Instructivo Control de Costos

UNIVERSIDAD DE NARIÑO – OFICINA DE PLANEACION INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE COSTOS EN CONSTRUCCIONES

Versión 01 – julio de 2005

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ARMANDO MUÑOZ DAVID

FACULTAD DE INGENIERÍA – DEPARTAMENTODE INGENIERÍA CIVIL

INSTRUCTIVO PARA UN SISTEMA DE CONTROL DE

COSTOS PARA CONSTRUCCIONES

1.- CONCEPTOS GENERALES

1.1.- INTRODUCCION

El objetivo de implantar un sistema de control de costos en construcción, es poder hacer una

comparación entre los costos reales obtenidos para los diferentes ítems que componen un

proyecto de construcción y los costos estimados en el presupuesto de obra. Esto se logra

asignando todos los gastos generados en un proyecto a los distintos ítems en los que se divide

una obra, en un esquema similar al utilizado para los estimativos, o sea, un formulario similar

al utilizado para el análisis de precios unitarios, por lo cual es necesario que los ítems objeto

de control de costo correspondan a los considerados para el presupuesto.

La Universidad necesita un control de costos en primer lugar para una correcta administración

de sus proyectos, pero no menos importante, para poder rendir cuentas a los organismos de

control del Estado. Por esta última razón se establece que el control de costos se debe aplicar

en todos y cada uno de los ítems de construcción, a diferencia de las empresas particulares en

las cuales es suficiente un control sobre los ítems que el constructor considere de más

importancia. En este sentido el método puede parecer dispendioso, pero con un poco de

práctica y con un buen registro documental, el proceso se vuelve sencillo.

1.2.- COMPONENTES DEL COSTO

Para la evaluación de los costos en los proyectos de construcción se utiliza un esquema

sencillo de componentes del costo en el que se consideran los COSTOS DIRECTOS, dentro

de los que se cuentan los costos de materiales, mano de obra y equipo, y los COSTOS

INDIRECTOS, constituidos por los gastos de Administración, los imprevistos y las utilidades.

Previamente se ha dividido la obra en pequeñas “partidas” conocidas como “ítems de

construcción”

1.2.1.- Costos Directos

Cada ítem de construcción consume una determinada cantidad de materiales, requiere la

intervención de una determinada cuadrilla de mano de obra durante un determinado tiempo, y

utiliza equipo y herramienta. Estos tres elementos son los componentes del costo directo, los

cuales vamos a analizar brevemente.

1.2.1.1.- Materiales: La asignación del consumo de materiales a ítems es muy sencilla, puesto

que en la mayoría de los casos se puede hacer una asignación directa, por ejemplo, en un muro

hay ladrillos y mortero de pega, o sea, ladrillos, cemento, arena y agua. Para estos materiales



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no hay ningún problema; pero en la construcción del muro también se utiliza madera para

conformar andamios. Esta madera no es parte del muro, pero tiene un costo. Por otro lado, esa

madera no se consume totalmente al construir el muro X, sino que es utilizada para la

construcción del muro Y y el muro Z; frecuentemente sobrantes de esta madera, por ejemplo,

tablones, pueden ser utilizados como caminos para carretillas en la fundición de una losa de

concreto. En resumen, un mismo material puede ser utilizado como material auxiliar en la

construcción de varios ítems, tiene un costo, y ese costo debe ser repartido entre todos los

ítems en que interviene. La asignación de ese costo a ítems requiere el criterio del profesional

residente para que refleje lo más aproximadamente posible el uso real. Sin embargo es de

anotar que generalmente el costo de estos materiales no es muy significativo por lo que se

recomienda no adoptar procedimientos demasiado rígidos para ese reparto.

El controlador de costos puede encontrar otros casos en los que el reparto del costo de los

materiales presente alguna dificultad; por ejemplo: fue necesaria la construcción de un

cerramiento provisional pero esto no fue previsto como ítem de obra preliminar. Los

materiales de este cerramiento tienen un costo al inicio de la obra pero al final parte del

material se pierde o se daña pero otra parte puede ser nuevamente utilizada en otra obra. El

costo para la obra en estudio será el costo de compra de materiales menos el costo de los

materiales que quedan, el cual deberá distribuirse entre todos los ítems de construcción. El

criterio de reparto puede ser el costo directo de cada ítem. (Sin embargo lo más correcto sería

presentar este ítem como una obra adicional).

Otro caso: Cuando se presupuesta la construcción de una losa lo usual es considerar como

ítems independientes las vigas de carga, las vigas de rigidez, las viguetas (nervios), la losa de

reparto, etc., todos ellos elementos de hormigón armado. No hay ninguna dificultad para la

asignación del acero de refuerzo, pero ¿cómo se asigna el consumo de cemento, triturado y

arena? El controlador del costo tiene un dato exacto acerca del consumo de cemento y un

estimado de los consumos de arena y triturado. ¿Cómo reparte esos consumos en los cuatro

ítems mencionados? Lo primero es basarse en consumos teóricos y hacer la distribución

preliminar; la diferencia (en mayor o en menor) del consumo teórico con el consumo real

deberá repartirse. El criterio de reparto sería el consumo teórico. Sin embargo, es mejor

considerar la losa en su conjunto como un solo ítem de construcción ya que así se tiene más

coherencia con el proceso constructivo.

1.2.1.2.- Mano de obra: De las diferentes formas de vinculación y pago de la mano de obra la

más usada en la industria de la construcción y la que más conviene a la Universidad de Nariño

en sus obras por administración directa es la de contratación a precios unitarios fijos. (La

contratación de obreros por nómina solo sería posible o práctica en obras de muy larga

duración, donde la permanencia de los obreros sea por tiempo más o menos largo).

Así la asignación a ítems por pagos de mano de obra es muy sencilla. Es importante tener en

cuenta que el costo asignado a ítems es en todo caso el unitario pactado multiplicado por la

cantidad ejecutada, lo cual debe constar en actas de medición y pago de mano de obra. Esto se

aclara en razón de que lo que realmente recibe el contratista de mano de obra es lo

correspondiente a la liquidación menos retenciones, estampillas y otros impuestos.



