitos para la legalización definitiva de la caja menor.


Servidor(a) Área de contabilidad. Financiera

4 Verifica que la totalidad del fondo autorizado haya quedado debidamente soportado, de acuerdo a lo establecido en la resolución de constitución. Si encuentra inconsistencias devuelve al responsable de la misma con oficio, para que se realicen los ajustes necesarios. De lo contrario se realizan los asientos contables afectando los valores de los gastos ocasionados en cada uno de los rubros.



7 Presupuesto afecta la disponibilidad, compromiso y orden de pago inicial que dieron origen a la creación de la caja menor afectando predis.

Área de presupuesto

Servidor(a) Área de presupuesto. Financiera

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No DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DEPENDEN RESPONSABLE

Observación

8 Elabora la orden de pago sin situación de fondos es decir sin afectar PAC Con la orden de pago Contabilidad registra la cancelación definitiva de la cuenta contable 110502 “Cajas Menores”; afecta los gastos correspondientes, o ingresos en el caso de sobrantes. Crea responsabilidades en el caso de valores faltantes por legalizar

Área de presupuesto Área de Contabilidad

Servidor(a) Área de presupuesto. Financiera

9 Contabilidad envía las órdenes de pago sin situación de fondos, recibos de caja por reintegros a la Tesorería Distrital para su respectivo trámite


Tesorería Distrital

10 Archivar copia de la planilla relación de pagos de la cuenta de liquidación y documentos soporte según tablas de Retención Documental FIN

Equipo de Contabilidad


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Anexo 1- COMPROBANTE DE EGRESO

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ANEXO 2 - DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

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ANEXO 3 - RECIBO DE COMPRAS EN EFECTIVO MENOR CUANTIA

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ANEXO 4 - RELACION DE GASTOS

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ANEXO 5 - RELACION DESCUENTOS TRIBUTARIOS

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ANEXO 6 - PLANILLA ARQUE DE CAJA MENOR

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ANEXO 7 - CONCILIACION BANCARIA

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ANEXO 8 - LIBRO AUXILIAR DE BANCOS

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ANEXO 9 - LIBRO AUXILIAR DE EFECTIVO

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ANEXO 10 - PLANILLA GASTOS DE TRANSPORTE

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La administración del Instructivo está a cargo de la dependencia que lo aprueba.

ELABORO REVISO APROBO

NOMBRE

Cecilia Cely Espinel Maria Stella Palacios- Jairo Pardo-

Leonardo Pinto Nasly Milena Pisciotti Duque

Guillermo Cesar Saray Rico Miguel Angel Bernal Rojas

Javier Augusto Medina Parra Luis Alejandro Mendoza Acevedo

CARGO

Contadora SDIS Profesionales área Contabilidad

Gestora del proceso

Asesor Subdirector Administrativa y Financiera

Asesor Recursos Financieros Subdirector Administrativo y

Financiero

Director de Gestión Corporativa

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