Instructivo curso tecnología

Guía Reconciliación Efectivo - Centros de Efectivo y cajeros AutomáticosOficina Regional Latinoamérica y el Caribe

¡¡¡ BIENVENIDOS !!!

QUITO, 2012

SISTEMA VIRTUAL DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD INTEGRAL

-SIVFOSEG-


GUÍA DE RECONCILIACIÓN DE EFECTIVO CENTROS DE EFECTIVO Y CAJEROS

AUTOMÁTICOSLATAM

CUARTA PARTE


CENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADACENTRO DE FORMACIÓN EN SEGURIDAD PRIVADA

PROVISIÓN DE EFECTIVO

QUITO, 2012

8


Provisión de EfectivoAdministración provisión de efectivo

Registro de la provisión de efectivo.

OBJETIVO RIESGO POLÍTICA

Garantizar que los documentos de orden de provisión de efectivo son custodiados adecuada-mente de acuerdo con las políticas del Grupo

Perder la evidencia de auditoria de las novedades y diferencias que dejarían sin soporte adecuado al centro de efectivo para hacer frente a una reclamación de diferencias por parte de los clientes

Mantener los registros de las operaciones de provisión de efectivo el tiempo establecido por el Grupo para tal fin.


Ingreso órdenes de servicioSeguimiento Órdenes de Servicio


Mantener registros de la trazabilidad o seguimiento de las órdenes de servicio; donde se encuentran en un momento dado siguiendo el proceso y quien es el responsable de estas órdenes.

Incapacidad de rastrear los movimientos de las órdenes de servicio e identificar el responsable de estos documentos permitiendo así la posibilidad de la ocurrencia de pérdidas financieras

Todas las órdenes de servicio deben estar documentadas y firmadas por parte del área que solicita el servicio y por el área que recibe el dinero que corresponde a la orden de servicio solicitada.

De igual manera el sistema de información del centro de efectivo debe permitir ubicar las órdenes de aprovisionamiento de dineros en un momento dado por medio de seguimientos de registros de entrada y salida.


Proceso provisión efectivo

Programa diario de aprovisionamiento de efectivo


Todas las órdenes de aprovisionamiento de efectivo deben obedecer a una programación de diaria de reposición de dinero. Garantizar que los trabajos de provisión de efectivo se hacen con base en una orden de aprovisionamiento debidamente diligenciada y aprobada.

Preparar dinero sin la debida autorización, permitiendo la posibilidad de manipulación indebida de dinero.

Toda preparación de efectivo debe tener una solicitud por escrita debidamente diligenciada, corroborada con anticipación por el cliente para garantizar la validez de la misma y debe tener evidencia escrita con la firma de quién recibe la solicitud, quién la validó con el cliente y quién la aprobó para ser preparada. Igualmente, todas las solicitudes de órdenes de servicio deben estar registradas en el sistema de información del centro de efectivo y deben estar debidamente almacenadas en un lugar físico seguro de acuerdo con las políticas del Grupo.


Fondos recibidos a granel para procesamiento de pedidos


Controlar adecuadamente que todos los fondos utilizados para el procesamiento de órdenes de servicio estén debidamente controlados sin importar de donde proceden ya sea del área de bóveda o de procesos.

Perder el control del dinero utilizado para preparar las órdenes de servicio, cuando estos fondos se obtienen de diferentes fuentes como el área de bóveda o el área de procesos

El centro de efectivo en el área de procesos debe tener un control pleno sobre los dineros utilizados para la preparación de órdenes de servicio cuando estos fondos proceden de varias áreas como pueden ser el área de bóveda y el área de procesos, identificando los responsables de los dineros que participan en este proceso.

Debe garantizar que los movimientos de estos fondos entre las área de bóveda y procesos están debidamente registrados y reconciliados por parte del los operaciones del área de procesamiento y son aprobados por el supervisor del centro de efectivo por cada banco al final del día.

Todos los documentos correspondientes que relacionan toda la información contenida en este tipo de servicios, deben tener evidencia de donde vienen los fondos, quién es el responsable de entregar estos dineros al área de aprovisionamiento de efectivo e igualmente debe quedar evidencia de la persona que lo recibe para continuar con la atención de órdenes de servicio.