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1.2.1.3.- Equipo: La valoración del costo del equipo se hace con base en tarifa (horaria o

diaria). Cuando el equipo se utiliza para la realización de un solo ítem la asignación es directa;

si con el mismo se ejecutan varios ítems será necesario un reparto del costo, escogiendo un

factor de reparto que puede ser el tiempo empleado en cada ítem si se dispone de ese dato o un

estimativo del tiempo; se pueden adoptar otros criterios de reparto, como por ejemplo el costo

de los materiales (aunque esto sería un poco forzado), el volumen de concreto de cada ítem,

etc. Un caso especial es el de equipo que se contrata para realizar algo a precio unitario fijo.

Esto sería como un subcontrato y su asignación a costos de ítems es directa. A veces se

utilizan unidades de medida raras como por ejemplo el viaje en el desalojo de materiales con

volqueta.

1.2.1.4.- Herramienta: Para presupuestar los costos por herramienta menor, a la que es casi

imposible, o por lo menos poco práctico, calcularle costos de depreciación y obsolescencia, y

por lo tanto establecerle tarifas, se acostumbra calcularle un costo equivalente al 5% del costo

de la mano de obra directa de cada ítem de trabajo. Igualmente no es posible hacer una

asignación directa a ítems (una carretilla, un balde, un martillo se usan en todo el proceso

constructivo sin diferenciar ítems). Es necesario repartirla entre todos los ítems de la

construcción en proporción directa al costo directo de mano de obra de cada ítem.

1.2.2.- Costos indirectos

Para el caso específico de la Universidad, los costos indirectos son los gastos de

administración de los proyectos y los imprevistos.

1.2.2.1.- Gastos de administración: Se incluyen aquí:

1. Construcción y dotación de campamentos, almacén, bodega, etc.

2. Instalaciones provisionales de servicios.

3. Oficina de obra, con su dotación y servicios.

4. Construcción y mantenimiento de obras provisionales y vías de acceso indispensables

para la marcha del proyecto.

5. Movilización del personal y equipos al sitio de la obra y su desmovilización final.

6. Salarios y prestaciones del personal técnico profesional dedicado a la dirección de la

obra, al mantenimiento de equipo, a la seguridad e higiene industrial, al control de

calidad, a la administración de la producción y a la administración financiera.

7. Salarios y prestaciones del personal administrativo del proyecto: almacenistas,

bodegueros, celadores, apuntadores, secretarias, mensajeros, etc., y personal de

contrato que intervenga directamente en el proyecto.

8. Gastos generales: servicios públicos, papelería, fletes, combustibles y lubricantes,

gastos de transporte, seguros, etc.

9. Gastos ocasionados por diseños o consultorías.

10. Gastos financieros propios del proyecto

11. Gastos de legalización de la obra, tales como, aprobación de curaduría, registros en

catastro, licencia de construcción, avalúos, impuestos al espacio público, etc.



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Puede presentarse muchas dudas en cuanto a los cuatro primeros puntos de este listado. Es

común considerar algunos de estos como ítems de construcción, incluyéndolos en un capítulo

denominado “obras preliminares” u “obras provisionales”. Sin embargo, ya que se trata de

elementos provisionales, que una vez terminada la obra se desmontan o desaparecen, es más

conveniente considerarlos como gastos y no como ítems de construcción. De todos modos en

esto primará el criterio profesional de quien haga el presupuesto.

El punto 6 generará mucha dificultad en el caso de la Universidad de Nariño, ya que esta

utiliza para un amplio número de procesos el mismo personal y sería muy difícil determinar

cuanto tiempo le dedica una persona a un determinado proceso o subproceso. Sin embargo, la

parte más significativa de estos gastos van por cuenta del personal del Fondo de

Construcciones y se podría tener en cuenta esto en la asignación de costos al proyecto y

posteriormente a ítems. Para esto es importante tener en cuenta que por lo general estos gastos

deberán ser repartidos entre varios proyectos; un criterio válido de reparto es el costo directo

de cada proyecto.

Para la asignación a ítems de estos gastos de administración se deberá totalizarlos y repartirlos

entre todos los ítems del proyecto en proporción directa al costo directo de cada ítem.

1.2.2.2.- Imprevistos: En la actividad constructora hay una gran cantidad de incertidumbre,

tanto de tipo externo (como los factores climáticos, las condiciones ambientales y sociales de

los distintos sitios de las obras, la disponibilidad estacional o coyuntural de la mano de obra,

etc.), como de tipo interno (idoneidad y organización del personal técnico profesional y

auxiliar, calidad de los diseños, calidad de la información básica de los proyectos, etc.)

Esto obliga a tomar un margen de seguridad, que en los estimativos de costos se asienta como

imprevistos, generalmente cuantificado como un porcentaje de los costos directos.

El valor de ese porcentaje dependerá del grado de incertidumbre y debe ser determinado

teniendo en cuenta la calidad de la información disponible, el tipo de obra (rutinaria o

especial), condiciones del sitio de la obra, capacitación e idoneidad del personal técnico.

Conviene delimitar lo que es un imprevisto de construcción para diferenciarlo de

circunstancias de fuerza mayor, que aunque siempre se presentan en la construcción no todas

deben incluirse en los imprevistos.

El factor de imprevistos debe cubrir aquellas acciones que están bajo el control del

constructor, o que son de su responsabilidad pero que por alguna razón no pueden ser

determinadas con el grado de precisión requerido para el presupuesto. Por ejemplo:

Desviaciones en los rendimientos de la mano de obra y en los consumos de materiales

respecto a los estándares usados.

Errores en la investigación de precios y tarifas.

Demoras y bajos rendimientos ocasionados por variaciones atípicas del tiempo.

Errores en la interpretación de especificaciones o planos.

Errores en la evaluación de cantidades de obra, u omisión de ítems de construcción.



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Otro nivel de indeterminación lo constituyen aspectos que no pueden cargarse a la partida de

imprevistos, aunque deben ser tenidos en cuenta en la determinación de los costos unitarios,

bien sea afectando el rendimiento de la mano de obra, aumentando el consumo de los

materiales o incrementando los factores de costos de administración del proyecto. Entre estos

aspectos se pueden mencionar casos como:

Fenómenos atmosféricos cíclicos o frecuentes

Inconsistencias o divergencias entre especificaciones, planos y memorias de cálculo.

Variaciones normales y periódicas en los precios de los materiales y en los salarios

(proceso inflacionario normal).

Iliquidez.

Otras contingencias no se pueden incluir ni en los imprevistos, ni como parte del análisis para

el presupuesto, pero conviene tenerlas en cuenta y tomar las debidas precauciones, por

ejemplo, mediante pólizas de seguros. Entre estas están:

Reformas a la legislación tributaria o a la legislación laboral.

Problemas graves de orden público o estado de guerra.

Devaluación, inflación o recesión, cuando no se trata de un proceso normal sino

intempestivo.

Huelgas y paros.

Terremotos, maremotos, inundaciones, etc.

Los imprevistos son un colchón de seguridad en el estimativo de costos. Obviamente no

aparecerán en el control de costos, puesto que en esta etapa ya estamos trabajando con hechos

reales, con lo que efectivamente ocurre en la obra.

1.3.- PRESUPUESTOS O ESTIMATIVO DE COSTOS

Este instrumento de planeación tiene un desarrollo simultáneo con el del planteamiento

arquitectónico del proyecto. En una primera etapa se puede hablar del planteamiento de

alternativas en la cual el estimativo puede hacerse al nivel de costo por metro cuadrado de

construcción. En la medida en que el proyecto se va formalizando, se mejora la información y

los estimativos de costos van afinándose; finalmente, cuando se ha tomado una decisión

definitiva se desarrolla la propuesta arquitectónica y se realizan los estudios de ingeniería y los

estudios complementarios, los cuales incluyen un estimativo de costos basado en análisis de

precios unitarios.

El estimativo debe realizarse de tal manera que su actualización sea fácil, en vista de que pasa

un tiempo considerable entre su realización y la fecha en la que las obras se inician. En

consecuencia un estimativo de costos debe incluir:

Listado de precios de materiales y tarifas de equipos.

Análisis de precios básicos (materiales compuestos).

Listado de precios unitarios de mano de obra.



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Análisis de precios unitarios para cada uno de los ítems de construcción contemplados

en el proyecto.

Análisis de costos indirectos

Cuadro de presupuesto

2.- CONTROL DE COSTOS DE MATERIALES

2.1.- OBJETIVOS

El control de materiales, en su aspecto más amplio, comprende la obtención y el

mantenimiento de suministros de materiales y materias primas, el almacenamiento, la

protección y la entrega de los mismos, y el control de los inventarios de estos elementos y su

asiento en los registros contables necesarios.

Objetivos:



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a) Controlar las compras: se busca que lo que se recibe esté en excelentes condiciones,

sea de la calidad requerida y en la cantidad exacta a la pedida.

b) Evitar pérdidas causadas por deterioro, roturas, robos y disminuciones generados por

un deficiente almacenamiento.

c) Controlar las salidas de almacén, haciendo entregas únicamente mediante órdenes o

instrucciones escritas.

d) Mantener un inventario permanente que muestre la cantidad existente de cada material

y su valor actualizado.

e) Almacenar las cantidades de material requeridas por el proceso constructivo según el

programa de trabajo; las cantidades grandes e improductivas deben evitarse.

Para cumplir los objetivos es necesario:

a) Determinar las calidades, especificaciones, referencias, de los materiales requeridos.

La guía para esta determinación son las memorias de diseño, planos, reglamentos de

construcción, pliegos de condiciones, etc.

b) Determinar las cantidades de materiales, tanto para el total de la construcción, como

para cada una de las etapas de avance establecidas en los cronogramas de obra.

c) Mantener actualizado un kardex de existencias.

d) Establecer un buen sistema de control de costos.

2.2.- LA CUENTA DE ALMACEN

El control de costos de los materiales de construcción se debe hacer mediante el concepto

contable de ALMACEN, el cual permite determinar el costo de adquisición de los materiales,

su procedencia, los desgloses de consumos por actividad y acumulados, y finalmente llegar a

la determinación del costo de ejecución de cada ítem de construcción.

2.2.1.- Funcionamiento contable

La cuenta tiene un funcionamiento muy sencillo. A ella se cargan:

Suministros de los proveedores

Producto naturales obtenidos con recursos propios

Productos elaborados o semielaborados en obra o en talleres, con recursos propios

Suministros de otros almacenes (otras obras) de la Universidad

Préstamos de otros almacenes de la Universidad

Retornos de materiales que anteriormente se hubieran descargado de la cuenta.

Donaciones

Se abona a la cuenta:

Los consumos en el proceso de producción

Devoluciones a proveedores

Salidas a otros almacenes (obras) de la Universidad



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2.3.- INSTRUMENTOS DE CONTROL

Se recomienda manejar para el control de costos de materiales tres instrumentos como

mínimo: Registro de Entradas, Registro de Salidas y Kárdex de existencias. Estos

instrumentos podrían ser complementados con otros varios, dependiendo de la complejidad de

la obra y de los sistemas de organización del constructor.

2.3.1.- Registro de entradas

Todo material que se adquiere para la obra debe registrarse como una entrada a la cuenta de

almacén y debe quedar, dentro de la documentación del control de costos, un soporte contable.

Los documentos para el registro de entradas son facturas, notas de recibo y vales de recibo.

2.3.1.1.- Facturas: El ingreso de materiales a la cuenta de almacén se hace con base en las

facturas de compra. Es importante tener en cuenta que los precios que se registren sean los

precios “reales”, esto es, los precios nominales más el IVA menos los descuentos. Este

proceso no siempre es fácil. Algunas empresas expiden facturas muy bien estructuradas, en las

cuales el precio nominal viene afectado por concepto de IVA y descuentos para cada uno de

los materiales, con lo cual queda perfectamente claro en la factura el precio real de estos y en

este caso el proceso de cargar el precio a la cuenta de almacén es sencillo. En otros casos se

totalizan los valores nominales de los materiales comprados, a este total se suma el concepto

de IVA y se resta lo correspondiente a DESCUENTOS para obtener así el valor total de la

factura; la persona encargada del control de costos deberá obtener el precio real de cada

material, aplicando los porcentajes de Iva y descuentos, y registrar ese precio en la cuenta de

almacén. Finalmente, se presentan casos, que no son muy frecuentes, de descuentos que las

casas comerciales aplican voluntariamente como un estímulo al cliente, por compras

frecuentes o por cualquier motivo; cuando por alguna razón no es posible asignar el descuento

a un material o grupo de materiales, como último recurso se podría registrar ese descuento

como un gasto general con signo negativo.