Diferencias y novedades de efectivo


Que todas las diferencias y novedades de efectivo estén plena y oportunamente identificadas por parte del personal encargado del centro de efectivo como también por los diferentes organismos de control que tiene el Grupo para controlar este tipo de novedades, de igual manera, todas las diferencias y novedades de efectivo deben estar registradas oportunamente en el sistema de información del centro de efectivo

No identificar y conocer oportunamente la ocurrencia de diferencias y novedades de efectivo para adoptar las medidas correctivas necesarias para evitar posibles pérdidas de fondos de efectivo

Un adecuado proceso de administración de diferencias y novedades de efectivo debe contener como mínimo los siguientes elementos: Adecuada segregación de responsabilidades entre el área que identifica la diferencia, el área que supervisa la ocurrencia de este hecho y el área que aprueba las pautas a seguir como puede ser el cobro del dinero faltante o la aceptación de la pérdida por parte del centro de efectivo.

Todas las diferencias y novedades de efectivo presentadas deben ser documentadas, supervisadas y registradas en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso.

Sigue….


Diferencias y novedades de efectivo


Se debe registrar el número del documento donde se presentó la diferencia, el nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.

Las diferencias y novedades de efectivo deben ser informadas oportunamente a los responsables correspondientes y a todos los organismos de control que el Grupo ha establecido (Área de Seguridad del país y Regional, Auditoria del país y Regional) los cuales deberán hacer la investigación correspondiente para identificar las debilidades de control existentes en el proceso y para tomar oportunamente las medidas correctivas necesarias.


Proceso indirecto de registro en los bancos


Garantizar que el proceso de registro de saldos que no se hace directamente en la base de datos del banco, se haga correcta, adecuada y oportunamente por parte el encargado del centro de efectivo

Las cuentas de los clientes pueden ser cargados de forma incorrecta, permitiendo la posibilidad de distribuir, sustraer o extraviar dineros ocasionando las reclamaciones y / o pérdidas financieras correspondientes

El procedimiento utilizado por el centro de efectivo debe cubrir como mínimo los siguientes pasos: Separación de funciones entre la persona que prepara el balance diario y el responsable de la fusión de fondos. Verificación independiente de las boletas de depósito y de las cantidades procesadas. Conciliación de los fondos procesados físicamente en cada cuenta.

Todos los balances de efectivo deben ser documentados, supervisados y registrados en la base de datos correspondiente por parte del responsable de este proceso. Se debe registrar el número del documento con el efectivo procesado, nombre del responsable con su firma legible, fecha de la transacción y valor.

Los documentos que registran estas transacciones deben ser correctamente diligenciados y archivados por el periodo fijado en la política correspondiente.


Salida órdenes de servicio

Proceso devolución órdenes de pedido


Garantizar el adecuado registro y aprobación de las devoluciones de órdenes de pedido.

El efectivo devuelto puede ser asignado de manera ineficiente, sustraído o extraviado, dando lugar a reclamaciones y / o pérdidas financieras. Los cobros en efectivo y / o la documentación de entrega y / o los datos pueden ser perdidos o dañados

La devolución de órdenes de efectivo debe ser tratado como un depósito cumpliendo con los siguientes preceptos:

Los documentos de devolución de órdenes de pedido deben estar debidamente diligenciados y firmados,

Registrados adecuada y oportunamente en la base de datos del sistema de información del centro de efectivo.


Reporte y conciliación

Atención a todas las órdenes de servicio


Todas las ordenes de servicio deben tener evidencia escrita de recibida por parte del cliente a satisfacción.

Tener montos procesados y registrados que no estén de acuerdo con los registros de los clientes

El centro de efectivo debe tener un resumen diario de todas las transacciones de servicio al cliente. Todos los documentos de solicitud de órdenes de servicio deben estar debidamente diligenciados, aprobados y resguardados.

Todas las órdenes de servicio deben estar documentadas y firmadas por parte del área que solicita el servicio y por el área que recibe el dinero que corresponde a la orden de servicio solicitada.

De igual manera el sistema de información del centro de efectivo debe permitir ubicar las órdenes de servicio por medio de seguimientos de registros de entrada y salida de las solicitudes


Confirmación de reportes por parte del banco.


Conocer de parte de los bancos su conformidad o no respecto a los saldos de efectivo relacionados en los balances diarios de cada cliente.

Presencias de diferencias con los saldos de los clientes no identificadas oportunamente.

El centro de efectivo debe obtener de los clientes, una evidencia escrita o por correo electrónico, de la conformidad o las novedades existentes en los saldos relacionados en los balances de efectivo que el centro de efectivo envía a los clientes.

Periódicamente las áreas de finanzas, operaciones y de auditoria deben reconciliar los saldos de los balances diarios por periodos; por ejemplo, del último bimestre y debe existir un registro físico de estas actividades de control relacionando las novedades de efectivo encontradas y la acción tomada para solucionar las inconsistencias existentes.


¡NO CONTINÚE!

RESUELVA LA ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 4 Y LA EVALUACIÓN EL LÍNEA

QUITO, 2012

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