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Conviene mantener copias de las facturas con el fin de registrar adecuadamente los precios del

material comprado, además de la confrontación de cantidades y calidades pedidas y recibidas.

2.3.1.2.- Notas de recibo: Son formularios que se deben usar cuando el encargado de almacén

recibe materiales por concepto de suministro de otros almacenes de la Universidad, préstamos,

FECHA PEDIDO: FECHA ENTREGA:

PROVEEDOR: SITIO ENTREGA:

FIRMA: ORIGINAL: PROVEEDOR

COPIAS: ENCARGADO COMPRAS

ENCARGADO CONTROL DE COSTOS

MATERIALES

(Especificaciones)UND. CANTIDAD Pr.UNITARIO Pr.TOTAL

FORMATO PEDIDO DE MATERIALES

COMENTARIO: Este modelo puede funcionar cuando se ha hecho previamente una selección del

proveedor con base en una propuesta, concurso o licitación, ya que en este caso serían conocidos

los precios unitarios de los materiales que se van a adquirir. En caso contrario, las columnas de

precios no serían necesarias; sería conveniente eliminar las columnas de precios y ampliar el ancho

de la columna de materiales, puesto que va a ser necesaria una mejor descripción del material o de

sus especificaciones.

ENCARGADO DE COMPRAS



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donaciones, transferencia de productos elaborados con recursos propios, retornos de

materiales, etc., o sea, cuando la operación de adquisición no genere una factura.

A todos los materiales que entran por un concepto diferente al de compra se les debe asignar

un precio, usualmente deberá ser el costo de oportunidad que, por facilidad, puede ser el

precio del mercado.

Por lo menos una copia de la nota de recibo debe quedar en el archivo del almacén.

2.3.1.3.- Vales de recibo: Estos instrumentos se utilizan cuando se reciben entregas parciales

de pedidos; se anotan en ellos, el material recibido, la cantidad y el precio concertado.

En principio no se deben utilizar como elementos de registro, por cuanto se supone que al

completar la entrega el proveedor debe expedir la correspondiente factura.

2.3.1.4.- Saldos de otras obras: Es frecuente que en una obra sobren materiales o

herramientas que pueden ser utilizadas en otras obras. Aunque por estos materiales no hay

desembolsos si tienen un costo. Es necesario entonces hacer un inventario de almacén al

OBRA: No. RECIBO:

PROVEEDOR: FECHA RECIBO:

FIRMA: ORIGINAL: PROVEEDOR

COPIAS: ENCARGADO ALMACEN

ENCARGADO CONTROL DE COSTOS

UND. CANTIDAD Pr.UNITARIO

NOTA DE RECIBO DE MATERIALES EN OBRA

Pr.TOTAL(Especificaciones)

MATERIALES

ENCARGADO DE ALMACEN

COMENTARIO: El elemento fundamental para el recibo de materiales en obra es la factura expedida por el

proveedor. Este modelo de recibo puede tener utilidad cuando se deban hacer recibos parciales, a la espera

de que una vez completado el pedido el proveedor expida la correspondiente factura.Esto se presenta

frecuentemente en materiales como ladrillos y agregados. Este mismo formato se puede usar para recibir

materiales que llegan a la obra por conceptos diferentes a la compra, y que por lo tanto no generan una

factura.Igualmente para registrar ingresos a almacén por saldos de otras obras, cuyos inventarios se valorizan

a precios de mercado.



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empezar una obra, o sea registrar aquellos materiales y herramientas que van a ser utilizados

en la nueva obra, asignarles un precio e incluirlos en la cuenta de almacén. Este puede ser el

precio de adquisición cuando fueron comprados o el costo de oportunidad del bien, que puede

ser el precio del mercado actual. De todos modos, al empezar el proyecto debe hacerse un

inventario de los materiales existentes, usualmente materiales utilizables transferidos de

proyectos ya terminados.

2.3.1.5.- Formato de Registro de Entradas: Con la copia de las facturas y notas de recibo de

que dispone el almacén se procede a elaborar el registro de las entradas en un formulario que

contiene columnas para la anotación de:

Número de orden del registro

Fecha

Número del comprobante

Nombre del proveedor

Material recibido, con sus características y especificaciones principales, o el concepto

por el cual se hace un cargo a las entradas (positivo o negativo)

Unidad

Cantidad

Precio Unitario

Valor de la entrada

En general, después de hechos los registros de entradas se reciben documentos que aclaran o

complementan la información disponible; cuando hay diferencias en los precios se hacen

registros de corrección, especificando a qué material corresponde y el número del documento

y la fecha del registro errado. También por este medio se conoce de descuentos o recargos que

UNIVERSIDAD DE NARIÑO

OFICINA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO

FONDO DE CONSTRUCCIONES

OBRA: CONSTRUCCION EDIFICIO DE AULAS ANEXO BLOQUE 3

No. FECHA COMPROB. PROVEEDOR CONCEPTO UND. CANT. Pr.UNIT. VALOR

1 02-Jun V-001 Aurelio Botina Rajón M3 15,00 18.000,00 270.000,00

2 02-Jun V-002 José Calderón Arena M3 25,00 25.000,00 625.000,00

3 02-Jun Fac.2026 Antonio García Cemento bt. 200,00 15.000,00 3.000.000,00

4 05-Jun Fac. 46520 Ferretería Andes Acero 5/8" tn. 1,50 1.200.000,00 1.800.000,00

5 06-Jun R-001 Antonio Pérez Ladrillo tolete Und 10.000,00 130,00 1.300.000,00

6 10-Jun V-003 Max López Triturado M3 30,00 30.000,00 900.000,00

7 10-Jun Descuento en Fac.2026 -50.000,00

8 20-Jun Fac. 6062 Ferretería Sur Clavos lb. 50,00 950,00 47.500,00

9 30-Jun Corrección en R-001 Und -200,00 130,00 -26.000,00

…

REGISTRO DE ENTRADAS A ALMACEN DE OBRA



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van a alterar los precios registrados, debiéndose en consecuencia hacer el respectivo registro

con cargo al material que corresponda y haciendo referencia al pedido o entrada cuyo precio se

altera.

2.3.2.- Registro de salidas

Las salidas de materiales de almacén se causan por alguno de los siguientes motivos:

Consumo de materiales para la ejecución de obras

Entrega de materiales a subcontratistas

Préstamo de materiales a otras obras de la Universidad

Devolución a proveedores

El registro debe hacerse inmediatamente se produzca la salida; la entrega de materiales debe

hacerse con autorización del residente de obra o de su auxiliar. La planilla debe ser firmada

por el encargado o autorizado para el retiro.

2.3.2.1.- Nota de entrega de materiales para consumos (Planilla de Consumos): Las

salidas de almacén por consumo de materiales para la ejecución de obras, se registran en una

planilla en la que se consigna la siguiente información:

Número del registro

Fecha

Materiales

Unidad

Cantidad





No. 54 FECHA: 12 - JUL.- 2005

No. MATERIAL UND. CANT. ITEM

1 Cemento blanco bt. 2,00 12.01.- Enchapes en cerámica

2 Cerámica piso pared, ref. 1290 m2 30,00 12.01.- Enchapes en cerámica

3 Juego de incrustaciones, Mancesa, ref. 2399 Jgo. 2,00 13.05.- Incrustaciones en baños

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…

PLANILLA DE CONSUMOS



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Ítem de construcción que ocasiona el consumo

2.3.2.2.- Vale de consumo: Como alternativa, principalmente en obras de alguna complejidad

o tamaño, puede usarse un instrumento auxiliar conocido como Vale de Consumo, pre-

impreso y pre-numerado, el cual va firmado por el maestro de obra o por oficiales encargados,

debidamente autorizados. El encargado de almacén da la salida a los materiales solicitados y

archiva el vale de consumo, para al final del día, registrarlo en el formato.

2.3.2.3.- Notas de salida: Estos documentos de control de almacén son utilizados para

registrar la entrega de materiales a subcontratistas, los préstamos a otras obras de la

Universidad o la salida de almacén por devolución a proveedores. Esto último puede ser

causado por devolución de materiales que no cumplen las especificaciones de calidad o

cuando el proveedor ha hecho un envío mayor que lo solicitado.

2.3.2.4.- Formato de registro de salidas: Con base en la información consignada en las

planillas de consumo, en los vales de consumo y en las notas de salida se procede a elaborar el

registro de salidas.





FECHA: 15 DE JUNIO DE 2005

No. MATERIAL UND. CANT. Vr.UNIT. Vr.TOTAL

1 Cemento blanco bt. 2,00 15.000,00 $ 30.000,00

2 Cerámica piso pared, ref. 1290 m2 30,00 35.000,00 $ 1.050.000,00

3 Juego de incrustaciones, Mancesa, ref. 2399 Jgo. 2,00 20.000,00 $ 40.000,00

VALOR TOTAL $ 1.120.000,00

Arq. GONZALO MOREANO

Director Fondo de Construcciones

SE AUTORIZA ENTREGAR A: MIGUEL JIMÉNEZ

POR CONCEPTO DE: SUBCONTRATO PARA ENCHAPES

NOTA DE SALIDA DE MATERIALES



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El formulario para el registro de los consumos o las salidas de almacén contiene las siguientes

columnas:

Fecha de la salida

Número del comprobante de salida: de registro del consumo, del vale de consumo o de

la nota de salida.

Material; con las especificaciones necesarias consignadas con brevedad y exactitud, su

unidad de medida y la cantidad de la salida.

Destino del consumo; indicando si es para la obra, para subcontratistas, para otras

obras de la Universidad o si se trata de una salida por devolución a proveedores.

2.3.3.- Kardex

Este formulario se diligencia para cada uno de los materiales de la obra. Parte de la

consolidación periódica de los registros de entradas y salidas, lo cual permite saber en

cualquier momento la cantidad de elementos existentes y el costo de esa existencia, además

del precio medio del material en u momento dado, ya que en una obra de construcción los

precios de compra varían permanentemente.

La periodicidad con que se haga la consolidación depende del tipo y el tamaño de la obra y de

las normas internas de la Universidad, pero lo más aconsejable es hacerla semanalmente, entre

otras razones por la necesidad de mantener actualizado el control de existencias, con el fin de

hacer oportunamente los pedidos a los proveedores.





No. FECHA COMPROB. MATERIAL UND. CANT. DESTINO

1 10-Jun C - 001 Rajón M3 15,00 Item 5.2.- Cimientos Ciclópeo

2 10-Jun C - 001 Arena M3 18,00 Item 5.2.- Cimientos Ciclópeo

3 10-Jun C - 001 Cemento Bt 35,00 Item 5.2.- Cimientos Ciclópeo

4 10-Jun C - 001 Triturado M3 12,00 Item 5.2.- Cimientos Ciclópeo

5 14-Jun C - 002 Arena M3 4,00 Item 5.3.- Viga Cimentación

6 14-Jun C - 002 Cemento Bt 27,00 Item 5.3.- Viga Cimentación

7 14-Jun C - 002 Triturado M3 4,00 Item 5.3.- Viga Cimentación

8 14-Jun C - 002 Hierro 3/8" Kg 450,00 Item 5.3.- Viga Cimentación

9 18-Jun C - 003 Ladrillo tolete U 3.500,00 Item 8.1.- Muros E=0,15 m.

10 18-Jun C - 003 Arena M3 1,00 Item 8.1.- Muros E=0,15 m.

11 18-Jun C - 003 Cemento Bt 5,00 Item 8.1.- Muros E=0,15 m.

12 20-Jun NS - 008 Hierro 5/8" Kg 300,00 Devolución a proveedor

13 28-Jun NS - 009 Cemento Bt 40,00 Préstamo a obra oficinas

14 28-Jun C - 004 Ladrillo tolete U 500,00 Item 8.1.- Muros E=0,15 m.

… … … …

REGISTRO DE SALIDAS DE MATERIALES DE ALMACEN DE OBRA



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El kárdex estándar contiene, para cada material, el nombre, especificaciones fundamentales

del material, unidad de medida, y las siguientes columnas:

Fecha del movimiento.

Concepto de la entrada o salida (procedencia de la entrada; destino de la salida).

Tres columnas para el resumen de los registros de entradas, con los datos de cantidad,

precio de compra y cargo por la compra.

Dos columnas para el registro de las salidas.

Dos columnas para el registro de las existencias, con los datos de número de elementos

existentes y valor de la existencia.

Una columna para el cálculo del precio medio.

Si no se necesita o no se desea tener el valor del precio medio, el kárdex puede simplificarse

registrando únicamente: fecha, concepto, cantidad entrada, precio unitario, valor de la entrada,

cantidad salida, existencia. En este caso para todos los efectos de cálculo se utilizará el precio

promedio, lo cual es posible en procesos semiautomáticos o automáticos.

OBRA: CONSTRUCCION AULAS

MATERIAL: CEMENTO

UNIDAD: BULTO 50k.

CANT. Pr.COMPRA Vr. COMPRA CANT. Vr.CONSUMO CANT. Vr.EXIST.

JUL 10 COMPRA 200 14.000,00 2.800.000,00 200 2.800.000,00 14.000,00

JUL 10 CONSUMO ITEM 5 35 490.000,00 165 2.310.000,00 14.000,00

JUL 14 CONSUMO ITEM 14 27 378.000,00 138 1.932.000,00 14.000,00

JUL 18 CONSUMO ITEM 8 5 70.000,00 133 1.862.000,00 14.000,00

JUL 18 COMPRA 150 13.500,00 2.025.000,00 283 3.887.000,00 13.734,98

JUL 21 COMPRA 200 14.000,00 2.800.000,00 483 6.687.000,00 13.844,72

JUL 21 DESCUENTO -1.600,00 483 6.685.400,00 13.841,41

JUL 23 CONSUMO ITEM 25 14 193.779,71 469 6.491.620,29 13.841,41

JUL 27 DEVOLUCIÓN MAL ESTADO -25 14.000,00 -350.000,00 444 6.141.620,29 13.832,48

JUL 31 CONSUMO ITEM 25 20 276.649,56 424 5.864.970,73 13.832,48

AGO 3 COMPRA 80 13.800,00 1.104.000,00 504 6.968.970,73 13.827,32

AGO 10 CONSUMO ITEM 42 89 1.230.631,74 415 5.738.338,99 13.827,32

AGO 14 CONSUMO ITEM 25 11 152.100,55 404 5.586.238,44 13.827,32

SUMA 605,00 8.377.400,00

PRECIO PROMEDIO 13.846,94

KARDEX DE EXISTENCIAS

FECHA CONCEPTOENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS

PRECIO MEDIO



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2.4.- ASIGNACIÓN DE LOS CONSUMOS A COSTOS DE ITEMS

2.4.1.- Proceso

Esta es una tarea que debe ser realizada por personal técnico en construcción, bastante capaz y

responsable, pues de la calidad de su trabajo depende el éxito o el fracaso del control de

costos.

Aunque la naturaleza de la asignación a costos es muy diferente de las tareas usuales

encomendadas al personal de almacén, se debe mantener una estrecha colaboración con ellos,

puesto que la base para la asignación son las notas de consumo, notas de salida, registros de

salida y kardex de existencias, documentos elaborados y suministrados por almacén.

Un primer elemento importante es que la asignación de costos se hace exactamente sobre los

mismos ítems utilizados en el presupuesto, ya que una de las finalidades del control de costos

es la de poder determinar los costos reales y confrontarlos con los estándares o con los

estimativos, como parte de un proceso que se retroalimenta constantemente y que es condición

fundamental de una buena administración de la construcción.

Para la asignación a costos se deberá tener en cuenta las clasificaciones de materiales que

antes se habían establecido.

OBRA: CONSTRUCCION AULAS

MATERIAL: CEMENTO

UNIDAD: BULTO 50k.

FECHA CONCEPTO SALIDAS EXISTENCIAS

CANT. Pr.COMPRA Vr. COMPRA CANT. CANT.

JUL 10 COMPRA 200,00 14.000,00 2.800.000,00 200,00

JUL 10 CONSUMO ITEM 5 35,00 165,00



JUL 18 COMPRA 150,00 13.500,00 2.025.000,00 283,00

JUL 21 COMPRA 200,00 14.000,00 2.800.000,00 483,00

JUL 21 DESCUENTO -1.600,00 483,00


JUL 27 DEVOLUCIÓN MAL ESTADO -25,00 14.000,00 -350.000,00 444,00


AGO 3 COMPRA 80,00 13.800,00 1.104.000,00 504,00

AGO 10 CONSUMO ITEM 42 89,00 415,00

AGO 14 CONSUMO ITEM 25 11,00 404,00

605,00 8.377.400,00

13.846,94

SUMA

PRECIO PROMEDIO

KARDEX DE EXISTENCIAS

ENTRADAS



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Por un lado se debe considerar los materiales que se pueden cargar a una actividad y aquellos

que son compartidos por varias actividades pero que se pueden repartir entre ellas con relativa

facilidad; serían materiales directos.

Materiales indirectos serían aquellos para los que no es posible una asignación a una actividad

o grupo de actividades, y para los que no hay otra solución que considerarlos como gastos

generales de producción, y repartirlos entre todos los ítems de la obra como parte de los costos

indirectos.

En otro plano están los materiales directos cuya medición se puede hacer directamente por

peso, medida o recuento, y aquellos para los que se debe estimar su consumo con base en

dosificaciones, destacando que en esta estimación se deberá tener en cuenta un coeficiente por

pérdidas o desperdicios, con base en estándares o en controles rigurosos, dependiendo de la

importancia económica del material en la obra.

2.4.2.- Valoración de los consumos:

Puesto que el uso de los materiales en la obra no obedece a un orden de ingreso a almacén ni a

un ordenamiento por precio de adquisición, sino que diferentes pedidos se agrupan sin un

orden establecido y se van usando igualmente, todos los consumos de un material se valorarán

con base en su PRECIO MEDIO.

El precio medio irá cambiando a medida que se presenten una o varias de las siguientes

situaciones:

Que el precio de adquisición de un material sea diferente del precio medio que se

llevaba hasta ese momento.

Que se hagan correcciones en el precio de compra registrado con anterioridad para un

material

Que se hagan correcciones en las cantidades de materiales recibidos, registrada con

anterioridad.

Que se registren recargos o descuentos correspondientes a adquisiciones registradas

con anterioridad.

Que se registren gastos producidos por los trámites de adquisición o transporte o

cualquier otro rubro, los cuales deban ser cargados al costo de un determinado

material.

Una alternativa es usar el PRECIO PROMEDIO para el material, el cual puede obtenerse

dividiendo el total del gasto en compra del material entre el total de unidades compradas.

Usar el precio medio o el precio promedio no altera para nada el control de costos; cuando la

asignación de costos a ítems se hace en forma manual es preferible usar el precio medio;

cuando se hace en forma automática o semiautomática se puede usar el precio promedio, el

cual es calculado por el computador y actualizado en todos los cálculos cada vez que sufre un

cambio.



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Para los efectos del control de costos el precio de adquisición de un material que se registra a

la entrada a almacén debe incluir en lo posible todos los costos adicionales que ha generado su

colocación en la obra y que sean susceptibles de cargársele directamente, tales como

transporte, manipulación, seguros, empaques, etc. Cuando no es posible cargar un costo

directamente, como por ejemplo, cuando se ha gastado una determinada cantidad de dinero en

el transporte de muchos materiales, cuando se ha protegido todo el cargamento con una misma

póliza de seguro, etc., ese gasto debe distribuirse usando un criterio de reparto adecuado: los

gastos de transporte que generalmente se pagan por el peso o por el volumen de los materiales,

deben repartirse de acuerdo al peso o al volumen; el seguro, que posiblemente se ha pagado de

acuerdo al precio del cargamento debe repartirse con base en el precio de cada material. Estos

repartos nos dan una buena aproximación a costos reales, pero si esto no fuera posible, los

gastos adicionales se registrarían como gastos generales, los cuales finalmente serán repartidos

entre todos los ítems de acuerdo al costo directo de cada uno.

3.- CONTROL DE COSTOS DE MANO DE OBRA

3.1.- PROCESO

En la Universidad de Nariño el control de costos de mano de obra cuenta con dos

instrumentos: las órdenes de trabajo y las actas de pago de la mano de obra.

3.1.1.- Precios unitarios de mano de obra

El estimativo o presupuesto de costos para un proyecto exige dividir toda la obra en partidas

unitarias o ítems de construcción para las cuales se hace un análisis de precios que incluye

materiales, mano de obra y equipo y herramientas. En el presupuesto queda entonces

establecido el precio que la Universidad puede pagar por cuenta de la mano de obra de cada

ítem de construcción.

3.1.2.- Actas de pago de mano de obra

El encargado del control de costos deberá recibir una copia física de todas las actas de pago de

mano de obra. Con este instrumento podrá controlar:

La cantidad de obra realmente ejecutada para cada ítem de construcción

El precio unitario pagado

La asignación de los costos a los correspondientes ítems.

Es importante tener en cuenta que del total del acta al contratista de mano de obra se le hacen

retenciones de ley, y que lo que efectivamente recibe es menos del valor nominal del acta. Sin

embargo, en el control de costos deben consignarse esos valores nominales.

3.2.- ASIGNACION A COSTOS DE ITEMS



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Se hace directamente a partir de las actas de pago de mano de obra. En general la asignación a

costos es muy fácil ya que el valor de la mano de obra será el precio unitario pactado en la

orden de trabajo multiplicado por la cantidad de obra realmente ejecutada.

4.- CONTROL DE COSTOS DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS

4.1.- PROCESO

Los equipos se adquieren mediante contratos de arrendamiento o alquiler en los cuales se

establece la tarifa (por unidad de tiempo) y la duración del arrendamiento, el valor del

arrendamiento de cada uno de los equipos alquilados y el valor total del contrato.

La liquidación y el pago se harán mediante documentos en los que conste el cumplimiento del

contrato de alquiler, la duración real del servicio y los cálculos el costo. Para el pago se

realizarán las retenciones legales, pero el registro en el control de costos se hará con base en

los valores totales.

En la utilización del equipo se presentan algunos casos especiales que es necesario

mencionarlos para ser tenidos en cuenta en el proceso de control de costos:

1. El equipo se contrata para la ejecución de un determinado ítem. Esto funciona a manera de

un subcontrato: el propietario del equipo ejecuta una obra a un precio unitario convenido,

corre con todos los costos de operación del equipo y cobra por la cantidad ejecutada. Los

costos se cargan al ítem directamente.

2. El equipo se alquila por un tiempo determinado a una tarifa determinada. En algunos casos

el propietario suministra combustibles y lubricantes y/o corre con los costos del operador

de la máquina; en otros, estos gastos estarán a cargo de la Universidad, dependiendo de lo

convenido en el contrato de alquiler. Es importante tener en cuenta que todos los gastos

que demande el equipo durante el período de uso deberán cargarse a él, y registrarlos en la

asignación a costos como gastos de equipo, aunque estos gastos tengan la apariencia de ser

mano de obra (caso de operarios), o gastos generales (combustibles, reparaciones, por

ejemplo).

3. Con el mismo equipo en el mismo período se ejecutan diferentes ítems. El costo total del

equipo deberá repartirse proporcionalmente entre todos los ítems ejecutados. El factor de

reparto deberá ser primordialmente el tiempo que la máquina trabaja en cada ítem, pero si

no se dispone de ese registro, o es imposible diferenciarlo, se tendrá que acudir a otro

criterio, como volumen de obra ejecutada, consumo de un determinado material que pueda

relacionarse, en últimas, costo directo de materiales, etc.

4.2.- ASIGNACION A COSTOS DE ITEMS

4.2.1.- Asignación de costos de equipos:

Se realiza directamente a partir de las órdenes de pago de los contratos de alquiler. El

encargado del control de costos deberá ser muy cuidadoso en el reparto de los costos a los



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ítems; especialmente deberá tener en cuenta que los equipos de propiedad de la Universidad, si

los hubiere, también tienen sus costos, o sea, antes de su uso debe establecérseles una tarifa y

darles un tratamiento contable similar al de los equipos de los proveedores.

4.2.2.- Asignación de costos de herramientas:

Las herramientas son un tipo de equipo al que no es posible o no es práctico asignarle tarifa o

evaluarle su depreciación o su obsolescencia como al equipo mayor. Para el estimativo de

costos ha sido una práctica corriente asignarle un valor equivalente al 5% del estimativo de la

mano de obra para cada ítem. En el control de costos se procederá de la siguiente manera:

1. Se inicia el almacén de herramientas del proyecto con el inventario valorado de la

herramienta que viene de otros proyectos anteriores. (Valor Recibido = VR)

2. Se contabiliza y se inventaría la herramienta nueva que se adquiera para utilización

en el proyecto. (Valor Adquirido = VA)

3. Todo gasto que se realice en reparaciones, mantenimiento, lubricantes, etc., de la

herramienta recibida y de la herramienta adquirida, debe contabilizarse como

gastos en herramientas. (GH)

4. Al finalizar el proyecto se deberá inventariar la herramienta existente. Se dará de

baja la que ya no pueda ser utilizada en un nuevo proyecto y se valorará la existente

de acuerdo a su capacidad de uso. (Valor Transferido = VT)

5. El resultado de VR + VA + GH - VT, es el consumo de herramientas del proyecto.

( CH )

6. El consumo de herramientas deberá repartirse entre cada uno de los ítems del

proyecto en proporción directa al valor de su propia mano de obra.

CHi = ( CH / MO ) * MOi

en donde: CHi : consumo de herramientas del ítem i

CH : consumo de herramientas total del proyecto

MO : mano de obra total del proyecto

MOi : mano de obra del ítem i

5.- CONTROL DE COSTOS ADMINISTRATIVOS

Todos los gastos administrativos deben contabilizarse en un rubro común, cuyo total deberá

ser repartido entre todos los ítems del proyecto en proporción directa al costo directo de cada

ítem.

GAi = ( GA / CD ) * CDi

en donde:

GAi : gastos de administración asignados a cada ítem

GA : gastos administrativos totales del proyecto



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CD : costo directo total del proyecto

CDi : costo directo del ítem i

6.- FORMATO DE COMPOSICION DE COSTOS

6.1.- PROCESO

Este documento recoge la información obtenida en el proceso de asignación de costos a ítems

por concepto de consumo de materiales, consumo de mano de obra, consumo de equipos,

asignación por herramientas y asignación por gastos administrativos.

Esta consolidación de costos se hace para cada uno de los ítems de construcción contemplados

en el estimativo de costos, que como hemos dicho anteriormente, son el objeto de control.

Obtenido el total de los costos por consumos y por asignaciones, se puede obtener el costo

unitario del ítem, dividiendo el costo total por la cantidad de obra ejecutada, la cual es

exactamente la que consta en las actas de pago de la mano de obra.

En el proceso manual de diligenciamiento de este formato el encargado del control de costos

deberá trabajar con borradores en los que pueda ir acumulando los correspondientes

consumos, y presentar la información consolidada. Esto exige la utilización de hojas

electrónicas en las que el operador pueda ligar las operaciones referenciando celdas. En el

proceso automático que está en elaboración el software hará las correspondientes

acumulaciones y podrá presentar el consolidado total o parcial en el momento que se le

solicite.



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PROYECTO:

ITEM:

OBRA EJECUTADA: UNIDAD: CANTIDAD: 0

UND. CANTIDAD Pr. MEDIO VR. TOTAL

0,00

MAESTRO No. ACTA FECHA UND. CANTIDAD Vr. UNITARIO Vr.TOTAL

0,00 0,00

EQUIPO No. ACTA FECHA UND. CANTIDAD Vr.UNITARIO Vr. TOTAL

0,00

0,00

0,00

0,00

#¡DIV/0!

COSTO TOTAL DEL ITEM:

COSTO UNITARIO DEL ITEM:

Participación Herramienta:

Total Equipo y Herramienta:

COSTO DIRECTO

PARTICIPACION GASTOS ADMINISTRATIVOS

Total Materiales:

Total Mano de Obra:

Subtotal Equipo:

MANO DE OBRA

EQUIPO Y HERRAMIENTA

COMPOSICION DE COSTOS

MATERIAL

MATERIALES



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6.2.- CUADRO DE COSTOS

Este cuadro resume la composición de costos obtenidos en el proceso de construcción para

cada ítem. Se puede utilizar para obtener algunos indicadores, como por ejemplo, los

porcentajes correspondientes a cada componente del costo dentro del costo total del proyecto.

6.3.- CUADRO COMPARATIVO DE COSTOS DE ITEMS

Como resultado del proceso de asignación de costos a ítems se deberá elaborar un cuadro que

permita comparar los precios unitarios previstos en el estimativo de costos con los

COD. DESCRIPCION

COSTO TOTAL

CUADRO DE COSTOS

PROYECTO:

DIRECTOR DE OBRA:

RESPONSABLE DE CONTROL DE COSTOS:

CANT.COSTO

MATERIALES

COSTOS

ADMON.

ITEMUND.

COSTO MANO

DE OBRA

COSTO EQUIPO COSTO

DIRECTO

COD. DESCRIPCION UND. CANT. Pr.UNIT. Vr.TOTAL CANT. Ct.UNIT. Ct.TOTAL

DIFERENCIA

UNITARIOS

DIFERENCIA

TOTAL

CUADRO COMPARATIVO DE COSTOS

RESPONSABLE DE CONTROL DE COSTOS:

DIFERENCIA

CANTIDAD

PRESUPUESTO EJECUCIÓNITEM

PROYECTO:

DIRECTOR DE OBRA:



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costos unitarios reales obtenidos en la obra. Es importante analizar las discrepancias

significativas entre estos dos valores, pues su origen puede estar en una mala evaluación de los

precios o en una ineficiencia en los procesos técnicos o administrativos de la construcción. En

cualquier caso será una herramienta valiosa para la toma de decisiones respecto a futuras

construcciones.

7.- BALANCE

Finalmente, el balance de los gastos en el proyecto de construcción estará dado por el

equilibrio entre:

Debe:

Transferencias de fondos de la administración central al Fondo de Construcciones

Cuentas por contratos o subcontratos pagadas por la Vicerrectoría Administrativa

Inventarios de materiales o herramientas recibidas de otras obras

Préstamos de materiales o herramientas recibidas de otras obras de la Universidad, que

se encuentren sin liquidar

Haber:

Suma de todos los valores asignados como costos de ítems del proyecto

Préstamos de materiales o herramientas para otras obras de la Universidad, que se

encuentren sin liquidar

Inventarios de materiales o herramientas que se entreguen al Almacén General de la

Universidad para ser utilizados en otras obras

Saldos en los rubros o cuentas a cargo del Fondo de Construcciones para el proyecto.

Instructivo Control de Costos

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